Integrantes:Carolina Carrillo Cortes

Cecilia Lizarazo PáezElizabeth Pastrana Sáenz

Nidia Andrea González RojasSol Angel Leal Galeano

Profesor:Jorge Mario Zuluaga Campuzano

Es la conversión de una información analógica

a datos comprensibles por cualquier ordenador.La existencia de la información en medios

electrónicos y/o su conservación de documentoen papel a imagen electrónica a través de cualquier medio.

La digitalización de documentos consiste en la generación de archivos digitales a partirde documentos, esto implica documentos físicos, son capturados por unidades periféricas, como escáner, transformado papeles en imágenes electrónicas para su posterior consulta en software de búsqueda diseñado para nosotros de acuerdo a las necesidades.

La digitalización de documentos comenzó a

realizarse de forma masiva en bancos y

compañías de seguros, allí donde la gran

cantidad de papel suponía disponer de un

gran espacio físico. El elevado precio del suelo

frente a la gran capacidad de almacenamiento

de los medios digitales llevo a éstas empresas

a la digitalización masiva de la documentación.

El estar inmerso en la sociedad de la información

Implica que el ser humano se acostumbre cada

día más a las abstracciones y representaciones

del mundo real: dinero plástico, moneda digital,

transferencia electrónica de fondos, digitalización

de obras literarias, musicales y artísticas, bancos

de datos con archivos digitales, centrales de información, home banking, etc.

Sin duda, la continua caída de los precios del Hardware necesario para digitalizar,

así como el imparable crecimiento de Internet, han contribuido de forma

significativa a que las imágenes digitales nos sean hoy tan familiares en cualquier

sistema de información electrónica.

Prácticamente la digitalización aplica a

cualquier proceso que involucre documentos

de papel. Algunas de las aplicaciones más

comunes son: 

CONTABILIDAD (digitalización de todas las

pólizas, facturas, comprobantes, cuentas por pagar y por cobrar). 

FACTURACION (Facturas, notas de crédito, expedientes de clientes).

ALMACENES (Entradas y salidas de almacén con registro de firmas y sellos). 

PERSONAL (Control de expedientes con todos los documentos involucrados

como actas, estudios, cursos, currículos, títulos).

JURIDICO (Control de documentación legal, firmas, pagares, contratos).

COMPRAS (Cotizaciones, facturas, devoluciones, comprobantes y

mucho más).

DOCUMENTOLOGÍA Y CRIMINALÍSTICA. El proceso digital de

imágenes permite en ésta área hallar la secuencia de asentamiento

de diversos elementos escritores, con un valor de certeza determinado,

cuando se trata de establecer adulteraciones

fraudulentas y colaborar con la autoridad judicial

que lo solicite.

La DIGITALIZACIÓN de información en el proceso de Gestión

Documental y sus ARCHIVOS es la herramienta oportuna para agilizar

la consulta e integrar al ciclo vital del documento en carpetas digitales

que otorgue a los usuarios agilidad en la toma de decisiones.

Bibliotecas Digitales:

Estas bibliotecas buscan tener una organización paralela a las

bibliotecas tradicionales, con los objetos de conformar una

biblioteca digital que del progreso hacia los servicios de una

biblioteca conectada en red distribuida y virtual, que ofrezca al

usuario acceso a múltiples tipos de recursos de información.

Su operación y uso son sencillos y no requiere entrenamiento

especial y aportan lo siguiente:

Disminuye el costo de sus transacciones hasta un 70%.

Disminuye el tiempo necesario para convertir datos obtenidos en el

campo de trabajo en información utilizable.

Aumenta la productividad y eficiencia tanto en sus instalaciones

como en el campo de trabajo.

Automatiza la generación de bases de datos.

Mejora sus flujos de trabajo y mejora los tiempos de atención a sus

clientes.

Permite el ahorro de espacio.

Permite con facilidad y rapidez recuperar un documento entre miles.

Permite el uso de un facsímil para preservar el original.

Permite tener acceso a documentos (antes reservados sólo a

investigadores y personal autorizado) a cualquier usuario y en

cualquier sitio, gracias también a la Internet, etc.

Internet Archive es una de las páginas de referencia de la Red, es un

biblioteca virtual sin ánimo de lucro que desde 1996 ha recogido y

puesto a disposición del público de manera gratuita 150.000 millones de

páginas web históricas y más de un millón de textos, vídeos y audios, en

colaboración con 150 bibliotecas. Cuenta con 18 centros de escaneo en

cinco países y digitaliza unos mil libros al día. "Como tal, el archivo de

textos de [Internet] Archive es similar y

concurrente con el proyecto de Google Books“.

2. Copia de consulta. Se trata de reproducciones

digitales destinadas a la consulta o difusión a través

de redes de comunicación, deben tener un formato

comprimido con pérdida, con una promedio de

compresión alta que optimice la velocidad de

transmisión y descarga en los servidores y, a la vez,

permita la legibilidad adecuada de la copia.

En el caso de imágenes simples se optará por el

formato JPG, y en el caso de imágenes múltiples se

optará por el formato PDF.

OCR: Los escáneres se asocian a un tipo de software especialmente

diseñado para el manejo de este tipo de información en código binario

llamados OCR (Optical Character Recognition o reconocimiento óptico

de caracteres), que permiten reconocer e interpretar los caracteres

detectados por el escáner en forma de una

matriz de puntos e identificar y determinar

qué caracteres son los que el subsistema

está leyendo.

Lectores de Códigos de Barras

Impresoras

Computadores (PC)

Sistemas de RF (radiofrecuencia)

Según las características, existen

diferentes equipos de captura de

información....

Los lectores y las terminales se

pueden conectar de forma sencilla a

ordenadores, controladores, PLCs,

etc., sin restricción alguna para la

captura de información

Lector de Lápiz

Lector Portátil CCD

Lector Portátil Láser

Lector Fijo de Mesa (horizontal o

vertical)

Lector Fijo CCD

Lector Fijo Láser- Lector Fijo para lotes

de documentos.

Los escáneres son periféricos diseñados para registrar caracteres

escritos, o gráficos en forma de fotografías o dibujos, impresos en

una hoja de papel facilitando su introducción en la computadora

convirtiéndolos en información binaria comprensible para ésta.

El funcionamiento de un escáneres similar al de una fotocopiadora. Se

coloca una hoja de papel que contiene una imagen sobre una

superficie de cristal transparente, bajo el cristal existe una lente

especial que realiza un barrido de la imagen existente en el papel; al

realizar el barrido, la información existente en la

hoja de papel es convertida en una sucesión de

información en forma de unos y ceros que

se introducen en la computadora.

La digitalización consiste en tomar una señal analógica y convertirla, después de varios procesos en números, generalmente en forma binaria (es decir con ceros y unos), para su almacenamiento y procesamiento dentro del ordenador.

La digitalización de documentos permite que los procesos en la empresas se realicen de manera más rápida, especialmente a la hora de consultar y recuperar la información requerida. De igual forma, reduce espacio, disminuye los costos tanto de personal como de papelería y elementos de oficina. Por lo tanto, es una herramienta considerada de gran utilidad para la Gestión Documental.

• COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Pautas para la utilización de la digitalización. / En línea / Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=3360. Consultado el 17 agosto 2010

• DEFINICIÓN DE DIGITALIZACIÓN. / En línea / Disponible en: www.documentarte.site90.com/?p=63. Consultado el 9 agosto 2010

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• ¿QUÉ ES LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS? / En línea / Disponible en: www.hisoft.com.mx/QueeslaDigitalizacion2.htm. Consultado el 9 agosto 2010

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