EJE TEMATICO No. 2Presentado por:

Liliana Esther Lopez González

Yamid Leyva Palencia

Aida Yolima Martínez

Yuri Paola Vanegas Hernández

Docente

Jorge Mario Zuluaga

Ingeniero de Sistemas

Universidad del Quindío

Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Ciencia de la información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística.

Gestión de Documentos Electrónicos – 01

2012

CONTENIDO

Introducción

1. Documentos Electrónicos Definición

2. Descripción Componentes

Características

Clasificación

3. Conservación de Documentos Electrónicos Problemática de la conservación de Documentos electrónicos

4. Documento electrónico de archivo

Conclusiones

Referencias

INTRODUCCIÓN

Con la importancia que se le ha brindado recientemente a la información, se ha notado un incremento exponencial en la producción documental; implicando costos de mantenimiento y personal capacitado en el cuidado y manejo de la información, sin contar con el espacio estratégico que implica el almacenamiento. En la actualidad, las nuevas herramientas tecnológicas abren paso a un nuevo concepto de información y soporte, brindado un fácil acceso y distribución de la información.

1. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Se considera documento electrónico a la información de cualquier naturaleza que se encuentre almacenada en un dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización; que se conserva y transmite también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente, tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción (Principios Archivísticos), con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural, así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.

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2. DESCRIPCIÓN - COMPONENTES

Contenido: Hace referencia a la información del documento.

Estructura: Se relaciona con la forma

como se organizan los

datos.

Contexto: Se relaciona

con otros datos o información

asociada.

Presentación:Es la apariencia del documento una vez ha sido

recuperado.

- CARACTERÍSTICAS

Escritura

Alterabilidad - Actualizables: modificables

Copias - Duplicables: copiables

Respaldo y Conservación del material - Recuperables: localizables por mecanismos de

Disminución de costos y necesidad de búsqueda

Espacio físico - Colectivos: consultables por varios usuarios a la vez.

Tratamiento automatizado y recuperación - Descriptibles: incluir información de sí mismos.

Celeridad tramitación, agilidad en las - Medio (el portador físico del mensaje).

Comunicación - Contenido 8el mensaje que el documento trata de

Facilidad para duplicar formatos digitales comunicar.

Electrónicos: binarios. - Vínculo archivístico (la relación que vincula cada d

Procesables: creados y editados con aplicaciones documento con el anterior y con el siguiente).

informáticas. - Contexto (el marco jurídico, administrativo,,

Grabables: registrables en soportes ópticos y procedimental y documental en el que es creado el

magnéticos. documento.

Reutilizables: consultados desde cualquier

ordenador.

Exportables: enviados por la red

CARACTERÍSTICAS

Es capaz de almacenar información tanto en forma de texto, imágenes diagramas etc.

Es virtual.

Se opera desde un ordenador o PC.

No tiene limite de caracteres

Carácter Esencial:

1. Es material y tiene una finalidad representativa de un hecho o acontecimiento.

2. Reviste garantías de permanencia e inmutabilidad.

Carácter Hipertextual: Los documentos tradicionales obligan a lecturas lineales: un libro se lee desde la primera página hasta la última; en un documento electrónico, es posible establecer relaciones entre una palabra, o una frase que aparezca en un lugar -párrafo, página o sección- con otra palabra o frase en otro lugar del documento . De hecho, en un documento digital, es posible establecer relaciones entre palabras, frases, imágenes, textos o sonidos ubicados en un documento, e información textual, visual o auditiva, ubicada en cualquier otro documento al cual se pueda acceder electrónicamente

Carácter Omniacccesible:

La posibilidad de establecer híper relaciones entre documentos ubicados en distintos sitios Web, no importa la región o país donde se encuentren, permite que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar. Son, en consecuencia, accesibles desde todas partes.

Carácter Sustancial

Los documentos electrónicos se consignan en soportes, magnéticos u ópticos y su información representada por códigos binarios que necesita ser descodificada para ser apreciable por los sentidos.

El entorno tecnológico en el que se producen estos documentos deja su huella en ellos. Datos relativos al sistema en el que son generados y al contexto administrativo, que en muchos casos son invisibles para el lector (metadatos) y tienen una gran importancia para la comprobación de la autenticidad del documento.

Las tecnologías que intervienen en la generación de estos documentos tienen un alto nivel de obsolescencia, por lo que es necesario reseñar estos aspectos en las descripciones archivísticas.

Ubicuidad de la información que es usada por varios organismos que la comparten, lo que nos impide identi ficar al productor, evidentemente uno de los aspectos más importantes en la Descripción Multinivel.

 Dificultades para identificar el tipo y la forma documental de estos documentos. Por lo que será necesario clarificar estos aspectos que tienen especial relación con el valor probatorio de estos documentos.

DESCRIPCIÓN - CLASIFICACIÓN

Digitalizados: Son los documentos creados a partir de documentos impresos.

Digitales para imprimir: son creados a partir de las herramientas electrónicas para ser impresos.

Multimediaticos: Son creados para ser exclusivamente consultados desde un ordenador.

3. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

El principio de la preservación de los documentos electrónicos se basa en mantener esta información por mucho tiempo y garantizando su recuperación desde donde lo quieran solicitar.

Según la UNESCO, los principales problemas de conservación de este tipo de formato es la insolencia de los diversos sistemas operativos, la capacidad y durabilidad de los soportes usados para su almacenamiento y por ultimo la fácil accesibilidad de la misma.

PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

El patrimonio digital del mundo corre el peligro de perderse para la posteridad. Contribuyen a ello, entre otros factores, la rápida obsolescencia de los equipos y programas informáticos que le dan vida, las incertidumbres existentes en torno a los recursos, la responsabilidad, los métodos para su mantenimiento, conservación y la falta de legislación que ampare estos procesos.

La información digital es intrínsecamente más fácil de alterar que las tecnologías tradicionales de papel o microfilm.

Los soportes de almacenamiento digital tienen menos esperanza de vida y requieren de la existencia de unas tecnologías para acceder a los mismos que cambian a una velocidad incluso mayor que los propios formatos. Además se deterioran más fácilmente haciendo que se pierdan los contenidos.

La accesibilidad será una pieza vital como parte de la preservación de los documentos en formato digital, ya que si los documentos logran sobrevivir al paso del tiempo (la continuidad – por cuanto tiempos será un formato “valido”) podrán ser usables y accesibles.

No se ha comprendido en toda su magnitud la amenaza que pesa sobre el potencial económico, social e intelectual y cultural que encierra el patrimonio, sobre el cual se edifica el porvenir.

Un problema añadido, está en que la creación de metadatos no está suficientemente integrada en las herramientas de creación de estos objetos para confiar solamente en el proceso de creación.

4. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

Son un conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona natural o jurídica de modo involuntario o espontaneó, los cuales se conservan y trasmiten mediante medios electrónicos, allí se conservan tras efectuarse una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación, preservación y organización adecuada con su modo de producción, teniendo como fin garantizar su valor informativo, legal y cultural, así como el de permitir su acceso y uso mediante las tecnologías de la información.

Definición según el AGN Documento Electrónico De Archivo

Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Un documento electrónico de archivo tiene una función de dar evidencia de las transacciones de la organización, y su conocimiento a menudo resulta fundamental para tomar decisiones. Será necesario que los documentos electrónicos de archivo tengan unos formatos definidos para su conservación y consulta, recomendándose que estos formatos estén basados en estándares abiertos.

Características que deben cumplir los documentos en ese sistema:

Ser manejables para que sirvan de base a la creación de nuevos documentos.

Ser precisos y exactos. Es importante que se pueda distinguir entre distintas versiones para que los usuarios tomen decisiones basadas en información precisa.

CONCLUSIONES

Es importante entender que el trabajo del profesional en Bibliotecología y Archivística, con el paso del tiempo aun posee el mismo objetivo, salvaguardar la información y el patrimonio histórico documental de la humanidad; sin importar su formato.

Los profesionales de la información en la actualidad nos enfrentamos al dilema de conservar, distribuir y sostener la confiabilidad del documento electrónico; sin contar que tecnologías avanzan demasiado rápido lo que hace que la gran parte de estos formatos, soportes digitales, software y hardware queden obsoletos en poco tiempo sumando a todo ello la incompatibilidad de los nuevos sistemas con los antiguos. Lo anterior nos hace un llamado a generar unas ideas y estándares de calidad en la conservación de los diferentes formato, para no perder la información almacenada durante años. 

REFERENCIAShttp://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf

Archivo General de la Nación – AGN - http://www.archivogeneral.gov.co/

Universidad de Cádiz. Gestión de documentos electrónicos. Ultima visita Marzo 10 de 2012. http://www.uca.es/area/biblioteca/archivo/gestion/documentos

Documentos digitales: definición y características. Ultima visita Marzo 10 de 2012.

http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html

información, 1999, junio. Ultima visita Marzo 10 de 2012. http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/junio/los_archivos_en_la_era_digital.html

Barrueco, José Manuel. Manual: preservación y conservación de documentos digitales. Capitulo 7. Ultima visita Marzo 10 de 2012. http://www.imaginar.org/digitalizacion/manuales/manual_preservacion_digital.pdf