GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Grupo 2

EJE TEMATICO 1

FABER ULISES DUQUE GUZMANRODRIGO ALVARADO LOPEZVIVIANA MARTINEZ CERVERA

NELCY YASMIN MARTINEZ DUARTE

  

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA CIDBA – VIRTUAL

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSARMENIA

2014

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Grupo 2

EJE TEMATICO 1

FABER ULISES DUQUE GUZMANRODRIGO ALVARADO LOPEZVIVIANA MARTINEZ CERVERA

NELCY YASMIN MARTINEZ DUARTE

TutorJORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

Ingeniero de sistemas

  

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA CIDBA – VIRTUAL

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSARMENIA

2014

INTRODUCCIÓN

Preservación duradera de la “memoria de la sociedad de la información” y en la promoción activa de

la transparencia para todos los ciudadanos, tanto de la actividad como de los procesos de decisión

de las administraciones nacionales e instituciones de la Unión Europea.

OBJETIVOS• OBJETIVO GENERAL

Aprender con algunos conceptos, ejemplos de las soluciones actualmente utilizadas para tratar la información electrónica.

• OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Valorar el documento en todas sus herramientas físicas y electrónicas.

EJE TEMÁTICO 1El Documento ElectrónicoEl ciclo vital de la información sus 3 fases

El dato individual a la información electrónica estructuradaQue es información

● Que es un dato● Porque es diferente la información electrónica

Creación de datos electrónicos● Modos de estructurar los datos:● Documentos● Bases de datos

Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.

EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Según el Comité CIA, los documentos electrónicos son fragmentos particulares de información registrada generada, acumulada recibida en el inicio, progresos o finalización de una actividad corporativa o propia. En el documento electrónico se encuentran varias consecuencias ya que fácil copiar y pegar un documento de un lado a otro.

Un documento está establecido por cuatro

elementos principales, las cuales son:

• El contenido: es el contenido del documento que conforma varios tipos de datos.

• La estructura: es la lógica del documento, como la estructura lógica puede ser muy

diferente de la estructura física del documento.

• El contexto: incluye información como los metadatos técnicos, descripciones del contexto

administrativo.

• La presentación: descubre cada vez más separadamente del propio documento, la cual permite retirar la información en sí misma del modo en que ésta será presentada.

Encontramos dos modos de estructurar los datos como son: Bases de datos y documentos, la cuales la base de datos son almacenados en un pool o reserva de información y el documento es cuando los datos han sido agrupados para dar cuenta de un razonamiento o una actividad.

EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN

Existen tres fases principales en la vida de la información electrónica que son:

• Fase de diseño, durante la que se define una estrategia global.

• Fase de creación efectiva. Implica generalmente un número limitado de personas.

• Fase de mantenimiento, que incluye la utilización y conservación de los datos.

Estas tres fases no pueden encontrar de los mismos modos, ya que existen diferencias en diversos conceptos.

EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA

Es un término disponible en muchos contexto done soporta múltiples definiciones, con un valor polisémico que permite suponer la información como mercancía, como energía, como comunicación, como hechos, como datos y como conocimiento.

El valor de la comunicación se mide por la asistencia que presta como base para la ampliación y progreso de la actividad científica, otro valor lo encontramos en el proceso comunicativo, por tanto se

concibe como proceso, modo y medio informativo, como misión informativo de hechos, ideas o juicios, como proceso documental y como mensaje documentario.

El dato individual a la información electrónica estructurada dato, es la información contenida en un mensaje original, podemos sacar la cantidad de copias queramos y sigue siendo

original, siempre y cuando conserve dos características como:

•Que se guarde en su forma íntegra después de que fue generado en forma definitiva por primera vez.

•Que se pueda recuperar en el futuro.

QUE ES INFORMACIÓN

Es algo verídico, la información es algo que se puede comprobar, cuando es algo cierto, que

tiene fundamentos reales que dan a entender por quién emite tal información de que esta es

verdadera, podemos afirmar que nos encontramos al frente de una información, cuando no es

preciso lo que se dice o lo que se publica por cualquier medio, sea visual o escrito, podemos

decir con absoluta seguridad que no se trata de información porque no es real, puede ser un

chisme o un rumor y esto no lo podemos tomar como información.

El manejar adecuadamente la información es una función de nosotros como estudiantes

de CIDBA, la ciencia de la información se ejerce a través de actividades tanto técnicas

como prácticas relacionadas con la producción, transformación, adquisición,

procesamiento, transferencia y uso de la información

QUE ES UN DATOLos datos pueden ser algo tan básico como la cantidad de energía que utiliza un albergue, la cantidad de dinero que se gasta, o el número de mujeres que se atiende cada mes. Pero, a medida que nuestra capacidad de recoger más datos aumenta, también debe aumentar nuestro conocimiento y la manera en la que analizamos la información. Por ejemplo, si usted o su organización obtienen datos que demuestran que está usando más energía en un espacio a comparación con otro de tamaño similar, usted podría considerar como usa la energía de ambos espacios y hacer cambios. Del mismo modo, si usted sabe que uno de sus albergues sirve a más mujeres que otro, los datos le revelaran que hace a ese albergue menos eficiente. Aprender a utilizar los datos le ayudará a alcanzar mejor misión. Una organización basada en datos da lugar a mejores resultados.

PORQUE ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

Los documentos digitales tienen características que los diferencian de los documentos tradicionales. Por ejemplo, los documentos digitales pueden leerse saltándose las páginas y no linealmente, como los impresos. Esta es una característica relacionada con la forma en que funciona el documento. A un documento digital puede cambiársele el contenido de una línea, de un párrafo o una página, sin que por ello haya que cambiar el documento entero. Esta es una característica relacionada con la “identidad” del documento; con la condición de documento único, de “testigo” científico o académico que corresponde a un documento tradicional, cuando se utiliza como apoyo para la discusión, demostración o ilustración de una tesis, hipótesis o teoría. Distinguimos en consecuencia, dos tipos de características en estos documentos: funcionales y de identidad.

CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES

Carácter Interactivo de los Documentos Digitales

La lectura de un documento tradicional es pasiva. El documento dice y el lector elabora a partir de lo que percibe. El lector no está en capacidad de preguntar sobre el contenido, debe preguntárselo a si mismo y continuar con la lectura para saber si la respuesta existe. Además, el lector es incapaz de poder agregar nuevos contenidos a los ya establecidos en el documento. Incapaz de incorporar a él las ideas que genera la lectura, enriqueciendo con las propias, las del autor y las de futuros lectores.

CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS

Los datos electrónicos se crean en el momento en que se registra una información, que nace como producto del trabajo de una persona o una empresa. Dicha información se enmarca dentro de una estructura, un contenido, un contexto y una presentación, es decir se conserva dentro de un ordenador que facilita su consulta, difusión y modificaciones.

MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS

Para tener la posibilidad de recuperar una información específica, es necesario estructurarla. Según la finalidad de la información, existen principalmente dos medios de estructurar los datos:

La base de datos: En esta estructura, los datos son almacenados en un “pool” o reserva de información, de donde pueden extraerse o ponerse al día.

El documento: Estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para dar cuenta de un razonamiento o una actividad. El documento puede a menudo servir de prueba de una actividad particular (acto jurídico...), debiendo registrarse en este caso.

Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.

DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL Y ELECTRÓNICO

Coexisten y es necesario tener en cuenta las particularidades de cada soporte. 

Entre la oficina basada en documentos en soporte papel y la basada en documentos en soporte electrónico, existen varios estadios:  Oficina tradicional basada en documentos en papel; Oficina mixta, con ambos tipos de documentos (papel y electrónicos); Conversión de documentos en papel (mediante escaneado)

Oficina completamente digitalizada (todos los documentos producidos, recibidos o difundidos son electrónicos).

Los documentos electrónicos; se basa sobre todo en las etapas 2 y 3, que son las que corresponden a la situación actual, informando sobre las relaciones existentes entre los documentos electrónicos y los tradicionales (principalmente en papel y microfichas). La etapa 4 es la tendencia futura más que un estadio sensu stricto. Los documentos en papel y electrónicos continuarán coexistiendo probablemente durante muchos años.

Existen numerosas formas de documentos que necesitan tratamientos Específicos: cartas, notas, formularios, informes... Los documentos pueden agruparse en expedientes para formar un conjunto coherente de información. La clasificación de los documentos es un importante factor para conseguir una cómoda recuperación de la información.

BASES DE DATOSLas bases de datos plantean problemas a la hora de acceder a su consulta ya sea que por razones legales o por investigaciones, después de utilizadas aquellas. En la actualidad existen muy pocos formatos estandarizados de bases de datos, por lo que a menudo no existen más que dos opciones:

1- Copiar la base de datos en un formato de más bajo nivel (en texto plano o en formato ISAM -método de acceso secuencial indizado).

2 - conservar la aplicación que generó la base de datos, incluida su documentación (sistema de gestión de la base de datos, aplicación contable, etc.).

BASES DE DATOSInquietudes frecuentes en la conservación y manejo de las bases de datos

Conservar una base de datos se puede convertir en un problema complejo, a causa de la falta de formatos estándares que puedan asegurarla perdurabilidad.

BASES DE DATOSLas bases de datos, son un conjunto de caracteres que leidos e interpertados nos ofrecen una informacion, que podemos consultar; hoy en dia las baes de datos se pueden consultar sin tener que visistar un centro de documentacion, inclusive si deseamos consultar información de una base de datos, personal la podemos subir a la wed , y consultarla dede cualquier y a cualquier momento.

La informacion hoy en dia para las empresas y las personas es de vital importancia, es por eso que el manejo que le demos a la informacion debe de ser el mejor, ya hemos pasado a la epoca de almacenar la informacion, de procesarla y de poderla almacenar de una forma mas segura y confiable.

Esto nos lleva a la creacion de nuevas empresas, que se encargan de manejar y conservar la información, pero tambien nos encamina a tener protocolos o estandares, que nos premitan confiar en que la informacion no se va alterar ni a dañar.

ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

La adquisición de equipos, aplicaciones y servicios, es un aspecto importante del uso y archivo de datos electrónicos. Hoy en día, no sólo existen muchos tipos de equipos, aplicaciones y servicios basados en diferentes tecnologías, sino también numerosos estándares, normas y especificaciones técnicas. Sin embargo, la rápida evolución de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, hace temer que la supervivencia a largo plazo de los datos electrónicos dependa indebidamente de su formato de almacenamiento, que bien podría no ser aceptado por futuras tecnologías.

REFERENTE DE ESTANDARESComo lo hemos hablado en diapositivas anteriores, los estandares son importantes a la hora de guiarnos en la compra de productos, herramientas o aplicaciones que nos premitan confiar en que nuestra información no se va a ver afectada, uno de esas referencias es la EPHOS el cual es un programa de la Unión Europea dirigido a ayudara compradores en el sector publico.

Los módulos EPHOS actuales tratan exclusivamente sobre normas oficiales, aunque algunos en curso de preparación abordan especificaciones disponibles para el gran público

NOTA IMPORTANTELa Documentación sobre formatos.A fin de obligar a los suministradores a que pongan los medios adecuados para recuperar los datos creados por sus aplicaciones y así poder facilitar su conservación y uso a largo plazo.

La Compra de productos. basada sobre unas normas estables y abiertas es uno de los principalescriterios de evaluación de los productos.

CONCLUSIÓNEsta actividad nos sirvió a aclarar y resolver los problemas que plantean la gestión y el archivo de la información almacenada en soporte electrónico, al proponer estrategias a corto y medio plazo.

Corresponde ahora a las personas competentes en la administración y la industria el tomar las medidas necesarias, en acuerdo con los especialistas de la gestión de archivos electrónicos, y el diseñar soluciones prácticas en el marco de una cooperación europea. De esta manera, saldría reforzada la confianza de las empresas y de las personas físicas en la seguridad de las nuevas tecnologías.

BIBLIOGRAFÍA

Guía de la Información Electrónica

http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf

Imágenes consultadas

http://2.bp.blogspot.com/-BP2u-V3w8LM/T9TzngdlFMI/AAAAAAAAAC8/wolHU5fS784/s1600/documento-electronico1.jpg

http://www.hitsbook.com/blog/wp-content/uploads/2013/07/proteccion-de-datos-estafa-internet.jpg

http://2.bp.blogspot.com/-ag6VjHJa670/Tebe8tpmtII/AAAAAAAAAA4/ANcTjlBrm-Y/s1600/m.png

http://mingusblog.files.wordpress.com/2008/10/dibujo1.jpg

• http://e-volucion.elnortedecastilla.es/sites/e-volucion.elnortedecastilla.es/files/imagecache/foto_noticia/images/noticias/cisco.jpg

• http://fdebasesdedatos.wikispaces.com/file/view/1253650064AM8x8z%5B1%5D.jpg/300010778/1253650064AM8x8z%5B1%5D.jpg

• http://www.fondear.org/infonautic/equipo_y_usos/Electronica_Instrumentacion/Moviles_Aplicaciones_App/Telef_00.jpg

• http://2.bp.blogspot.com/_jHOCO61mlHo/S84qHv3b7fI/AAAAAAAAAAU/4L2W4gkXo2I/s320/virtual_content_topo.gif