DISEÑO DE ARCHIVOS

CLAUDIA TOVARVIVIANA MORENOCLAUDIA NARVÁEZANDRES DIMATEOSCAR MORENO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

DISEÑO DE ARCHIVOS

CLAUDIA TOVARVIVIANA MORENOCLAUDIA NARVÁEZANDRES DIMATEOSCAR IBARRA

TUTORJORGE MARIO ZULUAGA OCAMPO

INGENIERO DE SISTEMAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

CONTENIDO

Introducción. Objetivo. Terminología Básica de Archivos. Diagrama de estructura de datos. Tipos de Archivo Métodos de Organización de Archivos Cinta Magnética Discos Magnéticos. Conclusiones Cibergrafia

INTRODUCCION

Los archivos son el corazón de muchos sistemas de información. Dentro de los sistemas de información un factor importante que contribuye con la preservación de la información son los archivos. Un archivo contiene grupos de registros que nos proporcionan información para el diseño, administración y toma de decisiones en una organización, los archivos nos sirven para almacenar datos de un periodo indefinido, o temporal con un propósito especifico.

En esta actividad profundizaremos acerca del tema de los archivos, su tipología, los métodos para acceder a ellos, entre otros, puesto que nosotros como futuros profesionales de la información, somos los encargados de vigilar y estar atentos para que se lleve a cabo un servicio de calidad hacia nuestros usuarios, por tal razón es importante aprender a organizar, almacenar y recuperar los datos en los sistemas de información.

OBJETIVOS

Objetivos generales: Realizar una investigación grupal en la cual podamos ampliar los conceptos relacionados con tipos de archivos, métodos de organización de archivos y conceptos relacionados con diseño de sistemas de forma que entreguemos mapas conceptuales que resuman o ilustren de la mejor forma la información investigada desarrollando habilidades cognitivas y prácticas en el análisis y diseño de sistemas.

Objetivos Específicos: Identificar los diversos tipos de archivo conociendo su

clasificación y definición. Determinar los diferentes métodos de organización de archivos y

su importancia dentro de las diversas instituciones. Trabajar en grupo de forma en que se compartan ideas y se

realice el proyecto de forma en que se genere un aprendizaje significativo y de calidad.

TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO

DATO

tenemos que un dato es la unidad mínima que compone cualquier información.Con esto en mente podemos decir que los DATOS son la información que damos a la computadora para realizar un proceso. Por ejemplo, los nombres y las direcciones de amigos, pueden integrar una agenda que manejada en un archivo informatizado facilitará la búsqueda de datos y la emisión de listados.

TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO

Por otro lado, los datos se pueden clasificar en:

Dato analógico: Es la representación de cualquier tipo de información mediante una señal eléctrica de cualquier intensidad. Los datos analógicos pueden transmitirse a través de las líneas telefónicas convencionales. La mayoría de los datos se capturan en sensores como termómetro, barómetros, etc.

Dato digital o binario: Es la representación de cualquier tipo de información mediante una serie de unos y ceros (bits: dígitos binarios) que se manifiestan en la computadora por la presencia o la ausencia de señal eléctrica respectivamente. Los sistemas informáticos convierten los datos analógicos en binarios para procesarlos.

TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO

INFORMACION

Se considera como un conjunto organizado de datos que tienen un significado específico más

allá de cada uno de éstos de manera independiente.

Por ejemplo: los números 2, 0, 0 y 7 son datos; pero 2007 es una información. Como regla

básica se debe recordar que la computadora emplea datos y las personas emplean

información, esta es la diferencia entre información y datos; de hecho el procesamiento

de datos da como resultado: información.

TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO

ARCHIVO

Es un conjunto organizado de información de datos que se almacenan en algún medio al que la computadora puede acceder.Los archivos pueden ser programas, hojas de cálculo, documentos, presentaciones electrónicas, etc.Los nombres de los archivos se forman de dos partes: la primera es el nombre del archivo, que actualmente no tiene restricción en el número de caracteres, después se debe colocar un punto y finalmente vienen 3 o 4 caracteres que indican la extensión. El tamaño de los archivos se mide en kilobytes, megabytes y gigabytes.

TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO

INFORMATICA

La informática es la ciencia que se dedica al procesamiento automático de datos o información por medio de computadoras para

una aplicación específica.Para procesar información necesitamos almacenarla, organizarla y transmitirla, por esa razón intervienen varias tecnologías pero sus

principales pilares son la computación y la comunicación.La computación es la ciencia que se encarga del estudio de la

capacidad de procesamiento (velocidad, almacenamiento, etc.) que tiene la computadora y la informática es la ciencia que se encarga de la aplicación de la computación(en la educación, la industria, etc.) a

cualquier área del conocimiento.

TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO

SISTEMA

Un sistema es una reunión o conjunto de elementos integrados en un todo que interactúan entre sí para lograr un objetivo determinado.Un sistema ejecuta una tarea que sería imposible de realizar por cualquiera de sus partes de manera individual; por ejemplo, el sistema respiratorio realiza una tarea que sería imposible para la nariz solamente o para los pulmones. ¡Se necesita de todos los órganos del sistema respiratorio para sobrevivir! Igual sucede con la computadora, no es posible que un dispositivo de entrada pueda hacer las funciones de una computadora.

TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO

COMPUTADORA

Una computadora es una máquina electrónica usada para procesar información. La computadora hace un trabajo más que calcular números o imprimir. Hay dos partes básicas que forman una computadora: el hardware y el software. Y existen las:

Analógicas: este tipo de

computadoras realiza cálculos a

partir de los datos obtenidos

mediante sensores externos

logrando resultados también

analógicos

Digitales: Son

computadoras que

trabajan con valore

s numéricos,

específicamente 1 y

0, realiza

ndo operaciones

y cálcul

os cuyos resultados se expresan en combinaciones de éstos.

La ventaja es su facilidad de cambiar las

instrucciones

o programas y

su velocidad de procesamient

o.

DIAGRAMA DE ESTRUCTURAS DE DATOS

Es el esquema por el cual se realiza una descripción para la realización de una base de datos con cada uno de sus componentes que la entidad desee. Este modelo se basa en representaciones entre registros por medio de ligas, existen relaciones en lasque participan solo dos entidades (binarias) y relaciones en las que participan más de dos entidades (generales) ya sea con o sin atributo descriptivo en la relación.

TIPOS DE ARCHIVO

En el ámbito de la informática se define como archivo a un conjunto de datos organizados que, una vez almacenados, se pueden utilizar a través de las distintas aplicaciones.

Típicamente, en los sistemas de información pueden encontrarse varios tipos de archivos…

TIPOS DE ARCHIVO

Es un conjunto de registros de ciertos aspectos importantes de las

actividades de una organización. Además, puede contener datos

importantes que describan el estado actual de eventos específicos

o indicadores de la empresa. Un archivo maestro es de utilidad

mientras se mantengan exactos, actualizados y estos a su vez se

mantienen actualizados mediante el uso de archivos de

transacciones, los archivos maestros son permanentes y duran

mientras exista el sistema. En su mayoría, los archivos maestros

contienen registro de longitud fija. Estos archivos contienen

información que varia poco, en algunos casos es necesario

actualizarlos periódicamente. Por ejemplo: plan de cuentas,

bancos, nómina del personal, etc.

Se dividen en:

Se divide en…

TIPOS DE ARCHIVO

Constantes: formados por registros con campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo

De situación: contienen información actualizada

en cada momento.

Históricos: contienen información almacenada a lo largo del tiempo de

archivos que han sufrido cambios de actualización o acumulado datos de variación periódica en el tiempo

TIPOS DE ARCHIVO

Archivo de Maniobra o (Archivos Temporales): Son

archivos especiales que contienen una réplica,

subconjuntos temporales o formas alternativas de

organización de archivos maestros o de transacciones.

Este tipo de archivos de trabajo normalmente se crean

y son utilizados por el programa informático apropiado y luego se

destruyen. Además no se emplean en contextos de

bases de datos. Estos archivos tienen una vida limitada, se utilizan como

auxiliares de los anteriores, habitualmente se borran al

terminar el programa.

Archivos de Movimiento: Son registros especiales de

actualizaciones de otros archivos, en especial archivos maestros y de transacciones. Se utilizan en conjunto con

los archivos de datos no activos para recuperar datos "perdidos". Sus registros son

de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.

TIPOS DE ARCHIVO

Archivos de Transacciones: Este es un archivo temporal, que tiene dos propósitos: acumular datos acerca de los eventos en el momento que ocurran y el actualizar los archivos maestros para reflejar el resultado de las transacciones actuales. El archivo de transacciones contiene el mismo tipo de registro que el archivo maestro, la cantidad de registro dependerá de los registros a utilizar, difieren únicamente en el campo que se usará como código para indicar el tipo de actualización del registro.Muchos de los archivos maestros contienen registro de longitud variable y guardan información sobre los eventos que afectan a la organización y sobre los cuales se calculan datos, por ejemplo: registros contables, facturas, pagos, pedidos de clientes, etc.

TIPOS DE ARCHIVO

Archivos de Transacciones: Este es un archivo temporal, que tiene dos propósitos: acumular datos acerca de los eventos en el momento que ocurran y el actualizar los archivos maestros para reflejar el resultado de las transacciones actuales. El archivo de transacciones contiene el mismo tipo de registro que el archivo maestro, la cantidad de registro dependerá de los registros a utilizar, difieren únicamente en el campo que se usará como código para indicar el tipo de actualización del registro.Muchos de los archivos maestros contienen registro de longitud variable y guardan información sobre los eventos que afectan a la organización y sobre los cuales se calculan datos, por ejemplo: registros contables, facturas, pagos, pedidos de clientes, etc.

Archivos de Tablas (relacionales): Este tipo de archivos, contienen datos de referencia utilizados en el procesamiento de transacciones, actualización de los archivos maestros o producción de salida. Un ejemplo es una tabla de tasas de correos usada para determinar los gastos de envío de un paquete.Los archivos de tablas conservan el espacio de almacenamiento y facilitan el mantenimiento del programa guardando en un archivo datos que, de otra forma se incluirían en los programas o en los registros del archivo maestro. Estos archivos están conformados por un registro de encabezado y por registros de datos, el registro de encabezado define la estructura de la tabla y contiene cualquier otra información; los registros de datos siguen al encabezado (en bytes consecutivos) y contienen el texto real de los campos.

TIPOS DE ARCHIVO

Archivos de Reporte: Los archivos de reporte son archivos temporales que se utilizan cuando el tiempo de impresión no esta disponible para todos los reportes producidos, lo cual sucede con repetición en el procesamiento sobrepuesto. Cuando se envía la salida a un archivo en lugar de a una impresora se denomina spooling; estos archivos son muy fáciles porque los usuarios pueden tomar los archivos de otros sistemas de computo y poder enviarlos a dispositivos de salidas especializados como los graficadores, unidades de microfilm y microficha o sistemas tipográficos comerciales.

Archivos de Respaldo: los archivos de respaldo son una copia de un archivo maestro, de transacción o de tablas hecho para garantizar que se dispone de un duplicado si algo le sucede al original; también se hacen copias de los archivos para el almacenamiento de datos a largo plazo y generalmente se guardan lejos del centro de computo para garantizar su preservación.

Los archivos se pueden dividir también en dos grandes grupos: los ejecutables y los no ejecutables o archivos de datos. La diferencia fundamental entre ellos es que los primeros

funcionan por si mismos y los segundos almacenan información para ser utilizada con ayuda de algún programa

METODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Se refiere a las diferentes maneras en las que puede ser organizada la información de los archivos, así como las diferentes maneras en que ésta

puede ser accesada. Dado que hay 2 niveles de visión de los archivos (físico y lógico), se puede hablar también de 2 aspectos de organización de

archivos: Organización de archivos lógicos y de archivos físicos.

De archivos físicos. Contempla la administración de archivos desde la perspectiva física, particularmente la organización del almacenamiento en disco a nivel de pistas y sectores. Por

ejemplo indexado

De archivos lógicos. Contempla la organización

desde el punto de vista lógico. Por ejemplo,

secuencial, directo, etc.

METODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

El término organización secuencial implica que lógicamente los registros del archivo están almacenados consecutivamente; esto es, en forma adyacente, en el orden en que el usuario final los percibe. En particular se puede hacer una distinción entre archivos secuenciales ordenados y archivos secuenciales desordenados. Una organización de archivo secuencial ordenada almacena los registros lógicos secuencialmente pero en orden creciente (o decreciente) de acuerdo con los valores de alguna de sus claves, mientras que la organización de archivo secuencial no ordenada almacena los registros lógicos consecutivamente pero sin un orden específico.

ORGANIZACION SECUENCIAL

METODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Los archivos de acceso directo son archivos con llave, asocian un registro con un valor llave especifico y un lugar particular de almacenamiento. Todos los registros se almacenan bajo la llaves en las direcciones en vez de por posiciones; si el programa conoce la llave del registro, puede determinar la dirección de localización y lo recupera independientemente de los demás registros del archivo. La característica atractiva de la organización directa, es que los registros se recuperan mucho mas rápido que cuando la búsqueda se hace desde el inicio del archivo.

ORGANIZACIÓN ACCESO DIRECTO

METODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

la organización indexada es la forma de acceder a un registro a través de un

índice, permitiendo que la búsqueda de un registro sea más fácil, pues toma

menos tiempo que buscar en un archivo completo de datos. Algunas

características de estos índices es que contienen únicamente dos datos: una

llave de registro y una de almacenamiento.

En general existen dos tipos de organización indexada posibles:

ORGANIZACION INDEXADA

Organización indexada no secuencial:

donde existe un registro en el índice por cada registro en el archivo

maestro

Organización

secuencial

indexada: en los

sistemas de

información es la

más usada,

los registros

se almacen

an en bloques

con capacidad de una cantidad específic

a de datos.

CINTAS MAGNETICAS

La cinta magnética es un tipo de medio o soporte de almacenamiento de datos que se graba en pistas sobre una banda plástica con un material magnetizado, generalmente óxido de hierro o algún cromato. El tipo de información que se puede almacenar en las cintas magnéticas es variado, como vídeo, audio y datos.

CINTAS MAGNETICASExisten diferentes tipos de

cintas, tanto en sus medidas físicas, como en su

constitución química, así como diferentes formatos de grabación, especializados en el tipo de información que

se quiere grabar.

Los dispositivos informáticos de almacenamiento masivo de datos de cinta magnética son utilizados principalmente para respaldo de

archivos y para el proceso de información de tipo secuencial,

como en la elaboración de nóminas de las grandes

organizaciones públicas y privadas.

DISCOS MAGNETICOS

Orígenes…

Un disco magnético (flexible o duro) sirve como soporte de almacenamiento para archivos de información. Almacena los bytes de estos archivos en uno o varios sectores de pistas circulares. Desde la creación de los dispositivos de almacenamiento de información hasta la actualidad ha habido un largo proceso de evolución, desde las tarjetas perforadas, pasando por la cinta perforada, la cinta magnética, Ferrita, tambor magnético y llegando finalmente al disco magnético.

DISCOS MAGNETICOSCaracterísticas

generales…

Se considera un dispositivo de almacenamiento de información magnético

todo aquel que se base en las propiedades magnéticas de algunos materiales. Los discos

duros son dispositivos de almacenamiento secundario para registrar información masiva,

programas y datos en ordenadores personales, microcomputadoras, estaciones de trabajo,

servidores, etc.

DISCOS MAGNETICOS

Lectura y grabación…

Tanto en los discos rígidos como en los flexibles la información se graba en circunferencias concéntricas, no notándose visualmente las zonas grabadas. Cada una de las circunferencias concéntricas grabadas constituye una pista. Así mismo el disco se considera dividido en arcos iguales denominados sectores, de esta forma cada pista está compuesta de sectores. La lectura y escritura en la superficie del disco se hace mediante una cabeza.

DISCOS MAGNETICOS

Estructura fisica…

La estructura física de un disco, con sus pistas y sectores se hallan invisibles en el disco.

Estas pistas, invisibles, se crean durante el formateo. El formateo consiste en grabar (escribir) magnéticamente los sucesivos

sectores que componen cada una de las pistas de un disco o disquete, quedando así ellas

magnetizadas. Un disco magnético está constituido por una superficie metálica o

plástica recubierta por una capa de una sustancia magnética.

DISCOS MAGNETICOSTipos de discos magnéticos…

Disco rígido

Discos flexibles

Discos intercambiables Discos fijos

Discos con tecnología Winchester

CONCLUSIONES

• A través de la realización de esta actividad pudimos comprender y conocer mejor los diferentes tipos de archivos, los cuales son un componente esencial en el almacenamiento de información para su posterior recuperación y utilización.

• Existen diferentes métodos para la organización de archivos que es importante conocer para poderlos implementar en el momento en el que lo necesitemos.

• Los métodos de procesamiento de datos van variando al paso del avance de las nuevas tecnologías de la información, por lo cual nosotros debemos estar en constante actualización y capacidad de implementarlos y esto sólo se da mediante el conocimiento de los mismos.

• Nuestro deber como futuros profesionales de la información consiste en velar por mejorar las prácticas en el servicio que ofrecemos para que los usuarios sean los más beneficiados y puedan satisfacer sus necesidades de información.

 

  

RECURSOS DE INFORMACION EN CIENCIA Y TECNOLOGIA

CIBERGRAFIA

Tipos de archivo. [En línea] [Consultado 2I de ABRIL de 2013] Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_archivos

http://informaticabachiller.wikispaces.com/TERMINOLOGIA+B%C3%81SICA

López, Rodrigo. Organización de archivos secuenciales y relativos. [En línea] [Consultado 8 de mayo de 2013] Disponible en: http://www.educacioninformatica.com/modules/tutorials/tutoriales/arch_sec_rel/arch_sec_relativos.htm

Mendez Rocha, Evelyn Fabiola. Organización lógica de Archivos. En línea] [Consultado 7 de mayo de 2012] Disponible en: http://boards4.melodysoft.com/2005AAV0101/re--organizacion-logica-de-archivos-87.html