EJE TEMÁTICO N. 5

DISEÑO DE ARCHIVOS

Grupo 0 1

GINA DEL P ILAR CHICA SU AREZ

JENNY ALEJ AN DR A MORENO APON TE

MARI A EUGENIA N IETO MEDINA

MARI A ALEJ ANDR A BARBOS A AGUIRRE

SISSI IVETTE JALIL IE P IEDRAHI TA

Tutor

JORGE MARIO ZULUAG A C AMPUZ ANO

Ingen iero de s is temas

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FAC ULTAD DE C IENCIAS HUMAN AS Y BELLAS AR TES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y L A DOCUMENTACIÓN, B IBL IOTECOLOGÍA Y ARCHIV ÍSTIC A C IDBA

2 0 1 4

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

1. TERMINOLOGÍA BÁSICA DE ARCHIVOS

2. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE DATOS

3. TIPOS DE ARCHIVOS

4. MÉTODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

5. CINTA MAGNÉTICA

6. DISCOS MAGNÉTICOS

CONCLUSIONES

WEBGRAFÍA

INTRODUCCIÓN

Los diseños de archivo son indispensables para el analista del sistema, ya que lepermite una organización eficiente, coherente, de fácil manejo y mejor acceso a susherramientas; por lo tanto, su desarrollo es vital. Como el archivo sirve de testimonio enuna actividad ejecutada, cuando no existe evidencia, su soporte es inexistente, lo queconlleva a un diseño de archivo poco definido y a entorpecer las funciones de susoperadores. En consecuencia, la información no llega de manera coherente a cada unode los comandos.

De lo mencionado anteriormente, el propósito de esta exposición es dar a conocer lacomposición correcta de un diseño de archivo, esto para evitar errores en la cadena delsistema de información.

OBJETIVOS

General:

Dar a conocer el contenido de un diseño de archivos, resaltando su importancia.

Específicos:

Emplear un lenguaje técnico y a la vez, fácil de comprender.

Demostrar su importancia, por medio de las preguntas, que se plantearán en el foro.

1. TERMINOLOGÍA BÁSICA DE

ARCHIVOS

Archivo: Conjunto de información perteneciente a una misma entidad, que se almacena

en un medio de escritura, que permita ser leído o accedido por una computadora. Al

momento de guardarlos, es necesario asignar un nombre y la descripción de la carpeta o

directorio que lo contiene. Su tamaño tiende a variar, según la cantidad de registros

almacenados.

Base De Datos: Colección de archivos, cuyo acceso se realiza por un conjunto de

programas con los datos relacionados. Es por ello que un conjunto de campos forman un

registro, un conjunto de registros forman un archivo y una colección de archivos forman

una base de datos. Dicha definición se puede apreciar en el siguiente diagrama:

1. TERMINOLOGÍA BÁSICA DE

ARCHIVOS

Campo: Espacio de almacenamiento para un dato en particular. También es la mínima unidad de

información a la que se puede acceder. Los tipos de campos son:

Genérico: Es el conjunto de campos.

Índice o clave: Posee un dato único para una repetición de entidad. Puede servir para la búsqueda

de una entidad específica.

Numérico: Se divide en enteros “sin decimales” y reales “decimales”.

Booleanos: Poseen dos estados: Verdadero “Si” y Falso “No”.

Memos: Campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente de no poder ser

indexados.

Fecha: Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los días

entre una fecha y otra.

Alfanuméricos: Contienen cifras y letras. Presentan una longitud de 255 caracteres.

Autoincrementables: Incrementan en una unidad, su valor para cada registro incorporado. Sirve de

identificador, ya que resultan exclusivos de un registro.

1. TERMINOLOGÍA BÁSICA DE

ARCHIVOS

Dato: Son caracteres que contienen un valor significativo, para transmitir información.

Estos deben estar debidamente procesados, ya que por sí solos no comunican

información significativa.

Registro: Conjunto de campos, que contienen datos provenientes de una entrada.

Representa un objeto único de datos, implícitamente estructurado en una tabla. La

estructura implícita de un registro y el significado de los valores de sus campos, exige

que dicho registro sea entendido como una sucesión de datos, uno en cada columna de

la tabla.

1. TERMINOLOGÍA BÁSICA DE

ARCHIVOS

2. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE

DATOS

Consiste en representar un esquema correspondiente a la base de datos de una red,

describen en forma colectiva un componente del sistema y permite mostrar los

requerimientos lógicos, de las estructuras de datos en una aplicación.

Este diagrama es de uso preferido en las bases de datos de Access, ya que existen

relaciones en las que participan dos entidades (binarias) y otras en las que participan

más (generales), ya sea con o sin atributo descriptivo. Su uso es gráfico, lo cual

permite simbolizar las relaciones entre pares de entidades. La imagen que verán a

continuación, describe los elementos que se requieren para elaborar dicho diagrama.

2. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE

DATOS

Objetivos:

Verificar los requerimientos de información

Describir los datos asociados con las entidades

Mostrar la relación entre entidades

Comunicar los requerimientos de datos

Construir un modelo lógico del sistema por medio

de ligas, el cual facilita la comprensión del mismo.

2. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE

DATOS

2.1. Ejemplo de BDD (Base De Datos), donde se

observan las relaciones entre entidades:

Las relaciones entre entidades, se

establecen al describir el grado de

estudio, realizado de manera previa

Compuesto por:

Celdas: Representan los campos

en los registros.

Líneas: Dan a conocer enlaces de

los registros.

2.1. Ejemplo de BDD (Base De Datos), donde se

observan las relaciones entre entidades:

Los diagramas deestructuras de datos,utilizan una notaciónbásica la cual estárepresentada por

2.1. Ejemplo de BDD (Base De Datos), donde se

observan las relaciones entre entidades:

El uso de los diagramas de estructuras de datos requiere que el analista haga

preguntas acerca de cada entidad:

¿Cuáles son los campos que identifican de manera única la entidad?

¿Qué otros datos describen los atributos de la entidad?

¿Qué medio se empleará, para tener acceso a la información sobre la entidad?

2.1.1. Fases para la construcción de la estructura de datos:

Identificar las entidades dentro del Sistema, teniendo previo conocimiento del

funcionamiento del sistema. Estas entidades pueden ser: objetos reales, personas,

actividades del sistema, objetos abstractos, entre otros.

2.1. Ejemplo de BDD (Base De Datos), donde se

observan las relaciones entre entidades:

Determinar las claves o identificadores de las entidades, es decir, aquellas que

identifiquen a cada entidad.

Establecer las relaciones entre las entidades, describiendo el grado de los mismos,

previo estudio de cada una de las asociaciones de una entidad con las demás

identificadas.

Dibujar el modelado de datos.

Identificar y describir los atributos de cada entidad, teniendo en cuenta todas las

propiedades de cada entidad.

Verificaciones, se realizan sobre el diagrama, eliminando las relaciones redundantes.

3. TIPOS DE ARCHIVOS

Conjunto de registros diseñados en los sistemas de información, estos se puedenencontrar en los archivos maestros, que contienen los registros de actividadesimportantes de una entidad. Se deben mantener exactos y actualizados mediante eluso de transiciones, para que sean útiles. La mayoría contienen un registro de longitudfija. Se clasifican en:

3. TIPOS DE ARCHIVOS

3.1. Según su función:

3.1.1. Archivos Permanentes: Sus registros no se alteran o se modifican en pocas

ocasiones a lo largo del tiempo, se dividen en:

Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de

baja frecuencia de variación en el tiempo.

De Situación: Contienen información actualizada.

Históricos: Poseen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos en

constante actualización o bien, acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

3. TIPOS DE ARCHIVOS

3.1.2. Archivos de Movimiento: Aquellos que se utilizan conjuntamente con los

maestros (constantes) y contienen campo similares en sus registros, para procesar

las modificaciones y recuperar datos perdidos.

3.1.3. Archivo de Maniobra o Transitorio: Son los archivos creados durante la

ejecución del programa. Este tipo de archivos generalmente son utilizados por

programas informáticos y borrados habitualmente al terminar el mismo.

3. TIPOS DE ARCHIVOS

3.2. Según sus elementos:

Archivo de Entrada: Colección de datos, localizada en un dispositivo de entrada.

Archivo de Salida: Información visualizada por la computadora.

Archivo de Programa: Programa codificado en un lenguaje específico y localizado

o almacenado en un dispositivo de almacenamiento.

Archivo de Texto: Caracteres recolectados como una unidad, en un dispositivo de

almacenamiento.

3. TIPOS DE ARCHIVOS

3.3. Otros:Archivos de transacciones: Archivo temporal, que acumula datos de eventos en elmomento en que ocurren.

Archivos de Tablas: Contiene datos de referencia necesarios para el procedimiento detransacciones, estos conservan el espacio de almacenamiento y facilitan el mantenimientodel programa guardado en un archivo de datos, que serán incluidos en el registro delarchivo maestro.

Archivos de Reporte: Son utilizados cuando el tiempo de impresión no está disponiblepara todos los reportes producidos, siendo útil para los dispositivos de salidas comograficadores, unidades de microfilm y microficha.

Archivos de Respaldo: Copia de un archivo maestro, transacción o tablas, que soportanuna copia del original en caso de pérdida u otro inconveniente.

4. MÉTODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

La organización de un archivo define la estructura física de los registros o los datos en

un archivo, en el soporte de almacenamiento. En general, se consideran tres

organizaciones fundamentales, las cuales son utilizadas por el SMBD (Sistema

Manejador de Bases de Datos):

4.1. Organización secuencial: Sucesión de registros almacenados consecutivamente

sobre el soporte externo. Para acceder a un registro, es obligatorio pasar por todos los

artículos que le preceden. Los registros se graban consecutivamente cuando el archivo

se crea y se debe acceder consecutivamente cuando se leen dichos registros. Se utiliza

para realizar Backups de la BDD.

4. MÉTODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

4.2. Organización directa o aleatoria (Random): Un archivo está organizado en

modo directo, cuando el orden físico no se corresponde con el orden lógico. Los

datos se sitúan en el archivo y se accede directa o aleatoriamente mediante su

posición, es decir, el lugar relativo que ocupan.

4.2.1. Requisitos:

Almacenado en un soporte fácil de direccionar.

Los registros deben contener un campo específico denominado clave que

identifica cada registro de modo único; es decir, dos registros distintos no

pueden tener un mismo valor de clave.

Existencia de una correspondencia entre los posibles valores de la clave y las

direcciones disponibles sobre el soporte.

4. MÉTODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

4.2.2. Ventajas:

Leer y escribir registros en cualquier orden y posición.

Acceder de manera ágil a la información que contienen.

4.3. Organización secuencial indexada (Indexed): Se le puede comparar con un

diccionario, ya que sus registros son las entradas y las claves son las palabras definidas

por estas. Cada archivo secuencialmente-indexado consta de un archivo índice y un

archivo de datos. Dicha organización es utilizada por el SMBD, para almacenar datos en

la BDD.

4.3.1. Requisitos:

El tipo de sus registros contiene un campo clave identificador.

4. MÉTODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Los registros están situados en un soporte sencillo de coordinar, por el orden de los

valores indicados por la clave.

El índice debe contener la clave del último registro y la dirección de acceso al primer

registro del bloque.

4.3.2. Ventajas:

Acceso rápido

El sistema de gestión de archivos se encarga de relacionar la posición de cada registro

con su contenido mediante la tabla de índices.

5. CINTA MAGNÉTICA

La cinta magnética es un soporte flexible de almacenamiento o medio utilizado para

guardar información, esta se graba en pistas sobre una banda plástica donde se

deposita una fina película magnética, generalmente óxido de hierro, Cr, Fe-Co, Co-Ni.

Es posible almacenar información variada como vídeo, audio y datos. Se caracteriza

por ser un dispositivo de almacenamiento de tipo secuencial, lo cual juega en su

contra, ya que no soportan el acceso aleatorio a los datos. Para ello, la unidad de

lectura ha de buscar en la cinta, hasta hallar la información específica. Presenta menor

rapidez de acceso que los discos, por tanto a mayor capacidad de almacenamiento,

mayor longitud de la cinta y tiempo de acceso.

5. CINTA MAGNÉTICA

5.1. Funciones:

Almacena datos de forma compacta y que en cualquier momento puede ser requerida.

Realizar con frecuencia, un respaldo de seguridad o backup, de los datos almacenados en

discos magnéticos.

Procesa archivos que se trabajan de forma secuencial. Intercambia datos en grandes

cantidades mediante cintas, siendo un método económico y funcional.

Transporta, distribuye y carga programas extensos de software.

6. DISCOS MAGNÉTICOS

Está constituido por una superficie metálica (hard disks) o plástica (floppy disks),

recubierta por una capa de un material magnetizable.

Los datos se almacenan cambiando el sentido, del campo magnético en

dicha sustancia y una cabeza de lectura y grabación por cada superficie de disco

(actualmente los discos duros vienen en paquetes de varios platos).

Esta cabeza está conformada por un electroimán que puede inducir un campo

magnético o detectar el sentido del cambio magnético. La cabeza se mueve

radialmente, mientras que el disco gira en un sentido. La información se almacena en

pistas concéntricas, que se dividen en sectores y finalmente en bloques.

6. DISCOS MAGNÉTICOS

6.1. Tipos de discos magnéticos:

Discos flexibles

Discos intercambiables

Discos fijos

Paquetes de discos

Discos cartucho

Discos con tecnología Winchester: Es un disco de tamaño pequeño con gran precisión

y almacenamiento. Se encuentra instalado en su unidad, de manera permanente.

CONCLUSIONES

Durante la realización de este eje temático, se determinó que el diseño de

archivos, es relevante para nuestro desempeño como estudiantes CIDBA, ya que

se sabe de antemano los pro y contra de los mismos.

Además, es importante dominar dicho tema, debido a la demanda de TIC’s en las

entidades privadas y gubernamentales, las cuales están en la búsqueda

constante de salvaguardar la información digital.

WEBGRAFÍA

http://mundoinformatico321.blogspot.com/2013/01/diseno-de-archivo-y-bases-de-datos.html

http://www.buenastareas.com/ensayos/Dise%C3%B1o-De-Archivos/1111109.html

http://www.buenastareas.com/ensayos/Campos-Datos-y-Registros/24343329.html

http://sena-informacionsena.blogspot.com/2009/02/definicion-de-camporegistroarchivobase.html

http://the-peers.blogspot.com/2012/03/campo-registro-y-archivos.html

http://datateca.unad.edu.co/contenidos/301309/Exe-

Modulo/MDS301309/leccin_no_21__diagrama_de_estructura_de_datos.html

http://fcasua.contad.unam.mx/apuntes/interiores/docs/98/3/informatica3.pdf

http://www.ecured.cu/index.php/Cintas_magnéticas

http://www.ecured.cu/index.php/Discos_magnéticos

http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml#V