2 eje tematico

Concepción Ferro Claudia Patricia Flórez

María del Carmen López Andrea Constanza Andrade

José Alberto García José Pastor Sanabria Millán

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIA DE INFORMACIÓN Y

DOCUMENTACIÓNARCHIVOS DIGITALES

Febrero 2011

LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS


TutorJORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANOProfesional Ciencia de la Información

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

ARCHIVOS DIGITALESFebrero 2011



CONTENIDO

IntroducciónObjetivos1. La Gestión archivística de documentos

electrónicos2. El Archivo Digital3. Áreas de Acción4. Principios de la Gestión de archivos Digitales5. Áreas de gestión de los archivos DigitalesAutentificaciónPreservaciónOrganizaciónAccesoConclusionesBibliografía

INTRODUCCION

El desarrollo de la archivística ha estado enmarcado en los últimos 10 años por disciplinas como la informática, la administración y la gestión de información, gracias a las cuales es común escuchar sobre conceptos como gestión documental, gestión de electrónica de documentos y gestión de información empresarial, los cuales convergen en el campo de la administración de negocios. En un primer escenario, la tecnología ha modificado enormemente, durante los último años la forma como se almacena, genera, accede y usa la información, lo cual no solo ha traído como consecuencia el cambio de paradigmas que hasta hace poco eran simples predicciones de los tecnologistas, sin ninguna base empírica, caracterizada cada vez más por la creciente clientela de información en soportes electrónicos.

Definir en que consiste la Gestión archivística de documentos electrónicos

Definir que es Archivo Digital.

Identificar las areas de Acción.

Conocer en que consisten los principios de la Gestión de archivos Digitales.

Describir las areas de gestión de los archivos Digitales.

OBJETIVOS

CREACIÓN Y CAPTURA EN UN ENTORNO SEGURO La captura es un interface técnico entre el sistema de gestión de documentos y las

aplicaciones de trabajo (Word, email…), y una serie de reglas y procedimientos para ello. Los mecanismos de captura deben asegurar que los documentos capturados son los apropiados, están completos, incluyendo los metadatos y que se han establecido los vínculos con otros documentos dentro de la agrupación en la que se integran.

SELECCIÓN Y DISPOSICIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES Debe adoptarse en el momento de la creación del documento electrónico de acuerdo con

el calendario de conservación. El sistema debería posibilitar el alojamiento de los documentos relacionados entre sí en expedientes y agrupaciones; si no, debe organizarlos de forma que más adelante puedan ser sometidos a decisiones retrospectivas de selección.

LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES

PRESERVACIÓN, TRANSFERENCIA Y CONSERVACIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES:

Los conjuntos documentales que merezcan conservación permanente

deben haber sido identificados en el momento de su creación y/o como resultado de un proceso de selección, de transferencia y de su custodia en un archivo permanente. El archivero debe asegurar que se tienen en cuenta los requisitos necesarios para su conservación a largo plazo.

Hace falta disponer de unos usos (best practices) y de normas sobre formatos y transferencia de documentos, incluyendo la prevención y la conservación.


La selección de formatos debe: Los tipos de formatos físicos

pueden agruparse en:


Minimizar el riesgo de bloquearse con formatos y aplicaciones propietarias.

Limitar el número de formatos para minimizar el número de rutinas (paths) de migración.

Los formatos seleccionados deben poseer una mínima conexión con las aplicaciones departamentales.

Reducir al mínimo, en el funcionamiento diario, la intervención de la infraestructura tecnológica de un departamento.

Los formatos seleccionados no deberían excluir añadidos y cambios futuros a medida que se produzcan nuevos desarrollos.

Formatos de transferencia: deben comprender el contenido, la estructura y el contexto del documento y documentar que también se conservan los metadatos a nivel de documento y de expediente.

Formatos de preservación: asegurar la integridad del conjunto y, al máximo posible, la estabilidad.

METODOLOGIA ARCHIVISTICA PARA DOCUMENTOS ELECTRONICOS


EL ARCHIVO DIGITAL

El archivo digital es una aplicación que permite el almacenamiento y administración de los documentos electrónicos, dándole al usuario acceso directo y recuperación ágil de los mismos, al tiempo que se garantizan los niveles de acceso y seguridad que la compañía requiere mediante el uso de esta plataforma.

Un archivo digital, es todo programa que edites y guardes en el computador desde un simple block de nota hasta u programa ejecutable de grandes rasgos.

Los formatos de archivos digitales almacenan la información codificando toda la imagen cada píxel de forma individual, esto ocasiona que el archivo pese mucho (ocupa mucho espacio en MB en el ordenador) pero, a cambio, no pierda ninguna clase de información.

Actualmente existen muchas clases de archivos del tipo informático, pero para guardar el archivo existen muchísimos formatos y cada programa informático utiliza su propio tipo de archivo o formato.


ÁREAS DE ACCIÓN

En cuanto al manejo de la Gestión Documental comprende algo más que una readecuación y renovación de técnicas archivísticas del profesional archivero. Las habilidades y conocimientos que debe desarrollar este profesional se pueden resumir en cuatro áreas de acción.

La primera está enfocada al análisis de procesos, es decir, a la descripción, caracterización y reconocimiento de los procesos al interior de la organización como fuentes de generación documental.

Una segunda área lo constituye el análisis de información documental, para lo cual debe tener una amplia competencia en el manejo de generación documental, analizando en que fases de los procesos de trabajo se producen documentos y los soportes o medios donde estos se registran.

Una tercera área comprende la selección y valoración documental en los lugares donde se genera y se dispone (archivos de gestión o de oficina), efectuando una preselección y pre valoración de la misma.

Una cuarta área abocada al desarrollo de mecanismos de control, para verificar cómo se está produciendo la documentación y cómo debe fluir sin interferencias, desvíos o retrasos hacia el archivo o los lugares destinados para un depósito parcial o permanente.


El proceso se ve enriquecido por los adelantos tecnológicos al encontrar nuevos soportes para almacenar, acceder y usar la información, lo cual genera cambios en el sistema tradicional de gestión documental para incluirse en el proceso que facilitan los soportes electrónicos

PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE ARCHIVOS DIGITALES

Dentro del desarrollo tecnológico de la archivística se han integrado diferentes disciplinas que motivan desarrollar la gestión de la información y la automatización de los procesos, gracias a lo que hoy en día se denomina como gestión de electrónica de

documentos.

Las organizaciones exitosas necesitan sistemas de información para crear, mantener y utilizar los documentos que permitan satisfacer sus necesidades en cuanto a la organización y conservación del fondo documental.


En el entorno de la era electrónica, el desarrollo y la implementación de dichos sistemas se requiere que el programa de administración de documentos y archivos electrónicos este basado en los siguientes principios:

Identificable, esto significa que el programa debe ser identificable desde otros programas corporativos.

Soportado en políticas, las cuales deben estar

documentadas, autorizadas y divulgadas institucionalmente.


Planeado, es decir debe obedecer a un plan en dos niveles: estratégico y operativo.

Asignado a una responsable, que tenga la función específica de planearlos, desarrollarlo y monitorearlo.

Localizado, esto quiere decir que el programa

debe ser ubicado adecuadamente dentro de la estructura organizacional de la entidad.


Organizado de acuerdo con las necesidades y la estructura de la institución, la naturaleza del negocio y el ambiente tecnológico.

Manejado por personas con habilidades y

conocimiento adecuados en el campo de la información, la gestión de documentos y la informática.


Implementado en toda la organización de manera sistemática y bajo la dirección de un gerente con autoridad y autonomía.

Mensurable regularmente, a través de procedimientos de auditoria de información


AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS

DIGITALES

AUTENTIFICACIÓN

Su fin es identificar los elementos de los documentos electrónicos que son necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que se deben realizar para comprobar no sólo la integridad física y lógica de los documentos, sino también su calidad cuando se almacenan y transfieren a los diversos depósitos.

Su método todavía está en fase de construcción y posiblemente dará lugar a la publicación de una norma internacional. Presenta una estrecha con:

• El proceso de reunión y captura de los documentos

• La conservación preventiva de su contenido y la identificación y selección de las series.



DIGITALESPRESERVACIÓN

La investigación en su preservación se enfrenta fundamentalmente a dos retos:

Creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-lógicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) para los originales y las copias, como contenedores y almacenes de estos depósitos seguros, siempre en óptimas condiciones.

La adopción de nuevas y más urgentes medidas de actuación ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel.

Mayor deterioro físico, Agentes:

Humedad, oxidación, manipulación.Campos magnéticos, agentes bióticos, hongos

Obsolencia Técnica:Depósitos: Expectativa de media de 5 a10 años. Se convierten en obsoletos incluso antes de que se deterioren.

Hardware y Software: Incompatibilidad, Obsolescencia mayor que la de depósitos.


AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALESPRESERVACIÓN

PROGRAMA

Elaboración de un detallado programa de intervención, que constará de tres partes:

Plan de preservación

• Planificar depósitos acordes con las normas de conservación.

• Medidas de seguridad informática contra robo e intervenciones.

• Crear un reglamento para el uso y manipulación.• Planes de emergencia: incendios, inundaciones.

Medidas de conservación

• De los soportes: agentes de deterioro bióticos, lumínicos y climáticos.

• Del contenido: Virus informáticos.• Reproducción del documento.

Restauración de documentos deteriorados


AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES

PRESERVACIÓN

REPRODUCCIÓN

Realización de copias periódicas de seguridad de:

El documento en nuevos almacenes digitales.Las copias de seguridad en otros almacenes.

Medidas contra la obsolescencia:

Guarda especificación de las versiones de los formatos junto con la publicación para permitir su futura de codificación.

Migración de formatos: copia la publicación de un nuevo formato.

Desarrollo de software que emule el funcionamiento de hardware y software.



ORGANIZACIÓN

Organización de los documentos manteniendo las agrupaciones naturales. Identificación de:

Fondos y secciones mediante el análisis del fin, las funciones y los órganos de las instituciones productoras.

La series mediante el análisis de los tipos documentales.

Clasificación y ordenación:Cuadro de clasificación.

Descripción:ISAD(G) Descripción multinivelISAAR(CPF) Control de puntos de acceso e índices contenido.

Valoración y selección:

Calendario de conservación y transferencias según la edad y el valor de los documentos.



ORGANIZACIÓN

Análisis de tipos documentales Denominación de la serie o documento. Definición de la serie. Productor, órgano u oficina y función. Fechas extremas Legislación y normatividad que rige su producción. Procedimiento y tramite de creación. Descripción de documentos que forman la unidad documental. Contenido (palabra clave) Ordenación de la serie Series o documentos precedentes Series o documentos descendientes. Series relacionadas Documentos de recopilación. Descripción física: soporte, tipo de archivo y volumen de

megas.



DIGITALES

ACCESO

Evolución y difusión electrónica de:

Documentos:Formato de texto: txt, pdf, rtf.Formato de datos estructurados: bases de

datos, hojas de calculo.Formatos de imagen fija o en movimiento: gif,

pict, jpeg.Formatos de sonido.Formatos de hipertexto: SGML, XML.Formatos multimedia.

Instrumentos de descripción: EAD (DTD)

Modulo de recuperación de información

Servicio de información multimedia tipo WWW.


CONCLUSION

Adopción de tecnologías de información coherentes con la realidad. la denominada revolución de la información electrónica está suponiendo un enorme cambio en la forma de trabajo en las organizaciones. si cambian los métodos de trabajo, cambiarán, naturalmente, los productos de dicho trabajo: los documentos, los expedientes y los archivos. los sistemas de gestión electrónica de documentos y los sistemas de gestión de archivos actuales pueden ser adaptados y/o integrados para hacer frente al tratamiento de los documentos electrónicos, pero difícilmente pueden incorporar, al mismo tiempo, las características funcionales de la práctica archivística tradicional.

La solución puede venir de un cambio estratégico. conceptualmente hablando, una estrategia posible consiste en modificar el centro de atención desde el contenido de un registro a su contexto; desde el registro en sí mismo a la función de dicho registro; desde la preservación y acceso hacia la intervención en el proceso de creación. El conocimiento de las normas y estándares del mercado marcan la pauta para la acer uso de ellas, referenciarlas y aplicarlas de manera precisa asegura la operatividad dentro de un entorno que reclama cada vez más ser parte del mundo «digital»

BIBLIOGRAFÍA

• http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf

• Zapata, Carlos Alberto . Administración y manejo de archivos electrónicos. En http://eprints.rclis.org

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf

http://eprints.rclis.org/

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