EJE TEMÁTICO No. 2

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICAUNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

ARMENIA 2013

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

MARTHA YISELA FORERO RINCÓNDENISE GARCÍA HENAO

ADRIANA GONZÁLEZ SAAVEDRALILIANA MARCELA MENESES H

PROFESORJORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOARMENIA

2013

CONTENIDO

•INTRODUCCION•OBJETIVO GENERAL•OBJETIVO ESPECIFICO•DEFINICION DE DOCUMENTO ELECTRONICO•CARACTERISTICAS•CLASIFICACION•PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACION DEDOCUMENTOS ELECTRONICOS•DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO•CONCLUSIONES•REFERENCIAS WEB

INTRODUCCION

Debido a la constante evolución de la sociedadnace el documento electrónico. Anteriormenteel soporte de un documento era el papel y lainformación se registraba de forma manual. Peroel desarrollo de la tecnología cambio la forma decomunicarnos y de manejar la información, dandopaso a los medios electrónicos que cada vez seposesionan mas y que constantemente estánsiendo creados, almacenados y diseminados pormedio de computadores; por eso es importantefamiliarizarnos con la gestión electrónica de losdocumentos

La realización de la siguiente actividad tienecomo propósito, analizar, identificar yconceptualizar, los diferentes documentoselectrónicos, la problemática que surge en tornoa su conservación y los procesos archivísticosque se deben tener en cuenta para su adecuadagestión.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Conocer las características e importancia que tienen losdocumentos electrónicos.

Establecer el concepto de documento electrónico.

Conocer e identificar los diferentes tipos de documentoselectrónicos

Identificar soluciones de conservación de documentoselectrónicos

Determinar los procesos que se llevan a cabo para la adecuadagestión archivística de los documentos electrónicos

DEFINCION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Documento electrónico es aquel cuyo soporte material esalgún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y sucontenido está codificado mediante un código digital, elcual puede ser leído, interpretado, o reproducido,haciendo uso de detectores de magnetización.

Originalmente, cualquier archivo o registroelectrónico fue considerado como algo interno, ya quecuando existía un destinatario final, el soporte paraeste destinatario era invariablemente papel. Sinembargo, el desarrollo de las redes informáticas y elcorreo electrónico alteraron esa situación, surgiendodispositivos destinatarios que leían el documento ensoportes diferentes al papel.

VALOR LEGAL DEL DOCUMENTO ELECTRONICO

Ley 527 del 18 de agosto de 1999, por medio de la cual se define yreglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercioelectrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades decertificación y se dictan otras disposiciones.

Aunque esta Ley se conoce como Ley de Comercio Electrónico, susalcances van más allá de las transacciones que se puedan realizar enlínea.

Por ejemplo, les otorga reconocimiento jurídico a los documentoselectrónicos, tal como en este momento lo tienen los documentos enpapel, y los admite como pruebas en procesos legales.

De igual manera, da valor a las firmas digitales.También tiene en cuenta aspectos como el transporte de mercancíaderivado de una transacción electrónica, y le dedica un capítulocompleto a las entidades de certificación.

COMPONENTES DEL DOCUMENTO ELECTRONICO

TIENE UN MENSAJE EXPRESA UN LENGUAJE CONVENCIONAL

EN BITS

SOPORTE PLASMADO EN :

DURABILIDAD A TRAVÉS DEL TIEMPO

TEXTO ALFANUMERICO

SERVIDOR

ESQUEMAS CINTA

GRAFICOS DISCO

VIDEO USB

FOTOGRAFIA DVD (etc)

CONTENIDO: datos textuales, numéricos,gráficos, etc.

ESTRUCTURA: forma de registrar lainformación (diseño, formato, soporte)

CONTEXTO: información que permiteentender el documento, gestionarlo,conservarlo, accederlo y protegerlo.

El documento debe estar escrito en lenguajebinarioEl documento debe estar o poder ser

almacenado en soporte informático,magnético, óptico o cualquier otro, que cumplalos mismos finesDebe ser transformado, mediante la

aplicación del correspondiente programainformático, a alguna clase de lenguajecomprensible para el ser humano

Cumple con todos los requisitos del documento enpapel, ya que contiene un mensaje en un lenguajeconvencional sobre un soporte.

Es un archivo con ciertos atributos que contienendatos textuales o gráficos creados desde unacomputadora mediante un software. El archivo recibeun nombre y un formato para guardarlo y se puedeacceder a su contenido cuantas veces queramos,incluso para modificarlo, imprimirlo, copiarlo,eliminarlo, etc.

Medio(el portador físico del mensaje)

Contenido (el mensaje que el documento trata de comunicar).

Forma física e intelectual ( las reglas de representación tenidasen cuenta para la comunicación del mensaje)

Acción (la actividad que da origen el documento)

Los que intervienen en la consecución del mismo (autor,destinatario, redactor, creador)

Vinculo Archivístico (la relación que vincula cadadocumento con el anterior y con el siguiente)

Contexto ( el marco jurídico, administrativo, procedimentaly documental en el que es creado el documento)

AUTENTICIDAD: se puede probar que contiene lo que dicetener, quien es su autor y cuando lo envío

FIABILIDAD: el contenido representa completa yprecisamente las actuaciones o hechos de los que da testimonio

INTEGRIDAD: el documento esta completo y no alterado.Todas las anotaciones y modificaciones adicionales tienentrazabilidad.

DISPONIBILIDAD: el documento puede ser localizado,presentado, recuperado e interpretado cuando se requiera

A) SEGÚN EL USO Y ORIGENPREVISTO

DIGITALIZADOS: secrean a partir de undocumento previamenteimpreso haciendo uso de unescáner

DIGITALES PARAIMPRIMIR: se elaboran enmedio electrónico paraposteriormente imprimirse

EJEMPLOS

A) SEGÚN EL USO Y ORIGENPREVISTO

MULTIMEDIATICOS: secrean para ser consultadosen el computadoraprovechandocaracterísticas dehipertexto y multimedia

B) SEGÚN EL FORMATO TEXTO: por ejemplo un

archivo .doc IMAGEN FIJA: pdf, jpg,

tiff. IMAGEN EN

MOVIMIENTO: avi, mpg,gif

EJEMPLOS

B) SEGÚN ELFORMATO

SONIDO: mp3, wma,wav

c) SEGÚN EL SOPORTE MAGNETICOS:

conservados endisquete, disco duro,memoria usb

OPTICOS: conservadosen cd, dvd, cd-r(regrabable)

EJEMPLOS

D) SEGÚN LACONEXIÓN

DOCUMENTOS ENLINEA

DOCUMENTOSFUERA DE LINEA

E) SEGÚN ELCONTENIDO DEINFORMACION

HOJA DE CALCULO BASE DE DATOS FORMULARIO

EJEMPLOS

PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

•Pérdida de la IntegridadAlteración del contenido

•Pérdida del valor probatorio (Autenticidad +Integridad)Alteración o borrado de la firma electrónicaObsolescencia del software de verificación defirmaVulneración del sistema de firma electrónica(algoritmos de firma y de hash)

Obsolescencia del soporteObsolescencia del formato de documento electrónico

•Pérdida de la Confidencialidad de los documentos electrónicos

Acceso no autorizado a la información

•Pérdida de la DisponibilidadBorrado del documento electrónicoDeterioro físico de los soportes en los que se

almacenan los documentos electrónicos

Crear depósitos de conservación adecuadosdebido a la vulnerabilidad de los soportes y laobsolescencia tecnológica.Temperatura 18 grados centígradosHumedad relativa 40% (variación de 5%)Se estima ciclo de vida 5 a 20 años el hardware y5 a 10 años el software

Garantizar confiabilidad, legibilidad, disponibilidade integridad por medio de mecanismos deseguridad y protección del documento electrónico.

Garantizar la confidencialidad de lainformación contenida mediante mecanismosde encriptación y claves simétricas oasimétricas

Evitar la dependencia de un software oaplicativo determinado

Implementar un programa de intervención querealice conservación preventiva, atención dedesastres y restauración documental

Mantener varias copias de seguridadactualizadas

Garantizar la autenticidad y valor probatoriomediante firmas electrónicas, certificadosdigitales, marcas de agua, etc.

Establecer medidas de seguridad informática,antivirus y de robo de información

MECANISMOS DE CONSERVACION A LARGO PLAZO

Se basan en cinco elementos principales:

•Utilización de formatos de firma longeva, como lasfirmas ADES, en los documentos electrónicos.

•Gestión del ciclo de vida de la firma electrónica,anticipándose a la caducidad de las firmas electrónicasmediante el resellado de las mismas.

•Utilización de formatos de documentos electrónicos,como PDF/A, en los documentos generados.

MECANISMOS DE CONSERVACION A LARGO PLAZO

.Custodia en un entorno seguro que siga lasdirectrices del ENS.

•Gestión de obsolescencia de los formatos dedocumentos electrónicos: anticipándose a laobsolescencia de los formatos de documentoselectrónicos en coordinación con el futuro catálogode estándares del Esquema Nacional deinteroperabilidad (ENI).

PRESERVACION TECNOLOGICA: conservarhardware y software obsoleto que garanticerecuperación de información en el tiempo

EMULACION: creación de software nuevo queimite las funcionalidades de los obsoletos

MIGRACION: transferir la información a unatecnología mas avanzada

CONVERSION a formatos estándar para nodepender de un software determinado

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

Es el registro de información generada, recibida,almacenada y comunicada por medios electrónicos, quepermanece en estos soportes durante su ciclo vital; esproducida por una persona o entidad en razón de susactividades y debe ser tratada conforme a losprincipios y procesos archivísticos

Organizar racionalmente los directoriosinformáticos y los accesos a los mismos.

Establecer normas para el almacenamiento de losdocumentos electrónicos.

Controlar y limitar la reproducción de copias. Eliminar las copias y versiones de un mismo

documento (duplicidad de información). Establecer un sistema que garantice la integridad,

autenticidad y confidencialidad de los documentos Contar con un sistema que permita la

recuperación oportuna y eficaz de la información.

IDENTIFICACION Y DISEÑO: determinarcuales documentos electrónicos se producencon base en normas y funciones de la entidad,quien los produce y como serán producidos.

CAPTURA Y REGISTRO: establecer cualesdocumentos (recibidos y producidos) hacenparte del sistema de información, como sehace su entrada y descripción a través demetadatos para su recuperación posterior

CLASIFICACION: de acuerdo con los procesosy actividades de la entidad. Incluye cuadrosde clasificación, tesauros, indexación ycodificación a usar. Se recomienda aplicaciónde la norma ISO 15489

ORGANIZACIÓN: aplicación de los principiosbásicos de archivística tales comoprocedencia, integridad, orden natural,descripción y clasificación documental.

COMUNICACION: asegurar que la informaciónse trasmite y distribuye a los usuarioscorrectos, en forma oportuna, completa y sin

modificaciones.

GESTION CORPORATIVA: establecer lasreglas de administración, elaboración,utilización y publicación de los documentoselectrónicos.

ALMACENAMIENTO: se refiere a laconservación adecuada y temporal de lainformación en repositorios y soportes quepermitan su consulta. Aquí también seestructuran las bases de datos paraadministrar la información.

SEGURIDAD Y ACCESO:

Edición y difusión en formatos universales estándar

Identificación de origen, estructura, contenido ydescripción de los documentos electrónicos

Establecimiento de perfiles de acceso ymanipulación de la información

SEGURIDAD Y ACCESO

Seguimiento a autoría y trazabilidad que asegure laautenticidad del documento

Protección frente a fallas y usos del sistema

Mecanismos de seguridad electrónica

VALORACION DOCUMENTAL: determinar losperiodos de retención y la disposición finalde los documentos electrónicos. Se establecetambién el proceso de administración debases de datos por tener contenido complejo.

PRESERVACION DOCUMENTAL: determina elalmacenamiento y conservación a largo plazoy las estrategias para garantizar la

perdurabilidad en el tiempo.

CONCLUSIONES

Las condiciones actuales y las nuevas tecnologías hacennecesario el desarrollo de directrices que orienten alusuario para su manejo adecuado.

El profesional de la información debe identificarclaramente los documentos electrónicos para gestionarlosde manera adecuada y eficaz en todas sus fases de vida.

La masificación de la información intensifica el desarrolloy uso de los documentos electrónicos y su localizacióneficiente a través de las redes informáticas.

REFERENCIAS WEB

http://www.buenastareas.com/ensayos/Documentos-Electronicos-De-Archivo/792598.html

http://www.upc.edu/arxiu/legislacio-i-normativa/5.-recomendaciones-cau-2007.pdf

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/1999/ley_0527_1999.html

http://www.monografias.com/trabajos7/delec/delec.shtml

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=7306

Casellas I serra, Lluis-Esteve, la gestión de los documentoselectrónicos: normas de referencia y contexto tecnológico,asociación de archiveros de Canarias, 2009.Universidad de la Salle, Organización de archivos electrónicos.Gomez Díaz, Raquel, Gestión electrónica de documentos, curso2006-2007

REFERENCIAS WEBhttp://www.slideshare.net/jacquelinesarmiento/documentos-electronicos-eje-tematico-2-4957058http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.htmlhttp://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.htmlhttp://ocw.usal.es/ciencias-sociales-1/gestion-electronica-de-documentos/contenidos/t4gestion_documentos_electronicos.pdfhttp://desunerg.blogspot.com/2009/02/dos-problemas-aquejan-los-documentos.htmlhttp://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/750.pdfhttp://www.youtube.com/watch?v=_8T14RYuEgAhttp://infonautica.net/docs/infomag/infodigital/contenidos/textos/E

steban_1.pdf