GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES

DORALBA GIRALDO CARDONAYINA MARGARITA GONZALEZ VERGARALEONARDO JOSÉ MONTEJO PACHECO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA ACADEMICO: CIDBAJUNIO 2010

GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES  

DORALBA GIRALDO CARDONAYINA MARGARITA GONZALEZ VERGARALEONARDO JOSÉ MONTEJO PACHECO

     

EJE TEMÁTICO Nº 1 

 DOCENTE

JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO 

  UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA ACADEMICO: CIDBA

JUNIO 2010

La nueva generación de dispositivos lec¬tores de documentos electrónicos no sólo ha tenido eco en el mundo de las bibliotecas, sino que los periódicos tam-bién han prestado atención a estos útiles dispositivos. Las nuevas características de la segunda generación de dispositivos lectores de documentos electrónicos los convierten en buenos candidatos a con¬vertirse en la nueva vía de visualización de información, el siguiente paso tecno¬lógico dentro del periodismo digital.

El documento electrónico debe entenderse como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica.

Se hace inevitable que las instituciones, especialmente las gubernamentales, tomen consciencia del retraso que pueden estar sufriendo las sociedades a las que sirven e inicien las acciones que estén dentro de sus posibilidades para que se implemente de forma ágil y diligente un nuevo marco de actuación que permita la utilización cotidiana de medios tecnológicos, especialmente del documento electrónico. En tal sentido los foros de discusión, centros de investigación, entidades públicas y privadas de los países y los legisladores tienen la obligación de generar un debate en todos los ámbitos de la sociedad en los cuales se ven más afectados, esto es las empresas y el sector público. Este impulso es ineludible para colocar a cualquier país que pretenda un desarrollo sostenido en una situación de igualdad frente a otras naciones o regiones que ya tienen medio camino recorrido de archivo.

Qué comprende?: datos o informaciones que tienen relevancia jurídica los cuales son transmitidos por vía electrónica especialmente a través del procesamiento electrónico de datos o simples soportes de sonido. ¿Dónde se encuentra? En la memoria de la máquina, cuyo contenido o texto está en el lenguaje de la máquina, el que puede ser pasado a lenguaje natural o comprensible para facilitar su utilización o lectura.

También podemos tener información clasificado en los Disquete, Cd, Casetes, Videos, Dvd entre otros.

Un ejemplo de este es cuando un documento va a formar parte del archivo de la organización: será documento electrónico de archivo una carta redactada en el ordenador de una institución y enviada por medios telemáticos —como el correo electrónico— a otra con motivo de gestionar un asunto de su competencia; esa carta podrá ser considerada documento de archivo en la institución que la recibe y en la que la crea, y formará parte de un expediente que trate del asunto para el que se redactó.

Actualmente y cada vez más, los documentos electrónicos integran mayor parte de los recursos de información de las organizaciones. Por eso es muy importante que se diseñe un buen sistema de gestión de documentos que soporte las necesidades de la organización y sea capaz al mismo tiempo de proveer la información requerida rápida y eficazmente, y de proteger los datos almacenados en el sistema. Se pueden establecer tres características que deben cumplir los documentos en ese sistema:

Ser accesibles y estar disponibles con facilidad, pero manteniendo la seguridad en el almacenamiento

Ser manejables para que sirvan de base a la creación de nuevos documentos

Ser precisos y exactos. Es importante que se pueda distinguir entre distintas versiones para que los usuarios tomen decisiones basadas en información precisa.