IMPLANTACIÓN, ADMINISTRACIÓN DEL DESARROLLO Y SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE

 

ANDREA ROJAS LOZA

LEONEL CETINA TORRES

Docente

JORGE MARIO ZULUAGA

(Ingeniero de sistemas)

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA

DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ARMENIA

2013

Introducción

Con la evolución tecnológica y la producción tan desorbitante de información en la era actual, se hace importante contar con programas o software que permitan realizar las tareas de la administración de la información de una manera más fácil, por eso las grandes organizaciones han optado por implementar sistemas de información que permitan reducir costos y beneficiar a todos sus usuarios en el proceso de acceso de la información.

Todo este proceso de la implementación de un sistema genera un costo económico y de tiempo, además se debe familiarizar al personal que labora y los usuarios sobre su funcionamiento, pues estos son los directamente involucrados y quienes van a tener más contacto con el nuevo software. A continuación presentaremos el tema de la implantación, administración del desarrollo y selección de hardware y software donde tocaremos los contenidos más importantes de este tema 

Contenidos:

- Capacitación a Usuarios (Operadores y Usuarios del Sistema) - Métodos de Capacitación - Acondicionamiento de las instalaciones - Preparación de datos y archivos - Métodos de Revisión

- Estimación y control del tiempo de desarrollo - Administración del personal y del proceso de desarrollo - Equipos de trabajo - Selección de Hardware - Determinación de los requerimientos de tamaño y capacidad

- Medición y evaluación de computadoras - Equipo Compatible - Selección de Software - Evaluación de Software - Contratos de Software

CAPACITACIÓN A USUARIOS (OPERADORES Y USUARIOS DEL SISTEMA)

Para la implementación de un nuevo sistema de información para una organización, es importante capacitar a todo el personal que va a tener acceso a este nuevo software, esto con base en buscar una familiaridad de todas las herramientas entre el usuario del sistema y el sistema.

Para lo anterior se debe definir el tipo de capacitación, la estrategia y la forma en la cual se va a dar dicha capacitación para que esta sea comprensible, ya que todos los usuarios no van a tener las mismas capacidades de entendimiento sobre los términos o conceptos técnicos en sistemas; por esto es mejor crear grupos y con base en sus conocimientos crear un nueva metodología que permita conocer el nuevo sistema.

INSTRUCTORES VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Analistas Para el analista, le es favorable ser instructor del nuevo sistema por la familiaridad que tienen con el sistema y con los usuarios a capacitar y la desventaja se ve por el lado, de la falta de tiempo que puede generar la implementación del sistema.

Instructores externos Para el instructor externo le genera varias ventajas a la

hora de capacitar el personal en nuevo sistema, partiendo de su experiencia y la aplicación de metodologías que permitan llegar más fácilmente a las personas que van a manipular el sistema y la desventaja estaría a la falta por el lado del tiempo que le requiere conocer el nuevo sistema al cual va a capacitar.

Instructores internos

El instructor interno cuenta con ciertas ventajas |a la hora de capacitar esta van ligadas a su conocimiento y experiencia dentro de la organización sobre los procesos, el personal, el tiempo.

Usuarios piloto Estos usuarios que en principio fueron usuarios de prueba; gracias a ese primer contacto con el sistema y al conocimiento adquirido pueden ser instructores de sus compañeros o personal de la organización.

MÉTODOS DE CAPACITACIÓN

Para el instructor que esta capacitando al personal de la organización en el nuevo software, es importante implementar métodos los cuales le faciliten el proceso de aprendizaje para el personal capacitado, dichos métodos son:

Organizar adecuadamente la temática y el desarrollo de los temas partiendo los conocimientos de las personas.

  Dependiendo del modo de capacitación, realizar evaluaciones periódicas

con el ánimo de verificar el avance de la recepción del tema. 

Profundizar en los respectivos temas al personal que necesite una información más exhaustiva.

  Utilizar la teoría y la práctica en busca de una mejor captación del tema.    

Modos de capacitación

Presencial A distancia Semi-presencial Con práctica en la Web  Y se desarrollan a través  Talleres Cursos Seminarios Conferencias

ACONDICIONAMIENTO DE LAS INSTALACIONES

Para realizar una capacitación que llegue a tener el final esperado, es preciso adecuar una buena área o acondicionar unas instalaciones que sean aptas para el desarrollo de la capacitación, previamente se debe constatar las necesidades básicas del personal a capacitar, previendo el tiempo que va a durar y los problemas que se puedan generar por la distancia del personal al lugar de la capacitación.

Ejemplo: si una capacitación se va a realizar en una región que amerite viajes de mas de 5 horas y por varios días, es preciso ubicar al personal en alojamientos y otorgar viáticos; estos gastos se deben de proporcionar por parte de la organización pensando más en una inversión que en un gasto.

Lo anterior se realiza buscando que el personal a capacitar tenga todas las comodidades posibles, para que su mente se enfoque más en aprender que en preocuparse en cosas menores.

PREPARACIÓN DE DATOS Y ARCHIVOS

Es importante que todos los archivos estén migrados de un sistema a otro, ya que este proceso es la etapa mas tardía de todo el proceso; pues al inicio se deben de digitar algunos registros. Para todos estos procesos de paso de información es imperativo poseer medidores de errores, pues en este proceso no se puede cometer ninguna falla dado que a futuro se manifestara con un mal funcionamiento de todo el sistema.

A la hora de la emigración y para evitar que falten registros, se debe de hacer migraciones por grupos o lotes de 50 o de 100 registros para poder de una manera mas fácil verificar cada grupo antes de hacer acceso a ellos, pues si salen 100 registros se supone que se deben de almacenar los mismos 100 registros.

MÉTODOS DE REVISIÓN

Después de la implementación del sistema y todas sus herramientas funcionando, el analista de sistemas con su grupo de colaboradores deben de realizar una revisión exhaustiva para verificar que el sistema este funcionando adecuadamente y realizar arreglos a los problemas que se puedan presentar, posteriormente se debe de realizar una encuesta o entrevista de conformidad a los usuarios, para verificar si el sistema es optimo; pues con esto lo que se busca es mejorar y no entorpecer los procesos que se venían dando, si hay una inconformidad departe de los usuarios por el sistema, este no puede ser beneficioso para la organización. 

ESTIMACIÓN Y CONTROL DEL TIEMPO DE DESARROLLO

Cuando hablamos de estimar el tiempo que va a tardar en el desarrollo de un programa, estamos haciendo una pregunta que no va a tener ninguna respuesta exacta, por que a la hora del desarrollo se pueden presentar una cantidad de problemas que a la postre puede retrasar la entrega del software Pero la habilidad del analista o de los programadores en el desarrollo del trabajo marcara una pauta que puede hacer la entrega más pronta.

Existen tres métodos para la estimación del tiempo de desarrollo del proyecto.

1. Método histórico

2. Método intuitivo

3. Método estándar

ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL Y DEL PROCESO DE DESARROLLO

Para los procesos desarrollo de un sistema o software es importante seleccionar un grupo humano de trabajo, que se enfoque únicamente en el desarrollo optimo de todas actividades que son necesarias para la implementación del sistema. Dichos grupos tienen que estar bien estructurados los equipos se pueden estructurar de la siguiente manera:

Equipos con programador jefe:Para este equipo se cuenta con un operador jefe, uno de respaldo y un grupo de apoyo, el programador jefe debe de tener un perfil con experiencia y grandes habilidades pues a la cabeza de el esta el diseño optimo del sistema, las funciones del programador de respaldo están dirigidas alas opciones alternativas y gran aporte de estrategias que den apoyo al programador jefe y el resto de equipo es el grupo de apoyo que es el grupo humano que va a trabajar bajo la supervisión del programador jefe y del programador de respaldo 

Equipos de especialistas: Este equipo o este grupo de trabajo se caracteriza por que cada uno de sus integrantes son especialistas en un área importante en el diseño y la implementación del nuevo sistema, dichos especialistas se complementan entre si gracias a sus diferentes conocimientos

Equipos sin liderazgos:  En este equipo a diferencia de los anteriores se desarrollan todas las actividades sin un líder establecido, este podría surgir a medida del desarrollo del nuevo sistema, todos los integrantes del grupo realizaran las tareas partiendo de su conocimiento y especializándose en cada una de su área

EQUIPOS DE TRABAJO

Los equipos de trabajo se deben organizar de tal manera que se desarrolle de forma sencilla, evitando los errores e incurriendo en pérdida de tiempo y costos.

Para ello se puede utilizar un método sencillo

1. Planificación de tareas: se realiza una lista de requisitos priorizando los que más se requieran y se planifican las tareas en conjunto con los que componen el equipo de trabajo.

2. Ejecución: se debe realizar una reunión en la que puedan estimar los avances o retrasos y poderlos corregir para hacer una nueva sincronización de tareas con el personal que se cuenta.

3. Implementación y retrospectiva: corregir los errores o identificar los problemas que han impedido el avance y tratar de eliminarlos o corregirlos.

EQUIPOS DE TRABAJO

Los equipos de trabajo se deben organizar de tal manera que se desarrolle de forma sencilla, evitando los errores e incurriendo en pérdida de tiempo y costos.

El equipo de trabajo consta de:

Master: es el encargado de facilitar el entendimiento, definir las prioridades, define los roles, vigila el cumplimiento de la metodologíaComercial o vendedor: es el encargado de vigilar que todo el proceso comercial sea rentable

Arquitecto: es el encargado de diseñar el sistema y definir que tecnologías son necesarias, posteriormente debe explicarlas

Analista: es el encargado de definir las necesidades del usuario y transformarlas en esquemas para el desarrollador, posteriormente puede hacer el demo para el usuario y facilitar la usabilidad del sistema

EQUIPOS DE TRABAJO

Gestor de proyecto: es el encargado de realizar la planificación de las iteraciones, reparto de tareas entre los miembros del equipoProgramador de BD: es el encargado de desarrollar la Base de Datos evitando la duplicidad en los datos

Programador de Negocio: es el encargado de desarrollar las librerías para maximizar su utilización

Programador front-end: es el encargado de desarrollar las pantallas Web

ProgramadoresArquitectos

Master

Comercial

Gestor Analista

Usuarios / Clientes

EQUIPOS DE TRABAJO

SELECCIÓN DE HARDWARE

Para determinar las necesidades de hardware se requiere que los usuarios y los directivos determinen si el hardware que ya se tiene se encuentra disponible y es utilizables, posteriormente se determina si puede llegar a satisfacer las necesidades del nuevo sistema.

Por medio de los siguientes pasos se puede llegar a determinar las necesidades del hardware:

Inventariar el hardware de cómputo: para realizar este inventario es necesario tener en cuenta el tipo del equipo, el funcionamiento, la capacidad, la vida del equipo, cuanto tiempo tiene y cuanto le queda, la persona responsable, si el equipo es propio o arrendadoCálculo de las cargas de trabajo: es necesario calcular la carga actual de trabajo y la que se proyecta para que el hardware garantice la capacidad. Este cálculo estima el costo por hora, forma de realizar los procesos, tiempo requerido por el equipo y por el personal.

SELECCIÓN DE HARDWARE

Evaluación del hardware de cómputo: es una responsabilidad que recae en los usuarios, los directivos y los analistas.

La información que los fabricantes ofrecen puede servir para iniciar a evaluar el hardware pero es necesario tener en cuenta:

1. El tiempo requerido: entre la entrada de datos y la salida2. La capacidad: volumen total del sistema, cuanto puede

procesar antes de emitir una falla3. Tiempo de inactividad: tiempo en que la unidad central de

procesamiento se mantiene inactiva4. Tamaño de memoria

Finalmente se determina si es necesario adquirir, se alquila o se puede utilizar el existente

SELECCIÓN DE HARDWARE

Adquisición del equipo de cómputo: existen tres opciones para la adquisición del hardware, por compra, por alquiler o por outsoursing. Es necesario tener en cuenta los costos iniciales contra los costos a largo plazo, es decir, si la empresa va a tener el equipo por mas de 4 a 5 años es mas recomendable la compra

El outsourcing es recomendado en caso que sea necesario actualizar la tecnología, en ese caso no se incurriría en mayores gastos

El alquiler del equipo solo debe ser recomendado en corto plazo, pues es necesario pagar pólizas de seguro lo cual es mas costoso a largo plazo

DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE TAMAÑO Y CAPACIDAD

Las características a considerar son:

Velocidad del ciclo del sistema

Tamaño de la memoria interna

Número de canales para entrada, salida y comunicación

La capacidad de volumen total del sistema

Tipos y números de unidades de almacenamiento

Tamaño de disco

Puertos de comunicación

Capacidad de almacenamiento auxiliar Apoyo del sistema y software de utilerías

MEDICION Y EVALUACION DE COMPUTADORAS

Se centra en las pruebas de equipo, y consiste en la aplicación de programas para emular el trabajo real de procesamiento de un sistema.

Se emplea un programa sintético el cual puede imitar la carga de trabajo esperada y determina resultados, lo que facilita la comparación de las especificaciones técnicas.

Básicamente se toma como referencia:

• Velocidad de procesamiento• Tiempo de respuesta para envío y recepción de datos desde las

terminales

EQUIPO COMPATIBLE

Se debe considerar la compra de equipos compatibles, puede generar menores costos pero a su vez es necesario tener en cuenta:

En resumen: es muy importante asegurar que el equipo cumpla con los niveles necesarios de calidad, que se desempeñará igual al equipo original y que el proveedor ofrece garantías y acuerdos de servicios.

• Nivel de calidad que ofrece el equipo• Que su desempeño sea igual o mejor que el equipo original• Que tenga las garantías necesarias• Que posea acuerdos de servicio

SELECCIÓN DE SOFTWARE

Al evaluar las posibilidades del software requerido nos encontramos con una disyuntiva parecida a la adquisición del hardware, se puede desarrollar, comprar o alquilar, las tres posibilidades dependerán de las necesidades de los usuarios.

OPCION VENTAJAS DESVENTAJASCrear software a la medida

Responde a las necesidades específicas El mantenimiento y soporte lo hace el

personal interno Puede proporcionar una ventaja

competitiva

Puede ser muy costoso para la organización

Requiere contratar un equipo para el desarrollo

Tiene un mantenimiento continuo

Comprar paquetes comerciales

Posee más confiabilidad El software incluye soporte y

capacitación Mejor funcionalidad El costo inicial es más bajo

Está enfocado a la programación más que a la necesidad

Tiene características propias Personalización limitada

Usar un ASP Se puede enfocar mejor hacia las necesidades estratégicas

No necesita capacitar, contratar, o tener muchos empleados

Los empleados no responden necesidades del sistema

Puede tener pérdida de datos Fiabilidad financiera y

estabilidad del ASP Seguridad, confidencialidad y

privacidad

EVALUACIÓN DE SOFTWARE

REQUERIMIENTOS DEL SOFTWARE

CARACTERISTICAS ESPECIFICAS

Efectividad de desempeño Realiza todas las tareas requeridas Realiza todas las tareas deseadas Pantallas bien diseñadas Capacidad adecuada

Eficiencia de desempeño Tiempo de respuesta Entrada eficiente Salida eficiente Almacenamiento suficiente Respaldo suficiente

Facilidad de uso Interfaz de usuario satisfactoria Menús de ayuda disponibles Archivos “Léame” para notificar los cambios Interfaz flexible Retroalimentación adecuada Recuperación de errores

Flexibilidad Opciones de entrada Opciones de salida Utilizable con otro software

Calidad de documentación Buena organización Manual en línea adecuado Sitio Web con preguntas frecuentes

Soporte de fabricante Soporte permanente en línea Boletín Actualizaciones accesibles permanentemente

CONTRATOS DE SOFTWARE

El contrato de software debe contener especificaciones de los factores técnicos, administrativos y legales.

Existen básicamente dos tipos de contrato:

• De alquiler: se determina que se alquila el software y las especificaciones requeridas por el cliente

• De propiedad: se determina la propiedad y mantenimiento del software

CONTRATOS DE SOFTWARE

Para tener en cuenta en un contrato:

Objeto del contrato

•Identificación de las partes

•Consideraciones•Definición de términos

Información tecnológica

•Descripción •Fecha de entrega•Presentación •Confidencialidad•Equipos•Capacitación•Soporte

Costos

•Suministros de equipos

•Suministros para soporte

•Soporte para mantenimiento

•Honorarios•Seguros•Impuestos•Entrenamiento

Garantías

•Derechos a terceros

•Entrega de información

•Actualización de tecnología

•Responsabilidades•Indemnizaciones

Firma del contrato

•Validez•Legislación actualizada

•Solución de problemas

•Lugar, fecha y signatarios legales

CONCLUSIONES

• Podemos concluir que en relación con los Sistemas de Información en nuestra carrera no es suficiente con identificar la necesidad, también es necesario saber cuales son las fases para el diseño del sistema, los requerimientos en cuanto al hardware y software, al personal y los costos que puede generar.

• Con la creciente explosión de información es necesario que los profesionales en nuestra área tengamos conocimiento en los Sistemas de Información, con el objeto de ofrecer soluciones integrales para el manejo de la misma.

WEB GRAFIA

http://www.extremeprogramming.org/

http://www.proyectosagiles.org/que-es-scrum

http://datateca.unad.edu.co/contenidos/301309/Exe-Modulo/MDS301309/leccin_no_10__seleccin_de_hardware_y_software.html

http://datateca.unad.edu.co/contenidos/301309/Exe-Modulo/MDS301309/leccin_no_10__seleccin_de_hardware_y_software.html

http://www.atc.uniovi.es/inf_superior/4atc/PARALELAS/4atc_2rend_enfriadas.pdf

http://une-senn.tripod.com/new_page_3.htm#Capacitación

http://www.archivonacional.go.cr/memorias/2001/01.pdf

http://books.google.com.co/books?id=vTu8G8nvIH8C&pg=PA839&lpg=PA839&dq=capacitacion+a+operadores+y+usuarios+del+sistema&source=bl&ots=RUrUxnAvHz&sig=JPYMsNcAor_TAeqYPyZifPujv9Y&hl=es&sa=X&ei=AAWIUuS4F8bSkQe8joGoBA&ved=0CDEQ6AEwAQ#v=onepage&q=capacitacion%20a%20operadores%20y%20usuarios%20del%20sistema&f=false