Presentado por:Andrés Mauricio MartínezMaría del Mar Rodríguez

Martin Emilio SuarezCarlos Alejandro Amaya

DocenteJorge Mario Zuluaga

Ingeniero de Sistemas

Universidad del QuindíoFacultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Ciencia de la información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística.

Gestión de Documentos Electrónicos – 012012

Introducción

1. Documentos Electrónicos Definición

2. Descripción Componentes Características Clasificación

3. Conservación de Documentos Electrónicos Problemática de la conservación de Documentos

electrónicos

4. Documento electrónico de archivo

ConclusionesReferencias

Con la importancia que se le ha brindadorecientemente a la información, se ha notado unincremento exponencial en la produccióndocumental; implicando costos de mantenimiento ypersonal capacitado en el cuidado y manejo de lainformación, sin contar con el espacio estratégicoque implica el almacenamiento. En la actualidad, lasnuevas herramientas tecnológicas abren paso a unnuevo concepto de información y soporte, brindadoun fácil acceso y distribución de la información.

Se considera documento electrónico a la información de

cualquier naturaleza que se encuentre almacenada y suacceso sea haciendo uso de la electrónica; que se conservay transmite también mediante medios electrónicos endepósitos de conservación permanente, tras efectuar unaselección a partir de la identificación y valoración de lasseries, con medidas de autentificación y de preservaciónadecuadas y con una organización respetuosa con sumodo de producción (Principios Archivísticos), con el fin degarantizar su valor informativo, legal y cultural, así comode permitir su acceso y uso también mediante lastecnologías de la información.

Si analizamos la noción tradicional dedocumento referida al instrumento en elque queda plasmado un hecho que seexterioriza mediante signos materiales ypermanentes del lenguaje, vemos comoel documento electrónico cumple conlos requisitos del documento en soportede papel en el sentido de que contieneun mensaje (texto alfanumérico odiseño gráfico) en lenguaje convencional(el de los bits) sobre soporte (cinta odisco), destinado a durar en el tiempo.

Posee contenido

o datos

informativos del

documento

Se caracteriza por

tener Firma

electrónica

avanzada basada

en un certificado

reconocido

Deja un rastro de fácil

comprensión

(traza), con este se

podrá conocer sus

modificaciones y

accesos

Metadatos, Son una

herramienta de gran

importancia en la gestión

de datos e información

porque facilitan la

búsqueda, recuperación e

integración de datos

provenientes de distintas

fuentes

1. Funcionales

Carácter interactivo:El documento electrónico permite que el usuariopregunte por contenidos, ingresecomentarios, modifique o agregue contenidos. Eldocumento digital puede, además, reaccionar anteexigencias del lector. Puede, por ejemplo, cambiaraspectos del formato a petición de quiénconsulta, presentar parte de la información quecontienen como respuesta a preguntas, o hacer quedeterminados programas subyacentes corran cuando elusuario manipule lugares, señales o aspectos deldocumento

Carácter multimediatico:Los documentos digitales permiten integrar enun sólo ambiente información registrada enforma de texto, de imágenes fijas o enmovimiento, y de sonido. Los documentosdigitales permiten que quién loselabora, combine distintas formas depresentar información en un sólo documento.El documento digital puede, así, combinartexto con sonido; sonido con imágenes;imágenes con texto, o las tres cosassimultáneamente.

Carácter Hipertextual: Los documentos tradicionalesobligan a lecturas lineales: un libro se lee desde laprimera página hasta la última; en un documentoelectrónico, es posible establecer relaciones entre unapalabra, o una frase que aparezca en un lugar -párrafo, página o sección- con otra palabra o frase enotro lugar del documento . De hecho, en un documentodigital, es posible establecer relaciones entrepalabras, frases, imágenes, textos o sonidos ubicadosen un documento, e información textual, visual oauditiva, ubicada en cualquier otro documento al cualse pueda acceder electrónicamente

Carácter Omniacccesible:

La posibilidad de establecer híperrelaciones entre documentos ubicadosen distintos sitios Web, no importa laregión o país donde seencuentren, permite que losdocumentos electrónicos, ubicados noimporta donde, si están en un medioconectado en red con Internet, puedanser accedidos desde cualquier otrolugar. Son, en consecuencia, accesiblesdesde todas partes.

2. Sustanciales

Los documentos electrónicos se consignan ensoportes, magnéticos u ópticos y su informaciónrepresentada por códigos binarios que necesitaser descodificada para ser apreciable por lossentidos.

El entorno tecnológico en el que se producenestos documentos deja su huella en ellos. Datosrelativos al sistema en el que son generados y alcontexto administrativo, que en muchos casosson invisibles para el lector (metadatos) y tienenuna gran importancia para la comprobación dela autenticidad del documento.

Las tecnologías que intervienen en la generaciónde estos documentos tienen un alto nivel deobsolescencia, por lo que es necesario reseñarestos aspectos en las descripciones archivísticas.

Ubicuidad de la información que es usada porvarios organismos que la comparten, lo que nosimpide identi­ficar al productor, evidentementeuno de los aspectos más importantes en laDescripción Multinivel.

Dificultades para identificar el tipo y la formadocumental de estos documentos. Por lo que seránecesario clarificar estos aspectos que tienenespecial relación con el valor probatorio de estosdocumentos.

Digitalizados: Son losdocumentos creados a partirde documentos impresos.

Digitales para imprimir: soncreados a partir de lasherramientas electrónicaspara ser impresos.

Multimediaticos: Son creadospara ser exclusivamenteconsultados desde unordenador.

El principio de la preservación de los documentoselectrónicos se basa en mantener esta informaciónpor mucho tiempo y garantizando su recuperacióndesde donde lo quieran solicitar.

Según la UNESCO, los principales problemas deconservación de este tipo de formato es lainsolencia de los diversos sistemas operativos, lacapacidad y durabilidad de los soportes usadospara su almacenamiento y por ultimo la fácilaccesibilidad de la misma.

La información digital es intrínsecamente más fácilde alterar que las tecnologías tradicionales de papelo microfilm.

Los soportes de almacenamiento digital tienenmenos esperanza de vida y requieren de laexistencia de unas tecnologías para acceder a losmismos que cambian a una velocidad incluso mayorque los propios formatos. Además se deterioran másfácilmente haciendo que se pierdan los contenidos.

La obsolescencia técnica tanto de los depósitosfísico-lógicos, —que debido a los avancestecnológicos se convierten en inútiles aún antes deque se deterioren—, como de los elementos dehardware y de software mediante los que se hancreado, a causa de su rápida sustitución por otrosnuevos e incompatibles que hacen imposible sudecodificación para la lectura.

La accesibilidad será una pieza vital como parte dela preservación de los documentos en formatodigital, ya que si los documentos logran sobreviviral paso del tiempo (la continuidad – por cuantotiempos será un formato ―valido‖) podrán serusables y accesibles.

Se considera documento electrónico de archivo comotodos los documentos electrónicos que toman partedentro de una transacción de la organización que loscrea. Este permite ser usado y gestionado como unaunidad.

Las características que debe reunir un documento paraser considerado parte del archivo no varían al cambiarde formato. No es el soporte lo que conlleva laconsideración o no de un documento como documentode archivo, sino sus características de origen y defunción. Para que el documento sea parte del archivoha de haber sido creado como resultado de la actividadde la empresa que lo alberga.

Un documento electrónico de archivo tiene unafunción de dar evidencia de las transacciones de laorganización, y su conocimiento a menudo resultafundamental para tomar decisiones. Será necesarioque los documentos electrónicos de archivo tenganunos formatos definidos para su conservación yconsulta, recomendándose que estos formatos esténbasados en estándares abiertos.

Se pueden establecer tres características que debencumplir los documentos en ese sistema:

Ser manejables para que sirvan de base a la creaciónde nuevos documentos.

Ser precisos y exactos. Es importante que se puedadistinguir entre distintas versiones para que losusuarios tomen decisiones basadas en informaciónprecisa.

Es importante entender que el trabajo del profesionalen Bibliotecología y Archivística, con el paso deltiempo aun posee el mismo objetivo, salvaguardar lainformación y el patrimonio histórico documental de lahumanidad; sin importar su formato.

Los profesionales de la información en la actualidadnos enfrentamos al dilema de conservar, distribuir ysostener la confiabilidad del documento electrónico;sin contar que tecnologías avanzan demasiado rápidolo que hace que la gran parte de estosformatos, soportes digitales, software y hardwarequeden obsoletos en poco tiempo sumando a todo ellola incompatibilidad de los nuevos sistemas con losantiguos. Lo anterior nos hace un llamado a generarunas ideas y estándares de calidad en la conservaciónde los diferentes formato, para no perder lainformación almacenada durante años.

Cada innovación en el hombre produce un espacioque le permite elegir y produce un cambio quegenera un efecto en la cultura, para tal efecto esnecesario adoptar los nuevos instrumentos quesurgen a partir de las nuevas tecnologías paraoperar y ejecutar este tipo de cambios sininconvenientes.

Al hablar de conservación y mantenimiento de unarchivo digital se puede decir que sonimprevisibles, puesto que dependen de factoresexternos al archivo, tanto de la evolucióntecnológica como de la estructura de lasorganizaciones que producen los documentos;pero se tiene en cuenta que una organización queimplemente un sistema de gestión documental conformatos digitales podrá realizar un mejorseguimiento de los documentos y obtenerlos conmayor rapidez.

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