Die Online-Rechnungswesen-

Management-Suite für das

CODO Netzwerk

ÜBER CounterBooks

Eine kurze Übersicht:

CounterBooks ist ein Online-System, welches Einzelhändler nicht nur bei der Unternehmensführung hilft, sondern auch der Mineralölgesellschaft umfassende Daten über die Leistung der Einzelhändler überliefert. Dies ermöglicht somit:

- Leistungsverbesserung- verbesserte Risikovorsorge- Kostenreduzierung

Die von CounterBooks erwirtschafteten Kostenersparnisse finanzieren gleichzeitig die Nutzung des Systems.

CounterBooks – Unsere GeschichteCounterBooks wurde speziell für den Einzelhandel angelegt. Ganz anders im Vergleich zu anderen Buchhaltungssystemen, wurde es zunächst von einem Einzelhändler entwickelt mit dem Ziel, die täglichen einzigartigen Herausforderungen eines Einzelhändlers zu meistern, die andere Buchhaltungssyteme nicht bewältigen können.

Chantrey Vellacott DFK, eine der Top 25 Steuerberatungsfirmen (~ 300 Mitarbeiter) im Vereinigten Königreich, hat im Jahr 2000 die Desktop-Anwendungssoftware erworben und im Jahr 2003 wurde CounterBooks online eingeführt. In den darauffolgenden 10 Jahren hat sich CounterBooks zu eine der marktführenden Online-Rechnungswesen-Management-Suite mit zahlreichen Funktionen und höchster Stabilität entwickelt, welche von tausenden von Einzelhändlern weltweit genutzt wird.

2003

2000

2006

2009

2013

Erster EPOS/BOS Daten Import

In Finnland realisiert

Von BP eingesetzt

Entwicklung der Online Version von

CounterBooks

Von Shell eingesetzt

Gründung von CounterBooks von

Chantrey Vellacott DFK, eine Top 25

Steuerberatungsfirma (~ 300

Mitarbeiter) in der UK.

Von ESSO eingesetzt

In Deutschland realisiert

In der Schweiz realisiert

• CounterBooks ist eine marktführende Online-Rechnungswesen-Management-Suite für Mineralölgesellschaften und deren Pächter.

• Das System wurde entwickelt, um die täglichen und einzigartigen Herausforderungen eines Tankstellenpächters zu bewältigen.

• Die Tankstelle ist entweder Eigentum der Mineralölgesellschaft und wird von einem Dritten betrieben (Betriebsmodell ist auch bekannt als"Co/Do„ - „Company-owned/Dealer-operated”), oder unabhängig von der Mineralölgesellschaft (Tankstellenpächter sind Franchisenehmer).

• CounterBooks bietet Einzelhändler die Möglichkeit, ihre Geschäftsfinanzen zu managen, während Mineralölgesellschaften die Möglichkeit geboten wird Ihre Einzelhändler zu managen.

• Die auf einer Cloud-basierende „Suite” beinhaltet folgendes:

• CounterBooks ist von überall durch eine sichere Internetverbindung zugänglich und hat eine flexible monatliche Abonnementstruktur.

• Das System wird von Industrieexperten empfohlen und von einigen der größten Mineralölgesellschaften der Welt eingesetzt. • Mit globalen Aufstellungsmöglichkeiten wird es von tausenden von Einzelhändlern

in Europa genutzt.

Was ist CounterBooks?

Ein Online-Hauptbuch-Buchhaltungssystem, das speziell für den Pächter angelegt wurde,

um beim Management des Geschäfts zu helfen.

Ein Online-Managementinformationssystem für Mineralölgesellschaften, in dem

Mineralölgesellschaften Transparenz und bessere Kontrolle über das Netzwerk bekommen.

Online-Buchhaltungssystem für den Einzelhändler

EinzelhändlerMineralölgesellschaft

Managementinformationssystem für den

Einzelhandel

CounterBooks – Referenzen

Kunden

Es gibt nachweisbare Erfolge von durchgeführten Projekten, Einweisungen und Training, angemessen nach dem Budgets der Einzelhändler, weltweit.

Technologie-Partner

CounterBooks hat enge Beziehungen zu vielen führenden Techologieanbietern der Mineralöl- und Gasindustrie und sich funktionstüchtig integriert.

Vereinigungen und Zulassungen

In Bearbeitung

Steuerberater-Partner

CounterBooks arbeitet mit einem flächendeckenden Netzwerk an Steuerberatern in Deutschland,

Großbritannien, Finnland und der Schweiz.

Vorteile für Stakeholders

CounterBooks

Kredit-Analysten

Einzelhändler

Steuerberater-Partner

Territory Manager

Regional ManagerAllgemeines Management

Finanzdirektor

Billing -Manager

Convenience- Anbieter

Stakeholder Vorteile

Allgemeines Management

Transparenz, Konsistenz, Benchmarking, Kontrolle, Genauigkeit und reduzierte Kosten.

Einzelhändler

Benutzerfreundlich, reduzierte Kosten, verbesserte Kontrolle, detaillierte Berichte und schnelle Berichterstattung.

Kredit-Analysen

Echtzeitdaten, um ein Kreditrisiko des Einzelhändlers einzuschätzen.

Steuerberater-Partner

Automatisiertes und standardisiertes Online-Buchhaltungssystem.

Territory- Manager

Online und direkter Zugang zu standardisierten Daten mit Drill- Down-Option.

Convenience- Anbieter

Reduzierte Kosten und verbesserte Prozesse

Kosten reduzieren +

Leistung verbessern +Risiken managen +

Vorschriften einhalten +

CounterBooks bietet viele Vorteile für verschiedene Stakeholders (CODO und Franchise Mineralölgesellschaften) an.

Business-Case - Beispiele

Berechnungen ergaben, dass

CounterBooks einer Mineralölgesellschaft

mehr als 20m Euro innerhalb von 5 Jahren

ersparen konnte, wobei der

Tilgungszeitraum für die Anschaffung des

Systems nur 12 Monate betrug.

Berechnungen ergaben, dass CounterBooks

bis zu 30-40% an Kosten des etablierten

Anbieters reduzieren konnte und dadurch

Ersparnisse von 3.3m Euro über 5 Jahre

erzielte mit einem Tilgungszeitraum von bis

zu 12 Monaten.

Eine Mineralölgesellschaft hat zusätzlich

1.2m Euro pro Jahr an Betriebskosten ins

Geschäft investiert, um verbesserte Kontrolle

und Transparenz über deren Netzwerk zu

gewinnen. Diese Zusatzkosten wurden

seitdem mehrmals jährlich zurück

erwirtschaftet.

Technologie

• Eine Cloud-basierende Systemanwendung, auch bekannt als „SaaS” („Software-as-a-Service”)

• bietet eine hochgradig anpassbare, schnell aufgestellte und kundenspezifische Umsetzung – ohne

große Investition der Mineralölgesellschaft

• In verschieden Sprachen erhältlich und an lokale Buchhaltungsvoraussetzungen anpassbar

• Basiert auf einem Internethost mit hochmodernen Datenzentrum

• stabile und zuverlässige Anwendungen

• Java Fontend und SQL Backend

• höchst fehlertolerantes Design mit enormer Sicherheit und zuverlässigen Back-Up-Systemen

• Sicher und verschlüsselt – 128-bit SSL Verschlüsselung

• Zugänglichkeit beträgt 99.99% Uptime

• Automatisierte und regelmäßige Verbesserungen

CounterBooks – TechnologieProdukt-Roadmap

Im Rahmen der strategischen Produkt-Roadmap von CounterBooks, wird das System über die nächsten 24

Monate wie folgt weiterentwickelt:

Finanzjahr14

•Neue grafische

Benutzerschnittste

lle (GBS), die auf

reagierende

Webdesign-

Techniken basiert

•Verbesserte User-

Experience (UX)

•Handy-&

Tablettzugangs-

und

Funktionsfähigkeit

Finanzjah

r 15

•Weitere

Entwicklungen in

der

Automatisierung

und Optimierung

der

Buchhaltungsproz

esse

•Dashboard und

Head Office-

Berichterstattung

CounterBook’s zentrale Datenbank wird vom

Einzelhändler und der Mineralölgesellschaft gemeinsam

geteilt. D.h. Daten müssen nicht aneinander geschickt

werden, wodurch man Zeit und Geld spart.

Funktionalitäten:

• Benutzerfreundlich

• Für Multi-Stationsbetriebe einsatzfähig

• Ein Hauptbuchhaltungssystem

• Integration mit Kassen- & Back Office – Systemen (EPOS/BOS), Rechnungen von

Lieferanten- und von anderen Transaktionen einer Mineralölgesellschaft

• Standardisierte Kontenrahmen

• Eine weitreichende Vielfalt von Buchhaltungsberichten

• Mehrsprachig verfügbar und in verschiedenen Märkten anwendbar

• Zugang zu Transaktionsdaten durch eingebaute Drill-Down-Funktion

• Kundenspezifische Finanzberichte typisch für Mineralölgesellschaften

• Möglichkeit zur Sperrung von Abrechnungsperioden um Rückbuchungen zu vermeiden

• Eine Host-basierte Online-Anwendung

Vorteile:

•Reduzierte Kosten

•Benutzerfreundlich

•Präzise Daten

•Finanzielle Kontrolle

•Jederzeit online zugänglich

Funktionalitäten:

• Eine einzelne Datenbank, die die Buchhaltungsdaten aller Einzelhandelsstationen

enthält

• Dashboard-Berichtserstattung

• Einhaltung von Einkaufsvorschriften und Begutachtung

• Netzwerkweite G&V-Rechnungsübersicht mit einem Abweichungsanalysebericht

der Budgets

• Netzwerkweite Reinvermögen-/ Liquiditätsberichte.

• Umfassende Datenanalyse-/Datenextraktion der gesamten Buchhaltungsdaten.

• Zugang zu allen Seiten mit Drill-Down-Funktion.

• Alle Daten sind nach MS Excel exportierbar, um weitere Analysen durchzuführen.

• Eine Host-basierte Online-Anwendung

Vorteile:

• Transparenz

• Kontrolle

• Spart Zeit und Geld

• Benchmarking und finanzieller Einblick in aktuellste Daten

•Jederzeit online zugänglich

CounterBooks – Funktionalitäten & Vorteile

Beschreibung:

Ein Online-Hauptbuchhaltungssystem, das speziell für Tankstellenpächter von

Mineralölgesellschaften angelegt wurde, um bei täglichen Geschäftsverfahren zu helfen.

Beschreibung:

Ein Online-Managementinformationssystem für Mineralölgesellschaften, um

Transparenz und bessere Kontrolle über ihr Retail-Netzwerk zu erhalten.

Struktur – Dateneingabe

C

Steuerbe

rater

Tagesabrechnung

Eingangsrechnung

Portokasse

Kontoabstimmung

Lohnliste

Journalbuchung

Monatsabschluss

Verantwortung Buchhaltungsprozess

Einzelhän

dler

Einzelhändler können mit dem CounterBook’s Online-Buchhaltungssystem ihre Geschäftsfinanzen effizienter abwickeln, da es sich bei diesem System um ein maßgeschneidertes Hauptbuchhaltungssystem für Tankstellen und

Convenience-Einzelhändler handelt. Durch innovative Technologien bietet CounterBooks einen sehr effizienten Buchhaltungsprozess, welcher für den Einzelhändler und der Mineralölgesellschaft vorteilhaft ist.

CounterBooks gegenwärtiger Einsatz ist bis zu 95% automatisiert.

Die enthaltenen Hauptvorteile:

• Reduzierte Kosten der Service- & Buchhaltungskosten für Einzelhändler

• Höhere Genaugkeit der Daten

• Höhere Geschwindigkeit der Berichterstattung vom Einzelhändler

• Ermöglicht, dass sich der Einzelhändler mehr auf sein Geschäft konzentrieren kann

• Höhere Datenanreicherung, da ein größeres Datenvolumen durch die Automatisierung erfasst werden kann

CounterBooks automatisiert:

• EPOS/BOS Daten

• E-Invoicing

• Transaktionen von der Mineralölgesellschaft zum

Einzelhändler

• Kontoauszüge

• Lohnlisten

• Journals

Date

n

Imp

ort 95%

Ma

nu

elle Daten

eing

abe

5%

•Rechnungen auf Papier

•Journalbuchung/Korrekturen

Dateneingabe

• Angelegt für Einzelhändler von Multi-Stationen

• Standardisierter Kontenrahmen

• Standardisierte Anbieter

• Einsehen von tieferliegenden Transaktionen durch Drill-Down

• Benutzerfreundlich

• Drop-Down-Menüs bieten schnelle Dateneingaben

• Gleichzeitige Einsahbarkeit derselben Daten von

Steuerberatern, Einzelhändlern und der Mineralölgesellschaft

nschauen.

Einen Unterschied bewirken

Struktur – Berichterstattung

Einzelhändler

Steuerberater

Sobald der Einzelhändler die Daten eingegeben hat, stehen eine

Vielfalt von Berichten zur Verfügung. Diese Berichte helfen bei der

Geschäftsführung und bei der Berichtserstattung an die

Mineralölgesellschaft.

Alle notwendigen gesetzespflichtigen Berichte sind vorhanden, um die

Jahresendberichte und Besteurungen abzuwickeln und staatliche

Vorschriften zu befolgen.

Territory Manager

Echtzeit-Zugang zu vollständigen und akkuraten Daten der

Einzelhändler innerhalb der Gebiete jedes Territory-Manager’s.

Head Office

Zusammengefasste Berichte sind für alle Head Office-Nutzer mit

durchgehender Drill-Down-Funktion zugänglich, um informierte

Entscheidungen zu treffen.

Datenanalyse

-Analyse von Daten aller oder einzelner Stationen für jeden Zeitraum

Alle Daten können abgefragt , analysiert und nach Excel exportiert werden.

Dashboard

- Je nach Zone, Netzwerk, Gebiet oder Territorium zugänglich.

- Berichterstattung jener Daten mit Budget-Varianz.

- Visualisierung von Kennzahlen (KPIs) mit detailgenauem Daten Drill-Down.

Head Office Berichte

- Nutzung und Status / Netzwerkberichte / Erwerbsbestimmungen

Netzwerkberichte beinhalten Jahres- oder Budgetvergleiche.

Territory Manager Berichte

- Zugang zu Berichten der Einzelhändler innerhalb des Territoriums

- Einsicht von Head Office – und Budget-Varianz-Berichten

Kontrollberichte

- Testbilanz / Hauptbuchbericht / Transaktionssuche

Von Steuerberatern/Ämtern benötigt

Laufende Berichte

- G&V / Bilanz

- Kreditoren-/Debitorenberichte

- MwSt Berichte und andere

Immer Aktuell / Durchgehendes Drill-Down / Aktuelle Vergleiche

Monatsberichte

- Herunterladbare Finanzberichte in PDF-Datei

- Standardisierte and kundenspezifische Berichte mit Budget -Varianz

- mit der Mineralölgesellschaft vereinbarte Formate

Sobald der Steuerberater den Monat gesperrt hat, werden die Berichte erstellt.

MIS der

Buchhaltung

EPOS / BOS

•Aktiva / Passiva (Bilanz)

•Umsätze / Umsatzaufwendungen / Bruttoverdienst / Kosten / Erfolg

nach Verwendung (G&V)

•Einkommen des Inhabers

•Ertragskraft

•Berichtserstattung über Budgetabweichungen

•Anschaffungsrichtlinien

•Finanzielles Dashboard

•Lagerverwaltung

•Preisverwaltung

•Kategorien-BVD Management

•Head Office Berichte

•Bestellungen (COGS)

•Umsätze nach SKU / Kategorie

•Kreditverkäufe

•Bruttoverdienst

•Bargeldbewegungen

Wo CounterBooks ins Berichtsspektrum passt

CounterBooks integriert sich mit einer Vielfalt von Technologieanwendungen für den Einzelhandel, um vollständige und akkurate Management- und Finanzberichte an verschiedene Interessengruppen

anzubieten.

Fallstudie – Mineralölgesellschaft 1Zusammenfassung:

Eine Mineralölgesellschaft, die ein 300+ CODO-Netzwerk in Deutschland betreibt, hat CounterBooks gebeten, Kostenersparnisse gegen einen etablierten Anbieter aufzuzeigen.

Voraussetzungen: •Kosteneffektive und akkurate Buchhaltungsprozesse, die von einem Netzwerk von Steuerberatern unterstützt werden.•Ein Online- und Einzelhandel spezifisches Buchhaltungssystem, welches den deutschen Buchhaltungsvorschriften entspricht.

• Ein umfassendes Buchhaltungssystem mit standardisierten Buchhaltungsdaten von Einzelhändlern, um der Mineralölgesellschaft Transparenz und Kontrolle zu bieten.

• Ein höchst sicheres System mit 24/7 Instandhaltungs- und Back-Up Service.

Methode: • Bereiche mit einem hohen Volumen an manuellen Transaktionen wurden ausgewertet. Daraufhin wurden elektronische Importe

entwickelt, um Eingaben von Rechnungen und Daten zu vereinfachen und zu beschleunigen. Daten-Importe wurden von SAP-Systemen für Rechnungen der Mineralölgesellschaft an den Einzelhändler-, Convenience-Großhändlern an den Einzelhändler-, und Kassendaten-Importe von Dresser Wayne, entwickelt.

• Ein Netzwerk deutscher Steuerberater wurde gegründet sowie ein Helpdesk mit Buchhaltungs- und Systemunterstützung, um die Einzelhändler in Deutschland zu unterstützen.

• Territory Manager und Head Office-Nutzern wurde ein Zugang zum Managementinformationssystem eingerichtet, welcher standardisierte- und netzwerkweite Berichte und eine Drill-Down-Funktion innerhalb der Berichte enthielt.

Ergebnisse und Vorteile:• Geschätzte Kostenersparnisse von €3.2m innerhalb von 5 Jahren netzwerkweit, durch 80%-90% automatisierten

Buchhaltungsprozess, wodurch verbesserte Genauigkeit, schnellere Berichtserstattung und reduzierte Kosten erzielt wurden• Eine umfassende Rechnungswesen-Management-Suite, welche deutschen Buchhaltungsvorschriften entspricht, wurde eingesetzt

und von einem Netzwerk deutscher Steuerberater unterstützt• Der CounterBooks Server befindet sich in einem Datenzentrum eines führenden, professionellen und deutschen Host-

Unternehmens mit 24/7 rundum Service von Sicherheits-und Instandhaltungsmaßnahmen.

Fallstudie – Mineralölgesellschaft 2Zusammenfassung:

Eine führende Mineralölgesellschaft, die ein CODO-Netzwerk in der Schweiz betreibt, benötigte ein mehrsprachiges System für den Schweizer Markt.

Zudem benötigte es ein stabiles und umfassendes System, um das Netzwerk, mit den Schwerpunkten von finanzieller Kontrolle- und Berichterstattung zu managen.

Voraussetzungen: • Ein Online-System, welches von Territory Managern, Head Office Managern und Einzelhändlern benutzt werden kann • Ein System mit Helpdesk, das in den drei Sprachen Französisch, Deutsch und Italienisch, betrieben werden kann• Für eine Matrix verschiedener Informationsvoraussetzungen haftet, die von mehreren Stakeholdern benötigt wird, inklusive

spezifische Berichtserstattungen für Einzelhändler, Steuerberatern und dem Management-Team der Mineralölgesellschaft

Methode: • Da jeder Stakeholder einen anderen Informationsbedarf hat, wurden verschiedene Benutzerzugangsrechte für verschiedene

Nutzerebenen, je nach Bedarf der Mineralölgesellschaft, eingerichtet. Dies bietet Einzelhändler Zugang zu deren jeweiligen Stationen, Territory Managern Zugang zu den Stationen ihres Aufgabenbereiches und dem Head Office-Management-Team Zugang zu einer netzwerkweiten Berichterstattung.

• Um der Mineralölgesellschaft zu helfen effektiv über ein geographisch weit verbreitetes Gebiet zu kommunizieren, hat CounterBooks ein Online-Helpdesk und alternative Kommunikationsoptionen entwickelt. Dadurch wird eine zuverlässige Kommunikation zwischen allen Beteiligten sichergestellt.

Ergebnisse und Vorteile: • Die Mineralölgesellschaft verfügt nun über eine umfassende Berichterstattung und ein effektives Managementinformationssystem,

welches 100% Transparenz über das gesamte CODO-Netzwerk in drei Sprachen bietet. • Ein datenreiches Managementinformationssystem bietet der Mineralölgesellschaft einen Einblick in die Leistungsfähigkeit des

Netzwerkes, wertet die Einhaltung der Betriebsvorschriften aus und funktioniert zudem als internes Kontrollinstrument.

Fallstudie – Mineralölgesellschaft 3 Zusammenfassung:

Eine führende Mineralölgesellschaft, die ein CODO-Netzwerk mit rund 800 Stationen betreibt, benötigte ein Buchhaltungs- und Managementinformationssystem, um mehr Kontrolle und Transparenz zu erlangen. Die Mineralölgesellschaft benötigte ein System mit Online- und Echtzeitzugang zu aktuellen, akkuraten und einheitlichen Buchhaltungsinformationen der Einzelhändler und welches “Ist-Daten” mit “Planzahlen” vergleichen kann.

Voraussetzungen: • Ein Online-Buchhaltungssystem, das Einzelhändlern ermöglicht, ihr Geschäft effizienter zu managen, z.B. durch automatisierten

Datenimport, um Zeit und Kosten zu sparen und Datengenauigkeit zu erhöhen. • Dashboards, die sich auf finanzielle Leistungsindikatoren konzentrieren, wodurch man fähig ist einen Maßstab an die

Wirtschaftlichkeit der Einzelhändler zu setzen und Hauptrisiken zu identifizieren.

Methode: • Bereiche mit einem hohen Volumen an manuellen Transaktionen wurden ausgewertet und demnach wurden elektronische

Importe entwickelt, um Dateneingaben zu beschleunigen. Daten-Importe wurden von SAP-Systemen für Rechnungen der Mineralölgesellschaft an den Einzelhändler, Convenience-Großhändlern an den Einzelhändler, Kassendaten-Importe von Dresser Wayne sowie für Lohnabrechnungen entwickelt.

• Eine Export-Funktion wurde in CounterBooks eingerichtet, um umfassende Dashboard-Berichte schnell und einfach zu erstellen und zu exportieren.

Ergebnisse und Vorteile: • Die Automatisierung von Dateneingaben hat Zeit und Geld gesparrt sowie die Datengenauigkeit erhöht.• Das Management Team der Mineralölgesellschaft hat Zugang zu einem umfassenden Berichterstattungsinstrument, welches sich

nach der benötigten Berichtsstruktur richtet. Mitunter sind Berichte über Budget-Varianzen sowie netzwerkweite Berichtserstattung von Dashboards, Liquidität/ Reinvermögen, Wirtschaftlichkeit der Netzwerke und Rentabilität von Geschäftsplänen, enthalten.

• Die Berichtsstruktur ist dieselbe für alle beteiligten Stationen und die Berichte verfügen über eine Drill-Down-Funktion, um die darunter liegenden Transaktionen analysieren zu können.

• Bedeutende Kosteneinsparungen wurden realisiert, wodurch sehr starke Kapitalrenditen erzielt wurden.

Globales Bereitstellungspotenzial - 1 Mit einer Kombination innovativer Technologien, bewiesenen Prozessen und globalen Partnerschaften, hat CounterBooks die einzigartige Fähigkeit sich global zu entwickeln. CounterBooks hat erfolgreiche Systementwicklungen im Vereinigten Königreich, Irland, Deutschland, der Schweiz und Finnland erwiesen. Das System ist in den Sprachen Deutsch, Französisch, Polnisch, Italienisch und Norwegisch verfügbar und es gibt sogar eine kundenspezifische Version für Südafrika.

• Partnerschaften

CounterBooks kann durch ein flächendeckendes Netzwerk an Buchhaltern und Steuerberatern unterstützt werden oder es kann alternative lokale Anbieter miteinbeziehen.

CounterBooks ist Mitglied der Firma DFK, einer “Top 10” internationalen Steuerberatungsfirma, die ein Netzwerk aus mehr als 380 Sitzen und 10,000 Angestellten quer über Europa, Amerika, Afrika, Asian und

dem Nahen Osten bildet. Diese Beziehungen verschaffen CounterBooks internationale Buchhaltungsfachkenntnisse und kompetente Fachkräfte, die Projekte entwickeln und den Einzelhandel überall in der

Welt unterstützen können.

CounterBooks hat zudem Beziehungen mit anderen Steuerberatungsfirmen und internationalen Netzwerken.

• Prozesse

CounterBooks hat einen Prozess entwickelt, der das System an individuelle Bedürfnisse unterschiedlicher Märkte anpasst. Der Prozess ist in folgende Schritte unterteilt:

1. Übersetzung in die lokale Sprache

2. Anpassung an die länderspezifischen Steuerberatungsregelungen

3. Anpassung an staatliche Voraussetzungen

4. Anpassung an lokalbedingte Voraussetzungen der Mineralölgesellschaft

5. Entwicklung von Integrations- und Automatisierungsprozessen

6. Testprüfung auf Benutzerakzeptanz und Qualitätssicherheit

7. Markteinführung

Globales Bereitstellungspotenzial - 2 • Technologie

Ein Cloud-basierendes Buchhaltungssystem ermöglicht internationalen Firmen erhöhte Kontrolle und Transparenz zu gewinnen, wo eine große Anzahl an Einzelhandelsvermögen über einen geographisch weit verbreiteten Bereich- und die Inhaberschaft auf mehrere Parteien verteilt ist.

Das Cloudmodell bietet CounterBooks-Nutzern mehrere Vorteile, wie z.B. reduzierte Kosten (niedrigere Hardware-Kosten), schnelle Bereitstellung, globaler Zugang, hohe Anpassungsfähigkeit, begrenzte Vorabkosten und keine Notwendigkeit von Software-Updates.

CounterBooks kann schnell, mit minimaler Investition und einer 12-monatigen Rückzahlungsdauer für verschiedene Märkte bereitgestellt werden. Es ist optimal für ein dynamisches und optimierendes Downstream-Einzelhandelsgeschäft (reifende Märkte, vorzeitige Verfügung, Nach-Erwerb).

Zonen

Länder

Region

Gebiet

Einzelhändler

Kundenspezifisch an den lokalen Ort angepasst Variierende Ebenen von Berichten und Details je nach Nutzerbedarf

Bereitstellungsoptionen

Management-Informationssystem für den

Einzelhandel

Online-Buchhaltungssystem für den

Einzelhandel

Einzelhändler Mineralölgesellschaft

Bereitstellungsmöglichkeiten Anwendbarkeit

Online-Buchhaltungssystem (ausschließlich) Wenn das Head Office keine Berichtserstattung vom Einzelhändler benötigt.

Managementinformationssystem (ausschließlich)

Wenn es einen bereits existierenden Anbieter eines Buchhaltungsservices gibt, aber keine oder nur begrenzte Transparenz und Kontrolle, z.B. durch Analyse und Berichterstattung über eine zusammengefasste Datenbank, vorhanden ist.

Gesamtes Online-Rechnungswesen-Management-Suite

Wenn der Einzelhändler und die Mineralölgesellschaft von der ganzen Suite profitieren möchten.

CounterBooks bietet drei Möglichkeiten der Bereitstellung:

WASCounterBooks macht

Die Umwandlung des CODO-NetzwerksCounterBooks bietet:

Standardisierte Berichtskodierung

Cloud-basierendes System

Zentrale Datenbank für alle Daten im Netzwerk

Ein benutzerfreundliches Buchhaltungssystem für den

Einzelhändler

Ein benutzerfreundliches

Managementinformationssystem für die

Mineralölgesellschaft

Automatisierte Dateneingabe von Transaktionen der

Ölgesellchaft, Anbietern und EPOS/BOS

Budgeting-Instrumente mit netzwerkweiter und

kaskadierender Funktionsfähigkeit und die mehrere

Budgets managen können

Sperrfunktion für Buchhaltungssperioden

Gegenwärtiger Zustand

• Begrenzte Berichterstattung vom Netzwerk

• Lange Wartezeiten auf Monatsberichterstattungen

• Papier- oder einfache Berichte mit nur begrenzter

Transparenz und Einsicht auf unterliegende Daten

• Keine vergleichbaren Daten

• Unteroptimiertes Einkommen vom Netzwerk

• Minimale Buchhaltungs-unterstützung

• Das Geschäftsmodell ist von Missbrauch gefährdet

• Ungenaue und uneinheitliche Berichterstattungsstruktur

• Begrenzte Nutzung von Budget- und Varianzberichten

• Keine Kontrolle über Budgetveränderungen

• Eingeschränkte Möglichkeit von Datenorientierten

Entscheidungen

• Berichte müssen in einer separaten Datenbank

eingegeben werden, um sie analysieren zu können

• Mühselige Datenanalyse

• Begrenzte Kontrolle über Einhaltung von

Anschaffungsvorschriften

• Teure Buchhaltungskosten

• Erst nach Abgabe der Berichte können Einzelhändler

Änderungen vornehmen

Zukünftiger Zustand

Ausführliche Berichterstattung, die Transparenz und

Kontrolle über das gesamte Netzwerk bietet

Berichte sind auf Geschäftsspezifische Werttreiber

ausgerichtet

Umfassende Entscheidungen können anhand von

aktuellen Daten getroffen werden

Digitale und dynamische Berichte sind sofort zugänglich

und unterliegende Daten können durch eine eingebaute

Drill-Down-Funktion eingesehen werden

Einheitliche und vergleichbare Daten um Benchmarking

auszuführen

Bereicherte und akkurate Daten

Kosteneffektives und umfassendes

Buchhaltungssystem- , Unterstützung und

Berichtsstruktur

Voll optimisiertes Einkommen vom Netzwerk

Eingebaute Einschränkungsoptionen, um Betrug zu

verhindern

Budgetierungsoption, die als Leistungs- und

Management-Instrument dient

Reduzierte Wartezeit auf Monatsendberichte

Hier finden Sie ein Beispiel eines unteroptimierten Netzwerkes vor und nach der Bereitstellung von CounterBooks:

Transparenz und Drill-DownCounterBooks hat eng mit verschiedenen Mineralölgesellschaften zusammengearbeitet, um sicherzustellen, dass Betriebs- und Gebietsmanager voll eingearbeitet und finanziell gebildet sind sowie Richtlinien eingehalten werden. Teil dieses Ausbildungsprogrammes war eine Trainingseinheit, die über täuschende Buchhaltungseinträge lehrte.

In einem System, was nicht auf einer Cloud basiert, sind die verfügbaren Berichte auf eine Betriebsrechnung in PDF-Datei am Monatsende und Berichten ohne Drill-Down-Option beschränkt. Es ist sehr schwierig, zeitaufwendig und kostenintensiv Probleme zu identifizieren, wenn man keinen Zugang auf darunter basierende Berichtsdaten hat.

Mit der Drill-Down-Funktion kann das Management-Team die Richtigkeit und Genauigkeit der Daten auswerten, zum Beispiel:

• Lagerbestände – sind über das gesamte Netzwerk vergleichbar.

• Löhne/Rückstellungen – werden oft benutzt, um zusätzliche Einzelhändlervergütungen zu verstecken, Profitabilität zu unterdrücken und tatsächliches Einkommen zu kaschieren.

• Debitoren – Dies ist kein typischer Buchhaltungsposten für den Einzelhandel, somit sollten alle Materialeinträge untersucht werden.

• Kontobewegung / Kontoabstimmung – heben die Einzelhändler hervor, die das Geschäft möglicherweise nicht finanziell unter Kontrolle haben.

• Kreditoren – bieten der Mineralölgesellschaft die Möglichkeit, gefälschte Einträge- oder Anbieter zu identifizieren, die der Einzelhändler erschaffen hat, um den wahren Profit zu unterdrücken.

• Anschaffungsvorschriften – Es gibt Berichte, die dazu dienen Einzelhändler zu identifizieren, die nicht die Anschaffungsregelungen befolgt haben.

Land

Netzwerk

Bezirk

Gebiet

Gruppe

Einzelhändler

Seite

Transaktion

Drill-Down Ablauf:

Kontrolle über Rechnungen an EinzelhändlerAbrechnungsverfahren• Eine Mineralölgesellschaft hat den Einzelhändler Rechnungen für Kraftstoffe, Ladenlizenzgebühren und Kommissionen

ausgestellt und hat die gesammelten Kredit- und Kraftstoffkartengelder erstattet. Der Einzelhändler wurde von den Rechnungen per E-mail informiert und eine Zusammenfassung der Rechnungen wurde an den Einzelhändler geschickt. Die Nettobeträge aller Rechnungen - zusammengefasst für jede Station - wurden von dem Konto des Einzelhändlers per Lastschriftverfahren abgebucht.

Kritische Risiken für die Mineralölgesellschaft :

• Rechnungen wurden nicht gesendet und das Geld nicht abgebucht• Duplizierte Kommissionen und Unterstützungsleistungen• Falsch verwendete Kommissions- und Lizenzraten

CounterBooks hat Probleme in allen drei Bereichen identifiziert und Verbesserungen geschafft, und somit Mineralölgesellschaften große Ersparnisse erbracht.

CounterBooks hat die folgenden verbesserten Abrechnungsverfahren eingeleitet:• Um das Risiko von zukünftigen Buchhaltungsfehlern zu vermeiden, werden Rechnungsdateien nun direkt vom

Abrechnungs-Server der Mineralölgesellschaft an den Server von CounterBooks gesendet. Sobald die Dateien empfangen wurden, wird von CounterBooks automatisch eine Nachricht an die Abrechnungsabteilung gesendet, die auf folgendes hinweist:

• Fehlende Rechnungen• Duplizierte Rechnungen• Duplizierte Unterstützungsleistungen• Beträge, die außerhalb der vereinbarten Grenzen liegen

• Diese Funktion hat nicht die existierenden Kontrollen ersetzt, sondern das Fehlerrisiko

weiter reduziert, was für die Mineralölgesellschaft finanziell von Vorteil ist.

Territory Manager mit Effizienz

• Mobilität – Territory Manager können Berichte von überall aus, jederzeit und mit einem Gerät mit Internetzugang z.B. einem Laptop oder Tablett, einsehen.

• Drill-Down – Bei Einsicht in die Berichte haben Territory Manager die Möglichkeit, auf die unterliegenden Transaktionen eines jeden Betrages im Bericht durch Drill-Down-Funktion zu gelangen. Somit können Trends und anomale Risiken schneller ausgewertet werden.

• Dem Geschäftsmodell angepasste Berichte – Alle Berichte wurden so angelegt, dass Sie die Aufmerksamkeit der Einzelhändler und Territory Manager auf die Bereiche im Geschäftsmodell lenken, die von strategischer Bedeutung für die Mineralölgesellschaft sind.

• Vergleichbarkeit – Alle Berichte wurden über das gesamte Netzwerk standardisiert, um den Territory Managern zu ermöglichen, mehrere Einzelhändler innerhalb eines Territoriums miteinander zu vergleichen und Maßstäbe zu setzen. Diese Territory- und netzwerkweiten Berichte/Dashboards ergeben somit einen besseren Einblick.

• Planzahlen- und aktuelle Berichte – Planzahlenberichte helfen den Territory Managern, die Wirtschaftlichkeit des Einzelhändlers gegen die vereinbarten Planzahlen zu ermessen.

• Datengesteuerte Entscheidungen – Durch verbesserte Transparenz der finanziellen Leistungsfähigkeit des Einzelhändlers kann verbesserte Unterstützung für das Geschäft geboten- und informierte Entscheidungen getroffen werden.

• Dashboard – Netzwerk- und Territory-Dashboard-Berichte können genutzt werden, um einen bestimmten Bereich in der Leistungsfähigkeit des Einzelhändlers und über eine Vielzahl von Leistungskennzahlen (KPIs), zu überprüfen und dadurch Trends und anomale Risiken zu analysieren.

• Training und Unterstützung – Territory Manager und die Management Teams der Mineralölgesellschaft bekommen Training und Workshops um sicherzustellen, dass sie die Information im CounterBooks verstehen und anwenden können.

Hocheffektive Territory Manager benötigen detaillierte Kenntniss der Finanzleistung ihres Einzelhändlers und müssen in der Lage sein

zu deuten, welche Schritte erforderlich sind, um höhere Leistungen zu erzielen und Vorschriften zu befolgen.

CounterBooks hat mehrere Male bewiesen, dass folgende Befähigungen die Effizienz der Territory Manager erhöht:

CODO-Modell – Einkommen und KontrolleBereiche mit bestehenden Schwächen innerhalb des CODO Modells

Das finanzielle Modell innerhalb des CODO-Netzwerks läuft gut, wenn es genügend Transparenz über die Buchhaltung des Einzelhändlers gibt. Monatliche PDF-Berichte bieten nicht die benötigte Transparenz, wodurch das Modell durch Betrug seitens der Einzelhändler gefährdet sein kann, zum Beispiel:

• Verkäufe, Anschaffungen und Bestandsbewertungen können falsch eingegeben werden, um die wahre Profitabilität und den Nettobetrag des Geschäfts falsch darzustellen.

• Kosten können anders als vereinbart ausgegeben- oder künstlich erhöht werden, wie z.B. Ausgaben für Arbeitskräfte, die das Einkommen des Einzelhändlers materiell erhöhen können, während sie immernoch Unterstützungsleistung bekommen.

• Produkte und Dienstleistungen können von nicht-genehmigten Anbietern beschaffen werden und dadurch einen Einkommensverlust für die Mineralölgesellschaft verursachen.

• Buchhaltungsunterlagen können eingereicht und Datan danach geändert werden, ohne dass die Mineralölgesellschaft davon informiert wird

• Ohne regelmäßige und akkurate Berichte, die die Liquidität des Einzelhändlers darlegt, sind Mineralölgesellschaften weniger in der Lage das Kreditrisiko des Einzelhändlers auszuwerten.

Einzelhändler Mineralölgesellschaft

Einkommen

Kosten

Gewinn

Shop Bruttoverdient (x)

Kraftstoffprovision (x)

Unterstützungs-

leistungen (x)

Umsätze aus Kraftstoffen

Erträge von Lieferanten

Lizenz vom Einzelhändler

Lizenzgebühr an

Mineralölgesellschaft(x)

Lohnkosten (x)

Betriebskosten

Kraftstoffprovision

Unterstützungsleistungen

Netzwerk von Servicekosten

Einkommen

Kosten

Gewinn

Die Möglichkeit Kontrolle auszuüben und Einsicht zu gewinnen

• Kontrolle – CounterBooks bietet ein höchst automatisierten Buchhaltungsprozess, welches Kontrolle und Datenreichtum bietet. Dies wird durch den Import von Daten (versehen mit einem ‘x’ wie oben angezeigt) erreicht, wie zum

Beispiel datenreiche Transaktionen, EPOS/BOS, Rechnungen und Gehaltsabrechnungen einer Mineralölgesellschaft. Diese Automatisierung reduziert Zeit und Kosten für den Einzelhändler und gleichzeitig wird das Fehlerrisiko- und

die Wahrscheinlichkeit von Betrug reduziert. Diese Vorteile sorgen für akkurate Informationen, die die Mineralölgesellschaft befähigen informierte Entscheidungen in Bezug auf das CODO-Modell zu treffen.

Das obrige Diagramm zeigt die Wechselbeziehungen innerhalb eines CODO Modells als Beispiel. Die mit einem X versehenen Kategorien sind

im CounterBooks automatisiert.

• Einsicht – Um die Integration der Daten effektiv zu bewältigen und für informierte Entscheidungen zu nutzen, bietet CounterBooks mehrere Funktionen an, wie

z.B. Drill-Down-Optionen in Berichten, Sperroption von Perioden, Nutzungsberichte, standardisierte Codes in Berichten und Instrumente für Daten-Analysen mit

Exportoption nach Excel.

Business Case für CounterBooksViele Mandanten nutzen CounterBooks als ein wesentliches Instrument, um die täglichen Aufgaben innerhalb des Netzwerkes zu bewältigen und strategische Entscheidungen zu treffen. Die zwei Antriebmechanismen für die Wirtschaftlichkeit des CounterBookssystems sind:

• Transparenz und Kontrolle durch indirekte Kostenersparnisse

CounterBooks bietet indirekte Kostenersparnisse durch die Minderung von Angaben falscher Kommissionsbeträge, Einkommen und nicht-genehmigter Lieferanten. Dazu wird die Kreditkontrolle optimiert.

• Das Kreditrisiko des Einzelhändlers wird mit den genausten und aktuellsten Daten bewertet, wodurch die Mineralölgesellschaft abhelfende Maßnahmen einleiten kann um Risiken zu senken und Verluste zu vermeiden.

• Die Betriebsleistung der Einzelhändler wird durch schnellere Berichterstattung am Monatsende mit Echtzeitdaten besser überwacht und ausgewertet.

• Einkommen und Vergütungen der Einzelhändler können mit Drill-Down-Funktion analysiert werden.

• Zeitaufwand für Budgetplanung und Analysieren von Varianzberichten und Budgets ist verstärkt verringert

• Einhaltung von Anschaffungsrichtlinien aller Einzelhändler kann mühelos überwacht werden.

• Das System unterstützt zudem strategische Entscheidungsprozesse und finanzielle Sorgfaltspflicht.

• Eigenfinanzierung durch direkte und indirekte Kostenersparnisse

CounterBooks ermöglicht eine Rückzahlung innerhalb von 12 Monaten während hohe Ersparnisse von Kosten fortgesetzt werden

• Durch die Integration und Automatisierung des Buchhaltungsvorganges kann CounterBooks von bis zu 95% an Zeit und Kosten sparen, wodurch wiederum die Bereitstellung des gesamten Netzwerkes finanziert wird.

• Die von der Mineralölgesellschaft empfangenen Daten und Informationen sind oftmals in der Qualität und Detaillierungsgrad unterschiedlich, d.h. sie müssen nochmal in eine separate Datenbank eingegeben werden , wodurch zusätzliche Kosten und Risiken entstehen. CounterBooks ist ein Verwahrungsort aller gemeinsam genutzten Daten im Netzwerk. Dies bietet den besonderen Vorteil, Zeit und Kosten, in Bezug auf die Erfassung und Analyse von Daten jedes Einzelhändlers, zu sparen.

Beispiele von aktuellen Geschäftsfällen

Berechnungen ergaben, dass CounterBooks einer Mineralölgesellschaft innerhalb von 5 Jahren mehr als 20m

Euro ersparren kann und die Rückzahlungsperiode weniger als 12 Monate beträgt.

Desweiteren wurde berrechnet, dass CounterBooks Kosten einer Mineralölgesellschaft um 30-40% reduzieren

kann, wobei die Rückzahlungsperiode innerhalb von 12 Monaten liegt.

Zusammenfassung• CounterBooks ist eine marktführende Online-Rechnungswesen-Management-Suite, die speziell für den Einzelhandel angelegt

ist.• Einzelhändler benutzen ein Online-Buchhaltungssystem und Mineralölgesellschaft ein Managementinformationssystem (MIS).• Es kann entweder die gesamte CounterBooks-Suite bereitgestellt und genutzt werden, oder nur das MIS bzw. Online-

Buchhaltungssystem.• CounterBooks kann zusammengefasste Berichte für eine Zone, ein Land und für Stationen mit speziellen

Buchhaltungsanforderungen erstellen.• Ein Cloud-basierendes System – und somit schnell einsetzbar, reduzierter Investitionsaufwand und vollständig verwaltet. • Von zahlreichen Mineralölgesellschaften und Märken erfolgreich eingesetzt.• CounterBooks kann für alle Länder und in alleSprachen übersetzt und angepasst werden. • Lokale Buchhaltungsunterstützung kann durch vorherschende Anbieter oder Partner bereitgestellt werden.• CounterBooks bietet folgende Vorteile:

• Reduzierte Kosten (Übermittlungskosten, Zeit & Kosten für Management, Professionelle Dienstleistungen, Buchhaltungskosten)

• Verbesserte Berichterstattung – standardisierte und kundenspezifische Berichterstellung über das gesamte Netzwerk und mit vollständiger Funktion zur Datenanalyse.

• Risikomanagement – Liquidität und Reinvermögen der Einzelhändler können genauer überwacht werden, wodurch Risiken in Bezug auf Kredite, Geschäfte und Kündigungen verringert werden

• Kontrolle über die Einhaltung von Vorschriften – Anschaffungsrichtlinien & Berichterstellungsfristen werden überwacht • Benutzerfreundlich – Mit einem Design entworfen, was auch für Nichtbuchhalter leicht und intuitiv zu bedienen ist.

• Volle Unterstützung – Volles Training und Unterstützung vom Helpdesk ist für alle Benutzer bereitgestellt, was eine hohe Kundenzufriedenheit sicherstellt und dafür sorgt, dass alle Nutzer ausreichend mit dem System umgehen können.

• Rückzahlung innerhalb von 12 Monaten – Der Einsatz von CounterBooks ist eigenfinanzierbar, z.B. durch

eingesparte Gebühren des Einzelhändlers und internen Kosten der Mineralölgesellschaft.

Informations- und Angebotsanfragen:

CounterBooks würde sich sehr freuen auf jegliche Informations- oder Angebotsanfragen zu antworten

Buchen Sie eine Online-Vorführung:

CounterBooks kann eine Serie von Online-Webinare anbieten, die zu einem

passenden Zeitpunkt für Ihr Team vereinbart werden können.

Kontakt:

Nächste Schritte:

John Roberts Geschäftsführer jroberts@CounterBooks.com

Alexander King Kaufmännischer Direktor aking@CounterBooks.com

Web: www.CounterBooks.com

Telefon: (+44) 020 7099 1050

E-mail: contact@CounterBooks.com

Ende der Präsentation

Dankeschön

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