Digitalisierung: Rechnungswesen 2.0

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    eRechnung, Archivierung, Digitaler Belegaustausch

    Digitalisierung: Rechnungswesen 2.0

    Handwerkskammer Koblenz 14.10.2015

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    Welche Themen werden im Vortrag behandelt?

    Agenda

    Elektronische Rechnungsstellung

    Definition und Pflichtangaben

    Trend Digitalisierung

    Rechtliche Rahmenbedingungen

    ZUGFeRD

    Praxisbeispiele

    Elektronische Archivierung

    GoBD

    Ersetzendes Scannen

    Dokumentenmanagement (DMS)

    Digitaler Belegaustausch (Buchfhrung Online)

    Rechnungswesen 2.0

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  • DATEV eG; alle Rechte vorbehalten

    Elektronischer Rechnungsverkehr Ein Trend!?

    Digitalisierung der Geschftsprozesse

    E-Government E-Bilanz

    Elektronische Steuer-

    erklrung

    GDPdU/ GoBD

    neuer Personalaus-weis (nPA)

    ELStAM

    Elektronischer Rechnungs-

    verkehr

    SEPA

    Rechnungswesen 2.0 3

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    Der Druck steigt und kommt nher! (sterreich als Vorbild?)

    Rechnungswesen 2.0

    Ab 1.1.2014 Pflicht in sterreich

    (z.B. Dnemark seit 2005)

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    Definition Rechnung und Definition eRechnung

    Definition Rechnung: (UStG 14)

    Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem ber eine Lieferung oder sonstige Leistung

    abgerechnet wird, gleichgltig, wie dieses Dokument im Geschftsverkehr bezeichnet wird.

    Definition eRechnung: (UStG 14)

    Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem

    elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Rechnungswesen 2.0

    bermittlungswege per Email (Bilddatei,

    Textdatei)

    DE-MAIL oder E-

    POSTBRIEF

    Computerfax/Faxserver

    Webdownload

    EDI (Datenaustausch)

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    Formelle Prfung nach 14 (4) UStG: Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten

    Rechnungswesen 2.0

    Formelle Prfung nach 14 (4) UStG: Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten

    1. den vollstndigen Namen und die vollstndige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfngers,

    2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt fr Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,

    3. das Ausstellungsdatum,

    4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),

    5. die Menge und die Art (handelsbliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstnde oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,

    6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

    7. das nach Steuerstzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlsselte Entgelt fr die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt bercksichtigt ist,

    8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass fr die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und

    9. in den Fllen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfngers

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  • DATEV eG; alle Rechte vorbehalten

    Das bringt Ihnen der Einsatz von eRechnungen

    Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen

    auf Anforderungen wichtiger Geschftspartner reagieren.

    Zeit einsparen (Transportwege, Liquiditt).

    das Unternehmensimage modernisieren.

    umweltbewusst agieren.

    Kosten fr Papier, Druck, Porto senken.

    Rechnungswesen 2.0 7

  • DATEV eG; alle Rechte vorbehalten

    Prozesskosten (beispielhaft) fr Rechnungssender

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    3,90

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    elektronisch, automatisiert

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    Einsparung pro Rechnung 6,60 = 59 % *Bercksichtigt sind 0,30 Transaktions-

    kosten fr E-Invoicing Dienstleister Quelle: Billentis Marktstudie 2014 E-Rechnung

    Drei Impulsgeber verndern den Markt

    Rechnungswesen 2.0 8

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    Prozesskosten (beispielhaft) fr Rechnungsempfnger

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    4,80

    Voll- kosten

    17,60

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    Papier

    elektronisch, automatisiert 0 0 1,20 2,00 0,80 2,00

    Einsparung pro Rechnung 11,20 = 64 % *Bercksichtigt sind 0,40 Transaktions-

    kosten fr E-Invoicing Dienstleister Quelle: Billentis Marktstudie 2014 E-Rechnung Drei Impulsgeber verndern den Markt

    Rechnungswesen 2.0 9

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    Rechtliche Anforderungen eRechnungen

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    Sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungen

    an eine elektronische Rechnung (ab 1. Juli 2011)

    Integritt

    Unversehrtheit des Inhalts

    keine Vernderung der Daten

    Authentizitt

    Echtheit der Herkunft

    eindeutige Identifizierung des

    Rechnungsausstellers

    innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prfpfad

    alternativ: QES oder EDI

    elektronisch bermittelte Rechnungen bedrfen der Zustimmung des Empfngers

    Zustimmung bedarf keiner besonderen Form

    Einvernehmen der elektronischen bermittlung ausreichend

    Es gengt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung

    Lesbarkeit

    Lesbarkeit der Rechnung

    whrend der Aufbewahrungsfrist

    verfgbar und jederzeit innerhalb

    angemessener Frist lesbar

    gewhrleistet durch

    Rechnungswesen 2.0

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    Relevante Prfschritte eines Innerbetrieblichen

    Kontrollverfahrens

    Prfung der Lesbarkeit der Rechnung

    Prfung der Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der

    Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein

    Prfung auf doppelte Rechnung

    Prfung, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z.B. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer-

    und Leistungsnachweisen, Bestellungen, Vertrgen oder Vereinbarungen

    Prfung, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung

    gestellt wurden

    Prfung, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind

    Prfung, ob die Rechnung rechnerisch richtig ist

    Rechnungswesen 2.0

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    Rechte vorbehalten

    eRechnung Vorsteuerabzugsberechtigung

    Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen ber

    Vollstndigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach 14, 14a UStG sowie

    Besitz der Rechnung

    BMF-Schreiben (Juli 2012)

    Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger

    Zahlungsempfnger rechtfertigt die Annahme, dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des

    Inhalts gegeben sind.

    Sind die Voraussetzungen fr den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem

    innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem bermittlungsvorgang selbst

    keine eigenstndige Bedeutung mehr zu.

    Rechnungswesen 2.0

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    eRechnung Dokumentationspflicht

    nicht erforderlich

    aber: GoB schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also fr den Prozess der Rechnungsprfung

    empfohlen seien Nachweise pro Rechnung, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen

    wurde

    Rechnungsempfnger trifft unverndert die Feststellungslast

    Rechnungswesen 2.0

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    eRechnung Aufbewahrung

    Archivierungspflichten sind unverndert: Aufbewahrung ber 10 Jahre

    Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBD (ehemals GoBS, GDPdU)

    Die Erfllung ist nicht Voraussetzung fr den Vorsteuerabzug.

    Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des

    26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden.

    Rechnungswesen 2.0

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    Praxisbeispiele eRechnung

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    Praxisbeispiel: Webdownload und Signatur

    Rechnungswesen 2.0

    Vorgehen:

    berprfung der Signatur (QES)

    oder

    Innerbetriebliches Kontrollverfahren

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    Beispiel fr innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prfpfad

    Muster

    Rechnung

    Muster Service-schein