Eje tematico 5 tratamiento de documentos electronicos
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Universidad del Quindío Programa de ciencias de la Información, Bibliotecología y Archivística. Gestión de documentos electrónicos Grupo 2 V semestre
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tratamiento de documentos electronicos, caracteristicas, gestion documental y el espaio de trabajo
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Universidad del Quindiacuteo
Programa de ciencias de la Informacioacuten
Bibliotecologiacutea y Archiviacutestica
Gestioacuten de documentos electroacutenicos Grupo 2
V semestre
Liliana Mariacutea Giraldo
Laura Sofiacutea Goenaga
Yudely Barrios Cepeda
William Fernando Jimeacutenez
Luis Fernando flores morales
Edwin Alexander Espejo
Jorge Mario Zuluaga
Introduccioacuten
Tratamiento de los documentos electroacutenicos
Objetivos
Responsables
Expediente electroacutenico
Expediente Mixto ograve Hibrido
Proceso de gestioacuten documental
Organizacioacuten del espacio de trabajo
Organizacioacuten de los documentos electroacutenicos
La conservacioacuten del patrimonio documental es sumamente importante y necesaria
para la sociedad el desconocimiento de su valor y el impacto que produce en
cada organizacioacuten estado entidades y comunidad requiere que con el pasar de
los antildeos las teacutecnicas procedimientos poliacuteticas y demaacutes procesos avancen
significativamente es por eso que la gestioacuten de los documentos electroacutenicos es
una estrategia para su preservacioacuten y conservacioacuten a medio y largo plazo
Es por eso que cada diacutea la tecnologiacutea desarrollara mucho mas material digital con
el fin de preservar la autenticidad del documento electroacutenico en cualquiera de sus
fases llevando a la vanguardia todo lo referente al manejo y que debemos darle
como futuros profesionales
El tratamiento tiene asociados varios aspectos entre los que se deben resaltar la
duracioacuten y accesibilidad en funcioacuten de la naturaleza del documento electroacutenico
Es decir el documento debe ser susceptible de ser conservado por cierto tiempo
(siendo posible su eventual destruccioacuten despueacutes de un tiempo) y el acceso al
mismo debe garantizarse sea que se trata de un documento
puacuteblico o restringido
Ley 594 2000
Medios magneacuteticosTemperatura de 10 a 18ordmcHumedad relativa de 40 a 50
Discos oacutepticosTemperatura de 16 a 20ordmcHumedad relativa de 35 a 45
MicrofilmTemperatura de 17 a 20ordmcHumedad relativa de 30 a 40
Establecer poliacuteticas y procedimientos para organizar yconservar este tipo de documentos
Proveer un espacio fiacutesico con condiciones adecuadas para conservardocumentos en soporte electroacutenico Temperatura debe estar entre 16 C y20 C y humedad entre 30 y 40
Deben implementar mecanismos que garanticen que los documentoselectroacutenicos almacenados en su versioacuten final no pueden ser modificados
Realizar la seleccioacuten de documentos electroacutenicos para determinar cuaacuteles se
van a conservar
Investigar en el mercado sobre avance tecnoloacutegico adquirir equipos dealmacenamiento de informacioacuten y trasladar documentos producidos pormedios automaacuteticos a nuevos soportes antes de que los actuales seanobsoletos y se corra riesgo de peacuterdida de informacioacuten
Garantizar la recepcioacuten y distribucioacuten oportuna del documento
Garantizar la organizacioacuten almacenamiento y conservacioacuten del
documento
Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el
archivo central
Garantizar la disposicioacuten final de los documentos
Establecer una metodologiacutea para recibir y distribuir la informacioacuten
Su accesibilidad
Darle un buen uso
Evitar su reproduccioacuten
Garantizar su autenticidad
Ante el reto de la era digital el desarrollo de una visioacuten estrateacutegica referida a los
e-documentos estaacuten orientados a mejorar la gestioacuten de informacioacuten para La toma
de decisiones y la transparencia de una sociedad empresas instituciones
educativas y todo aquello que requiera los soportes documentales Es
responsabilidad de todos los individuos las organizaciones y la comunidad
La gestioacuten de documentos regula las praacutecticas efectuadas tanto por los responsables
de su gestioacuten como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el
ejercicio de sus actividades La gestioacuten de documentos en una organizacioacuten incluye
el establecimiento de poliacuteticas y normas
la asignacioacuten de responsabilidades y competencias
la fijacioacuten y promulgacioacuten de procedimientos y directrices la prestacioacuten de una
serie de servicios relacionados con su gestioacuten y uso el disentildeo la
implementacioacuten y la administracioacuten de sistemas especializados y la integracioacuten
de la gestioacuten de documentos en los sistemas y los procesos de la organizacioacuten
Todos los miembros de la organizacioacuten incluidos
los responsables de la gestioacuten de documentos de archivo los profesionales de la
informacioacuten los ejecutivos los jefes de unidades organizativas los
administradores de sistemas y cualquier otra persona que cree documentos como
parte de su trabajo por lo que se deberiacutea recoger en la descripcioacuten de cada puesto
de trabajo y en documentos similares
El grado maacutes elevado de responsabilidad en relacioacuten con la gestioacuten de
documentos
se deberiacutea asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro
de la organizacioacuten La designacioacuten de responsables individuales puede ser
una obligacioacuten legal
La definicioacuten de estas responsabilidades deberiacutea incluir enunciados como
los Siguientes
Los profesionales de la gestioacuten de documentos de archivo son responsables de
todos los aspectos relacionados con eacutesta incluidos el disentildeo la
implementacioacuten y el mantenimiento de sistemas y procedimientos de gestioacuten
de documentos de archivo asiacute como de la formacioacuten de usuarios en materia
de gestioacuten de documentos y en las operaciones que afecten a las praacutecticas
individuales
Los ejecutivos son responsables de respaldar la aplicacioacuten de las poliacuteticas de
gestioacuten de documentos de archivo en el seno de la organizacioacuten
Los administradores de sistemas son responsables de garantizar que toda la
documentacioacuten sea precisa y legible y que esteacute a disposicioacuten del personal
siempre que se necesite
Todos los empleados son responsables de mantener documentos de archivo
precisos y completos sobre sus actividades
Las autoridades archiviacutesticas pueden participar en la planificacioacuten y la
implementacioacuten de las poliacuteticas y los procedimientos de gestioacuten de
documentos de archivo
Establecen poliacuteticas responsabilidades procedimientos sistemas normas
y buenas praacutecticas referidas a la gestioacuten de los e-documentos durante
todo su ciclo vital incluyendo el disentildeo produccioacuten gestioacuten y
conservacioacuten
Colaborar en el disentildeo y desarrollo de las plataformas del Sistema de
Gestioacuten de los E-Documentos asiacute como en la modificacioacuten mejora y
migracioacuten de datos
Garantizar la creacioacuten y conservacioacuten de e-documentos auteacutenticos fiables
iacutentegros accesibles disponibles y de conservacioacuten a largo plazo como
testimonio
Facilitar y desarrollar normas referidas al acceso a la informacioacuten a los
Productores terceros interesados y ciudadanos en general y denegar el
acceso a los e-documentos de caraacutecter confidencial o que afecten a la
intimidad de las personas
Garantizar la identificacioacuten valoracioacuten proteccioacuten y conservacioacuten de los
e documentos esenciales para asegurar su conservacioacuten permanente
Aplicar procedimientos de seguridad y gestioacuten de riesgos que garanticen
la conservacioacuten de la informacioacuten y de los soportes
formar parte de los equipos responsables del anaacutelisis y disentildeo de los
procedimientos electroacutenicos de gestioacuten y tratamiento de expedientes con
el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la
valoracioacuten seleccioacuten conservacioacuten y acceso de los documentos
electroacutenicos preservando su autenticidad e integridad
El expediente electroacutenico es el conjunto de documentoselectroacutenicos correspondientes a un procedimientoadministrativo cualquiera que sea el tipo de informacioacuten quecontengan Tambieacuten podemos decir que El expedienteelectroacutenico es la sucesioacuten ordenada de documentosregistrados por viacutea informaacutetica
Los Expedientes Electroacutenicos garantizanun acceso eficiente y seguro a lainformacioacuten completa y a todos losdocumentos desde cualquier sitio y suprimordial funcioacuten es la de conservar ytransmitir
Se llevaraacute a cabo mediante un iacutendice electroacutenico firmado
digitalmente por la autoridad oacutergano o entidad actuante
seguacuten proceda
La autoridad respectiva conservaraacute copias de seguridad
perioacutedicas que cumplan con los requisitos de archivo y
conservacioacuten en medios electroacutenicos de conformidad con
la ley
Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa mantenerlos
llevarlos de un sitio a otro buscar informacioacuten archivada y guardarlos de
forma segura La Gestioacuten de Expedientes les ofrece amplias funciones para
gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos Le ayudaraacute a
guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales
Combina contenidos procesos y aplicaciones en cada Expediente Electroacutenico
Permite iniciar procesos desde el propio expediente antildeadirlos a otro o
visualizarlo como parte de un proceso Especialmente en cuestiones de
proteccioacuten de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas
autorizadas el Expediente Electroacutenico es inigualable ya que permite definir
exactamente quieacuten de los empleados puede ver o no queacute tipo de expedientes
procesos y documentos
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Liliana Mariacutea Giraldo
Laura Sofiacutea Goenaga
Yudely Barrios Cepeda
William Fernando Jimeacutenez
Luis Fernando flores morales
Edwin Alexander Espejo
Jorge Mario Zuluaga
Introduccioacuten
Tratamiento de los documentos electroacutenicos
Objetivos
Responsables
Expediente electroacutenico
Expediente Mixto ograve Hibrido
Proceso de gestioacuten documental
Organizacioacuten del espacio de trabajo
Organizacioacuten de los documentos electroacutenicos
La conservacioacuten del patrimonio documental es sumamente importante y necesaria
para la sociedad el desconocimiento de su valor y el impacto que produce en
cada organizacioacuten estado entidades y comunidad requiere que con el pasar de
los antildeos las teacutecnicas procedimientos poliacuteticas y demaacutes procesos avancen
significativamente es por eso que la gestioacuten de los documentos electroacutenicos es
una estrategia para su preservacioacuten y conservacioacuten a medio y largo plazo
Es por eso que cada diacutea la tecnologiacutea desarrollara mucho mas material digital con
el fin de preservar la autenticidad del documento electroacutenico en cualquiera de sus
fases llevando a la vanguardia todo lo referente al manejo y que debemos darle
como futuros profesionales
El tratamiento tiene asociados varios aspectos entre los que se deben resaltar la
duracioacuten y accesibilidad en funcioacuten de la naturaleza del documento electroacutenico
Es decir el documento debe ser susceptible de ser conservado por cierto tiempo
(siendo posible su eventual destruccioacuten despueacutes de un tiempo) y el acceso al
mismo debe garantizarse sea que se trata de un documento
puacuteblico o restringido
Ley 594 2000
Medios magneacuteticosTemperatura de 10 a 18ordmcHumedad relativa de 40 a 50
Discos oacutepticosTemperatura de 16 a 20ordmcHumedad relativa de 35 a 45
MicrofilmTemperatura de 17 a 20ordmcHumedad relativa de 30 a 40
Establecer poliacuteticas y procedimientos para organizar yconservar este tipo de documentos
Proveer un espacio fiacutesico con condiciones adecuadas para conservardocumentos en soporte electroacutenico Temperatura debe estar entre 16 C y20 C y humedad entre 30 y 40
Deben implementar mecanismos que garanticen que los documentoselectroacutenicos almacenados en su versioacuten final no pueden ser modificados
Realizar la seleccioacuten de documentos electroacutenicos para determinar cuaacuteles se
van a conservar
Investigar en el mercado sobre avance tecnoloacutegico adquirir equipos dealmacenamiento de informacioacuten y trasladar documentos producidos pormedios automaacuteticos a nuevos soportes antes de que los actuales seanobsoletos y se corra riesgo de peacuterdida de informacioacuten
Garantizar la recepcioacuten y distribucioacuten oportuna del documento
Garantizar la organizacioacuten almacenamiento y conservacioacuten del
documento
Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el
archivo central
Garantizar la disposicioacuten final de los documentos
Establecer una metodologiacutea para recibir y distribuir la informacioacuten
Su accesibilidad
Darle un buen uso
Evitar su reproduccioacuten
Garantizar su autenticidad
Ante el reto de la era digital el desarrollo de una visioacuten estrateacutegica referida a los
e-documentos estaacuten orientados a mejorar la gestioacuten de informacioacuten para La toma
de decisiones y la transparencia de una sociedad empresas instituciones
educativas y todo aquello que requiera los soportes documentales Es
responsabilidad de todos los individuos las organizaciones y la comunidad
La gestioacuten de documentos regula las praacutecticas efectuadas tanto por los responsables
de su gestioacuten como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el
ejercicio de sus actividades La gestioacuten de documentos en una organizacioacuten incluye
el establecimiento de poliacuteticas y normas
la asignacioacuten de responsabilidades y competencias
la fijacioacuten y promulgacioacuten de procedimientos y directrices la prestacioacuten de una
serie de servicios relacionados con su gestioacuten y uso el disentildeo la
implementacioacuten y la administracioacuten de sistemas especializados y la integracioacuten
de la gestioacuten de documentos en los sistemas y los procesos de la organizacioacuten
Todos los miembros de la organizacioacuten incluidos
los responsables de la gestioacuten de documentos de archivo los profesionales de la
informacioacuten los ejecutivos los jefes de unidades organizativas los
administradores de sistemas y cualquier otra persona que cree documentos como
parte de su trabajo por lo que se deberiacutea recoger en la descripcioacuten de cada puesto
de trabajo y en documentos similares
El grado maacutes elevado de responsabilidad en relacioacuten con la gestioacuten de
documentos
se deberiacutea asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro
de la organizacioacuten La designacioacuten de responsables individuales puede ser
una obligacioacuten legal
La definicioacuten de estas responsabilidades deberiacutea incluir enunciados como
los Siguientes
Los profesionales de la gestioacuten de documentos de archivo son responsables de
todos los aspectos relacionados con eacutesta incluidos el disentildeo la
implementacioacuten y el mantenimiento de sistemas y procedimientos de gestioacuten
de documentos de archivo asiacute como de la formacioacuten de usuarios en materia
de gestioacuten de documentos y en las operaciones que afecten a las praacutecticas
individuales
Los ejecutivos son responsables de respaldar la aplicacioacuten de las poliacuteticas de
gestioacuten de documentos de archivo en el seno de la organizacioacuten
Los administradores de sistemas son responsables de garantizar que toda la
documentacioacuten sea precisa y legible y que esteacute a disposicioacuten del personal
siempre que se necesite
Todos los empleados son responsables de mantener documentos de archivo
precisos y completos sobre sus actividades
Las autoridades archiviacutesticas pueden participar en la planificacioacuten y la
implementacioacuten de las poliacuteticas y los procedimientos de gestioacuten de
documentos de archivo
Establecen poliacuteticas responsabilidades procedimientos sistemas normas
y buenas praacutecticas referidas a la gestioacuten de los e-documentos durante
todo su ciclo vital incluyendo el disentildeo produccioacuten gestioacuten y
conservacioacuten
Colaborar en el disentildeo y desarrollo de las plataformas del Sistema de
Gestioacuten de los E-Documentos asiacute como en la modificacioacuten mejora y
migracioacuten de datos
Garantizar la creacioacuten y conservacioacuten de e-documentos auteacutenticos fiables
iacutentegros accesibles disponibles y de conservacioacuten a largo plazo como
testimonio
Facilitar y desarrollar normas referidas al acceso a la informacioacuten a los
Productores terceros interesados y ciudadanos en general y denegar el
acceso a los e-documentos de caraacutecter confidencial o que afecten a la
intimidad de las personas
Garantizar la identificacioacuten valoracioacuten proteccioacuten y conservacioacuten de los
e documentos esenciales para asegurar su conservacioacuten permanente
Aplicar procedimientos de seguridad y gestioacuten de riesgos que garanticen
la conservacioacuten de la informacioacuten y de los soportes
formar parte de los equipos responsables del anaacutelisis y disentildeo de los
procedimientos electroacutenicos de gestioacuten y tratamiento de expedientes con
el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la
valoracioacuten seleccioacuten conservacioacuten y acceso de los documentos
electroacutenicos preservando su autenticidad e integridad
El expediente electroacutenico es el conjunto de documentoselectroacutenicos correspondientes a un procedimientoadministrativo cualquiera que sea el tipo de informacioacuten quecontengan Tambieacuten podemos decir que El expedienteelectroacutenico es la sucesioacuten ordenada de documentosregistrados por viacutea informaacutetica
Los Expedientes Electroacutenicos garantizanun acceso eficiente y seguro a lainformacioacuten completa y a todos losdocumentos desde cualquier sitio y suprimordial funcioacuten es la de conservar ytransmitir
Se llevaraacute a cabo mediante un iacutendice electroacutenico firmado
digitalmente por la autoridad oacutergano o entidad actuante
seguacuten proceda
La autoridad respectiva conservaraacute copias de seguridad
perioacutedicas que cumplan con los requisitos de archivo y
conservacioacuten en medios electroacutenicos de conformidad con
la ley
Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa mantenerlos
llevarlos de un sitio a otro buscar informacioacuten archivada y guardarlos de
forma segura La Gestioacuten de Expedientes les ofrece amplias funciones para
gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos Le ayudaraacute a
guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales
Combina contenidos procesos y aplicaciones en cada Expediente Electroacutenico
Permite iniciar procesos desde el propio expediente antildeadirlos a otro o
visualizarlo como parte de un proceso Especialmente en cuestiones de
proteccioacuten de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas
autorizadas el Expediente Electroacutenico es inigualable ya que permite definir
exactamente quieacuten de los empleados puede ver o no queacute tipo de expedientes
procesos y documentos
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Introduccioacuten
Tratamiento de los documentos electroacutenicos
Objetivos
Responsables
Expediente electroacutenico
Expediente Mixto ograve Hibrido
Proceso de gestioacuten documental
Organizacioacuten del espacio de trabajo
Organizacioacuten de los documentos electroacutenicos
La conservacioacuten del patrimonio documental es sumamente importante y necesaria
para la sociedad el desconocimiento de su valor y el impacto que produce en
cada organizacioacuten estado entidades y comunidad requiere que con el pasar de
los antildeos las teacutecnicas procedimientos poliacuteticas y demaacutes procesos avancen
significativamente es por eso que la gestioacuten de los documentos electroacutenicos es
una estrategia para su preservacioacuten y conservacioacuten a medio y largo plazo
Es por eso que cada diacutea la tecnologiacutea desarrollara mucho mas material digital con
el fin de preservar la autenticidad del documento electroacutenico en cualquiera de sus
fases llevando a la vanguardia todo lo referente al manejo y que debemos darle
como futuros profesionales
El tratamiento tiene asociados varios aspectos entre los que se deben resaltar la
duracioacuten y accesibilidad en funcioacuten de la naturaleza del documento electroacutenico
Es decir el documento debe ser susceptible de ser conservado por cierto tiempo
(siendo posible su eventual destruccioacuten despueacutes de un tiempo) y el acceso al
mismo debe garantizarse sea que se trata de un documento
puacuteblico o restringido
Ley 594 2000
Medios magneacuteticosTemperatura de 10 a 18ordmcHumedad relativa de 40 a 50
Discos oacutepticosTemperatura de 16 a 20ordmcHumedad relativa de 35 a 45
MicrofilmTemperatura de 17 a 20ordmcHumedad relativa de 30 a 40
Establecer poliacuteticas y procedimientos para organizar yconservar este tipo de documentos
Proveer un espacio fiacutesico con condiciones adecuadas para conservardocumentos en soporte electroacutenico Temperatura debe estar entre 16 C y20 C y humedad entre 30 y 40
Deben implementar mecanismos que garanticen que los documentoselectroacutenicos almacenados en su versioacuten final no pueden ser modificados
Realizar la seleccioacuten de documentos electroacutenicos para determinar cuaacuteles se
van a conservar
Investigar en el mercado sobre avance tecnoloacutegico adquirir equipos dealmacenamiento de informacioacuten y trasladar documentos producidos pormedios automaacuteticos a nuevos soportes antes de que los actuales seanobsoletos y se corra riesgo de peacuterdida de informacioacuten
Garantizar la recepcioacuten y distribucioacuten oportuna del documento
Garantizar la organizacioacuten almacenamiento y conservacioacuten del
documento
Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el
archivo central
Garantizar la disposicioacuten final de los documentos
Establecer una metodologiacutea para recibir y distribuir la informacioacuten
Su accesibilidad
Darle un buen uso
Evitar su reproduccioacuten
Garantizar su autenticidad
Ante el reto de la era digital el desarrollo de una visioacuten estrateacutegica referida a los
e-documentos estaacuten orientados a mejorar la gestioacuten de informacioacuten para La toma
de decisiones y la transparencia de una sociedad empresas instituciones
educativas y todo aquello que requiera los soportes documentales Es
responsabilidad de todos los individuos las organizaciones y la comunidad
La gestioacuten de documentos regula las praacutecticas efectuadas tanto por los responsables
de su gestioacuten como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el
ejercicio de sus actividades La gestioacuten de documentos en una organizacioacuten incluye
el establecimiento de poliacuteticas y normas
la asignacioacuten de responsabilidades y competencias
la fijacioacuten y promulgacioacuten de procedimientos y directrices la prestacioacuten de una
serie de servicios relacionados con su gestioacuten y uso el disentildeo la
implementacioacuten y la administracioacuten de sistemas especializados y la integracioacuten
de la gestioacuten de documentos en los sistemas y los procesos de la organizacioacuten
Todos los miembros de la organizacioacuten incluidos
los responsables de la gestioacuten de documentos de archivo los profesionales de la
informacioacuten los ejecutivos los jefes de unidades organizativas los
administradores de sistemas y cualquier otra persona que cree documentos como
parte de su trabajo por lo que se deberiacutea recoger en la descripcioacuten de cada puesto
de trabajo y en documentos similares
El grado maacutes elevado de responsabilidad en relacioacuten con la gestioacuten de
documentos
se deberiacutea asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro
de la organizacioacuten La designacioacuten de responsables individuales puede ser
una obligacioacuten legal
La definicioacuten de estas responsabilidades deberiacutea incluir enunciados como
los Siguientes
Los profesionales de la gestioacuten de documentos de archivo son responsables de
todos los aspectos relacionados con eacutesta incluidos el disentildeo la
implementacioacuten y el mantenimiento de sistemas y procedimientos de gestioacuten
de documentos de archivo asiacute como de la formacioacuten de usuarios en materia
de gestioacuten de documentos y en las operaciones que afecten a las praacutecticas
individuales
Los ejecutivos son responsables de respaldar la aplicacioacuten de las poliacuteticas de
gestioacuten de documentos de archivo en el seno de la organizacioacuten
Los administradores de sistemas son responsables de garantizar que toda la
documentacioacuten sea precisa y legible y que esteacute a disposicioacuten del personal
siempre que se necesite
Todos los empleados son responsables de mantener documentos de archivo
precisos y completos sobre sus actividades
Las autoridades archiviacutesticas pueden participar en la planificacioacuten y la
implementacioacuten de las poliacuteticas y los procedimientos de gestioacuten de
documentos de archivo
Establecen poliacuteticas responsabilidades procedimientos sistemas normas
y buenas praacutecticas referidas a la gestioacuten de los e-documentos durante
todo su ciclo vital incluyendo el disentildeo produccioacuten gestioacuten y
conservacioacuten
Colaborar en el disentildeo y desarrollo de las plataformas del Sistema de
Gestioacuten de los E-Documentos asiacute como en la modificacioacuten mejora y
migracioacuten de datos
Garantizar la creacioacuten y conservacioacuten de e-documentos auteacutenticos fiables
iacutentegros accesibles disponibles y de conservacioacuten a largo plazo como
testimonio
Facilitar y desarrollar normas referidas al acceso a la informacioacuten a los
Productores terceros interesados y ciudadanos en general y denegar el
acceso a los e-documentos de caraacutecter confidencial o que afecten a la
intimidad de las personas
Garantizar la identificacioacuten valoracioacuten proteccioacuten y conservacioacuten de los
e documentos esenciales para asegurar su conservacioacuten permanente
Aplicar procedimientos de seguridad y gestioacuten de riesgos que garanticen
la conservacioacuten de la informacioacuten y de los soportes
formar parte de los equipos responsables del anaacutelisis y disentildeo de los
procedimientos electroacutenicos de gestioacuten y tratamiento de expedientes con
el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la
valoracioacuten seleccioacuten conservacioacuten y acceso de los documentos
electroacutenicos preservando su autenticidad e integridad
El expediente electroacutenico es el conjunto de documentoselectroacutenicos correspondientes a un procedimientoadministrativo cualquiera que sea el tipo de informacioacuten quecontengan Tambieacuten podemos decir que El expedienteelectroacutenico es la sucesioacuten ordenada de documentosregistrados por viacutea informaacutetica
Los Expedientes Electroacutenicos garantizanun acceso eficiente y seguro a lainformacioacuten completa y a todos losdocumentos desde cualquier sitio y suprimordial funcioacuten es la de conservar ytransmitir
Se llevaraacute a cabo mediante un iacutendice electroacutenico firmado
digitalmente por la autoridad oacutergano o entidad actuante
seguacuten proceda
La autoridad respectiva conservaraacute copias de seguridad
perioacutedicas que cumplan con los requisitos de archivo y
conservacioacuten en medios electroacutenicos de conformidad con
la ley
Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa mantenerlos
llevarlos de un sitio a otro buscar informacioacuten archivada y guardarlos de
forma segura La Gestioacuten de Expedientes les ofrece amplias funciones para
gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos Le ayudaraacute a
guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales
Combina contenidos procesos y aplicaciones en cada Expediente Electroacutenico
Permite iniciar procesos desde el propio expediente antildeadirlos a otro o
visualizarlo como parte de un proceso Especialmente en cuestiones de
proteccioacuten de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas
autorizadas el Expediente Electroacutenico es inigualable ya que permite definir
exactamente quieacuten de los empleados puede ver o no queacute tipo de expedientes
procesos y documentos
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
La conservacioacuten del patrimonio documental es sumamente importante y necesaria
para la sociedad el desconocimiento de su valor y el impacto que produce en
cada organizacioacuten estado entidades y comunidad requiere que con el pasar de
los antildeos las teacutecnicas procedimientos poliacuteticas y demaacutes procesos avancen
significativamente es por eso que la gestioacuten de los documentos electroacutenicos es
una estrategia para su preservacioacuten y conservacioacuten a medio y largo plazo
Es por eso que cada diacutea la tecnologiacutea desarrollara mucho mas material digital con
el fin de preservar la autenticidad del documento electroacutenico en cualquiera de sus
fases llevando a la vanguardia todo lo referente al manejo y que debemos darle
como futuros profesionales
El tratamiento tiene asociados varios aspectos entre los que se deben resaltar la
duracioacuten y accesibilidad en funcioacuten de la naturaleza del documento electroacutenico
Es decir el documento debe ser susceptible de ser conservado por cierto tiempo
(siendo posible su eventual destruccioacuten despueacutes de un tiempo) y el acceso al
mismo debe garantizarse sea que se trata de un documento
puacuteblico o restringido
Ley 594 2000
Medios magneacuteticosTemperatura de 10 a 18ordmcHumedad relativa de 40 a 50
Discos oacutepticosTemperatura de 16 a 20ordmcHumedad relativa de 35 a 45
MicrofilmTemperatura de 17 a 20ordmcHumedad relativa de 30 a 40
Establecer poliacuteticas y procedimientos para organizar yconservar este tipo de documentos
Proveer un espacio fiacutesico con condiciones adecuadas para conservardocumentos en soporte electroacutenico Temperatura debe estar entre 16 C y20 C y humedad entre 30 y 40
Deben implementar mecanismos que garanticen que los documentoselectroacutenicos almacenados en su versioacuten final no pueden ser modificados
Realizar la seleccioacuten de documentos electroacutenicos para determinar cuaacuteles se
van a conservar
Investigar en el mercado sobre avance tecnoloacutegico adquirir equipos dealmacenamiento de informacioacuten y trasladar documentos producidos pormedios automaacuteticos a nuevos soportes antes de que los actuales seanobsoletos y se corra riesgo de peacuterdida de informacioacuten
Garantizar la recepcioacuten y distribucioacuten oportuna del documento
Garantizar la organizacioacuten almacenamiento y conservacioacuten del
documento
Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el
archivo central
Garantizar la disposicioacuten final de los documentos
Establecer una metodologiacutea para recibir y distribuir la informacioacuten
Su accesibilidad
Darle un buen uso
Evitar su reproduccioacuten
Garantizar su autenticidad
Ante el reto de la era digital el desarrollo de una visioacuten estrateacutegica referida a los
e-documentos estaacuten orientados a mejorar la gestioacuten de informacioacuten para La toma
de decisiones y la transparencia de una sociedad empresas instituciones
educativas y todo aquello que requiera los soportes documentales Es
responsabilidad de todos los individuos las organizaciones y la comunidad
La gestioacuten de documentos regula las praacutecticas efectuadas tanto por los responsables
de su gestioacuten como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el
ejercicio de sus actividades La gestioacuten de documentos en una organizacioacuten incluye
el establecimiento de poliacuteticas y normas
la asignacioacuten de responsabilidades y competencias
la fijacioacuten y promulgacioacuten de procedimientos y directrices la prestacioacuten de una
serie de servicios relacionados con su gestioacuten y uso el disentildeo la
implementacioacuten y la administracioacuten de sistemas especializados y la integracioacuten
de la gestioacuten de documentos en los sistemas y los procesos de la organizacioacuten
Todos los miembros de la organizacioacuten incluidos
los responsables de la gestioacuten de documentos de archivo los profesionales de la
informacioacuten los ejecutivos los jefes de unidades organizativas los
administradores de sistemas y cualquier otra persona que cree documentos como
parte de su trabajo por lo que se deberiacutea recoger en la descripcioacuten de cada puesto
de trabajo y en documentos similares
El grado maacutes elevado de responsabilidad en relacioacuten con la gestioacuten de
documentos
se deberiacutea asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro
de la organizacioacuten La designacioacuten de responsables individuales puede ser
una obligacioacuten legal
La definicioacuten de estas responsabilidades deberiacutea incluir enunciados como
los Siguientes
Los profesionales de la gestioacuten de documentos de archivo son responsables de
todos los aspectos relacionados con eacutesta incluidos el disentildeo la
implementacioacuten y el mantenimiento de sistemas y procedimientos de gestioacuten
de documentos de archivo asiacute como de la formacioacuten de usuarios en materia
de gestioacuten de documentos y en las operaciones que afecten a las praacutecticas
individuales
Los ejecutivos son responsables de respaldar la aplicacioacuten de las poliacuteticas de
gestioacuten de documentos de archivo en el seno de la organizacioacuten
Los administradores de sistemas son responsables de garantizar que toda la
documentacioacuten sea precisa y legible y que esteacute a disposicioacuten del personal
siempre que se necesite
Todos los empleados son responsables de mantener documentos de archivo
precisos y completos sobre sus actividades
Las autoridades archiviacutesticas pueden participar en la planificacioacuten y la
implementacioacuten de las poliacuteticas y los procedimientos de gestioacuten de
documentos de archivo
Establecen poliacuteticas responsabilidades procedimientos sistemas normas
y buenas praacutecticas referidas a la gestioacuten de los e-documentos durante
todo su ciclo vital incluyendo el disentildeo produccioacuten gestioacuten y
conservacioacuten
Colaborar en el disentildeo y desarrollo de las plataformas del Sistema de
Gestioacuten de los E-Documentos asiacute como en la modificacioacuten mejora y
migracioacuten de datos
Garantizar la creacioacuten y conservacioacuten de e-documentos auteacutenticos fiables
iacutentegros accesibles disponibles y de conservacioacuten a largo plazo como
testimonio
Facilitar y desarrollar normas referidas al acceso a la informacioacuten a los
Productores terceros interesados y ciudadanos en general y denegar el
acceso a los e-documentos de caraacutecter confidencial o que afecten a la
intimidad de las personas
Garantizar la identificacioacuten valoracioacuten proteccioacuten y conservacioacuten de los
e documentos esenciales para asegurar su conservacioacuten permanente
Aplicar procedimientos de seguridad y gestioacuten de riesgos que garanticen
la conservacioacuten de la informacioacuten y de los soportes
formar parte de los equipos responsables del anaacutelisis y disentildeo de los
procedimientos electroacutenicos de gestioacuten y tratamiento de expedientes con
el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la
valoracioacuten seleccioacuten conservacioacuten y acceso de los documentos
electroacutenicos preservando su autenticidad e integridad
El expediente electroacutenico es el conjunto de documentoselectroacutenicos correspondientes a un procedimientoadministrativo cualquiera que sea el tipo de informacioacuten quecontengan Tambieacuten podemos decir que El expedienteelectroacutenico es la sucesioacuten ordenada de documentosregistrados por viacutea informaacutetica
Los Expedientes Electroacutenicos garantizanun acceso eficiente y seguro a lainformacioacuten completa y a todos losdocumentos desde cualquier sitio y suprimordial funcioacuten es la de conservar ytransmitir
Se llevaraacute a cabo mediante un iacutendice electroacutenico firmado
digitalmente por la autoridad oacutergano o entidad actuante
seguacuten proceda
La autoridad respectiva conservaraacute copias de seguridad
perioacutedicas que cumplan con los requisitos de archivo y
conservacioacuten en medios electroacutenicos de conformidad con
la ley
Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa mantenerlos
llevarlos de un sitio a otro buscar informacioacuten archivada y guardarlos de
forma segura La Gestioacuten de Expedientes les ofrece amplias funciones para
gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos Le ayudaraacute a
guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales
Combina contenidos procesos y aplicaciones en cada Expediente Electroacutenico
Permite iniciar procesos desde el propio expediente antildeadirlos a otro o
visualizarlo como parte de un proceso Especialmente en cuestiones de
proteccioacuten de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas
autorizadas el Expediente Electroacutenico es inigualable ya que permite definir
exactamente quieacuten de los empleados puede ver o no queacute tipo de expedientes
procesos y documentos
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
El tratamiento tiene asociados varios aspectos entre los que se deben resaltar la
duracioacuten y accesibilidad en funcioacuten de la naturaleza del documento electroacutenico
Es decir el documento debe ser susceptible de ser conservado por cierto tiempo
(siendo posible su eventual destruccioacuten despueacutes de un tiempo) y el acceso al
mismo debe garantizarse sea que se trata de un documento
puacuteblico o restringido
Ley 594 2000
Medios magneacuteticosTemperatura de 10 a 18ordmcHumedad relativa de 40 a 50
Discos oacutepticosTemperatura de 16 a 20ordmcHumedad relativa de 35 a 45
MicrofilmTemperatura de 17 a 20ordmcHumedad relativa de 30 a 40
Establecer poliacuteticas y procedimientos para organizar yconservar este tipo de documentos
Proveer un espacio fiacutesico con condiciones adecuadas para conservardocumentos en soporte electroacutenico Temperatura debe estar entre 16 C y20 C y humedad entre 30 y 40
Deben implementar mecanismos que garanticen que los documentoselectroacutenicos almacenados en su versioacuten final no pueden ser modificados
Realizar la seleccioacuten de documentos electroacutenicos para determinar cuaacuteles se
van a conservar
Investigar en el mercado sobre avance tecnoloacutegico adquirir equipos dealmacenamiento de informacioacuten y trasladar documentos producidos pormedios automaacuteticos a nuevos soportes antes de que los actuales seanobsoletos y se corra riesgo de peacuterdida de informacioacuten
Garantizar la recepcioacuten y distribucioacuten oportuna del documento
Garantizar la organizacioacuten almacenamiento y conservacioacuten del
documento
Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el
archivo central
Garantizar la disposicioacuten final de los documentos
Establecer una metodologiacutea para recibir y distribuir la informacioacuten
Su accesibilidad
Darle un buen uso
Evitar su reproduccioacuten
Garantizar su autenticidad
Ante el reto de la era digital el desarrollo de una visioacuten estrateacutegica referida a los
e-documentos estaacuten orientados a mejorar la gestioacuten de informacioacuten para La toma
de decisiones y la transparencia de una sociedad empresas instituciones
educativas y todo aquello que requiera los soportes documentales Es
responsabilidad de todos los individuos las organizaciones y la comunidad
La gestioacuten de documentos regula las praacutecticas efectuadas tanto por los responsables
de su gestioacuten como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el
ejercicio de sus actividades La gestioacuten de documentos en una organizacioacuten incluye
el establecimiento de poliacuteticas y normas
la asignacioacuten de responsabilidades y competencias
la fijacioacuten y promulgacioacuten de procedimientos y directrices la prestacioacuten de una
serie de servicios relacionados con su gestioacuten y uso el disentildeo la
implementacioacuten y la administracioacuten de sistemas especializados y la integracioacuten
de la gestioacuten de documentos en los sistemas y los procesos de la organizacioacuten
Todos los miembros de la organizacioacuten incluidos
los responsables de la gestioacuten de documentos de archivo los profesionales de la
informacioacuten los ejecutivos los jefes de unidades organizativas los
administradores de sistemas y cualquier otra persona que cree documentos como
parte de su trabajo por lo que se deberiacutea recoger en la descripcioacuten de cada puesto
de trabajo y en documentos similares
El grado maacutes elevado de responsabilidad en relacioacuten con la gestioacuten de
documentos
se deberiacutea asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro
de la organizacioacuten La designacioacuten de responsables individuales puede ser
una obligacioacuten legal
La definicioacuten de estas responsabilidades deberiacutea incluir enunciados como
los Siguientes
Los profesionales de la gestioacuten de documentos de archivo son responsables de
todos los aspectos relacionados con eacutesta incluidos el disentildeo la
implementacioacuten y el mantenimiento de sistemas y procedimientos de gestioacuten
de documentos de archivo asiacute como de la formacioacuten de usuarios en materia
de gestioacuten de documentos y en las operaciones que afecten a las praacutecticas
individuales
Los ejecutivos son responsables de respaldar la aplicacioacuten de las poliacuteticas de
gestioacuten de documentos de archivo en el seno de la organizacioacuten
Los administradores de sistemas son responsables de garantizar que toda la
documentacioacuten sea precisa y legible y que esteacute a disposicioacuten del personal
siempre que se necesite
Todos los empleados son responsables de mantener documentos de archivo
precisos y completos sobre sus actividades
Las autoridades archiviacutesticas pueden participar en la planificacioacuten y la
implementacioacuten de las poliacuteticas y los procedimientos de gestioacuten de
documentos de archivo
Establecen poliacuteticas responsabilidades procedimientos sistemas normas
y buenas praacutecticas referidas a la gestioacuten de los e-documentos durante
todo su ciclo vital incluyendo el disentildeo produccioacuten gestioacuten y
conservacioacuten
Colaborar en el disentildeo y desarrollo de las plataformas del Sistema de
Gestioacuten de los E-Documentos asiacute como en la modificacioacuten mejora y
migracioacuten de datos
Garantizar la creacioacuten y conservacioacuten de e-documentos auteacutenticos fiables
iacutentegros accesibles disponibles y de conservacioacuten a largo plazo como
testimonio
Facilitar y desarrollar normas referidas al acceso a la informacioacuten a los
Productores terceros interesados y ciudadanos en general y denegar el
acceso a los e-documentos de caraacutecter confidencial o que afecten a la
intimidad de las personas
Garantizar la identificacioacuten valoracioacuten proteccioacuten y conservacioacuten de los
e documentos esenciales para asegurar su conservacioacuten permanente
Aplicar procedimientos de seguridad y gestioacuten de riesgos que garanticen
la conservacioacuten de la informacioacuten y de los soportes
formar parte de los equipos responsables del anaacutelisis y disentildeo de los
procedimientos electroacutenicos de gestioacuten y tratamiento de expedientes con
el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la
valoracioacuten seleccioacuten conservacioacuten y acceso de los documentos
electroacutenicos preservando su autenticidad e integridad
El expediente electroacutenico es el conjunto de documentoselectroacutenicos correspondientes a un procedimientoadministrativo cualquiera que sea el tipo de informacioacuten quecontengan Tambieacuten podemos decir que El expedienteelectroacutenico es la sucesioacuten ordenada de documentosregistrados por viacutea informaacutetica
Los Expedientes Electroacutenicos garantizanun acceso eficiente y seguro a lainformacioacuten completa y a todos losdocumentos desde cualquier sitio y suprimordial funcioacuten es la de conservar ytransmitir
Se llevaraacute a cabo mediante un iacutendice electroacutenico firmado
digitalmente por la autoridad oacutergano o entidad actuante
seguacuten proceda
La autoridad respectiva conservaraacute copias de seguridad
perioacutedicas que cumplan con los requisitos de archivo y
conservacioacuten en medios electroacutenicos de conformidad con
la ley
Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa mantenerlos
llevarlos de un sitio a otro buscar informacioacuten archivada y guardarlos de
forma segura La Gestioacuten de Expedientes les ofrece amplias funciones para
gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos Le ayudaraacute a
guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales
Combina contenidos procesos y aplicaciones en cada Expediente Electroacutenico
Permite iniciar procesos desde el propio expediente antildeadirlos a otro o
visualizarlo como parte de un proceso Especialmente en cuestiones de
proteccioacuten de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas
autorizadas el Expediente Electroacutenico es inigualable ya que permite definir
exactamente quieacuten de los empleados puede ver o no queacute tipo de expedientes
procesos y documentos
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Establecer poliacuteticas y procedimientos para organizar yconservar este tipo de documentos
Proveer un espacio fiacutesico con condiciones adecuadas para conservardocumentos en soporte electroacutenico Temperatura debe estar entre 16 C y20 C y humedad entre 30 y 40
Deben implementar mecanismos que garanticen que los documentoselectroacutenicos almacenados en su versioacuten final no pueden ser modificados
Realizar la seleccioacuten de documentos electroacutenicos para determinar cuaacuteles se
van a conservar
Investigar en el mercado sobre avance tecnoloacutegico adquirir equipos dealmacenamiento de informacioacuten y trasladar documentos producidos pormedios automaacuteticos a nuevos soportes antes de que los actuales seanobsoletos y se corra riesgo de peacuterdida de informacioacuten
Garantizar la recepcioacuten y distribucioacuten oportuna del documento
Garantizar la organizacioacuten almacenamiento y conservacioacuten del
documento
Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el
archivo central
Garantizar la disposicioacuten final de los documentos
Establecer una metodologiacutea para recibir y distribuir la informacioacuten
Su accesibilidad
Darle un buen uso
Evitar su reproduccioacuten
Garantizar su autenticidad
Ante el reto de la era digital el desarrollo de una visioacuten estrateacutegica referida a los
e-documentos estaacuten orientados a mejorar la gestioacuten de informacioacuten para La toma
de decisiones y la transparencia de una sociedad empresas instituciones
educativas y todo aquello que requiera los soportes documentales Es
responsabilidad de todos los individuos las organizaciones y la comunidad
La gestioacuten de documentos regula las praacutecticas efectuadas tanto por los responsables
de su gestioacuten como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el
ejercicio de sus actividades La gestioacuten de documentos en una organizacioacuten incluye
el establecimiento de poliacuteticas y normas
la asignacioacuten de responsabilidades y competencias
la fijacioacuten y promulgacioacuten de procedimientos y directrices la prestacioacuten de una
serie de servicios relacionados con su gestioacuten y uso el disentildeo la
implementacioacuten y la administracioacuten de sistemas especializados y la integracioacuten
de la gestioacuten de documentos en los sistemas y los procesos de la organizacioacuten
Todos los miembros de la organizacioacuten incluidos
los responsables de la gestioacuten de documentos de archivo los profesionales de la
informacioacuten los ejecutivos los jefes de unidades organizativas los
administradores de sistemas y cualquier otra persona que cree documentos como
parte de su trabajo por lo que se deberiacutea recoger en la descripcioacuten de cada puesto
de trabajo y en documentos similares
El grado maacutes elevado de responsabilidad en relacioacuten con la gestioacuten de
documentos
se deberiacutea asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro
de la organizacioacuten La designacioacuten de responsables individuales puede ser
una obligacioacuten legal
La definicioacuten de estas responsabilidades deberiacutea incluir enunciados como
los Siguientes
Los profesionales de la gestioacuten de documentos de archivo son responsables de
todos los aspectos relacionados con eacutesta incluidos el disentildeo la
implementacioacuten y el mantenimiento de sistemas y procedimientos de gestioacuten
de documentos de archivo asiacute como de la formacioacuten de usuarios en materia
de gestioacuten de documentos y en las operaciones que afecten a las praacutecticas
individuales
Los ejecutivos son responsables de respaldar la aplicacioacuten de las poliacuteticas de
gestioacuten de documentos de archivo en el seno de la organizacioacuten
Los administradores de sistemas son responsables de garantizar que toda la
documentacioacuten sea precisa y legible y que esteacute a disposicioacuten del personal
siempre que se necesite
Todos los empleados son responsables de mantener documentos de archivo
precisos y completos sobre sus actividades
Las autoridades archiviacutesticas pueden participar en la planificacioacuten y la
implementacioacuten de las poliacuteticas y los procedimientos de gestioacuten de
documentos de archivo
Establecen poliacuteticas responsabilidades procedimientos sistemas normas
y buenas praacutecticas referidas a la gestioacuten de los e-documentos durante
todo su ciclo vital incluyendo el disentildeo produccioacuten gestioacuten y
conservacioacuten
Colaborar en el disentildeo y desarrollo de las plataformas del Sistema de
Gestioacuten de los E-Documentos asiacute como en la modificacioacuten mejora y
migracioacuten de datos
Garantizar la creacioacuten y conservacioacuten de e-documentos auteacutenticos fiables
iacutentegros accesibles disponibles y de conservacioacuten a largo plazo como
testimonio
Facilitar y desarrollar normas referidas al acceso a la informacioacuten a los
Productores terceros interesados y ciudadanos en general y denegar el
acceso a los e-documentos de caraacutecter confidencial o que afecten a la
intimidad de las personas
Garantizar la identificacioacuten valoracioacuten proteccioacuten y conservacioacuten de los
e documentos esenciales para asegurar su conservacioacuten permanente
Aplicar procedimientos de seguridad y gestioacuten de riesgos que garanticen
la conservacioacuten de la informacioacuten y de los soportes
formar parte de los equipos responsables del anaacutelisis y disentildeo de los
procedimientos electroacutenicos de gestioacuten y tratamiento de expedientes con
el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la
valoracioacuten seleccioacuten conservacioacuten y acceso de los documentos
electroacutenicos preservando su autenticidad e integridad
El expediente electroacutenico es el conjunto de documentoselectroacutenicos correspondientes a un procedimientoadministrativo cualquiera que sea el tipo de informacioacuten quecontengan Tambieacuten podemos decir que El expedienteelectroacutenico es la sucesioacuten ordenada de documentosregistrados por viacutea informaacutetica
Los Expedientes Electroacutenicos garantizanun acceso eficiente y seguro a lainformacioacuten completa y a todos losdocumentos desde cualquier sitio y suprimordial funcioacuten es la de conservar ytransmitir
Se llevaraacute a cabo mediante un iacutendice electroacutenico firmado
digitalmente por la autoridad oacutergano o entidad actuante
seguacuten proceda
La autoridad respectiva conservaraacute copias de seguridad
perioacutedicas que cumplan con los requisitos de archivo y
conservacioacuten en medios electroacutenicos de conformidad con
la ley
Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa mantenerlos
llevarlos de un sitio a otro buscar informacioacuten archivada y guardarlos de
forma segura La Gestioacuten de Expedientes les ofrece amplias funciones para
gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos Le ayudaraacute a
guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales
Combina contenidos procesos y aplicaciones en cada Expediente Electroacutenico
Permite iniciar procesos desde el propio expediente antildeadirlos a otro o
visualizarlo como parte de un proceso Especialmente en cuestiones de
proteccioacuten de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas
autorizadas el Expediente Electroacutenico es inigualable ya que permite definir
exactamente quieacuten de los empleados puede ver o no queacute tipo de expedientes
procesos y documentos
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Garantizar la recepcioacuten y distribucioacuten oportuna del documento
Garantizar la organizacioacuten almacenamiento y conservacioacuten del
documento
Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el
archivo central
Garantizar la disposicioacuten final de los documentos
Establecer una metodologiacutea para recibir y distribuir la informacioacuten
Su accesibilidad
Darle un buen uso
Evitar su reproduccioacuten
Garantizar su autenticidad
Ante el reto de la era digital el desarrollo de una visioacuten estrateacutegica referida a los
e-documentos estaacuten orientados a mejorar la gestioacuten de informacioacuten para La toma
de decisiones y la transparencia de una sociedad empresas instituciones
educativas y todo aquello que requiera los soportes documentales Es
responsabilidad de todos los individuos las organizaciones y la comunidad
La gestioacuten de documentos regula las praacutecticas efectuadas tanto por los responsables
de su gestioacuten como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el
ejercicio de sus actividades La gestioacuten de documentos en una organizacioacuten incluye
el establecimiento de poliacuteticas y normas
la asignacioacuten de responsabilidades y competencias
la fijacioacuten y promulgacioacuten de procedimientos y directrices la prestacioacuten de una
serie de servicios relacionados con su gestioacuten y uso el disentildeo la
implementacioacuten y la administracioacuten de sistemas especializados y la integracioacuten
de la gestioacuten de documentos en los sistemas y los procesos de la organizacioacuten
Todos los miembros de la organizacioacuten incluidos
los responsables de la gestioacuten de documentos de archivo los profesionales de la
informacioacuten los ejecutivos los jefes de unidades organizativas los
administradores de sistemas y cualquier otra persona que cree documentos como
parte de su trabajo por lo que se deberiacutea recoger en la descripcioacuten de cada puesto
de trabajo y en documentos similares
El grado maacutes elevado de responsabilidad en relacioacuten con la gestioacuten de
documentos
se deberiacutea asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro
de la organizacioacuten La designacioacuten de responsables individuales puede ser
una obligacioacuten legal
La definicioacuten de estas responsabilidades deberiacutea incluir enunciados como
los Siguientes
Los profesionales de la gestioacuten de documentos de archivo son responsables de
todos los aspectos relacionados con eacutesta incluidos el disentildeo la
implementacioacuten y el mantenimiento de sistemas y procedimientos de gestioacuten
de documentos de archivo asiacute como de la formacioacuten de usuarios en materia
de gestioacuten de documentos y en las operaciones que afecten a las praacutecticas
individuales
Los ejecutivos son responsables de respaldar la aplicacioacuten de las poliacuteticas de
gestioacuten de documentos de archivo en el seno de la organizacioacuten
Los administradores de sistemas son responsables de garantizar que toda la
documentacioacuten sea precisa y legible y que esteacute a disposicioacuten del personal
siempre que se necesite
Todos los empleados son responsables de mantener documentos de archivo
precisos y completos sobre sus actividades
Las autoridades archiviacutesticas pueden participar en la planificacioacuten y la
implementacioacuten de las poliacuteticas y los procedimientos de gestioacuten de
documentos de archivo
Establecen poliacuteticas responsabilidades procedimientos sistemas normas
y buenas praacutecticas referidas a la gestioacuten de los e-documentos durante
todo su ciclo vital incluyendo el disentildeo produccioacuten gestioacuten y
conservacioacuten
Colaborar en el disentildeo y desarrollo de las plataformas del Sistema de
Gestioacuten de los E-Documentos asiacute como en la modificacioacuten mejora y
migracioacuten de datos
Garantizar la creacioacuten y conservacioacuten de e-documentos auteacutenticos fiables
iacutentegros accesibles disponibles y de conservacioacuten a largo plazo como
testimonio
Facilitar y desarrollar normas referidas al acceso a la informacioacuten a los
Productores terceros interesados y ciudadanos en general y denegar el
acceso a los e-documentos de caraacutecter confidencial o que afecten a la
intimidad de las personas
Garantizar la identificacioacuten valoracioacuten proteccioacuten y conservacioacuten de los
e documentos esenciales para asegurar su conservacioacuten permanente
Aplicar procedimientos de seguridad y gestioacuten de riesgos que garanticen
la conservacioacuten de la informacioacuten y de los soportes
formar parte de los equipos responsables del anaacutelisis y disentildeo de los
procedimientos electroacutenicos de gestioacuten y tratamiento de expedientes con
el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la
valoracioacuten seleccioacuten conservacioacuten y acceso de los documentos
electroacutenicos preservando su autenticidad e integridad
El expediente electroacutenico es el conjunto de documentoselectroacutenicos correspondientes a un procedimientoadministrativo cualquiera que sea el tipo de informacioacuten quecontengan Tambieacuten podemos decir que El expedienteelectroacutenico es la sucesioacuten ordenada de documentosregistrados por viacutea informaacutetica
Los Expedientes Electroacutenicos garantizanun acceso eficiente y seguro a lainformacioacuten completa y a todos losdocumentos desde cualquier sitio y suprimordial funcioacuten es la de conservar ytransmitir
Se llevaraacute a cabo mediante un iacutendice electroacutenico firmado
digitalmente por la autoridad oacutergano o entidad actuante
seguacuten proceda
La autoridad respectiva conservaraacute copias de seguridad
perioacutedicas que cumplan con los requisitos de archivo y
conservacioacuten en medios electroacutenicos de conformidad con
la ley
Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa mantenerlos
llevarlos de un sitio a otro buscar informacioacuten archivada y guardarlos de
forma segura La Gestioacuten de Expedientes les ofrece amplias funciones para
gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos Le ayudaraacute a
guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales
Combina contenidos procesos y aplicaciones en cada Expediente Electroacutenico
Permite iniciar procesos desde el propio expediente antildeadirlos a otro o
visualizarlo como parte de un proceso Especialmente en cuestiones de
proteccioacuten de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas
autorizadas el Expediente Electroacutenico es inigualable ya que permite definir
exactamente quieacuten de los empleados puede ver o no queacute tipo de expedientes
procesos y documentos
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Ante el reto de la era digital el desarrollo de una visioacuten estrateacutegica referida a los
e-documentos estaacuten orientados a mejorar la gestioacuten de informacioacuten para La toma
de decisiones y la transparencia de una sociedad empresas instituciones
educativas y todo aquello que requiera los soportes documentales Es
responsabilidad de todos los individuos las organizaciones y la comunidad
La gestioacuten de documentos regula las praacutecticas efectuadas tanto por los responsables
de su gestioacuten como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el
ejercicio de sus actividades La gestioacuten de documentos en una organizacioacuten incluye
el establecimiento de poliacuteticas y normas
la asignacioacuten de responsabilidades y competencias
la fijacioacuten y promulgacioacuten de procedimientos y directrices la prestacioacuten de una
serie de servicios relacionados con su gestioacuten y uso el disentildeo la
implementacioacuten y la administracioacuten de sistemas especializados y la integracioacuten
de la gestioacuten de documentos en los sistemas y los procesos de la organizacioacuten
Todos los miembros de la organizacioacuten incluidos
los responsables de la gestioacuten de documentos de archivo los profesionales de la
informacioacuten los ejecutivos los jefes de unidades organizativas los
administradores de sistemas y cualquier otra persona que cree documentos como
parte de su trabajo por lo que se deberiacutea recoger en la descripcioacuten de cada puesto
de trabajo y en documentos similares
El grado maacutes elevado de responsabilidad en relacioacuten con la gestioacuten de
documentos
se deberiacutea asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro
de la organizacioacuten La designacioacuten de responsables individuales puede ser
una obligacioacuten legal
La definicioacuten de estas responsabilidades deberiacutea incluir enunciados como
los Siguientes
Los profesionales de la gestioacuten de documentos de archivo son responsables de
todos los aspectos relacionados con eacutesta incluidos el disentildeo la
implementacioacuten y el mantenimiento de sistemas y procedimientos de gestioacuten
de documentos de archivo asiacute como de la formacioacuten de usuarios en materia
de gestioacuten de documentos y en las operaciones que afecten a las praacutecticas
individuales
Los ejecutivos son responsables de respaldar la aplicacioacuten de las poliacuteticas de
gestioacuten de documentos de archivo en el seno de la organizacioacuten
Los administradores de sistemas son responsables de garantizar que toda la
documentacioacuten sea precisa y legible y que esteacute a disposicioacuten del personal
siempre que se necesite
Todos los empleados son responsables de mantener documentos de archivo
precisos y completos sobre sus actividades
Las autoridades archiviacutesticas pueden participar en la planificacioacuten y la
implementacioacuten de las poliacuteticas y los procedimientos de gestioacuten de
documentos de archivo
Establecen poliacuteticas responsabilidades procedimientos sistemas normas
y buenas praacutecticas referidas a la gestioacuten de los e-documentos durante
todo su ciclo vital incluyendo el disentildeo produccioacuten gestioacuten y
conservacioacuten
Colaborar en el disentildeo y desarrollo de las plataformas del Sistema de
Gestioacuten de los E-Documentos asiacute como en la modificacioacuten mejora y
migracioacuten de datos
Garantizar la creacioacuten y conservacioacuten de e-documentos auteacutenticos fiables
iacutentegros accesibles disponibles y de conservacioacuten a largo plazo como
testimonio
Facilitar y desarrollar normas referidas al acceso a la informacioacuten a los
Productores terceros interesados y ciudadanos en general y denegar el
acceso a los e-documentos de caraacutecter confidencial o que afecten a la
intimidad de las personas
Garantizar la identificacioacuten valoracioacuten proteccioacuten y conservacioacuten de los
e documentos esenciales para asegurar su conservacioacuten permanente
Aplicar procedimientos de seguridad y gestioacuten de riesgos que garanticen
la conservacioacuten de la informacioacuten y de los soportes
formar parte de los equipos responsables del anaacutelisis y disentildeo de los
procedimientos electroacutenicos de gestioacuten y tratamiento de expedientes con
el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la
valoracioacuten seleccioacuten conservacioacuten y acceso de los documentos
electroacutenicos preservando su autenticidad e integridad
El expediente electroacutenico es el conjunto de documentoselectroacutenicos correspondientes a un procedimientoadministrativo cualquiera que sea el tipo de informacioacuten quecontengan Tambieacuten podemos decir que El expedienteelectroacutenico es la sucesioacuten ordenada de documentosregistrados por viacutea informaacutetica
Los Expedientes Electroacutenicos garantizanun acceso eficiente y seguro a lainformacioacuten completa y a todos losdocumentos desde cualquier sitio y suprimordial funcioacuten es la de conservar ytransmitir
Se llevaraacute a cabo mediante un iacutendice electroacutenico firmado
digitalmente por la autoridad oacutergano o entidad actuante
seguacuten proceda
La autoridad respectiva conservaraacute copias de seguridad
perioacutedicas que cumplan con los requisitos de archivo y
conservacioacuten en medios electroacutenicos de conformidad con
la ley
Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa mantenerlos
llevarlos de un sitio a otro buscar informacioacuten archivada y guardarlos de
forma segura La Gestioacuten de Expedientes les ofrece amplias funciones para
gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos Le ayudaraacute a
guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales
Combina contenidos procesos y aplicaciones en cada Expediente Electroacutenico
Permite iniciar procesos desde el propio expediente antildeadirlos a otro o
visualizarlo como parte de un proceso Especialmente en cuestiones de
proteccioacuten de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas
autorizadas el Expediente Electroacutenico es inigualable ya que permite definir
exactamente quieacuten de los empleados puede ver o no queacute tipo de expedientes
procesos y documentos
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
la fijacioacuten y promulgacioacuten de procedimientos y directrices la prestacioacuten de una
serie de servicios relacionados con su gestioacuten y uso el disentildeo la
implementacioacuten y la administracioacuten de sistemas especializados y la integracioacuten
de la gestioacuten de documentos en los sistemas y los procesos de la organizacioacuten
Todos los miembros de la organizacioacuten incluidos
los responsables de la gestioacuten de documentos de archivo los profesionales de la
informacioacuten los ejecutivos los jefes de unidades organizativas los
administradores de sistemas y cualquier otra persona que cree documentos como
parte de su trabajo por lo que se deberiacutea recoger en la descripcioacuten de cada puesto
de trabajo y en documentos similares
El grado maacutes elevado de responsabilidad en relacioacuten con la gestioacuten de
documentos
se deberiacutea asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro
de la organizacioacuten La designacioacuten de responsables individuales puede ser
una obligacioacuten legal
La definicioacuten de estas responsabilidades deberiacutea incluir enunciados como
los Siguientes
Los profesionales de la gestioacuten de documentos de archivo son responsables de
todos los aspectos relacionados con eacutesta incluidos el disentildeo la
implementacioacuten y el mantenimiento de sistemas y procedimientos de gestioacuten
de documentos de archivo asiacute como de la formacioacuten de usuarios en materia
de gestioacuten de documentos y en las operaciones que afecten a las praacutecticas
individuales
Los ejecutivos son responsables de respaldar la aplicacioacuten de las poliacuteticas de
gestioacuten de documentos de archivo en el seno de la organizacioacuten
Los administradores de sistemas son responsables de garantizar que toda la
documentacioacuten sea precisa y legible y que esteacute a disposicioacuten del personal
siempre que se necesite
Todos los empleados son responsables de mantener documentos de archivo
precisos y completos sobre sus actividades
Las autoridades archiviacutesticas pueden participar en la planificacioacuten y la
implementacioacuten de las poliacuteticas y los procedimientos de gestioacuten de
documentos de archivo
Establecen poliacuteticas responsabilidades procedimientos sistemas normas
y buenas praacutecticas referidas a la gestioacuten de los e-documentos durante
todo su ciclo vital incluyendo el disentildeo produccioacuten gestioacuten y
conservacioacuten
Colaborar en el disentildeo y desarrollo de las plataformas del Sistema de
Gestioacuten de los E-Documentos asiacute como en la modificacioacuten mejora y
migracioacuten de datos
Garantizar la creacioacuten y conservacioacuten de e-documentos auteacutenticos fiables
iacutentegros accesibles disponibles y de conservacioacuten a largo plazo como
testimonio
Facilitar y desarrollar normas referidas al acceso a la informacioacuten a los
Productores terceros interesados y ciudadanos en general y denegar el
acceso a los e-documentos de caraacutecter confidencial o que afecten a la
intimidad de las personas
Garantizar la identificacioacuten valoracioacuten proteccioacuten y conservacioacuten de los
e documentos esenciales para asegurar su conservacioacuten permanente
Aplicar procedimientos de seguridad y gestioacuten de riesgos que garanticen
la conservacioacuten de la informacioacuten y de los soportes
formar parte de los equipos responsables del anaacutelisis y disentildeo de los
procedimientos electroacutenicos de gestioacuten y tratamiento de expedientes con
el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la
valoracioacuten seleccioacuten conservacioacuten y acceso de los documentos
electroacutenicos preservando su autenticidad e integridad
El expediente electroacutenico es el conjunto de documentoselectroacutenicos correspondientes a un procedimientoadministrativo cualquiera que sea el tipo de informacioacuten quecontengan Tambieacuten podemos decir que El expedienteelectroacutenico es la sucesioacuten ordenada de documentosregistrados por viacutea informaacutetica
Los Expedientes Electroacutenicos garantizanun acceso eficiente y seguro a lainformacioacuten completa y a todos losdocumentos desde cualquier sitio y suprimordial funcioacuten es la de conservar ytransmitir
Se llevaraacute a cabo mediante un iacutendice electroacutenico firmado
digitalmente por la autoridad oacutergano o entidad actuante
seguacuten proceda
La autoridad respectiva conservaraacute copias de seguridad
perioacutedicas que cumplan con los requisitos de archivo y
conservacioacuten en medios electroacutenicos de conformidad con
la ley
Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa mantenerlos
llevarlos de un sitio a otro buscar informacioacuten archivada y guardarlos de
forma segura La Gestioacuten de Expedientes les ofrece amplias funciones para
gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos Le ayudaraacute a
guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales
Combina contenidos procesos y aplicaciones en cada Expediente Electroacutenico
Permite iniciar procesos desde el propio expediente antildeadirlos a otro o
visualizarlo como parte de un proceso Especialmente en cuestiones de
proteccioacuten de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas
autorizadas el Expediente Electroacutenico es inigualable ya que permite definir
exactamente quieacuten de los empleados puede ver o no queacute tipo de expedientes
procesos y documentos
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
El grado maacutes elevado de responsabilidad en relacioacuten con la gestioacuten de
documentos
se deberiacutea asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro
de la organizacioacuten La designacioacuten de responsables individuales puede ser
una obligacioacuten legal
La definicioacuten de estas responsabilidades deberiacutea incluir enunciados como
los Siguientes
Los profesionales de la gestioacuten de documentos de archivo son responsables de
todos los aspectos relacionados con eacutesta incluidos el disentildeo la
implementacioacuten y el mantenimiento de sistemas y procedimientos de gestioacuten
de documentos de archivo asiacute como de la formacioacuten de usuarios en materia
de gestioacuten de documentos y en las operaciones que afecten a las praacutecticas
individuales
Los ejecutivos son responsables de respaldar la aplicacioacuten de las poliacuteticas de
gestioacuten de documentos de archivo en el seno de la organizacioacuten
Los administradores de sistemas son responsables de garantizar que toda la
documentacioacuten sea precisa y legible y que esteacute a disposicioacuten del personal
siempre que se necesite
Todos los empleados son responsables de mantener documentos de archivo
precisos y completos sobre sus actividades
Las autoridades archiviacutesticas pueden participar en la planificacioacuten y la
implementacioacuten de las poliacuteticas y los procedimientos de gestioacuten de
documentos de archivo
Establecen poliacuteticas responsabilidades procedimientos sistemas normas
y buenas praacutecticas referidas a la gestioacuten de los e-documentos durante
todo su ciclo vital incluyendo el disentildeo produccioacuten gestioacuten y
conservacioacuten
Colaborar en el disentildeo y desarrollo de las plataformas del Sistema de
Gestioacuten de los E-Documentos asiacute como en la modificacioacuten mejora y
migracioacuten de datos
Garantizar la creacioacuten y conservacioacuten de e-documentos auteacutenticos fiables
iacutentegros accesibles disponibles y de conservacioacuten a largo plazo como
testimonio
Facilitar y desarrollar normas referidas al acceso a la informacioacuten a los
Productores terceros interesados y ciudadanos en general y denegar el
acceso a los e-documentos de caraacutecter confidencial o que afecten a la
intimidad de las personas
Garantizar la identificacioacuten valoracioacuten proteccioacuten y conservacioacuten de los
e documentos esenciales para asegurar su conservacioacuten permanente
Aplicar procedimientos de seguridad y gestioacuten de riesgos que garanticen
la conservacioacuten de la informacioacuten y de los soportes
formar parte de los equipos responsables del anaacutelisis y disentildeo de los
procedimientos electroacutenicos de gestioacuten y tratamiento de expedientes con
el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la
valoracioacuten seleccioacuten conservacioacuten y acceso de los documentos
electroacutenicos preservando su autenticidad e integridad
El expediente electroacutenico es el conjunto de documentoselectroacutenicos correspondientes a un procedimientoadministrativo cualquiera que sea el tipo de informacioacuten quecontengan Tambieacuten podemos decir que El expedienteelectroacutenico es la sucesioacuten ordenada de documentosregistrados por viacutea informaacutetica
Los Expedientes Electroacutenicos garantizanun acceso eficiente y seguro a lainformacioacuten completa y a todos losdocumentos desde cualquier sitio y suprimordial funcioacuten es la de conservar ytransmitir
Se llevaraacute a cabo mediante un iacutendice electroacutenico firmado
digitalmente por la autoridad oacutergano o entidad actuante
seguacuten proceda
La autoridad respectiva conservaraacute copias de seguridad
perioacutedicas que cumplan con los requisitos de archivo y
conservacioacuten en medios electroacutenicos de conformidad con
la ley
Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa mantenerlos
llevarlos de un sitio a otro buscar informacioacuten archivada y guardarlos de
forma segura La Gestioacuten de Expedientes les ofrece amplias funciones para
gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos Le ayudaraacute a
guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales
Combina contenidos procesos y aplicaciones en cada Expediente Electroacutenico
Permite iniciar procesos desde el propio expediente antildeadirlos a otro o
visualizarlo como parte de un proceso Especialmente en cuestiones de
proteccioacuten de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas
autorizadas el Expediente Electroacutenico es inigualable ya que permite definir
exactamente quieacuten de los empleados puede ver o no queacute tipo de expedientes
procesos y documentos
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Los ejecutivos son responsables de respaldar la aplicacioacuten de las poliacuteticas de
gestioacuten de documentos de archivo en el seno de la organizacioacuten
Los administradores de sistemas son responsables de garantizar que toda la
documentacioacuten sea precisa y legible y que esteacute a disposicioacuten del personal
siempre que se necesite
Todos los empleados son responsables de mantener documentos de archivo
precisos y completos sobre sus actividades
Las autoridades archiviacutesticas pueden participar en la planificacioacuten y la
implementacioacuten de las poliacuteticas y los procedimientos de gestioacuten de
documentos de archivo
Establecen poliacuteticas responsabilidades procedimientos sistemas normas
y buenas praacutecticas referidas a la gestioacuten de los e-documentos durante
todo su ciclo vital incluyendo el disentildeo produccioacuten gestioacuten y
conservacioacuten
Colaborar en el disentildeo y desarrollo de las plataformas del Sistema de
Gestioacuten de los E-Documentos asiacute como en la modificacioacuten mejora y
migracioacuten de datos
Garantizar la creacioacuten y conservacioacuten de e-documentos auteacutenticos fiables
iacutentegros accesibles disponibles y de conservacioacuten a largo plazo como
testimonio
Facilitar y desarrollar normas referidas al acceso a la informacioacuten a los
Productores terceros interesados y ciudadanos en general y denegar el
acceso a los e-documentos de caraacutecter confidencial o que afecten a la
intimidad de las personas
Garantizar la identificacioacuten valoracioacuten proteccioacuten y conservacioacuten de los
e documentos esenciales para asegurar su conservacioacuten permanente
Aplicar procedimientos de seguridad y gestioacuten de riesgos que garanticen
la conservacioacuten de la informacioacuten y de los soportes
formar parte de los equipos responsables del anaacutelisis y disentildeo de los
procedimientos electroacutenicos de gestioacuten y tratamiento de expedientes con
el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la
valoracioacuten seleccioacuten conservacioacuten y acceso de los documentos
electroacutenicos preservando su autenticidad e integridad
El expediente electroacutenico es el conjunto de documentoselectroacutenicos correspondientes a un procedimientoadministrativo cualquiera que sea el tipo de informacioacuten quecontengan Tambieacuten podemos decir que El expedienteelectroacutenico es la sucesioacuten ordenada de documentosregistrados por viacutea informaacutetica
Los Expedientes Electroacutenicos garantizanun acceso eficiente y seguro a lainformacioacuten completa y a todos losdocumentos desde cualquier sitio y suprimordial funcioacuten es la de conservar ytransmitir
Se llevaraacute a cabo mediante un iacutendice electroacutenico firmado
digitalmente por la autoridad oacutergano o entidad actuante
seguacuten proceda
La autoridad respectiva conservaraacute copias de seguridad
perioacutedicas que cumplan con los requisitos de archivo y
conservacioacuten en medios electroacutenicos de conformidad con
la ley
Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa mantenerlos
llevarlos de un sitio a otro buscar informacioacuten archivada y guardarlos de
forma segura La Gestioacuten de Expedientes les ofrece amplias funciones para
gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos Le ayudaraacute a
guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales
Combina contenidos procesos y aplicaciones en cada Expediente Electroacutenico
Permite iniciar procesos desde el propio expediente antildeadirlos a otro o
visualizarlo como parte de un proceso Especialmente en cuestiones de
proteccioacuten de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas
autorizadas el Expediente Electroacutenico es inigualable ya que permite definir
exactamente quieacuten de los empleados puede ver o no queacute tipo de expedientes
procesos y documentos
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Establecen poliacuteticas responsabilidades procedimientos sistemas normas
y buenas praacutecticas referidas a la gestioacuten de los e-documentos durante
todo su ciclo vital incluyendo el disentildeo produccioacuten gestioacuten y
conservacioacuten
Colaborar en el disentildeo y desarrollo de las plataformas del Sistema de
Gestioacuten de los E-Documentos asiacute como en la modificacioacuten mejora y
migracioacuten de datos
Garantizar la creacioacuten y conservacioacuten de e-documentos auteacutenticos fiables
iacutentegros accesibles disponibles y de conservacioacuten a largo plazo como
testimonio
Facilitar y desarrollar normas referidas al acceso a la informacioacuten a los
Productores terceros interesados y ciudadanos en general y denegar el
acceso a los e-documentos de caraacutecter confidencial o que afecten a la
intimidad de las personas
Garantizar la identificacioacuten valoracioacuten proteccioacuten y conservacioacuten de los
e documentos esenciales para asegurar su conservacioacuten permanente
Aplicar procedimientos de seguridad y gestioacuten de riesgos que garanticen
la conservacioacuten de la informacioacuten y de los soportes
formar parte de los equipos responsables del anaacutelisis y disentildeo de los
procedimientos electroacutenicos de gestioacuten y tratamiento de expedientes con
el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la
valoracioacuten seleccioacuten conservacioacuten y acceso de los documentos
electroacutenicos preservando su autenticidad e integridad
El expediente electroacutenico es el conjunto de documentoselectroacutenicos correspondientes a un procedimientoadministrativo cualquiera que sea el tipo de informacioacuten quecontengan Tambieacuten podemos decir que El expedienteelectroacutenico es la sucesioacuten ordenada de documentosregistrados por viacutea informaacutetica
Los Expedientes Electroacutenicos garantizanun acceso eficiente y seguro a lainformacioacuten completa y a todos losdocumentos desde cualquier sitio y suprimordial funcioacuten es la de conservar ytransmitir
Se llevaraacute a cabo mediante un iacutendice electroacutenico firmado
digitalmente por la autoridad oacutergano o entidad actuante
seguacuten proceda
La autoridad respectiva conservaraacute copias de seguridad
perioacutedicas que cumplan con los requisitos de archivo y
conservacioacuten en medios electroacutenicos de conformidad con
la ley
Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa mantenerlos
llevarlos de un sitio a otro buscar informacioacuten archivada y guardarlos de
forma segura La Gestioacuten de Expedientes les ofrece amplias funciones para
gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos Le ayudaraacute a
guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales
Combina contenidos procesos y aplicaciones en cada Expediente Electroacutenico
Permite iniciar procesos desde el propio expediente antildeadirlos a otro o
visualizarlo como parte de un proceso Especialmente en cuestiones de
proteccioacuten de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas
autorizadas el Expediente Electroacutenico es inigualable ya que permite definir
exactamente quieacuten de los empleados puede ver o no queacute tipo de expedientes
procesos y documentos
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Facilitar y desarrollar normas referidas al acceso a la informacioacuten a los
Productores terceros interesados y ciudadanos en general y denegar el
acceso a los e-documentos de caraacutecter confidencial o que afecten a la
intimidad de las personas
Garantizar la identificacioacuten valoracioacuten proteccioacuten y conservacioacuten de los
e documentos esenciales para asegurar su conservacioacuten permanente
Aplicar procedimientos de seguridad y gestioacuten de riesgos que garanticen
la conservacioacuten de la informacioacuten y de los soportes
formar parte de los equipos responsables del anaacutelisis y disentildeo de los
procedimientos electroacutenicos de gestioacuten y tratamiento de expedientes con
el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la
valoracioacuten seleccioacuten conservacioacuten y acceso de los documentos
electroacutenicos preservando su autenticidad e integridad
El expediente electroacutenico es el conjunto de documentoselectroacutenicos correspondientes a un procedimientoadministrativo cualquiera que sea el tipo de informacioacuten quecontengan Tambieacuten podemos decir que El expedienteelectroacutenico es la sucesioacuten ordenada de documentosregistrados por viacutea informaacutetica
Los Expedientes Electroacutenicos garantizanun acceso eficiente y seguro a lainformacioacuten completa y a todos losdocumentos desde cualquier sitio y suprimordial funcioacuten es la de conservar ytransmitir
Se llevaraacute a cabo mediante un iacutendice electroacutenico firmado
digitalmente por la autoridad oacutergano o entidad actuante
seguacuten proceda
La autoridad respectiva conservaraacute copias de seguridad
perioacutedicas que cumplan con los requisitos de archivo y
conservacioacuten en medios electroacutenicos de conformidad con
la ley
Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa mantenerlos
llevarlos de un sitio a otro buscar informacioacuten archivada y guardarlos de
forma segura La Gestioacuten de Expedientes les ofrece amplias funciones para
gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos Le ayudaraacute a
guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales
Combina contenidos procesos y aplicaciones en cada Expediente Electroacutenico
Permite iniciar procesos desde el propio expediente antildeadirlos a otro o
visualizarlo como parte de un proceso Especialmente en cuestiones de
proteccioacuten de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas
autorizadas el Expediente Electroacutenico es inigualable ya que permite definir
exactamente quieacuten de los empleados puede ver o no queacute tipo de expedientes
procesos y documentos
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
formar parte de los equipos responsables del anaacutelisis y disentildeo de los
procedimientos electroacutenicos de gestioacuten y tratamiento de expedientes con
el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la
valoracioacuten seleccioacuten conservacioacuten y acceso de los documentos
electroacutenicos preservando su autenticidad e integridad
El expediente electroacutenico es el conjunto de documentoselectroacutenicos correspondientes a un procedimientoadministrativo cualquiera que sea el tipo de informacioacuten quecontengan Tambieacuten podemos decir que El expedienteelectroacutenico es la sucesioacuten ordenada de documentosregistrados por viacutea informaacutetica
Los Expedientes Electroacutenicos garantizanun acceso eficiente y seguro a lainformacioacuten completa y a todos losdocumentos desde cualquier sitio y suprimordial funcioacuten es la de conservar ytransmitir
Se llevaraacute a cabo mediante un iacutendice electroacutenico firmado
digitalmente por la autoridad oacutergano o entidad actuante
seguacuten proceda
La autoridad respectiva conservaraacute copias de seguridad
perioacutedicas que cumplan con los requisitos de archivo y
conservacioacuten en medios electroacutenicos de conformidad con
la ley
Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa mantenerlos
llevarlos de un sitio a otro buscar informacioacuten archivada y guardarlos de
forma segura La Gestioacuten de Expedientes les ofrece amplias funciones para
gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos Le ayudaraacute a
guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales
Combina contenidos procesos y aplicaciones en cada Expediente Electroacutenico
Permite iniciar procesos desde el propio expediente antildeadirlos a otro o
visualizarlo como parte de un proceso Especialmente en cuestiones de
proteccioacuten de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas
autorizadas el Expediente Electroacutenico es inigualable ya que permite definir
exactamente quieacuten de los empleados puede ver o no queacute tipo de expedientes
procesos y documentos
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
El expediente electroacutenico es el conjunto de documentoselectroacutenicos correspondientes a un procedimientoadministrativo cualquiera que sea el tipo de informacioacuten quecontengan Tambieacuten podemos decir que El expedienteelectroacutenico es la sucesioacuten ordenada de documentosregistrados por viacutea informaacutetica
Los Expedientes Electroacutenicos garantizanun acceso eficiente y seguro a lainformacioacuten completa y a todos losdocumentos desde cualquier sitio y suprimordial funcioacuten es la de conservar ytransmitir
Se llevaraacute a cabo mediante un iacutendice electroacutenico firmado
digitalmente por la autoridad oacutergano o entidad actuante
seguacuten proceda
La autoridad respectiva conservaraacute copias de seguridad
perioacutedicas que cumplan con los requisitos de archivo y
conservacioacuten en medios electroacutenicos de conformidad con
la ley
Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa mantenerlos
llevarlos de un sitio a otro buscar informacioacuten archivada y guardarlos de
forma segura La Gestioacuten de Expedientes les ofrece amplias funciones para
gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos Le ayudaraacute a
guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales
Combina contenidos procesos y aplicaciones en cada Expediente Electroacutenico
Permite iniciar procesos desde el propio expediente antildeadirlos a otro o
visualizarlo como parte de un proceso Especialmente en cuestiones de
proteccioacuten de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas
autorizadas el Expediente Electroacutenico es inigualable ya que permite definir
exactamente quieacuten de los empleados puede ver o no queacute tipo de expedientes
procesos y documentos
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Se llevaraacute a cabo mediante un iacutendice electroacutenico firmado
digitalmente por la autoridad oacutergano o entidad actuante
seguacuten proceda
La autoridad respectiva conservaraacute copias de seguridad
perioacutedicas que cumplan con los requisitos de archivo y
conservacioacuten en medios electroacutenicos de conformidad con
la ley
Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa mantenerlos
llevarlos de un sitio a otro buscar informacioacuten archivada y guardarlos de
forma segura La Gestioacuten de Expedientes les ofrece amplias funciones para
gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos Le ayudaraacute a
guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales
Combina contenidos procesos y aplicaciones en cada Expediente Electroacutenico
Permite iniciar procesos desde el propio expediente antildeadirlos a otro o
visualizarlo como parte de un proceso Especialmente en cuestiones de
proteccioacuten de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas
autorizadas el Expediente Electroacutenico es inigualable ya que permite definir
exactamente quieacuten de los empleados puede ver o no queacute tipo de expedientes
procesos y documentos
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa mantenerlos
llevarlos de un sitio a otro buscar informacioacuten archivada y guardarlos de
forma segura La Gestioacuten de Expedientes les ofrece amplias funciones para
gestionarlos de modo efectivo y orientado a procesos Le ayudaraacute a
guardarlos de forma segura y cumpliendo con los requisitos legales
Combina contenidos procesos y aplicaciones en cada Expediente Electroacutenico
Permite iniciar procesos desde el propio expediente antildeadirlos a otro o
visualizarlo como parte de un proceso Especialmente en cuestiones de
proteccioacuten de datos y permisos para el acceso exclusivo de personas
autorizadas el Expediente Electroacutenico es inigualable ya que permite definir
exactamente quieacuten de los empleados puede ver o no queacute tipo de expedientes
procesos y documentos
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
LAS VENTAJAS A SIMPLE VISTA EXPEDIENTES ELECTROacuteNICOS
Los Expedientes Electroacutenicos incluyen documentos (digitalizados electroacutenicos
Office e-mails web etc) links y URLs multimedia asiacute como referencias a procesos
de negocio y Business Objects
Acceso central y buacutesqueda global en todas las informaciones
Funcionalidades DMS integradas archivado buacutesqueda procesamiento clasificacioacuten
historial etc
Almacenamiento seguro para revisioacuten de documentos y expedientes antildeadiendo fechas
y plazos para inicio finalizacioacuten o revisioacuten acceso desde cualquier lugar del mundo a
traveacutes del webbrowser y generacioacuten parcial o total de los expedientes en PDF para libertad de movimiento
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Expediente mixto o hiacutebrido es un
conjunto de documentos de archivo
electroacutenicos o tradicionales
relacionados entre siacute y conservados
en parte en soporte electroacutenico en
parte como expediente La aplicacioacuten de los sistemashiacutebridos o mixtos son los deproducir almacenar y mantenerdocumentos en soporte fiacutesicos yotros soportes que la tecnologiacuteanos ofrece como puede ser elmicrofilme o los medioselectroacutenicos que se relacionanentre si de manera que llegadoa este punto de convergenciapara garantizar unaconservacioacuten de los documentosarchiviacutesticos por todo el tiempoque se les necesite
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Es un conjunto de actividades teacutecnicas y
administrativas que propenden por facilitar
la gestioacuten y la administracioacuten del
documento desde el mismo momento que
se produce o recibe el documento y en el
desarrollo de cada una de sus fases y
etapas de caraacutecter archiviacutestico con el
objeto de facilitar su produccioacuten traacutemite
ordenacioacuten clasificacioacuten descripcioacuten
conservacioacuten utilizacioacuten y disposicioacuten
final
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Este proceso garantiza la atencioacuten oportuna en la
recepcioacuten de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribucioacuten asegurando la
confidencialidad de la informacioacuten Todo dado a unas
poliacuteticas aplicadas por cada entidad
Ademaacutes estos procesos incluyen sistemas
automatizados de organizacioacuten de los documentos y
estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo
que desde la misma unidad de correspondencia se da
el desarrollo a todo traacutemite del manejo documental
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
NORMATIVIDAD
La ley 594 de 2000 nos indica la obligacioacuten
que tienen las entidades puacuteblicas y privadas
que cumplen funciones puacuteblicas en elaborar
programas de gestioacuten de documentos Cada
entidad sea puacuteblica o privada debe
reconocer adaptar y aplicar el concepto de
ciclo de vida de los documentos desde su
produccioacuten o recepcioacuten hasta que por
decisioacuten deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor
histoacuterico mediante un Programa de Gestioacuten
de Documentos (PGD)
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
IMPLEMENTACION
La idea de implementar un programa de gestioacuten de documentos maacutes
que por imposicioacuten obligatoria se hace necesario ya que es la manera
de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases con el
objetivo de facilitar su consulta conservacioacuten y utilizacioacuten
Dado a que existen diferentes entidades tanto puacuteblicas como privadas
que prestan servicios puacuteblicos los sistemas empleados para la gestioacuten
de documentos deberaacuten incluir planes de organizacioacuten de los
diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad asiacute
como su normalizacioacuten y control
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
CICLO VITAL
La ley 594 de 2000 en su Titulo VGestioacuten de Documentos hace meacuterito enla obligacioacuten de implementar unPrograma de Gestioacuten de Documentos enlas entidades dado a que los documentosdeben tener un ciclo vital en losarchivos Con este alcance esta ley nosclarifica las clasificaciones de estos asiacute
Archivo de Gestioacuten donde reposan losdocumentos de consulta frecuente
Archivo Central agrupa documentos delos Archivos de Gestioacuten que ya no sonde uso tan frecuente y
Archivo Histoacuterico al que se transfierendesde el Archivo Central losdocumentos de conservacioacuten permanente
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Mensajeriacutea especializada
Clase de servicio postal prestado con independencia de las redes
postales oficiales del correo nacional e internacional que exige la
aplicacioacuten y adopcioacuten de caracteriacutesticas especiales para la recepcioacuten
recoleccioacuten y entrega personalizada de los enviacuteos de correspondencia
y demaacutes objetos hellip
Mensajeriacutea externa Un Espacio Creado con el motivo de Controlar
y registrar de manera detallada las Solicitudes al servicio de
mensajeriacutea externa realizadas en una Institucioacuten
Como Solicitante ante la necesidad del Servicio soacutelo tienes que
alimentar este microsite especificando el No de Solicitud de manera
manual La fecha tu Nombre o aacuterea de Gestioacuten El Destino y la
persona al Cual el mensajero debe dirigirse y el Motivo de la
Solicitud
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Tareas de mensajeriacutea externa
Recibir solicitud para la realizacioacuten de diligencias externas
Recolectar en las unidades de gestioacuten las diligencias que se requieran hacer por fuera
de la institucioacuten
Revisar recorrido para el diacutea y priorizar la realizacioacuten de las diligencias externas y
enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Clasificar si las diligencias se Enviacutean por correo si se enviacutean por parte de la
mensajeriacutea institucional
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
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garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Registrar en la planilla Control de mensajeriacutea externa FN06 todos los
traacutemites y diligencias externas que va a realizar
Realizar los traacutemites y diligencias seguacuten se registroacute en la planilla Control
de traacutemites y documentos FN06 y registrar el nombre de responsable de
la informacioacuten que se le estaacute entregando
Entregar la correspondencia recolectada por fuera al Auxiliar de Servicios
Generales que cumple la funcioacuten de Coordinador de Mensajeriacutea para su
clasificacioacuten y el formato Control de mensajeriacutea externa FN06
Debidamente diligenciado y firmado
Priorizar la realizacioacuten de los enviacuteos de correo seguacuten requerimientos
Diligenciar la guiacutea que proporcionan las empresas de correo por cada sobre a
enviar
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Archivo activo Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentacioacuten por su valor administrativo legal operativo o fiscal no pierde
vigencia Por lo general la fecha de emisioacuten de los registros no es superior a los cinco
antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes
Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de los
mismos una vez que ya han cumplido su funcioacuten
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
La organizacioacuten del espacio de trabajo constituye el punto de partida para
cualquier actuacioacuten dirigida a normalizar la gestioacuten de los documentos de
archivo en una organizacioacuten Para conservar adecuadamente los documentos
electroacutenicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos archiviacutesticos
para el control de los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente
Almacenamiento y manipulacioacuten Los documentos de archivo se deberiacutean
almacenar en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad fiabilidad
autenticidad y conservacioacuten durante el periodo de tiempo que sea necesario
Los sistemas de gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo se deberiacutean
disentildear de modo que los documentos permanezcan accesibles auteacutenticos
fiables y utilizables durante todo el periodo de conservacioacuten con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Conservar nuestro lugar de trabajo ordenado y limpio es un principio
baacutesico de seguridad
Eliminar de nuestra aacuterea los elementos innecesarios y que no se requieren
Para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de
las actividades e inducen a cometer errores Organice los objetos de
acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza Es
decir ubique en el lugar de maacutes faacutecil acceso aquellas cosas que requiere
para el ciclo de la tarea
No llene el escritorio de papeles o documentos que no utilizan
frecuentemente Ubiacutequelos en un sitio diferente
No llene el espacio bajo la superficie de trabajo de muchas cosas
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Una iluminacioacuten correcta aumenta la eficacia y la comodidad de su trabajo
Pero tambieacuten se debe considerar
Es preferible una iluminacioacuten tenue que no provoque deslumbramientos o
reflejos
Son preferibles las bombillas incandescentes normales a los tubos
fluorescentes Estos por muy buenos que sean suelen emitir cierto centelleo
apenas perceptible pero que provoca molestias
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
El ruido es un contaminante ambiental que puede producir ansiedad irritacioacuten
La maquinaria informaacutetica (impresoras fax etc) emite ademaacutes sonidos
agudos especialmente perturbadores
Es recomendable
Alejar lo maacuteximo posible los focos de ruido
Usar encerramientos acuacutesticos para las impresoras
Un excesivo calor o friacuteo produce incomodidad pero tambieacuten
somnolencia o ansiedad e inquietud La humedad relativa del aire puede
provocar sequedad de las mucosas respiratorias y molestias Por todo
ello es aconsejable mantener
Una temperatura ambiental entre 19ordm y 24ordmC
Una humedad relativa entre el 40 y 70
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
La aplicacioacuten de la informaacutetica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenoacutemeno que tiene sus implicaciones en la gestioacuten
documental la proliferacioacuten de bases de datos sobre distintos aspectos que
en algunos casos estaacuten sustituyendo a los documentos como soporte de
informacioacuten valiosa para la organizacioacuten
La organizacioacuten facilita que la informacioacuten se comparta y se aproveche de
forma maacutes eficiente y como un recurso colectivo Como consecuencia se
reducen draacutesticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados fotocopias innecesarias dobles grabaciones de datos etc
Seguridad y fiabilidad Informacioacuten documentos etc de gran valor para la
organizacioacuten pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando
su perfecto estado de conservacioacuten mientras que para el uso diario se
dispone de su reacuteplica electroacutenica
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
Algunos Criterios
Generales a Tener en
cuenta
Un sistema de gestioacuten
documental por lo
general se refiere a las
siguientes aacutereas
Almacenamiento
recuperacioacuten
clasificacioacuten
seguridad custodia
distribucioacuten creacioacuten
autenticacioacuten
AlmacenamientoiquestDoacutende guardaremos nuestros documentos iquestCuaacutento
podemos pagar para almacenarlos
Recuperacioacuten
iquestCoacutemo puede la gente encontrar documentos necesarios
iquestCuaacutento tiempo se puede pasar buscaacutendolo iquestQueacute opciones
tecnoloacutegicas estaacuten disponibles para la recuperacioacuten
Clasificacioacuten
iquestCoacutemo organizamos nuestros documentos iquestCoacutemo
aseguramos que los documentos esteacuten archivados siguiendo
el sistema maacutes apropiado
Seguridad
iquestCoacutemo evitamos la peacuterdida de documentos evitar la
violacioacuten de la informacioacuten o la destruccioacuten no deseada de
documentos iquestCoacutemo mantenemos la informacioacuten criacutetica
oculta a quieacuten no debiera tener acceso a ella
Custodia
iquestCoacutemo decidimos queacute documentos conservar iquestPor cuaacutento
tiempo deben ser guardados iquestCoacutemo procedemos a su
eliminacioacuten (expurgo de documentos)
DistribucioacuteniquestCoacutemo distribuimos documentos a la gente que la necesita
iquestCuaacutento podemos tardar para distribuir los documentos
WorkflowiquestSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a
otra cuaacuteles son las reglas para el flujo de estos documentos
Creacioacuten
iquestSi maacutes de una persona estaacute implicada en creacioacuten o
modificacioacuten de un documento coacutemo se podraacute colaborar en
esas tareas
Autenticacioacuten
iquestCoacutemo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validacioacuten legal al gobierno y a la industria privada acerca de
la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estaacutendares para la autentificacioacuten
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
podemos concluir que Paralelo al avance tecnoloacutegico el conocimiento y la
informacioacuten institucional se han convertido en el recurso primario para los
individuos y para la economiacutea en general Tierra trabajo y capital los tradicionales
factores en la produccioacuten no desaparecen pero pasan a un segundo plano Se
pueden obtener y optimizar con la ayuda del conocimiento especializado Al mismo
tiempo eacuteste no puede crear nada por siacute mismo es necesario integrarlo a las tareas
diarias de manera que se vuelva maacutes productivo
![EJE TEMATICO 1[1]](https://static.fdocuments.net/doc/165x107/5572103f497959fc0b8ce057/eje-tematico-11.jpg)
![Eje tematico 5_tratamiento_de_documentos_electronicos_v[1]](https://static.fdocuments.net/doc/165x107/5563f4dad8b42a152e8b517c/eje-tematico-5tratamientodedocumentoselectronicosv1.jpg)
