INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL … · 2018-06-01 · Autoevaluación del MECI,...

_________________________________________________________ “TODOS SOMOS CONTROL”

“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…” 1

PROCESO AUDITOR INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD ESPECIAL AL

HOSPITAL MARIA INM ACULADA ESE DE RIOBLANCO-TOLIMA

VERSION: 2.0 CODIGO: A01-PR-AUD-009

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD ESPECIAL

HOSPITAL MARIA INMACULADA ESE DE RIOBLANCO TOLIMA VIGENCIA 2010

ENERO DE 2012






INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD ESPECIAL

HOSPITAL MARIA INMACULADA ESE DE RIOBLANCO TOLIMA

Contralor Departamental: Efraín Hincapié González Contralor Auxiliar: Myriam Cecilia Acero Velandia Directora Técnica de Control Fraxi Nelly Gerena López Fiscal y Medio Ambiente: Equipo de Auditoria: Luís Raúl Rubio Rojas - Líder José Arturo Corchuelo Guarnizo-Auditor






1. HECHOS RELEVANTES DEL PERIOD AUDITADO

Teniendo en cuenta las limitantes que se presentaron durante el desarrollo de la Auditoría, ante la no entrega de la Información y documentación relacionada con las líneas “Proceso de Contratación vigencia 2010” y “Existencia - Efectividad del Componente Autoevaluación del Modelo Estándar de Control Interno, en relación con el Proceso de Contratación”; el Equipo Auditor no evidencio hechos relevantes tales como, variaciones de sus objetivos, responsabilidades, cambios que tengan incidencia en el contexto de la entidad que hallan ocurrido durante el periodo auditado. Se encontraron otros aspectos que fueron contrarios al cumplimiento del ejercicio auditor, los cuales son detallados durante el desarrollo del informe, tales como: Desorganización de la poca información y la no entrega de los paquetes contractuales, la cual debió haberse tenido dispuesta y archivada por el Sujeto de Control, según lo estipulado en la Ley 594 del 14 de Julio de 2000, relacionada con la Planificación (Plan Estratégico, Informe de Gestión y Plan Operativo Institucional, vigencia 2010), Matriz de Inversiones, Proyectos relacionados, Actos Contractuales y con estos, la Información Presupuestal (CDP, RP y Compromisos), Contable (Auxiliares por Tercero) y Pagos de Tesorería. Puntos de Control establecidos dentro del Proceso de Contratación, de tal manera que se haga un seguimiento efectivo a los mismos, estableciéndose una conectividad al Sistema de Control Interno, dirigidos a garantizar el Componente de Autoevaluación MECI.






2. CARTA DE CONCLUSIONES Doctora LEIDY LORENA PINZON CHARRY Gerente Hospital Maria Inmaculada ESE RIOBLANCO TOLIMA La Contraloría Departamental del Tolima, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 272, en concordancia con los artículos 267 y 268 Constitucionales y la Ley 42 de 1993, practicó Auditoria Gubernamental modalidad Especial al Hospital Maria Inmaculada ESE de Rioblanco-Tolima, por la vigencia fiscal 2010, relacionada con el Proceso de Contratación y Componente de Autoevalución del MECI, aplicado a dicho proceso; a través de la cual se verificaron los principios constitucionales y legales, teniendo en cuenta en la muestra definida entre otros aspectos, el cumplimiento del objeto contractual, concordante con los Programas y/o Proyectos definidos en el Plan Operativo Institucional, concordante con el Plan Estratégico y/o Gestión; escogencia de oferentes guardando igualdad de condiciones de calidad y precios favorables; obligaciones de las partes, supervisión - interventoría y pagos realizados, que conllevaron a los resultados y liquidación de los actos contractuales. Así como la identificación dentro del Proceso de Contratación, sobre la existencia y efectividad del Componente Autoevaluación del MECI. Es responsabilidad de la entidad el contenido de la información suministrada. La responsabilidad de la Contraloría Departamental del Tolima, consiste en producir un informe, que con base en las pruebas practicadas y las evidencias obtenidas contenga un concepto objetivo sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas de Auditoría Gubernamental Colombianas (NAGC), compatibles con las Normas Internacionales de Auditoría (NIAS) y conforme a las políticas y procedimientos de Auditoría Gubernamental establecidos en el Manual de Fiscalización del Tolima MAFISTOL Versión 2.0. En consecuencia, el proceso auditor se adelantó teniendo en cuenta las fases de Planeación, Ejecución e Informe, de manera que el examen proporciona una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoria se programó a una muestra aleatoria de contratos escogidos a través del Aplicativo Estadístico STATS, que soportan las operaciones o actividades del proceso auditado, con el fin de verificar el cumplimiento de las normas legales y






procedimientos aplicables, el logro de los objetivos propuestos y la Existencia y Efectividad del Componente Autoevaluación del MECI. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en Actas de Mesa de Trabajo y papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Dirección Técnica de Control Fiscal y Medio Ambiente. ALCANCE La auditoria a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance: Evaluación de las Líneas “Proceso de Contratación vigencia 2010” y “Existencia - Efectividad del Componente Autoevaluación del Modelo Estándar de Control Interno, en relación con el Proceso de Contratación”, de acuerdo al tamaño de la muestra escogida aleatoriamente. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría Departamental del Tolima, como resultado de la Auditoria Especial adelantada, conceptúa que la gestión en relación con el Proceso de Contratación, no cumple con los preceptos legales, documentales y de resultados de conformidad con los actos contractuales evaluados, entre otros por lo siguiente: Con el fin de analizar la Planeación que a partir de Estrategias Empresariales, condujeran al cumplimiento de Metas y Objetivos de tipo Financiero-Administrativos concretando la Misión y Visión Institucional, a la luz de Ejes Temáticos, concatenados con Programas y/o Proyectos aplicables de tal manera que guardaran relación y fueran desarrolladas a través de los contratos ejecutados en la vigencia objeto de estudio; se solicitó al Gerente (E) por intermedio del oficio DTCFMA-0514 del 04 de Octubre de 2011, “Plan Estratégico e Informe de Gestión del Hospital, al cierre de la vigencia 2010” y a la Gerente titular, con oficio AEHR-001, de fecha 31 de Octubre último, “Plan Estratégico e Informe de Gestión y Plan Operativo Institucional del Hospital, periodo 2010.”. La respuesta del Gerente (E), se resume según la Nota escrita a puño y letra, en la parte final del oficio sin número de Octubre de 2011, señalando textualmente: “Lo relacionado con el punto No.3, no fue facilitado por la Señora Pinzón Charry.”. A su turno, la Gerente del Hospital, a través del oficio de respuesta GHMI No. 129 fechado 02 de Noviembre de 2011, manifiesta: “No se encontró en la Institución”.






En consecuencia, el Grupo Auditor no pudo verificar la correspondencia entre lo planificado y lo ejecutado a través de lo contratado, por la ESE. La carencia del Manual de Contratación como herramienta técnica fundamental y/o otro instrumento similar (Manual de Procedimientos para Contratación), aunada a la no entrega de las carpetas contractuales requeridas en calidad de préstamo a la Gerente titular de acuerdo a la muestra (30); asi como el Plan Estratégico, Informe de Gestión y Plan Operativo Institucional del Hospital, periodo 2010, obstaculizó el ejercicio auditor planificado por la Comisión Auditora de la Contraloría Departamental. La desorganización de la poca información y la no entrega de los paquetes contractuales, la cual debió haberse tenido dispuesta y archivada por el Sujeto de Control, según lo estipulado en la Ley 594 del 14 de Julio de 2000, relacionada con la Planificación (Plan Estratégico, Informe de Gestión y Plan Operativo Institucional, vigencia 2010), Matriz de Inversiones, Proyectos relacionados, Actos Contractuales y con estos, la Información Presupuestal (CDP, RP y Compromisos), Contable (Auxiliares por Tercero) y Pagos de Tesorería; no fue posible hacer los cruces correspondientes a cada Contrato. El análisis efectuado a la información presentada por el Asesor Jurídico del Hospital, respecto al Manual de Contratación, dejó ver que en ningún momento del Estudio de Necesidad Administrativa, Conveniencia y Oportunidad, la Gerente del Hospital, manifiesta sobre la existencia de un Manual de Contratación, por el cual se había cancelado en Diciembre de 2006, la suma de $3.000.000.oo. No obstante, se suscribió el Contrato de Prestación de Servicios Según CDP. No. 480 de fecha 20 de Noviembre de 2010, entre Leidy Lorena Pinzón Charry, Gerente de la ESE y Diana Patricia Giraldo, en su calidad de Gerente de la firma LOGISTICA DE PROCESOS S. A. S, por la suma de $18.000.000.oo; con el fin de: “Ejecutar Actividades Integradas de Diseño, Elaboración, Socialización y Capacitación del Manual de Contratación del Hospital Maria Inmaculada ESE, con destino a ser presentado a la Junta Directiva de la Entidad para su Aprobación”. Verificados los soportes Presupuestales (CDP y RP), Contables (Libro Auxiliar por Terceros) y Tesorería (Comprobante de Egreso), se evidencia que por intermedio del Comprobante de Egreso No.0000002092 del 24 de Noviembre de 2010, se canceló por concepto de Anticipo el valor de $9.000.000.oo, con Cheque No. 1741, según Cuenta del Banco Agrario No.6646000081-4. Es de resaltar, que a la fecha de esta Auditoria Especial, el Proyecto de Manual de Contratación no aparece con el recibido por parte de la Gerente de la época, ni presentado para su aprobación a la Junta Directiva del Hospital.






La entidad al parecer adolece de serias deficiencias, entre ellas la carencia de elementos claves del modelo, como el Enfoque de Operación por Procesos, Planes, Programas e Indicadores, incumpliendo con el Decreto 1599 de 2005. CONCLUSION SOBRE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoria se establecieron, Cinco (5) Procesos Administrativos Sancionatorios, Nueve (9) hallazgos administrativos, de los cuales Cuatro (4) tienen posible alcance disciplinario, Un (1) Presunto hallazgo Fiscal y Un (1) posible hallazgo penal, los cuales serán trasladados a las autoridades competentes. EFRAIN HINCAPIE GONZALEZ Contralor Departamental del Tolima Revisó: FRAXI NELLY GERENA LOPEZ Directora Técnico de Control Fiscal y Medio Ambiente Proyectó: LUIS RAUL RUBIO ROJAS Profesional Universitario-Líder

JOSE ARTURO CORCHUELO GUARNIZO Técnico-Auditor (12- Ene- 2012)






3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

Con el propósito de efectuar el análisis a las líneas de auditoría definidas, denominadas “Proceso de Contratación y Existencia-Efectividad del Componente Autoevaluación del MECI, vigencia 2010”, se consultó a través del SIA, la información correspondiente a la presentación de la Cuenta Anual-2010, registrada por el Hospital Maria Inmaculada ESE de Rioblanco Tolima, en los formatos F-14 (C1: Prestación de Servicios y C2: Suministros) y F-16 (A2: Misional y A3: Apoyo), organizándose por clases y utilizándose el Aplicativo Estadístico STATS, se calculó el tamaño de la muestra, arrojando un total de Treinta (30) contratos, los cuales fueron escogidos aleatoriamente de acuerdo al aplicativo. Para la evaluación de la Línea Existencia y Efectividad del Componente Autoevaluación del Modelo Estándar de Control Interno, en relación con el Proceso de Contratación, se informó a través del oficio sin número de fecha 12 de Octubre de 2011, por parte del Gerente ( E ), lo que se transcribe en sus aspectos principales, asi: “, … en cuanto a que tipo de controles estableció el Hospital en el 2010, dentro del Proceso de Contratación, no se aplicaron ni se midieron, le informo que el MECI, está en proceso de implementación, por lo cual en el periodo 2010, no hubo equipo de control interno.”. Lo anterior fue corroborado en la verificación de los contratos entregados (sin anexarse la carpeta contractual), por la Junta Directiva de la ESE (Tres), el Asesor Jurídico de la entidad (Uno) y la Gerente (Uno), ante la manifestación escrita de esta última, observable en el oficio de respuesta GHMI No.129 calendado 02 de Noviembre de 2011, registrando literalmente, “Los demás contratos relacionados no se encuentran como soporte de pago en las mencionadas carpetas.”, pero sin aportarse el correspondiente denuncio de carácter penal ante la Fiscalía General de la Nación, no obstante el Equipo Auditor habérselo solicitado por intermedio del oficio AEHR-007 del 11 de Noviembre de los corrientes, toda vez que la información insumo para llevar a cabo la Auditoría Especial al Hospital Maria Inmaculada ESE de Rioblanco Tolima, vigencia 2010, debió haber estado debidamente organizada y archivada. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.1. Seguidamente, con el fin de analizar la Planeación que a partir de Estrategias Empresariales, condujeran al cumplimiento de Metas y Objetivos de tipo Financiero-Administrativos concretando la Misión y Visión Institucional, a la luz de Ejes Temáticos, concatenados con Programas y/o Proyectos aplicables de tal manera que guardaran relación y fueran desarrolladas a través de los contratos ejecutados en la vigencia objeto de estudio; se solicitó al






Gerente (E) por intermedio del oficio DTCFMA-0514 del 04 de Octubre de 2011, “Plan Estratégico e Informe de Gestión del Hospital, al cierre de la vigencia 2010” y a la Gerente titular, con oficio AEHR-001, de fecha 31 de Octubre último, “Plan Estratégico e Informe de Gestión y Plan Operativo Institucional del Hospital, periodo 2010.”. La respuesta del Gerente (E), se resume según la Nota escrita a puño y letra, en la parte final del oficio sin número de Octubre de 2011, señalando textualmente: “Lo relacionado con el punto No.3, no fue facilitado por la Señora Pinzón Charry.”. A su turno, la Gerente del Hospital, a través del oficio de respuesta GHMI No. 129 fechado 02 de Noviembre de 2011, manifiesta: “No se encontró en la Institución”. En consecuencia, el Grupo Auditor no pudo verificar la correspondencia entre lo planificado y lo ejecutado a través de lo contratado, por la ESE. 3.1 CONTRATACION Como aspecto fundamental para cumplir con los fines y deberes sociales esenciales del Estado (Art. 2. C. N), la Carta Constitucional garantiza a través de la Ley, el Principio de Publicidad, de tal manera que la información de las entidades públicas sean entregadas a los Órganos de Control, con el fin de ejercer el derecho a la vigilancia de la Gestión Contractual, la cual necesariamente deberá apuntar a la Eficiencia, Eficacia y Efectividad, reflejada en la prestación de mejores servicios a la comunidad en general. Para las entidades no sometidas al Estatuto General de Contratación, la Circular Conjunta Nacional No.034 del 28 de Octubre de 2011, expedida por el Procurador General de la Nación, Auditor General de la República y Contraloría General de Santander, dirigida al análisis de la Gestión Contractual y Principios de la Función Administrativa, sobre el particular entre otros aspectos señaló: “… Dice la jurisprudencia al respecto: En tal sentido, así, está por fuera de discusión que las actuaciones del Estado y la Contratación lo es- se rigen por el Principio de Legalidad, según el cual, los servidores públicos solo pueden ejercer las funciones asignadas especialmente en la Constitución y la Ley y, en consecuencia, son responsables, entre otras razones, por infringir tales disposiciones y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.






Ahora bien, para las entidades no sometidas al Estatuto General de Contratación, las funciones o actividades relacionadas con la gestión contractual pueden estar determinadas en las normas de creación, en los estatutos, en los manuales de funciones, procedimientos o de operación adoptados internamente, asi como en la Legislación Civil y Comercial. … La Planeación, considerada como una herramienta fundamental para el Control de Costos y Tiempos, que redunda en el cumplimiento de los Principios de Economía y Celeridad, en las Empresas Sociales del Estado, no sometidas al Régimen del Estatuto General de Contratación, juega un papel importante para que estas prioricen las Metas y Objetivos, a partir de una Estrategia de Gestión, que deberán estar dirigidas al cumplimiento de la Misión de la empresa, para que de esta manera permitan concretar la Visión Institucional, organizando los recursos Financiero-Administrativos, que conlleven a alcanzar dichas Metas y Objetivos. Es importante resaltar que las actividades planeadas se encuentren debidamente sustentadas por razones y argumentos objetivos, que puedan ser dados a conocer a través de los procesos de Rendición de Cuentas y de los mecanismos de Publicidad contemplados en la Ley. Es de anotar entonces, que quien actúa de forma planeada no teme la Vigilancia y el Control de los Organismos Competentes. … Se ha evidenciado que pocas entidades cuentan con Políticas de Control y Seguimiento de los Contratos, que permitan establecer las funciones u obligaciones de los responsables de realizar esta labor, con miras a salvaguardar los intereses generales, de tal manera que se tenga en cuenta las funciones u obligaciones a cargo de los responsables de ejercer el Control y Vigilancia de la ejecución del contrato. … Las entidades no sometidas al Estatuto General, que adopten Manuales de Contratación, deben estar conectados al Sistema de Control Interno y de Calidad, con regulaciones detalladas que permitan cumplir de forma Oportuna y Eficiente con el Objeto o Razón Social de la misma. … Frente a la Gestión Contractual de las entidades no sometidas al Estatuto General de Contratación, el Consejo de Estado-Sala de lo Contencioso Administrativo-Sección Tercera. Providencia del 10 de Marzo de 2005, siendo Consejero Ponente el Dr. RAMIRO SAAVEDRA BECERRA, manifestó lo siguiente: “A pesar de que se trata de entidades que dada su naturaleza de empresas Industriales y Comerciales, en algunos aspectos funcionan como particulares, con mayor independencia frente al aparato estatal que otras entidades, en realidad “no son particulares” y conservan, como toda empresa de su misma naturaleza, unos objetivos y finalidades que difieren del simple ánimo de lucro que inspira a






aquellos; por esta razón, también están obligadas a administrar sus recursos de manera eficiente y transparente. En materia de Contratación, no se hallan exentas del deber de cumplir con el Principio de la Selección Objetiva, eligiendo como sus contratistas a quienes presenten las ofertas más favorables, incluyendo en la valoración de tal favorabilidad el precio de las mismas; por ello, en la medida en que vulneren tales principios en forma grave, estarán asi mismo incurriendo en una violación a los derechos colectivos de la Moralidad Administrativa y el Patrimonio Público.”. En consecuencia, se recomienda a las entidades no sometidas al Estatuto General de Contratación, poner a disposición de la comunidad en general, las Veedurías Ciudadanas, Órganos de Control, Organizaciones Sociales, la información relativa a su Gestión Contractual, salvo aquella sujeta a reserva judicial o legal, como el secreto industrial y la información comercial. … Como bien lo ha señalado la Jurisprudencia, el principio de responsabilidad “fue consagrado como contrapartida al otorgamiento de una gran autonomía en cabeza de los administradores de la cosa pública y una contratación semejante a la de los particulares, que de suyo, conlleva, una mayor responsabilidad.”. .. De allí que los servidores públicos, particulares que cumplen funciones públicas o administran recursos del Estado puedan responder, en el marco de la legislación vigente, disciplinaria, fiscal, penal y civilmente. …”. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.2. Teniendo en cuenta las directrices señaladas en el Memorando de Planeación de fecha Octubre de 2011, debidamente aprobado por la Contraloría Departamental, el cual se orienta a evaluar las Líneas de Auditoría denominadas “Proceso de Contratación del Hospital Maria Inmaculada ESE de Rioblanco y Existencia-Efectividad del Componente Autoevaluación MECI, en relación con el Proceso de Contratación vigencia 2010.”. Asi como los parámetros estipulados en la Circular Conjunta Nacional No.034 del 28 de Octubre de los corrientes, que se orientan a la Gestión Contractual y Principios de la Función Administrativa, en entidades No sometidas al Estatuto General de Contratación; la Comisión Auditora procedió para efectos de fijar los lineamientos de evaluación y control a las etapas precontractual, contractual y postcontractual, a requerir el Manual de Contratación del Hospital. Lo anterior se materializó, a través de los oficios señalados inicialmente, es decir, el DTCFMA-0514 del 04 de Octubre de 2011, remitido al Gerente (E) y el AEHR-001 calendado 31 de Octubre de los corrientes, dirigido a la Gerente titular, donde se solicitó a la letra lo siguiente:






“Manual de Contratación vigente para el período en estudio (2010); sino existiere dicho manual, bajo que parámetros se rigió la entidad para Contratar. Si el referido Manual se contrató y no se ha implementado, se requiere allegar en calidad de préstamo la carpeta contractual con todos sus soportes.” Lo respondido por el Gerente (E), se plasma literalmente asi: “Respecto al Manual de Contratación de la Institución se informa, que a la fecha el Hospital solo cuenta con un Proyecto de Manual de Contratación, el cual se encuentra pendiente de su aprobación por parte de la Junta Directiva de la ESE.”. La Gerente del Hospital, en respuesta a lo requerido informa en su oficio GHMI No. 129 fechado 02 de Noviembre de 2011, que: “No se encontró en la Institución”. La carencia de esta herramienta técnica fundamental, aunada a la no entrega de las carpetas contractuales requeridas en calidad de préstamo a la Gerente titular de acuerdo a la muestra (30); asi como el Plan Estratégico, Informe de Gestión y Plan Operativo Institucional del Hospital, periodo 2010, obstaculizó el ejercicio auditor planificado por la Comisión Auditora de la Contraloría Departamental, lo cual conllevó a la solicitud de Apertura de los Procesos Administrativos Sancionatorios respectivos. El total de los Actos Contractuales registrados en el SIA, celebrados durante la vigencia 2010, por el Hospital Maria Inmaculada ESE de Rioblanco, fueron Doscientos Diecinueve (219), por valor de $2.218.867.662.oo, distribuidos de la siguiente manera: CUADRO No.1 CONTRATACION HOSPITAL MARIA INMACULADA ESE. VIGENCIA 2010.

CONSEC CLASE CANTIDAD VALOR 1 Prestación de Servicios 61 $1.419.292.953.oo

2 Suministros 81 $261.574.709.oo

3 Apoyo 22 $179.200.000.oo

4 Misionales 55 $358.800.000.oo

TOTAL 219 $2.218.867.662.oo Fuente: Información Contractual SIA- 2010 El Cálculo de la Muestra por Clase de Contrato, los distribuyó el aplicativo STATS en su orden así: Prestación de Servicios, Ocho (08), que suman






$1.256.339.843.oo, respecto del total contratado por este concepto, es decir, $1.419.292.953.oo; Suministros, Once (11), por valor de $32.997.738.oo, con relación al total contratado que fue por $261.574.709.oo; Apoyo, Tres (03), los cuales suman $14.500.000.oo y Misionales, Ocho (08) Actos Contractuales por valor de $53.350.000.oo. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.3 (D, P). Cabe aclarar, que por la carencia de la información que debió haber tenido dispuesta y archivada el Centro Hospitalario, según lo estipulado en la Ley 594 del 14 de Julio de 2000, relacionada con la Planificación (Plan Estratégico, Informe de Gestión y Plan Operativo Institucional, vigencia 2010), Matriz de Inversiones, Proyectos relacionados, Paquetes Contractuales y con estos, la Información Presupuestal (CDP, RP y Compromisos), Contable (Auxiliares por Tercero) y Pagos de Tesorería; no fue posible hacer los cruces correspondientes a cada Contrato, lo cual quedó plasmado en Actas de Mesa de Trabajo, así como en los papeles de trabajo de la auditoría. Ante tales limitantes en la no entrega de la Información y documentación insumo requerida a la Gerencia del Hospital, lo cual obstaculizó el normal desarrollo de la Auditoría Especial vigencia 2010, en su etapa de Ejecución; el Equipo Auditor, obrando de conformidad con lo establecido en el Acuerdo No.021 de fecha 22 de Diciembre de 2004 “Por el cual se expide el Manual Específico de Funciones y Requisitos de la Empresa Social del Estado Hospital María Inmaculada de Rioblanco Tolima”, donde en su Artículo 2º, prevé que el cargo denominado Gerente E.S.E, depende Jerárquicamente de la Junta Directiva, puso en evidencia dichas eventualidades a través del oficio AEHR-002 de fecha 02 de Noviembre de 2011, situación que conllevó a Programarse para el día siguiente, Jueves 03 de Noviembre de los corrientes, a las 9:30 a.m, Reunión Extraordinaria de Junta Directiva, evento al cual fuimos convocados por el Presidente de la misma, con la particularidad que no se hizo presente la Dra. Leidy Lorena Pinzón Charry, en su calidad de Gerente y Secretaria de la Junta. Sobre este aspecto, la Comisión de Auditoría, transcribe algunos apartes de la misma, asi: “ … . Seguidamente se presentan los Miembros de la Comisión de Auditoria de la Contraloría Departamental del Tolima, … . La secretaría Ad-Hoc aclara que esta reunión se realizó por la solicitud de los Funcionarios de la Contraloría y con el propósito de garantizar el adecuado manejo de los recursos de la Institución y la prestación de Servicios de la Misma y no para perseguir a la Señora Gerente como ella lo manifiesta cada vez que la Junta directiva la requiere en uso de las






facultades estatutarias y de ley, esta disculpa la utiliza para evadir las reuniones y las obligaciones que ella tiene como representante legal de la entidad, que quede claro que no se esta adelantando ningún tipio de persecución. … La información no se envió en su totalidad, con el oficio DTCFMA 0530 de 10 de octubre de 2011, se le solicita a la Gerente del Hospital 26 contratos de los cuales, 11 Contratos de prestación de servicios, 8 de suministro, 3 contratos de apoyo y 4 contratos misionales, la Señora Gerente a través del oficio GHMI 103 del 13 de octubre de 2011, solicita prorroga para la presentación de la información. La Contraloría a través del Señor Contralor Departamental Fredy Camacho Diaz mediante oficio DCD 0963-2011-100, niega esa prorroga, pues esta información debe permanecer en el archivo de la entidad y que a la fecha la comisión auditora ya tiene establecido su cronograma de actividades al cual se le debe dar cumplimiento, posteriormente la Señora Gerente, allega el oficio GHMI 115 del 19 de octubre de 2011, Manifestando que encontró como hallazgo la inexistencia de los contratos requeridos por la Contraloría, pero Ella no allega la denuncia penal ante la Fiscalía por la perdida de la contratación que dice no encontrar. … Mediante Oficio AEHR-001 del 31 de octubre de 2011, se le solicita nuevamente, documentación que se dejo de presentar inicialmente puesto que no los encontraron, en relación con lo siguiente: Plan estratégico e informe de Gestión del Hospital Maria Inmaculada al cierre de la vigencia de 2010, que no se entrego. Plan Operativo Institucional periodo de 2010, no se entrego. ... Interviene la secretaria Ad-hoc de la Junta informando que en reiteradas ocasiones se le solicito a la Gerente la presentación de informe de contratación, que finalmente en el mes de Octubre de 2010, antes de que la Doctora Leidy renunciara al Hospital entrego un informe de contratación, es muy incompleto de este puedo relacionar lo siguientes contratos: contrato 001 en siete folios que corresponden al contrato y a la póliza únicamente, contrato 002 en siete folios que corresponden al contrato y a la póliza únicamente, contrato 003 en cuatro folios que corresponden al contrato únicamente, contrato 350 en ocho folios que corresponden al contrato y a la póliza únicamente. Informa a la Junta que como secretaria de Desarrollo Social no conozco ningún informe de Gestión de la vigencia 2010, que la Señora Gerente Leidy Lorena Pinzon Charry no entrego de manera oficial su cargo, … …, los Delegados de la Comisión auditora explican que es importante aclarar que para lograr el propósito de la visita requerimos de la información contractual y la información relacionada con autoevaluación MECI, y que a la fecha ni la información de contratación, ni la de la de autoevalución se han entregado por






parte de la Gerencia del Hospital. El señor Presidente explica que el componente de MECI fue contratado este año como en el mes de mayo. Pero los auditores refieren que a la fecha no lo han entregado, agregan que en el día de ayer la Señora Gerente se acerco en horas de la tarde y entrega un oficio GHMI 129 adicionando una información que no se estaba requiriendo en la diligencia, no tienen nada que ver con los requerimientos solicitados por la Contraloría, no son del resorte del equipo auditor, sin embargo ella traía esa cantidad de soportes, a eso de las 6 y 25 de la tarde, la Señora Gerente se retiro abruptamente de la reunión en la que nos entregaba un paquete que no tenia nada que ver con los requerimientos que estamos adelantando, sin embargo le informamos que examinaríamos su solicitud, se levanto de la reunión y se fue, dejamos las notas respectivas encontradas en el oficio que ella nos entrega. … Se hace un llamado a los miembros de La Junta Directiva para que intervengan hasta donde les sea posible para que la señora Gerente entregue la información que se esta requiriendo, pues el único interés de la Contraloría Departamental es el de velar por la buena ejecución de los recursos de las entidades Públicas y que hasta hora esta es la única entidad con la que se han presentado inconvenientes para obtener lo requerido. El señor presidente de la Junta hace referencia a la importancia y la obligación que tenemos de colaborar con lo entes de control y que la información debe mantenerse al orden del día, refiere que el poco expediente que tiene la junta lo deja en disposición de la comisión para lo que les pueda servir, puesto que el año pasado se insistió a la señora Gerente, para que entregara dicha información y no fue posible siempre respondían con evasivas, o incapacidades para evitar asistir a las reuniones de la Junta, cabe recordar que se le solicitó la presentación del proyecto de presupuesto que finalmente le toco la Gerente encargada en el mes de diciembre, … Haciendo claridad sobre el oficio que la señora Gerente radica en la Alcaldía el señor Presidente informa que es otra excusa mas para entorpecer el trabajo adelantado por la Comisión de la contraloría, que mintiendo dice que ya atendió todos los requerimientos y que es la comisión la que no recibe la información, cuando encontramos que es todo lo contrario, que a la fecha no ha querido entregar información, … . De parte de la junta entregaremos y colaboraremos con la información que se requiera. … Los auditores exponen que no es posible que la información se desaparezca y que no se encuentre reporte alguno ni en contratación, ni en presupuesto, ni en contaduría, ni en tesorería, que por ley de archivo estos documentos deben permanecer en la entidad. El señor presidente requiere que se tenga encuenta la información que pueda entregar Anguie Hernández quien fue retirada por la






gerente y quien manifestó que tomo copias de seguridad de la información que ella manipulaba, pues la señora Gerente Leidy entro de manera arbitraria y cambio las chapas de las puertas de la Oficina de Tesorería, por ello esta contratista manifestó en un oficio que no podía hacerse cargo de los archivos por cuanto fue violada la oficina en la que estos residían. Aunque no hace parte de los requerimientos de la contraloría es importante dejar en el acta constancia de la persecución a la que ha sometido a los funcionarios o contratistas, en hasta este momento ha despedido a cuatro funcionarios, por que estos han denunciado irregularidades como permitir la entrada a las oficinas de personal sin ningún tipo de vinculo con el hospital a manipular información, en horario no laboral además irónicamente cuando se presenta la Contraloría a requerir información entonces a esta si se la niega, pero ella si permite la entrada de personal extraño a la entidad a manipular información, el señor Gabriel Guzmán requiere que se tomen medidas mas drásticas para poder conseguir la información requerida, por ejemplo como la de policía Judicial para que entren a las oficinas y requieran directamente a los funcionarios para que respondan y entreguen lo requerido, los integrantes de la Comisión de la Auditoria manifiestan que no es posible por cuanto ellos solo pueden solicitar información. … En relación con el cuarto punto del orden del día Proposiciones y Varios, se acuerda oficiar al Contralor Departamental de las irregularidades presentadas y de las cuales somos testigos presenciales, para que se tomen medidas mas drásticas para obtener la información, oficiar al asesor Jurídico de la entidad para que argumente lo relacionado al retiro del personal de la institución, oficiar a la Señora Gerente y a los Funcionarios de la Entidad para que den cumplimiento al requerimiento de la Comisión de la Contraloría. …”. De igual manera, la poca documentación entregada al Grupo Auditor, impidió verificar si en efecto los contratos fueron ejecutados, pues no se anexan Informes de Gestión, relación de asociados, desarrollo de actividades, facturas, actas de terminación, Registros ante DIAN, Antecedentes Fiscales, Disciplinarios y Judiciales; Recibo de Publicación, Pólizas y demás documentación; contrario con lo dispuesto en la Cláusula Segunda Contractual. El 03 de Noviembre, el Grupo Auditor recepciona el escrito sin número de fecha 02 de Noviembre de 2011 y fotocopias de documentos anexos en Setenta y dos (72) folios, signado por el Dr. HECTOR SPENGLER VEGA RODRIGUEZ, Ex – Gerente ( E ) saliente del Hospital, relacionados básicamente con los oficios sin números de fechas 11 y 22 de Octubre de 2011, a través de los cuales informa que intentó hacer entrega y empalme de su encargo durante el periodo comprendido entre el






17 de Agosto y 09 de Octubre de 2011, a la Dra. Leidy Lorena Pinzón Charry, pero que siempre recibió negativas e insultos de su parte. Paralelo a lo anterior, con escrito sin número del 05 de Noviembre y oficio de entrega, fechado 27 de Octubre de 2011, es recibido por la Comisión Auditora, de parte de la señora FRANCISLENY LOPEZ GONZALEZ, quien bajo el Contrato No. 064/2011 del 16 de Junio de 2011, ejecutó actividades administrativas de apoyo en el Area de Gerencia, Control de Inventarios y Almacén, señalándose en sus apartes finales textualmente lo siguiente: “. … Pese a las continuas provocaciones de las que fui victima elaboré el oficio de entrega en 14 folios en el computador de un compañero de trabajo en el que listé uno a uno los elementos que durante mi estancia en el Hospital manejé, donde aclaro que varias de las AZ fueron manipuladas por la Gerente Leidy y otras personas ajenas al Hospital, en su poder quedaron las AZ de los contratos de las vigencias 2009, 2010 y la de los contratos de prestación de servicios del 2011.”. Finalmente, con fecha 28 de Noviembre de 2011, la Contraloría Departamental, recibe el escrito sin número, dirigido por la Dra. OLGA ALEXANDRA PARRA PAEZ, en su calidad de Gerente ( E ) del Hospital, donde en sus apartes iniciales informa: “… , me permito certificar con la presente que en el momento de mi culminación laboral con el HOSPITAL MARIA INMACULADA E.S.E de Rioblanco (Tolima), se encontraban todos los documentos de la contratación de los años 2009, 2010 y 2011, los cuales se encontraban en las oficinas del área administrativa del Hospital, …”. Lo trascrito, llama la atención al Grupo Auditor, si se tiene en cuenta que en varias oportunidades la Gerente de la ESE, ha manifestado que la información contractual No se Encuentra en la Institución. Cabe anotar que dichas anomalías, igualmente fueron puestas en conocimiento por el Equipo Auditor, a la Dirección Técnica de Control Fiscal y Medio Ambiente, con copia al señor Contralor Departamental, por intermedio del oficio AEHR-005 de fecha 06 de Noviembre de los corrientes. En consecuencia, la Comisión Auditora revisó los contratos allegados por el Presidente de la Junta Directiva, Dr. EVER ANTONIO ROJAS RICO, a través del oficio sin número de fecha 03 de Noviembre último, es decir, fotocopia de Cuatro (04), de los Treinta (30) contratos requeridos en la muestra por el equipo auditor a la Gerente, sin anexarse los soportes Legales (Precontractual, Contractual y Post






contractual) Presupuestales (CDP, RP y Compromisos), Contables (Auxiliares por Cuenta de Terceros) y de Tesorería (Pagos, Comprobantes de Egreso) que se requirieron en su momento, asi: CUADRO No.2 CONTRATOS HOSPITAL MARIA INMACULADA ESE. VIGENCIA 2010.

No. CONTRATO CONTRATISTA VALOR FOLIOS

CDP-001 02-En-2010 Samuel David Quinua- C. L. S $587.966.247.oo 07 CDP-002 02-En-2010 Alexander Lamilla- C. G. A $174.970.992.oo 07 CDP-003 02-En-2010 Luis Alfredo Vidal Santos $19.600.000.oo 04 CDP-350 28-Jul-2010 Alexander Lamilla- C. G. A $10.300.300.oo 08 Fuente: Junta Directiv a H. M. I. Fotocopias Contratos sin soportes - 2010 Se aclara que la Gerencia del Hospital, a través del oficio de respuesta GHMI-129 del 02 de Noviembre de 2011, había anexado fotocopia del único contrato encontrado, identificado como CDP No. 003 de 2010, el cual fue nuevamente entregado por la Junta Directiva. El 05 de Noviembre de los corrientes, el Asesor Jurídico Externo del Hospital Dr. HORACIO SANTANA CAICEDO (Domiciliado en Bogotá), allega a la Comisión Auditora, el escrito sin número, fechado 04 de Noviembre último y soportes relacionados con el Contrato de Prestación de Servicios No. 480 del 20 de Noviembre de 2010, cuyo Objeto consistió en: “El Diseño, Elaboración, Socialización y Capacitación del Manual de Contratación del Hospital Maria inmaculada de Rioblanco”, por valor de $18.000.000.oo, el cual fue igualmente analizado en esta Auditoría. Atendiendo el llamado del Grupo Auditor, el 04 de Noviembre de 2011, se presentó el Dr. CARLOS ALFONSO CRIOLLO, Contador Público-Contratista del Hospital, a quien se le solicitó imprimir de los Archivos existentes en su Computador asignado por el Hospital, de conformidad con el Programa SYSCAFE, la Información Contable (Auxiliar por Cuenta de Terceros), Presupuestal (CDP, RP, Giros) y Pagos, conforme a los treinta (30) Contratos seleccionados en la muestra. De lo requerido manifestó haber encontrado la información correspondiente a Diecinueve (19) Contratos, asi como lo atinente con el Contrato No.480-Manual de Contratación, la cual allegó a través del oficio sin número de fecha 04 de Noviembre de 2011, recibido por la Comisión el 05 de Noviembre, en Ciento Cincuenta y Dos (152) Folios en hojas reciclables, documentación que se utilizó






para complementar y cruzar con las fotocopias de los cinco (05) contratos mencionados. Cabe destacar que dentro de la información observada en las carpetas de Actas de Junta Directiva del Hospital, se destaca lo siguiente: Mediante Acuerdo 001 del 24 de junio de 2009, se autoriza a la gerente, en

su articulo 3, que solo puede contratar hasta por un monto de cinco (5) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes.

Con Resolución Nro. 164 del 30 de diciembre de 2009, “POR MEDIO DE LA

CUAL SE ADOPTA Y RIGE EL PRESUPUESTO DE RENTAS Y GASTOS, AUTORIZADO SU EJECUCIÓN PARA LA VEGENCIA 2010”, en su Artículo 7, la Gerente se Autoriza suscribir todos los contratos y convenios con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas.

Producto del Acuerdo No. 006 del 08 de octubre de 2010, “Por medio del

cual se revoca un acto administrativo”, el Articulo Segundo del resuelve dispone: “Convalidar al interior de la Junta Directiva el proyecto de Acuerdo presentado a la Junta Directiva desde diciembre 10 de 2009 y el acto administrativo que finalmente lo adoptó denominado Resolución No.164 de 2009”, firmado por el Presidente de la Junta Directiva del HMI, Ever Antonio Rojas Rico y Delcy Esperanza Isaza, como Secretaria Ejecutiva Ad-hoc; estipulándose en el párrafo final antes del Resuelve, textualmente lo siguiente: “Que el proyecto de acuerdo presentado a la Junta Directiva en su contenido resolutivo autorizó expresamente al Representante Legal de la Entidad para celebrar todos los Contratos y Convenios con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas que se requieran para el normal desarrollo del objeto social del Hospital y el cabal cumplimiento en la ejecución de todos los procesos y subprocesos expuestos e incluidos dentro del presupuesto para la vigencia 2010.”. De esta manera la Junta Directiva dejó en libertad a la Gerencia, para contratar montos más altos de los que se venían ejecutando.

Es de anotar que los hallazgos que a continuación se indican fueron comunes en todos los contratos observados, por tal razón se agruparon como a continuación se indica: HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.4 (D). Revisada la documentación contractual relacionada con el pago de seguridad social (Salud y Pensión), se evidencia en las planillas aportadas, que estas aparecen sin sello de pagado a la firma respectiva, efectuándose con una base de cotización del Salario Mínimo Legal






vigente; situación que viola lo establecido en el articulo 23 del Decreto 1703 de 2002 y Circular Externa No.00001 del 06 de Diciembre de 2004, expedida por el Ministerio de Hacienda-Crédito Público y de la Protección Social, que establece: “Las bases de cotización para los Sistemas de Salud y Pensiones, corresponderá al 40% del valor bruto del contrato facturado en forma mensualizada, porcentaje sobre el cual se calculará el monto del aporte que en Salud y Pensión, debe efectuarse, el cual corresponde al 12.5% y 16%, del Ingreso Base respectivamente.”; eventualidad inadmisible si se tiene en cuenta que la Gerencia del Hospital y la Supervisión del Contrato, debieron cerciorarse sobre el cumplimiento de la citada norma. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.5. Es de anotar que el número con que se identifica el contrato es el mismo del CDP y el RP, lo que conlleva a generar confusión. Los contratos finalmente auditados, se resumen de la siguiente manera: 3.1.1 Contratos de Prestación de Servicios

3.1.1.1 Contrato CDP. No. 0001-2010 del 02 de Enero de 2010, cuyo objeto fue desplegar todas las actividades necesarias de apoyo a la gestión misional del Hospital respecto a la prestación de servicio de salud sectorizados en procesos y subprocesos, relacionados con la atención de la comunidad, diagnóstico, promoción, prevención, tratamiento y rehabilitación de la salud, por valor de $587.966.247.oo, plazo Siete (07) meses contados a partir del 02 de enero hasta el 02 de agosto de 2010. En el análisis efectuado al presente contrato se encontraron las siguientes deficiencias: HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.6. Según los comprobantes de egresos observados y pagados al contratista en la cuenta del Banco Agrario numero 6646000081-4, se efectuaron seis (6) pagos iguales por un valor de $83.995.178; en el mes de junio por intermedio del Comprobante de Egreso Nro. 1648, se cancela el valor de $83.333.798.oo, lo que arrojó una sumatoria de $587.304.866.oo, que al ser equiparada con el valor del Contrato CDP- 001 y lo registrado en el libro auxiliar por tercero denominado Logística Social, se aprecia un valor menor cancelado por $661.380.oo. 3.1.1.2 Contrato CDP-No.0002-2010 de fecha 02 de Enero de 2010, siendo su objeto la ejecución de actividades de Apoyo a la Gestión Administrativa del HMI respecto a procesos y subprocesos conexos y facilitadores de la prestación de






servicio de salud, que permita organizar el normal desarrollo de la Misión Medica en el Municipio de Rioblanco Tolima, cuyo valor es de $174.970.992.oo, con una duración de Siete (07) meses contados a partir del 02 de enero hasta el 02 de agosto de 2010. 3.1.1.3 Contrato CDP-No.003 fechado 02 de Enero de 2010. El ob jeto fue desplegar la ejecución de actividades jurídicas externas profesionales, en la defensa técnica y representación judicial en pro de los intereses del Hospital María Inmaculada E.S.E, con observación de los procesos y subprocesos jurídicos priorizados por el HMI, siendo su valor por $19.600.000.oo y duración de Siete (07) meses contados a partir del 02 de enero hasta el 02 de agosto de 2010. HALLAZGO ADMINISTRIVO No.7. En la revisión al paquete contractual se pudo observar que el Hospital no realizo invitación a presentar propuestas. El contratista e interventor, solo presentan Informe de Actividades correspondientes al mes de Enero, por lo tanto no se puede establecer certeramente si el contratista cumplió con el objeto pactado. La póliza no presenta aprobación alguna por parte del Hospital, bien sea a través de un sello o acto por medio del cual se acepta. Es allegado por parte de la Gerente, solamente el Comprobante de Egreso No. 0000001315 del 10 de Febrero de 2010, por valor de $2.800.000.oo, pero sin observarse la firma y cédula del beneficiario. Sin embargo, la información impresa en hojas reciclables por el Asesor Contable del Hospital, Carlos Criollo, evidencian los Comprobantes de Egreso Nros. 0000001434 y 0000001554 de fechas 18 de Marzo y 08 de Mayo de 2010, por las sumas de $2.800.000.oo y $5.600.000.oo, respectivamente, que igualmente no son los originales, adoleciendo de las firmas de recibido. El 05 de mayo del 2010, se identifica el documento denominado “saldar registro presupuestal número 001” identificado como acta de liquidación, por valor de $8.400.000.oo según el rubro presupuestal 31.01.02.02.03 – Honorarios; dicho valor al ser cruzado con el libro auxiliar por terceros del señor Vidal Santos Luis Alfredo, aparece descargado según obligación 003, por el mismo valor, sin explicarse que significa dicha operación. 3.1.1.4 Contrato CDP. No. 350-2010 del 28 de Julio de 2010, cuyo objeto fue desplegar todas las actividades necesarias de apoyo en la gestión de servicios generales y cuidado de infraestructura física Rioblanco – Actividades conexas con






la presentación de servicios de Salud, por valor de $10.300.000.oo, plazo Cinco (05) meses contados a partir del 03 de Agosto hasta el 31 de Diciembre de 2010. 3.1.1.5 Contrato CDP-No.480-2010 de fecha 20 de Noviembre de 2010, estableciéndose en su objeto lo siguiente, el contratista se obliga y compromete con el HMI a garantizar y cumplir con la ejecución de actividades integradas de diseño, elaboración socialización y capacitación del manual de contratación del Hospital Maria Inmaculada E.S.E – con destino a ser presentado a la Junta Directiva de la Entidad para su aprobación, por valor de $18.000.000.oo y plazo de ejecución desde la fecha de suscripción de esta minuta y hasta el 31 de diciembre de 2010. Sobre el particular se encontró lo siguiente: HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.8 (D, F). En escrito de fecha 04 de Noviembre de 2011, el Dr. Horacio Santana Caicedo, Asesor Jurídico de la ESE, manifiesta sobre el particular a la Comisión Auditora instalada en el Hospital de Rioblanco, lo siguiente: “, no obstante tengo que informarles que el pasado 23 de Julio del año 2011, me fue entregado copia de los manuales de contratación del año 2006 y 2010, para que emitiera un concepto. Dicho concepto fue emitido junto con otros temas y presentado vía mail el pasado 24 de Julio de 2011 y del cual me permito presentar copia en constancia de mi pronunciamiento frente a los temas en la oportunidad tratados, junto con las copias de los contratos a mi entregadas.”. El texto concepto, emitido por el Asesor Jurídico del Hospital Dr. Horacio Santana, presentado vía E-mail a la Gerente del momento el 24 de Julio de 2011, en sus apartes principales textualmente señala: “De conformidad con el análisis efectuado al Contrato de Prestación de Servicios 480 de 2010, para la actividad de diseño, elaboración, socialización y capacitación del Manual de Contratación, me permito hacer las siguientes precisiones. Dicho manual fue contratado pese a que en el mes de Diciembre del año 2006, por el mismo concepto se había contratado la elaboración de un manual y del cual se encontró una copia, cabe destacar que por dicho manual se canceló la suma de tres millones de pesos, como consta en el comprobante de egreso No. 6566 de Diciembre 06 de 2006. El manual contratado y entregado al hospital, resalta por su similitud con el manual de contratación que se encuentra colgado en la página de Internet, la cual me permito citar, al igual que una copia del manual del hospital de Girardot, para su comparación. Con lo cual queda en entredicho su diseño y elaboración contratados. No se evidencia el registro de la forma como se impartió la capacitación, ni a quién, como tampoco la socialización. En los documentos entregados para su análisis, se encuentra un par de facturas las cuales no tienen valores y una de ellas al parecer nada tiene que






ver con el contrato en cuestión. No aparece recibido del manual de contratación, ni de la cuenta de cobro o facturas al hospital, lo cual me parece importante de establecer. SUGIERO, establecer con los funcionarios por escrito, cuando y en que forma fueron capacitados y que les consta de la socialización del mismo. Requerir al contratista para el cumplimiento del contrato, mediante escrito allegado a la dirección registrada. Establecer desde cuando y de que manera se enteraron de la existencia del contrato y que se ha hecho. Dependiendo de la contestación del contratista o su silencio, proceder lo más pronto posible a liquidar o de ser el caso, declarar la caducidad del contrato. Poner en conocimiento de los entes de control (procuraduría, contraloría), la situación que se está presentando con dicho contrato.” Estudiada la documentación aportada al Equipo Auditor por el Asesor Jurídico de la ESE, al revisar el “Estudio de Necesidad Administrativa Conveniencia y Oportunidad Para Adelantar la Contratación”, de fecha 30 de Septiembre de 2010, signado por la Gerente Leidy Lorena Pinzón Charry, el acápite correspondiente a Soporte Técnico, contrario a lo expuesto por el Dr. Santana y lo evidenciado por la Comisión de la Contraloría, en su aparte principal del Primer Párrafo, textualmente señala: “, … no solo se hace indispensable sino que es una herramienta fundamental para poder llevar a feliz término el cumplimiento de la misión institucional; a su vez en la actualidad se convierte en la única alternativa para hacerle frente a las limitaciones de la entidad en lo relativo a su planta de personal, condiciones geográficas del municipio de Rioblanco y otras variantes propias de la Región; …”. En lo relacionado con los Aspectos Técnicos de los Contratistas Por Procesos, se indica que el Contratista deberá tener capacidad para cumplir con las siguientes obligaciones: “1. , 2. , 3. , 4. , 5. , 6. , 7. Responder por la buena calidad y cumplimiento del objeto contratado. …”.

El Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio de Ibagué, a favor de la firma LOGISTICA DE PROCESOS S.A.S, cuyo número de operación es 01K221109124, de fecha 09 de noviembre de 2010, evidencia que la Sociedad fue constituida el 29 de octubre de 2010 e inscrita el 05 de noviembre de 2010, bajo el numero 00042174 del libro IX, observándose que precisamente quince (15) días después, se firmó el Contrato de Prestación de Servicios CDP. No.480 del 20 de Noviembre de 2010, con el Hospital Maria Inmaculada ESE de Rioblanco. En el paquete contractual no se observa Hoja de Vida, donde se pueda visualizar la experiencia relacionada con el tipo de labores que iba a contratar la firma Logística de Procesos S. A. S.






Se evidencia la Factura de Venta No.001 de fecha 12 de Diciembre de 2010, expedida por Logística de Procesos S.A.S, a nombre del Hospital Maria Inmaculada E.S.E, por concepto de dos (2) Plantas de Tratamiento Agua Potable y dos (2) Filtros, sin registrarse valor alguno. Es notorio el hecho para el Grupo Auditor, que un documento que no tenga que ver con el Objeto Contractual, se encuentre anexo a dicha información. La firma Logística de Procesos S.A.S, allega Factura de Venta No. 002 del 29 de diciembre de 2010, dirigida al Hospital Maria Inmaculada ESE, siendo su concepto el Diseño, Elaboración y Capacitación, proyecto Manual de Contratación, careciendo de valor alguno. El 29 de Diciembre de 2010, se presenta Cuenta de Cobro al Hospital, por parte de la Gerente de Logística de Procesos S. A. S, Diana Patricia Giraldo, por valor de $18.000.000,oo, apareciendo una descripción de los valores invertidos, en la cual se relaciona una capacitación por valor de $5.000.000, oo, pero no se anexan los soportes o listados de las personas a las cuales fue dictada. En consecuencia, es observable que en ningún momento del Estudio de Necesidad Administrativa, Conveniencia y Oportunidad, la Gerente del Hospital, manifiesta sobre la existencia de un Manual de Contratación, por el cual se había cancelado en Diciembre de 2006, la suma de $3.000.000.oo. No obstante, se suscribió el Contrato de Prestación de Servicios Según CDP. No. 480 de fecha 20 de Noviembre de 2010, entre Leidy Lorena Pinzón Charry, Gerente de la ESE y Diana Patricia Giraldo, en su calidad de Gerente de la firma LOGISTICA DE PROCESOS S. A. S, por la suma de $18.000.000.oo, con el fin de: “Ejecutar Actividades Integradas de Diseño, Elaboración, Socialización y Capacitación del Manual de Contratación del Hospital Maria Inmaculada ESE, con destino a ser presentado a la Junta Directiva de la Entidad para su Aprobación”. Verificados los soportes Presupuestales (CDP y RP), Contables (Libro Auxiliar por Terceros) y Tesorería (Comprobante de Egreso), se evidencia que por intermedio del Comprobante de Egreso No.0000002092 del 24 de Noviembre de 2010, se canceló por concepto de Anticipo el valor de $9.000.000.oo, con Cheque No. 1741, según Cuenta del Banco Agrario No.6646000081-4. Es de resaltar, que a la fecha de esta Auditoria Especial, el Proyecto de Manual de Contratación no aparece con el recibido por parte de la Gerente de la época, ni presentado para su aprobación a la Junta Directiva del Hospital. Debido a las diversas eventualidades expuestas, dicha suma se deja como Faltante, a cargo de la Gerente del Hospital Maria Inmaculada ESE de Rioblanco, Dra. LEIDY LORENA PINZON CHARRY.






3.2. EXISTENCIA Y EFECTIVIDAD DEL COMPONENTE AUTOEVALUACION DEL MECI, EN EL PROCESO DE CONTRATACION. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.9 (D). Basados en la información revisada y las respuestas entregadas a la Comisión Auditora por la Gerencia del Hospital, sin aportarse documentación insumo fundamental representada en Plan Estratégico, Informe de Gestión, Plan Operativo Institucional, Carpetas Contractuales originales con todos sus soportes (Legales, Presupuestales, Contables y de Tesorería), correspondiente a la vigencia 2010, Manual de Contratación debidamente aprobado y sin evidenciarse Registros de Contratos, Puntos de Control establecidos dentro del Proceso de Contratación, de tal manera que se haga un seguimiento efectivo a los mismos, estableciéndose una conectividad al Sistema de Control Interno, dirigidos a garantizar el Componente de Autoevaluación MECI. Asi como, sin presentarse un Plan de Acción, elemento de control que define las tareas que desde la perspectiva del proceso, aportan al cumplimiento del Plan de Desarrollo, el cual está previsto en el numeral 1.2.1 del MECI 1000:2005. La entidad al parecer adolece de serias deficiencias, entre ellas la carencia de elementos claves del modelo, como el Enfoque de Operación por Procesos, Planes, Programas e Indicadores, incumpliendo con el Decreto 1599 de 2005. 3.3 REVISION CUENTA ANUAL

Estudiada la Cuenta Anual presentada por el Hospital Maria Inmaculada ESE de Rioblanco Tolima, correspondiente a la Vigencia Fiscal de 2010, se observa que de acuerdo a lo normado en el Artículo 21 de la Resolución 349 de 2009, la cuenta fue rendida mediante el Sistema Integral de Auditorías-SIA. Sin embargo, verificada la misma por el Equipo Auditor, se evidenció lo siguiente: No se anexo el Formato F-6 “Presupuesto Aprobado”; así mismo, no se dio cumplimiento con lo dispuesto en el Artículo 13 “Responsables del Informe Final de Gestión” y Artículo 17 “Términos”, que en sus apartes relacionados sobre el particular, textualmente indica: “. … El Acta de Informe de Gestión deberá presentarse dentro de los quince (15) dias hábiles siguientes a la fecha de retiro del cargo, … “. Al examinar los Formatos F-14 (C1: Prestación de Servicios y C2: Suministros) y F-16 (A2: Misional y A3: Apoyo), aparecen saltos y repeticiones en la numeración contractual, específicamente en los Formatos F-16, la cual una vez extractada del






SIA y copiada en hoja Excel, se pudo identificar que corresponden a Actos Contractuales suscritos con diferentes beneficiarios (contratistas) y valores. Asi mismo, que la información y documentación insumo básica para llevar a cabo la Auditoria Gubernamental Modalidad Especial al Hospital Maria Inmaculada ESE de Rioblanco, de conformidad con las Líneas de Auditoría “Proceso de Contratación y Existencia-Efectividad del Componente Autoevaluación del MECI, vigencia 2010”, no fue entregada por la Gerencia de la ESE, a la Comisión de Auditoría, aduciéndose que la misma no se encontraba en la Institución; conllevando de paso a no dar aplicabilidad con lo establecido en Ley 594 del 14 de Julio de 2000 (Ley de Archivo). Finalmente, el análisis a los Contratos entregados por la Junta Directiva (03), la Gerencia (01) y el Asesor Jurídico (01), que aunada con la información impresa entregada por el Asesor Contable, fue posible complementar de alguna manera, cinco (05) Actos Contractuales, deja como resultado las diversas deficiencias en el desarrollo de los mismos, las cuales son reportadas en el presente Informe como Hallazgos Administrativos, Disciplinarios, Fiscal y Penal. En consecuencia a todo lo expuesto, el Equipo Auditor concluye que debido a las falencias detectadas en la Cuenta Fiscal Anual esta NO SE FENECE. 3.4 REVISION DENUNCIAS CONTRA EL HOSPITAL

3.4.1 Denuncia D-048 de 2011: “Presuntas irregularidades que están sucediendo en el Hospital María Inmaculada de esta localidad, por este motivo solicita una visita especial de Auditoría a ese Hospital, con el fin que se verifiquen los posibles malos manejos en el presupuesto que ha sido destinado a la Salud, para el Hospital.”

Originó el Procedimiento Especial, el Memorando Nro. 0703-2011-111, fechado 19 de Septiembre de 2011, emitido por la Dirección Técnica de Control Fiscal y Medio Ambiente, a través del cual se asignó la Denuncia D-048 de 2011, proveniente de la Dirección Técnica de Participación Ciudadana de esta Contraloría, donde por intermedio de los Memorandos números 0157-2011-131 y 0627-2011-131 de fechas 02 de Marzo y 20 de Octubre de 2011, respectivamente, dan a conocer las presuntas falencias del Hospital, de acuerdo con el oficio PCM-201 del 15 de Febrero de los corrientes, signado por varios Concejales del Munic ipio de Rioblanco.






En consecuencia, el equipo auditor una vez estudiados los hechos denunciados, procedió a requerir la información y documentación competente y pertinente, a la Gerencia del Hospital, por intermedio del oficio PEHMI-001, calendado 08 de Noviembre de 2011, el cual fue respondido por intermedio del oficio GHMI-135 del 09 de Noviembre último y documentación anexa. De igual manera y debido que la respuesta entregada por la Gerencia fue incompleta, se requirió información pertinente al Alcalde Municipal, a través del oficio PEHMI-002 de fecha 10 de Noviembre de 2011, que fue respondido con oficio DA-161 fechado 10 de Noviembre de los corrientes y soportes anexos. Analizada integralmente la documentación, se evidencia lo siguiente: Con oficio GHMI No. 135, del 9 de noviembre de 2011, la señora Gerente da respuesta en parte a lo solicitado por la Comisión Auditora, ya que no respondió en este oficio todo lo requerido, sobre el particular se dejan notas aclaratorias en el presente oficio. Por intermedio del oficio GHMI No.138 de fecha 10 de noviembre último, la Gerente adjunta información pendiente del oficio anterior, la cual fue enviada por correo a la Contraloría Departamental del Tolima, radicado en Ventanilla Única el día 11 de noviembre de 2011, a las 15 y 10 p.m; es de aclarar que la Comisión aun se encontraba en las instalaciones el Hospital, por lo que la misma debió haber sido allegada allí. Con el primer oficio la Gerente adjunta un cuadro donde nos informa lo siguiente: Chevrolet LUV 3200, modelo 2002, de placas OTI 678 y la CHEVROLET LUV modelo 1995, de placas OTI 658. “DE LAS CUALES SE DESCONOCE SU PARADERO; EL ULTIMO FUNCIONARIO QUE TUVO EN SU PODER LA CAMIONETA OTI-678, FUE EL SEÑOR EVER ANTONIO ROJAS QUIEN LA SUSTRAJO EN EL MES DE OCTUBRE DE 2010. LA NO EXISTENCIA DE ESTOS VEHICULOS FUE NOTIFICADA AL SEÑOR CONTRALOR DEPARTAMENTAL MEDIANTE OFICIO DE NOVIEMBRE 2 DE 2011 NUMERAL 13 COPIA DEL CUAL SE ANEXA EN ESTE OFICIO.”. Sobre el particular, el Grupo Auditor aclara que esta información no había sido comunicada con anterioridad a este ente de control, sino a traves del oficio GHMI-129 del 02 de Noviembre de 2011, con radicado del Despacho No.2922 del 11 de Noviembre de los corrientes.






En lo que tiene que ver con el vehículo Chevrolet LUV 3200, modelo 2002, de placas OTI 678, el cual presuntamente se encontraba desaparecido, el señor Alcalde EVER ANTONIO ROJAS RICO, por intermedio del oficio OF. DA-161/2011, de fecha 10 de Noviembre de 2011, adjunta fotocopia del Contrato de Comodato No.03 del 06 de Octubre del mismo año, firmado entre el referido Alcalde y el Gerente ( E )- Comodatario HECTOR VEGA RODRIGUEZ, donde se indica en el objeto lo siguiente: “Entregar en préstamo de uso un VEHICULO camioneta OTI-678 de propiedad del MUNICIPIO DE RIOBLANCO, para apoyar las actividades de traslado Institucional Gerencial y realizadas por el COMODATARIO. DURACION DIEZ AÑOS.”, por lo que quien debe dar razón de la ubicación del aludido vehículo es la Gerencia del Hospital. Respecto al parque automotor con que cuenta el Hospital, del vehículo CHEVROLET LUV modelo 1995 de placas OTI 658, la Gerente de la ESE, informa que “Se desconoce su paradero”, sin que se hayan hecho las gestiones respectivas ante los órganos competentes, es decir la Fiscalía General de la Nación. En lo relacionado con el Mantenimiento de las Ambulancias, la Gerencia no aporta los contratos que tienen que ver con el mantenimiento de los mismos. Se allega un paquete con Comprobantes de Egreso, soportados con facturas correspondientes a los años 2008, 2009, 2010 y otros sin fecha. Es de aclarar, que dentro de este paquete aparecen dos (02) facturas la Nro. 2667 del 25 de febrero de 2009, pero no señala a cual ambulancia se le realizo la reparación del motor y la factura 2666 del 24 de febrero de 2009, refiriéndose a la ambulancia de placas OHK 648 que fue reparado el motor. De lo anterior cabe señalar que todas las facturas fueron canceladas en la vigencia 2010. Es de resaltar, que se adquieren muchos repuestos para su mantenimiento, se compran llantas a altos costos; asi mismo estas fueron presuntamente adquiridas al Almacén AUTOS Y CAMIONETAS, de propiedad del señor Jesús Albeiro Bonilla. Para comprobar lo anterior, se llamó al teléfono 2644399, donde contestaron que ellos no eran distribuidores, pero hacían el contacto para conseguirlas. Respecto a los seguros SOAT, al momento de solicitarlos no se tenían actualizados, pues estos los adquirieron a la Previsora el 02 de Noviembre de 2011, es decir cuando la Comisión Auditora adelantaba Trabajo de Campo.






Finalmente, se advierte que se adquirieron repuestos, sin especificarse a que vehículos se le instalaron, pues no se aportaron Entradas y Salidas de Almacén. En consecuencia, el Grupo Auditor observa una carencia de Planeación y marcada desorganización Financiero-Administrativa. 3.4.2 Denuncia D-264 de 2011: “Presuntas irregularidades del Gerente del Hospital de Rioblanco, debido a que se cobró viáticos sin soportes y sin autorización de la respectiva Junta Directiva, realizó compra de suministros a una empresa que no contaba con los requisitos para vender esta clase de materiales, realizó traslados presupuestales sin autorización de la Junta Directiva.”.

Originó el Procedimiento Especial, el Memorando Nro. 0703-2011-111, fechado 19 de Septiembre de 2011, emitido por la Dirección Técnica de Control Fiscal y Medio Ambiente, a través del cual se asignó la Denuncia D-264 de 2011, proveniente de la Dirección Técnica de Participación Ciudadana de esta Contraloría, donde por intermedio de los Memorandos números 0603-2011-131, 620-2011-131, 634-2011-131 y 642-2011-131 de fechas 30 de Septiembre, 12 de Octubre, 25 de Octubre y 26 de Octubre de 2011, respectivamente, dando a conocer las presuntas falencias de la Gerente, de acuerdo con Denuncias vía correo electrónico.

En consecuencia, la Comisión Auditora una vez estudiados los hechos denunciados, procedió a requerir la información y documentación competente y pertinente, a la Gerencia del Hospital, por intermedio de los oficios PEHMI ( R )-001 y 002, calendados el 09 y 10 de Noviembre de 2011, respectivamente, los cual fueron respondidos por intermedio de los oficios GHMI-137 y 139 de fechas 10 y 11 de Noviembre de los corrientes y documentación anexa. Cabe destacar que dentro de la información observada en las carpetas de Actas de Junta Directiva del Hospital, se destaca lo siguiente: Mediante Acuerdo 001 del 24 de junio de 2009, se autoriza a la gerente, en su articulo 3, que solo puede contratar hasta por un monto de cinco (5) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes. Con Resolución Nro. 164 del 30 de diciembre de 2009, “POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA Y RIGE EL PRESUPUESTO DE RENTAS Y GASTOS, AUTORIZADO SU EJECUCIÓN PARA LA VEGENCIA 2010”, en su Artículo 7, la Gerente se Autoriza suscribir todos los contratos y convenios con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas.






Producto del Acuerdo No. 006 del 08 de octubre de 2010, “Por medio del cual se revoca un acto administrativo”, el Articulo Segundo del resuelve dispone: “Convalidar al interior de la Junta Directiva el proyecto de Acuerdo presentado a la Junta Directiva desde diciembre 10 de 2009 y el acto administrativo que finalmente lo adoptó denominado Resolución No.164 de 2009”, firmado por el Presidente de la Junta Directiva del HMI, Ever Antonio Rojas Rico y Delcy Esperanza Isaza, como Secretaria Ejecutiva Ad-hoc; estipulándose en el párrafo final antes del Resuelve, textualmente lo siguiente: “Que el proyecto de acuerdo presentado a la Junta Directiva en su contenido resolutivo autorizó expresamente al Representante Legal de la Entidad para celebrar todos los Contratos y Convenios con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas que se requieran para el normal desarrollo del objeto social del Hospital y el cabal cumplimiento en la ejecución de todos los procesos y subprocesos expuestos e incluidos dentro del presupuesto para la vigencia 2010.”. De esta manera la Junta Directiva dejó en libertad a la Gerencia, para contratar montos más altos de los que se venían ejecutando. De igual manera, el Proyecto de Acuerdo presentado a la Junta Directiva en su contenido resolutivo, declaró que la ejecución activa del presupuesto correspondía a la Gerente del Hospital, por lo que se autorizó expresamente a la Representante Legal para realizar las Adiciones, traslados, reducciones y reintegros presupuestales, orientada al normal funcionamiento de la institución de Salud, con sujeción al Estatuto Orgánico de Presupuesto. En lo relacionado con los viáticos cobrados y pagados durante la vigencia 2010, según documentación anexa, allegada por la Gerente de la ESE, se observan cuatro (04) Comprobantes de Egreso en los siguientes periodos: Comprobante No.01452, Febrero y Marzo, por $1.311.192.oo; Comprobante No.01748, Mayo y Junio, por valor de $1.334.514.oo; Comprobante No.02133, Julio por $196.679.oo y el 02134 por el mes de Octubre cuya suma fue de $327.797.oo. El estudio de todo lo manifestado en la presente Denuncia, nos lleva a concluir que no se hallaron méritos para adelantar procedimiento alguno; pues la Gerente se encontraba facultada por la Junta Directiva para llevar a cabo movimientos presupuestales y contratar de acuerdo con los lineamientos establecidos. Asi mismo, que el cobro de viáticos se dieron en condiciones financieras normales.






4. CUADRO DE HALLAZGOS

NUMERO HALLAZGO

INCIDENCIA PÁGINA

ADMITIVO FISCAL VALOR DISCIPLINARIA

PENAL

1 X 1-2

2 X 4-5

3 X X X 6-12

4 X X 13

5 X 13

6 X 13-14

7 X 14

8 X X $9.000.000.oo X 15-18

9 X X 18

TOTAL AUDITORIA

9 1 4 1

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