SistemaIntegradoGestionCalidad MECI

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INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL INCODER Sistema Integrado de Gestión Calidad y MECI

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INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL

INCODER

Sistema Integrado de Gestión Calidad y MECI

OBJETIVO

Familiarizar a los participantes con los aspectos, consideraciones y conceptos referentes a los sistemas de gestión de la calidad.

CONTEXTO INTERNACIONALY NACIONAL

EL MODELO DE GESTION

Clientes(y otras partes interesadas)

Requisitos

entrada resultado

producto

Satisfacción

Clientes(y otras partes interesadas)

CALIDAD(ISO 9000)

Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

GESTION DE CALIDAD

GESTIONActividades coordinadas para dirigir y controlar

una organización

GESTION DE LA CALIDAD… En lo relativo a la calidad

Planificaciónde la calidad

Control de lacalidad

Aseguramiento de la calidad

Mejora de la calidad

CALIDAD

SATISFACCION DEL CLIENTE

Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido los requisitos

PLANIFICACION DE LA CALIDAD

Parte de la gestión de calidad enfocada en el establecimiento de objetivos de calidad y en la especificación de los procesos operacionales y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de calidad.

CONTROL DE LA CALIDAD

Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Parte de la Gestión de la Calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad.

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD

Parte de la Gestión de la C orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad.

Familia de normas ISO 9000

NTC GP1000:2009REQUISITOS PARA SGC

ISO 9000Fundamentos y vocabulario

ISO 9004 Sostenibilidad

ISO 19011Auditorias

1. ENFOQUE AL CLIENTE 2. LIDERAZGO

3. PARTICIPACION DEL PERSONAL

5. ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTION

7. ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISIONES

9.COORDINACION, COOPERACION Y ARTICULACION

4. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

6. MEJORA CONTINUA

8. RELACION

BENEFICIOSA CON PROVEEDORES

10. TRANSPARENCIA

PRINCIPIOS DE

GESTION DE

CALIDAD

PRINCIPIOS DE MECI

AutocontrolAutocontrolCapacidad de cada cada servidorservidor público de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades.

AutogestiAutogestióónn

Capacidad en la entidad pública para interrelacionar la interrelacionar la AutorregulaciAutorregulacióón y el autocontrol,n y el autocontrol,con el propósito de ejecutar de manera efectiva su función administrativa.

AutoregulaciAutoregulacióónn

Capacidad institucionalCapacidad institucional para aplicaraplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividadnormatividad..

DISEÑO, IMPLEMENTACION , MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD Y MECI

• Noviembre 7 de 2006

• Noviembre 26 de 2006

• Año 2007

• Agosto 14 de 2008

• Año 2008

• Marzo de 2008

• Octubre de 2009

• Octubre de 2010

• Se adoptan el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad mediante Resolución 2215 de 2006.

• La Alta Dirección firma Acta de Compromiso con el Sistema Integrado de Gestión Calidad y MECI .

• Se inician el diseño e implementación del Sistema Integrado de Gestión Calidad y MECI

• Se logran las siguientes certificaciones por parte del Icontec con una vigencia hasta el 2011 así : NTCGP1000-2004 de carácter nacional

ISO9001-2000-NTC9001-2000 e ISO9001-2000 de IQNET de carácter Internacional

• Se realizan acciones para el Mantenimiento y Mejora del Sistema Integrado de Gestión Calidad y MECI.

• Se declara inexequible la Ley 1152 de 2007 y se realizan ajustes al sistema en sus procesos misionales

• Se logra por parte de Icontec concepto favorable para mantener, actualizar y ampliar el certificado de calidad con las nuevas funciones del Instituto mediante documentos: NTCGP1000-2004 de carácter nacional e ISO9001-2000-NTC9001-2008 e ISO9001-2008 de IQNET de carácter internacional

• Se espera concepto favorable de Icontec para Mantener la Certificación hasta Julio el 2011 y actualizar el certificado con la Norma NTCGP1000-2009

NORMATIVIDAD SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD MECI

Constitución Política de Colombia

Artículo 269

Decreto1826 de 1994

Decreto1537 de 2001

Decreto2145 de 1999

Decreto4110 de 2004

MECI

Calidad

De

creto

29

13

de

20

07

Artículo 209

Artículo 269

Artículo 186

Ley 87 de 1993

Ley 872 de 2003

Ley 489 de 1998

NORMAS EXTERNAS Normas InternasLEY 87 DE 1993 ESTABLECE NORMAS PARA EL EJERCICIO DE CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DE ESTADO

LEY 872 DE 2003 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA RAMA EJECUTIVA DELPODER PUBLICOEL SECTOR PUBLICO

NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000:2004 Y 2009

ResoluciResolucióón 1633 de 2006. n 1633 de 2006. Adopta el Modelo Estándar de Control Interno.

ResoluciResolucióón 2215 de 2006.n 2215 de 2006. Integra los dos sistemas

ResoluciResolucióón 3270 de 2007.n 3270 de 2007. Adopta los Códigos de Ética y Buen Gobierno.

ResoluciResolucióón 186 de 2008.n 186 de 2008. continua la implementación del sistema integrado.

ResoluciResolucióón 1133 de 2008. n 1133 de 2008. Adopta el Manual Integrado de Gestión Calidad – MECI, Manual de procedimientos y Mapa de Riesgos.

ResoluciResolucióón 1696 de junio 16 de 2010. n 1696 de junio 16 de 2010. Ordena la continuidad del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI y reorganiza las instancias de gestión del mismo

DECRETO 1599 de 2005 POR EL CUAL SE ADOPTA EL NUEVO MODELO DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 100 2005

FUNDAMENTACIÓN LEGAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALLIDAD MECI DEL INCODER

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA DE LA ORGANIZACIÓN

POLITICA DE CALIDAD

OBJETIVOS DE

CALIDAD

Necesidades presentes y futuras

Revisiones de dirección

Productos actuales

Desempeño del proceso

Niveles de satisfacción

Despliegue a toda la organización

Asignación de responsabilidades

Comunicación a niveles pertinentes

Trasladar a contribuciones

individuales

Revisión periódica

Asociar a indicadores

Algunos requisitos exclusivos de MECI o de la NTCGP1000.

MisiMisióón y Visin y VisióónnAutoevaluaciAutoevaluacióónn y Planes y Planes de mejora individual.de mejora individual.

Objetivos y Política de Calidad

Control de documentos

MEC

I

NTC

GP

10

00

MISION

Ejecutar políticas de desarrollo rural, en

coordinación con las comunidades e instituciones

pública y privadas relacionadas con el sector agropecuario, forestal y pesquero, facilitando el

acceso de los pobladores rurales a los factores

productivos y sociales, para contribuir a mejorar su calidad de vida y al

desarrollo socio económico del país.

Para el año 2019, el

INCODER seráreconocido como la entidad líder en la ejecución de políticas de

desarrollo rural de manera

participativa, competitiva, equitativa y sostenible.

VISION

• POLITICA DE LA CALIDADEl INCODER se compromete a prestar un servicio oportuno, transparente, concertado y amable, propendiendo por el mejoramiento continuo que asegure la ejecución eficiente, eficaz y efectiva de las políticas de desarrollo rural, con el fin de contribuir al logro de una vida digna de los pobladores rurales

• OBJETIVOS DE LA CALIDAD1. Mejorar la calidad de vida de los pobladores rurales

2. Aumentar la capacidad de autogestión de los pobladores rurales y entidades territoriales

3. Incrementar la dotación de factores productivos y sociales.

CÓDIGO DE BUENGOBIERNO

Compromisos éticos de la Alta Dirección respecto a la gestión íntegra, eficiente y transparente en su labor de dirección y/o gobierno, promulgados ante losdiversos públicos y grupos de interés. Se constituye en la principal herramienta para alinear a todo el equipo de trabajo dentro de un estilo de dirección unificado.

CODIGO DE ETICA

Conjunto de Principios, valores, y Directrices dirigidos a incorporar en la cultura de la entidad buenas prácticas organizacionales de integridad y transparencia, en coherencia con el CBG.

INSTRUMENTOS DE GESTION ETICA

PRINCIPIOS DE LA ENTIDAD

• El interés general prima sobre el interés particular.

• La equidad, la justicia y la verdad se manifestarán permanente en las actuaciones y decisiones del instituto.

• La finalidad fundamental del Instituto es contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los pobladores rurales.

• El INCODER reconoce que las diferencias individuales son naturales y fundamentales para la integración y desarrollo de la Entidad y su posicionamiento en la sociedad.

PRINCIPIOS DE LA ENTIDAD

• Los ciudadanos tienen derecho a participar en las decisiones públicas que los afecten.

• Reconocimiento a la preservación y conservación del medio ambiente como medida de aseguramiento del equilibrio del medio rural desde unaperspectiva global.

• El servidor público tiene como función servir con eficiencia, eficacia y efectividad a la ciudadanía.

• La administración de los recursos públicos exige la rendición de cuentas a la

sociedad sobre su manejo, utilización y los resultados de su gestión.

VALORES INSTITUCIONALES

• Responsabilidad y Cumplimiento

• Honestidad

• Compromiso

• Pertenencia e Identidad

• Solidaridad y Colaboración

• Respeto

• Calidad

• Confianza y Transparencia

• Tolerancia

• Servicio

Operatividad del Sistema Integrado de Gestión

Calidad - MECI

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

Los resultados deseados se logran más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso

Enfoque basado en Procesos

• Identificar sistemáticamente las actividades necesarias para obtener un resultado esperado

• Identificar procesos que inciden en la calidad

• Identifica y medir las entradas y salidas de un proceso

• Identificar clientes y proveedores de un proceso

• Identificar las interrelaciones entre los procesos

Enfoque basado en Procesos

• Establecer responsabilidad autoridad y criterios de medición del desempeño de los procesos

• Identificar factores que mejorarán los procesos

• Evaluar riesgos de los procesos respecto a los interesados

• Reducir riesgos y variación de procesos

Conjunto de actividadesConjunto de actividadesinterrelacionadasinterrelacionadas

o que interacto que interactúúan, an, que transformanque transforman

entradas en salidasentradas en salidas

ENTRADAS

Todo lo que Todo lo que se transformase transforma

RECURSOS

PROCESO

SALIDAS

Resultados de Resultados de un procesoun proceso

Permiten la Permiten la transformacitransformacióón de n de

las entradaslas entradas

PHVA: GESTION DE LA CALIDADPHVA: GESTION DE LA CALIDAD

A P

V H

Actuar Correctamente

Actuar Correctamente

VerificarVerificar

Establecer Metas

Establecer Metas

Establecer MétodosEstablecer Métodos

Educar y EntrenarEducar y Entrenar

Ejecutar y Recolectar Datos

Ejecutar y Recolectar Datos

ACTUARACTUAR PLANEARPLANEAR

HACERHACERVERIFICARVERIFICAR

TIPOS DE PROCESOS

PROCESOS ESTRATEGICOS Establecen el norte del proceso operativo

enfocan a la organización a los propósitos fundamentales

PROCESOSMISIONALES Razón de ser de la empresa.

PROCESOS DE APOYO Permite Que procesos operacionales se desarrollen

A partir del suministro de recursos

PROCESOS DE EVALUACION Permite hacer el control y seguimiento al desempeño

de los proceso para verificar la calidad del producto o servicio

¿Por qué son complementarios los sistemas de calidad y MECI?

1. Los dos contribuyen a alcanzar los fines esenciales del estado, establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia.

2. Tienen elementos comunes

3. Aquellos elementos que no son comunes a las dos, igual contribuyen a alcanzar los fines esenciales del estado.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

• UBICACIÓN EN EL MAPA DE PROCESOS• OBJETIVOS• REQUISITOS POR CUMPLIR• ENTRADAS• SALIDAS• DUEÑOS • CLIENTES• ACTIVIDADES• RECURSOS• DOCUMENTACIÓN• MEDICIÓN- INDICADORES DE GESTIÓN• REQUISITOS ISO 9001 -RELACIONADOS

¿Cómo se complementan Calidad y MECI en el INCODER?

Subsistema de control Estratégico

Subsistema de control de Gestión

Subsistema de control de Evaluación

P

H

V

A

Planear

Hacer

Verificar

Actuar

Procesos Certificados en Agosto de 2008

•Tres procesos estratégicos con 15 procedimientos

•Ocho procesos misionales 15 procedimientos

•Ocho procesos de apoyo con 47 procedimientos

•Un proceso de evaluación y control con 6 procedimientos

•TOTAL 20 PROCESOS • TOTAL PROCEDIMIENTOS 81

Procesos Certificados en Octubre de 2009

•Tres procesos estratégicos 16 procedimientos

•Once procesos misionales con 51 procedimientos

•Ocho procesos de apoyo con 55 procedimientos

•Un proceso de evaluación y control con 6 procedimientos

•TOTAL 23 PROCESOS •TOTAL PROCEDIMIENTOS 129

Procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI

CERTIFICACIÓNES

IQNETISO 9001 - 2008 NTCGP 1000

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.1REQUISITOSGENERALES

EstablecerDocumentar

ImplantarMantener

Y Mejorar

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

NTC-GP 1000:2004---CAPITULO 4

4.2.1GENERALIDADES

4.2.4CONTROL DE

REGISTROS

4.2.2MANUAL

DE CALIDAD

4.2.3CONTROL DE DOCUMENTOS

DOCUMENTACIÓN DEL SGC

• Política y Objetivos de la calidad

• Manual de calidad

• Procedimientos documentados requeridos por ISO 9001

• Registros requeridos por la norma

• Documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz planificación , operación y control de sus procesos

Procedimientos Obligatorios del Sistema

• Para el control de documentos

• Para el control de registros

• Para el Tratamiento de Producto no conforme

• Para Acciones correctivas

• Para Acciones preventivas

• Para auditorias internas

INICIO

IDENTIFICA NECESIDAD

ASIGNA RESPONSABLE

DE ELABORACIÓN

PROYECTA DOCUMENTO

SOCIALIZA DOCUMENTO

REVISA Y APRUEBA

CODIFICA

ACTUALIZA LISTADO DOCUMENTOS

DEVUELVE DOCUMENTO

DUEÑO O RESPONSABLE DEL

PROCESO

SERVIDOR DESIGNADO GRUPO DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

NO

SI

REMITE PARA APROBACIÓN

FIN

DOCUMENTACIÓN DEL SGC

• Política y Objetivos de la calidad

• Manual de calidad

• Procedimientos documentados requeridos por ISO 9001: 2000

• Registros requeridos por la norma

• Documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz planificación , operación y control de sus procesos

CODIFICACIONPE Proceso estratégico

PM Proceso misional

PA Proceso de apoyo

PR Procedimiento

D Documento

IN Indicador

F Formato

I Instructivo

R Riesgo

GG Gestión Gerencial

ASIG Administración Sistema Integrado de Gestión

P Planeación

PAS Promoción, Acompañamiento y seguimiento

OS Otorgamiento de Subsidio

DPAT Desarrollo de Proyectos de Adecuación de Tierras

GAE Gestión de Asuntos Étnicos

APD Atención población desplazada

PA Procesos Agrarios

OP Ordenamiento Productivo

TB Titulación de Baldíos Productivos

IOPA Investigación, Ordenamiento y Fomento de la Actividad Pesquera y Acuícola

RCPA Registro y Control de la Actividad Pesquera y Acuícola

AC Atención al Ciudadano

SOLICITUD PARA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOSDOCUMENTO NUEVO MODIFICACIÓN DE DOCUMENTO

FECHA : CÓDIGO ACTUAL DEL DOCUMENTO : NOMBRE DEL SOLICITANTE : DEPENDENCIA Y CIUDAD:

SÍNTESIS DEL CONTENIDO PROPUESTO / DE LA MODIFICACIÓN SOLICITADA (IDENTIFIQUE EL CÓDIGO DEL FORMATO O DOCUMENTO A MODIFICAR): JUSTIFICACIÓN:

APROBADA RECHAZADA

JUSTIFICACIÓN DEL RECHAZO: FECHA : DUENO DEL PROCESO SOLICITANTE: (NOMBRE Y

FIRMA)

ESPACIO RESERVADO PARA ADMINISTRADOR DE LA DOCUMENTACION OBSERVACIONES EN CASO DE REQUERIMIENTO DE MODIFICACIONES ADICIONALES

No de Código nuevo asignado Fecha de cambio Vo Bo del Representante de la Alta Dirección

Elaboró Revisó Aprobó

Fecha de

divulgación en

intranet

CÓDIGO F4-PE-ASIG-02

PAGINA 1 DE 1

PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

FORMATO: LISTADO DE DOCUMENTOS INTERNOS

Código Denominación del DocumentoResponsables (Cargo)

Fecha

FECHA EDICION 30/06/09

Versión

No ejemplares Proceso

CONCEPTO

CÓDIGO: F5-PE-ASIG-01

PAGINA 1 DE 1

DISTRIBUCIÓN

FECHA 30/06/09

UBICACIÓNACCESO LIBRE /

ACCESO RESTRINGIDO

RESPONSABLE DEL

DOCUMENTONOMBRE EMITIDO POR

PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

FORMATO: LISTADO DOCUMENTOS EXTERNOS

FECHA

CONTROL DE REGISTROS

INICIO

IDENTIFICA LOS REGISTROS

ORGANIZA CARPETAS ROTULADAS

LEGAJA CRONOLOGICAMENTE

Y FOLIA

ELABORA LISTADO F6-PE-ASIG

CÓDIGO SERIE

CAJA

OBSERVACIONES:

INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL - INCODER

OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO

FOLIOS: DEL CARPETA FOLDER DE

SERIE DOCUMENTAL

NOMBRE DE LA SERIE

TITULO DE CARPETA

CONSECUTIVO O RANGO

FECHAS EXTREMAS DE LA CARPETA

DIA/MES/AÑO / INICIAL DIA/MES/AÑO - FINAL

LOCALIZACIÓN

FIN

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

NTC- GP1000:2004 CAPITULO 5

5.1 COMPROMISODE LA

DIRECCIÓN

5.2 ENFOQUEAL CLIENTE

5.3 POLITICA DE CALIDAD

5.4 PLANIFICACIÓN

OBJQ

POLITICAQ

5.5 RESPONSABILIDADAUTORIDAD Y

COMUNICACIÓN

5.5.1 Responsabilidad y Autoridad

5.5.2 Representante de La Dirección

5.5.3 ComunicaciónInterna

5.6 REVISIÓN POR LADIRECCIÓNA

5.6 REVISIÓN POR LADIRECCIÓNA

5.6..1 Generalidades

5.6.2 Información paraLa revisión

5.6.3 Resultados dela revisión

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

DETERMINAR Y PROPORCIONAR RECURSOS

NECESARIOS PARA :

IMPLEMENTAR Y MANTENER SGC Y MEJORAR

CONTINUAMENTE SUEFICACIA

AUMENTAR LA SATISFACCIÓNDEL CLIENTE MEDIANTEEL CUMPLIMIENTO DE

SUS REQUISITOS

R. HUMANOS(6.2)

INFRAESTRUCTURA(6.3)

AMBIENTE DE TRABAJO(6.4)

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

7.1 PLANIFICACIÓNDE LA

RELIZACIÓN DEL PRODUCTO

7.2 PROCESOSRELACIONADOS

CON LOS CLIENTES

7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOSDE SEGUIMIENTO

Y MEDICIÓN7.5 PRODUCCIÓNY PRESTACIÓNDEL SERVICIO

7.4 COMPRAS

7.3 DISEÑOY

DESARROLLO

8. MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA

DESEMPEÑO DE PROCESOS

Satisfacción delcliente

AuditoriaInterna

Análisis deDatos

Medición deLos Procesos

Medición deproducto

Control delProducto

No conforme

Mejoramiento

Acciones correctivas

Acciones Preventivas

8. “M E DICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA”

8.5.1 Mejora Continua

8.5.2Acción Correctiva

8.5.3Acción Preventiva

8.2.1Satisfacción del Cliente

8.2.2Auditoría Interna

8.2.3Seguimiento y Medición

de los Procesos

8.2.4Seguimiento y Medición del Producto y/o Servicio

8.5Mejora

8.1Generalidades

8.2Seguimiento y Medición

8.3Control del Producto y/o Servicio No Confor m e

8.4Análisis de

Datos

CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

CONCEPTO

Producto no conformeResultado de un proceso que no cumple con los requisitos específicos, lo que impide darle visto bueno a su conformidad.

IDENTIFICACI Ó N

F U ENTES

Dese m pe ñ o del proceso

A u d i t o r í as

Planes de Inspección

DeshechoAcción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto

LiberaciónAcción mediante la cual se aprueba un Producto No Conforme. Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso

TRATAMIENTO

ReprocesoAcción tomada sobre un producto o servicio no conforme para que cumpla con los requisitos.

ReparaciónAcción tomada sobre un producto o servicio no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista.

ReclasificaciónVariación de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con los requisitos que difieren de los iniciales.

PROCEDIMIENTOPR4-PE-ASIG-02 Control de producto no conforme

Representante Alta Dirección

Grupo de Desarrollo Organizacional

Dueño de Proceso

D. Territorial

Quien identifique la no conformidad

INICIO

Identifica el producto no conforme, describe situación.

F7-PE-ASIG

Determina el tratamiento a seguir y designa la persona responsable, punto de control.

R3-PE-ASIG

Defina acciones para eliminar la no conformidad, punto de control.

R3-PE-ASIG

Verifica la acción tomada que solucionó el producto no conforme, identificando el punto de control

R3-PE-ASIG

PROCEDIMIENTOPR4-PE-ASIG-02 Control de producto no conforme

Representante Alta Dirección

Grupo de Desarrollo Organizacional

Dueño de Proceso

D. Territorial

Quien identifique la no conformidad

Diligencia la parte del formato correspondiente a la verificación y tratamiento y control del producto no

conforme

Trimestralmente elabora informe análisis del defecto sobre las acciones de mejora

Trimestralmente elabora informe análisis del defecto sobre las acciones de mejora

FIN

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVASACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad detectada u otra situación indeseable

ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial.

MEJORA CONTINUA : Comportamiento de la entidad para mejorar continuamente la eficacia la eficiencia y efectividad del sistema.

FUENTES :

• Desempeño del Proceso

• Auditorías internas y externas

• Gestión de riesgos

• Revisión de las necesidades y expectativas de beneficiarios

• Quejas y reclamos del beneficiario

• Seguimiento a indicadores

• Resultados de revisión por la dirección

ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

INICIO

IDENTIFICA NO CONFORMIDAD

REGISTRA NO CONFORMIDAD EN EL

F3-PE-ASIG

AUDITOR O QUIEN DETECTE LA NO CONFORMIDAD

DUEÑO O RESPONSABLE DEL PROCESO

RECIBE INFORME Y ASIGNA RESPONSABLE PARA IMPLEMENTAR LA

ACCIÓN

RESPONSABLE

ANALIZA CAUSAS Y TOMA ACCIONES PERTINENTES

HACE SEGUIMIENTO HASTA CERRAR LA NO

CONFORMIDAD

REVISA QUE LAS ACCIONES HAYAN SIDO EFICACES

GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

REVISA ACCIONES TOMADAS Y ELABORA INFORME PARA LA ALTA DIRECCIÓN

FIN

ANÁLISIS DE CAUSAS – DIAGRAMA CAUSA POR QUÉ – POR QUÉ

EFECTO POR QUÉ POR QUÉ POR QUÉ (CAUSA RAÍZ)

ACCION: CORRECTIVA________ PREVENTIVA________

No Acción Responsable Fecha inicio

SITUACIÓN DETECTADA NO CONFORMIDAD PROBLEMA QUEJA O RECLAMO OBSERVACIÓN CONSECUTIVO NO CONFORMIDAD POTENCIAL OTRA

NOMBRE DE QUIEN REPORTA O AUDITOR:

FIRMA:

CORREO ELECTRÓNICO:

DEPENDENCIA: FECHA:

Numeral de la Norma

NTCGP1000 o MECI 1000

DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN DETECTADA: Nota: En el caso de queja o reclamo, registre día, hora y medio por el cual se comunicó con el cliente informándole sobre el trámite

CORRECCIÓN PROPUESTA:

PERSONA / GRUPO RESPONSABLE POR IMPLEMENTAR LA CORRECCIÓN NOMBRE DEL RESPONSABLE: Firma :________________________ Cargo: ___________________________

ACCION: CORRETIVA___________(Marcar x) PREVENTIVA__________(Marcar x)

Fecha Descripción de las actividades

de seguimiento Nombre del Responsable

Firma

OBSERVACIONES A LA EFECTIVIDAD, EFICIENCIA Y/O EFICACIA EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS ACCIONES PARA SOLUCIONAR LA SITUACIÓN DETECTADA:

Eficaz Fecha de cierre SI NO

FECHA ________________ FIRMA_____________________NOMBRE______________

PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

CÓDIGO F3-PE-ASIG-02

FECHA EDICIÓN 30/06/09

FORMATO: SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS. PAGINA1 de 3

LOGROS 2010

• IDENTIDAD SIGC• MODLEO E-R• RESPONSABLES• ADMINISTRADORES DEL SIGC

PROYECTO PARA ASEGURAR EL MANTENIMIENTO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGC “MACONDO

IDENTIFICACION DEL PROCESO Y PROCEDIMIENTO

COD TIPODE PROCESO

NOMBRE DEL TIPODE PROCESO

COD PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO

COD PROCEDIMIENTO

CONSECUTIVO DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE DELPROCEDIMIENTO

COD DEPENDENCIA RESPONSABLE (TR)

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA RESPONSABLE

NOMBRE DELA PERSDONARESPONSABLE DEL PROCESO

COD DEIDENTIDAD DE TIPS

NOMBRE DELTIPS

PE ESTRATEGICO

GG GESTION GERENCIAL

PR 1 FORMULACIÓN OACTUALIZACIÓN PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL

2000 GESTION GERENCIAL

RODOLFO CAMPO

1NO CONFORMIDAD

PM MISIONAL 2

PRODUCTO NO CONFORME

PA APOYO3

ACCION CORRECTIVA

PEVEVALUACION E-C

EVALUACION Y CONTROL

MA (PA) DRINO

MACONDO TE AYUDA A: IDENTIFICAR LA INFORMACION LA REMITIDA

IDENTIFICAR LA INFORMACION LA REMITIDA

ORDENAR LOS DATOSORDENAR LOS DATOS

CONTROLAR EL SEGUIMIENTO

CONTROLAR EL SEGUIMIENTO

COMO?

ESTRUCTURANDO MODELO DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACION REMITIDA DESDE LOS PROCESOS DEL NIVEL

CENTRAL Y DIRECCIONES TERRITORIALES

ENDONDE?

COD NO CONFORMIDAD /PTO NO CONFORME-FUENTE

NOMBRE DEL TIPO DE LA NO CONFORMIDAD / PROD NO CONF

TIPO -ENTE QUE DETECTA = FUENTE

COD FUENTE

NOMBRE DEL ENTE QUE FORMULA = ENTIDAD

QUIEN ELABORÓ= SUJETO

COD CORRECCION

CORRECCION

FECHA DE LA NO CONFORMIDAD/PNC

DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD/PNC

1MAYOR

AUD EXTERNA 1

ICONTEC 1 REPROCESO xxxx

2CONTRALO GEN 2 REPARA

CIÓN

3

QUEJAS Y RECLAMOS EXT

3 RECLASIFICACIÓN

2 MENORAUD INTERNA 1

CONTROL INTERNO

2 COMITÉ GERENCIA

3ENCUESTA DE SATISFACCION

4PRODUCTO NO CONFORME

5QUEJAS Y RECLAMOS INT

3 PNC

ASEGURO EL SEGUIMIENTO

•ASEGURO EL ALMACENAMIENTO Y CONSERVACION LA INFORMACION BASICA DEL SIGC

• ARTICULO MI MODLEO E-R 0 PROCESO/PRODUCTO

• DETERMINO EL ROL DE LOS RESPONSABLES DE PROCESOS, CONTROLES, AUTOCONTROLES

• DETERMINO RESPONSABILIDADES DE LOS ADMINISTRADORES DEL SIGC

CONSECUTIVO ACCIONCORRECTIVA

DESCRIPCION DE LAACCION CORRECTIVA

FECHA DEAPROBACION DE LA ACCION CORRECTIVA

FECHA DEINICIO

FECHA FINAL FECHA SEGUIMIENTO

DESCRIPCION DEL AVANCE

PORCENTAJE DE AVANCEDETERMINADO

SI / NO (difaul)

FECHA DECIERRE

X,1 xxx FECHA 1SEGUIMIENTO

DESCRIPCION DEL AVANCE

PORCENTAJE DE AVANCEDETERMINADO

X

FECHA 2SEGUIMIENTO

X

… X

X,2 xxx FECHA 1SEGUIMIENTO

DESCRIPCION DEL AVANCE

PORCENTAJE DE AVANCEDETERMINADO

X

PLAZO DE APLICACIÓN DEACCION CORRECTIVA SEGUIMIENTO

CIERRE DE LA ACCIONCORRECTIVA

La variable X que me dice?

ADMINISTRADORES DEL SIGC

COD TIPODE PROCESO

NOMBRE DEL TIPODE PROCESO

COD PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO

COD PROCEDIMIENTO

CONSECUTIVO DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE DELPROCEDIMIENTO

COD DEPENDENCIA RESPONSABLE (TR)

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA RESPONSABLE

NOMBRE DELA PERSDONARESPONSABLE DEL PROCESO

COD DEIDENTIDAD DE TIPS

NOMBRE DELTIPS

PE ESTRATEGICO

GG GESTION GERENCIAL

PR 1 FORMULACIÓN OACTUALIZACIÓN PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL

2000 GESTION GERENCIAL

RODOLFO CAMPO

1NO CONFORMIDAD

PM MISIONAL 2

PRODUCTO NO CONFORME

PA APOYO3

ACCION CORRECTIVA

PEVEVALUACION E-C

EVALUACION Y CONTROL

ARCHIVOS DE FORMATOS

CONSEC SEG

GG_PR1

NC 1 0

PNC 2 0

AC 1 1

2

PARAMETRIZO EL NOMBRE DE ARCHIVOS (nombre).PDF

CONSEC SEG

GG_PR1 NC 1 0

PNC 2 0

AC 1 1

2

archivos de evidencias

DOS EQUIPOS DE COMPUTO y Scaner

UN EQUIPOS DE TRABAJO –MA(PA)DRINOS

1 PC - Servidor repositorio de archivos

DIR FORMATOS //DIR

EVIDENCIAS

HOJA DE EXCEL MACONDO

Dir/FORMATOS INDICADORES/archivos formatos_ IND_xx

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS ALMACENADOS

Dir/FORMATOS/ INDICADORES/archivos formatos_ IND_ xx. pdf

Dir/FORMATOS/RIESGOS/ /archivos formatos _RIE _xx . pdf

Dir/FORMATOS/RANKING/archivos formatos_ RANK _xx. pdf

Dir/FORMATOS/NO CONFORMIDADES/archivos formatos_ NC _xx .pdf

Dir/FORMATOS/PRODNOCON INDICADORES/archivos formatos_ PNC_ xx. pdf

Dir/FORMATOS/ACCIONC/archivos formatos _AC _xx. pdf

AP=ACCION PREVENTIVAAM=ACCION DE MEJORA

ESTANDARIZACION NOMBRE DE ARCHIVOS

Dir/EVIDNECIAS/INDICADORES/archivos formatos_ IND_ xx.pdf

Dir/EVIDENCIAS/RIESGOS/Archivos formatos_ RIE_ xx. pdf

Dir /EVIDENCIAS/ RANKING/archivos formatos_ RANK _xx. pdf

Dir/EVIDENCIAS/NO CONFORMIDADES/archivos formatos_ NC _xx. pdf

Dir/EVIDENCIAS/PRODNOCON INDICADORES/archivos formatos_ PNC_xx.pdf

Dir/EVIDENECIAS/ACCIONC/archivos formatos_ AC _xx. pdf

ESTANDARIZACION NOMBRE DE ARCHIVOS

FECHA DECIERRE

ACTIVIDADES REQUERIDAS PARA SUIMPLEMENTACIÓN

RESPONSABLE

PLAZO SEGUIMIENTO ESTADO YOBSERVACIONES

UBICACIÓN FORMATO ASIG

UBICACIÓN EVIDENCIAS

ACTUALZIAR PROCEDIMIENTOS PARA LAELABORACION DEDOCUMENTOS

IVETTE CURE

04/04/2010 DESARROLLO ORGANIZACIONAL IVETTE CURE

PENDIENTE DEMODIFICAR ELPROCEDIMIENTO

GG_1_NC_1 GG_1_NC_1

ACTUALZIAR PROCEDIMIENTOS PARA LAELABORACION DEDOCUMENTOS

DIEGO ZUBIETA

04/04/2010 DIEGO ZUBIETA PENDIENTE DEMODIFICAR ELPROCEDIMIENTO

ASIG_1_NC_1 ASIG_1_NC_1

CONTROL DE ACCESO CON HIPERVINCULO

IDENTIFICACION RESPONSABLE GDO

Nuestro objetivo es administrar de modo seguro la información del SIGC, desde el pensamiento progresivo

Aplico un Modelo Automatizado como

repositorio de Información

INDICADORES DE GESTIÓN

PARA EL SISTEMA DE CALIDAD CON ENFOQUE POR PROCESOS.

Tipos de indicadores

1.Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados.

2.Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

3.Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

REQUISITOS NTC GP 1000 REQUISITOS NTC GP 1000 8.2.3 Seguimiento y medici8.2.3 Seguimiento y medicióón de los procesosn de los procesos

•La entidad debe métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, y cuando sea posible, su medición. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia).

•El seguimiento y la medición del impacto (efectividad) de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados pueden realizarse por proceso,por conjunto de procesos o en forma global del sistema.

•Como resultado del seguimiento de la medición y seguimiento de los proceso, deben llevarse a cabo correcciones, acciones preventivas y/o correctivas, según sea conveniente.

REQUISITOS NTC GP 1000REQUISITOS NTC GP 10008.2.4 Seguimiento y medici8.2.4 Seguimiento y medicióón del producto y/o n del producto y/o

servicioservicio

•La entidad debe hacer un seguimiento y medir las características del producto y/o servicio, para verificar que se cumplen sus requisitos. Esto debe realizarse en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto y/o prestación del servicio según las disposiciones planificadas (véase el numeral 7.1). Debe mantenerse evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación.

PROCESO / PROCEDIMIENTO: Describir el nombre del proceso objeto de la medición.

PROPOSITO: Cual es el propósito y/o la razón de la medición.

META: Forma desde el punto de vista cuantitativo que se desea alcanzar, el logro propuesto en el propósito. Parámetro medible, mensurable y controlable.

FORMULA: Descripción de la formulación del indicador con el cual vamos a realizar monitoreo del alcance y logro de la meta. (Fracción: Numerador / Denominador).

QUE MIDE: El indicador y/o formula debe buscar uno de los siguientes criterios: medir; eficacia, eficiencia, efectividad.

FRECUENCIA DE MEDICION: Definir la frecuencia de medición: (Mensual, Bimestral, Trimestral, Semestral, Anual)

• FUENTE DE DATOS: De donde sale la información y donde se almacena.

• RESULTADOS DE LA MEDICION: Colocar los resultados de la medición en el cuadro indicado correspondiente al mes de la medición.

• ANALISIS DE LA INFORNACION: El responsable del proceso debe evaluar los resultados del proceso, propósito, meta y formula, con el fin de identificar oportunidades de mejoramiento del proceso objeto de la medición y la consecuencia del logro de la meta. Dejando evidencia de estos análisis.

• GRAFICA DE COMPORTAMIENTO: Graficar cual ha sido el comportamiento de la medición realizada, puede ser en forma de columnas, barras, circulares,anillos, líneas, etc.

• TOMA DE ACCIONES : Describir brevemente la decisión adoptada. Acción preventiva cuando la tendencia es desfavorable, Acción correctiva cuando incumple la meta, no tomar acción cuando no incumple ni existe tendencia desfavorable o acción de mejora cuando se desea ser más estricto.

Matriz de indicadores

NOMBRE

Indicadores de eficiencia procesos misionales

Según los indicadores de cada procesos misional

Mensual Trimestral

Gerencia General, Subgerencia de Planificación e Información

>95% 32% 53% 61% 79% 67% 72% Eficiencia

Resultados de la encuesta de satisfacción beneficiarios

Promedio de las respuestas superior a 3 en la escala de 5.

Variables: oportunidad, transparencia, concertado,

mejora.

Cada encuesta de satisfacción

Anual

Gerencia General, Atención al Ciudadano, Planificación.

>3 Evaluación anual Evaluación anual Evaluación anual Evaluación Anual Evaluación anual Evaluación anual Efectividad

Resultados de la encuesta de visitas a regionales y oficinas.

Total respuestas califiacadas con 4 y 5 /total encuestas de

atención.Variables: Amabilidad, claridad,

oportunidad, transparencia.

según cronograma

AnualAtención al Ciudadano

>80% de los

encuestados que

califiac 4 o 5

Evaluación anual Evaluación anual Evaluación anual 98% Evaluación anual Evaluación anual Efectividad

Indicadores deefectividad deprocesos misionales

Según los indicadores de cada procesos misional

Mensual Trimestral

Gerencia General, Subgerencia de Planificación e Información

>95% 18% 5% 5% 5% 6% 10% Efectividad

Cumplimiento de las metas institucionales

Metas alcanzadas / Metas programadas x 100

Anual Trimestral

Gerencia General, Subgerencia de Planificación e Información

>95% Trimestral Trimestral 100% Trimestral Trimestral 100% Eficacia

Cumplimiento de requisitos del Sistema Integrado de Gestión Calidad MECI

# de requisitos cumplidos / Total de requisitos del sistema

Anual Semestral

Gerencia General, Atención al Ciudadano, Planificación.

>80% Semestral Semestral Semestral Semestral Semestral 100% Eficacia

Cumplimiento de liquidación de convenios y proyectos de vigencias anteriores

# de proyectos y convenios liquidados de vigencias

anteriores/ Total de proyectos o convenios por liquidar de

vigencias anteriores

Semestral Semestral

Atención al Ciudadano

>80% Semestral Semestral Semestral Semestral Semestral 64% Eficacia

FRECUENCIA DE

REPORTE

Gestión Gerencial

Misionales, Atención al ciudadano

Mejorar la calidad de vida de los pobladores rurales, aumentar la capacidad de

autogestión de los pobladores rurales y las entidades territoriales e

incrementar la dotación de factores productivos y

sociales

Mejorar la calidad de vida de los pobladores rurales, aumentar la capacidad de

autogestión de los pobladores rurales y las entidades territoriales e

incrementar la dotación de factores productivos y

sociales

INDICADOR

FÓRMULAFRECUENCI

A DE MEDICIÓN

PROCESOOBJETIVO DE CALIDAD

RELACIONADO

INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL "INCODER" SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD - MECI

MATRIZ DE INDICADORES - INFORMACIÓN TÉCNICA - RESULTADOS - ACCIONESFECHA DE CORTE Y DE ANÁLISIS: 2010-06

NIVEL DE AVANCE Abril de

2010

RESPONSABLE, Reportar

NIVEL DE AVANCE Mayo de 2010

META TIPONIVEL DE

AVANCE Enero 2010

NIVEL DE AVANCE

Febrero de 2010

NIVEL DE AVANCE Marzo

de 2010

NIVEL DE AVANCE junio de

2010

ADMINISTRACIÓN

Y

SEGUIMIENTO DE RIESGOS

Según la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000-2009), “es toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impiden el logro de sus objetivos”.

¿QUÉ ES UN RIESGO?

1.3 Componente Administración del Riesgo

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI

Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten autocontrolar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de los objetivos propuestos

Componente Administración del Riesgo

1. Subsistema de Control Estrat1. Subsistema de Control Estratéégicogico

COMPONENTESCOMPONENTES ELEMENTOSELEMENTOS1.1.Ambiente de control •Acuerdos, compromisos o protocolos

éticos.

•Desarrollo del talento humano

•Estilo de Dirección

1.2. Direccionamiento estratégico •Planes y programas

•Modelo de operación por procesos

•Estructura Organizacional

1.3.Administración de riesgos

•Contexto estratégico

•Identificación de riesgos

•Análisis de riesgos

•Valoración de riesgos

•Políticas de administración de riesgos

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

Antecedentes de la Administración de Riesgos

• Durante el año 2008 se desarrolló e implementó el Mapa de Riesgos para cada uno de los procesos de la Entidad. Sin embargo, presentaba debilidades con respecto a su seguimiento y la implementación de acciones preventivas.

• En Abril de 2009 con la inexequibilidad de la Ley 1152 de 2007 la Gerencia identificó una serie de riesgos estratégicos que enriquecieron el análisis de los riesgos y condujeron a la implementación de controles adicionales en todos los procesos misionales del Incoder.

•Durante el año 2009 y con la visita de ICONTEC se hizo necesario fortalecer el seguimiento de los riesgos y de las acciones de tratamiento relacionadas. Asimismo, se introdujo el Plan de Contingencia y el Plan de Continuidad.

Iniciativas del Mapa de Riesgos Año 2010 • En el año 2010 se implementó la aplicación de seguimiento de riesgos, que involucra el análisis DOFA, la generación de alertas tempranas y la inclusión de indicadores de riesgos para monitorear la efectividad de las acciones de tratamiento y la probabilidad de ocurrencia de dichos riesgos.

• A través del aplicativo de riesgos se ha logrado consolidar los riesgos de los procesos tanto del nivel central como del nivel territorial, encontrando 737 riesgos en el orden territorial y 142 en el nivel central; lo que ha facilitado los procesos de planeación y el seguimiento de los compromisos plasmados en los Planes de Acción.

Evolución Política Administración de Riesgos

• Levantamiento de Mapa de Riesgos en procesos del nivel central•Certificación en Calidad ISO9001 y NTCGP1000

2008 2009 2010

•Inexequibilidad Ley 1152 � nuevos riesgos•Mapa de Riesgos en nivel central y territorial•Introducción del Plan de Contingencia y Plan de Continuidad•Seguimiento de Acciones Preventivas

• Nueva Plantilla de Riesgos para seguimiento y consolidación por proceso y por DT•Generación de Alertas Tempranas•Indicadores de Riesgo•Análisis DOFA

El componente se estructura a través de los siguientes elementos de control:

•Contexto Estratégico •Identificación de riesgos•Análisis del riesgo•Valoración del riesgo•Política de administración de riesgo

1.3 Componente Administración del Riesgo

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

El componente se estructura a través de los siguientes elementos de control:

•Diagnóstico Estratégico para la gestión•Planes Estratégicos y Programas (Planes de Acción, Acuerdos de Gestión, etc)•Modelo Operativo por Procesos (Mapa de Procesos)•Estructura Organizacional•Identificación de Situaciones de Riesgo (Análisis DOFA, Identificación de Riesgos y Amenazas)

Contexto Estratégico

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

Entorno del Proceso

Matriz DOFAINTERNAS

FORTALEZAS DEBILIDADES

EXTERNAS

OPORTUNIDADESAlternativas FO Alternativa DO

AMENAZASAlternativa FA Alternativa DA

DOFAAlternativas con más de 2 fuerzas

Identificación de Riesgos

Se deben identificar posibles amenazas o riesgos que impidan el cumplimiento del propósito del proceso, según las siguientes categorías:

1. Hurtos / Fraude2. Sanciones Legales3. Daño a Activos4. Costos Excesivos5. Pérdida de Ingresos6. Pérdida de Confianza7. Pérdida de Ventaja Competitiva8. Decisiones erróneas de la Gerencia

Identificación de Riesgos

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

• Identificación y documentación de los riesgos.

• Descripción de los riesgos.• Identificación de activos afectados.• Agentes generadores. • Causas• Consecuencias • Actividad de origen• Tipo de riesgo: operativo, de

cumplimiento, estratégico, financiero o de tecnología.

•Descripción del Riego

Identificación de Riesgos (2)

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

Análisis: Uso sistemático de la información disponible para determinar la frecuencia con la que puede ocurrir eventos especificados y la magnitud de sus consecuencias.

Valoración: Proceso que se emplea para determinar las prioridades de gestión de riesgos mediante la comparación del nivel de riesgos contra normas predeterminadas, niveles de riesgo previstos u otros criterios.

Política: Da los criterios orientadores para la toma de decisiones respecto al tratamiento del riesgo y sus efectos al interior de la entidad.

1.3 Componente Administración del Riesgo

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

ProbabilidadAlta (3): Alto nivel de certeza que el evento ocurrirá /haya ocurrido 2+ veces en el último año.Media (2): El evento ocurrió una (1) vez en el último año.Baja (1): El evento no ha ocurrido en el último año.ImportanciaLeve (5): El evento interrumpe la operación� entre 1 día y 1 semana/ incumplimiento<=10%.Moderada (10): Si se interrumpe la operación�+1semana/ incumplimiento objetivo>10%.Catastrófica (20): Si el evento afecta la operación o impide cumplimiento objetivo>= 50%.

Análisis y Valoración del Riesgo

Importancia

20105

201051

4020102

6030153

Probabilidad

Importancia

20105

201051

4020102

6030153

Probabilidad

20Catastrófica1Baja

10Moderada2Media

5Leve3Alta

ImportanciaProbabilidad

20Catastrófica1Baja

10Moderada2Media

5Leve3Alta

ImportanciaProbabilidad

Define la política de administración de riesgo más adecuada para tratar un cierto riesgo, de acuerdo a su nivel de criticidad

Análisis y Valoración del Riesgo (2)Calificación

RiesgoValoración Riesgo

Políticas para administración de riesgos

Política más adecuada.

5 AceptableEvitar, Reducir, Compartir,

AsumirAsumir, reducir

10 TolerableEvitar, Reducir, Compartir,

AsumirReducir,

15 ModeradoEvitar, Reducir, Compartir,

AsumirReducir, Compartir.

20 TolerableEvitar, Reducir, Compartir,

AsumirReducir, Compartir.

30 ModeradoEvitar, Reducir, Compartir,

AsumirEvitar, Reducir.

Compartir

40 ImportanteEvitar, Reducir, Compartir,

AsumirEvitar, Reducir,

Compartir

60 InaceptableEvitar, Reducir, Compartir,

AsumirEvitar, Compartir,

Reducir

ALERTAS TEMPRANASAMARILLA

(prevención)Falta el 50% del plazo y no se han iniciado actividades ó =>

Falta el 50% del plazo y la meta no llega al 50% ó =>

El informe de la actividad estáatrasado.

NARANJA (detección)

Falta el 30% del plazo y no se ha realizado la actividad ó

Falta el 30% del plazo y la meta no llega al 30% ó =>

Existe el informe, pero no se ha analizado

ROJA (reacción)

Falta el 10% del plazo y no se ha realizado la actividad ó

Falta el 10% del plazo y la meta no llega al 10% ó =>

El informe analizado, pero no se han tomado acciones

CÓDIGO NOMBRE OPCIÓN DE MANEJO TIPO

R4 PE ASIG 01Utilizar

documentos obsoletos

5, 10 y 15 reducir

AMARILLA

NARANJA

ROJA

Defina las instancias (a quién informar), necesarias para Informar, en caso de detectar las alarmas: Número telefónico, extensión y nombre

RESPONSABLE de informar

Tiempo para informar Horas, días o semanas

Extensión de la territorial. Designada de la calidad. Profesionales de Planeación

dos días

3 830444 Ext 1550. Padrino de la territorial. Coordinador de Planeación

un día

3 830444 Ext 1489. Desarrollo Organizacional Director Territorial

cuatro horas

Genera alarmas y define las instancias a las que se debe informar en caso de incumplimiento del objetivo del proceso