GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul

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Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt,

erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht

für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine

zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 2

1.0 Einführung 3

2.0 Voraussetzungen für SEPA-Lastschriften 4

2.1 Anleitung für die Konvertierung der Stammdaten

durchgeführt 4

2.2 Aktuelle Programmversion installiert 4

2.3 Gläubiger-ID hinterlegen 5

2.4 Bankverbindung hinterlegen 6

3.0 Zahlungsverkehrsmodul (ZVK) 7

3.1 Download und erster Aufruf 7

3.2 Import der Daten aus GS-Verein 11

3.3 Kontrolle der übernommenen Daten 12

4.0 GS-Verein: Daten an das ZVK übergeben 13

4.1 Voraussetzungen für übergabefähige Buchungen 13

4.2 Buchungsvorschau / Buchungsübergabe 13

5.0 Zahlungsaufträge im ZVK verarbeiten 17

5.1 Import der Buchungen aus GS-Verein 17

5.2 Verarbeitung der Zahlungsaufträge 17

6.0 Fertig! 19

Inhaltsverzeichnis

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 3

Diese Anleitung erläutert Ihnen anhand von Beispielen, wie Sie Lastschriften und/oder

Überweisungen mit dem Zahlungsverkehrsmodul verarbeiten können.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Anleitung „Konvertierung der Stammdaten in GS-

Verein für SEPA“ vorab durchgeführt worden sein sollte. Nur so kann sichergestellt

werden, dass alle Mitglieder, Kursleiter oder Adressen mit IBAN und BIC vollständig

eingetragen sind.

Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme:

GS-Verein ab Version 2014

Wichtig: Das Zahlungsverkehrsmodul steht erst ab der Programmversion GS-Verein

2013 Ausgabe 2.7.5.1 zur Verfügung. Stellen Sie bitte über DIENSTE >

„Programmaktualisierung/Info-Center“ sicher, dass die aktuelle Programmversion im

Einsatz ist.

1.0 Einführung

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 4

2.1 Anleitung für die Konvertierung der Stammdaten durchgeführt

Für die Konvertierung der Bankdaten der Vereinsmitglieder, Adressen und Kursleiter wird

dringend empfohlen, die Anleitung „Konvertierung der Stammdaten in GS-Verein für

SEPA“ vor Durchführung dieser Anleitung zu beachten.

2.2 Aktuelle Programmversion installiert

Prüfen Sie über DIENSTE > „Programmaktualisierung/Info-Center“, ob die aktuelle

Programmversion im Einsatz ist. Wird Ihnen hier ein Update angeboten, sollte dies

vorab installiert werden.

In Programmversionen vor 2.7.5.1 sieht das Menü noch wie folgt aus:

2.0 Voraussetzungen für SEPA-Lastschriften

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 5

2.3 Gläubiger-ID hinterlegen

Bitte gehen Sie über OPTIONEN > „Stammdaten des Vereins“.

Wechseln Sie dort in den Reiter „Finanzdaten“ und tragen Sie die Gläubiger-ID ein.

Dies ist für das Zahlungsverkehrsmodul eine Voraussetzung.

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 6

2.4 Bankverbindung hinterlegen

Wechseln Sie nun auf den Reiter „Bankverbindungen“ und prüfen Sie, ob die

Bankverbindung des Vereins korrekt hinterlegt ist.

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 7

3.1 Download und erster Aufruf

Wenn Sie das Zahlungsverkehrsmodul noch nicht verwendet haben können Sie die

Installation über den Punkt BUCHUNGEN > ZAHLUNGSVERKEHR > „Zahlungsverkehr

öffnen…“ anstoßen.

Es öffnet sich nun die Information, dass noch kein Zahlungsverkehrsmodul gefunden

wurde.

Über die Schaltfläche < Ja > können Sie den Download beginnen.

3.0 Zahlungsverkehrsmodul (ZVK)

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 8

Nach dem erfolgreichen Download des Setup wird dieses automatisch installiert.

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 9

Rufen Sie nach der Installation den Menüpunkt BUCHUNGEN > ZAHLUNGSVERKEHR >

„Zahlungsverkehr öffnen“ bitte erneut auf. Bei diesem Schritt wird nun der Mandant

eingerichtet, der vom Zahlungsverkehrsmodul benötigt wird.

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 10

Nach Aufruf des Zahlungsverkehrsmoduls wird vom Programm geprüft, ob für die

übernommenen Bankverbindungen schon Online-Banking eingerichtet wurde. Ist dies

nicht der Fall, kann der Assistent für die Einrichtung geöffnet und durchgegangen werden.

Sie können auch die Option „Diesen Dialog nicht mehr anzeigen aktivieren“, wenn Sie

Online-Banking nicht verwenden möchten, sondern ausschließlich mit dem SEPA-Export

im XML-Format arbeiten.

Über die Schaltfläche < Schließen > wird dieser Assistent zunächst geschlossen. Ist die

Option nicht aktiviert erscheint der Assistent zu Erinnerung bei jedem Start des

Zahlungsverkehrsmoduls.

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 11

3.2 Import der Daten aus GS-Verein

Es startet nun der Assistent für die Übernahme der Personenstammdaten, SEPA-

Mandate und Buchungen aus GS-Verein.

Hinweis: Beim ersten Öffnen des Zahlungsverkehrsmodul werden nur Stammdaten

aus GS-Verein übernommen, falls noch keine Buchungsübergabe in GS-Verein

durchgeführt wurde. Dies wird ab Punkt 4.0 erklärt.

Klicken Sie auf < Weiter >.

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 12

3.3 Kontrolle der übernommenen Daten

Klicken Sie nun im Navigator auf den Button „Einstellungen“.

Prüfen Sie hier die Reiter „Mandantenanschrift“ und „Bankverbindung“ auf

Vollständigkeit. Wenn Sie z.B. die Pre-Notifikation per E-Mail versenden möchten,

können Sie hier auch die Einstellungen dafür vornehmen.

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 13

4.1 Voraussetzungen für übergabefähige Buchungen

Die Buchungen in GS-Verein müssen vollständig sein, damit diese an das

Zahlungsverkehrsmodul übergeben werden können. Anders als z.B. bei einer DTA-

Buchung muss auch die Anschrift des Mitglieds hinterlegt sein. Ansonsten erhalten Sie

bei der Übergabe der Daten eine Meldung auf unvollständige Buchungen.

4.2 Buchungsvorschau / Buchungsübergabe

In GS-Verein finden Sie über das Menü BUCHUNGEN > ZAHLUNGSVERKEHR die

Buchungsvorschau und die Buchungsübergabe für das Zahlungsverkehrsmodul.

4.0 GS-Verein: Daten an das ZVK übergeben

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 14

Die Buchungsvorschau zeigt Ihnen alle übergabefähigen Buchungen an.

Bei der Buchungsübergabe können Sie anschließend die Buchungen der

Buchungsvorschau an das Zahlungsverkehrsmodul übergeben. Hierzu fragt das

Programm zuerst, ob Sie die Übergabe über das Fälligkeitsdatum einschränken möchten.

Klicken Sie nach Ihrer Auswahl auf < Ok >.

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 15

Im nächsten Schritt können Sie eine Bankverbindung auswählen, für welche die

Übergabe durchgeführt werden soll und es steht eine Option zur Verfügung, mit welcher

Sie die Buchungen in GS-Verein bereits zu einem gewünschten Termin als bezahlt

markieren können.

Wählen Sie im nächsten Schritt die gewünschte Bankverbindung aus. Über die

Schaltfläche < Vorgang starten > werden die Daten für das Zahlungsverkehrsmodul

bereitgestellt.

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 16

Wenn noch relevante Buchungsinformationen fehlen, erhalten Sie die nachstehende

Meldung im Programm.

Für die nicht exportierbaren Buchungen erhalten Sie im Anschluss die Möglichkeit ein

Protokoll auszugeben.

In diesem Protokoll werden die betroffenen Buchungen mit der Fehlerursache

ausgegeben.

Die aufgeführten Buchungen müssen in GS-Verein vor einer erneuten Übergabe

entsprechend korrigiert werden.

Nach erfolgreichem Export bietet GS-Verein die Möglichkeit, das Zahlungsverkehrsmodul

zu starten.

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 17

5.1 Import der Buchungen aus GS-Verein

Beim Start des Zahlungsverkehrsmoduls startet automatisch der Assistent zum Import der

Daten aus GS-Verein.

Hinweis: Sollten Informationen in einem Zahlungsauftrag nicht korrekt sein, werden

diese am Ende des Imports in einem Protokoll angezeigt.

5.2 Verarbeitung der Zahlungsaufträge

Nach dem Import werden Ihnen die übernommenen Zahlungsaufträge angezeigt. Hier

entscheiden Sie, was mit den Zahlungsaufträgen nun passieren soll. Bei eingerichteter

HBCI-Schnittstelle können Sie die Zahlungsaufträge nun über die Schaltfläche

< Verarbeiten > direkt an das Banksystem weiterleiten.

5.0 Zahlungsaufträge im ZVK verarbeiten

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 18

Wird < Verarbeiten > gewählt kommt die PIN/TAN-Abfrage für Ihr Bankverfahren. Danach

sind die Lastschriften an die Bank übergeben und werden beim Mitglied eingezogen.

Über die Schaltfläche < SEPA-Export > können die Daten im XML-Format exportiert

werden, um diese mit Drittprogrammen zu bearbeiten oder auf einem Datenträger, bzw.

Webportal an die Bank weiterzuleiten.

Beim SEPA-Export muss nun das korrekte Format ausgewählt werden, mit dem Ihre Bank

arbeitet.

Sprechen Sie die Einstellung bitte vorab mit der Bank ab.

Hinweis: Buchungen mit der gleichen Ausführungsart „Erstmalig“ und „Laufend“

müssen separat als Sammler an die Bank übermittelt werden. Um einen Sammler zu

erstellen müssen die gewünschten Buchungen mit der <Leertaste> markiert werden.

Haben Sie nur Buchungen einer Ausführungsart können Sie über <STRG>-<A> alle

Datensätze in der Liste markieren.

GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 19

Die Beitragsbuchungen sind nun per SEPA-Lastschrift über das Zahlungsverkehrsmodul

aus GS-Verein verarbeitet.

Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm

durch Druck auf die Taste „F1“ die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen

- immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt.

Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank,

welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank

im Internet unter der nachfolgenden Adresse: https://applications.sage.de/ksp

6.0 Fertig!

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