Semana 5

Diplomado Técnicas para Manejo de Archivos porEscuela Nacional de la Judicatura se distribuye bajo una Licencia Creative Commons Atribución-SinDerivar 4.0 Internacional.

Diplomado:Técnicas para el Manejo de

Archivos

Conservación

03/09/152

Organización

Manejo de la Agenda

03/09/153

Importancia de una política de Conservación

Conservación y preservaciónLos enemigos del DocumentoMedidas de prevención

¿Por qué?

¿Por quién?

¿Para quién?

Los archivos constituyen la memoria de la organización.

Los archivos son herramientas indispensables para la toma de decisiones, para una gestión instrumentada a corto, mediano y largo plazo.

Los archivos deben justificar derechos y obligaciones.

Los archivos organizados reducen el gasto administrativo.

¿Por qué?

Los archivos son el conjunto de los documentos de soportes diversos producidos o recibidos por una persona física o moral, por un organismo privado o público, resultado de su actividad, organizado en función de ella y conservado en vista de su ágil utilización.*

*Consejo Internacional de Archivos.

Tan pronto...

Un individuo Una oficina Un departamento Una

empresa

…producen y/o reciben documentos y los conservan, estos se integran al sistema de creación y de gestión de los archivos.

¿Por quién?

No tiene sentido conservar documentos si estos no están destinados a ser utilizados.

Los documentos son custodiados y conservados para cualquier persona que pueda servirse de ellos.

¿Para quién?

CONSERVACIÓN

¿Qué es y para qué sirve?

La conservación de documentos consiste en una serie de medidas preventivas todas orientadas hacia la preservación física del documento y por consecuencia de la información.

¿Cuáles son los enemigos del documento?

Agentes físicosAgentes químicosAgentes biológicos

Factores físicos: EL FUEGO

Factores físicos: EL AGUA

Factores físicos: CATÁSTROFES

Factores Químicos

• Son aquellos que producen una alteración en el papel, rompiendo la molécula de celulosa y dejando aflojar el azúcar.

Factores Químicos

• Una limpieza inadecuada

Factores biológicos, Los Insectos

Y el Peor enemigo de todos es…

El Hombre

Factores extrínsecos: Factores ambientales

ILUMINACIÓN TEMPERATURA HIGROMETRÍA

CONTAMINACIÓN ATMOSFÉRICA

Vamos a pensar…

Medidas de prevención

• Mantenimiento de la planta física• Medio ambiente adecuado• Protección contra las personas• Plan de contingencia

¿QUÉ ENTENDEMOS POR?

Ética      La Ética es una rama de la filosofía

que abarca el estudio de la moral, la virtud, el deber, la felicidad, el buen vivir y las obligaciones que rigen el comportamiento del hombre en la sociedad.

Moral: conjunto de creencias y normas de una persona o grupo social que determina el obrar, es decir que orienta acerca del bien y el mal o de lo correcto e incorrecto.

Virtud: es una cualidad humana que permite a quien la posee tomar y llevar a termino las decisiones correctas en las situaciones mas adversas para cambiarlas a su favor.

Deber (obligación moral): es la presión que ejerce la razón sobre la voluntad enfrente de un valor.

Felicidad: es un estado de animo que se produce en la persona cuando cree haber alcanzado una meta deseada y buena.

Buen vivir: es sentirse tranquilo con las decisiones tomadas.

VEAMOS EL VÍDEO

¿PORQUE SE CORROMPEN LOS PROFESIONALES?

Un Código de Ética es un conjunto de directrices que tienen por objeto establecer las conductas aceptables para los miembros de un grupo en particular, asociación, o profesión.

  Ética Judicial es un conjunto de normas fundamentadas en el principio de dar a cada uno lo que le pertenece; lo que debe hacerse según derecho y razón.

La Comisión Iberoamericana de Ética Judicial es un organismo adscrito a la Cumbre Judicial Iberoamericana cuyo objetivos son:

Asesorar a los diferentes poderes judiciales y Consejos de la Judicatura Iberoamericanos o a la propia Cumbre Judicial en temas relacionados a la ética judicial.

Facilitar la discusión, difusión y desarrollo de la ética judicial a través de publicaciones o de la realización de cursos, seminarios, diplomados y demás encuentros académicos.

Fortalecer la conciencia ética judicial de los impartidores de justicia iberoamericanos.

1. Independencia

2. Imparcialidad

3. Motivación

4. Conocimiento y Capacitación

5. Justicia y Equidad

6. Responsabilidad Institucional

7. Cortesía

8. Integridad

9. Transparencia

10. Secreto Profesional

11. Prudencia

12. Diligencia

13. Honestidad Profesional

Código IBEROAMERICANO DE ÉTICA JUDICIAL

En el Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Pekín, China, en 1996, se propuso un código ético para los profesionales de la archivística, considerados como los responsables del control, cuidado, custodia, conservación y administración de los archivos. Este código de ética sugiere lineamientos y pautas de conducta laboral para lograr la excelencia y la confianza pública en el quehacer de los archivistas.

El archivista y la ética

Este código establece normas de conducta para la profesión archivística. Enseña a los nuevos miembros del oficio las normas, al tiempo que le recuerda al archivista profesional sus responsabilidades, para así inspirar la confianza del público hacia esta profesión.

Código de Ética del archivista

1. El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar que éste continúe siendo una evidencia confiable del pasado.

2. El archivista debe valorar, seleccionar y mantener los documentos archivados dentro de sus contextos histórico, legal y administrativo, respetando así el principio de procedencia, preservando y haciendo evidentes las relaciones originales de los documentos.

3. El archivista debe proteger la autenticidad de los documentos y asegurar que su valor no sea alterado durante el proceso archivístico, la conservación y el uso.

4. El archivista debe asegurar el acceso continuo y la inteligibilidad del material archivístico.

5. El archivista debe documentar y justificar sus acciones con respecto al material archivístico.

6. El archivista debe promover el acceso más amplio posible al material archivístico y ofrecer un servicio imparcial a todos los usuarios.

6. El archivista debe respetar el acceso y la privacidad actuando dentro de los límites de la legislación pertinente.

6. El archivista debe utilizar la confianza depositada en él para el bien común y evitar usar su posición privilegiada para beneficio propio o de otros.

6. El archivista debe procurar la excelencia profesional y la actualización de sus conocimientos archivísticos de forma sistemática y continua, compartiendo los resultados de sus investigaciones y experiencias.

6. El archivista debe promover la conservación y el uso del patrimonio documental de la humanidad trabajando de manera conjunta con los miembros de su comunidad y con otros profesionales.

Código de Ética del archivísta

Principios éticos del poder judicial

LEGISLACIÓNDOMINICANA

¿Qué es la Legislación?Un ordenamiento jurídico, como sinónimo delconjunto de normas Jurídicas de un país.

¿Qué es la LegislaciónArchivística?Conjunto de normas que regulan elquehacer archivístico en un país y susprincipios de conservación.

¿Por qué la necesidadde crear un marco

jurídico sobre archivo?

Permite un sustancial avance en el control, organización y preservación de los documentos.El conjunto de disposiciones y reglamentos que emanan de la norma, fijan los criterios básicos para garantizar el uso y difusión del Patrimonio Documental.Da elevada importancia al documento como testimonio de las acciones del hombre y de la sociedad.Da protección jurídica a los documentos históricos.

“El Archivista debe conocer elSistema Jurídico

de su país”

ANTES DE LALEY 481-08

La creación de Archivos en la Isla de Santo Domingo se inicia con la colonización Española a América, a finales del Siglo XV.

La generalidad de estos Fondos Documentales anteriores a 1844 se encuentran mayoritariamente en el Archivo General de Indias y en el Archivo General de Salamancas.

1847 se dicta el Decreto No. 108 ordenando el traslado de los archivos de Antiguas Escribanías depositadas en los Tribunales de Justicia Mayor de la Capital y demás Provincias.

1859 mediante Resolución No. 630 del Poder Ejecutivo se creó la plaza de Archivero en el Ministerio de lo Interior, Policía y Agricultura.

1884 mediante Resolución No. 2240 se crea un Depósito para las Obras Oficiales.

Durante la Primera Intervención Militar Norteamericana se dictaron algunos dispositivos para reglamentar los archivos.

En 1918 se dicta la Orden Ejecutiva Núm. 2920.

La Dictadura de Trujillo (1930-1961)

Es el periodo de la mayor producción de Disposiciones

Legales en materia de archivos.Esto de debe a que los mismoseran mecanismos de control al

Servicio del Régimen.

Ley 912 de 1935 y su Reglamento de Aplicación, esta fue la más importante y la creadora del Archivo General de la Nación.

Ley 1085 de 1936 Ley 355 de 1943

Ley 4678 del 1946

Ley 3006 de 1957

Ley 640 de 1974

Se crearon las Leyes:

LEY 481-08 y su reglamento de aplicacion

Ámbito de Aplicación

Esta Ley es de carácter General y obligatorio en cuanto al aspecto archivístico en todo el sector público dominicano, entendiéndose por él al Gobierno Central, las Instituciones Autónomas y Descentralizadas, el Congreso Nacional, los Organismos del Poder Judicial y los Ayuntamientos.

El Sistema Nacional de Archivos es la entidad archivística de mayor envergadura de un país. Tiene como principal objetivo la integración de todos los archivos públicos y privados (que así lo deseen) y los archivistas de todo el territorio nacional. Además, le corresponde diseñar y dictar las políticas archivísticas para toda la geografía nacional.

Sistema Nacional de Archivos SNA

Los hechos sancionados son:

Denegación de Acceso

Cancelación por inobservancia

Destino de Documentos Decomisados

Sustracción, Depredaciones o Destrucciones por Negligencia

Régimen de Sanciones

“Sin Archivos administrativos bienorganizados y en funcionamiento, notendremos archivos históricoscontemporáneos, y no se podrán valorar ypreservar los testimonios documentales quegeneran parte de la memoria histórica deNuestra Patria”

Jorge Nacif Mina