Ejemplos de auditoria. cedulas

C O N T A D U R Í A

M A Y O R D E H A C I E N D A

A SA M BLEA LEG I SLA TI V A

D EL D I STRI TO F ED ERA L

Guía para la Elaboración de Papeles de Trabajo

DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA AL SECTOR CENTRAL 22 DE OCTUBRE DE 2008

CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO 22 DE OCTUBRE DE 2008 INICIO DE VIGENCIA

DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA AL SECTOR CENTRAL ASC/GT-01 CLAVE

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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 4

1. OBJETIVO 5

2. ALCANCE 5

3. MARCO LEGAL 6

4. POLÍTICAS 7

5. PAPELES DE TRABAJO 9

5.1. CÉDULAS DE AUDITORÍA 12

5.1.1. CONCEPTO 12

5.1.2. TIPOS DE CÉDULAS DE AUDITORÍA 12

5.1.3. ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA 14

5.1.4. CARACTERÍSTICAS DE LAS CÉDULAS 16

5.1.5. REGLAS PARA LA ELABORACIÓN DE CÉDULAS DE AUDITORÍA 17

5.1.6. MARCAS DE AUDITORÍA 18

5.2. CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO 19

5.2.1. ARCHIVO PERMANENTE O EXPEDIENTE CONTINUO DE AUDITORÍA 19

5.2.2. PAPELES DE TRABAJO ACTUALES O DEL PERÍODO 19

5.2.3. INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES Y ORDEN DE LOS PAPELES DE TRABAJO 20

5.2.4. PROPIEDAD, CUSTODIA Y CONFIDENCIALIDAD 21

5.3. PAPELES DE TRABAJO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS 22

ANEXOS 24

1. FORMATO CÉDULA SUMARIA O DE RESUMEN 25




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2. FORMATO CÉDULA ANALÍTICA 28

3. FORMATO CÉDULA SUBANALÍTICA 31

EXPEDICIÓN 34




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INTRODUCCIÓN

Las cédulas y documentos en que se deja evidencia de la labor realizada por el auditor reciben el nombre genérico de papeles de trabajo. Su utilidad radica en la forma como se planeen, preparen, elaboren y conserven dichos documentos, así como en las facilidades que ofrezcan para efectuar las labores de supervisión. Los papeles de trabajo constituyen el sustento de los hallazgos, recomendaciones y opiniones contenidos en los Informes Finales de Auditoría (IFA) que emite la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal (CMHALDF).

En la presente guía se explica de manera clara y sencilla al personal involucrado en la auditoría (Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento, auditores, etc.) de la CMHALDF, así como a los auditores externos que contrate esta entidad de fiscalización del Distrito Federal, los requisitos mínimos que deben contener los papeles de trabajo a fin de atender con mayor eficiencia las funciones sustantivas a su cargo. Asimismo, se anexan formatos de cédulas de auditoría como ejemplo.




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1. OBJETIVO

Dar a conocer al personal auditor la naturaleza y objetivos de los papeles de trabajo, la importancia que revisten en la labor fiscalizadora, los principales elementos que deben contener, los diferentes documentos con que se integran los expedientes de auditoría y los lineamientos que regulan su guarda, custodia y confidencialidad, a fin de dejar evidencia del trabajo realizado y facilitar su lectura, interpretación y comprensión, tanto por parte de terceros como del personal que realice la supervisión.

2. ALCANCE

La presente guía es de observancia obligatoria para el personal auditor de la CMHALDF y, en su caso, para los auditores de los despachos externos y prestadores de servicios que contrate la institución para que participen en la práctica de auditorias.

Para su consulta, este documento permanecerá a disposición del personal de la CMHALDF en la Unidad de Documentación e Información (UDI), así como en la Intranet, sección Normatividad.




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3. MARCO LEGAL

Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, artículos 8o., fracción III; 14, fracciones XV y XXIII; y 26.

Reglamento Interior de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, artículos 5o., fracción II, inciso b); 6o., fracción II; 7o., fracción IV; 12, fracción XVIII; y 19, fracciones XII y XIII.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, artículos 11; 12, fracción IV; 16, fracción XII; 37, fracciones III, IX y X; y 38, fracciones I y III.

Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal, artículos 8o. y 125.

Ley de Archivos del Distrito Federal, artículos 28 y 29.

Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal, artículo 16, fracciones I y IV.




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4. POLÍTICAS

1. Los papeles de trabajo derivados de las auditorías que practique esta entidad de fiscalización del Distrito Federal son propiedad de la CMHALDF.

2. Los auditores de la CMHALDF y los auditores externos que ésta contrate serán los responsables de controlar y custodiar los papeles de trabajo durante la ejecución de las auditorías y hasta su envío al archivo de concentración.

3. Por contener información de carácter confidencial, se restringe el uso y consulta de los papeles de trabajo a personas ajenas a la práctica y supervisión de las auditorías y al proceso de revisión institucional de los IFA, salvo requerimiento o mandato de la autoridad competente.

4. Los papeles de trabajo comprenderán las actividades realizadas en cada una de las fases de auditoría y contendrán evidencia de la planeación, así como de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría aplicados y de las conclusiones a que se llegó.

5. Los papeles de trabajo indicarán el personal que aplicó los procedimientos de auditoría y su fecha de elaboración.

6. En todos los casos, en los papeles de trabajo se dejará constancia de la supervisión de la auditoría mediante rúbrica del servidor público a cargo.

7. Sin excepción, los papeles de trabajo deberán incluir índices y marcas, así como cruces, cuando la información contenida en éstos derive de otro papel de trabajo o documento, de acuerdo con lo establecido en la Guía de Índices, Marcas y Llamadas de Auditoría emitida por la CMHALDF. Los índices no sólo facilitan la ubicación de los papeles de trabajo, sino que describen la tipología de los papeles de




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trabajo más frecuentes conforme a la materia a la que corresponden, la cual forma parte de las bases de los documentos justificativos y comprobatorios de la Cuenta Pública que deben conservarse, o respaldarse en medios electrónicos de acuerdo con las necesidades derivadas de las actividades de fiscalización.

8. Los papeles de trabajo estarán completos y suficientemente detallados, con el fin de que reflejen en forma clara los datos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y la preparación del informe.

9. Los papeles de trabajo contendrán información clara y comprensible para el lector.

10. Los papeles de trabajo se foliarán, a efecto de tener control de ellos, considerando un folio continuo en cada legajo.

11. Los expedientes de los papeles de trabajo contendrán una portada principal o carátula que incluya los datos generales de la revisión, así como un índice para facilitar su manejo y consulta.

12. Cuando los papeles de trabajo sean demasiado voluminosos, se dividirán en varios legajos para evitar su deterioro, hacerlos manejables y facilitar su consulta.

13. Todas las cédulas de información o de contenido homogéneo se enumerarán en forma consecutiva, con azul, abajo del índice, conforme a lo establecido en el numeral 10, del apartado 4 “Políticas” de la Guía de Índices, Marcas y Llamadas de Auditoría. Es decir, si el análisis de cierto capítulo comprende “n” cédulas, éstas se indicarán de la siguiente manera: 1/n, 2/n, 3/n,…, n/n.




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5. PAPELES DE TRABAJO

Concepto. Los papeles de trabajo están constituidos por la documentación en la cual el auditor asienta la información obtenida en la revisión, así como por la que le fue proporcionada por el sujeto fiscalizado (fotocopias o copias certificadas), que en conjunto proporcionan la evidencia de los resultados obtenidos en la auditoría.

Según el caso, dicha información estará contenida en medios físicos y archivos electrónicos.

Uno de los aspectos que distingue a la auditoria de cualquier otra forma de control es el hecho de crear precedente o dejar constancia de sus hallazgos por medio de la elaboración y conservación de los papeles de trabajo, ya que éstos constituyen el sustento de la opinión que emite el auditor. Su importancia se deriva de la información que puedan contener, de la interpretación que de ella se realice; del grado de calidad con que se planeen, preparen, revisen y conserven dichos papeles; y de la accesibilidad que ofrezcan para ejercer la supervisión de las auditorías.

El propósito de elaborar los papeles de trabajo es dejar evidencia de las auditorías realizadas; de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría aplicados; y de las conclusiones a que se llegó.

Asimismo, su objetivo es dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de auditoría y de que el trabajo se efectuó de conformidad con las normas de auditoría aplicadas por la CMHALDF, de conformidad con el Manual General de Auditoría; también deben hacer constar la supervisión y formulación de informes.

Con relación a la fase de planeación de la auditoría, en los papeles de trabajo se explicará la forma en que se seleccionó al sujeto fiscalizado, el objetivo de la revisión, el alcance de la auditoría y el programa detallado de auditoría, así como los procedimientos por aplicar durante la etapa de ejecución, con base




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en el estudio y evaluación preliminar del sistema de control interno implantado por el sujeto fiscalizado.

Con relación a la fase de ejecución de la auditoría, se elaboran los papeles de trabajo que contienen la información que el auditor obtuvo en su revisión. Con ellos sustentará las observaciones y resultados que presente al sujeto fiscalizado en el Informe de Resultados de Auditoria para Confronta (IRAC).

A fin de verificar el cumplimiento de los objetivos de la auditoría fijados en cada una de sus fases; se dejará evidencia de la revisión de los papeles de trabajo, por los distintos niveles de supervisión (Líder del proyecto, Jefe de Unidad Departamental, Subdirector y Director de Área), observando las políticas relativas al diseño, estructura y características establecidas en la presente guía; con especial cuidado en su limpieza y orden. Durante la supervisión se dará seguimiento a la cédula o minuta de puntos pendientes por aclarar, a efecto de que no existan puntos pendientes de solicitar o verificar al concluir la auditoría.

El IFA se basa en el contenido de los papeles de trabajo, ya que éstos constituyen el soporte de los hallazgos y conclusiones derivados de la labor realizada por los auditores; dicho informe se elaborará de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento para la Presentación, Revisión y Aprobación del Informe Final de Auditoría.

Existe una estrecha relación de los papeles de trabajo con las Normas de Auditoría (véanse numeral 6.1.2, “Cuidado y Diligencia Profesionales”, de las Normas Personales, apartado 6, “Normas de Auditoría”, del Manual General de Auditoría de esta entidad de fiscalización del Distrito Federal), en las cuales se establece que los resultados y recomendaciones que se presenten en los informes estén sustentados en una evaluación objetiva de la evidencia obtenida en la auditoría y que dicha evidencia resulte suficiente y competente. De ahí que los papeles de trabajo sean el reflejo del detalle o profundidad del trabajo del auditor y el vínculo inseparable entre la investigación de campo y los resultados que se expongan en los informes de auditoría.




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La norma de auditoría “Evidencia de Auditoría”, numeral 6.2.4, apartado 6.2, de las “Normas de Ejecución del Trabajo”, del Manual General de Auditoría, señala que todos los resultados y recomendaciones de la auditoría se sustentarán en evidencia suficiente y competente. La evidencia consiste en el conjunto de elementos que comprueban la autenticidad de los hechos; la evaluación de los procedimientos contables, presupuestarios, programáticos o administrativos empleados; y la razonabilidad de las determinaciones expresadas por los auditores. El carácter suficiente se refiere a la magnitud de la evidencia que se requiere para formar una opinión razonable; por su parte, el carácter competente se refiere al grado en que la evidencia puede ser considerada como confiable.

La norma antes señalada indica que los auditores considerarán que el contenido y disposición de sus papeles de trabajo reflejen su grado de competencia y experiencia. Asimismo, los papeles de trabajo serán tan completos y detallados que posteriormente un auditor experimentado, que no haya tenido ninguna relación con la auditoría, pueda servirse de ellos para conocer y constatar la evidencia en que se sustente el informe de auditoría.

La conformación de la evidencia suficiente y competente implica someter la evidencia primaria recopilada a procedimientos para corroborar la razonabilidad de la información proporcionada por el sujeto fiscalizado, explicando, en su caso, discrepancias y ajustes derivados de la revisión, lo que permite que en el informe se consignen los saldos y la información que constan al auditor. Estos procedimientos, desarrollados de lo general a lo particular quedan plasmados en los diferentes tipos de cédulas que se indican en el numeral 5.1.2. “Tipos de cédulas de auditoría”, de la presente guía.

La relevancia de la norma de auditoría “Evidencia de Auditoría”, se hace patente cuando la CMHALDF promueve ante las autoridades competentes las acciones legales que se deriven de las irregularidades detectadas durante la revisión de la Cuenta Pública del Gobierno del Distrito Federal, con objeto de que dichas autoridades determinen las responsabilidades a que haya lugar; en función de lo anterior, para la elaboración y presentación de los papeles de trabajo se considerará que éstos cuenten con las características para que sean admitidos por las instancias competentes; que acrediten la existencia de




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la(s) irregularidad(es) contenida(s) en el Dictamen Técnico Correctivo para la Determinación de Presuntas Responsabilidades Administrativas (DTC-FRA) y resarcitorias (DTC-FRER); que señalen la participación de los servidores públicos, así como las demás personas involucradas en la(s) irregularidad(es); y que hagan posible la integración del soporte documental previsto en el numeral 5.2.2., “Expediente Técnico (ET)” del Manual de Procedimientos para la Emisión y Promoción de Acciones.

5.1. CÉDULAS DE AUDITORÍA

5.1.1. Concepto

Las cédulas de auditoría son documentos en los que se describen los procedimientos y técnicas utilizadas durante la ejecución de la auditoría, así como los resultados y conclusiones en que sustenta la opinión del auditor.

5.1.2. Tipos de cédulas de auditoría

Por su contenido, las cédulas de auditoría se clasifican de la siguiente manera:

1. Cédulas sumarias o de resumen

En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, deducciones o asignaciones presupuestarias.

Es conveniente que estas cédulas contengan los principales indicadores contables o estadísticos de la operación, así como su comparación con los estándares del período anterior, con el propósito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran de explicación, aclaración o ampliación de algún procedimiento de auditoría, antes de concluir la revisión. (Véase el Anexo núm. 1.)




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2. Cédula analítica

En las cédulas analíticas, además de incluirse la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento del rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción por revisar, mediante la aplicación de uno o varios procedimientos de auditoría, se detallan la información con la que se contó, las pruebas realizadas y las observaciones formuladas.

Es conveniente que la información y documentación recabadas se clasifiquen de tal forma que permitan detectar fácilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que en ellas se incluyan los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretación.

Las pruebas que se consignen en las cédulas analíticas se refieren a las investigaciones que se consideren necesarias (sin perder de vista la optimización del tiempo y el esfuerzo respecto de las cargas de trabajo y demás obligaciones a cargo) para cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cédula sumaria.

En las cédulas analíticas se incluye, además, el razonamiento de cifras específicas o la verificación de algún cálculo, que son útiles para reforzar el resultado de las pruebas específicas de detalle o de análisis. Su aplicación parte de razonamientos de tipo financiero o estadístico; algunas aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad, producción per cápita, determinación del costo-beneficio o variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto autorizado, conciliaciones, etc.

Asimismo, en las cédulas se incluyen las observaciones o irregularidades. (Véase el Anexo núm. 2.)

3. Cédulas subanalíticas

Por medio de las cédulas subanalíticas, se efectúa la desagregación, detalle o análisis a profundidad de los datos contenidos en una cédula analítica, mediante la aplicación de los mismos procedimientos utilizados o de otros complementarios. Un ejemplo del uso de estas cédulas, consiste en el examen específico de la cuenta de inversiones en valores, en el cual la cédula




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subanalítica sería aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversión de dicha cuenta. (Véase el Anexo num. 3)

4. Cédulas maestras

Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las cédulas en que se presenten las conclusiones, se deberá integrar al inicio del legajo de los papeles de trabajo, un informe por resultado, en el que se expongan brevemente los antecedentes de éste y se resuman los procedimientos de auditoría aplicados y sus resultados, de tal manera que su simple lectura ofrezca un panorama completo del trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender.

5.1.3. Estructura de las cédulas de auditoría

Las cédulas de auditoría muestran en su estructura tres partes claramente diferenciadas: encabezado, cuerpo, y pie o calce.

1. Encabezado. En él se asientan el logotipo de la CMHALDF, las siglas de esta entidad de fiscalización y el nombre de la Dirección General de Auditoría y de la Dirección de Área encargadas de la revisión. Se ubicará en la parte superior de la cédula, así como los siguientes datos:

a) Razón social o denominación del sujeto fiscalizado.

b) Clave de la auditoría.

c) Rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción auditado.

d) Período o ejercicio presupuestal sujeto a revisión.

e) Clase o tipo de cédula.

f) Descripción de la información que se presenta en la cédula.




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g) Iniciales de quienes elaboraron, supervisaron o revisaron la cédula y su firma o rúbrica, a fin de deslindar responsabilidades.

h) Fecha de elaboración de la cédula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de que, en el transcurso de la auditoría, se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en dicho documento.

i) Clave o índice de la cédula, en color rojo, los cuales constituyen el dato que permitirá ordenar y clasificar los papeles de trabajo y que facilitará su inmediata localización en el expediente.

2. Cuerpo o contenido principal. Es la parte más importante de la cédula; en ella se asientan los resultados y la información obtenida por el auditor; su contenido puede referirse a lo siguiente:

a) Cifras y conceptos sujetos a revisión.

b) Datos informativos de los libros de contabilidad, auxiliar presupuestal o de los elementos de control establecidos en el sujeto fiscalizado.

c) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.

d) Hechos e irregularidades detectados por prácticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos por el sujeto fiscalizado.

e) Conclusiones, debidamente fundamentadas, de los hechos e irregularidades detectados por prácticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos, así como determinación del monto de dichos hechos e irregularidades.

f) Marcas y cruces, en color rojo, los cuales permitan indicar en forma sintetizada las pruebas realizadas e identificarlas con otras cédulas que guarden relación o complementen los procedimientos que en ella se consignen.




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3. Pie o calce. Se ubica en la parte final de la cédula; en él se asientan principalmente los siguientes datos:

a) Notas aclaratorias o complementarias, para hacer más conciso o sencillo algún concepto asentado en el cuerpo de la cédula, con el fin de aclarar o ampliar información o señalar situaciones especiales que no signifiquen observaciones o irregularidades y fallas de control interno.

b) Fuente de la que se tomaron los datos asentados en la cédula.

c) Descripción de las marcas de auditoría empleadas y su significado (si no se elabora una cédula especial para ello).

d) Número de hojas que integran la cédula.

5.1.4. Características de las cédulas

El diseño de una cédula se refiere básicamente a su cuerpo o contenido principal, ya que los datos del encabezado son similares en todos los casos y los del pie o calce derivan de la ejecución de las pruebas de auditoría.

Para el diseño de las cédulas, es preciso considerar las necesidades de la revisión, en función de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prácticos para estructurar la información, su proceso y los resultados de los procedimientos aplicados.

Con relación a los objetivos establecidos para la elaboración de los papeles de trabajo, a continuación se describen las cualidades que debe reunir una cédula para cumplir su cometido:

1. Que sea objetiva, es decir, que la información sea imparcial y suficientemente amplia para que el lector pueda formarse una opinión.




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2. Que sea de fácil lectura, por lo cual se integrará de manera lógica, clara y sencilla.

3. Que esté completa y detallada en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditoría realizado y sustente debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.

4. Que los cruces de las distintas cédulas (sumarias, analíticas y subanalíticas), se correlacionen fácilmente, de tal manera que contengan suficientes índices y marcas que permitan al lector relacionar datos con facilidad.

5. Que sea pertinente, por lo cual sólo deberá contener la información necesaria para cumplir el objetivo propuesto.

5.1.5. Reglas para la elaboración de cédulas de auditoría

A efecto de que las cédulas que integran los papeles de trabajo reúnan las características enunciadas anteriormente y cumplan con su objetivo, en seguida se establecen de manera enunciativa, más no limitativa, algunas reglas o principios para su diseño y elaboración:

1. Adoptar, según el tipo de auditoría, sujeto fiscalizado y rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción, lo previsto en los boletines 3010 “Documentación de la Auditoría”, 3060 “Evidencia Comprobatoria”, y 5020 “El Muestreo en la Auditoría”, de las Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar del Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

2. Decidir si es necesaria su formulación, en función del objetivo y procedimientos aplicados.

3. Efectuar un diseño previo y elaborarlas preferentemente mediante computadora.




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4. Aprovechar los elementos documentales proporcionados por el sujeto fiscalizado.

5. Anotar los datos en columnas.

6. Asentar en la cédula los datos suficientes y necesarios, y tener cuidado de que estén completos.

7. Ordenar y anotar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la información y a la misma conclusión que el auditor que elaboró la cédula.

8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos contenidos en la cédula con los asentados en otras cédulas.

9. Para efectos de corrección, en las cédulas elaboradas manualmente, las palabras o números incorrectos se tacharán y los correctos se escribirán en la parte superior con la rúbrica de quien elaboró o supervisó la cédula.

10. Una vez elaborada una cédula en forma manual, ésta no deberá desecharse ni pasarse en limpio, por lo que se deberá trabajar siempre con limpieza y precisión.

11. Los datos y cifras de las cédulas que se elaboren manualmente, se escribirán con letra legible o de molde y con tinta negra.

12. En caso de que las cédulas se elaboren mediante computadora, éstas se deberán imprimir, preferentemente en papel de color, para agilizar su localización e identificación en los legajos.

5.1.6. Marcas de auditoría

Las marcas de auditoría se deberán escribir con color rojo y explicar su significado al pie o calce de las cédulas. El uso de tales marcas debe corresponder con las establecidas en la Guía de Índices, Marcas y Llamadas de Auditoría emitido por la CMHALDF, no obstante su uso es enunciativo más no




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limitativo, y el personal auditor podrá crear algunas más de conformidad con el tipo de auditoría y rubro revisado, siempre y cuando no se encuentren previstos los aspectos en cuestión en dicha guía.

5.2. CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Con base en su utilización y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo permanente o expediente continuo de auditoría y papeles de trabajo actuales o del período. A continuación, se señalan las características de cada uno de ellos.

5.2.1. Archivo permanente o expediente continuo de auditoría

El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en el que se concentran los documentos relacionados con la información general del sujeto fiscalizado, como antecedentes, organización, operación, información legal, fiscal, financiera, programático-presupuestal y de revisiones de órganos de control interno y externo. Esta información se actualizará en forma continua y servirá como instrumento de referencia y consulta en auditorías posteriores.

El archivo se integrará de acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos para la Integración del Archivo Permanente emitidos por la CMHALDF; es necesario que se inicie con un índice que permita identificar la información y facilitar su localización.

5.2.2. Papeles de trabajo actuales o del período

Los papeles de trabajo actuales o del período se elaboran y obtienen en el transcurso de la auditoría. En ellos se deja constancia o evidencia del proceso de planeación y del programa de auditoría; del estudio y evaluación del




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control interno; de la selección de la muestra de auditoría; del análisis de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos y técnicas de auditoría; de la supervisión realizada; de quién aplicó los procedimientos y de la fecha en que se realizó el trabajo; de las conclusiones de la revisión; y del informe de auditoria en el que se incluyen las recomendaciones formuladas.

5.2.3. Integración de expedientes y orden de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo se archivarán conforme a un sistema alfanumérico, para lo cual deberá considerarse el tipo de auditoría de que se trate y la secuencia de los períodos o programas que han sido objeto de revisión. Todos los archivos iniciarán con un índice que permita conocer su contenido.

Los papeles de trabajo se señalarán con índices y marcas para facilitar su localización y relacionarlos entre sí. Los índices son de utilidad para indicar en qué sección del expediente se encuentran determinados papeles de trabajo; las marcas sirven de referencia para conocer el tipo de pruebas realizadas.

Generalmente, al poner en práctica un procedimiento de auditoría, en el análisis se utilizan varias cédulas, por lo que éstas deben numerarse progresivamente, de acuerdo con los índices asignados a los rubros (capítulo, concepto o partida) o subfunción de aplicación, de preferencia en forma piramidal (cédulas sumarias, analíticas y subanalíticas).

5.2.4. Propiedad, custodia y confidencialidad

Los expedientes y papeles de trabajo que los servidores públicos de la CMHALDF elaboren e integren en el desempeño de sus funciones de auditoría de conformidad con los artículos 11, 12 y 37 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal; y los numerales 5.5, 5.7 y 5.10 del Manual de Procedimientos de la CMHALDF para la Aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información




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Pública del Distrito Federal y de la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal, serán responsabilidad de la CMHALDF, en su manejo se asegurará la protección de los datos personales, y respecto del carácter de la información, deberá clasificarla en sus modalidades de reservada o confidencial.

Lo anterior, también es aplicable a los documentos producidos por los auditores externos que contrate la CMHALDF, ya que dichos papeles representan la prueba material del trabajo realizado.

El personal auditor será responsable de la custodia y cuidado de los papeles de trabajo durante la realización de la auditoría, hasta que concluya la revisión y se emita el IFA respectivo.

Se señalará un lugar específico en las instalaciones que ocupan las unidades administrativas de auditoría (UAA), a efecto de que en él se archiven adecuadamente los expedientes y se evite su deterioro y, una vez cumplida su vigencia administrativa, pasarán a formar parte del archivo de concentración, de acuerdo con el Manual de Procedimientos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de la CMHALDF.

Como medida de control, los expedientes continuos de auditoría o los papeles de trabajo que los integran permanecerán en las instalaciones que ocupa la UAA a la que pertenezcan, salvo que estén en proceso de elaboración los Dictámenes Técnicos correspondientes, de los cuales la Dirección General de Asuntos Jurídicos (DGAJ) requiera su presentación para la aclaración de dudas u observaciones.

Asimismo, para evitar el extravío de los documentos y que personal no autorizado utilice indebidamente la información relativa a los hallazgos de auditoría, los papeles de trabajo se guardarán, en días y horas inhábiles, en el lugar que para tal fin sea asignado, preferentemente bajo llave.

El contenido de los papeles de trabajo deberá ser valorado por el auditor, con el fin de identificar y salvaguardar los datos e información de acceso restringido previstos en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal; así como lo establecido en la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal, de conformidad con los




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numerales 5.5, 5.7 y 5.10 del Manual de Procedimientos de la CMHALDF para la Aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal y de la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal.

La confidencialidad se establece como norma y está relacionada estrechamente con el cuidado profesional que debe tener el personal auditor, así como con la observancia obligatoria de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal y la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal. En este sentido, queda estrictamente prohibido mostrar los papeles de trabajo a personas no autorizadas, a menos que se trate del personal que realice labores durante el proceso de revisión; cuando los papeles coadyuven a solucionar los problemas que se presenten en las revisiones; o cuando formen parte de la evidencia de hechos o irregularidades que se hayan detectado.

5.3. PAPELES DE TRABAJO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS

Los papeles de trabajo en medios electrónicos se refieren a información creada, transmitida, procesada, grabada o conservada electrónicamente que dan soporte a un informe de auditoría. A dicha información sólo se puede tener acceso usando equipos y tecnologías idóneas.

En función de su naturaleza, y con el fin de asegurar la confiabilidad en dicha información, y en qué medida es viable para el desarrollo de las pruebas sustantivas de auditoría, se deberá hacer énfasis en los procedimientos que conduzcan a verificar los siguientes aspectos:

1. Autenticidad: En qué medida se puede confirmar la identidad de la persona o entidad que crea la información.

2. Integridad: La cual consiste en asegurar que la información sea completa, exacta, actualizada y válida.




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3. Autorización: Verificar que la información haya sido preparada, procesada, corregida, enviada, recibida, y consultada por personas facultadas para ello.

4. Admisión: Cuidar en la medida de lo posible que la información que recopile la entidad de fiscalización, no sea susceptible de ser rechazada por las personas involucradas en el intercambio de la misma, por motivos tales como que no se pueda probar su origen, recepción o contenido.




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ANEXOS




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1. FORMATO CÉDULA SUMARIA O DE RESUMEN


M AYO R D E HAC I EN DA

ASAMBLEA LEGISLATI VA

DEL DI STRI TO FEDERAL CMHALDF/ (1) ________ (2)

PERÍODO O EJERCICIO: (3)

NOMBRE DEL SUJETO FISCALIZADO: (4)

RUBRO (CAPÍTULO, CONCEPTO O PARTIDA) O SUBFUNCIÓN AUDITADO: (5) CLAVE DE LA AUDITORÍA: (6) CLASE DE CÉDULA: (7) DESCRIPCIÓN DE LA CÉDULA: (8)

ELABORÓ: (9) SUPERVISÓ: (10)

ÍNDICE: (11) BC-A-12 FECHA: (12)

INVERSIONES (13) 1106 (14)

SALDO INICIAL % SALDO FINAL

% VARIACIÓN % OBSERVACIONES

1106-01 184,725.28 39.1 125,785.35 28.3 (58,939.93) 209.7 Referencia BC-A-12-5

1106-02 87,258.32 18.5 98,275.55 22.1 11,017.23 (39.2)

1106-03 78,899.65 16.7 115,258.89 26.0 36,359.24 (129.4)

1106-04 95,458.31 20.2 78,895.33 17.8 (16,562.98) 58.9

1106-05 25,875.69 5.5 25,897.65 5.8 21.96 0.0

TOTAL 472,217.25 100 444,112.77 100 (28,104.48) 100.0

MARCAS DE AUDITORÍA

CONCLUSIÓN (15) (17) Sumas cuadradas

Operaciones aritméticas verificadas

DE: (16) BALANZA DE COMPROBACIÓN Cotejado con los registros contables

(18) Hoja _ de _

Nota: El llenado de cifras es únicamente a manera de ejemplo.




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INSTRUCTIVO DE LLENADO

Para el llenado del formato “Cédula Sumaria o de Resumen”, en los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la numeración indicada en este instructivo:

1. Nombre de la unidad administrativa auditora.

2. Nombre de la Dirección de Área responsable de la auditoría.

3. Período o ejercicio sujeto a revisión.

4. Nombre del sujeto fiscalizado.

5. Nombre del rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción auditado.

6. Clave de la auditoría.

7. Tipo o clase de cédula.

8. Descripción y alcance de la cédula.

9. Iniciales y rúbrica de quien formuló la cédula.

10. Iniciales y rúbrica de quien revisó o supervisó la cédula.

11. Índice de la cédula, de acuerdo con la normatividad aplicable.

12. Fecha de elaboración de la cédula.

13. Nombre de la cuenta o capítulo por revisar.

14. Número y nombre de la subcuenta o su clave.

15. Conclusiones de la cédula.

16. Nombre del documento fuente del cual se tomaron los datos.




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17. Marcas y llamadas de auditoría utilizadas en la cédula, cuando no haya una cédula específica.

18. Consecutivo de la hoja.




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2. FORMATO CÉDULA ANALÍTICA


M AYO R D E HAC I EN D A

ASAMBLEA LEGI SLATI VA

DEL DI STRI TO FEDERAL

CMHALDF/ (1) _________(2)

PERÍODO O EJERCICIO: (3) NOMBRE DEL SUJETO FISCALIZADO: (4) RUBRO (CAPÍTULO, CONCEPTO O PARTIDA) O SUBFUNCIÓN AUDITADO : (5)

CLAVE DE LA AUDITORÍA: (6) CLASE DE CÉDULA: (7) DESCRIPCIÓN DE LA CÉDULA: (8) NOMBRE DE LA SUBCUENTA: (9)

ELABORÓ: (10) SUPERVISÓ: (11)

ÍNDICE: (12) BC-A-12-5 FECHA: (13)

1106-01 (14)

NÚMERO DE CUENTA

SALDO INICIAL

MOVIMIENTOS SALDO % OBSERVACIONES

DEBE HABER

015 14557898-2 75,879.63 628,459.35 619,959.38 84,379.60 67.0 Referencia BC-A-12-5-1/4

020 1789899-1 38,982.56 425,899.75 438,879.75 26,002.56 21.0

025 4789652-0 58,896.85 226,895.00 285,791.85 0.00 0.0 Cuenta cancelada en octubre de 1995

026 7896852-2 10,966.24 248,843.86 244,406.91 15,403.19 12.0 Cuenta nueva en noviembre de 1995

TOTAL BC-A-12 184,725.28 1,530,097.96

1,589,037.89

BC-A-12 125,785.35 100.0


CONCLUSIÓN (15) (17) Sumas cuadradas

Operaciones aritméticas verificadas

DE: (16) AUXILIARES CONTABLES BALANZA DE COMPROBACIÓN

(18) Hoja ___ de ___

Nota: El llenado de cifras es únicamente a manera de ejemplo.




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Para el llenado del formato “Cédula Analítica”, en los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la numeración indicada en este instructivo:





5. Rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción auditado.




9. Nombre de la subcuenta por revisar.





14. Número y nombre de la subcuenta, clave o concepto por revisar.






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3. FORMATO CÉDULA SUBANALÍTICA


M AYO R D E HAC I EN D A

ASAMBLEA LEGI SLATI VA

DEL DI STRI TO FEDERAL

CMHALDF/ (1) __________(2)

ELABORÓ: (10) ÍNDICE: (12) BC-A-12-5-1/4

PERÍODO O EJERCICIO: (3) NOMBRE DEL SUJETO FISCALIZADO: (4) RUBRO (CAPÍTULO CONCEPTO O PARTIDA) O SUBFUNCIÓN AUDITADO: (5)

SUPERVISÓ: (11) FECHA: (13)

CLAVE DE LA AUDITORÍA: (6) CLASE DE CÉDULA: (7) DESCRIPCIÓN DE LA CÉDULA: (8) NOMBRE DE LA SUBCUENTA: (9)

MES SALDO MOVIMIENTOS SALDO OBSERVACIONES (14) INICIAL DEBE HABER

ENE BC-A-12-5 75,879.63

23,785.56 25,785.69

FEB 73,879.50 31,285.23 29,659.01

MAR 75,505.72 45,789.51 48,789.23

ABR 72,506.00 49,658.56 51,235.60

MAY 70.928.96 52,356.95 50,245.50

JUN 73,040.41 54,585.10 57,988.20

JUL 69,637.31 50,635.26 49,825.65

AGO 70,446.92 51,200.35 48,758.25

SEP 72,889.02 65,789.58 58,745.25

OCT 79,933.35 63,589.45 57,896.25

NOV 85,626.55 65,258.55 56,895.62

DIC 93,989.48 74,525.25 84,135.13

TOTAL BC-A-12-5 628,459.35 BC-A-12-5 619,959.38 BC-A-12-5 84,379.60


CONCLUSIÓN: (15) (17) Sumas cuadradas

DE: (16) BALANZA DE COMPROBACIÓN Operaciones aritméticas verificadas

(18) Hoja __ de __ Nota: El llenado de cifras es únicamente a manera de ejemplo.




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Para el llenado del formato “Cédula Subanalítica”, en los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la numeración indicada en este instructivo:





5. Rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción auditado.




9. Nombre de la subcuenta por revisar.





14. Nombre de los meses en que se registró el movimiento.






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EXPEDICIÓN

En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 14, fracción XIII, de la Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal; y el artículo 5o., fracción II, del Reglamento Interior de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, el Contador Mayor, Dr. David M. Vega Vera, expide la presente guía para su debida difusión y observancia al interior de la Contaduría, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los veinte días del mes de octubre del año 2008.

El presente documento entrará en vigor al día hábil siguiente de su difusión en la CMHALDF.

Hágase del conocimiento del personal de este órgano técnico de fiscalización la Guía para la Elaboración de Papeles de Trabajo, por medio del portal de Intranet de la CMHALDF.

Queda sin efectos la Guía para la Elaboración de Papeles de Trabajo aprobada por el extinto Órgano Superior de Dirección en la primera sesión ordinaria, celebrada el día 11 de enero de 2006 y ratificada en la séptima sesión extraordinaria, celebrada los días 23, 24 y 27 de marzo de 2006.




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PRIMERA ACTUALIZACIÓN

Con fundamento en los artículos 14, fracciones XV y XXIII, de la Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal; y 5o., fracción II, inciso b), del Reglamento Interior de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, el Contador Mayor, Dr. David M. Vega Vera, aprueba y expide la primera actualización de la presente guía para su difusión y observancia al interior de la Contaduría, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los veinticuatro días del mes de noviembre del año 2010.

La presente actualización entrará en vigor a partir del día veintiséis de noviembre del año 2010; y será aplicable para auditorías que se realicen para la revisión de la Cuenta Pública del Gobierno del Distrito Federal correspondiente al ejercicio de 2009; la Dirección General de Administración y Sistemas lo difundirá al interior de la Contaduría por medio del portal de Intranet de la CMHALDF, sección Normatividad.

(Rúbrica)

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Ejemplos de auditoria. cedulas

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