ecopetrol Manual Instalacion Oficina Virtual_V1 2-

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

DTI VERSIÓN: 1.1

CONFIGURACIÓN OFICINA VIRTUAL

Fecha de divulgación:

Mayo de 2008

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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETO ....................................................................................................................... 2

2 ALCANCE ..................................................................................................................... 2

3 GLOSARIO ................................................................................................................... 2

4 DOCUMENTOS DEROGADOS .................................................................................... 2

5 DESARROLLO ............................................................................................................. 2

REQUERIMIENTOS. ......................................................................................................... 2 PREPARE SU EQUIPO PARA NAVEGAR POR INTERNET ............................................. 3 INGRESE A SU OFICINA VIRTUAL. ................................................................................ 5 AUTENTICANDOSE COMO USUARIO DE LA RED DE ECOPETROL .......................... 10 ACCESO A LAS APLICACIONES ................................................................................... 16 ACCESO CARPETAS COMPARTIDAS........................................................................... 16

EQUIPOS PROPIEDAD DE ECOPETROL.................................................................. 26 COMPUTADORES NO SUMINISTRADOS POR ECOPETROL .................................. 30


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1 OBJETO La Oficina Virtual es un servicio de la Dirección de Tecnología de Información para los empleados y contratistas de Ecopetrol que requieran tener acceso desde cualquier parte del mundo a los sistemas de información de ECOPETROL S.A. como si estuvieran físicamente en su oficina. Esta guía la permitirá configurar su equipo para que pueda iniciar su conexión de forma exitosa. 2 ALCANCE Aplica a todos los funcionarios y contratistas de ECOPETROL que tengan acceso a la Oficina Virtual de Ecopetrol 3 GLOSARIO Archivo activeX: es un programa que se instala de manera automática en el computador desde un navegador de Internet sin requerir mayor intervención del usuario, solo debe aceptar archivos ActiveX de orígenes reconocidos, el no hacerlo podría poner en riesgo la seguridad de su equipo. 4 DOCUMENTOS DEROGADOS No aplica

5 DESARROLLO

REQUERIMIENTOS. PC Basado en Windows 2000 Profesional/Advanced Server (SP1, SP2, SP3, SP4) , XP

(SP1, SP2) o Windows Vista. Disponer de una conexión hacia Internet a través de un ISP (Proveedor de Servicio

Internet). Browser de navegación Internet Explorer versión 6.0 o superior.


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PREPARE SU EQUIPO PARA NAVEGAR POR INTERNET

Su equipo de oficina tiene una configuración que le permite navegar en la red interna e Internet usando un dispositivo llamado proxy esta configuración debe ser desactivada cuando usted se encuetra fuera de la oficina para poder navegar en Internet. Para desactivar su proxy por favor realice los siguientes pasos: Ingrese al navegador, luego a opciones de Internet

Dentro de la opción LAN Settings o configuraciones Lan, desactivar la opción de Proxy


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Debe finalmente ser así


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INGRESE A SU OFICINA VIRTUAL. Inicie un ventana de su navegador Internet Explorer Digite la dirección http://virtual.ecopetrol.com.co o la dirección http://200.4.24.6.

Nota para usuarios de Internet Explorer 7.0

Si su navegador es Internet Explorer 7.0 aparecerá la siguiente pantalla en la que debe elegir la opción continue to this Website (not recommended)

http://virtual.ecopetrol.com.co/

http://200.4.24.6/


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Conexión por primera vez

En algunos casos dependiendo de la configuración de seguridad de su navegador durante

el primer ingreso se desplegará la siguiente pantalla solicitando la instalación de un archivo active X

Esta es una advertencia que valida que el archivo que se va a descargar proviene de un sitio confiable. Para validarlo solamente se debe ubicar sobre la línea dorada superior y realizar click derecho autorizando la instalación.

Pantalla desbloqueando la instalación del active X

Por favor seleccione la opción Install ActiveX Control como se muestra en la siguiente pantalla

Click derecho para desbloquear la instalación


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Una vez se inicia la instalación del active X aparecerá esta pantalla, clickk en Instalar

Una vez se realiza la instalación del activeX con éxito, el sistema inicia una verificación de las condiciones de su equipo, para determinar que está libre del software que pueda afectar la red de Ecopetrol. Seleccione la opción salvar esta confirmación para el futuro y luego hacer click en Si /Yes , y se iniciará la siguiente pantalla


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Escaneo de la máquina para determinar que las condiciones de seguridad, actualización de antivirus y actualizaciones son correctas y seguras para la red de Ecopetrol.

Es posible que si el equipo desde el cual se esta realizado la conexión no cumple con los requerimientos mínimos de seguridad se despliegue una pantalla de la siguiente forma:

Esto evitará que se pueda conectar a su oficina virtual mientras no corrija los problemas que su equipo presenta.


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Es posible que su Computador cumpla parcialmente con algunos de los requerimientos mínimos de conexión tal como desactualización en la versión de su antivirus, con un tiempo no superior a 5 días. Por lo cual, se desplegara la siguiente pantalla para continuar con la conexión. Por favor escoja la opción continuar de todos modos.


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En caso de presentar problemas de conexión que no puedan ser solucionados de manera inmediata por favor envíe un correo electrónico al buzón [email protected] con la siguiente información

1. Su nombre y Registro de Ecopetrol 2. Extensión telefónica 3. Pantalla de bloqueo 4. Tipo de equipo: propiedad de Ecopetrol o Privado 5. Si el equipo es propiedad de Ecopetrol por favor adjuntar el número serial, y nombre de

la máquina. Analizaremos el caso y recibirá soporte de parte del prestador de servicios de Ecopetrol para solucionar el inconveniente.

AUTENTICANDOSE COMO USUARIO DE LA RED DE ECOPETROL Si su equipo cuenta con las condiciones de seguridad que le permitan conectarse con la red de la Empresa, el sistema le permitirá el ingreso a la página identificación de su usuario, aquí debe digitar usuario y contraseña de red de correspondientes a la red de Ecopetrol.

Nota Importante: Tenga en cuenta que si usted es contratista o empleado conectándose desde un computador personal o de un tercero no suministrado por Ecopetrol debe obtener soporte técnico de parte de un técnico especializado para corregir el problema que le impide conectarse a la oficina virtual. El soporte técnico de Ecopetrol no está autorizado para intervenir equipos que no sean suministrados directamente por la Empresa ni puede responder por cambios realizados por terceros que impidan su conexión a la oficina virtual.

mailto:[email protected]


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Se puede presentar el siguiente bloqueo, de activación de pop up, Por favor seleccione la opción OK

Para lo cual, solamente se debe activar el desbloqueo realizando click derecho sobre la línea dorada superior como se muestra en la siguiente pantalla.

Click derecho para desbloquear la instalación


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Luego de realizar el desbloqueo se debe aceptar el ingreso

Desplegando la siguiente pantalla en la cual se iniciará la instalación del sistema seguro SSL


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De igual forma se puede presentar bloqueo en la instalación, para lo cual, sobre la barra dorada de un click derecho.


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Y acepte la instalación de control activeX


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Se desplegará una pantalla con el certificado de seguridad de la siguiente forma, se debe escoger la opción Si/ Yes :

Finalmente se aparecerá el mensaje de conexión exitosa y se asignará una dirección virtual de la red de Ecopetrol que le permitirá conectarse a los sistemas de información a los que habitualmente tiene acceso


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ACCESO A LAS APLICACIONES

Para el acceso a las aplicaciones se realiza a través de los aplicativos instalados en la máquina de igual forma que son utilizadas desde la red de Ecopetrol.

Podrá entre otros sistemas de información, si su cuenta lo permite tener acceso a: IRIS (iris.red.ecopetrol.com.co) Correo Electrónico (Solo para Usuarios con portátil de Ecopetrol) Aplicaciones empresariales como SAP ELLIPSE Viajero Carpetas compartidas

Tenga en cuenta que si no está usando un equipo portátil asignado por Ecopetrol no deberá configurar el correo electrónico para descargar correos en el equipo local, el hacerlo causará que no tenga los correos que ha recibido en un solo buzón y podría perder información importante para su trabajo.

ACCESO A IRIS Siga los siguientes pasos para garantizar el ingreso a IRIS.

1. Abrir el navegador Internet Explorer 6.0. Ir al menú Herramientas, Opciones de Internet:

NOTA IMPORTANTE: Por favor tenga en cuenta que para aquellos Computadores que no son de Ecopetrol no se realizará la instalación de aplicativos puntuales tales como SAP, Ellipse, entre otros.


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2. Estando en el cuadro de diálogo, Opciones de Internet, ir a la pestaña Opciones Avanzadas:


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3. Estando en la pestaña de Opciones Avanzadas mueva la ventana hasta encontrar el

ítem Seguridad y deshabilitar la opción Habilitar autenticación integrada de Windows (requiere reinicio):

4. Dar Clic Aceptar. 5. Reiniciar el equipo. 6. Probar el ingreso a http://iris a través de oficina virtual.

ACCESO A CORREO

1. Estando en Outlook, buscamos la pestaña de Herramientas, de este menú buscamos la línea que dice Opciones… que aparece al final tal como se muestra en la grafica.

http://iris/


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2. En la siguiente ventana seleccionamos la pestaña que dice Configuración de Correo y

en esta seleccionamos el icono tal como se muestra en la siguiente ventana.


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3. Luego en la ventana que se muestra seleccionamos la pestaña Correo Electrónico y

de esta seleccionamos (dar solo un clic) la línea que dice Microsoft Exchange que está bajo la columna de Nombre, a continuación damos clic en el icono que dice

4. En la ventana que se abre damos clic al icono que dice como se muestra en la grafica siguiente.


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5. En esta nueva ventana damos clic en la pestaña Seguridad y de esta seleccionamos

la casilla que dice Preguntar siempre las credenciales de inicio de sesion tal como se muestra.

6. Luego damos clic en aceptar.


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7. En la siguiente ventana damos clic en Siguiente.

8. Por último damos clic en Finalizar.

Para verificar el funcionamiento cerramos Outlook y lo abrimos nuevamente.

ACCESO A VIAJERO

1. Ingresamos a Internet Explorer, buscamos en el menú la pestaña de Herramientas y luego Opciones de Internet.

2. En la nueva ventana que se abre seleccionamos la pestaña Seguridad, allí selecciona el símbolo verde que tiene por nombre Sitios de Confianza.


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3. Luego damos clic en icono que dice Sitios.. , se abre una nueva ventana como la que se muestra a continuación.


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4. En esta ventana ingresamos en la casilla Agregar este sitio web a la zona: el link de

la pagina de viajero http://viajero.bog tal como aparece en la grafica anterior; tener en cuenta que la casilla que aparece en la parte inferior NO esté seleccionada y luego damos clic en Agregar y por ultimo clic en Aceptar.

5. Estando en la primera pantalla…

..Buscamos en la parte inferior de esta ventana el icono que dice Nivel personalizado.. y damos clic en este.

6. En la siguiente ventana buscamos la línea que aparece como Controles y complementos de Activex como se muestra en seguida….

http://viajero.bog/


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7. A continuación lo que hacemos es seleccionar Activar en todas las subcategorias de

este ítem como se muestra en la grafica anterior y la que sigue..

8. A continuación damos clic en Aceptar , luego nos aparece otra venta a la cual damos clis en Si..


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9. Por último damos clic en Aceptar en la ventana que aparece. NOTA: TENER ENCUENTA QUE NO DEBE LLEVAR CONFIGURACION DE PROXY LA CONFIGURACION DE INTERNET EXPLORER.

ACCESO CARPETAS COMPARTIDAS

EQUIPOS PROPIEDAD DE ECOPETROL.

Para el uso de carpetas compartidas a través de la Oficina virtual, se recomienda generar accesos directos en el escritorio del computador, esta labor usted la debe realizar estando conectado en la red de Ecopetrol y solamente es necesario hacerlo una sola vez ejecutando los siguientes pasos:

1. Ingrese por el ícono Mi Pc ubicado en el escritorio de su Computador

2. aparecerá la siguiente pantalla, en donde se encuentran las carpetas compartidas que actualmente están configuradas en su computador.


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ESTE SOLAMENTE ES UN EJEMPLO ES POSIBLE QUE EN SU COMPUTADOR, LAS CARPETAS

COMPARTIDAS SEAN DIFERENTES

3. Para poder generar un acceso directo correspondiente a cada una de sus carpetas

compartidas por favor ubíquese sobre la carpeta compartida y haga click derecho, seleccione la opción crear acceso directo de la siguiente forma:


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4. Automáticamente se solicitará una confirmación para la creación del acceso directo,

escoja la opción sí.

5. Finalmente en su escritorio aparecerá un ícono a través del cual usted puede realizar el acceso a las carpetas compartidas

6. Para el acceso usted debe hacer doble click sobre el ícono del ítem 5, se abrirá una ventana que solicita la autenticación, debe utilizar su cuenta de ECOPETROL y su contraseña, tenga en cuenta que antes del usuario de red se debe escribir el dominio\cuenta de la siguiente forma : por ejemplo red.ecopetrol.com.co\ e0993456


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NOTA IMPORTANTE: Antes de efectuar la conexión sobre carpetas compartidas se debe ejecutar el archivo .bat de nombre “carpetas compartidas.bat”, el archivo puede ser descargado y copiado en su Computador de la siguiente ruta \\Archivo07\Groups\Oficina Virtual.


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COMPUTADORES NO SUMINISTRADOS POR ECOPETROL

Para la conexión a las carpetas compartidas se debe ingresar de la siguiente forma: 1. Inicio, ejecutar y escribir por ejemplo \\archivo07 , \\archivo02, etc.

Una vez se realice la conexión sobre el servidor de archivos, por ejemplo \\156.1.9.200, se abrirá una ventana que solicita la autenticación, debe utilizar su cuenta de ECOPETROL y su contraseña, tenga en cuenta que antes del usuario de red se debe escribir el dominio\cuenta de la siguiente forma :

red.ecopetrol.com.co\Exxxxx


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La seguridad de la información de ECOPETROL es responsabilidad de todos

Para mayor información sobre esta guía, dirigirse a:

Andrés Guillermo Pinzón Rueda Líder de Seguridad Informática Ext. 3110

Mesa de ayuda extensión 4777

RECOMENDACION: Recuerde que usted es responsable de la información de Ecopetrol que tiene a su cargo, la oficina virtual le permite usar esta información de forma remota y segura sin embargo, NO debe dejar descuidada la información de la empresa en computadores de terceros desde los que haga el acceso.

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