ECOPETROL Manual de Ingeniería de Costos para Proyectos de Inversión.pdf

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MANUAL DE INGENIERÍA DE COSTOS PARA PROYECTOS DEINVERSION

MACROPROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

DIRECCIÓN CORPORATIVA DE PROYECTOS

ECP- DPY-M-003

Elaborado

30/05/2010

Versión: 2


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MACROPROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOSDIRECCIÓN CORPORATIVA DE PROYECTOS

ECP- DPY-M-003 Elaborado

30/05/2010 Versión: 2

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1. OBJETO .................................................................................................................. 2

2. GLOSARIO ............................................................................................................. 2

3. CONDICIONES GENERALES..................................................................................... 7

3.1. MARCO ESTRATÉGICO DE INGENIERÍA DE COSTOS ................................................. 7

3.2. ACTUALIZACIÓN ................................................................................................ 8

3.3. DIVULGACIÓN.................................................................................................... 8

3.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE INGENIERÍA DE COSTOS .................................. 84. DESARROLLO ....................................................................................................... 10

4.1. GOBERNABILIDAD Y ASEGURAMIENTO ................................................................ 11

4.2. ESTIMACIÓN Y ANÁLISIS DE COSTOS ................................................................. 12

4.2.1. Actividades Principales ................................................................................ 14

4.2.2. Criterios Complementarios ........................................................................... 16

4.2.3. Estructura y Clasificación del Estimado de Costos ............................................ 19

4.2.4. Formatos .................................................................................................. 26

4.2.5. Metodologías y Herramientas ....................................................................... 27

4.2.6. Tiempos Estimados para la Prestación del Servicio .......................................... 364.3. PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN ......................................................................... 36

4.3.1. Actividades Principales de la Gestión del Alcance ............................................. 37

4.3.2. Actividades Principales de la Gestión del Tiempo ............................................. 57

4.3.3. Criterios Complementarios ........................................................................... 75

4.3.4. Bases del Cronograma ................................................................................ 76

4.4. PLANEACIÓN DEL CONTROL DEL PROYECTO ......................................................... 79

4.5. CONTROL DE EJECUCIÓN EN COSTO Y TIEMPO ..................................................... 80

4.6. GESTIÓN DEL CAMBIO ...................................................................................... 82

4.7. GESTIÓN DEL RIESGO....................................................................................... 83

4.8. VALIDACIÓN Y BENCHMARKING ......................................................................... 84

4.9. GESTIÓN DE LA BASE DE DATOS ........................................................................ 84

5. CONTINGENCIAS .................................................................................................. 85


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1. OBJETO

El objeto de este documento es establecer de manera clara y concisa como la estrategia corporativa estrasladada a la estrategia de ingeniería de costos en la organización y como específicamente estaestrategia será desplegada para garantizar una gestión efectiva de costos de capital. La estrategianecesita enfocarse en los fundamentos, principios y responsabilidades sobre los cuales pueda serconstruido el proceso y la estructura organizacional.

Igualmente, establecer el proceso y la metodología para el desarrollo y definición integrado del alcance,cronograma, estimado de costos y gestión de riesgos para programas y proyectos de inversión deacuerdo con las fases del Modelo de Maduración y Gestión de Proyectos (MMGP) de Ecopetrol. Loanterior mediante la descripción de las actividades necesarias para elaborar y gestionar los entregablesque cumplan con los requisitos exigidos por el sistema de gestión de Ecopetrol.

Este documento está dirigido a los empleados y contratistas de Ecopetrol que gestionan y soportan losprocesos de planeación, estimación y ejecución de los programas y proyectos de la compañía,aplicando mejores prácticas de la industria durante la elaboración de los estimados de costo y tiempode acuerdo al Modelo de Maduración y Gestión de Proyectos.

Este manual hace parte integral del Modelo de Maduración y Gestión de Proyectos y proporciona alequipo del proyecto un proceso definido a través de las fases del modelo de maduración, con las guías,los procedimientos, los formatos, las herramientas y las listas de chequeo necesarias para el desarrollode las actividades y entregables en cada fase. Este proceso inicia con la identificación de la oportunidaden Fase 1 y termina con la entrada a operación en Fase 5.

2. GLOSARIO

AIU: sigla que define los costos que se cargan a la administración – imprevistos y utilidad.Corresponde a una cifra que se le agrega a cada actividad en las obras por precios unitarios o globalesfijos para cobrar los costos de administración (gastos generales), los imprevistos que puedanpresentarse y, finalmente, la utilidad que espera obtener el contratista por su trabajo.

Análisis de Precio Unitario (APU): Es el proceso mediante el cual se determina el precio de un ítem,teniendo en cuenta equipos, materiales y mano de obra necesaria para desarrollar la actividad a que serefiere el ítem.

Los suministros a tener en cuenta en los APU de las fases III y IV, para los trabajos de diseño,adquisición, fabricación y montaje de equipos pueden clasificarse de la siguiente manera:

•

Montaje de los equipos principales los cuales serán suministrados por Ecopetrol comopropietario del proyecto.

• Montaje de equipos o elementos que deberán ser fabricados de acuerdo con diseños y normasestablecidas por el suministrador de los equipos principales.

• Montaje de equipos o elementos que incluirán, adicionalmente a lo anterior, el diseño con baseen normas y criterios dados por el propietario.

Algoritmo: El algoritmo es un conjunto de instrucciones que permite transformar paso a paso lainformación técnica y sistemática del proyecto en términos de costos y recursos.


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Bulk Material: Material que se compra en grandes cantidades a ser distribuido según las necesidadesdel proyecto como: tubería, tornillos, codos, etc.

Competitividad: Es la capacidad inmediata y futura de la empresa para madurar y ejecutar proyectos oprogramas con patrones de calidad específicos, utilizando más eficientemente recursos que empresas oindustrias semejantes en el país o el resto del mundo, permitiendo tomar mejores decisiones

Construcción y Montaje: Es la ejecución de las obras y el montaje de los equipos objeto del proyectode acuerdo con los planos y especificaciones del diseño de las ingenierías básica y de detalle. Esta etapahace parte de la fase 4 de maduración e incluye desde la adecuación del sitio, obras civiles, mecánicas,eléctricas, instrumentación, hasta las pruebas mecánicas. En perforación las obras empiezan en fase 3cuando se liberan recursos para iniciar la construcción de localizaciones y vías.

Contingencia: Ver Reserva de Contingencia.

Crecimiento de la Obra (obras adicionales): Es el componente que queda fuera del alcance definidodel proyecto cuando se hace la aprobación de los fondos. Normalmente se presentan como "ordenes paracambio" o trabajos adicionales que cambian el alcance original del proyecto y que se deben tramitar porel procedimiento de control de cambios para solicitar la aprobación de presupuesto adicional. No sonmayores cantidades de obra de componentes ya incluidos en el alcance del proyecto.

Equipo de Ingeniería de Costos: Grupo dentro de cada negocio de Ecopetrol, que se encarga deapoyar la emisión de los estimados de costos y los presupuestos en cada una de las fases del proyecto.Adicionalmente, tiene la función de aseguramiento de los costos mediante validación y complemento deestimados para proyectos.

Escalación: Cambios en niveles de precios bases de estimación inducidos por las condicioneseconómicas. Este ítem de costo corresponde a los fondos para cubrir la variación de precios desde lafecha en que se realiza el estimado hasta la fecha planeada de terminación del proyecto.Este ítem debe incluirse en el estimado de costos en una línea independiente (excluye inflación odeflación).

Estimación de Costos: Un proceso predictivo utilizado para cuantificar, costear y fijar precios de losrecursos requeridos por el alcance de una opción de inversión, actividad o proyecto (AACE / TCMFramework).

Estrategia: Se refiere al diseño del plan de acción de Ecopetrol para el logro de sus metas y objetivoscorporativos.

Estructura de Desglose de Trabajo del presupuesto: Cuando se menciona la creación de la EDT serefiere al proceso de subdividir el proyecto en componentes de trabajo más detallados. Estructura dedesglose de trabajo, es la división del proyecto entre las partes que lo componen, de manera lógica ysistemática con el fin de establecer actividades que permitan un manejo más detallado y efectivo. Parael caso del presupuesto con la EDT se busca dividir las actividades en capítulos, subcapítulos e ítems.Para cada ítem se establece un precio por unidad de medida el cual depende de los requerimientos demateriales, mano de obra y de equipo necesarios para ejecutar la actividad descrita en el ítem. Laestructura del estimado debe coincidir con los capítulos y subcapítulos definidos en la EDT. (WBS -Work Breakdown Structure).


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Flujo de Egresos: es la relación que existe entre la programación y el costo, permite establecer para

que se utilizan los recursos invertidos en el proyecto y en qué momento, permite establecer lasnecesidades de capital periodo a periodo. El momento en el cual se realiza el pago es resultado delacuerdo entre el comprador y el proveedor.

Gestión de Compras: Comprende todo el proceso de adquisición de los materiales del proyectorealizado en la fase 4 de ejecución. Esta etapa incluye gestión de compras, inspección, nacionalización ytransporte de los materiales al sitio de la obra. En ciertos proyectos donde la adquisición de equipos delarga entrega puede resultar crítica para el logro de los objetivos del proyecto, el tomador de la decisiónpuede aprobar la ejecución de la gestión de compras durante la fase 3 del proyecto.

Gobernabilidad: Es el medio a través del cual se asegura que se tomen las decisiones requeridas y sefocalicen las actividades y acciones de manera consistente para garantizar el logro de los beneficios delprograma, el manejo adecuado de sus riesgos y la satisfacción de los requerimientos de los involucrados.

Ingeniería Básica: La Ingeniería Básica de un proyecto es el medio utilizado para presentar en forma dedocumentos técnicos el conocimiento tecnológico sobre un determinado proceso industrial, para el diseñoy construcción de una nueva planta o una instalación de características específicas. Es efectuada durantela fase 3 del MMGP de Ecopetrol y es un prerrequisito para los estimados clase 3, clase 2 y la Ingenieríade Detalle.

Ingeniería Conceptual: La ingeniería conceptual es aquella que se realiza en la fase 2 del Modelo deMaduración y Gestión de Proyectos de Ecopetrol en la cual se emprende la definición inicial del proyecto.Durante esta etapa se revisan y fijan los objetivos que se tendrán en cuenta en las fases posteriores.

Ingeniería de Costos: Es un área de la ingeniería que está relacionada con la aplicación de principios ytécnicas científicas a problemas de estimación de costos, control de costos, planeación y programación,

análisis de viabilidad y gestión de proyectos. Objetivos claves de la ingeniería de costos es alcanzar unnivel de precisión aceptable del estimado y evitar sobre ejecuciones dada una estabilidad relativa delalcance del proyecto y las suposiciones sobre las cuales está basado el estimado.

Ingeniería de Detalle: La Ingeniería de Detalle de un proyecto, abarca la producción deespecificaciones y planos que hagan posible la adquisición, fabricación y montaje de los componentes dela planta o instalación. Se realiza durante la fase 4 del Modelo de Maduración y Gestión de Proyectos deEcopetrol.

ISBL (Inside Battery Limits): Limite dentro de batería o toda la parte del proyecto que conforman elproceso principal o el objeto que va a desarrollar el producto. Incluye equipo mayor, bulk material,mano de obra directa y costos indirectos necesarios para que opere el proceso principal.

Línea Base de Costos: Presupuesto del proyecto donde se refleje los pagos y desembolsos requeridosdistribuidos durante el tiempo de ejecución del proyecto. Se utiliza para controlar y hacer seguimientoal desempeño de los costos del proyecto. Regularmente se presenta de forma acumulada a través deltiempo de ejecución del proyecto en forma de Curva S.

Métodos Estocásticos: son los que utilizan relaciones o correlaciones estadísticas entre las variablesindependientes y las dependientes y que regularmente se soportan en la experiencia de expertos einformación histórica.


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OSBL (Outside Battery Limits): Limite fuera de batería o toda la parte del proyecto que soporta las

unidades de proceso principal. Por ejemplo los servicios industriales, distribución y el almacenamientoentre otros.

PCA (Precomisionamiento, Comisionamiento y Arranque): Precomisionamiento son todas laspruebas estáticas (no de funcionamiento) que el contratista deberá de realizar a cadaequipo/circuito/sistema/ducto para alcanzar la Terminación Mecánica, las cuales incluyen pero no selimitan a las pruebas hidrostáticas, las pruebas para la detección de fugas, el alineamiento de losequipos rotatorios, las inspecciones de recipientes, la calibración de instrumentos, el lavado desistemas y limpieza química, la carga inicial de aceite y de químicos, las rotaciones/rodaje inicial demotores, para confirmar que los elementos apropiados para la seguridad del proceso han sido cubiertossatisfactoriamente y la instalación se encuentra en condiciones seguras de operar.Comisionamiento: Son todas las pruebas dinámicas (de funcionamiento) que se realizarán después dela obtención del Certificado de Terminación Mecánica, las cuales incluyen pero no se limitan a: accionar

a todos los instrumentos y lazos de control como sistemas, las pruebas de rodaje y el funcionamientode los equipos rotatorios, la verificación de todos los enclavamientos, los sistemas de alarmas y deparo de emergencias (ESD), el purgado de sistemas y el alineamiento de los sistemas paraoperaciones.

Arranque: es la etapa en que se introducen hidrocarburos líquidos, gaseosos y/o químicos a la unidad.Comprende la introducción inicial de cargas a las instalaciones, plantas o sistemas, ajustando lascondiciones para alcanzar los objetivos de cantidad y calidad especificados por los diseños, Estaoperación debe ceñirse estrictamente a las instrucciones del Manual de Operación de la instalación y alos manuales de fabricantes de equipos especializados o de unidades paquetes.

Precio: El precio, según el enfoque dentro del proceso de estimación de costos en Ecopetrol, correspondeal valor fijado por el mercado para determinado bien o servicio.

Precisión: La precisión del estimado de costos es el grado de acierto que se puede esperar de unapredicción de los costos de inversión de un proyecto y su valor depende del momento en que elestimado se haga, durante la vida del proyecto.

Predictibilidad: Es la capacidad de la empresa para madurar y ejecutar proyectos o programas conprecisión, alcanzando los tiempos y costos estimados durante la planeación, permitiendo realizar unmejor control.

Presupuesto: Es el monto que se autoriza como apropiación para invertir en la materialización de unaparte o de la totalidad del proyecto. Todo presupuesto se deriva de un estimado. En la práctica unpresupuesto es la estimación de la porción de un trabajo que se autoriza realizar. Es básicamente unaherramienta de planeación y control del costo del proyecto. Se deben elaborar preliminarmente a laejecución del proyecto y durante su ejecución se actualizan como un mecanismo de control.

Programa: Grupo de proyectos relacionados, gestionados de una manera coordinada para obtenerbeneficios y control no disponibles a través de una gestión individual. Todos los proyectos dentro de unprograma están relacionados por una meta común.

Provisiones especiales (Tolerancias o “Allowances”): Son las desviaciones integradas al estimadode costos base que son obtenidas por medidas estadísticas de ítems imprevistos como:

• Cambios de cantidades.• Tolerancias entre precios de equipo principal o material grueso (Bulk).• Variaciones en costo de mano de obra y productividades, etc.


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Estos costos son para cubrir cantidades adicionales a las que se tenga certeza que ocurrirán pero queno se sabe en qué magnitud exacta. Por ejemplo, en la compra de accesorios para tubería debeañadirse una cantidad adicional con el objeto de reponer desperdicios, piezas defectuosas o dañosdurante la instalación. Estos costos se incluyen en el estimado asociándolos al ítem especifico deltrabajo.

Proyecto: Un esfuerzo temporal realizado para crear, modificar, mantener o retirar un único producto,servicio o resultado.

Rangos de desviación: Los rangos de desviación son una medida de referencia para establecer quetan acertado fue el cálculo del estimado en cada una de sus fases, esta desviación se establece paracada fase independientemente y solo con respecto al costo final del proyecto (no entre fases). Se debetener claro que este rango de desviación NO CONSTITUYE UNA CONTINGENCIA para el proyecto.

Reserva de Contingencia: La reserva de contingencia es una cantidad de dinero o tiempo que laexperiencia o la gestión de riesgos demuestra que debe ser adicionada al estimado de costos ocronograma, según corresponda, para cubrir incertidumbres por el nivel de definición del proyecto. Estareserva de contingencia puede incluir los cambios durante la construcción pero nunca puede incluir loscambios de alcance del proyecto.

Durante la ejecución, la contingencia estimada normalmente es gastada al menos en forma parcial yésta es particular para cada proyecto.

Reserva de Gerencia: Es una cantidad de dinero (fondo independiente) para cubrir cualquier riesgoimprevisto (no planeado) o cambio al proyecto. Esta reserva no está incluida en la línea base de costos,por tanto no se tiene en cuenta en los cálculos de valor ganado (DESCONOCIDOS / DESCONOCIDOS).

La reserva de gerencia no debe ser incluida en el estimado de costos del proyecto.Tecnología convencional: Procesos y técnicas usadas por Ecopetrol en proyectos anteriores.

Tecnología Nueva: Son los procesos y técnicas no utilizadas previamente. Este término tambiéncorresponde a tecnología ya aplicada en la Empresa pero con nuevos pasos o módulos de proceso. Serequiere especial atención para presupuestar los procesos que contienen "Tecnología nueva". Esinadecuado aplicarle a éstos los márgenes de contingencia utilizados en proyectos con tecnologíasconvencionales. El componente "Tecnología nueva" hace imperioso utilizar las mejores herramientasdisponibles para la estimación y aún así al colocar los imprevistos se debe ser cauteloso y conservadorpara justificarla.

Tolerancia: Ver Provisiones Especiales

Riesgo: Todo evento de ocurrencia incierta que de materializarse genera un impacto, positivo o negativo,en el logro o cumplimiento de los objetivos de los procesos o proyectos. Se puede medir en términos dela probabilidad de ocurrencia por el impacto de sus consecuencias. (Extraído de la política de gestión deriesgos ECP-VIF-D-001).

WBS: Ver Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)


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3. CONDICIONES GENERALES

Ecopetrol se ha comprometido en consolidar un modelo de excelencia en la calidad de la gestiónempresarial, que apalanque la estrategia de crecimiento, es decir, ser una compañía Clase Mundo, esallí donde la gestión de proyectos juega un papel muy importante como orientador estratégico,asegurando la gestión efectiva de los proyectos a través de la implementación de mejores prácticasque permitan obtener los beneficios esperados por la organización, esto se traduce en una gestión deproyectos competitiva y predictiva.

3.1. MARCO ESTRATÉGICO DE INGENIERÍA DE COSTOS

Para Ecopetrol la estrategia corporativa de capital se traduce en prácticas y desempeño Clase Mundosoportado por una gestión de tiempo y costo competitiva y predictiva que debe resultar en una mejortoma de decisiones en el portafolio de inversiones (competitividad) y una base más fuerte para realizar

un control efectivo a los proyectos (predictibilidad).

Ilustración 1. Marco Estratégico Ingeniería de Costos de Ecopetrol S.A.

La ilustración 1, muestra como el MEGA es traducido a los principios básicos y las áreas claves en lasque se debe enfocar el proceso de ingeniería de costos para alcanzar la Estrategia Corporativa.

A continuación se describen los diferentes principios y áreas estratégicas sobre los cuales sefundamenta el marco estratégico de ingeniería de costos:

Estrategia Corporativa de Capital

Prácticas y Desempeño Clase Mundo

Competitividad(Mejores decisiones)

Predictibilidad(Mejor Control)

Áreas Funcionales Estratégicas (Mejores Practicas de la Industria)

Gestión deProcesos paraMejoramiento

Continuo

Métodosenfocados enRiesgo y Valor

Gobernabilidada través de

Objetividad eIndependencia

Usar Mejores Prácticas de Ingeniería de Costos(como competencia esencial propia de la Organización)

Gestión delConocimiento

para Ingenieríade Costos

Calidad a travésde Revisión y

Validación

Desarrollo de Competencias en Ing. Costos

Mapas de proceso in tegrados / Procedimien tosalineados con el ciclo de vida del activo y proyecto

Base de datos histórica de proyectos para soportar

la planeación

Revisión cual itativa y validación cuantitativa basadas

en métricas empíricas

Metodologías y herramientas apropiadas para la fasedel ciclo de vida, tipo de activo y proyecto para

agregar valorOrganización centralizada por procesos comunes,metodologías y aseguramiento (Independencia)

Metodologías y herramientas enfocadas en riesgopara soportar efectivamente la planeación y toma de

decisiones


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Ingeniero de Costos (Ecopetrol – Contratistas)

• Aplicar criterios de alcance, costo, tiempo y riesgos en los proyectos o programas a su cargo• Generar y analizar los estimados de tiempo y costo mediante la utilización de las herramientas

y metodologías establecidas• Soportar la estructuración y revisión de los tiempos, costos y riesgos en las diferentes etapas

de la ingeniería, agregando valor, de acuerdo al alcance de los proyectos• Validar los estimados de costo y tiempo e integrar información proveniente de otras disciplinas

y asociados al proyecto para generar estimados integrales• Recopilar la información base para estimar los tiempos, costos y riesgos de los proyectos o

programas• Parametrizar y actualizar herramientas• Mantener actualizadas las bases de datos

Funcionarios de Ecopetrol

Todos los colaboradores son responsables por administrar el proceso de ingeniería de costos de losprogramas o proyectos a su cargo, mediante la implementación de las mejores prácticas en ingenieríade costos. Así mismo, tienen la obligación de participar de manera proactiva en la mejora continua,utilizando los medios disponibles en la empresa para este fin.

4. DESARROLLO

El proceso de ingeniería de costos es un proceso transversal e integral que soporta la definición de losprogramas y proyectos de la compañía, así como el desarrollo de los entregables a través de las fasesde maduración de acuerdo con el MMGP.


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Ilustración 3. Mapa de Proceso de Gobernabilidad y Aseguramiento (ver formato ECP-DPY-F-035)

A través de este proceso se asegura la toma de decisiones, permitiendo gestionar el portafolio deactivos de la Organización de manera objetiva e imparcial, focalizándose en las acciones que agregan

valor, garantizando el logro de los objetivos estratégicos de la compañía.

Para los programas o proyectos se debe iniciar el aseguramiento desde Fase 1 cuando se genera la ideay elabora el caso de negocio hasta la entrada en operación a través de la aplicación de lasmetodologías, procedimientos y mejores prácticas definidas para el proceso de ingeniería de costos eneste Manual según se estableció en nuestro marco estratégico.

4.2. ESTIMACIÓN Y ANÁLISIS DE COSTOS

El proceso de estimación y análisis de costos encierra la aplicación de metodologías y procedimientosque convierten la información técnica y sistemática cuantificada de un proyecto en informaciónfinanciera y de recursos.

Los resultados de la estimación son utilizados principalmente como entradas para la planeación denegocios (corridas financieras), análisis de costos (ingeniería de valor) y decisiones o procesos decontrol de costo y cronograma para proyectos.

El proceso se soporta en herramientas y datos que son creados y mantenidos para soportar losdiferentes tipos de estimados que se deben desarrollar a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

En el proceso se ilustran todas las interrelaciones que se tienen con diferentes áreas como por ejemploriesgos, planeación y programación, ya que durante todo el proceso se debe tener una comunicación

Punto de aseguramiento:Revis ión de entregables


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continua con estas áreas y una revisión de los pasos que preceden a la estimación o que se realizan en

paralelo.

Ilustración 4. Proceso de Estimación y Análisis de Costos

El proceso de estimación de costos normalmente utiliza una amplia variedad de algoritmos, datos,software, formatos, etc., la referencia de datos históricos incluyendo las lecciones aprendidas mejoranla confiabilidad de la estimación, por esto, un factor determinante en la calidad del estimado esla calidad de las bases de datos utilizadas.

Este mapa de proceso es un nivel de detalle adicional al proceso general y busca asegurar que todoslos pasos estén cubiertos sin redundancia.

En el formato ECP-DPY-F-035 se puede navegar a través de los diferentes procesos y elementos que loconforman, donde se incluyen metodologías, herramientas y referencias claves para una gestión acorde

con las mejores prácticas.

D

E

C

B

( )

•

•

• (, ,

,

)• B

• A

•

• (

)

•

• E

•

• D

•


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Ilustración 5. Mapa de Proceso de Estimación y Análisis de Costos (ver formato ECP-DPY-F-035)

A continuación se describen las diferentes actividades que involucra el mapa de procesos de estimacióny análisis de costos.

4.2.1. Actividades Principales

4.2.1.1. Planeación en estimación

La planeación inicial para el proceso de estimación debe estar integrada con la planeación de todos losotros procesos de control del proyecto, los cuales están divididos en fases que durante el proceso de

implementación del proyecto es revisado nuevamente con el fin de obtener un nivel mayor deautorización y fondos a la terminación de cada fase.En esta fase de planeación se deben considerar los tiempos, costos, recursos, herramientas ymetodologías para el correcto desempeño de cada una de las fases, igualmente se deben planear losroles y responsabilidades para cada paso y transición entre fase y fase.Al inicio de cualquier fase, las bases del alcance y los entregables técnicos son entradas claves, basadoen la evaluación de estas entradas el equipo del proyecto identifica actividades, recursos yherramientas necesarias. El resultado de esta planeación es la documentación del alcance de losesfuerzos en estimación y presupuestación de acuerdo con el tamaño y complejidad del proyecto.



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4.2.1.2. Especificar, obtener condiciones y analizar datos

La definición del alcance de una inversión o proyecto es descrita en diferentes documentos deplaneación y otros entregables. Para el alcance en costo y precio, se debe primero cuantificar oespecificar la información de los documentos del alcance en términos o formatos requeridos por elalgoritmo de estimación. Por ejemplo, un algoritmo que estima el costo de desarrollar un programa desoftware puede requerir el número de líneas de código como una entrada o en una estimación de unaconstrucción puede requerirse como entrada los metros lineales de tubería. El resultado de estacuantificación correspondería, a manera de ejemplo, al Take-off cuando dichas cantidades se derivande un plano.

4.2.1.3. Preparar el estimado

Esta actividad corresponde al núcleo del proceso de estimación, que es la traducción de toda lainformación técnica del alcance en términos de recursos financieros de inversión o los gastosnecesarios para realizar el plan. Esta traducción se realiza a través de algoritmos matemáticos(metodologías de estimación). El ciclo de vida de la estimación de costos debe ser aplicado a lo largode todo el ciclo de vida del proyecto, incluyendo la creación o modificación, operación o uso, ydisposición final para soportar el desarrollo y la toma de decisiones del proyecto u opción de inversión.

Durante la preparación del estimado se deben realizar, adicionalmente a costear los contenidos delalcance, las siguientes actividades:

♦ Fijación del precio: Esta actividad corresponde a la inclusión en el estimado de costos de losdiferentes cargos que se le aplican a una propuesta o contrato como por ejemplo los ítems deadministración y utilidad. Es muy importante diferenciar entre costo y precio (ver glosario).

♦ Simular y optimizar los costos: Los factores y parámetros en un algoritmo de estimación puedentener un rango de posibles valores que podrían ocurrir de acuerdo con el alcance definido. Paraestimación, la simulación se refiere a métodos que aplican una combinación de factores yparámetros alternos para producir una distribución de posibles salidas o resultados. Optimización serefiere a métodos que evalúan la compensación entre las entradas, como por ejemplo elementos delalcance, para minimizar o maximizar una determinada configuración con el fin de cumplir elobjetivo, normalmente, disminuyendo costos y maximizando el resultado, como es el caso de laingeniería de valor.

♦ Presupuestar costos: La presupuestación incluye asignar el costo estimado del proyecto en lascuentas de costo contra las que se medirá y evaluara el desempeño. Este proceso resulta en unaLínea Base de Costos para realizar el respectivo control.

♦ Analizar flujo de caja: Para servir como base para el valor ganado y otros métodos de control decostos, el presupuesto se debe distribuir en el tiempo para determinar cómo se van causando losdiferentes costos del proyecto para cada una de las cuentas o grupo de cuentas teniendo en cuentatodo el ciclo de vida. Como la forma en que se causan las inversiones, normalmente, sonrestringidas por razones financieras, el estimado y el cronograma generalmente son desarrolladosinteractivamente para asegurar que las metas financieras sean alcanzadas. El estimado de costos sedebe distribuir en periodos anuales para fases 1 y 2 como mínimo y para fase 3 se debe distribuir enperiodos mensuales como mínimo.


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El objetivo de la clasificación de los estimados es:

• Integrar la estimación con el proceso de proyectos• Mejorar las comunicaciones entre todos los involucrados del estimado• Evitar malinterpretaciones de que representa el estimado (y evitar una mala aplicación)• Servir como línea guía o base de comparación

La Asociación Internacional para el Avance de la Ingeniería de Costos (AACEI) ha desarrollado unSistema de Clasificación para el Estimado de Costos1, el cual establece cinco clasificaciones. Unestimado de costos de Clase 5 es aquel que es preparado en la etapa más temprana de definición delprograma o proyecto y un estimado de costos Clase 1 es el calculado cuando el proyecto está definido.En la tabla 1 se establece una clasificación determinando para cada clase el propósito y metodologíautilizada para la realización del estimado, también se menciona el grado esperado de precisión para

cada etapa de avance del proyecto. Se debe tener presente que este rango esperado no correspondea la precisión de los estimados entregados a cada uno de los Lideres de Proyectos, ya que cadaestimado debe tener su propio intervalo de confianza, este rango es solo un valor de referencia paramedir al final de ejecutar cada proyecto que tan preciso fue el cálculo del estimado de costos en cadauna de sus fases de maduración.

Fase delProyecto

Clase deEstimado

segúnAACEI2

Base parael Estimado

Uso finalPropósito del

estimado

Metodologíade Estimación

Grado Esperadode Precisión

(Ecopetrol) paraun P50 con 80%de Intervalo de

Confianza

Fase 1 Clase 5

Iniciativascon tamaño,capacidades,tipos equipos

Proyección oViabilidad

Factorización,

Modelosparamétricos,Analogía o

Juicio

+75% / -35%

Fase 2 Clase 4IngenieríaConceptual

100%

Estudio Conceptualo Viabilidad

Modelosparamétricos,

factores+40% / -20%

Fase 3

Clase 3

IngenieríaBásica 100%

Presupuestopreliminar

Costos unitariospor ítem

+25% / -15%

Clase 2

Presupuesto,Autorización yControl para el

proyecto uOfertas/Licitaciones

Costos unitariosdetallados

(Take-off)

+15% / -10%

Fase 4 Clase 1Ingeniería de

Detalle100%

Chequeo delEstimado u

Ofertas/Licitaciones

Costos unitariosdetallados(Take-off)

+10% / -5%

Tabla 1. Clasificación de los estimados de costos

1 AACE International Recommended Practice No. 18R-97, COST ESTIMATE CLASSIFICATION SYSTEM, June 15, 1998 2 The Association for the Advancement of Cost Engineering International.


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Independientemente de la clase del estimado y fase en que se encuentre el proyecto, el estimado debe

incluir el cálculo de la contingencia y escalación a un nivel de confianza P50 y un intervalo de confianzadel 80%, es decir, P10 y P90.

La precisión del estimado tiende a mejorar de la misma forma que el nivel de definición del proyectomejora.

Dos factores afectan la precisión de un estimado de costos: La confiabilidad de los datos con que se vaa elaborar y la calidad de los métodos, prácticas o técnicas que se tengan para efectuarlo. Entre estosdos factores, el más crítico, que afecta ampliamente la precisión del estimado de costos, es la calidadde la información a utilizar y la existencia de datos en firme sobre las variables más importantes, talescomo: La capacidad de una planta, la especificación de la calidad de la carga y de los productos, eldiámetro de un oleoducto, etc.

La composición de los costos que integran el estimado varía fase a fase a medida que se tiene unmayor nivel de definición del proyecto como se observa en la ilustración 6, donde el eje verticalmuestra el porcentaje del total del costo estimado para el proyecto.

Ilustración 6. Composición del Costo

Ecopetrol se basa en la siguiente práctica recomendada de la AACE para clasificar sus estimados decostos: AACE International Recommended Practice No. 18R-97

4.2.2.2.

Lineamientos aplicables a estimados de costos de terceros

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

F 1 F 2 F 3 F 4 F 5

C E D


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Lineamientos para la revisión, modificación e integración de los estimados preparados por terceros con

el estimado de costos del dueño del proyecto.

• Los estimados preparados por terceros deben basarse en la estructura codificada de proyectosdefinida por Ecopetrol.

• Los estimados se deben presentar en los formatos establecidos por Ecopetrol cumpliendo asícon los requerimientos mínimos de calidad del estimado.

• El profesional de Ecopetrol responsable del estimado de costos del proyecto debe integrar aéste, todos los estimados preparados por terceros.

• Los estimados preparados por terceros deben excluir el efecto de la inflación o deflación en losprecios bases de estimación.

4.2.2.3.

Requerimientos mínimos de calidad del estimado

El estimado de costos debe cumplir con unos requerimientos mínimos de calidad con el objetivo deasegurar que se apliquen las mejores prácticas en su desarrollo.

Los criterios que se deben asegurar como mínimo son los siguientes:

- La WBS del proyecto en cada una de las fases de maduración debe estar alineada con elestimado de costos, es decir, cada uno de los paquetes de trabajo estimados deben existir en laWBS del proyecto.

- La estimación de la contingencia debe ser el resultado de la cuantificación de los riesgosaceptados y riesgos residuales en el proceso de Gestión de Riesgo y se debe incluir como una

línea independiente en el estimado.- La estimación de la escalación se debe realizar de acuerdo con el flujo de caja definido por elproyecto y debe corresponder al cronograma del mismo (excluyendo inflación o deflación).

- La estimación de la Administración en los diferentes contratos que se deban ejecutar para eldesarrollo del proyecto debe ser el resultado de estimar los requerimientos propios de la obra oproyecto, es decir, no debe ser resultado de la aplicación de un factor o porcentaje.

- Se debe generar un documento el cual describa como fue desarrollado el estimado y defina lainformación utilizada para soportar su desarrollo. El documento debe incluir como mínimo unadescripción del alcance, metodologías, referencias y definición de los entregables utilizados,supuestos y exclusiones hechas, aclaraciones, ajustes realizados, descripción de cómo secalculo la contingencia y escalación, es decir, alguna indicación del nivel de incertidumbre(bases del estimado).

4.2.3. Estructura y Clasificación del Estimado de Costos

4.2.3.1.

Ítems de costo

A continuación se describen cada uno de los ítems de costo típicos de un estimado para un proyecto deconstrucción, en el archivo Excel del estimado de costos (Formato ECP-DPY-F-040) se explicacomentado en cada celda que costos se deben incluir en cada uno de ellos y cuales se deben excluir.

♦ COMPRAS Y CONSTRUCCION


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La estructura de los costos de construcción se clasifica por disciplinas o especialidades como se

describe a continuación.

• Civil: Este ítem de costo contempla la adecuación y preparación del sitio para áreas de proceso.

• Concreto: Este ítem de costo incluye concreto fundido en sitio y premezclado para cimentación yelementos estructurales

Las unidades de medida que se deben utilizar para medir el volumen del concreto debe ser:Metros cúbicos

• Acero: Este ítem de costo incluye elementos de acero estructural y otros elementos como vigasestructurales, columnas, viguetas, cerchas, etc.

Las unidades de medida que se deben utilizar para expresar el peso de este ítem debe ser:Kilogramos.

• Edificaciones: Este ítem de costo incluye todos los costos de construcción para edificaciones.Típicamente incluye casetas prefabricadas para cuartos eléctricos, de control y otros elementossensibles a las condiciones climáticas.

La unidad de medida para este ítem debe ser Área y se debe expresar en Metros cuadrados.

• Equipos mecánicos: El costo total de este ítem se subdivide en Labor y Materiales. Laborcorresponde a todas las actividades o tareas típicas para la instalación de equipos y materialesincluye a su vez equipos y bulks, donde equipos se refiere a los costos de los equipos mecánicos

(bombas, motores, variadores, tanques, teas, etc.) entregados en sitio, teniendo en cuenta losbulkmaterials.

• Tubería de Procesos: Este ítem de costo incluye toda la tubería de procesos (piping) fabricada ensitio y prefabricada en taller.

• Tubería: Este ítem de costo incluye toda la tubería para líneas de transferencia de hidrocarburossuperficial y enterrada (pipeline), fabricada en sitio y prefabricada (en taller). El trabajo deprefabricación debe estar incluido con el precio del material.

• Aire de procesos: Este ítem de costo incluye costos del trabajo de la lamina relacionados conductería de procesos, ventilación o aislamiento acústico y claraboyas

•

Eléctricos: El costo total de este ítem, al igual que el ítem mecánico, se subdivide en Labor yMateriales. Labor corresponde a todas las actividades o tareas típicas para la instalación deequipos eléctricos y materiales incluye a su vez equipos y bulks, donde equipos se refiere atotalizadores, transformadores, tableros de distribución de potencia, seccionadores,reconectadores, UPS's, rectificadores de potencia, plantas eléctricas, etc. El costo de los equiposdebe incluir el costo de bulkmaterial.

• Instrumentación y control: El costo total de este ítem, al igual que los ítems mecánicos yeléctricos, se subdivide en Labor y Materiales. Labor corresponde a todas las actividades o tareastípicas para la instalación de equipos para instrumentación y control, y materiales debe incluirequipos y bulks, donde equipos se refiere a computadores, DCS hardware, PCs, PLCs, MMI


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(interface) módulos, medidores de presión, medidores de flujo, medidores de densidad,

actuadores, etc. Y todos los materiales de control excepto los equipos definidos anteriormenteson considerados bulkmaterial.

Todos los instrumentos menores de campo, incluyendo válvulas de control, son bulkmaterial conexcepción de instrumentos de medición especializados y de alto valor.

• Pintura / Aislamientos / Revestimientos: Este ítem de costo incluye la preparación de superficie yrecubrimiento o pintura de concreto, acero, tubería, ductos, conduit y equipos en campo.También incluye aislamiento de equipos, tubería y ductos.

• Perforación / Completamiento / Workover: Este ítem de costo incluye todas las inversiones deoperación (equipos de perforación, servicios petroleros, alquileres, etc.) e inversiones enmateriales de perforación, terminación y workover.

• Consolidación Organizacional: Este ítem incluye todos los costos de desarrollo, análisis, pruebas,documentación, capacitación, instalación, implementación y estabilización de los proyectos deconsolidación organizacional.

• Investigación y Desarrollo: Este ítem incluye todos los costos de desarrollo, análisis, pruebas,documentación, capacitación, instalación, implementación y estabilización de los proyectos deinvestigación y desarrollo

♦ AIU COMPRAS Y CONSTRUCCION

Los costos de Administración, Imprevistos y Utilidad (AIU) del Contratista se incluyen en esta sección

donde se diferencia la administración aplicable a Gastos Reembolsables y el AIU aplicable a los costosde labor y materiales. Este costo del AIU se estructura como costo directo del proyecto para Ecopetrol.

♦ INGENIERIAS / ESTUDIOS / DISEÑO

Incluye todos los costos de las ingenierías, diseños y estudios desde el inicio de la definición delproyecto hasta el cierre de éste, sin incluir los costos de arranque.

♦ PCA

Este ítem de costo incluye el Precomisionamiento, Comisionamiento y Arranque de una planta, unidado equipo.

El precomisionamiento corresponde a todas las pruebas estáticas (no de funcionamiento) que elcontratista deberá realizar a cada equipo/circuito/sistema/ducto para alcanzar la terminación mecánica.

El comisionamiento corresponde a todas las pruebas dinámicas (de funcionamiento) que se realizarándespués de la obtención de la terminación mecánica.

El arranque corresponde a la etapa en que se introducen hidrocarburos líquidos, gaseosos y/o químicosa la unidad. Comprende la introducción inicial de cargas a las instalaciones, plantas o sistemas.


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♦ GERENCIA DE PROYECTO3

Incluye todos los costos de la Gerencia de Proyectos desde el inicio de la definición hasta el cierre deéste, sin incluir los costos de arranque.

Gestión del Proyecto: Incluye el Líder o Gerente del Proyecto y los demás roles que conforman elequipo del proyecto de acuerdo al Manual para conformación de equipos de proyectos (ECP-DPY-M-005), Consultorías asociadas, gastos asociados a la gestión del proyecto, aseguramiento de la calidadde los procesos

Servicios Especializados: Estimación y control de costos, planeación, programación, seguimiento ycontrol, análisis de riesgos propios del proyecto (Aseguramiento - Maduración).

Contratación y Compras: Gestión de compras, inspección de equipos, proceso precontractual y

contractual,

Otros gastos gerenciales: Administración corporativa (apoyos VST y Corporativos)Servicios Especializados DPY, Jurídico, Gestión inmobiliaria, Gestión Social, HSE, Asesoría Laboral.

Para la estimación de los costos de personal asociados a la Gerencia de Proyecto se debe tener encuenta lo estipulado en el Manual para conformación de equipos de proyectos (ECP-DPY-M-005).

Se deben estimar todos los costos del personal asignado al equipo del proyecto independientementeque el personal tenga o no relación laboral directa con Ecopetrol.

Si la dedicación no es exclusiva al proyecto el cálculo del costo se debe realizar de acuerdo con el

porcentaje de dedicación que se establezca para cada proyecto.Los costos y gastos indirectos asociados a la Gerencia del Proyecto como oficinas, equipos de cómputo,muebles y enseres, papelería, equipo de comunicación, etc., deben ser estimados y asignados a cadauno de los rubros de la Gerencia del Proyecto.

♦ GERENCIAMIENTO DE CONSTRUCCION

Las cuentas de costos de gerenciamiento de construcción en esta sección son utilizadas para registrarel costo de los servicios e ítems que normalmente son compartidos por múltiples subcontratistas deconstrucción para un trabajo típico

Los costos indirectos asociados a los contratos de construcción deben ser registrados en los costos

unitarios del contratista.Gerencia de construcción: Gestión de construcción de Ecopetrol: Líder de ejecución y profesionales desoporte, gastos asociados a la gestión de construcción. QA/QC (Interventoría)

Equipos de construcción (no contratista): Incluye arrendamiento y servicios de equipos de construcciónque no son suministrados por el contratista.

3 Cuando la gerencia de proyecto o el gerenciamiento de construcción es exclusivo para un solo proyecto este costo se

clasifica como directo, de lo contrario, se debe considerar indirecto.


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Facilidades y Servicios temporales: Incluye costos de movilización y transporte, facilidades temporales

(adecuaciones y los servicios temporales)

CONTINGENCIA

Este ítem de costo es conocido también como la reserva de contingencia y es una cantidad de dineroque debe ser adicionada al estimado de costos para cubrir incertidumbres por el nivel de definición delproyecto. Esta reserva de contingencia puede incluir los cambios durante la construcción pero nuncapuede incluir los cambios de alcance del proyecto.

No debe incluir las tolerancias calculadas para ítems específicos como material o labor, debido adesperdicios de material, daños durante la instalación, rendimientos diferentes en mano de obra, estastolerancias no se deben utilizar para cubrir riesgos generales del proyecto.

En la contingencia deben ir los valores calculados y generados en la gestión de riesgos durante la etapade cuantificación (ver Sección 4.7 – Gestión del Riesgo).

Los riesgos se clasifican de diferentes formas como se describe a continuación:

• Riesgos Conocidos son aquellos que han sido identificados, analizados y es posible desarrollarun plan para manejarlos

• Riesgos Desconocidos son aquellos que no pueden ser gestionados proactivamente• Riesgos Sistémicos

o El proyecto o atributos del sistema de procesos, como por ejemplo, que tan bien sedefine el alcance, estimado, tecnología utilizada, complejidad, etc.

o Riesgo predominante durante el inicio de desarrollo del alcance

• Riesgos Específicos del proyectoo Resulta de atributos, condiciones, actividades en un proyecto especificoo Estos riesgos generalmente no son identificables hasta después de la definición del

proyecto

Escala relativa de contingencia sistémica y específica del proyecto

Ilustración 7. Escala relativa de contingencia

5 4 3 2

(

)

5,


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La ilustración 7 muestra los dos tipos de contingencia que deben ser calculados y el comportamientocon el nivel de definición del proyecto de inversión.

Se destaca que la contingencia sistémica disminuye a medida que el nivel de definición del proyectoaumenta mientras la contingencia específica del proyecto se mantiene constante. Sin embargo, conniveles bajos de definición los riesgos específicos del proyectos no pueden ser conocidos por lo que lacontingencia especifica no tiene sentido y es suficiente con calcular la contingencia para el riesgosistémico (ver Sección 4.2.5.9 Calculo de contingencias).

La contingencia calculada nunca debe ser retirada del estimado

En la tabla 2 se enumeran los riesgos que deben ser incluidos en la Reserva de Contingencia delproyecto y cuáles no (aplica para riesgos primarios, residuales, secundarios, estratégicos, etc.).

Tabla 2. Clasificación Tipos de Riesgo

Los estimados de costos presentados y aprobados en los comités de decisión deben ser el resultado deun análisis probabilístico que incluya contingencia y escalación, donde el valor correspondiente al P50(nivel de confianza) será la línea base de costos y los valores P10 y P90 corresponden al intervalo deconfianza del 80%.

ESCALACIÓN

Este ítem de costo corresponde a los fondos para cubrir la variación de precios bases de estimacióndesde la fecha en que se realiza el estimado hasta la fecha planeada de terminación del proyecto.

Para soportar el cálculo de esta línea del estimado de costos, Ecopetrol cuenta con una herramienta enExcel que permite a través de pronósticos de las diferentes variables que afectan los costos de capitalestimar una cantidad de dinero para cubrir la incertidumbre asociada a cambios en los niveles deprecios inducidos por las condiciones económicas.

Esta cantidad de dinero calculada por escalación de precios, queda soportada en la herramienta para elcálculo de la escalación, la cual permite tomar decisiones basadas en información.

Tipo Riesgo Acción Se debe incluir enla Reserva de

Contingencia?

Especificodel

proyecto

Conocido Mitigado No

Conocido Transferido No

Conocido Eliminado No

Conocido Aceptado Si

Desconocido Aceptado Si

Sistémico Conocido /

Desconocido

Aceptado Si

Residual Conocido /Desconocido

Si


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ESPECIALES

Estos son costos de proyectos que no son comunes en la industria y sus efectos sobre los recursos yresultados del proyecto son generalmente marginales.

Licencias y Permisos: Incluye el costo de licencias ambientales y permisos de construcción

Predios, Servidumbres y/o Afectaciones: Incluye costos de adquisición de predios y pago deservidumbres y afectaciones.

4.2.3.2. Categorías de Costo

♦ Labor

Labor incluye salarios más costos indirectos de mano de obra como son:- Prestaciones Laborales- Beneficios- Seguros- Incentivos y bonos- Todo lo involucrado en montaje e instalación (herramientas, maquinaria para montaje, etc.)

♦ Material

Incluye el precio de compra de todos los suministros mas fletes domésticos e impuestos de venta(embalajes, IVA, fletes, impuestos extraordinarios y cargos relacionados).

Para bulkmaterial y equipos fabricados fuera del sitio, la mano de obra de fabricación está incluida enlos costos del material.

En material se deben incluir todos los costos de los equipos mecánicos, eléctricos, instrumentación ycontrol, al igual que los bulkmaterial asociados a éstos.

• Tipos de Materiales: Estas categorías se diferencian por la cantidad de proceso requerido paraque el material sea útil para su propósito

• Materia prima: son aquellos materiales utilizados en un proceso de producción o fabricaciónque requiere una mínima cantidad de procesamiento para ser útil. (Ej. Gravilla de un rio quecon un proceso de separación puede ser utilizado como sub-base para un camino)

•

Material Bulk : Esta categoría se distingue por su disponibilidad, por ejemplo una tubería deacero, en tamaños comunes, puede estar disponible con mínimos tiempos de espera para suorden y entrega, los productos de acero pueden ser considerados como material bulk en todassus formas barras, láminas, tuberías, estructuras, etc.

• Material Fabricado: Son material bulk transformado en ítems a la medida del cliente para unproducto o proyecto en particular, por ejemplo, una tubería de acero es fabricada condimensiones personalizadas para un uso en particular, como una refinería.


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• Material diseñado: Constituye una categoría que requiere un trabajo sustancial (ingeniería,

diseño) para alcanzar su forma final, por ejemplo, bombas, motores, calderas, ventiladores,compresores, etc.

4.2.3.3. Clasificación del Costo

♦ Costos directos:

Costos directos son aquellos recursos que son gastados únicamente para completar la actividad oactivo. En otras palabras, cualquier costo que esta específicamente identificado con un objetivoparticular de costo final, pero no necesariamente limitado a ítems que son incorporados en el productofinal como materiales y mano de obra (TCM Framework4)

♦ Costos indirectos:

Costos indirectos son aquellos recursos que necesitan ser gastados para soportar la actividad o activo,pero que están también asociados con otras actividades o activos. En otras palabras, cualquier costoque no es directamente identificado con un solo objetivo de costo final pero es identificado con dos otres objetivos de costo (TCM Framework).

4.2.4. Formatos

Para obtener una presentación uniforme de los estimados de costo, los siguientes son los contenidosmínimos que deben ser incluidos en el informe que se entrega al líder o gerente del programa oproyecto:

- Nombre del Programa o Proyecto y número de referencia del estimado

- Tipo de estimado- Bases del Estimado- Hoja resumen de todos los ítems de costos

o Compras y Construccióno AIU Compras y Construccióno Gerencia de Proyectoo Ingeniería / Estudios / Diseñoo Gerenciamiento de Construccióno Contingenciao Escalacióno PCAo Especiales

- Hoja detalle de los ítems de costo (memorias de cálculo)- Lista de supuestos y exclusiones- Nombre de la persona que lo realizo y aprobó

4.2.4.1. Requisición del Estimado

Este formato de Requisición del Estimado de Costos (ECP-DPY-F-037) busca oficializar la solicitud alEquipo de Ingeniería de costos para realizar o validar el estimado de costos de un proyecto o programaen particular.

4 Total Cost Management Framework, AACE, First Edition, 2006.


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En la tabla 3 se definen y priorizan (de izquierda a derecha) las diferentes metodologías y herramientas

que se deben utilizar durante el desarrollo de un estimado de costos según su fase.

Tabla 3. Metodologías y herramientas de Estimación

4.2.5.1. Cotización

Se cotizan equipos y materiales (nacionales e importados) a través de seguimiento histórico a lascompras realizadas anteriormente en Ecopetrol S.A. y/o llevando a cabo seguimiento a los acuerdos deprecios vigentes con proveedores en Ecopetrol S.A. Esta metodología aplica a las actividades tendientes

a obtener oportunamente los costos reales de los equipos, y los costos asociados a su adquisición comoson, transporte, nacionalización, impuestos, administrativos entre otros.

4.2.5.2. Escalación de Costos Históricos

Se estiman los costos de equipos, materiales y mano de obra a través de un índice de escalación paratener precios unitarios de dichos ítems de costo en el año actual partiendo de costos reales de añosanteriores (normalización).

4.2.5.3. Tecnificación de Costos

Herramienta que a través de Simulaciones de Montecarlo obtiene una distribución de precios convalores probables, a partir de actividades que afectan el costo en gran medida.

La tecnificación para perforación corresponde al análisis y evaluación de variaciones de costos ytiempos para características como profundidad, tipo de pozo y campo para servicios/actividadesejecutadas y proyectadas de pozos perforados anteriormente. La fuente de dicha información esOpenwells.

1 2 3 4

CAE 5 CAE 4 CAE 32 CAE 1 C

E CAE A G F E F G A E C

E EE A G F F G A C

AAC AE (AB) F G G F

AEAE A D F C

D G G D G G AE CA

D C G F G D G G B D

D G G D G G C

C D C D C D A

G G G G A

D G GD G G C

G D GD GD

GEECAE DE CCC

CGECA

ECAAC

CA

EECAE

C C C

A G F D

B E C

GEECA DE EC

GEEA


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4.2.5.4.

Factores

La estimación paramétrica utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables(por ejemplo, pies cuadrados en la construcción) para calcular una estimación de parámetros de unaactividad tales como alcance, costo y duración. Esta técnica puede dar resultados sumamente exactos,de acuerdo con la complejidad y la información subyacente incorporada al modelo. Un ejemplo delparámetro de costos se obtiene multiplicando la cantidad planificada de trabajo que se deba realizarpor el costo histórico por unidad, a fin de obtener el costo estimado.

♦ Factores Lang:

Son diferentes índices que permiten convertir los costos de equipos en costos totales de plantaincluidos la instalación y montaje.

El método de Factor Lang es utilizado para estimar el costo de la inversión de un proyecto a partir delcosto de los equipos principales. Esta técnica es utilizada frecuentemente para obtener un orden demagnitud en la estimación y aplica para las fases 1 y 2 del MMGP.

♦ Factores Happel:

Los factores Happel son una metodología de estimación de capital de inversión para plantas deprocesamiento químico de fluidos usando múltiples factores. El método comienza con la deliberación delos costos de los equipos.

Rangos de factores por labores de instalación, aislamiento, tubería, cimientos, edificios, estructuras,sistema contra incendios, sistema eléctrico, pintura, gastos de operación, honorarios de ingeniería ycontingencias son aplicados en la metodología.

El ingeniero de costos debe hacer un ejercicio de juicio en la selección de los factores apropiados,teniendo cuidado al seleccionar los factores porque estos pueden aplicar solo a cierto tipo de plantas deprocesamiento.

El método Happel se puede aplicar para la estimación de inversiones de proyectos que involucrenplantas nuevas de refinería y de gas.

Esta metodología aplica para las fases 1 y 2 del MMGP.

♦ Factores Hand :

Son factores de equipos por tipo de equipo.

Estos factores fueron elaborados con base en los factores Lang donde se propone utilizar diferentesfactores de acuerdo con el tipo de equipo (columnas, vasijas, intercambiadores de calor, bombas,compresores, etc.).

Los factores de Hand estiman costos directos de campo (excluyendo instrumentación).Los factores publicados de Hand se encuentran en el rango de 2.0 a 3.5 (estos podrían estar alrededorde 2.4 a 4.3 incluyendo instrumentación)

♦ Relación de Factores para calcular costos de equipos, ingeniería y construcción:


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Utilizado nominalmente para tecnologías conocidas, pero se puede utilizar para tecnologías nuevas

cuando exista información para ello.

EQUIPOS: Estimado por sus especificaciones Vs las curvas de costos. Se buscan relaciones con otrosequipos comprados de especificaciones similares y relaciones con cotizaciones existentes; se escalanestos valores de acuerdo con diferencias entre especificaciones para ajustar sus dimensiones y otrasvariaciones. Todos estos métodos requieren ajustes escalatorios.

INGENIERIA: Se estima con base en proyectos de alcances similares o magnitudes de Planta Vs curvasde costos de Ingeniería, o relaciones típicas sobre el costo total de los equipos. Por ejemplo laingeniería puede costar aproximadamente de un 17% a un 20% sobre costo total de los equipos.

CONSTRUCCION : Los estimados se elaboran utilizando una relación típica del costo total de los equiposde proyectos similares: Por ejemplo, la construcción puede costar un 60% del valor de los equipos.

Estos valores se deben ajustar con factores de escalación y localización.

4.2.5.5. Formula Capacidad

Esta técnica toma como base una relación exponencial de capacidad mejor que una relación lineal.

Estas relaciones de factores se usan para estimar costos de un nuevo tamaño de planta o capacidadpartiendo desde un costo conocido de otra planta de diferente tamaño o capacidad. La relación defactores es una fórmula simple exponencial:

C2 = C1 (Q2/Q1)X Donde:

C2 = Costo a ser calculado para la capacidad Q2C1 = Costo conocido de la capacidad Q1X = Factor exponencial de la capacidad

Por lo general se utiliza para cálculo de costos de equipos un factor exponencial de 0,6 y parafacilidades que sean temporales o definitivas un factor de 0,7.

Por Ejemplo, si un generador de turbina que produce 50 MBTU / Hr cuesta MUS$1.0 el costo para ungenerador de 100 MBTU / Hr podría ser del orden de:

C2 = 1 (100/50)0.6 = $1.5 Millones

Esta clase de estimados debe ajustarse por escalación de precios y localización de la planta.

4.2.5.6. Aspen ICARUS

Herramienta diseñada para realizar la estimación técnica de los costos en proyectos de inversión, quebusca reducir la incertidumbre de los estimados mediante el incremento en la calidad de la informacióny la precisión de los criterios usados en la estimación, durante el ciclo de vida del proyecto.

ICARUS es utilizado para estimar los costos de los proyectos que involucren plantas de proceso,estaciones de tratamiento y bombeo y en general proyectos para el downstream. ICARUS tienediferentes módulos que soportan la estimación en cada una de las fases como se visualiza en lailustración 8:


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Ilustración 8. Proceso de Trabajo APEA/ACCE

La funcionalidad del APEA incluye:

• Interfase para vincular los diagramas de flujo de los simuladores (Se conservan las interconexionesy los datos de las corrientes que provienen de la simulación).

• Diseño y costos de los volúmenes de obra asociados para cada equipo P&IDs (Dibujos de Tubería e Instrumentación) Diseños Civiles Diseños de Acero Eléctrico Aislamiento Pintura

• Expansión de las Operaciones Unitarias a los equipos• Tamaño preliminar de los equipos (Aplica procedimientos de diseño estándar de la industria y sus

códigos: ASME, API, TEMA, NEMA)• Lista de Corrientes incluidos los Servicios Auxiliares• Los Modelos de Equipos son dimensionados automáticamente• Corre un Estimado inicial de Proceso (Escenario base), incluye: Capacidad de la Planta, Costo de

Capital, Costo de Operación, Ventas de Producto• Se exporta al ACCE• Reportes por componentes y totales

La funcionalidad del ACCE incluye:

• Ajuste de la Capacidad (5-600%)• Regionalización de precios, tarifas y rendimientos y Reubicación Geográfica (País, Moneda, fuerza

de trabajo)• Sistemas de Poder y Control de Procesos (Almacenamiento Offside, Cuartos de Control, Racks de

Tuberías)

C D

B

D E

A E A AEA

( A E)

A C C E ACCE

( A B)

ACA

IDENTIFICACIÓNDE LA

OPORTUNIDAD

SELECCIÓN DELA

ALTERNATIVA

DEFINICIÓNDEL PROYECTO EJECUCIÓN


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• Ingreso de estructura de contratos, Ejecución del Proyecto con Contratistas Múltiples (defino cuanto

me vale y quien me hace la ingeniería)• Desarrolla reportes de costos y hora-hombre para cada fase de ingeniería del proyecto:

Horas-hombre para la ingeniería básica y de detalle, así como la contabilidad de los dibujos Procura Servicios “home office” Supervisión de la construcción en campo Comisionamiento Arranque Renta de equipo Administración de la ingeniería y construcción

• Tuberías Particularizadas• Tarifas y Productividad por cuadrillas• Indexación Materiales y Mano de Obra• Planeación – Produce un programa “CPM”• Reportes por componentes y totales• Reportes Detallados por Disciplina – Crystal Reports, Excel, etc.• Librerías de Costos Unitarios

Los costos de la mano de obra, se basan en salarios promedios por especialidades. Si se conocenfactores de salarios propios del sitio de la obra, como el caso de Ecopetrol, se pueden colocar en elprograma. Igualmente, pueden ajustarse las productividades por especialidad y por equipo.

El flujo general del proceso de estimar el proyecto en la herramienta se muestra en la ilustración 9.

Ilustración 9. Flujo del Proceso de estimación en APEA/ACCE

4.2.5.7. Bases de Datos

Las bases de datos son una herramienta de vital importancia para el desarrollo de la actividadprofesional, ayudando a organizar, relacionar y administrar de manera eficiente los datos.

E C

C

E C

EC

CE

A

E E EEC?

CA

DED

A G

E E EEC?

F,

D, C

E

E

A E A (AEA)

A C C E (ACCE)

AE


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Ilustración 10. Pantalla de consulta de Cost data online – RichardsonTM

Richardson ofrece una completa y actualizada base con los estándares para estimación de costos deplantas de proceso, facilidades, plantas de tratamiento de agua y construcción en general.

Esta información orienta y soporta a los profesionales del área de estimación de costos ypresupuestación de proyectos, obteniendo estimados en menor tiempo y con una mayor precisión,

mejorando así su aporte al desarrollo y maduración de los proyectos de inversión de Ecopetrol.

1. Costdataonline.com: Provee una interfase en línea con las bases de datos de estándares paraestimación de Richardson, los datos presentados son ajustados dinámicamente para cada ciudad, labase de datos se actualiza continuamente con los últimos precios de mano de obra y materiales

2. Richardson Process Plant Construction Cost Estimating Standards™: Catálogo en CD-ROM condocumentos de 4,000 páginas que contiene los estándares de estimación de costos paraconstrucción de plantas de procesos, facilidades, plantas de tratamiento de agua, precios unitarios,mano de obra y materiales de construcción en general en la industria petrolera.

3. Richardson International Construction Factors Manual ™: Manual en CDROM de 900 páginas quecontiene los factores internacionales de construcción, con información valiosa de 56 ciudades

principales en 34 países, tales como: estructura de gobiernos, impuestos, economía, leyes deempleo, clima, geografía, niveles salariales, factores de productividad, costos de transporte, yregulaciones ambientales y de negocios.

♦ Pricing and Purchasing Service - Global Insight

Este servicio de información suministra un pronóstico solido y creíble de las diferentes variables queafectan los costos de capital en nuestros proyectos, apalancado en el conocimiento de economistasexpertos. Este servicio es la fuente de información para alimentar la herramienta para el cálculo de laescalación en los proyectos o programas.


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Esta información nos permite estar actualizados en temas como:

• Situación actual y proyecciones de precios que afectan el CAPEX en la industria• Análisis de los inductores de los cambios en costos de la industria• Descripción de los cambios futuros de costos en el corto y largo plazo• Análisis comparativo de la evolución del costo en todas las regiones y tipos de desarrollo

♦ BASE DE DATOS HISTÓRICA DE PROYECTOS

El objetivo principal de crear una base de datos histórica es convertir los datos en información útil yesta información en una gran base de conocimiento que permita un mejor entendimiento de loscostos, tiempos, riesgos y de esta forma soportar el desarrollo de estimados para proyectos futuros.

Para comenzar a recolectar información histórica de costos de proyectos es necesario definir primerouna forma estándar para almacenar dichos datos, formato que se definió en la sección 4.2.4 (Formatos).

Para implementar una base de datos histórica que contenga la información de los diferentes costos,tiempos y riesgos, tanto reales como estimados de los proyectos, es necesario disponer de un númerosuficiente de proyectos que hayan utilizado los formatos estándar, para lo cual se debe iniciar aalmacenar de una forma ordenada los diferentes registros que se generen durante el proceso deingeniería de costos.

4.2.5.8. Cotización en Firme

Se cotizan equipos principales, equipos menores y materiales en las fases 3 y 4 del modelo de

maduración y gestión de proyectos de Ecopetrol donde se cuenta con las especificaciones definitivas.Esta metodología aplica a las actividades tendientes a obtener y asegurar oportunamente los costosreales de los equipos, y los costos asociados a su adquisición como son, transporte, nacionalización,impuestos, administrativos entre otros.

4.2.5.9. Análisis de Riesgos

Herramienta de análisis que permite optimizar la estimación de los costos de un presupuesto,determinando las incertidumbres que pueden incrementarlos.

En estimación de costos, el riesgo juega un papel importante en la estimación de la contingencia y laescalación.

Para estimar estas incertidumbres Ecopetrol cuenta con 2 herramientas estándar para calcular el valorde la contingencia y la escalación del proyecto.

4.2.5.10.

Análisis de Precios Unitarios (APU)

Esta herramienta desglosa el costo de las actividades (ítem de costo) en sus componentes, costosdirectos (materiales, mano de obra, maquinaria/equipos) e indirectos con el fin de obtener un óptimoaprovechamiento en el análisis de precios unitarios.


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4.2.5.11. Juicio de Expertos

Expertos en la materia internos o externos a la organización, como expertos en ingeniería de costos,establecen y validan los datos.

La técnica de estimación análoga utiliza los valores de parámetros como el alcance, el costo y laduración o medidas de escala tales como el tamaño, el peso y la complejidad de una actividad similaranterior como base para estimar el mismo parámetro o medida para una actividad futura. Se utilizafrecuentemente para estimar un parámetro cuando la cantidad de información detallada sobre elproyecto es limitada (por ejemplo, en fase 1 y 2). La estimación análoga es una clase de juicio deexpertos.

4.2.6. Tiempos Estimados para la Prestación del Servicio

Con el objetivo de prestar un servicio oportuno, eficaz y de calidad, se definió con los equipos deIngeniería de Costos unos tiempos necesarios para desarrollar estimados de calidad.

Los tiempos definidos en la matriz, corresponden a días hábiles, los cuales empiezan a contar una vezse recibe la solicitud para validar o desarrollar el estimado y toda la información se encuentrecompleta.

De acuerdo con el tipo de proyecto y la fase en que éste se encuentre se establecieron los días para laprestación del servicio.

Tabla 4. Tiempos estimados proceso de estimación de costos

4.3. PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN

Este mapa de proceso (ilustración 11), así como el de Estimación y Análisis de Costo, es un nivel dedetalle adicional al proceso general y busca asegurar que todos los pasos estén cubiertos sinredundancia en cuanto a Alcance y Programación se refiere.

( )

1 2 3 4 7 10 17 9

7 10 16 8

6 9 15 8

5 7 12 6


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Ilustración 11. Mapa de Procesos de Planeación y Programación

A continuación se describen las diferentes actividades que involucra el mapa de procesos de Alcance yProgramación.

4.3.1. Actividades Principales de la Gestión del Alcance

4.3.1.1. Definición del Alcance

♦ Condiciones Generales

La definición del alcance de proyectos en Ecopetrol, es una actividad que se desarrolla en forma

progresiva, y se va asegurando durante las fases de maduración del MMGP. A partir del enunciado delalcance, y su posterior transformación en la estructura de desglose del trabajo (WBS, por sus siglas eninglés), se deben fundamentar la elaboración del presupuesto, la programación, los recursos y laidentificación y valoración de riesgos.

Esta elaboración progresiva del alcance debe garantizar la inclusión de los parámetros de desempeñodel proyecto, los cuales se resumen en la ilustración 12.

Estos se pueden calificar en cuatro (4) grupos que son:

• Parámetros de desempeño del Producto



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MA

EC

• Parámetros de desempeño c• Parámetros de entrega• Parámetros de desempeño d

Ilustración♦ PARÁMETROS DE DESEMPEÑ

Corresponden a aquellos que defincompañía para apalancar el logro d

• Capacidad de Respuesta a l

Se debe garantizar que la capacidausos esperados que apalanquen los

UAL DE INGENIERÍA DE COSTOS PARA PINVERSION

MACROPROCESO DE GESTIÓN DE PROYDIRECCIÓN CORPORATIVA DE PROYE

- DPY-M-003 Elaborado

30/05/2010

onvencionales

el ciclo de vida

12. Parámetros de Desempeño de Proyecto DEL PRODUCTO

n la funcionalidad, del producto y del proyectsus objetivos estratégicos. Se resumen en la il

a necesidad y compatibilidad con la organi

de diseño considere los diferentes requerimieobjetivos estratégicos organizacionales y del pr

OYECTOS DE

CTOSTOS

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s

o, requeridos por laustración 13.

zación.

ntos, restricciones yyecto.


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MA

EC

Ilustración 1

• Desempeño funcional.

El proyecto debe cumplir con lasdefinir el nivel de funcionalidad bajpor ejempl

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