Zmiany dla wersji 4.5 – 5...River Jacek Bator Spółka Jawna 30-133 Kraków, ul. Juliusza Lea 210...

River Jacek Bator Spółka Jawna 30-133 Kraków, ul. Juliusza Lea 210 B;tel. (0-12)638-66-55, fax. (0-12)636-97-36, www.aktyn.pl

Zmianydla wersji 4.5 – 5.8

POLO – OMEGA – QUATRO

(Suplement zbiorczy do Instrukcji Obsługi)

http://www.aktyn.pl

2 Aktyn – Programy wspomagające zarządzanie

Suplement do Instrukcji Obsługi 3

Spis treści

ZMIANY W WERSJI 4.5 ...........................................................12ZMIANY W ZAKRESIE OPERACJI KASOWO – FINANSOWYCH ............. 13

Mechanizm ułatwiający kontrolowanie operacji kredytowych.................................13Ograniczenie kwoty kredytu........................................................................... 13Limit okresu kredytowania ............................................................................ 15

Blokada sprzedaży dla spóźniających się z płatnością ...........................................16Poszerzenie możliwości programu przydatnych przy windykacji należności ...........17Modyfikacja mechanizmu wystawiania poleceń przelewu.......................................19Rozliczanie przelewu zgodnie z rzeczywistą datą zapłaty .......................................19Przecena towarów...............................................................................................19Eksport danych do programu EdiCash ................................................................20Konfigurowanie sposobu zapłaty .........................................................................21Kwota wpłacona do kasy a kwota do wydania......................................................21Uwzględnienie w raportach kasowych operacji wykonanych przez podanegokasjera ................................................................................................................21

ZMIANY W ZAKRESIE OBROTU TOWAROWEGO / SPRZEDAŻY........... 23Przyjęcie towarów z rejestracją faktur RR.............................................................23Ułatwienie pracy podczas inwentaryzacji poprzez podpowiadanie cen z cennika.....25Edycja ceny zakupu z ostatniej dostawy ...............................................................25Zestawienia towarów do wydania.........................................................................26Zwiększenie komfortu pracy sprzedawców poprzez szybki podgląd ostatnichtransakcji. ...........................................................................................................27Ujemne rabaty towarowe - dopłaty.......................................................................28Obsługa promocji – drugi rabat towarowy............................................................28Rejestrowanie importowych faktur zakupowych ...................................................28Karty stałego klienta i współpraca z czytnikami kart chipowych .............................29Fiskalizacja na stanowisku kasowym paragonów wystawionych na stanowiskachsprzedaży ...........................................................................................................31Uproszczenie zwrotu towarów do dostawców......................................................32Zwiększenie komfortu pracy użytkownika przy wystawianiu dokumentów PZ........33Mechanizm sprawdzania bazy rezerwacji towarów i jej naprawy.............................33Usprawnienia przy rezerwacji zamówionego towaru ..............................................34Kod towaru w formie ograniczonego kodu...........................................................34Komunikacja z kolektorami danych Optikon, Denso, ScanPal ..............................35

DODATKOWE RAPORTY ................................................................................ 37Ewidencja VAT zakupów w cenach detalicznych.................................................37Rankingi sprzedaży .............................................................................................38Raport z nadmiernych rabatów ............................................................................39Raport ze sprzedaży wg dostawców....................................................................39Raport dotyczący towarów zalegających w magazynie..........................................40


Raport dotyczący towarów zarezerwowanych......................................................41Harmonogram rozrachunków...............................................................................41Konfiguracja raportów „różnych” ........................................................................42

ZMIANY W ZAKRESIE DOKUMENTÓW....................................................... 44Dostosowanie wyglądu faktury ............................................................................44

Nowe formy faktury....................................................................................... 44Poprawa przejrzystości faktur ....................................................................... 44Umieszczanie na fakturze dodatkowej informacji tekstowej ............................ 45

Drukowanie opisu towaru na dokumentach...........................................................45Wybór kontrahenta przed wypełnieniem listy towarowej........................................45Umieszczanie na fakturze danych odbiorcy innego niż nabywca ............................46Wystawianie dokumentu sprzedaży w oparciu o ceny hurtowe netto bądź brutto ...46Wydruk kopii paragonu fiskalnego na zwykłej drukarce ........................................47Paragon z opóźnionym terminem zapłaty..............................................................47Przyspieszenie wystawienia paragonu...................................................................48Automatyczna numeracja paragonów...................................................................49Zgodność rabatu na paragonie z rabatem na fakturze ............................................49Dodatkowe informacje na wydruku dokumentu KD (korekta PZ) ..........................49

INNE ZMIANY.................................................................................................... 50Zmiany w zakresie uprawnień użytkowników........................................................50

Zmiana dotychczasowego znaczenia uprawnień ............................................ 50Nowe uprawnienia szczegółowe .................................................................... 50

Konfiguracja stanowisk w zakresie lokalnym.........................................................51Przyspieszenie pracy programu poprzez zmniejszenie rozmiaru baz danych ...........52Nowa drukarka fiskalna obsługiwana przez Aktyn.................................................52

DODATKOWE PARAMETRY SYSTEMU OPERACYJNEGO...................... 53Katalog roboczy z plikami tymczasowymi ...................................................... 53Standard polskich znaków na drukarce......................................................... 53

ZMIANY DOSTĘPNE W WERSJI QUATRO .................................................. 54Wspólna lista rozrachunków................................................................................54Zaawansowany system rabatów...........................................................................59

Automatyczne przydzielenie rabatu................................................................ 59Tabela rabatów – na podstawie kodu ........................................................... 60Tabela rabatów – na podstawie działu ......................................................... 61Tabela rabatów – na podstawie pliku ........................................................... 63Jak program „uczy się” tabeli rabatów?....................................................... 65Uwaga na sumowanie się rabatów!.............................................................. 66

Dokumenty WZ ..................................................................................................67DODATEK 1: AUTORYZACJA PRZEZ TELEFON ....................................... 76

Etap pierwszy: złożenie zamówienia .....................................................................77Dalsze czynności (dyskietka autoryzacyjna)..........................................................78Dalsze czynności (klucz sprzętowy).....................................................................80

DODATEK 2: AKTUALIZACJA PROGRAMU................................................. 83


ZMIANY W WERSJI 5.0 ...........................................................85SPRZEDAŻ.......................................................................................................... 86

Podgląd ceny z ostatniej sprzedaży................................................................ 86Podgląd zamówień ....................................................................................... 86Blokada towaru przez wcześniejsze rezerwacje............................................... 88Możliwość chwilowego usunięcia rezerwacji towaru ...................................... 88Zmiana czasu przy wejściu do modułu sprzedaży fiskalnej............................. 89Wydruk RF po paragonie.............................................................................. 89Wydruki dokumentów sprzedaży.................................................................... 89Kontrola wydruków dokumentów sprzedaży................................................... 89Zmiany w oknie widocznym przy wystawianiu paragonu ............................... 90Zapamiętywanie zmiany cen w trakcie sprzedaży........................................... 90Blokada niezgodności EAN z lokatorem......................................................... 90Informacja o korekcie na liście WZ................................................................ 91

OPERACJE KASOWE ....................................................................................... 92Drukowanie przelewu na płatność, której nie ma na liście rozrachunków....... 92

PRZYJĘCIE TOWARU...................................................................................... 93Rozszerzenie marż ......................................................................................... 93

PRZESUNIĘCIA WEWNĘTRZNE.................................................................... 94Zmiana cen na liście towarów w magazynie.................................................. 94Możliwość zablokowania wglądu w ceny zakupu i nabycia........................... 94Możliwość tworzenia dokumentu PW „na raty” ............................................ 94

ZAMÓWIENIA.................................................................................................... 96Zamówienie wzorcowe .................................................................................. 96Zamówienia złożone do dostawcy.................................................................. 96Wystawienie PZ z wykorzystaniem zamówienia złożonego.............................. 99Podgląd zamówień wg Tras........................................................................ 100Dodanie nowego zamówienia na podstawie Magazynu ............................... 100Dodawanie opisu towaru w trakcie wystawiania zamówienia...................... 100Pozostałe zmiany w module Zamówienia..................................................... 101

INWENTARYZACJA........................................................................................ 102Nowe ułatwienia w edycji arkusza spisu z natury......................................... 104

KONTRAHENCI ............................................................................................... 105Grupowanie kontrahentów.......................................................................... 105Wybór wg specyfikacji................................................................................. 108Blokada sprzedaży dla kontrahentów .......................................................... 108

RABATY ............................................................................................................ 110Rabat w oparciu o tabelę rabatów .............................................................. 110Nowe mechanizmy ustawiania Autorabatu w Danych Kontrahenta ............. 114Uwagi ogólne do stosowania rabatów......................................................... 116Możliwość zmiany rabatu w trakcie sprzedaży ............................................. 117Liczniki obrotów.......................................................................................... 117


Stosowanie rabatów w sieci sklepów – nowy parametr w oknach Eksportu /Importu ...................................................................................................... 118

RAPORTY......................................................................................................... 121Dane adresowe w raporcie wg kontrahentów .............................................. 121Dane kontrahenta w raporcie wg dokumentów............................................ 121Stany.......................................................................................................... 121Kartoteka magazynowa – nowe uprawnienie .............................................. 122Nowy parametr „Towary WZ” w raportach Transakcje/Towary zesprzedaży.................................................................................................... 122Nowy parametr „Sklejanie stanowisk”........................................................ 122

RÓŻNE .............................................................................................................. 123Rankingi sprzedaży..................................................................................... 123Towary nieaktywne..................................................................................... 123Historia towaru .......................................................................................... 124Zamówienia................................................................................................ 125Harmonogram rozrachunków ..................................................................... 126Sprawozdania dla... ................................................................................... 126Rabaty kontrahentów.................................................................................. 127Kontrahenci nieaktywni .............................................................................. 127Ilości min. i max. ........................................................................................ 128Ostatnie ceny zakupu ................................................................................. 129Wydania towarów na WZ ........................................................................... 130Wartości magazynów .................................................................................. 130Zalegające towary ...................................................................................... 130Dokumenty... .............................................................................................. 131Powiązania dokumentów ............................................................................ 132Historia płatności ....................................................................................... 132Tabele rabatowe......................................................................................... 133Towary i ich dostawcy ................................................................................ 134Rozrachunki archiwalne ............................................................................. 134Potwierdzenia sald ..................................................................................... 135Blokowanie kontrahentów ........................................................................... 136Faktury dostawców..................................................................................... 136

Etykiety ............................................................................................................ 136Definiowanie formatu strony i etykiety......................................................... 137Zmienne dostępne w Etykietach................................................................... 141Drukowanie etykiet ..................................................................................... 143

DRUKOWANIE PRZELEWÓW...................................................................... 146Przygotowanie do drukowania przelewów.......................................................... 146Sposób użycia programu................................................................................... 147

Nadruki na blankietach przelewów ............................................................. 149INNE ZMIANY.................................................................................................. 150

Dodatkowe kody towarowe.......................................................................... 150


Obliczanie limitów ...................................................................................... 152Uprawnienie: Zmiana stanowiska............................................................... 153Import z kolektora w Remanencie początkowym........................................... 153Export danych do formatu MultiCash ......................................................... 153Eksport do formatu MiniBank ..................................................................... 154Drukarki fiskalne Posnet z ”nową” homologacją ........................................ 156Zamiana paragonu niefiskalnego na fiskalny.............................................. 157Informacja o wadze w danych towaru ......................................................... 158Data sprzedaży na dokumentach FA/RA...................................................... 158Nowy parametr w Magazynie Archiwalnym ................................................ 158Nowy parametr „Faktury RR w cenach brutto” .......................................... 159Dane towaru - specyfikacja ......................................................................... 159Dane towaru – KodNr ................................................................................ 160Dane towaru – Dział .................................................................................. 161Import z kolektora – nowy towar w systemie................................................. 161Operacje kasowe i Raporty.......................................................................... 161Obsługa wielu kont bankowych................................................................... 161Specyfikacja podpowiadana z kontrahenta.................................................. 162Nowy mechanizm wyszukiwania towaru po opisie ....................................... 162Nowa forma faktury .................................................................................... 163Oszczędność papieru do drukarek fiskalnych ............................................... 163Możliwość zablokowania przypadkowego użycia klawiszy F2 i F5 ............... 163Komunikat: „Błąd wydruku; przyczyna – niezidentyfikowany błąd”............ 164Zmiana standardu polskich znaków na drukarce......................................... 165Zmienna SET KONFIG .............................................................................. 165Obrót opakowaniami zwrotnymi.................................................................. 166

ZMIANY W WERSJI 5.5 .........................................................167SPRZEDAŻ........................................................................................................ 168

Wystawianie dokumentów sprzedaży na podstawie zamówień ...................... 168Pobieranie na dokument sprzedaży zamówień dotyczących kontrahentainnego niż wybrany..................................................................................... 168Nowa forma faktury .................................................................................... 168Nowe formy wydruku dokumentu WZ .......................................................... 169Rabaty przy pomocy korekt wartościowych .................................................. 170

OPERACJE KASOWE ..................................................................................... 171Rozliczanie płatności przelewowych............................................................. 171Automatyczne rozliczanie rozrachunków...................................................... 171Status rozrachunku ..................................................................................... 171Podgląd listy towarowej dokumentu z poziomu tabeli rozrachunków............ 172Własny tekst wezwania do zapłaty............................................................... 173

PRZYJĘCIE TOWARU.................................................................................... 174


Sumowanie towarów dodawanych czytnikiem kodów kreskowych ................ 174Import danych z kolektora na dokument PZ................................................. 175

PRZESUNIĘCIA ............................................................................................... 176Import z kolektora na listę towarową dokumentów PW i RW........................ 176Nowy mechanizm exportu i importu przesunięć międzymagazynowych......... 176

ZAMÓWIENIA.................................................................................................. 178Numeracja zamówień wg nr sprzedawcy..................................................... 178Przenoszenie formy płatności z zamówienia na dokument sprzedaży ............ 178Klawisz [F3] w tabeli zamówień ................................................................. 178Sortowanie w tabeli zamówień wg numeru zamówienia od kontrahenta ...... 179Tworzenie zamówienia do dostawcy na podstawie towarów brakujących..... 179Tworzenie zamówień do dostawcy na podstawie bilansu ............................. 179Możliwość wstawiania własnego tekstu na wydruku zamówień .................... 180Ilość towaru na magazynie bieżącym .......................................................... 180Podgląd stanów wybranego towaru na wszystkich magazynach.................. 180

RAPORTY......................................................................................................... 182Nowa forma wydruku raportu Cenniki/ z kartoteki....................................... 182Dodatkowy parametr w raportach Brakujące i Nadwyżkowe towary............ 182

KONFIGURACJA............................................................................................. 183Inne – Podpowiadaj ceny sprzedaży równe cenom nabycia ......................... 183Inne – Drukuj datę otrzymania na korektach............................................... 183Inne – Ostrzeżenie o przeterminowanych płatnościach................................. 183Inne – Marża na wydruku PZ liczona „z góry”........................................... 184Inne – Numeracja zamówień wg nr sprzedawcy.......................................... 184Inne – Export do Ecimp=0, MultiCash=1, MiniBank=2, Elixir-O=3.......... 184Inne 2 – Blokada automatycznego dodawania kontrahenta......................... 184Inne 2 – Informacja o przekroczeniu cen nabycia ........................................ 185Inne 2 – Lista kaucji za opakowania zwrotne w osobnej tabeli .................... 185Inne 2 – Wydruk zamówienia do dostawcy bez cen...................................... 185Inne 2 – Import eksport PW/PP .................................................................. 185Inne 2 – Zaznaczanie niesieciowe w cenniku ............................................... 186Konfiguracja sprzedaży – Wielokrotne dobieranie tego samego towaru z tejsamej dostawy ............................................................................................ 186Konfiguracja wydruków – Sklejanie towarów i usług na wydruku ............... 186

UŻYTKOWNICY............................................................................................... 187Przegląd i ustawienie uprawnień ......................................................................... 187

Sprzedaż – Blokada przekroczenia limitu kredytowego ................................ 187Operacje kasowe, Przyjęcie Towaru – Dostęp do wydruków archiwalnych .. 187

INWENTARYZACJA........................................................................................ 188Tworzenie arkusza spisu z natury................................................................ 188

NARZĘDZIA...................................................................................................... 189Raporty różne (rozne.exe) ................................................................................. 189

Wydruki na drukarkach atramentowych i igłowych ..................................... 189


Nowy sposób określania towarów na raportach........................................... 189Zestawienia eksportowe............................................................................... 189Informacje o towarach – Ilość w magazynie ................................................ 190Tabele rabatowe......................................................................................... 190Sprawozdania dla... i Raport dla... ............................................................. 191Rankingi sprzedaży – wg wagi.................................................................... 191Rozrachunki archiwalne i potwierdzenia sald.............................................. 191Sprzedaż wg dostawców.............................................................................. 191Sprzedaż towarów promocyjnych................................................................. 192Sprzedaże ze stratą...................................................................................... 192Faktury i ich WZ-tki .................................................................................... 193Faktury eksportowe..................................................................................... 193

Etykiety ............................................................................................................196Drukowanie etykiet na podstawie cennika ................................................... 196Inne zmiany w programie Etykiety............................................................... 196

Edtkod .............................................................................................................197Zamiana wielu kodów towarowych na jeden ............................................... 197

Export/Import ...................................................................................................197Bezpośredni dostęp do wskazanego katalogu............................................... 197

INNE................................................................................................................... 198Równoczesna transmisja danych z kolektora na kilku stacjach w sieci.......... 198Współpraca z kolektorami danych Symbol PDT 3100.................................. 199Obsługa ograniczonego kodu towaru .......................................................... 200Zmiany w programie uwzględniające przepisy dotyczące tzw. MałegoPodatnika ................................................................................................... 201

ZMIANY W WERSJI 5.6 .........................................................202ZMIANY W PROGRAMIE ZWIĄZANE Z PRZYSTĄPIENIEM POLSKI DOUNII EUROPEJSKIEJ ...................................................................................... 204

Dane kontrahenta...............................................................................................205Sprzedaż...........................................................................................................207

Wewnątrzwspólnotowa dostawa (WND)...................................................... 207Przyjęcie towaru................................................................................................208

Wewnątrzwspólnotowe nabycie (WNN) ....................................................... 208Raporty ............................................................................................................209Pozostałe zmiany...............................................................................................211

Druk dokumentów sprzedaży w formacie graficznym ................................... 211Program Ak2fk............................................................................................ 211Inne zmiany ................................................................................................ 211

ZMIANY W WERSJI 5.7 .........................................................212FUNKCJE DODATKOWE ............................................................................... 214


ZATOWAROWANIE ODDZIAŁÓW............................................................... 214Korzystanie z modułu.................................................................................. 215

SPRZEDAŻ Z WIELU MAGAZYNÓW ........................................................... 217Korzystanie z funkcji „Sprzedaż z wielu...” ................................................. 218Konfiguracja .............................................................................................. 220Prowadzenie sprzedaży............................................................................... 221Korekty....................................................................................................... 222

DRUK DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY W TRYBIE GRAFICZNYM .............. 223Uruchomienie modułu ................................................................................ 223Korzystanie z modułu.................................................................................. 224

DRUK KOREKT DO DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY W TRYBIEGRAFICZNYM................................................................................................ 226

Uruchomienie modułu ................................................................................ 227Korzystanie z modułu.................................................................................. 228

FAKTURY W FORMACIE XML..................................................................... 230Uruchomienie modułu ................................................................................ 230Korzystanie z modułu.................................................................................. 231Kody dodatkowe ......................................................................................... 234

Moduł do obsługi wag dibal .............................................................................. 234Przygotowanie wagi do współpracy z komputerem ...................................... 235Uruchomienie modułu ................................................................................ 235Korzystanie z modułu.................................................................................. 236

Dodatkowe ceny sprzedaży............................................................................... 237Korzystanie z cen dodatkowych ................................................................... 238

Konkursy.......................................................................................................... 239Korzystanie z modułu.................................................................................. 240Tabela konkursów....................................................................................... 241Uczestnicy................................................................................................... 244Nagrody ..................................................................................................... 245Dokumenty ................................................................................................. 246Zdarzenia ................................................................................................... 247Import danych ............................................................................................ 247

Handlowy Dokument Identyfikacyjny................................................................. 249Uruchomienie modułu ................................................................................ 249Tworzenie dokumentu HDI ......................................................................... 250Tabela własnych definicji ........................................................................... 252

Nadruk na formularzach TAX FREE.................................................................. 253Uruchomienie modułu ................................................................................ 253Korzystanie z modułu.................................................................................. 254Tabela własnych definicji ........................................................................... 255

MODUŁY DODATKOWE................................................................................ 257INFORMAT..................................................................................................... 257

Uruchomienie modułu ................................................................................ 257


Korzystanie z modułu .................................................................................. 258Podgląd zestawień tworzonych przez moduł Informat .................................. 262

OPAKOWANIA ZWROTNE ...........................................................................274Korzystanie z modułu .................................................................................. 275Konfiguracja .............................................................................................. 275Definiowanie nowego opakowania.............................................................. 276Tworzenie grupy opakowań ........................................................................ 276Tabela powiązań ........................................................................................ 277Baza salda opakowań zwrotnych ................................................................ 278Obrót opakowaniami zwrotnymi.................................................................. 278Uwagi ogólne ............................................................................................. 281

DOKUMENTY ZALICZKOWE I KOŃCOWE ............................................... 282Dokumenty zaliczkowe:.....................................................................................283Dokumenty końcowe.........................................................................................285Uwagi, zalecenia, ograniczenia ...........................................................................288Poprawy zamówień, dokumentów zaliczkowych i końcowych.............................288Korekty dokumentów zaliczkowych i końcowych...............................................289Raporty ............................................................................................................289Program Ak2fk .................................................................................................290

INNE ZMIANY.................................................................................................. 291Eksport Cennika................................................................................................291Sprawdzarka cen...............................................................................................292Drukowanie „cenówek” .....................................................................................292

ZMIANY W WERSJI 5.8 .........................................................293NAJWAŻNIEJSZE ZMIANY W PROGRAMIE.............................................. 294

Program WinPrint – drukowanie na drukarkach windowsowych..........................294Instalacja WinPrint..................................................................................... 294Konfiguracja WinPrint ............................................................................... 294Konfiguracja Aktyna ................................................................................... 295

Zamiana formy płatności Czek na Karta..............................................................295

Zmiany w wersji 4.5POLO – OMEGA – QUATRO


ZMIANY W ZAKRESIE OPERACJIKASOWO – FINANSOWYCH

Mechanizm ułatwiający kontrolowanieoperacji kredytowych

Ograniczenie kwoty kredytuProgram wzbogacono o mechanizmy pozwalające uniknąć przekraczania wysokościudzielanych kontrahentom kredytów ponad ustalone wartości.

Program umożliwia wprowadzenie limitów kredytowych dla poszczególnychkontrahentów lub automatyczne obliczanie limitów bazując na wartości sprzedażyz wybranego okresu. Limit liczony jest wówczas dla wszystkich kontrahentów.

Dla użytkowników preferujących określanie – dla danego kontrahenta – limitu z ręki,zapewniono taką możliwość. Tak wprowadzony limit jest nadrzędny.

1. Dodatkowe pola w katalogu kontrahentów

W katalogu kontrahentów (najprostszy dostęp do niego mamy z modułu Dodatki)możemy umieścić dwie dodatkowe informacje. Wśród danych kontrahenta pojawiły siępola:

Limit kredytu – wpisujemy tu kwotę, do wysokości której program udzieli kredytu(tj. odroczonych płatności za fakturę) dla danej firmy. Wprowadzenie(podczas sprzedaży) płatności kredytowej przekraczającej tę kwotęspowoduje wyświetlenie odpowiedniego komunikatu z ostrzeżeniem. Jeśli wpolu Limit kredytu zatwierdzimy podpowiadaną zerową kwotę – oznacza tobrak ustalonego limitu (program nie kontroluje wówczas płatnościkredytowych).

Limit specjalny – Limit sprzedaży kredytowej może być ustalany automatycznie.Jeśli chcemy, aby limit dla danego kontrahenta nie uległ zmianie podczasautomatycznego przeliczania limitów – wybieramy TAK. Jeśli wybierzemyNIE – wówczas wartość pola Limit kredytu będzie modyfikowana przyautomatycznym obliczaniu limitów.

14 Aktyn 4.5 – Programy wspomagające zarządzanie

2. Automatyczne ustalanie limitów

Moduł Dodatki wyposażono o dodatkową opcję: Obliczanie limitów.

Opcja służy do obliczenia i automatycznego przydzielenia kontrahentom limitukredytowego. Limit ten określa maksymalną wartość sprzedaży, jaka może być dokonanana rzecz danego kontrahenta, płatna innymi formami niż gotówka rozliczona. Limit ten jestprezentowany w danych kontrahenta – pole Limit kredytu.

Po wybraniu tej opcji program zadaje pytanie o Zakres raportu, czyli okres w jakim mabyć sumowana wartość sprzedaży (brutto). Podpowiadany jest okres obejmujący (wprzybliżeniu) ostatnie trzy miesiące. Następnie wpisujemy współczynnik podziału tej kwoty(Wsp.).

Uwaga: Przy obliczaniu wartości sprzedaży nie są brane pod uwagędokumenty korygujące.

Obliczona wartość sprzedaży brutto podzielona przez wpisany współczynnik daje wartośćlimitu. Jest ona wpisywana dla każdego kontrahenta w polu Limit kredytu. Zatem – jeślizaakceptujemy podpowiadane wartości – limit obliczany jest jako średnia miesięcznawartość sprzedaży brutto z ostatnich trzech miesięcy.

Uwaga: Obliczony w ten sposób limit jest przydzielany tylko tymkontrahentom, dla których opcja Limit specjalny ustawiona jestna „Nie”.

A zatem, jeśli chcemy ustalić limit kredytowy indywidualnie dla danego kontrahenta, należyustawić opcję Limit specjalny na „Tak”, a następnie wpisujemy żądaną wartość w poluLimit kredytu. Tak ustawiony limit nie będzie modyfikowany przy pomocy opcjiObliczanie limitów.

3. Sprzedaż

Podczas prowadzenia sprzedaży ostatnią czynnością przed wydrukowaniem faktury jestustalenie warunków płatności. Wystawienie płatności kredytowej powodującejprzekroczenie limitu jest sygnalizowane wyświetleniem odpowiedniego komunikatu.Prezentowana jest kwota, o jaką przekroczono limit. Sprzedawca musi sam ocenić, czyprzekroczenie jest dopuszczalne (np. wystawiając fakturę na 50 000 zł przekroczyliśmylimit o 5 zł), i podjąć ewentualną decyzję o zmianie formy płatności.


Limit okresu kredytowaniaProgram umożliwia przypisywanie kontrahentom długości okresu kredytu przy zakupietowarów i usług.

1. Konfiguracja programu

W konfiguracji programu – dział Konfiguracja sprzedaży – znajdują się opcje:

Domyślna ilość dni dla odraczanych płatności na dokumentach sprzedaży – przywystawianiu kredytowych dokumentów sprzedaży program podpowiada termin płatności.Jest on późniejszy od aktualnej daty o wpisaną tu ilość dni (maksymalnie 255). Jeślipozostawimy zero, będzie podpowiadana zawsze bieżąca data.

2. Dane kontrahenta

W katalogu kontrahentów (najprostszy dostęp do niego mamy z modułu Dodatki)możemy umieścić dwie dodatkowe informacje. Wśród danych kontrahenta znajduje siępole:

Kredyt ... dni – wprowadzamy tu domyślnie proponowaną dla danego kontrahentadługość okresu kredytu. Jeśli przy wystawianiu faktury wybierzemy formę płatności„Przelew” – w polu „Termin płatności” program automatycznie podpowiada datęo wpisaną tu ilość dni późniejszą od aktualnej.

Jeśli pole Kredyt... jest wypełnione, wówczas program podpowiada termin zgodnie z jegozawartością, jeśli nie – zgodnie z opisanym wyżej polem w Konfiguracji.

3. Uprawnienia użytkownika

Dodano dodatkowe pole wśród uprawnień użytkownika (opcja Użytkownicy – Przeglądi ustawienie uprawnień). Po podświetleniu nazwiska na liście i naciśnięciu [F4] programwyświetla listę uprawnień wskazanego użytkownika. Wybieramy pierwszą pozycjęSprzedaż i ponownie naciskamy [F4].

Na liście szczegółowych uprawnień w ramach modułu sprzedaży znajduje się opcja:

Ograniczenie limitu dni kredytu – Ograniczenie dotyczy maksymalnego terminuodroczonej płatności. „Tak – oznacza, że użytkownik może wystawić dokumentkredytowy tylko wtedy, gdy termin płatności jest zgodny z terminem ustalonym dladanego kontrahenta (zob. Dodatki) lub krótszy. Ustawienie „Nie” oznacza brakograniczenia, a zatem użytkownik może ustalić dowolny termin płatności (oczywiście podwarunkiem, że jest uprawniony do wystawiania dokumentów kredytowych).

4. Sprzedaż

Podczas prowadzenia sprzedaży ostatnią czynnością przed wydrukowaniem faktury jestustalenie warunków płatności. Po wybraniu formy płatności Przelew program


podpowiada termin płatności zgodny z ustalonym limitem. Wpisanie daty późniejszejspowoduje wyświetlenie komunikatu z ostrzeżeniem.

W zależności od uprawnień użytkownika program:

przywraca termin płatności zgodny z ustalonym limitem

lub pozwala zatwierdzić płatność przekraczającą ten limit.

Blokada sprzedaży dla spóźniających sięz płatnościąProgram oferuje możliwość automatycznego zablokowania sprzedaży dla kontrahentówspóźniających się z płatnością. Moduł Kasa poszerzono o opcję: Automatyczna blokadakontrahenta. Użycie jej powoduje zablokowanie sprzedaży w stosunku do każdegokontrahenta zwlekającego z dokonaniem płatności co najmniej o 1 dzień. Ponadto istniejemożliwość „ręcznego” zablokowania sprzedaży dla konkretnego kontrahenta.

1. Uprawnienia użytkownika

Aby korzystać z mechanizmu blokowania sprzedaży, należy właściwie ustalić uprawnieniaużytkowników. Jeśli blokada ma spełniać swoje zadanie, osoba odpowiedzialna zarozrachunki musi mieć uprawnienia do blokowania (i odblokowywania) sprzedaży.Natomiast sprzedawca wystawiający faktury powinien być takiego uprawnieniapozbawiony.

Uruchamiamy opcję Użytkownicy – Przegląd i ustawienie uprawnień.Po podświetleniu nazwiska na liście naciskamy [F4] i ustalamy uprawnienia użytkownika.Po podświetleniu opcji Modyfikacja listy kontrahentów ponownie naciskamy [F4] iustawiamy opcję Dostęp do zmian w blokowaniu sprzedaży – odpowiednio na „Tak”(dla osoby rozliczającej rozrachunki) lub „Nie” (dla sprzedawcy).

2. Dane kontrahenta

Wśród danych klienta (dostępnych z katalogu kontrahentów) znajduje się opcja:

Blokada sprzedaży – Istnieje możliwość zablokowania możliwości sprzedaży dlaniesolidnych klientów. Sprzedawca nie ma wówczas możliwości wystawienia dokumentusprzedaży dla danego kontrahenta. Istnieją następujące „rodzaje” blokady:

B – brak – sprzedaż dozwolonaT – Tak – blokada sprzedażyG – Gotówka – dopuszczalna sprzedaż tylko za gotówkę („rozliczoną”)D – Dokumenty – zablokowanie sprzedaży ze względu na brak dokumentów


N – Należności – zablokowanie sprzedaży ze względu na przeterminowanenależności

O – Odsetki – zablokowanie sprzedaży ze względu na wystawioną notęodsetkową.

Ostatnie trzy pozycje umożliwiają rozróżnienie przyczyny blokady, ma to odzwierciedlenierównież w komunikacie wyświetlanym podczas sprzedaży. Blokada typu N oraz O możebyć wykonana automatycznie przy pomocy modułu kasowego.

2. Szybkie blokowanie

Moduł kasowy wyposażono w dodatkową opcję:

Automatyczna blokada kontrahenta. Użycie tej opcji powoduje zablokowanie sprzedażydla wszystkich kontrahentów, dla których termin nie rozliczonych jeszcze należnościzostał przekroczony co najmniej o 1 dzień.

Uwaga: Wykonana w ten sposób blokada dotyczy wszystkichkontrahentów, bez możliwości dokonania wyboru.

3. Odblokowanie sprzedaży

Wyłączenia blokady możemy dokonać na dwa sposoby. Po pierwsze, przez modyfikacjędanych kontrahenta podczas przeglądania katalogu kontrahentów.

Po drugie, podczas rozliczania należności w module kasowym (opcja Rozrachunki). Pospłaceniu należności program wyświetla odpowiedni komunikat i proponuje odblokowaniesprzedaży.

Poszerzenie możliwości programuprzydatnych przy windykacji należnościW menu modułu kasowego znajduje się opcja Rozrachunki rozliczone. Umożliwia onauzyskanie dodatkowej informacji o rozliczonych rozrachunkach z zadanego okresu czasu.Umożliwia tworzenie listy zawierającej dane przydatne podczas śledzenia historii płatnościoraz sporządzania not odsetkowych. Program umożliwia ponadto sporządzanie raportuwyliczającego – dla określonego kontrahenta - wielkość odsetek od przeterminowanychpłatności w zadanym okresie.

Po uruchomieniu tej opcji na ekranie pojawia się lista rozliczonych rozrachunków.


Uwaga: W odróżnieniu od innych list w programie, lista rozliczonychrozrachunków nie jest aktualizowana na bieżąco.

Przy pierwszym uruchomieniu opcji lista jest zatem pusta. Możemy dokonać jejaktualizacji, korzystając z klawisza [F5]. Program prosi wówczas o podanie datypoczątkowej i końcowej, po czym przeszukuje dane i wyświetla listę tych rozrachunków,które zostały rozliczone w zadanym okresie. Listę możemy modyfikować na dwasposoby:

uzupełnić o rozrachunki rozliczone w kolejnym okresie korzystając z klawisza [F5] -aktualizacja;

usunąć część rozrachunków z listy: klawisz [F6] powoduje skasowanie podświetlonejpozycji, klawisz [F4] – skasowanie pozycji uprzednio zaznaczonych (zaznaczamyprzy pomocy klawisza [Tab] lub „wg maski” – klawisz [szary +]).

Lista jest wykorzystywana m. in. do sporządzania not odsetkowych. Aby wydrukowaćnotę, wystarczy zaznaczyć żądane pozycje (oczywiście powinny one dotyczyć tegosamego kontrahenta!) i nacisnąć klawisz [F2].

Pod klawiszem [F7] dostępna jest lista wydrukowanych w ten sposób not odsetkowych.Możemy wielokrotnie drukować noty dotyczące tych samych rozrachunków – każda znich znajdzie się na liście, z kolejnym numerem. Następna wydrukowana nota otrzymanumer o 1 większy od poprzedniej. Wykasowanie ostatniej pozycji z tej listy spowoduje,że jej numer zostanie nadany kolejnej wydrukowanej nocie.

Jeśli chcemy zorientować się w wielkości należnych odsetek, możemy sporządzić raportdotyczący zaznaczonych pozycji (klawisz [F3]). Zaznaczenie jednej pozycji pozwaladowiedzieć się o wysokości odsetek dotyczących jednego rozrachunku, bez drukowanianoty. Możemy też zaznaczyć np.:

rozrachunki z jednym kontrahentem, aby dowiedzieć się, jakie odsetki należą się namod danej firmy,

rozrachunki wybrane według dowolnego kryterium (np. wszystkie, dla których odsetkisą większe niż 10 zł; powstałe w zadanym okresie; rozliczone w ostatnim miesiącuitp.) – przydatne będzie wówczas zaznaczanie „wg maski”.

wszystkie rozrachunki na liście.

Raport podaje szczegóły rozrachunków oraz wysokości ewentualnych odsetek za zwłokę.

Uwaga: Przed przystąpieniem do sporządzania raportów orazdrukowania not odsetkowych należy upewnić się, żeKonfiguracja-Odsetki zawiera aktualną listę obowiązującychodsetek ustawowych.


Modyfikacja mechanizmu wystawianiapoleceń przelewuPodczas przeglądania listy rozrachunków do każdego zobowiązania lub należnościpłatnego przelewem możemy wydrukować formularz polecenia przelewu.

Usprawnienie w wersji 4.5 polega na tym, że program umożliwia wystawianie poleceniaprzelewu – w przypadku tego samego kontrahenta – dla czterech płatności, co pozwalazmniejszyć koszty związane z prowizjami bankowymi nawet czterokrotnie.

Aby wydrukować polecenie przelewu, zaznaczamy żądaną pozycję (jedną lub więcej) naliście rozrachunków, po czym naciskamy [Ctrl]+[P]. Na ekranie pojawia się okienkozawierające formularz polecenia przelewu z wpisanymi danymi naszego kontrahenta.Możemy przygotować polecenie przelewu dotyczące najwyżej czterech rozrachunków.Jest to podyktowane ograniczoną ilością miejsca przeznaczonego na komentarz (odbiorcamusi wiedzieć, jakich dokumentów dotyczą płatności).

Rozliczanie przelewu zgodnie z rzeczywistądatą zapłatyPrzy rozliczaniu rozrachunków (przelewów) w module kasowym możliwe jest podanierzeczywistej daty zapłaty. Tym samym program dostosowany jest do sytuacji, w którejużytkownik rozlicza zapłaty z kilkudniową zwłoką. Pociąga to za sobą precyzyjnewyliczenie odsetek karnych za przeterminowane płatności (do tej pory za datę zapłatyAktyn uznawał datę rozliczenia rozrachunku, co mogło zawyżać wyliczane odsetki).

Po wybraniu pozycji z listy rozrachunków i naciśnięciu [Alt] + [R] pojawia się okienko, wktórym wpisujemy numery wyciągu bankowego oraz pozycji na wyciągu. Dodano tu poleData zapłaty.

Przecena towarówWprowadzono możliwość przeceny także tych towarów, których ilość bądź inneparametry zmieniły się od jej rozpoczęcia. Pozwala to realizować i zapisywać przecenę,gdy np.:

w tym samym czasie inni użytkownicy sieci komputerowej pracują w Programie;


rozpoczęliśmy przygotowanie pliku przeceny i zapisaliśmy go na dysku; sprzedaliśmytowar; po czym ponownie uruchomiliśmy opcję Przecena i próbujemy dokończyćrozpoczętą przecenę.

W Konfiguracji – dział Inne – pojawiła się dodatkowa opcja:

Brak sprawdzania przy przecenie – Określa ona sposób działania programu podczaswykonywania przeceny. Mianowicie jeśli pomiędzy uruchomieniem opcji Przecenaa zapisaniem dokumentu przeceny nastąpi zmiana danych (np. część przecenianegotowaru zostanie sprzedana), wówczas na ekranie pojawia się komunikat ze stosownymostrzeżeniem. Możemy wówczas zrezygnować z zapisywania dokumentu przeceny,ponowne odczytać dane z magazynu i przygotować nowy plik przeceny (tak, jak w wersji4.0).

Możemy jednak zapisać dokument przeceny mimo wystąpienia zmian. Jeśli opcjaustawiona jest na „Nie” – wówczas zostaną przecenione tylko te pozycje, dla których stan,ceny i inne dane nie uległy zmianie. Ustawienie „Tak” pozwala na dokonanie przecenyrównież tych pozycji, które zostały „zmienione”. Przecenione zostaną te towary, dlaktórych przecena jest możliwa (np. w przypadku sprzedania 5 sztuk towaru spośród 100znajdujących się początkowo w magazynie zostanie przecenione pozostałe 95 sztuk).Dokument przeceny prezentuje towary w kolejności wg kodu towarowego. Towary, dlaktórych nastąpiła zmiana ilości lub innych parametrów (w chwili zapisu przeceny wporównaniu z momentem rozpoczęcia) są oznaczone gwiazdką.

Eksport danych do programu EdiCashProgram daje możliwość eksportu do programu EdiCash informacji o kontrahentach i odokonywanych przelewach.

Podczas przeglądania listy rozrachunków mamy – podobnie jak w poprzednich wersjachprogramu – możliwość wydrukowania polecenia przelewu. Inna, nowa możliwośćregulowania płatności – to eksport danych dla programu EdiCash, służącego do zdalnejobsługi rachunku bankowego. Eksport polega na przygotowaniu plików tekstowych:

za pomocą klawisza [F9] tworzymy plik ecimp3.txt zawierający informacjeo przelewach. Może on zawierać jedynie płatności z dokumentów PZ oraz KFi KR – a więc tych dokumentów, za które my dokonujemy płatności.W przypadku kilku rozrachunków dla jednego kontrahenta program dokonuje– w miarę możliwości – ich “sklejenia”: tworzony jest jeden przelew na sumęzaznaczonych kwot, w komentarzu umieszczona jest informacja o numerachdokumentów, których płatności dotyczą.


Korzystając z klawisza [F4] możemy przygotować plik ecimp3.txt zawierającypodstawowe dane odczytane z katalogu kontrahentów (nazwa firmy, adres,nazwa banku i numer konta).

Pliki tekstowe zapisywane są w głównym katalogu programu (AKTYN30).

Konfigurowanie sposobu zapłatyUżytkownik ma możliwość określenia domyślnego sposobu płatności. Przykładowo: wsklepie stosującym dla przeważającej większości klientów płatność gotówkową możnaskonfigurować gotówkowy sposób płatności a tylko w wyjątkowych wypadkach zmieniaćustawienie na płatność przelewem.

Z menu Konfiguracja wybieramy Konfiguracja sprzedaży. Znajduje się tam opcja:

Proponowana forma płatności – domyślnie wybierana forma płatności przy wystawianiufaktur. Możemy wybrać jedną z czterech form płatności: Gotówka, Gotówkanierozliczona, Przelew lub Czek. Wybrana forma płatności nie jest oczywiście jedynąobowiązującą podczas sprzedaży – można ją łatwo zmienić ustalając szczegóły płatności.

Kwota wpłacona do kasy a kwota do wydaniaKolejne drobne usprawnienie dotyczy modułów sprzedaży fiskalnej. Polega na niecodłuższym wyświetlaniu na ekranie informacji potrzebnej sprzedawcy do wydania reszty.Aby włączyć tę opcję, należy z menu Konfiguracja wybrać Konfiguracja sprzedaży.Znajduje się tam pozycja:

Dodatkowe wyświetlenie reszty po paragonie – Jeśli opcja ustawiona jest na „Tak”,program po zapisaniu paragonu w dalszym ciągu wyświetla kwotę przyjętą od klienta orazkwotę reszty.

Uwzględnienie w raportach kasowychoperacji wykonanych przez podanego kasjeraDotychczas użytkownik programu Aktyn mógł wykonać jedynie zbiorczy raport kasowy –dla wszystkich kasjerów. Nowa wersja programu daje możliwość wygenerowania tegoraportu także dla poszczególnych kasjerów.


Sporządzając raport kasowy wybieramy kolejno: Raporty – Kasowe – a następnie rodzajraportu (Gotówkowy, Czekowy, Bankowy lub Ze zmian parametrów). W oknie, wktórym ustalamy szczegóły raportu kasowego:

Stanowiska: (!) !/√/*Zakres czasowy: [22/01/2001-22/01/2001]Identyfikator: [ ]Sklejanie paragonów: (N) TAK/NIEPoziom szczeg.: (3) 3/2/1/0

Dodano nowe pole: Identyfikator. Wpisanie tu identyfikatora kasjera (użytkownika)spowoduje, że sporządzany raport będzie dotyczył operacji przeprowadzonych przezwybranego kasjera. Aby uzyskać – jak w poprzednich wersjach – raport dotyczącywszystkich operacji (zarejestrowanych przez wszystkich kasjerów), należy wpisaćgwiazdkę ( * ).


ZMIANY W ZAKRESIE OBROTUTOWAROWEGO / SPRZEDAŻY

Przyjęcie towarów z rejestracją faktur RRFaktury VAT RR dokumentują sprzedaż niektórych produktów rolnych (opodatkowanych3% podatkiem VAT) dokonywaną przez niektórych rolników (tzw. rolnikówryczałtowych) dla nabywców, którzy są płatnikami VAT. Dokumenty te są wystawianeprzez nabywcę w zastępstwie rolnika, który jest zwolniony z obowiązku ich wystawiania.

Funkcję wystawiania takich faktur dodano do modułu Przyjęcie towaru. Wybieramy tuopcję Przyjęcie towaru na PZ a następnie Przyjęcie TOWARÓW i rejestracja FAKTURRR.

Podczas wystawiania „zwykłego” dokumentu PZ korzysta się z danych odczytywanychz faktury wystawionej przez dostawcę. W opisywanym przypadku nie dysponujemy takimdokumentem, gdyż fakturę wystawia nabywca (za rolnika od którego kupuje towary).Dlatego proces wystawiania dokumentu PZ wraz z fakturą VAT RR jest nieco inny niż wpozostałych przypadkach. Wystawiamy PZ, a jednocześnie tworzy się faktura, którąpo zapisie PZ będzie można wydrukować. Opiszemy tu pokrótce te różnice. Są oneistotne ze względów formalnych, ale nie stanowią utrudnienia z punktu widzenia obsługiprogramu.

1. Nagłówek dokumentu PZ

Pierwsze okno, w którym wpisuje się Nr dokumentu PZ, Specyfikację i Komentarzwypełniamy identycznie, jak dla „zwykłej” dostawy.

2. Opis dokumentu dostawcy

W polu Numer dokumentu (Nr dok.) wpisujemy kolejny numer Faktury VAT RR.Musimy sami prowadzić własną numerację tych faktur albo rolnik powinien nam podać nrostatniej swojej Faktury VAT RR abyśmy mogli narzucić nr kolejny (w chwili wejścia wżycie przepisów dotyczących faktur VAT RR nie zostało to sprecyzowane).

W polu Data dok. wpisujemy datę zakupu towarów od rolnika (powinna być to datawystawienia dokumentu, a więc aktualna).

Uwaga: Jeśli rolnik otrzymuje zapłatę w innej formie niż przelew na jegokonto, to parametr Fakt. VAT należy ustawić na „Nie”.


Dokument nie będzie wówczas uwzględniany w raporcieEwidencja VAT zakupów . Dostawy nie zapłacone przelewem nakonto rolnika nie uprawniają bowiem do zwrotu VAT.

W polu Dostawca wpisujemy niezbędne dane dostawcy. W przypadku rolnika są to: imięi nazwisko, typ dokumentu tożsamości, jego numer, data wydania i nazwa organu, którygo wydał. Następnie wpisujemy adres rolnika oraz jego numer NIP lub PESEL.

Dane dostawcy najlepiej dopisać do listy kontrahentów i stamtąd pobierać je przy pomocyklawisza [F5] do okna Opis dokumentu dostawcy.

Uwaga: Na PZ można zarejestrować tylko jeden dokumentów zakupowy- tj. jedną Fakturę VAT RR.

3. Lista towarów

Bezpośrednio po zatwierdzeniu poprzedniego okna przechodzimy do tworzenia listytowarowej dokumentu PZ, czyli listy kupowanych u rolnika towarów. Listę towarówtworzy się w opisany wcześniej sposób. Jedyna różnica polega na tym, że w oknie, gdzieustala się szczegółowe parametry dodawanego do listy towaru (kod, nazwa ..., ilość,wartość zakupu ..., ceny detaliczne i hurtowe ...) zamiast podawać ilość i wartość zakupupodaje się ilość i jednostkową cenę zakupu netto lub brutto.

Uwaga: Na listę towarową nie należy wpisywać kosztów i towarów,które nie mogą znaleźć się na Fakturze VAT RR (spośródtowarów dostarczonych przez rolnika mogą to być tylko towaryopodatkowane stawką 3%).

4. Tabela VAT

Akceptacja listy towarowej przez [Ctrl] + [Enter] powoduje, że program sam obliczatabelkę VAT na podstawie wprowadzonej wcześniej listy towarów wprowadzonych nadokument (ilości, ceny zakupu i stawki VAT).

5. Płatności

W oknie służącym do ustalania formy płatności deklarujemy płatność przelewem i terminpłatności w miesiącu bieżącym (patrz też Uwagi). Program podpowiada wartość płatnościrówną wartości brutto towarów - nie powinniśmy jej zmieniać.

Uwaga: Zapłata za dostawę powinna odbyć się przelewem na kontorolnika w miesiącu wystawienia PZ i Faktury VAT RR. Jeżeli


zapłata nastąpi w innym miesiącu, to w raporcie EwidencjaVAT zakupów dostawa będzie uwzględniona w miesiącuwystawienia dokumentu, a nie w miesiącu wykonania dyspozycjizapłaty na konto rolnika przez co będzie nieprawidłowa.

5. Wydruki

Po zapisaniu dokumentu pojawia się menu, z którego wybieramy formę wydrukudokumentu PZ. Zawiera ona dodatkową opcję: Wydruk Faktury RR. Wybieramy zateminteresującą nas opcję i drukujemy najpierw PZ, a później Fakturę VAT RR(lub odwrotnie).

Ułatwienie pracy podczas inwentaryzacjipoprzez podpowiadanie cen z cennikaPrzy dopisywaniu nowych towarów do listy inwentaryzacyjnej w module Inwentaryzacja,program podpowiada użytkownikowi dodatkowe informacje Wraz z innymi danymitowaru przechowywanymi w cenniku podpowiadane są ceny zakupu i nabycia towarupochodzące z ostatniej dostawy.

Program pozwala także na wydrukowanie arkusza spisu z natury dla zaznaczonychtowarów. U dołu arkusza drukowanych jest dodatkowych 15 pustych linii. Możemywypełnić dopisując ręcznie na wydruku towary odnalezione w magazyniea nie uwidocznione na liście.

Edycja ceny zakupu z ostatniej dostawyW cenniku (katalogu towarów) dostępna jest informacja o cenie zakupu towaru z ostatniejdostawy. Pole wypełniane jest automatycznie podczas przyjmowania dostawy. W wersji4.5 wprowadzono możliwość edycji tego pola wraz z innymi danymi dotyczącymi towaruzapisanymi w cenniku.

Dla pozostałych Użytkowników programu edycja ceny zakupu przydatna będzie m.in.przy aktualizacji danych o towarach podczas inwentaryzacji.


Zestawienia towarów do wydaniaWprowadzono możliwość drukowania zestawienia towarów do wydania zawierającegotylko zaznaczone towary.

1. Ustawienie konfiguracji

W Konfiguracji programu – sekcja Inne dodano opcję:

Przy wydruku zestawienia uwzględnij zaznaczenie – włączenie tej opcji daje dodatkowąmożliwość: przy drukowaniu zestawienia towarów do wydania przez magazyniera możemyzaznaczyć nie tylko dokumenty, ale także wskazać towary, które mają znaleźć się nazestawieniu. Jednym z zastosowań tej opcji jest sytuacja, kiedy sprzedany towarwydawany jest z kilku magazynów (np. hala magazynowa i chłodnia).

2. Wydruk zestawienia

W menu modułu sprzedaży wybieramy opcję Inne operacje, a następnie Wydrukzestawienia towarów. Na ekranie pojawia się menu:

1 - Towary na dokumentach FA - Faktura VAT2 - Towary na dokumentach PA - Paragon3 - Towary na dokumentach RA - Rachunek4 - Lista towarowaD - Druk raportuK - Koniec

Pierwsze trzy opcje umożliwiają zaznaczenie dokumentów sprzedaży. Po wybraniudowolnej z nich wyświetlana jest lista dokumentów danego typu. Za pomocą klawisza[Tab] lub [szary +] i [szary –] zaznaczamy interesujące nas dokumenty.

Następnie wybieramy opcję Lista towarowa i w analogiczny sposób zaznaczamyinteresujące nas towary.

Jeśli powyższa opcja w konfiguracji została ustawiona na „Tak”, wówczas zestawienieobejmuje zaznaczone towary w ilościach sprzedanych na zaznaczone dokumenty. Przyustawieniu „Nie” – obejmuje wszystkie towary z zaznaczonych dokumentów.


Zwiększenie komfortu pracy sprzedawcówpoprzez szybki podgląd ostatnich transakcji.Program wzbogacony został o możliwość szybkiego podglądu ostatnich transakcjikontrahenta oraz transakcji dla danego towaru. Uzyskane w ten sposób informacjedotyczą odbiorców danego towaru, ilości i cen sprzedaży bądź też towarów sprzedanychdanemu kontrahentowi, ich ilości i cen.

1. Aktualizacja danych

Aby informacja o sprzedaży była dostępna dla sprzedawców, należy przygotowaćtymczasową listę transakcji z żądanego okresu. W tym celu z menu modułu sprzedażywybieramy Inne operacje a następnie Informacje o sprzedaży.

Po uruchomieniu tej opcji na ekranie pojawia się lista transakcji.

Uwaga: W odróżnieniu od innych list w programie, lista transakcjinie jest aktualizowana na bieżąco.

Przy pierwszym uruchomieniu opcji lista jest zatem pusta. Możemy dokonać jejaktualizacji, korzystając z klawisza [F5] . Program prosi wówczas o podanie datypoczątkowej i końcowej, po czym przeszukuje dane i wyświetla listę transakcji sprzedaży,które miały miejsce w zadanym okresie. Listę możemy modyfikować na dwa sposoby:

uzupełnić o transakcje z kolejnego okresu korzystając z klawisza [F5] - aktualizacja;usunąć część transakcji z listy: klawisz [F6] powoduje skasowanie podświetlonej

pozycji.

Aby zmienić kolejność pozycji (sposób sortowania) wystarczy nacisnąć klawisz [F2].Możemy sortować listę: wg daty transakcji (chronologicznie), wg kontrahenta orazwg sprzedanego towaru.

Możemy również przełączyć ceny, jakie wyświetlane są na liście (klawisz [F4]). Dostępnesą ceny: faktyczna cena sprzedaży, cena detaliczna i hurtowa, zakupu i nabycia (wszystkieprócz tej ostatniej mogą być prezentowane netto lub brutto).

Aby sprzedawcy dysponowali bieżącą informacją, zalecamy codzienne aktualizowanie tejlisty.

2. Informacja o sprzedaży dla kontrahenta

Podczas wypełniania nagłówka dokumentu sprzedaży, po wybraniu danych kontrahentamożemy skorzystać z sekwencji [Ctrl] + [F3]. Na ekranie pojawia się wówczasinformacja o sprzedaży dla danego odbiorcy.


Analogicznie, jak przy tworzeniu tej listy, możemy tu zmienić sposób sortowaniaza pomocą klawisza [F2] oraz przełączyć wyświetlaną cenę (klawisz [F4]).

3. Informacja o sprzedaży towaru

Podczas wypełniania listy towarów do sprzedaży możemy uzyskać informację komu,kiedy i na jaki dokument sprzedawano w ostatnim czasie wskazany towar. Podświetlamyw tym celu pozycję na widocznej u dołu ekranu liście towarów w magazynie (lub cennikuw przypadku sprzedaży nie-magazynowej), a następnie korzystamy z sekwencji [Ctrl] +[F3]. Na ekranie pojawia się wówczas informacja o sprzedaży danego towaru.

Analogicznie, jak przy tworzeniu tej listy, możemy tu zmienić sposób sortowaniaza pomocą klawisza [F2] oraz przełączyć wyświetlaną cenę (klawisz [F4]).

Ujemne rabaty towarowe - dopłatyDotychczas program umożliwiał wprowadzenie do dokumentów sprzedaży dopłat(ujemnych rabatów) jedynie na poziomie kwoty faktury. Wersja 4.5 umożliwia ichwprowadzanie na poziomie poszczególnych pozycji dokumentu – towarów.

Przy wypełnianiu pola Rabat możemy wpisać ujemną wartość, przy czym najpierwwprowadzamy liczbę, a następnie znak „ – ”. Program dokona przeliczenia cen zgodnie zwprowadzoną wartością.

Obsługa promocji – drugi rabat towarowyW przypadku przeprowadzania promocji, użytkownik ma możliwość zastosowaniaw stosunku do klienta dwóch rabatów: przyznanego mu rabatu standardowego orazdodatkowego rabatu promocyjnego.

Podczas edycji danych towaru korzystamy z klawisza [F8] - „rabat”. Pojawia się okienkozłożone z jednego pola Rabat, w którym wpisujemy żądaną wartość procentową rabatu.

Rejestrowanie importowych fakturzakupowychProgram umożliwia rejestrowanie dostaw importowych, umożliwiając zatwierdzeniezerowych wartości podatku w „tabeli VAT” podczas wypełniania dokumentu PZ.


Karty stałego klienta i współpracaz czytnikami kart chipowychWśród danych kontrahenta dodano nową pozycję: numer karty stałego klienta. Numer tenułatwia szybkie wyszukiwanie kontrahenta podczas wystawiania dokumentu sprzedaży.

Jako karty stałego klienta mogą być używane karty chipowe produkcji ASEC Kraków.Program pozwala tego rodzaju kartę inicjować tzn. zapisywać na niej informacje o firmiebędącej jej emitentem, jej właścicielu oraz o wartości zakupów dokonanych przezwłaściciela karty. W trakcie wystawiania dokumentów sprzedaży program umożliwiauzyskanie informacji o obrocie zarejestrowanym na karcie klienta. Program na podstawiedanych z karty chipowej potrafi także odnaleźć klienta w bazie kontrahentów i pobrać jegodane na wystawiony dokument.

Korzystanie z tego mechanizmu sprowadza się do czterech kroków:

1. Ustawienie przełącznika w konfiguracji programu

Z menu Konfiguracja wybieramy opcję Inne. Na liście parametrów znajduje się pozycjaObsługa kart stałego klienta. Wybieramy Tak i akceptujemy wybór przez [Enter].

Jednocześnie należy upewnić się, że znajdująca się w tym samym oknie opcja NagłówekPA bez potwierdzenia ustawiona jest na „Nie”.

2. Nadanie numeru karty

Informację o numerze karty należy wprowadzić do katalogu kontrahentów. Aby to uczynićnajprościej, wybierzmy z menu Dodatki opcję Kontrahenci. Następnie podświetlamyżądaną pozycję na liście kontrahentów i przechodzimy do edycji danych kontrahenta przeznaciśnięcie [Enter]. Trzecie z kolei pole, jakie mamy do wypełnienia – to Numer karty.Wprowadzamy tu żądany numer, zatwierdzając go klawiszem [Enter]. Następnieakceptujemy wprowadzone zmiany (np. przez [Ctrl]+[Enter]).

3. Sprzedaż

Podczas sprzedaży na fakturę lub rachunek możemy podać numer karty klienta.Po zatwierdzeniu listy towarów na ekranie pojawia się okienko, w którym wpisujemy danekontrahenta. W polu Odbiorca należy wpisać nazwę firmy lub skorzystać z klawisza [F5],aby wybrać kontrahenta z katalogu. Jeśli zamiast tego w polu Odbiorca wpiszemyprawidłowy numer karty, to po zatwierdzeniu go klawiszem [Enter] program wypełninagłówek faktury (rachunku) wpisując dane kontrahenta.

Podczas sprzedaży na paragon również możemy wpisać numer karty klienta.Po zatwierdzeniu listy towarów przechodzimy do wypełnienia nagłówka paragonu.Zawiera on numer paragonu, pola Kod klienta, Specyfikacja oraz Komentarz. Jeślichcemy zaznaczyć, że sprzedaż została zarejestrowana dla konkretnego klienta, wpisujemy


numer karty w polu Kod klienta. Zamiast wpisywać numer karty (kod klienta), możemyprzez [F5] wywołać katalog kontrahentów i wybrać z niego interesującego nas klienta.

W przypadku współpracy z kartami chipowymi na karcie zapisywany jest nie numer karty,ale kod kontrahenta. Ta różnica nie wpływa jednak na sposób pracy z programem.

Operacje, które modyfikują wartość obrotów zapisaną na karcie chipowej, to: sprzedażna fakturę (FA), paragon (PA) lub rachunek (RA), dokonywane poprawy tychdokumentów, a także korekty do nich (KF, ZP, KR). Modyfikacja następuje oczywiścietylko wtedy, gdy karta znajduje się w terminalu.

4. Informacja o wartości sprzedaży

Dla kontrahentów, którzy posiadają karty klienta, możemy szybko sprawdzić jeszcze jednąinformację. Wśród danych przechowywanych w katalogu kontrahenta (dostępnych np.po uruchomieniu modułu Dodatki – opcja Kontrahenci) widoczne jest m. in. poleWartość sprzedaży. Jest w nim przechowywana sumaryczna wartość sprzedaży dladanego klienta. W razie potrzeby możemy wyzerować zawartość tego pola.

Uwaga: W katalogu kontrahentów musi znaleźć się informacjao kontrahencie, wraz z numerem jego karty – nawet jeślisprzedaż jest prowadzona na paragony.

Oprócz tego po zapisaniu dokumentu sprzedaży program prezentuje na ekranie wartośćobrotu zarejestrowaną na karcie.

6. Inicjalizacja karty

Dodatkowo podczas prowadzenia sprzedaży dostępne są dwie operacje zapisu na karcieklienta. Aby skorzystać z tych opcji, należy w chwili wypełniania nagłówka dokumentusprzedaży wybrać kontrahenta z listy przez [Shift] + [spacja] aby wyświetlić jego dane.Następnie wybieramy żądaną operację:

Inicjalizacja karty bez zerowania – klawisz [F5]. Jeśli karta znajduje się w terminalu,zostanie na niej zapisany kod firmy (emitenta karty, zob. Konfiguracja - Dane firmy) orazkod kontrahenta. Opcja jest wykorzystywana głównie w chwili wydania nowej karty.Znacznie rzadszy będzie przypadek użycia tej opcji po dokonaniu zmian w naszej baziedanych (zmiana kodu kontrahenta).

Inicjalizacja karty (z zerowaniem) – klawisz [F4]. Zapisanie powyższych danychz jednoczesnym wyzerowaniem wartości obrotu. Jeśli np. po osiągnięciu pewnej kwotyobrotu przysługuje nagroda, wówczas w chwili wydania nagrody zerujemy wartośćpamiętana na karcie i umożliwiamy zbieranie „punktów” od nowa.


Fiskalizacja na stanowisku kasowymparagonów wystawionych na stanowiskachsprzedażyWprowadzono możliwość generowania paragonu na stanowisku sprzedaży i jegofiskalizację – po dokonaniu płatności – na stanowisku kasowym wyposażonymw drukarkę fiskalną. Unikamy w ten sposób instalowania drukarki fiskalnej na każdymstanowisku sprzedaży. Taka organizacja pracy daje więc korzyści liczone w tysiącachzłotych: oszczędności związane z ilością drukarek fiskalnych, modułów sprzedaży do ichobsługi oraz z zadrukowanym papierem. Eliminuje również czasochłonne operacjezwiązane z wycofywaniem paragonu, gdy płatność nie dojdzie do skutku (np. klientowizabrakło gotówki).

Jeszcze jedna korzyść polega na tym, że tylko jedna spośród osób obsługującychsprzedaż ma kontakt z pieniędzmi. Wpływa to na bezpieczeństwo kasy, ma też szczególneznaczenie np. w branży spożywczej.

1. Sprzedaż - wystawienie paragonu

Sprzedaż prowadzimy przy pomocy programu Aktyn bez modułu sprzedaży fiskalnej.Wystawiamy paragony niefiskalne.

2. Fiskalizacja i przyjęcie gotówki

Stanowisko kasowe wyposażone jest w drukarkę fiskalną i współpracujący z nią modułsprzedaży. Aby przyjąć gotówkę i wydrukować paragon fiskalny, należy w modulesprzedaży fiskalnej uruchomić opcję Inne operacje – Poprawy – Fiskalizacjadokumentu PA. Na ekranie pojawia się lista paragonów, które zostały wystawione, alejeszcze nie mają odpowiednika w pamięci drukarki fiskalnej.

Podświetlamy na niej paragon, za który przyjmujemy zapłatę i naciskamy klawisz [F5].Paragon jest drukowany na drukarce fiskalnej.

Po zakończeniu wydruku lista paragonów jest odświeżana. Znika z niej wydrukowanywłaśnie paragon, natomiast pojawiają się nowe, wystawione w międzyczasiena stanowiskach sprzedaży. Lista jest odświeżana również przy każdym jej wyświetleniu(tj. „wejściu” do opcji Fiskalizacja dokumentu PA).

Może się zdarzyć (zwłaszcza przy niewielkiej częstotliwości transakcji), że klient chcezapłacić za paragon, którego jeszcze nie ma na liście. Wystarczy wówczas skorzystaćz klawisza [F6] , a lista paragonów zostanie odczytana ponownie.

Jak widać, istnieją trzy sposoby odświeżenia listy paragonów:wydruk paragonu fiskalnego;wyjście i ponowne wyświetlenie listy;


naciśnięcie klawisza [F6] (oczywiście ten sposób jest najszybszy).

3. Kontrola stanu kasy

Przy opisanym trybie pracy występuje chwilowa niezgodność stanu kasy. Mianowicieparagon gotówkowy wystawiony przez sprzedawcę powoduje zapisanie informacjio „wyjściu” towaru z magazynu i wpływie gotówki do kasy. Tymczasem gotówkafaktycznie wpłacana jest do kasy w momencie wydruku paragonu fiskalnego.

Niezgodność jest chwilowa, jeśli jednak chcemy ją wyeliminować, możemy wystawiaćparagony niefiskalne płatne gotówką nierozliczoną. Powoduje to jednak koniecznośćwystawienia na stanowisku kasowym zarówno paragonu fiskalnego, jak i dokumentu KP,co może okazać się bardziej uciążliwe.

4. Paragony nie zapłacone

Jeśli na koniec dnia lista paragonów nie jest pusta – oznacza to zwykle, że klient udając siędo kasy zrezygnował z zakupu. Po sprawdzeniu, że towar faktycznie nie został odebrany,można wykasować takie zbędne paragony. Są to bowiem paragony niefiskalne, opisującesprzedaż która nie została faktycznie dokonana.

Uproszczenie zwrotu towarów do dostawcówUłatwiono przeprowadzenie operacji zwrotu towaru do dostawcy, umożliwiając ręcznepobranie dowolnego towaru z magazynu w chwili wystawiania dokumentu KD.

W ewidencji magazynu prowadzonej w programie Aktyn do każdego towaru przypisanajest informacja, z jakiej dostawy dany towar pochodzi. W przypadku niektórych towarówtrudno przypisać taką informację do towaru w „rzeczywistym” magazynie, zresztą wieluprzypadkach taka informacja nie jest istotna podczas sprzedaży. Może się więc zdarzyć,że przy sprzedaży wydamy z magazynu inny towar (tj. towar pochodzący z innej dostawy)niż pobrany z ewidencji komputerowej. Informacja o pochodzeniu towaru może być teżzaburzona w przypadku przyjęcia towaru za pomocą „ręcznie” wystawionego dokumentuPP. Powoduje to pewną trudność, gdy chcemy zwrócić towar dostawcy.

W obecnej wersji programu dokonując zwrotu (tj. wystawiając dokument KD - korektadostawy) możemy dowolnie zmodyfikować listę zwracanych towarów.

Po wybraniu z menu modułu Przyjęcie towaru opcji Inne operacje a następnieKorekta dostawy pojawia się lista dokumentów. Wskazujemy dokument, po czymwybieramy Zwrot towarów. Po zatwierdzeniu nagłówka dokumentu korygującego i tabeliVAT uzupełniamy listę towarów.

Oprócz klawiszy umożliwiających wyzerowanie ilości zwracanego towaru ([Del] i [F5] )oraz zwrotu w maksymalnej ilości (odpowiednio [Ins] i [Ctrl] + [F5]), mamy do


dyspozycji dodatkowy klawisz [F6]. Wyświetla on okno z aktualnym stanem magazynu ipozwala wybrać z niego dowolny towar w celu dopisania do listy zwrotów. Podświetlonytowar wybieramy przez [F5].

Gotową listę akceptujemy przez [Ctrl] + [Enter] i zapisujemy dokument KD.

Zwiększenie komfortu pracy użytkownikaprzy wystawianiu dokumentów PZUmożliwiono – przy wystawianiu dokumentów PZ – sortowanie towarów na liścietowarowej (na ekranie i na wydruku) wg kolejności ich wprowadzania a nie wg kodu,Pozwala to łatwiej porównać wprowadzaną listę towarów (z ekranu) z wydrukiem fakturyod dostawcy.

W Konfiguracji – dział Konfiguracja wydruków znajduje się opcja:

Sortowanie towarów i usług na ekranie/wydruku – wybranie Numer oznacza, że pozycjena liście towarowej będą ułożone w kolejności ich wprowadzania. Wybranie Kod oznaczauszeregowanie towarów wg ich kodu (jak w dotychczasowych wersjach programu).

Uwaga: Ustawienie powyższej opcji decyduje o sposobie sortowania naekranie i na wydruku, zarówno na dokumentach PZ jaki dokumentach sprzedaży.

Przy wystawianiu dokumentów PZ dodano także ostrzeżenie, że pozycja dodawanana listę towarowo – kosztową dokumentu ma na liście towarów ustawiony typ: Produkt.

Mechanizm sprawdzania bazy rezerwacjitowarów i jej naprawyW sytuacji gdy zachodzi podejrzenie co do poprawności bazy rezerwacji towarów,program umożliwia jej sprawdzenie i dokonanie naprawy niezgodności.

Podczas edycji zamówienia możemy przez [Ctrl] + [Z] wywołać na ekran listęzarezerwowanych towarów. Gdy lista ta jest wyświetlana, możemy skorzystać z klawisza[F2], aby dokonać automatycznej kontroli. Z opcji tej można korzystać co jakiś czas,analogicznie jak z Odtwarzania kluczy.


Usprawnienia przy rezerwacji zamówionegotowaruWprowadzono możliwość wyboru, czy anulowanie przeterminowanych rezerwacjitowarów przebiegać będzie automatycznie, czy też wymagać ono będzie bezpośredniejingerencji użytkownika. Druga dodatkowa opcja reguluje dostępność zarezerwowanegotowaru do sprzedaży w przypadku niewystarczającej jego ilości w magazynie.

Aby zadeklarować sposób pracy programu w powyższych przypadkach, wybieramyz głównego menu Konfiguracja a następnie Inne. W oknie tym znajdują się opcje:

Brak automatycznego zwalniania rezerwacji – Standardowo opcja ustawiona jest na„Nie”, co oznacza, że zamówione towary są rezerwowane tylko do dnia, w którymupływa termin realizacji zamówienia. Począwszy od następnego dnia rezerwacjajest „zwalniana”, zatem towary mogą być już sprzedane innemu klientowi. Abytemu zapobiec, wybieramy „Tak”. Zamówiony towar będzie rezerwowany aż dochwili zrealizowania zamówienia albo przeniesienia zamówienia do archiwum.

Blokada towaru przez wcześniejsze rezerwacje – Ustawienie tej opcji ma znaczeniewtedy, gdy ilość towaru w magazynie nie wystarcza na zrealizowanie wszystkichzamówień. Jeśli opcja jest ustawiona na „Tak”, wówczas towary są rezerwowanew taki sposób, aby umożliwić realizację najwcześniejszych zamówień. Ustawienie„Nie” pozwala pobrać towar do sprzedaży w oparciu o dowolne zamówienie, bezwzględu na jego datę.

Kod towaru w formie ograniczonego koduProgram oferuje możliwość wprowadzania kodów towarów w formie fragmentu kodukreskowego. Mechanizm ten jest przydatny np. w firmach sprzedających artykułyoznaczone kodami kreskowymi dłuższymi niż 13 znaków i posługujących się czytnikamikodów kreskowych.

Aby korzystać z tego mechanizmu, należy z menu Konfiguracja wybrać Inne.Po wypełnieniu pierwszego okna z opcjami konfiguracyjnymi na ekranie pojawia siędrugie, w którym wybieramy opcję:

Ograniczony kod towaru – opcja ta jest przydatna w przypadku współpracy z czytnikiemkodów kreskowych i specyficznego kodu towarowego. Przy jej pomocy możemy ustalić,że z kodu kreskowego odczytanego przez skaner i przesłanego do komputera w polu Kodtowaru wprowadzana jest tylko część znaków (w zależności od zawartości pól Od... orazdo...). Np. w jednej z firm na etykietach stosuje się kod 16-znakowy. Ostatnie 4 znaki oznaczają


rozmiar i kolor, które to informacje nie pojawiają się na fakturach dostawcy. W Aktynieużywa się zatem kodu 12-znakowego (wpisując Od: 1 Do: 12).

Uwaga: Mechanizm ten działa tylko przy wybieraniu towarów podczassprzedaży.

Komunikacja z kolektorami danych Optikon,Denso, ScanPalProgram Aktyn uzupełniono o mechanizm komunikacji z kolektorami danych typu:Optikon, Denso, ScanPal. Urządzenia te pomocne są przy przyjmowaniu towarówdo magazynu a także podczas przeprowadzania inwentaryzacji.

Wprowadzony mechanizm umożliwia bezpośrednią współpracę programu z kolektoramidanych oraz dokonanie importu z tworzonych przez nie plików tekstowych.

Import danych jest dostępny podczas sporządzania listy towarowej :do remanentu początkowego (jak dotychczas w programie dodatkowym Aktyn-

Inwentaryzator)do inwentaryzacji (jak dotychczas w programie dodatkowym Aktyn-

Inwentaryzator)dodatkowo podczas przyjmowania dostawy.

Podczas wypełniania listy towarowej korzystamy z kombinacji klawiszy [Alt] +[I] -„import”. Powoduje to uruchomienie dodatkowego programu download.exei wyświetlenie menu, z którego wybieramy model inwentaryzatora:

Odczytaj dane z:Szukaj: . ––––––––––––––––––––––––––––––––Nazwa:DENSO BHT-3041METROLOGIC SCANPALOPTICON CLT 1923PLIK-FORMAT AKTYNPLIK-FORMAT SYMBOL

Trzy pierwsze opcje oznaczają import bezpośrednio z urządzenia, ostatnie dwie – import zpliku tekstowego zawierającego dane z kolektora. Jest to standardowo plik tekstowy o


nazwie a (bez rozszerzenia). Naciskając klawisz [F5] rozpoczynamy import zpodświetlonej pozycji (urządzenia lub pliku).

Po wybraniu pozycji z menu przez [Enter] możemy ustalić dodatkowe parametry importuz danego urządzenia:

Nazwa – nazwa kolektora, np. METROLOGIC SCANPAL. Nazwa ta pojawia sięw powyższym menu.

Opis – miejsce na ewentualny dodatkowy opis urządzenia lub formatu danych.

Komenda uruchamiająca odczyt danych – komenda, jaką należy wpisać w linii komendDOS, aby uruchomić program komunikujący się z danym urządzeniem i rozpocząćtransmisję danych. Najczęściej jest to nazwa programu poprzedzona pełną ścieżkądostępu oraz parametr oznaczający uruchomienie odczytu danych z kolektora. Np.standardowa komenda dla kolektora ScanPal to:

C:\PROGRAMY\AKTYN45\SCNPLDN.EXE /P1 > NUL

(gdzie parametr /P1 określa, że komunikacja odbywa się przez port COM1, zaśdodatkowy parametr >NUL oznacza, że komunikaty wyświetlane podczas pracyprogramu nie będą pojawiały się na ekranie).

Specyfikacja pliku z odczytanymi danymi – Po odczytaniu danych z kolektora tworzonyjest na dysku plik tekstowy, z którego następnie odczytywane są dane o towarach.Standardowo jest to plik o nazwie A (bez rozszerzenia) znajdujący się w katalogu Aktyna(tam, gdzie tworzący go program).

Konwersja danych do formatu wymaganego przez Aktyn – jeśli kolektor przygotowujeplik w formacie Aktyna – wówczas możemy wybrać Brak. W przypadku kolektorów,z którymi współpracuje Aktyn konwersja danych może być przeprowadzona przez samprogram download – wybieramy opcję Wbudowana. Oczywiście najczęściej dopisującnową pozycję będziemy musieli zadbać o dodatkowy program, który „przetłumaczy” danez kolektora do pliku w formacie „zrozumiałym” dla Aktyna. W takich przypadkachwybieramy Obca i wypełniamy następne pole:

Komenda uruchamiająca zewnętrzny konwert danych – komenda, jaką należy wpisaćw linii komend DOS, aby uruchomić program konwertujący („tłumaczący”) dane doformatu Aktyna.

W przypadku podstawowych modeli, z którymi współpracuje Aktyn, nie ma potrzebydokonywania zmian powyższych parametrów. Możemy jednak dopisać do listy noweurządzenie – i wówczas parametry te będą decydowały o sposobie współpracy tegourządzenia z programem.


DODATKOWE RAPORTYNa podstawie uwag naszych Użytkowników przygotowaliśmy dodatkowe raporty,pomocne w szczególnych sytuacjach. Do pakietu Aktyn 4.5 dołączono dodatkowyprogram rozne.exe zawierający opisane niżej raporty. Program można dopisać do listyNarzędzi i uruchamiać go przy pomocy opcji Narzędzia.

W menu tego dodatkowego modułu raportowego znajdują się:

1 - Detaliczna ewidencja VAT2 - Rankingi sprzedaży3 - Nadmiarowe rabaty4 - Sprzedaż wg dostawców5 - Zalegające towary6 - Brakujące towary7 - Harmonogram rozrachunkówN - Konfiguracja

Ewidencja VAT zakupów w cenachdetalicznychZestawienie to wyodrębnia (w przypadku użytkowników prowadzących ewidencjętowarów w cenach detalicznych): wartość towarów netto, kwotę podatku VAT, wartośćtowarów brutto oraz wartość marży.

Po wybraniu z menu opcji Detaliczna ewidencja VAT na ekranie pojawia się okienko,w którym ustalamy szczegółowe parametry raportu:

Stanowiska – analogicznie jak przy pozostałych raportach możemy wybrać aktualnestanowisko (!), wszystkie (*) lub wybrane ( √ ).

Zakres czasowy – okres, którego dotyczy raport. Będą w nim uwzględnione wszystkiedostawy przyjęte w zadanym okresie, z wpisanymi datami włącznie.

Dokumenty – możemy sporządzić raport uwzględniający wszystkie dokumenty dostawy(*) lub wybrane typy ( √ ), tj.: PZ - dostawa i KD - korekta dostawy.

Dla każdej dostawy raport podaje następujące wielkości:W.d.b. – wartość dostawy bruttoW.m.n. – wartość marży nettoW.V. – wartość podatku VAT (całkowita)W.V.22% – wartość VAT w stawce 22%


itd.

Rankingi sprzedażyProgram pozwala uzyskać rankingi odbiorców, dostawców, sprzedawców itd., bazując nasprzedaży towarów (ilości, wartości obrotu bądź marży). Raport Rankingi sprzedażypozwala wybrać „najlepszy” towar, sprzedawcę, dostawcę itp. Może odpowiedzieć np. napytania:

który sprzedawca wygenerował największą marżę? (może to znaczyć, że jest najbardziejoperatywny, albo też obsługuje najlepszych klientów);

jaki towar przyniósł nam największe przychody?;towary od jakiego producenta kupowane są najchętniej?;w jakich godzinach najlepiej sprzedaje się piwo (bezalkoholowe!) ?w jakich miesiącach najwięcej zarabiamy na kostiumach kąpielowych?na którym stanowisku dokonano największej sprzedaży na paragony

...i wiele innych.

Przed sporządzeniem raportu ustalamy następujące parametry:

Rodzaj raportu – wybieramy, które kryterium nas interesuje: towary, odbiorcy, ...

Wg – raport sporządzamy wg ilości, wielkości obrotu lub zrealizowanej marży

Stanowiska – wybieramy stanowiska, z których sprzedaż ma być uwzględnianaw raporcie – możemy wybrać aktualne stanowisko (!), wszystkie (*) lub wybrane ( √ ).

Zakres czasowy – określamy przedział czasowy, którego ma dotyczyć raport.

Odbiorcy, Dostawcy, Towary – wszystkie pozycje (*) lub tylko wybrane ( √ ).

Sprzedawcy – możemy sporządzić raport dotyczący wszystkich sprzedawców – czyliużytkowników prowadzących sprzedaż – (*) lub tylko wybranych ( √ ).

Dokumenty uwzględniane przy sporządzaniu zestawienia – wszystkie (*) lub wybranetypy ( √ ). Zaznaczamy odpowiednio: FA, RA, PA, RF, KF, KR, ZP.

Okresy czasu – istotne w przypadku Rankingu okresów. Określamy, jakie okresy mająbyć porównywane (G-godzina, D-dzień, T-tydzień, M-miesiąc, K-kwartał, R-rok)

Specyfikacje – możemy zawęzić raport tylko do dokumentów opatrzonych wybranąspecyfikacją (gwiazdka oznacza wszystkie dokumenty).

Drukuj – wpisujemy tu interesującą nas ilość pozycji. Wpisanie liczby dodatniej oznaczawybranie „najlepszych” pozycji (największy obrót), 0 – wszystkie pozycje; liczba ujemnej– odpowiednio wybranie pozycji „najgorszych” (najmniejszy obrót).


Raport z nadmiernych rabatówZestawienie to pomocne jest w przypadku analizy wysokości udzielanych rabatów –pozwala łatwo kontrolować sprzedawców. Może być wykorzystane również w przypadkurefundacji dodatkowych rabatów promocyjnych przez dostawców.

Większość parametrów ustalamy analogicznie, jak przy poprzednim raporcie. Zwróćmyjedynie uwagę na ostatni z nich:

Różnica rabatów – raport obejmuje te transakcje, dla których różnica między rabatemwynikającym z grup rabatowych lub (w przypadku ich braku) rabatem przypisanym dokontrahenta a rabatem faktycznie udzielonym przez sprzedawcę przekracza zadany przeznas poziom. Różnica 10 % oznacza np. różnicę między przypisanym rabatem 10% audzielonym 20% (a nie przekroczenie rabatu o 10% wartości tegoż rabatu).

Parametr ten może być wykorzystywany do poszukiwania największych odchyłekod ustalonych rabatów. Najczęściej jednak służy do wykluczenia odchyłek wynikających zzaokrągleń.

Przykład. Wyobraźmy sobie, że klient, któremu przysługuje stały rabat 10% kupuje wannęza 500 zł oraz uszczelkę za 1,12 zł.

W przypadku wanny rabat wynosi:

500 zł * 10% = 50 zł

rabat dla uszczelki wynosi jednak

1,12 zł * 10% = 0,112 zł

Uszczelka nie może oczywiście kosztować 1,008 zł. Musimy zaokrąglić cenę do pełnychgroszy, co daje 1,01 zł. Faktycznie zatem udzieliliśmy 11 gr. rabatu. Porównując terazwartość udzielonego rabatu z początkową wartością towaru stwierdzimy, że:

0,11 zł / 1,12 zł = 0,10891...

A zatem na uszczelkę udzieliliśmy rabatu w wysokości 10,89%, a nie jak założyliśmy -10%.

Powyższy przypadek nie jest oczywiście przekroczeniem kompetencji sprzedawcy.Wystarczy ustalić Różnicę rabatów już na poziomie 1%, aby nie był on wyszczególnionyw raporcie.

Raport ze sprzedaży wg dostawcówRaport ten jest narzędziem analizy sprzedaży ze względu na źródło pochodzenia towarów.


Przy jego sporządzaniu ustalamy podobne parametry, jak w opisanych wyżej raportach.Zwracamy uwagę na jeden, rzadko używany przy raportach ze sprzedaży, a mianowicieDostawcy. Możemy wybrać wszystkich dostawców (*) lub tylko wybranych ( √ ) –otrzymujemy raport obejmujący tylko towary pochodzące od konkretnych dostawców.

Wykonany w ten sposób wydruk prezentuje wartość sprzedaży w rozbiciu na grupytowarów pochodzących od poszczególnych dostawców.

Raport dotyczący towarów zalegającychw magazynieRaport ten pozwala wyselekcjonować spośród towarów znajdujących się we wskazanychmagazynach te, które przyjęto do nich przed podaną datą oraz wydrukować je wkolejności od najstarszego do najmłodszego lub w kolejności od tego na jakimponiesiono największą stratę do tego, na którym strata była najmniejsza.

Po wybraniu z menu opcji Zalegające towary na ekranie pojawia się okienko, w którymustalamy szczegółowe parametry raportu:

Stanowiska – możemy sporządzić raport obejmujący jeden lub wiele magazynów:analogicznie jak przy pozostałych raportach możemy wybrać aktualne stanowisko (!),wszystkie (*) lub wybrane ( √ ).

Towary – możemy sporządzić raport dotyczący wszystkich towarów z magazynu ( * ) lubtylko wybranej grupy towarów ( √ ).

Data graniczna – oznacza datę przyjęcia do magazynu. W raporcie zostaną uwzględnionetowary, które zostały przyjęte do magazynu przed wprowadzoną tu datą (ściślej: niepóźniej niż wprowadzona data).

Przelicznik % – program szacuje „straty” wynikające z niepotrzebnego przechowywaniatowaru w magazynie. Są one obliczane przez porównanie z hipotetyczną lokatą bankową orocznej stopie oprocentowania zgodnej wpisaną tu wartością.

Sortowanie wg – kolejność prezentacji poszczególnych pozycji na wydruku. Mamydo wyboru kolejność według: Okresu zalegania lub Poniesionej straty (podręczne menupojawia się, gdy zatwierdzimy puste pole lub wpiszemy w nim jakikolwiek znak, np. „?”).

Należy zwrócić uwagę na sposób interpretacji tego raportu. Otóż świadczy onjednoznacznie o zaleganiu towaru tylko wtedy, gdy stosujemy przy sprzedaży zasadęFIFO (first in, first out) – tj. sprzedajemy zazwyczaj towar pochodzący z najstarszejdostawy. W przeciwnym razie może się okazać, że wykazany w raporcie towar znajdujesię w obrocie, a w magazynie zalega tylko pewna jego partia pochodząca ze starejdostawy.


Raport dotyczący towarów zarezerwowanychRaport pozwala uzyskać informację o towarach, których brakuje do realizacji zamówień irezerwacji. W szczególności można uzyskać raport podający ilość zarezerwowanychtowarów przez danego kontrahenta oraz ilość towarów zarezerwowanych na danymzamówieniu.

Po wybraniu z menu opcji Brakujące towary na ekranie pojawia się okienko, w którymustalamy szczegółowe parametry raportu:

Stanowiska – analogicznie jak przy pozostałych raportach możemy wybrać aktualnestanowisko (!), wszystkie (*) lub wybrane ( √ ).

Towary – możemy sporządzić raport dotyczący wszystkich towarów z magazynu ( * ) lubtylko wybranej grupy towarów ( √ ).

Data realizacji – oznacza datę planowanej realizacji zamówienia. Raport będzie podawałlistę towarów, które są niezbędne do zrealizowania tych zamówień, których termin upływaw zadanym dniu lub wcześniej. Nie będą natomiast uwzględniane zamówienia opóźniejszym terminie realizacji.

Cena – wartość towaru, który należy zamówić, aby zapewnić realizację zamówienia, jestszacowana w oparciu o jedną z wybranych cen: Zakupu netto, Zakupu brutto, Nabycia,Hurtowa netto, Hurtowa brutto, Detaliczna netto, Detaliczna brutto. (podręczne menupojawia się, gdy zatwierdzimy puste pole lub wpiszemy w nim jakikolwiek znak, np. „?”).

Uwaga: Wszystkie wymienione ceny są odczytywane z cennika.

Sortowanie – kolejność prezentacji poszczególnych pozycji na wydruku. Mamydo wyboru kolejność według kodu lub nazwy towaru.

Drukuj – towary, które mają być uwzględnione w raporcie. Mamy do wyboru:Wszystko – towary, które zostały zamówione oraz towary znajdujące się w magazynie

Braki do zamówień – towary, których brakuje do realizacji zamówieńBraki do rezerwacji – towary, których brakuje do utworzenia zapasów obejmujących

tylko towary zarezerwowane.

Harmonogram rozrachunkówKolejny raport pomaga w rozliczaniu rozrachunków i zarządzaniu finansami przezsporządzenie harmonogramu rozliczania rozrachunków na zadany okres.


Raport ten możemy sporządzić np.:

dla jednego kontrahenta - dłużnika, aby przedstawić mu ustalony harmonogram spłat;dla jednego dostawcy – aby zorientować się w wysokości i terminach należnych mu

płatności;dla wszystkich kontrahentów – aby oszacować płynność finansową („do końca

tygodnia ma spłynąć 300 tys., z czego po zapłaceniu naszych zobowiązańw wysokości 50 tys. powinno nam zostać ok. 250 tys. na zakup nowegotowaru”)

Po wybraniu opcji Harmonogram rozrachunków ustalamy dodatkowe parametry:

Stanowiska – analogicznie jak przy pozostałych raportach możemy wybrać aktualnestanowisko (!), wszystkie (*) lub wybrane ( √ ) – oznacza to sporządzenie raportudotyczącego wybranych stanowisk. Wybór stanowiska jest istotny również w przypadkuwspólnej listy rozrachunków. Wybranie jednego lub kilku stanowisk oznacza wówczaswybranie rozrachunków wygenerowanych na wskazanych stanowiskach.

Zakres czasowy – oznacza interesujący nas przedział czasowy. Rozrachunki przewidzianedo realizacji w tym przedziale będą przedstawione z rozbiciem na poszczególne dni.Oprócz tego raport podaje wysokość rozrachunków przeterminowanych (do zapłaceniaprzed wskazaną datą) oraz pozostałych (z datą realizacji przypadającą po zadanym przeznas okresie).

Kontrahenci – możemy sporządzić raport dotyczący rozrachunków ze wszystkimikontrahentami ( * ) lub tylko wybranymi ( √ ).

Konfiguracja raportów „różnych”W menu modułu „Różne” znajduje się również opcja Konfiguracja, która pozwalaustawić następujące parametry:

Katalog roboczy – nazwa katalogu, w którym tworzone są tymczasowe pliki.Standardowo jest to katalog o nazwie zgodnej z numerem karty sieciowej. Ważne, abykatalog ten został utworzony wcześniej na dysku (program nie tworzy nowego katalogu,jeśli wpiszemy nie istniejąca nazwę).

Sieć – zaznaczamy, czy program działa w sieci, czy też nie. W przypadku pracy w siecidopuszczalne jest wybranie „Nie”, jeśli mamy pewność, że żaden z pozostałychużytkowników sieci nie pracuje w Aktynie. Niektóre raporty mogą być wówczaswykonywane szybciej, ale bez korzystania z mechanizmów sieciowych. Może się zatemzdarzyć, że zablokujemy możliwość pracy innym użytkownikom Aktyna w sieci.

Edytor – wpisujemy tu nazwę oraz (w razie potrzeby) ścieżkę dostępu do edytora, któryma być użyty do przeglądania raportów na ekranie. Standardowo jest to EDIT.COM


dostarczany wraz z instalacją Windows, umieszczony zwykle w katalogu (folderze)C:\WINDOWS\COMMAND.


ZMIANY W ZAKRESIEDOKUMENTÓW

Dostosowanie wyglądu faktury

Nowe formy fakturyUżytkownik ma do wyboru kilka różnych form wydruku faktury. Wybieramy jew Konfiguracji programu – opcja Konfiguracja wydruków – Forma wydrukudokumentu FA/RA. Obecnie mamy do wyboru formy od 0 do 7.

Spośród nowych form wydruku warto zwrócić uwagę na trzy:

Wszystkie informacje (wraz z informacją o ilości towaru, opakowań zbiorczych ireszty) drukowane są w jednej linii. W wyniku tego kolumny Ilość, Cena orazWartość a także Nazwa towaru zostały nieznacznie zwężone. Dlatego forma tanie jest zalecana, gdy specyfika sprzedaży wymaga wpisywania dużych liczbokreślających ceny i ilości. Ułamkowe ilości towaru prezentowane są zdokładnością do 0.01, a nie 0.001.

Podobna jak dotychczasowa forma 0. Dodatkowo z prawej strony drukowana jestcena netto (jeśli faktura jest wystawiana w cenach brutto) lub cena brutto (jeślifaktura jest wystawiana w cenach netto).

Podobna jak dotychczasowa forma 2. Dodatkowo z prawej strony drukowana jestcena netto (jeśli faktura jest wystawiana w cenach brutto) lub cena brutto (jeślifaktura jest wystawiana w cenach netto).

Poprawa przejrzystości fakturW celu poprawy przejrzystości faktur dodano możliwość drukowania na wydrukach FA iRA dodatkowej pustej linii. Aby z niej skorzystać, należy w Konfiguracji programu –Konfiguracja wydruków ustawić opcję Pusta linia po linii towarowej na „Tak”.


Umieszczanie na fakturze dodatkowej informacjitekstowej

Wprowadzono możliwość umieszczania na fakturze dodatkowych informacji tekstowych,przykładowo o charakterze reklamowym.

Informacja taka drukowana jest bezpośrednio po danych sprzedawcy i nabywcy, a przedlistą towarów. Jeśli chcemy drukować taki dodatkowy tekst, wystarczy zapisać go w plikutekstowym o nazwie koment.txt. Plik umieszczamy w katalogu, w którym zainstalowanoprogram (tj. tam, gdzie znajduje się plik aktyn.exe).

Drukowanie opisu towaru na dokumentachKolejne opcje w Konfiguracji pozwalają na drukowanie dodatkowego opisu towaru(dostępnego np. w cenniku pod klawiszem [F4]) na dokumentach. W szczególności opismoże pojawić się:

na fakturze (niezależnie od wybranej formy wydruku faktury) – w tym celu należy włączyćopcję Drukowanie opisu towaru/usługi na dokumentach FA/RA dostępną wKonfiguracji sprzedaży.

na dokumentach PW, RW i PP – wybieramy Inne, opcja Druk memo w PW, RW, PP.

na dokumentach RF (faktura do paragonu). Decyduje o tym ustawienie opcji Czydrukować OPIS TOWARÓW na dokumentach RF ? dostępnej w Konfiguracjiwydruków.

Wybór kontrahenta przed wypełnieniem listytowarowejWprowadzono możliwość wypełnienia nagłówka dokumentu sprzedaży (FA, RA, PA), awięc i wyboru kontrahenta, przed listą towarową. Dzięki temu przed wypełnieniem listytowarowej dokumentu sprawdzić można dane kontrahenta, czy już dokonywał w firmiezakupu, jaki przyznano mu rabat, czy nie zalega on z płatnościami itp.

Opcja Konfiguracja dział Inne zawiera opcję:

Wybór kontrahenta przed listą towarową – Wybór „Tak” powoduje zmianęstandardowej kolejności czynności podczas prowadzenia sprzedaży. Wystawiając fakturęmożemy dokonać wyboru kontrahenta, zanim przystąpimy do wyboru towarów.


Uwaga: Zalecamy włączenie tej opcji zwłaszcza wtedy, gdy korzystamy zautomatycznego rabatu dla kontrahentów (wersja Quatro),blokowania sprzedaży itp.

Umieszczanie na fakturze danych odbiorcyinnego niż nabywcaW przypadku gdy odbierającym towar jest osoba bądź firma upoważniona do tejczynności przez nabywcę, na fakturze - w odpowiednio oznaczonym miejscu - mogąznaleźć się dane odbiorcy.

Podczas wypełniania nagłówka faktury (tj. w okienku, w którym wprowadzamy numerfaktury i dane nabywcy) naciskamy klawisz [F1]. Pojawia się wówczas okienko, w którymwpisujemy dane odbiorcy. Możemy oczywiście wypełnić je „automatycznie” korzystając zkatalogu kontrahentów (wywołujemy go, podobnie jak przy wypełnianiu danych nabywcy,klawiszem [F5]).

Wystawianie dokumentu sprzedaży w oparciuo ceny hurtowe netto bądź bruttoUłatwiono przeprowadzanie operacji wystawienia dokumentu sprzedaży na podstawiedokumentu źródłowego (np. PP).

W wersji 4.0 lista towarów z przepisując listę towarów do sprzedaży z dokumentuźródłowego program podpowiadał również ceny sprzedaży zgodne z cenamiumieszczonymi na dokumencie źródłowym.

Obecnie ceny sprzedaży podpowiadane są analogicznie jak przy „normalnym”prowadzeniu sprzedaży. Mianowicie jeśli na liście towarów w magazynie (widocznąw dolnej części ekranu) wyświetlane są ceny hurtowe, wówczas program wpisuje nafakturę ceny hurtowe, jeśli wyświetlane są ceny detaliczne – wówczas wpisywane są cenydetaliczne (gdy wyświetlane są ceny zakupu lub nabycia – również wpisywane są cenydetaliczne).

Oczywiście przed zatwierdzeniem listy towarów można przeprowadzić jej edycję,w szczególności zmienić podpowiadane ceny sprzedaży.


Wydruk kopii paragonu fiskalnego na zwykłejdrukarceProgram poszerzono o możliwość drukowania kopii paragonu na zwykłej drukarce pouprzednim zapisaniu go na drukarce fiskalnej. Taki wydruk nie jest oczywiściedokumentem fiskalnym, może być jednak używany np. jako potwierdzenie dlamagazyniera wydającego towar.

W Konfiguracji programu – dział Inne – znajduje się opcja:

Dodatkowy wydruk PA na drukarce – w przypadku korzystania z modułu sprzedażyfiskalnej oprócz paragonu drukowanego na drukarce fiskalnej program może drukowaćdodatkowy paragon na „zwykłej” drukarce.

Paragon z opóźnionym terminem zapłatyProgram pozwala na umieszczanie w dokumentach PA i ZP terminu zapłaty dla płatnościkredytowych.

Podczas prowadzenia sprzedaży, po zaakceptowaniu numeru paragonu, specyfikacji orazo wpisanie ewentualnego komentarza, program wyświetla okienko:

Do zapłaty 141.42Rabat 0.00 %

Podaj gotówkę: 150.00Reszta 8.58

[OK]

W polu Podaj gotówkę wpisujemy kwotę przyjętą od klienta. Jeśli jest ona większa, niżnależność do zapłaty, program oblicza resztę do wydania.

Jeśli jednak w powyższym okienku wpiszemy kwotę mniejszą, niż należność do zapłaty (wszczególności zero) – oznacza to udzielenie kredytu lub przyjęcie płatności w innej formie,niż gotówka. W takiej sytuacji na ekranie pojawia się okienko:


Forma zapłaty: G Karta/Czek/Got.NNumer czeku :Komentarz:Data zapłaty: 19/01/2001

[OK]

Deklarujemy w nim formę zapłaty (czek, karta płatnicza lub gotówka nierozliczona),a w przypadku czeku wpisujemy także jego numer. Zalecamy również dopisaniekomentarza, ponieważ wszystkie płatności dokonane w ten sposób trafiajądo rozrachunków, ale bez rozróżnienia kontrahenta – płatności takie możemy zatemidentyfikować tylko na podstawie komentarza.

Wszystkie płatności kredytowe trafiają na listę rozrachunków.

Dzięki wprowadzeniu różnych form płatności do paragonów (a w szczególności płatnościkredytowej) przy pomocy Aktyna możemy prowadzić również sprzedaż ratalną. W jakisposób? Dokonując sprzedaży ratalnej na paragon deklarujemy, jaką część wartościparagonu klient płaci gotówką, a jaką część rozpisujemy na raty. (Do obliczenia ilościi wysokości rat sklepy używają zwykle specjalistycznego programu otrzymanegood banku, który udziela kredytu na taką sprzedaż). Kwota wynikająca z płatności ratalnychautomatycznie dopisywana jest do należności rejestrowanych przez program Aktyn. Pootrzymaniu pieniędzy z banku (bank zwraca bowiem pieniądze za kredyt udzielonyklientowi) dług danego klienta jest również automatycznie „wykreślany” z należności.Dzięki temu sklep w każdej chwili wie, ile pieniędzy i kiedy może spodziewać się od bankuza kredyty udzielone na sprzedaż ratalną.

Program umożliwia także wystawianie dokumentów RF do paragonów pochodzących zkasy fiskalnej z płatnością inną niż gotówka.

Przyspieszenie wystawienia paragonuWprowadzono opcję wypełniania nagłówka paragonu bez potwierdzenia, co pozwalaprzyśpieszyć proces jego wystawiania.

Aby ją włączyć, w menu Konfiguracja – Inne znajdujemy opcję Nagłówek PA bezpotwierdzenia. Ustawienie tej opcji na „Tak” powoduje, że paragon zapisywany jestbezpośrednio po zatwierdzeniu listy towarów – bez zatwierdzania nagłówka.


Automatyczna numeracja paragonówProgram Aktyn może sam prowadzić numerację paragonów fiskalnych. Konfiguracja –dział Inne – zawiera opcję:

Brak pobierania numeru paragonu z drukarki fiskalnej – Włączenie tej opcji przyspieszanieco wystawienie paragonu fiskalnego. Aktyn nie komunikuje się z drukarką przedotwarciem paragonu, pytając o numer kolejnego paragonu. Program prowadzi własną,niezależną numerację paragonów. Na paragonie fiskalnym drukowana jest jedynieinformacja o tym, jaki odpowiada mu numer paragonu w ewidencji prowadzonej wAktynie.

Jeśli opcja jest wyłączona, program przed wystawieniem paragonu wysyła do drukarkipytanie o kolejny numer paragonu.

Zgodność rabatu na paragonie z rabatem nafakturzeKolejne drobne udogodnienie dotyczy sytuacji, gdy wystawiliśmy paragon, udzielającrabatu do całego dokumentu (nie do poszczególnych towarów), a następnie wystawiamyfakturę do tego paragonu.

Podczas wystawiania takiej faktury istnieje obecnie możliwość wprowadzenia rabatuzgodnego co do wartości z zastosowanym w wystawionym uprzednio paragonie. Kwotatego rabatu jest podpowiadana podczas wystawiania faktury.

Dodatkowe informacje na wydrukudokumentu KD (korekta PZ)W podsumowaniu listy towarowej dokumentu KD (korekta dostawy) umieszczana jestdodatkowa informacja o wartości tego dokumentu w cenach zakupu netto oraz brutto,cenach nabycia, detalicznych a także hurtowych netto i brutto.


INNE ZMIANY

Zmiany w zakresie uprawnień użytkowników

Zmiana dotychczasowego znaczenia uprawnieńZlikwidowano blokadę w dostępie do dostawy, produkcji, przesunięć dla użytkownika,który nie ma możliwości podglądu cen zakupu i nabycia.

A zatem jeśli opcja: Wgląd w ceny zakupu i nabycia została ustawiona na „Nie” –wówczas ceny te są niewidoczne (nie są wyświetlane). W wersji 4.5 użytkownik może jużobsługiwać moduły Przyjęcie towaru, Przesunięcia oraz Produkcja – oczywiście podwarunkiem, że nie zabraniają tego inne parametry dotyczące uprawnień danegoużytkownika.

Uwaga: Użytkownik uprawniony do obsługi modułu Przyjęcie towaru maw tym module wgląd w ceny zakupu, nawet jeśli zabrania tegoustawienie opcji Wgląd w ceny zakupu i nabycia.

Nowe uprawnienia szczegółoweWprowadzono nowe zakresy uprawnień użytkowników, np. do zmiany ceny na PWi RW, automatycznego zaznaczania w cenniku po zmianach, obsługi limitów sprzedaży,przekroczenia ilości dni kredytu dla kontrahenta, modyfikacji listy stanowisk itp. Oto listanowych uprawnień:

Sprzedaż; w ramach modułu sprzedaży dodano nowe uprawnienia szczegółowe:Ograniczenie dla rabatu kontrahenta. Ograniczenie polega na tym, że użytkownik

nie może udzielić rabatu większego, niż rabat podpowiadany przez program,a odczytany z danych kontrahenta. A zatem „Tak” oznacza nałożenie tegoograniczenia; „Nie” - oznacza, że użytkownik może wpisać dowolny rabat)

Ograniczenie do popraw rabatu kontrahenta. „Tak” oznacza zablokowanieprawa do modyfikacji tabeli rabatowej zapisanej w danychkontrahenta (nie mylić z prawem do udzielania rabatu podczassprzedaży)

Ograniczenie limitu dni kredytu. – Ograniczenie dotyczy maksymalnego terminuodroczonej płatności. „Tak – oznacza, że użytkownik może wystawić


dokument kredytowy tylko wtedy, gdy termin płatności jest zgodny zterminem ustalonym dla danego kontrahenta (zob. Dodatki) lub krótszy.Ustawienie „Nie” oznacza brak ograniczenia, a zatem użytkownik możeustalić dowolny termin płatności (oczywiście pod warunkiem, że jestuprawniony do wystawiania dokumentów kredytowych).

Operacje kasowe; wciśnięcie [F4] powoduje wyświetlenie listy szczegółowychczynności w ramach modułu Kasa:Dostęp do zaliczek – wystawianie dokumentów KW potwierdzających wydanie

zaliczki i KP potwierdzających zwrot zaliczkiKasowanie operacji w module kasowymZmiana ustawień dla wspólnych rozrachunków – m. in. prawo do włączenia

wspólnej listy rozrachunków (tylko w wersji Quatro).

Dodatki – w związku z dodaniem nowej opcji Magazyn umożliwiającej edycjęniektórych informacji o towarze znajdującym się w magazynie dodano nowąopcję:Dostęp do zmiany pewnych danych w magazynie (chodzi o zmiany

dokonywane przy pomocy opcji Magazyn).

W prawej kolumnie znajduje się lista dodatkowych czynności:

Modyfikacja listy kontrahentów (inaczej: katalogu kontrahentów) – ustawienie„NIE” spowoduje, że zakaz będzie obowiązywał zarówno bezpośredniow module Dodatki, jak i podczas sprzedaży – w przypadku wystawieniafaktury dla nowego odbiorcy jego dane zostaną umieszczone na fakturze, alenie dopisane do katalogu kontrahentów. Po naciśnięciu klawisza [F4]możemy przydzielić dodatkowo:Dostęp do zmian w blokowaniu sprzedaży, użytkownik ma wówczas prawo

zablokować sprzedaż dla danego kontrahenta lub znieść blokadę sprzedaży.

Konfiguracja stanowisk w zakresie lokalnymWprowadzono możliwość indywidualnej konfiguracji uprawnień na poszczególnychstanowiskach. Po zatwierdzeniu całego okna, w którym ustalamy poszczególne opcje(Inne) program zadaje pytanie:

Czy zapisać ustawienia wszystkim?

Odpowiedź „Tak” oznacza zmianę ustawień dla wszystkich użytkowników pracującychw sieci (o ile korzystają ze wspólnego pliku konfig.dat na dysku sieciowym).


Uwaga: W przypadku włączenia wspólnej listy rozrachunków należykoniecznie zmienić ustawienia dla wszystkich komputeróww sieci (wybieramy „Tak”).

Przyspieszenie pracy programu poprzezzmniejszenie rozmiaru baz danychProgram Aktyn umożliwia także fizyczne usunięcie z podstawowych baz danych(kontrahenci, cennik, stan magazynu, rozrachunki) rekordów zaznaczonych jakoskasowane. Pozwala to zmniejszyć rozmiary tych baz i przyspieszyć pracę programu.

Operacja ta jest wykonywana wraz z Odtwarzaniem kluczy (opcja dostępna w moduleDodatki).

Nowa drukarka fiskalna obsługiwana przezAktynZa pomocą najnowszego modułu Spfp-600 program współpracuje z drukarką ElzabOmega.


DODATKOWE PARAMETRYSYSTEMU OPERACYJNEGO

Katalog roboczy z plikami tymczasowymiZmienna aktemp deklarowana w pliku autoexec.bat wskazuje, w którym miejscu Aktynbędzie zapisywał pliki tymczasowe. Standardowo (jeśli nie zadeklarujemy zmiennejaktemp) jest to katalog o nazwie zgodnej z numerem karty sieciowej tworzony przezprogram wewnątrz katalogu DANE. Podanie innej ściezki, np.:

set aktemp=c:\windows\temp

spowoduje, ze katalog roboczy Aktyna (o nazwie zgodnej z numerem karty sieciowej)powstanie nie w katalogu DANE, lecz we wskazanym przez aktemp. Przy pracy w siecimoże to znacząco przyspieszyć niektóre operacje, szczególnie te, które w istotnymstopniu wykorzystują korzystują pliki chwilowe (np. tworzenie raportów, wydruki naekran). Można też w niektórych sytuacjach ustawiać przekierowanie na RAMdysk.

Standard polskich znaków na drukarceWyobraźmy sobie, że użytkownik Aktyna, który od dłuższego czasu posługuje siępolskimi znakami w standardzie Mazovia, kupuje nową drukarkę. Okazuje się jednak, żedrukuje ona w polskie znaki trybie znakowym tylko w standardzie Latin2. Tymczasemdane o kontrahentach i towarach oraz tysiące wystawionych już dokumentów zapisane sąw standardzie Mazovia.

Zamiast zwracać drukarkę i kupować inną (co nie zawsze jest możliwe) lub dokonywaćkonwersji baz danych na nowy standard polskich znaków (co jest również operacjąpracochłonną i kosztowną), można obecnie ustawić dodatkową zmienną covprn.Ustawienie tej zmiennej spowoduje, że dokumenty i raporty drukowane z Aktyna będąprzed wydrukowaniem konwertowane do standardu polskich znaków wskazanego przezcovprn. W pliku autoexec.bat dopisujemy zatem linię:

set covprn=la - aby przed wysłaniem do drukarki polskie znaki zostałyprzekonwertowane do standardu Latin2

set covprn=ma - aby przed polskie znaki przekonwertować do standardu Mazovia

set covprn=wn - dla konwersji do standardu Windows

set covprn=an - aby przekonwertować wydruk do postaci „bez polskich znaków” (wAktynie standard oznaczany jako aAcCeE).


ZMIANY DOSTĘPNE W WERSJIQUATRO

Wspólna lista rozrachunkówMożliwość prowadzenia wspólnej listy rozrachunków jest dostępnatylko w wersji Quatro.

Uwaga: Przed włączeniem opcji Wspólna lista rozrachunków należydokładnie zapoznać się z treścią niniejszego rozdziału.

Istotnym utrudnieniem w pracy firmy wielooddziałowej może być brak możliwościporównania zobowiązań i należności powstałych na różnych stanowiskach.

W wersji Quatro możliwe jest połączenie dotychczasowych list rozrachunków w jednązbiorczą listę. Dzięki temu możliwe jest np.:

łatwiejsze rozliczenie otrzymanego przelewu, jeśli brak na nim informacji o należności,której dotyczy.

dokonanie kompensaty zobowiązań pochodzących ze stanowiska A (magazyn hurtowy) znależnościami powstałymi na stanowisku B (serwis).

itd.

Praca z jedną listą rozrachunków może być zatem znacznie wygodniejsza. Pamiętajmyjednak, że po utworzeniu wspólnej listy rozrachunków niemożliwy jest powrótdo poprzedniego trybu pracy.

Uwaga: Przed włączeniem opcji Wspólna lista rozrachunków zalecamywykonanie zapasowej kopii danych.

Przełączenie tej opcji w konfiguracji powoduje utworzenie wspólnej listy rozrachunków.Dane o rozrachunkach pochodzące z poszczególnych stanowisk są przepisywane dojednej wspólnej bazy. Od tej pory dokonanie jakiejkolwiek operacji spowoduje, że powrótdo poprzedniego trybu pracy będzie niemożliwy.


Samo omyłkowe wyłączenie wspólnej listy rozrachunków nie stanowi jeszcze żadnego„zagrożenia” dla danych. Jeśli jednak po tej zmianie zostanie dokonana jakakolwiekoperacja wpływająca na stan rozrachunków (wystawienie faktury z odroczoną płatnością,rozliczenie należności, zmiana terminu lub formy płatności, kompensata itd.) – wówczaswyłączenie opcji spowoduje, że nasze listy rozrachunków na poszczególnychstanowiskach będą nieaktualne. Dokładniej: powrócimy do stanu rozrachunków sprzedutworzenia wspólnej listy (stan ten będzie niezgodny ze stanem wynikającym zdokumentów wystawionych na poszczególnych stanowiskach.

Uwaga: Dlatego zalecamy, aby po włączeniu opcji nie zmieniać jejustawienia.

Powrót do oddzielnych list rozrachunków nie wydaje się zresztą celowy. Jest możliwy,jednak tylko pod warunkiem przywrócenia danych sprzed tej modyfikacji.

1. Stanowiska

Uwaga: Do wspólnej listy rozrachunków przepisywane są dane z tychstanowisk, które znajdują się na liście. Odbywa się to w chwiliustawienia opcji w konfiguracji.

Przed utworzeniem wspólnej listy rozrachunków zalecamy uporządkowanie listystanowisk. Aktyn umożliwia np. założenie dodatkowych stanowisk, służących wyłączniedo zapoznania się z możliwościami programu oraz do praktycznego szkoleniapracowników. Na liście mogą znajdować się również stanowiska, które nie są jużużywane, ale nie zostały usunięte ze względu na dostęp do dokumentów archiwalnych imożliwości raportowania.

Przed włączeniem Wspólnej listy rozrachunków należy koniecznie usunąć takie stanowiskaz listy (korzystając w dowolnym miejscu programu z opcji Zmiana stanowiska). Wprzeciwnym razie do wspólnej listy rozrachunków zostaną dopisane niepotrzebne„rozrachunki” nie wynikające z faktycznie zawartych transakcji handlowych.

Z drugiej strony, należy sprawdzić, czy wszystkie stanowiska zawierające istotne daneznajdują się na tej liście.

Zalecamy także, aby założyć specjalne stanowisko przeznaczone tylko do obsługiwspólnej listy rozrachunków. Przemawia za tym duża ilość obsługiwanych danych orazduże obciążenie czasowe tego stanowiska.


2. Konfiguracja

Włączenie wspólnej listy rozrachunków polega na uruchomieniu opcji Konfiguracja –Inne. U dołu okna widoczna jest opcja Wspólna lista rozrachunków. Ustawiamy jąna „Tak”, a w polu Stanowisko wpisujemy kod stanowiska, na którym chcemy rozliczaćrozrachunki. Zalecamy, aby był to kod nowego stanowiska służącego tylko do obsługirozrachunków. Wcześniej musimy je jednak założyć, dopisując je do listy stanowisk.

Uwaga: Przed włączeniem opcji w konfiguracji należy uporządkowaćlistę stanowisk. Zmiana konfiguracji powinna nastąpićjednocześnie dla wszystkich komputerów pracujących w sieci.

3. Praca w sieci

Wszystkie komputery pracujące w sieci powinny mieć zgodną konfigurację. Włączeniewspólnej listy powinno nastąpić w tym samym momencie we wszystkich komputerachw sieci. Oznacza to, że pomiędzy dokonaniem zmiany w pierwszym z komputerów dozmiany konfiguracji ostatniego z nich nie należy wystawiać żadnych dokumentów.

Uwaga: Jednym ze sposobów pracy w sieci jest zainstalowanieprogramu na dyskach lokalnych poszczególnych komputerów,które korzystają z danych zapisanych na serwerze. W takiejsytuacji zalecamy, aby włączenie wspólnej listy rozrachunkówprzeprowadził przeszkolony serwisant.

Szczególnie ważna jest bowiem w tej sytuacji zgodność ustawień zmiennych sieciowych,kart sieciowych oraz opcji programu Aktyn na wszystkich komputerach pracującychw sieci.

Uwaga: Ustawienie opcji Wspólna lista rozrachunków musi byćjednakowe na wszystkich komputerach.

Niedopuszczalna jest praca w sieci, jeśli na poszczególnych komputerach opcja jestustawiona w różny sposób.

4. Zmiany w konfiguracji

Należy zwrócić szczególną uwagę na ustawienie tej opcji w przypadku zmian konfiguracji(zmian w pliku konfig.dat). Modyfikacje te mogą wynikać m. in. z wykasowania plikukonfig.dat, przeniesienia programu do innego katalogu lub na inny dysk, wymiany


zabezpieczenia, wymiany karty sieciowej, ustawienia zmiennej netid, wymiany komputeraitd.

Zanim zaczniemy pracę, należy ustawić opcję Wspólna lista rozrachunków zgodniez ustawieniami w pozostałych komputerach pracujących w sieci.

5. Obsługa rozrachunków

Od tej pory każde uruchomienie modułu kasowego – opcje Rozrachunki oraz Zaliczkipowoduje (niewidoczną dla Użytkownika) chwilową zmianę stanowiska na stanowisko„rozrachunkowe” wpisane przy ustalaniu konfiguracji.

Uwaga: Wspólna lista rozrachunków oznacza także wspólną listęzaliczek.

Wszystkie rozrachunki tworzone w programie (np. należności z tytułu sprzedażyprowadzonej na wszystkich stanowiskach) dopisywane są do wspólnej listyrozrachunków).

6. Raporty

Jednym z parametrów raportu jest stanowisko, którego ma dotyczyć raport. Wskazaniekonkretnego stanowiska oznacza, że na raporcie pojawią się tylko te rozrachunki, którezostały wygenerowane na wskazanym stanowisku.

Załóżmy, że wspólna lista rozrachunków prowadzona jest na stanowisku ROZR. Nieoznacza to, że wskazanie tego stanowiska oznacza sporządzenie raportu zawierającegowszystkie rozrachunki ze wspólnej listy. Raport taki będzie zawierał tylko te rozrachunki,które powstały na stanowisku ROZR (np. należności wynikające z faktur wystawionych natym stanowisku). W szczególności, jeśli – zgodnie z zawartymi wyżej zaleceniami –stanowisko ROZR służy tylko do rozliczania rozrachunków, wówczas raportsporządzony dla tego stanowiska będzie pusty.

Uwaga: Aby uzyskać raport ze wszystkich rozrachunków, w poludotyczącym stanowiska wpisujemy gwiazdkę (*).

7. Obsługa modułu kasowego

Wszystkie operacje na rozrachunkach są zapisywane na stanowisku wskazanymw konfiguracji jako stanowisko „rozrachunkowe”. Na innych stanowiskach możnarejestrować tylko dokumenty KP i KW nie związane z rozrachunkami.

Uruchomienie opcji Rozrachunki powoduje chwilową zmianę stanowiska, i wyświetleniewspólnej listy rozrachunków. Nie dzieje się tak jednak dla pozostałych opcji z menu


modułu kasowego. Aby zatem dokonać poprawy, skasować operację na rozrachunkachlub wydrukować archiwalny dokument rozrachunkowy (KP lub KW), należy przedwybraniem odpowiedniej opcji (Kasowanie operacji kasowych, Wydruki archiwalne)zmienić aktualne stanowisko za pomocą opcji Zmiana stanowiska.

8. Eksport danych do innych programów

Uwaga: Jeśli korzystamy ze wspólnej listy rozrachunków, na wszystkichwspółpracujących ze sobą komputerach należy zainstalować tęsamą wersję programu Aktyn.Należy także zaopatrzyć się w uaktualnione wersje programówwspółpracujących z Aktynem, takich jak Eksport i Import, orazAK2FK (Eksport do programu finansowo - księgowego),a także EXP120 (moduł współpracy z SET-em).

Dotyczy to zarówno wszystkich komputerów współpracujących w ramach sieci, jaki komputerów współpracujących za pomocą programów Eksport i Import.

9. Wyłączenie wspólnej listy rozrachunków

Ewentualne wyłączenie trybu „wspólna lista rozrachunków” jest możliwe (wystarczybowiem przełączyć opcję Wspólna lista rozrachunków w konfiguracji). Nie zalecamyjednak takiego posunięcia, ponieważ nie wydaje się ono celowe z punktu widzenia obsługiprogramu. Ponadto należy liczyć się z następującymi konsekwencjami:

Powracamy do starych, nieaktualnych już list rozrachunków na poszczególnychstanowiskach (obowiązujących w chwili dokonania zmiany). Stan rozrachunkównie będzie zatem zgodny z listą wystawionych dokumentów.

Tracimy możliwość modyfikowania (kasowanie, poprawa) dokumentówwystawionych w czasie obowiązywania wspólnej listy rozrachunków.

10. Program po gwarancji

Opcja Wspólna lista rozrachunków dostępna jest tylko dla tych Użytkowników, którzy wchwili zainstalowania programu w wersji 4.5 posiadali Gwarancję lub PrzedłużonąGwarancję.

Może się jednak zdarzyć (m. in. w wyniku przenoszenia programu do innego katalogulub na inny dysk, wymiany zabezpieczenia, przypadkowego wykasowania plikukonfig.dat), że program wyświetli komunikat:

Uwaga! nie należy używać nowych modułów po gwarancji


Nie oznacza to utraty praw gwarancyjnych, a jedynie konieczność ponownegowprowadzenia kodu. Należy to zrobić niezwłocznie, korzystając z opcji Konfiguracja –Aktualizacja programu.

Uwaga: Po wyświetleniu tego komunikatu aż do chwili poprawnegowprowadzenia kodu gwarancyjnego nie należy rejestrowaćżadnych operacji mających wpływ na stan rozrachunków.

Wspólna lista rozrachunków jest bowiem w tym czasie wyłączona. Nie mamy zatemaktualnej informacji o stanie rozrachunków (wyświetlany jest stan, jaki obowiązywał wchwili włączenia wspólnej listy), natomiast ewentualne operacje zapisywane są pozawspólną listą. Może to doprowadzić do niespójności bazy danych.

Powyższy komunikat zostanie również wyświetlony, jeśli zainstalujecie Państwo wersjęProgramu opublikowaną po upływie terminu gwarancji. Spowoduje to bowiem, że niektóreopcje będą nieaktywne (jedną z takich opcji jest właśnie wspólna lista rozrachunków). Wtakim przypadku należy wrócić do poprzedniej wersji programu lub wprowadzić kodprzedłużający gwarancję na kolejny okres.

Dlatego w przypadku rezygnacji z dalszego przedłużania Gwarancji zachęcamy, abyprzed jej upływem odwiedzić stronę www.aktyn.pl i pobrać nieodpłatnie najnowsząwersję Programu.

Zaawansowany system rabatówTworzenie tabeli rabatów oraz możliwość zapamiętywania rabatówprzez program podczas prowadzenia sprzedaży jest dostępna tylkow wersji Quatro. W pozostałych wersjach dostępny jest mechanizmprzydzielenia „automatycznego” rabatu zaznaczonymkontrahentom z listy.

W wersji Quatro dostępny jest zaawansowany mechanizm udzielania rabatówdla poszczególnych kontrahentów. Dla każdego z kontrahentów możemy sporządzićtabelę rabatów na poszczególne grupy towarowe.

Automatyczne przydzielenie rabatuPodczas wyświetlania listy kontrahentów (Dodatki – Kontrahenci) mamy do dyspozycjidodatkową funkcję, a mianowicie możliwość przydzielenia domyślnego rabatu wielukontrahentom.

http://www.aktyn.pl


Aby przydzielić rabat wybranej grupie kontrahentów, zaznaczamy ich na liście, po czymkorzystamy z klawisza [F9]. Na ekranie pojawia się okienko z jednym polem Wartośćrabatu. Wpisujemy w nim wartość domyślnego rabatu, który zostanie przydzielonywszystkim wskazanym przez nas kontrahentom. Zostanie on umieszczony w poluAutomatyczny rabat w danych każdego z nich.

W wersji Quatro dostępny jest również zaawansowany system indywidualnych rabatówdla kontrahentów na poszczególne grupy towarowe. Przeglądając listę kontrahentów(Dodatki – Kontrahenci) możemy za pomocą klawisza [F4] wywołać tabelę rabatówobowiązującą dla podświetlonego kontrahenta.

Tabela rabatów – na podstawie koduWarunkiem utworzenia tabeli rabatów na podstawie kodów towarowych jest przejrzysta(strukturalna) budowa kodu. Mianowicie kody towarów należących do jednej grupy musząmieć wspólną część kodu towarowego.

Przykłady:

pierwsze dwie litery kodu oznaczają producenta: (AM - Amino, NE - Nestle itp.)

pierwsza litera oznacza grupę podstawową (G - oprogramowanie, D - drukarki, M -monitory), w obrębie każdej grupy druga litera oznacza podgrupę, przy czymwydzielenie podgrup może odbywać się w oparciu o różne kryteria (GA - programyz serii Aktyn¸ GL - programy do obsługi sieci, GB - programy biurowe, ale: DO -drukarki Oki, DC - drukarki Canon)

pierwsze znaki określają grupę rodzajową towaru (np. DA - drukarki atramentowe),trzecia i czwarta pozycja oznaczają producenta, dalsze - model. Wybór towarupodczas sprzedaży odbywa się wg rodzaju asortymentu, jednak rabat przypisanyjest do grup w zależności od producenta.

Aby zdefiniować system rabatowy, należy wykonać następujące czynności:

1. Konfiguracja

Ustalamy sposób wyróżniania grup towarów objętych wspólnym rabatem. WybieramyKonfiguracja programu – dział Inne. Opcję Rabaty grupowe ustawiamy na Kod.Następnie wskazujemy, które znaki kodu będą istotne dla przypisania towaru do grupyrabatowej. Dla powyższych przykładów: w przypadku a) oraz b) wpiszemy Od 1 Do 2,w przypadku c) – Od 3 Do 4.

2. Definiujemy tabelę rabatów dla „wzorcowego” kontrahenta.

Z głównego menu wybieramy Dodatki – opcja Kontrahenci. Na liście kontrahentówpodświetlamy żądaną pozycję i naciskamy klawisz [F4]. Na ekranie pojawia się lista grupprzypisanych do danego kontrahenta. Za pomocą klawisza [Ins] dodajemy kolejne grupy.


Dla każdej z nich wprowadzamy dwie informacje: Kod grupy (tj. znaki, które występująna wskazanych pozycjach kodu) oraz Rabat (procentowa wartość udzielanego rabatu).

Np. zapis:

Element zostanie zmieniony:

Kod grupy: AM Rabat: 10.00

[ OK ]

oznacza, że dana grupa towarów (o kodach zawierających na wyznaczonychpozycjach litery AM) będzie sprzedawana z rabatem 10%. W analogiczny sposób definiujemy rabaty dla pozostałych grup towarowych.

3. Przypisanie grup kontrahentom

Tak zdefiniowaną pozycję na liście rabatów możemy przypisać wybranym kontrahentom.W tym celu w oknie Tabela rabatowa podświetlamy pozycję „towar + stawka rabatu”,po czym za pomocą klawisza [F6] wywołujemy ponownie listę kontrahentów. Uwaga: niejest to „powrót do listy kontrahentów”. Tym razem z listy kontrahentów wybieramy tych,którym chcemy przypisać wskazane pozycje z tabeli rabatów. Przez [Ctrl]+[Enter]zatwierdzamy listę kontrahentów z dokonanymi zaznaczeniami. W ten sposóbprzypisujemy zaznaczone pozycje z tabeli rabatowej zaznaczonym kontrahentom.

Powracamy teraz do tabeli rabatowej. Możemy teraz zaznaczyć inne grupy towarowei przypisać je innym kontrahentom.

Tabela rabatów – na podstawie działuGrupy rabatowe mogą być także definiowane nie na podstawie fragmentu kodu towaru,ale na podstawie działu, do którego towar należy. Jeśli zatem chcemy udzielać rabatów woparciu o działy, należy wykonać następujące czynności:

1. Przypisanie towarów do działów – cennik

Jeśli do tej pory nie korzystaliśmy z działów towarowych, wówczas prawdopodobniewszystkie towary przypisane są do działu 1. Należy zatem sprawdzić, czy towary sąprawidłowo przypisane do działów, a w razie potrzeby uporządkować to przypisanie.Uruchamiamy zatem opcję Dodatki, a następnie Towary. Wybierając kolejne pozycjeprzez [Enter] sprawdzamy, po czym ewentualnie zmieniamy przypisanie towarówdo działu.


Uwaga: Przyporządkowanie do działów należy przeprowadzićszczególnie ostrożnie w przypadku współpracy z kasamii drukarkami fiskalnymi. Niektóre z nich nie dopuszczajądowolnej zmiany działu towarowego. Dotyczy to zwłaszcza kas,dla których stawka podatki VAT jest przyporządkowana dodziału towarowego.

2. Przyporządkowanie towarów do działów – magazyn

Przyporządkowujemy towary znajdujące się w magazynie do działów towarowych,zgodnie z przyporządkowaniem zapisanym w cenniku. Wybieramy Dodatki a następnieMagazyn. Podświetlamy żądaną pozycję na liście towarów znajdujących się w magazynie,po czym wybieramy ją do edycji przez [Enter]. Dla każdej pozycji towarowej należywpisać właściwy numer działu.

Uwaga: Osoba, która dokonuje zmian w magazynie, powinnadysponować odpowiednimi uprawnieniami (dział uprawnieńDodatki – uprawnienie szczegółowe Dostęp do zmiany pewnychdanych w magazynie).

3. Uporządkowanie bazy danych

W razie potrzeby uruchamiamy program Edytor kodów i zmieniamy niezbędne daneo towarach (kod, dział). Przy pomocy tego programu możemy przeprowadzić opisanewyżej operacje – pkt. 1 i 2.

4. Konfiguracja

Ustawiamy odpowiednio opcję w konfiguracji: wybieramy Konfiguracja – Inne . OpcjęRabaty grupowe ustawiamy na „D” – Dział.

5. Utworzenie tabeli rabatowej

Definiujemy tabelę rabatów dla „wzorcowego” kontrahenta. Odbywa się to identycznie,jak dla grup tworzonych na podstawie kodu (zob. str. 60). Jedyna różnica polega na tym,że w okienku:


Kod grupy: 2 Rabat: 10.00

[ OK ]


zamiast fragmentu kodu towarowego wpisujemy numer działu. Dalej postępujemyzgodnie z opisem na str. 60.

Uwaga: Podczas sprzedaży „niemagazynowej” program odczytujenumer działu zapisany w cenniku. Natomiast przy sprzedażytowarów z magazynu istotny jest numer działu przypisanydo konkretnej partii towaru znajdującej się w magazynie. Jeślitowar znajdujący się w magazynie nie ma przypisanego numerudziału, wówczas rabat nie zostanie udzielony.

Jeśli towary zostały właściwie przyporządkowane do działów towarowych, wówczaspodczas sprzedaży program „uczy się” rabatów przysługujących kontrahentomna poszczególne grupy towarów (zob. str. 65).

Tabela rabatów – na podstawie plikuTrzeci sposób wykorzystania tabeli rabatów daje możliwość najbardziej dokładnegozdefiniowania grup rabatowych, jest jednak najmniej wygodny i najbardziej pracochłonnyw przygotowaniu. Każdy towar musimy bowiem „ręcznie” przypisać do wybranej grupyrabatowej. Ponadto konieczna jest aktualizacja tak przygotowanej tabeli rabatówpo wprowadzeniu nowych towarów do obrotu.

Sposób ten wydaje się godny polecenia w przypadku, gdy kody towarowe zdefiniowanesą w sposób utrudniający wydzielenie grup na podstawie kodu, a specyfika pracy (np.wynikająca z zastosowania kas fiskalnych) uniemożliwia stosowanie systemu opartego nadziałach.

Jeśli zatem chcemy udzielać rabatów w oparciu o plik, należy wykonać następująceczynności:

1. Konfiguracja

Ustawiamy odpowiednio opcję w konfiguracji: wybieramy Konfiguracja – Inne . OpcjęRabaty grupowe ustawiamy na „P” – Plik.

2. Zdefiniowanie grup

Definiujemy podział na grupy, korzystając z modułu Przecena. Po uruchomieniu opcjiEdytor grup. Z listy dostępnych podziałów wybieramy plik o nazwie RABATY.GRT.

Uwaga: Podział na grupy rabatowe może być zapisany tylko w plikuo nazwie RABATY.GRT.


Najprostszym i najszybszym sposobem uzupełnienia listy towarów jest przepisanie jej zkatalogu towarów, z magazynu lub z pliku zawierającego inny podział, korzystającodpowiednio z kombinacji klawiszy:

[Alt]+[T] (aby przepisać towary z katalogu towarów, czyli cennika);[Alt]+[M] (aby przepisać towary ze wskazanego magazynu;[Alt]+[P] – aby przepisać towary z innego pliku .grp zawierającego podział

na grupy.

(Szczegółowe informacje dotyczące obsługi edytora grup dostępne są w PodręcznikuUżytkownika, rozdział Przecena. )

Po wybraniu jednej z powyższych kombinacji na ekranie pojawia się pytanie:

Czy dodać dublujące się kody?

Uwaga: Przy definiowaniu grup rabatowych na powyższe pytanie należyodpowiedzieć „NIE”.

Dzięki temu do listy nie zostaną dopisane towary, które już się na niej znajdują, co z koleizapewnia, że ten sam towar nie zostanie przypisany do kilku grup (a więc i stawek)rabatowych.

3. Przyporządkowanie rabatów kontrahentom

Definiujemy tabelę rabatów dla „wzorcowego” kontrahenta. Odbywa się to identycznie,jak dla grup tworzonych na podstawie kodu (zob. str. 60). Jedyna różnica polega na tym,że w okienku:


Kod grupy: FARBY Rabat: 10.00

[ OK ]

zamiast fragmentu kodu towarowego wpisujemy nazwę grupy towarowej z plikuRABATY.GRT. Dalej postępujemy zgodnie z opisem na str. .

Po poprawnym zdefiniowaniu grup towarowych, podczas sprzedaży program „uczy się”rabatów obowiązujących dla poszczególnych kontrahentów (zob. str. 65).

4. Aktualizacja pliku

W odróżnieniu od grup rabatowych tworzonych na podstawie fragmentu kodutowarowego lub na podstawie działu – lista zawarta w pliku jest „zamknięta”. To znaczy,


że za każdym razem, gdy w systemie pojawia się nowy towar, musimy uzupełnić plikRABATY.GRT, dopisując nową pozycję do odpowiedniej grupy.

Warto także od czasu do czasu usuwać z pliku te towary, które zostały wycofanez obrotu, aby niepotrzebnie nie powiększać rozmiaru pliku.

Jak program „uczy się” tabeli rabatów?Załóżmy, że w naszej ofercie znajduje się 20 grup towarowych, na które stosujemy rabaty– ustalane indywidualnie z 200 kontrahentami. Łącznie w tabelach rabatowych należałobyzatem zdefiniować aż 4 tysiące pozycji. „Ręczne” sporządzenie oddzielnej tabeli rabatówdla każdego kontrahenta jest praktycznie niemożliwe; nawet przy zastosowaniu opisanegowyżej mechanizmu – bardzo uciążliwe.

Zalecamy korzystanie ze znacznie łatwiejszego i wygodniejszego, a co najważniejsze –najmniej czasochłonnego sposobu tworzenia listy rabatowej. Polega ona na tym, żeprogram Aktyn (w wersji Quatro) samodzielne uczy się systemu rabatów i tworzytabelę rabatową podczas prowadzenia sprzedaży, posługując się jednym z trzechopisanych wyżej systemów (wydzielenie grup rabatowych na podstawie kodu, działu lubpliku). Wystarczy w tym celu odpowiednio ustawić dwie opcje w Konfiguracji programu(dział Inne):

Opcję Rabaty grupowe ustawiamy na Kod., Dział lub Plik – stosownie do wybranejmetody.

Opcję Wybór kontrahenta przed listą towarową ustawiamy na „Tak”.

Dodatkowo sprzedawca powinien posiadać uprawnienia szczegółowe w ramach modułuSprzedaż, pozwalające modyfikować wartości rabatów:

Opcja Zmiana cen sprzedaży, udzielanie rabatów, itp. – ustawiona na „Tak”.

Opcja Ograniczenie dla rabatu kontrahenta – ustawiona na „Nie”.

Opcja Ograniczenie do popraw rabatu kontrahenta – ustawiona na „Nie”.

Przy takim ustawieniu program „uczy się” rabatów na podstawie decyzji podejmowanychprzez sprzedawcę. Proces ten zaczyna się w momencie wybrania pierwszego towarunależącego do danej grupy i wypełnienia dla tego towaru pola Rabat. Automatycznie(w sposób niewidoczny dla Użytkownika) tworzona jest tabela rabatowa. Programumieszcza w niej pierwszą pozycję, biorąc pod uwagę wskazane znaki kodu (zgodnie zustaleniami w Konfiguracji) oraz procentową wysokość udzielonego rabatu.

Tak zdefiniowany rabat jest dostępny natychmiast. Już przy pobieraniu kolejnego towaruz danej grupy na tę samą fakturę program podpowiada wprowadzony wcześniej rabat.Dzięki temu – w sposób automatyczny i nie wymagający poświęcenia dodatkowego czasu– automatycznie tworzymy listę rabatową.


Uwaga: W tabeli rabatowej zapisywany jest pierwszy udzielony rabatróżny od zera. Późniejsze zmiany przysługującego rabatu musząbyć wprowadzone „ręcznie”.

Ewentualnej modyfikacji tabeli rabatowej dokonujemy w opisany wyżej sposób. Abywyświetlić tabelę rabatów, korzystamy z opcji Dodatki – Kontrahenci. Tabela tadostępna jest także w module Sprzedaż. (Listę kontrahentów możemy bowiem wyświetlićpodczas wypełniania nagłówka dokumentu sprzedaży).

Uwaga na sumowanie się rabatów!Podczas prowadzenia sprzedaży dostępne są różne rodzaje rabatu:

rabat „towarowy” udzielany na poszczególne pozycje na liście towarów – który możebyć podpowiadany automatycznie na podstawie z tabeli rabatowej;

rabat „dokumentowy” podpowiadany na podstawie danych kontrahenta lub wpisanyprzez sprzedawcę;

rabat „promocyjny” dostępny w okienku z danymi sprzedawanego towarupo naciśnięciu klawisza [F8].

Rabaty te obliczane są niezależnie, co przy niewłaściwym ustawieniu wielkości tychrabatów może doprowadzić do sprzedaży ze stratą.

Przykład. Załóżmy, że danemu kontrahentowi przypisaliśmy rabat wysokości 10 %na grupę towarową „soki owocowe”. Jeśli jednocześnie w danych kontrahenta zapisanyjest rabat w wysokości 10 %, to cena zostanie obniżona z zastosowaniem obu tychrabatów.

Klient kupuje soki za kwotę 1000 zł. Otrzymuje rabat w wysokości 10 %, co dajewartość 900 zł. Przy obliczaniu wartości całej faktury ponownie udzielany jest rabatw wysokości 10%. Ostatecznie klient zapłaci zatem za soki 810 zł. Wynika stąd, żecałkowity rabat, jakiego udzieliliśmy w tym przypadku wynosi 19 %.

Aby uniknąć niekontrolowanego sumowania się rabatów, możemy przed rozpoczęciemstosowania tabeli rabatowej wyzerować rabat przypisany do kontrahenta. Możemy touczynić w sposób szybki i wygodny – zob. „Automatyczne przydzielenie rabatu” (str.59).


Dokumenty WZ

Dokumenty WZ dostępne są tylko w wersji Quatro.

Wyobraźmy sobie firmę, która codziennie dostarcza towar odbiorcy. Aby uprościćprocedurę, raz na tydzień wystawiana jest faktura na dostarczone towary. Stan magazynumoże być w takiej sytuacji kontrolowany przy pomocy dokumentów WZ,potwierdzających wydanie towaru z magazynu, bez dokonywania płatności.

1. Instalacja programu

Zanim skorzystamy z mechanizmu dotyczącego dokumentów WZ, należy zadbaćo zgodność wersji całego systemu Aktyn oraz współpracujących z nim programów.Chodzi o to, aby na wszystkich współpracujących ze sobą komputerach zainstalowano tęsamą wersję programu, tj. wersję 4.5 obsługującą dokumenty WZ.

Zgodność ta powinna być zachowana niezależnie od tego, czy współpraca odbywa się wramach sieci komputerowej czy też w inny sposób. Dotyczy to zarówno wszystkichmodułów Aktyna, jak i współpracujących z nim programów, a w szczególności:

Import i EksportMagazyn ArchiwalnyEdytor KodówModuły sprzedaży do drukarek fiskalnychAk2Fk – Eksport do programu finansowo - księgowego

Po zainstalowaniu programu w wersji 4.5 należy pamiętać o wprowadzeniu koduaktualizacyjnego, który jest podany na Karcie Gwarancyjnej (opcja Konfiguracja -Aktualizacja programu).

Jeśli poprzednio używano wersji Polo lub Omega, należy – niezależnie od wprowadzeniakodu gwarancyjnego – wymienić lub przeprogamować zabezpieczenie programu(dyskietkę autoryzacyjną lub klucz) – zob. też str. 76.

2. Konfiguracja

Przed rozpoczęciem pracy z dokumentami WZ należy zainstalować program w wersji 4.5oraz wprowadzić kod gwarancyjny. Uruchamiamy opcję Konfiguracja – AutoryzacjaProgramu po czym wprowadzamy kod przepisany z karty gwarancyjnej (zob. też str. 83).Warto także sprawdzić, czy w konfiguracji (Konfiguracja - Ustawienia podstawowe)opcja Wyświetlane menu ustawiona jest na Quatro. W przeciwnym razie opcje właściwedla wersji Quatro nie będą dostępne.

Pracę z dokumentami WZ należy rozpocząć od uruchomienia opcji Konfiguracja – Inne.U dołu okna widoczna jest opcja Dokumenty WZ. Ustawiamy ją na „Tak”.


Większość opcji związanych z fakturami, ma również wpływ na wygląd i sposóbwystawiania dokumentów WZ. Warto zwrócić uwagę na następujące opcje:

Konfiguracja wydruków:

Port/typ drukarki zestawienia towarów – dokumenty WZ będą drukowanena drukarce przyporządkowanej do zestawienia towarów

opcje dotyczące wydruku i sposobu wystawiania dokumentu, np.: ilość kopii, ilośćlinii wysuwu, sortowanie i sklejanie, format ilości towaru, pusta linia po liniitowarowej itp.

Prefiksy i nazwy dokumentów:

Jeśli program Aktyn 4.5 instalowany jest w miejsce wcześniejszej wersji (istnieje zatemplik konfig.dat zawierający poprzednią konfigurację), należy poprawić nazwę iprefiks dokumentu WZ (ostatnia pozycja w oknie Prefiksy i nazwy dokumentów).Zamiast KO wpisujemy WZ, a zamiast Dostawa – Wydanie Zewnętrzne.

Konfiguracja sprzedaży:

Opcje dotyczące wypełniania listy towarów, tj. pobierania towarów z cennika lub listymagazynowej – Sposób pobierania towaru, Czy dobierać towary różniące sięceną¸ „Szybkie pobieranie”, Kontroli zgodności kodu towaru przy wybieraniuitd. – mają również zastosowanie przy wypełnianiu listy towarów na dokumencieWZ.

Jeśli dokumenty WZ drukujemy z cenami, wówczas – podobnie jak na fakturze –standardowo drukowane są ceny netto lub brutto zgodnie ustawieniem opcjiDomyślny rodzaj cen dla dokumentów FA/KF/WZ .

Inne:

Ograniczony kod towaru – opcja ta ma zastosowanie identycznie, jak przy pobieraniutowarów podczas sprzedaży

Ponieważ dokument WZ może być wystawiony na podstawie zamówienia, istotne sąopcje dotyczące rezerwowania zamówionego towaru, tj. Brak automatycznegozwalniania rezerwacji oraz Blokada towaru przez wcześniejsze rezerwacje.

Podobnie jak przy wystawianiu faktury, możemy ustalić kolejność czynności: danekontrahenta i nagłówek dokumentu wypełniamy przed lub po liście towarów –opcja Wybór kontrahenta przed linią towarową .

3. Wydanie dokumentu WZ

Dokumenty WZ wystawiamy przy pomocy modułu sprzedaży. W menu tego modułuznajduje się opcja Wydanie towarów na WZ. Po jej uruchomieniu postępujemy podobniejak przy sprzedaży, tzn.:


Sporządzamy listę towarów. Możemy przy tym posłużyć się przyjętym wcześniejzamówieniem (korzystając z klawisza [F3]). Podczas wybierania towarów ustalamywstępnie ceny sprzedaży towarów (będzie można je zmienić wystawiając fakturę).Ma tu również zastosowanie zaawansowany system rabatowy (zob. str. 59);podczas wystawiania dokumentu WZ program „uczy się” rabatów przysługującychkontrahentom.

Wypełniamy nagłówek dokumentu WZ. Wprowadzamy dane nabywcy oraz odbiorcy(możemy skorzystać z katalogu kontrahentów wywołując go przy pomocy klawisza[F5]).

WZ jest dokumentem wyłącznie magazynowym. Mimo, że wpisujemy ceny towarów,dokument nie zawiera oczywiście listy płatności. Po zatwierdzeniu nagłówkaprzystępujemy bezpośrednio do drukowania WZ. W zależności od tego dla jakich celówwystawiamy dokument (kto ma otrzymać wydruk), mamy do dyspozycji:

1. Wydruk minimum2. Wydruk z cenami

Pierwsza z form wydruku zawiera tylko informację o ilości wydanego towaru. Drugaz nich zawiera informację o cenie każdego towaru (widoczne są takie ceny, jakie zostaływpisane podczas wybierania towaru). W zależności od ustawienia opcji w konfiguracji,wydruk zawiera odpowiednio ceny netto lub brutto.

4. Sprzedaż na podstawie WZ

Na podstawie dokumentu WZ możemy wystawić dowolny dokument sprzedaży: fakturęlub paragon (albo też odpowiednio zdefiniowany dokument RA).

Aby zatem wystawić fakturę na towary wydane na WZ, należy z menu modułu sprzedażywybrać opcję Sprzedaż na FA. Jednak zamiast wybierać towary z listy magazynowej (lubz cennika) – za pomocą klawisza [F1] wywołujemy listę wystawionych dokumentów WZ.Za pomocą klawisza [ szary – ] możemy wyświetlić listę WZ wystawionych wpoprzednim miesiącu, klawiszem [ szary + ] powracamy do listy z bieżącego miesiąca. Wten sposób dostępne są tylko dokumenty WZ z dwóch miesięcy: bieżącego ipoprzedniego.

Podświetlamy interesujący nas dokument, przez naciśnięcie klawisza [F5] przenosimy listętowarów z wybranego dokumentu WZ na sporządzaną właśnie fakturę. Operację tęmożemy powtórzyć, dopisując w ten sposób towary z kilku WZ. Program jestzabezpieczony przed kilkakrotnym omyłkowym pobraniem tego samego dokumentu WZ– w takiej sytuacji towary nie są dopisywane ponownie.

Tak sporządzoną listę towarów możemy modyfikować w ograniczonym zakresie, amianowicie możemy zmienić ceny sprzedaży poszczególnych towarów, nie możemy


natomiast zmienić ich ilości. Nie możemy też dopisać nowych towarów spoza dokumentuWZ ani też usunąć towaru pochodzącego z WZ.

Do tak sporządzonej listy towarów możemy (po skorzystaniu z sekwencji [Ctrl] + [U])dopisać usługi. Nie możemy natomiast dopisać do listy innych towarów lub produktów.

Po zatwierdzeniu listy towarów postępujemy podobnie jak przy wystawianiu każdej innejfaktury – ustalamy listę płatności, po czym zatwierdzamy cały dokument. Tym samymdokument (lub dokumenty), na podstawie których wystawiono fakturę, usuwane są z listyWZ dostępnej podczas sprzedaży. Dzięki temu niemożliwe jest wystawienie kilku faktur naodwołujących się do tej samej „WZ-ki”.

Oczywiście zapisanie takiej faktury nie powoduje zmiany stanu magazynu, ponieważ towarzostał „zdjęty” z magazynu w chwili wystawienia dokumentu WZ, analogicznie jak wprzypadku faktury „niemagazynowej”.

5. Poprawy WZ

Dokument WZ – zgodnie z obowiązującymi w programie zasadami – można poprawiaćjedynie w dniu wystawienia. Poprawa nie jest jednak możliwa, jeśli na podstawie WZwystawiono już dokument sprzedaży lub korektę WZ.

Dokumentu sprzedaży wystawionego na podstawie „WZ-ki” nie można poprawiać,możliwe jest tylko jego skasowanie.

6. Korekty WZ

Aby dokonać korekty dokumentu WZ, z menu modułu sprzedaży wybieramy opcję Inneoperacje, a następnie Korekta WZ. Postępujemy dalej tak, jak przy innych korektach.

Uwaga: Korekta dokumentu WZ może być dokonana tylko przedwystawieniem faktury do tego dokumentu. Później możliwa jestjedynie korekta faktury.

Do każdego dokumentu WZ można dokonać tylko jednej korekty.

Uwaga: Faktura wystawiana na podstawie dokumentu WZ, do któregowystawiano korektę, zawiera ilość towaru wydaną na WZpomniejszoną o ilość wynikającą z korekty.

Korekta WZ jest specyficznym rodzajem dokumentu PZ (przyjęcie towaru z zewnątrz).


7. Specyfika dokumentów wystawionych na podstawie WZ

Faktura wystawiona na podstawie WZ jest specyficznym rodzajem dokumentu„niemagazynowego”. Nie powoduje rozchodu z magazynu. Nie można jednak na jejpodstawie dokonać „aktualizacji magazynu” – gdyż rozchód ten już nastąpił w chwiliwystawienia WZ.

Korekta takiej faktury jest dokumentem podobnym do PZ typu „dostawa niefakturowana”.jest ona widoczna na liście dokumentów PZ. Mimo to, nie da się jej połączyć z dostawątypu „towary w drodze”, nie można także poprawiać jej przy pomocy modułu Przyjęcietowaru. Korekta faktury wystawionej na podstawie WZ powoduje przychód domagazynu, mimo że faktura nie powodowała rozchodu z magazynu (rozchód nastąpiłbowiem w chwili wystawienia WZ).

8. Drukowanie archiwalnych dokumentów WZ

Wydruki archiwalne dokumentów WZ i korekt do nich wykonujemy również w modulesprzedaży, przy pomocy opcji Inne operacje – Wydruki archiwalne. Znajdują się tamszczegółowe opcje Wydruk dokumentu WZ oraz Wydruk korekty WZ.

Przystępując do wydruku dokumentu archiwalnego wyświetlamy na ekranie listędokumentów. W przypadku korekty WZ lista obejmuje wszystkie dokumenty typu„dostawa niefakturowana” – zarówno korekty WZ, jak i dokumenty PZ potwierdzającedostawę niefakturowaną. Jednak wydrukować możemy w tym miejscu tylko korektę WZ.

9. Raporty ze sprzedaży

Przy sporządzaniu raportów z dostaw i ze sprzedaży należy zwrócić uwagę na właściweustawienie filtra dotyczącego typów dokumentów.

Raporty, o których mowa, wykonywane są przy pomocy opcji Transakcje –Dokumenty oraz Transakcje – Towary (wszystkie, za wyjątkiem raportu Kartotekamagazynowa).

W oknie Parametry, pole Transakcje wybieramy typ raportowanej transakcji. Jeśliwybierzemy Sprzedaż, natomiast w polu Dokumenty wybierzemy symbol √ oznaczającywybrane typy dokumentów, wówczas na ekranie pojawia się okienko:

Uwzględniane dokumenty:

PA: T TAK/NIE FA: T TAK/NIE RA: T TAK/NIE ZP: T TAK/NIE KF: T TAK/NIE KR: T TAK/NIE RF: N TAK/NIE


WZ: T TAK/NIEMagazyn: T TAK/NIENie magazyn: T TAK/NIESpr z WZ : T TAK/NIEWZ bez sprz: T TAK/NIEWZ z sprz : N TAK/NIEKasy: * */n:00

W pierwszej części filtra zaznaczamy typy dokumentów (odpowiednio paragon, faktura,rachunek, zwrot paragonu, korekta faktury, korekta rachunku, faktura do paragonufiskalnego, wydanie towaru z magazynu).

Druga część filtra oznacza rodzaje dokumentów ze względu na rozchód z magazynu. I tak:

Magazyn – oznacza dokumenty sprzedaży „magazynowej” (towary wybierane sąbezpośrednio z magazynu, nie są tu uwzględniane dokumenty sprzedażyprzygotowane na podstawie cennika, ani dokumenty wystawione na podstawieWZ)

Nie magazyn – dokumenty sprzedaży „niemagazynowej” (tj. sprzedaży dokonanejna podstawie cennika, ale nie na podstawie WZ)

Spr z WZ – wyłącznie faktury i paragony wystawione na podstawie WZWZ bez sprz – dokumenty WZ, do których nie wystawiono jeszcze dokumentu

sprzedaży,WZ z sprz – dokumenty WZ, do których wystawiono już dokument sprzedaży.

A zatem, aby np. wydrukować raport zawierający wszystkie towary wydane z magazynuna dokumenty WZ (i tylko te towary), zaznaczamy:

PA: TAK NIE FA: TAK NIE RA: TAK NIE ZP: TAK NIE KF: TAK NIE KR: TAK NIE RF: TAK NIE WZ: TAK NIEMagazyn: TAK NIENie magazyn: TAK NIESpr z WZ : TAK NIEWZ bez sprz: TAK NIEWZ z sprz : TAK NIE


Jeśli interesują nas wszystkie towary, które wydano z magazynu (bez względu na rodzajdokumentu), zaznaczamy:


Aby natomiast wydrukować raport ze sprzedaży (interesują nas wystawione dokumentysprzedaży, a nie ruch towarów w magazynie), zaznaczamy wszystkie dokumentysprzedaży, nie zaznaczamy natomiast dokumentów potwierdzających samo wydanie zmagazynu:


Ostatni przykład prezentuje, jak uzyskać raport dotyczący dokumentów sprzedażywystawionych na podstawie WZ.



Uwaga: Nieprawidłowe ustawienie powyższego filtra może doprowadzićdo niewłaściwego wyniku raportu.

Załóżmy np., że wydaliśmy towar z magazynu, wystawiając dokument WZ. Następnegodnia wystawiamy fakturę na ten towar. Jeśli w raporcie dotyczącym tych dwóch dniustawimy:

FA: TAK NIEWZ z sprz : TAK NIE

– wówczas towar zostanie uwzględniony dwukrotnie (raz jako pozycja na WZ, drugi raz –na fakturze).

10. Raporty z dostaw

Analogicznie, sporządzając raporty z dostaw, mamy do dyspozycji filtr określający typydokumentów:

Uwzględniane dokumenty:

PZ: T TAK/NIE KD: T TAK/NIEZwrot WZ: N TAK/NIE

[ OK ]


Przy ustalaniu tego filtra należy pamiętać, że powyższe trzy opcje oznaczają trzy odrębnegrupy dokumentów.

11. Eksport danych do innych programów

Uwaga: Jeśli korzystamy z dokumentów WZ, na wszystkichwspółpracujących ze sobą komputerach należy zainstalować tęsamą wersję programu Aktyn.Należy także zaopatrzyć się w uaktualnione wersje programówwspółpracujących z Aktynem.

W szczególności chodzi tu o następujące programy:

Eksport i Import,AK2FK (Eksport do programu finansowo - księgowego),Edytor kodów,Magazyn archiwalny,Moduły sprzedaży współpracujące z drukarkami fiskalnymi.

Dotyczy to zarówno wszystkich komputerów współpracujących w ramach sieci, jaki komputerów współpracujących za pomocą programów Eksport i Import.


DODATEK 1:AUTORYZACJA PRZEZ TELEFON

Proponujemy Państwu szybką i wygodną formę dokonania autoryzacji nowego programulub nowej wersji programu – za pomocą kodu otrzymanego przez telefon.

Możliwe jest przeprogramowanie dyskietek autoryzacyjnych i kluczy sprzętowychdostarczanych z programami Aktyn i Fiskas (począwszy od wersji 3.0), a takżeprogramów Aktyn-KPR (od wersji 3.1), Aktyn-Płace (od wersji 1.0), Aktyn-F/K(od wersji 3.31) oraz wszystkich programów z serii Aktyn-W. W ten sposób możemydokonać:

rozszerzenia posiadanego programu do nowej wersji, np. z wersji 4.0 do 4.5,rozszerzenia w ramach wersji 4.0 lub 4.5, np. z wersji POLO do OMEGA;rozszerzenia licencji na większą ilość komputerów pracujących jednocześnie w sieci;rozszerzenia licencji programu (jednofirmową do wielofirmowej, licencję programu

płacowego z 20 do 100 pracowników itp.)

Ponadto dla dyskietek autoryzacyjnych z ograniczeniami czasowymi lub ograniczonąilością uruchomień:

Przywrócenie pełnej ilości uruchomień;Przywrócenie pełnej ilości żetonów (dyskietka testowa „5x30” lub „5x10”);Przedłużenie terminu ważności żetonu „czasowego”.

Dodatkowo w przypadku klucza sprzętowego można dokonać :

rozszerzenia listy kas obsługiwanych przez program Fiskas.

autoryzacji nowo zainstalowanego programu przy pomocy posiadanego klucza. Kluczsprzętowy może bowiem służyć jako zabezpieczenie kilku programówjednocześnie. (Jeśli np. nabyliście Państwo program Aktyn z kluczem sprzętowym,można „zamienić” go na klucz zabezpieczający programy Aktyn i Fiskasjednocześnie – tylko przez przeprogramowanie kodu).

Takie rozwiązanie – to:

oszczędność czasu – operacja rozszerzenia licencji trwa tylko kilka minut;oszczędność pieniędzy – koszty wysyłki produktu ograniczone do opłaty za telefon

lub fax;wygoda – nie musimy przysyłać dyskietki autoryzacyjnej lub klucza, przez

co eliminujemy przerwy w pracy.

Operacja telefonicznego rozszerzenia jest dostępna jedynie dla programówobjętych Gwarancją lub Przedłużoną Gwarancją.


Etap pierwszy: złożenie zamówieniaPrzed dokonaniem takiej zamiany, prosimy wypełnić formularz zamówienia i przesłać godo firmy River – najlepiej faksem na nr (0-12) 636-97-36;

Staranne wypełnienie zamówienia pozwoli nam na szybszą i bardziej sprawną obsługę –zgodną z Państwa potrzebami. W zamówieniu szczególnie proszę zwrócić uwagęna następujące informacje:

nazwę programu, który chcemy rozszerzyć (np. Aktyn 4.0);sposób zabezpieczenia programu (dyskietka czy klucz sprzętowy?)pełny numer seryjny produktu; można go odczytać z winietki programu (obok

głównego menu) lub z naklejki umieszczonej na dyskietce autoryzacyjnej lubkluczu;

wersję, jaką Państwo aktualnie dysponujeciewersję, którą chcecie Państwo otrzymać (np. „OMEGA – sieciowa

trzystanowiskowa”);jaką drogą chcielibyście Państwo otrzymać kod potrzebny do zamiany (telefonicznie,

faxem, listownie, przez e-mail...) .

Uwaga: Chcąc dokonać rozszerzenia inaczej niż przez telefon, należypodać również tzw. update number (zob. ramka na str. 79).

Wszystkie pozostałe informacje o programie z serii AKTYN i FISKAS znajdziemyna winietce w prawym dolnym rogu ekranu. Jeśli nie znacie Państwo wszystkichwymienionych wyżej danych, proszę odpisać wszystkie informacje z winietki, a w


szczególności DOKŁADNIE numer seryjny. (Zawiera on zakodowane dane o wersjiprogramu, niezbędne do prawidłowego przeprogramowania dyskietki).

Jedną z ważnych informacji, o które poprosimy przed podaniem kodu jest numerfaktury, będącej dowodem zakupu rozszerzenia (upgrade) w firmie River.

Jeśli to możliwe, zalecamy przeprowadzenie operacji przeprogramowania podczasrozmowy telefonicznej z Działem Pomocy Technicznej firmy River. W ten sposóbmożecie Państwo na bieżąco wprowadzać dane przekazane przez naszego pracownika .

Aby otrzymać formularz zamówienia albo uzyskać dodatkowe informacje prosimyskontaktować się z Działem Handlowym firmy River.

listownie: Dział Oprogramowania River, 30-133 Kraków, ul. J. Lea 210 B;telefonicznie: (0-12) 638-66-55;faxem: (0-12) 636-97-36;przez e-mail: [email protected],

[email protected],[email protected]

Dalsze czynności (dyskietka autoryzacyjna)

Etap drugi: jak przygotować dyskietkę?

Na dyskietce autoryzacyjnej znajduje się plik CCCHANGE.EXE. Jest to programumożliwiający dokonanie dowolnej z opisanych wyżej zmian.

Sposób dokonania takiej zamiany jest z bardzo prosty. Polega na wprowadzeniuotrzymanego kodu do programu ccchange. Zamieszczamy poniżej szczegółowy opisczynności, jakie należy przeprowadzić w przypadku przekazania kodu przez telefon (jeślikod został przekazany inną drogą, sposób postępowania jest analogiczny).

Po otrzymaniu faktury należy wykonać kolejno następujące czynności:

Wycofać autoryzację z dysku na dyskietkę. Można to zrobić na dwa sposoby:

za pomocą programu instalacyjnego – jak to opisano w instrukcji, w rozdzialedotyczącym instalowania programu;

uruchamiając bezpośrednio z dyskietki program ccmove, np. poleceniem:

ccmove c:\aktyn30 a:

Zatelefonować do Działu Pomocy Technicznej River (0-12) 636-94-11. Przedwykręceniem numeru proszę przygotować dyskietkę autoryzacyjną (oraz kartkę

mailto:[email protected]




i ołówek). O ile to możliwe, proszę przeprowadzić rozmowę przy włączonymkomputerze, aby na bieżąco wprowadzać przekazane dane.

Osoba przeprowadzająca rozszerzenie autoryzacji poprosi Państwa o ponownepodanie danych wymienionych w zamówieniu. Ponadto poprosimy o podanienumeru faktury, będącej dowodem zakupu rozszerzenia w firmie River.

Włożyć dyskietkę autoryzacyjną do stacji dysków i uruchomić znajdujący sięna niej program ccchange, np.:

a:\cchange

Na ekranie pojawia się napis:

Copy protection parameter changing. Enter drive letter or path containing protected product:

Należy wówczas podać nazwę stacji dysków, w której umieszczono dyskietkę:

a [Enter] (bez dwukropka!)

Program odczytuje dane z dyskietki autoryzacyjnej, po czym wyświetla komunikat,który może wyglądać np. następująco:

Version 1.66, Product code: FISKASN, Serial no.: 2298,Update number 1

Tokens on master disk : 1 of 1 Enter code given to you by your supplier:

Pierwsza linia tego komunikatu zawiera istotne informacje, które należy przekazaćpracownikowi Działu Pomocy Technicznej. Są to: wersja pakietu Copy Control, kodproduktu (Product code, tu: FISKASN) numer seryjny (Serial no, tu: 2298) oraznumer kolejnej zmiany dokonywanej przy pomocy programu CCchange (Updatenumber, tu: 1) . Te informacje należy odczytać z ekranu i przekazać rozmówcy. Naich podstawie zostanie wygenerowany kod umożliwiający zamianę.

Proszę teraz uważnie wprowadzić podyktowany kod, kończąc sekwencję znakówwciśnięciem [Enter]. Jeśli kod został wprowadzony poprawnie, zostanie wypisanykomunikat, który wygląda np. tak:

Confirmation Code : 3/333333 Update number 1 completed successfully.

Confirmation code (tu: 3/333333) – to liczba kontrolna, którą przekazujemyrozmówcy. Na jej podstawie potwierdza on, że cała operacja przebiegła poprawnie –tylko wówczas możliwe będzie dokonanie ewentualnego kolejnego rozszerzenialicencji

Jeśli zamiast powyższego na ekranie pojawi się komunikat:


Invalid code entered.

– oznacza to pomyłkę przy wprowadzaniu kodu. Należy wówczas ponownieuruchomić program ccchange i prawidłowo wprowadzić kod.

Dokonać ponownej autoryzacji programu za pomocą dyskietki.

Uruchomić program, aby upewnić się, czy zmiana została przeprowadzonapoprawnie.

Możliwe jest również dokonanie powyższych zmian bez uprzedniego wycofywaniaautoryzacji. W tym wypadku po dokonaniu zamiany wycofujemy „żeton” na dyskietkęi bezpośrednio po tym dokonujemy ponownej autoryzacji.

Etap trzeci: potwierdzenie

Jeśli rozszerzenie dokonywane jest inną drogą, niż przez telefon, prosimy o przekazaniedo firmy River kodu kontrolnego, który pojawia się na ekranie po dokonaniu zamiany(określony jako Confirmation Code). Na jego podstawie możemy stwierdzić, że zamianazostała przeprowadzona poprawnie.

Tylko po otrzymaniu od Państwa potwierdzenia oraz kodu Confirmation Code możliwebędzie dokonanie ewentualnego kolejnego rozszerzenia licencji.

Dalsze czynności (klucz sprzętowy)

Etap drugi: uruchomienie programu

Aby przeprogramować klucz, proszę umieścić klucz w złączu komputera, a następnieuruchomić program klucz.exe. Po prawidłowej instalacji znajduje się on w tym samymkatalogu, co zainstalowany program (tj. tam, gdzie pliki o rozszerzeniu .exe). Jeśli poprzezklucz połączona jest z komputerem drukarka (lub jakieś inne urządzenie zewnętrzne) –zalecamy jej odłączenie na czas programowania. Czas ten nie powinien przekroczyć kilkuminut.

Program należy uruchomić, np. przez wpisanie w linii poleceń:

klucz [Enter]

Po uruchomieniu program zadaje pytanie:

Czy chcesz zobaczyć jakie produkty są zaprogramowane na kluczu ?


Wprowadzenie „T” powoduje wyświetlenie listy programów, które są zabezpieczonekluczem znajdującym się w złączu komputera. Pracownik Działu Pomocy Technicznejpoprosi Państwa o przeczytanie tej listy.

Po wyświetleniu listy i naciśnięciu dowolnego klawisza program prosi o wprowadzeniekodu:

Podaj kod reprogramujący z firmy RIVER.

Proszę wpisać dokładnie kod podyktowany przez Dział Techniczny River.Po wprowadzeniu proszę odczytać kod jeszcze raz, aby pracownik Działu technicznegomógł sprawdzić, czy nie popełniono pomyłki. Następnie proszę zatwierdzić wprowadzonykod klawiszem [Enter].

Wprowadzenie błędnego kodu nie spowoduje żadnych ujemnych skutków. Klucz niezostanie przeprogramowany, przy czym można będzie nadal korzystać z dotychczasużywanych programów. Po poprawnym wpisaniu kodu na ekranie pojawia się napis:

Klucz zreprogramowany POPRAWNIE.

Jeśli otrzymacie Państwo inny komunikat, proszę zwrócić uwagę, czy:

kod został wprowadzony prawidłowopodaliście Państwo właściwy numer seryjny dla danego produktuklucz jest prawidłowo umieszczony w złączu komputera.

Komunikaty wyświetlane przez program

Po wprowadzeniu kodu program wyświetla komunikat potwierdzający dokonanie zmiany(przeprogramowanie klucza) lub podający przyczynę ewentualnego niepowodzenia. Otocztery możliwe komunikaty:

1. Klucz zreprogramowany POPRAWNIE.

Program rozpoznał produkt, znalazł go na liście programów zapisanej „wewnątrz” kluczai dokonał odpowiedniej zmiany.

2. Brak klucza lub klucz niezdatny do reprogramowania !!!

W złączu komputera nie wykryto klucza, który można przeprogramować. Możliweprzyczyny:

brak klucza w złączu;klucz w złączu pochodzi z wersji wcześniejszej niż 3.0;klucz został fizycznie uszkodzony;urządzenie zewnętrzne (np. drukarka) uniemożliwia właściwą komunikację z kluczem;


Podczas naszych testów nie stwierdziliśmy wpływu typowych urządzeń zewnętrznychna komunikację programu z kluczem. Mimo to zalecamy odłączenie urządzenia, zwłaszczaw przypadku trudności z komunikacją (nie jest to duża uciążliwość, ponieważzaprogramowanie klucza trwa bardzo krótko: mniej niż minutę).

3. Brak programu do upgradeowania

Program rozpoznał produkt, ale nie znalazł go na liście programów zapisanej „wewnątrz”klucza. Możliwe przyczyny:

klucz w złączu pochodzi z innego programu;podano nieprawidłową wersję programu;podano nieprawidłowy numer seryjny programu;

4. Bezsensowny kod reprogramujący - klucz NIE został zreprogramowany !!!

Wprowadzony kod dotyczy nie istniejącego produktu. Możliwe przyczyny:

pomyłka przy wprowadzaniu kodu;błędny kod – należy ponownie skontaktować się z firmą River.


DODATEK 2:AKTUALIZACJA PROGRAMU

Nabywając program Aktyn w wersji 4.5 otrzymujecie Państwo Kartę Gwarancyjną lubkartę Przedłużona Gwarancja wraz z kodem aktualizacyjnym. Dotyczy to zarówno nowychprogramów, jak i rozszerzenia dotychczas posiadanego programu do wersji 4.5.

Aby móc korzystać z nowych opcji, które zostały dodane do tego programu, należydokonać Aktualizacji programu, czyli wprowadzić otrzymany kod.

Uwaga: Wprowadzenie kodu jest skuteczne tylko wówczas, gdywcześniej przeprowadzono autoryzację programu. Numerseryjny programu musi być zgodny z numerem seryjnym karty, zktórej przepisujemy kod.

Po dokonaniu Aktualizacji możemy korzystać ze wszystkich nowości wprowadzonychdo programu w okresie, na który udzielono Gwarancji lub Przedłużonej Gwarancji.

(Szczegółowe warunki Przedłużonej Gwarancji dostępne są w Dziale Handlowym firmyRiver oraz u Sprzedawców programu.)

Po upływie poprzedniego okresu gwarancyjnego należy wprowadzić do kodreprogramujący, który umożliwi korzystanie kolejnych nowości i zmian. W tym celuz menu Konfiguracja wybieramy opcję Aktualizacja programu. Na ekranie pojawia sięokienko:

Numer seryjny: AQ14500049Data ważności: 3/07/2003PIN: 6784655443566723

[OK]

Jest w nim widoczny numer seryjny programu oraz data upływu poprzedniej Gwarancji.

Uwaga: Po upływie wyszczególnionego tu terminu program będziedziałał bez zmian. Natomiast niemożliwe będzie korzystaniez nowych wersji programu udostępnionych po tej dacie.


W polu PIN wpisujemy kod reprogramujący otrzymany od producenta. Prawidłowewpisanie kodu spowoduje zmianę „terminu ważności”. Upoważnia to do używaniakolejnych wersji programu udostępnionych przez producenta w okresie trwania Gwarancji.

Ewentualna pomyłka przy wpisaniu kodu nie powoduje żadnych zmian w programie –obowiązuje dotychczasowa data ważności.


SPRZEDAŻ

Podgląd ceny z ostatniej sprzedażyW module Sprzedaż programu Aktyn Pro został dodany nowy mechanizm pozwalający„podglądnąć” ceny towaru z wcześniejszych transakcji. Aby było to możliwe należyzaktualizować dane dotyczące sprzedaży w module Sprzedaż/Inne operacje/Informacjeo sprzedaży. Chcąc zobaczyć cenę towaru z poprzednich transakcji wystarczy przypobieraniu towaru z listy magazynowej lub cennika użyć kombinacji klawiszy [Ctrl]+[F3].Przy sprzedaży magazynowej w formie pobrania towaru na dokument skorzystanie z[Ctrl]+[F3] pozwala nam uzyskać informacje o dokonanych transakcjach. Użycie w tymmiejscu klawisza [F7] pozwala pobrać cenę sprzedaży wybranej pozycji.

Ważne! Ustawienie w Konfiguracji programu Wybór kontrahenta przedlistą towarową na Tak pozwala po użyciu [Ctrl]+[F3] uzyskaćinformacje o cenach sprzedaży towaru dla wybranegokontrahenta. Jeżeli ustawimy parametr na Nie otrzymamyinformacje o cenach sprzedaży towaru wszystkimkontrahentom.

Funkcja ta może okazać się bardzo przydatna np. w sytuacji, gdy dokonujemy transakcji znaszym stałym odbiorcą i chcemy mu sprzedać towar po tej samej cenie co poprzednio.

Podgląd zamówieńRównież w Sprzedaży istnieje bardzo przydatna możliwość wyświetlenia informacji o tymjakie towary zostały zamówione przez odbiorców i u dostawców, w jakich ilościach ispodziewanym terminie realizacji. Aby tak się stało należy w oknie pobierania towaruskorzystać z kombinacji klawiszy [Ctrl]+[F4]. Pojawi się okno Towary zamówione: zpoziomu magazynu zobaczymy wszystkie zamówione towary, z poziomu cennikazamówienia dotyczące wybranej pozycji.


W pierwszej kolejności, jak widać na powyższym rysunku, otrzymujemy listę zamówieńzłożonych u nas, czyli zamówień od odbiorców. Aby zobaczyć zamówienia złożone przeznas u dostawców, musimy skorzystać z klawisza przełączającego [F10]. Kolejnenaciśnięcie tego klawisza wyświetla listę wszystkich zamówień: zarówno tych złożonych unas przez odbiorców, jak i tych złożonych przez nas u dostawców. Używając klawisza[F10] możemy kolejno przełączać się pomiędzy poszczególnymi listami zamówień, wzależności od tego, które z nich nas interesują.

Natomiast używając klawisza [F3], możemy wyświetlić informacje dodatkowedotyczące ilości zamówionych towarów. Informacje te są wyświetlane po każdorazowymnaciśnięciu klawisza [F3] w następującej kolejności:

- Ilość zamówiona – ilość towaru, która została zamówiona u dostawcy lub przezodbiorcę

- Ilość do realizacji – ilość towaru do przyjęcia lub zafakturowania

- Ilość zrealizowana – ilość towaru przyjęta lub sprzedana

- Ilość skompletowana – dla zamówień przyjętych ilość towaru w magazyniepozwalająca zrealizować zamówienie

Uwaga: Przy ustalaniu stopnia skompletowania zamówienia obowiązujezasada pierwszeństwa – to znaczy, że zamówienia sąrealizowane kolejno w zależności od daty ich złożenia.

Przykładem ilustrującym powyższą uwagę może być następująca sytuacja:

Wyobraźmy sobie, że istnieją trzy niezależne zamówienia na batony czekoladowe, po100 sztuk każde. Pierwsze pochodzi z początku, drugie z połowy a trzecie złożone zostałopod koniec miesiąca. W dostawie przyszło 175 batonów. Zamówienie pierwsze zostanie


skompletowane w całości tj. 100 szt., zamówienie z połowy miesiąca w 75 % (=75 szt.),zaś zamówienie z końca miesiąca będzie musiało poczekać do następnej dostawytowaru, przy czym jego kompletowanie rozpocznie się dopiero wówczas gdy zamówieniez połowy miesiąca(=75%) zostanie uzupełnione o brakujące 25 sztuk batonów.

Blokada towaru przez wcześniejsze rezerwacjeW Konfiguracji programu w opcji Inne pojawiła się nowa pozycja – Blokada towaruprzez wcześniejsze rezerwacje. Ustawienie tej opcji ma znaczenie wtedy, gdy ilość towaruw magazynie nie wystarcza na zrealizowanie wszystkich zamówień. Jeśli opcja jestustawiona na Tak, wówczas towary są rezerwowane w taki sposób, aby umożliwićrealizację najwcześniejszych zamówień. Ustawienie na Nie pozwala pobrać towar dosprzedaży w oparciu o dowolne zamówienie, bez względu na jego datę.

Uwaga: Za realizację zamówienia uważamy sprzedaż towaru lubwydanie go na podstawie dokumentu WZ.

Możliwość chwilowego usunięcia rezerwacji towaruW trakcie prowadzenia sprzedaży magazynowej można wyświetlić listę towarówzarezerwowanych – służy do tego kombinacja klawiszy [Ctrl]+[Z]. Na liście tej możemysprawdzić przez jakich kontrahentów został zarezerwowany wybrany towar, w jakichilościach, do kiedy i z jakim zamówieniem jest związana rezerwacja. Te informacje mogąokazać się bardzo ważne dla sprzedawcy, który na ich podstawie może podjąć decyzję osprzedaży towaru innemu odbiorcy. Na przykład: klient, dla którego zarezerwowano towarma ustalony odległy termin odbioru lub jest dla sprzedawcy mniej „ważny” w danymmomencie niż klient bieżący. W obecnej wersji programu wprowadzono możliwośćchwilowego usunięcia rezerwacji, która jest dostępna po naciśnięciu klawisza [F5] w okniez listą towarów zarezerwowanych. Oczywiście, operacji chwilowego usunięcia rezerwacjimoże dokonać tylko Użytkownik posiadający odpowiednie (nowe) uprawnienie. Byuaktywnić opcję chwilowego „odrezerwowywania” towarów należy w ramach Uprawnieńszczegółowych modułu Sprzedaż parametr Chwilowe odrezerwowywanie towaruustawić na Tak. Użycie klawisza [F5] usuwa rezerwację tylko dla pojedynczego kodutowarowego. Chcąc usunąć rezerwację dla następnej pozycji oznaczonej innym kodemtowarowym należy powtórzyć opisaną operację.


Zmiana czasu przy wejściu do modułu sprzedażyfiskalnej

Dokonano drobnej modyfikacji w programie polegającej na tym, że Użytkownik nieposiadający uprawnień do zmiany daty w momencie wchodzenia do modułu sprzedażyfiskalnej, nie tylko nie może zmienić daty, jak było do tej pory, ale również i czasu.

Wydruk RF po paragonieW Konfiguracji Aktyna Pro w opcji Inne pojawiło się nowe ustawienie: Wydruk RFpo paragonie. Opcja ta decyduje o tym czy po wystawieniu paragonu pojawi się pytanieo wystawienie dokumentu RF. Tam, gdzie cała sprzedaż dokumentowana jest paragonami,np. w supermarketach, opcja ta powinna być ustawione na Nie, z uwagi na to, że fakturyRF w takich miejscach jak supermarket należą raczej do rzadkości. Ustawienie takieoszczędza klawiaturę i czas operatora. Natomiast ustawienie tej opcji na Tak spowoduje,że po każdorazowej sprzedaży paragonowej program będzie pytał o wydruk faktury RF.Ta z kolei opcja może się przydać np. w sklepach z materiałami budowlanymi.

Wydruki dokumentów sprzedażyNa wydrukach faktur, które zostały wystawione na bazie WZ, istnieje możliwośćuzyskania informacji o tym jakie dokumenty WZ stanowiły podstawę drukowanych faktur.Aby tak się stało w Konfiguracji/Inne parametr Wydruk informacji o WZ powinienbyć ustawiony na Tak.

Jeżeli chcemy aby na wydrukach pojawiała się informacja o rabatach i dopłatach – wKonfiguracji/Inne parametr Wydruk informacji o rabatach należy ustawić na Tak.

Kontrola wydruków dokumentów sprzedażyW obecnej wersji program kontroluje wydruki dokumentów sprzedaży.

Po drugim i kolejnym wydrukowaniu tego samego dokumentu sprzedaży pojawi siękomunikat: „Dokument wydrukowano kolejny raz!”. Aby mechanizm ten mógł zadziałaćkonieczne jest ustawienie parametru Robienie wydruków archiwalnych dok. sprzed. naTak w ramach uprawnień szczegółowych modułu Sprzedaż.


Zmiany w oknie widocznym przy wystawianiuparagonu

Wprowadzone zostały zmiany w oknie płatności widocznym podczas wystawianiaparagonu.

1. Po pierwsze istnieje możliwość zmiany sposobu akceptacji dokumentu z [Enter] na[Ctrl]+[Enter]. Zapobiega to przypadkowemu zapisowi dokumentu przeznieumyślne użycie klawisza [Enter], przed wprowadzeniem ostatecznych wpisów.Aby skorzystać z tej zmiany należy ustawić parametr Zapis paragonu przez[Ctrl]+[Enter] w Konfiguracji, w opcjach Inne.

2. Druga zmiana pozwala na zmianę daty zapłaty. Domyślnie podpowiadana jest databieżąca.

3. Trzecia zmiana dotyczy pola Rabat. Obecnie, zmiana „%” na „zł” jestzapamiętywana przez program i proponowana przy wystawianiu kolejnychparagonów. Możliwe jest również wpisywanie wysokości rabatu z dokładnością dopięciu miejsc po przecinku.

Zapamiętywanie zmiany cen w trakcie sprzedażyRodzaj wyświetlanej ceny na liście towarów pokazywanej podczas wystawianiadokumentów sprzedaży jest zapamiętywany przez program. Wybrany rodzaj cenywyświetlany jest podczas następnego wystawiania dokumentów sprzedaży. To drobneudogodnienie z pewnością przyda się w tych firmach gdzie standardową ceną sprzedażyjest cena hurtowa.

Uwaga: Program zapamiętuje indywidualne ustawienia cen dlasprzedaży „magazynowej” i sprzedaży z cennika. Mechanizmzapamiętywania cen ma charakter lokalny tzn. może być inaczejustawiony na różnych stanowiskach komputerowych.

Blokada niezgodności EAN z lokatoremPrzy sprzedaży towaru o kodzie innym niż wpisany w lokator pojawia się ostrzeżenie. Dokonfiguracji Aktyna Pro w opcji Inne dodano nowe ustawienie: Blokada niezgodnościEAN z lokatorem. Włączenie tej opcji uniemożliwia sprzedaż takiego towaru.


Informacja o korekcie na liście WZW liście WZ pokazywanej podczas wystawiania dokumentów sprzedaży może pojawiaćsię flaga informująca czy dla danego dokumentu WZ były robione korekty (patrz rysunekponiżej).

Flaga ta lub jej brak oznaczają:

q K – do danej WZ były korekty ale nie wszystkie towary zwrócono

q Z – do danej WZ były korekty, wszystkie towary zostały zwrócone

q brak flagi – dla danego dokumentu WZ nie były wykonywane korekty


OPERACJE KASOWE

Drukowanie przelewu na płatność, której nie ma naliście rozrachunków

Opisywana operacja najczęściej znajduje zastosowanie przy dokonywaniu przedpłat.Chcąc wystawić taki przelew należy przejść do listy rozrachunków, podświetlićjakąkolwiek pozycję a następnie skorzystać z kombinacji klawiszy [Ctrl]+[P]. Zostaniewyświetlone okienko Polecenie przelewu z danymi wybranego kontrahenta. Należywówczas użyć klawisza [F5] i zaakceptować pojawiający się komunikat („Uwaga!Wprowadzasz nowy przelew!”) naciśnięciem [Enter]. Pojawi się lista kontrahentów –używając klawisza [F5] wybieramy kontrahenta, dla którego przygotowujemy przelew.Dane kontrahenta można również wpisać z klawiatury. Uzupełniamy brakujące dane iwysyłamy plik na drukarkę.


PRZYJĘCIE TOWARU

Rozszerzenie marżW oknie służącym do przyjmowania towarów na PZ, w którym wpisuje się ilość i cenyprzyjmowanego towaru zmodyfikowano pola Marża Detaliczna i Marża Hurtowa.Użytkownicy pracujący do tej pory z programem Aktyn mieli możliwość ustalania marżnie wyższych niż 99,99%. Obecnie można ustalać marżę aż do 9999,99999999%. Zmianata jest istotna dla tych firm, które mają w swoich cennikach tak zdefiniowane cenydetaliczne i hurtowe, że marże przekraczają 99.99%.


PRZESUNIĘCIA WEWNĘTRZNE

Zmiana cen na liście towarów w magazyniePodczas wystawiania dokumentów PW i RW wyświetlana jest lista towarów znajdującychsię w magazynie. Obok każdego towaru widoczna jest jego cena nabycia. Wciskającklawisz [F5] – „zm. ceny” – możemy teraz przełączać cenę wyświetlaną obok nazwytowaru. Oprócz ceny nabycia dostępne są: cena detaliczna (netto i brutto), hurtowa (nettoi brutto) oraz zakupu (netto i brutto).

Zmiana ta przyda się szczególnie tym Użytkownikom, dla których znaczenie mają np. cenydetaliczne brutto towarów w magazynie, a nie ceny nabycia. Przeglądając magazyn zwyświetlonymi cenami detalicznymi brutto, można np. zauważyć, że towar T1pochodzący z kolejnych dostaw ma ustawione różne ceny detaliczne brutto, w związku zczym konieczna będzie przecena.

Możliwość zablokowania wglądu w ceny zakupui nabycia

W obecnej wersji programu, w module Przesunięcia istnieje możliwość zablokowaniawglądu w ceny zakupu i nabycia dla użytkowników, którzy nie mają odpowiedniegouprawnienia. Aby zablokować lub odblokować wgląd w te ceny należy ustawić w opcjiUżytkownicy/Przegląd i ustawienie uprawnień parametr Wgląd w ceny zakupu inabycia.

Możliwość tworzenia dokumentu PW „na raty”Zmodyfikowano mechanizm tworzenia dokumentu PW. W programie Aktyn Promożemy to robić „na raty”. Używając opcji Poprawy mamy możliwość dopisywać doniego nowe pozycje i zmieniać wcześniej wprowadzone. Program w czasie zapisusprawdza czy dla danego PW istnieje odpowiednie PP – jeżeli nie, program wyświetlazapytanie i to Użytkownik decyduje czy i kiedy taki dokument PP utworzyć. Dzięki temumożemy tworzyć nasz dokument PW etapami i dopiero kiedy uznamy, że osiągnął jużswój kształt ostateczny, tworzymy na jego podstawie dokument PP. W razie stwierdzeniabłędu możemy wykasować PP, poprawić PW i utworzyć nowy dokument PP. Toulepszenie, pozwalające zaoszczędzić mnóstwo czasu, z pewnością docenią ciUżytkownicy, którzy na co dzień wykonują przesunięcia złożone z bardzo wielu pozycji.

Pojawiły się nowe możliwości wydrukowania dokumentu PW w cenach: nabycia, zakupunetto, zakupu brutto, detalicznych netto i brutto, hurtowych netto i brutto. Nowe


formy wydruku są bardziej czytelne od dotychczasowych i pozwalają zmniejszyć zużyciepapieru.

Możliwa jest także zmiana kolejności w jakiej towary będą prezentowane na ekranie idrukowane na dokumentach: RW, PW i PP (wystawianego automatycznie po PW). Wobecnej wersji programu można wyświetlać towary wg:

q kodu

q numeru – kolejność wpisania na dokument

Decyduje o tym odpowiedni parametr w Konfiguracji wydruków...: Sortowanietowarów na ekranie/wydruku.


ZAMÓWIENIA

Zamówienie wzorcoweW programie Aktyn Pro wprowadzono nowy typ zamówienia – Zamówienie wzorcowew Zamówieniach przyjętych i Zamówieniach złożonych. Jest to zamówienie ocharakterze stałym, przeznaczone do wielokrotnego wykorzystania. Określenie czyzamówienie będzie zamówieniem wzorcowym czy też nie, możliwe jest w okniewystawianego zamówienia:

Jeżeli parametr Wzorcowe zam.: ustawimy na Tak, wówczas zamówienie będzietraktowane przez program jak szablon i nie zostanie przeniesione do archiwum porealizacji zamówienia, pozostając na liście zamówień, dzięki czemu można je będziejeszcze użyć przy wystawianiu kolejnych dokumentów. Od tej pory zachowanezamówienia wzorcowe mogą być wykorzystane np. przy wystawianiu podobnych dosiebie faktur dla tego samego odbiorcy lub dokumentów dostawy przy realizowaniuzamówień od tego samego dostawcy. Zamówienie wzorcowe można przenieść doarchiwum w oknie listy zamówień używając klawisza [F4].

Zamówienia złożone do dostawcyDo tej pory Aktyn pozwalał jedynie na przyjmowanie i obsługę zamówień składanychprzez odbiorców.

W obecnej wersji programu rozszerzono obsługę Zamówień o kolejny istotny elementczyli Zamówienia złożone lub inaczej mówiąc, zamówienia do dostawców. Oczywiście,program nie tylko pozwala na składanie samych zamówień ale również umożliwiawykorzystanie złożonego zamówienia przy przyjmowaniu towaru na PZ, informuje o tym,że towary zostały już dostarczone i w jakich ilościach, ustawia odpowiednią flagę przyzamówieniu, na podstawie której możemy się zorientować czy zostało już onowykorzystane do wystawienia PZ. Zamówienia częściowo zrealizowane mogą być w


części niezrealizowanej podstawą do wystawienia kolejnego PZ, można je równieżumieścić w archiwum zamówień.

Aby zarejestrować nowe zamówienie do dostawcy, w menu Zamówień należy wybraćopcję Zamówienia złożone. Pojawi się widoczne poniżej okno z listą złożonychzamówień.

Korzystając z klawisza [Insert] otwieramy listę towarów, z której wybieramy zamawianeartykuły a następnie wskazujemy kontrahenta, do którego składamy zamówienie. Jeżelizamawiamy towar, który nie figuruje w cenniku, wycofujemy się z katalogu towarówklawiszem [Esc] i po użyciu [F4] – nowy towar, wpisujemy dane dotyczące zamawianejpozycji (w tym momencie dane dotyczące zamawianego towaru mogą również zostaćdopisane do cennika). Po zaakceptowaniu wyboru kombinacją klawiszy [Ctrl]+[Enter]na liście pojawia się nowa pozycja. W wyświetlanym oknie listy dla każdej zumieszczonych tam pozycji widzimy numer zamówienia, datę jego złożenia, kontrahenta,który ma je zrealizować, termin realizacji, ewentualne uwagi oraz kolumnę Sprzedstawiająca status złożonego zamówienia. Status zamówienia zależy od stopnia jegorealizacji i może być oznaczony flagą P, C lub W:

q P – flaga informuje, że zamówienie jest pełne a to oznacza, że nie było zamienianena PZ i w żadnej części nie zostało jeszcze zrealizowane

q C – tą flagą oznaczane są zamówienia już częściowo zrealizowane – część towaru ztego zamówienia została już przyjęta do magazynu

q W – tą flagą oznaczane są zamówienia wzorcowe

Ważne! Zamówienia, które zostały zrealizowane w całości sąautomatycznie usuwane z Listy zamówień złożonych iumieszczane w archiwum.


Jednym z klawiszy funkcyjnych, dostępnych w tym oknie jest klawisz [F3] – dodatkoweinformacje. Kolejne naciskanie tego klawisza wyświetla w miejsce kolumny Uwaginastępujące informacje dotyczące złożonego zamówienia:

- Wartość razem netto

- Wartość do realizacji netto

- Wartość zrealizowana netto

- Wartość razem brutto

- Wartość do realizacji brutto

- Wartość zrealizowana brutto

Poza wartościami zamówień możemy również wyświetlić informacje dotyczące ilościzamówień złożonych. W tym celu korzystamy:

- z klawisza [F10] – informacja dotyczyć będzie pojedynczego, wskazanegozamówienia

- kombinacji klawiszy [Ctrl]+[F10] – informacja dotyczyć będzie wszystkichzamówień złożonych dla wskazanego kontrahenta:

Do zmiany wyświetlanych informacji używamy klawisza [F3] – dodatkowe informacje.Naciskając kolejno klawisz [F3] wyświetlamy następujące informacje:

- ilość zamówiona – ilość towaru, która została zamówiona u dostawcy

- ilość do realizacji – ilość towaru do przyjęcia od dostawcy

- ilość zrealizowana – ilość towaru przyjęta od dostawcy

Jak już zostało wspomniane na wstępie pozycje z listy zamówień złożonych mogą byćwykorzystywane przy wystawianiu PZ w trakcie przyjmowania towaru od dostawcy.Temat ten zostanie szerzej omówiony poniżej, tutaj jedynie mała dygresja:


może się zdarzyć, że zechcemy dowiedzieć się w jakim stopniu zamówienie posiadającestatus C zostało już zrealizowane. W tym celu należy skorzystać z kombinacji klawiszy[Ctrl]+[F6] generującej raport, w którym oprócz ilości zamówionego towaru pojawi sięilość już zrealizowana oraz ilość oczekująca na zrealizowanie.

Wystawienie PZ z wykorzystaniem zamówieniazłożonego

Zamówienia złożone można wykorzystywać przy wystawianiu PZ w trakcie przyjmowaniadostawy towaru. Możemy w ten sposób uniknąć żmudnego wpisywania pozycji na listętowarów i kosztów. Z udogodnienia tego skorzystać możemy używając klawisza [F3] zpoziomu okna Lista towarów i kosztów w trakcie przyjmowania dostawy, o ilewcześniej wybraliśmy kontrahenta, do którego zostało złożone zamówienie.

Zostanie wyświetlone poniższe okno z listą zamówień dla wskazanego dostawcy:

W celu wybrania zamówienia do realizacji, podświetlamy insteresującą nas pozycję anastępnie naciskamy klawisz [F5].

Poza możliwością realizacji zamówienia złożonego w całości, istnieje równieżmożliwość częściowej realizacji zamówienia. Do wystawiania PZ można wykorzystać kilkazamówień złożonych pobierając je kolejno z listy.

Uwaga: Przy wystawianiu PZ dla konkretnego dostawcy wyświetlanaLista zamówień złożonych obejmować będzie tylko zamówieniazłożone u tego jednego dostawcy. Zamówienia złożone u innychdostawców nie będą widoczne.


Podgląd zamówień wg TrasIstnieje możliwość filtrowania zamówień pod kątem tras. W tym celu, będąc w oknie np.Zamówień przyjętych lub Zamówieniach złożonych naciskamy klawisz [F8]. Pojawisię okno Tras, z której (klawiszem [F5]) wybieramy interesującą nas trasę przejazdu, np.Krosno – Łódź. Program wyświetli listę zamówień złożonych przez kontrahentówprzypisanych do tej właśnie trasy. Następnie, używając klawisza [F3] możemy wyświetlićwartości tych zamówień a przy pomocy klawisza [F9] obliczyć ich sumaryczną wartość.Mechanizm ten może okazać się bardzo pomocny przy realizowaniu zamówień dlakontrahentów z dalszych okolic – patrz przykład na str. 107.

Dodanie nowego zamówienia na podstawieMagazynu

Dotychczas przy wystawianiu zamówień, wyboru towarów można było dokonywaćjedynie na podstawie cennika. Obecnie listę zamawianych towarów możemy tworzyćrównież w oparciu o listę magazynową. Z przełączenia pomiędzy cennikiem a listąmagazynową dokonujemy na poziomie okien Przyjęcie zamówienia i Złożeniezamówienia. Aby mechanizm zadziałał wycofujemy się z listy towarów klawiszem [Esc] anastępnie korzystamy z kombinacji klawiszy [Ctrl]+[O]. Aktyn Pro zapamiętuje ostatnioużywany tryb, tzn. jeżeli ostatnie zamówienie wystawialiśmy na podstawie magazynu, toprzy następnym uruchomieniu modułu Zamówienia program wyświetli jako pierwszą listęmagazynową.

Wystawiając zamówienie na podstawie cennika, w każdej chwili możemy podglądnąć stanwskazanego towaru na magazynie. Służy do tego celu kombinacja klawiszy [Ctrl]+[M].

Uwaga: Podgląd stanu towarów na magazynie dotyczy tylko magazynu,na którym wystawiany jest dokument zamówienia.

Dodawanie opisu towaru w trakcie wystawianiazamówienia

Dla towarów dodawanych do zamówienia można dodawać opis, bez koniecznościnaciskania jakiegokolwiek klawisza i wchodzenia do dodatkowego okna. Opis ten możebyć drukowany na dokumencie zamówienia oraz przenoszony na dokumenty wystawianena podstawie zamówień. Opis ten dotyczy tylko towarów pobranych przy wystawianiuzamówienia, nie jest umieszczany w danych towaru w cenniku.


Aby wspomniany opis był widoczny na wydruku konieczne jest ustawienie odpowiedniejopcji w konfiguracji programu. W tym celu w Konfiguracji sprzedaży należy ustawićparametr: Drukowanie opisu towaru/usługi na dokumentach FA/RA/WZ na Tak.

W celu dodania opisu, wskazujemy na liście towarów zamawianych konkretny towar inaciskamy klawisz [Enter]. Pojawia się okno danych towaru z gotowym do edycji

polem Opis, w którym dokonujemy odpowiedniego wpisu.

Pozostałe zmiany w module Zamówienia

Klawisz F2 w tabeli magazynu

W głównym oknie modułu Zamówienia możemy wyświetlić informacje o faktycznejilości towaru w magazynie i ilości pomniejszonej o towary zarezerwowane. Aby uzyskaćdostęp do tych informacji, po wejściu do modułu Zamówienia naciskamy klawisz [F2].Pojawi się okno informacji o stanowisku. Ponownie korzystamy z klawisza [F2] w celuwyświetlenia okna Stan magazynu. Teraz, używając kombinacji klawiszy [Alt]+[R]możemy wyświetlać faktyczną ilość towaru w magazynie lub pomniejszoną o towaryzarezerwowane.

Informacje dodatkowe w poprawianym zamówieniu

Poprawiając zamówienie możemy szybko uzyskać informacje na temat towarów z tegozamówienia. W oknie listy towarów, która pojawi się po wybraniu zamówienia należynacisnąć klawisz [F10]. Zostanie wyświetlone okno z informacjami dodatkowymidotyczącymi towarów na tym zamówieniu: terminie realizacji i ilości. Naciskając klawisz[F3] możemy zmieniać wyświetlanie informacji dotyczących ilości:

- ilość zamówiona – ilość towaru, która została zamówiona u dostawcy

- ilość do realizacji – ilość towaru do przyjęcia od dostawcy

- ilość zrealizowana – ilość towaru przyjęta od dostawcy


INWENTARYZACJADokonano dosyć istotnych zmian w Inwentaryzacji.

Rozbudowano interfejs modułu inwentaryzacyjnego dodając nowe opcje dotyczącearkuszy spisu z natury upraszczające proces inwentaryzacji.

W tej chwili, po wybraniu Inwentaryzacji w menu głównym programu pojawia sięponiższe okno:

W dotychczasowych wersjach programu Użytkownik mógł jedynie wydrukować sobiearkusz spisu z natury, wpisać nań stwierdzoną ilość towaru i następnie wprowadzić dane zarkuszy. Na tej podstawie program przeprowadzał inwentaryzację. W tej chwili możliwejest tworzenie wielu arkuszy spisu z natury i przechowywanie ich w programie.

Wybranie pierwszej pozycji – Arkusze spisu z natury – spowoduje wyświetleniekolejnego okienka z możliwymi do wykonania opcjami:


r Nowy arkusz spisu z natury – możemy tworzyć wiele arkuszy spisu z natury zdodatkowymi informacjami: jakiego magazynu, pomieszczenia lub półki dotyczyłspis itd. Dzięki temu inwentaryzację łatwo będzie można podzielić np. międzywiele osób lub przeprowadzać na wybranych grupach towarowych.

r Edycja arkusza spisu z natury – to zupełnie nowa opcja, umożliwiającawprowadzanie do arkusza spisu z natury ilości towaru stwierdzonego podczasinwentaryzacji. Arkusz spisu z natury może być wielokrotnie edytowany izmieniany.

Niewątpliwie, kolejnym, sporym ułatwieniem dotyczącym inwentaryzacji jest możnośćzapisania każdego importu danych z kolektora [Ctrl]+[I] jako osobnego arkusza spisu znatury.

W trakcie edycji arkusza spisu z natury możemy korzystać z sortowania przy użyciuklawisza [F2]. Pozwala to przeszukiwać towary na liście albo wg kodu albo wg liczbyporządkowej – Użytkownik sam decyduje, który sposób bardziej mu odpowiada.

Możliwość edycji arkusza pozwala również na szybkie sprawdzenie i porównanie spisuwprowadzonego do komputera z tym wykonanym na papierze.

r Wydruki archiwalne – wydruk wskazanych arkuszy spisu z natury.

Po przygotowaniu arkuszy spisu z natury przystępujemy do zapisania dokumentuinwentaryzacji. Z menu głównego Inwentaryzacji wybieramy opcję 2 – Inwentaryzacja.

Kombinacja klawiszy [Alt]+[I]=import ze spisu pozwala w szybki sposób zaimportowaćdane z przygotowanych wcześniej arkuszy spisu z natury. Można zaimportować jedenarkusz lub zaznaczone arkusze.

Jeszcze jednym, znaczącym ułatwieniem, które z pewnością docenią Użytkownicy jestmechanizm diagnostyczny wyświetlający komunikat informujący, który towar sprawiakłopoty. Pozwala to szybko zlokalizować problem. Mając do dyspozycji edytowalnearkusze spisu z natury możemy nanieść odpowiednie poprawki. Kombinacja klawiszy[Ctrl]+[Z] – zerowanie ilości inwentaryzacyjnych oraz [Ctrl]+[N] – dopisanie nowejpozycji umożliwiają szybką poprawę i uzupełnienie listy inwentaryzacyjnej.

Uwaga: Od momentu rozpoczęcia inwentaryzacji aż do czasu jejzakończenia nie zaleca się wykonywać jakichkolwiek operacji(np. sprzedaży) na inwentaryzowanych towarach.

Podsumowując, zmiany, które zostały dokonane w Inwentaryzacji pozwalają na:

r wprowadzanie informacji o stanie towarów w magazynie na podstawie arkuszyspisu z natury w oderwaniu od listy inwentaryzacyjnej, będącej


odzwierciedleniem stanu magazynu w danej chwili. Modyfikacja ta skuteczniezabezpiecza przed błędnym zapisem inwentaryzacji, wynikającym z faktu, że stanmagazynu w chwili zapisu był inny niż w chwili rozpoczęcia inwentaryzacji.

r podział inwentaryzacji na wiele osób

r możliwość szybkiego sprawdzenia i porównania spisu wprowadzonego dokomputera z tym znajdującym się na papierze

r tworzenie osobnych spisów z natury dla każdego importu danych z kolektora

r tworzenie i zapis inwentaryzacji polegający na wczytaniu magazynu, imporciearkuszy spisu z natury, zapisaniu dokumentu z wydrukowaniem.

r szybką lokalizację ewentualnego błędu bez konieczności rozpoczynania pracy odnowa

Uwaga: Wprowadzone zmiany rozszerzają możliwości pracy z tymmodułem, jednakże nadal możliwe jest wykonywanieinwentaryzacji w sposób jaki był stosowany w poprzednichwersjach Aktyna.

Nowe ułatwienia w edycji arkusza spisu z naturyW oknie edycji arkusza spisu z natury pojawiło się kilka nowych mechanizmówułatwiających pracę z arkuszem:

o przy tworzeniu arkuszy spisu z natury z wykorzystaniem czytnika kodu kreskowegopojawia się ostrzeżenie jeżeli wczytany kod jest inny niż edytowany

o w przypadku gdy wczytanego czytnikiem kodu nie ma w arkuszu, programproponuje dodanie go do arkusza

o zmiana ilości towaru w edytowanym arkuszu może być obecnie wykonywana natrzy różne sposoby:

- klawisz [Enter] – umożliwia wpisanie dowolnej ilości

- klawisz [F4] – wpisana ilość jest automatycznie sumowana z ilością poprzednią tzn.tą, która widniała w danej pozycji przed naciśnięciem klawisza [F4]

- klawisz [F3] – każdorazowe naciśnięcie tego klawisza zwiększa wskazaną ilość o 1


KONTRAHENCI

Grupowanie kontrahentówW obecnej wersji programu dodany został mechanizm grupowania kontrahentów (do tejpory taka możliwość dotyczyła tylko towarów), pozwalający przypisywać wybranychkontrahentów do określonych tras przejazdu oraz typu. W związku z tym pojawiły się dwanowe podziały: Trasy i Typ, w danych kontrahenta widoczne w postaci odpowiednichpól, zaś w Grupach jako TRASY.grt oraz TYPKNT.grt.

Ważne! Przypominamy, że należy zachować szczególną ostrożność przywykonywaniu operacji na plikach z rozszerzeniem .grt.Skasowanie pliku o takim rozszerzeniu jest równoznaczne zutraceniem zdefiniowanego przyporządkowania do grup.

Uwaga: Mechanizm definiowania podziałów oraz przypisywania do grupzostał dokładnie omówiony w Podręczniku Użytkownika, przyokazji opisywania sposobu grupowania towarów w rozdzialeEdytor Grup na str. 206. W Suplemencie ograniczymy się tylkodo omówienia praktycznego sposobu wykorzystania możliwościgrupowania kontrahentów.

Trasy

Nowe pole w danych kontrahenta pozwalające przypisywać kontrahentów do danej trasyprzejazdu. W polu Trasy w danych kontrahenta za pomocą klawisza [F7] wchodzimy dopodziału tras. Klawiszem [F5] wybieramy interesującą nas trasę. Możemy utworzyćnową trasę naciskając klawisz [Insert].


W opisany wyżej sposób postępujemy oczywiście w przypadku jednego lub co najwyżejkilku kontrahentów. Jeżeli chcemy cały proces przeprowadzić na szerszą skalę i dookreślonej trasy przejazdu przyporządkować większą ilość kontrahentów postępujemyanalogicznie jak w przypadku grupowania towarów, korzystając z Edytora grupdostępnego w opcji Grupy:

Po wejściu do edycji pliku Trasy (klawiszem [F5]) na ekranie pojawia się lista pozycji, naktórej widzimy do jakich tras zostali przyporządkowani kontrahenci.

Uwaga: Jeżeli nie przyporządkowaliśmy kontrahentów do wybranychtras, na liście wszyscy kontrahenci będą przypisani do grupy„0 – Reszta”. Grupy „0 – Reszta” nie możemy usunąć animodyfikować.

Zakładając, że trasa, do której chcemy przypisać kontrahentów została już wcześniejzdefiniowana, naszym kolejnym krokiem powinno być stworzenie listy kontrahentów,których mamy zamiar przypisać do tras.

Najprostszym i najszybszym sposobem utworzenia takiej listy jest zaimportowanie jej zkatalogu kontrahentów lub z pliku zawierającego inny podział.

Korzystamy zatem z kombinacji klawiszy :

[Alt]+[K] – aby przepisać kontrahentów z katalogu; na ekranie pojawia się katalogkontrahentów. Zaznaczamy interesujących nas kontrahentów (abyzaznaczyć wszystkich, naciskamy kolejno [szary +], następnie[Ctrl]+[Enter]

[Alt]+[P] – aby przepisać kontrahentów z innego pliku .grt zawierającego podziałna grupy. Na ekranie pojawia się wówczas lista plików zawierających różnepodziały. Podświetlamy jeden z nich (oczywiście


różny od tego, który aktualnie edytujemy !) i potwierdzamy wybór klawiszem[F5].

W efekcie dokonanego importu wskazani kontrahenci zostaną automatycznieprzypisani do domyślnej grupy „0 – Reszta”.

Zaznaczamy (na liście) odpowiednich kontrahentów i naciskamy klawisz [F9] – przydziałdo grupy. Na ekranie pojawia się lista tras, wybieramy z niej tę właściwą, używając w tymcelu klawisza [F5]. Zaznaczeni kontrahenci zostaną przypisani do wskazanej trasy.

Przypisanie kontrahentów do tras może mieć bardzo szerokie zastosowanie w praktyce:najprostsze to tworzenie raportów dotyczących kontrahentów powiązanych z konkretnymitrasami, przygotowywanie list kontrahentów z danego regionu (np. lista wszystkichkontrahentów na trasie Krosno-Łódź) itp. Zaznaczenia (z użyciem maski) odpowiednichkontrahentów dokonujemy z poziomu katalogu kontrahentów po naciśnięciu klawisza[szary+].

Uwaga: Sposób zaznaczania kontrahentów na podstawie tras jestanalogiczny jak w przypadku zaznaczania towarów – patrzPodręcznik Użytkownika str. 210.

Innym przykładem wykorzystania mechanizmu przyporządkowania kontrahentów do trasmoże być przygotowanie transportu w oparciu o złożone zamówienia z danego rejonu.

Przykład:Przypuśćmy, że przyjęliśmy zamówienie na towar od kontrahenta z odległego rejonuPolski. Nie opłaca nam się wysyłać transportu z jedną partią towaru w tak daleką trasę.Możemy więc umówić się z naszym odbiorcą, że zamówiony towar wyślemy przy okazjiwiększej dostawy w te okolice. W module Zamówienia został dodany nowy mechanizmpozwalający wyselekcjonować i sumować zamówienia na podstawie wskazanych tras –patrz str.100.


Typ

Typ to kolejne nowe pole w danych kontrahenta pozwalające grupować kontrahentów wgzdefiniowanych typów, np. czy dany kontrahent jest odbiorcą detalicznym czy hurtowym.Sposób definiowania Typów, grupowania wg nich kontrahentów oraz filtrowania jestdokładnie taki sam jak w przypadku Tras – patrz poprzedni podrozdział.

Wybór wg specyfikacjiZarówno w module Raporty jak i Dodatki istnieje możliwość zaznaczenia kontrahentówwedług żądanej specyfikacji. W tym celu będąc w oknie z wyświetlaną listąkontrahentów należy skorzystać z klawisza [Szary+]. Pojawi się okienko, w którymmożemy określić specyfikację, na podstawie której program utworzy odpowiednią listę.

Funkcja ta jest przydatna w firmach, które stosują system oznaczania wystawianychdokumentów specyfikacją, przypisaną do kontrahenta. W praktyce specyfikacja w danychkontrahenta identyfikuje akwizytora/sprzedawcę przypisanego do tego kontrahenta. Możnato wykorzystać np. do raportowania sprzedaży dokonanej przez akwizytora, ustalaniadanych teleadresowych klientów jakich będzie obsługiwał.

Blokada sprzedaży dla kontrahentówBlokada sprzedaży dla kontrahentów zalegających z płatnościami powstała byuniemożliwić sprzedaż kontrahentom nie wywiązującym się ze swoich należności.Niestety, okazało się, że sprzedawcy obchodzą to ograniczenie dopisując nowychkontrahentów sprzedając na kredyt tym, dla których sprzedaż została zablokowana. Takiełamanie zasad powodowało zamieszanie w rozrachunkach, nie mówiąc już o liściekontrahentów, na której pojawiało się kilka pozycji odpowiadających tym samym osobomlub firmom.

W obecnej wersji programu dołożono uprawnienie Dostęp do zmian w blokowaniusprzedaży ( Uprawnienia szczegółowe w ramach modyfikacji listy kontrahentów ).


Ustawienie parametru na Nie pozwala na dopisanie nowego kontrahenta do listy, ale zmożliwością sprzedaży tylko za gotówkę oraz nie pozwala na zmianę opcji blokadasprzedaży.


RABATYW programie Aktyn Pro wprowadzono rozbudowany system stosowania i naliczaniarabatów. Poza istniejącym już Autorabatem w danych kontrahenta (opcja ta zostałarozbudowana i wzbogacona o nowe możliwości – opis na str. 114) pojawił się bardzowygodny i przydatny mechanizm zarządzania rabatami w oparciu o sprzedaż detaliczną.Użytkownik może naliczać rabaty zarówno procentowe jak i kwotowe, definiować stawkirabatu w określonych czasookresach, ustalać progi obrotów w tabelach rabatowych itp.System umożliwia również swobodną wymianę plików zawierających dane kontrahentapomiędzy stanowiskami i sklepami pracującymi w sieci (patrz str. 118).

Rabat w oparciu o tabelę rabatówPoniżej przedstawiamy dwa odrębne sposoby wykorzystania systemu rabatowaniasprzedaży na podstawie tabeli rabatowej.

Sposób nr 1

Naliczanie rabatu w oparciu o licznik obrotów

Ten rodzaj rabatu wyliczany jest na podstawie licznika obrotów czyli sumy wartościsprzedaży dokonanych przez kontrahenta w zadanym okresie czasu.

Uwaga: Warunkiem stosowania tego systemu jest posiadanie danychkontrahenta, dla którego program nalicza rabat w katalogukontrahentów.

Pierwszym, podstawowym krokiem jaki musimy wykonać jest odpowiednieskonfigurowanie programu. W programie istnieje nowe uprawnienie Użytkownika: Dostępdo zmian w tabeli rabatowej. Aby uzyskać dostęp do tego uprawnienia w menugłównym wybieramy kolejno: Użytkownicy/Przegląd i ustawienie uprawnień. Popodświetleniu odpowiedniego Użytkownika na liście naciskamy [F4] a następnieprzechodzimy do opcji Konfiguracja, naciskamy powtórnie [F4] i zmieniamy ustawienieopcji Dostęp do zmian w tabeli rabatowej na Tak. Akceptujemy zmiany klawiszem[Enter] i jeszcze raz rejestrujemy się w programie aby aktywować zmodyfikowaną opcję.Teraz możemy przystąpić do zdefiniowania tabeli rabatów. W menu głównym wybieramyopcję Konfiguracja i przechodzimy do pozycji Rabaty. Naciskamy [Enter] iprzystępujemy do określania parametrów tabeli rabatowej.


Najpierw musimy zadecydować czy udzielany rabat będzie naliczany procentowo czykwotowo. Następnie określamy kwoty progów obrotów (kolumna Zakresy, powyżejktórych naliczany będzie ustalony rabat (kolumna Rabaty). Po zapisaniu zmian wracamydo głównego menu programu i przystępujemy do uaktywnienia opcji rabatowaniasprzedaży na podstawie licznika obrotów. Wybieramy Konfiguracja/Inne. Używająckombinacji klawiszy [Ctrl]+[Enter] przechodzimy do następnego okna gdzie ustawiamyopcję Rabat dok. na podstawie licznika obrotów na Tak. Pozostaje nam jeszczeustalenie periodu czyli okresu, którego dotyczyć będą zdefiniowane rabaty orazustawienie, a konkretnie wyzerowanie licznika obrotów (patrz str. 117).

Uwaga: Przypominamy, że Periody definiujemy poprzez wpisanie terminukońcowego w oknie dostępnym z poziomu menu głównegoKonfiguracja/Periody. Możemy ustalać periody o dowolnymprzedziale czasu chociaż najczęściej przyjmuje się periodydługości jednego roku.

Po dokonaniu wszystkich niezbędnych czynności konfiguracyjnych programautomatycznie będzie uwzględniał ustalone rabaty przy dokonywaniu transakcji zkontrahentami, których dane zostały wprowadzone do systemu. W oparciu o posiadanedane program, w trakcie wystawiania dokumentów sprzedaży naliczy rabat uwzględniającgo przy wyliczaniu należności.


Uwaga: Decydując się na korzystanie z tego systemu rabatowaniasprzedaży należy najpierw wyzerować pole Autorabat w Danychkontrahenta, gdyż wartość z tego pola jest domyślnieuwzględniana przy wystawianiu dokumentów sprzedaży (patrzstr. 114).

System rabatowania, wykorzystujący liczniki obrotów, może znaleźć zastosowanie wfirmach posiadających wiele placówek lub stanowisk połączonych w sieć. Aktyn Proposiada mechanizmy wymiany plików z danymi kontrahentów umożliwiające prowadzeniewspólnej bazy danych. Klient zaopatrujący się w dowolnej placówce będzie mógłkorzystać z rabatu ustalonego na podstawie dokonanych zakupów w całej sieci.

Sposób nr 2

Naliczanie rabatu na podstawie przedłożonych dokumentów sprzedaży

Alternatywą dla rabatów naliczanych w oparciu o liczniki obrotów są rabaty udzielane napodstawie dokumentów sprzedaży (paragony, faktury) przedłożonych przez klienta. Tensposób naliczania rabatów może znaleźć zastosowanie w firmach prowadzących sprzedażdetaliczną.

Pierwszym etapem jest właściwe skonfigurowanie programu. Najpierw ustalamy tabelęrabatów, tak jak w sposobie nr 1. Następnie musimy Użytkownikowi przypisaćodpowiednie uprawnienia w ramach uprawnień szczegółowych modułu Sprzedaż:

q Udzielanie rabatu dok. na podstawie tabeli – powinno być ustawione na Tak.

q Pobranie paragonu zablokowanego – wymaga bardziej szczegółowegoomówienia.

Podobnie jak w sposobie nr 1 udzielany rabat naliczany jest na podstawie zdefiniowanejtabeli rabatowej. Każdy klient, zanim otrzyma rabat musi udokumentować swojedotychczasowe zakupy w naszej firmie. Przedłożone przez niego dokumenty zostająwprowadzone do systemu, który sumując kwoty należności wylicza odpowiedni rabat woparciu o tabelę rabatową a konkretnie, ustalone w niej progi obrotów. Wystawiającdokument sprzedaży, na którym uwzględniono przyznany rabat, program nakłada„blokadę” na dokumenty, które posłużyły za podstawę wyliczenia rabatu, uniemożliwiającw przyszłości ich powtórne wykorzystanie do naliczenia kolejnego rabatu. Raz nałożonablokada dokumentu nie może zostać usunięta. Ustawienie opcji Pobranie paragonuzablokowanego na Nie spowoduje, że przy każdej próbie ponownego wprowadzeniadokumentu wykorzystanego w przeszłości do udzielenia rabatu, system zareagujeodmową, jednocześnie wyświetlając stosowny komunikat. Może się jednak zdarzyć, iż wtrakcie wystawiania dokumentu sprzedaży, zostanie popełniony błąd lub wystąpi sytuacjaawaryjna, w związku z czym trzeba będzie całą operację wyliczania rabatu powtórzyć.Ustawienie opcji Pobranie paragonu zablokowanego na Tak pozwoli ponownie


wykorzystać paragon lub fakturę, na podstawie których program już raz wyliczył rabat np.na dokumencie z błędem.

Wprowadzanie dokumentów na podstawie których zostanie naliczony rabat.

Po pobraniu towarów na listę, naciskamy kombinację klawiszy [Ctrl]+[F6].

Uwaga: Kombinacja klawiszy [Ctrl]+[F6] dostępna jest podczaswystawiania faktury przy wypełnianiu nagłówka, natomiast przywystawianiu paragonu w oknie płatności.

Pojawi się poniższe okno (Paragony, Faktury), za pośrednictwem któregowprowadzamy przedłożone przez klienta dokumenty sprzedaży:

Chcąc wprowadzić dokument na listę musimy wpisać kilka danych w ostatniej lini u dołuokna, które pozwolą systemowi zidentyfikować wprowadzany dokument sprzedaży:

P/F – rodzaj wprowadzanego dokumentu – (P) paragon, (F) faktura.

HURT – stanowisko, na którym wystawiono wprowadzany dokument

Data – data wystawienia dokumentu

KF – numer kasy fiskalnej, na której rejestrowano transakcję (dotyczy tylko paragonów)

Nr – numer wprowadzanego dokumentu

Każdy z wprowadzonych parametrów zatwierdzamy klawiszem [Enter]. Powprowadzeniu numeru dokumentu pojawia się nowa pozycja na liście. Jednocześniewidzimy wartość wprowadzonych dokumentów, kwotę naliczanego rabatu zależną od tejwartości.


Po wprowadzeniu wszystkich przedstawionych przez klienta dokumentów zamykamyokno Paragony/Faktury ([Ctrl]+[Enter]) i powracamy do zapisu dokumentu sprzedaży,na którym program automatycznie uwzględnia naliczony rabat.

Uwaga: Dokument sprzedaży, na którym naliczono rabat na podstawieprzedłożonych dokumentów zostaje przez programzablokowany i w przyszłości nie będzie mógł być wykorzystanyjako podstawa nowego rabatu.

Udzielanie rabatu w trakcie transakcji

Może się zdarzyć, że zechcemy udzielić rabatu w trakcie wystawiania dokumentusprzedaży klientowi, który nigdy jeszcze nie zaopatrywał się w naszej firmie, w związku zczym nie przysługuje mu rabat wyliczany według tabeli rabatów lub realizowane przezniego zamówienie jest na tyle korzystne, że skłonni jesteśmy udzielić mu rabatu wyższegoniż wynikający z tabeli. Nie chcielibyśmy by wystawiany dokument sprzedaży posłużył wprzyszłości jako podstawa rabatu przy realizacji kolejnego zamówienia. W programieAktyn Pro wprowadzono dodatkowy mechanizm blokowania i odblokowywaniadokumentów sprzedaży w trakcie jego wystawiania. Do tego celu służy kombinacjaklawiszy [Ctrl]+[F8]. Używając tej kombinacji możemy zablokować (ewentualnieodblokować) każdy wystawiany dokument sprzedaży tak aby w przyszłości nie mógłzostać wykorzystany do naliczenia rabatu przy następnych transakcjach.

Nowe mechanizmy ustawiania Autorabatu w DanychKontrahenta

Jeszcze jednym sposobem rabatowania sprzedaży w programie Aktyn Pro jest tzw.Autorabat w Danych Kontrahenta. Do niedawna mechanizm ten ograniczał się doręcznego wpisywania procentowej wartości rabatu ustalanej dla jednego lub wybranychkontrahentów. Obecnie mechanizm ten wzbogacono o szereg opcji konfiguracyjnychrównocześnie automatyzujących naliczanie rabatu wskazanym kontrahentom.

W celu zdefiniowania pola Autorabat w oknie Dane Kontrahenta korzystamy z nowegoraportu w Rozne.exe. W menu głównym programu Aktyn Pro wybieramy Narzędzia anastępnie używając klawisza [F5] Rozne.exe. Pojawi się okno, w którym przechodzimydo pozycji G – Rabaty kontrahentów i naciskamy [Enter]. Zostanie wyświetloneponiższe okno, w którym możemy określić właściwości Autorabatu dla kontrahentów:


Przede wszystkim ustalamy wysokość obrotów oraz wartości procentoweprzysługujących od nich rabatów. Po utworzeniu tabeli rabatowej przystępujemy doustawienia pozostałych parametrów:

q Stanowiska – stanowiska, z których obroty posłużą jako podstawa naliczanegorabatu. Do wyboru mamy: bieżące (!), zaznaczone (√) i wszystkie (*).

q Zakres czasowy – okres czasu, z którego obroty z danym kontrahentem zostanąuwzględnione przy przyznawaniu rabatu.

q Kontrahenci – wybór kontrahentów, dla których naliczany będzie rabat. Możemywybrać wszystkich (*) lub tylko zaznaczonych na liście kontrahentów (√).

q Dokumenty – dokumenty, z których obroty stanowić będą o wysokościudzielanego rabatu.

Ważne: Należy zwrócić uwagę, że wszystkie powyższe parametryposiadają ścisły związek ze sobą. Na przykład: wybierającdokumenty musimy pamiętać, że program uwzględni wszystkiezaznaczone dokumenty sprzedaży, wydane na wskazanymstanowisku, w podanym zakresie czasowym, kontrahentom,których wybraliśmy. Obroty zarejestrowane na tychdokumentach stanowić będą kwoty bazowe, na podstawiektórych program zastosuje rabat w oparciu o zdefiniowaneprogi obrotów.

q Zmiana w kontrahentach – w tym miejscu możemy zadecydować, w jaki sposóbprogram wprowadzi zmiany w Danych kontrahenta:

- Nie – program przedstawi raport, w którym pokaże stare i nowe rabaty dlakontrahenta po uwzględnieniu wyżej wymienionych parametrów. Program niezmieni rabatów kontrahentom.


- Wszystkie – zmiany zostaną wprowadzone i dotyczyć będą wszystkichzaznaczonych kontrahentów.

- Zerowe – program ustawi wyliczony rabat zaznaczonym kontrahentom, którzyw polu Autorabat mają rabat zerowy.

q Drukuj – ostatnia opcja, w której decydujemy co znajdzie się na raporcie:

- Wszystko – na wydruku znajdą się wszyscy kontrahenci z bazy danych,zarówno ci, którym zmieniono rabatu, jak i ci, którym nie zmieniono.

- Zmienione – na wydruku pojawią się tylko ci kontrahenci, których dotycząwprowadzone zmiany.

- Nie zmienione – wydruk uwzględni tylko tych kontrahentów, których nie objęływprowadzone zmiany.

Uwagi ogólne do stosowania rabatówW programie Aktyn Pro istnieje kilka mechanizmów ustalania i udzielania rabatów. Pozaomówionymi wyżej rabatami na podstawie tabeli i autorabatem w Danych kontrahentamożemy stosować rabat towarowy lub rabat do dokumentu wpisywany „z ręki”. Zanimzdecydujemy się w naszej firmie na stosowanie systemu rabatowego powinniśmy najpierwdokładnie zapoznać się z możliwościami jakie każdy z nich oferuje i po wnikliwej analiziewybrać jeden z nich.

Uwaga: Program nie wyklucza stosowania więcej niż jednego systemurabatowania sprzedaży ale ze względów praktycznych, w celuuniknięcia błędów i przekłamań zalecamy dogłębneprzemyślenie i zastanowienie się, którego z proponowanychprzez program rodzajów rabatu będziemy używać w naszejfirmie.

Ważne! Stosowanie określonego systemu rabatów zależne jest odposiadanych w systemie uprawnień. Z uwagi na funkcjonującew programie zależności (np. możliwość uwzględnienia przezprogram także innych rabatów w trakcie wystawianiadokumentu sprzedaży) zalecamy powierzenie tych uprawnieńwybranym osobom, np. kierownikowi sprzedaży.


Możliwość zmiany rabatu w trakcie sprzedażyPojawił się nowy mechanizm umożliwiający osobom posiadającym uprawnienie doZmiany cen sprzedaży, udzielania rabatów itp. (Uprawnienia szczegółowe wramach modułu Sprzedaż) modyfikowanie wysokości rabatu w trakcie wystawianiadokumentu sprzedaży. Ustawienie tego parametru na Nie skutecznie blokuje osobomnieupoważnionym możliwość zmiany cen czy wysokości rabatu w trakcie dokonywaniasprzedaży.

Przy udzielaniu rabatu do towaru osoba uprawniona może w razie potrzeby skorzystać zklawisza [F9] i po wpisaniu wymaganych danych, dowolnie modyfikować wysokośćudzielanego rabatu – nawet jeżeli wpisywany rabat jest większy niż ten ustawiony wKonfiguracji.

Udzielając rabatu do dokumentu można skorzystać z kombinacji klawiszy [Ctrl]+[F1].

Mechanizm ten z pewnością znajdzie zastosowanie tam gdzie pożądane jest by tego typuzmian mogła dokonywać tylko osoba upoważniona np. kierownik.

Liczniki obrotówW programie Aktyn Pro liczniki, widoczne są w Danych Kontrahenta jako pola Wartośćsprzedaży i Wartość sprzedaży razem. Wartość sprzedaży wykorzystywana jest przezprogram przy naliczaniu rabatów na podstawie tabeli rabatowej. Licznik obrotów pozwalarównież na szybkie przyjrzenie się wysokości obrotów z danym kontrahentembezpośrednio z poziomu okna Dane kontrahenta.

Wartość sprzedaży – suma kwot sprzedaży dla tego kontrahenta od momenturozpoczęcia periodu do ostatniej transakcji (wartość ta jest zerowana automatycznie zchwilą rozpoczęcia nowego periodu). Może być również wyzerowana ręcznie.


Wartość sprzedaży razem – w tym polu program wyświetla sumę kwot wszystkichtransakcji z danym kontrahentem od momentu umieszczenia jego danych w katalogukontrahentów lub „ręcznego” wyzerowania licznika obrotów.

Uwaga: Obie te wartości możemy swobodnie zmieniać „ręcznie”bezpośrednio z poziomu okna danych kontrahenta ale zalecamydużą ostrożność i rozwagę przy wprowadzaniu zmian zklawiatury z uwagi na niebezpieczeństwo wprowadzeniaprzypadkowych zapisów.

Zerowanie liczników obrotów

Aby równocześnie wyzerować obie wartości sprzedaży dla wszystkich kontrahentów (np.przy wprowadzaniu nowego systemu rabatowego) należy skorzystać z opcji dostępnej wmenu Dodatki/ Ustawianie liczników obrotów. W widocznym poniżej polu wpisujemywartość zerową i akceptujemy wprowadzone zmiany klawiszem [Enter].

Istnieje możliwość wpisania dowolnej wartości liczbowej co może zostać wykorzystanenp. przy uruchamianiu systemu kart stałego klienta.

Uwaga: W przeciwieństwie do zmian dokonywanych z poziomu oknaDane kontrahenta, ustawianie liczników obrotów z poziomumenu Dodatki, zmienia zapis w polach Wartość sprzedaży orazWartość sprzedaży razem w danych wszystkich kontrahentów.

Stosowanie rabatów w sieci sklepów – nowyparametr w oknach Eksportu / Importu

Program Aktyn Pro w wersji 5.0 umożliwia stosowanie rabatów opartych na licznikachobrotów sprzedaży nie tylko na pojedynczych stanowiskach ale również w sklepachpołączonych w sieć. Podstawą wyżej wymienionego systemu rabatowania sprzedaży jestposiadanie takiej samej bazy kontrahentów na wszystkich stanowiskach w sieci. Dziękitemu klient dokonujący zakupów w jednym ze sklepów może korzystać z rabatu napodstawie dokonanych zakupów w całej sieci.


Uwaga: Przez sieć rozumiemy jednostkę centralną oraz podległe jej,placówki handlowe – oczywiście, jednostka centralna możerównocześnie być placówką handlową.

Do zaktualizowania bazy kontrahentów i liczników obrotów wykorzystujemy programydodatkowe: Export i Import dostępne np. w Narzędziach. Codziennie, na zakończeniednia, na wszystkich stanowiskach sprzedaży należących do sieci wykonuje się eksport nadyskietkę informacji dotyczących transakcji dokonanych w danym dniu. Zapisanedyskietki trafiają do centrali, gdzie wykonywany jest import czyli odczyt połączony zautomatycznym odświeżeniem danych w centralnej bazie danych. Następnie cała operacjapowtarzana jest w odwrotnym kierunku: dane z centrali są rozsyłane do sklepów, tamwczytywane i dzięki temu przed rozpoczęciem kolejnego dnia pracy na wszystkichstanowiskach sprzedaży znajdują się te same, zaktualizowane bazy danych. Tak, w dużymskrócie, wygląda operacja eksportu i importu danych, znana z poprzednich wersjiprogramu.

W jednostkach podległych centrali, do stosowania systemu rabatowego w oparciu oliczniki obrotów, wystarczy aktualna baza kontrahentów i stan liczników. W centraliwymagana jest dodatkowa informacja o wszystkich dokonanych transakcjach w sieci.

W wersji Aktyn Pro w oknach Eksportu i Importu danych, w opcji Kontrahencipojawił się nowy parametr - (&).

Jeżeli w oknie Eksportu, uruchamianym na stanowisku sprzedaży, w opcji Kontrahenciustawimy parametr (&) to wyeksportowane dane dotyczące kontrahentów zawierać będąinformacje obejmujące tylko nowych, dopisanych w podanym zakresie czasowymklientów. Takie rozwiązanie pozwala między innymi na znaczne ograniczenie rozmiarupliku eksportowego kontrahentów, bez konieczności eksportu bazy w całości. Po dotarciudo centrali dane te zostaną zaimportowane i tym samym główna baza kontrahentów


zaktualizuje się. Liczniki obrotów sprzedaży w bazie głównej zostaną zaktualizowane napodstawie dokumentów sprzedaży wystawionych na poszczególnych stanowiskach. Poodświeżeniu głównej bazy danych, tym razem w centrali dokonuje się eksportu danych nadyskietkę (również z użyciem parametru [&]). Jednak w tym przypadku użycie tegoparametru powoduje, że w pliku eksportowym znajdą się dane o wszystkich nowychkontrahentach oraz aktualne na dany dzień wartości wszystkich liczników obrotówsprzedaży.

Ważne: Aby opisane wyżej operacje importu i eksportu danych wcentrali były możliwe, na komputerze z główną bazą danych (wcentrali), w pliku autoexec.bat musi zostać umieszczony poniższywpis:

SET CNTR=YES

Dyskietki z gotowymi plikami eksportu są następnie odsyłane do sklepów, gdzie pozaimportowaniu plików zostają zaktualizowane bazy kontrahentów na poszczególnychstanowiskach.


RAPORTY

Uwaga: W raportach programu Aktyn Pro tworzonych z poziomuRaporty można używać tylko jednoznakowej specyfikacji,natomiast w raportach generowanych z poziomu Różne możliwejest podanie na raz 10 specyfikacji. Użycie spacji przywypełnianiu pola Specyfikacja oznacza, że na raporcie opróczdokumentów ze wskazaną specyfikacją np. (A,B,C) znajdą sięrównież wszystkie dokumenty nie posiadające specyfikacji.

Dane adresowe w raporcie wg kontrahentówW raporcie Transakcje/Towary/wg kontrahentów w poziomie szczegółowości 3zmieniono opis adresu kontrahenta rozbijając go na miejscowość, ulicę i kod pocztowy.Zmiana ta dokonana została by umożliwić Użytkownikom, którzy za pośrednictwemmodułu Rpt2dbf konwertują ten raport na format .dbf, zapisywanie danych dotyczącychadresu kontrahenta w osobnych polach.

Dane kontrahenta w raporcie wg dokumentówW raporcie Transakcje/Towary/wg dokumentów w poziomie szczegółowości 3zmieniono opis danych kontrahenta rozbijając go na osobne pola z jego nazwą,miejscowością i NIP-em. Zmiana ta została dokonana z analogicznych przyczyn jak wprzypadku raportu wg kontrahentów.

StanyZmodyfikowano niektóre raporty ze stanów w standardowym module raportowymAktyna. Zmiany polegają na umożliwieniu robienia raportu ze stanu magazynu, stanurozrachunków oraz stanu zaliczek także z wielu stanowisk, a nie jak było do tej pory –tylko z jednego. Modyfikacje te pozwalają szerzej spojrzeć na stany magazynu i stanyrozrachunków w firmie używającej programu Aktyn Pro. Bez większych trudności dasię obecnie określić ile jest towaru A w całej firmie, a nie tylko w jednym magazynie, jakiesą globalne należności firmy B wobec naszej firmy, jednego stanowiska sprzedaży itp.Obecnie, ustalając parametry raportu możemy zaznaczyć kilka (√) lub wszystkie (*)stanowiska. Zmodyfikowano również nieco wydruk raportu Stan magazynu: oboktowaru drukowany jest kod stanowiska, z którego dany towar pochodzi.


Kartoteka magazynowa – nowe uprawnienieWprowadzono ograniczenie dotyczące raportu Kartoteka magazynowa, blokującedostęp do tego raportu wskazanym Użytkownikom. Aby ustawić odpowiedni parametr(Tak lub Nie) należy wejść do uprawnień szczegółowych Użytkowników w opcjiRaporty: Użytownicy/ Przegląd i ustawienie uprawnień; po wybraniu Użytkownikaklawiszem [F4] przejść do opcji Raporty i ponownie skorzystać z klawisza [F4]. Pojawisię poniższe okienko z widocznym na samym dole parametrem Dostęp do kartotekamagazynowa.

Nowy parametr „Towary WZ” w raportachTransakcje/Towary ze sprzedaży

W raportach Transakcje/Towary/wg towarów; wg dokumentów; wg kontrahentówjest nowy parametr Towary WZ dotyczący towarów ze sprzedaży. W zależności oddokonanego przez Użytkownika wyboru na raporcie ujęte zostaną wszystkie towarywydane na WZ, tylko towary wciąż pozostające poza firmą albo też towary zwrócone zWZ.

Nowy parametr „Sklejanie stanowisk”W raporcie kasowym gotówkowym dodano nowy parametr Sklejanie stanowisk. Pojego włączeniu otrzymujemy raport, który wygląda tak jakby dotyczył tylko jednegostanowiska ale zawiera przychody i rozchody z zaznaczonych lub wszystkich stanowiskoraz zsumowane informacje o poprzednim i obecnym stanie kasy.


RÓŻNEDodatkowy moduł Rozne.exe uruchamiany na przykład z Narzędzi programu Aktyn Prozostał poważnie rozbudowany i wzbogacony o szereg nowych raportów i opcji.

Uwaga: W raportach programu Aktyn Pro tworzonych z poziomuRaporty można używać tylko jednoznakowej specyfikacji,natomiast w raportach generowanych z poziomu Różne możliwejest podanie na raz 10 specyfikacji. Użycie spacji przywypełnianiu pola Specyfikacja oznacza, że na raporcie opróczdokumentów ze wskazaną specyfikacją np. (A,B,C) znajdą sięrównież wszystkie dokumenty nie posiadające specyfikacji.

W raportach Różne przy określaniu dokumentów sprzedażywybranie (*) jest równoznaczne z wybraniemFA+RA+PA+KF+KR+ZP oraz RF, przy czym należy pamiętać,że RF powiela wartości z dokumentów PA.

Rankingi sprzedażyNa raportach generowanych w ramach Rankingów sprzedaży pojawiła się dodatkowakolumna. W zależności od wybranego rankingu w kolumnie tej może pojawić się nazwatowaru, nazwa kontrahenta, nazwa stanowiska lub nazwisko i imię sprzedawcy – zależy tood raportu jaki będzie generowany. Zmiana ta na pewno znajdzie zastosowanie w firmach,w których kody towarów i kontrahentów są mało czytelne, w związku z czym mogły byćtrudności z ustaleniem o jakiego kontrahenta lub towar chodzi na raporcie.

Obecnie raport uwzględnia nie tylko sprzedaż towarów ale również sprzedaż usług.

Towary nieaktywneJest to nowy raport z mechanizmem pozwalającym ustawić flagę aktywny w danychtowaru.

Raport ten przydaje się do ustalania towarów nie sprzedających się. Na podstawie tegoraportu możemy ustawić towarom flagę aktywny na Nie, co np. w przyszłości skuteczniezabezpieczy użytkownika przed zamawianiem tak oznaczonych towarów.

Definiowanie parametrów raportu:


r Stanowiska – stanowiska, z których dane posłużą do wygenerowania raportu.Możemy wybrać aktualne stanowisko (!), zaznaczone (√) lub wszystkie (*).

r Zakres czasowy – podajemy interesujący nas przedział czasowy.

r Towary – możemy wybrać zaznaczone (√) lub wszystkie (*)

r Zmiana w cenniku:

- Nie – w cenniku nie zostanie dokonana zmiana flagi aktywny

- Tak – w cenniku będą dokonane zmiany

r Drukuj:

- wszystko – na raporcie będą wszystkie towary

- aktywne – na raporcie będą towary, dla których nowa flaga aktywny będzieustawiona na Tak

- nieaktywne – na raporcie zostaną wydrukowane towary dla których nowaflaga aktywny będzie ustawiona na Nie

W przypadku gdy w podanym okresie czasu miała miejsce operacja na towarze (sprzedaż,dostawa, produkcja, przesunięcia, przecena) program uzna, że jest to towar aktywny.

Na raporcie obok kodu i nazwy towaru znajdzie się data i numer dokumentu ostatniejoperacji na towarze oraz stara i nowa flaga aktywny.

Raport nie analizuje usług i kosztów.

Historia towaruJest to bardzo przydatny raport, pozwalający prześledzić wszystkie operacje nawskazanym towarze począwszy od momentu przyjęcia aż po ostatnią operację na nimprzeprowadzoną. Historia towaru informuje nas o wszystkim co działo się z danymtowarem: na jakich stanowiskach się pojawił, jakie operacje na nim wykonywano, ilepozostało go na wskazanych stanowiskach itp. Aby utworzyć taki raport musimy najpierwokreślić odpowiednie parametry:

r Wg – do wyboru mamy dwie opcje: Arc i Zrd

Arc – tym skrótem w Aktynie oznaczany jest dokument archiwalny. Jeślitworzymy Historię towaru według dokumentu archiwalnego możemy uzyskaćraport dotyczący jednego lub wielu stanowisk oraz prześledzić faktycznie całąhistorię wybranego towaru – od momentu jego pojawienia się w firmie aż poostatnią operację z nim związaną.


Zrd – raport uzyskany w oparciu o dokument źródłowy dotyczy tylko jednegostanowiska i opisuje przyjęcie interesującego nas towaru na tym konkretnymstanowisku , operację „zdjęcia” towaru z tego stanowiska lub jakąś zmianędokonaną na towarze np. przecenę.

r Dokument – w tym miejscu oprócz kodu stanowiska podajemy nazwę, numer idatę wystawienia dokumentu, który ma być podstawą raportu. Jeżelizdecydowaliśmy się tworzyć historię towaru wg dokumentu archiwalnego (Arc)to należy zaznaczyć któryś z 3 pierwszych dokumentów (PZ, PR, DK).Wybranie któregoś z 5 ostatnich dokumentów (KF, KR, ZP, PP, PC) nie mawiększego sensu gdyż te dokumenty mogą być tylko dokumentami źródłowymi.Natomiast w przypadku tworzenia Historii towaru wg Zrd, możemy wskazaćkażdy dokument gdyż każdy z nich może być dokumentem źródłowym.

r Stanowiska – tylko w przypadku dokumentu archiwalnego ma sens wskazaniewięcej niż jednego stanowiska. W raporcie tworzonym w oparciu o dokumentźródłowy należy wskazać stanowisko, na którym wystawiono dokumentprzyjęcia.

r Towary – zalecane ustawienie to wybranie wszystkich towarów (*). W innymwypadku musimy wskazać towary, które znajdują się na podanym wcześniejdokumencie przyjęcia.

r Ceny – zalecamy wybrać ceny nabycia lub zakupu.

r Zakres czasowy – wpisujemy datę wystawienia dokumentu przyjęcia oraz datęostatniej operacji na towarze – jako drugą najlepiej jest wpisać datę bieżącą.

r Dokumenty – zalecamy wybrać wszystkie

ZamówieniaW raportach Różnych jest raport Zamówienia... Raport ten pokazuje ilość pozycjibrakujących do zrealizowania przyjętego zamówienia.

W raporcie tym został dołożony poziom szczegółowości 1. Na tym poziomieszczegółowości prezentowana jest ilość zamówionych towarów, ilość towaru wmagazynie, ilość towaru zamówionego wcześniej, ilość brakująca i wartość braków.Program „badając” czy zamówienie jest skompletowane czy nie, przyjmuje, że zamówieniawcześniej wystawione blokują towar dla zamówień późniejszych.

Przy tworzeniu tego raportu należy zwrócić szczególną uwagę na parametry. Cena nabyciana tym raporcie jest równa cenie zakupu zaokrąglonej do 1 gr.

Cena zakupu netto to cena nie wymagająca zaokrąglenia.


Harmonogram rozrachunkówKolejny raport pomaga w zarządzaniu finansami przez sporządzenie harmonogramurozliczania rozrachunków na zadany okres.

Raport ten możemy sporządzić np.:

r dla jednego kontrahenta - dłużnika, aby przedstawić mu ustalonyharmonogram spłat;

r dla jednego dostawcy – aby zorientować się w wysokości i terminachnależnych mu płatności;

r dla wszystkich kontrahentów – aby oszacować płynność finansową („dokońca tygodnia ma spłynąć 300 tys., z czego po zapłaceniu naszychzobowiązań w wysokości 50 tys. powinno nam zostać ok. 250 tys. na zakupnowego towaru”)

Po wybraniu opcji Harmonogram rozrachunków ustalamy dodatkowe parametry:

r Stanowiska – analogicznie jak przy pozostałych raportach możemy wybraćaktualne stanowisko (!), wszystkie (*) lub zaznaczone (√). Wybórstanowiska jest istotny również w przypadku wspólnej listy rozrachunków.Wybranie jednego lub kilku stanowisk oznacza wówczas wybranierozrachunków wygenerowanych na wskazanych stanowiskach.

r Zakres czasowy – oznacza interesujący nas przedział czasowy.Rozrachunki przewidziane do realizacji w tym przedziale będą przedstawionez rozbiciem na poszczególne dni. Oprócz tego raport podaje wysokośćrozrachunków przeterminowanych (do zapłacenia przed wskazaną datą) orazpozostałych (z datą realizacji przypadającą po zadanym przez nas okresie).

r Kontrahenci – możemy sporządzić raport dotyczący rozrachunków zewszystkimi kontrahentami (*) lub tylko wybranymi (√).

Sprawozdania dla...Opcje menu Sprawozdania dla... zostały wykonane na specjalne zamówieniekonkretnych klientów. Generują sprawozdania ze sprzedaży zapisywane w odpowiednimformacie i są przeznaczone dla określonego odbiorcy.


Rabaty kontrahentówW raportach Różnych dołożono raport z mechanizmem pozwalającym ustawić rabaty dlakontrahentów na podstawie sprzedaży. Po wejściu do definiowania parametrów raportunależy zdefiniować tabelę rabatową. Wartości obrotu powinny być definiowane rosnąco.

Program oblicza wartość sprzedaży z zadanego okresu czasu (program podpowiada 3ostatnie pełne miesiące).

Przy wykonywaniu raportu należy zwrócić uwagę na dwa parametry: Zmiana wkontrahentach i Drukuj.

Pierwszy z nich decyduje o tym czy będą dokonywane zmiany, i dla którychkontrahentów:

r Nie – zostanie wykonany raport bez zmian w bazie kontrahentów

r wszystkie – zostanie zmieniony rabat kontrahentom, którzy w zadanym okresiedokonali zakupów oraz tym, dla których z powodu braku zakupów rabat zostaniewyzerowany

r zerowe – zostanie zmieniony rabat kontrahentom dla których stary rabat byłrówny 0 i w wyniku zakupów w poprzednim okresie nowy rabat będzie różny od0.

Drugi z parametrów – Drukuj – decyduje o tym, którzy kontrahenci znajdą się naraporcie:

r wszystko – na raporcie będą wybrani kontrahenci

r zmieniane – na raporcie będą kontrahenci, dla których zmienił się rabat

r nie zmieniane – na raporcie zostaną wydrukowani kontrahenci, dla których nieulegną zmianie rabaty.

Uwaga: Chcąc porównać obrót z raportu Różne – Rabaty Kontrahentówz wartością sprzedaży w raportach aktynowych należy wykonaćraport Transakcje/Towary/wg towarów

Kontrahenci nieaktywniJest to kolejny raport w Różne z mechanizmem pozwalającym ustawić flagę aktywny wdanych kontrahenta. Raport ma na celu ewentualną zmianę flagi aktywny oraz ustaleniekontrahentów, z którymi nie przeprowadzaliśmy transakcji w podanym okresie czasu.


Po wejściu do definiowania parametrów raportu należy podać zakres czasowy. Jeśli wzadanym okresie wystąpiła jakaś operacja z kontrahentem (sprzedaż, dostawa,zamówienia, operacje kasowe) to program uzna, że jest to kontrahent aktywny.

Na raporcie znajdzie się obok kodu i nazwy kontrahenta data i nr dokumentu ostatniejoperacji oraz stara i nowa flaga aktywny.

Parametr Zmiana w kontrahentach może być ustawiony na:

r Nie – w bazie kontrahentów nie zostanie dokonana zmiana flagi aktywny

r Tak – w bazie kontrahentów będą dokonane zmiany.

Parametr – Drukuj – decyduje o tym, którzy kontrahenci znajdą się na raporcie:

r wszystko – na raporcie będą wybrani kontrahenci

r aktywne – na raporcie będą kontrahenci, dla których nowa flaga aktywnybędzie ustawiona na Tak

r nieaktywne – na raporcie zostaną wydrukowani kontrahenci dla których nowaflaga aktywny będzie ustawiona na Nie

Ilości min. i max.Raport pozwalający ustawić ilości minimalne i maksymalne w cenniku, w oparciu o obrotyna towarach w zadanym okresie czasu, dodatkowo pokazujący co zmieniono i dlaczego.Ilość minimalna, ilość maksymalna oraz stan magazynowy ułatwią podjęcie decyzjiodnośnie zamawianej ilości towaru u dostawcy.

Ilości min. i max. są liczone na podstawie sprzedaży z wybranego okresu czasu(program podpowiada 3 ostatnie pełne miesiące). Ilość sprzedanych towarów dzielona jestprzez ilość dni z wybranego okresu czasu (uwzględniane są wszystkie dni z tego okresu) imnożona przez współczynnik (ilość dni ) określony dla ilości min i max w parametrachraportu.

Przy wykonywaniu raportu należy zwrócić uwagę na dwa parametry: Zmiana w cenniku iDrukuj.

Pierwszy z nich decyduje o tym, dla których towarów będą zmiany w cenniku:

r Nie – zostanie wykonany raport bez zmian w cenniku

r wszystkie – w cenniku zostaną zmienione ilości max i min. towarom, dla którychte ilości uległy zmianie

r zerowe - w cenniku zostaną zmienione ilości max i (lub) min dla towarów, dlaktórych była sprzedaż i stara ilość min i (lub) max była równa 0.


Drugi z parametrów – Drukuj - decyduje o tym, które towary znajdą się na raporcie:

r wszystko – na raporcie będą wszystkie wybrane wcześniej towary

r zmieniane – na raporcie będą towary, dla których ilość max i (lub) min ulegniezmianie

r nie zmieniane – na raporcie zostaną wydrukowane towary dla których nie ulegnązmianie ilości min i max.

Ostatnie ceny zakupuRaport został powiązany z mechanizmem wpisującym do cennika cenę zakupu z ostatniejdostawy w zadanym okresie czasu.

Program generuje raport przeszukując dane z zadanego okresu czasu. Na raporcie znajdąsię towary ze wszystkich dostaw, ich stara cena zakupu netto (z cennika), nowa cenazakupu netto z najmłodszej dostawy oraz numer dokumentu ostatniej dostawy.

Można zmienić wszystkim wyraportowanym towarom ceny zakupu w cenniku na ceny zostatniej dostawy lub zmienić ceny tylko towarom, dla których stara cena zakupu nettobyła równa 0. Przy każdym towarze, dla którego zmieniono cenę w kolumnie "zmieniono"jest opis Tak.

Przy korzystaniu z tego raportu należy zwrócić uwagę na to:

r z jakich magazynów wykonywany jest raport

r jaki jest zakres czasowy (jeśli zakres czasowy nie będzie ustawiony do dniadzisiejszego to może się zdarzyć, że nowa cena zakupu nie będzie ceną zostatniej dostawy)

r jeżeli w cenniku nie będzie towaru, który w zadanym okresie był przyjmowany domagazynu to na raporcie ten towar będzie miał zawsze starą cenę zakupu równą 0oraz przy zmianie cen w kolumnie "zmieniono" będzie Nie.

Uwaga: Prawidłowo ustawione ceny zakupu w cenniku mająniebagatelne znaczenie dla dostawy, inwentaryzacji a takżeszacowania wartości brakujących towarów.


Wydania towarów na WZW odróżnieniu od raportów z WZ dostępnych w aktynowym module Raporty ten raportpozwala grupować dokumenty WZ zarówno wg nabywców towaru jak i wg odbiorców.Raport taki wykonany z zastosowaniem sortowania wg odbiorców pokazuje danedotyczące towarów wydanych na WZ dla wybranych odbiorców. Raport wykonany wgnabywców pozwala z wszystkich WZ dla danego nabywcy wyłowić tylko te, któredotyczą odbiorców powiązanych z wybranym nabywcą. Aby otrzymać raport należyokreślić parametry:

r Stanowiska – do wyboru mamy stanowisko bieżące (!), zaznaczone (√) lubwszystkie (*)

r Zakres czasowy – podajemy okres czasu, którego ma dotyczyć raport

r Nabywcy – zaznaczeni (√) lub wszyscy (*)

r Odbiorcy – zaznaczeni (√) lub wszyscy (*)

r Towary – zaznaczone (√) lub wszystkie (*)

r Specyfikacje – podajemy konkretną specyfikację lub wpisujemy (*) dlawszystkich dokumentów

r Cena ewiden. – cena ewidencyjna

r Cena operac. – cena operacyjna sprzedaży

r Sortowanie wg – sortowanie wg nabywców i odbiorców

r Poziom szczeg. – poziom szczegółowości

Wartości magazynówTo bardzo prosty raport pokazujący sumarycznie wartości towarów w wybranychmagazynach wg wskazanej ceny. Jest on przydatnym uzupełnieniem standardowychraportów Aktyna, W raporcie można określić wartości magazynów dla wybranychtowarów.

Zalegające towaryW raporcie tym pojawiła się możliwość określenia dostawcy, od którego pochodziłzalegający towar. Dzięki temu możemy wyodrębnić dostawców, od których nie należykupować danego towaru. Zdarza się przecież, że te same towary ale pochodzące z innegoźródła sprzedają się o wiele lepiej ponieważ mają np. korzystniejsze ceny lub są lepiejwypromowane. Towary na wydruku mogą być sortowane wg czterech kryteriów wyboru:


r Okresu zalegania

r Poniesionej straty

r Kodu

r Nazwy

Nowością w wersji Aktyn Pro są sortowania wg Kodu i Nazwy.

Dokumenty...Kolejny raport w module Różne dotyczący dokumentów, tym razem o bardzo ogólnymzastosowaniu. Jego uniwersalny charakter wynika z tego, że na jednym zestawieniu mogąsię znaleźć dokumenty różnych typów i rodzajów np. dokumenty sprzedaży obokdokumentów zakupu itp. Aby uzyskać żądany raport należy najpierw skonfigurowaćodpowiednie parametry. W tym celu określamy:

q Stanowiska – możemy określić stanowiska, na których wystawiono dokumentyprzeznaczone do umieszczenia w raporcie. Może to być stanowisko bieżące (!),zaznaczone (√) lub wszystkie (*).

q Zakres czasowy – w tym miejscu ustalamy przedział czasowy obejmującyraportowane dokumenty.

q Kontrahenci – możemy wybrać kontrahentów. W zestawieniu uwzględnionezostaną dokumenty dotyczące wszystkich kontrahentów(*) lub tylko zaznaczonych(√).

q Wystawcy – podobnie jak w przypadku kontrahentów, wybieramy Użytkowników.W raporcie mogą się znaleźć dokumenty wystawione przez wszystkichUżytkowników lub tylko wskazanych (√).

q Dokumenty – wybierając dokumenty możemy sobie „zażyczyć” by raportdotyczył wszystkich rodzajów dokumentów (*) lub tylko wskazanych (√).

q Ceny ewidencyjne – wybierając rodzaj ceny decydujemy wg jakiej cenydokumenty zostaną posumowane.

q Ceny operacyjne – analogicznie jak w przypadku cen ewidencyjnych.

q Specyfikacje – jeżeli chcemy by na zestawieniu znalazły się dokumenty obejmującewszystkie specyfikacje wpisujemy (*). Natomiast jeżeli chcemy by na wydrukuznalazły się tylko dokumenty z konkretną specyfikacją, musimy ją wpisać zklawiatury.

q Formy płatności – do wyboru mamy wszystkie formy płatności (*) lub tylkowskazane (√). Poszczególne oznaczenia na liście form płatności dotyczą:


GR – gotówka rozliczona

GN – gotówka nierozliczona

PL – przelew

CO – czek otrzymany ( z numerem )

CN – czek bez numeru

q Forma wydruku – decydujemy, który z dwóch proponowanych przez programrodzajów wydruku ma być zastosowany. Raport z formą wydruku nr 1 w stosunkudo raportu z formą wydruku nr 2 zostanie rozszerzony o dane kontrahentów.

Raport ten może być wykorzystywany w bardzo szerokim zakresie, np. chcemy wiedziećjakie dokumenty zostały wystawione danemu kontrahentowi w zadanym okresie czasuniezależnie od typu dokumentu albo jakie dokumenty były wystawiane na stanowisku X,przez konkretnego Użytkownika itp.

Powiązania dokumentówRaport pozwalający prześledzić i odtworzyć powiązania pomiędzy wystawionymidokumentami. Dla przykładu potrafi on pokazać, że FA nr 1 została wystawiona napodstawie dokumentów WZ nr 2, 5 i 7, że potem do tej FA była korekta KF nr 13 i żepłatności z tej FA zostały rozliczone za pomocą KP nr 10.

W oknie konfiguracyjnym raportu widzimy trzy opcje:

q Stanowiska – opcja pozwalająca określić stanowiska, z których dane zostanąprzeanalizowane przed umieszczeniem ich w zestawieniu. Dostępne parametry to:stanowisko bieżące (!), zaznaczone (√) lub wszystkie (*). W przypadku wybrania(!) lub (√) nie zostaną uwzględnione powiązania dotyczące stanowisk, które zostałypominięte.

q Zakres czasowy – podajemy przedział czasowy, którego ma dotyczyć analiza tzn.program przedstawi powiązania pomiędzy dokumentami, które wystąpiły wzdefiniowanym okresie. Podobnie jak w przypadku stanowisk powiązania, którewystąpiły przed lub po zdefiniowanym okresie nie zostaną ujęte w raporcie.

q Dokumenty – możemy ustawić parametr wszystkie (*) lub wskazać odpowiednierodzaje dokumentów, dla których zostaną odtworzone powiązania (√).

Historia płatnościNowy raport pozwalający prześledzić operacje dotyczące kontrahentów. Pokazuje on wjaki sposób były realizowane płatności za dokumenty wystawione wybranymkontrahentom, na wskazanych stanowiskach, w określonym okresie czasu. Raport ten


może pomóc w wyjaśnianiu wątpliwości i niezgodności, które pojawiają się często wczasie uzgadniania sald rozrachunków pomiędzy firmami.

Jak widać na powyższym rysunku, jedną z pozycji przedstawionych na raporcie jestwyróżniona kolumna T (typ operacji), w której mogą pojawić się następujące oznaczenialiterowe:

q S – stan w rozrachunkach

q P – operacja dodająca wpis do bazy rozrachunków

q R – operacja usuwająca wpis z bazy rozrachunków

q K – operacja gotówkowa, nie mająca wpływu na stan rozrachunków

Uwaga: Przy odczytywaniu raportu należy zwrócić uwagę na kolumnę Ti znajdujące się tam oznaczenia literowe, bowiem informacjedotyczące operacji lub dokumentu mogą być zapisane nawet wkilku osobnych liniach, np.: operacja dotycząca wydaniazaliczki zostanie na raporcie odnotowana w dwóch linijkach:

K – wydanie gotówki z kasyP – dodanie wpisu do bazy zaliczek

Tabele rabatowe

Raport przydatny dla Użytkowników programu w wersji Quatro


stosujących system rabatowy w oparciu o grupy towarowe..

Bardzo prosty raport o charakterze informacyjnym, wymagający określenia tylko dwóchparametrów:

q Kontrahenci – wskazujemy kontrahentów, których ma dotyczyć raport

q Grupy towarowe – wybieramy interesujące nas grupy towarowe

W obu przypadkach do wyboru mamy dwie opcje: (*) - wszystkie lub (√) - zaznaczone.Na otrzymanym raporcie możemy zobaczyć wysokość rabatów na poszczególne grupytowarowe w odniesieniu do wskazanych kontrahentów.

Towary i ich dostawcyNowy raport pozwalający uzyskać informacje o tym jaki dostawca dostarcza jakie towary,kiedy była ostatnia dostawa i jaka była cena zakupu danego towaru. Raport ten jesttworzony na podstawie dokumentów PZ z wybranych stanowisk, z zadanego okresuczasu. Ustawiając parametry raportu do wyboru mamy standardowe opcje:

q Stanowiska: (!) – bieżące, (√) – zaznaczone, (*) – wszystkie

q Zakres czasowy: wpisujemy daty ustalające interesujący nas przedział czasowy

q Towary: (√) – zaznaczone i (*) – wszystkie

Rozrachunki archiwalneW niektórych sytuacjach interesuje nas, jaki był stan rozrachunków w określonym dniuz przeszłości, np. w ostatnim dniu poprzedniego miesiąca lub na koniec ubiegłego roku.

Jeśli w krytycznym dniu nie wydrukowaliśmy odpowiedniego raportu, czeka nas wielepracy. W programie Aktyn Pro, w module Różne pojawił się nowy raport Rozrachunkiarchiwalne, który pozwala wydrukować stan rozrachunków na zadany dzień zprzeszłości. Raport ten może okazać się nieocenioną pomocą przy uzgadnianiu saldrozrachunków pomiędzy firmami. W przypadku otrzymania od kontrahenta informacji owzajemnych rozrachunkach na koniec np. ubiegłego miesiąca, za pomocą tego raportubędziemy w stanie sprawdzić czy ta informacja jest zgodna z naszymi danymi.

Uwaga: W przypadku stwierdzenia rozbieżności wykonanie raportuHistoria płatności powinno nam pomóc w znalezieniu przyczynywykrytych nieprawidłowości.


Aby otrzymać raport Rozrachunki archiwalne należy najpierw określić następująceparametry:

r Stan na początek dnia – w tym miejscu podajemy datę zamykającą interesującynas okres. Jeżeli na przykład, interesuje nas stan rozrachunków na koniec dnia 31grudnia 2001 roku, to w polu tym wpisujemy 1.01.2002.

Uwaga: Wykonując raport Rozrachunki archiwalne należy pamiętać abydata bieżąca ustawiona w programie była zgodna z datąostatniej transakcji.

r Stanowiska – podajemy stanowiska, które mają być uwzględnione wtworzonym raporcie. Standardowo do wyboru mamy (!) bieżące, (√) zaznaczonei (*) wszystkie.

r Kontrahenci – raport będzie dotyczył wskazanych kontrahentów. Do wyborumamy dwa parametry: (√) zaznaczeni i (*) wszyscy.

r Wg – daty operacji lub rzeczywistej daty zapłaty

Potwierdzenia saldW myśl obowiązującej Ustawy o Rachunkowości każda firma prowadząca tzw. pełnąksięgowość, zobowiązana jest dokonać potwierdzenia sald rozrachunkowych ze swoimikontrahentami. W obecnej wersji programu pojawiła się nowa opcja w module Róźne(Potwierdzenia sald) pozwalająca automatycznie generować wydruki takich potwierdzeńna podstawie zapisanych rozrachunków.

Podobnie jak w przypadku raportu Rozrachunki archiwalne aby wygenerować takiwydruk należy określić trzy następujące parametry:

r Stan na początek dnia – w tym miejscu podajemy datę zamykającą interesującynas okres. W większości wypadków będzie to pierwszy dzień nowego roku(patrz rozdział wyżej).

Uwaga: Wykonując raport Potwierdzenia sald należy pamiętać aby databieżąca ustawiona w programie była zgodna z datą ostatniejtransakcji.

r Stanowiska – podajemy stanowiska, które mają być uwzględnione wtworzonym raporcie. Standardowo do wyboru mamy (!) bieżące, (√) zaznaczonei (*) wszystkie.


r Kontrahenci – wydruk będzie dotyczył wskazanych kontrahentów. Do wyborumamy dwa parametry: (√) zaznaczeni i (*) wszyscy.

Blokowanie kontrahentówW module dodatkowym Różne pojawił się nowy mechanizm pod nazwą Blokowaniekontrahentów. Pozwala on zablokować sprzedaż wybranym kontrahentom lub dlawskazanych kontrahentów ustawić sprzedaż tylko za gotówkę. Mechanizm ten możnawykorzystać przy ustawianiu sprzedaży w zależności od daty ostatniej transakcji z danymkontrahentem. Aby tak się stało należy określić następujące parametry:

q Kontrahenci – wybieramy kontrahentów, których mogłaby dotyczyć blokada:tylko zaznaczeni (√) lub wszyscy (*)

q Data graniczna – w tym miejscu określamy graniczną datę ostatniej transakcji(program dokonuje selekcji na podstawie daty ostatniej transakcji zapisanej wdanych kontrahenta)

q Ustawienie blok. – ustawienie blokady: Gotówka czyli sprzedaż tylko zagotówkę, Tak – całkowite zablokowanie sprzedaży dla wytypowanychkontrahentów

Faktury dostawcówRaport ten pokazuje jakie faktury i ich korekty zostały wystawione nam przez naszychdostawców w zadanym okresie czasu i na wskazanym stanowisku. Aby otrzymać raportnależy określić 3 parametry:

o Stanowiska – podajemy stanowiska, które mają być uwzględnione w tworzonymraporcie. Standardowo do wyboru mamy (!) bieżące, (√) zaznaczone i (*)wszystkie.

o Zakres czasowy – określamy interesujący nas przedział czasowy

o Dostawcy – raport może dotyczyć wszystkich dostawców lub tylko zaznaczonych

EtykietyW module Różne pojawiła się nowa pozycja – Etykiety. To niewielkie narzędzie zpewnością spodoba się wielu Użytkownikom Aktyna Pro. Pozwala, w oparciu o danezaczerpnięte z katalogu towarów lub kontrahentów, w szybki i łatwy sposóbwygenerować dane zawierające wybrane informacje, pogrupowane i sformatowane wokreślony przez Użytkownika sposób. Mogą to być np. etykiety adresowe, naklejki


opisowe na towary, półki czy nawet proste wizytówki. Równie dobrze Etykiety możnawykorzystać chociażby do adresowania kopert w korespondencji seryjnej – zresztą listazastosowań tego programu może być naprawdę długa i zależy wyłącznie od wyobraźni ipotrzeb samego Użytkownika. Przy odrobinie wprawy Etykiety mogą nawet stać sięalternatywą dla podobnych „kreatorów” wchodzących w skład drogich, rozbudowanychnarzędzi edytorskich, nie zawsze przecież instalowanych na każdym stanowiskukomputerowym.

Aby zapoznać Użytkownika z zasadami działania i możliwościami tego programu,spróbujmy krok po kroku wykonać jakąś prostą etykietę.

Definiowanie formatu strony i etykietyZałóżmy, że chcemy utworzyć dokument formatu A4, na którym w określonym przez nasmiejscu znajdą się 4 etykiety dotyczące jednego z naszych kontrahentów. Na wydrukumają się znaleźć następujące informacje: nazwa kontrahenta, dane adresowe, numertelefonu oraz faksu.

Po wybraniu opcji Etykiety w module Różne na ekranie pojawi się okno z napisem:Tabela etykiet do wydrukowania.

Jest to (chwilowo pusta) lista towarów lub kontrahentów, dla których, i na podstawiektórych, chcemy stworzyć naszą etykietę adresową. Zanim jednak umieścimy jakąśpozycję na naszej liście, powinniśmy określić parametry strony i odpowiedniosformatować etykietę tzn. ustalić jakie informacje mają się na niej znaleźć, w którymmiejscu, jak ma wyglądać czcionka itd. W tym celu naciskamy klawisz [F2]. Ponieważ niemamy jeszcze zdefiniowanych żadnych stron zostanie wyświetlone puste okno Formaformatu strony, w którym musimy ustalić następujące parametry:


Uwaga: Ustalając podane niżej wartości przyjęliśmy założenie, żedrukarka, na której będą drukowane etykiety została ustawionaw sposób typowy:

6 lpi – 6 lini na cal w pionie

10 cpi – 10 znaków na cal w poziomie

r Kod i nazwa – w tych polach wpisujemy dowolne ciągi znaków, na podstawiektórych będziemy identyfikować zdefiniowaną stronę.

r Długość strony – podawana w liniach; standardowo dla arkusza A4 wynosi 64.

r Szerokość strony – tę z kolei podajemy w znakach; standardowo = 80

r Margines górny – podawany w liniach, określa pionową orientację etykiety nastronie

r Margines lewy – podawany w znakach, służy ustaleniu pozycji etykiety wpoziomie

r Ilość rzędów etykiet – w naszym przykładzie przyjmijmy: 2

r Ilość kolumn etykiet – podajemy: 2

r Szerokość naklejki – podawana w znakach; przyjmijmy: 35

r Wysokość naklejki – podawana w liniach; ustalmy ją na 5 linii

r Odstęp pionowy – podawany w liniach; w naszym przypadku=2

r Odstęp poziomy – podawany w znakach; wartość jak wyżej

Po ustaleniu parametrów strony naciskamy klawisz [Enter] i w oknie Tabela formatówstron pojawia się pierwsza zdefiniowana przez nas strona. Takich utworzonych przez naswzorców stron może być oczywiście wiele, najlepiej zdefiniować sobie kilka najczęściejwykorzystywanych schematów. Zawsze też możemy wprowadzić poprawki wposzczególnych parametrach – wystarczy edytować podświetloną stronę naciśnięciemklawisza [Enter]. My, dla zachowania przejrzystości opisu pozostańmy na razie przy tejjednej.

Skoro mamy już stronę, na której określiliśmy wielkość i położenie etykiet, możemyprzystąpić do formatowania samej etykiety. W tym celu podświetlamy nazwę strony, doktórej ma być przypisana dana etykieta i naciskamy klawisz [F5]. Zostanie wyświetlona


Tabela formatów etykiet ale ponieważ znowu nie posiadamy żadnej zdefiniowanejetykiety automatycznie zostanie wyświetlone okienko Forma formatu etykiety,

I znowu, jak w poprzednim przypadku nadajemy kod, nazwę oraz decydujemy czyetykieta ma być utworzona na podstawie danych towarowych czy kontrahenta. My, jakpamiętamy, drukujemy etykietę w oparciu o dane kontrahenta. Potwierdzamy naszeustalenia naciśnięciem klawisza [Enter] i w Tabeli formatów etykiet pojawia siępierwsza utworzona przez nas etykieta. No tak, ale stworzona etykieta jest na razie pusta,nie określiliśmy bowiem jakie informacje z danych kontrahenta mają się znaleźć nawydruku. Musimy więc podświetlić etykietę na liście i nacisnąć klawisz [Enter]. Kiedypowrócimy do okienka Forma formatu etykiety – naciskamy [F2]. Zostaniewyświetlone okienko Forma formatu linii, w którym możemy określić co i w jakimmiejscu znajdzie się w każdej linii naszej etykiety, jaka czcionka zostanie użyta, itp.

r Nr linii – w tym miejscu podajemy numer linii etykiety, w której mają być użyteokreślone dalej parametry. Pamiętamy, że definiując stronę ustaliliśmy wysokośćetykiety na 5 linii i tyle linii mamy do dyspozycji tworząc tę etykietę. Dlatego


musimy dobrze zastanowić się co umieścić w danej linii by na wydruku znalazłysię wszystkie potrzebne informacje.

r Wyrównanie – ustalamy czy tekst w danej linii będzie wyrównany do lewejkrawędzi etykiety, jej środka, prawej krawędzi czy też program nie będzie starałsię wyrównać tekstu. My wybraliśmy wyrównanie do lewej.

r Szerokość czcionki - tutaj określamy szerokość czcionek tworzących tekst linii– my wybieramy normalną.

r Rodzaj czcionki – w tym miejscu mamy możliwość zadecydowania o formacieczcionki – nasz wybór: jak wyżej.

r Wielkość liter – wybranie parametru Duże spowoduje, że wszystkie litery w liniibędą pisane wersalikami tzn. dużymi literami – Małe odwrotnie, małymi. Mydecydujemy się na normalną.

r Zawartość – to najważniejsza pozycja w tym oknie, bowiem podane w tymmiejscu informacje znajdą się w danej linii etykiety. Wypełniając to pole możemywpisywać dowolne teksty z klawiatury, dla których jedynym ograniczeniem jestustalona w definicji strony szerokość etykiety wyrażona w znakach, w naszymprzypadku wynosi ona 35 znaków i tyle znaków (w tym również spacji) możezmieścić się w jednej linii. Poza tekstem „z ręki”, nazwijmy go stałą możemyrównież w tym polu wykorzystywać pewne predefiniowane zmienne, jak choćbyta widoczna na powyższym rysunku - [KNAZWA].

Uwaga: Bliższe informacje dotyczące korzystania ze zmiennych znajdująsię w następnym podrozdziale.

Wprowadzone zmiany akceptujemy naciskając [Enter] i mamy już gotową pierwszą linięnaszej etykiety, w której znajdzie się nazwa kontrahenta. Zdefiniowana linia automatyczniezostaje umieszczona na liście w Tabeli formatu linii a my przystępujemy do określeniadrugiej linii. By nie komplikować opisu we wszystkich tworzonych liniach zmienimy tylkowpisy w polu Zawartość.

Tym razem w polu Zawartość wpisujemy zmienną [KULICA] (ulica).

W trzeciej linii umieszczamy dwie zmienne: [KMIASTO] (miasto) oraz [KKODP] (kodpocztowy) przedzielone znakiem spacji.

W czwartej linii podajemy zmienną [KTELEFON] (telefon) poprzedzoną stałą „tel.”,zaś w piątej linii umieszczamy zmienną [KFAX] (faks) poprzedzoną stałą „fax:”.

Mamy więc przygotowany wzorzec etykiety, dla określonego wzorca strony, na którejznajdą się wybrane przez nas dane kontrahenta rozmieszczone w ustalony sposób.


Oczywiście do jednej definicji strony można również stworzyć wiele etykiet – np. w tensam sposób, w tym samym układzie strony chcemy wydrukować etykiety dotyczącetowarów, innym razem kontrahentów – musimy zdefiniować dwie różne wzorce etykiet:jedną dla towarów, drugą dla kontrahentów.

Zmienne dostępne w EtykietachNa użytek osób korzystających z narzędzia Etykiety zostały zdefiniowane polecenianakazujące umieszczenie we wskazanej linii informacji zaczerpniętych z Aktyna. Te mini-instrukcje nazwaliśmy umownie zmiennymi. W chwili obecnej Użytkownicy mogąoperować trzema rodzajami zmiennych dotyczącymi:

- samej etykiety

- danych towarów, produktów, usług i kosztów

- danych kontrahenta

Mechanizm działania zmiennych jest bardzo prosty – w Formie formatu linii w poluZawartość wpisujemy wybraną zmienną, jedną lub kilka, na podstawie których programimportuje wymagane dane z katalogu towarów lub kontrahentów a następnieumieszcza je w odpowiednim miejscu na wydruku.

Uwaga: wpisując zmienne znowu musimy pamiętać o szerokości etykietywyrażanej w znakach a ustalonej przy definiowaniu strony wFormie formatu strony. Ilość znaków w danych na wydrukuwygenerowanych w wyniku użycia zmiennej na pewno będzieróżna niż ilość znaków składających się na samą zmienną.

Ważne! Zmienną wpisujemy dokładnie tak jak to widać poniżej,rozpoczynając i kończąc klamrą nawiasu kwadratowego.Używamy tylko DUŻYCH LITER.

Poniżej zamieszczamy spis dostępnych zmiennych, które można wykorzystać przytworzeniu własnych etykiet:


Dane etykiety

[_KOD] kod etykiety

[_NAZWA] nazwa etykiety

[_OPIS] dodatkowy opis na etykiecie

Dane towarów, produktów, usług i kosztów

[TTPU] typ

[TKOD] kod

[TNAZWA] nazwa

[TSWW] symbol sww (pkwiu)

[TJM] jednostka miary

[TJMZ] jednostka miary zbiorcza

[TILOSCJMZ] ilość w jednostce zbiorczej

[TDZIAL] numer działu

[TPODATEKS] podatek VAT sprzedaży

[TPODATEKZ] podatek VAT zakupu

[TCENAZAKN] cena zakupu netto

[TCENAZAKB] cena zakupu brutto

[TCENADETN] cena detaliczna netto

[TCENADETB] cena detaliczna brutto

[TCENAHURN] cena hurtowa netto

[TCENAHURB] cena hurtowa brutto

[TNAZWAF] nazwa fiskalna


Dane kontrahenta

[KTYPKNT] typ

[KKOD] kod

[KNAZWA] nazwa

[KMIASTO] miejscowość

[KULICA] ulica

[KKODP] kod pocztowy

[KREGON] REGON

[KPESEL] PESEL

[KNIP] NIP

[KTELEFON] telefon

[KFAX] fax

[KTELEX] telex

[KOSOBA] osoba kontaktowa

[KUWAGI] uwagi

[KBANKN] nazwa banku

[KBANKA] adres banku

[KBANKK] numer konta bankowego

Drukowanie etykietSkoro mamy zdefiniowaną stronę oraz etykietę możemy przystąpić do wydruku. W tymcelu opuszczamy po kolei okienka edycyjne wracając do początku programu czyli Tabelietykiet do wydrukowania. Używając klawisza [F3] – import towarów albo [F4] –import kontrahentów wchodzimy na listę towarów lub kontrahentów. Z list możemywybierać pojedyncze pozycje - [F5] lub zaznaczone [Ctrl]+[Enter]. W ten sposób naliście w Tabeli etykiet do wydrukowania pojawiają się nowe pozycje:


Teraz musimy ustalić ilość etykiet na wydruku – w tym celu podświetlamy pozycję naliście i naciskamy klawisz [Enter]. Pojawia się okienko Forma ilości etykiet gdziemożemy określić następujące parametry:

r Kod i nazwa – domyślnie podpowiadane są kod i nazwa z danychprogramowych ale oczywiście można wpisać własne

r Ilość – podajemy liczbę etykiet na wydruku – u nas 4

r Opis – dowolny opis podany przez Użytkownika

W oknie Tabeli etykiet do wydrukowania możemy również dodawać nowe pozycje woparciu o dowolne dane wpisywane z klawiatury. W tym celu korzystamy z klawisza[Insert]. Pojawia się puste okienko Formy ilości etykiet, które wypełniamy w podanywyżej sposób. W zależności od tego, którego z klawiszy teraz użyjemy ( [F2] lub [F3] )pojawi się okno Formy danych kontrahenta lub towaru. W oknie tym wpisujemyinformacje, które mają znaleźć się na etykiecie.

Uwaga: Dokonując wpisów w formie danych kontrahenta lub towarunależy pamiętać, że ich pojawienie się na wydruku zależećbędzie od posiadania odpowiednio zdefiniowanych etykiet wTabeli formatu etykiet.

Po zapisaniu wszystkich parametrów automatycznie wracamy do Tabeli etykiet dowydrukowania i korzystamy z klawisza [F2]. Pojawia się okno Tabeli formatu strongdzie podświetlamy naszą zdefiniowaną uprzednio stronę a następnie naciskamy klawisz[F5]. W oknie Tabeli formatu etykiet podświetlamy Etykietę adresową,zatwierdzamy wybór klawiszem [F5] i możemy wysłać plik na drukarkę.


Mając zdefiniowane różne wzorce stron i przypisane do nich etykiety możemy w bardzoszybki sposób drukować potrzebne informacje, etykiety, naklejki, adresować koperty itp.


DRUKOWANIE PRZELEWÓWProgram Przelewy jest bezpłatnym programem dodatkowym do Aktyna Pro, pracującympod kontrolą Windows. Pozwala on drukować na drukarkach atramentowych lublaserowych polecenia przelewu w formie obowiązującej od 1 stycznia 2001. Programwspółpracuje z Aktynem 4.5.02 lub nowszym. Wymaga Windows 95 lub nowszych(nie pracuje na komputerach z systemem operacyjnym DOS).

Program nie wypełnia gotowych blankietów poleceń przelewów. Drukuje polecenieprzelewu w całości – z ramkami, wyszarzeniami, opisami itd. – na „zwykłym” papierzeformatu A4. Taki sposób drukowania jest dużo wygodniejszy i szybszy, gdyżnie zachodzi konieczność żmudnego pozycjonowania papieru w drukarce. Przy odrobiniewprawy Użytkownik Aktyna będzie mógł na nowym poleceniu przelewu umieścić opiswiększej ilości rozrachunków niż 1, co oczywiście znacząco obniży opłaty ponoszoneprzez firmę z tytułu wysyłania poleceń przelewów.

Przygotowanie do drukowania przelewów1. Instalacja

Pierwszym krokiem jaki trzeba wykonać, jest zainstalowanie programu Przelewy. W tymcelu uruchamiamy znajdujący się na dyskietce program Instaluj i postępujemyanalogicznie, jak przy instalacji programu Aktyn.

Jeśli program został pobrany ze strony internetowej, wówczas wystarczy umieścićskopiowany plik przelew.exe do katalogu, w którym zainstalowano program Aktyn (tam,gdzie znajduje się plik Aktyn.exe).

Dla wygodniejszego wywołania możemy utworzyć skrót do tego programu i umieścić gona pulpicie Windows.

2. Sprawdzenie poprawności danych

Podczas drukowania polecenia przelewu drukowane są dane firmy, która dokonujeprzelewu (pole Zlecający) oraz dane firmy, na konto której mają trafić pieniądze (poleOdbiorca).

Pole te są wypełniane – w zależności od rodzaju rozrachunku:


r w przypadku zobowiązania – zazwyczaj zlecającym jest nasza firma;odbiorcą – nasz kontrahent (drukujemy polecenie przelewu, które trafi dobanku obsługującego nasz rachunek)

r w przypadku należności – najczęściej nasza firma jest odbiorcą; natomiastnasz kontrahent – zlecającym (wydrukowane polecenie przelewu możemyprzesłać naszemu kontrahentowi, by ułatwić mu dokonanie zapłaty).

W obu przypadkach na wydruku pojawiają się następujące dane:

r nazwa naszej firmy – jest to zawartość dwóch pierwszych linii z polaPieczątka firmy drukowana na dokumentach (wpisujemy je po wybraniuopcji Konfiguracja – Dane firmy).

r numer naszego konta – druga linia pola Numer konta bankowego (równieżopcja Konfiguracja – Dane firmy).

r nazwa kontrahenta oraz numer jego konta – odpowiednio pola Nazwaoraz Nr konta zapisane w katalogu kontrahentów.

Należy upewnić się, czy powyższe dane w Konfiguracji zostały wpisane poprawnie.Warto też sprawdzić – przynajmniej dla najważniejszych klientów – czy w katalogukontrahentów Aktyna prawidłowo wpisane są numery ich kont bankowych.

Sposób użycia programuGenerowanie wydruków poleceń przelewów składa się z dwóch etapów.

1. Eksport do pliku tekstowego

W pierwszym etapie w module kasowym programu Aktyn Pro eksportuje się do plikuinformacje o rozrachunkach, dla których chcemy wydrukować polecenia przelewu. W tymcelu uruchamiamy opcję Rozrachunki, podświetlamy interesującą nas pozycję, po czymnaciskamy [Ctrl] + [P], aby wejść do trybu generowania przelewu. Następnie przez [F6]eksportujemy informacje konieczne do wydrukowania polecenia przelewu. Można teżzaznaczyć klawiszem [Tab] kilka rozrachunków dotyczących tego samego kontrahenta,ustawić kursor na jednym z nich i przez [Ctrl] + [P] i [F6] zapisać w pliku informacje dlapolecenia przelewu. W tym wypadku polecenie przelewu będzie dotyczyło kilkurozrachunków.

Kolejne użycie klawisza [F6] powoduje dopisanie nowych poleceń do tworzonego pliku.


2. Drukowanie przelewów

Aby wydrukować przygotowane polecenia, „wychodzimy” z modułu kasowego Aktyna iuruchamiamy program Przelewy.

Uwaga: Program Przelewy powinien być uruchomiony na tym samymkomputerze, na którym przygotowano plik w programie AktynPro.

Po uruchomieniu program wyświetla listę przelewów do wydrukowania stworzoną przedchwilą przez [F6] w module kasowym. Aby wydrukować formularz polecenia przelewu,wybieramy żądaną pozycję na liście i klikamy myszką przycisk Drukuj przelew lub naklawiaturze naciskamy klawisze [Alt] + [D]. Spowoduje to wyświetlenie nowego okna z

podglądem polecenia przelewu. Kliknięcie myszką przycisku spowodujewydrukowanie polecenia przelewu. Po wydrukowaniu klikając myszką przycisk Close lubnaciskając na klawiaturze [Alt] + [C] powracamy do listy przelewów do wydrukowania.

Możemy teraz w opisany wyżej sposób wydrukować kolejny przelew lub zakończyć pracęprogramu klikając przycisk Zamknij ew. naciskając [Alt] + [Z] .

Uwaga: Przed uruchomieniem Przelewów należy „wyjść” z modułukasowego. Analogicznie, przed wybraniem Operacje kasowez menu Aktyna Pro należy zamknąć okno programu Przelewy.Nie należy uruchamiać jednocześnie (w różnych oknachWindows) programu Przelewy i modułu kasowego w AktyniePro.

3. Ponowne uruchomienie modułu kasowego

Przy ponownym uruchomieniu opcji tworzenia przelewów ([Ctrl] + [P]) w modulekasowym programu Aktyn Pro wyświetlone zostanie pytanie, czy plik z przelewamima być skasowany czy nie. Jeśli wydrukowaliśmy wcześniej stworzone przelewyodpowiadamy na to pytanie twierdząco. Odpowiedź przecząca spowoduje, że stary plik zprzelewami zostanie zachowany i będziemy mogli dopisać do niego kolejne pozycje.

Uwaga: Układ obowiązującego formularza polecenia przelewu utrudniaumieszczenie opisu kilku rozrachunków. Dlatego w przypadkugenerowania poleceń dla kilku rozrachunków zalecamy


sprawdzanie, czy wszystkie niezbędne dane zmieściły sięna wydruku.

Jeśli zaś takie sprawdzenie uznamy za zbyt kłopotliwe – zalecamy generowanie poleceńprzelewu tylko dla pojedynczych rozrachunków.

Nadruki na blankietach przelewówW obecnej chwili program potrafi nadrukowywać dane na blankietach nowych poleceńprzelewów. Blankiety takie muszą mieć postać taśmy z perforacją dla podajnika drukarkiigłowej typu „traktor”. Z uwagi na ograniczoną ilość pól do wpisania danych, na jednympoleceniu przelewu można umieścić tylko jeden opis rozrachunku. Taki sposóbdrukowania poleceń przelewów może być uciążliwy dla niektórych Użytkowników,głównie ze względu na konieczność bardzo dokładnego ustawienia papieru w drukarce.


INNE ZMIANY

Dodatkowe kody towaroweW programie Aktyn istniała do tej pory możliwość definiowania tylko jednego kodutowarowego. Był to zazwyczaj kod towarowy nadawany przez Użytkownika lub np. kodkreskowy wczytywany skanerem. Obecnie, oprócz starego, „aktynowego” kodu mamymożliwość podania 3 dodatkowych kodów (tzw. barkodów), ściśle powiązanych zdanym towarem i jego kodem dotychczasowym.

Aby móc nadawać dodatkowe kody towarom musimy najpierw ustawić odpowiedniparametr w Konfiguracji. W tym celu w Konfiguracji wybieramy pozycję Inne anastępnie ustawiamy opcję Dodatkowe kody towarowe na Tak.

Otwieramy Katalog towarów i wybieramy towar, któremu chcemy dopisać dodatkowekody. Potwierdzamy wybór klawiszem [Enter] i po wyświetleniu okna Zmiana danych otowarze naciskamy [F5]. Pojawia się poniższe okno, w którym możemy ustalićdodatkowe barkody dla towaru.

Kody dodatkowe mogą być tworzone na starych zasadach (Użytkownik sam ustala iwymyśla sobie taki kod) ale równie dobrze mogą to być kody np. kreskowe, zczytywaneskanerem bezpośrednio z towaru.

Dla każdego z 3 barkodów dodatkowych możemy ustalić odpowiedni przelicznikilościowy. Jest to bardzo przydatne gdy towar dociera lub jest magazynowany w różnychopakowaniach zbiorczych.


Uwaga: W oknie barkodów można wpisać maksymalnie 3 pozycje.Liczba przypisanych do towaru kodów dodatkowych zależywyłącznie od potrzeb i wymagań Użytkownika. Dany towarmoże więc posiadać odpowiednio: 1, 2 lub 3 kody dodatkowe alemoże też nie posiadać żadnego. Program w żaden sposób niewymusza na Użytkowniku ustalania kodów dodatkowych.

Przykład:

Wafle „Grześki” dostarczane są w kartonach zawierających 20 pudełek po 30 szt. wkażdym.

Jako pierwszy barkod wpisujemy np. kod kreskowy kartonu.

Jako jego przelicznik podajemy liczbę 600 (20x30=600).

Drugim barkodem będzie kod kreskowy zczytany z pudełka.

Jego przelicznikiem będzie liczba 30 (30 szt. w pudełku).

W programie możemy korzystać zarówno z kodu podstawowego jak i dodatkowych(barkodów). Dodatkowe kody towarowe obsługiwane są przez następujące modułyAktyna Pro:

r Sprzedaż

r Dostawa

r Przesunięcia

r Dodatki


Przykład:

Jak sprzedać 1 karton Grześków (600 szt.) posługując się różnymi kodami?

Jeżeli w module Sprzedaż w polu Szukaj towaru wg kodu wpiszemy kod podstawowy(59001690) Aktyn Pro odnajdzie towar (Grześki). Przy pobieraniu na dokumentsprzedaży należy podać ilość sprzedawanego towaru (600 szt.).

Natomiast gdy w polu Szukaj towaru wg kodu podamy kod dodatkowy (kod kartonu=212121), program odnajdzie towar na liście magazynowej a przy pobieraniu go na fakturęautomatycznie uwzględni zdefiniowany przelicznik (600). W polu Ilość należy podać 1.

Oto kilka korzyści płynących z posiadania dodatkowych kodów towarowych:

r możliwość przyporządkowania dodatkowego kodu np. kreskowego, z dodatkowymiinformacjami np. o ilości jednostek towarowych w zgrzewce, palecie itp.

r wyszukiwanie towarów zarówno wg starego kodu towarowego jak i na podstawieprzyporządkowanego mu kodu dodatkowego

r obliczanie ilości wydawanego i przyjmowanego towaru na podstawie kodudodatkowego i podanego przelicznika ilości

Obliczanie limitówWprowadzono istotne zmiany dotyczące obliczania limitów.

1. Limit kredytowy jest liczony dla wszystkich kontrahentów, którzy mają ustawionylimit specjalny na Nie.

2. Pojawiło się nowe uprawnienie uniemożliwiające osobom niepowołanym dostęp doobliczania limitów. Skorzystanie z tego uprawnienia jest możliwe po ustawieniuparametru Dostęp do zmian w limitach kredytowych na Tak. Aby to zrobić należyw menu Użytkownicy wybrać Przegląd i ustawienie uprawnień, wejść na Modyf.listy kontrahentów a następnie nacisnąć [F4].

Uwaga: Osoba posiadająca takie uprawnienie może dokonać sprzedażydanemu kontrahentowi w przypadku gdy limit zostanieprzekroczony.

3. Przy obliczaniu limitów program automatycznie uwzględnia korekty dokumentówsprzedaży.

4. Obecnie możliwe jest obliczanie limitów dla kontrahenta w oparciu o więcej niż jednostanowisko sprzedaży.


Uwaga: Liczenie limitów kredytowych na podstawie danych o sprzedażyz wielu stanowisk ma sens w przypadku prowadzenia wspólnejlisty rozrachunków lub gdy dotyczy to kontrahentówkupujących na odrębnych stanowiskach. W przypadku brakuwspólnej listy rozrachunkowej należy określić, w oparciu októre stanowisko ma być obliczany limit kredytowy dlakontrahenta.

Uprawnienie: Zmiana stanowiskaWprowadzony został nowy mechanizm blokujący polegający na tym, że Użytkownicy,którzy nie posiadają uprawnienia do zmiany stanowiska, automatycznie tracą możliwośćwykonywania i podglądu raportów na innych stanowiskach niż to, do którego sąprzypisani. Zmiana ta ma na celu ograniczenie dostępu osobom niepowołanym doinformacji, które nie zostały dla nich przeznaczone.

Import z kolektora w Remanencie początkowymW obecnej wersji programu w trakcie wykonywania Remanentu początkowego zużyciem kolektora, do listy remanentowej obok takich parametrów jak kod, ilość i nazwatowaru dopisywane są ceny zakupu i ceny nabycia pobierane z cennika.

Export danych do formatu MultiCashDotychczas Użytkownicy programu Aktyn do regulowania płatności drogą elektronicznąmogli przygotowywać dane o rozrachunkach w formacie EdiCash. W obecnej wersjiprogramu pojawił się kolejny format zapisu – MultiCash. Na podstawie przygotowanegopliku możemy dokonywać krajowego polecenia przelewu. Użytkownik decyduje o tym, wjakim formacie program ma zapisywać dane, dokonując odpowiedniego wyboru wKonfiguracji, w opcji Inne.

Aby skorzystać z eksportu danych do formatu MultCash w Konfiguracji – w opcji Inne,należy ustawić export do MultiCash czyli wybrać wartość=1. W strukturze plikuprogramu MultiCash występuje numer banku, dlatego w danych programu Aktyndołożono nowe pole Numer banku (w danych firmy oraz w danych kontrahenta).

W Danych firmy numer konta należy wpisać w drugiej linii tego pola.

Przed przystąpieniem do eksportu danych należy zadbać o to aby w danych firmy i wdanych kontrahentów zostały uzupełnione pola Numer banku i Numer konta. Danekontrahenta można uzupełnić np. w Kasie. Na rozrachunku kontrahenta nacisnąć[Enter], za pomocą [Shift]+[F5]=zmiana kontrahenta wejść do danych i uzupełnić


pole NRB i Nr konta. Dane zleceniodawcy pobierane są z Danych firmy (nr konta, nrbanku, nazwa firmy i jej adres). Dane kontrahenta pobierane są z bazy kontrahentów (nrkonta, nr banku, nazwa kontrahenta i jego adres).

W Operacjach kasowych należy zaznaczyć odpowiednie rozrachunki (tylko ujemne).Można zaznaczyć wiele rozrachunków. Na jednym poleceniu przelewu można dokonaćmaksymalnie 3 płatności. Ograniczenie to zostało wprowadzone ze względu naograniczoną ilość miejsca w polu Szczegóły płatności (4x35 znaki), którą wymuszaformat pliku przesyłki. Po zaznaczeniu odpowiednich rozrachunków używamy klawisza[F9] w celu wyeksportowania danych do pliku.

Po eksporcie dane zapisywane są w pliku mcash.txt w katalogu głównym programuAktyn (jego standardowa nazwa to Aktyn 30).

Uwaga: Aby w tworzonym pliku dane zleceniodawcy zostały zapisane wprawidłowy sposób, w pieczątce firmy ustawianej wkonfiguracji dwie pierwsze linie należy przeznaczyć na nazwęfirmy, trzecią linię na ulicę a czwartą na kod pocztowy i miasto.

Eksport do formatu MiniBankUżytkownicy będący klientami Banku Zachodniego WBK, którzy regulują swojenależności i zobowiązania za pośrednictwem programu MiniBank, mogą obecnieeksportować informacje o płatnościach, bezpośrednio z poziomu programu Aktyn Pro.Aby móc skorzystać z możliwości zapisu danych do formatu MiniBank należy przedewszystkim ustawić odpowiednie parametry konfiguracyjne Aktyna. W tym celu, wKonfiguracja/Inne, w opcji Eksport do Ecimp, MultiCash... należy wpisać wartość 2.Kolejnym krokiem (bardzo ważne!) jest odpowiednie zdefiniowanie numerów kontbankowych firmy oraz kontrahentów. Pod pojęciem prawidłowego definiowania kontnależy rozumieć określoną formę zapisu numeru konta bankowego.

Program MiniBank dopuszcza dwie formy zapisu numeru konta bankowego:

o tzw. stary numer mający postać:

xxxxxxxx-nxx...x-nxx...x-nxx...x-nxx...x

o nowy numer IBAN:

PLxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxx

Ważne! Jakakolwiek inna forma zapisu numeru konta bankowegouniemożliwi wykonanie prawidłowego eksportu danych doformatu MiniBank.


Po dokonaniu zmiany parametrów konfiguracyjnych oraz poprawnym zdefiniowaniunumerów firmowych kont bankowych oraz kontrahentów, możemy przystąpić doeksportu danych do formatu MiniBank. W Operacjach kasowych, w opcjiRozrachunki zaznaczamy płatności, dla których chcemy wygenerować przelewy(program potrafi „sklejać” osobne płatności dla tych samych kontrahentów!) a następnienaciskamy klawisz [F9]. W efekcie tych działań, w katalogu Aktyna Pro pojawi się plikminibank.unl. Plik ten będzie „nadpisywany” przez każdy następny eksport danych – wzwiązku z tym należy zadbać o jak najszybszy import do programu MiniBank.

Uwaga: W celu ułatwienia importu do programu MiniBank zalecamyzmianę ścieżki dostępu do katalogu, w którym Aktyn zapisujewyeksportowane pliki. W trakcie pierwszego eksportu danych,oprócz pliku minibank.unl, automatycznie tworzony jest plikkonfiguracyjny minibank.ini. Otwieramy plik minibank.ini wdowolnym edytorze tekstu a następnie zmieniamy ścieżkędostępu:

PATH = C:\Aktyn30\na

PATH = C:\Minibank\Eks\

Sugerowany przez nas katalog jest domyślnym katalogiemotwieranym przez program MiniBank przy imporcie plików.Można oczywiście wskazać dowolny inny katalog lub dysk(jeżeli chcemy przenosić pliki na dyskietce podajemy ścieżkę dostacji dyskietek).

Aby eksport danych przebiegł prawidłowo należy pamiętać o następujących warunkach:

o eksport danych dotyczy tylko tych należności, dla których formą płatności jestprzelew

o w eksporcie uwzględnione zostaną tylko te rozrachunki, które mają wartości ujemne(do zapłacenia przez nas)

o należy mieć świadomość, że pliki przygotowywane dla programu MiniBank czerpiądane dotyczące kontrahentów z głównej bazy o kontrahentach, a nie z bazy orozrachunkach. W przypadku zadawnionych rozrachunków może się okazać, żekontrahent, którego dotyczy płatność nie figuruje już w katalogu kontrahentów, a toz kolei spowoduje, że eksport zakończy się niepowodzeniem. W przypadku starychrozrachunków powinniśmy również pamiętać by dane w bazie kontrahentów byłyaktualne (kontrahent mógł np. zmienić adres).

o konta w katalogu kontrahentów (tych, których dotyczą przelewy) oraz naszefirmowe konta bankowe muszą być zdefiniowane i to w sposób podany powyżej


Uwaga: Z powodów wyżej wymienionych może się zdarzyć, że niewszystkie rozrachunki zostaną zapisane w pliku eksportowym.W przypadku błędnego eksportu lub eksportu zakończonegoniepowodzeniem, należy jeszcze raz sprawdzić czy wszystkiewarunki niezbędne do prawidłowego eksportu zostały spełnione.

W czasie eksportu program sprawdza czy w danych nie ma zabronionych znaków.MiniBank nie akceptuje niektórych znaków specjalnych takich jak: „”, /, ?, \, itp. – są onena bieżąco konwertowane na znaki dopuszczalne, co wiąże się niekiedy z pewnymirozbieżnościami w zapisie wyeksportowanych danych np. cudzysłowy zostanązamienione na apostrofy a backslash na kropkę. Również polskie znaki diakrytycznezapisane w standardzie Mazovia zostaną automatycznie przekonwertowane do standarduLatin 2, używanego przez program MiniBank.

Drukarki fiskalne Posnet z ”nową” homologacjąProgram umożliwia współpracę z drukarkami firmy Posnet posiadającymi „nową”homologację z lipca roku 2001. Przed przystąpieniem do pracy konieczne są jednakdrobne zmiany w konfiguracji programu. W menu głównym programu wybieramy opcjęKonfiguracja a następnie Inne. Po zatwierdzeniu pierwszego ekranu kombinacją klawiszy[Ctrl]+[Enter] pojawia się poniższe z okno:

z widoczną opcją Drukarka fiskalna Posnet – zapis lokalny. W opcji tej możemyustawić trzy paramatry:

T – Thermal 1.01 dotyczy współpracy z drukarkami posiadającymi „nową”homologację

D – DF301 ta opcja pozwala na współpracę ze starszymi drukarkami fiskalnymi


S – Stara z tego parametru korzystamy w przypadku gdy program mawspółpracować z bardzo starym typem drukarki fiskalnej np. DF300

Uwaga: zapis lokalny w ustawianej opcji oznacza, że dokonana zmianadotyczyć będzie tylko stanowiska, na którym dokonano zmianyw konfiguracji, mimo że przy zapisie całego okna wybieramyzapis globalny.

Ważne! Jedną z istotnych różnic jaka charakteryzuje nowe drukarkiPosnet (np. Thermal 1.01) jest inny sposób numerowaniaparagonów. Starsze typy drukarek numerowały paragonykolejno do momentu wyzerowania licznika (standardowonastępowało to po osiągnięciu wartości 100000). DrukarkaThermal 1.01 numeruje paragony w zamkniętych przedziałachczasowych, które są wyznaczane przez dobowe raporty fiskalnewykonywane na drukarce. Oznacza to, że po każdym takimraporcie następuje wyzerowanie licznika i proces numerowaniaparagonów rozpoczyna się od nowa. W związku z tym zalecamyaby dobowy raport fiskalny na drukarce Thermal 1.01 byłwykonywany raz dziennie: przed rozpoczęciem lub pozakończeniu sprzedaży.

Zamiana paragonu niefiskalnego na fiskalnyW obecnej wersji programu istnieje możliwość zamiany paragonu niefiskalnegowystawionego w module Sprzedaż, na paragon fiskalny. Mechanizm ten może sięprzydać np. tym firmom, które posiadają kilka stanowisk sprzedaży ale tylko jednądrukarkę fiskalną. Aby dokonać fiskalizacji paragonu niefiskalnego należy w menu modułusprzedaży fiskalnej np. spdf-300.exe wybrać kolejno Inneoperacje\Poprawy\Fiskalizacja dokumentu PA – Paragon. Na wyświetlonej liściepodświetlamy paragon, który ma zostać sfiskalizowany i naciskamy klawisz [F5].Wskazany paragon zostanie wydrukowany na drukarce fiskalnej.

Uwaga: Na wspomnianej liście widoczne są tylko paragony niefiskalne.Paragon poddany fiskalizacji jest automatycznie usuwany zlisty.


Uwaga: Na wydruku archiwalnym paragonu fiskalnego znajduje sięinformacja: „Kopia paragonu fiskalnego” a w komentarzuwidoczny jest numer PA nadany przez drukarkę fiskalną.

Informacja o wadze w danych towaruW oknie z danymi towaru pojawiło się nowe pole umożliwiające wpisanie wagi towaru.Przy wpisywaniu wagi należy pamiętać, że podawana wartość dotyczy wagi zdefiniowanejjednostki miary np. sztuki a nie opakowania zbiorczego :

Uwaga: Informacja o wadze towaru wykorzystywana jest w raportachRóżne.

Data sprzedaży na dokumentach FA/RAW Konfiguracji wydruków dostępnej z poziomu Konfiguracja w menu głównym, wopcji „Czy drukować datę sprzedaży na dokumentach FA/RA?” pojawił się nowyparametr Mies. Wybranie go powoduje umieszczanie na wydrukach daty sprzedaży wnastępującej postaci: miesiąc/rok – np. mar/2002 a nie jak było to do tej pory:dzień/miesiąc/rok. Można dzięki temu znacznie uelastycznić procedurę wystawianiafaktur dla towarów wydanych we wcześniejszym terminie. Zmiana ta z pewnością okażesię przydatna również tym Użytkownikom, którzy często wystawiają fakturę dla kilkudokumentów WZ, na których widnieją różne daty wydania.

Nowy parametr w Magazynie ArchiwalnymW module dodatkowym Magazyn Archiwalny, dostępnym np. z poziomu Narzędzipojawił się nowy parametr raportu – Sklej.


Ustawienie tego parametru na Tak pozwala na „sklejenie” czyli połączenie w jedną pozycjęna wydruku, towarów o tym samym kodzie i cenie ale pochodzących z różnych dostaw.W niektórych przypadkach, stosowanie tego parametru może radykalnie skrócić raport,zaoszczędzić papier, ułatwić analizę.

Nowy parametr „Faktury RR w cenach brutto”W Konfiguracja/Inne pojawił się nowy parametr Faktury RR w cenach brutto.Ustawienie tego parametru na Tak spowoduje, że faktury VAT RR wystawiane w moduleprzyjęcia towaru będą liczone i drukowane w cenach brutto a nie jak dotychczas w cenachnetto.

Dane towaru - specyfikacjaW oknie edycji danych towaru Zmiana danych o towarze pojawił się nowy parametr:Specyfikacja. Jest to pojedynczy znak alfanumeryczny (litera lub cyfra) wpisywany zklawiatury. Parametr ten może być wykorzystywany w firmach prowadzących produkcję.Określenie specyfikacji dla danego produktu spowoduje, że specyfikacja ta będzieautomatycznie podpowiadana na dokumentach produkcji dla tego produktu.


Dane towaru – KodNrKolejny nowy parametr w oknie Zmiana danych o towarze, następny w kolejności poSpecyfikacji, pozwalający na wpisywanie i modyfikowanie kodu numerycznego towaruwymaganego przez kasy fiskalne.

Uwaga: Parametr ten ma szczególne znaczenie dla Użytkownikówprogramu Fiskas współpracującego z kasami Elzab.Użytkownicy korzystający z Fiskasa dla innych kas nie powinnimodyfikować tego parametru, akceptując wartość domyślnąpodpowiadaną przez program.

W przypadku korzystania z kas Elzaba powinien zostać włączony odpowiedni parametrkonfiguracyjny programu Aktyn Pro. W tym celu w menu głównym programu, w opcjiKonfiguracja wybieramy Inne. Następnie w drugim oknie Inne parametrykonfiguracyjne (dostępnym po naciśnięciu kombinacji klawiszy [Ctrl]+[Enter])ustawiamy parametr Sprawdzanie unikalności kodu numerycznego na Tak. Włączenietego parametru powoduje, że przy wpisywaniu towarów do katalogu towarów programnie pozwoli wprowadzić towarów o takich samych kodach numerycznych, wyjątkiem jestKodNr = 0 – w programie może być wiele takich pozycji (jest to domyślna wartość kodunumerycznego dla towarów o kodach alfanumerycznych).

Ważne! Wszelkie modyfikacje i zmiany wartości pola KodNr powinnybyć dokonywane w sposób rozważny i przemyślany. Przedewszystkim należy znać podstawowe parametry obsługiwanejkasy fiskalnej, a zwłaszcza zakres ilości obsługiwanych przezdaną kasę kodów numerycznych. W związku z tym, że różnemodele kas Elzab obsługują różne zakresy kodów


numerycznych może się zdarzyć, że wpisany kod nie będzie mógłbyć przyjęty przez dany model kasy.

Dane towaru – DziałPole Dział w danych towarowych zostało rozszerzone do 3 znaków. Umożliwia wpisanietrzech cyfr w zakresie od 0 – 255.

Import z kolektora – nowy towar w systemieW czasie importu danych z kolektora na PZ lub listę inwentaryzacyjną często pojawiają sięnowe towary, których do tej pory nie było jeszcze w cenniku. Przy próbie edycji ichdanych program proponuje dopisanie nowego artykułu do katalogu towarów. Użytkownikdecyduje czy chce dodać nowy towar do cennika, czy też nie. Jeżeli zechcemy dopisaćnowy towar pojawi się stosowne okienko z danymi towaru, z podpowiedzianym kodem.

Operacje kasowe i RaportyNa wydrukach dokumentów KP i KW pojawiły się napisy „Sprawdził” i „Zatwierdził”. Nawydruku raportu kasowego gotówkowego w podsumowaniu pojawiły się napisy„Sporządził”, „Sprawdził” i „Zatwierdził”. Zmiany te z pewnością przydadzą się tymfirmom, w których obrót gotówką jest ściśle kontrolowany i każda wypłata musi byćparafowana przez osobę sprawdzającą i zatwierdzającą jej celowość.

Obsługa wielu kont bankowychW obecnej wersji programu można korzystać z wielu kont bankowych.

Aby dodać\usunąć konto lub ustawić dane konto jako bieżące, należy posiadaćodpowiednie uprawnienia w systemie. W tym celu, w ramach uprawnień szczegółowychkonfiguracji ustawiamy parametry Dostęp do zmian w tabeli kont bankowych i Dostępdo zmiany aktualnego konta bankowego.

Pierwsze uprawnienie pozwala modyfikować listę posiadanych kont bankowych w oknietabeli kont dostępnej z poziomu Konfiguracja\Konta bankowe. Drugie uprawnienieumożliwia zmianę w tym oknie bieżącego konta bankowego. Zmiana konta bieżącegomożliwa jest również w menu głównym modułów Sprzedaż i Operacje kasowe orazprzy dopełnieniu płatności na dokumencie FA i RA w module Sprzedaż. Po skorzystaniuz klawiszy [Ctrl]+[K] pojawia się lista zdefiniowanych kont bankowych. Podświetleniejednego z nich i naciśnięcie [F5] powoduje ustawienie wskazanego konta jako bieżącego.


Uwaga: Aktywne konto bankowe jest ustawiane lokalnie tzn. każdestanowisko komputerowe w sieci może posiadać inne kontobieżące. Kod konta bankowego wyświetlany jest na paskustatusu pomiędzy identyfikatorem użytkownika a aktualną datą.Numer konta bieżącego umieszczany jest np. na wydrukachgenerowanych z danej stacji (dokumenty sprzedaży, przelewy)oraz w plikach tworzonych na użytek programów Minibank,MultiCash, EdiCash.

Specyfikacja podpowiadana z kontrahentaPojawiła się drobna zmiana w mechanizmach potwierdzających przyjęcie zamówienia odklienta. Parametr z Konfiguracji Sprzedaży, o nazwie Specyfikacja podpowiadana zkontrahenta, może być teraz uwzględniany również w Zamówieniach co do tej pory niemiało miejsca. Obecnie specyfikacja zamówienia może podpowiadać się równaspecyfikacji kontrahenta, którego to zamówienie dotyczy. Aby tak się stało wKonfiguracji sprzedaży należy opcję Specyfikacja podpowiadana z kontrahentaustawić na Tak. Z kolei wybranie parametru Nie powoduje, że program działa tak jak dotej pory tzn. domyślnie ustawia specyfikację zamówienia pustą. Nowa funkcja przyda siętym firmom, które zamówienia oznaczają specyfikacją „wynikającą z kontrahenta”.Przykładowo, można ją wykorzystać w sytuacji gdy zamówienia są zbierane przez różnychakwizytorów (posiadających różne specyfikacje), którzy nie wprowadzają samodzielniedanych do systemu a np. tylko zostawiają kwity osobie pracującej na Aktynie. Użycie tejopcji pozwala również uniknąć wielu pomyłek przy wpisywaniu specyfikacji i sytuacji,gdzie osoba wystawiająca zamówienie po prostu zapomniała wpisać odpowiedniąspecyfikację.

Nowy mechanizm wyszukiwania towaru po opisieW obecnej wersji programu istnieje możliwość szukania towaru lub usługi na podstawiefragmentu opisu umieszczonego w danych towarowych. Z mechanizmu tego korzystaćmożna zarówno z poziomu listy cennika i magazynu wyświetlanych w oknie sprzedaży, jaki bezpośrednio w oknach Towary i Magazyn w module Dodatki. W obu przypadkachmechanizm działania jest identyczny – jedyna różnica polega na tym, że w moduleSprzedaż okno wyszukiwania wywoływane jest przez naciśnięcie [F7], natomiast wDodatkach kombinacją klawiszy [Ctrl]+[S].


Jak widać na powyższym rysunku odnalezienie poszukiwanego towaru wymagazdefiniowania trzech parametrów:

o Szukaj tekstu – w tym miejscu wpisujemy pamiętaną sekwencję znaków, co doktórej mamy pewność, że została umieszczona w opisie poszukiwanego towaru

o Rozróżnianie dużych i małych liter – do wyboru mamy dwa parametry: TAK lubNIE. W większości przypadków najkorzystniej będzie pozostawić domyślnyparametr NIE bez zmian

o Pomijanie środkowych spacji – również i w tym przypadku najlepiej pozostawićdomyślne ustawienie na NIE

Nowa forma fakturyW Konfiguracji wydruków, w pozycji Forma wydruku dokumentu FA/RA pojawiłasię nowa forma faktury oznaczona numerem 7. Wybranie jej powoduje, że w nagłówkachdrukowanych faktur w miejsce „data sprzedaży/wydania towaru” pojawi się tylko„data sprzedaży”, zaś w stopce „imię i nazwisko oraz podpis” zostanie zastąpione„potwierdzam odbiór towarów i otrzymanie Faktury VAT”.

Oszczędność papieru do drukarek fiskalnychSpore kwoty wydawane przez firmy na papier do drukarek fiskalnych (szczególnie jeśliużywany jest papier termiczny) skłoniły nas do wprowadzenia w modułach sprzedażyzmiany, która wpływa na zmniejszenie zużycia papieru do drukarek fiskalnych, co wkonsekwencji pozwala obniżyć koszty papieru. Zmiana ta polega na drukowaniu naparagonie fiskalnym informacji o sprzedawanych towarach w jednej pozycji z sumarycznailością, o ile tylko mają one ten sam kod, stawkę VAT i cenę po jakiej sąsprzedawane. Krótko mówiąc: program "skleja" towary na wydruku paragonufiskalnego. Mechanizm ten docenią szczególnie te firmy, które używajączytników kodów kreskowych i które sprzedając np. 5 szt. danego towarusprzedają go pobierając z magazynu 5 razy po 1 szt. Mechanizm „sklejania”ograniczy również problemy ze sprzedażą "końcówek" towarów z wcześniejszychdostaw.

Możliwość zablokowania przypadkowego użyciaklawiszy F2 i F5

Aktyn Pro rozpoznaje nową zmienną otoczenia OGRKL. Ustawienie tej zmiennej w plikuautoxec.bat za pomocą polecenia:

SET OGRKL=1


sprawia, że w mechanizmach wystawiania dokumentów sprzedaży przestają działaćniektóre klawisze, np. [F2] – zmieniający sposób sortowania towarów na liście magazynuczy [F5] – pozwalający zmienić wyświetlanie cen na powyższej liście. Ograniczenie takiena pewno przyda się w sklepach i supermarketach, gdzie program wykorzystywany jestdo pracy na stanowisku sprzedaży detalicznej i współpracuje z czytnikiem kodówkreskowych i specjalną klawiaturą. Nowa zmienna pozwala uniknąć błędów i konsekwencjibędących wynikiem omyłkowego naciśnięcia klawiszy [F2] lub [F5] – na przykład:

r kasjer niechcący zmienił sobie sposób sortowania towarów omyłkowo naciskającklawisz [F2]. W wyniku tego błędu towar jest teraz sortowany wg nazwy a nie jakdo tej pory wg kodu. W efekcie kasjer używający skanera do wczytywaniakodów kreskowych nie jest w stanie znaleźć towaru.

r kasjer przez pomyłkę nacisnął [F5] w wyniku czego zmienił się sposóbwyświetlania cen – zamiast cen detalicznych wyświetlane są ceny hurtowe.Program zaczyna sprzedawać towar po cenach hurtowych a po zakończonymdniu okazuje się, że firma poniosła straty na kilka tysięcy złotych.

Komunikat: „Błąd wydruku; przyczyna –niezidentyfikowany błąd”

Czasami zdarza się, że zamiast oczekiwanego wydruku z Aktyna pojawia się powyższykomunikat. Nie wiadomo do końca co jest przyczyną tego błędu, prawdopodobnie ma tozwiązek z posiadanym BIOS-em lub zainstalowaną wersją systemu operacyjnego (kłopotypojawiają się np. na stanowiskach pracujących pod kontrolą Windows NT).

Rozwiązaniem tego problemu jest wyłączenie diagnostyki portu drukarki poprzezodpowiedni zapis w pliku autoexec.bat modyfikujący zmienną otoczenia LPTOK:

SET LPTOK=NO

Po dokonaniu tego wpisu i restarcie komputera program będzie drukował poprawnie gdyżod tej chwili Aktyn Pro nie sprawdza już stanu portu drukarki.

Uwaga: Wyłączenie diagnostyki portu drukarki powoduje, że wprzypadku wyłączenia drukarki, przestawienia jej w tryb offline lub braku papieru nie zostanie wyświetlony odpowiednikomunikat.


Zmiana standardu polskich znaków na drukarceWyobraźmy sobie, że Użytkownik Aktyna, który od dłuższego czasu posługuje siępolskimi znakami w standardzie Mazovia, kupuje nową drukarkę. Okazuje się jednak, żedrukuje ona w trybie znakowym polskie znaki tylko w standardzie Latin2. Tymczasemdane o kontrahentach i towarach oraz tysiące wystawionych już dokumentów zapisane sąw standardzie Mazovia.

Zamiast zwracać drukarkę i kupować inną (co nie zawsze jest możliwe) lub dokonywaćkonwersji baz danych na nowy standard polskich znaków (co jest również operacjąpracochłonną i kosztowną), można obecnie ustawić dodatkową zmienną COVPRN.Ustawienie tej zmiennej spowoduje, że dokumenty i raporty drukowane z Aktyna będąprzed wydrukowaniem konwertowane do standardu polskich znaków wskazanego przezCOVPRN. W pliku autoexec.bat dopisujemy zatem linię:

SET COVPRN=LA - aby przed wysłaniem do drukarki polskie znaki zostałyprzekonwertowane do standardu Latin2

SET COVPRN=MA - aby przed wysłaniem do drukarki polskie znakiprzekonwertować do standardu Mazovia

SET COVPRN=WN – dla konwersji do standardu Windows

SET COVPRN=AN – aby przekonwertować wydruk do postaci „bez polskichznaków” (w Aktynie standard oznaczany jako aAcCeE).

Zmienna SET KONFIGJeszcze jedna nowa zmienna środowiskowa, którą można dopisać do pliku autoexec.bat.Można z niej korzystać np. w firmach, w których Aktyn Pro instalowany jest na dyskachlokalnych a dane są na dysku sieciowym. Zmienna ta wskazuje ścieżkę dostępu do plikukonfiguracyjnego konfig.dat na dysku sieciowym. Dzięki temu wszystkie instalacjeAktyna mogą korzystać z jednego wspólnego pliku konfiguracyjnego (w związku z tym,że każda zainstalowana lokalnie wersja programu posiada własny plik konfiguracyjny,dotychczasowe zmiany konfiguracyjne należało wprowadzać kolejno na wszystkichstanowiskach komputerowych). Zastosowanie zmiennej SET KOFIG rozwiązuje tenproblem ograniczając zapis konfiguracyjny do jednego pliku.

Aby zmienna zadziałała należy w pliku autoexec.bat dokonać takiego np. wpisu:

SET KONFIG=M:\AKTYN30\KONFIG.DAT

Uwaga: W przypadku korzystania z powyższej zmiennej zalecamywykasowanie macierzystych plików konfig.dat na dyskachlokalnych.


Obrót opakowaniami zwrotnymiMożliwe jest aby na danym stanowisku, zamiast FA lub RA i ich korekt, drukowane byłynoty obciążeniowe i uznaniowe dokumentujące obrót opakowaniami zwrotnymi. W tymcelu należy dokonać poniższego wpisu w pliku autoexec.bat:

SET STAOP = <kod_stanowiska>

Uwaga: Zmienną tę możemy stosować tylko do stanowisk, na którychprowadzony jest wyłącznie obrót opakowaniami zwrotnymi.Użycie zmiennej wyklucza wystawianie na danym stanowisku„normalnych” dokumentów sprzedaży: FA, RA i ich korekt.


SPRZEDAŻ

Wystawianie dokumentów sprzedaży na podstawiezamówień

Ustalenie w Konfiguracja/Inne opcji Wybór kontrahenta przed listą towarową na Takpozwala na wypełnianie nagłówka dokumentu sprzedaży na podstawie danych zzamówienia. Będąc w oknie nagłówka dokumentu możemy skorzystać z kombinacjiklawiszy [Ctrl]+[F7], wejść do podglądu listy wszystkich zamówień od odbiorców i zlisty tej wybrać zamówienie jakie chcemy fakturować. Spowoduje to automatycznewypełnienie nagłówka faktury i listy towarowo-usługowej danymi wynikającymi zzamówienia.

Pobieranie na dokument sprzedaży zamówieńdotyczących kontrahenta innego niż wybrany

Dotychczas wystawiając dokument sprzedaży w trybie: najpierw kontrahent, potem towaryna liście zamówień pokazywane były tylko zamówienia przyjęte od danego kontrahenta itylko je można było pobrać na dokument. Obecnie istnieje możliwość wyświetlania ipobierania na dokument wszystkich zamówień, niekoniecznie związanych z kontrahentem,dla którego wystawiany jest dokument sprzedaży.

Umożliwia to klawisz funkcyjny [F2] służący do sortowania w oknie tabeli zamówień dopobrania na dokument sprzedaży. Kolejne naciskanie [F2] spowoduje wyświetlenie listy zwszystkimi zamówieniami, niezależnie od wybranego w danej chwili kontrahenta.

Jest to bardzo przydatna cecha programu, zwłaszcza w firmach posiadających wieleoddziałów, gdzie może się zdarzyć, że ten sam kontrahent posiada w bazie danych kilkaróżnych rekordów.

Nowa forma fakturyW Aktynie pojawiła się nowa forma faktury przystosowana do drukowania faktur zwłasnymi kodami towarowymi i kodami EAN, wykorzystywanymi przez duże firmy.Dodatkowy kod jest drukowany pod aktynowym kodem towaru. Aby móc skorzystać ztej formy wydruku faktury należy w Konfiguracja/Konfiguracja wydruków ustawićwartość parametru Forma wydruku FA/RA równą 8.


Uwaga: Dodatkowy kod na fakturze pojawi się tylko dla tych towarów zcennika, które posiadają zdefiniowany barkod o przelicznikurównym 1.

Nowe formy wydruku dokumentu WZW programie pojawiły się dwie nowe formy wydruków dokumentów WZ:

- Wydruk z EAN

- Wydruk z EAN cenami

Są one dostępne w menu wyświetlanym po podjęciu decyzji o drukowaniu dokumentuWZ:

Wprowadzone zmiany pozwalają poprawiać wydruki WZ pod kątem faktycznychilości wydanych towarów np. w sytuacji gdy na magazynie nie ma wszystkichpodanych towarów lub partia zadeklarowanych towarów nie mieści się w całościna samochodzie dostawczym.Wybranie opcji Wydruk z EAN spowoduje stworzenie WZ, które różni się oddotychczasowych form wydruku:- brakiem w liście towarowej kolumny z PKWiU oraz kolumny z informacją

o przeliczeniu ilości na opakowania zbiorcze- dodaniem kolumny z kodami EAN oraz kolumny przeznaczonej do ręcznego

wpisania ilości towaru faktycznie wydanej z magazynu- dodatkowo każda linijka towarowa oddzielona jest od sąsiedniej (by ułatwić

ręczne wpisywanie ilości wydanych i uniknąć ew. pomyłek)

Wybranie Wydruk z EAN cenami spowoduje utworzenie WZ takiej jak opisanapowyżej z dodatkowymi kolumnami w liście towarowej zawierającymi ceny,wartości i stawki VAT wydawanych towarów.


Uwaga: Kody EAN drukowane na w/w dokumentach będą pobieraneprzez program z bazy kodów dodatkowych, przy czym nawydruku umieszczany będzie ten kod dodatkowy, dla któregoprzelicznik jest równy 1.

Rabaty przy pomocy korekt wartościowychWiele firm współpracuje ze swoimi odbiorcami udzielając im rabatów za pomocą korektwartościowych pomniejszających ceny. W obecnej wersji programu pojawił sięmechanizm ułatwiający wykonywanie takich operacji. W trakcie wystawiania korektywartościowej, w tabeli pokazującej towary z korygowanego dokumentu, pojawia siędodatkowe okienko po naciśnięciu klawisza [F3] - rabat. Możemy w nim wpisać rabatprocentowy lub kwotowy, a program sam obliczy ceny po korekcie. Użycie klawisza [F3]spowoduje, że ewentualne zmiany wprowadzone wcześniej w liście towarowej korektyzostaną skasowane, a program obliczy ceny po rabacie na podstawie cen pierwotnych.Mechanizm ten można również wykorzystać do automatycznego anulowaniawprowadzonych zmian jeśli w oknie widocznym po [F3] wpiszemy rabat równy 0. Należyprzy tym pamiętać, że na skutek zaokrąglania cen po rabacie do pełnych groszy, rabatfaktycznie udzielony może się nieco różnić od tego jaki chcieliśmy dać. Także wartościudzielanych rabatów mają swoje ograniczenia: nie wolno udzielać rabatów kwotowychwiększych niż wartość dokumentu korygowanego i rabatów procentowych większychniż 99.99% . Można stosować rabaty ujemne czyli dopłaty, które spowodująpodwyższenie cen towarów na korekcie.


OPERACJE KASOWE

Rozliczanie płatności przelewowychW trakcie rozliczania płatności przelewowych oprócz podania rzeczywistej daty zapłaty,numeru i pozycji na wyciągu, dodano specyfikację. Zmiana ta może być wykorzystanapodczas eksportu danych do programu FK. Dzięki temu możliwe jest automatyczneksięgowanie rozrachunków takich operacji na odpowiednich kontach kontrahentów.

Automatyczne rozliczanie rozrachunkówW programie, w menu Operacje kasowe/Rozrachunki pojawiła się nowa opcja, służącado automatycznego rozliczania za pomocą operacji RR kilku rozrachunków mającychformę płatności przelew.

Sposób użycia nowej funkcji:

- odznaczamy rozrachunki

- zaznaczamy rozrachunki, które mają być rozliczane

- naciskamy kombinację klawiszy [Alt+R] aby uruchomić rozliczanie zaznaczonychrozrachunków

- wypełniamy okno z danymi (rzeczywista data zapłaty, numer i pozycja na wyciągubankowym, specyfikacja jaka ma być nadana wystawianym operacjom RR itp.)

- program dokonuje rozliczenia

Jeżeli wśród zaznaczonych pozycji znajdą się rozrachunki o formach płatności innych niżprzelew, podczas rozliczania zostaną pominięte.

Status rozrachunkuW obecnej wersji istnieje możliwość przypisania do rozrachunków nowej informacji –statusu rozrachunków. Status rozrachunków jest wyświetlany w postaci pojedynczegoznaku, w ostatniej kolumnie okna listy rozrachunków:


Status rozrachunku może przyjmować następujące stany:

Z – rozrachunek, do którego wydano dyspozycję zapłaty

P – rozrachunek, do którego wydrukowano polecenie przelewu

Spacja (brak znaku) – jest to rozrachunek, co do którego nie wydano dyspozycji zapłaty

Do zmiany stanu statusu rozrachunku służy kombinacja klawiszy [Ctrl]+[S]. Kolejnenaciskanie tych klawiszy w oknie rozrachunków zmienia status podświetlonej pozycji.Okienko z bilansem rozrachunków stanowiska [Ctrl]+[B] zostało rozbudowane ododatkowe informacje:

a) wartość rozrachunków do zapłaty (status równy Z)

b) wartość rozrachunków w trakcie płacenia (status równy P)

c) suma wartości z punktów a i b

Podgląd listy towarowej dokumentu z poziomutabeli rozrachunków

Opisywany mechanizm pozwala w łatwy i szybki sposób uzyskać informację jakie towaryi usługi są związane z wybraną płatnością. Aby skorzystać z tego mechanizmu, w oknielisty rozrachunków należy podświetlić interesującą nas pozycję a następnie nacisnąćklawisz [Enter] by przejść do okna opisu rozrachunku. Po wyświetleniu się okna opisurozrachunku naciskamy klawisz [F6]. Pojawia się okno podglądu, w którym otrzymujemyinformację o:

- kodzie towaru / produktu / kosztu / usługi z dokumentu

- nazwie

- ilości

- wartości w cenach operacyjnych netto


Własny tekst wezwania do zapłatyUżytkownik może przygotować indywidualny w treści tekst wezwania do zapłaty, któryzostanie wydrukowany za pośrednictwem programu. W tym celu należy utworzyć wkatalogu głównym Aktyna plik o nazwie wezwan.txt, w którym możemy wpisać dowolnytekst umieszczany następnie przez program na wydruku wezwania do zapłaty.

Uwaga: Przy tworzeniu i modyfikacji pliku wezwan.txt należy korzystaćz edytorów pracujących pod kontrolą systemu DOS. Używanienp. windowsowego Notatnika może powodować błędy w zapisiepolskich znaków narodowych.


PRZYJĘCIE TOWARU

Sumowanie towarów dodawanych czytnikiemkodów kreskowych

Program w obecnej wersji umożliwia sumowanie towarów dodawanych czytnikiem kodówkreskowych do listy towarów przyjmowanych na PZ. W module Przyjęcie towarówpowstał mechanizm, który praktycznie bez klikania w klawiaturę komputera pozwaladodawać towary do listy dokumentu PZ za pomocą czytnika kodów kreskowych.Wykonany mechanizm jest bardzo wygodny do wprowadzania towarów na listę PZ zapomocą czytnika ponieważ:

- ogranicza używanie klawiatury komputera

- zapewnia sklejanie na liście towarowej PZ towarów o takich samych kodach

Uruchomienie mechanizmu krok po kroku:

1. programujemy czytnik kodów kreskowych tak, by przed odczytaniem koduuruchamiał procedurę zastępującą użycie klawisza [INS], a po odczytaniu kodu[Enter] – zazwyczaj jest to bardzo proste i w praktyce sprowadza się doprzeczytania czytnikiem odpowiednich kodów programujących wydrukowanych winstrukcji czytnika

2. wchodzimy do wystawiania dokumentu PZ i przed lub po dodaniu pierwszegotowaru na listę towarową dokumentu włączamy mechanizm sklejania przeznaciśnięcie [F2] – Sklejanie w tabeli towarów dokumentu PZ

3. czytnikiem zaprogramowanym jak opisano powyżej czytamy kody przyjmowanychtowarów co powoduje, że bez potrzeby korzystania z klawiatury komputerado listy towarowej PZ dodawane są nowe pozycje z ilością równą 1 (jeśliprogram stwierdzi, że takiego towaru nie wpisano do tej pory na PZ) lubzwiększaną o 1 (dla towarów znajdujących się wcześniej na tejliście). Przy dodawaniu nowego towaru do listy jego nazwa, jednostki miary, ceny,stawki vat itd. pobierane są z cennika. Jeśli w cenniku nie będzie pozycji okodzie takim jak dodawany, program zablokuje dodanie takiego towaru do listyPZ, o czym poinformuje stosownym komunikatem i sygnałem dźwiękowym. Powprowadzeniu do cennika danych towaru można go dodać do listy PZ przezodczytanie jego kodu czytnikiem.


4. Na zakończenie, używając klawisza [Enter] możemy wejść do edycji każdego zdodanych towarów w celu sprawdzenia jego danych lub zmiany np. wartości zakupulub cen detalicznych i hurtowych.

Uwagi:

- Można korzystać z opisanego mechanizmu [F2] – Sklejanie bez programowaniaczytnika w sposób opisany wyżej, ale wówczas, przy przyjmowaniu każdego towaruz pomocą czytnika kodów kreskowych musimy najpierw nacisnąć [INS] naklawiaturze komputera, wczytać kod a następnie użyć klawisza [Enter].

- Sklejanie towarów na liście PZ można w dowolnym momencie wyłączyć ponownienaciskając klawisz [F2].

- Mimo włączonego sklejania towar do listy PZ można dodawać ręcznie wsposób standardowy jeśli dane towaru z listy cennika pobierzemy przez [F5] woknie towaru dodawanego na PZ.

- Opisany mechanizm działa przy wystawianiu wszystkich rodzajów dokumentówPZ, a także w poprawach PZ.

Import danych z kolektora na dokument PZUsprawniono obsługę mechanizmu importu danych z kolektora do dokumentu PZ. Jeślipodczas importu danych z kolektora na dokument PZ pojawi się towar z ilością równą 0,program poinformuje o tym odpowiednim komunikatem, a następnie wyświetli zapytanie,czy podobne komunikaty mają być pokazywane jeśli w importowanych danych pojawiąsię następne towary z zerowymi ilościami.


PRZESUNIĘCIA

Import z kolektora na listę towarową dokumentówPW i RW

Tworzenie list towarowych na dokumentach PW i RW można uprościć importując dane zkolektora. Poza importem danych z kolektora możliwy jest również import z zewnętrznegopliku tekstowego o ustalonym formacie. Opcja ta jest dostępna po naciśnięciu [Ctrl]+[I]w liście towarowej dokumentu PW i RW.

Nowy mechanizm exportu i importu przesunięćmiędzymagazynowych

W poprzednich wersjach programu, przy realizowaniu przesunięć międzymagazynowychza pomocą programów Export/Import zdarzały się niekiedy problemy z numeracjądokumentów PP, które uniemożliwiały dokonywanie przesunięć na dowolne stanowiska.

W obecnej wersji programu można wyeksportować wystawiany dokument PW do plikuwe wskazanym katalogu a następnie zaimportować go na odpowiednim stanowisku w celuwystawienia dokumentu PP.

Opis działania:

Wystawiamy dokument PW na magazynie, z którego towar jest przesuwany. Powydrukowaniu dokumentu pojawia się zapytanie z trzema opcjami do wyboru:

Skorzystanie z trzeciej, nowej opcji pozwala zapisać plik we wskazanym katalogu nadysku twardym lub np. dyskietce. Wygenerowany plik można przenieść zapośrednictwem dyskietki lub przesłać Internetem na stanowisko, na którym ma nastąpić


przyjęcie towaru. Na podstawie tego pliku, na magazynie docelowym, zostanieautomatycznie utworzony dokument PP.

Po wejściu do modułu Przyjęcie towaru/Przyjęcie towaru na PP wskazujemystanowisko, na którym wystawiono interesujący nas dokument PW i po wejściu do listytowarowej naciskamy [Ctrl]+[I], a następnie, po wyświetleniu stosownego okna oknaklawisz [F9] umożliwiający wpisanie ścieżki dostępu do pliku z zapisanym PW:

Wpisaną ścieżkę dostępu akceptujemy klawiszem [Enter] i w następnym okniewybieramy stosowny plik używając [F5]. Po ustaleniu opcji wydruku możemywydrukować dokument PP wygenerowany na podstawie zaimportowanego pliku.

Aby mechanizm działał prawidłowo należy ustawić w Konfiguracji:

- Inne – parametr Automatyczne przesunięcie bez potwierdzenia na Nie

- Inne2 – parametr Import eksport PW/PP na Tak


ZAMÓWIENIA

Numeracja zamówień wg nr sprzedawcyW programie można numerować zamówienia z uwzględnieniem numeru sprzedawcy.Dzięki temu każdy ze sprzedawców wyposażonych w notebooki z zainstalowanymAktynem wystawi dokumenty o unikalnej numeracji. Mechanizm ten będzie przydatny wfirmach, gdzie kilku sprzedawców w terenie przyjmuje zamówienia od odbiorców iprzenosi je do centrali.

W celu skorzystania z tej możliwości wymagane jest uaktywnienie opcji wKonfiguracja/Inne w drugim oknie jako Numeracja zamówień wg nr sprzedawcy.Włączenie tej opcji spowoduje, że zamówienia generowane przez sprzedawcę o numerzenp. 15 będą w danym miesiącu miały numery: 15001, 15002, 15003... itd. Sprzedawcyzbierający muszą mieć przypisane na liście użytkowników Aktyna odpowiednieidentyfikatory cyfrowe od 00 do 31 (program zezwala na 32 sprzedawców maksymalnie).Każdy sprzedawca może wystawić 999 zamówień w miesiącu. Operacje przekazaniainformacji o zamówieniach z notebooków do centrali wykonywane są za pośrednictwemprogramów Export i Import.

Przenoszenie formy płatności z zamówienia nadokument sprzedaży

Zaimplementowany został w programie mechanizm powodujący, że w trakcie wystawianiadokumentu sprzedaży na podstawie zamówienia, automatycznie przepisywana jest formapłatności, określona na tym zamówieniu.

Klawisz [F3] w tabeli zamówieńRozszerzono funkcjonalność klawisza [F3] w oknie tabeli zamówień, wyświetlającegoinformacje w kolumnie Uwagi. Jedno z kolejnych naciśnięć tego klawisza wyświetladodatkową informację dotyczącą numeru zamówienia w systemie kontrahenta i datę jegowystawienia w systemie kontrahenta.


Sortowanie w tabeli zamówień wg numeruzamówienia od kontrahenta

Rozszerzono funkcjonalność sortowania w tabeli zamówień (klawisz [F2]). Obecnie,możliwe jest sortowanie zamówień również wg numeru zamówienia od kontrahenta.Wpisanie w polu wyszukiwania odpowiedniej sekwencji znaków, powoduje podświetlenieszukanej pozycji na liście.

Tworzenie zamówienia do dostawcy na podstawietowarów brakujących

Program został wyposażony w nowe funkcje pozwalające zmniejszyć nakład pracyzwiązanej z tworzeniem zamówień na podstawie towarów brakujących. Dodatkowowprowadzono możliwość drukowania zamówień do dostawców bez uwzględniania cen iwartości zamawianych towarów. Aby zrealizować zamówienie do dostawcy na podstawietowarów brakujących należy w oknie Zamówienia złożone nacisnąć klawisz [F1] –braki. W wyświetlonym oknie zaznaczamy stanowiska, których stany magazynowe mająbyć uzupełniane i naciskamy [Ctrl]+[Enter]. Następnie zaznaczamy na liście cennikatowary, które mają zostać przeanalizowane przez program a tym samym zamówione. Wprzypadku gdy ilość towaru w magazynie jest mniejsza od zadeklarowanej w danychtowarowych ilości maksymalnej, zostanie on dodany do zamówienia, przy czym ilośćzamawianego towaru będzie brakującą różnicą.

Aby móc drukować zamówienia do dostawców bez cen i wartości w menuKonfiguracja/ Inne2 należy opcję Wydruk zamówienia do dostawcy bez cen ustawićna Tak.

Tworzenie zamówień do dostawcy na podstawiebilansu

W czasie wystawiania zamówienia do dostawcy na podstawie bilansu, wyświetlanalista towarów domyślnie pokazuje wszystkie towary z zamówień klientów (bez względu nato czy jest na nie pokrycie w towarach znajdujących się w magazynie i w zamówieniach dodostawców, czy nie). Po naciśnięciu klawisza [F3] pokazywane są towary, których brakoraz te z bilansem zerowym (ilość zamówiona przez klientów równa się ilości nazamówieniach do dostawców plus ilość w magazynie).


Możliwość wstawiania własnego tekstu na wydrukuzamówień

W obecnej wersji programu istnieje możliwość wstawiania do wydruku zamówień tekstuużytkownika zapisanego w zewnętrznym pliku. Plik stworzony dla Zamówień przyjętychod klientów powinien być zapisany jako komodb.txt a dla Zamówień złożonych dodostawców – komdos.txt. Pliki te należy umieścić w katalogu głównym programu Aktyn(tam gdzie plik wykonywalny aktyn.exe). Tekst drukowany jest na dokumenciezamówienia nad listą towarową.

Ilość towaru na magazynie bieżącymW oknie z danymi towaru pobieranego na zamówienie, pojawiło się dodatkowe pole Stan,informujące o ilości tego towaru na magazynie bieżącym. Informacja ta może się okazaćbardzo przydatna w trakcie tworzenia zamówień do dostawców.

Podgląd stanów wybranego towaru na wszystkichmagazynach

Wprowadzona zmiana pozwala znacznie ograniczyć czas potrzebny do określenia, najakich magazynach znajduje się wybrany towar, jakie są jego ilości na poszczególnychstanowiskach, czy go brakuje (w porównaniu do ilości minimalnej) lub czy może jest go zadużo (w porównaniu do ilości maksymalnej). Mechanizm ten znajdzie z pewnościązastosowanie w firmach, które prowadzą wiele magazynów. Przyda się szczególnie wcentralach tych firm, gdzie gromadzone są dane z wielu oddziałów dla osób analizującychstany towarów w magazynach, w celu znalezienia towarów wymagających uzupełnienia.

W tabeli pokazującej magazyn dostępnej po naciśnięciu klawisza [F8] a następnie [F2](np. w menu głównym Aktyna lub modułu Sprzedaż) została dodana nowa opcja onazwie Stany uruchamiana poprzez naciśnięcie [Ctrl]+[M], po ustawieniu się nainteresującym nas towarze. Program przedstawia raport z informacjami o ilościachwybranego towaru na wszystkich magazynach. Na raporcie znajdują się następująceinformacje:

- kod towaru

- nazwa towaru

- kod stanowiska


- ilość towaru na poszczególnych magazynach

- ilość brakująca obliczona jako ilość minimalna - ilość w magazynie

- ilość nadmiarowa obliczona jako ilość w magazynie - ilość maksymalna


RAPORTY

Nowa forma wydruku raportu Cenniki/ z kartotekiZmieniono formę wydruku raportu Cenniki/ z kartoteki. Nowy wydruk ma uproszczoną,bardziej czytelną formę, zrozumiałą nie tylko dla użytkowników Aktyna ale równieżdalszych odbiorców tego raportu, np. klientów.

Dodatkowy parametr w raportach Brakujące iNadwyżkowe towary

Zmodyfikowano raporty w menu Stany/ Magazyn: Brakujące Towary i Nadwyżkowetowary. W trakcie definiowania raportu można określić nowy parametr – cenę w jakiej mabyć obliczona i zaprezentowana na raporcie wartość brakujących lub nadwyżkowychtowarów.


KONFIGURACJA

Inne – Podpowiadaj ceny sprzedaży równe cenomnabycia

Konfiguracja/Inne - Podpowiadaj ceny sprzedaży równe cenom nabycia. Powłączeniu tego parametru i ustawieniu ceny [F5] w tabeli magazynu widocznej podczaswystawiania dokumentu sprzedaży równej cenie nabycia, program zmieni dodawanym nadokument towarom ceny sprzedaży na ceny równe cenom nabycia. Przy ustawionych wtabeli magazynu cenach zakupu lub detalicznych, program będzie ustawiał dodawanymna dokument towarom ceny sprzedaży równe cenom detalicznym . Przy ustawionychcenach hurtowych program podpowie ceny sprzedaży równe tym cenom.

Inne – Drukuj datę otrzymania na korektachKonfiguracja/Inne pojawiła się nowa opcja, której włączenie powoduje drukowanie datyotrzymania korekty równej dacie bieżącej (w stopce przy podpisie odbiorcy) nadokumentach KF. Przepisy zobowiązują odbiorcę korekty do wpisania daty jej otrzymaniai podpisania dokumentu. Jeśli w firmie wystawiającej takie korekty występują tylko takieprzypadki gdy data otrzymania korekty jest równa jej dacie wystawienia to w/w opcjęmożna włączyć.

Inne – Ostrzeżenie o przeterminowanychpłatnościach

W konfiguracji/inne dodano opcję Ostrzeżenie o przeterminowanych płatnościach.Włączenie jej powoduje przy wystawianiu FA/RA podczas pobierania kontrahentapojawianie się komunikatu "Przeterminowana płatność o x dni,s1_k:fa00001dd/mm/yyyy, 99999.99zł".

Uwaga: Program informuje w ten sposób tylko o przeterminowanychpłatnościach dotyczących zobowiązań wobec naszej fimy. Nieinformuje o przeterminowanych płatnościach jakie powinniśmyzapłacić.


Inne – Marża na wydruku PZ liczona „z góry”Nowa opcja w Konfiguracja/inne – Marża na wydruku PZ liczona "z góry". Sterujeona algorytmem liczenia marży procentowej prezentowanej w linijce towarowej dokumentuPZ: "w cenach detalicznych + marża".

Inne – Numeracja zamówień wg nr sprzedawcyOpcja przydatna np. przy zbieraniu zamówień od odbiorców przez sprzedawcówwyposażonych w notebooki z zainstalowanym Aktynem w celu przeniesienia tychzamówień do komputera w centrali. Włączenie tej opcji spowoduje, że zamówieniagenerowane przez sprzedawcę o numerze np. 15 będą w danym miesiącu miały numery:15001, 15002,15003... itd. Należy pamiętać, aby sprzedawca w danych użytkownikamiał przypisany identyfikator cyfrowy o wartości: 00 – 31.

Inne – Export do Ecimp=0, MultiCash=1,MiniBank=2, Elixir-O=3

W obecnej wersji Aktyna umożliwiono wymianę informacji z kolejnym programem typuHomeBanking w postaci pliku wymiany z informacjami jakie przelewy mają być dokonaneprzez bank w popularnym formacie Elixir-O. Aby plik z informacjami o przelewachgenerowanymi w module Kasa/Rozrachunki (klawisz [F9]-ELIXIR) miał właśnie tenformat, należy wpisać wartość równą 3.

Inne 2 – Blokada automatycznego dodawaniakontrahenta

W Konfiguracja/Inne pojawiła się nowa opcja Blokada automatycznego dodawaniakontrahentów. Włączenie jej spowoduje zablokowanie automatycznego dodawania dokatalogu kontrahenta wpisanego z ręki na dokument kredytowy. Działa tylko dladokumentów sprzedaży. Zmiana została wykonana na wniosek jednej z firm, która mabardzo dużo kontrahentów okazjonalnych i nie chce aby byli oni dopisywani do bazykontrahentów powodując jej nadmierny rozrost.


Inne 2 – Informacja o przekroczeniu cen nabyciaSprawdzanie cen po rabacie dokumentowym Wielu dealerów i użytkowników Aktynanarzekało, że Aktyn nie sprawdza czy ceny sprzedaży nie stały się mniejsze od cennabycia towarów po udzieleniu rabatu dokumentowego. Bez tego zdarzały się przypadkisprzedaży ze stratą. Sprawdzenie cen było tylko po rabacie towarowym. Teraz takiesprawdzenie już jest dostępne także po rabacie dokumentowym.

W Konfiguracja/Inne2 jest nowa opcja Informacja o przekroczeniu cennabycia, której włączenie spowoduje, że: - po wprowadzeniu rabatu dokumentowego nadokument sprzedaży program sprawdzi, czy ceny sprzedaży nie są mniejsze od cennabycia - dla towarów dla których będą mniejsze wyświetli informację z kodem towaru,ceną nabycia i ceną sprzedaży np. "Dla towaru <kod> cena sprz <cena sprzedaży>mniejsza od nab <cena nabycia>".

Inne 2 – Lista kaucji za opakowania zwrotne wosobnej tabeli

Opcja umożliwia wydruk na fakturze kaucji za opakowania zwrotne, w osobnej tabeli a niejak do tej pory razem z towarami i usługami. Ma to swoje uzasadnienie, gdyż kaucje niepodlegają opodatkowaniu VAT i najlepiej by ich wartość nie pojawiała się w tabelce„vatowskiej”.

Inne 2 – Wydruk zamówienia do dostawcy bez cenUstawienie tej opcji na TAK powoduje, że na wydrukach zamówień do dostawców niebędą widoczne ceny i wartości poszczególnych pozycji.

Inne 2 – Import eksport PW/PPW obecnej wersji programu udoskonalono mechanizm importu/eksportu przesunięćmiędzymagazynowych. Aby mechanizm zadziałał prawidłowo, powyższy parametr musibyć ustawiony na TAK, zarówno na komputerze źródłowym jak i na docelowym, naktórym będą wystawiane dokumenty PP. Podczas zapisu dokumentu PW użytkownikmoże zapisać go do pliku pw_nr.dat. Przy wystawianiu dokumentu PP możnazaimportować dane z pliku. W Aktynie wielostanowiskowym unika się w ten sposóbproblemów z numeracją dokumentów PP.


Inne 2 – Zaznaczanie niesieciowe w cennikuUstawienie tego parametru na Tak powoduje, że rekordy w bazie cennika zaznaczane wAktynie są widoczne przez wszystkich użytkowników w Fiskasie. Opcja przydatna dlajednostanowiskowych wersji Aktyna współpracujących z Fiskasem.

Uwaga: Rozwiązania tego nie należy stosować w wersjiwielostanowiskowej Aktyna.

Konfiguracja sprzedaży – Wielokrotne dobieranietego samego towaru z tej samej dostawy

Opcja w Konfiguracja/Konfiguracja sprzedaży o nazwie Wielokrotne dobieranie tegosamego towaru z tej samej dostawy wpływa też na proces wystawiania zamówień. Za jejpomocą można umożliwić lub zablokować wielokrotne pobieranie towaru o danym kodziena zamówienie.

Konfiguracja wydruków – Sklejanie towarów i usługna wydruku

Parametr, którego włączenie powoduje sklejanie towarów i usług na wydrukachdokumentów sprzedaży, WZ, KF i KR. Aby odpowiednie pozycje na wydruku zostałysklejone muszą mieć te same kody, nazwy, jednostki miary, ceny zwrotu i stawki VAT.Dodatkowo, musi zostać spełniony następujący warunek:

ilość sklejona x cena zwrotu (po zaokrągleniu do 1 gr) = suma wartości zwrotu sklejanychpozycji.


UŻYTKOWNICY

Przegląd i ustawienie uprawnień

Sprzedaż – Blokada przekroczenia limitukredytowego

Ustawienie tego uprawnienia na TAK nie pozwoli na wystawienie kontrahentowidokumentu sprzedaży w sytuacji, gdy wartość należności przekroczyła przyznany mu limitkredytowy lub przekroczy w wyniku wystawienia bieżącego dokumentu.

Operacje kasowe, Przyjęcie Towaru – Dostęp dowydruków archiwalnych

Uprawnienie to ma na celu zapobieganie sytuacjom wynikającym z pomyłkowychwydruków (np. ktoś omyłkowo drukuje drugi raz ten sam dokument KW, kasjer tego niezauważa i po raz drugi wypłaca pieniądze). Użytkownicy nie posiadający tego uprawnieniamają prawo do pojedynczego wydruku wystawianego dokumentu kasowego lub dostawy(mogą go jednak wielokrotnie oglądać na ekranie monitora przed wydrukowaniem nadrukarce). Nie mogą natomiast wykonywać wydruków archiwalnych, zablokowana jestrównież możliwość wielokrotnego zapisu do pliku.


INWENTARYZACJA

Tworzenie arkusza spisu z naturyWprowadzone zostało kolejne usprawnienie mechanizmów tworzenia arkusza spisu znatury przy użyciu czytnika kodów kreskowych. W oknie tabeli towarów na arkuszupojawił się nowy klawisz funkcyjny Naciśnięcie tego klawisza powoduje dodawanie 1sztuki towaru do pozycji, na której aktualnie znajduje się kursor. Jeżeli w pole Szukajkodu wpisany zostanie kod towaru (pełny!), który nie figuruje na arkuszu (ale figuruje wcenniku) i zostanie użyty klawisz [F3], program automatycznie odczyta dane z cennika iumieści na arkuszu odpowiedni towar w ilości 1 szt. W przypadku gdy wpisany kod niefiguruje w cenniku, zostanie wyświetlony komunikat z pytaniem o dodanie nowego towaruna arkusz spisu z natury. Można odpowiednio zaprogramować czytnik kodów, tak by poodczytaniu kodu towaru uruchamiał procedurę zastępującą naciśnięcie klawisza [F3] naklawiaturze komputera. Skorzystanie z tego mechanizmu w znaczący sposób możeprzyspieszyć proces tworzenia arkusza spisu z natury przy użyciu czytnika kodówkreskowych, a także pozwoli wyeliminować wiele dotychczasowych błędów. Mechanizmdziała tylko przy sortowaniu towarów na arkuszu spisu z natury wg kodu.


NARZĘDZIA

Raporty różne (rozne.exe)

Wydruki na drukarkach atramentowych i igłowychDo tej pory program umożliwiał poprawne drukowanie raportów tylko na drukarkachigłowych. W obecnej wersji wprowadzono zmiany pozwalające poprawnie drukowaćrównież na drukarkach atramentowych i laserowych, pod warunkiem że w Aktyniezdefiniowano prawidłowo zestaw znaków sterujących dla danej drukarki.

Nowy sposób określania towarów na raportachW większości raportów dodano nowy parametr określający jakie towary mają byćuwzględniane w trakcie generowania sprawozdania (M). Parametr ten ustawia maskę, wgktórej mają być definiowane dane towaru tak, by mogły zostać uwzględnione w raporcie.Przy wykonywaniu raportu sprawdzana jest zgodność towaru z zapamiętaną maską a nieto czy towar został zaznaczony lub nie. W wielu przypadkach zostaje znacznie skróconyczas definiowania raportu poprzez wyeliminowanie czynności zaznaczania i odznaczaniatowarów w cenniku.

Zestawienia eksportoweNowy raport przygotowany dla firm, które rejestrują faktury eksportowe i korekty do tychfaktur w euro, a następnie rozliczają rozrachunki z nimi związane. Wszystkie z tychoperacji muszą być księgowane w złotówkach, a ich złotówkowa wartość wyliczona jestna podstawie wartości euro i jego kursu z odpowiedniego dnia. Bardzo często kurs ten niejest znany w chwili wystawienia faktury. Mechanizm, w który został wyposażony raportZestawienia eksportowe pozwala zbudować bazę danych w oparciu o operacje zostatniego miesiąca, uzupełnić je o kursy euro i daty tych kursów, a następniewydrukować zestawienie lub stworzyć plik w formacie CommaFile, który można wczytaći modyfikować np. w Excelu. Użytkownik musi pamiętać o aktualizacji danych. Tabelazestawienia eksportowego może być aktualizowana poprzez dodanie lub kasowaniedokumentów.


Uwaga: Przyjęto założenie, że użytkownik rejestruje i rozlicza fakturyeksportowe na oddzielnym stanowisku.

Informacje o towarach – Ilość w magazynieNowy raport pozwalający uzyskać informacje dotyczące ilości wskazanych towarów naposzczególnych magazynach. Dla każdego magazynu (stanowiska) oprócz ilości towaru wmagazynie, pokazywana jest ilość brakująca i ilość nadmiarowa. Ilość brakująca liczonajest jako ilość minimalna – ilość w magazynie. Ilość nadmiarowa liczona jest jako ilośćw magazynie – ilość maksymalna.

Podobnie jak w innych zestawieniach, możemy sortować pozycje na liście używającklawisza [F2]. Domyślnie dane wyświetlane są wg kodu magazynu. Korzystając z [F2]możemy sortować je wg ilości brakującej, ilości nadmiarowej.

Istnieje możliwość selektywnego filtrowania wyświetlanych informacji. Służy do tegoklawisz [F3]. Chcąc wyfiltrować pozycje na liście należy wpisać odpowiednią sekwencjęznaków, będącą kryterium wyboru dla szukanych pozycji. Wyfiltrowane informacjemożemy sortować klawiszem [F2]. W każdej chwili możemy dokonać podsumowaniaprezentowanych na ekranie danych za pośrednictwem klawisza [F5].

Uwaga: W przypadku dużych baz danych, sortowanie [F2], filtrowanie[F3] oraz podsumowanie [F5], może zająć dłuższą chwilę. Naczas trwania obliczeń ma również wpływ konfiguracjasprzętowa danego komputera – im lepszy komputer tym czasoczekiwania na wynik krótszy.

Gotowe zestawienia możemy wydrukować za pomocą klawisza [F4].

Tabele rabatoweDo chwili obecnej raport Grupy rabatowe pokazywał wartości rabatów procentowychustalonych dla poszczególnych kontrahentów na określone grupy towarowe. Obecnie,oprócz rabatu procentowego, podawane są informacje o obrocie z danym kontrahentem,na danej grupie towarowej, w zadanym okresie czasu. Raport ten doskonale się teraznadaje do analizy zakupów dokonywanych przez kontrahenta w naszej firmie (jakie grupy


towarowe i co najczęściej kupuje), jak również od ewentualnej późniejszej korektyrabatów.

Sprawozdania dla... i Raport dla...W obu modułach dokonano modyfikacji, rozszerzając użyteczność istniejących raportów isprawozdań, przystosowując je w wielu wypadkach do wykorzystania przez firmy, dlaktórych nie były dedykowane. Pojawiły się też nowe pozycje, stworzone na zamówieniekonkretnych klientów. Informacje na temat szerszego wykorzystania niektórych raportów isprawozdań z tych modułów można uzyskać w firmie River, pod numerem telefonu: (012)638-66-55.

Rankingi sprzedaży – wg wagiNowa możliwość w module Rankingi sprzedaży. Obecnie, oprócz rankingu robionegowg obrotu, marży i ilości można również zrobić taki ranking wg wagi. Aby rankingpodawał prawidłowe informacje, w cenniku, w danych towarowych muszą byćzdefiniowane pola waga.

Rozrachunki archiwalne i potwierdzenia saldZmodyfikowano mechanizmy tworzenia raportu Rozrachunki archiwalnei Potwierdzenia sald. Powyższe wydruki można wykonać w oparciu o datę operacjirozliczenia rozrachunku zarejestrowaną w Aktynie lub w oparciu o datę faktycznej zapłatyza rozrachunek podaną podczas tego rozliczenia. Zalecamy by wydruk Potwierdzeniasald wykonywać wg rzeczywistej daty zapłaty, a wydruk raportu Rozrachunkiarchiwalne wg daty operacji. Przy tych założeniach Potwierdzenia sald powinnyzgadzać się z danymi ich adresata, a wydruk raportu Rozrachunki archiwalne powinienzawierać takie same dane jak wydruk raportu ze stanu rozrachunków zrobiony na początekpodanego dnia w Aktynie.

Sprzedaż wg dostawcówDwa nowe parametry w raporcie Sprzedaż wg dostawców. W dotychczasowychwersjach programu, wydruki raportu przedstawiały towary posortowane wg kodu, comogło nie odpowiadać firmom używającym kodów kreskowych. W tej chwili możliwe jest


ustawienie sortowania towarów na raporcie zarówno wg kodów, jak i po nazwie. Służydo tego nowy parametr Sortowanie w oknie parametrów raportu.

Drugim nowym parametrem konfiguracyjnym jest parametr Drukuj, który także możeprzyjmować 2 wartości: 1 = z rabatem i 2 = ze stanami magazynowymi. Po ustawieniuwartości 1 raport drukowany jest w dotychczasowej postaci tzn. z kolumną Rabat.Ustawienie wartości 2 drukuje raport gdzie zamiast kolumny Rabat jest kolumna zsumaryczną ilością towarów na wybranych stanowiskach (magazynach).

Uwaga: Należy pamiętać, że program uwzględnia stan magazynu wchwili obecnej tj. w momencie wykonywania raportu a niewynikający z daty końcowej podanej w zakresie czasowym.

Sprzedaż towarów promocyjnychRaport przedstawia dokumenty sprzedaży, na których zarejestrowano sprzedaż towarówpromocyjnych razem z pozostałymi towarami. Raport ułatwia analizę działania promocji(ile było dokumentów ze sprzedanymi towarami promocyjnymi, jakie towary sprzedawanonajczęściej z towarami promocyjnymi itd.). Wydruk raportu dostarcza informacji na tematilości dokumentów, obrotów na towarach, marży, , rabatów itd.

Sprzedaże ze stratąRaport ten pokazuje towary, które sprzedano za pomocą dokumentów FA, RA lub PA pocenie niższej niż cena nabycia. Pozwala wybrać stanowiska, z których dane mają byćanalizowane na raporcie, zakres dat, cenę ewidencyjną i operacyjną oraz sposóbposortowania towarów na wydruku. Raport zawiera informacje dotyczące każdego towarutakie jak: kod towaru, nazwa, jednostki miary, ilość, cena. Pozycje dotyczące tegosamego towaru o tych samych cenach są sklejane na wydruku, towary o cenach różnychprzedstawiane są w osobnych pozycjach.

Dla formy wydruku:

0 – są to sprzedaże ze stratą

1 – jest to raport z towarów przecenionych


Faktury i ich WZ-tkiNowy raport pozwalający otrzymać wydruk dokumentów sprzedaży powiązanych zdokumentami WZ lub korektami WZ wraz z numerami tych dokumentów. Operuje trzemaparametrami:

- Stanowiska

- Zakres czasowy

- Dokumenty

Poziom szczegółowości decyduje o ilości informacji zawartych na raporcie.

Faktury eksportoweNowy mechanizm pozwalający drukować faktury eksportowe (a także krajowe) orazkorekty do tych faktur, w trybie graficznym.

Podstawowe cechy:

- wydruk faktury eksportowej generowany jest automatycznie na podstawie wskazanejfaktury eksportowej zapisanej w bazach Aktyna

- po wskazaniu przelicznika cen (kursu) mechanizm tworzący fakturę może przeliczyćceny ze złotówek na euro

- przed stworzeniem wydruku faktury można zmienić dane konta bankowego na jakiema wpłynąć zapłata

- faktura drukowana jest w trybie graficznym co umożliwia dostosowanie jej wyglądudo własnych potrzeb, np. możliwość wstawienia graficznego logo firmy, zmianaczcionki, układu tekstu itd.

- zapisywana jest w pliku html, zawiera opisy po polsku, po polsku i angielsku lub popolsku i włosku

- ceny i wartości wyrażane są w euro

- po utworzeniu faktura otwierana jest w edytorze Ms Word, co pozwala ją ręczniemodyfikować i drukować

- rabat kwotowy i procentowy prezentowany na wydruku liczony jest w odniesieniu docen detalicznych


Wymagania:

- mechanizm wykorzystuje następujące pliki:

- fa.htm (wersja polska)

- faexgb.htm (wersja angielska)

- faexi.htm (wersja włoska)

- image3.gif (z logiem firmy)

- wordopen.vbs (skrypt Visual Basic)

- wzory faktur eksportowych powinny znajdować się w podkatalogachWZORYDOK/ORYGINAL i WZORYDOK/ROBOCZY, w katalogu Aktyna inazywać się fa.htm (faktura w języku polskim), faexgb.htm (faktura po angielsku)lub faexi.htm (faktura po włosku)

- skrypt uruchamiający program Ms Word (wordopen.vbs) powinien znajdować się wpodkatalogu SKRYPTY w katalogu Aktyna

- w systemie Windows musi być zainstalowany program cscript.exe a w plikuautoexec.bat ustawiona zmienna PATH do katalogu, gdzie się ten program znajduje(standardowo: PATH C:\WINDOWS;C:\WINDOWS\COMMAND)

- w systemie musi być zainstalowany edytor Ms Word

- angielska lub włoska nazwa towaru powinna być wpisywana w pierwszej linii opisutowaru, a angielska lub włoska jednostka miary w drugiej linii opisu towaru

- w pierwszej linii opisu kontrahenta można wpisać adres na jaki ma być dostarczonytowar, w drugiej warunki dostawy (np. "DDU VIENNA (INCOTERM 2000)", wtrzeciej opis płatności (np. "after income of goods"), w czwartej kod kontabankowego na jakie ma być dokonana zapłata. Informacje te mogą być umieszczaneautomatycznie na wydruku faktury, o ile tylko nie zostaną usunięte znaczniki(#znacznik#) – np. #opispla#, #wardos1#, #wardos2#, #nazban#, #konban#)

- program może na fakturze umieścić informacje o łącznej ilości towarów i łącznej ichwadze. Aby waga była liczona poprawnie musi dla każdego towaru w cenniku byćpodana waga jednostkowa. Do sumarycznej ilości i wagi nie są wliczane usługi zfaktury.

- przed rozpoczęciem stosowania mechanizmu należy dostosować wzór fakturyzapisany w pliku faexgb.htm (angielska) lub faexi.htm (włoska) do własnychpotrzeb. W tym celu najlepiej użyć edytora Ms Word. Wraz z instalacją dostarczanesą gotowe wzory i szablony faktur, które można modyfikować, mogą też służyć jakopliki przykładowe pozwalające zapoznać się z funkcjonowaniem nowegomechanizmu.


- po każdym wydruku faktury eksportowej trzeba zamknąć Ms Word

W jaki sposób korzystać z mechanizmu Faktury eksportowe:

- wystawiamy fakturę eksportową w Aktynie

- uruchamiany moduł rozne.exe i wybieramy opcję Faktury eksportowe

- pokazana zostaje tabela z wystawionymi fakturami eksportowymi w Aktynie wbieżącym miesiącu, na bieżącym stanowisku - w razie potrzeby zmieniamystanowisko lub miesiąc

- wybieramy fakturę, do której chcemy wykonać wydruk w trybie graficznym,naciskamy klawisz [F5]

- podajemy przelicznik cen określający przez jaki współczynnik powinny zostaćpodzielone ceny zapisane w fakturze aktynowej aby otrzymać ceny w euro nawydruku faktury

- podajemy, który wzór faktury ma być użyty do stworzenia wydruku (polski, angielskilub włoski)

- możemy zmienić dane konta bankowego umieszczane na fakturze

- możliwość wyboru: formatu numeru dokumentu, formatu liczb ogólnych (np. ilościdni do zapłaty, formatu liczb określających wartości i ceny, formatu liczbokreślających ilość, formatu liczb określających wagę

- po stworzeniu pliku faexp.htm uruchamiamy Ms Word, poprawiamy wydruk fakturyo ile jest to konieczne i ją drukujemy

- zamykamy Ms Word

- wychodzimy z modułu rozne.exe lub przystępujemy do drukowania kolejnej fakturyeksportowej


Etykiety

Drukowanie etykiet na podstawie cennikaZmodyfikowano mechanizm drukowania etykiet na podstawie cennika. Wdotychczasowych wersjach programu użytkownicy musieli niekiedy dość długo czekać, wprzypadku dużych cenników (kilka tysięcy rekordów). Przy wchodzeniu do definiowaniaetykiet na podstawie cennika pojawia się pytanie czy przepisywać cennik czy nie. Powejściu do tabeli etykiet bez przepisywania cennika istnieje możliwość dodawania nowychpozycji do tej tabeli przez pobieranie ich z cennika za pośrednictwem klawisza [F5].

Inne zmiany w programie EtykietyWprowadzono zmiany związane z drukowaniem danych:

- w obecnej wersji programu umożliwiono komunikację z drukarką przez dowolny portLPT lub COM

- w programie Etykiety/Konfiguracja pojawił się nowy parametr: Dodaj opistowaru. Domyślnie parametr ten ustawiony jest na Nie. Po zmianie parametru naTak dane wysyłane na drukarkę kodów kreskowych Zebra i Eltron zawierać będądodatkowe informacje – 10 linii opisu towaru, po 70 znaków każda. Żeby mogły byćone wydrukowane w formacie etykiety przesyłanym na samym początku do drukarkitrzeba dodefiniować 10 dodatkowych zmiennych.

- użytkownik nie musi już pamiętać o wysyłaniu formatu etykiet na drukarkę. Jeśli wkatalogu Aktyna zostanie umieszczony plik opisujący format etykiety dowydrukowania (format .epl dla drukarki obsługującej EPL2 i .zpl dla drukarekobsługujących ZPL2) to przed wysłaniem danych do wydrukowania zostanie onzaładowany do drukarki.


Edtkod

Zamiana wielu kodów towarowych na jedenProgram Edtkod został zmodyfikowany tak by można było wiele kodów towarowychzamienić na jeden. Mechanizm ten działa na podobnej zasadzie jak ten funkcjonujący jużod dawna dla kontrahentów. Podobnie jak tam istnieje możliwość automatycznegouwspólnienia danych, kasowania zduplikowanych rekordów w bazach itd). Przy okazjizmieniono kryteria decydujące o tym czy dane towaru mają być zmieniane czy nie (nie sąjuż sprawdzane stawki VAT).

Uwaga: Zmianie uległa struktura bazy konwersji towarów. Stare bazy_tw.dat należy wykasować lub przekonwertować, gdyż wprzeciwnym wypadku pojawi się błąd "invalid key declaration".

Export/Import

Bezpośredni dostęp do wskazanego kataloguIstnieje obecnie możliwość wskazania dowolnego katalogu na dysku, wykorzystywanegoprzez programy Export i Import do zapisu i odczytu danych. Służy do tego odpowiedniwpis w pliku autoexec.bat np.:

SET TRGDIR=C:\EXPIMP – program Export będzie zapisywał swoje dane w kataloguEXPIMP na dysku C

SET SRCDIR=C:\EXPIMP – program Import będzie poszukiwał danych do odczytu wkatalou EXPIMP na dysku C


INNE

Równoczesna transmisja danych z kolektora nakilku stacjach w sieci

W przypadku dużych firm coraz częściej zdarzają się przypadki równoczesnej transmisjidanych z kolektora do Aktyna na kilku stanowiskach w sieci. Do chwili obecnej importy zkolektora i moduł Download nie były przystosowane do takiej sytuacji, w związku z czymjedna stacja nadpisywała dane odczytane z kolektora przez drugą stację. W obecnej wersjiprogramu problem ten został wyeliminowany i teraz pliki wymiany czytane są z katalogówkart sieciowych. Również konfiguracja źródła danych w programie Download jest obecniezapamiętywana dla każdej stacji w sieci osobno. Można w programie Download takskonfigurować odczyt aby dla stacji nr 1 był tworzony plik o ustalonej przez użytkownikanazwie np. 1.txt, dla stacji nr 2 np. 2.txt itp. Dzięki temu unikniemy nadpisywania danychprzy równoczesnych importach z kolektorów przez kilka stacji.

Dodatkowo zmieniona została organizacja konwersji danych przed wysłaniem i odczytem.Może się zdarzyć, że plik odczytywany z kolektora ma format Aktyna ale wymagakonwersji z uwagi na to, że program Download obsługuje tzw. ograniczony kod towaru(kod, ilość). Wprowadzono następujące rodzaje konwersji danych do formatuwymaganego przez Aktyn:

W – konwersja wewnętrzna z pliku o formacie wymaganym przez Aktyn do formatu kod,ilość

O – konwersja z pliku o nieznanej strukturze (zewnętrzna)

S – konwert z pliku .dbf tworzonego przez kolektor SYMBOL

B – brak konwersji

Uwaga: Obsługa kolektorów danych występuje w modułach: Dostawa,Dodatki, Inwentaryzacja i Download. Jeżeli użytkownikwykorzystywał kolektory danych w poprzednich wersjachprogramu, powinien usunąć dotychczasową definicję źródełdanych i stworzyć ją na nowo poprzez uruchomienie aktualnejwersji Download.exe. Ostatnim etapem jest zmodyfikowanie


definicji źródeł danych modułu Download na każdej stacjiużywającej kolektorów.

Współpraca z kolektorami danych Symbol PDT3100

W chwili obecnej program Aktyn potrafi zarówno wysyłać, jak i odbierać dane z kolektoraSymbol.

Wykonane zmiany w Aktynie sprowadzają się do modyfikacji modułu Download tak bypotrafił przygotować plik z danymi w formacie pliku .dbf o strukturze wymaganej przezkolektory Symbol oraz by potrafił taki plik odczytany z kolektora przekonwertować doformatu wymaganego przez program Aktyn.

Definiowanie współpracy kolektora Symbol z Aktynem (przykład do samodzielnejmodyfikacji; przy założeniu, że komunikacja odbywa się przez COM2):

- do katalogu Aktyna należy skopiować pliki download.exe z obsługą Symbol PDT3100, plik wymiany a.dbf o strukturze wymaganej przez ten kolektor oraz programkomunikacyjny tft3000.exe (pliki można uzyskać w firmie River)

- tworzymy dwa pliki wsadowe (batche) np. akt2sym.bat do wysyłania danych doSymbola i sym2akt.bat do odbierania danych z kolektora

- uruchamiany moduł Download i definiujemy nowe źródło danych o następującychparametrach:

Nazwa = Symbol PDT 3100

Komenda uruchamiająca odczyt danych = sym2akt.bat 2 a.dbf

Specyfikacja pliku z odczytanymi danymi = a.dbf

Konwersja danych do formatu wymaganego przez Aktyn = S

Konwersja danych do formatu wymaganego przez źródło danych = S

Specyfikacja pliku z wysyłanymi danymi = a.dbf

Komenda uruchamiająca zapis danych = akt2sym.bat 2 a.dbf

- konfigurujemy kolektor danych Symbol PDT 3100


Przykłady plików wsadowych:

akt2sym.bat

CLS@ECHO OFFCALL TFT3000.EXE -S9600 -P%1 P %2 > NULCALL TFT3000.EXE -S9600 -P%1 -X > NUL

sym2akt.bat

CLS@ECHO OFFCALL TFT3000.EXE -S9600 -P%1 G %2 > NULCALL TFT3000.EXE -S9600 -P%1 -X > NUL

Obsługa ograniczonego kodu towaruW obecnej wersji programu rozszerzono obsługę ograniczonego kodu towarowego(dostępnego do tej pory tylko w Sprzedaży) na większość pozostałych modułów Aktyna.

Uwaga: Nie zaleca się stosować w programie mechanizmówograniczonego kodu towarowego i dodatkowych kodówtowarowych. Wprowadzając ograniczony kod towarowy zklawiatury należy pamiętać, by kod wpisywany był w takiejpostaci w jakiej byłby wczytywany przez czytnik kodówkreskowych, tzn. ze znakami, które zostaną odcięte. W związkuz powyższym obsługa ograniczonego kodu towaru działa tylko wtrakcie dodawania nowego rekordu, nie działa natomiast przymodyfikacji rekordów istniejących. Zapobiega toprzypadkowemu obcięciu kodu już wcześniej obciętego.


Zmiany w programie uwzględniające przepisydotyczące tzw. Małego Podatnika

W związku ze zmianą przepisów dotyczących tzw. Małego Podatnika, w programiedokonano kilku zmian w celu przystosowania go do rejestrowania zakupów od MałegoPodatnika i wystawiania faktur VAT-MP:

- w oknie danych nagłówka dokumentu PZ zmieniony została przełącznik „FakturaVAT Tak/Nie” na „Faktura VAT Tak/Nie/MP”. Fakt ten jest późniejsygnalizowany na wydrukach odpowiednich dokumentów PZ.

- w oknie listy dokumentów wybieranych przy robieniu korekty dostawy do fakturzakupowych tego typu, przed numerem faktury pojawia się oznaczenie MP

- w oknach konfiguracyjnych raportów Ewidencja VAT dostaw i Rozliczenia VATdostaw nowy parametr: Faktura VAT – MP: Tak/Nie.

W Konfiguracja/Prefiksy i nazwy dokumentów należy ustawić „Sufiks nazwdokumentów sprzedaży (np. -MP)” na MP.


ZMIANY W PROGRAMIEZWIĄZANE Z PRZYSTĄPIENIEMPOLSKI DO UNII EUROPEJSKIEJ

Od 1 maja 2004 r. zniesiona została granica celno-podatkowa pomiędzy Polską, apaństwami Unii Europejskiej.

DROGI UŻYTKOWNIKU!Jeśli chcesz dokonywać dostaw lub nabyć towarów, a Twoim kontrahentemjest podatnik VAT z innego państwa Unii Europejskiej, to pozapowiadomieniem o tym zamiarze właściwego urzędu skarbowegoPAMIĘTAJ o:

Eksport = Dostawawewnątrzwspólnotowa

Import = Nabyciewewnątrzwspólnotowe

posiadaniu dokumentówpotwierdzających wywóztowarów poza terytoriumPolski

umieszczeniu na fakturzeprawidłowego numeruidentyfikacyjnego VATswojego kontrahenta orazswojego NIP, którym sięposługujesz dla potrzebVAT wraz z kodem państwaPL

złożeniu we właściwym urzędzieskarbowym kwartalnejinformacji podsumowującej zsumą dostaw doposzczególnychkontrahentów z podaniemich prawidłowych numerówVAT poprzedzonychdwuliterowym kodempaństwa

podaniu kontrahentowi swojego NIP,którym się posługujesz dlapotrzeb VAT wraz z kodempaństwa PL

rozliczeniu podatku naliczonego odnabyciawewnątrzwspólnotowego wdeklaracji podatkowej

złożeniu we właściwym urzędzieskarbowym kwartalnej informacjipodsumowującej z sumą nabyćod poszczególnychkontrahentów z podaniem ichprawidłowych numerów VATpoprzedzonych dwuliterowymkodem państwa


Dane kontrahentaW oknie danych kontrahenta pojawiły się trzy nowe opcje:

Kraj – opcja pozwalająca określić typ kontrahenta:

Polska – kontrahent krajowy – status: P

UE – kontrahent unijny – status: U

Inny – kontrahent z poza obszaru Unii Europejskiej – status: I

Pfx NIP – w przypadku kontrahentów unijnych wymagany przepisami dwuliterowy kodkraju kontrahenta, poprzedzający Numer Identyfikacji Podatkowej. Program zezwala napełną swobodę przy wprowadzaniu kodu z klawiatury – listę prefiksów obowiązującychdla krajów członkowskich UE zamieszczamy poniżej

Płatnik VAT – opcja określająca czy dany kontrahent jest zarejestrowany jako płatnikVAT czy nie

Uwaga: Zmiana powyższych opcji w oknie danych kontrahenta mabezpośredni wpływ na wystawianie faktur i rejestrowaniezakupów!


Kody krajów członkowskich UE stosowane jako prefiksy NIP:

Austria - AT

Belgia - BE

Cypr - CY

Czechy - CZ

Dania - DK

Estonia - EE

Finlandia - FI

Francja - FR

Grecja - EL

Hiszpania - ES

Holandia - NL

Irlandia - IE

Litwa - LT

Luksemburg - LU

Łotwa - LV

Malta - MT

Niemcy - DE

Polska - PL

Portugalia - PT

Słowacja - SK

Słowenia - SI

Szwecja - SE

Węgry - HU

Wielka Brytania - GB

Włochy - IT


Sprzedaż

Wewnątrzwspólnotowa dostawa (WND)Faktury dokumentujące sprzedaż kontrahentowi posiadającemu status U (kontrahentunijny) uwzględniają zmiany wynikające z nowych przepisów. Zmiany te można zauważyćjuż na etapie wystawiania faktury. W momencie pobrania kontrahenta unijnego na fakturę,w nagłówku faktury automatycznie podpowiadany jest typ U odpowiadającywewnątrzwspólnotowej dostawie (UE):

Uwaga: Jeżeli w danych kontrahenta, w polu Kraj wpisany jest symbolinny niż U, I – program automatycznie podpowie typ fakturyNormalna (N), odpowiadający fakturze krajowej!

Jeżeli wybrany kontrahent , w polu Kraj ma nadany status I –program zaproponuje typ faktury eksportowej (E),dokumentującej sprzedaż poza granice Unii Europejskiej.

Zmiany wprowadzone w programie, znalazły swoje odzwierciedlenie na wydruku fakturyrejestrującej sprzedaż kontrahentowi unijnemu:

stosowna informacja pod numerem faktury (wewnątrzwspólnotowa dostawa)

dwuliterowy prefiks NIP nabywcy

Uwaga: W programie nie przewidziano możliwości zdefiniowaniaprefiksu sprzedawcy – program nadaje domyślnie prefiks PL,odpowiadający Polsce.


program domyślnie ustawia stawkę VAT równą 0, przyjmując z góry, że kontrahent UEjest płatnikiem VAT

Ważne! Korekty wartościowe oraz korekty typu zwrot, wystawiane dofaktur dokumentujących wewnątrzwspólnotową dostawę,dziedziczą typ faktury z faktury korygowanej.

Przyjęcie towaru

Wewnątrzwspólnotowe nabycie (WNN)Nowe pola w oknie danych kontrahenta mają także wpływ na rejestrowanie zakupów. Wprogramie zmieniono okno opisujące dokument dostawy:

Podpowiadany status dokumentu dostawy uzależniony jest wyborem odpowiednichparametrów w opcjach Kraj i Płatnik VAT w danych kontrahenta (dostawcy):

Tak – dokument dostawy jest normalną krajową fakturą VAT

Nie – dokument dostawy nie jest krajową fakturą VAT

MP – dokument dostawy od kontrahenta posiadającego status Małego Podatnika

UE – po ds ta wą do k ume ntu do s ta wy je s t fa k tura VAT(we wną trzws pó lno to wa do s ta wa )

Import – dokument dostawy od kontrahenta z kraju leżącego poza obszarem UniiEuropejskiej

Zmiany wprowadzone w programie, znalazły swoje odzwierciedlenie na wydrukudokumentu rejestrującego dostawę. W nagłówku dokumentu mogą znaleźć sięnastępujące informacje:

Faktura VAT – dokument PZ został wystawiony na podstawie krajowej faktury VAT


Dokument dostawy – dokument PZ został wystawiony na podstawie dokumentu niebędącego fakturą VAT np. paragonu

Faktura VAT-MP - dokument PZ został wystawiony na podstawie dokumentu odkontrahenta posiadającego status Małego Podatnika

Faktura VAT-UE – dokument PZ został wystawiony na podstawie faktury VAT typuwewnątrzwspólnotowa dostawa

Faktura VAT-IM – dokument PZ został wystawiony na podstawie faktury importowej

Ważne! Korekty wartościowe oraz korekty typu zwrot, wystawiane dofaktur dokumentujących wewnątrzwspólnotowe nabycie,dziedziczą typ faktury z faktury korygowanej.

Uwaga: W odróżnieniu od dokumentów sprzedaży, na dokumentach PZmożna zarejestrować kilka różnych faktur od dostawców oróżnych typach, np. na tym samym dokumencie PZ mogą sięznaleźć informacje z faktury dokumentującej zakup towaru odkontrahenta unijnego (wewnątrzwspólnotowa dostawa) oraz zfaktury za transport tych towarów przez przewoźnikakrajowego (faktura VAT). Fakt ten ma szczególne znaczenieprzy wykonywaniu sprawozdań za pośrednictwem modułuRaporty. Jedynymi raportami udostępniającymi możliwośćfiltrowania informacji o dokumentach dostawy (PZ), zuwzględnieniem nowych typów faktur, są sprawozdania VATRozliczenia i VAT Ewidencje!

RaportySprawozdania generowane za pośrednictwem modułu Raporty, zostały rozszerzone omożliwość filtrowania informacji dotyczących dokumentów sprzedaży, uwzględniającątypy faktury (WND, eksportowa, normalna):


Możliwość ta dotyczy następujących raportów:

Transakcje/Dokumenty

Transakcje/Towary

Transakcje/Płatności

Transakcje/Odchylenia

VAT/Rozliczenie

VAT/Ewidencja

Jedynymi raportami udostępniającymi możliwość filtrowania informacji o dokumentachdostawy, z uwzględnieniem nowych typów faktur, są sprawozdania VAT Rozliczenia iVAT Ewidencje!


Pozostałe zmiany

Druk dokumentów sprzedaży w formaciegraficznym

Zmodyfikowano mechanizmy drukowania dokumentów sprzedaży w trybie graficznym: wprzypadku, gdy drukowany dokument jest fakturą rejestrującą wewnątrzwpsólnotowądostawę lub korektą do takiej faktury, numer NIP kontrahenta na wydruku poprzedzonyzostanie prefiksem, zaczerpniętym z danych o kontrahencie.

Uwaga: W przypadku danych wystawcy dokumentu wprowadzanychręcznie z klawiatury, należy pamiętać o wpisaniu stosownegoprefiksu NIP (PL) w szablonie dokumentu.

Program Ak2fkW związku z dokonanymi zmianami w programie Aktyn, modyfikacji uległ także programAk2fk. Rozszerzono możliwości zapisu plików .dbf w zakresie eksportowanychdokumentów sprzedaży.

Obecnie, pole FLAG SPR w pliku .dbf może przyjmować następujące wartości:

1 – faktura krajowa lub korekta do takiej faktury

2 – faktura eksportowa lub korekta do takiej faktury

3 – faktura wewnątrzwspólnotowa lub korekta do takiej faktury

Informacje dotyczące VAT na dokumentach sprzedaży zapisywane w pliku .dbfodzwierciedlają informacje z dokumentów w programie Aktyn – w przypadkuwewnątrzwspólnotowych dostaw lub ich korekt powodują zapisanie powyższegopodatku w stawce zerowej.

Inne zmianyZmodyfikowano mechanizmy narzędzi raportujących z modułu Rozne.exe orazwprowadzono zmiany w programie SERWIS, uwzględniające w przypadku sprzedażyunijnej zerową stawkę podatku VAT:

wartość sprzedaży brutto = wartości sprzedaży netto


FUNKCJE DODATKOWEObecna wersja programu została wzbogacona o nowe funkcje, dostępne dotychczasodpłatnie:

ZATOWAROWANIE ODDZIAŁÓWFunkcja przeznaczona jest dla firm wielooddziałowych np. sieci sklepów lub hurtowni.Wspomaga Użytkownika w prowadzeniu efektywnej gospodarki towarowej automatyzującproces przygotowania i realizacji przesunięć towarowych między magazynem centralnyma oddziałami.

Spróbujmy się przyjrzeć przykładowej firmie, która posiada bazę kilkudziesięciu tysięcykodów towarowych. W ramach realizacji przesunięć z centrali do kilkunastu sklepów jejpracownicy wykonują szereg czasochłonnych operacji:sprawdzają braki towarów dla każdego sklepu

sprawdzają dostępność tych towarów w magazynie centralnym

przygotowują wykaz towarów do przesunięcia

określają właściwe ilości towarów do przesunięcia do każdego ze sklepów

wykonują kilkanaście przesunięć PW, PPOpisane czynności wymagają przygotowania wielu raportów, żmudnego porównaniaraportów, drukowania wielu dokumentów przesunięć. W celu optymalnegogospodarowania towarami, tak aby braki na sklepach występowały jak najrzadziej i byłyszybko uzupełniane, opisana sekwencja operacji powtarzana jest codziennie.

Korzyści płynące ze stosowania modułu „Zatowarowanie oddziałów”

Realizowanie procedury zatowarowania oddziałów z wykorzystaniem modułu pozwalana znaczną oszczędność czasu. Funkcja zapewnia:

Automatyczne przygotowanie tabeli towarów do rozdysponowaniaTabela towarów, które są w centrali a brakuje ich w oddziałach jest generowanaautomatycznie. Brak towaru w magazynie oddziału jest określany na jeden z dwóchsposobów: nie występuje ani jedna sztuka tego towaru lub jest go mniej niż ilośćminimalna. Użytkownik określa sposób, zgodnie z którym w tabeli dorozdysponowania umieszczane są brakujące towary:

wszystkie dostępne w centrali


wybrane towary – np. pojedyncza pozycja lub grupa towarów wybieranychwg maski

towary ze wskazanego dokumentu np. PZWspomaganie użytkownika w określaniu ilości towarów do rozdysponowania

Możemy zautomatyzować podział towarów na zasadzie:równy podział towarów z magazynu głównego na magazyny zatowarowywane lub z

możliwością ręcznej zmiany ilości towarówMożliwość wyboru oddziałów do zatowarowania

Jednoczesne tworzenie zestawu dokumentów przesunięć z centrali do oddziałówPo zatwierdzeniu tabeli towarów do rozdysponowania, w jednej operacji zapisugenerowane są wszystkie dokumenty przesunięć na oddziały.

Korzystanie z modułuPrzed rozpoczęciem rozdysponowania towarów powinniśmy się zastanowić, który ztrybów zatowarowania będzie dla nas najbardziej odpowiedni. Do dyspozycji mamy dwiemożliwości:

zatowarowanie globalne – ten sposób będzie odpowiedni gdy chcemyrozdysponować naraz wszystkie towary w magazynie głównym

zatowarowanie na podstawie dokumentu źródłowego lub magazynu – tensposób będzie odpowiedni gdy chcemy rozdysponować wybrane towary zmagazynu głównego

Chcąc przystąpić do operacji rozdysponowania towarów na wskazane magazyny, w menugłównym programu należy wybrać Przesunięcia a następnie opcję Zatowarowanie.Pojawi się okno Wyboru stanowisk. W oknie tym możemy zaznaczyć stanowiska(magazyny), które mają zostać zatowarowane. Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnychoddziałów kontynuujemy pracę naciskając [Ctrl]+[Enter]. Program wyświetli zapytanieco do sposobu zatowarowania:

W tym momencie mamy okazję zadecydować w jaki sposób chcemy dokonać operacjizatowarowania:

wybranie NIE lub [Esc] jest równoznaczne z przejściem do trybu zatowarowaniaglobalnego.


W trybie zatowarowania globalnego program tworzy listę zatowarowaniaoddziałów, na której znajdują się wszystkie towary będące na stanie magazynugłównego.

wybranie TAK daje nam możliwość wpływania na sposób tworzenia listyzatowarowania oddziałów. Na ekranie pojawia się okno, pozwalające ustalićparametry planowanego zatowarowania:

Do dyspozycji mamy dwie możliwości:

Wybór towaru na podstawie dokumentu źródłowego – przy zatowarowaniuoddziałów program uwzględni tylko towar pochodzący ze wskazanego dokumentuźródłowego

Po wybraniu rodzaju dokumentu, wpisaniu numeru i daty dokumentu źródłowego programwygeneruje listę zatowarowania oddziałów, utworzoną na bazie wskazanego dokumentuźródłowego. Powstałą listę zatowarowania w każdej chwili możemy uzupełnić o towarypochodzące z innego dokumentu źródłowego, przez skorzystanie z klawisza [F4].

Uwaga: W przypadku zatowarowania na podstawie dokumentuźródłowego nie zalecamy korzystania z klawiszy [F5] i [F6],odpowiedzialnych za pobieranie towaru z magazynu.

Magazyn – wybór towaru z magazynu

Ten tryb zatowarowania daje Użytkownikowi największą swobodę wyboru towaru iuzupełniania listy pozycji do rozdysponowania. Po zaakceptowaniu parametruMagazyn, program wyświetla listę Wybór towaru z magazynu. Standardowo,wyboru towaru dokonujemy naciskając [F5], tym samym przechodząc do listyzatowarowania oddziałów W oknie tym mamy do dyspozycji dwa klawiszefunkcyjne pozwalające uzupełnić listę towarów do rozdysponowania:

[F5] – pobranie z magazynu

[F6] – pobranie z magazynu wg nazwy

Po utworzeniu listy zatowarowania oddziałów możemy rozdysponować towary nawskazane stanowiska, korzystając z następujących sposobów:

cały towar [F7] –zatowarowanie maksymalne

Zatowarowanie maksymalne polega na równym podziale towaru znajdującego sięw magazynie głównym, na wskazane uprzednio stanowiska. W przypadku nadwyżki


wynikającej z niepodzielności towaru na magazynie głównym, program rozmieszczapozostałą ilość wg kolejności na liście Wyboru stanowisk.

wybrany towar – klawisz [Enter]

Po podświetleniu pozycji na liście i naciśnięciu klawisza [Enter] możemy określić iledanego towaru ma trafić na wskazane stanowisko.

Proces utworzenia listy zatowarowania oddziałów czy rozdysponowanie ilości towarów,nie jest jeszcze równoznaczny faktycznemu zatowarowaniu oddziałów dlatego w każdejchwili możemy anulować operację, używając kombinacji klawiszy [Ctrl]+[F10]. Abyprogram dokonał przesunięcia towaru wg określonych kryteriów, należy nacisnąćkombinację [Ctrl]+[Enter].

Na koniec pomyślnie przeprowadzonego zatowarowania oddziałów pojawia się pytanie„Czy eksportować do pliku?”, a następnie menu umożliwiające wydruk wskazanychdokumentów:

PW wszystkie – wydruk wszystkich dokumentów przesunięć wewnętrznychpowiązanych z właśnie wykonanym zatowarowaniem

PP wszystkie – wydruk wszystkich dokumentów przyjęcia wewnętrznegopowiązanych z właśnie wykonanym zatowarowaniem

Wybrane – wydruk wybranych dokumentów PW i PP

SPRZEDAŻ Z WIELU MAGAZYNÓWMechanizm ten przeznaczony jest dla firm, które posiadają kilka magazynów i musząwystawiać dla jednego klienta kilka faktur na towary znajdujące się w poszczególnychmagazynach. Zastosowanie funkcji umożliwi wystawienie jednego dokumentu sprzedażyzawierającego towary z różnych magazynów.

Wykorzystanie mechanizmu „Sprzedaż z wielu magazynów” usprawni obsługę klienta.Brak konieczności przełączania się pomiędzy stanowiskami sprzedaży znacznie skracaczas i ułatwia procedurę obsługi klienta. Sprzedawca mniej czasu poświęca na wystawianiedokumentów sprzedaży i sprawdzanie stanu zadłużenia kontrahenta, ma szybszy dostęp


do informacji o aktualnych ilościach i cenach towarów. Mniejsza ilość dokumentówsprzedaży jest korzystna dla działu księgowości, zarówno sprzedawcy jak i odbiorcy.

Korzystanie z funkcji „Sprzedaż z wielu...”W niektórych firmach towary jakimi firma handluje znajdują się w różnych magazynach.Różne są tego powody. Raz wynikają z problemów lokalowych firmy (firma wynajmujekilka lokali w różnych punktach miasta), innym razem z różnych wymagań towarów co dowarunków składowania i magazynowania (cegłę można składować "pod chmurką", acementu raczej nie), jeszcze innym razem nie można dwóch towarów składować oboksiebie (żywność i chemikalia) itd.

Bardzo często zdarzają się klienci, którzy chcą kupić towary znajdujące się w różnychmagazynach (farbę, która jest w magazynie sklepu, i cement, który jest w magazynieskładu budowlanego). Takiego klienta należałoby sprawnie obsłużyć tzn. wystawić mujedną fakturę, na której będą wszystkie towary jakie kupuje w naszej firmie i wydać mutowary z odpowiednich magazynów.

Rozwiązanie, gdzie wystawia się osobne faktury na towary znajdujące się w różnychmagazynach, dla obu stron jest niewygodne, ponieważ:

klient musi udać się do kilku punktów i za każdym razem prosić o wystawienie dokumentusprzedaży (jeśli w poszczególnych punktach sprzedaży musi jeszcze czekać wkolejce to może go to zniechęcić do zakupów w naszej firmie)

wystawianie kilku faktur dla tego samego klienta może być przyczyną jego niezadowoleniaale przede wszystkim będzie bardzo uciążliwe dla sprzedawcy wystawiającegodokument

osoby pracujące w działach zajmujących się płatnościami w firmie klienta i u sprzedawcyteż nie będą szczęśliwe mając kilka faktur do zapłacenia lub rozliczenia podczas, gdymogłyby mieć jedną

firma sprzedająca chciałaby mieć tylko jeden dział sprzedaży aby lepiej panować nadwarunkami sprzedaży, cenami, rozliczeniami, a musi często na każdym magazynieuruchamiać stanowisko sprzedaży

klient kupując towar z jednego magazynu pyta o towar z drugiego i sprzedawcanie może sprawnie go poinformować czy taki towar jest w naszej ofercie, czy jest wmagazynie, ile, jaka jest jego cena. Klient nie uzyskawszy informacji kupuje taki towarw innej firmie

Uwaga: Przy sprzedaży z wielu magazynów faktury i paragony są tylko ijedynie dokumentami sprzedaży, których wystawienie wprogramie Aktyn nie powoduje żadnych ruchów magazynowych.


Wydanie towaru z magazynu jest dokumentowane za pomocądokumentu WZ.

Warunkiem niezbędnym do korzystania z funkcji Sprzedaż z wielu magazynów jestaktywacja tego mechanizmu w programie Aktyn. Aby było to możliwe musimy posiadaćodpowiedni kod alfanumeryczny umożliwiający obsługę dodatkowych funkcji wprogramie.

Uwaga: Aby otrzymać kod aktywujący, należy skontaktować siętelefonicznie z działem technicznym firmy River dzwoniąc nanumer: 0-12 638-66-55.W trakcie rozmowy zostaniemy poproszeni o podanie numeruseryjnego oraz kodu Dodatkowe funkcje widocznych w oknieAktualizacji programu. Otrzymany kod wprowadzamy w polu PIN,znajdującym się pod polem Dodatkowe funkcje:

Ważne! Kod dodatkowych funkcji potrzebny do otrzymania numeru PINjest unikatową sekwencją znaków, generowaną na nowo przykażdorazowym otwarciu okna Aktualizacja programu. W związkuz tym, kod aktywujący funkcję musi być wprowadzony przedopuszczeniem wspomnianego okna!

Kolejnym etapem przygotowania mechanizmu Sprzedaż z wielu magazynów do pracyjest dokonanie kilku zmian w ustawieniach konfiguracyjnych programu Aktyn. PonieważSprzedaż z wielu magazynów może się odbywać na dwa sposoby:


dokumenty WZ są generowane w czasie wystawiania dokumentu sprzedaży

dokument sprzedaży wystawiany jest na podstawie wcześniej utworzonych dokumentówWZ

zalecamy ustawić wszystkie wymagane parametry od razu.

Konfiguracja

Uwaga: Sprzedaż z wielu magazynów działa tylko w wersji Quatro!

W menu Konfiguracja/Ustawienia podstawowe należy wybrać wersję Quatro

W menu Konfiguracja/Inne, w pierwszym oknie konfiguracyjnym parametry Wybórkontrahenta przed listą towarową i Dokument WZ na TAK. W drugim okniekonfiguracyjnym parametr Wydruk informacji o WZ na TAK – na dokumentachsprzedaży będą drukowane informacje o tym, z jakimi WZ-tkami są onepowiązane.

W menu Konfiguracja/Konfiguracja sprzedaży – parametr Domyślny typsprzedaży powinien być ustawiony na Z WZ. Ustawienie takiego typu sprzedażypowoduje, że Aktyn domyślnie będzie wystawiał dokumenty sprzedaży w trybie"Z WZ" co oznacza, że zapis dokumentu sprzedaży będzie automatyczniegenerował zapis dokumentów WZ potwierdzających wydanie towarów zmagazynów. Dokument sprzedaży przestaje w tym momencie być potwierdzeniemwydania towaru z magazynu; takim potwierdzeniem stają się dokumenty WZpowiązane z dokumentem sprzedaży.

Uwaga: Parametr zapisuje się w konfiguracji lokalnie co oznacza, żekażda stacja w sieci może go inaczej ustawić.

Użytkownicy/Przegląd i ustawianie uprawnień w uprawnieniach szczegółowychSprzedaży - uprawnienie Zmiana trybu sprzedaży ustawione na TAK.Użytkownik posiadający to uprawnienie może w trakcie wystawiania dokumentusprzedaży posługiwać się funkcją [Ctrl]+[O]=mag/nmag służącą do zmianytrybu w jakim wystawiany jest dokument sprzedaży. W chwili obecnejobsługiwane są 3 tryby:

sprzedaż magazynowa

sprzedaż niemagazynowa

sprzedaż w trybie "Z WZ"


Uwaga: Użytkownik bez tego uprawnienia nie może użyć [Ctrl]+[O] przezco zawsze wystawia dokumenty sprzedaży w trybie określonymw Konfiguracji sprzedaży. Nie jest też w stanie zmienić trybusprzedaży w Konfiguracja/Konfiguracja sprzedaży.

Prowadzenie sprzedażyJak już wspomnieliśmy, sprzedaż z wielu magazynów można prowadzić na dwasposoby, jako pierwszy omówimy wystawianie dokumentu sprzedaży z równoczesnymgenerowaniem dokumentów WZ.

Rejestrując dokument sprzedaży na danym stanowisku możemy pobierać na listę towarówartykuły znajdujące się na zupełnie innym magazynie. Po wypełnieniu nagłówka faktury iwybraniu kontrahenta przechodzimy do okna listy magazynowej, z której pobieramyodpowiednie towary. Chcąc zmienić stanowisko w celu pobrania towarów znajdującychsię na innym magazynie, będąc w trybie pobierania towarów z magazynu korzystamy zkombinacji klawiszy [Ctrl]+[M]. Pojawia się lista dostępnych stanowisk, na którejdokonujemy wyboru korzystając z klawisza [F5]. Wyświetlona zostanie lista towarów namagazynie wskazanego stanowiska. Z listy tej „dobieramy” potrzebne towary, którepojawiają się na liście w górnej części ekranu. W celu pobrania towarów z kolejnegomagazynu powtarzamy całą procedurę ([Ctrl]+[M]), aż do momentu gdy na liście znajdąsię wszystkie towary przewidziane do zarejestrowania na dokumencie sprzedaży. Nazakończenie wystawiania dokumentu sprzedaży zostaną wygenerowane dokumenty WZ,rejestrujące wydanie towarów na odpowiednich stanowiskach. Możemy je wydrukowaćrazem z dokumentem sprzedaży. Również na wydruku dokumentu sprzedaży pojawi sięinformacja mówiąca z jakimi WZ-tkami jest on powiązany (o ile został ustawionyodpowiedni parametr w Konfiguracji – patrz wyżej). Wygenerowane dokumenty WZmożemy w razie potrzeby odszukać (i wydrukować), wchodząc w Sprzedaż/Inneoperacje/Wydruki archiwalne/Wydruk dokumentu WZ – Wydanie zewnętrzne naodpowiednich stanowiskach.

Innym sposobem na prowadzenie sprzedaży z wielu magazynów jest wystawianiejednego dokumentu sprzedaży na podstawie wcześniej utworzonych dokumentów WZ.

Po wypełnieniu nagłówka i wybraniu kontrahenta pojawia się lista magazynowa danegostanowiska. W naszym przypadku musimy się z niej wycofać korzystając z klawisza[Esc]. Następnie używając [F1] przechodzimy do Listy WZ utworzonych na tymstanowisku dla kontrahenta wskazanego na dokumencie sprzedaży. Wybieramyinteresujące nas pozycje. Jeżeli wystawiany dokument sprzedaży ma dotyczyć równieżWZ-tek wystawionych (temu kontrahentowi) na innym magazynie, musimy skorzystać z„przełącznika” stanowisk w celu ich pobrania. Ponownie wchodzimy w Listę WZ zapośrednictwem klawisza [F1] i naciskamy [Ctrl]+[M]. Pojawia się lista dostępnych


stanowisk, na której dokonujemy wyboru używając [F5], co z kolei prowadzi dowyświetlenia Listy WZ zarejestrowanych (dla tego kontrahenta) na wybranym stanowisku.W razie potrzeby powtarzamy całą procedurę zmiany stanowiska dopóki na wystawianymdokumencie sprzedaży nie znajdą się towary z odpowiednich dokumentów WZ. Nazakończenie wystawiania dokumentu sprzedaży możemy wydrukować dokumenty WZ,rejestrujące wydanie towarów. Na wydruku dokumentu sprzedaży pojawi się informacjamówiąca z jakimi WZ-tkami jest on powiązany (o ile został ustawiony odpowiedniparametr w Konfiguracji – patrz wyżej). Wygenerowane dokumenty WZ możemy w raziepotrzeby odszukać (i wydrukować), wchodząc w Sprzedaż/Inne operacje/Wydrukiarchiwalne/Wydruk dokumentu WZ – Wydanie zewnętrzne na odpowiednichstanowiskach.

KorektyJeżeli w Konfiguracja/Konfiguracja sprzedaży parametr Domyślny typ sprzedażyustawiony jest na "Z WZ" lub w trakcie wystawiania dokumentu sprzedaży wejdziemy wtryb "Z WZ" przez [Ctrl]+[O] to zapis dokumentu (FA, PA) spowoduje wygenerowaniedokumentu sprzedaży, który nie zdejmuje towaru z magazynu oraz dokumentów WZpotwierdzających wydanie (zdejmujących towar z magazynu).

Uwaga: Dokumenty KF, ZP wystawione w trybie magazynowym,zwrócą towary do magazynu, na którym były wystawionedokumenty PA, FA a nie na magazyny, z których byłyrozchodowywane.

Wystawiając korektę typu zwrot towaru dokumentu sprzedaży z wielu magazynów, napytanie „Czy wystawić korektę w trybie z WZ?” powinniśmy dać odpowiedź twierdzącą.Program wystawi korektę dokumentu sprzedaży oraz korekty dokumentów WZ czyliwygeneruje dokumenty PZ typu zwrot towarów. Dokumenty PZ „wkładają” towar doodpowiednich magazynów, KF i ZP są dokumentami sprzedaży. Skasowanie dokumentuKF, ZP powoduje automatyczne kasowanie połączonych z nimi dokumentów PZ.

Korekt dokumentów sprzedaży oraz korekt WZ wystawionych w trybie „z WZ” niemożna p o p rawiać .

Jeżeli podczas wystawiania korekty typu zwrot towaru dokumentu sprzedaży z wielumagazynów na pytanie „Czy wystawić korektę w trybie z WZ?” odpowiemy przecząco, toprogram wygeneruje „zwykłą” korektę faktury powodującą zwrot towarów do magazynu,na którym wystawiono dokument sprzedaży a nie na magazyny, z których pochodziły.

Jeżeli w trybie „z WZ” zostanie wystawiony dokument sprzedaży obejmujący towarytylko z jednego magazynu, to korekta takiego dokumentu jest „zwykłą” korektą dokumentu


„wkładającą” towar do magazynu. Podczas wystawiania korekty nie pojawia się pytanie wjakim trybie korekta ma być wystawiona.

DRUK DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY WTRYBIE GRAFICZNYMFirmom, które wystawiają niewielką ilość faktur a chcą aby wyglądały one atrakcyjniejpolecamy moduł umożliwiający drukowanie dokumentów sprzedaży w trybie graficznym.Moduł pozwala na przygotowanie szablonu wydruku w programie MS Word:zdefiniowanie układu strony, wstawienie znaku graficznego z logo firmy, wprowadzenieramek, cieniowania, określenie kroju, wielkości czy koloru czcionki. Na podstawie takzdefiniowanego szablonu program Aktyn przygotowuje wydruk faktury tzn. uzupełnia godanymi.

Szczególne zastosowanie tego modułu to wydruk faktur eksportowych. Korzystanie zopisanego poniżej trybu drukowania graficznego umożliwia wstawianie obcojęzycznegoopisu nazwy towaru, jednostki miary czy kwoty do zapłaty słownie.

Uruchomienie modułuWarunkiem niezbędnym do korzystania z tego modułu jest aktywowanie go w systemieAktyn. Aktywacja polega na wpisaniu odpowiedniego kodu alfanumerycznego w okniedostępnym po wybraniu opcji Funkcje dodatkowe w Dodatkowych Raportach.Pojawia się okno z pytaniem o chęć wprowadzenia kodu uruchamiającego moduł. Jeżeliodpowiemy twierdząco zostanie wyświetlone okienko pozwalające na dokonanie aktywacjikodem otrzymanym drogą telefoniczną.

Uwaga: Aby otrzymać kod uruchamiający, należy skontaktować siętelefonicznie z działem technicznym firmy River dzwoniąc nanumer: 0-12 638-66-55.W trakcie rozmowy zostaniemy poproszeni o podanie numeruseryjnego oraz kodu inicjującego, widocznych w oknie aktywacjimodułu. Otrzymany kod wprowadzamy w polu Koduruchamiający lub dezaktywujący:


Ważne! Kod inicjujący niezbędny do otrzymania kodu uruchamiającegojest unikatową sekwencją znaków, generowaną na nowo przykażdorazowym otwarciu okienka aktywacji. W związku z tym,kod uruchamiający moduł musi być wprowadzony przedopuszczeniem wspomnianego okna!

Ponadto, do prawidłowej pracy konieczne jest zainstalowanie szablonów dokumentów wkatalogu ...aktyn30\wzorydok. Przykładowe szablony mogą być dostarczone przez firmęRiver. Szablony można modyfikować, a przez to wpływać na wygląd dokumentów.

Korzystanie z modułuModuł uruchamiany jest poprzez wybranie w Dodatkowych Raportach (Rozne.exe)opcji Faktury eksportowe. Na ekranie pojawia się lista wszystkich fakturzarejestrowanych w systemie Aktyn dla danego miesiąca:

Za pomocą klawiszy funkcyjnych podpowiadanych u dołu okna możemy np. wyświetlićfaktury zarejestrowane w innym miesiącu ([F2] – do przodu, [F3] – do tyłu), zmienićstanowisko [F4] lub pobrać fakturę do wydrukowania [F5]. Użycie klawisza [F5]powoduje wyświetlenie okna umożliwiającego konfigurację wydruku:


Przelicznik cen – liczba, przez którą będzie podzielona cena na fakturze aktynowej dladanego kursu np. euro. Jeżeli faktury eksportowe w danej walucie są wystawiane naosobnym stanowisku Aktyna, należy pozostawić przelicznik domyślny.

Język – parametr określa w jakim języku będzie wyrażona słownie kwota zapłaty, orazktóry szablon językowy zostanie wykorzystany przy drukowaniu faktury. Aby na wydrukupojawiły się nazwy towarów np. w języku angielskim, należy najpierw umieścić taką nazwęw opisie towaru, a następnie odpowiednio zmodyfikować szablon wydruku.

Oświadczenie – ten parametr dotyczy tylko faktur eksportowych. W określonychwarunkach zachodzi konieczność wydrukowania oświadczenia o polskim pochodzeniutowaru, np. gdy wartość towarów na fakturze nie przekracza kwoty 6000 euro. Dostępneparametry:

N – bez oświadczenia

T – z oświadczeniem, niezależnie od kwoty na fakturze

Pon. 6000 – druk oświadczenia dla faktur, na których wartość towarów nieprzekracza kwoty 6000 euro

Konto bankowe – jeżeli na fakturze ma zostać podane inne konto bankowe niż domyślnekonto Aktyna, możemy z listy zdefiniowanych kont wybrać odpowiednie konto, używającdo tego celu klawisza [F5]. Pobrania konta dokonujemy przed zaakceptowaniem zmian wpozycji Oświadczenie.

Zestaw. tow. – przy tworzeniu faktur eksportowych bardzo często oprócz fakturywymagane jest również zestawienie towarów. W zależności od tego, który z parametrówzostanie ustawiony (Nie lub Tak) wygenerowany wydruk będzie fakturą albozestawieniem towarów.

Format nr dokum. - sposób przedstawienia numeru dokumentu na wydruku:

0 - nr dokumentu w postaci:stanowisko: nr faktury dzień/misiąc/rok np.: SKLP:FA01234 12/02/2004

1 - nr dokumentu w postaci:


nr faktury/rok/specyfikacja przypisana do dokumentu np.: FA01234/2004/S

Format ogólny – dotyczy liczb drukowanych na dokumencie, które nie są wartościami,ilościami i określeniem wagi

Format wartości – dotyczy tych liczb drukowanych na dokumencie, które sąwartościami towarów lub usług

Format ilości – dotyczy tych liczb drukowanych na dokumencie, które są ilościamitowarów lub usług

Format wagi – dotyczy tych liczb na dokumencie, które określają wagę towarów

W przypadku powyższych czterech opcji można ustawić następujące parametry:

0 – liczba pokazywana jest w postaci maksymalnie skróconej, to znaczy tylko zeznaczącymi cyframi w części ułamkowej i w części całkowitej np.: .325, .45, 2, 99, -5.567, 77.45, 123.6

1 – liczba pokazywana jest zawsze z dwoma cyframi w części ułamkowej i z częściącałkowitą nawet gdy jest równa 0 np.: 0.33, 0.45, 0.20, 99.00, -5.57, 77.45, 123.60

2 – liczba pokazywana jest w postaci bez części ułamkowej np.:0, 12, -156

Uwaga: Aby mogło dojść do wygenerowania prawidłowego wydruku,zmiana jakiegokolwiek parametru, którejkolwiek pozycji, musizostać potwierdzona użyciem klawisza [Enter].

Wygenerowany dokument można przed wydrukowaniem obejrzeć i zmodyfikować wprogramie MS Word, począwszy od wersji 2000.

Ważne! W przypadku posiadania wcześniejszych wersji programu MSWord, samodzielne modyfikowanie szablonów dokumentówwymaga biegłej znajomości języka HTML.

DRUK KOREKT DO DOKUMENTÓWSPRZEDAŻY W TRYBIE GRAFICZNYMFirmom, które wystawiają niewielką ilość korekt do faktur i chcą aby wyglądały oneatrakcyjniej polecamy moduł umożliwiający drukowanie korekt do dokumentów sprzedaży


w trybie graficznym. Moduł pozwala na przygotowanie szablonu wydruku w programieMS Word: zdefiniowanie układu strony, wstawienie znaku graficznego z logo firmy,wprowadzenie ramek, cieniowania, określenie kroju, wielkości czy koloru czcionki. Napodstawie tak zdefiniowanego szablonu program Aktyn przygotowuje wydruk korekty tzn.uzupełnia go danymi.

Szczególne zastosowanie tego modułu to druk korekt do faktur eksportowych.Korzystanie z opisanego poniżej trybu drukowania graficznego umożliwia wstawianieobcojęzycznego opisu nazwy towaru, jednostki miary czy kwoty do zapłaty słownie.

Uruchomienie modułuWarunkiem niezbędnym do korzystania z tego modułu jest aktywowanie go w systemieAktyn. Aktywacja polega na wpisaniu odpowiedniego kodu alfanumerycznego w okniedostępnym po wybraniu opcji Funkcje dodatkowe w Dodatkowych Raportach(Rozne.exe). Pojawia się okno z pytaniem o chęć wprowadzenia kodu uruchamiającegomoduł. Jeżeli odpowiemy twierdząco zostanie wyświetlone okienko pozwalające nadokonanie aktywacji kodem otrzymanym drogą telefoniczną.


Ważne! Kod inicjujący potrzebny do otrzymania kodu uruchamiającegojest unikatową sekwencją znaków, generowaną na nowo przykażdorazowym otwarciu okienka aktywacji. W związku z tym,


kod uruchamiający moduł musi być wprowadzony przedopuszczeniem wspomnianego okna!

Ponadto, do prawidłowej pracy konieczne jest zainstalowanie szablonów dokumentów wkatalogu ...aktyn30\wzorydok. Przykładowe szablony mogą być dostarczone przez firmęRiver. Szablony można modyfikować, a przez to wpływać na wygląd dokumentów.

Korzystanie z modułuModuł uruchamiany jest poprzez wybranie w Dodatkowych Raportach (Rozne.exe)opcji Korekty eksportowe. Na ekranie pojawia się lista wszystkich fakturzarejestrowanych w systemie Aktyn dla danego miesiąca:

Za pomocą klawiszy funkcyjnych podpowiadanych u dołu okna możemy np. wyświetlićkorekty zarejestrowane w innym miesiącu ([F2] – do przodu, [F3] – do tyłu), zmienićstanowisko [F4] lub pobrać dokument do wydrukowania [F5]. Użycie klawisza [F5]powoduje wyświetlenie okna umożliwiającego konfigurację wydruku:


Przelicznik cen – liczba, przez którą będzie podzielona cena na korekcie fakturyaktynowej dla danego kursu np. euro. Jeżeli faktury eksportowe w danej walucie sąwystawiane na osobnym stanowisku Aktyna, należy pozostawić przelicznik domyślny.

Język – parametr określa w jakim języku będzie wyrażona słownie kwota zapłaty, orazktóry szablon językowy zostanie wykorzystany przy drukowaniu korekty. Aby nawydruku pojawiły się nazwy towarów np. w języku angielskim, należy najpierw umieścićtaką nazwę w opisie towaru, a następnie odpowiednio zmodyfikować szablon wydruku.

Oświadczenie – ten parametr dotyczy tylko korekt faktur eksportowych. W określonychwarunkach zachodzi konieczność wydrukowania oświadczenia o polskim pochodzeniutowaru, np. gdy wartość towarów na dokumencie nie przekracza kwoty 6000 euro.Dostępne parametry:

N – bez oświadczenia

T – z oświadczeniem, niezależnie od kwoty na dokumencie

Pon. 6000 – druk oświadczenia dla korekt, na których wartość towarów nieprzekracza kwoty 6000 euro

Konto bankowe – jeżeli na dokumencie ma zostać podane inne konto bankowe niżdomyślne konto Aktyna, możemy z listy zdefiniowanych kont wybrać odpowiednie konto,używając do tego celu klawisza [F5]. Pobrania konta dokonujemy przed zaakceptowaniemzmian w pozycji Oświadczenie.

Zestaw. tow. – przy tworzeniu faktur eksportowych bardzo często oprócz korekty dofaktury wymagane jest również zestawienie towarów. W zależności od tego, który zparametrów zostanie ustawiony (Nie lub Tak) wygenerowany wydruk będzie korektąfaktury albo zestawieniem towarów.

Format nr dokum. - sposób przedstawienia numeru dokumentu na wydruku:

0 - nr dokumentu w postaci:stanowisko: nr korekty dzień/misiąc/rok np.: SKLP:KF01234 12/02/2004

1 - nr dokumentu w postaci:nr korekty/rok/specyfikacja przypisana do dokumentu np.: KF01234/2004/S

Format ogólny – dotyczy liczb drukowanych na dokumencie, które nie są wartościami,ilościami i określeniem wagi

Format wartości – dotyczy tych liczb drukowanych na dokumencie, które sąwartościami towarów lub usług

Format ilości – dotyczy tych liczb drukowanych na dokumencie, które są ilościamitowarów lub usług

Format wagi – dotyczy tych liczb na dokumencie, które określają wagę towarów


W przypadku powyższych czterech opcji można ustawić następujące parametry:

0 – liczba pokazywana jest w postaci maksymalnie skróconej, to znaczy tylko zeznaczącymi cyframi w części ułamkowej i w części całkowitej np.: .325, .45, 2, 99, -5.567, 77.45, 123.6

1 – liczba pokazywana jest zawsze z dwoma cyframi w części ułamkowej i z częściącałkowitą nawet gdy jest równa 0 np.: 0.33, 0.45, 0.20, 99.00, -5.57, 77.45, 123.60

2 – liczba pokazywana jest w postaci bez części ułamkowej np.:0, 12, -156

Uwaga: Aby mogło dojść do wygenerowania prawidłowego wydruku,zmiana jakiegokolwiek parametru, którejkolwiek pozycji, musizostać potwierdzona użyciem klawisza [Enter].

Wygenerowany dokument można przed wydrukowaniem obejrzeć i zmodyfikować wprogramie MS Word, począwszy od wersji 2000.

Ważne! W przypadku posiadania wcześniejszych wersji programu MSWord, samodzielne modyfikowanie szablonów dokumentówwymaga biegłej znajomości języka HTML.

FAKTURY W FORMACIE XMLModuł umożliwiający zapis faktury w formacie XML wymaganym od dostawców przezfirmę Ahold Polska. Pozwala na automatyczne przeniesienie faktur wystawionych wAktynie do formatu XML. Moduł jest uniwersalnym mechanizmem obejmującym szeregspecyficznych wymagań stawianych przez firmę Ahold, dotyczących np. rodzajów kodówtowarowych.

Uruchomienie modułuWarunkiem niezbędnym do korzystania z tego modułu jest aktywowanie go w systemieAktyn. Aktywacja polega na wpisaniu odpowiedniego kodu alfanumerycznego w okniedostępnym po wybraniu opcji Funkcje dodatkowe w Dodatkowych Raportach(Rozne.exe). Pojawia się okno z pytaniem o chęć wprowadzenia kodu uruchamiającego


moduł. Jeżeli odpowiemy twierdząco zostanie wyświetlone okienko pozwalające nadokonanie aktywacji kodem otrzymanym drogą telefoniczną.


Ważne! Kod inicjujący potrzebny do otrzymania kodu uruchamiającegojest unikatową sekwencją znaków, generowaną na nowo przykażdorazowym otwarciu okienka aktywacji. W związku z tym,kod uruchamiający moduł musi być wprowadzony przedopuszczeniem wspomnianego okna!

Korzystanie z modułuAby skorzystać z modułu należy uruchomić Dodatlowe Raporty (Rozne.exe), wybraćopcję Sprawozdanie dla ... a następnie podopcję Faktury dla Ahold. Na ekraniepojawia się lista faktur z bieżącego miesiąca.


Za pomocą klawiszy funkcyjnych podpowiadanych u dołu okna możemy np. wyświetlićkorekty zarejestrowane w innym miesiącu ([F2] – do przodu, [F3] – do tyłu) lub zmienićstanowisko [F4].

Po wybraniu (podświetleniu) odpowiedniej faktury dokumentującej sprzedaż dla firmyAhold należy nacisnąć klawisz [F5] i wypełnić okienko z danymi uzupełniającymi, którepotrzebne są do stworzenia pliku XML:

W oknie tym ustalamy następujące parametry:

ILN sprzedawcy – identyfikator firmy wystawiającej fakturę

Klasyfikacja wyrob. – symbol klasyfikacji towaru, obecnie używane jest tylko PKWiU

Nr dostawy – numer dostawy realizowanej za pośrednictwem wystawianej faktury.Program „pamięta” ostatni wprowadzony zapis.

Data dostawy – data realizacji dostawy

Nr zamówienia – numer zamówienia, którego dotyczy wystawiana faktura

Data zamówienia – data przyjęcia zamówienia


Kody towarowe – do dyspozycji mamy dwa parametry:

Normalne – na fakturze zostanie umieszczony kod towarowy pobrany z danych otowarze

Dodatkowe – kod towarowy zostanie pominięty. Na fakturze pojawi się zdefiniowanykod dodatkowy o przeliczniku równym jeden – definiowanie kodówdodatkowych zostało omówione w następnym rozdziale

Lokalizacja ILN nabywcy i odbiorcy – opcja posiada dwa parametry:

0 – parametr ten stosujemy jeżeli rekordy w bazie kontrahentów dotyczące oddziałówfirmy Ahold w polu kod mają podany numer ILN odpowiedniego oddziału. Jeżeliodbiorca towarów ma inny numer ILN niż nabywca należy podczaswystawiania faktury wpisać jego dane posługując się klawiszem [F1] dostępnymw oknie nagłówka faktury.

1 – ustawienie tego parametru spowoduje, że ILN nabywcy będzie pobierany z pola"telefon" w opisie kontrahenta, a ILN odbiorcy z pola "fax"

Na podstawie zapisów wskazanej faktury i wpisanych danych program tworzy plik fa.xml.Plik ten domyślnie umieszczany jest w katalogu programu Aktyn (zazwyczaj: c:\aktyn30).

Jeśli w czasie tworzenia pliku program stwierdzi brak lub nieprawidłowy formatjakichkolwiek danych, zapisze o tym informacje do pliku xmlerr.txt umieszczanego wkatalogu programu Aktyn.

Uwaga: Zalecamy każdorazowe przejrzenie tego pliku! W raziestwierdzenia błędów należy usunąć przyczyny problemów anastępnie ponownie stworzyć plik z fakturą dla firmy Ahold.

Zanim zaczniecie Państwo korzystać z modułu, radzimy zapoznać się z wymaganiami jakiemuszą być spełnione by tworzony plik był poprawny i nie został odrzucony przez systeminformatyczny firmy Ahold. Wymagania te są następujące:

faktura powinna być wystawiona w cenach netto

faktura powinna zawierać towary

faktura nie powinna zawierać usług

faktura powinna zawierać tylko jedną płatność

wszystkie rekordy w bazie kontrahentów dotyczące oddziałów firmy Ahold powinnyw polu kod mieć wpisany numer ILN oraz NIP; nazwy poszczególnychoddziałów powinny się różnić (można do nazwy dodać numer oddziału lub jegoidentyfikator)


w konfiguracji programu Aktyn w opcji Dane firmy powinien być wpisany numerkonta bankowego firmy – użytkownika programu

kody towarów sprzedawanych do firmy Ahold powinny być kodami EAN13 lubEAN8

na fakturze dla towarów ze stawką VAT inną niż 22% powinny być podane symboleSWW lub PKWiU – obecnie stosuje się tylko PKWiU

konieczne jest podanie daty dostawy i numeru dostawy, informacji czy na fakturzeużywane są symbole SWW czy PKWiU oraz numeru ILN sprzedawcy w oknie zdanymi uzupełniającymi pokazywanym po wybraniu faktury dla której chcemystworzyć plik XML. Nie jest konieczne podawanie daty i numeru zamówienia.

Ważne! Wszystkie faktury wystawiane w Aktynie dla firmy Aholdpowinny być rejestrowane tylko na jednym stanowisku!

Kody dodatkoweNa fakturach, które będą zapisywane w formacie XML mogą pojawić się dodatkowe kodytowarowe (EAN13 lub EAN8) zamiast kodów normalnych. Należy pamiętać okonieczności zdefiniowania kodów dodatkowych dla towarów.

W Aktynie, oprócz kodu towarowego mamy możliwość podania 3 dodatkowych kodów(tzw. barkodów), ściśle powiązanych z towarem i jego kodem dotychczasowym.

W Konfiguracji/Inne ustawiamy opcję Dodatkowe kody towarowe na Tak.

Aby zdefiniować kod dodatkowy (barkod) otwieramy Towary z opcji Dodatki iwybieramy towar, któremu chcemy dopisać dodatkowe kody. Potwierdzamy wybórklawiszem [Enter] i po wyświetleniu okna Zmiana danych o towarze naciskamy [F5].Pojawia się okno, w którym możemy ustalić dodatkowe barkody dla towaru. Dla każdegoz 3 barkodów dodatkowych możemy ustalić odpowiedni przelicznik ilościowy.Mechanizm tworzenia faktury w formacie XML pobiera kody dodatkowe z polem"przelicznik" równym 1.

Moduł do obsługi wag dibalFunkcja umożliwia współpracę programu Aktyn Pro z wagami Dibal K235 i Dibal K255sprzedawanymi przez Optimus-iC.


Pozwala na:

dodawanie nowych towarów do cennika wag Dibal na podstawie listy towarowejprogramu Aktyn

zmianę danych istniejących pozycji w cenniku na podstawie listy towarowejprogramu Aktyn

kasowanie towarów z cennika wag Dibal

odczyt cennika z wag do komputera i zapisanie go w formacie listytowarowej programu Aktyn

Przygotowanie wagi do współpracy z komputeremWarunkiem niezbędnym do prawidłowej współpracy wag Dibal z komputerem jestodpowiednie skonfigurowanie posiadanej wagi. Szczegółowy opis czynnościkonfiguracyjnych znajdziecie Państwo w instrukcji obsługi wagi. W tym miejscu jedyniesygnalizujemy czynności konieczne do rozpoczęcia prawidłowej współpracy z naszymmodułem:

podłączenie wagi do komputera (odpowiedni port szeregowy COM) kablemdostarczanym wraz z wagą lub opcjonalnie zakupionym osobno – wagi K235 iK255 wymagają różnych kabli przyłączeniowych – patrz instrukcja obsługi wagi

zdefiniowanie adresu wagi – adres ten będzie wymagany przy korzystaniu z modułu –patrz instrukcja obsługi wagi

włączenie opcji umożliwiającej współpracę wagi z komputerem – patrz instrukcjaobsługi wagi

ustawić prędkość transmisji – patrz instrukcja obsługi wagi

Uruchomienie modułuPo zainstalowaniu modułu do obsługi wag Dibal należy go aktywować w systemie Aktyn.Aktywacja polega na wpisaniu odpowiedniego kodu alfanumerycznego w okniedostępnym po wybraniu opcji Funkcje dodatkowe w Dodatkowych Raportach(Rozne.exe). Pojawia się okno z pytaniem o chęć wprowadzenia kodu uruchamiającegomoduł. Jeżeli odpowiemy twierdząco zostanie wyświetlone okienko pozwalające nadokonanie aktywacji kodem otrzymanym drogą telefoniczną.

Uwaga: Aby otrzymać kod uruchamiający, należy skontaktować siętelefonicznie z działem technicznym firmy River dzwoniąc nanumer: 0-12 638-66-55.


W trakcie rozmowy zostaniemy poproszeni o podanie numeruseryjnego oraz kodu inicjującego, widocznych w oknie aktywacjimodułu. Otrzymany kod wprowadzamy w polu Koduruchamiający lub dezaktywujący:


Korzystanie z modułuPo uruchomieniu modułu, pojawia się poniższe okno pozwalające ostatecznie zdefiniowaćwspółpracę z wagą Dibal:

W oknie tym definiujemy następujące parametry:

Akcja – ten parametr odnosi się do cennika zaprogramowanego na wadze:

A – Dopisanie – dopisanie do cennika na wadze zaznaczonych pozycji z cennikaAktyna


B – Kasowanie – kasowanie z cennika na wadze zaznaczonych pozycji z cennikaAktyna

M – Modyfikacja – modyfikacja pozycji zaznaczonych w cenniku Aktyna w cennikuna wadze

O – Odczyt – odczyt i zapis cennika z wagi

Lokalizacja cennika – ścieżka dostępu do pliku cennika Aktyna (towary.cnn). Programpodpowiada domyślną ścieżkę do pliku, w przypadku gdy plik cennika Aktyna zapisanyjest w innym miejscu należy odpowiednio zmienić zapis.

COM – numer portu szeregowego komputera, do którego podłączona jest waga

Prędkość transmisji – program podpowiada domyślną prędkość 9600 – w razieproblemów z komunikacją można ustawić niższą wartość

Typ wagi – należy wskazać właściwy model wagi: K235 lub K255 z uwagi nawystępujące między nimi różnice. Na przykład, format zapisu danych jest inny wzależności od modelu wagi. Ponadto, waga K235 wymaga przed rozpoczęciemkomunikacji wprowadzenia odpowiedniego kodu z klawiatury, tzw. blokady, a wagaK255 nie jest w stanie dokonać odczytu cennika – szczegóły w instrukcji obsługi wagDibal.

Adres wagi – waga posiada zdefiniowany przez użytkownika adres – patrz instrukcjaobsługi wagi. W przypadku posiadania kilku wag należy zwrócić uwagę czy podawanyadres jest faktycznie adresem tej wagi, której ma dotyczyć komunikacja.

Progres transmisji – moduł wykorzystuje do komunikacji z wagą specjalny programkomunikacyjny Dibal DRV. Włączenie opcji na Tak pozwala kontrolować procestransmisji z poziomu tego programu. Ustawienie opcji na Nie powoduje pracę programuw tle, w sposób niezauważalny dla użytkownika.

Dodatkowe ceny sprzedażyMechanizm przygotowany został dla firm handlowych np. hurtowni, które obsługują wieluodbiorców i stosują dla nich różne poziomy cen. Pozwala sprzedawcy na przypisaniewybranemu kontrahentowi jednego z dwudziestu dodatkowych poziomów cen sprzedaży.Podczas wystawiania dokumentu sprzedaży automatycznie zostanie ustalona cenasprzedaży towaru z przypisanego kontrahentowi poziomu cen.

Dodatkowe dwadzieścia poziomów cen uzupełniają dotychczas stosowane rodzaje cen:detaliczna i hurtowa z magazynu, zakupu i nabycia z magazynu, zakupu, detaliczna ihurtowa z cennika. Nowy system ustalania cen sprzedaży działa podczas sprzedażymagazynowej, niemagazynowej oraz w czasie sprzedaży usług.


Uwaga: Włączenie nowego systemu podpowiadania cen sprzedaży niewyklucza stosowania dotychczasowych systemów rabatowych,zaimplementowanych w programie Aktyn Pro Quatro.

Korzystanie z cen dodatkowychAby móc korzystać z dodatkowych cen sprzedaży należy najpierw ustawić odpowiednieparametry konfiguracyjne. W menu głównym programu Aktyn wybieramy kolejnoKonfiguracja a następnie Inne. Warunkiem niezbędnym do prawidłowego działaniamechanizmu cen dodatkowych jest taki tryb sprzedaży, w którym najpierw wskazujemykontrahenta, a dopiero później wystawiamy dokument sprzedaży. Dlatego, w pierwszymoknie Inne parametry konfiguracyjne ustawiamy opcję Wybór kontrahenta przed listątowarową na TAK. Zatwierdzamy dokonane zmiany i przechodzimy do następnego oknaInnych parametrów konfiguracyjnych. Odnajdujemy opcję Dodatkowe cenysprzedaży i również ustawiamy ją na TAK. Teraz możemy przystąpić do definiowaniadodatkowych cen sprzedaży.

W katalogu towarów (Dodatki/Towary) podświetlamy towar, któremu chcemyprzypisać ceny dodatkowe i przechodzimy do trybu edycji, naciskając klawisz [Enter]. Woknie Zmiana danych o towarze korzystamy z [F6] – dod. ceny. Pojawia się oknoumożliwiające zdefiniowanie dwudziestu dodatkowych cen sprzedaży, w którympodajemy odpowiednie wartości.

Uwaga: Niezależnie od tego czy podamy cenę netto czy brutto, programdokona uzupełnienia brakującej pozycji.

Po zakończeniu ustalania dodatkowych cen sprzedaży na dany towar, należy jeszczeprzypisać kontrahentom przewidziane dla nich numery cen. Tym razem otwieramykatalog kontrahentów (Dodatki/Kontrahenci), podświetlamy interesującą nas pozycjęi przechodzimy do trybu edycji naciskając klawisz [Enter]. W oknie Zmiana danych okontrahencie przechodzimy do pozycji Numer ceny, gdzie podajemy poziom (numerporządkowy) ceny dodatkowej – np. 2. Podczas wystawiania kontrahentowi dokumentusprzedaży, dla każdego towaru program będzie podpowiadał cenę nr 2.

Uwaga: Ustalając wartości cen dodatkowych dla poszczególnychtowarów, produktów i usług należy pamiętać, że podany numerceny w danych kontrahenta będzie się odnosił do wszystkichpozycji w cenniku lub magazynie.


Poza dwudziestoma cenami dodatkowymi, w polu Numer ceny w danychkontrahenta możemy jeszcze wpisywać inne, zdefiniowane w systemie ceny sprzedaży.Poniżej zamieszczono pełny wykaz Numerów cen, określających ceny sprzedaży wsystemie Aktyn:

Numer ceny Rodzaj ceny

1 – 20 - ceny dodatkowe21 - cena detaliczna z magazynu22 - cena hurtowa z magazynu23 - cena zakupu z magazynu24 - cena nabycia z magazynu25 - cena detaliczna z cennika26 - cena hurtowa z cennika27 - cena zakupu z cennika

Uwaga: W przypadku, gdy numer ceny podany w danych kontrahenta,nie został zdefiniowany dla danego towaru, program podpowiecenę sprzedaży równą 0.

Oczywiście, przypisanie w danych kontrahenta Numeru ceny nie wyklucza zmianyceny na inną w trakcie dokonywania sprzedaży. Aby to zrobić, wystarczy na etapiepobierania towaru na dokument sprzedaży, przejść do trybu edycji danego towaru, anastępnie zmienić podpowiadaną cenę na nową, wpisując odpowiednią wartość zklawiatury.

Uwaga: Zmiana ceny ma charakter tymczasowy. Przy wystawianiunowego dokumentu sprzedaży program podpowie cenęwynikającą z Numeru ceny w danych kontrahenta.

KonkursyModuł „Konkursy” jest przeznaczony dla firm handlowych prowadzących różnegorodzaju konkursy z nagrodami dla klientów. Umożliwia obsługę zaawansowanychkonkursów realizowanych celem promowania wybranych grup towarowych,motywowania odbiorców do terminowych płatności. Program znacząco obniża nakładpracy potrzebny do obsługi konkursu pozwalając na:.


szybkie uzyskanie informacji o ilości punktów konkursowych zgromadzonych przezposzczególne osoby lub firmy

zapamiętywanie dodatkowych danych związanych z konkursem, których nie maw Aktynie takich jak nazwisko i imię osoby biorącej udział w konkursie,identyfikator uczestnika itp.

uaktualnianie ilości punktów w przypadku odbioru nagrody przez uczestnika, a przezto zaznaczenie części punktów jako "wykorzystane"

szybki dostęp do dokumentów związanych z wybraną osobą lub firmą, z którychwynika zgromadzona ilość punktów

swobodne określenie czy dokument ma być brany pod uwagę w konkursie – tymsamym organizator konkursu może dopuścić niektóre dokumenty niezapłacone

tworzenie raportu z danymi o uczestnikach konkursu oraz zapisywanie gow formacie .dbf w celu dalszej obróbki w MS Excel

Program jest przygotowany do obsługi wielu konkursów trwających w tym samym okresieczasu. Może być również zastosowany do obsługi konkursów wewnętrznych mającychmotywować sprzedawców do lepszej pracy.

Korzystanie z modułuWarunkiem niezbędnym do korzystania z tego modułu jest aktywowanie go w systemieAktyn – Narzędzia/Konkursy (Konkursy.exe). Aktywacja polega na wpisaniuodpowiedniego kodu alfanumerycznego po wejściu w Funkcje dodatkowe. Przypierwszym uruchomieniu modułu pojawia się okno z pytaniem o chęć wprowadzenia koduuruchamiającego moduł. Jeżeli odpowiemy twierdząco zostanie wyświetlone okienkopozwalające na dokonanie aktywacji kodem otrzymanym drogą telefoniczną.




Po dokonaniu aktywacji pozostaje nam jeszcze sprawdzenie parametrów w oknieKonfiguracja. Podane tam ustawienia są ustawieniami domyślnymi i w większościprzypadków powinny wystarczyć, może się jednak zdarzyć, że na niektórychstanowiskach konieczne będzie wprowadzenie zmian. Poza ścieżkami dostępu doodpowiednich katalogów, możemy określić czy komputer pracuje w sieci czy nie orazwskazać edytor tekstu (DOS-owy), który będzie domyślnym edytorem generującymwydruki. Po zatwierdzeniu ewentualnych zmian możemy przystąpić do pracy z modułemprzechodząc do opcji Konkursy.

Tabela konkursówJest to lista wszystkich prowadzonych przez naszą firmę konkursów, obsługiwanych wprogramie. Z oczywistych względów, przy pierwszym uruchomieniu lista ta jest pusta.Chcąc utworzyć nową pozycję na liście musimy najpierw wypełnić pola w oknie Opiskonkursu:


Kod – dowolny kod alfanumeryczny identyfikujący konkurs w tabeli konkursów

Nazwa – dowolna nazwa identyfikująca konkurs w tabeli konkursów

Czas trwania konkursu – obowiązujące ramy czasowe. Poza funkcją informacyjnąwpisane tu daty są wykorzystywane przez mechanizmy umożliwiające kontrolę ze stronyprogramu.

Powiązanie uczestnika z – decydujemy czy konkurs dotyczy nabywców czy odbiorcówNa przykład: na fakturze wystawionej na firmę X (nabywca) jako odbiorca figuruje JanKowalski będący jej pracownikiem. To on będzie uczestnikiem konkursu powiązanym znabywcą (firmą X)

Wymagana zapłata za zakupy – możemy tutaj zaznaczyć, że w konkursie będą brałyudział tylko te zakupy, za które zapłacono w terminie

Dopuszczalne spóźnienie – wartość dopuszczalnego opóźnienia płatności podawana wdniach

Ograniczenie wiekowe – zalecamy pozostawić domyślne ustawienie tego parametru. Nadzień dzisiejszy, parametr umożliwia kontrolowanie czy dana osoba jest pełnoletnia, czyteż nie.

Minimalna kwota zakupów netto – parametr pozwalający ustawić kwotę progową, pozapłaceniu której rozpoczyna się naliczanie punktów konkursowych na koncie danegouczestnika

Wartość netto 1 punktu – wartość jednego punktu konkursowego w złotówkach(dokonanie zakupu o wartości 500 PLN = np. 50 pkt. konkursowych)

Dokumenty – możliwość określenia dokumentów sprzedaży uprawniających do udziału wkonkursie (np. w konkursie biorą udział tylko faktury VAT)

Towary – regulaminy wielu konkursów bardzo często stanowią, że udział w danymkonkursie mogą brać tylko nabywcy konkretnych towarów. Towary, uprawniające do


uczestnictwa w konkursie muszą zostać zdefiniowane albo jako osobny plik lub przypomocy maski. W pierwszym przypadku, w programie Aktyn należy utworzyć grupętowarów objętych konkursem (Dodatki/Grupy) nadając jej odpowiednią nazwę. Nazwę tęwraz z rozszerzeniem .grt wpisujemy w oknie Opisu konkursu w polu pod parametremTowary.

Drugim sposobem zdefiniowania towarów objętych konkursem jest skorzystanie z maski:

Korzystanie z maski jest bardzo wygodne. Cała operacja ogranicza się do ustaleniaodpowiednich kryteriów wyboru i naciśnięciu klawisza [Enter]:

Kod – program uwzględni towary, w których kodzie znajduje się podanasekwencja znaków

Nazwa – program uwzględni towary, w których nazwie znajduje się podanasekwencja znaków

PKWiU – program uwzględni towary, których klasyfikacja PKWiU zawierapodaną sekwencję znaków

Dział – program uwzględni towary przypisane do wskazanego działu (programwymaga 3-znakowego oznaczenia działu, dlatego działy o numerach jedno idwucyfrowych muszą zostać poprzedzone zerem, na przykład: działnr 4 = 004, dział nr 15 = 015 itp.)

Uwaga: Przy definiowaniu maski możemy posługiwać się popularnągwiazdką (*). Zasady jej wykorzystania są takie same jak wewszystkich tego typu narzędziach:

Nazwa: FARB* – pod uwagę wzięte zostaną wszystkie towary,których nazwa rozpoczyna się od FARBNazwa: *FARB – program uwzględni te towary, których nazwakończy się na FARBNazwa: *FARB* – program uwzględni wszystkie towary, wktórych nazwie występuje sekwencja FARB

Stanowiska – w tym miejscu mamy okazję określić stanowiska, z których sprzedażzostanie objęta konkursem. Do wyboru mamy stanowiska aktywne, zaznaczone,wszystkie. W linii poniżej pojawią się stanowiska wybrane przez Użytkownika.


Po zaakceptowaniu zmian, w Tabeli konkursów pojawi się pozycja identyfikującazdefiniowany konkurs. Okno edycji w Tabeli konkursów umożliwia określenie ogólnychzasad, podstawowych założeń wynikających z lub składających się na regulamin nowegokonkursu. Teraz możemy przystąpić do definiowania bardziej szczegółowych zasad iwarunków dotyczących konkursu. W tym celu, w oknie listy Tabeli konkursów,podświetlamy odpowiednią pozycję i naciskamy klawisz [F1]. Pojawi się menuumożliwiające określenie zasad konkursu:

UczestnicyWybranie tej opcji udostępnia tabelę uczestników biorących udział w konkursie.Rejestracja nowego uczestnika odbywa się za pośrednictwem okna, które pojawia się ponaciśnięciu klawisza [Insert]:

W oknie tym podajemy dane identyfikacyjne uczestnika takie jak kod, imię, nazwisko,dane adresowe, PESEL i datę urodzenia – ta ostatnia pozwala na automatycznesprawdzanie przez program czy dany uczestnik jest osobą pełnoletnią. W następnej


kolejności podajemy kod kontrahenta, z którym powiązany jest uczestnik konkursu. Kodwpisujemy z klawiatury lub wybieramy odpowiedniego kontrahenta z listy kontrahentówdostępnej po naciśnięciu klawisza [F5]. Wpisanie kodu lub wybranie kontrahenta z listypowoduje automatyczne dopisanie danych identyfikacyjnych kontrahenta. Pozostałepozycje tego okna mają charakter opcjonalny:

Zgłoszenie – warunkiem wzięcia udziału w konkursie może być pisemne zgłoszenieuczestnictwa – opcja pozwala ten fakt zarejestrować

Data – data dostarczenia zgłoszenia

Punkty – ilość punktów konkursowych na koncie uczestnika. Domyślnie, każdy uczestnikrozpoczyna konkurs z pulą równą – 100 punktów. Wartość ta jest zwiększana o stosownąilość punktów wynikającą z ostatniego importu danych z Aktyna – patrz niżej.

Nagroda – miejsce na wpisanie nagrody wybranej przez uczestnika. Podobnie jak wprzypadku powiązania z kontrahentem, wpisujemy kod nagrody lub wybieramy ją z listywyświetlanej po naciśnięciu klawisza [F5] – definiowanie listy nagród zostało omówioneponiżej.

Hasło – miejsce na ewentualny tekst reklamowy wymyślony przez uczestnika

NagrodyKolejnym krokiem definiowania warunków konkursu jest utworzenie listy nagródprzysługujących za zebranie określonej ilości punktów. Aby dodać nową nagrodę do listy,w tabeli nagród konkursu naciskamy klawisz [Insert]. Pojawia się okno z opisemnagrody:

W oknie tym wpisujemy kod i nazwę identyfikującą nagrodę na liście, wartość oraz ilośćpunktów niezbędnych do odebrania nagrody.


Dokumenty

Uwaga: Utworzenie listy dokumentów biorących udział w konkursiemożliwe jest tylko za pośrednictwem importu danych z Aktyna –opcji widocznej poniżej pozycji Dokumenty.

W oknie tym widzimy dokumenty zaimportowane z Aktyna spełniające kryteriazadeklarowane w regulaminie konkursu. Ostatnia kolumna przedstawia trzyznakowy statusdokumentu symbolizowany przez określone litery:

U Z T

sposób uwzględnianiadokumentu przy

obliczaniu punktówkonkursowych

informacja, czy dokumentjest zapłacony

informacja, czy dokumentzostał zapłacony w

terminie

S – uwzględniany w sposóbstandardowy (dokumentgeneruje punkty konkursowejeśli spełnia kryteriawynikające z regulaminukonkursu)Z – uwzględniany zawsze(nawet gdy nie spełniakryteriów wynikających zregulaminu konkursu)

B – brak zapłat dodokumentuC – dokument zapłaconyczęściowoT – dokument zapłacony wcałości

B – brak zapłat dodokumentuN – przynajmniej jednapłatność była dokonana poterminieT – wszystkie płatnościdokonano terminowo


Z poziomu listy dokumentów możemy zmieniać przypisanie dokumentów do uczestnikówkonkursu a także „wymusić” udział danego dokumentu w konkursie – np. fakturyniezapłaconej w terminie. Służy do tego celu opcja [Enter] – Edycja.

ZdarzeniaProgram umożliwia rejestrację wydarzeń mających wpływ na przebieg konkursu. Wobecnej wersji modułu Konkursy dostępne jest tylko jedno zdarzenie – wydanienagrody. W celu odnotowania takiego faktu, w oknie tabeli zdarzeń używamy klawisza[Insert]. Pojawia się poniższe okno:

W oknie tym możemy określić następujące parametry:

Kod uczestnika – kod identyfikacyjny uczestnika, któremu wydajemy nagrodę. Kodwpisujemy z klawiatury lub wybieramy uczestnika z listy korzystając z klawisza [F5]

Kod nagrody – kod identyfikacyjny nagrody, która zostanie wydana. Kod wpisujemy zklawiatury lub wybieramy nagrodę z listy korzystając z klawisza [F5]. Jeżeli wartośćpunktów na koncie uczestnika jest niższa niż ilość punktów wymaganych do odbiorudanej nagrody, program wyświetli komunikat ostrzegawczy.

Punkty – ilość punktów o jaką zostanie pomniejszona pula punktów uczestnika, wzwiązku z wydaniem wskazanej nagrody. Jeżeli wartość punktów na koncie uczestnika jestniższa niż ilość punktów wymaganych do odbioru danej nagrody, program wyświetlikomunikat ostrzegawczy.

Opis – pole tekstowe pozwalające na wpisanie krótkiej uwagi dotyczącej wydania nagrody

Import danychOpcja ta pozwala pobrać dane z Aktyna w sposób określony przez regulamin konkursu:


Importowane informacje dotyczyć będą towarów biorących udział w konkursie,pochodzić będą z dokumentów zadeklarowanych w regulaminie konkursu i zawierać siębędą w zakresie dat nie wykraczających poza ramy czasowe konkursu. Program sprawdziczy dany dokument jest zapłacony w terminie czy nie i przypisze go do odpowiedniegouczestnika konkursu, przy okazji obliczając należną ilość punktów.

Uwaga: Program umożliwia wielokrotny import danych dla tego samegookresu ale w przypadku ręcznego definiowania powiązańnarzuca ograniczenia. Należy mieć świadomość, że przyponownym imporcie danych wykonywanym dla tego samegozakresu czasowego, powiązania wprowadzone ręcznie zostanąutracone i zastąpione informacjami generowanymiautomatycznie, na podstawie definicji zadeklarowanych wregulaminie konkursu.

Menu Uczestnicy

W tabeli uczestników konkursu dostępne jest dodatkowe menu z opcjami, pozwalającesprawować szerszą kontrolę nad poszczególnymi uczestnikami konkursu. Menu topojawia się po umieszczeniu kursora na wybranym uczestniku i naciśnięciu klawisza [F1]:

Dokumenty – opcja pozwala zobaczyć, które dokumenty będące podstawą zbieranychpunktów są przypisane do tego uczestnika


Zdarzenia – opcja pozwalająca prześledzić zdarzenia (wydanie nagrody) związane z tymuczestnikiem

Automatyczne przypisanie dok. – opcja pozwala automatycznie przypisać dokumenty dotego kontrahenta i określić czy ma to być powiązanie wg nabywcy czy wg odbiorcy, jakrównież, czy przypisanie ma obejmować wszystkie dokumenty od danegonabywcy/odbiorcy czy tylko te, które nie są przypisane. Opcja przydatna przyoperowaniu na danych nie ujętych w ostatnim imporcie (dodanie nowego uczestnika,uwzględnianie najświeższych transakcji z danym uczestnikiem)

Raport – zestawienie z informacjami na temat wszystkich uczestników konkursu

Eksport do DBF – umożliwia zapisanie powyższego raportu w postaci pliku .dbf

Handlowy Dokument IdentyfikacyjnyOpcja dostępna w Dodatkowych Raportach (Rozne.exe) przeznaczony jest dla tychfirm używających Aktyna, które zajmują się ubojem i przetwórstwem mięsa orazmleczarstwem. Firmy te muszą wystawiać Handlowe Dokumenty Identyfikacyjneilustrujące przepływ mięsa i jego przetworów. Dokumenty te zawierają informacje opochodzeniu surowców, miejscu ich przetworzenia, gdzie i w jaki sposób zostałyprzesłane po zakończeniu procesu przetwórczego – w wielu przypadkach firmy chciałybywystawiać taki dokument na podstawie faktury z Aktyna. I takie właśnie jest działanieopisywanego mechanizmu – tworzy w/w dokument na podstawie wskazanej faktury zAktyna. Ale nie tylko – nowa opcja daje też możliwość wystawienia dokumentu bezpowoływania się na fakturę aktynową, prowadzi numerację dokumentów w cyklurocznym, pozwala je kasować i poprawiać, posiada tabele, w które można wpisywać danesłownikowe przydatne przy wypełnianiu kolejnych dokumentów itd.

Uruchomienie modułuWarunkiem niezbędnym do korzystania z opcji jest aktywowanie jej w systemie Aktyn.Aktywacja polega na wpisaniu odpowiedniego kodu alfanumerycznego w okniedostępnym po wybraniu opcji Funkcje dodatkowe w Dodatkowych Raportach(Rozne.exe). Pojawia się okno z pytaniem o chęć wprowadzenia kodu uruchamiającegomoduł. Jeżeli odpowiemy twierdząco zostanie wyświetlone okienko pozwalające nadokonanie aktywacji kodem otrzymanym drogą telefoniczną.




Ponadto, do prawidłowej pracy konieczne jest stworzenie szablonu dokumentu o nazwiehdi.txt i umieszczenie go w katalogu ...aktyn30\wzorydok. Przykładowy szablon może byćdostarczony przez firmę River. Szablon można modyfikować, a przez to wpływać nawygląd dokumentu.

Tworzenie dokumentu HDIPo uruchomieniu opcji pojawia się okno z listą wszystkich zdefiniowanych dokumentówHDI. Aby dodać do listy nową pozycję czyli utworzyć nowy dokument HDI należy użyćklawisza [Insert]. Zostanie wyświetlone poniższe okno umożliwiające zdefiniowanienowego Handlowego Dokumentu Identyfikacyjnego:


W oknie tym należy wprowadzić odpowiednie dane:

Nr – program podpowiada kolejny numer dokumentu. Numeracja prowadzona jest wcyklu rocznym – każdy następny rok powoduje numerowanie dokumentów od 1. Programpozwala na ręczną numerację z klawiatury.

Data i godzina wystawienia – program podpowiada datę i godzinę wystawieniadokumentu. Możliwe są ręczne modyfikacje podpowiadanych wartości.

Opis towarów wg faktury – w tym miejscu należy podać numer faktury, której madotyczyć tworzony dokument HDI. Dane można wpisywać ręcznie z klawiatury lubpobrać z systemu Aktyn używając klawisza [F5].

Odbiorca – miejsce na podanie danych odbiorcy. Dane można wprowadzić ręcznie zklawiatury lub za pośrednictwem klawisza [F5]. Jeżeli w pozycji poprzedniej wskazaliśmyfakturę zarejestrowaną w systemie Aktyn, dane odbiorcy zostaną pobrane automatycznie.

Sprzedaż – pozycja identyfikująca dokonaną sprzedaż towaru, np. krajowa, zagraniczna.Zapis wprowadzamy z klawiatury lub korzystając z tabeli własnych definicji, dostępnej ponaciśnięciu klawisza [F5] – tworzenie tabeli zostało omówione poniżej.

Pochodzenie surowca – pozycja identyfikująca pochodzenie surowca. Zapiswprowadzamy z klawiatury lub korzystając z tabeli własnych definicji, dostępnej ponaciśnięciu klawisza [F5] – tworzenie tabeli zostało omówione poniżej.

Rodzaj opakowań – pozycja identyfikująca rodzaj opakowań użytych do sprzedaży.Zapis wprowadzamy z klawiatury lub korzystając z tabeli własnych definicji, dostępnej ponaciśnięciu klawisza [F5] – tworzenie tabeli zostało omówione poniżej.

Transport – pozycja identyfikująca użyty przez nas transport. Zapis wprowadzamy zklawiatury lub korzystając z tabeli własnych definicji, dostępnej po naciśnięciu klawisza[F5] – tworzenie tabeli zostało omówione poniżej.


Miejsce przetworzenia – pozycja identyfikująca miejsce przetworzenia sprzedawanegotowaru. Program domyślnie podpowiada dane z nagłówka dokumentu sprzedaży.

WNIZ – miejsce na podanie weterynaryjnego numeru identyfikacji zakładu. Zapiswprowadzamy z klawiatury lub korzystając z tabeli własnych definicji, dostępnej ponaciśnięciu klawisza [F5] – tworzenie tabeli zostało omówione poniżej.

Waga netto i ilość opakowań – dane wprowadzamy ręcznie z klawiatury

Data wysyłki – program podpowiada datę bieżącą

Po zaakceptowaniu wprowadzonych zmian, na liście dokumentów pojawia się nowapozycja. Utworzony dokument możemy wydrukować lub wyświetlić na ekraniekorzystając z klawisza [F2].

Tabela własnych definicjiNiektóre pozycje okna Handlowego Dokumentu Identyfikacyjnego wymagająwprowadzania powtarzalnych danych. Jako ułatwienie oszczędzające czas użytkownika,program umożliwia korzystanie z własnych, definiowanych pojęć gromadzonych wpostaci tabel. Zdefiniowane wpisy są następnie dostępne po skorzystaniu z klawisza [F5].Aby dodać nową pozycję do listy w tabeli definicji należy nacisnąć klawisz [Insert].Pojawi się poniższe okno, w którym należy podać kod identyfikujący pozycję na liścieoraz nazwę stanowiącą faktyczny zapis odpowiedniej pozycji na HDI:


Nadruk na formularzach TAX FREENowy mechanizm w module Rozne przydatny dla firm, w których kupują cudzoziemcy.Jak wiadomo przy wywozie towarów z Polski mogą oni odzyskać zapłacony podatekVAT o ile spełnią pewne warunki. Jednym z tych warunków jest uzyskanie od sprzedawcywypełnionego dokumentu Tax Free. Dla sprzedawcy, ręczne wypełnianie takiegodokumentu może być uciążliwe, tym bardziej, że wszystkie potrzebne dane zostały jużwcześniej zarejestrowane w Aktynie. Nowa funkcja pozwala nadrukowywać formularzeTax Free w oparciu o dane dostarczone z programu.

Nadruk na gotowych formularzach Tax Free realizowany jest za pomocą drukarki igłowejz wałkiem 15", kompatybilnej ze standardem Epson Fx (zalecamy drukarki OKI 3321)albo na drukarce laserowej/atramentowej kompatybilnej z HP. Paragon będący podstawądo wystawienia dokumentu Tax Free nie może zawierać więcej niż 7 pozycji towarowych.Mechanizm funkcjonuje w postaci wygodnej tabeli pozwalającej dodawać, usuwać imodyfikować zarejestrowane dokumenty Tax Free. W przypadku większej ilościdokumentów możliwe jest sortowanie i wyszukiwanie wg numeru i daty wystawienia.

W oknie służącym do dodawania nowego dokumentu Tax Free lub poprawianiadokumentu wcześniej wystawionego można wprowadzać następujące dane:

nr dokumentu i datę jego wystawienia

dane nabywcy (nazwisko, imię, państwo, adres, nr dokumentu potwierdzającegotożsamość)

nr paragonu na podstawie, którego ma być wystawiany dokument

Uruchomienie modułuWarunkiem niezbędnym do korzystania z tego modułu jest aktywowanie go w systemieAktyn. Aktywacja polega na wpisaniu odpowiedniego kodu alfanumerycznego w okniedostępnym po wybraniu opcji Funkcje dodatkowe w Dodatkowych Raportach(Rozne.exe). Pojawia się okno z pytaniem o chęć wprowadzenia kodu uruchamiającegomoduł. Jeżeli odpowiemy twierdząco zostanie wyświetlone okienko pozwalające nadokonanie aktywacji kodem otrzymanym drogą telefoniczną.

Uwaga: Aby otrzymać kod uruchamiający, należy skontaktować siętelefonicznie z działem technicznym firmy River dzwoniąc nanumer: 0-12 638-66-55.W trakcie rozmowy zostaniemy poproszeni o podanie numeruseryjnego oraz kodu inicjującego, widocznych w oknie aktywacji


modułu. Otrzymany kod wprowadzamy w polu Koduruchamiający lub dezaktywujący:


Ponadto, do prawidłowej pracy konieczne jest stworzenie szablonu dokumentu o nazwietxf.txt i umieszczenie go w katalogu ...aktyn30\wzorydok. Przykładowy szablon może byćdostarczony przez firmę River. Szablon można modyfikować, a przez to wpływać nawygląd dokumentu.

Korzystanie z modułuDodawanie nowego dokumentu Tax Free odbywa się w oknie tabeli będącej listązapisanych do tej pory dokumentów. Po naciśnięciu klawisza [Insert] pojawia się oknosłużące do wprowadzenia danych:


W oknie tym znajduje się kilka pozycji, które należy wypełnić aby nadruk na dokumencieTax Free mógł zostać wygenerowany:

Nr – program podpowiada kolejny numer dokumentu. Numeracja prowadzona jest wcyklu rocznym – każdy następny rok powoduje numerowanie dokumentów od 1. Programpozwala na ręczną numerację z klawiatury.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu. Program podpowiada datę bieżącą.

Opis towarów wg paragonu – w tym miejscu należy podać numer paragonuzarejestrowanego w systemie Aktyn, który stanowić ma podstawę dokumentu Tax Free.Ograniczeniem jest liczba pozycji towarowych na paragonie – nie może być większa niż 7.

Nabywca – dane nabywcy, dla którego wystawiany jest dokument. Niektóre danenabywcy należy wpisać z klawiatury, inne (oznaczone strzałką) można wypełnić zapośrednictwem tabeli własnych definicji dostępnej po naciśnięciu klawisza [F5] –tworzenie tabeli definicji zostało omówione poniżej.

Data wywozu – zadeklarowana data wywozu z Polski zakupionych towarów

Po zaakceptowaniu wprowadzonych zmian, na liście dokumentów pojawia się nowapozycja. Utworzony dokument umożliwia wygenerowanie odpowiedniego nadruku naformularzu Tax Free. Wydruk następuje po naciśnięciu klawisza [F2].

Przy większej ilości dokumentów, istnieje możliwość przeszukiwania listy zapośrednictwem narzędzia Szukaj. Aby szybko odnaleźć żądany dokument wystarczypodać rok i jego numer (RRRR/NNNNN):

Tabela własnych definicjiNiektóre pozycje okna dokumentu Tax Free wymagają wprowadzania powtarzalnychdanych. Jako ułatwienie oszczędzające czas użytkownika, program umożliwia korzystaniez własnych, definiowanych pojęć gromadzonych w postaci tabel. Zdefiniowane wpisy sąnastępnie dostępne po skorzystaniu z klawisza [F5]. Aby dodać nową pozycję do listy wtabeli definicji należy nacisnąć klawisz [Insert]. Pojawi się poniższe okno, w którymnależy podać kod identyfikujący pozycję na liście oraz nazwę stanowiącą faktyczny zapisodpowiedniej pozycji dokumentu:


MODUŁY DODATKOWE

INFORMATInformat został stworzony z myślą o tym aby wyeliminować dotychczasowe problemy zuzyskiwaniem informacji z poziomu programu Aktyn i narzędzia Rozne.exe. Jest onuniwersalnym narzędziem służącym do tworzenia i przygotowywania zestawień będącychpodstawą do wyświetlania interesujących nas w danej chwili informacji. W odróżnieniu odraportów aktynowych, czy raportów generowanych z poziomu narzędzia Rozne.exe,program Informat tworzy ogólnodostępne, własne bazy danych (na podstawie bazaktynowych), w oparciu o zadane parametry. Rolą tego narzędzia jest tworzeniezestawień w oparciu o własne, definiowane bazy danych. Przeglądanie baz,generowanie na ich podstawie odpowiednich raportów i analiz, odbywa się już z poziomuDodatkowych Raportów (Rozne.exe) – zostanie to omówione w dalszej częścininiejszego opisu. Korzyści płynące z używania programu Informat są następujące:

możliwość cyklicznego generowania baz danych , np. w nocy

możliwość tworzenia i drukowania raportów dotyczących tylkowyselekcjonowanych informacji

możliwość sortowania i wyświetlania informacji wg ustalonych kryteriów itworzenia podsumowań – opcja niemożliwa w przypadku raportówpapierowych

możliwość wyświetlania różnych analiz, przez różnych użytkowników, na różnychstanowiskach równocześnie

Uruchomienie modułuWarunkiem niezbędnym do korzystania z tego modułu jest aktywowanie go w systemieAktyn. Aktywacja polega na wpisaniu odpowiedniego kodu alfanumerycznego w okniedostępnym po wybraniu opcji Funkcje dodatkowe. Pojawia się okno z pytaniem o chęćwprowadzenia kodu uruchamiającego moduł. Jeżeli odpowiemy twierdząco zostaniewyświetlone okienko pozwalające na dokonanie aktywacji kodem otrzymanym drogątelefoniczną.

Uwaga: Aby otrzymać kod uruchamiający, należy skontaktować siętelefonicznie z działem technicznym firmy River dzwoniąc nanumer: 0-12 638-66-55.


W trakcie rozmowy zostaniemy poproszeni o podanie numeruseryjnego oraz kodu inicjującego, widocznych w oknie aktywacjimodułu. Otrzymany kod wprowadzamy w polu Koduruchamiający lub dezaktywujący:


Korzystanie z modułuPo zainstalowaniu programu Informat w systemie, uruchamiamy go np. wybierającodpowiednią opcję w Narzędziach. Pojawia się okienko z trzema opcjami:

Ponieważ korzystamy z programu po raz pierwszy, musimy ustawić podstawoweparametry konfiguracyjne dla tego narzędzia – w tym celu wybieramy opcjęKonfiguracja. Pojawia się okienko Parametry:


Okno to zawiera cztery opcje o charakterze ogólnym, niezwykle jednak istotne dla dalszej,prawidłowej pracy modułu:

Katalog roboczy – katalog o charakterze tymczasowym. Program wykorzystuje tenkatalog w trakcie przygotowywania swoich baz danych. Odpowiednikwindowsowego katalogu Temp. Program oczywiście podpowiada domyślnąścieżkę dostępu ale możemy wskazać dowolne miejsce na dysku.

Ważne! Aby konfiguracja mogła zakończyć się pomyślnie, katalogdocelowy musi już istnieć na dysku – w miejscu, które podajemyw ścieżce dostępu. Równie istotne jest, żeby wpisywanąsekwencję zakończyć znakiem “\” – tak jak to jest widoczne napowyższym rysunku.

Sieć – jeżeli pracujemy na komputerach połączonych w sieć, ustawiamy parametr naTak. Umożliwi to współdzielenie danych z innymi użytkownikami sieci ale możeznacznie spowolnić proces przygotowywania zestawień.

Edytor – edytor tekstowy służący do przeglądania wygenerowanych zestawień. Możemypozostawić domyślny lub wskazać dowolny edytor zewnętrzny pracujący w trybietekstowym – odradzamy korzystanie w tym przypadku z windowsowych edytorówtekstu takich jak Word itp.

Katalog info. – katalog, w którym program będzie przechowywał przygotowanezestawienia.

Ważne! Aby konfiguracja mogła zakończyć się pomyślnie, katalogdocelowy musi już istnieć na dysku – w miejscu, które podajemyw ścieżce dostępu. Równie istotne jest, żeby wpisywanąsekwencję zakończyć znakiem “\” – tak jak to jest widoczne napowyższym rysunku.

Po zakończeniu konfiguracji ogólnej przechodzimy do konfiguracji szczegółowej,korzystając z opcji Aktualizacja baz. Opcje w oknie Forma konfiguracji aktualizacjibaz podzielone są na trzy kategorie, pozwalające na ustalenie następujących parametrów:


Zakres aktualizacji:

Aktualizuj ostatnie – parametr ten określa jaki okres czasu ma podlegaćaktualizacji. Uruchamiając program po raz pierwszy, należy podaćwartość odpowiadającą całemu okresowi, który ma podlegaćweryfikacji – np. w przypadku danych z ostatniego roku – 365. Postworzeniu baz, podawana wartość powinna uwzględniać przerwy w pracyfirmy. Na przykład, jeśli firma nie pracuje w soboty i niedziele to wartośćparametru powinna wynieść 3, po to aby w poniedziałek zostały uwzględnionedane z piątku. Przy aktualizacji baz należy uwzględnić poprawy dokumentówdokonywane w programie Aktyn. Program aktualizuje swoje bazy w sposóbprzyrostowy. Nie odczytuje danych starszych niż to wynika z ustawionegoparametru, przyjmując domyślnie, że nie były już one zmieniane. Mówiąc wdużym uproszczeniu, program odejmuje dni wynikające z wpisanej wartości,odczytuje je na nowo a następnie uzupełnia swoje bazy o przetworzoneinformacje.

Kasuj dane starsze niż – ten parametr określa jak długo dane z baz programuInformat mają być przechowywane we wskazanym katalogu. Przy pierwszymuruchomieniu wpisana wartość powinna być wyższa przynajmniej o 1 odtej podanej w poprzednim parametrze, w naszym przypadku będzie to366. Korzystając z programu możemy ją pozostawić lub zmienić na inną,odpowiadającą okresowi, po którym dane z baz Informata będą kasowane.Okres ten jest liczony przez program od dnia bieżącego.

Stanowiska – określamy, z których stanowisk moduł Informat ma pobierać informacjeprzy budowaniu swoich baz danych

Lokalizacja baz – w tym miejscu wskazujemy ścieżkę dostępu do katalogu, wktórym program Informat ma zapisywać swoje bazy danych


Ważne! Zanim przystąpimy do aktualizacji baz, katalog docelowy musijuż istnieć na dysku – w miejscu, które podajemy w ścieżcedostępu. Istotne jest, żeby wpisywaną sekwencję zakończyćznakiem “\” – tak jak to jest widoczne na powyższym rysunku.

Tworzenie baz podstawowych – ustalamy tutaj czy program Informat ma tworzyćbazy podstawowe, w oparciu o które buduje bazy szczegółowe, konfigurowalnew następnym oknie. Bazy podstawowe są bazami zawierającymi dane ocharakterze roboczym, które program wykorzystuje, ale których nie udostępniado przeglądania. Domyślnie ustawianym parametrem jest T (Tak) i jest toustawienie optymalne. Jedynie w sytuacjach awaryjnych, serwisowych możemyzmienić któryś z tych parametrów na N (Nie). Przykładem takiej sytuacji możebyć uszkodzenie jednej z baz.

Wprowadzone zmiany akceptujemy klawiszem [Enter] i przechodzimy do okna Formakonfiguracji baz 2. Okno to pozwala włączać lub wyłączać tworzenie szczegółowychbaz dla modułu Informat, pozwalających generować konkretne zestawienia. Podobnie jakw oknie poprzednim, tutaj również opcje zostały posegregowane w trzy kategorie,określające typ i charakter generowanych zestawień.

Po zaakceptowaniu zmian rozpoczyna się aktualizacja baz wg ustalonych parametrów.

Uwaga: Jeżeli nie zamierzamy zbyt często zmieniać ustalonejkonfiguracji możemy wyłączyć etap konfiguracyjny, poprzezodpowiedni zapis w pliku .ini. W tym celu, w katalogu zprogramem tworzymy plik i zapisujemy go pod nazwąinformat.ini. Następnie wchodzimy do trybu edycji i w pierwszejlinii wpisujemy 1. Jeżeli chcemy współużytkować dane w sieci w


drugiej linii podajemy numer karty sieciowej (numer kartysieciowej możemy odczytać wchodząc do menu głównegoprogramu Aktyn i naciskając klawisz [F7]). Po zapisaniu zmianw pliku .ini, przy następnym uruchomieniu programu niepojawią się już okna konfiguracyjne tylko rozpocznie się procesaktualizowania baz. Aby przywrócić poprzednie ustawieniawystarczy usunąć wpis w pliku informat.ini.

Również sam proces uruchamiania programu można zautomatyzować w bardzo łatwysposób: wystarczy w tym celu skorzystać z jakiegokolwiek programu umożliwiającegocykliczne otwieranie plików .exe. W przypadku Użytkowników korzystających zsystemów Windows, można skorzystać z Harmonogramu Zadań. W ten sposóbprogram może dokonywać aktualizacji baz np. codziennie w nocy lub o dowolnej innej,ustalonej porze.

Podgląd zestawień tworzonych przez modułInformat

Jak już zostało to wcześniej zasygnalizowane, do przeglądania raportów czy też zestawieńprzygotowywanych przez program Informat, służą odpowiednie opcje w DodatkowychRaportach (Rozne.exe), odpowiadające trzem kategoriom z okna Forma konfiguracjibaz 2:

Informacje o kontrahentach

Informacje o towarach

Informacje ogólne

Wybranie którejkolwiek z nich otwiera okno konkretnych zestawień, odpowiadającychpodopcjom z okna Forma aktualizacji baz 2:


Wybierając odpowiednie opcje możemy wyświetlać na ekranie interesujące naszestawienia. W oknie każdego z nich mamy do dyspozycji klawisze funkcyjneumożliwiające sortowanie i filtrowanie wg odpowiednich kryteriów, sumowanie orazdrukowanie wyświetlanych zestawień.

Informacje ogólne

Ranking towarów

Zestawienie to pokazuje jak kształtowała się sprzedaż towarów w poszczególnychmiesiącach. Domyślnie pozycje na liście sortowane są po kodzie/roku/miesiącu – dziękitemu uzyskujemy chronologiczne zestawienie pozwalające prześledzić jak wyglądałasprzedaż danego kodu towarowego w poszczególnych miesiącach. Używając klawisza[F2] możemy posortować pozycje na liście wg wysokości obrotów w danym miesiącu.W takim przypadku pozycje na liście zostaną posegregowane w następującej kolejności:rok/miesiąc/obrót, co pozwoli zaobserwować, które towary sprzedawały się w danymmiesiącu najlepiej, które gorzej itd. Użycie klawisza [F2] po raz kolejny sortuje pozycje zlisty wg wysokości marży w kolejności rok/miesiąc/marża. Nietrudno się domyślić, żeten sposób sortowania pokazuje, które kody towarowe osiągnęły w danym miesiącunajwyższe marże, które niższe lub żadne.

Istnieje możliwość selektywnego filtrowania wyświetlanych informacji. Służy do tegoklawisz [F3]. Chcąc wyfiltrować pozycje na liście należy wpisać odpowiednią sekwencjęznaków, będącą kryterium wyboru dla szukanych pozycji (kod, nazwa, miesiąc, rok,obrót, marża). Wyfiltrowane informacje możemy sortować klawiszem [F2]. W każdejchwili możemy dokonać podsumowania prezentowanych na ekranie danych zapośrednictwem klawisza [F5].


Uwaga: W przypadku dużych baz danych, sortowanie [F2], filtrowanie[F3] oraz podsumowanie [F5], może zająć dłuższą chwilę. Naczas trwania obliczeń ma również wpływ konfiguracjasprzętowa danego komputera.


Ranking odbiorców

To zestawienie pozwala prześledzić jak wyglądały transakcje z poszczególnymiodbiorcami w kolejnych miesiącach. Domyślnie pozycje na liście sortowane są pokodzie/roku/miesiącu. Używając klawisza [F2] możemy posortować pozycje na liście wgwysokości obrotów w danym miesiącu. W takim przypadku pozycje na liście zostanąposegregowane w następującej kolejności: rok/miesiąc/obrót, co pozwoli zaobserwować,którzy odbiorcy zakupili w danym miesiącu najwięcej, którzy mniej itd. Użycie klawisza[F2] po raz kolejny sortuje pozycje z listy wg wysokości marży w kolejnościrok/miesiąc/marża. Nietrudno się domyślić, że ten sposób sortowania pokazuje, zktórym odbiorcą transakcje osiągnęły w danym miesiącu najwyższe marże, które niższelub żadne.


Uwaga: W przypadku dużych baz danych, sortowanie [F2], filtrowanie[F3] oraz podsumowanie [F5], może zająć dłuższą chwilę. Naczas trwania obliczeń ma również wpływ konfiguracjasprzętowa danego komputera.


Ranking sprzedawców

Zestawienie umożliwiające ocenę wyników sprzedaży poszczególnych sprzedawców wkolejnych miesiącach. Domyślnie pozycje na liście sortowane są pokodzie/roku/miesiącu – dzięki temu uzyskujemy chronologiczne zestawienie pozwalająceprześledzić jak kształtowały się wyniki sprzedaży danego sprzedawcy w poszczególnychmiesiącach. Używając klawisza [F2] możemy posortować pozycje na liście wg wysokościobrotów w danym miesiącu. W takim przypadku pozycje na liście zostaną posegregowanew następującej kolejności: rok/miesiąc/obrót, co pozwoli zaobserwować, którzy


sprzedawcy osiągnęli w danym miesiącu najlepsze wyniki, którzy gorsze itd. Użycieklawisza [F2] po raz kolejny sortuje pozycje z listy wg wysokości marży w kolejnościrok/miesiąc/marża. Nietrudno się domyślić, że ten sposób sortowania pokazuje, którzysprzedawcy odnotowali w danym miesiącu na swoim koncie najwyższe marże, którzyniższe lub żadne.


Uwaga: W przypadku dużych baz danych, filtrowanie [F3] orazpodsumowanie [F5], może zająć dłuższą chwilę. Na czas trwaniaobliczeń ma również wpływ konfiguracja sprzętowa danegokomputera.


Ranking dostawców

Zestawienie pozwalające zobaczyć, od których dostawców towary sprzedawały się wdanym miesiącu najlepiej, które gorzej lub wcale. Domyślnie pozycje na liście sortowanesą po kodzie/roku/miesiącu – dzięki temu uzyskujemy chronologiczne zestawieniepozwalające prześledzić jak wyglądała sprzedaż towaru od danego dostawcy wposzczególnych miesiącach. Używając klawisza [F2] możemy posortować pozycje naliście wg wysokości obrotów w danym miesiącu. W takim przypadku pozycje na liściezostaną posegregowane w następującej kolejności: rok/miesiąc/obrót. Użycie klawisza[F2] po raz kolejny sortuje pozycje z listy wg wysokości marży w kolejnościrok/miesiąc/marża. Ten sposób sortowania pokazuje, jak wyglądała wysokość marż wposzczególnych miesiącach, w odniesieniu do konkretnych dostawców.


Uwaga: W przypadku dużych baz danych, filtrowanie [F3] orazpodsumowanie [F5], może zająć dłuższą chwilę. Na czas trwania


obliczeń ma również wpływ konfiguracja sprzętowa danegokomputera.


Ranking periodów

Zestawienie dające ogólny obraz sprzedaży w poszczególnych miesiącach. Używającklawisza [F2] możemy posortować pozycje na liście wg wysokości obrotów w danymmiesiącu. W takim przypadku pozycje na liście zostaną posegregowane w następującejkolejności: rok/miesiąc/obrót, co pozwoli zobaczyć, które miesiące były najlepsze podwzględem wysokości obrotu, a które gorsze. Użycie klawisza [F2] po raz kolejny sortujepozycje z listy wg wysokości marży w kolejności rok/miesiąc/marża, co pozwolizobaczyć jak kształtowały się marże w kolejnych miesiącach (periodach).




Ranking grup towarowych

Warunkiem niezbędnym do otrzymania tego zestawienia jest posiadanie odpowiedniozdefiniowanych grup towarowych. W tym celu, w menu Dodatki, w opcji Grupy należyzdefiniować Podział, który się będzie nazywał towary. grt i umieścić w nim odpowiedniegrupy z przyporządkowanymi im towarami. Zestawienie to pozwala prześledzić jaksprzedawały się dane grupy towarowe w poszczególnych miesiącach. Domyślnie pozycjena liście sortowane są po kodzie/roku/miesiącu. Używając klawisza [F2] możemyposortować pozycje na liście wg wysokości obrotów w danym miesiącu. W takimprzypadku pozycje na liście zostaną posegregowane w następującej kolejności:rok/miesiąc/obrót, co pozwoli zaobserwować, które grupy towarów sprzedawały się wdanym miesiącu najlepiej, które gorzej itd. Kolejne użycie klawisza [F2] sortuje pozycje zlisty wg wysokości marży w kolejności rok/miesiąc/marża. Nietrudno się domyślić, że


ten sposób sortowania pokazuje, które grupy towarowe osiągnęły w danym miesiącunajwyższe marże, które niższe lub żadne.




Ranking grup odbiorców

Także i w tym przypadku, warunkiem koniecznym do otrzymania prawidłowegozestawienia jest posiadanie odpowiednio zdefiniowanych grup odbiorców. W tym celu, wmenu Dodatki, w opcji Grupy należy zdefiniować Podział, który się będzie nazywałkontrah. grt i umieścić w nim odpowiednie grupy z przyporządkowanymi do nichkontrahentami (odbiorcami). Zestawienie Ranking grup odbiorców pozwala zobaczyćjak wyglądała sprzedaż w kolejnych miesiącach, w odniesieniu do konkretnych grupodbiorców. Domyślnie pozycje na liście sortowane są po kodzie/roku/miesiącu.Używając klawisza [F2] możemy posortować pozycje na liście wg wysokości obrotów wdanym miesiącu. W takim przypadku pozycje na liście zostaną posegregowane wnastępującej kolejności: rok/miesiąc/obrót, co pozwoli zaobserwować, którym grupomodbiorców udało się w danym miesiącu sprzedać najwięcej towarów, którym mniej itd.Kolejne użycie klawisza [F2] sortuje pozycje z listy wg wysokości marży w kolejnościrok/miesiąc/marża. Ten sposób sortowania pokazuje jak kształtowała się wysokość marżw danym miesiącu, w odniesieniu do konkretnych grup odbiorców.


Uwaga: W przypadku dużych baz danych, filtrowanie [F3] orazpodsumowanie [F5], może zająć dłuższą chwilę. Na czas trwania


obliczeń ma również wpływ konfiguracja sprzętowa danegokomputera.


Ranking stanowisk

Zestawienie pozwalające prześledzić miesięczne wyniki poszczególnych stanowiskzdefiniowanych w systemie. Domyślnie pozycje na liście sortowane są pokodzie/roku/miesiącu. Używając klawisza [F2] możemy posortować pozycje na liście wgwysokości obrotów w danym miesiącu. W takim przypadku pozycje na liście zostanąposegregowane w następującej kolejności: rok/miesiąc/obrót, co pozwoli zaobserwować,które stanowiska osiągnęły w danym miesiącu najwyższe obroty, które niższe itd. Kolejneużycie klawisza [F2] sortuje pozycje z listy wg wysokości marży w kolejnościrok/miesiąc/marża. Ten sposób sortowania pozwoli zobaczyć, na których stanowiskachzostały w skali miesiąca osiągnięte najwyższe marże, na których najniższe itp.




Ranking specyfikacji

Zestawienie pozwalające zobaczyć jak wyglądała sprzedaż na dokumentach o konkretnejspecyfikacji. Domyślnie pozycje na liście sortowane są po kodzie/roku/miesiącu.Używając klawisza [F2] możemy posortować pozycje na liście wg wysokości obrotów wdanym miesiącu. W takim przypadku pozycje na liście zostaną posegregowane wnastępującej kolejności: rok/miesiąc/obrót. Kolejne użycie klawisza [F2] sortuje pozycje zlisty wg wysokości marży w kolejności rok/miesiąc/marża.

Istnieje możliwość selektywnego filtrowania wyświetlanych informacji. Służy do tegoklawisz [F3]. Chcąc wyfiltrować pozycje na liście należy wpisać odpowiednią sekwencjęznaków, będącą kryterium wyboru dla szukanych pozycji (kod, nazwa, miesiąc, rok,obrót, marża). Wyfiltrowane informacje możemy sortować klawiszem [F2]. W każdej


chwili możemy dokonać podsumowania prezentowanych na ekranie danych zapośrednictwem klawisza [F5].



Informacje o kontrahentach

Opcja ta pozwala generować zestawienia dotyczące kontrahenta. Po wyświetleniu naekranie listy kontrahentów podświetlamy konkretną pozycję a następnie naciskamy klawisz[F6]. Pojawia się menu, z którego wybieramy interesujące nas zestawienie.

Historia obrotu

Zestawienie przedstawiające historię obrotu towarów z kontrahentem. Domyślnie pozycjena liście sortowane są w kolejności data/dokument/towar. W chronologicznym porządkuwidać co dany kontrahent kupował, sprzedawał nam, co zwracał i na jakie dokumenty.Używając klawisza [F2] możemy posortować pozycje w kolejnościtowar/data/dokument, co pozwoli szybko odnaleźć dokument, rejestrujący transakcję.Kolejne użycie klawisza [F2] sortuje pozycje w kolejności dokument korygujący/numerkolejny. Ten sposób sortowania pozwala wyłonić dokumenty, do których byływystawione korekty. Istnieje możliwość selektywnego filtrowania wyświetlanychinformacji. Służy do tego klawisz [F3]. Chcąc wyfiltrować pozycje na liście należy wpisaćodpowiednią sekwencję znaków, będącą kryterium wyboru dla szukanych pozycji (kod,nazwa, miesiąc, rok, dokument, cena itp.). Wyfiltrowane informacje możemy sortowaćklawiszem [F2]. W każdej chwili możemy dokonać podsumowania prezentowanych naekranie danych za pośrednictwem klawisza [F5].



Historia wpłat i wypłat


Zestawienie stanowiące przegląd wszystkich wpłat i wypłat kontrahenta.

Uwaga: To zestawienie doskonale nadaje się do śledzenia wpłat i wypłatkaucji przy prowadzeniu gospodarki opakowaniami zwrotnymi– patrz str. 281.

Zestawienie to składa się z czterech kolumn. Pierwsza to dokument rozrachunkowy. Druga– dokument archiwalny będący podstawą tego pierwszego. Trzecia kolumna to wartośćnależności, zaś w czwartej widocznych jest kilka informacji naraz: forma płatności/ilośćdni po terminie/numer wyciągu/numer pozycji. Domyślnie pozycje na liście sortowane sąw kolejności wg dokumentu archiwalnego czyli dokumentu, który wygenerowałrozrachunek, za który była dokonana zapłata. Używając klawisza [F2] możemyposortować pozycje chronologicznie wg daty operacji. Kolejne użycie klawisza [F2]sortuje pozycje wg typu operacji, umożliwiając pogrupowanie razem operacji tegosamego rodzaju.




Dokumenty i operacje

To zestawienie, o charakterze ogólnym, pokazuje wszystkie dokumenty zarejestrowane wsystemie Aktyn dla danego kontrahenta. Korzystając z klawisza [F2], w zależności odpotrzeb, możemy sortować wyświetlane informacje wg daty operacji, typu operacji oraznumeru operacji.





Sprzedaż miesięczna

To zestawienie pokazuje jak dany kontrahent kupował w poszczególnych miesiącach.Domyślnie informacje wyświetlane są w porządku chronologicznym czyli wgroku/miesiąca. Przy pomocy klawisza [F2] możemy posortować pozycje wg obrotu lubwg marży.

Istnieje możliwość selektywnego filtrowania wyświetlanych informacji. Służy do tegoklawisz [F3]. Chcąc wyfiltrować pozycje na liście należy wpisać odpowiednią sekwencjęznaków, będącą kryterium wyboru dla szukanych pozycji. Uzyskane informacje możemysortować klawiszem [F2]. W każdej chwili możemy dokonać podsumowaniaprezentowanych na ekranie danych za pośrednictwem klawisza [F5].



Sprzedane towary

To zestawienie przedstawia jakie towary i w jakich ilościach zostały zakupione przezdanego kontrahenta w poszczególnych miesiącach. Domyślnie pozycje na liście sortowanesą w porządku alfabetycznym po kodzie towaru. Używając klawisza [F2] możemyposortować pozycje w kolejności miesiąc/kod towaru oraz miesiąc/obrót.





Sprzedaż towarów od dostawcy

Ten raport pozwala tworzyć zestawienia przedstawiające sprzedaż towarów od danegokontrahenta, który jest naszym dostawcą. W odróżnieniu od pozostałych zestawieńwyświetla informacje dotyczące poszczególnych tygodni a nie jak w innych zestawieniach– w ujęciu miesięcznym. Używając klawisza [F2] możemy sortować pozycje na liście.

Istnieje możliwość selektywnego filtrowania wyświetlanych informacji. Służy do tegoklawisz [F3]. Chcąc wyfiltrować pozycje na liście należy wpisać odpowiednią sekwencjęznaków, będącą kryterium wyboru dla szukanych pozycji (kod, nazwa, miesiąc, rok,dokument, cena itp.). Wyfiltrowane informacje możemy sortować klawiszem [F2]. Wkażdej chwili możemy dokonać podsumowania prezentowanych na ekranie danych zapośrednictwem klawisza [F5].



Informacje o towarach

Opcja ta pozwala generować zestawienia dotyczące towaru. Po wyświetleniu na ekranielisty towarów podświetlamy konkretny kod towarowy, a następnie naciskamy klawisz[F6]. Pojawia się menu, z którego wybieramy interesujące nas zestawienie.

Sprzedaż miesięczna

Ten raport pokazuje jak kształtowała się sprzedaż towaru w skali poszczególnych miesięcypod względem wysokości obrotu i marży. Zestawienie to okazuje się najbardziej użytecznegdy dysponujemy danymi z wielu miesięcy lub nawet lat. Podobnie jak w innychzestawieniach, możemy sortować pozycje na liście używając klawisza [F2]. Domyślnie


dane wyświetlane są w porządku chronologicznym. Korzystając z [F2] możemy sortowaćje wg wysokości obrotu i marż.




Odbiorcy towaru

Zestawienie pozwalające prześledzić kto i ile kupował danego towaru w poszczególnychmiesiącach. Domyślnie dane na liście sortowane są po kodzie kontrahenta. Używającklawisza [F2] możemy sortować pozycje w kolejności miesiąc/kod kontrahenta dziękiczemu szybko dowiemy się kto kupował dany towar w poszczególnych miesiącach.Kolejne użycie klawisza [F2] posortuje dane w kolejności miesiąc/obrót co pozwolizobaczyć, który kontrahent w miesiącu kupił danego towaru najwięcej.




Ilości w magazynach


Raport pokazujący dla wybranego towaru ilość, ilość brakującą, ilość nadmiarową naposzczególnych magazynach.

OPAKOWANIA ZWROTNEModuł przeznaczony jest dla firm prowadzących gospodarkę opakowaniami zwrotnymi,np. dla hurtowni napojów, składów budowlanych. Automatyzuje wiele bardzo żmudnychoperacji związanych z ewidencją opakowań zwrotnych, przeliczaniem ilości opakowańpowiązanych ze sprzedanymi towarami, wystawianiem odpowiednich dokumentówsprzedaży, przyjęcia a także z rozliczeniami z odbiorcami i dostawcami.

Korzyści z zastosowania modułu „Opakowania zwrotne”.Automatyczne tworzenie zestawienia opakowań do wydania

Zestawienie opakowań do wydania jest generowane natychmiast po wystawieniufaktury, na podstawie pobranych towarów oraz bazy powiązań pomiędzy towarami iopakowaniami zwrotnymi.

Aktualizacja bazy salda obrotów opakowaniami on-lineAktualizacja bazy jest dokonywana na bieżąco, po każdej operacji sprzedaży idostawy, czy zwrotu do tych operacji.

Natychmiastowy podgląd bazy salda opakowań podczas wystawianiadokumentów sprzedaży i dostawy

Sprzedawca ma natychmiastowy dostęp do informacji ile i jakich opakowań mazwrócić do dostawcy oraz ile i jakie opakowania odbiorca winien zwrócićsprzedawcy.

Ułatwienie obsługi operacji zwrotu opakowań pochodzących z poprzednichzakupów kontrahenta

Zastosowanie modułu pozwoli oszczędzić czas poświęcony na odszukiwaniedokumentów sprzedaży, do których wystawiane są dokumenty zwrotu. Na podstawiebazy salda opakowań automatycznie wystawiana jest jedna korekta potwierdzającazwrot opakowań pochodzących z wielu, wcześniej wystawionych dokumentówsprzedaży.

Szybki dostęp do informacji o wpłatach i wypłatach kaucjiZastosowanie modułu ‘Opakowania zwrotne’ wspólnie z modułem ‘Informat’pozwala w szybki sposób ustalić kwotę zwrotu dla kontrahenta tytułem uiszczanejkaucji.


Możliwość ewidencji obrotu opakowaniami zwrotnymi poprzez notyobciążeniowe i uznaniowe

Korzystanie z modułuWarunkiem korzystania z modułu Opakowania zwrotne jest prawidłoweskonfigurowanie systemu Aktyn. Niezbędne czynności, które należy wykonać to:

włączenie odpowiednich opcji w menu Konfiguracja/Inne

określenie stawki VAT

definicja nowego opakowania

utworzenie grupy opakowań

powiązanie towaru z opakowaniem

Ważne: Zalecamy aby dla wszystkich opakowań będących w obrocieutworzyć w systemie Aktyn osobny magazyn (stanowisko). Wsystemie stanowisko wskazuje zmienna ustawiana wAUTOEXEC.BAT:

SET STAOPAK = <nazwa_stanowiska>

KonfiguracjaPierwszą, zasadniczą czynnością jaką musimy wykonać jest sprawdzenie i ewentualneustawienie wymaganych opcji konfiguracyjnych. W menu Konfiguracja/Inne, używająckombinacji [Ctrl]+[Enter], przechodzimy do drugiego okna konfiguracyjnego a następnieodszukujemy na liście dwie opcje: Czy drukować rozliczenie opakowań? orazTworzenie bazy salda obrotu opakowań. Pierwsza z nich umożliwia wydrukiinformacyjne dotyczące opakowań po każdej sprzedaży, druga odpowiada za tworzenie iaktualizację salda opakowań zwrotnych. Po odszukaniu opcji na liście, przy obuustawiamy aktywny parametr T (Tak).

Po zatwierdzeniu zmian, zalecamy jeszcze określenie stawki VAT. Wprawdzie obrótopakowaniami zwrotnymi nie podlega opodatkowaniu VAT ale musimy o tym w jakiśsposób poinformować program. W tym celu, w menu Konfiguracja wybieramy StawkiVAT. Dodajemy nową stawkę zerową, opisujemy ją jako NPL (nie podlega) i nadajemy jejstatus Aktywna.


Definiowanie nowego opakowaniaOpakowanie definiujemy dodając nową pozycję w katalogu towarów (cenniku). Sposóbpostępowania jest analogiczny jak przy dopisywaniu nowego towaru. W oknie Dodanienowego towaru wpisujemy dane dotyczące opakowania (typ, kod, nazwę i jednostkęmiary) – podając cenę detaliczną sprzedaży, pamiętamy o tym, że opakowania niepodlegają opodatkowaniu VAT! - (NPL).

Po zaakceptowaniu zmian, na liście towarów w cenniku pojawia się nowa pozycja. Mamyjuż więc nowe opakowanie, teraz tylko pozostaje nam „zmusić” program aby poprawnie jerozpoznał a następnie powiązał ze wskazanymi towarami. W tym celu musimy utworzyćgrupę opakowań.

Tworzenie grupy opakowańPonieważ opakowania definiowane są jako pozycje w cenniku, istnieje koniecznośćpoinformowania programu, które „towary” z cennika są faktycznie towarami, a któreopakowaniami. Aby tak się stało, należy utworzyć osobną Grupę, o nazwieOpakowan.grt, w której zostaną zapisane dane identyfikacyjne wszystkichfunkcjonujących w systemie opakowań.

W menu Dodatki wchodzimy do Edytora grup wybierając pozycję Grupy. Naciskamy[Insert] na klawiaturze i wpisujemy nazwę nowej grupy - OPAKOWAN. Pozatwierdzeniu zmian klawiszem [Enter] na liście pojawia się nowa pozycja:OPAKOWAN.GRT. Do utworzonej grupy, należy zaimportować uprzedniozdefiniowane opakowania. Na liście podziału w edytorze grup podświetlamy kursoremOPAKOWAN.GRT a następnie naciskamy klawisz [F5]. Program wyświetli pustą listętabeli podziału. Chcąc zaimportować pojedynczy element korzystamy z klawisza [Insert]przechodzimy do okienka edycji elementu. Jeżeli pamiętamy kod i nazwę utworzonegowcześniej opakowania możemy je wpisać z pamięci, jeżeli nie – skorzystajmy z klawisza[F5]. Jako grupę oczywiście podajemy OPAKOWAN.


W przypadku gdy mamy zamiar dodać do grupy więcej elementów, najwygodniejszymsposobem jest skorzystanie z możliwości importu:

[Alt]+[T] – import zaznaczonych pozycji z katalogu towarów[Alt]+[M] – import zaznaczonych pozycji ze wskazanego magazynu[Alt]+[P] – import zaznaczonych pozycji ze wskazanego pliku .grt

Stworzyliśmy grupę umożliwiającą zidentyfikowanie opakowań zwrotnych w systemie.Możemy przejść do ostatniego etapu czyli powiązania zdefiniowanych opakowań zewskazanymi towarami.

Tabela powiązańW menu Dodatki znajduje się pozycja Opakowania, otwierająca tabelę powiązańtowarów z opakowaniami. Chcąc prowadzić obrót opakowaniami zwrotnymi musimynajpierw określić, które towary i w jakich opakowaniach są sprzedawane. Dotyczy tooczywiście tylko towarów w opakowaniach wydawanych za kaucją. Przy pierwszymuruchomieniu, tabela powiązań jest pusta. Używając klawisza [Insert] otwieramy okienkoedycyjne nowej pozycji. Najpierw wskazujemy towar. Naciskając [F5] otwieramy katalogtowarów, odnajdujemy interesującą nas pozycję i ponownie korzystamy z klawisza [F5].Kod i nazwa towaru zostaną pobrane z cennika. Teraz musimy wskazać opakowanie,które ma być powiązane z wybranym towarem. Ponownie naciskamy [F5] i na liścietowarów podświetlamy pozycję, którą zdefiniowaliśmy jako opakowanie (np.BUTELKA). Kolejnym naciśnięciem [F5] pobieramy kod i nazwę opakowania i ustalamyprzelicznik – w przypadku butelki będzie on równy 1. Akceptujemy zmiany i na liścietabeli powiązań mamy już pierwszą pozycję.

Uwaga: Bardzo często, w odniesieniu do tego samego towaru (np. piwa)będziemy mieli do czynienia z kilkoma rodzajami opakowań (np.butelka, kontener, paleta). Musimy więc pamiętać aby w takichprzypadkach kolejno powiązać dany towar ze wszystkimiopakowaniami, w których jest on sprzedawany. Jest tokonieczne dla prawidłowego działania mechanizmuusprawniającego obrót opakowaniami w naszej firmie.

W analogiczny sposób dodajemy do listy kolejne towary powiązane ze wskazanymiopakowaniami. Zdefiniowane w tabeli powiązań pozycje mogą być dowolniemodyfikowane, stosownie do potrzeb i sytuacji.


Baza salda opakowań zwrotnychW przypadku większości firm będących dystrybutorami towarów sprzedawanych wopakowaniach zwrotnych, działających już jakiś czas na rynku, gospodarka tymiopakowaniami musiała funkcjonować na przyjętych w danej firmie zasadach. Z chwiląrozpoczęcia korzystania przez firmę z modułu wspomagającego obrót opakowaniamizwrotnymi, pojawia się konieczność utworzenia bazy salda opakowań o informacje zprzeszłości, uwzględniające poprzednie transakcje i dotychczasowe rozliczenia opakowańz kontrahentami. Operację inicjacji bazy salda opakowań zwrotnych możemyprzeprowadzić na wiele sposobów: wystawiając jedną fakturę obejmującą dotychczasowetransakcje z kontrahentami, uzupełnić wpisy ręcznie na podstawie wystawionych wcześniejdokumentów lub zrobić to jeszcze w inny sposób. Jednym z takich sposobów, może byćrównież automatyczne utworzenie takiej bazy z poziomu modułu Rozne.exe wNarzędziach, wybierając opcję Tworzenie bazy salda opa.:

Cała operacja utworzenia bazy salda opakowań sprowadza się do ustawienia 2parametrów:

Stanowiska – wskazujemy interesujące nas stanowiska. Do wyboru mamy bieżące,zaznaczone i wszystkie.

Zakres czasowy – podajemy żądany przedział czasowy

Obrót opakowaniami zwrotnymiGospodarka i obrót opakowaniami zwrotnymi w dużych hurtowniach np. napojów,odbywa się zasadniczo na trzech poziomach:

sprzedaż towarów w opakowaniach wydawanych za kaucją – baza saldaopakowań aktualizowana jest na podstawie dokumentu sprzedaży

przyjmowanie zwrotów opakowań, za które pobrano kaucję – danedotyczące opakowań uzupełniane są na podstawie korekty zbiorczej

zakup towarów (od dostawcy) w opakowaniach zwrotnych – aktualizacjabazy na podstawie dokumentu przyjęcia na magazyn

W zależności od charakteru przeprowadzanej transakcji program będzie korzystał w różnysposób z mechanizmów pozwalających rozliczać obrót opakowaniami zwrotnymi.


Sprzedaż

Obrót opakowaniami zwrotnymi w systemie Aktyn odbywa się w oparciu o bazę saldatychże opakowań, aktualizowaną on-line w odniesieniu do poszczególnych kontrahentów.Pamiętamy, że wszystkie opakowania zwrotne znajdują się na stanie w odrębnymmagazynie, który program traktuje jako osobny magazyn towarów, którymi de facto sąprzecież opakowania zwrotne. W związku z tym, operacja sprzedaży towaru zopakowaniem zwrotnym musi zostać zarejestrowana w systemie w dwojaki sposób:

jako sprzedaż samego towaru (np. piwa) na stanowisku sprzedażyjako sprzedaż samego opakowania (np. butelek) na magazynie opakowań

Na zakończenie sprzedaży towaru, program umożliwia wydruk dokumentujący rozchódopakowań powiązanych z danym towarem. Rozliczenie takie stanowi podstawę dozarejestrowania sprzedaży opakowań do wydanego towaru, na magazynie opakowańzwrotnych.

Uwaga: Na wydruku rozliczenia opakowań do dokumentu widniejąwszystkie zdefiniowane w systemie opakowania. Poszczególnetransakcje rejestrowane są w odpowiednich kolumnach. Danenie rejestrowane w danej chwili w systemie możemy wpisywaćręcznie, np.:

... odbiorcy X sprzedano 200 butelek wody mineralnej.Informacje na ten temat zostały wygenerowane na wydruku. Tensam klient odbierając wodę z magazynu, zwróci przy okazji 100butelek po piwie z poprzedniego zakupu – informacje na tentemat magazynier wpisze ręcznie w odpowiedniej kolumnie nawydruku, co będzie później stanowiło podstawę rozliczenia obrotuopakowaniami z tym kontrahentem.

W każdej chwili istnieje możliwość sprawdzenia stanu rozliczeń opakowań z danymkontrahentem. W tym celu, będąc w oknie sprzedaży wystarczy przejść do katalogukontrahentów [F5], wskazać żądaną pozycję i nacisnąć [Alt]+[F6]. Pojawi się tabelasalda obrotu opakowaniami zwrotnymi dla wybranego kontrahenta. W tabeli tejwyświetlane są informacje na temat ilości, ceny i dokumentu rejestrującego danątransakcję. Wartości ujemne w tabeli oznaczają niezwrócone opakowania dostawcy,wartości dodatnie – opakowania wydane klientowi. Ilości opakowań tego samego rodzaju,pochodzące z różnych dokumentów możemy sumować (sklejać) używając klawisza [F2].


Zwroty opakowań na magazyn

Uwaga: Zalecamy aby zwroty opakowań przyjmowane na magazyndokumentowane były za pośrednictwem korekty zbiorczej.

Procedura rozliczenia zwrotów opakowań polega na wystawieniu korekty zbiorczej dodokumentu sprzedaży, rejestrującego wydanie tych opakowań. Sposób wystawienia takiejkorekty jest identyczny jak w przypadku każdej innej sprzedaży.

Wartości odpowiadające ilości tego samego opakowania, pochodzące z różnychdokumentów sprzedaży są automatycznie sumowane w programie. Zwroty rozliczane są wsystemie w kolejności, od najstarszej faktury począwszy.

Uwaga: W nagłówku korekty zbiorczej istnieje możliwość sprawdzeniasalda rozliczeń obrotu opakowaniami dla kontrahenta:wystarczy skorzystać z klawisza [F5=Odbiorca], wskazaćinteresującą nas pozycję i nacisnąć na klawiaturze [Alt]+[F6].

Przyjęcie towaru i zwroty do dostawcy

Dostawa towarów w opakowaniach zwrotnych, również musi zostać zarejestrowana: namagazynie towarów a następnie na magazynie opakowań. W obu przypadkach jest tostandardowa procedura przyjęcia towaru na PZ. Także i tutaj mamy możliwośćsprawdzenia stanu rozliczeń opakowań z danym kontrahentem. W tym celu, będąc woknie przyjęcia dostawy, wejść do katalogu dostawców, wskazać żądaną pozycję inacisnąć [Alt]+[F6]. Pojawi się tabela salda obrotu opakowaniami zwrotnymi dlawybranego dostawcy. W tabeli tej wyświetlane są informacje na temat ilości, ceny idokumentu rejestrującego daną transakcję. Wartości ujemne w tabeli oznaczająniezwrócone dostawcy opakowania przyjęte na magazyn, wartości dodatnie – opakowaniawydane klientowi. Ilości opakowań tego samego rodzaju, pochodzące z różnychdokumentów możemy sumować (sklejać) używając klawisza [F2].

Możliwe są również zwroty opakowań do dostawców, na zasadzie korekty dostawy zdanego dnia. Zwrot opakowań odbywa się dokładnie tak samo jak każda inna korektadokumentu PZ.

Uwaga: Jeszcze raz pragniemy podkreślić, że moduł Opakowania zwrotneprzewidziany został głównie do wspomagania gospodarkiopakowaniami w relacjach z odbiorcami.


Uwaga: Niekiedy, np. w sytuacji gdy wpływy za kaucję nie pokrywająsię z momentem przyjęcia czy wydania opakowań, mogąpojawić się wątpliwości, co do faktycznego stanu rozliczeńopakowań z danym kontrahentem – pomocnym może się wtedyokazać moduł Informat – (patrz Rozdział Pierwszy).

Uwagi ogólnePrzystępując do pracy z modułem Opakowania zwrotne należy pamiętać o kilkupodstawowych warunkach, mających wpływ na prawidłowe funkcjonowanie tegonarzędzia:

moduł przewidziany został dla Użytkowników będących dystrybutorami towaróww opakowaniach zwrotnych (np. hurtownie napojów)

dla bezkolizyjnej pracy tego mechanizmu wymagane jest prowadzenie osobnegomagazynu opakowań

program opracowany został głównie z myślą o usprawnieniu gospodarkiopakowaniami w relacjach z odbiorcami

należy pamiętać aby zwroty opakowań od odbiorców na magazyn rozliczane byłyza pośrednictwem korekty zbiorczej

odpowiednia zmiana parametrów konfiguracyjnych programu Aktyn i opisanewyżej przygotowanie modułu do pracy są niezbędne do jego poprawnegodziałania


DOKUMENTY ZALICZKOWEI KOŃCOWE

Nowa ustawa o VAT wprowadziła istotne zmiany dotyczące rejestrowania należnościotrzymanych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Od 1 maja 2004 każda wpłata zaliczki, zadatku, przedpłaty, raty itp. powinna zostaćzarejestrowana za pomocą faktury zaliczkowej – chyba, że od przyjęcia należności dowydania towaru lub wykonania usługi nie upłynęło więcej niż 7 dni.

Do tego czasu wymóg ten obowiązywał tylko wtedy, gdy wartość wpłaty przekraczała50% wartości zamówionych towarów lub usług, co w praktyce oznaczało, że firmyużywające Aktyna takich dokumentów wystawiać nie musiały. Niestety, teraz to sięzmieniło...

Każda firma używająca Aktyna i przyjmująca od swoich klientów zaliczki lub wpłaty opodobnym charakterze jest zobowiązana do wystawiania dokumentów zaliczkowych!

Wychodząc naprzeciw tym zmianom, postanowiliśmy dodać do Aktyna nowemechanizmy, pozwalające na wystawianie takich dokumentów.

Przygotowana przez nas nowa podwersja Aktyna zawiera mechanizmy pozwalająceobsłużyć typowe sytuacje i najpilniejsze potrzeby, mechanizmy te zostały przystosowanedo obsługi sprzedaży prowadzonej przez podmioty będące krajowymi płatnikami VAT(nie zaleca się wystawiania zaliczkowych/końcowych dokumentów unijnych ieksportowych). Zmiany dokonane w programie pozwalają na:

wystawianie dokumentów zaliczkowych – program pozwala wystawić jednąfakturę zaliczkową lub jeden paragon zaliczkowy, do danego zamówienia odklienta

wystawianie dokumentów końcowych – program pozwala wystawić jedną fakturękońcową lub paragon końcowy, potwierdzający zrealizowanie zamówienia

Firma, która zechce korzystać z nowej funkcjonalności Aktyna musi posiadać program wwersji 5.6.02 Quatro z aktualną gwarancją i aktywowaną funkcją sprzedaży z wielumagazynów.


Dokumenty zaliczkowe:

Proces rejestrowania dokumentu zaliczkowego składa się z dwóch etapów:

przyjęcia zamówienia od klienta

wystawienia dokumentu zaliczkowego potwierdzającego wpłatę

P rzyjm ow a n i e za m ów i eń

Przyjęcie zamówienia od klienta jest typową operacją rejestracji zamówieniaprzyjętego w Aktynie. Po zarejestrowaniu zamówienia możemy przystąpić dowystawienia dokumentu potwierdzającego przyjęcie zaliczki na zamówione towary.

Uwaga: Dokumenty zaliczkowe są zwykłymi dokumentami sprzedaży(FA, RA, PA).

Przed przystąpieniem do rejestracji dokumentu zaliczkowegonależy dodać w cenniku towarów (Dodatki/Towary) pozycjeodpowiadające zaliczkom, przyporządkowane poszczególnymstawkom VAT. Należy pamiętać, aby zaliczki w cenniku miałyustawiony typ Usługa a w polu PKWiU zalecamy wpisaniedowolnego znaku z klawiatury. Wskazane jest także, aby kodydefiniowanych zaliczek miały wspólny mianownik, np. zaczynałysię na literę Z – pozwoli to uniknąć problemów z identyfikacjąpozycji zaliczek w cenniku.

Rejestra cja d ok u m en tu za l i czk ow eg o

Poniższy opis ilustruje wystawianie faktury zaliczkowej w trybie, gdzie najpierwwypełnia się okno nagłówka dokumentu a później listę towarową. Wystawianieparagonu zaliczkowego przebiega analogicznie. Podobne jest też wystawianiedokumentów zaliczkowych w trybie, gdzie najpierw wypełniana jest lista towarowadokumentu, a dopiero potem okno nagłówka.

W module sprzedaży wybieramy opcję Sprzedaż na FA

Wypełniamy okno nagłówka dokumentu danymi kontrahenta, wpisujemy ew.komentarz, specyfikację itd. Zatwierdzamy okno nagłówka i wchodzimy do listy, zktórej pobiera się towary lub usługi na dokument. Wycofujemy się z listy naciskającklawisz [ESC], tak aby pozostało widoczne tylko puste okno, w którym pokazywanesą pozycje dodane na dokument.


Uruchamiamy tryb wystawiania dokumentu zaliczkowego.

W tym celu naciskamy klawisze [Ctrl]+[O] tyle razy, aż w górnej ramce listy pozycjidokumentu pojawi się napis Zaliczka.

Pobranie zamówienia, z którym będzie powiązany wystawiany dokument zaliczkowy.

Naciskając klawisz [F3] otwieramy listę zamówień przyjętych. Używając klawisza[F5] pobieramy z listy zamówienie, do którego zostanie wystawiony dokumentzaliczkowy. Fakt wybrania zamówienia jest potwierdzony przez wyświetlenie jegonumeru w górnej ramce listy pozycji dokumentu.

Uwaga: Nie należy wystawiać dokumentu zaliczkowego na same usługi,zawsze powinien być pobrany przynajmniej jeden to wa r na tymdokumencie.

Wystawienie dokumentu zaliczkowego.

Po powrocie do okna pozycji dokumentu naciskamy kilka razy klawisz [Enter] domomentu, aż zostanie pokazana lista usług zdefiniowanych w cenniku. Z listy tejpobieramy tylko te pozycje, które opisują zaliczki w stawkach VAT, zgodnych z tymijakie występowały na zamówieniu klienta. Zalecamy, aby w polu Ilość wpisaćwartość 1 – w przeciwnym wypadku należy zadbać o to, aby sumaryczna wartośćzaliczek była prawidłowa.

Uwaga: Program nie dopuści do dodania na dokument zaliczek zestawkami VAT, których nie było na wskazanym zamówieniu.Program nie pozwala też na dodawanie zaliczek ze stawką VATwystępującą na zamówieniu o wartości większej niż wartośćbrutto zamówionych towarów i usług w tej stawce, tak więc nienależy wystawiać dokumentu na kwotę większą niż faktycznawartość zamówienia. Wystąpienie takich sytuacji będziesygnalizowane komunikatem "Przekroczony VAT" przy próbiedodania pozycji listy dokumentu. Komunikat ten może teżpojawiać się, gdy zapomnimy wskazać zamówienie, do któregowystawiany jest dokument zaliczkowy.

Forma płatności

Po wprowadzeniu wszystkich rekordów opisujących przyjęte zaliczki dla danychstawek VAT przechodzimy do wprowadzenia informacji o płatnościach. Programpozwala wprowadzić jedynie takie płatności, których termin zapłaty jest nie większyniż data wystawianej faktury.


Uwaga: Przyjęto założenie, że wpłata gotówki, otrzymanie czeku wiążesię z obowiązkiem wystawienia faktury zaliczkowej w tymsamym dniu. Dla innych form płatności pozwalamy wprowadzićdaty zapłaty wcześniejsze niż data bieżąca.

W przypadku płatności kredytowej (czek, przelew, gotówkanierozliczona) wystawienie dokumentu zaliczkowego spowodujepowstanie należności w rozrachunkach. Program nie rozliczatakich należności automatycznie – należność należy rozliczyćręcznie.

Zapisujemy fakturę i drukujemy w postaci opisanej przez Rozporządzenie MinistraFinansów. Lista zamówionych towarów i usług na wydruku faktury pobierana będzie zdanych zamówienia powiązanego z tą fakturą.

Zapis dokumentu zaliczkowego powoduje zablokowanie możliwości edycji, kasowania iarchiwizacji tego zamówienia. Program blokuje również możliwość wystawienia dozamówienia kolejnego dokumentu zaliczkowego. Dla dokumentów zaliczkowych, jedynąoperacją na jaką zezwala program, jest operacja kasowania. W przypadku stwierdzeniapomyłki należy dokument zaliczkowy wykasować i wystawić na nowo.

Uwaga: Po zakończeniu wystawiania dokumentu zaliczkowego zalecamypowrót do standardowego trybu pracy. W tym celu, w oknielisty pozycji dokumentu używamy skrótu klawiaturowego[Ctrl]+[O] tyle razy, aż program przejdzie w odpowiedni tryb.

Na liście dokumentów w Wydrukach Archiwalnych numerkażdego dokumentu zaliczkowego poprzedzony będzie literą Z.

Dokumenty końcowe

Dokument końcowy wystawiamy tylko wtedy, gdy pobrane zaliczkiudokumentowane fakturami zaliczkowymi nie pokrywają 100% należności. Winnym wypadku wystawiamy jedynie dokument WZ dokumentujący wydanietowarów.

Opis poniższy przedstawia proces wystawiania faktury końcowej w trybie, gdzienajpierw wypełnia się okno nagłówka dokumentu, a później listę towarową.


Wystawianie paragonu końcowego odbywa się analogicznie. W podobny sposóbwystawiamy dokument końcowy w trybie, gdzie najpierw wypełniana jest lista towarowadokumentu, a potem okno nagłówka.

W module sprzedaży wybieramy opcję Sprzedaż na FA

Wypełniamy okno nagłówka dokumentu danymi kontrahenta, wpisujemy ew.komentarz, specyfikację itd. Zatwierdzamy okno nagłówka i wchodzimy do listy, zktórej pobiera się towary lub usługi na dokument. Wycofujemy się z listy naciskającklawisz [ESC], tak aby pozostało widoczne tylko puste okno, w którym pokazywanesą pozycje dodane na dokument.

Uruchamiamy tryb wystawiania dokumentu końcowego

W tym celu naciskamy klawisze [Ctrl]+[O] tyle razy, aż w górnej ramce listy pozycjidokumentu pojawi się napis Tryb końcowy.

Pobranie faktury zaliczkowej

Wskazujemy fakturę zaliczkową, dla której ma być wystawiony dokument końcowy.Naciskając [Ctrl]+[F2], wyświetlamy okno, w którym podajemy datę (miesiąc) inumer wystawionego dokumentu zaliczkowego. Z wyświetlonej listy fakturzaliczkowych pobieramy interesujący nas dokument używając klawisza [F5]. Powybraniu faktury zaliczkowej program automatycznie wypełni listę pozycjidokumentu, pod warunkiem, że wszystkie pozycje z zamówienia związanego zfakturą zaliczkową są w magazynie. W przypadku niedoboru, program wyświetliinformację, którego towaru brakuje. W takiej sytuacji program blokuje możliwośćzapisania faktury końcowej.

Lista towarów i usług na fakturze końcowej zostanie stworzona automatycznieprzez program na podstawie zamówienia od klienta związanego z wystawionąwcześniej fakturą zaliczkową. Dodatkowo nastąpi przeliczenie cen sprzedaży wtaki sposób, aby wartości brutto tabelki VAT faktury końcowej były równe różnicywartości tabeli VAT całego zamówienia i wartości z tabelek VAT wystawionejfaktury zaliczkowej.

Uwaga: W niektórych przypadkach (faktura wystawiana w cenachnetto, duża ilość towaru w różnych stawkach VAT),automatyczne obliczenie cen tak, aby nie było rozbieżności,może być niewykonalne. W takich sytuacjach programwyświetli informację z podaniem wartości rozbieżności wposzczególnych stawkach VAT. Rozbieżności te należyzlikwidować ręcznie. Dokonuje się tego poprzez odpowiednipodział ilości jakiejś pozycji w stawce VAT, której dotyczyrozbieżność i zmodyfikowanie ceny dla jednego z rekordówotrzymanego po podziale. Do podziału rekordu na części służy


kombinacja klawiszy [Ctrl]+[F3] w liście pozycji dokumentu.Informacje o aktualnych rozbieżnościach do skorygowaniapozwala uzyskać klawisz [Ctrl]+[F4]. Cenę pozycji dokumentumożna skorygować naciskając klawisz [ENTER] naodpowiedniej pozycji.

Po zniwelowaniu rozbieżności przechodzimy do wprowadzenia informacji opłatnościach. Mechanizmy wprowadzania informacji o płatnościach są takie samejak przy normalnej fakturze.

Zapisujemy fakturę końcową i drukujemy w postaci opisanej przez RozporządzenieMF. Nad stopką tej faktury zostanie wydrukowana informacja o numerze i wartościzwiązanej z nią faktury zaliczkowej. Wraz z fakturą końcową wystawiany jestdokument WZ ściągnięcie towaru z magazynu.

Uwaga: Ceny sprzedaży towarów na fakturze końcowej będąprezentowane w dwojaki sposób: ceny i wartości towarów/usługna zamówieniu oraz ceny i wartości towarów/usług odpowiedniopomniejszone o wartość zaliczki. W zapisie tworzonegorównocześnie dokumentu WZ ceny będą takie jak nazamówieniu. Jest to konieczne z uwagi na ewentualne raportywykonywane na podstawie dokumentów WZ, pokazującerzeczywistą marżę na towarze.

W przypadku, gdy wartość wpłaconej zaliczki w 100% pokrywawartość zamówionych towarów i usług, jedynym dokumentemjaki zostanie wystawiony, będzie dokument WZ.

Zapis dokumentu końcowego powoduje zablokowanie możliwości edycji i kasowaniatego dokumentu. Program blokuje równocześnie możliwość wystawienia do tegodokumentu zaliczkowego kolejnego dokumentu końcowego.

Uwaga: Po zakończeniu wystawiania dokumentu zaliczkowego zalecamypowrót do standardowego trybu pracy. W tym celu, w oknielisty pozycji dokumentu używamy skrótu klawiaturowego[Ctrl]+[O] tyle razy, aż program przejdzie w odpowiedni tryb.

Na liście dokumentów w Wydrukach Archiwalnych numerkażdego dokumentu końcowego poprzedzony będzie literą K.


Uwagi, zalecenia, ograniczeniaw module Sprzedaż nie należy wystawiać faktury dla paragonów zaliczkowych i

końcowych, korzystając z opcji RA, RF do paragonu, FA do paragonu

w przypadku dokumentów zaliczkowych i końcowych nie należy korzystać zprogramu Export/Import

Poprawy zamówień, dokumentówzaliczkowych i końcowych

dokumentów zaliczkowych i końcowych nie można poprawiać. Można je wykasowaći wystawić powtórnie w poprawnej postaci

po wystawieniu dokumentu zaliczkowego do zamówienia zostaje zablokowanamożliwość poprawiania, kasowania i archiwizacji tego zamówienia

po wystawieniu dokumentu końcowego do dokumentu zaliczkowego zostajezablokowana możliwość kasowania dokumentu zaliczkowego i wystawianiakorekt do dokumentu zaliczkowego

program automatycznie rozlicza zrealizowane zamówienie i archiwizuje je z chwiląwejścia do modułu Zamówienia

Uwaga: Może się zdarzyć sytuacja, gdy dokument końcowy zostanieskasowany, zaś zamówienie źródłowe zostało już wmiędzyczasie przeniesione do archiwum. Program dajemożliwość przesunięcia zamówienia z archiwum do zamówieńaktywnych. Dokonuje się tego z poziomu tabeli zamówieńarchiwalnych, używając klawisza [F9]. Warunkiem takiejoperacji jest uprzednie wykasowanie WZ-tki powiązanej zeskasowanym dokumentem końcowym.

wykasowanie dokumentu końcowego przywraca możliwość kasowania dokumentuzaliczkowego


wykasowanie dokumentu zaliczkowego przywraca możliwość poprawiania, kasowaniai archiwizacji zamówienia

Korekty dokumentów zaliczkowychi końcowych

do dokumentów zaliczkowych program pozwala wystawić tylko jedną korektę –całkowity zwrot zaliczki. Proces wystawiania korekty różni się od procesuwystawiania normalnej korekty typu zwrot tylko tym, że program nie pozwalaedytować listy zwracanych pozycji. Korektę taką można wykonać tylko wtedy,gdy do korygowanego dokumentu nie wystawiono jeszcze dokumentukońcowego. Korekta typu zwrot dokumentu zaliczkowego nie rozliczaautomatycznie zamówienia. Zamówienie należy zarchiwizować ręcznie.

do dokumentu końcowego można wystawić tylko jedną korektę. Dla faktur może byćto zarówno korekta wartościowa jak zwrot

ceny sprzedaży dla korekt są równe cenom z zamówienia, a nie cenompomniejszonym o wpłaconą zaliczkę z dokumentu końcowego

korekty dokumentów końcowych wystawia się w identyczny sposób jak korektynormalnych faktur lub paragonów

Raporty

Dokumenty zaliczkowe i końcowe zostały uwzględnione przy generowaniu raportów.Raporty z transakcji (Transakcje/Dokumenty i Transakcje/Towary) posiadają filtr dladokumentów zaliczkowych i końcowych. Aby z niego skorzystać, w opcji Dokumentynależy ustawić parametr Wybierz (√). Pojawi się lista wyboru dokumentów, na którejwidoczne są dwie nowe pozycje:

Zaliczkowe

Możliwe parametry:

TAK – na raporcie pojawią się wszystkie dokumenty zaliczkowe

NIE – raport nie uwzględnia dokumentów zaliczkowych


Pos.Dok.Kon (posiada dokument końcowy) – na raporcie znajdą się tylko tedokumenty zaliczkowe, do których wystawiono dokument końcowy

Bez.Dok.Kon (bez dokumentu końcowego) – na raporcie znajdą się tylko tedokumenty zaliczkowe, które nie posiadają dokumentu końcowego

Zwr. (zwrot) – na raporcie pojawią się tylko te dokumenty zaliczkowe, do którychwystawiono korektę

Końcowe

Możliwe parametry:

TAK – na raporcie pojawią się wszystkie dokumenty końcowe

NIE – raport nie uwzględnia dokumentów końcowych

Dok.Spr – na raporcie pojawią się dokumenty końcowe (FA, RA, PA)

WZ – na raporcie pojawią dokumenty WZ wygenerowane w trakcie wystawianiadokumentu końcowego

Uwaga: Należy cały czas pamiętać, że postać końcowa generowanegoraportu, zależy przede wszystkim od prawidłowego ustawieniawszystkich wymaganych parametrów!

Na przykład: ustawienie opcji Zaliczkowe na TAK (wszystkiedokumenty zaliczkowe), przy równoczesnym ustawieniu opcjiPA (paragony) na NIE spowoduje, że na raporcie nie zostanąuwzględnione paragony zaliczkowe.

Program Ak2fk

W Konfiguracji eksportu programu, parametr Paragony kred. (paragony kredytowe)zastąpiono parametrem Paragony kred. zal. (paragony kredytowe i zaliczkowe).Parametr ten pozwala obecnie ustalić, czy paragony kredytowe i zaliczkowe zapisywanew pliku .dbf mają być sklejane z innymi, czy zapisywane jako osobne pozycje.


INNE ZMIANY

Eksport CennikaStworzono mechanizm pozwalający przygotowywać i eksportować aktynowe cennikitowarów, w postaci umożliwiającej ich przeglądanie na komputerach kontrahentów(odbiorców), bez konieczności instalowania Aktyna.

Eksport danych

Zapis i aktualizacja danych z cennika odbywa się za pośrednictwem opcji Cenniki wmodule raportów dodatkowych Rozne.exe. W okienku Parametry ustalamypodstawową konfigurację eksportu:

Towary – parametr określający, które dane zostaną wyeksportowane:- √ - zaznaczone- * - wszystkie pozycje z cennika- M – towary w Magazynie

Zapisz cennik w katalogu – ścieżka do katalogu, w którym zostaną zapisanewyeksportowane pliki. Jeżeli katalog nie istnieje, należy go utworzyć! Wybranie OKuruchamia eksport i zapis danych we wskazanym katalogu.

Przeglądanie i aktualizacja cenników

Przeglądanie cenników na obcych komputerach umożliwia specjalnie przygotowanaprzeglądarka – Cennik.exe. Przeglądarka ta jest instalowana w katalogu głównymprogramu Aktyn. Aby oglądać dane należy ją p rzeko p io wać do katalogu docelowego,w którym zapisywane są pliki cennika, a następnie uruchomić. Program umożliwiasortowanie i przeszukiwanie pozycji na liście po kodzie i nazwie [F2], podgląd informacjidodatkowych [Enter] oraz przeglądanie cen (detalicznych, hurtowych, brutto, netto) zapośrednictwem klawisza [F3].

Aktualizacja danych w katalogu docelowym odbywa się poprzez nadpisanie i następuje wwyniku kolejnego eksportu danych cennika.

Katalog z wyeksportowanymi danymi cennikowymi (wraz ze skopiowanym plikiemprzeglądarki Cennik.exe) można udostępniać kontrahentom za pośrednictwem serweraFTP, na nośnikach danych lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.


Sprawdzarka cenProgram umożliwia sprawdzanie cen towarów, współpracuje z czytnikiem kodówkreskowych. Informacje wyświetlane są w postaci dużych znaków, widocznych nawet dlaosób słabowidzących. Program działa w oparciu o aktynową bazę towarów (cennik). PlikSprcen.exe znajduje się w katalogu głównym programu Aktyn. Po uruchomieniu pojawiasię niewielkie okienko. Po odczytaniu kodu skanerem, lub wpisaniu go z klawiaturywyświetlana jest nazwa i cena detaliczna brutto towaru zapisana w cenniku Aktyna.

Zalecamy, aby na komputerze, na którym będzie działała Sprawdzarka cen byłzainstalowany program Aktyn przynajmniej w wersji demo (konieczność ustawieniaścieżek dostępu do danych w Konfiguracji). Alternatywnym rozwiązaniem (w przypadkupracy w sieci) jest uruchamianie Sprawdzarki cen na komputerze sieciowym, na którymzainstalowano Aktyna.

Drukowanie „cenówek”Cenówka – pod tym pojęciem rozumiemy etykietę zawierającą nazwę towaru, cenę za 1sztukę i cenę np. za 1 kg.

W obecnej wersji program umożliwia wydruk „cenówek” na dwa sposoby:

- w module Dostawa, na zakończenie zapisu dokumentów PZ – dla tych towarów,którym się zmieniły ceny lub wszystkich

- za pośrednictwem mechanizmu Etykiety w module Rozne


NAJWAŻNIEJSZE ZMIANY WPROGRAMIE

Program WinPrint – drukowanie nadrukarkach windowsowychOpisana konfiguracja pozwala na drukowanie dokumentów i raportów systemu Aktyn nadowolnej drukarce windowsowej (w tym na drukarce podłączonej przez port USB).

Instalacja WinPrint Z nośnika instalacyjnego należy uruchomić plik instaluj.exe, wybrać „1 – InstalacjaWinprint”, a następnie ustalić i potwierdzić miejsce docelowe instalacji (domyślnie dyskC, ścieżka dostępu AKTYN30) – w podanym miejscu powstanie katalog WINPRINT.Przeprowadzić instalację programu WinPrint.

Konfiguracja WinPrint Po uruchomieniu programu Winprint.exe pojawia się okno, w którym widzimy:

- pole Katalog WinPrint – podajemy katalog, w którym program ma szukać plików.htm do wydrukowania (domyślnie c:\aktyn30\winprint\)

- pole Drukarka – z listy zainstalowanych drukarek wybieramy drukarkę, na którejmają być drukowane nasze pliki (domyślnie – domyślna drukarka systemowa)

- pole wyboru Uruchamiaj automatycznie – po zaznaczeniu tego pola program jestdodawany do grupy programów w Autostart i uruchamiany wraz z systememWindows. Odznaczenie pola powoduje, że WinPrint jest usuwany z Autostartu(domyślnie pole to jest puste).

- przycisk Start – po naciśnięciu program rozpoczyna poszukiwanie plików dowydrukowania i drukuje je.

- przycisk Stop – użycie go powoduje zatrzymanie drukowania W przeglądarce Internet Explorer (w menu Plik/Ustawienia strony) należy ustawićminimalne marginesy oraz usunąć nagłówek i stopkę strony.


Wyglądem dokumentu można w pewnym zakresie sterować poprzez edycję pliku style.cssznajdującego się w katalogu programu WinPrint. Plik ten zawiera arkusz stylu dladokumentów drukowanych z programu. Można tu zmienić np. wielkość i styl czcionki,odstępy między liniami, włączyć pokazywanie graficznego nagłówka i stopki itd. –korzystanie wymaga znajomości styli .css!!!.

Konfiguracja AktynaW programie Aktyn należy ustawić następujące parametry:

Konfiguracja/Inne2:

- Drukowanie poprzez WinPrint: Tak/Nie

Tak - Aktyn i wszystkie moduły z nim związane drukują z wykorzystaniem programuWinPrintNie - drukowanie odbywa się w dotychczasowy sposób (opcja domyślna)

- Katalog WinPrint – katalog do którego Aktyn ma zapisywać pliki .txt zdokumentami, raportami do wydrukowania np. c:\aktyn30\winprint\

Konfiguracja/Konfiguracja wydruków:

- Port/typ drukarki … - należy wybrać STD

Drukarki atramentowe i laserowe nie drukują na papierze z kopiami. W związku z tymtrzeba pamiętać by ustawić ilość kopii. Można to zrobić w konfiguracji wydruków (niezalecane ponieważ wpływa na drukowanie wszystkich dokumentów i raportów) lub wmenu drukowania. Zalecamy również zmianę/zwiększenie długości strony w konfiguracjiwydruków tak, aby maksymalnie wykorzystać papier. Jeśli program WinPrint jestzainstalowany i ścieżka do katalogu WinPrint została ustawiona poprawnie, to możliwe jestteż zapisywanie dokumentów i raportów programu Aktyn do plików w formacie .htm.Pliki takie łatwo wysłać do klienta np. mailem. Po ich otrzymaniu, klient może łatwoobejrzeć przesłany dokument i np. go wydrukować.

Zamiana formy płatności Czek na KartaW programie dodano możliwość wyboru płatności za pośrednictwem karty. Do tej porytaka możliwość nie istniała. Klienci płacący kartą otrzymywali dokumenty sprzedaży, naktórych jako forma zapłaty widniał czek, co nie było zgodne z prawdą. Opcja Zamianaformy płatności Czek na Karta dostępna jest w konfiguracji Aktyna (Konfiguracja/Inne2). Dokonana zmiana dotyczy najważniejszych modułów programu, takich jak: Sprzedaż,


Kasa, Dostawa i Raporty. Jeżeli przy wystawianiu dokumentu podano informację orodzaju karty (Visa, MasterCard) Aktyn „uzna”, że zapłata kartą została faktyczniedokonana. Brak takiego wpisu będzie świadczył, że zapłata została tylko zadeklarowana inastąpi w terminie późniejszym.

Zmiany dla wersji 4.5 – 5...River Jacek Bator Spółka Jawna 30-133 Kraków, ul. Juliusza Lea 210...

Documents

Transcript of Zmiany dla wersji 4.5 – 5...River Jacek Bator Spółka Jawna 30-133 Kraków, ul. Juliusza Lea 210...