Schéma Directeur Numérique2018-2020

Université Paris-Dauphine

Conseil d'administration

13 novembre 2017

Préparation : DSI & VPN après consultation de tous les acteurs

DSI Dauphine - Cellule architecture – Plan d’occupation des sols

Echanges & relations

Echanges étudiants

Opérations

Scolarité

Pilotage & contrôle

Offres formations / pédagogie

Recherche

Communication interpersonnelle Echanges avec

les partenaires

externes

Echanges avec les

administrations

Suivi temps et

service

enseignement

PatrimoineFinances

RH

MyDauphine

MyCourse3WSport

EDT

TrombinoscopePolynum

Career Center

eCandidat IAReins

C2I PStage

SitesWeb Dauphine.fr bibliothèque

ENT (annuaire, notes, trombi, ….)

Sympa

EnquêtesHELIWEB

moveon

CV enseignants Dauphinet

FileSender

Boléro

Office 3

65

Suivi-commandes

RD

V

HELICO

BO

Performance &

Décisionnel

Elaboration &

programmation

budgétaire

Contrôle de

gestion

Scoring

APOCANDI

APOGEE

SIFAC

DVP

GLPI (MP)

REVIT

IPWEB Vœux IP

7 instances

PJWEB

BO

R SAS

ACADEM / DFIS

BIRD

ALEPH

Primo

Metalib

SFX

HARPEGE

FIGGO

WINPAIE

HELICO

LAGAFSYNCRO

ROF ROF - Uniform

Cours-ROF

BlackBoard

BOLER

O

Unicampus

Edonet SENORITA

LAGAF

WINPAY

SIFAC

DVP

Suivi dossiers vacataires Ava

nce

men

t d

e gr

ade

JobTeaser

MyDauphine

candidatures Réinscriptions

E Candidat7 instances IAReins

NABUCC

O

SCOLAR

(access)

Fourniture

s

DIF

OMNIGARD

E

Forum entreprises

…

Foodle

studapart

Campus

France

HELICO

LIMESURVEY

campus

mailstore

SIFAC

DEMAT

Mur d’images

Mastères

cleverSMS

mailjet superSaas Promotions

SINCRO

SIGB

SENORITA

Rondier

Accès-

parking

Bibliothèque universitaire

Pebnet

watchdog

Neopost

Application salle de langue

Portiquesport

État du système d'information fin 2017 obsolescence technique et/ou fiabilité technique et/ou non-conformité fonctionnelle

PStage

Infr

as

tru

ctu

res

info

rma

tiq

ue

s

Authentifications

Serveurs de fichier

Suivi dossiers vacataires

Gestion des tickets

Supervision

Wifi

Sauvegarde

Sécurité

Accès internet

Téléphonique

Postes de travailSalles pédagogiques

Câblage PRA Réseau multiservice

Réseau Desserte

Outils transverses

Archivage

Référentiel Personnes

/ structures/étudiants

Outils de collaboration

Annuaire LDAP

SUPANN

Dématérialisation(BPM, GED, ..

Planification

ADE

Outils bureautique

(word/ excel)

Messagerie

Vie étudiante

Exemple détaillé : cible pour le domaine scolarité

Echanges

Fonctions de

support

Portail (Office 365, appli mobile, MyDauphine) : 2018

Suivi de cursusPaiement en

lignePersonnes

Structures

Gisement de

données

Groupes

Lieux

Dossier étudiant

Prospects

Simulations

E-Pédagogie

2018

Réservation salles

co working 2018Services digitaux Echanges B2B

En

qu

ête

s

Planification GEDEditique

Smarte data Pilotage de

la performance 2019

Gestion formation & dossier étudiant

Suivi temps des

enseignants

Pilotage de la formation

Pilotage social

Construire

l’offre de

formation

Mettre en

œuvre l’offre

de formation

Candidatures

Inscriptions

Stages

Contrôle du

cursus

Gérer les

échanges

Scolarité centrale Départements Transverse

Candidature / IP en ligne

Logement

Notes

certifiés Tarifs

Formations

Simulation / IA en ligne

Gestion des

diplômes

Cursus &

parcours

Sport

Formation

continueSuivi

expérience

Elections

EncaissementCourrier

Données

Référentiels

Carte étudiant Accès au campus

Situation

sociale

Gestion des

Opportunités

4

Axes de la transformation numérique

Axes de la transformation numérique

Parcours Etudiants

Parcours Enseignants

Parcours Personnel

Parcours Entreprises /

Alumni

(à venir)

Qualité et fiabilité des systèmes d'information

Socle technologique transverse

MDM / Référentiels Socle décisionnel

Optimisation et gain de performance Relations clients

Projets transverses multi clients Socle dématérialisation

Parcours chercheurs

Modernisation des infrastructures

Optimisation et gain de performance

Socle dématérialisation

Projets transverses multi clients

Transformation numérique

Socle technologique transverse

Performance et infrastructures du SI

2020

Digitalisation Parcours Etudiant

Digitalisation Parcours Enseignant

Digitalisation Parcours Personnel

POC Salles

connectées

Refonte intranet

Application mobileInscriptions

IA / IP

Changement

Boléro

Démat vacataires Phase1 Portail Enseignants

MDM / Référentiel

Relations clients

Modernisation et sécurisation du SI

Fonctionnement du SI

Gouvernance du SI

Socle Smart Data Décisionnel

Portail événementsRefonte plateforme

inscriptions sports

Socle technologique

de dématérialisation

Socle couche

présentation Web

App store

applications mobiles

Etude CRM EntrepriseMise en place

Personnel

Outil d’aide à la décision

5

Plan de transformation numérique (2017 – 2020)

Dématérialisation GBCP

Wifi haut débit

Office 365

Etudiants

Plan de Reprise d’Activité

Renouvellement 25% PCs

Guichet de projet

Renouvellement 25% PCs Renouvellement 25% PCs

Plan de Continuité d’Activité

Réseau multiservices très haut débitCâblage très haut débit Téléphonie VoIP

Référentiel Groupe Etudiants Référentiel Entreprises

Office 365

Portail InternationalDémat vacataires Phase 2

Optimisation de la

gestion des salles

Méthode de con construction

Mise en qualité

IA/IP

Harmonisation des outils

de candidaturesInscription en ligne

Pour tous

Espace de collaboration Application mobile

Transformation des salles

P PRO LSOP PRO MSO Démat relevé de note

certifiée

ITIL applications métier

Démat Factures

Etude SIRH Refonte progressive SIRH

Transformation des salles

Formation transformation numérique

Priorités stratégiques

• Mieux accompagner les usagers du numérique• Assainir les SI des domaines scolarité et RH• Harmoniser le parcours étudiant (LMD, PSL, AI)• Dématérialiser (inscriptions, vacations, …)• Automatiser les outils décisionnels• Automatiser les tâches de ressaisie (groupes, ...)• Améliorer la qualité des services critiques• Améliorer la qualité des données critiques

Leviers organisationnels (prospective)

• Réorganiser la DSI en Direction du Numérique• Mettre en place un Conseil du Numérique• Nommer un Responsable Structure &

Qualité des Données rattaché à la DGS/CAP• Réguler les projets numériques (en cours)• Organiser l'équilibre métiers/numérique• Améliorer la méthode de co-pilotage des projets

Annexes

Difficultés· Transversalité dans une organisation silotée

· Pilotage fonctionnel/technique

· Ampleur du changement

· Tests fonctionnels

Remèdes · Pilotage en co-construction

· Méthode des petits pas

· Développement agile

Projets numériques

Difficultés· Transversalité dans une organisation silotée

· Pilotage fonctionnel/technique

· Ampleur du changement

· Tests fonctionnels

Remèdes · Pilotage en co-construction

· Méthode des petits pas

· Développement agile

Projets numériques

Paradoxe dauphinois• Attentes et Moyens

• Quantité et Qualité

Remèdes• Réorganiser la DSI (Direction du Numérique)

• Réorganiser avant de numériser (DFVE !)

• Réguler la quantité et augmenter la qualité

– Contrats de service et astreintes

– Co-construction et formation associée

– Démarche qualité (ITIL) pour applications métiers

– Extension du guichet support 4444 à l'audiovisuel

– Accompagnement des directions pour l'appropriation des outils

Projets numériques

Paradoxe dauphinois• Attentes et Moyens

• Quantité et Qualité

Remèdes• Réorganisation DSI (Direction du Numérique)

• Réorganiser avant de numériser (DFVE !)

• Réguler la quantité et augmenter la qualité

– Contrats de service et astreintes

– Co-construction et formation associée

– Démarche qualité (ITIL) pour applications métiers

– Extension du guichet support 4444 à l'audiovisuel

– Accompagnement des directions pour l'appropriation des outils

Projets numériques

Paradoxe dauphinois• Attentes et Moyens

• Quantité et Qualité

Remèdes• Réorganisation DSI (Direction du Numérique)

• Réorganiser avant de numériser (DFVE !)

• Réguler la quantité et augmenter la qualité

– Contrats de service et astreintes

– Co-construction et formation associée

– Démarche qualité (ITIL) pour applications métiers

– Extension du guichet support 4444 à l'audiovisuel

– Accompagnement des directions pour l'appropriation des outils

Projets numériques

Comment réguler ?

Instruction des demandes

Arbitrage des projets

• Instruction des demandes en continu

• Guichet unique (bientôt automatique)

• Réunion d’instruction

• Création fiche projet

• Arbitrage des projets deux fois par an

• Préparation : VPN, DGS, DSI

• Concertation : conférence de direction

• Décision finale si nécessaire : Comex

Instruction des demandes

Arbitrage des projets

• Instruction des demandes en continu

• Guichet unique (bientôt automatique)

• Réunion d’instruction

• Création fiche projet

• Arbitrage des projets deux fois par an

• Préparation : concertations, VPN, DGS, DSI

• Concertation : conférence de direction

• Décision finale si nécessaire : Comex

Modèle d’une fiche projet

Schéma macro descriptif du concept

Description du projet

Déroulement

Phase Date J/H DSI

J/H Métier

Prestation externe

(k€)

Invest.Infras.

(K€)

Invest.Logiciel

(K€)

Total

Bénéfices attendus

Population cible

. Tous les candidats

. SCOLARITE

. MIDO . DEP

. MSO . LSO

Acteurs clés du projet

17ONSI0604SIOPSI

12 Mois moisHaute

DSI

Sponsor

Métier

Planning anticipé

Valorisation des critères Description de la note attribuée Note

Criticité 5

Contribitution à une priorité stratégique 5

Contribution à l'architecture cible du si 5

Maturité organisationnelle 1

Minimiser l'impact sur les ressources humaines

et financières1

Sécuriser le niveau des risques :

formalisation des besoins, technologie,

délai, compétences

2

Modèle des critères d’arbitrage d’un projet

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

5

Criticité

Contribitution à une priorité stratégique

Contribution à l'architecture cible du si

Maturité organisationnelle

Minimiser l'impact sur les ressources humaines et financières

Sécuriser le niveau de risque

Couverture des axes de gestion des risques projet

Projets 2018

Liste des projets en cours Objectif : renforcer la qualité et amorcer la modernisation.

• Changement outil Boléro• Dématérialisation dossier vacataire : phase 1 (volet RH)• Dématérialisation factures• Évolution portail étudiant (MyDauphine web, application mobile PSL)• Évolution SI Recherche (DFIS)• Finalisation environnement de travail collaboratif (Office365,…)• Gestion Relation Entreprise (mise à niveau Eudonet)• Mise en qualité e-candidat et inscriptions• Nouveaux espaces numérisés en articulation avec projet immobilier• Préparation référentiels (groupes pédagogiques, socle technique)• Refonte site web dauphine.fr : phase 1• Réseau multiservices très haut débit• SI Décisionnel : phase 1 et outil budgétaire collaboratif

Charge DSI tout inclus : ~80% !Budget investissement : ~74% (~2,2 M€)

Rappel des projets en cours fin 2017

Projets arbitrés (gras = retenu pour 2018)

• Catalogue formations en ligne (ROF)

• Dématérialisations dossier vacataire : phase 2

• Extension périmètre P-PRO : phase 1 (MSO)

• Outil service des sports : phase 1

• Paiement en ligne logement CROUS & D-Housing

• Refonte Intranet

• SI Décisionnel : phase 2 (cible à définir)

• Outils AI (candidatures, vœux, …)

Charge DSI tout inclus : ~95% !Budget investissement : ~94% (~2,8 M€)

Études à mener (gras = retenue pour 2018)

• Convergence candidatures & Inscriptions

• Dématérialisation ordres de mission

• Gestion des événements

• Gestion relation entreprises (évolutions Eudonet)

• Plateforme pédagogique (évolution MyCourse)

• Référentiels (personnel, étudiants, formations)

• SI RH (Helico, Heliweb, Harpege, Winpaie, Figgo,…)

• Contrôle d’accès (bibli, sports,…) et évolution ADE

• Dématérialisation bons de commandes• Dématérialisation relevés de notes

• Gestion doctorants (connecteur Adum-Apogée)

• Outil de gestion locative

• Portail enseignant sur Intranet

Les 5% des ressources de la DSI restantes permettent d’initier l’instruction d’au plus 6 sujets parmi les 11 sujets ci-dessus en 2018 !