Przewodnikpo zasadach rozliczania dotacji

z Funduszy Europejskich

Warszawa, kwiecień 2012

�

Opracowano na zlecenie Departamentu Informacji, Promocji i Szkoleń Ministerstwa Rozwoju Regionalnego.Redakcja – Adam Rogowski

Informacje zawarte w „Przewodniku” nie stanowią oficjalnego stanowiska Instytucji Zarządzających, Pośredniczących i Wdrażających poszczególne Programy Operacyjne.

�

Spis treści

WStęP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Jak korzystać z „Przewodnika” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Analogia do podróży samochodem marki ProjektEU i symbole . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

I Część I PODręCznIk benefICjenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

1. zanim zaczniesz wypełniać wniosek o płatność . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

1 .1 . Co wynika z umowy? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

1.2. Jak wdrażać projekt, aby uniknąć błędów? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1.3. Czy beneficjent to księgowy? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

1.4. Skąd pozyskać środki na wdrażanie projektu (pożyczki, kredyty, zaliczki)? . . . . . . . . . 14

1.5. Jak poprawnie rozliczyć zaliczkę? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2. Czy każdy wydatek może być zrefundowany? – koszty które sprawiają problemy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2 .1 . Podatek VAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

2.2. Koszty pośrednie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

2 .3 . Amortyzacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

3. Czy musisz stosować Prawo zamówień publicznych? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

4. jakich zasad musisz przestrzegać? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

4 .1 . Pomoc publiczna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

4.2. Ochrona środowiska . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

4.3. Równość szans/płci . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

4 .4 . Promocja i informacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

5. jak poprawnie wypełnić wniosek o płatność? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

5 .1 . Przygotowanie dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

5 .2 . Co przedstawia wniosek o płatność i jak go wypełnić . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

5.3. Algorytm wypełniania części finansowej wniosku o płatność . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

5.4. Algorytm wypełniania części sprawozdawczej wniosku o płatność . . . . . . . . . . . . . . . . 49

5 .5 . Opis dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

5.6. Archiwizacja i tzw. ścieżka audytu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

5.7. Jak sprawdzić poprawność wniosku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

5 .8 . Kto i jak będzie sprawdzać Twój wniosek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

6. jeśli popełnisz błąd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

6 .1 . Korekty finansowe i zwrot kosztów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

6.2. Raportowanie nieprawidłowości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

6 .3 . Aneksy umów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

�

7. Gdzie szukać informacji? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

7 .1 . Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

7 .2 . Opiekunowie projektów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

7 .3 . Ciekawe strony www . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

7 .4 . Ciekawe dokumenty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

8. Wnioski o płatność w poszczególnych programach operacyjnych . . . . . . . . . . . . . . . . 63

8.1. RPO dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007–2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

8 .2 . RPO Województwa Kujawsko-Pomorskiego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

8.3. RPO Województwa Łódzkiego na lata 2007–2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

8 .4 . RPO Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

8 .5 . Lubuski RPO na lata 2007–2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

8.6. Małopolski RPO na lata 2007–2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

8 .7 . RPO Województwa Mazowieckiego na lata 2007–2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

8 .8 . RPO Województwa Opolskiego na lata 2007–2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

8 .9 . RPO Województwa Podkarpackiego na lata 2007–2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

8 .10 . RPO Województwa Podlaskiego na lata 2007–2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

8 .11 . RPO dla Województwa Pomorskiego na lata 2007–2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

8.12. RPO Województwa Śląskiego na lata 2007–2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

8.13. RPO Województwa Świętokrzyskiego na lata 2007–2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

8 .14 . RPO Warmia i Mazury na lata 2007–2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

8 .15 . Wielkopolski RPO na lata 2007–2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

8 .16 . RPO Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007–2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

8.17. Program Operacyjny Kapitał Ludzki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

8 .18 . Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

8 .19 . Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

8 .20 . Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

8.21. Programy Europejskiej Współpracy Terytorialnej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

II Część II POraDnIk Dla kOnSultantóW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

1. Wniosek o płatność i jego przygotowanie – od a do Z . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

1.1. Część wstępna wniosku o płatność . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

1.2. Aspekt formalny – wypełnianie pól . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

1.3. Aspekt merytoryczny – koszty kwalifikowalne, zamówienia publiczne, pomoc publiczna, ochrona środowiska, równość szans, promocja i informacja . . . . . 176

1.4. Wymagane załączniki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

1.5. Praktyczne przykłady . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

1.6. Gdzie szukać odpowiedzi, jak uzupełniać wiedzę . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

1.7. Podobieństwa i różnice w poszczególnych programach operacyjnych . . . . . . . . . . . . . 181

2. Wstępne doradztwo beneficjentom przy wypełnianiu wniosku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

2 .1 . Przygotowanie do spotkania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

2 .2 . Wymagane dokumenty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

�

2 .3 . Przebieg spotkania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

2.4. Często zadawane przez beneficjentów pytania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

3. Sprawdzenie wypełnionego wniosku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

3.1. Poprawność formalna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

3.2. Poprawność merytoryczna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

4. najlepsze praktyki – porównanie obowiązujących rozwiązań w różnych programach operacyjnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

�

�

Wstęp

Szanowni Państwo!

Z przyjemnością przekazujemy w Państwa ręce „Przewodnik”, który mamy nadzieję pomoże Państwu w przygotowaniu wniosków o płatność w projektach finansowanych z Funduszy Europejskich .

„Przewodnik” adresowany jest do beneficjentów (pierwsza część) oraz do konsultantów Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (pierwsza i druga część).

W części pierwszej podręcznika znajdziecie Państwo rozdziały prezentujące ogólne zasady, których należy przestrzegać przygotowując wniosek o płatność (rozdziały 1–7).

Szczegóły dotyczące wniosków o płatność w poszczególnych programach operacyjnych opisane zostały w rozdziale 8 pierwszej części „Przewodnika”. Rozdział ten prezentować będzie najistot-niejsze elementy wniosków o płatność:

informację finansową,

postęp rzeczowo-finansowy,

harmonogram na kolejne kwartały,

a także wzory opisów faktur i innych dokumentów finansowych.

W rozdziale 8 znajdziecie też Państwo informację o przydatnych dokumentach: wzorach wnio-sków o płatność i załącznikach do wniosków, instrukcjach wypełniania wniosków i poradnikach beneficjentów. Dokumenty te znajdują się na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD.

Druga część „Przewodnika” przedstawia, w jaki sposób pomóc beneficjentkom i beneficjentom w wypełnianiu wniosków o płatność.

W celu łatwiejszego przyswojenia przez Państwa niekiedy bardzo skomplikowanych treści, posłu-żyliśmy się analogią do podróży samochodem marki ProjektEU. Mamy nadzieję, że zastosowanie tej formy przekazu, ułatwi Państwu odbiór trudniejszych zagadnień.

W dalszej części „Przewodnika” będziemy zwracać się do Państwa bezpośrednio i postaramy się używać możliwie najprostszego języka. Taka forma komunikacji zapewni, mamy nadzieję, przejrzy-stość „Przewodnika” i będzie on przez to łatwiejszy w odbiorze od urzędowych dokumentów.

Chcieliśmy serdecznie pogratulować wszystkim beneficjentom możliwości wdrażania projektów i życzyć samych sukcesów. Konsultantkom i konsultantom Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich życzymy dobrej współpracy z Państwa klientami!

Autorzy

•••

�

Jak korzystać z „Przewodnika”

Zadaniem „Przewodnika” jest pomoc w przygotowaniu wniosku o płatność i prosta prezentacja związanych z tym zagadnień. „Przewodnik” w Części I w rozdziałach 1–7 będzie przedstawiać te zagadnienia w prosty i łatwy sposób. Ale w związku z tym nie mogliśmy uniknąć pewnych uogólnień i uproszczeń. W rozdziale 8, dotyczącym wniosków o płatność w poszczególnych Programach Operacyjnych, zabrakło też miejsca na opis różnych przypadków i wszystkich części wniosku o płatność.

Dlatego lekturę „Przewodnika” koniecznie trzeba uzupełnić o dokumenty źródłowe.

Proponujemy następujący schemat przygotowania się do wypełnienia wniosku o płatność:

• Zacznij od zapoznania się z podstawowymi informacjami – przeczytaj rozdziały 1–7 „Przewodnika”

• Przeczytaj uważnie instrukcję wypełniania wniosku o płatność

• Przeczytaj rozdział 8 „Przewodnika” – szczegółowy podrozdział dotyczący wniosku o płatność w Twoim Programie Operacyjnym

• Przejrzyj wzór wniosku o płatność

• Przypomnij sobie zapisy umowy oraz treść wniosku o dofinansowanie

1.

2.

3.

4.

5.

W poszczególnych rozdziałach i podrozdziałach „Przewodnika” znajdziesz podpowiedzi, gdzie i jak szukać ważnych dokumentów, zalecamy zapoznanie się z ich treścią.

�

Większość ważnych dokumentów znajduje się na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD. Poniżej prezentujemy strukturę katalogów dysku:

Wniosek o płatność

DYSK DVD

Programycentralne

Programyregionalne

Dolnośląskie

PO ...

PO IG

PO KL

Kujawko--Pomorskie

Ważnedokumenty

Wniosek o płatność

Ważnedokumenty

Wniosek o płatność

Ważnedokumenty

IP II_DIP

IZ

Pamiętaj, że dokumenty są często zmieniane! „Przewodnik” powstał w lutym 2010 r. i jeśli wniosek wypełniasz parę miesięcy później – upewnij się, czy pracujesz na aktualnych wersjach dokumentów .

W poszczególnych rozdziałach zamieszczone są linki do stron www, na których znajdziesz aktualne wersje dokumentów .

Tu znajdziesz wzór wniosku o płatność, załączniki do wniosków oraz instrukcje ich wypełniania

Tu znajdziesz m.in. podręczniki i poradniki beneficjenta oraz wytyczne

10

Analogia do podróży samochodem marki ProjektEU i symbole

Wybrałeś się w wakacyjną podróż swoim nowiutkim samochodem marki ProjektEU. Podróż została dobrze zaplanowana, plan tej podróży został opisany we wniosku o dofinansowanie. Podróż finansowana jest przez Twoją rodzinę, którą tak naprawdę jesteśmy my wszyscy – mieszkańcy krajów należących do Unii Europejskiej (czy wiesz, że pieniądze na Twoją podróż pochodzą ze składek członkowskich Polski do budżetu Wspólnoty, a także z części podatku VAT, który każdy z nas przecież płaci, jeśli cokolwiek kupuje). Rodzina chce sfinansować znaczną część Twojej podróży, bo jej się to opłaca: we wniosku o dofinansowanie obiecałeś, że przywieziesz prezenty – osiągniesz założone wskaźniki.

Choć rodzina Ci ufa, pieniądze na Twoją podróż przekazuje w ratach. Ponadto wcześniej musiałeś samochód marki ProjektEU ubezpieczyć – przedłożyłeś stosowne zabezpieczenia. Aby otrzymać kolejną ratę, musisz pochwalić się swoimi sukcesami: pokazać, jak daleko udało Ci się dojechać za dotychczas wydatkowane pieniądze. Dlatego od czasu do czasu wysyłasz do rodziny pocz-tówkę, w której opisujesz swoją podróż. Wniosek o płatność, to właśnie taka pocztówka, jest podstawowym sprawozdaniem z realizacji projektu .

We wniosku o płatność przestawiasz postęp rzeczowy projektu: które z zaplanowanych zadań udało się Ci wykonać (i w jakim stopniu) oraz czy osiągasz założone wskaźniki (to ważne, bo rodzina liczy na prezenty!). Przedstawiasz także postęp finansowy projektu: ile dotychczas wydałeś na podróż (i to w szczegółach! – musisz pokazać szczegółowe zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki oraz źródła ich finansowania). Wydatki te rodzina gotowa jest Ci zrefundować, ale pod warunkiem, że Twój samochód marki ProjektEU jest bezpieczny i w pełni sprawny.

We wniosku – pocztówce z podróży – opisujesz też:

czy po drodze były jakieś kłopoty (przedstawiasz Informację na temat problemów, czy trudności związanych z realizacją projektu),

czy wcześniej nie pomyliłeś się w rozliczeniach (jeśli tak – dokonujesz korekt finansowych),

czy samochód marki ProjektEU jedzie zgodnie z zasadami określonymi przez rodzinę (czy jest zgodny z zasadami polityk wspólnotowych),

jakie są Twoje dalsze plany (opisujesz to w części wniosku dotyczącej planowanego przebiegu realizacji projektu oraz harmonogramie płatności na kolejne okresy rozliczeniowe),

czy w związku z wdrażaniem projektu uzyskałeś przychody, które co do zasady powinny obniżyć wartość dofinansowania.

Do wniosku dołączasz też różnego rodzaju załączniki – m.in. kopie dowodów dokumentujących zrobione przez Ciebie zakupy (kopie faktur i równorzędnych dokumentów oraz dowodów zapłaty: potwierdzeń przelewów, wyciągów bankowych, wpłat do kasy).

11

Jeśli dobrze zaplanowałeś swoją podróż, zakończy się ona sukcesem. Na drodze przydają się jednak czasami zdarzenia, które mogą utrudnić osiągnięcie celów: błędy, które każdy, nawet najlepszy kierowca, czasami popełnia. Aby łatwiej było Ci ich uniknąć, oznaczyliśmy treść „Przewodnika” następującymi znakami:

Uwaga!

Tym znakiem podkreślamy ważną treść, wartą zapamiętania.

Zakaz wjazdu!

Tym znakiem informujemy o typowych błędach. Przeczytaj uważnie treść nim oznaczoną, unikniesz wtedy groźnego wypadku.

Autostrada

Tym znakiem oznaczone są najlepsze praktyki, ich zastosowanie ułatwi i przyspieszy wdrażanie projektu.

Staraliśmy się unikać skrótów, mogą jednak w treści „Przewodnika” pojawić się następujące:

IZ – instytucja zarządzająca,

IP – instytucja pośrednicząca,

IPII – instytucja pośrednicząca drugiego stopnia (czyli instytucja wdrażająca),

IW – instytucja wdrażająca,

jSt – jednostka samorządu terytorialnego,

RPO – Regionalny Program Operacyjny .

1�

I Część I PodręCznIk benefICJentA

1. zanim zaczniesz wypełniać wniosek o płatność

1.1. Co wynika z umowy?

Plan podróży samochodem marki ProjektEU i jej cele przedstawiłeś we wniosku o dofinansowanie. Bardzo się on spodobał rodzinie, bo zgodziła się na jego dofinansowanie. Umówiliście się co do szczegółów i podpisaliście umowę. To rodzina dyktowała warunki, ale przecież to ona ponosić będzie największe koszty Twojej podróży. Nie są to łatwe warunki:

zobowiązałeś się, że osiągniesz cele podróży (wskaźniki) w określonym czasie:

zrealizujesz zadania, które służą osiągnięciu założonych celów,

przyrzekłeś, że będziesz się stosować do rodzinnych zasad i tradycji:

będziesz wydawać pieniądze tylko na cele, które uzgodniłeś z rodziną i do wyso-kości określonej w budżecie podróży,

będziesz wydatkować pieniądze racjonalnie i oszczędnie, według ściśle okre-ślonych zasad, m.in. związanych z kwalifikowalnością wydatków (czyli kupować będziesz tylko to, co potrzebne jest do osiągnięcia celów podróży i co rodzina akceptuje),

sprawdzisz, czy ktoś nie oferuje kupowanych przez Ciebie towarów czy usług taniej albo lepszej jakości (stosować będziesz Prawo zamówień publicznych lub inne procedury konkurencyjne),

będziesz szanować przyrodę – Twój samochód marki ProjektEU nie może zatruwać środowiska,

będziesz dbać o to, żeby w Twojej podróży samochodem marki ProjektEU wszyscy mieli jednakowe szanse – m.in. kobiety i mężczyźni, niepełnosprawni oraz osoby gorzej sobie radzące ze względu na wykluczenia społeczne,

nie będziesz brać na tę samą podróż środków z innych źródeł (stosować będziesz zasady dotyczące pomocy publicznej, przestrzegać będziesz zakazu podwójnego finansowania),

zobowiązałeś się do przestrzegania prawa,

do umowy załączyłeś zabezpieczenie, które uchroni rodzinę, jeśli nie uda się Ci dojechać do celu (w większości przypadków zabezpieczeniem tym jest weksel in blanco).

Jeśli wydatkowałeś środki z naruszeniem ww. zasad, nie przedstawiaj ich we wniosku o płatność, nie mogą być bowiem w świetle umowy i obowiązujących przepisów zrefundowane jako koszty kwalifikowalne. Jeśli zauważyłeś błędy po otrzymaniu płatności, musisz skorygować wniosek o płatność i w większości przypadków zwrócić środki! Szczegóły zostały opisane w rozdziale 6 . „Przewodnika” .

W umowie zobowiązałeś się także do przesyłania od czasu do czasu pocztówki z podróży – przynajmniej raz na kwartał przedkładać będziesz wnioski o płatność (ale rodzina byłaby bardzo zadowolona, gdybyś pocztówkę wysyłał częściej – np. raz w miesiącu). Określone są też termin i warunki, na jakich otrzymasz pierwszą płatność (a może to być płatność zaliczkowa albo refundacja poniesionych kosztów).

•

•

•

•

•

•

•

•

1�

Jeśli nie wywiązujesz się z obowiązków sprawozdawczych, umowa może zostać rozwiązana! Co prawda rzadko do takich sytuacji dochodzi (rodzinie zależy na tym, żeby Twój samochód marki ProjektEU osiągnął cel podróży), ale warto o tym pamiętać!

Jednym z załączników do umowy był Twój wniosek o dofinansowanie, stał się on integralną częścią umowy. Bardzo ważnym elementem wniosku o dofinansowanie jest budżet, w którym przedstawiłeś zadania prowadzące do realizacji celów projektu oraz harmonogram wdrażania projektu .

W przypadku, gdy zmienią się Twoje plany – jak najszybciej poinformuj o Tym instytucję, z którą podpisałeś umowę. Umowę można przecież zmienić (aneksować), jeśli tylko założone przez Ciebie cele mogą być osiągnięte w inny sposób. Twoja umowa o dofinansowanie określa z jakim wyprzedzeniem powinieneś poinformować instytucję o planowanych zmianach w projekcie.

Jeśli nie pamiętasz szczegółów umowy lub swojego wniosku o dofinansowanie, przypomnij je sobie zaraz po skończeniu lektury rozdziału 7 „Przewodnika”. Zrób to koniecznie, jeżeli przygotowanie wniosku o dofinansowanie powierzyłeś zewnętrznej firmie, a sam zamierzasz przygotować wniosek o płatność. Dużo błędów we wnioskach o płatność powstaje dlatego, że beneficjenci zapomnieli bądź nie znają zapisów umów. Ponadto wiele informacji potrzebnych do wypełnienia wniosku o płatność

znajduje się w samej umowie (o czym będzie w następnych rozdziałach).

1.2. Jak wdrażać projekt, aby uniknąć błędów?

Jeśli dobrze zaplanowałeś swoją podróż samochodem marki ProjektEU i jesteś mocno zdetermi-nowany, aby zrealizować cele swojej podróży, na pewno osiągniesz sukces.

To jest trochę tak, jak z planowaniem wakacji, które chcesz spędzić w podróży samochodem marki ProjektEU. Gdy wszystkie szczegóły precyzyjnie zaplanujesz: zrobisz listę atrakcji turystycznych, które chcesz zwiedzić, sprawdzisz mapy drogowe wybierając najlepszą drogę, sprawdzisz w internecie opinie o hotelach, w których się zatrzymasz – wakacje będą wspaniałe. Czasami sprawdzają się też działania spontaniczne, ale nigdy w przypadku wydatkowania środków publicznych.

Pomyśl, co może się nie udać. Fachowcy nazywają takie działanie analizą ryzyka. Zastanów się po prostu, co może przeszkodzić w osiągnięciu założonych celów i co można zrobić, aby te ryzyka ograniczyć. W bardziej skomplikowanych projektach, które wdrażane są przez duże zespoły, warto opracować procedury wdrażania projektu – właśnie na podstawie analizy ryzyka. Trzeba opisać czynności, które wykonują poszczególni pracownicy, aby zapobiegać ryzykom i następnie konkretnym osobom

przypisać odpowiedzialność za wykonywanie tych czynności.

Założenia, które znalazły swój wyraz we wniosku o dofinansowanie, mogą być nieaktualne. Dziać się tak może z różnych powodów – np. przy zmianie sytuacji rynkowej czy upływie długiego okresu od momentu złożenia wniosku o dofinansowanie do podpisania umowy. Rozważ czy:

założone w projekcie wskaźniki są możliwe do osiągnięcia,

czy środki finansowe przewidziane w budżecie pozwalają na realizację założonych w projekcie zadań,

czy w harmonogramie projektu przewidziałeś wystarczający czas na realizację założonych zadań, weź pod uwagę, że mogą wystąpić opóźnienia spowodowane:

1�

przeciągającą się procedurą przetargową,

problemami w rozliczeniach z kontrahentami,

brakiem płynności finansowej,

czy wszystkie dokumenty potrzebne do realizacji inwestycji są aktualne (decyzje admi-nistracyjne, pozwolenia na budowę, decyzje środowiskowe, zezwolenia itp.).

Jeśli zidentyfikujesz problemy – nie wahaj się poinformować o nich instytucji, z którą podpisałeś umowę.

Pamiętaj że, od tego jak wdrażane są projekty, zależy także kondycja budżetu państwa. Im szybciej złożysz swój wniosek o płatność, tym szybciej Polska uzyska z Komisji Europejskiej refundację poniesionych wydatków (Twój wniosek o płatność po jego ocenie i akceptacji przechodzi skompli-kowaną procedurę, w wyniku której Twoje wydatki refundowane są Polsce z budżetu Wspólnoty. Do momentu tej refundacji to budżet państwa ponosi główny ciężar wydatków).

1.3. Czy beneficjent to księgowy?

Najważniejszym elementem wniosku o płatność jest precyzyjne rozliczenie wydatków w projekcie. Rozliczenie to musi być wykonane na podstawie dokumentów finansowych (faktur bądź innych dokumentów o równorzędnej mocy). Wdrażając projekt beneficjent staje się w pewnym sensie księgowym, musi bowiem skrupulatnie dokumentować poniesione przez siebie koszty.

Jeśli wybieramy się naszym samochodem marki ProjektEU w podróż służbową, a mamy skru-pulatnego szefa, który rozlicza nas z każdej wydanej złotówki, musimy podczas podróży zbierać wszystkie dokumenty finansowe. Szef na dodatek każe nam opisywać te dokumenty – musimy na odwrocie faktur przedstawić związek wydatku z naszą podróżą. Szef wymaga też, żeby wydatki były prezentowane w odpowiedni sposób: uwielbia tabelki. Wpisujemy więc po kolei (chronolo-gicznie) nasze wydatki do tabelek, pokazujemy, że wydatki związane są z podróżą (co wyklucza koszty minibaru…). Naszą podróż służbową rozliczymy tylko wtedy, gdy szefowi wszystko będzie się zgadzać – to samo wyczyta z tabelek i to samo będzie opisane w dokumentach przedstawionych do rozliczenia. W takiej podróży służbowej nie mamy czasu na zwiedzanie. Wieczorami zamiast korzystać z życia wpisujemy do tabelek nasze dokumenty i zaczynamy zazdrościć księgowym…

Na szczęście wdrażanie projektu, to nie jest podróż służbowa, tylko procedura. Ale pewnych czynności księgowych nie unikniemy.

Ci z beneficjentów, którzy zobowiązani są, na podstawie przepisów prawnych, do prowadzenia ksiąg rachunkowych, muszą w swojej polityce rachunkowości wyodrębnić konta, na których księgują wydatki i przychody związane z projektem. Robią to tak samo, jak w przypadku innych kosztów czy przychodów .

Pozostali mogą prowadzić uproszczoną „księgowość” projektu – w postaci tabelek, w których chronologicznie przedstawiane są koszty i przychody związane z projektem. Wzory tabelek dotyczące kosztów przedstawione zostaną w rozdziale 8 Przewodnika.

1.4. Skąd pozyskać środki na wdrażanie projektu (pożyczki, kredyty, zaliczki)?

Każdy samochód potrzebuje paliwa. Nasz samochód marki ProjektEU wymaga paliwa specjalnego – pieniędzy. Większość beneficjentów musi znaleźć środki na pokrycie tzw. wkładu własnego (w schematach objętych pomocą publiczną wkład własny może wynosić nawet 70% pomocy). Pozostała część – dofinansowanie, to tzw. wkład publiczny, na który składają się płatności ze środ-ków europejskich (85% kosztów kwalifikowalnych) i dotacja celowa z budżetu krajowego (15%

•••

1�

kosztów kwalifikowalnych, zwana także współfinansowaniem krajowym), dlatego beneficjenci otrzymują środki w dwóch transzach.

Beneficjenci mogą korzystać z zaliczek: dostają z góry część środków, które muszą na szczegól-nych zasadach rozliczyć (zobacz niżej pkt 1.4.1). Beneficjenci, którzy nie korzystają z zaliczek, muszą najpierw ponieść wydatki, dopiero potem są one im refundowane (na podstawie danych przedstawionych we wniosku o płatność i jego załącznikach).

We wniosku o płatność trzeba również zaprezentować źródła pokrycia wydatków (w większości przypadków konieczna jest także odpowiednia adnotacja w opisie faktury o źródle, z którego pokryliśmy wydatek.

Projekt powinien być dobrze zaplanowany pod kątem finansowym, tak aby uniknąć problemów z płynnością (co może stanowić przyczynę opóźnień we wdrażaniu projektu i w składaniu wniosków o płatność).

W przypadku braku środków finansowych warto skorzystać z oferty pożyczkowej czy kredytowej banków komercyjnych. Banki posiadają specjalne produkty dla beneficjentów, podpisana umowa stanowi dobrą gwarancję, że beneficjent odzyska wydatkowane w projekcie środki. W niektórych przypadkach pożyczka czy kredyt na realizację projektu mogą być tańsze, niż inne produkty banku, dlatego warto pytać się w bankach o ofertę dla beneficjentów.

1.5. Jak poprawnie rozliczyć zaliczkę?

Przepisy prawa przewidują, że zaliczka musi być rozliczona w terminach przewidzianych w umo-wie (harmonogramie płatności) i w wysokości co najmniej 70%. (Uwaga: niektóre instytucje przewidziały w wytycznych wyższy próg do rozliczeń zaliczek, np. 85%).

Rozliczysz poprawnie zaliczkę, jeśli wydatkujesz ją w odpowiedniej wysokości (co najmniej w 70%) i terminowo przedłożysz wniosek o płatność. Dlatego wysokość zaliczki powinna być precyzyjnie oszacowana na dany okres rozliczeniowy .

Brak wydatkowania zaliczki w odpowiedniej wysokości powoduje konieczność zwrotu całości niewydatkowanej kwoty zaliczki wraz z odsetkami! (sposób obliczania odsetek został opisany niżej, w rozdziale 6).

Jeśli decydujesz się na zaliczkę, upewnij się, że będziesz wstanie ją wydatkować!

1�

2. Czy każdy wydatek może być zrefundowany? – koszty które sprawiają problemy

Wydatek kwalifikowalny, to najprościej mówiąc taki, który może być zrefundowany z Funduszy Europejskich .

Finansująca Twoją podróż samochodem marki ProjektUE rodzina musi być pewna, że pieniądze wydasz oszczędnie, racjonalnie i na realizację przewidzianych zadań (opisanych w budżecie projektu albo innym dokumencie dołączonym do wniosku o dofinansowanie). Ponadto rodzina musi być pewna, że wydatek przyczynia się do realizacji celów wszystkich członków rodziny, które to cele zostały określone w programach operacyjnych. Dlatego instytucje zarządzające programami operacyjnymi przygotowały szczegółowe wytyczne regulujące, co może stanowić wydatek kwalifikowalny .

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego opracowało wytyczne obowiązujące w każdym programie operacyjnym. Wytyczne poszczególnych instytucji zarządzających muszą być z nimi zgodne (ww. wytyczne znajdziesz na dysku DVD w podkatalogach „Ważne dokumenty”). Wszystkie wytyczne dotyczące kwalifikowalności są dosyć skomplikowane, dlatego łatwo popełnić błąd.

Kwalifikowalność została wstępnie zbadana przy okazji oceny Twojego wniosku o dofinanso-wanie – zbadano m.in. czy przewidziane w budżecie projektu wydatki są zgodne z programem operacyjnym i czy są racjonalne. Pełna kontrola kwalifikowalności wydatków ma miejsce dopiero na etapie oceny wniosku o płatność i dokonywana jest na podstawie wydatków budżetu/har-monogramu rzeczowo-finansowego oraz wytycznych kwalifikowalności. Wydatek może zostać uznany za kwalifikowalny, jeśli jest zgodny z niżej wymienionymi zasadami:

został poniesiony w okresie

kwalifikowalności wydatków

jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego

oraz prawa krajowego

jest zgodny z postanowieniami

PO/RPO

jest zgodny z kategoriami wydatków wynikającymiz postanowień umowy

o dofinansowanie projektu, bądź z zatwierdzonym

budżetem projektu (POKL)jest niezbędny

do realizacji projektu i został poniesiony

w związkuz realizacją projektu

został dokonany w sposób oszczędny, tzn. na podstawie

zasady dążenia do uzyskania założonych

efektów przy jak najniższej kwocie wydatku

jest zgodny z zasadami określonymi

przez IZ PO/RPO

został należycie udokumentowany

1�

Dodatkowo, weryfikacja kwalifikowalności wydatków będzie dokonywana podczas kontroli projektu na miejscu .

W swojej umowie o dofinansowanie projektu znajdziesz zapisy, z których wynika w jakim okresie możesz ponosić wydatki (co do zasady – od momentu podpisania umowy, ale możliwe są sytuacje, w których uznane są za wydatki kwalifikowalne poniesione wcześniej koszty).

Zwracamy uwagę, że jeśli wydatek został poniesiony niezgodnie z prawem (czy to krajowym, czy wspólnotowym) albo jest niezgodny z zasadami określonymi przez instytucję zarządzającą – nie może być wydatkiem kwalifikowalnym!

Inne podstawowe zasady kwalifikowalności wydatków omawiane będą w następnych rozdziałach „Przewodnika” .

2.1. Podatek VAt

Jeśli beneficjent ma możliwość odzyskania podatku VAT, nie może być on kosztem kwalifiko-walnym. Jest jednym z trudniejszych do oceny kosztów kwalifikowalnych – zależy od tego, czy beneficjent dokona w projekcie opodatkowanych podatkiem VAT czynności takich jak sprzedaż, najem, dzierżawa, leasing czy każda inna czynność, w wyniku której pojawią się w projekcie przychody .

Wracając do analogii podróży samochodem marki ProjektEU – jeśli weźmiemy po drodze autosto-powicza, VAT będzie zależał od tego, czy zażądamy od niego opłaty (pojawi się wtedy sprzedaż) czy też nie. Jeśli autostopowicza podwozimy za darmo – VAT może być kosztem kwalifikowalnym. Jeżeli natomiast za przysługę weźmiemy opłatę – VAT nie może być kosztem kwalifikowalnym.

Beneficjenci mogą początkowo zakładać, że w projekcie nie będą dokonywać opodatkowanych podatkiem VAT czynności. Jeśli jednak część projektu potem będzie generować przychody (związane z takimi czynnościami, jak np. najem czy dzierżawa), Podatek Vat nie może być kosztem kwalifikowalnym!

Typowym błędem beneficjentów jest np. wynajęcie części wybudowanego czy wyremontowanego w ramach projektu budynku na punkt usługowy (ksero,

kawiarnię, automat do napoi itp.).

Na szczęście w takich wypadkach nie cały podatek VAT podlegać będzie zwrotowi jako nieprawi-dłowość, ale tylko jego część, wyliczona np. według tzw. współczynnika powierzchni. Obliczany jest procentowy współczynnik odpowiadający wynajmowanej powierzchni w stosunku do powierzchni całego budynku (np. jeśli w wybudowanej w ramach projektu bibliotece o całkowitej powierzchni 1000 m2 wynajmowana jest powierzchnia 100 m2 na kawiarnię, podatek VAT będzie niekwalifi-kowalny według współczynnika 10%).

Szczegóły dotyczące kwalifikowalności podatku VAT zostały opisane w załączniku nr 1 do „Prze-wodnika” (wyłącznie w wersji elektronicznej zapisanej na dysku DVD).

2.2. koszty pośrednie

Jeśli w projekcie przewidziałeś koszty pośrednie – przeczytaj ten podrozdział!

Koszty pośrednie mogą być ponoszone do limitu określonego wskaźnikiem procentowym (np. w PO KL do 9% kosztów bezpośrednich z uwzględnieniem wydatków dotyczących cross-financingu dla projektów o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł). Bez względu na to, jak je rozliczasz (ryczałtem czy według rzeczywistych wydatków) musisz uważać, aby nie przekroczyć tego limitu .

1�

Jeśli np. koszty bezpośrednie związane z podróżą samochodem marki ProjektUE wynoszą 100 zł (a składają się na nie koszty paliwa i zakwaterowania po drodze), to koszty pośrednie (przezna-czone na kawę i przekąski) mogą wynosić 9 zł (przy wskaźniku 9%).

Ale uwaga, jeżeli po drodze nie poniesiesz wszystkich kosztów bezpośrednich, ponieważ np. zaoszczędziłeś na paliwie i hotelach i wydałeś nie 100 zł, ale 80 zł – to nie możesz ponieść kosztów pośrednich w pierwotnie zaplanowanej wysokości! Wyliczasz koszty pośrednie według rzeczywiście poniesionych kosztów bezpośrednich, które wynoszą 80 zł.

A 9% z 80 zł to 7,20 zł – i tylko taką kwotę możesz wydać na kawę i przekąski, choć wcześniej zaplanowałeś 10 zł… Problem polega na tym, że dopóki nie ukończysz podróży, nie będziesz wiedział, ile wydatków bezpośrednich poniesiesz.

Jeśli zaplanowałeś koszty pośrednie w maksymalnym limicie, uważaj na wyso-kość kosztów bezpośrednich! Jeśli w projekcie nie zostały poniesione koszty bezpośrednie w pełnej wysokości, może okazać się, że część kosztów pośrednich jest niekwalifikowalna – bo koszty te przekroczyły limit. Limit ten określany jest w stosunku do rzeczywiście poniesionych kosztów bezpośrednich, a te mogą być mniejsze, niż zaplanowałeś.

2.3. Amortyzacja

Amortyzacja pokazuje, jak „rozciąga się” wartość środka trwałego w czasie, w którym ten środek trwały się zużywa. Na przykład nasz samochód marki ProjektUE potrzebny jest w podróży, podczas której realizujemy cele uzgodnione z naszą rodziną. Po zakończeniu naszej przygody samochód będzie dalej sprawny i może służyć innym celom.

Rodzina godzi się na sfinansowanie samochodu, ale nie w całości – tylko w kwocie, która odpowiada jego zużyciu w czasie naszej podróży – np. wiemy, że będziemy wdrażać ProjektUE przez 2 lata, a samochód z powodzeniem służyć będzie innym celom jeszcze przez kolejne 3 lata. Wartość samochodu „rozciąga się” więc na 5 lat.

Rodzina sfinansuje nam jednak tylko 2 pierwsze lata . Obliczymy ile jest „wart” nasz samochód przez te dwa lata: w tym celu wartość samochodu podzielimy przez pięć (co odpowiada wartości samochodu w jednym roku jego użytkowania) i pomnożymy przez 2 (co odpowiada okresowi jego użytkowania w naszej podróży). Jeśli samochód kosztował 60 000 zł, koszt roczny amorty-zacji to 12 000 zł (60 000/5), koszt miesięczny to 1000 zł (12 000/12 miesięcy). Przez dwa lata koszt amortyzacji wynosić będzie zatem 24 000 zł (12 000 zł x 2 lata albo inaczej licząc: 1000 zł x 24 miesiące).

Wyżej przedstawiona jest liniowa metoda amortyzacji (wartość środka trwałego „rozciąga się” równo w okresie jego użytkowania). Możesz stosować też inne metody (jak np. progresywną, w której na początku użytkowania środek trwały zużywa się szybciej) – pod warunkiem, że opisane są one w Twojej polityce rachunkowości oraz że stosujesz je konsekwentnie i tak samo, jak dla innych środków trwałych (także tych, które amortyzujesz poza projektem).

W przypadkach, w których po zakończeniu realizacji projektu środek trwały będzie służył do celów niezwiązanych z projektem, kosztem kwalifikowalnym nie powinien być koszt jego zakupu, ale koszt amortyzacji.

1�

Jeśli kupiłeś środek trwały i to zakup środka trwałego stanowił w projekcie koszt kwalifikowalny, instytucja z którą zawarłeś umowę mogła wprowadzić ograniczenia co do wysokości odpisów amortyzacyjnych dla celów podatkowych. Upewnij się, że nie masz takich ograniczeń.

3. Czy musisz stosować Prawo zamówień publicznych?

Na początku rozdziału 2. wspomnieliśmy, że wydatki muszą być dokonywane w oszczędny sposób, tzn. na podstawie zasady dążenia do uzyskania założonych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku .

Jeśli tylko nie jesteś z natury rozrzutny, to tę zasadę stosujesz codziennie – kupując cokolwiek kierujesz się zdrowym rozsądkiem i wolisz zakupić tańszy produkt niż droższy produkt tej samej jakości.

Przy wydatkowaniu środków publicznych (którymi są także środki Funduszy Europejskich) trzeba dodatkowo przestrzegać ważnych zasad, wśród których najważniejsza to zasada konkurencyjności – wszystkie podmioty oferujące podobne produkty czy świadczące podobne usługi powinny mieć podobną szansę sprzedaży Ci swoich produktów czy usług.

Jednostki sektora finansów publicznych� stosując ww. zasady dokonują zakupów w trybie zamó-wień publicznych, uregulowanych ustawą Prawo zamówień publicznych .

Jednostki spoza sektora publicznego zobowiązane są do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych tylko w wyjątkowych sytuacjach – kiedy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane w zakresie inżynierii lądowej lub wodnej, budowa szpitali, obiektów sportowych, rekreacyjnych lub wypoczynkowych, budynków szkolnych, budynków szkół wyższych lub budynków wykorzysty-wanych przez administrację publiczną czy też usługi związane z takimi robotami budowlanymi. Jednocześnie ponad 50% wartości zamówienia jest finansowane ze środków publicznych lub przez podmioty z sektora publicznego oraz wartość zamówienia jest równa lub wyższa określona kwota (4 845 000 euro)2. Wszystkie ww. warunki muszą być spełnione łącznie.

Jest kilka wyjątków od obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (wyjątki te wymienione są w art. 4 ustawy), najważniejszy to przypadek zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro. Aktualny kurs euro stosowany w zamówieniach publicznych najszybciej znajdziesz na stronie www .uzp .gov .pl w zakładce „kurs euro” (ogłaszany jest w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych).

Jeśli nie jesteś zobowiązany do stosowania Prawa zamówień publicznych (upewnij się czy Twoja umowa o dofinansowanie nie nakazuje Ci stosować ustawy!), to i tak musisz przestrzegać zasad konkurencyjności. Dokonasz tego, jeśli odpowiednio upublicznisz chęć dokonania zakupów (zamieścisz o nich informację na swoich stronach internetowych, w innych mediach), przejrzysz oferty rynkowe, wyślesz do kilku potencjalnych oferentów ogłoszenie o zamówieniu. Wiele instytucji zarządzających wydało wytyczne/instrukcje, które regulują sposób postępowania i dokumentowania dokonywanych przez Ciebie zakupów, zapoznaj się z nimi! (znajdziesz je na załączonym dysku DVD w podkatalogach „Ważne dokumenty”). Podstawowym wymogiem jest udokumentowanie do jakich, co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, beneficjent wysłał zapytanie ofertowe.

1 A także inne państwowe jednostki organizacyjne oraz inne podmioty wymienione w art. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych .2 Porównaj art. 3 ust, 1 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych.

�0

Trzeba dokumentować każdy etap dokonywanych w projekcie zakupów, nawet ten wstępny, na którym dokonujemy rozeznania rynku. Jeśli np. przeglądasz i porównu-jesz cenniki kilku firm w internecie – wydrukuj je albo zapisz na dysku (podobnie zrób w przypadku otrzymania ofert mailem), jeśli korzystasz z prasy specjalistycznej – zachowaj ją. Bądź przygotowany na odpowiedź na pytanie: dlaczego kupiłeś właśnie ten towar czy usługę u swojego kontrahenta, a nie u jego konkurencji?

Jeśli przeprowadzasz przetarg zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, dobrze go zaplanuj (weź pod uwagę, że procedura zamówienia publicznego może się przedłużać, np. ze względu na konieczność uzupełniania dokumentów czy odwołania oferentów). A oto typowe błędy:

nieuzasadnione zamówienia dodatkowe, z wolnej ręki, zmiana Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia bez przedłużenia terminów składania ofert, zmiana zawartych umów (podstawową przesłanką uzasadniającą zmiany w zamówieniu jest wystąpienie okoliczności, których nie dało się przewidzieć, o czym beneficjenci często zapominają lub dowolnie interpretują…),

niejasne zapisy dokumentów przetargowych (zwłaszcza w przypadku określania warunków udziału w postępowaniu przetargowym – nie mogą być dyskryminujące i ograniczające konkurencję!),

żądanie od oferentów niepotrzebnych dokumentów i oświadczeń (także oryginałów dokumentów, dokumentów poświadczonych notarialnie lub tłumaczeń przysięgłych),

za krótkie terminy (np. składania ofert),

niezgodność treści SIWZ i umowy z treścią ogłoszenia,

brak wezwania oferentów do złożenia brakujących dokumentów lub oświadczeń,

wybór wykonawcy niespełniającego warunków udziału w postępowaniu,

ograniczanie podwykonawstwa,

podział zamówienia na części, nieprawidłowe szacowanie wartości zamówienia,

nieprawidłowy opis przedmiotu zamówienia – wskazanie na konkretne towary, użycie znaków towarowych .

Podpisując umowę zobowiązałeś się do stosowania wytycznych, w tym następujących dokumentów Ministerstwa Rozwoju Regionalnego:

ZALECENIA DLA BENEFICJENTÓW FUNDUSZY UE DOTYCZĄCE INTERPRETACJI PRZEPISÓW USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE

Tabela – Wskaźniki procentowe do obliczenia wartości korekty finansowej

Warto zapoznać się z ww. dokumentami, stanowią one dobre źródło wiedzy o błędach, które mogą przydarzyć się w przetargach (szczególnie pomocna może być ww. Tabela). Informują też o konsekwencjach tych błędów – korektach finansowych (a błędy w przetargach to jedna z najczęstszych przyczyn korekt). Dokumenty te znajdziesz na dysku DVD w katalogach „Ważne dokumenty” .

•

•

•

•••••••

�1

4. Jakich zasad musisz przestrzegać?

Wspomnieliśmy wyżej w rozdziale 2, że wydatki projektu muszą być zgodne z przepisami prawa i zasadami określonymi przez instytucje zarządzające. W niniejszym rozdziale chcemy zwrócić uwagę na podstawowe zagadnienia, które mogą stwarzać problemy i czasami wpływać na kwa-lifikowalność kosztów, a przez to – na treść wniosków o płatność.

Nie możemy w naszym „Przewodniku” przestawić wszystkich szczegółów – zajęłyby sporo miejsca. Ale o szczegółach możesz przeczytać w załączonych na dysku DVD dokumentach i wytycznych.

4.1. Pomoc publiczna

Nasza rodzina, która współfinansuje nam podróż samochodem marki ProjektUE ma bardzo wielu członków i każdego chciałaby wesprzeć, ale posiada ograniczoną ilość środków finansowych i chce wszystkich traktować mniej więcej tak samo.

Dlatego rodzina wprowadziła ograniczenia: każdy może skorzystać z jej pomocy, ale tylko wtedy, jeśli koszty podróży nie przekroczą określonego w ciągu trzech lat limitu – 200 000 euro (jest to tzw . pomoc de minimis, czyli „pomoc minimalna”, inaczej też mówiąc „ograniczona”).

Do ww. limitu wliczane są wszelkie formy pomocy uzyskanej ze środków publicznych (nie tylko europejskich!), jak np. ulgi i zwolnienia podatkowe czy dotacje i pożyczki z budżetu krajowego (np. dotacje z Funduszu Pracy), jak również dofinansowanie udziału w szkoleniach finansowanych ze środków publicznych.

Niezwykle ważne jest to, abyś nie przekroczył ww. limitu. Każdy podmiot udzielający pomocy publicznej musi przedstawić odpowiednie zaświadczenie o udzielonej pomocy (ma również obowiązek poinformowania o tym ważnych instytucji – Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsu-mentów czy Ministerstwa Finansów). Jeżeli korzystałeś z kilku form pomocy i masz kilka takich zaświadczeń – zsumuj je i upewnij się, że nie przekroczyłeś 200 000 euro w okresie bieżącego roku kalendarzowego i dwóch poprzednich lat kalendarzowych . W przypadku przekroczenia limitu – wydatki przestaną być kwalifikowalne!

Jeśli jesteś beneficjentem wdrażającym projekt polegający na udzielaniu pomocy innym podmiotom (czy to np. w formie dotacji na rozwój przedsiębiorczości, czy w formie szkoleń dla przedsię-biorcy) musisz być pewny, że udzielasz tej pomocy uprawnionym podmiotom i w odpowiedniej wysokości. O limitach pomocy decyduje kwalifikacja danego uczestnika projektu do grupy mikro, małych, średnich i dużych przedsiębiorców. A o tym przesądzają poziomy zatrudnienia i obrotów. Poziomy te i sposób ich liczenia możesz sprawdzić w dokumentach i wytycznych, które na pewno otrzymałeś wraz z dokumentacją konkursową swojego projektu, a większość z nich znajdziesz także na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD.

Pamiętaj, że przedsiębiorcy, którym udzielasz pomocy mogą się pomylić – np. szefowie własnych firm czasami nie wliczają siebie do limitów zatrudnienia. Sprawdzaj dokładnie dokumenty!

Niektóre działania programów operacyjnych objęte są schematami pomocy publicznej. Jeśli na etapie wniosku o dofinansowanie wypełniałeś oświadczenia dotyczące pomocy publicznej, Twój projekt znajduje się w takim schemacie. Pomoc publiczna w takich schematach ma wpływ na wielkość dofinansowania Twojego projektu. W zależności od rodzaju beneficjenta (czy jest on np. mikroprzedsiębiorcą) i miejsca wdrażania projektu (danego województwa), dofinan-sowanie może być mniejsze lub większe (może się wahać od 30% do 70% wartości projektu w pomocy regionalnej, czy nawet 100% w przypadku szkoleń). Rodzina chętniej wspiera swoich słabszych członków – np. więcej dofinansowania uzyskają mikroprzedsiębiorcy w uboższych województwach .

��

4.2. ochrona środowiska

Jesteśmy pewni, że podróżujesz ekologicznym samochodem marki ProjektUE i nie zatruwasz środowiska. Ale jeśli realizujesz większą inwestycję, która ma lub może mieć wpływ na środowisko naturalne, musisz przejść dosyć skomplikowaną procedurę oceny oddziaływania na środowisko (tzw. OOŚ). Jest to szczególnie istotne, jeśli projekt wdrażasz na obszarach Natura2000.

Szczegóły odnajdziesz na załączonym dysku DVD, my chcieliśmy zwrócić uwagę na konieczność wypełnienia rekomendacji raportu o oddziaływaniu przedsięwzięcia na środowisko (taki raport wymagany jest w przypadku beneficjentów realizujących większe inwestycje). Do momentu wypełnienia tych rekomendacji projekt nie może być rozliczony, a w przypadku braku wypełnienia rekomendacji, poniesione w projekcie wydatki nie mogą być uznane za kwalifikowalne.

4.3. równość szans/płci

Zagadnienie to jest szczególnie ważne w projektach finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego. Dostęp do tych projektów (a także projektów finansowanych z innych źródeł) nie powinien być ograniczany ze względu na płeć, pochodzenie społeczne, wyznanie, rasę, orien-tację seksualną (chyba że projekt skierowany jest do określonej grupy społecznej i ma na celu niwelację nierówności).

We wszystkich projektach beneficjentki i beneficjenci powinni mieć na uwadze szczególną sytu-ację osób niepełnosprawnych. Jeśli np. w ramach projektu przeprowadzane jest szkolenie, jego organizator powinien zadbać o to, żeby nie było ograniczeń w rekrutacji na szkolenie ze względu na niepełnosprawność. Wyjątki mogą dotyczyć szkoleń, które ze swojej natury skierowane są do osób, które mają odpowiedni stopień sprawności – np. szkolenia zawodowe kierowców. Ale oprócz takich wyjątkowych sytuacji, osoba niepełnosprawna powinna mieć możliwość wzięcia udziału w każdym ogólnie dostępnym szkoleniu. Nie oznacza to, że np. od razu trzeba zapewnić odpowiednio przygotowaną salę wykładową (uwzględniającą potrzeby osób poruszających się na wózkach, słabiej widzących czy słabiej słyszących) – wymogi te powinny być spełnione w momencie zgłoszenia się tych osób na szkolenie (w przeciwnym wypadku np. koszty tłumacza języka migowego byłyby poniesione nieracjonalnie, jeśli w szkoleniu nie wzięłaby udziału żadna słabiej słysząca osoba).

4.4. Promocja i informacja

Nasza rodzina jest bardzo hojna i chce, żeby wszyscy o tym wiedzieli. Jadąc naszym samochodem marki ProjektUE nie zapomnijmy go w odpowiedni sposób oznakować – musimy nakleić emble-mat rodziny i napisać na nim informację, jaki jest jej udział w finansowaniu naszej podróży: po drodze wszyscy na pewno zwrócą uwagę, że nasz samochód i nasza podróż współfinansowane są przez tę rodzinę.

Instytucje zarządzające opracowały wytyczne dotyczące informacji i promocji, czasami są one bardzo szczegółowe i powodują przez to kłopoty. Przykładowo nie wolno zmieniać logotypów programów operacyjnych (w tym zmieniać stosunku szerokości do długości logotypu). Albo jeśli ktoś logotypy rozmieści nierówno, a wytyczne wyraźnie mówią, że gwiazdki na fladze unijnej muszą wpisywać się symetrycznie w logotyp programu operacyjnego.

Najważniejsze jest to, żeby uczestnicy projektu albo osoby korzystające z efektów projektu wiedziały, że mogą to robić, ponieważ projekt jest współfinansowany ze środków unijnych.

��

Oprócz wymaganych wytycznymi tablic informacyjnych czy innych oznaczeń, zawsze warto o projekcie i jego finansowaniu informować, jest to przecież także dobra reklama dla beneficjentów .

Do korespondencji dotyczącej projektu (w tym także dokumentacji przetargowej) warto opracować szablon dokumentu – np. w stopce i nagłówku umieścić logotypy oraz informację o współfinansowaniu.

5. Jak poprawnie wypełnić wniosek o płatność?

Jest to najważniejszy rozdział naszego „Przewodnika”, w nim znajdziesz wiele przydatnych informacji i podpowiedzi. Czytając ten rozdział zwróć szczególną uwagę na opis błędów, jakie przydarzają się beneficjentom, ucz się na cudzych błędach!

5.1. Przygotowanie dokumentów

Projekt powinien od samego początku być przygotowany ze świadomością i wiedzą w jaki sposób będzie rozliczany. Nasz samochód marki ProjektUE wymaga bowiem paliwa, a te zdobędziemy, jeśli wyślemy do naszej rodziny pocztówkę z podróży – wniosek o płatność. Musimy wiedzieć, o czym i jak napisać, aby rodzina szybko przesłała pieniądze!

Szczególną uwagę trzeba zwracać na dokumentację finansową – na jej podstawie rozliczamy wnioski o płatność. Na samym wstępie wdrażania projektu warto zapoznać się z wymaganiami dotyczącymi prezentacji we wniosku o płatność informacji finansowych – jaki będzie układ tabelki, w której pokażemy zestawienie dokumentów finansowych i co musimy do tabelki wpisać. Przykłady znajdziesz w następnej części (a szczegóły dotyczące Twojego programu operacyjnego – w rozdziale 8).

Konieczne jest także zapoznanie się z wymaganiami dotyczącymi opisów dokumentów finanso-wych, aby od samego początku robić to właściwie.

Powyższe informacje pozwolą nam na przemyślenie sposobu „zarządzania” dokumentacją projektu .

Wracając do naszej analogii – podróży samochodem marki ProjektUE – jeśli od samego początku skrupulatnie dokumentujemy każdy wydatek (zbieramy każdą fakturę i paragon) i układamy je w taki sposób, aby potem od razu przepisać dane do naszej pocztówki (najlepiej chronologicznie) – nie będziemy mieli problemu z jej przygotowaniem.

Podstawą wpisów do wniosku o płatność są przede wszystkim faktury i inne równorzędne dokumenty (faktury korygujące, noty i noty korygujące, faktury wewnętrzne, paragony, doku-menty kasowe, umowy/rachunki, listy płac, polecenie wyjazdu służbowego wraz dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki – np. bilety kolejowe i autobusowe, faktury/rachunki za nocleg, ewidencje przebiegu pojazdu w sytuacji użycia samochodu prywatnego do celów służbowych).

Jeśli w ramach projektu ponosimy wydatki związane z wynagrodzeniami pracowników, potrze-bować będziemy listy płac. Gdy nie rozliczamy całości wynagrodzeń pracowników (ponieważ np. nie cały czas pracy poświęcają projektowi), musimy w jakiś sposób udokumentować wyliczenie

��

kwot do rozliczenia – np. na podstawie karty czasu pracy (więcej informacji o tym zagadnieniu znajdziesz w poszczególnych instrukcjach wypełniania wniosków o płatność oraz wytycznych kwalifikowalności wydatków zamieszczonych na dołączonym do „Przewodnika” dysku DVD).

Aby wydatek mógł być uznany za kwalifikowalny, musi byś faktycznie poniesiony. Oznacza to, że musi nastąpić faktyczny rozchód pieniądza – płatność czy to w formie przelewu bankowego, czy gotówką (z małymi wyjątkami dotyczącymi wkładu niepieniężnego). Do wniosku o płatność, jeżeli wymaga tego instytucja wdrażająca, załączamy dokumenty potwierdzające zapłatę za poniesione wydatki – wyciągi z rachunku bankowego czy dowody kasowe. Dlatego te dokumenty także skrupulatnie kolekcjonujemy!

Warto dla właściwego zarządzania dokumentacją (po prostu aby się w naszej dokumentacji nie pogubić) zadbać o powiązanie faktur z dokumentami potwierdzającymi dokonanie zapłaty. Nawet jeśli wytyczne dotyczące opisu faktury tego nie wymagają, dobrze jest na ich odwrocie zaznaczyć odniesienie do przelewu czy dokumentu kasowego potwierdzającego zapłatę (np. wpisać datę i wysokość przelewu, potem łatwiej go zidentyfikujemy na wyciągach bankowych).

Uwaga – nie zawsze zapłacimy pełną kwotę za całą fakturę. W takich sytuacjach większość instytucji w ogóle nie dopuszcza możliwości przedstawienia częściowo zapłaconych faktur do wniosku o płatność (będą mogły być przedstawione po pełnej zapłacie w kolejnym wniosku o płatność). Ponadto do wniosku o płatność możemy przedstawić jednie tę kwotę, którą fak-tycznie zapłaciliśmy.

Dlatego tak ważne są opisy dokumentów finansowych – powinno z nich jasno wynikać, jaką kwotę z faktury przedstawiamy we wniosku o płatność do rozliczenia (szerzej o zasadach opisywania faktur w rozdziale 5.6).

Wypełnienie wniosku o płatność nie jest trudne, o ile zadbaliśmy wcześniej o porządek w dokumentacji!

5.2. Co przedstawia wniosek o płatność i jak go wypełnić

Nasza pocztówka z podróży samochodem marki ProjektUE nie jest bardzo skomplikowana, skalą trudności odpowiada zeznaniom PIT, które każdy prawdopodobnie kiedyś wypełniał. Przygotowanie wniosku wymaga trochę cierpliwości, a także podstawowych informacji, które w niniejszym rozdziale postaramy się przedstawić – na przykładach wniosków o płatność w róż-nych Regionalnych Programach Operacyjnych. Wnioski w tych programach mogą różnić się co do treści i układu (np. niektóre tabelki są załącznikami do wniosku), ale mniej więcej wszystkie przedstawiają taki sam szablon.

Wnioski wypełniane są w specjalnie przygotowanych aplikacjach – generatorach wniosków o płatność, albo w tradycyjny sposób: za pomocą narzędzi edytora tekstu czy arkusza kalkula-cyjnego (np. pakietu Microsoft Office – Word lub Excel). Generatory są odrębnymi aplikacjami albo działają za pośrednictwem stron internetowych w trybie „on-line”.

Choć generatory znacznie ułatwiają pracę (wiele czynności – np. obliczenia wykonują za nas same), to posiadają wadę – nie zapisują automatycznie zmian, tak jak to robi np. Word. Dlatego warto często zapisywać kopie robocze wniosków albo najpierw przygotować wniosek w edytorze tekstu lub arkuszu kalkulacyjnym, a potem tylko przenieść dane.

��

Przestrzegaj prostych zasad:

nie zostawiaj pustych pól do wypełnienia! (chyba, że nie masz obowiązku ich wypeł-niać, np. kiedy składasz wniosek informujący tylko o postępie rzeczowym projektu, nie wypełniasz części finansowej wniosku albo wnioskujesz wyłącznie o zaliczkę – nie dokonując żadnych rozliczeń),

jeśli widzisz taką informację: „* Niepotrzebne skreślić” – skreślaj!

nie próbuj wypełniać szarych pól – pozostawione są do wypełnienia przez pracownika instytucji, której przedkładasz wniosek,

uważaj na literówki i błędy liczbowe, sprawdzaj uważnie wypełnione pola wniosku,

w generatorach korzystaj z pomocy – klikając na „?” możesz pozyskać cenne informacje,

przeczytaj instrukcję wypełniania wniosku!

Przykłady Poszczególnych części wniosku

W większości przypadków na wstępie (albo w kolejnych punktach wniosku) informujemy, jakiego typu wniosek składamy i za jaki okres. Uwaga: w niektó-rych programach dla wniosków o płatność zaliczkową czy końcową przewidziane są odrębne wzory, należy wybrać właściwy!

Rodzina, która rozliczy Ci dotychczas poniesione wydatki i wyśle pieniądze na dalszą podróż (albo w przypadku płatności końcowej – rozliczy cały projekt, musi wiedzieć, od kogo dostała pocztówkę i z jakiej podróży, a także kiedy ponosiłeś wydatki.

Wniosek o płatność może spełniać różne funkcje, w zależności od nich wybieramy właściwy typ wniosku. Wniosek może służyć:

wnioskowaniu o przyznanie dofinansowania w formie zaliczki,

rozliczeniu środków przekazanych beneficjentowi w ramach wcześniejszych transz zaliczkowych (co do zasady jednocześnie we wniosku można wnioskować o kolejne transze środków),

wnioskowaniu o przyznanie dofinansowania stanowiącego refundację (w przypadku, gdy nie korzystałeś z zaliczki),

funkcjom sprawozdawczym – przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu. Jeśli nie dokonywałeś wydatków w projekcie, nie zapomnij, że masz obowiązek przedłożyć wniosek z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu!

końcowemu rozliczeniu projektu (gdy nie będziesz już więcej składać wniosków o płatność).

W przypadku zaliczki możliwe są następujące sytuacje:

pierwsza płatność zaliczkowa

Zaliczka jest bardzo wygodną formą pozyskania środków na realizację projektu. Możesz je dostać „z góry” na wydatki przewidziane w budżecie/harmonogramie rzeczowo-finan-sowym projektu, po wniesieniu odpowiedniego zabezpieczenia (np. weksla in blanco). Pamiętaj, że zaliczka podlega szczególnym zasadom rozliczania: musisz ją wydatkować w odpowiednim terminie (maksymalnie przez 3 miesiące) oraz w odpowiedniej wysokości (minimalnie w 70%). Instytucje mogą wprowadzać dodatkowe ograniczenia, np. instytucja, do której składasz wniosek o pierwszą płatność zaliczkową może żądać przedłożenia

•

••

••

•

••

•

•

•

•

1. Informacje wstępne

��

niezapłaconych faktur (kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem) i rachunków. Wniosek o płatność beneficjent powinien przedłożyć nie później niż na 20 dni przed terminem płatności powyższych dokumentów.

płatność zaliczkowa – podobnie jak wyżej, możesz być zobowiązany do przedłożenia niezapłaconych faktur (kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem) i rachunków.

rozliczenie zaliczki z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejną transzę. Sytuacja ta wystąpi, gdy jednocześnie rozliczasz otrzymaną zaliczkę i ubiegasz się o kolejną transzę zaliczki .

rozliczenie zaliczki – w tym przypadku nie wnioskujesz o kolejną zaliczkę.

uwaga: w poszczególnych programach operacyjnych system płatności zaliczek może się różnić, szczegóły dotyczące Twojego programu operacyjnego znajdziesz w instrukcjach wypełniania wniosków o płatność nagranych na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD, przeczytaj także zapisy Twojej umowy o dofinansowanie, która w szczegółach reguluje zasady dotyczące płatności i zaliczek .

Przykład rPO Warmia i Mazury

uwaga: co do zasady, daty zapłaty za faktury przedstawiane do rozliczenia muszą mieścić się w okresie, który wskazujemy w wyżej pokazanym punkcie. Sprawdź datę zapłaty pierwszej i ostatniej faktury objętej wnioskiem!

•

•

•

ne zapomnij wybrać właściwej opcji!

Jeśli w danym okresie sprawozdawczym nie były ponoszone wydatki – wybieramy drugą opcję

Brak wydatków po stronie beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu!

Pole „od” – przeważnie jest to data poniesienia pierwszego wydatku objętego wnioskiem o płatność.

Pamiętaj o poprzednich wnioskach! Niektóre instytucje wymagają zachowania ciągłości wniosków – okres kolejnego wniosku o płatność (pole „od”) powinien rozpoczynać się po dniu wskazanym w polu „do” poprzedniego wniosku.

Pamiętaj o formacie daty, np. rrrr-MM-DD

Pole „do” – przeważnie oznacza datę poniesienia ostatniego wydatku objętego wnioskiem o płatność albo datę składania wniosku, dotyczy to również korekt!

��

Problemy z interpretacją pól „od” i „do” mogą się pojawić, kiedy rozliczasz wydatki poniesione przed złożeniem wniosku o dofinansowanie (oczywiście o ile znajdują się w zaakceptowanym budżecie projektu). Sprawdź instrukcję wypełniania wniosku, jeśli nie znajdziesz w niej podpo-wiedzi, jaką datę wpisać – skontaktuj się z opiekunem projektu lub Punktem Informacyjnym Funduszy Europejskich. Niektóre instytucje mogą w takich sytuacjach wymagać, żeby w polu „od” umieścić datę pierwszej płatności objętej wypełnianym wnioskiem, a w polu „do” umieścić datę rozpoczęcia realizacji projektu albo datę ostatniej płatności (jeśli rozliczasz wydatki sprzed rozpoczęcia projektu, jak i poniesione w jego trakcie).

Na wstępie wniosku o płatność podajemy też dane identyfikujące beneficjenta, projekt i działanie programu operacyjnego, z którego finansowany jest Twój wniosek.

Przed wypełnieniem tego punktu przygotuj wniosek o dofinansowanie i umowę, miej te dokumenty „pod ręką” – znajdziesz w nich większość koniecznych informacji. Przepisz uważnie numery projektu i umowy o dofinansowanie (to nie są te same numery, nie pomyl ich!), uważaj na błędy literowe.

Przykład rPO Województwa świętokrzyskiego

31-21-0102od serko az kesoinW .1

Imię i nazwisko::liam-E:skaF:nofeleT benek@pl

4. Oś I: awotetyroirp

6. Nr projektu

5. Nazwa projektu:

UERPO.7878.090.0434.0909.323.09999999223348.09.2010

7. Umowa/decyzja o UERPO.7878.090.0434.0909.323.09999999223348.010.2010

3. Program Operacyjny: Regionalny Program Operacyjny Województwa

Rozwój

1. Dane beneficjenta

Nazwa / Imię i nazwisko:

Osoba wyznaczona do kontaktu:Genowefa Bardzo-Szczęśliwa

48323332323 48323332324

WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ

Data wpływu wniosku:Podpis i pieczęć:Nr wniosku o płatność

Benedykt Szczęśliwy

Podróż samochodem marki "ProjektUE"

Uwaga: instytucje wymagają podania daty umowy oraz dat i numerów wszystkich aneksów

��

Najczęstsze błędy popełniane w wyżej opisanych częściach wniosku o płatność:

• błędnie zaznaczony okres rozliczenia,

• brak wykreśleń,

• omyłki pisarskie,

• błędnie wpisany lub pomylony numer projektu i numer umowy.

W tej części wniosku o dofinansowanie prezentujesz kwoty do rozliczenia. Jest to najważniejsza część naszej pocztówki, którą wysyłasz z podróży samochodem marki ProjektUE. Na podstawie przedstawionych przez Ciebie danych finansowych, rodzina rozliczy Twoje wydatki.

Musisz podać 3 podstawowe kwoty:

całkowitą kwotę objętą wnioskiem (na którą składają się wydatki kwalifikowalne: te, na których rozliczenie zgodziła się wcześniej rodzina oraz niekwalifikowalne: te, których rodzina nie sfinansuje, ale są potrzebne, żeby Twój samochód marki ProjektUE dojechał do celu),

kwotę wydatków kwalifikowalnych,

wnioskowaną kwotę (opis tych kwot znajdziesz za poniższym przykładem).

Najlepiej tę część wypełnić po uzupełnieniu zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki – ww. kwoty muszą się zgadzać z wyliczeniami!

Przypominamy – szarych pól nie wypełniasz! Jest to zadanie instytucji, do której złożysz wniosek. Później krótko wyjaśnimy, jak wygląda weryfikacja wniosku i co wpisywane jest w szare pola.

Przykład rPO Województwa Opolskiego

8a. Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem 1460,00 PLN

9. Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem 1460,00 PLN,

w tym:

9.1 nieobjęte pomocą publiczną 0,00 PLN

9.2 objęte pomocą publiczną 1460,00 PLN

10. Kwota wnioskowana ogółem (suma 10.1 +10.2): 1024,80 PLN, w tym:

10.1 kwota wnioskowana nieobjęta pomocą publiczną 0,00 PLN, w tym:

wydatki majątkowe 0,00 PLN

wydatki bieżące 0,00 PLN

10.2 kwota wnioskowana objęta pomocą publiczną 1024,80 PLN, w tym:

wydatki majątkowe 854,00 PLN

wydatki bieżące 170,80 PLN

Wylicz kwoty, gdy podsumujesz wszystkie wydatki poniesione w danym okresie rozliczenio-wym (wykorzystaj do tego zestawienie dokumentów, które omówione jest w następnym przykładzie).

•

••

2. Informacje finansowe

��

Całkowita kwota objęta wnioskiem – jest to suma wydatków zarówno kwalifikowalnych, jak i niekwalifikowalnych – suma wszystkich wydatków, jakie poniosłeś w danym okresie rozlicze-niowym. W powyższym przykładzie całkowita kwota wydatków jest równa kwocie wydatków kwalifikowalnych – oznacza to, że w okresie sprawozdawczym poniesione były tylko wydatki kwalifikowalne .

Wydatki kwalifikowalne przedstawiłeś we wniosku o dofinansowanie (budżecie projektu lub innym zestawieniu, np. harmonogramie rzeczowo-finansowym) i zostały one zatwierdzone przez instytucję, z którą podpisałeś umowę o dofinansowanie. We wniosku o płatność przedstawiasz wydatki kwalifikowalne faktycznie poniesione w danym okresie rozliczeniowym, muszą być tożsame z wydatkami przedstawionymi w zestawieniu wydatków (zobacz następny przykład).

Wydatki niekwalifikowalne to pozostałe wydatki przedstawione we wniosku o dofinansowanie bezpośrednio związane z realizowanym projektem.

nie pomyl kategorii wydatku, bo błędnie wypełnisz następną tabelę – zesta-wienie dokumentów!

Wnioskowaną kwotę (w przypadku refundacji poniesionych wydatków) wyliczasz według proporcji dofinansowania (montażu finansowego) określonej w umowie o dofinansowanie.

W przypadku wniosków o płatność obejmujących refundację poniesionych wydatków i zaliczkę, wnioskowana suma kwoty zaliczki oraz kwoty refundacji (wyliczonej według proporcji dofinansowania).

Przykład dla refundacji

Jeśli przewidziany w umowie procent dofinansowania wynosił 73,4% – wnioskujesz o 73,4% wydatków kwalifikowalnych poniesionych w danym okresie. Uważaj na zaokrąglenia: po prze-mnożeniu wydatków kwalifikowalnych przez procent dofinansowania może się okazać, że po przecinku mamy więcej niż dwa miejsca (a wnioskujemy o kwoty z dokładnością co do groszy, a więc dwóch miejsc po przecinku). Trzecie miejsce zaokrąglamy:

„w dół” – jeśli mieści się w przedziale 1-5,

„w górę” – jeśli mieści się w przedziale 6-9,

Przykład

W danym okresie rozliczeniowym ponieśliśmy ogółem 156 760,56 zł (suma wszystkich faktur), w tym 123 526,77 zł kosztów kwalifikowalnych, a procent dofinansowania wynosi 73,4%, to wnioskujemy o kwotę 90 668,65 zł.

73,4% x 123 526,77 zł = 90 668,64918, po zaokrągleniu 90 668,65 zł)

uwaga: niektóre instytucje przewidują inną metodę zaokrąglenia – tylko „w dół”. Po prostu „obcina” się trzecią i następne cyfry po przecinku.

Przykład dla danych z przedstawionej wyżej tabeli

Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem = 1464,00 zł

••

•

�0

% dofinansowania określony w umowie = 70%

Wnioskowana kwota = 70% x 1464,00 = 1024,80 zł

Wnioskowana kwota powinna być zgodna z kwotą refundacji, wyliczonej na podstawie procentu dofinansowania (montaż finansowy), lub kwotą zaliczki o jaką wnioskuje beneficjent lub winna być sumą ww. kwot. Kwota wniosko-wana powinna być taka sama jak kwota wyliczana w tabelkach rozliczenia kwoty projektu .

Przykład dla refundacji wraz z wnioskiem o płatność zaliczkową

kwota wydatków kwalifikowalnych projektu z umowy – 200 000,00 zł

kwota dofinansowania przewidziana w umowie (70%) – 140 000,00 zł

maksymalny poziom zaliczki dla projektu objętego pomocą publiczną – 80%, tj. 112 000,00 zł

Wniosek o pierwszą płatność zaliczkową – niezapłacone faktury równe wydatkom w wysokości 150 000,00 zł. Maksymalna wysokość zaliczki to 70% x 150 000,00 = �05 000,00 zł (co jest mniejsze od 112 000,00 zł).

Wniosek o kolejną zaliczkę w wysokości nie większej niż 112 000,00 zł – 105 000,00 zł (zaliczka wypłacona uprzednio) = 7 000,00 zł

Wniosek o płatność końcową – refundacja w wysokości 70% poniesionych wydatków kwalifiko-walnych (nie mniej niż 5% kwoty dofinansowania projektu).

Innym sposobem obliczenia wskaźnika dofinansowania jest podzielenie kwoty dofinansowania (z umowy) przez kwotę całkowitych wydatków kwalifikowalnych (z umowy). Aby wyliczyć wnio-skowaną kwotę, mnożymy wyżej opisany wynik (iloraz) przez kwotę wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem o płatność.

Przykład

całkowita wartość projektu: 500 000,00 zł

całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową o dofinansowanie: 264 770,00 zł

kwota dofinansowania: 158 862,00 zł

kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem: 160 720,00 zł

Wyliczenie wnioskowanej kwoty:

(158 862,00/264 770,00) x 160 720,00 = 96 432,00

Przykład dla danych z przedstawionej wyżej tabeli

kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem = 1464,00 zł

kwota dofinansowania wynikająca z umowy = 700 000,00 zł

całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową = 1 000 000,00 zł

Wnioskowana kwota = (700 000,00 : 1 000 000,00) x 1464,00 = 1024,80 zł

•

•••

••••

•••

�1

zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

Przykład rPO Województwa świętokrzyskiego na lata 2007 – 2013

Przedstaw kwotę wydatków zarówno kwalifikowalnych, jak i niekwalifikowalnych w rozbiciu na kwoty brutto i netto .

Nie przedstawiaj w zestawieniu dokumentów dotyczących wyłącznie wydatków niekwalifikowalnych .

Jeżeli opłaciłeś fakturę w kilku transzach, przedstaw wszystkie daty

Przedstaw kwotę tylko wydatków kwalifikowalnych (razem z VAT, jeśli jest kosztem kwalifikowalnym)

Przedstaw VAT odnoszący się tylko do wydatków kwalifikowalnych i jeżeli VAT sam stanowi koszt kwalifikowalny .

Podsumowania w wielu wypadkach przeprowadzane są automatycznie .

Przepisz z wniosku o dofinansowanie – jakim kategoriom kosztów odpowiada dany wydatek . W niektórych wzorach wniosków pojawia się kolumna „kategorie interwencji” – odpowiednie numery znajdziesz we wniosku o dofinansowanie .

Informacja finansowa dotycząca wniosku

11. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

Nr d

okum

entu

Num

er k

sięg

owy

lub

ewid

ency

jny

Data

wys

taw

ieni

a do

kum

entu

Data

zap

łaty

nazw

a ka

tego

rii k

oszt

ów w

edłu

g w

nios

ku

Naz

wa

tow

aru

lub

usłu

gi

Kw

ota

doku

men

tu b

rutto

Kwot

a do

kum

entu

net

to

Kw

ota

wyd

atkó

w k

wal

ifiko

wal

nych

w ty

m V

AT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 FVS/23/2010

2/2010 21-07-2010 28-07-2010 wydatki majątkowe

zmiana opon

1 220,00 zł 1 000,00 zł 1 220,00 zł 220,00 zł

2FVS/23/20

10 3/2010 22-07-2010 30-07-2010wydatki bieżęce paliwo 244,00 zł 200,00 zł 244,00 zł 44,00 zł

suma ogółem w PLN

1 464,00 zł 1 200,00 zł 1 464,00 zł 264,00 zł

Lp.

Uwaga ogólna: wniosek powinien prezentować dane w taki sposób, aby każda osoba go weryfikująca nie miała wątpliwości, że wydatek został poniesiony zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie. W powyższej tabeli należy pokazać związek między wydatkiem a projektem, szczególną uwagę należy zwrócić na opis nazwy towaru czy usługi . Dlatego niektóre instytucje wymagają określenia w ww. tabeli kategorii wydatku zgodnie z zatwierdzonym

harmonogramem rzeczowo-finansowym. Dokumenty należy wpisywać do tabeli chronologicznie (np. według daty zapłaty). Jeśli faktura ma kilka pozycji, powinny być one wpisywane osobno,

��

szczególnie gdy dotyczą innych kategorii wydatków harmonogramu rzeczowo-finansowego. Wyjątkowo można zbiorczo wpisywać wszystkie pozycje w jednym wierszu tabeli, jeśli dotyczą tej samej kategorii wydatku i objęte są tą samą stawką podatku VAT.

Problem może budzić data zapłaty, szczególnie jeśli płatności dokonywałeś w kilku transzach. Niektóre instytucje wymagają podania wszystkich dat poszczególnych transz płatności.

Co do zasady datą poniesienia wydatku jest data obciążenia rachunku bankowego, z którego dokonałeś zapłaty, a przy płatnościach gotówkowych – data faktycznego dokonania płatności. Inne przypadki:

płatność kartą kredytową – data transakcji,

amortyzacja – data dokonania odpisu amortyzacyjnego,

wkład rzeczowy – data faktycznego wniesienia wkładu.

Jeśli nie jesteś pewny, czy dany wydatek można uznać za kwalifikowalny, albo np. masz wątpliwości, jak określić datę dokonania zapłaty – sprawdź wytyczne kwalifikowalności wydatków w Twoim programie operacyjnym (znajdziesz je na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD).

Zwróć też uwagę na konieczność odrębnego podawania kwoty netto i brutto. Nie pomyl się przepisując dane z dokumentów finansowych!

Wykazanie dochodu w projekcie jest konieczne, ponieważ, co do zasady, pomniejsza on wartość dofinansowania.

Wybierając się w podróż samochodem marki ProjektUE musiałeś przeko-nać rodzinę o tym, żeby pomogła Tobie sfinansować Twoją podróż. Rodzina chętniej finansuje przedsięwzięcia, które się opłacają. Niekiedy udowodniłeś to w studium wykonalności albo

•••

3. dochód w projekcie

Najczęstsze błędy popełniane w wyżej opisanych częściach wniosku o płatność:

błędy rachunkowe (np. błędy w zaokrągleniach czy w podsumowaniach),

błędy związane z podaniem złej wartości VAT,

złe numery faktur, dat płatności,

zła nazwa kategorii wydatków, brak w opisie faktury przyporządkowania wydatku (faktury) do zadania, w ramach którego realizowany jest wydatek,

wydatki niekwalifikowalne uznane przez beneficjentów jako kwalifikowalne,

wydatki kwalifikowalne uznane przez beneficjentów jako niekwalifikowalne,

omyłki pisarskie.

•

•••

•

•

•

��

biznesplanie (co do zasady, kwoty refundacji nie pomniejsza się o dochód wcześniej przedstawiony we wniosku o dofinansowanie).

Ale z drugiej strony, rodzina wspiera swoich słabszych członków – wychodzi ze słusznego założenia, że ci najlepsi poradzą sobie sami bez jej pomocy. Ponadto, jeśli rodzina dorzuciła się do interesu, który zaczął przynosić niespodziewane dochody, to o te dochody pomniejsza swoją pomoc.

Na szczęście to pomniejszenie wartości dofinansowania nie dotyczy wszystkich beneficjentów. Ci, którzy są objęci zasadami pomocy publicznej (w tym pomocy de minimis, o której pisaliśmy wyżej) i których całkowity koszt projektu nie przekracza 1 mln euro, nie muszą się martwić, rodzina im nic nie zabierze (w schematach pomocy publicznej dofinansowanie i tak jest trochę mniejsze). Podobnie będzie w przypadku projektów, dla których wsparcie związane jest z instrumentami inżynierii finansowej.

W świetle przepisów projekt generujący dochód (inne stosowane pojęcia: przychód netto, dochód netto) oznacza:

wszelkie projekty, których całkowity koszt przekracza 1 mln euro, obejmujące inwestycję w infrastrukturę, z której korzystanie podlega opłatom ponoszonym bezpośrednio przez korzystających,

wszelkie projekty pociągające za sobą:

– sprzedaż gruntu lub budynków lub dzierżawę gruntu lub najem budynków, lub

– wszelkie inne odpłatne świadczenie usług, dla których wartość bieżąca przy-chodów przewyższa wartość bieżącą kosztów operacyjnych.

Jeśli do uzyskania przychodów przyczyniły się nie tylko koszty związane z projektem, wyliczasz przychód proporcjonalnie do tego, w jakim stopniu do jego osiągnięcia przyczynił się sam projekt .

Sprawdź zapisy umowy o dofinansowanie oraz wytyczne kwalifikowalności w Twoim programie operacyjnym. Upewnij się, czy w Twoim projekcie dochody wpływają na obniżenie dofinansowania!

Inną sprawą są odsetki…

Jeśli rodzina przelała Tobie pieniądze w formie zaliczki, a Ty je trzymasz na oprocentowanym rachunku bankowym – wzbogacasz się bez uzasadnienia. Dlatego odsetki musisz oddać (pomniej-szą wartość dofinansowania – należy je zwrócić). Uwaga: nie dotyczy to jednostek samorządu terytorialnego (chronią je specjalne przepisy).

•

•

��

Dochody i odsetki prezentujesz w tabelce:

Przykład rPO Województwa Podkarpackiego

UZYSKANY DOCHÓD oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku o płatność

Lp. Rodzaj dochodu Kwota

1. 2.

1. Wygrana w kasynie w Monte Carlo 100 000,00

2. Przewóz paczki (20 kg) do Saint-Tropez 64,00

Suma ogółem w PLN: 100 064,00

Odsetki narosłe od środków zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność:

12,00

Dochód wyliczasz według proporcji, w jakiej projekt przyczynił się do jego uzyskania w stosunku do wszystkich nakładów poniesionych w celu osiągnięcia dochodu.

Wracając do naszej analogii podróży samochodem marki ProjektUE – jeśli korzystając z okazji przewiozłeś podczas podróży towar Twojego znajomego, a ten wynagrodził Ciebie za przysługę – w projekcie pojawił się dochód. Jeśli wykorzystałeś do przewozu tylko i wyłącznie swój samochód marki ProjektUE – cały dochód będziesz musiał wykazać w ww. tabeli.

Ale jeśli np. przewiozłeś towar w przyczepie, która nie była sfinansowana z projektu – dochód wyliczasz według proporcji. Bierzesz pod uwagę wszystkie nakłady, które poniosłeś w celu uzyskania dochodu – a więc współfinansowane ze środków unijnych koszty samochodu marki ProjektUE oraz sfinansowane z innych źródeł koszty przyczepy. Obliczasz stosunek, w jakim kwalifikowalne koszty projektu przyczyniły się do uzyskania przychodu – dzielisz kwalifikowalne koszty projektu przez sumę całkowitych kosztów projektu i innych nakładów (w naszym przy-kładzie dzielisz kwalifikowalne koszty samochodu przez sumę kosztów samochodu i przyczepy). Przykładowo jeśli całkowity koszt samochodu wyniósł 1000 (w tym kwalifikowalne koszty to 700, a niekwalifikowalne 300), koszt przyczepy 100, to dzielisz 700 przez (1000+100), co w przybliżeniu wynosi 0,64 – właśnie w takim stosunku kwalifikowalne koszty projektu przyczyniły się w naszym przykładzie do uzyskania dochodu.

Jeśli w naszym przykładzie znajomy zapłacił Ci 100 zł za przysługę, to w tabelkę wpisujesz 0,64 x 100 = 64 zł.

Jeśli wykażesz odsetki, upewnij się w instrukcji, jak je zwrócić. Instytucje mogą wymagać szcze-gólnego oznaczenia przelewu, np. w tytule przelewu trzeba podać informacje dotyczące:

nazwy programu i numeru projektu,

roku, w którym przekazane zostały środki, których dotyczy zwrot,

tytułu zwrotu (trzeba podać z jakiego powodu zwracamy odsetki),

klasyfikacji budżetowej zwracanych środków (część, dział, rozdział, paragraf) – może to dotyczyć także beneficjentów, którzy nie stosują tej klasyfikacji (stosowne informacje odnajdziesz w umowie, w której oznaczona jest klasyfikacja budżetowa środków).

Podobnie trzeba postępować w przypadku zwrotu innych należności.

••••

��

Wnioski o płatność mogą też przewidywać część, w której dokonujesz korekt. Pomyłki mogą zdarzyć się każdemu, ważne jest jednak, żeby je jak najszybciej poprawić.

Poprawiając szybko swoje błędy unikniesz wielu przykrych konsekwencji!

Przykład rPO Województwa Mazowieckiego

Korekty finansowe

Lp .

numer Wniosku

o płatność, w ramach

którego wydatek został

rozliczony

Nazwa i numer dokumentu

(pozycja w tabeli nr 12)

Rodzaj wydatku niekwalifikowalnego

Data wykrycia niekwalifikowalności

Przyczyna niekwalifikowalności

Kwota niekwalifikowanlna

(w części przyznanego

dofinansowania)

EFRRBudżet

państwa

1 . 1…../2010 FSC/4343/2010 Żetony w kasynie 01-02-2010Wydatek nieujęty w harmonogramie

850 150

2 . 1…../2010 FSC/4r5/2010 Minibar 01-02-2010Wydatek nieujęty w harmonogramie

1700 300

Suma ogółem w PLN 2550 450

Wypełnij tabelkę tak, aby nikt nie miał wątpliwości:

w którym wniosku o płatność popełniłeś błąd,

w której pozycji z zestawienia dokumentów tego wniosku występuje ten błąd,

jakiego rodzaju jest niekwalifikowalny wydatek,

kiedy wykryłeś nieprawidłowość,

co jest przyczyną nieprawidłowości.

Kłopoty może sprawiać wyliczenie kwoty, szczególnie jeśli, jak w ww. przykładzie, instytucja żąda rozbicia tej kwoty na dwa źródła finansowania. Pamiętaj, że wyliczasz błąd w odniesieniu do części przyznanego dofinansowania (a więc proporcji dofinansowania określonej w umowie). Nie cała kwota faktury będzie zwracana, tylko taka część, jaka została zrefundowana według określonej w umowie proporcji (np. 73,5% wartości wydatków kwalifikowalnych). Dodatkowo trzeba wyliczyć, jak ta zrefundowana część rozbija się na płatność ze środków europejskich (85%) i dotację celową (15%) – i tak wyliczone kwoty wpisać do tabelki.

•••••

4. korekty finansowe

��

Na pocztówce do rodziny musisz się pochwalić, jak zaawansowana jest Twoja podróży. Ta część wniosku o płatność pełni funkcję sprawozdawczą z postępów we wdrażaniu projektu.

ogółem kwalifikowalne ogółem kwalifikowalne

1 2 3 4 5 6 7

Wizyta w Monte Carlo Zrealizowane 100 000,00 75 000,00 100 000,00 75 000,00 100,00%

Wizyta w Saint-Tropez

W połowie realizacji, nie odwiedziłem

jeszcze kasyna

200 000,00 100 000,00 100 000,00 50 000,00 50,00%

Corrida w Barcelonie Nierozpoczęte 125 000,00 90 000,00 0,00 0,00 0,00%

0,00%0,00%0,00%0,00%

425 000,00 265 000,00 200 000,00 125 000,00 47,17%0,00%0,00%0,00%0,00%

w tym wydatki poniesione na Wydatki związane z kosztami

w tym cross-financing

OGÓŁEM

Zadania / kontrakty założone

w harmonogramie realizacji projektu

dołączonym do umowy/decyzji

o dofinansowaniu

Stan realizacji

Wydatki przypisane zadaniom / celom określonym

w aktualnym harmonogramie realizacji projektu

w tym wydatki poniesione na zakup

Wydatki od początku realizacji projektu

% realizacji

Zdarza się, że beneficjenci zapominają wyszczególnić wszystkie pozycje har-monogramu realizacji projektu/budżetu. Wpisz także te, w których nie było jeszcze wydatków!

5. Postęp rzeczowo-finansowy

Krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych zadań/etapów projektu .

Tu wpisujesz kwoty, które wydatkowałeś od początku realizacji projektu w podziale na kwotę ogólną (wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane) oraz wydatki kwalifikowalne . Podsumuj wydatki w obecnym i poprzednich wnioskach o płatność.

��

Na naszej pocztówce do rodziny musisz się pochwalić, co udało Ci się zrealizować z planów podróży. Ta część wniosku o płatność pełni funkcję sprawozdawczą z postępów we wdrażaniu projektu.

Wskaźniki przewidziałeś we wniosku o dofinansowanie, przepisz je do tabeli wniosku o płatność. Pamiętaj, aby podczas wdrażania projektu bieżąco monitorować i dokumentować postęp!

Wskaźniki produktu określają materialne efekty (np. wybudowane budynki i budowle, zrealizo-wane usługi, zakupiony sprzęt), jakie powstały w wyniku wydatkowania pieniędzy publicznych w okresie realizacji projektu .

Wskaźniki rezultatu opisują zmiany w sytuacji beneficjenta, jego otoczeniu bądź u ostatecznych odbiorców, jakie nastąpiły w wyniku zrealizowania projektu.

Wartość bazowa wskaźnika to wartość przed rozpoczęciem realizacji projektu (uwaga: w przypadku wskaźników produktu jest najczęściej równa zeru).

Wartość docelowa oznacza wartość, jaką beneficjent zamierza osiągnąć w wyniku wdrożenia projektu i musi być zgodna z wartością docelową wpisaną w umowie o dofinansowanie.

Osiągnięta wartość wskaźnika określa rzeczywiście osiągnięte materialne efekty w okresie sprawozdawczym lub od początku realizacji projektu.

Przykład lubuskiego rPO

Wskaźniki produktu – wypełniamy tabelkę w każdym wniosku o płatność

Lp. Numer i nazwa wskaźnika Jednostka

miary wskaźnika

Wartość bazowa mierzona przed rozpoczęciem

realizacji projektu

Wartość docelowa wskaźnika określona

w umowie/decyzjio dofinansowanie

Wartość wskaźnika osiągnięta od

złożenia poprzedniego

wnioskuo płatność

Wartośćwskaźnika

osiągnięta od początku realizacji projektu

Stopieńrealizacji

wskaźnika (%)

0 1 2 3 4 5 6 7=(6/4)*100

1 1. Ilość przejechanych kilometrów

km 0 5000 2500 3000 60,00%

2 2. Ilość zużytych litrów paliwa

litr 0 25000 500 10000 40,00%

3 3. Ilość uśmiechów sztuka 0 1000000 300000 1270000 127,00%

Uważaj na kolumnę „Wartość wskaźnika osiągnięta od złożenia poprzedniego wniosku o płatność”, beneficjenci często przepisują kwotę z poprzedniego wniosku. Ma być to wartość wskaźnika osiągniętego w danym okresie spra-wozdawczym, za który składasz wniosek!

Ponadto w kolumnie „Wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu” dodajesz wartości wskaźników z tego okresu sprawozdawczego

i z poprzednich. Beneficjenci popełniają czasami błędy i zapominają, że wartości w tej kolumnie sukcesywnie rosną w kolejnych wnioskach o płatność.

6. Wskaźniki produktu i rezultatu

��

Wskaźniki rezultatu – wypełniamy tabelkę przede wszystkim we wniosku o płatność końcową.

Lp. Numer i nazwa wskaźnika Jednostka miary

wskaźnika

Wartość bazowa mierzona przed rozpoczęciem realizacji projektu

Wartość docelowa wskaźnika określona

w umowie/decyzjio dofinansowanie

Wartość wskaźnika osiągniętaw wyniku

zrealizowania projektu

Stopień realizacji wskaźnika (%)**

543210 6=((5-3)/(4-3))*100

1R.100 Przewidywana całkowita liczba bezpośrednio utworzonych nowych miejsc pracy (EPC), w tym:

%00,0500,100,20.tzs

- - obję --0.tzsyteibok zezrp hcyt

- - objętych przez męż --0.tzsnzyzc

--0.tzshciksjeiw hcarazsbo an --

2 R.101 Liczba utworzonych nowych etatów badawczych, w tym:

%00,00200,210.tzs

- - obję -00,1-0.tzsyteibok zezrp hcyt

- - objętych przez męż --0.tzsnzyzc

--0.tzshciksjeiw hcarazsbo an --

%08,9989900010.tzswókyzcjeporuE hcynozdeiwdo abzciL 201.R3

Jeśli nie osiągniesz założonych wskaźników, opisz dlaczego (wskaż przyczyny)! Możesz to zrobić w kolejnej części wniosku – informacji na temat problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu, zadań wcześniej zaplanowanych a niezrealizowanych w okresie objętym danym wnioskiem oraz przyczyn ewen-tualnego nieosiągnięcia zakładanego w projekcie poziomu wskaźników .

Przykładowo, we wniosku o płatność końcową w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki, sprawdzone będzie dokładnie, czy osiągnąłeś założenia przedstawione we wniosku o dofinan-sowanie. W przypadku m.in. nieosiągnięcia celu projektu – wysokość wydatków w dotychczas zatwierdzonych wnioskach o płatność może zostać proporcjonalnie zmniejszona. Wysokość zmniejszenia dofinansowania odpowiada procentowi, w jakim dane kryterium lub cel nie zostały

zrealizowane .

W tej części wniosku krótko wyjaśniasz, jak będzie wyglądać Twoja dalsza podróż samochodem marki ProjektUE – co zamierzasz osiągnąć w przyszłym okresie sprawozdawczym.

Pamiętaj, że opisujesz przyszły okres – do złożenia kolejnego wniosku.

We wzorach wniosków o płatność w tej części pozostawione jest pole do wklejenia/napisania tekstu:

Przykład rPO Województwa świętokrzyskiego

14. Planowany przebieg rzeczowy realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku

7. Planowany przebieg rzeczowy realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku

Wizyta w Saint – Tropez zostanie zakończona za dwa tygodnie. Z Saint-Tropez udam się do Barcelony, podróż zajmie 2 dni, w Barcelonie odpocznę 2 miesiące zobaczę corridę i wracam (podróż zajmie 4 dni).

��

W tej części wniosku o płatność planujesz wydatki na kolejne kwartały. Rodzina chce wiedzieć, jak będą wyglądać Twoje potrzeby finansowe do końca podróży samochodem marki ProjektUE .

Przykład rPO Województwa świętokrzyskiego

17. Harmonogram wydatków na kolejne kwartały

okres (rok, kwartał)Planowane wydatki kwalifikowalne (w zł)

rok kwartał

2011

I kwartał 100 000,00 zł

II kwartał 787 999,00 zł

III kwartał 345 345,00 zł

IV kwartał 7 897,00 zł

Przedstawiana prognoza powinna być zgodna z aktualnym harmonogramem wydatków! Przeważnie powinna dotyczyć wyłącznie czterech przyszłych kwartałów (upewnij się, czy nie masz obowiązku przedstawiać harmonogramu na dłuższy okres) oraz powinna rozpoczynać się od kwartału następującego po kwartale, w którym złożono wypełniany wniosek o płatność – np. jeśli wniosek o płatność został złożony w IV kwartale 2010 r., prognozę należy więc przedstawić na I kwartał 2011 r., II kwartał 2011 r., III kwartał 2011 r. i IV kwartał 2011 r.

8. Harmonogram wniosków o płatność na kolejne kwartały

�0

O zasadach polityk wspólnotowych pisaliśmy wyżej w rozdziałach 3 i 4. Przypomnij je sobie! Samochód marki ProjektUE musisz prowadzić zgodnie z wymaganiami rodziny!

Nie zapomnij odznaczyć wszystkich wymaganych pól.

Przykład rPO Województwa kujawsko-Pomorskiego

23. INFORMACJA O ZGODNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU Z ZASADAMI POLITYK WSPÓLNOTOWYCH

A) ZGODNOŚĆ PROJEKTU Z ZASADAMI UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami udzielania zamówień publicznych?

Tak Nie Nie dotyczy

W przypadku naruszenia przepisów Prawa zamówień publicznych, proszę opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać planowane i podjęte działania naprawcze.

B) ZGODNOŚĆ PROJEKTU Z POLITYKĄ OCHRONY ŚRODOWISKA

Czy projekt realizowany jest zgodnie z polityką ochrony środowiska?

Tak Nie

W przypadku naruszenia zasad ochrony środowiska, proszę opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać planowane i podjęte działania naprawcze..

Przed wymianą gaźnika samochód marki ProjektUE zaczął emitować niebieski dym o szkodliwym dla atmosfery składzie. Po wymianie usterki poziom szkodliwych substancji w spalinach mieści się w europejskich normach.

�

�

Inne możliwe informacje:

zgodność projektu z polityką równych szans,

zgodność projektu z zasadami udzielania pomocy publicznej.

••

9. zgodność projektu z zasadami polityk wspólnotowych

�1

W niektórych programach operacyjnych wymagane są informacje na temat np. kontroli przeprowadzonej w projektach, czy na temat wykrytych uchybień/nieprawidłowości. Nie zapominaj wypełnić właściwych pól.

Przykład lubuskiego rPO

Czy w okresie rozliczanym bieżącym wnioskiem o płatność zostały przeprowadzone kontrole realizowanego projektu?

Czy w okresie rozliczanym bieżącym wnioskiem o płatność zostały wykryte nieprawidłowości?

W przypadku zaznaczenia odpowiedzi twierdzącej należy w zwięzły sposób opisać termin, zakres, rezultaty przeprowadzonej kontroli, a także planowane lub realizowane działania pokontrolne oraz należy wymienić nazwę instytucji, która przeprowadzała kontrolę.

21. INFORMACJA NA TEMAT WYKRYTYCH UCHYBIEŃ/NIEPRAWIDŁOWOŚCI

20. INFORMACJA O PRZEPROWADZONYCH KONTROLACH W OKRESIE ROZLICZANYM BIEŻĄCYM WNIOSKIEM O PŁATNOŚĆ

W przypadku zaznaczenia odpowiedzi twierdzącej należy w zwięzły sposób opisać jakiej kategorii wydatku dotyczyła wykryta nieprawidłowość oraz ile wyniosła wartość kwoty do zwrotu/wartośćkwoty zwróconej.

TakNie

TakNie

Naszą pocztówkę nie tylko trzeba podpisać, musimy oświadczyć, że przedstawione w niej informacje są zgodne z prawdą!

W niektórych programach operacyjnych lista oświadczeń jest całkiem spora, a w niektórych programach oświadczenia są odrębnymi dokumentami i są załączane do wniosku o płatność. Na następnej stronie znajdziesz przykład oświadczeń we wniosku o płatność RPO Województwa Łódzkiego.

10. dodatkowe informacje

11. oświadczenia

Nie zapomnij wpisać informacji o miejscu przechowywania dokumentacji!

Jeśli niektóre oświadczenia Ciebie nie dotyczą i przewidziane we wzorze wniosku jest ich wykreślenie – nie zapomnij ich wykreślić!

Wniosek powinna podpisać osoba do tego upoważniona!

•

•

•

��

Przykład oświadczeń we wniosku o płatność rPO Województwa Łódzkiego

25. OŚWIADCZENIA BENEFICJENTA:

Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że informacje zawarte we wniosku o płatność są zgodne z prawdą. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 297 kodeksu karnego, dotyczącej poświadczania nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne.

Ja, niżej podpisany oświadczam, że dokumenty księgowe ujęte w tabeli 14 wniosku o płatność, na podstawie których poniesiono wydatki kwalifikowalne w ramach projektu zostały w całości zapłacone.

Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że dokumentacja związana z projektem przechowywana jest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, iż realizując powyższy projekt nie mogę odzyskać w żaden sposób poniesionego podatku VAT, którego wysokość została określona we wniosku o dofinansowanie. Jednocześnie zobowiązuje się do zwrotu całej zrefundowanej kwoty poniesionego podatku VAT, jeśli zaistnieją przesłanki umożliwiające odzyskanie tego podatku.

Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie (na podstawie art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych- Dz. U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).

Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że w ramach projektu nie występuje nakładanie się pomocy przyznanej z funduszy, programów unii Europejskiej, krajowych środków publicznych.

Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że w ramach realizowanego projektu nie występuje pomoc publiczna.

W przypadku, gdy podatek VAT jest niekwalifikowalny, oświadczenie należy wykreślić.

W przypadku, gdy pomoc publiczna w realizowanym projekcie występuje, oświadczenie należy wykreślić.

Rodzina sprawdzi, czy Twoja pocztówka jest prawidłowa. Zrobi to bardzo skrupulatnie . Przeliczy deklarowane przez Ciebie kwoty i wpisze je do swojego systemu informatycznego (patrz rozdział 5.7).

Stąd we wniosku o płatność szare pola pozostawione są do wypełnienia przez pracowników instytucji, do której przedkładasz wniosek o płatność.

Twój wniosek o płatność jest bardzo ważny: dzięki Twojemu projektowi Polska pozyska w rze-czywistości środki z budżetu Wspólnoty (do czasu złożenia tego wniosku Polska ma jedynie możliwość wydatkowania środków, ale faktycznie do Polski trafią one po zatwierdzeniu Twojego wniosku i przedstawieniu go we wniosku o płatność do Komisji Europejskiej). System płatności jest dosyć skomplikowany: środki pochodzą z różnych źródeł i muszą być precyzyjnie wyliczone, zanim przedstawi się je Komisji Europejskiej do refundacji. Te szare pola to przeważnie miejsca, w których pracownicy instytucji dokonują tych obliczeń. Jeśli jesteś bardzo ciekawy, jak to robią – odsyłamy do instrukcji wypełniania wniosku.

12. Pola niewypełniane (szare)

��

załączniki do wniosku

Lista załączników może być dosyć długa i ich przygotowanie może być nawet trudniejsze od wypełnienia samego wniosku…

Ale trzeba pamiętać, że załączniki są równie ważne jak sam wniosek o płatność. W wielu przy-padkach dane wpisywane do wniosku wyliczane są właśnie w załącznikach.

Podstawowymi załącznikami są kopie (potwierdzone za zgodność z oryginałem) faktur i innych dokumentów finansowych (w niektórych przypadkach zamiast kopii będzie można przedstawić samo zestawienie dokumentów), ponadto wyciągi z rachunków bankowych oraz raporty z syste-mów księgowo-finansowych. Dzięki tym załącznikom rodzina jest na 100% pewna, że poniosłeś wydatek kwalifikowalny .

Poniżej przedstawiamy listę załączników do wniosku o płatność w Małopolskim RPO.

1 . Tabela rozliczenia kwoty projektu; 2. Oświadczenie beneficjenta o braku podwójnego finansowania; 3. Oświadczenie beneficjenta o zobowiązaniu się do informowania o otrzymaniu dokumentów

księgowych korygujących; 4. Oświadczenie beneficjenta dotyczące wydatków kwalifikowalnych o wartości niższej niż

10 000 PLN; 5. Oświadczenie beneficjenta o braku sfinansowania ze środków zaliczki wydatków przedstawionych

do refundacji; 6. Potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie faktur lub innych dokumentów księgowych

o równoważnej wartości dowodowej, zgodne z poz. (11) wniosku; 7. Potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie dowodów zapłaty; 8. Poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów potwierdzające odbiór/

/wykonanie prac; 9. Poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia

materiałów;10 . Potwierdzenie numeru rachunku bankowego beneficjenta;11. Oświadczenie dotyczące prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej;12. Oświadczenie dotyczące używanego sprzętu;13. Poświadczona za zgodność z oryginałem kserokopia operatu szacunkowego;14. Oświadczenie beneficjenta o kwalifikowalności/niekwalifikowalności VAT;15. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego potwierdzające fakt, że beneficjent nie jest podatnikiem

VAT;16. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego potwierdzające posiadany status podatnika VAT jako

podatnika zwolnionego lub czynnego na dzień wydania zaświadczenia oraz informujące o ewentualnych zmianach tego statusu w okresie między rozpoczęciem realizacji projektu a dniem wydania zaświadczenia;

17. Oświadczenie beneficjenta przewidującego/nieprzewidującego wykorzystanie towarów i usług zakupionych w celu realizacji projektu do wykonywania czynności opodatkowanych, w związku z którymi przysługuje beneficjentowi prawo do odliczenia podatku VAT;

18. Poświadczona za zgodność z oryginałem kserokopia deklaracji VAT-7;19. Poświadczona za zgodność z oryginałem kserokopia umowy z Wykonawcą;20. Inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie z umową/decyzją/uchwałą o dofinansowanie;

(należy wymienić);21. Wykaz wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków zaliczki.

��

Jako przykłady załączników przedstawiamy na następnych stronach dwie tabele rozliczenia kwoty projektu do wniosku o płatność: pośrednią i końcową w Małopolskim RPO.

Tabele te prezentują, w jaki sposób wyliczane są poszczególne kwoty wpisywane do wniosku o płatność.

Przykładowo pozycja „Wnioskowana transza dofinansowania” we wniosku o płatność pośrednią (pozycja nr 3 tabeli) składa się z dwóch składowych kwot:

1) kwoty zaliczki, która rozbija się na kolejne dwie składowe:

ze środków europejskich,

z dotacji celowej,

2) kwoty refundacji, która tak samo rozbija się na dwie składowe:

Ze środków europejskich,

z dotacji celowej .

W przypadkach, kiedy tego typu tabele nie są wypełniane w generatorach wniosków, kłopotliwe może być rozbicie poszczególnych kwot na część ze środków europejskich i z dotacji celowej.

Przypominamy, że dofinansowanie wypłacane jest beneficjentom w dwóch transzach: 85% ze środków europejskich (wypłaca je zawsze BGK) i 15% z budżetu krajowego na dotację celową (wypłaca ją albo BGK, albo instytucja zarządzająca lub pośrednicząca).

••

••

Wszystkie dane finansowe muszą wynikać z załączonej dokumentacji – kwoty, które wykazujesz we wniosku o płatność muszą się zgadzać z podsumowaniem kwot poszczególnych dokumentów finansowych i wyliczeń!

Zapewnij zgodność dokumentacji załączonej do wniosku z dokumentacją przechowywaną u siebie!

Zwrócić uwagę na wymagania formalne stawiane dokumentom:

zaświadczenia powinny być aktualne (niektóre instytucje wymagają, żeby nie były starsze niż 3 miesiące).

oświadczenia beneficjenta winny być składane w oryginale.

kserokopie dokumentów winny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do dokonywania potwierdzenia (podpis, data dokonania potwierdzenia). Niektóre instytucje wymagają, żeby potwierdzenia dokonywać na „awer-sie i rewersie” . Dla dokumentów wielostronicowych niektóre instytucje dopuszczają możliwość potwierdzenia za zgodność z oryginałem „od strony do strony”.

We wniosku o płatność zaznaczasz dołączone załączniki. Czasami robi się to poprzez wykreślenie załączników, których się nie dołącza. Uważaj na wykreślenia, szczególnie w przypadku dokonywania korekt (poprawek) wniosku – nie pomiń żadnego załącznika, nie wykreślaj załączników złożonych poprawnie.

•

••

��

Problem polega na tym, że zarówno refundacja wydatków, jak i kwota zaliczki wyliczana jest na podstawie wskaźnika procentowego (procentu dofinansowania z umowy i maksymalnego procentu zaliczki): liczymy więc procenty od procentów.

Dane do wypełnienia tabelek znajdziesz w umowie (wskaźniki procentowe) oraz w uprzednio wypełnionych wnioskach (np. dotychczas rozliczone dofinansowanie).

Przykład Małopolskiego rPO

tabela rOzlICzenIa kWOtY PrOjektu DO WnIOSku O PŁatnOść POśreDnIĄ

Załącznik nr 1 do wniosku o płatność pośrednią

nazwa beneficjenta

numer Projektu

NrKwota PLN (uzupełnia

beneficjent)

Kwota PLN (uzupełnia Iz MrPO)

1 Całkowita wartość projektu 1 020 000,00

2 Całkowite wydatki kwalifikowalne projektu 1 000 000,00

2a

W tym kwota przyznanego dofinansowania: 700 000,00

Ze środków europejskich 595 000,00

Ze współfinansowania 105 000,00

2b W tym kwota wkładu własnego beneficjenta 300 000,00

rozliczenie dofinansowania

3 Wnioskowana transza dofinansowania 1024,80

3a

W tym zaliczka 0,00

Ze środków europejskich

Ze współfinansowania

3b

W tym refundacja 1024,80

Ze środków europejskich 871,08

Ze współfinansowania 153,72

…

Uwaga: wyżej przedstawiono tylko część tabeli, całą znajdziesz na dysku DVD.

��

Przykład Małopolskiego rPO

tabela rOzlICzenIa kWOtY PrOjektu DO WnIOSku O PŁatnOść kOŃCOWĄ

Załącznik nr 1 do wniosku o płatność końcową

nazWa benefICjenta:

nuMer PrOjektu:

l.p.

kWOta W Pln kWOta W Pln

(uzuPeŁnIa benefICjent)

(uzuPeŁnIa Iz MrPO)

rOzlICzenIe DOfInanSOWanIa

�Suma dotychczas otrzymanych transz dofinansowania

600 000,00

�a

W tym zaliczka 100 000,00

ze środków europejskich 85 000,00

ze współfinansowania 15 000,00

1b

W tym refundacja 500 000,00

ze środków europejskich 425 000,00

ze współfinansowania 75 000,00

2transza dofinansowania (refundacja) wnioskowana końcowym wnioskiem

�00 000,00

ze środków europejskich 85 000,00

ze współfinansowania 15 000,00 …

Uwaga: wyżej przedstawiono tylko część tabeli, całą znajdziesz na dysku DVD.

Dane potrzebne do wypełnienia tabeli przedstawiałeś we wcześniejszych wnioskach o płatność albo znajdziesz je w umowie. Aby rozliczyć projekt, należy teraz te dane podsumować.

Pragniemy też zwrócić uwagę na inny ważny załącznik – dowody zapłaty. Mogą to być np. wyciągi z rachunków bankowych. Prawdopodobnie zobowiązałeś się do opłacania wydatków z określonych w umowie o dofinansowanie rachunków bankowych. Nie zapominaj o tym – nie płać za wydatki w projekcie z innych rachunków!

��

5.3. Algorytm wypełniania części finansowej wniosku o płatność

W tym rozdziale chcieliśmy podpowiedzieć od czego zacząć i jak przeprowadzić wypełnianie wniosku o płatność w zakresie finansów.

Przykład dotyczy refundacji poniesionych wydatków (w przykładzie założono, że w projekcie nie są uzyskiwane żadne dochody).

• Zbież wszystkie zapłacone w okresie rozliczeniowym faktury (równorzędne dokumenty) związane z projektem, • Faktury dotyczące wyłącznie kosztów niekwalifikowanych możesz odłożyć do archiwum, nie przydadzą się.

• Przepisz dane z faktur do zestawienia (według kategorii kosztów projektu, zgodnych z harmonogramem rzeczowo-finansowym/budżetem, chronologicznie), uważaj na kwoty ne�o i bru�o, szczególnie gdy kwalifikowała(e)ś podatek VAT,• Podsumuj kwoty zestawienia.

• Sprawdź dane z wniosku o dofinansowanie i umowy (całkowitę kwotę projektu, kwotę i proporcję dofinansowania – montaż finansowy),• Przepisz wymagane dane do wniosku – nr projektu, nr umowy, kwotę dofinansowania itd. Uwaga: nie zapomnij o aneksach do umowy!

• Wynik podsumowania z zestawienia dokumentów (zob. wyżej pkt 2) przemnóż przez wskaźnik proporcji dofinansowania – wyliczysz w ten sposób wnioskowaną do refundacji kwotę.• Uważaj na zaokrąglenia!

• Jeśli we wzorze wniosku (albo załącznikach) znajdziesz pola, w których należy wpisać wnioskowaną kwotę w podziale na środki europejskie i środki krajowe, przemnóż wynik otrzymany wyżej w pkt 4 przez 85% (dla środków UE) i 15% (dla środków krajowych). Uważaj na zaokrąglenia!

• Uważnie przepisz otrzymane kwoty do wniosku o płatność!

1. Zbierz dokumenty

2. Wypełnij zestawienie dokumentów

3. Sprawdź dane w umowie

4. Wylicz wnioskowaną

kwotę

5. Podziel wnioskowaną

kwotę na środki EU i krajowe

6. Przepisz otrzymane kwoty

do wniosku

��

Uwaga: Jeśli w projekcie uzyskałeś dochód, powinien on pomniejszyć kwotę wydatków kwalifikowalnych! W większości przypadków dochód jest odejmowany przez pracowników weryfikujących wnioski na etapie ich autoryzacji. W przypadku niektórych programów opera-cyjnych dochód jest odejmowany przez beneficjenta (przewiduje to wzór na wyliczenie kwoty dofinansowania).

W przypadku zaliczki, wniosek o płatność możemy wypełnić według podobnego, jak wyżej, schematu (z drobnymi różnicami, które tłumaczymy poniżej).

Możemy mieć do czynienia z następującymi sytuacjami:

1) Pierwsza zaliczka:

Sprawdź warunki, na jakich możesz wnioskować o pierwszą zaliczkę:

maksymalną wysokość zaliczki (określana jest jako procent dofinansowania, np. 70%) – tylko do tego poziomu możesz wnioskować o zaliczkę,

czy zaliczką możesz objąć tylko niezapłacone faktury (i czy nie ma dodatkowych wymogów co do terminów płatności tych faktur – np. faktury, których termin płatności nie jest krótszy niż 20 dni od dnia złożenia wniosku o płatność zaliczkową).

2) Kolejna zaliczka przy braku refundacji – nie poniosłeś wydatków z własnych źródeł:

Co do zasady we wniosku rozliczasz poprzednią zaliczkę i wnioskujesz o następną. Uważaj, żebyś nie przekroczył maksymalnego limitu zaliczki.

3) Kolejna zaliczka wraz z refundacją wydatków – poniosłeś wydatki zarówno z zaliczki, jak i z własnych źródeł:

Postępujesz jak w schemacie opisanym na poprzedniej stronie, dodatkowo rozli-czasz poprzednią zaliczkę i wnioskujesz o następną (wnioskowana kwota składać się będzie z dwóch części – kwoty do refundacji oraz zaliczki na następny okres rozliczeniowy).

Jak zapewnie zważyłeś, rozpoczynamy wypełnianie wniosku „od środka” – zestawienia doku-mentów. Dzieje się tak dlatego, że na początku wniosku podajesz wnioskowaną kwotę, którą wyliczasz w kolejnych częściach wniosku bądź załącznikach. Podstawą są Twoje dokumenty, które uzasadniają poniesienie wydatku kwalifikowalnego. Dopiero gdy podsumujesz wszystkie wydatki, zdobędziesz informacje potrzebne do wpisania na początku wniosku.

•

•

��

5.4. Algorytm wypełniania części sprawozdawczej wniosku o płatność

Część sprawozdawcza, w której informujesz o postępach we wdrażaniu projektu i osiągniętych w projekcie wskaźnikach, jest również bardzo ważna.

Podstawowym błędem, który popełniają beneficjenci, jest brak wyszczególnienia w tabelkach wszystkich zadań przewidzianych w harmonogramie rzeczowo-finansowym (czy budżecie) oraz wszystkich wskaźników przewidzianych we wniosku o dofinansowanie.

Pamiętaj, że wnioski o płatność powinny być składane w terminach przewi-dzianych w umowie (przeważnie przynajmniej raz na kwartał). Nawet jeśli nie było w danym okresie sprawozdawczym wydatków, nie zwalnia to z obowiązku przedstawienia części sprawozdawczej wniosku!

Poniżej podpowiadamy podstawowe zasady, których warto przestrzegać wypełniając część sprawozdawczą wniosku o płatność:

• Przepisz wszystkie zadania/kontrakty, które przewidziałeś we wniosku o dofinansowanie (harmonogramie), do tabelki informującej o postępie rzeczowym projektu.

• Nie pomijaj zadań, w których nie dokonała(e)ś jeszcze wydatków!

• Z harmonogramu dołączonego do wniosku o płatność przepisz do właściwej kolumny tabelki wartości zaplanowanych wydatków.

• Podsumuj wszystkie wydatki poniesione od początku wdrażania projektu – tego i poprzednich okresów sprawozdawczych! Wpisz je do właściwej kolumny, jeśli nie poniosła(e)ś wydatku, wpisz „0”.

• Przepisz wszystkie wskaźniki produktu, które przewidziała(e)ś we wniosku o dofinansowanie do tabelki wraz z wartościami bazowymi i docelowymi.

• Wpisz do odpowiedniej kolumny wartość wskaźnika osiągniętego od poprzedniego wniosku o płatność (nie dodawaj wartości wskazanych w poprzednich wnioskach w tej kolumnie, zrobisz to w następnej!).

• Jeśli wypełniasz ostatni wniosek o płatność (końcową), nie zapomnij wypełnić tabelki informującej o wszystkich wskaźnikach rezultatu.

• Jeżeli te wskaźniki nie zostały jeszcze osiągnięte, wyjaśnij we wniosku o płatność przyczyny, jeśli osiągniesz wskaźniki później – wytłumacz dlaczego!

1.

2.

3.

4.

�0

5.5. opis dokumentów

Rodzina jest bardzo skrupulatna i będzie kilka razy sprawdzać Twoją pocztówkę z podróży samochodem marki ProjektUE. Musi być pewna, że poniosłeś wydatki związane z projektem w przewidzianej we wniosku o dofinansowanie wysokości. Każdy wydatek zbada oddzielnie, dlatego potrzebuje kilku informacji – np. że wydatek dotyczy Twojej podróży, że został zapłacony, w jakiej części ma Ci go zrefundować.

Dlatego każdą fakturę (i równorzędny dokument) musisz szczegółowo opisać. Na szczęście rodzina podpowiada jak to zrobić (szczegółowe wzory opisów dokumentów znajdziesz w rozdziale 8, w programach operacyjnym opisy faktur mogą trochę się od siebie różnić).

Poniżej przedstawiamy wzór opisu w RPO Województwa Podlaskiego:

�1

��

Druga strona faktury:

Zawsze stosuj właściwy wzór opisu faktury, wypełnij go zgodnie z zaleceniami, nie pomiń żadnych wymaganych informacji!

Pamiętaj, żeby pokazać związek wydatku z realizowanym projektem.

Jeśli jest to wymagane – odnieś się do Twojego harmonogramu rzeczowo- -finansowego/budżetu.

��

5.6. Archiwizacja i tzw. ścieżka audytu

Z podróży samochodem marki ProjektUE przywieziesz wiele pamiątek i zdjęć, rodzina będzie chciała je zobaczyć.

A kolekcjonować musisz praktycznie wszystko – dokumentację finansową (faktury, przelewy, księgi rachunkowe), rzeczową (protokoły odbioru robót czy prac), ponadto: specyfikacje techniczne, plany finansowe, dokumenty dotyczące przyznania pomocy (przede wszystkim wniosek o dofi-nansowanie, umowę i aneksy), dokumentację z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, sprawozdania z postępu prac oraz sprawozdania z przeprowadzonych weryfikacji i audytów. Pamiętaj, że muszą to być oryginały dokumentów).

Nawet po zakończeniu projektu możesz spodziewać się przedstawicieli rodziny, którzy będą się pytać o Twoją podróż. Bardzo lubią słuchać (także o podróżach), stąd ich nazwa – audytorzy (pojęcie audytu zostało zaczerpnięte z łacińskiego słowa auditio, co znaczy słuchanie, słyszenie).

Przez pięć lat zobowiązałeś się do utrzymywania tzw. trwałości projektu (3 lata, jeśli jesteś mikro, małym lub średnim przedsiębiorcą). Trwałość projektu oznacza, że nie zmieni się zasadniczo jego charakter i przeznaczenie oraz własność.

Audytorzy mogą jednak odwiedzić Cię nawet kilka lat później – do momentu zamknięcia programów operacyjnych (czyli ich rozliczenia z Komisją Europejską), co może mieć miejsce za dekadę.

Dlatego w umowie o dofinansowanie zobowiązałeś się do przechowywania dokumentacji przez dość długi okres – nawet do 2020 albo 2021 r. Ten okres może być jeszcze przedłużany (i zapewne taką możliwość przewiduje Twoja umowa). Jak wskazuje doświadczenie innych krajów, zamknięcie programów operacyjnych może następować kilkanaście lat po wyczerpaniu środków dostępnych w budżecie, a w świetle przepisów dokumentację trzeba przechowywać 3 lata po zamknięciu programu .

Oprócz wypełnienia obowiązków wynikających z umowy i przepisów, archiwizacja dokumen-tacji pełni też inną rolę (naszym zdaniem równie ważną!) – pomaga w zarządzaniu projektem, a szczególnie w przygotowaniu wniosku o płatność.

Ponadto, jeśli skrupulatnie zbierasz pamiątki z podróży i robisz zdjęcia, a potem układasz je chronologicznie w albumie – nawet jeśli rodzina wpadnie z niezapowiedzianą wizytą, będziesz mógł w prosty sposób i szybko odnaleźć wszystkie informacje o Twojej podróży, co Twoich gości na pewno ucieszy .

Archiwizacja dokumentacji może przypominać cyfrowy album ułożony ze zdjęć robionych aparatem albo telefonem wyposażonym w GPS. Są specjalne programy albo strony internetowe, dzięki którym możesz nanieść swoje zdjęcia z podróży na mapę, a opis tych zdjęć zrobią za Ciebie ww. programy. Jest to możliwe, bo GPS precyzyjnie oznacza miejsca, w których byłeś (podaje szerokość i długość geograficzną, a program sam na mapie sprawdza, gdzie znajduje się miejsce, w którym zrobiono zdjęcie). Dodatkowo aparat oznacza godzinę i datę – dzięki temu zdjęcia można poukładać chronologicznie.

Postępuj w podobny sposób – wypracuj system oznaczania dokumentów, nadawaj im wewnętrzny numer. Układaj dokumenty chronologicznie w segregatorach. Na początku zrób spis treści. Niektóre instytucje wymagają trwałego zszycia dokumentów, upewnij się, czy nie masz takiego obowiązku.

Wszystkie te czynności zapewnią przejrzystość tzw. ścieżki audytu. Po ścieżce tej, jak po drodze na mapie Twojej podróży samochodem marki ProjektUE, można będzie przejść od poniesionego przez Ciebie wydatku do kwot, które przedstawiłeś we wnioskach o płatność (albo na odwrót) i odnaleźć można będzie wszystkie dokumenty, które uzasadniają poniesione wydatki.

��

Niektóre instytucje wydały szczegółowe wytyczne dotyczące archiwizacji dokumentacji, zapoznaj się z nimi!

Zabezpiecz dokumenty przed ich zniszczeniem (pamiętaj, że słabej jakości wydruki faktur czy paragonów mogą wyblaknąć)! Jeśli masz możliwości – zrób skan dokumentów i utrwal je na dobrych nośnikach elektronicznych (uwaga, zwykłe płyty CD i DVD mogą ulec porysowaniu, a po kliku/kilkunastu latach utleniają się).

Zachowaj zgodność dokumentów, które w oryginałach przechowujesz u siebie, z kopią doku-mentacji, którą wysyłasz do instytucji. Pamiętaj o archiwizowaniu oryginałów.

5.7. Jak sprawdzić poprawność wniosku

Przed wysłaniem wniosku o płatność, upewnij się, że wypełniłeś go poprawnie. Sprawdź czy:

• wypełniając wniosek o płatność dotyczączy danego okresu sprawozdawczego wziąłeś pod uwagę wszystkie wydatki poniesione w tym okresie,

• dobrze podzieliłeś wydatki na kwalifikowalne i niekwalifikowalne,

• wszystkie wydatki kwalifikowalne przypisałeś wydatkom zatwierdzonym w harmonogramie rzeczowo-finansowym/budżecie (opisz dobrze dokumenty, nie będziesz miał wątpliwości, przepisz poszczególne pozycje faktur według pozycji harmonogramu rzeczowo-finansowego),

• wszystkie wydatki kwalifikowalne wpisałeś do zestawienia dokumentów,

• do wyliczenia wnioskowanej kwoty zastosowałeś prawidłowy współczynnik dofinansowania (proporcję dofinansowania określoną w umowie). Przelicz ponownie!• uważaj na zaokrąglenia!

• prawidłowo przepisałeś wyliczone kwoty i dane identyfikujące projekt do formularza wniosku,• wypełniłeś wszystkie wymagane pola,

• załączyłeś wszystkie wymagane dokumenty (potwierdzone za zgodność oryginałem),

• wniosek podpisała upoważniona do tego osoba,• wniosek jest spięty i parafowany zgodnie z wymaganiami.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8

��

5.8. kto i jak będzie sprawdzać twój wniosek

Rodzina, zanim wyśle Ci pieniądze, bardzo dokładnie sprawdzi Twoją pocztówkę z podróży samochodem marki ProjektUE – i to kilkakrotnie!

Najważniejsza jest tak zwana kontrola administracyjna – przed zatwierdzeniem kwot do wypłat.

Rodzina odwiedzi wszystkich beneficjentów. Może to być tzw. kontrola na miejscu (w trakcie Twojej podróży!) – będzie na pewno porównywać pocztówkę i dokumenty, które przesłałeś z podróży z dokumentami, które przechowujesz u siebie. Sprawdzi również postęp rzeczowy – to, co udało Ci się zrealizować. Rodzina może wpaść z wizytą także w okresie trwałości projektu (co do zasady przez 5 lat, 3 lata dla małych i średnich przedsiębiorców) – zobaczy, czy prawidłowo utrzymujesz cele projektu (do czego zobowiązałeś się w umowie).

Ale to nie wszystko, odwiedzić mogą Ciebie specjalni przedstawiciele rodziny – audytorzy. Mogą reprezentować polską Instytucję Audytową (kontrolę skarbową) albo Komisję Europejską czy Europejski Trybunał Obrachunkowy.

Rodzina przeważnie zapowiada swoje wizyty. Przygotuj się do nich – przejrzyj dokumenty i upewnij się, że masz porządek w albumie z podróży samochodem marki ProjektUE!

Warto w szczegółach wiedzieć, co będzie sprawdzane w Twoim wniosku o płatność na etapie kontroli administracyjnej. Informacje te znajdziesz w listach sprawdzających poprawność wnio-sku o płatność (nie wszystkie instytucje udostępniają te listy, zapytaj o nie opiekuna projektu). Zapoznaj się z nimi! Przed wysłaniem wniosku można spróbować taką listę wypełnić samodzielnie – jeśli zidentyfikujesz błąd – poprawisz go przed wysłaniem.

Ponadto może się zdarzyć, że po weryfikacji wniosku o płatność we właściwej instytucji, wróci on do Ciebie do poprawek. Niektóre instytucje w takich wypadkach przesyłają też wypełnione listy kontrolne, w których znajdziesz informacje o popełnionych błędach.

Poniżej przedstawiamy jako przykład kilka najważniejszych pytań z listy sprawdzającej Instytucji Pośredniczącej II w RPO Województwa Śląskiego – Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości.

Czy do wniosku załączone zostały wszystkie wymagane dokumenty?

– kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, zgodnie z tab. 13 wniosku (zestawieniem dokumentów), wraz z dowodami zapłaty;

– kopie dokumentów potwierdzające odbiór/wykonanie prac;

– inne dokumenty pozwalające zweryfikować wydatki wyszczególnione w tabeli 13 wniosku o płatność (zestawieniu dokumentów)?

Czy dane beneficjenta wpisane do wniosku są zgodne z danymi na dowodach księgowych?

Czy dane na dowodach zapłaty są zgodne z danymi na fakturach (dane wykonawcy, odbiorcy, nr faktury, nr rachunku itp.)?

Czy płatności zostały zrealizowane z rachunku bankowego beneficjenta?

Czy dokumenty księgowe, przedstawione w tabeli 13 (zestawieniu dokumentów), są zgodne z kopiami załączonymi do wniosku?

Czy w tabeli 13 wniosku o płatność (zestawieniu dokumentów) nie ujęto ponownie tego samego wydatku (także w porównaniu do poprzednich wniosków o płatność)?

��

Czy poniesione wydatki są zgodne z umową o dofinansowanie?

Czy termin wystawienia (sprzedaży) dowodu księgowego jest zgodny z umową o dofi-nansowanie projektu?

Czy zakres rzeczowy podany w dokumentach potwierdzających odbiór/wykonanie prac jest zgodny z zakresem wynikającym z przedstawionych dowodów księgowych, umowy oraz wniosku?

Czy została zachowana właściwa proporcja źródeł finansowania?

Czy skumulowana wartość dotychczas poniesionych wydatków kwalifikowalnych pro-jektu nie przekracza limitu środków zapisanych w umowie o dofinansowanie projektu, określający maksymalny poziom dofinansowania RPO?

Czy poniesione wydatki wykazane we wniosku są niezbędne dla realizacji projektu?

Czy wydatki zostały poniesione w sposób racjonalny i oszczędny, a ewentualny wzrost wydatków został obiektywnie uzasadniony i jest dopuszczalny w ramach dozwolonych zgodnie z umową, przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków?

Czy podatek VAT został prawidłowo zaliczony do kosztów kwalifikowalnych (w przypadku, gdy beneficjent nie ma możliwości odzyskania podatku VAT?)

Czy wszystkie dotychczas złożone wnioski beneficjenta o płatność (pośrednie i końcową) są ze sobą spójne?

Czy określono zadania/cele założone w umowie o dofinansowanie?

Czy opisano stan realizacji zadań/etapów służących osiągnięciu celu?

Czy określono wydatki przypisane zadaniom/celom określonym w harmonogramie?

Czy określono wydatki od początku realizacji projektu?

Czy określono procent realizacji projektu?

Czy podano informacje o zgodności realizacji projektu z harmonogramem określonym w umowie o dofinansowanie?

Czy opisano planowany przebieg rzeczowej realizacji projektu (nie dotyczy wniosku o płatność końcową)?

Czy uzupełniono dane dotyczące jednostek, wartości bazowych i docelowych wskaźników produktu?

Czy przedstawiono postęp realizacji wskaźników produktu?

Czy dołączono dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskaźników projektu?

Czy został podany harmonogram wydatków na kolejne kwartały kalendarzowe?

��

6. Jeśli popełnisz błąd

Każdemu, nawet najlepszemu kierowcy, zdarzyło się, że pobłądził. Nawet jeśli kierowany był przez GPS z najnowszą mapą. Podobnie w podróży samochodem marki ProjektUE – nawet czytając dokładnie wytyczne i instrukcje, można popełnić błąd, bo wniosek o płatność to dosyć skomplikowany dokument .

Błędy we wniosku o płatność można podzielić na dwa typy:

formalne – związane z błędnym wypełnieniem formularza,

merytoryczne – związane z kwalifikowalnością kosztów.

Te pierwsze są mniej groźne, jeśli je popełnisz, będziesz musiał poprawić wniosek o płatność. Nie spotkają Cię konsekwencje finansowe.

Z błędami merytorycznymi jest trochę gorzej – ich popełnienie skutkuje obniżeniem dofinansowania .

Aby wystrzegać się błędów, przestrzegaj następujących zasad:

• przedstawiaj do rozliczenia tylko wydatki związane z projektem i zatwierdzone we wniosku o dofinansowanie

• zapoznaj się z wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków, uważaj na podatek VAT

• jeśli jesteś do tego zobowiązana(y), przestrzegaj zasad zamówień publicznych• przestrzegaj procedur konkurencyjnych, dokumentuj swoje czyności

• dokonuj tylko racjonalnych zakupów – kupuj tylko potrzebne do realizacji projektu towary czy usługi po najlepszych cenach w stosunku do ich jakości

1.

2.

3.

4.

••

Będziesz musiał zwrócić środki, jeżeli wykorzystałeś je:

wykorzystałeś je niezgodnie z przeznaczeniem (ta sytuacja doty-czy przede wszystkim zaliczki, ale też rozliczonej refundacji),

wykorzystałeś je z naruszeniem procedur obowiązujących przy ich wydatkowaniu (także zamówień publicznych!),

pobrałeś je nienależnie lub w nadmiernej wysokości, np. jeśli wnioskowałeś o za dużą kwotę, bo pomyliłeś się w obliczeniach i w wyniku tej pomyłki otrzymałeś za dużo środków.

•

•

•

��

6.1. korekty finansowe i zwrot kosztów

Jeśli popełnisz błąd skutkujący niekwalifikowalnością wydatków, popraw go jak najszybciej!

Jeśli nie otrzymałeś jeszcze refundacji poniesionych wydatków – i zauważyłeś ww. błąd w swoim wniosku – jak najszybciej powiadom właściwą instytucję i wstrzymaj wypłatę środków. Popraw wniosek, ominą Cię konsekwencje finansowe.

Jeśli zauważyłeś błąd w rozliczonym już wniosku o płatność (czy to o refundację, czy zaliczkę) – skoryguj go jak najszybciej poprzez zwrot środków albo pomniejszenie kolejnej transzy płatności w następnym wniosku o płatność. Wzory wniosków o płatność albo załączniki do nich zawierają specjalne tabele do dokonywania korekt, omówiliśmy je wyżej w pkt 5 rozdziału 5.2.

Im szybciej naprawisz błąd, tym mniejsze odsetki zapłacisz!

Właśnie z powodu odsetek warto środki zwracać, a nie czekać do kolejnego wniosku o płat-ność (pamiętaj, że weryfikacja wniosku też może zająć trochę czasu) – zwrot można dokonać natychmiast .

Środki zwracane są przeważnie na rachunki, z których otrzymałeś wypłatę środków. Do kwoty nieprawidłowości trzeba dodać odsetki, które liczone są jak dla zaległości podatkowych. Stawka odsetek wynosi 200% podstawowej stopy oprocentowania kredytu lombardowego, ustalanej zgodnie z przepisami o Narodowym Banku Polskim. W końcu stycznia 2011 r. wynosiły 12,5% w skali roku .

Odsetki obliczasz według wzoru:

kz×l ×O365

= On = Opz

gdzie poszczególne symbole i liczby oznaczają:

kz – kwotę zaległości;

l – liczbę dni zwłoki – obliczasz ją od dnia obciążenia rachunku instytucji, która przelała Ci środki (musisz to ustalić z instytucją), do dnia zwrotu (uwaga: łącznie z dniem, w którym dokonujesz zwrotu!);

O – stawkę odsetek za zwłokę w stosunku rocznym;

365 – liczbę dni w roku;

On – kwotę odsetek, należy ją zaokrąglić (końcówki poniżej 5 groszy pomija się, a końcówki 5 groszy i więcej zaokrągla się w górę. Na przykład odsetki w kwocie 10,55 zł zaokrągla się do 10,60 zł.);

Opz – kwotę odsetek po zaokrągleniu.

Jeśli beneficjent, który wydatkował środki nieprawidłowo, sam nie zwróci środków – rodzina się o nie na pewno upomni. Najpierw taki beneficjent zostanie wezwany do zwrotu środków lub wyrażenia zgody na pomniejszenie kolejnej transzy płatności. Jeśli nie odpowie na wezwanie – otrzyma decyzję administracyjną, której nadana może być klauzula wykonalności. Umowy o dofinansowanie są dobrze zabezpieczone (najprawdopodobniej podpisałeś weksel in blanco), a zabezpieczenia mogą być użyte w przypadku braku korekty nieprawidłowości. Ponadto w takich przypadkach może być rozwiązana umowa o dofinansowanie.

Z ww. powodów warto stosować się do rady, którą daliśmy na samym początku tego rozdziału.

��

6.2. raportowanie nieprawidłowości

Jeśli wydarzy się nieprawidłowość finansowa i dotyczyć będzie rozliczanego przez Ciebie wniosku o płatność (np. uznasz błędnie jakiś wydatek za kwalifikowalny i przedstawisz go we wniosku o płatność), podlega ona szczególnemu raportowaniu – rodzina chce znać wszystkie przypadki nieprawidłowości, m.in. po to, aby im w przyszłości zapobiec. Nie jest to obowiązek beneficjenta, ale instytucji, która o nieprawidłowości się dowiedziała. Warto jednak znać podstawowe informacje na temat raportowania nieprawidłowości, mogą one pomóc ich uniknąć.

W świetle przepisów nieprawidłowością jest jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa wspólnoto-wego wynikające z działania lub zaniechania danego podmiotu gospodarczego, które powoduje, lub mogłoby spowodować, szkodę w budżecie ogólnym Unii Europejskiej ze względu na finan-sowanie nieuzasadnionego wydatku z budżetu ogólnego.

Nadużycia (oszustwa) finansowe, naruszające interesy finansowe UE w odniesieniu do wydatków, polegają na jakimkolwiek celowym działaniu lub zaniechaniu dotyczącym:

wykorzystania lub przedstawienia nieprawdziwych, niepoprawnych lub niepełnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu sprzeniewierzenie lub bezprawne zatrzymanie środków z budżetu ogólnego UE lub budżetów zarządzanych przez EU lub w ich imieniu,

nieujawnienia informacji z naruszeniem szczególnego obowiązku, w tym samym celu,

niewłaściwego wykorzystania takich środków do celów innych niż te, na które zostały pierwotnie przyznane .

Cały system zarządzania Funduszami Europejskimi jest tak skonstruowany, żeby ww. nieprawidło-wości nie miały miejsca. Bardzo istotną rolę w tym systemie pełni kontrola wniosków o płatność, dlatego jest tak drobiazgowa .

Mamy nadzieję, że w przypadku Twojej podróży samochodem marki ProjektUE żadne niepra-widłowości nie wystąpią!

6.3. Aneksy umów

Może się zdarzyć, że wystąpią nieprzewidziane przez Ciebie sytuacje. Wniosek o dofinansowa-nie przedstawiał założenia, które podczas podróży samochodem marki ProjektUE okazały się niemożliwe do zrealizowania: nie wszystkie cele uda się Ci osiągnąć; może się okazać, że inne cele, których wcześniej nie zauważałeś są bardziej warte wdrożenia (czasami tak bywa, gdy po drodze zauważymy coś ciekawego i zbaczamy z kursu); terminy przewidziane w harmonogramie okazały się niemożliwe do dotrzymania.

W takich sytuacjach umowę o dofinansowanie (albo jej integralną część: harmonogramy rze-czowo-finansowe czy budżety) należy zmienić.

Dopóki zmienione założenia wniosku o dofinansowanie nie wpływałyby na zmianę jego oceny, umowę można zmienić.

O wszystkich zmianach informuj jak najszybciej właściwe instytucje, przygotowanie aneksu do umowy może zająć trochę czasu, a to wpłynie na przerwy we wdrażaniu projektu.

Szczególną uwagę zwróć na sposób zmiany harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu. Jest to dokument, który najczęściej będzie się zmieniać. Niektóre instytucje wypracowały szczegółowe procedury zmian harmonogramów rzeczowo-finansowych, zapoznaj się z nimi.

•

••

�0

W niektórych przypadkach nie będziesz musiał podpisywać aneksu do umowy – wystarczy akceptacja zmiany harmonogramu przez instytucję.

Zwróć uwagę na terminy dokonywania zmian w harmonogramach. Niektóre instytucje wymagają przesłania projektu zmian w harmonogramie na co najmniej dwa miesiące przed dokonaniem tych zmian .

Przed akceptacją zmian w harmonogramie nie przekraczaj limitów budżetowych! Chyba że zrobisz to na własne ryzyko – może się przecież okazać, że zmiany nie będą zaakceptowane – wtedy wydatki nie będą kwalifikowalne.

7. Gdzie szukać informacji?

Przypominamy, że zobowiązałeś się w umowie o dofinansowanie do stosowania aktualnych dokumentów instytucji zarządzającej Twoim programem operacyjnym (w tym wytycznych i instrukcji oraz wzorów dokumentów – m.in. wniosków o płatność i załączników). Dokumenty te są zmieniane, musisz śledzić strony internetowe, aby stosować ich aktualne wersje.

W następnym rozdziale, w którym przedstawiamy poszczególne programy operacyjne, znajdziesz adresy stron właściwych instytucji zarządzających i pośredniczących. Przed sporządzeniem wniosku o płatność upewnij się, że dysponujesz jego aktualną wersją (albo czy Twój generator wniosków jest aktualny, jeśli nie – dokonaj aktualizacji).

7.1. Punkty Informacyjne funduszy europejskich

Jeśli potrzebujesz dowiedzieć się, jak wypełnić wniosek o płatność, możesz skorzystać z sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich. Otrzymasz konkretną informację, która pomoże Ci w przygotowaniu wniosku o płatność i załączników. Konsultant przedstawi podstawowe zasady oraz wskaże instytucję, która odpowiada za przyjmowanie wniosków.

7.2. opiekunowie projektów

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości czy problemów warto zapytać się opiekuna projektu, jak je rozwiązać. Opiekunowie udzielają beneficjentom wsparcia m.in. w przygotowaniu wniosków o płatność czy zmian do umów (także wniosków o dofinansowanie), posiadają aktualne informacje o obowiązujących wytycznych.

7.3. Ciekawe strony www

Przed każdą podróżą w nieznane regiony warto zapoznać się z ich historią i kulturą. Podobnie podczas podróży samochodem marki ProjektUE – aby przebyć ją bez żadnych kłopotów, warto poznać zasady ruchu drogowego i przeczytać przewodniki.

Większość najistotniejszych informacji o Funduszach Europejskich znajdziesz na portalu:

www .funduszeeuropejskie .gov .pl

�1

Jeśli szukasz wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, wszystkie znajdziesz na stronie:

www .mrr .gov .pl

Polecamy też stronę urzędu zamówień Publicznych:

www .uzp .gov .pl

Znajdziesz na niej m.in. przepisy prawne i komentarze do nich, interpretacje, poradniki, wytyczne i informacje o kontrolach (lektura dokumentów z kontroli, szczególnie części opisujących niepra-widłowości, jest bardzo pożyteczna – ucząc się na cudzych błędach możesz ich uniknąć). Warto na ww. stronie kliknąć na zakładkę „Publikacje UZP” i wejść na podstronę „Zamówienia publiczne w UE”, znajdziesz na niej wiele cennych poradników.

Beneficjentów zainteresowanych poszerzeniem wiedzy o procedurze oceny oddziaływania na środowisko odsyłamy na ciekawe strony Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska:

www .gdos .gov .pl – warto wejść w zakładkę „Prawo” i przejrzeć podstronę „Wytyczne i poradniki”

oraz Ministerstwa Środowiska: www .mos .gov .pl

Wiele cennych informacji o pomocy publicznej znajdziesz na stronach Urzędu Ochrony Konku-rencji i Konsumentów:

www .uokik .gov .pl

7.4. Ciekawe dokumenty

Oprócz wytycznych, instrukcji i podręczników instytucji zarządzających i pośredniczących (które są lekturą obowiązkową!), możesz poszerzyć swoją wiedzę korzystając z dostępnych na ww. stronach publikacji. Wszystkie wymienione niżej dokumenty znajdziesz na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD).

Z zakresu zamówień publicznych polecamy:

Wytyczne dotyczące interpretacji przesłanek pozwalających na przeprowadzenie postę-powania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zmówienia z wolnej ręki i zapytania o cenę . Wyd. Urząd Zamówień Publicznych, Warszawa 2010 r.,

Wyniki kontroli przeprowadzonych w 2009 r. przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych dotyczących zamówień współfinansowanych ze Śródków Unii Europejskiej,

Wyniki kontroli przeprowadzonych w 2008 r. przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych dotyczących zamówień współfinansowanych ze Śródków Unii Europejskiej .

Pamiętaj też o obowiązujących Cię Zaleceniach dla beneficjentów funduszy Unii Europejskiej dotyczące interpretacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (wraz z dokumentem Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z reali-zacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE oraz Załącznikiem – Wskaźniki

•

•

•

��

procentowe do obliczenia wartości korekty finansowej za naruszenia przy udzielaniu zamówień publicznych, współfinansowanych ze środków funduszy Unii Europejskiej)

Z zakresu ochrony środowiska:

Postępowania administracyjne w sprawach dotyczących ocen oddziaływania na środowi-sko – Zeszyty metodyczne GDOŚ Nr 1 – materiał dotyczący procedury oceny oddziaływania na środowisko wraz z wzorami wniosków,

NATURA 2000 w ocenach oddziaływania przedsięwzięć na środowisko, Jacek Engel, Warszawa 2009 r.,

Wytyczne MRR w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowi-sko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych (wraz z Listą sprawdzająca w zakresie dokumentacji OOŚ/Natura 2000 dla instytucji oceniających wnioski o dofinansowanie).

Z zakresu pomocy publicznej:

Pomoc publiczna, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Warszawa 2009 r.

•

•

•

•

��

8. Wnioski o płatność w poszczególnych programach operacyjnych

W niniejszym rozdziale prezentujemy najważniejsze informacje o wnioskach o płatność w poszcze-gólnych programach operacyjnych .

Pełne wzory wniosków o płatność i załączników oraz instrukcje ich wypełniania znajdziesz na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD. Poniżej przedstawiamy jedynie ich fragmenty – opisy wypełniania zestawień dokumentów, sposoby wyliczenia wnioskowanej kwoty, wzory lub zasady opisów faktur .

Na dysku DVD w katalogach dotyczących poszczególnych programów operacyjnych znajdziesz też większość podstawowych dokumentów pomocnych w wypełnianiu wniosków o płatność – m.in. wytyczne kwalifikowalności i podręczniki beneficjentów, zapoznaj się z nimi!

Lektura rozdziałów 1–6 „Przewodnika” może być niewystarczająca, koniecznie przeczytaj także instrukcje wypełniania wniosku o płatność. „Przewodnik” musi „pasować” do wszystkich progra-mów operacyjnych, stąd pewne uogólnienia. A diabeł niestety tkwi w szczegółach, tylko niektóre z nich przedstawiliśmy w następnych podrozdziałach.

Uważaj na błędy! Najważniejsze omówiliśmy w rozdziałach 1–6.

Po wypełnieniu wniosku o płatność możesz go sprawdzić według schematu przedstawionego w rozdziale 5 .7 .

��

8.1. rPo dla Województwa dolnośląskiego na lata 2007–2013

8.1.1. wnioski o Płatność w i Priorytecie rPo dla województwa dolnośląskiego

Informacje o I Priorytecie oraz ważne dokumenty znajdziesz na stronach www:

www .dip .dolnyslask .pl

Priorytet I RPO WD wdrażany jest przez Dolnośląską Instytucję Pośredniczącą.

Na dysku DVD znajdziesz m.in. szczegółową Instrukcję do wniosku beneficjenta o płatność składanego w ramach Priorytetu 1 RPO WD (Działanie 1.1 i 1.2). Szczególnej uwadze polecamy Poradnik dla beneficjenta i jego rozdział 11 – Rozliczanie projektów.

Wniosek o płatność wypełniany w generatorze, który można pobrać z ww. strony internetowej po wejściu w zakładkę „Generator wniosków płatniczych” (plik znajdziesz też na dysku DVD). Generator jest odrębną aplikacją wymagającą instalacji na komputerze (uwaga: plik instalacyjny można otworzyć za pomocą aplikacji „Java”, która powinna być wcześniej zainstalowana na kom-puterze – „Java Runtime Environment”).

Po zainstalowaniu generatora i wyborze opcji „Nowy wniosek” albo „Otwórz wniosek” zaznaczamy funkcję (lub kilka funkcji) wniosku:

W kolejnych zakładkach wpisujemy wymagane dane.

��

W zakładce „Finanse” opisujemy dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku, dochód, wydatki, źródła wydatków oraz sporządzamy harmonogram.

Po uzupełnieniu ww. tabelki (pkt 11 wniosku), jest on automatycznie podsumowywany, a kwota wydatków kwalifikowalnych z podsumowania kolumny 10 przenoszona jest do pola „Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem” w zakładce „Płatność”

Wnioskowaną kwotę wyliczasz według wzoru:

kwota wydatków kwalifikowalnych

objętych wnioskiem×

kwota dofinansowania wynikająca z umowy

kwota dofinansowania wynikająca z umowy

Te wartości znajdziesz w umowie o dofinansowanie.

uwaga: Co do zasady, dokument, który nie został w całości zapłacony, nie może być przedsta-wiony we wniosku o płatność!

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

��

Opis faktur (równorzędnych dokumentów)

Wyciąg z Instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność składanego w ramach Priorytetu 1 RPO WD (Działanie 1.1 i 1.2):

Oryginały faktur/dokumentów o równoważnej wartości dowodowej muszą zawierać co najmniej następujące informacje:

Na pierwszej stronie klauzulę:

„Projekt współfinansowany przez unię europejską z efrr w ramach rPO WD na lata 2007–2013”, a w przypadku współfinansowania projektu również z innych źródeł, należy wskazać po słowach „….z EFRR” dodatkowe źródła finansowania projektu, np. „Projekt współfinansowany ze środków europejskiego funduszu rozwoju regionalnego oraz ze środków budżetu państwa w ramach rPO WD na lata 2007–2013”.

Na odwrocie:

dekretację (w przypadku prowadzenia pełnej księgowości);

numer księgowy, ewidencyjny lub pozycję dokumentu, nadane przez osobę prowadzącą odpowiednio ewidencję księgową, księgi rachunkowe lub wykaz/wyodrębnioną ewidencję dokumentów dotyczących operacji związanych z realizacją projektu;

numer umowy o dofinansowanie projektu;

numer Działania i nazwę projektu;

opis kategorii wydatku wynikający z harmonogramu rzeczowo-finansowego do umowy o dofinansowanie projektu – należy zaznaczyć, do której kategorii odnosi się wydatek kwalifikowalny opisany fakturą/dokumentem o równoważnej wartości dowodowej;

kwotę wydatków kwalifikowalnych, w tym kwoty VAT i cross-financing;

w przypadku faktur walutowych podać datę i kurs waluty, po której dokonano przeliczeń;

podział procentowy i kwotowy wartości dofinansowania;

informację o poprawności formalnej, rachunkowej i merytorycznej, z czytelnymi pod-pisami i datami;

adnotację o uregulowaniu zobowiązania wynikającego z dokumentu. Należy podać datę

i sposób zapłaty;

informację o zakresie stosowania ustawy PZP (jeśli dotyczy), tj. tryb zastosowanego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz ze wskazaniem konkretnego artykułu, numer dziennika ustaw, na podstawie której przeprowadzane było postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego .

••

•••

••

••

•

•

Jak opisać dokumenty

��

Przykład opisu na rewersie faktury

Wydatek związany z realizacją Projektu ……….............. (tytuł projektu) … . . .…… . . . . . . . . . nr . . . .……… . . . . . . . . . (numer projektu) . . . . . . . . . . . . . . . .…… . w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2007–2013 Działanie ….........……......... (nazwa i numer Działania/Schematu) ....................... zgodnie z Umową nr ......... (numer umowy) ........... zawartą w dniu ............. (data zawarcia umowy)

Wydatek zgodny z zadaniem … . . . . . . . . .…… . . . . . . . . . (nazwa zadania) … . . . . . . . . .…… . . . . . . . . . z wniosku o dofi-nansowanie w ramach kategorii wydatku … . . . . . . . . . . . . . . . . (nazwa kategorii wydatku) ……… . . . . . . . . .

Kwota kwalifikowalna: .................. × ….......% dofinansowania = ……...... PLN dofinansowania.

Środek trwały ujęto w ewidencji środków trwałych pod pozycją ….....……..

Zapłacono …...... (forma zapłaty) ………….... dnia ......................

Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym: ..............………….... (data i podpis osoby upoważnionej) … . . . . .…

Sprawdzono pod względem merytorycznym: ............…… (data i podpis osoby upoważnionej)

Zatwierdzono do wypłaty na kwotę ..........……. (data i podpis osoby upoważnionej)

Wydatek poniesiony zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych (t.j. z 2007 r. Dz.U. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) na podstawie art. ...............

Projekt/Wydatek nie jest objęty ustawą Prawo Zamówień Publicznych w związku z artykułem . . . . . . . . . . . . . . . . . – art . 3 ust . 1 pkt 5

Numer księgowy/Sposób zaksięgowania ….......…… (numer/księgi rachunkowe) …….....….

Należy dokonać właściwego dla danej jednostki wyboru i niepotrzebną część skreślić

Dotyczy podmiotów zobowiązanych do niniejszej czynności na podstawie wewnętrznych instrukcji/regulacji

Należy usunąć, jeżeli nie dotyczy

W przypadku, gdy wskazana kwota dotyczy wybranej/wybranych pozycji z dokumentu należy wskazać te pozycje. W przypadku wystąpienia innych różnic pomiędzy kwotą kwalifikowalną a kwotą dokumentu należy wskazać przyczynę rozbieżności. – np. poz. 2 niekwalifikowalna ponieważ …...…

��

8.1.2. Pozostałe Priorytety rPo wd

W priorytetach wdrażanych przez Instytucję Zarządzającą (Zarząd Województwa Dolnośląskiego) wniosek o płatność wypełniany jest w arkuszu kalkulacyjnym Excel.

Wzór wniosku o płatność, instrukcję jego wypełniania oraz pozostałe dokumenty znajdziesz na stronach www:

www .rpo .dolnyslask .pl

Dokumenty te znajdziesz również na dysku DVD (stan na 31 stycznia 2011 r.). Na dysku DVD nagrane są również linki do materiałów szkoleniowych – zapoznaj się z prezentacjami oraz przy-kładami opisów faktur. Szczególnej uwadze polecamy Poradnik dla beneficjenta i jego rozdział 11 – Rozliczanie projektów.

Beneficjenci zobowiązani są do wniosku o płatność dołączyć m.in. wypełnioną Listę sprawdzającą do wniosku beneficjenta o płatność składanego w ramach Priorytetów 1 – 9 RPO WD, której wzór również znajdziesz na dysku DVD.

W celu wyliczenia wnioskowanej kwoty obliczasz najpierw sumę wydat-ków kwalifikowalnych. W tym celu wypełniasz tabele – 11.A Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem oraz 11 .B Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki

w poprzednich okresach rozliczeniowych, które nie zostały zrefundowane/rozliczone we wcześ-niejszych wnioskach o płatność (tabelę 11.B wypełniasz w przypadku nierozliczonych wcześniej wydatków. Przypominamy, że Instytucja Zarządzająca nie dopuszcza możliwości przedstawienia we wniosku o płatność faktur, które nie były w całości zapłacone, tabelę 11.B wypełniasz m.in. w takim przypadku).

Wzory tabel przedstawione są na następnej stronie.

Do pkt 9 wniosku – Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem przepisujesz kwotę podsumowania obu tabel (jeśli nie wypełniałeś tabeli 11.B, podsumowanie obu tabel odpowiada podsumowaniu kolumny 8 tabeli 11.A)

Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem stanowi podstawę do obliczenia wnio-skowanej kwoty, którą wyliczasz według wzoru:

Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem × kwota dofinansowania (wyni-kająca z umowy/zobowiązania/decyzji) / całkowite wydatki kwalifikowalne (objęte umową/zobowiązaniem/decyzją)

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

��

W zestawieniu ujmuje się dokumenty w całości zapłacone. Jeżeli np. faktura była płacona ratami, należy wskazać wszystkie daty płatności za daną fakturę i dołączyć potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie dowodów zapłaty dokumentujące uiszczenie wszystkich rat

Opis towaru lub usługi powinien być na tyle szczegółowy, aby pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie, jakiej usługi lub towaru dana pozycja dotyczy. Jeżeli opis widniejący na fakturze/innym dokumencie księgowym o równoważnej wartości dowodowej nie pozwala na taką identyfikację, należy zawrzeć dodatkowy zapis jednoznacznie wskazujący przedmiot towaru/usługi (np. w przypadku kiedy nazwa pozycji na fakturze brzmi „wynagrodzenie zgodnie z umową nr 10/09 z dnia 03.08.2009 r.- § 5 ust. 2 pkt. b”, należy dodać „roboty elektryczne” – zakładając, że przedmiotem umowy było wykonanie robót elektrycznych).

W części b beneficjent przedstawia dokumenty potwierdzające wyłącznie poniesione wydatki w poprzednich okresach rozliczeniowych, które to nie zostały zrefundowane/rozliczone w poprzednich wnioskach o płatność. Ma to miejsce w przypadku, gdy np. zaistniały wątpliwości IZ RPO WD co do poniesionych wydatków lub przedstawionych dokumentów i zostały one wyjaśnione na korzyść beneficjenta.

Otrzymaną w wyniku podsumowania kwotę przepisujesz do pkt 9 wniosku – Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem

11. A. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

nr d

okum

entu

nr k

sięgo

wy

lub

ewid

ency

jny

data

wys

taw

ieni

a

doku

men

tu

data

zap

łaty

nazw

a to

war

u

lub

usłu

gi

kwot

a do

kum

entu

/poz

ycji

brut

to

(w P

LN)

kwot

a do

kum

entu

/poz

ycji

netto

(w P

LN)

kwot

a w

ydat

ków

kwal

ifiko

wal

nch

(w P

LN)

w ty

m V

AT

(w P

LN)

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1FVS/23/20

102/2010 21-07-2010 28-07-2010 zmiana

opon1 220,00 zł 1 000,00 zł 1 220,00 zł 220,00 zł

2FVS/23/20

103/2010 22-07-2010 30-07-2010 paliwo 244,00 zł 200,00 zł 244,00 zł 44,00 zł

Kategoria wydatku nr … nazwa …….....(numer i nazwa zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym)

1. suma w PLN 1 464,00 1 200,00 1 464,00 264,00

nr d

okum

entu

nr k

sięgo

wy

lub

ewid

ency

jny

data

wys

taw

ieni

a

doku

men

tu

data

zap

łaty

nazw

a to

war

u

lub

usłu

gi

kwot

a do

kum

entu

/poz

ycji

brut

to

(w P

LN)

kwot

a do

kum

entu

/poz

ycji

netto

(w P

LN)

kwot

a w

ydat

ków

kwal

ifiko

wal

nch

(w P

LN)

w ty

m V

AT

(w P

LN)

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1FVS/12/20

101/2010 21-06-2010 28-06-2010 wulkanizacj

a opon122,00 zł 100,00 zł 122,00 zł 22,00 zł

2FVS/13/20

102/2010 22-06-2010 30-06-2010 paliwo 244,00 zł 200,00 zł 244,00 zł 44,00 zł

2. suma w PLN 366,00 300,00 366,00 66,00

3. suma ogółem w PLN (1+2) 1 830,00 1 500,00 1 830,00 330,00

WYDATKI OBJĘTE MECHANIZMEM CROSS - FINANCINGKategoria wydatku nr … nazwa …….....(numer i nazwa zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym)

Lp.

Kategoria wydatku nr 08 nazwa Inne inwestycje w przedsiębiorstwa (numer i nazwa zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym)

WYDATKI OBJĘTE MECHANIZMEM CROSS - FINANCING

B. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki w poprzednich okresach rozliczeniowych, które nie

Lp.

Kategoria wydatku nr 08 nazwa Inne inwestycje w przedsiębiorstwa (numer i nazwa zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym)

�0

Sposób opisywania faktury przedstawiony jest w Poradniku dla benefi-cjenta. Zapoznaj się ze wzorami faktur, które znajdziesz także na złączonym do „Przewodnika” dysku DVD .

Poniżej przedstawiamy przykładowy wzór

na pierwszej stronie faktury umieść napis

Jak opisać dokumenty

�1

rewers faktury:

W przypadku braku możliwości umieszczenia wymaganych zapisów na odwrocie dokumentu dopuszcza się ich naniesienie na odrębnej kartce, przy czym kartka ta musi być opisana przez podanie przynajmniej numeru faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, której dotyczy.

Przepisz dane z umowy o dofinansowanie

Jeśli projekt nie jest objęty reżimem PZP, możesz wpisać: Projekt/Wydatek nie jest objęty ustawą Prawo zamówień publicznych w związku z artykułem 3 ust. 1 pkt. 5 (Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz .1655 z późn.zm.)

Pamiętaj, żeby pozycje faktury (jeśli jest ich kilka) rozbić na poszczególne kategorie/zadania/ /etapy budżetu/harmonogramu rzeczowo--finansowego

��

8.2. rPo Województwa kujawsko-Pomorskiego

W RPO WK-P wniosek o płatność wypełniany będzie w generatorze.

Wzór wniosku o płatność (obowiązujący do uruchomienia generatora), instrukcję jego wypełniania oraz pozostałe dokumenty znajdziesz na stronie www:

www .mojregion .eu

Dokumenty te znajdziesz również na dysku DVD (stan na 31 stycznia 2011 r.), szczególnej uwadze polecamy Vademecum beneficjenta i jego rozdział 8.3 – Rozliczanie projektów.

W celu wyliczenia wnioskowanej kwoty obliczasz najpierw sumę wydatków kwalifikowalnych. W tym celu wypełniasz w generatorze tabelę 15 wniosku o płatność:

15. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

Lp.

nr d

okum

entu

num

er k

sięg

owy

lub

ewid

ency

jny

data

wys

taw

ieni

a

dok

umen

tu

data

zap

łaty

nazw

a to

war

u lu

b us

ługi

kate

goria

inte

rwen

cji

kwot

a do

kum

entu

bru

�o

kwot

a do

kum

entu

ne�

o

kwot

a w

ydat

ków

kw

alifi

kow

alny

ch

w ty

m V

AT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 101 FVS/23/2010 2/2010 21-07-2010 28-07-2010 zmiana opon 08 1 220,00 zł 1 000,00 zł 1 220,00 zł 220,00 zł

2 FVS/23/2010 3/2010 22-07-2010 30-07-2010 paliwo 08 244,00 zł 200,00 zł 244,00 zł 44,00 zł

Suma ogółem w PLN 1 464,00 zł 1 200,00 zł 1 464,00 zł 264,00 zł

Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem stanowi podstawę do obliczenia wnio-skowanej kwoty, którą wyliczasz mnożąc wskaźnik procentu dofinansowania (z umowy) przez Kwotę wydatków kwalifikowalnych, według wzoru:

Kwota wydatków kwalifikowalnych × (% dofinansowania wynikający z umowy/uchwały lub decyzji o dofinansowanie)

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

Wpisz nazwę towaru lub usługi wykazaną w związku z projektem wraz z odpowiednią/mi pozycją/mi wynikającą/ymi z przedstawionego dokumentu księgowego. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowane i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT (dot. Vat-u kwalifikowanego), możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury . W przypadku wystąpienia różnych stawek dla Vat-u kwalifikowalnego, pozycje z faktury należy pogrupować według różnych stawek VAT rozbijając wydatek na kilka wierszy opisujących grupę towarów objętych jednolitą stawką (kwoty brutto i netto powinny odpowiadać wówczas wartości danej grupy towarów).

Podsumowanie kolumny 9 przenosisz do pkt 13 wniosku o płatność – Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem.

��

Jeśli jednocześnie wnosisz o zaliczkę, do wyliczonej w powyższy sposób kwoty doliczasz wartość kolejnej transzy zaliczki .

Przykład w zakresie projektu opartego na systemie zaliczkowo-refundacyjnym (w przypadku, kiedy nie występujesz o środki „z góry”):

kwota wydatków kwalifikowalnych projektu z umowy – 200 000,00 zł,

kwota dofinansowania przewidziana w umowie (70%) – 140 000,00 zł,

maksymalny poziom zaliczki dla projektu objętego pomocą publiczną – 80%, tj. 112 000,00 zł.

1) Wniosek o pierwszą płatność zaliczkową – niezapłacone faktury równe wydatkom w wysokości 150 000,00 zł. Maksymalna wysokość zaliczki to 70% × 150 000,00 = �05 000,00 zł (co jest mniejsze od 112 000,00 zł, czyli maksymalnego poziomu zaliczki).

2) Wniosek o kolejną zaliczkę w wysokości nie większej niż 112 000,00 zł – 105 000,00 zł = 7 000,00 zł.

3) Wniosek o płatność końcową – refundacja w wysokości 70% poniesionych wydatków kwa-lifikowalnych (nie mniej niż 5% kwoty dofinansowania projektu).

W przypadku przekazywania płatności ze środków europejskich „z góry”:

kwota wydatków kwalifikowalnych projektu z umowy – 200 000,00 zł,

kwota dofinansowania przewidziana w umowie (70%) – 140 000,00 zł,

maksymalna kwota dofinansowania przekazana w systemie płatności „z góry” 80% × 140 000,00 = 112 000,00.

Maksymalny poziom dofinansowania płatności z góry 85% wartości wydatków kwalifikowalnych na dokumencie

1) pierwszy wniosek o płatność

kwota wydatków kwalifikowalnych – 65 882,35 zł,

maksymalna wnioskowana kwota – 56 000,00 zł (85%).

2) drugi wniosek o płatność

kwota wydatków kwalifikowalnych – 65 882,36 zł,

maksymalna wnioskowana kwota – 56 000,00 zł (85%).

Suma kwot wnioskowanych z dwóch pierwszych wniosków osiąga 80% × 140 000,00 = 112 000,00

3) trzeci wniosek o płatność

kwota wydatków kwalifikowalnych – 58 235,29 zł,

maksymalna wnioskowana kwota – 21 000,00 zł (36,06%).

4) czwarty wniosek o płatność końcową – założono, że we wniosku o płatność końcową ujęte zostanie 5% dofinansowania przy zachowanym montażu finansowym z umowy

kwota wydatków kwalifikowalnych – 10 000,00 zł,

maksymalna wnioskowana kwota – 7 000,00 zł (70%).

•••

•••

••

••

••

••

��

Poniżej przedstawiamy podpowiedzi, jak opisać fakturę (równorzędny dokument), zobacz też przykład zamieszczony na dysku DVD.

Pierwsza strona:

Data wystawienia 30-02-2010Data sprzedaży: 30-02-2010

FAKTURA VAT NRoryginał/kopia

:acwybaN:acwadezrpSzczS tkydeneBser-retI ęśliwy

ul. Błotna 1111, 00-110 Bł S .luwóto łoneczna 10, 99-999 EuropaNIP: 22-22-331-111 :PIN09-87-654-421REGON: XX3456785Bank: DobryBank S.A. 99 Oddział w Krakowie Sposób zapł welezrp:ytaKonto: 01 2345 6569 0123 4544 8901 2335 Termin zapłaty: 30-03-2010

% kwota1. 23.23.23-09.20 szt 1 999,00 999,00 23 229,77 1228,77

razem 999,00 229,77 1228,770,00 0 0,00 0,00

DO ZAPŁATY:SŁOWNIE:

ilość cena jed. wartośćnetto

VATL.p. nazwa towaru / usługi KPWiU/

SWWj.m

142/10

zceiPycwyban sipdop i ataD ątka i podpis wystawcy

1 228,77 zł

wartośćbrutto

Mapa Europy

Uwaga: w działaniach nieobjętych pomocą publiczną wydatki finansowane są w 100% z Europej-skiego Funduszu Rozwoju Regionalnego tj. w przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu państwa zwrot „oraz ze środków budżetu państwa” nie jest zamieszczany.

Tutaj wpisz pozycję z tabeli nr 15 wniosku o płatność – Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa w ramach RPO WK-P.

Wydatek ujęto we wniosku o płatność z dnia …..................

Jak opisać dokumenty

��

rewers faktury:

Wydatek związany z realizacją Projektu nr .............................................

zgodnie z umową nr .............................................

Wydatek zgodny z zadaniem z wniosku o dofinansowanie (tabela J.4) w ramach kategorii wydatku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kwota kwalifikowalna*1: ..............................

*2 Wydatek poniesiony zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych (t.j. z 2007 r. Dz.U. Nr 223, poz. 1665 z późn. zm.) na podstawie art. ..............................

Projekt/Wydatek*2 nie jest objęty Ustawą Prawo Zamówień Publicznych w związku z artykułem ..............................

Numer księgowy/Sposób zaksięgowania*3: .................................................

*1 W przypadku, gdy wskazana kwota dotyczy wybranej/wybranych pozycji z dokumentu należy wskazać te pozycje .

*2 Należy dokonać właściwego dla danej jednostki wyboru.

*3 W przypadku jednostek samorządu terytorialnego należy podać dział, rozdział i paragraf (dekretacja), jeżeli nie dotyczy należy usunąć „sposób księgowania”.

(numer projektu)

(numer projektu)

(nazwa kategorii wydatku)

(podpis/parafka osoby upoważnionej)

��

8.3. rPo Województwa Łódzkiego na lata 2007–2013

Informacje o programie oraz ważne dokumenty znajdziesz na stronie www:

www .rpo .lodzkie .pl

Wniosek o płatność wypełniany jest on-line w generatorze wniosków na stronie:

www .generator .lodzkie .pl

Wypełnienie jest możliwe po wcześniejszej rejestracji i zalogowaniu.

Na dysku DVD znajdziesz szczegółową Instrukcję wypełniania wniosku beneficjenta o płatność dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007–2013 .

W katalogu „Ważne dokumenty” znajdziesz także Podręcznik beneficjenta RPO WŁ, szczególnie polecamy lekturę rozdziału 11. Wniosek beneficjenta o płatność oraz 12 . Rozliczenie dofinan-sowania, przekazanie środków beneficjentowi (od strony 58). W załącznikach do Podręcznika znajdziesz wzór opisu faktury .

Ponadto warto zapoznać się z Zasadami sprawozdawczości w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007–2013 oraz Listą sprawdzającą, które także znajdziesz w ww . katalogu .

Poniżej zwracamy uwagę na najistotniejsze informacje przedstawiane we wniosku o płatność, przed wypełnieniem wniosku zapoznaj się z ww. Instrukcją .

W celu wyliczenia wnioskowanej kwoty obliczasz najpierw sumę wydatków kwalifikowalnych. W tym celu wypełniasz w generatorze (w części IV Informacja finansowa dotycząca wniosku) tabelę 14:

Tabele podsumowują się automatycznie – dzięki temu, po uzupełnieniu pól w generatorze – otrzy-mujemy kwotę wydatków kwalifikowalnych. Kwotę tę przenosimy do pkt 11 wniosku o płatność (kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem w części III. Projekt generatora):

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

��

Wzór na wyliczenie kwoty dofinansowania:

W przypadku gdy płatności dla beneficjenta przekazywane są w formie refundacji, należy wpi-sać kwotę stanowiącą wynik mnożenia punktu 11 przez montaż wynikający z umowy/decyzji o dofinansowanie, tj.: kwota wnioskowana = (poz. 11) × (kwota dofinansowania wynikająca z umowy/decyzji)/(całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową/decyzją).

W ww. tabelkach wpisano przykładowe kwoty wydatków związanych z podróżą samochodem marki ProjektUE, których suma dała 1464,00 zł

Kwota dofinansowania wynikająca z umowy wynosiła 700 000,00 zł

Całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową wynoszą 1 000 000,00 zł.

Po podstawieniu do wzoru przeprowadzamy obliczenia:

Wnioskowana kwota = 1464,00 × 700 000,00/1 000 000,00 = �024,80

Kwota wyliczona według wzoru

Kwota przeniesiona z podsumowania pkt 14

��

Faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej powinny być opatrzone na pierwszej stronie adnotacją:

„Projekt jest współfinansowany przez unię europejską z europejskiego funduszu rozwoju regionalnego w ramach regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007–2013”.

W przypadku współfinansowania projektu również z innych źródeł, należy po słowach „….z Euro-pejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego” wskazać dodatkowe źródła finansowania projektu, np. „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regio-nalnego oraz z budżetu państwa w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007–2013”

Zapis ten może również występować w formie pieczęci. Należy stosować pełną nazwę Programu oraz Funduszu .

Opis oryginałów wszystkich faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej musi zawierać co najmniej:

numer umowy/decyzji o dofinansowaniu projektu i ewentualnego ostatniego aneksu do umowy o dofinansowanie/decyzji o dofinansowaniu projektu w ramach RPO WŁ,

tytuł projektu i numer wniosku o dofinansowanie,

zapis o treści „zakupu dokonano zgodnie z art. … ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29.01.2004 r. (Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 t.j. z późn. zm.) lub zapis „ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 13.04.2007 r. nie dotyczy – art. … (Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 t.j. z późn. zm.),

informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej,

kwotę wydatków kwalifikowalnych wynikających z dokumentu, w tym wydatki w ramach cross-financingu, niekwalifikowalnych oraz niezwiązanych z projektem lub niewchodzą-cych do projektu,

niebudzące wątpliwości opisanie związku wydatku z projektem poprzez opisanie do jakiej kategorii wydatków wyszczególnionych we wniosku o dofinansowanie odnosi się poniesiony wydatek ujęty w danym dokumencie.

Przykład opisu rewersu faktury zaprezentowany został na następnej stronie.

•

••

••

•

Jak opisać dokumenty

��

Opis dotyczy faktury VAT / rachunku nr / listy płac itp.* nr ………………………z dnia…………

Nazwa i nr projektu ……………………………………………………………………………. …..

……………………………………………………………………………………………………….

Nr umowy / porozumienia / decyzji* o dofinansowanie projektu ………………….. z dnia ……….

Nr aneksu** …………………………………………………………... z dnia ……………………..

Wydatek / Koszt* zgodny z kategorią wymienioną we wniosku o dofinansowanie

…………………….. (nazwa kategorii wydatku) – …………….*** (kwota wydatków kwalifikowalnych, plus podatek VAT ........................ (jeśli jest

kwalifikowalny)

1) …………………….. (nazwa kategorii wydatku) – …………….*** (kwota wydatków kwalifikowalnych, plus podatek VAT ........................

(jeśli jest kwalifikowalny)

Wydatki / Koszty* kwalifikowalne:

W tym cross-financing :…………………………………………………………

Wydatki / Koszty* niekwalifikowalne****: ……………………………….……………………………

Wydatki / Koszty* niezwiązane z projektem / niewchodzące do projektu****: ……………………………

Wydatek wykazany na fakturze VAT/rachunku* został poniesiony zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych na gruncie art. …………..***** (Dz. U. …………..) − sygnatura postępowania przetargowego nr ……….…………… z dnia ………….……………….....

…………… ……………………………

data podpis

Sprawdzono pod względem merytorycznym

Zakwalifikowanie dowodu księgowego w księgach rachunkowych (dekretacja).******

…………… ……………………………

data podpis

Podany artykuł będzie wskazywał na powód stosowania ustawy do danego wydatku lub powód wyłączenia przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

W przypadku jednostek samorządu terytorialnego, należy podać dział, rozdział i paragraf.

Wpisać odpowiednie

Wpisać jeśli dotyczy.

W przypadku, gdy nie cała faktura jest kosztem kwalifikowalnym należy wpisać również, które pozycje z faktury są kosztem kwalifikowalnym wraz z kwotą. W przypadku różnych stawek VAT należy również wpisać kwotę podatku VAT według stawek.

Jeżeli umowa była aneksowana wpisać numer i datę ostatniego aneksu

�0

8.4. rPo Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013

8.4.1. Priorytety i – ii rPo wl

W działaniach, dla których Instytucją Pośredniczącą jest Lubelska Agencja Wspierania Przed-siębiorczości (LAWP), beneficjenci wypełniają wniosek o płatność w generatorze w Lokalnym Systemie Informatycznym (e-LSI), który jest dostępny on-line na stronie:

https://elsi.lubelskie.pl/

Aby wypełnić wniosek, wymagana jest rejestracja do systemu (na ww. stronie znajdziesz pod-powiedzi, jak to zrobić.

Uwaga: dla następujących konkursów wnioski o płatność wypełniane są w starszej wersji generatora:

z 2008 roku tj.: 01/RPOWL/1.7/2008, 02/RPOWL/2.3B/2008, 03/RPOWL/2.4A/2008, 04/RPOWL/2.4B/2008, 05/RPOWL/1.1/2008, 06/RPOWL/1.3/2008, 07/RPOWL/1.2/2008, 08/RPOWL/1.5/2008, 09/RPOWL/1.6/2008

z 2009 roku: 01/RPOWL/1.1/2009, 02/RPOWL/1.4A/2009, 03/RPOWL/1.5/2009, 04/RPOWL/2.4A/2009

W starszej wersji generatora należy dokonać importu wniosku o dofinansowanie (zapisanego w pliku xml). Część pól wniosku o płatność wypełni się wtedy automatycznie (identyfikacja projektu i beneficjenta, dane z harmonogramu rzeczowo-finansowego, dane z tabel przedstawiających wskaźniki w projekcie). Będziesz musiał tylko uzupełnić częściowo wypełnione już tabelki.

W nowszej wersji wystarczy wpisać numer umowy o dofinansowanie – generator sam pobierze niektóre dane z systemu .

Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnienie tabeli nr 12 – zesta-wienia dokumentów. Błędne wpisanie danych spowoduje błędy w podsumowaniach!

Tabela 12 w generatorze wniosków wygląda następująco (ze względu na szerokość tabeli, prezentujemy tylko jej fragment).

•

•

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

Po kliknięciu w tabelce „sumuj całość”, podsumowanie wykonywane jest automatycznie . Kwota wydatków kwalifikowanych przenoszona jest automatycznie do pkt 10 wniosku .

�1

kwotę wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem otrzymujemy w wyniku podsumowania wydatków przedstawionych w kolumnie 11 zestawienia „kwota wydatków kwalifikowalnych” (uwaga: generator sam nadaje liczby porządkowe poszczególnych kolumn tabeli, dlatego w gene-ratorze jest to dziesiąta kolumna, ale po wydrukowaniu wniosku będzie miała nr 11).

Wnioskowana kwota: W przypadku gdy płatności dla beneficjenta przekazywane są w formie refundacji, należy wpisać kwotę stanowiącą wynik mnożenia kwoty wydatków kwalifikowalnych przez montaż wynikający z umowy o dofinansowanie:

(kwota dofinansowania wynikająca z umowy o dofinansowanie/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową o dofinansowanie) × kwota wydatków kwalifikowalnych (z ww. podsumowania)

Przykład:

kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem = 1464,00 zł

kwota dofinansowania wynikająca z umowy = 700 000,00 zł

całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową = 1 000 000,00 zł

Wnioskowana kwota = (700 000,00 : 1 000 000,00) × 1464,00 = 1024,80 zł

uwaga: Wpisana kwota powinna mieć postać wartości liczbowej do dwóch miejsc po przecinku, odcinając dalsze cyfry (nie zaokrąglać matematycznie).

Wzór opisu faktury współfinansowanej w ramach projektu RPO WL dla Działań I i II Osi Priorytetowej

Pierwsza strona faktury:

Wydatek współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Budżetu Państwa* w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa

Lubelskiego na lata 2007–2013

Wydatek ujęto we wniosku o płatność za okres do ……........……………..

---FAKTURA VAT---

* jeżeli dotyczy (w Działaniach nieobjętych pomocą publiczną wydatki finansowane są w 100% z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego – należy wykreślić Budżet Państwa).

•••

Jak opisać dokumenty

��

Druga strona faktury dla Działań I i II Osi Priorytetowej z wyłączeniem poddziałań 2.1.1 oraz 2.1.2:

Numer umowy o dofinansowanie realizacji Projektu: URPO.1.3.3232.23.32.32/10, tytuł Projektu: Podróż samochodem marki ProjektUE

Nr

pozycji na dokumencie

Nr zadania oraz kategoria wydatku

z harmonogramu rzeczowo- -finansowego

Kwota

wydatków kwalifikowalnych

1. Zadanie 1 „Podróż do Monte-Carlo, wydatek bieżący – zmiana zużytych opon

1220,00 zł

2. Zadanie 2 „Podróż do Saint-Tropez, wydatek bieżący – zakup paliwa

244,00 zł

Razem 1464,00 zl

Wydatek w ramach przeprowadzonego postępowania przetargowego zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r., Nr 19, poz.177 z późn. zm.), na podstawie art. 4 pkt 8.

Sprawdzono pod względem merytorycznym:……………………………………………

( podpis)

Sprawdzono pod względem formalno-merytorycznym i rachunkowym: ……….……..……………………….

(podpis)

Podpis osoby uprawnionej …………………….….….….……

Wpisz informacje nt. związku wydatku z projektem poprzez zaznaczenie, do której lub których zadań/kategorii wydatku przedstawionych we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu odnosi się dokument wraz z podaniem wartości poszczególnych zadań/kategorii wydatków, których dotyczy dokument .

Podaj informacje o zgodności wydatku z ustawą Prawo zamówień publicznych poprzez wskazanie podstawy prawnej ustawy PZP, tj. należy przytoczyć art. wskazujący na powód stosowania ustawy do danych wydatków lub na powód niestosowania trybów ustawy oraz wskazać właściwy Dziennik Ustaw

��

Druga strona faktury dla poddziałania 2.1.1 oraz 2.1.2.

Koszty związane z realizacją projektu ………..…………………………………………………..,, nr. …………………………………………

( tytuł projektu) (numer projektu)

w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013

Działanie ……………………………………………………………………………………………………………………..

(nazwa i numer Działania/Poddziałania)

zgodnie z umową nr …………………………….. ……..zawartą w dniu ………………..……… roku.

(numer umowy) (data zawarci a umowy)

PODZIAŁ WYDATKÓW

Wydatki kwalifikowalne: Kwota w PLN Wydatki niekwalifikowalne:

Kwota w PLN

Sposób zapłaty: ……………………………..

Klasyfikacja kategorii interwencji

Nr

pozy

cji n

a do

kum

enci

e

Klas

yfika

cja

1

Prio

ryte

tow

y ob

szar

te

mat

yczn

y

Klas

yfika

cja

2

Form

a fin

anso

wan

ia

Klas

yfika

cja

3 O

bsza

r re

aliz

acji

Klas

yfika

cja

4 Ro

dzaj

dzi

ałal

nośc

i go

spod

arcz

ej

Klas

yfika

cji 5

Lo

kaliz

acja

Kwot

a

wyd

atkó

w

kwal

ifiko

wal

nych

KOD KOD KOD KOD

1. 08 Inne inwestycje w przedsiębiorstwa

01 Pomoc bezzwrotna

07 Region peryferyjny

06 Nieokreślony przemysł wytwórczy

00 Nie dotyczy

1500 zł

Razem 1500 zł

Wydatek w ramach przeprowadzonego postępowania przetargowego zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r., Nr 19, poz.177z późn. zm.), na podstawie art. art. 4 pkt 8.

Sprawdzono pod względem merytorycznym dnia ……………………………………………

(data i podpis)

Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym: ……….……..……………………….

(data i podpis)

Data i podpis osoby uprawnionej do zatwierdzenia wypłaty…………………….….….….……

KOD

Pamiętaj, żeby pozycje faktury (jeśli jest ich kilka) rozbić na poszczególne kategorie/zadania/etapy budżetu/ /harmonogramu rzeczowo-finansowego.

Wpisz kody z rozporządzenia

��

8.4.2. Priorytety iii – Viii rPo wl

W działaniach wdrażanych przez Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Lubelskiego na lata 2007–2013 beneficjenci wypełniają wniosek o płatność za pomocą generatora wniosków, który dostępny jest pod adresem:

https://elsi.lubelskie.pl/

Wytyczne dla beneficjentów w zakresie zasad wypełniania obowiązków sprawozdawczych oraz rozliczania wydatków projektów współfinansowanych w ramach III-VIII Osi Priorytetowej RPO WL na lata 2007-2013 znajdziesz na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD. Przed wypełnieniem wniosku przeczytaj ww . Wytyczne!

Wniosek można wypełnić tylko za pomocą generatora, przez co niektóre obliczenia doko-nują się automatycznie. Ponadto część danych pobierana jest bezpośrednio z wniosku o dofinansowanie .

Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnienie tabeli nr 12 – zesta-wienia dokumentów. Błędne wpisanie danych spowoduje błędy w podsumowaniach!

12. ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

Lp.

Num

er d

okum

entu

Num

er k

sięgo

wy

lub

ewid

ency

jny

NIP

wys

taw

cy d

okum

entu

Dat

a w

ysta

wie

nia

doku

men

tu

Dat

a za

płat

y

Kw

ota

doku

men

tu b

rutto

Kw

ota

doku

men

tu n

etto

Kw

ota

wyd

atkó

w k

wal

ifiko

wal

nych

W ty

m V

AT

Wyd

atki

po

auto

ryza

cji

21110198653211. z 00,022 10102-70-820102-70-120102/20102/32/SVF ł 1 000,00 zł 1 220,00 zł 220,00 zł

2. z 00,4420102-70-030102-70-220102/30102/32/SVF ł 200,00 zł 244,00 zł 44,00 zł

1 464,00 1 200,00 1 464,00 264,00

Naz

wa

tow

aru

lub

usłu

gi

Suma ogółem w PLN **

456454564564

45234123123 paliwo

zmiana opon

7

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

Wpisz datę uregulowania płatności wynikającej z przedstawionego dokumentu księgowego.

Za dowody zapłaty uznaje się kopie wyciągów lub przelewów bankowych LP (lista płac) a w przypadku płatności gotówkowych np. Raport kasowy, KW (kasa wypłaci), polecenie wyjazdu służbowego, rozliczenie zaliczki pobranej. Wyciągi bankowe powinny zawierać pełny numer faktury/dokumentu księgowego oraz nazwę odbiorcy, którego ten przelew dotyczy W przypadku płatności częściowych należy wpisać daty wszystkich operacji potwierdzających zapłatę za przedstawione do refundacji faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej.

Wpisz nazwę towaru lub usługi wykazanych w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury .

W przypadku rozgrupowanych danych z kolumny 7 pochodzących z jednego dokumentu na kilka wierszy (np. w związku z występowaniem różnych stawek VAT), wartości wykazywane w kolumnach 8 i 9 każdego z wierszy powinny dotyczyć wartości brutto i netto towarów lub usług zgrupowanych w danym wierszu .

��

Dane prezentowane w kolumnie 8 i 9 dotyczyć powinny całości kwot brutto/netto, na jakie opiewają wyszczególnione dokumenty, o ile wspomniane dokumenty potwierdzają poniesienie wydatków kwalifikowalnych, rozliczanych danym wnioskiem o płatność.

W zestawieniu nie należy ujmować dokumentów dotyczących w całości wydatków niekwalifikowalnych .

kwotę wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem otrzymujemy w wyniku podsumowania wydatków przedstawionych w kolumnie 10 .

Wnioskowana kwota: W przypadku gdy płatności dla beneficjenta przekazywane są w formie refundacji, należy wpisać kwotę stanowiącą wynik mnożenia kwoty wydatków kwalifikowalnych przez montaż wynikający z umowy o dofinansowanie według wzoru:

(kwota dofinansowania wynikająca z Umowy o dofinansowanie/całkowite wydatki kwali-fikowalne objęte Umową o dofinansowanie) × kwota wydatków kwalifikowalnych (z ww. podsumowania)

Przykład:

kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem = 1464,00 zł

kwota dofinansowania wynikająca z umowy = 700 000,00 zł

całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową = 1 000 000,00 zł

Wnioskowana kwota = (700 000,00 : 1 000 000,00) × 1464,00 = 1024,80 zł

uwaga: Wpisana kwota powinna mieć postać wartości liczbowej do dwóch miejsc po przecinku, odcinając dalsze cyfry (nie zaokrąglać matematycznie).

Przeczytaj uważnie informacje dotyczące opisu faktur zawarte na str. 14 i następnych Wytycznych dla beneficjentów. Poniżej przedstawiamy podstawowy wzór opisu faktury (równoważnego dokumentu).

1 strona – należy zamieścić następującą informację:

Wydatek współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa* w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2007–2013

* skreśl „oraz budżetu państwa” jeśli nie dotyczy.

•••

Jak opisać dokumenty

��

2 strona (na odwrocie):

pozycja w zestawieniu dokumentów (tab.12) ………….

Rzeczowy opis wydatku: (wpisz czego wydatek dotyczy, zgodność wydatku z umową z wykonawcą/dostawcą lub zamówieniem/zleceniem)

Wydatek dokonany zgodnie z:

projektem (tytuł projektu)

Podróż samochodem marki ProjektUE

umową nr URPO.1.3.3232.23.32.32/10

Wydatki kwalifikowalne: Wydatki niekwalifikowalne:

Kategoria wydatku

Kwota K a t e g o r i a wydatku

Kwota

Zadanie 1 „Podróż do Monte-Carlo, wydatek bieżący – zmiana zużytych opon

1220,00 zł 0,00

Razem 1220,00 zł Razem 0,00

Wydatek dokonany zgodnie z art. 4 pkt 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. z 2004 r., Nr 19, poz.177 z późn. zm.).

sprawdzono pod względem merytorycznym

data ………………… podpis ………………… .

Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym

data …………………… . podpis ………………… . .

Zatwierdzono do zapłaty i zapłacono

Numer ewidencyjny/księgowy 1/2323/123/2010

Dekretacja dokumentu:

WN MA

Konto Kwota Konto Kwota

080 1220 210 1220

Data: ………………… Podpis: ………………… . .

Wpisz informacje nt. związku wydatku z projektem poprzez zaznaczenie, do której lub których zadań/kategorii wydatku przedstawionych we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu odnosi się dokument wraz z podaniem wartości poszczególnych zadań/kategorii wydatków, których dotyczy dokument .

Podaj informacje o zgodności wydatku z ustawą Prawo zamówień publicznych poprzez wskazanie podstawy prawnej ustawy PZP, tj. należy przytoczyć art. wskazujący na powód stosowania ustawy do danych wydatków lub na powód niestosowania trybów ustawy oraz wskazać właściwy Dziennik Ustaw.

��

8.5. Lubuski rPo na lata 2007–2013

W Lubuskim Regionalnym Programie operacyjnym na lata 2007–2013 wniosek o płatność wypełniany jest zgodnie ze wzorem dostępnym na stronie:

www .lrpo .lubuskie .pl

Wzór wniosku o płatność oraz Instrukcję do wniosku o płatność dla beneficjentów realizujących projekty w ramach priorytetów I, II, III, IV, V Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego znajdziesz na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD. Na dysku znajdziesz również Podręczniki beneficjenta .

Przed wypełnieniem wniosku przeczytaj ww. Instrukcję!

Wniosek wypełniany jest w arkuszu Excela, przez co niektóre obliczenia dokonują się automatycznie .

Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełniany w Excelu załącznik nr 1 tabelę Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. Błędne wpisanie danych do tabeli spowoduje błędy w podsumowaniach!

data od do

1 2 3 1101987541 FVS/23/2010 2/2010 21-07-2010 28-07-2010 zmiana

opon 1 220,00 zł 1 000,00 zł 1 220,00 zł 220,00 zł

2z 00,442owilap0102-70-030102-70-220102/30102/32/SVF ł 200,00 zł 244,00 zł 44,00 zł

suma ogółem w PLN 1464,00 1200,00 1464,00 264,00

D aty zapła tyw tym VAT

Numer dokumentu

Lp.

Załącznik nr 1 - Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

Data wys tawienia dokumentu

Nazwa projektu:

Numer wniosku o dofinansowanie:

Kwota net to dokumen tu

Kwota wydatków

kwalif ikowal

Kategoria wydatku

Numer księgowy

lub

Imię i nazwisko ……………………………………………………………… Data ………………… Podpis ……………………

(Szare pole wypełniane przez Instytucję Zarządzającą LRPO)

Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

Potwierdzam ilość załączonych kopii dokumentów oraz dowodów zapłaty z niniejszym zes tawieniem.

Kwota brut to

dokumentu

6

Nazwa towaru

lub usługi

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

Należy wpisać datę (lub daty) dokonania płatności faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej . W zestawieniu mogą zostać ujęte wyłącznie dokumenty zapłacone w całości. Jeżeli występuje kilka dat zapłaty danej faktury można podać przedział „od – do” wpisując skrajne daty zapłaty

W przypadku, gdy faktura/inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej zawiera zarówno pozycje z grupy wydatków kwalifikowalnych jak i niekwalifikowalnych, wówczas należy wpisać jedynie pozycje dotyczące wydatków kwalifikowalnych (podając nr pozycji na fakturze oraz dokładny opis/nazwę wydatku z faktury).

ujmowanie pozycji w sposób zbiorczyIstnieje możliwość wpisania zbiorczej nazwy asortymentu np. „meble biurowe”, zamiast przepisywania wszystkich pozycji z faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, jednakże może to nastąpić wyłącznie w przypadku, gdy spełnione są łącznie wszystkie niżej wymienione warunki:– wszystkie wydatki z faktury dotyczą jednego asortymentu,– wszystkie pozycje faktury dotyczą wydatków kwalifikowalnych,– wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT,– wszystkie wydatki dotyczą jednej faktury.

W przypadku, gdy na fakturze występują różne stawki VAT w ramach jednego asortymentu, należy pogrupować je według stawek VAT.

��

Podsumowanie kolumny 10 10 z załącznika nr 1 (Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem) przenoszone jest automatycznie do pkt 10 (Wniosku o płatność) w pozycji „Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem” oraz do pkt 13 (Wniosku o płatność) w pozycji „Uzyskany dochód oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku o płatność”.

fragment wniosku o płatność

Pkt 10a. Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem

Wpisujesz kwotę wydatków objętych wnioskiem o płatność i związanych z realizowanym projektem (zarówno kwalifikowalnych jak i niekwalifikowalnych), również tych niewykazanych w załączniku 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.

Pkt 11. Wnioskowana kwota (Pln)

Jest to kwota, o jaką wnioskuje beneficjent.

Punkt nie jest wypełniany w przypadku, gdy beneficjentem jest państwowa jednostka budżetowa, która finansuje projekt ze środków zabezpieczonych w budżecie danego dysponenta.

a) W przypadku, gdy płatności dla beneficjentów przekazywane są w formie refundacji, należy wyliczyć kwotę zgodnie z poniższym wzorem:

WD = a × (b/C)

WD – wnioskowane dofinansowanie

a – kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem pomniejszona o dochód i odsetki (z wyjątkiem sytuacji, w której beneficjentem jest JST, wówczas odsetki wynikające z przechowy-wania środków dofinansowania w formie zaliczki stanowią dochód beneficjenta i nie pomniejszają kwoty płatności na rzecz beneficjenta)

b – kwota dofinansowania wynikająca z umowy/decyzji o dofinansowanie projektu

C – kwota całkowitych wydatków kwalifikowalnych wynikająca z umowy/decyzji o dofinansowanie projektu .

Przykład:

a – kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem = 1464,00 zł

b – kwota dofinansowania wynikająca z umowy = 700 000,00 zł

C – całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową = 1 000 000,00 zł

Wnioskowana kwota = 1464,00 × (700 000,00 : 1 000 000,00) = 1024,80 zł

Zalecane jest, aby wyliczona kwota dotacji w każdym przypadku była zaokrąglana „matematycznie” .

��

b) W przypadku, gdy beneficjent nabywa prawo do pierwszej/kolejnej transzy zaliczki, należy wpisać kwotę transzy zaliczki. Kwota ta nie może być wyższa niż wartość określona w Harmo-nogramie rzeczowo-finansowym, w okresie, w którym beneficjent będzie rozliczał zaliczkę.

c) W przypadku, gdy beneficjent jednocześnie rozlicza poniesione wydatki oraz wnioskuje o zaliczkę kwoty wyliczone zgodnie ppkt a i b należy dodać.

„środki efrr” – należy przez to rozumieć część dofinansowania pochodzącą ze środków Euro-pejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego przekazywaną w formie płatności.

„środki bP” – należy przez to rozumieć część dofinansowania pochodzącą z budżetu państwa przekazywaną w formie dotacji celowej.

W przypadku, gdy dofinansowanie pochodzi z dwóch źródeł to środki EFRR stanowią 85% wnioskowanej kwoty, natomiast Środki BP 15%. Zalecane jest, aby ww. kwoty w każdym przy-padku były zaokrąglane matematycznie, należy przy tym pamiętać, iż we wniosku końcowym suma wnioskowanych kwot z poszczególnych wniosków o płatność nie może przekroczyć kwoty dofinansowania zapisanej w umowie/decyzji o dofinansowanie lub ewentualnie aneksie do umowy/decyzji o dofinansowanie. Ważne również jest, aby został zachowany odpowiedni podział procentowy zgodny z umową/decyzją o dofinansowanie. Zaokrąglenie „matematyczne” oznacza, iż w przypadku wystąpienia na trzecim miejscu po przecinku cyfry od 0 do 4 zaokrąglamy „w dół”, a jeśli jest to cyfra od 5 do 9, wówczas zaokrąglamy „w górę”.

Poniżej znajdziesz wyciąg z Instrukcji do wniosku o płatność dotyczący opisu faktur (równorzędnych dokumentów).

Opis faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej

Opis faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej należy umieszczać na odwrocie dokumentu lub innym wolnym polu na dokumencie. W sytuacji, gdy brakuje miejsca na wykonanie niniejszego opisu, należy dołączyć kartkę trwale połączoną z dokumentem .

niniejszy opis musi być podpisany przez osobę sporządzającą ten opis lub osobę upoważnioną.

Opis ten powinien zawierać następujące elementy:

nazwę projektu, numer wniosku o dofinansowanie projektu (lub inny identyfikator realizowanego projektu np. numer umowy/decyzji o dofinansowanie, aneksu do umowy/ /decyzji o dofinansowanie);

odniesienie do pozycji (kategorii wydatków) w Harmonogramie rzeczowo-finansowym stanowiącym załącznik do umowy/decyzji o dofinansowanie (nie dotyczy funduszy pożyczkowych i funduszy poręczeń kredytowych);

numer księgowy lub ewidencyjny faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej;

informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów beneficjent zobowiązany jest do stosowania takiego opisu,

informację, czy zakup, którego dokument dotyczy, podlega Ustawie Prawo Zamówień Publicznych (Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz.U. 2007 nr 223, poz. 1655) z podaniem podstawy prawnej,

w przypadku braku protokołu odbioru potwierdzenie realizacji prac przez kierownika projektu/inną osobę upoważnioną.

•

•

•

•

•

•

Jak opisać dokumenty

�0

Ponadto faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej, powinny być opatrzone na pierwszej stronie dokumentu odpowiednią adnotacją o współfinansowaniu projektu przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz, w przypadku projektów współfinansowanych również z budżetu państwa (np. przy występowaniu pomocy publicznej), wskazanie dodatkowo Budżetu Państwa.

Przykładowe opisy na pierwszej stronie faktury:

„Projekt jest współfinansowany przez unię europejską ze środków europejskiego funduszu rozwoju regionalnego”

„Projekt jest współfinansowany przez unię europejską ze środków europejskiego funduszu rozwoju regionalnego oraz ze środków budżetu państwa” (jeżeli źródłem finansowania są również środki z budżetu państwa).

Przykładowe opisy na drugiej stronie faktury:

Projekt Podróż samochodem marki ProjektUE, umowa nr URPO.1.3.3232.23.32.32/10

Nr

pozycji na dokumencie

Nr zadania oraz kategoria wydatku

z harmonogramu rzeczowo- finansowego

Kwota

wydatków kwalifikowalnych

1. Zadanie 1 „Podróż do Monte-Carlo, wydatek bieżący – zmiana zużytych opon

1220,00 zł

2. Zadanie 2 „Podróż do Saint-Tropez, wydatek bieżący – zakup paliwa

244,00

Razem 1464,00

Wydatek w ramach przeprowadzonego postępowania przetargowego zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( tj. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), na podstawie art. 4 pkt 8.

numer księgowy lub ewidencyjny faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej 12/1212/10

Sprawdzono pod względem merytorycznym:……………………………………………

(data i podpis)

Sprawdzono pod względem formalno-merytorycznym i rachunkowym: ……….……..……………………….

(data i podpis)

Potwierdzam realizację prac

(data i podpis kierownika projektu)

Podpis osoby uprawnionej …………………….….….….……

�1

8.6. Małopolski rPo na lata 2007–2013

8.6.1. wniosek o Płatność w ii osi Priorytetów MałoPolskiego rPo

W działaniach II Osi Priorytetowej Małopolskiego RPO wdrażanych przez Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości beneficjenci wypełniają wniosek o płatność zgodnie ze wzorem udostępnionym na stronie www:

www .mcp .malopolska .pl

Wzór wniosku o płatność oraz Instrukcję do wniosku beneficjenta o płatność znajdziesz na załą-czonym do „Przewodnika” dysku DVD. Polecamy także uwadze Vademecum beneficjenta MŚP II Osi Priorytetowej Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007–2013 .

Przed wypełnieniem wniosku przeczytaj ww. Instrukcję!

Wniosek wypełniany jest w edytorze tekstu (Word).

Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnienie tabeli nr 11 – Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. Błędne wpisanie danych spowoduje błędy w podsumowaniach!

W przypadku składania wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki powyższe zestawienie nie jest wypełniane.

Należy w zestawieniu podać:

1) numer dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków;

2) numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe;

3) datę wystawienia dokumentu;

4) datę uregulowania płatności (wszystkie daty płatności dotyczące danego dokumentu);

5) nazwę towaru lub usługi wykazaną w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifi-kowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury;

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

��

6) kwotę dokumentu brutto lub, jeśli dokument obejmuje inne wydatki, w szczególności nie objęte projektem, można podać kwotę brutto dotyczącą wydatku kwalifikowalnego;

7) kwotę dokumentu netto lub, jeśli dokument obejmuje inne wydatki, w szczególności nie objęte projektem, można podać kwotę netto dotyczącą wydatku kwalifikowalnego;

Różnica pomiędzy wartościami w kolumnie 6 i 7 wynikać może wyłącznie z podatku VAT;

8) kwotę wydatków kwalifikowalnych odnoszących się do wydatków wykazanych w kolumnie 6 (w przypadku, gdy VAT jest kwalifikowalny) lub w kolumnie 7 (w przypadku, gdy VAT jest niekwalifikowalny) z uwzględnieniem limitu z umowy i ewentualnych przesunięć zgodnie z umową o dofinansowanie. W celu poprawnego wyliczenia kwoty wydatków kwalifikowanych zaleca się wypełnienie pomocniczej tabeli excelowej, którą można pobrać wraz z wnioskiem o płatność

9) kwotę VAT uwzględnioną w kolumnie 8, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny .

Bardzo ważne jest podsumowanie kolumny 8 – kwota wydatków kwalifikowalnych, którą przenosimy do pkt 9 wniosku. Stanowi ona podstawę wyliczenia wnioskowanej kwoty (którą po wyliczeniu wpisujemy do pkt 10 wniosku). Wnioskowaną kwotę wyliczamy mnożąc wskaźnik (procent) dofinansowania przez kwotę wydatków kwalifikowalnych:

kwota wnioskowana = kwota wydatków kwalifikowalnych (z pkt 9 wniosku) × % dofinanso-wania zgodnie z umową (wyliczany zgodnie z umową jako: kwota dofinansowania/całkowite wydatki kwalifikowane)

Przykład:

kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem = 1464,00 zł

procent dofinansowania określony w umowie = 70%

Wnioskowana kwota = 70% x 1464,00 = 1024,80 zł

Uwaga na zaokrąglenia!

Przy wyliczaniu kwoty wnioskowanej wartość końcową należy zaokrąglić do dwóch miejsc po przecinku w dół, np.:

kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem = 78 999,93

% dofinansowania = 45%

Kwota wnioskowana = 78 999,93 x 45% = 35 549,9685, tj. po zaokrągleniu 35 549,96 zł

Określając kwotę wnioskowaną w przypadku płatności zaliczkowych, należy uwzględnić zapisy umowy o dofinansowanie dotyczące maksymalnej wysokości przekazywanej zaliczki.

••

��

Faktury opisujesz zgodnie z zamieszczoną na ww. stronie internetowej Instrukcją dotyczącą opisu faktur

elementy opisu oryginału faktury/dokumentu równoważnego

obowiązkowe:

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regional-nego w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego MRPO na lata 2007–2013 – umowa o dofinansowanie numer: [nr umowy]

fakultatywne:

wartość wydatków kwalifikowalnych: ………………………………….. zł (jeżeli nie wszystkie pozycje wymienione na fakturze są kwalifikowalne w ramach umowy),

numer ewidencyjny/księgowy (jeżeli nie znajduje się na pierwszej stronie faktury),

numer kategorii wydatków zgodny z harmonogramem rzeczowo-finansowym (jeżeli wyszczególnionej na fakturze pozycji nie można jednoznacznie przyporządkować do kon-kretnej kategorii wydatków z harmonogramu rzeczowo-finansowego),

wartość wydatków kwalifikowalnych w ramach cross-financing (dotyczy beneficjentów działania 2.1C korzystających z cross-financing),

wykonawca wyłoniony w trybie [tryb wyboru wykonawcy] zgodnie z art. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 223 z 2007 r., poz.1655 z późn. zm.) (jeżeli beneficjent jest zobowiązany do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych).

uWaGa: Do rozliczenia projektu beneficjent wraz z wnioskiem o płatność składa kopie (potwierdzone za zgodność) oryginału faktur/dokumentów równoważnych opisanych zgodnie z przedstawionym powyżej sposobem.

8.6.2. Pozostałe osie Priorytetowe MałoPolskiego rPo

W działaniach wdrażanych przez Instytucję Zarządzającą Małopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007–2013 beneficjenci wypełniają wniosek o płatność zgodnie ze wzorem udostępnionym na stronie www:

www .fundusze .malopolska .pl

Wzór wniosku o płatność oraz Wytyczne Instytucji Zarządzającej dotyczące zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków dla projektów realizowanych w ramach MRPO 2007-2013 z wyłączeniem II i IX Osi Priorytetowej (wraz z załącznikiem – Instrukcją wypełniania formularzy) znajdziesz na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD. Przed wypełnieniem wniosku przeczytaj ww . Wytyczne!

Wniosek wypełniany jest w generatorze działającym on-line na stronie Regionalnego Systemu Informatycznego:

https://rsi.umwm.pl

•

••

•

•

Jak opisać dokumenty

��

Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnienie pkt 11 wniosku – zestawie-nia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem . Błędne wpisanie danych spowoduje błędy w podsumowaniach!

W sytuacji gdy do faktury VAT została sporządzona faktura korygująca a korekcie uległy dane, kwoty, które mają wpływ na informacje wykazywane w pozycji 11 wniosku o płatność, w poz. 11 winna być wykazana zarówno faktura korygowana jak i faktura VAT korygująca.

Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków należy wykazywać w poz. �� w kolejności zgodnej z kategoriami wydatków ujętych w harmonogramie rzeczowo-finansowym (tabela e4 z wniosku o dofinansowanie). W/w (kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem) winny być poukładane i ponumerowane zgodnie z kolejnością wykazywaną w poz. ��

11. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

Nr

doku

men

tu

Num

er k

sięg

owy

lub

ewid

ency

jny

NIP

wys

taw

cy d

okum

entu

Dat

a w

ysta

wie

nia

doku

men

tu

Data

zap

łaty

Naz

wa

tow

aru

lub

usłu

gi

Kw

ota

doku

men

tu b

rutto

Kw

ota

doku

men

tu n

etto

Kw

ota

wyd

atkó

w k

wal

ifiko

wal

nych

W ty

m V

AT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 FVS/23/2010 2/2010 435345345 21-07-

201028-07-2010 zmiana opon 1 220,00 zł 1 000,00 zł 1 220,00 zł 220,00 zł

2 FVS/23/2010 3/2010 345345666 22-07-

201030-07-2010 paliwo 244,00 zł 200,00 zł 244,00 zł 44,00 zł

suma ogółem w PLN 1 464,00 zł 1 200,00 zł 1 464,00 zł 264,00 zł

uwaga na kolumnę 6!

W przypadku dokumentów księgowych, w których nazwa towaru lub usługi jest opisana w sposób obszerny, adnotacja w tabeli 11 nie musi zawierać całego opisu z w/w dokumentów ale jedno-cześnie musi być to opis na tyle szczegółowy, aby pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie, jakiej usługi lub towaru dana pozycja dotyczy.

Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury .

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

Jeżeli płatność była dokonywana w więcej niż jednym terminie, należy podać wszystkie daty dla całego dokumentu. Gdy wydatki zostały poniesione z konta innego niż wykazane w umowie o dofinansowanie lub decyzji/uchwale dotyczącej realizacji projektu, wykazane winny być daty rzeczywistej zapłaty, a nie daty dokonania refundacji. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy refundacja wydatków jest dokonywana z zaliczki, z uwagi na szczególny charakter tych środków. Wówczas obok daty faktycznej zapłaty za wydatek kwalifikowalny należy umieścić datę dokonania refundacji ze środków zaliczki.

Dane prezentowane w kolumnach 7 i 8 dotyczyć powinny całości kwot brutto/netto, na jakie opiewają wyszczególnione dokumenty, o ile wspomniane dokumenty potwierdzają poniesienie wydatków kwalifikowalnych, rozliczanych danym wnioskiem o płatność – w zestawieniu nie należy ujmować dokumentów dotyczących w całości wydatków niekwalifikowalnych .

W przypadku rozgrupowania danych pochodzących z jednego dokumentu na kilka wierszy (np. w związku z występowaniem różnych stawek VAT), wartości wykazywane w kolumnach 7 i 8 każdego z wierszy powinny dotyczyć wartości brutto i netto towarów lub usług zgrupowanych w danym wierszu .

��

W przypadku wystąpienia różnych stawek, pozycje z faktury można pogrupować według stawek VAT, w odrębnych wierszach.

Jeżeli dokument zawiera również wydatki niekwalifikowalne w projekcie, oprócz wydatków wykazywanych we wniosku o płatność, należy wyszczególnić pozycje wydatków kwalifikowalnych poprzez wskazanie numeru pozycji z dokumentu .

Dodatkowo należy wskazać nazwę kategorii wydatku zgodną z harmonogramem rzeczowo-finansowym (tabela e4 z wniosku o dofinansowanie) celem identyfikacji poniesionego wydatku z realizowanym projektem.

W przypadku rozliczania wydatków kwalifikowalnych, których wartość jednostkowa na pod-stawie pojedynczych dokumentów księgowych jest niższa niż 10 000 Pln, bezwzględnie należy wskazać, podobnie jak w przypadku pozostałych dokumentów, nazwę kategorii wydatku zgodną z harmonogramem rzeczowo-finansowym (tabela e4 z wniosku o dofinansowanie) wraz z przypisaniem kwoty wydatków kwalifikowalnych do nazwy kategorii (z rozbiciem na kwotę netto i Vat). Do wniosku o płatność nie dołącza się dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków o wartości, o której wyżej, a jedynie dowody zapłaty za nie (jeśli zapłata dokonana została gotówką zasada ta nie obowiązuje) wraz z oświadczeniem dotyczącym tego rodzaju wydatków, którego wzór znajduje się w załączniku do Wytycznych. niezależnie od powyższego, dokumenty potwierdzające wydatki poniżej 10 000 Pln, podlegają takim samym zasadom w zakresie ewidencji, opisu, przechowywania jak wszystkie pozostałe.

W przypadku rozliczania wydatków kwalifikowalnych związanych z wydatkami osobowymi należy obowiązkowo wskazać imiennie osoby, których koszty wynagrodzenia oraz pochodnych są rozliczane.

Podsumowanie kolumny 9 przenosimy do pkt 9 wniosku – Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem.

Kwota wnioskowana – w przypadku gdy dofinansowanie dla beneficjenta przekazywane jest w formie refundacji należy wpisać kwotę stanowiącą wynik mnożenia Kwoty wydatków kwalifiko-walnych i poziomu dofinansowania wynikającego z umowy o dofinansowanie lub decyzji/uchwały wyliczoną według wzoru:

kwota wnioskowana = Kwota wydatków kwalifikowalnych × % dofinansowania określony w umowie (kwota dofinansowania wynikająca z umowy/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową)

Przykład:

kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem = 1464,00 zł

procent dofinansowania określony w umowie = 70%

Wnioskowana kwota = 70% × 1464,00 = 1024,80 zł

Wynik tej operacji należy podać z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. Jeśli na trzecim miejscu po przecinku wystąpi cyfra od 1 do 5 należy zaokrąglić w dół natomiast od 6 do 9 należy dokonać zaokrąglenia w górę.

W przypadku wniosków składanych przez beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi lub beneficjentów systemowych, finansujących projekt ze środków zabezpieczonych w budżecie danej jednostki, należy wpisać „–”.

Na następnych stronach znajdziesz przykładowe opisy faktur (dokumentów równorzędnych)

••

Jak opisać dokumenty

��

WZÓR OPISU FAKTURY KRAJOWEJ/RÓWNOWAŻNEGODOKUMENTU KSIĘGOWEGO

Umowa/Uchwała nr URPO.1.3.3232.23.32.32/10 o dofinansowanie Projektu „Podróż samochodem marki ProjektUE "(należy uzupełnić nr umowy/uchwał elan( )y ży uzupełnić tytuł projektu)

art. 4 pkt 8 zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.)(należy podać tryb wyboru wykonawcy oraz zastosowany art., ust., pkt)

Klasyfikacja budżetowa dla środków europejskich (dział, rozdział, §)*: Dział 600 rozdział 60013 § 6057(należy uzupełnić)

Klasyfikacja budżetowa współfinansowania (dział, rozdział, §): Dział 600 rozdział 60013 § 6059(należy uzupełnić) ..........

Klasyfikacja budżetowa wkładu własnego – wydatki kwalifikowalne (dział, rozdział, §):

(należy uzupełnić) .......... Klasyfikacja budżetowa wkładu własnego – wydatki niekwalifikowalne (dział, rozdział, §):

(należy uzupełnić) ..........

dnia ............................................. podpis...................................................................................(należy uzupełnić: data, podpis i pieczątka osoby upoważnionej przez beneficjenta)

Zatwierdzono do wypłaty: ze środków europejskich (kwota):1220,00 zł

(należy uzupełnić)ze współfinansowania (kwota:) 0 zł

(należy uzupełnić)ze środków własnych (kwota:) 0 zł

(należy uzupełnić)

Wartość dokumentu księgowego: 1220 złw tym wartość wydatków kwalifikowalnych: 1220 złw tym cross-financing 0 zł i VAT kwalifikowalny .. 220 złKwota wydatków niekwalifikowalnych (zgodnych z wnioskiem o dofinansowanie ):0 zł(należy umieścić wyjaśnienie dotyczące pozycji kosztów niekwalifikowalnych w dokumencie np. VAT) Należy opisać związek wydatku z projektem:

—należy zaznaczyć, do której grupy kosztów (przygotowawcze, inwestycyjne, inne) oraz kategorii wydatku przedstawionego we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu (pkt wniosku o dofinansowanie) odnosi się wydatek opisany fakturą wraz z przypisaniem wartości wydatków kwalifikowalnych do poszczególnych kategorii (w rozbiciu na kwotę netto i VAT)

—należy podać nr pozycji danego wydatku na f-rze lub dokładny opis/nazwę wydatku z f-ry

Sprawdzono pod względem merytorycznym: dnia ................... podpis .............................

(należy uzupełnić)Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym: dnia ................... podpis .............................

(należy uzupełnić)

Na pierwszej stronie należy umieścić adnotację: „Projekt nr .......................................... jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego MRPO 2007-2013" oraz numer pozycji w ewidencji księgowejnatomiast na odwrocie dokumentu zapis o ujęciu w księgach rachunkowych wraz z datą i podpisem osoby uprawnionej. Kserokopia dokumentów musi być potwierdzona za zgodność z oryginałem wraz z datą na każdej stronie. Potwierdzenia należy dokonać na „awersie i rewersie" dokumentu nawet w sytuacji, gdy „rewers" nie zawiera informacji.

ż ż ó

��

WZÓR OPISU FAKTURY WYRAŻONEJ W JĘZYKU OBCYM

I/LUB W WALUCIE OBCEJ

Umowa/Uchwała nr URPO.1.3.3232.23.32.32/10 o dofinansowanie Projektu „Podróż samochodem marki ProjektUE "(należy uzupełnić nr umowy/uchwał elan( )y ży uzupełnić tytuł projektu)

art. 4 pkt 8 zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.)(należy podać tryb wyboru wykonawcy oraz zastosowany art., ust., pkt)

Klasyfikacja budżetowa dla środków europejskich (dział, rozdział, §)*: Dział 600 rozdział 60013 § 6057(należy uzupełnić)

Klasyfikacja budżetowa współfinansowania (dział, rozdział, §): Dział 600 rozdział 60013 § 6059(należy uzupełnić) .........

Klasyfikacja budżetowa wkładu własnego – wydatki kwalifikowalne (dział, rozdział, §) :

(należy uzupełnić) ......... Klasyfikacja budżetowa wkładu własnego – wydatki niekwalifikowalne (dział, rozdział, §):

(należy uzupełnić) .........

dnia ............................................. podpis ...................................................................................(należy uzupełnić: data, podpis i pieczątka osoby upoważnionej przez beneficjenta)

Zatwierdzono do wypłaty: ze środków europejskich (kwota):1220,00 zł

(należy uzupełnić)ze współfinansowania (kwota:) 0 zł

(należy uzupełnić)ze środków własnych (kwota:) 0 zł

(należy uzupełnić)

Kurs wg którego przeliczono kwotę faktury średni NBP, kurs 4,0240 z dnia 13.12.2010 r.

(należy podać źródło np. średni kurs NBP czy banku, z którego usług korzystał beneficjent i dzień obowiązywania kursu )

Kurs wg, którego przeliczono kwotę wydatków kwalifikowalnych średni NBP kurs 4,0240 z dnia 13.12.2010 r.

(należy podać źródło np. średni kurs NBP czy banku, z którego usług korzystał beneficjent i dzień obowiązywania kursu )

Wartość dokumentu księgowego:1220 złw tym wartość wydatków kwalifikowalnych:1220 złw tym cross-financing 0 zł i VAT kwalifikowalny 220 złKwota wydatków niekwalifikowalnych (zgodnych z wnioskiem o dofinansowanie ): ................................................................................... zł(należy umieścić wyjaśnienie dotyczące pozycji kosztów niekwalifikowalnych w dokumencie np. VAT) Należy opisać związek wydatku z projektem: —należy zaznaczyć, do której grupy kosztów (przygotowawcze, inwestycyjne, inne) oraz kategorii wydatku przedstawionego we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu (pkt wniosku o dofinansowanie) odnosi się wydatek opisany fakturą wraz z przypisaniem wartości wydatków kwalifikowalnych do po-szczególnych kategorii (w rozbiciu na kwotę netto i VAT —należy podać nr pozycji danego wydatku na f-rze lub dokładny opis/nazwę wydatku z f-ry

Sprawdzono pod względem merytorycznym: dnia .................. podpis ............................

(należy uzupełnić)Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym: dnia .................. podpis ............................

(należy uzupełnić)

UWAGA:

Na pierwszej stronie należy umieścić adnotację: „Projekt nr ............................. jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego MRPO 2007-2013" oraz numer pozycji w ewidencji księgowej natomiast na odwrocie dokumentu zapis o ujęciu w księgach rachunkowych wraz z datą i podpisem osoby uprawnionej. Kserokopia dokumentów musi być potwierdzona za zgod-nooamach Ma datlskwraz z datą na każdej stronie. Potwierdzenia należy dokonać na „awersie i rewersie" dokumentu nawet w sytuacji, gdy „rewers" nie zawiera informacji.

��

8.7. rPo Województwa Mazowieckiego na lata 2007–2013

W RPO Województwa Mazowieckiego beneficjenci wypełniają wniosek o płatność zgodnie ze wzorem udostępnionym na stronie www:

rpo.mazowia.eu/

Wzór wniosku o płatność oraz Instrukcję wypełniania Wniosku o płatność w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007–2013 znajdziesz na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD. Przed wypełnieniem wniosku przeczytaj ww. Instrukcję!

Wniosek wypełniany jest w generatorze dostępnym on-line na stronie:

www .sezam .mazowia .eu

Wniosek może być również wypełniany w trybie off-line po zainstalowaniu generatora w komputerze .

Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnienie pkt 14 wniosku – zestawie-nia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem . Błędne wpisanie danych spowoduje błędy w podsumowaniach!

Podsumowanie kolumny 10 przenoszone jest do pkt 10 wniosku – Kwota wydatków kwalifiko-walnych objętych wnioskiem .

Należy podać nazwę towaru lub usługi wykazanych w odpowiedniej pozycji w przedstawionym dowodzie księgowym. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy, bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury . W przypadku wystąpienia różnych stawek VAT, pozycje z faktury należy wyodrębnić i pogrupować według stawek VAT.

uwaga: Informacja na dokumencie księgowym powinna umożliwić zidentyfikowanie, czego dotyczy wydatek.W przypadku, gdy informacja jest zbyt lakoniczna, należy rozszerzyć opis.

Jeśli np. faktura płacona jest ratami, należy wskazać wszystkie daty płatności za daną fakturę. Dokument, który nie został zapłacony w całości, nie może być umieszczony we Wniosku o płatność . W przypadku ujmowania w tabeli 14 kosztu amortyzacji, należy podać datę księgowania dokumentu (dokonania księgowania na właściwych kontach księgowych);

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

14. ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONIE WYDATKI OBJĘTE WNIOSKIEM

Ogółem W tym VAT1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

1. FVS/23/2010 32423424234 21-07-2010 2/2010 28-07-2010 zmiana opon

1 220,00 zł 1 000,00 zł 1 220,00 zł 220,00 zł

2. FVS/23/2010 45534534534 22-07-2010 3/2010 30-07-2010 paliwo 244,00 zł 200,00 zł 244,00 zł 44,00 zł1 464,00 1 200,00 1 464,00 264,00

Kwota kwalifikowalna towaru lub usługi przedstawiona we wniosku

NIP zagranicznego

wystawcy dokumentu*****

Kwota dokumentu

brutto

Kwota dokumentu nettoData zapłaty

Nazwa towaru lub

usługiLp.

Nazwa i numer dokumentu

Data wystawienia dokumentu

Numer księgowy lub ewidencyjny

NIP wystawcy dokumentu*****

SUMA OGÓŁEM

��

Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem stanowi podstawę do obliczenia wniosko-wanej kwoty, którą podajemy w pkt 11 wniosku. Wnioskowaną kwotę obliczamy mnożąc kwotę wydatków kwalifikowalnych przez montaż finansowy projektu według wzoru:

kwota wnioskowana = kwota wydatków kwalifikowalnych (pkt 10 wniosku) × (kwota dofinan-sowania wynikająca z umowy/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową)

Przykład:

kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem = 1464,00 zł

kwota dofinansowania wynikająca z umowy = 700 000,00 zł

całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową = 1 000 000,00 zł

Wnioskowana kwota = 1464,00 × (700 000,00 : 1 000 000,00) = 1024,80 zł

W ramach wnioskowanej kwoty należy wyszczególnić: środki pochodzące z EFRR wraz z procen-towym udziałem dofinansowania w kwocie wydatków kwalifikowalnych oraz środki pochodzące z budżetu państwa, jeżeli zostały przyznane na podstawie umowy/decyzji o dofinansowanie projektu, a także procentowy udział dofinansowania w kwocie wydatków kwalifikowalnych. W przypadku, gdy nie została przyznana kwota współfinansowania z budżetu państwa, należy wpisać – „0,00”.

Poniżej przedstawiamy Zasady dokumentowania wydatków obowiązujące w Priorytetach I – IV RPO WM .

zasady dokumentowania wydatków

Zasady opisywania dowodów księgowych przez beneficjentów

Załącznikami do wniosków o płatność są m.in. potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie oznakowanych faktur lub innych równoważnych dowodów księgowych – potwierdzających fakt poniesienia określonego kosztu kwalifikowalnego związanego z realizowanym projektem.

Oznakowanie oznacza, że na pierwszej stronie oryginału faktury lub innego dowodu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, winien znajdować się (przed jej skopiowaniem) nastę-pujący zapis: „Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz z budżetu państwa w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013”. W przypadku gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu państwa, zwrot „oraz z budżetu państwa” nie jest zamieszczany . Możliwe jest stosowanie skróconej nazwy funduszu – EFRR oraz nazwy Programu – RPO WM 2007–2013. Zapis ten może również występować w formie pieczęci. Ponadto, w momencie sporządzenia wniosku o płatność, na pierwszej stronie dowodu księgowego (oryginału) należy zamieścić informację o tym, kiedy wykazano ten wydatek we wniosku o płatność, tj. opatrzyć adnotacją: „Ujęto we wniosku o płatność za okres…”.

•••

Jak opisać dokumenty

100

Załączona do wniosku o płatność kopia dowodu księgowego powinna być potwierdzona za zgodność z oryginałem oraz opatrzona datą i czytelnym podpisem (lub podpisem z imienną pieczęcią) przez osobę do tego upoważnioną. Prawidłowe potwierdzenie to zapis na każdej stronie „Stwierdzam zgodność z oryginałem” lub zapis na pierwszej stronie „Stwierdzam zgodność z oryginałem od strony … do strony … .”

Dowód księgowy powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby zapewnić jego kompletność.

Faktura lub inny dowód księgowy o równoważnej wartości dowodowej winien być sporządzony zgodnie z Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) i zawierać m.in. opis, który będzie sporządzony na odwrocie strony lub w przypadku braku miejsca na oddzielnej kartce (wówczas należy na niej umieścić nazwę wystawcy dowodu księgowego i jego numer) i powinien być nierozerwalnie związany z dowodem.

Opis faktury lub innego dowodu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać co najmniej:

1) numer umowy/decyzji o dofinansowanie projektu w ramach Programu;

2) nazwę projektu i jego numer;

3) kategorię interwencji wydatków strukturalnych właściwą dla danego wydatku;

4) kwotę wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu (w przypadku gdy faktura zawiera również wydatki niekwalifikowalne, należy wskazać poszczególne pozycje z faktury odnoszące się do wydatków kwalifikowalnych), z wyodrębnieniem źródeł finansowania np.:

a) w sytuacji gdy beneficjentem jest np. podmiot sektora finansów publicznych i realizuje projekt bez udziału środków z pomocy publicznej – wpisuje np.:

*1000 zł koszty kwalifikowalne, w tym:

– 85% czyli 850 zł stanowią środki dotacji rozwojowej pochodzące z EFRR

– 15% czyli 150 zł stanowią środki krajowego wkładu publicznego w tym: 50 zł środki własne danego beneficjenta oraz 100 zł np. środki pochodzące z samorządowego instrumentu wsparcia .

b) w sytuacji gdy beneficjentem jest np. średni przedsiębiorca i realizuje projekt z udziałem środków z pomocy publicznej wpisuje – np.:

*1000 zł koszty kwalifikowalne, w tym:

– 60% kosztów kwalifikowalnych stanowi dotacja rozwojowa, tj. 600 zł, w tym:

85% (tych 600 zł), tj. 510 zł, środki pochodzące z EFRR

15% (tych 600 zł), tj. 90 zł, środki pochodzące z budżetu państwa (objęte pomocą publiczną – stanowiące część krajowego wkładu publicznego)

oraz

– 40% kosztów kwalifikowalnych, tj. 400 zł stanowią środki własne beneficjenta (stanowiące środki prywatne)

5) opis związku wydatku z projektem np.:

a) zakup kruszywa pod drogę dojazdową w ramach II etapu:

„Zakup kruszywa w związku z modernizacją drogi powiatowej nr ...... na odcinku ...... km w miejscowości ............... gmina ..............powiat …………………..

101

b) Zakup sprzętu medycznego, np. angiografów kardiologicznych:

„zakup angiografu został dokonany w celu wykonywania badań specjalistycznych pacjentom w Szpitalu Wojewódzkim . . . . . . . . . . . . . . .”;

6) zapis informujący o tym, że wydatek zrealizowano zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177, z późn. zm.). Należy wskazać również tryb, na podstawie którego zrealizowany został wydatek lub na podstawie którego nie stosuje się w/w ustawy;

7) stwierdzenie sprawdzenia pod względem rachunkowym, formalnym i merytorycznym i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja – oznaczenie kont księgowych), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Można zaniechać zamieszcza-nia na dowodzie danych, o których mowa wyżej, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (zgodnie z przyjętą przez beneficjenta polityką rachunkowości), ale w tej sytuacji należy dołączyć wydruk z systemu księgowego zawierającego dekretację;

8) numer ewidencji w księgach rachunkowych;

9) potwierdzenie wykonania usług, zakupu towaru ujętych w dowodzie księgowym przez beneficjenta;

10) wskazanie daty oraz sposobu zapłaty zobowiązania wynikającego z faktury lub innego dowodu księgowego;

11) adnotację wskazującą, iż dany wydatek nie został sfinansowany podwójnie, tj. z innego funduszu UE lub krajowych środków publicznych;

12) stwierdzenie ujęcia środka trwałego (jeśli dotyczy) w ewidencji środków trwałych pod pozycją nr . . . .

13) numer, datę oraz wartość umowy zawartej z wykonawcą, w ramach której dokonany był wydatek .

Zasady określają jedynie katalog niezbędnych informacji, które powinny znaleźć się w opisie dowodu księgowego. Beneficjent może dany katalog rozszerzyć oraz ująć w nim informacje w dowolny sposób, zgodny z przyjętą przez beneficjenta polityką rachunkowości.

Zasady opisywania faktur walutowych przez beneficjentów .

Jeśli dokumenty są przygotowane w języku innym niż język polski, należy dołączyć tłumaczenie przysięgłe (do oryginału wniosku załączyć należy oryginalne tłumaczenie przysięgłe, do kopii wniosku załączyć należy kopię tegoż tłumaczenia). Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu NBP obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej tj. dnia opłacenia faktury. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk .

Nadrzędną zasadą, którą winni kierować się beneficjenci rozliczając faktury wystawione w walu-tach obcych jest zasada faktycznego poniesienia wydatku. W opinii Instytucji Koordynującej Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia, tylko tego rodzaju podejście zapewnia zgodność z art . 80 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. w zakresie zapewnienia

10�

przekazania beneficjentom pełnej kwoty wkładu ze środków publicznych bez powodowania zmniejszenia wypłacanych kwot. Kierując się powyższą zasadą, zdaniem IK NSRO, beneficjent powinien przedstawić we wniosku o płatność takie dane, które w możliwie najwierniejszy sposób pokazują wartość kosztu poniesionego w związku z opłaceniem faktury. W związku z powyższym, zdaniem IK NSRO, zasadę faktycznego poniesienia wydatku najpełniej wyrażają następujące propozycje rozwiązań:

1) we wniosku o płatność należy podać wartość wydatku faktycznie poniesionego, tj. wartość ustaloną na podstawie kursu, po którym dokonano przeliczenia w chwili dokonywania płatności;

2) w przypadku prowadzenia przez beneficjenta rachunku walutowego oraz w przypadku, kiedy Bank beneficjenta ogłasza dwie tabele kursowe każdego dnia, przeliczenie wartości wydatku kwalifikowalnego winno być dokonane na podstawie kursu obowiązującego w momencie dokonania płatności;

3) w przypadku rozliczenia ratalnego, wartość brutto wydatku przedstawiona we wnio-sku o dofinansowanie powinna być równa sumie wydatków faktycznie poniesionych w poszczególnych transzach płatności.

Sposób dokumentowania wydatków w związku z realizacją projektu jest określony we wzorze wniosku o płatność oraz w Instrukcji wypełniania tego wniosku, zamieszczonym na stronie internetowej www .mazovia .pl, w zakładce RPO WM/Program oraz na stronie internetowej www .mazowia .eu w zakładce RPO WM 2007-2013. Na ostatnich stronach tego wzoru są wymie-nione wymagane załączniki dokumentujące wydatki.

W przypadku gdy z kosztem kwalifikowalnym (np. amortyzacją) nie wiąże się przepływ środków finansowych, należy podać datę księgowania dowodu (dokonania księgowania na właściwych kontach księgowych).

W przypadku dokumentowania przez beneficjenta kosztów amortyzacji, w dokumentach wewnętrznych np. Nocie księgowej czy Poleceniu księgowania, należy wskazać przyjętą metodę i stawkę amortyzacji, zgodnie z przyjętą przez beneficjenta polityką rachunkowości.

Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektu, w tym m.in. dokumentację dotyczącą Wniosku o płatność. Dokumentację tę beneficjent zobowiązany jest udostępniać upoważnionym osobom w czasie kontroli projektu.

10�

Opis faktury – przykład

Numer umowy o dofinansowanie projektu: …………………………………….. (przepisz z umowy o dofinansowanie) Nazwę projektu i jego numer:…………………………………………………………… (przepisz z umowy o dofinansowanie) Kategoria interwencji wydatków strukturalnych właściwa dla danego wydatku…………………….(przepisz z wnioskuo dofinansowanie/rozporządzenia) Kwota wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu:……………………………………….. W przypadku gdy faktura zawiera również wydatki niekwalifikowalne, należy wskazać poszczególne pozycje z faktury odnoszące się do wydatków kwalifikowalnych), z wyodrębnieniem źródeł finansowania np.:

a) w sytuacji gdy beneficjentem jest np. podmiot sektora finansów publicznych i realizuje projekt bez udziału środków z pomocy publicznej wpisuje np:

*1000 zł koszty kwalifikowalne, w tym:

- 85% czyli 850 zł stanowią środki dotacji rozwojowej pochodzące z EFRR

- 15 % czyli 150 zł stanowią środki krajowego wkładu publicznego w tym: 50 zł środki własne danego beneficjenta oraz 100 zł np. środki pochodzące z samorządowego instrumentu wsparcia.

b) w sytuacji gdy beneficjentem jest np. średni przedsiębiorca i realizuje projekt z udziałem środków z pomocy publicznej wpisuje np:

*1000 zł koszty kwalifikowalne, w tym:

- 60% kosztów kwalifikowalnych stanowi dotacja rozwojowa tj. 600 zł, w tym:

85% (tych 600 zł )tj. 510 zł środki pochodzące z EFRR

15% (tych 600 zł) tj. 90 zł środki pochodzące z budżetu państwa (objęte pomocą publiczną – stanowiące część krajowego wkładu publicznego) oraz

- 40% kosztów kwalifikowalnych tj. 400 zł stanowią środki własne beneficjenta (stanowiące środki prywatne)

Opis związku wydatku z projektem np.: Zakup kruszywa pod drogę dojazdową w ramach II etapu:

„Zakup kruszywa w związku z modernizacją drogi powiatowej nr...... na odcinku ......km w miejscowości ............... gmina ..............powiat …………………..

b) Zakup sprzętu medycznego, np. angiografów kardiologicznych:

„Zakup angiografu został dokonany w celu wykonywania badań specjalistycznych pacjentom w Szpitalu Wojewódzkim ...............”;

Wydatek zrealizowano zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177, z późn. zm.). Należy wskazać również tryb, na podstawie którego zrealizowany został wydatek lub na podstawie którego nie stosuje się w/w ustawy; Sprawdzono pod względem rachunkowym, formalnym i merytorycznym i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja – oznaczenie kont księgowych), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa wyżej, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (zgodnie z przyjętą przez beneficjenta Polityką Rachunkowości), ale w tej sytuacji należy dołączyć wydruk z systemu księgowego zawierającego dekretację; Numer ewidencji w księgach rachunkowych:………………………………. Wykonane usługi/zakupione towary ujęto w dowodzie księgowym…………………. Uregulowano zobowiązania wynikające z faktury lub innego dowodu księgowego dnia……………….. Oświadczam, iż dany wydatek nie został sfinansowany podwójnie tj. z innego funduszu UE lub krajowych środków publicznych. Ujęto środek trwały (jeśli dotyczy) w ewidencji środków trwałych pod pozycją nr …………………….. Numer umowy zawartej z wykonawcą………………………, data…………………… wartość……………………….. (umowy zawartej z wykonawcą, w ramach której dokonany był wydatek)

Data…………………….. Podpis…………………..

10�

8.8. rPo Województwa opolskiego na lata 2007–2013

W RPO Województwa Opolskiego beneficjenci wypełniają wniosek o płatność zgodnie ze wzorem udostępnionym na stronie www:

www .rpo .opolskie .pl

Wzór wniosku o płatność oraz Instrukcję wypełniania wniosku beneficjenta o płatność znajdziesz na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD. Dokumenty te stanowią załączniki do Vademecum dla beneficjentów RPO WO 2007-2013. Tom III – Realizacja i rozliczenie projektów w ramach RPO WO 2007-2013, którego lekturę również polecamy (szczególnie rozdziału 1.4 Wniosek beneficjenta o płatność). Bardzo pomocny będzie również Poradnik dla beneficjentów RPO WO 2007-2013 Prawidłowe przygotowanie wniosku o płatność.

Przed wypełnieniem wniosku przeczytaj ww. Instrukcję!

Wniosek wypełniany jest w generatorze dostępnym on-line na stronie:

gw .opolskie .pl

Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnienie pkt 11 wniosku – zestawie-nia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem . Błędne wpisanie danych spowoduje błędy w podsumowaniach!

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

11. INFORMACJA FINANSOWA dotycząca wnioskuProjekt nie wymaga kserokopii dowodów księgowych:

A. ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki obejmujące okres od złożenia poprzedniego wniosku o płatność

Wyd

atki

maj

ątko

we

1 2 3 4 5 31211101976

1.FVS/23/2010 2/2010 21-07-2010 promocja P 28-07-2010

zmiana opon

1 000,00 zł 1 220,00 zł 220,00 zł 854,00 zł

2.FVS/23/2010 3/2010 22-07-2010 promocja K 22-07-2010 paliwo 200,00 zł 244,00 zł 44,00 zł 170,80 zł

1 200,00 zł 1 464,00 zł 264,00 zł 1 024,80 zł

B.

1. FVS/23/2010 1/2010 22-06-2010 bieżący K 22-06-2010 paliwo 100,00 zł 122,00 zł 22,00 zł 85,40 zł

100,00 zł 122,00 zł 22,00 zł 85,40 zł

1 300,00 zł 1 586,00 zł 286,00 zł 1 110,20 złSuma ogółem w PLN (1+2)

081 220,00 zł

122,00 zł

1 586,00 zł

2. Suma w PLN 122,00 zł

1. Suma w PLN 1 464,00 zł

8 14 15

244,00 zł 08

Kwot

a do

finan

sow

ania

w w

ydat

kach

kw

alifi

kow

anyc

h Klas

yfika

cja

budż

etow

a

Kate

gori

a in

terw

encj

i

Wyd

atki

bież

ąceda

ta z

apła

ty

nazw

a to

war

u lu

b us

ługi

kwot

a do

kum

entu

bru

�o

kwot

a do

kum

entu

ne�

o

kwot

a w

ydat

ków

kwal

ifiko

wal

nych

w t

ym V

AT

Lp.

nr d

okum

entu

num

er k

sięg

owy

lub

ewid

ency

jny

data

wys

taw

ieni

a

doku

men

tu

Kate

gori

a w

ydat

ku

Spos

ób z

apła

ty

(G –

got

ówka

K- k

arta

pła

tnic

za,

P- p

rzel

ew)

Kategorię wydatku wypełniasz zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie

Wpisujesz nazwę towaru lub usługi wykazanych w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym lub fakturze potwierdzających wydatkowanie środków. Opis towaru/usługi powinien być na tyle szczegółowy, aby pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie, jakiej usługi lub towaru dana pozycja dotyczy. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury (w przypadku wystąpienia różnych stawek VAT, pozycje z faktury można pogrupować, w odrębnych wierszach, według stawek VAT)

Nie dotyczy mikro, małych i średnich przedsiębiorstw

10�

W przypadku rozgrupowania danych pochodzących z jednego dokumentu na kilka wierszy (np. w związku z występowaniem różnych stawek VAT), wartości wykazywane w kolumnach 8 i 9 każdego z wierszy powinny dotyczyć wartości brutto i netto towarów/usług lub ich grup wykazanych w danym wierszu .

W pkt 11 części A beneficjent przedstawia dokumenty potwierdzające dokonanie wydatków poniesionych od momentu złożenia poprzedniego wniosku o płatność.

W pkt 11 części B beneficjent przedstawia dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w poprzednich okresach rozliczeniowych, które to nie zostały rozliczone w poprzednich wnio-skach o płatność. Ma to również zastosowanie w przypadku, gdy zaistniały wątpliwości co do poniesionych wydatków lub przedstawionych dokumentów i zostały one wyjaśnione na korzyść beneficjenta .

Podsumowanie kolumny 12 (części A i B) przenoszone jest do pkt 9 wniosku – Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem. Kwota ta stanowi podstawę obliczenia wnioskowanej kwoty wykazywanej w pkt 10 wniosku .

Zanim ją wyliczysz, musisz wypełnić pkt 9.1 i 9.2 – jeśli Twój projekt objęty jest pomocą publiczną. Wypełniasz wtedy dodatkową tabelę 21 – Rozliczenie pomocy publicznej. Kwota wnioskowana, stanowi sumę kwoty wnioskowanej objętej pomocą publiczną oraz kwoty wnioskowanej nieobjętej pomocą publiczną.

W przypadku, gdy płatności dla beneficjenta przekazywane są w formie refundacji, kwotę wnio-skowaną obliczasz mnożąc odpowiednio kwoty z punktów 9.1 i 9.2 przez montaż wynikający z umowy/decyzji o dofinansowanie:

kwota wnioskowana nieobjęta pomocą publiczną = (pkt 9.1) × (wartość dofinansowania wynikająca z umowy kwota nieobjęta pomocą publiczną/całkowite wydatki kwalifikowalne ujęte w umowie nieobjęte pomocą publiczną),

kwota wnioskowana objęta pomocą publiczną = (pkt 9.2) × (wartość dofinansowania wynikająca z umowy kwota objęta pomocą publiczną/całkowite wydatki kwalifikowalne ujęte w umowie objęte pomocą publiczną).

W przypadku gdy jednocześnie wnioskujesz o kolejną transzę zaliczki, uwzględniasz dodatkowo we wnioskowanej kwocie wartość tej transzy.

Oryginały faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie powinny zawierać opis zawierający co najmniej:

numer umowy/decyzji o dofinansowanie projektu,

nazwę projektu,

opis związku wydatku z projektem – należy zaznaczyć w opisie faktury, do której kategorii wydatku przedstawionego we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu odnosi się wydatek kwalifikowalny opisany fakturą,

kwotę wydatków kwalifikowalnych

informację o poprawności formalno-rachunkowej i merytorycznej,

informację o zakresie stosowania ustawy PZP, tj. tryb zastosowanego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz ze wskazaniem konkretnego artykułu,

•

•

•••

•••

Jak opisać dokumenty

10�

numer ustawy, na podstawie której przeprowadzane było postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego,

podanie numeru ewidencyjnego (zgodnego z numerem z kolumny pn. „Lp.” – w każdym kolejnym zestawieniu dokumentów w kolumnie pn. „Lp.” należy zachować ciągłość numeracji w stosunku do poprzedniego zestawienia) zgodnie z zestawieniem doku-mentów potwierdzających poniesione wydatki związane z bezpośrednimi kosztami zarządzania Funduszem (tabela 1) lub zestawieniem dokumentów potwierdzających ilość zawartych umów o udzielenie pożyczek MŚP w ramach działania 1.2 Zapewnienie dostępu do finansowania przedsiębiorczości (tabela 2) lub zestawieniem dokumentów potwierdzających ilość zawartych umów o udzielenie gwarancji MŚP w ramach działania 1.2 Zapewnienie dostępu do finansowania przedsiębiorczości (tabela 3) wg schematu: kolejny nr zestawienia/miesiąc//rok – lp. dokumentu z zestawienia np. 01/01/20103, tzn. dokument zapisany w 3 pozycji w zestawieniu nr 01 miesiąca stycznia 2010 roku,

w przypadku faktur wystawionych w walucie obcej należy zamieścić datę i kurs waluty na dzień przeprowadzenia operacji zakupu oraz datę i kurs waluty na dzień zapłaty.

Natomiast pozostałe załączniki do wniosku o płatność na oryginale powinny posiadać opis zawierający numer umowy/decyzji o dofinansowaniu oraz nazwę projektu.

Przykład opisu faktury znajdziesz na następnej stronie.

•

•

10�

10�

8.9. rPo Województwa Podkarpackiego na lata 2007–2013

W RPO Województwa Podkarpackiego beneficjenci wypełniają wniosek o płatność zgodnie ze wzorem udostępnionym na stronie www:

www .rpo .podkarpackie .pl

Wzory wniosków o płatność oraz Instrukcje wypełniania wniosku beneficjenta o płatność wraz z opisem załączników zostały określone odrębnie dla I Osi Priorytetowej oraz dla pozostałych Osi Priorytetów. Dokumenty te znajdziesz na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD.

Przed wypełnieniem wniosku przeczytaj właściwą Instrukcję!

Ze względu na duże podobieństwo ww. wzorów i Instrukcji, poniżej przedstawiamy przykłady dla I Osi Priorytetowej RPO Województwa Podkarpackiego .

Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnienie pkt 11 wniosku – zestawie-nia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem . Błędne wpisanie danych spowoduje błędy w podsumowaniach!

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

Wpisz nazwę towaru lub usługi wykazanych w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym.

Jeżeli wszystkie wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy asortymentu (np. materiały biurowe), bez konieczności przepisywania wszystkich pozycji z faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej.

W przypadku wystąpienia różnych stawek VAT w ramach jednego dokumentu księgowego, pozycje z faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej należy wyodrębnić i pogrupować według stawek oraz wpisać każdą z grup w oddzielnym wierszu zestawienia – dane wprowadzane w kol. od 1 do 4 będą zawierały te same wartości w wierszach dotyczących danego dokumentu księgowego.

W przypadku, gdy na fakturze występują zarówno pozycje z grupy wydatków kwalifikowalnych jak i niekwalifikowalnych, należy wpisać jedynie pozycje dotyczące wydatków kwalifikowalnych, podając ich numer i nazwę z faktury

Kwotę podsumowania kolumny 8 przepisz do pkt 12 wniosku o płatność

11. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

Nr d

okum

entu

Num

er k

sięg

owy

lub

ewid

ency

j n

Dat

a w

ysta

wie

nia

doku

men

tu

Dat

a za

płat

y

Naz

wa

tow

aru

lub

usłu

gi

Kw

ota

doku

men

tu b

rutto

Kw

ota

doku

men

tu n

etto

Kw

ota

wyd

atkó

w k

wal

ifiko

wal

nyc

w ty

m V

AT

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1 FVS/23/2010 2/2010 21-07-2010 28-07-2010 zmiana opon 1 220,00 zł 1 000,00 zł 1 220,00 zł 220,00 zł

2 FVS/23/2010 3/2010 22-07-2010 30-07-2010 paliwo 244,00 zł 200,00 zł 244,00 zł 44,00 zł

suma ogółem w PLN 1 464,00 zł 1 200,00 zł 1 464,00 zł 264,00 zł

Lp.

10�

Wnioskowaną kwotę przedstawiasz w pkt 13 wniosku.

W przypadku, gdy płatności dla beneficjenta przekazywane są w formie refundacji, należy wpisać kwotę stanowiącą wynik mnożenia punktu 12 przez wskaźnik (procent) dofinansowania wynikjący z umowy/decyzji o dofinansowanie.

Przykład:

kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem = 1464,00 zł

% dofinansowania określony w umowie = 70%

Wnioskowana kwota = 70% × 1464,00 = 1024,80 zł

W przypadku, gdy beneficjent nabywa prawo do kolejnej transzy zaliczki wynikającej z har-monogramu, należy uwzględnić dodatkowo wartość kolejnej transzy zaliczki. Natomiast, jeżeli beneficjent tylko rozlicza środki przekazane w ramach wcześniejszych transz zaliczki, to w punkcie tym wpisuje „0,00”.

W przypadku pierwszej i kolejnych transz zaliczki, kwota wnioskowana nie może być wyższa niż kwota dofinansowania poszczególnych etapów/zadań określonych w kwartalnym zapotrzebowaniu na środki.

Poniżej przedstawiamy zasady opisywania faktur (równorzędnych dokumen-tów) opisane w Instrukcji wypełniania wniosku beneficjenta o płatność wraz z opisem załączników.

Poświadczone za zgodność z oryginałem i oznaczone datą kopie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających dokonanie wydatków kwalifikowalnych .

Potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną, zgodnie z zapisami Instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność kserokopie oryginałów faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie powinny zawierać opis (który jest kopią opisu widniejącego na oryginale faktury), posiadający co najmniej:

1) numer umowy o dofinansowanie projektu,

2) tytuł projektu,

3) opis związku wydatku z projektem – należy zaznaczyć w opisie faktury/innego doku-mentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, do której kategorii kosztu przedstawionego we wniosku o dofinansowanie projektu odnosi się wydatek opisany fakturą/innym dokumentem o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku, gdy wydatek mieści się w kilku kategoriach ujętych we wniosku o dofinansowanie projektu, wówczas należy dokonać podziału kwotowego wydatku z przyporządkowaniem do wła-ściwych kategorii:

– w przypadku, gdy nie wszystkie pozycje faktury są kwalifikowalne w projekcie, należy na odwrocie wyszczególnić te pozycje, które beneficjent przedkłada do rozliczenia, podając ich nazwę, ilość i wartość (oraz zaznaczyć na kopii faktury),

– jeżeli wydatki ujęte na fakturze dotyczą różnych projektów w opisie faktury należy wyszczególnić wszystkie zakupione artykuły, ich ilość i wartość oraz przypisać je

••

Jak opisać dokumenty

110

do właściwych projektów (a na kopii faktury należy zakreślić pozycje, które dotyczą wniosku o płatność),

Ponadto w opisie faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej należy zamieścić zapis: „Wydatek jest kwalifikowalny w wysokości …. Pln (słownie złotych: …………..)”.

4) informację o poprawności formalnej i merytorycznej,

5) opis faktury w zakresie stosowania ustawy PZP,

Na fakturze należy zamieścić adnotację, np.: „Wydatki poniesione są zgodnie z ustawą Prawo zamówień Publicznych (Dz. u. z … r. nr … poz. …) na podstawie art. …..” – podany art. będzie wskazywał na powód stosowania ustawy do danych wydatków lub na powód wyłączenia prze-pisów ustawy .

W uzasadnionych przypadkach, gdy nie ma możliwości opisania oryginału faktury/innego doku-mentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie, dopuszcza się możliwość umieszczenia powyższego opisu na oddzielnej kartce stanowiącej załącznik do faktury (spięty lub przyklejony do faktury).

W takim przypadku opis na odwrocie faktury powinien zawierać przynajmniej:

numer umowy,

nazwę projektu,

adnotację, że szczegółowy opis znajduje się w załączniku.

Załącznik powinien być podpisany przez upoważnione osoby ze strony beneficjenta. Z opisu załącznika powinno również wynikać jakiej faktury dotyczy.

uWaGa! Istnieje obowiązek nadawania oryginałom faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej oznaczenia informującego o Programie i Funduszu, z którego finansowane są wydatki. W związku z tym faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej powinny być opatrzone adnotacją: „Projekt współfinansowany ze środków europejskiego funduszu rozwoju regionalnego w ramach regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007–2013”, w przypadku projektów współfinansowa-nych dodatkowo z budżetu państwa lub budżetu Samorządu Województwa Podkarpackiego, do powyższego opisu należy odpowiednio dodać: „oraz z budżetu państwa”, „oraz z budżetu Samorządu Województwa Podkarpackiego”. Adnotacja ta powinna być umieszczona na pierwszej stronie oryginału faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej (przed skopiowaniem). Zapis ten może występować również w formie pieczęci.

Dodatkowo na pierwszej stronie oryginału faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, należy zamieścić informację identyfikującą wniosek o płatność, w którym wykazano wydatek do rozliczenia. W związku z tym faktury/inne dokumenty księgowe o równo-ważnej wartości dowodowej, powinny być opatrzone adnotacją: „ujęto we wniosku o płatność za okres od … do …” (dzień/miesiąc/rok – data tożsama z datą w pkt 1 wniosku beneficjenta o płatność). W sytuacji, gdy faktura/inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowo-dowej została zapłacona gotówką, potwierdzeniem zapłaty jest umieszczona na niej klauzula „zapłacono gotówką”, opatrzona podpisem osoby przyjmującej zapłatę (wystawcy/sprzedawcy) oraz dołączona kopia raportu kasowego.

W przypadku zapłaty za fakturę transzami do refundacji, należy przedstawić fakturę w całości zapłaconą. Dokument, który nie został w całości opłacony, nie może być umieszczony we wniosku o płatność.

•••

111

W przypadku otrzymania od dostawcy towaru faktury pro forma i dokonania zapłaty na podstawie tejże faktury, a następnie otrzymania „zwykłej” faktury VAT, we wniosku o płatność w tabeli 15, należy wykazać tylko i wyłącznie „zwykłą” fakturę VAT, natomiast fakturę pro forma, należy dołączyć do zwykłej faktury jako jej załącznik.

faktury wystawione w walutach obcych

1) Do faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, wystawio-nych w walutach obcych należy stosować przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, tj. art.30 ust. 2 (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.)

2) Na fakturach/dokumentach księgowych o równoważnej wartości dowodowej należy umieścić:

– kurs waluty po jakim została zaksięgowane jako koszt w PLN (z podaniem daty i numeru tabeli NBP),

– kurs waluty po jakim została dokonana płatność oraz jego datę,

– równowartość faktury w PLN przeliczoną według powyższych kursów.

3) W przypadku zapłaty za fakturę transzami ujemne różnice kursowe należy rozliczyć na podstawie sumy zapłaconych kwot wszystkimi transzami i kwoty zaksięgowanej jako koszt .

11�

Potwierdzam za zgodność z oryginałem

Od strony 1 do strony 2

………………………………………………………

Podpis osoby upoważnionej

„Projekt współfinansowany ze środków europejskiego funduszu rozwoju regionalnego w ramach regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007–2013”,

Ujęto we wniosku o płatność za okres od 2009-08-09 do 2009-10-30

„Wydatki wykazane na fakturze są poniesione zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. u. z 2007 r. nr 223 poz. 1655) na podstawie art. ……

lub

„Wydatki zostały poniesione w ramach realizacji zamówień udzielonych zgodnie z Wytycznymi Instytucji zarządzającej regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007–2013 w sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków efrr: w stosunku do których nie stosuje sie ustawy prawo zamówień publicznych”

(Podpis osoby upoważnionej)

zakup 3 sztuk komputerów MaCjPjno zgodnie z umową o dofinansowanie projektu nr uDa-RPPK.01.01.00--1S-22.03-00 z dnia 2009-03-09 w ramach projektu o nazwie: zakup sprzętu komputerowego, opro-gramowania i wyposażenia na rzecz rozwoju firmy: „kOWalSkI” z rzeszowa – zadanie etap 1 (zakup komputerów – szt.3)

– Wydatki kwalifikowalne: 41.596.15 zł, słownie: czterdzieści jeden tysięcy pięćset dziewięćdziesiąt sześć zł 5/100

– Wydatki niekwalifikowalne: 9 121 zł.

(Data i podpis osoby upoważnionej)

Sprawdzono pod względem formalnym

(Data i podpis osoby upoważnionej)

Sprawdzono pod względem merytorycznym

(Data i podpis osoby upoważnionej)

Sprawdzono pod względem rachunkowym

(Data i podpis osoby upoważnionej)

Zatwierdzono do wypłaty

(Data i podpis osoby upoważnionej)

Dekretacja na konta

(Data i podpis osoby upoważnionej)

Wpisz ilość stron, które potwierdzasz za zgodność z oryginałem

Podaj numer artykułu Pzp

Przedstaw kwotę faktury w rozbiciu na wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne

Pokaż związek zakupu z projektem, odnieś się do zadań/etapów harmonogramu rzeczowo-finansowego

11�

8.10. rPo Województwa Podlaskiego na lata 2007–2013

W RPO Województwa Podlaskiego beneficjenci wypełniają wniosek o płatność zgodnie ze wzorem udostępnionym na stronie www:

www .rpowp .wrotapodlasia .pl

Wzór wniosku o płatność oraz Instrukcję wypełniania wniosku beneficjenta o płatność dla Osi Priorytetowych I – VI w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007 – 2013 znajdziesz na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD.

Przed wypełnieniem wniosku przeczytaj ww. Instrukcję!

Wniosek wypełniamy w generatorze wniosków płatniczych (GWP), który jest odrębną aplikacją. Można ją pobrać z ww. strony www, plik instalacyjny generatora znajdziesz także na dysku DVD. W celu utworzenia wniosku o płatność z wykorzystaniem aplikacji GWP niezbędny jest plik startowy przygotowany przez Instytucję Zarządzającą RPOWP. Do generatora można wczytać także zapisany w pliku xml wniosek o dofinansowanie. Część danych z wniosku o dofinansowanie zostanie przeniesiona automatycznie .

Po zainstalowaniu, uruchomieniu i wczytaniu pliku wyświetli się okno:

Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnienie pkt 11 wniosku – zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. Błędne wpisanie danych spowoduje błędy w podsumowaniach!

Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem wypełniasz w zakładce „Informacje Finansowe”.

Klikając na zakładki przechodzisz do poszcze-gólnych części wniosku o płatność

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

11�

W zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki ujmuje się jedynie dowody księgowe (faktury VAT, rachunki, listy płac, itp.) w całości opłacone w danym okresie rozliczeniowym, za który składany jest wniosek o płatność. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków należy pogrupować według głównych kategorii ujętych we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Punkt nie jest wypełniany w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki .

Wyliczona kwota wydatków kwalifikowalnych stanowi podstawę do obliczenia wnioskowanej kwoty (w pkt 10 wniosku).

Wpisz wyczerpującą nazwę towaru lub przedmiotu/rodzaju usługi wykazanych w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury (w przypadku wystąpienia różnych stawek, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT); w przypadku wystąpienia kilku pozycji z różnych kategorii budżetowych projektu należy ująć je w odrębnych wierszach dla każdej z kategorii, z zachowaniem uwagi dotyczącej liczby porządkowej

Podsumowania odbywa się automatycznie. Kwotę podsumowania przeniesiesz do pkt 9 wniosku o płatność

Wpisujesz kwotę z podsumowania kolumny 9 pkt 11 wniosku

11�

Kwota wnioskowana – w przypadku gdy płatności dla beneficjenta przekazywane są w formie refundacji oraz w przypadku wniosków o płatność składanych przez beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi, finansującymi projekt ze środków zabezpieczonych w budżecie danej jednostki lub wniosków rozliczających wydatki w ramach pomocy technicznej należy wpisać kwotę stanowiącą wynik mnożenia punktu 9 przez montaż wynikający z umowy/decyzji o dofinansowanie:

kwota wnioskowana = (poz.9) × (kwota dofinansowania wynikająca z umowy/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową)

Przykład:

kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem = 1464,00 zł

kwota dofinansowania wynikająca z umowy = 700 000,00 zł

całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową = 1 000 000,00 zł

Wnioskowana kwota = (700 000,00 : 1 000 000,00) × 1464,00 = 1024,80 zł

W przypadku gdy beneficjent nabywa prawo do kolejnej transzy zaliczki wynikającej z harmono-gramu (zgodnie z zasadami określonymi przez Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013) należy wpisać kwotę stanowiącą wynik mnożenia punktu 9 przez montaż wynikający z umowy/decyzji o dofinansowanie powiększoną o wartość kolejnej transzy zaliczki:

kwota wnioskowana = (poz. 9) x (wartość dofinansowania wynikająca z umowy [kwota]/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową) + wartość kolejnej transzy zaliczki

W przypadku pierwszej i kolejnych transz zaliczki, kwota wnioskowana nie może być wyższa niż kwota dofinansowania poszczególnych etapów/zadań określonych w aktualnym harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu .

Ewidencja poniesionych wydatków we wniosku beneficjenta o płatność musi być sporządzona według kolejności i w podziale na główne kategorie kosztów/wydatków przyjętych we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu .

Każdy dokument księgowy, tj. faktura/rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej (oryginał), winien być opisany na odwrocie w taki sposób, aby widoczny był jego związek z projektem (numer umowy, tytuł projektu, rodzaj i wartość kosztu/wydatku, krótki opis wydatku) i podpisany przez osobę uprawnioną wraz z podaniem daty dokonania podpisu. Do wniosku należy dołączyć kopie obu stron dokumentu. Obie strony muszą być poświadczone przez beneficjenta za zgodność z ory-ginałem. Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis i data na każdej stronie np. z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem”/„zgodnie z oryginałem” lub podpis na pierwszej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony … do strony….” – dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem.

Oryginały faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie powinny zawierać opis:

numer umowy/decyzji o dofinansowanie projektu w ramach RPOWP i datę jej zawarcia,

nazwę i numer projektu,

•••

••

Jak opisać dokumenty

11�

nazwę Programu Operacyjnego oraz numer i nazwę Działania i Poddziałania (jeśli dotyczy),

opis związku wydatku z projektem – należy zaznaczyć w opisie faktury, do której kategorii kosztów przedstawionych we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu odnosi się wydatek opisany fakturą i wskazać jego wysokość wraz z kwotowym wyszczególnieniem wartości dofinansowania z EFRR. Jeżeli w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu określono wydatki niekwalifikowalne, należy je również opisać wskazując wartość i kategorię kosztów,

informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej,

zatwierdzenie kwoty do wypłaty,

kategoria interwencji EFRR,

dekretacja na konta (może znajdować się na pierwszej stronie dokumentu),

opis faktury w zakresie stosowania ustawy PZP (należy zamieścić adnotację, iż projekt jest realizowany/wydatki wykazane na fakturze są poniesione zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych, oraz podać podstawę zgodnie z ustawą – nr art.) Jeżeli beneficjent korzysta ze zwolnienia podmiotowego od stosowania ustawy należy wskazać podstawę prawną tego zwolnienia.

na pierwszej stronie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowo-dowej powinny znaleźć się następujące adnotacje:

„Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regional-nego oraz – jeżeli dotyczy – budżetu państwa/województwa”.

„Ujęto we wniosku o płatność z dnia …”.

W przypadku faktury wystawionej w walucie obcej beneficjent zobowiązany jest do umieszczenia zapisu na fakturze według jakiego kursu i jakiej instytucji finansującej dokonał przeliczenia i z jakiego dnia. Zgodnie z zasadą refundowania wydatków faktycznie poniesionych, do określenia kwoty podlegającej refundacji należy zastosować kurs z dnia, w którym beneficjent zapłacił fakturę. Pod pojęciem faktycznego poniesienia wydatku należy rozumieć rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta .

Przykład opisanej faktury w RPO Województwa Podlaskiego przedstawiony został na stronie 51.

•

•

•••••

•

•

11�

8.11. rPo dla Województwa Pomorskiego na lata 2007–2013

W RPO Województwa Pomorskiego beneficjenci wypełniają wniosek o płatność zgodnie ze wzorem udostępnionym na stronie www:

www .dpr .woj-pomorskie .pl

Wzór wniosku o płatność oraz Instrukcję wypełniania „Wniosku beneficjenta o płatność” dla projektu finansowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007–2013 znajdziesz na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD.

Przed wypełnieniem wniosku przeczytaj ww. Instrukcję!

Wniosek wypełniamy w generatorze wniosków płatniczych, który jest odrębną aplikacją. Można ją pobrać z ww. strony www, plik instalacyjny generatora znajdziesz także na dysku DVD.

Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnienie w generatorze części B.5 – zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem (tabela 15). Błędne wpisanie danych spowoduje błędy w podsu-mowaniach, a w konsekwencji błędne wyliczenie wnioskowanej kwoty!

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

Szczególnie uważnie wypełniaj część B.5! Po jej wypełnieniu (oraz innych wymaganych części) wnioskowana kwota obliczana jest automatycznie .

11�

Po wypełnieniu części B.5 (oraz innych części generatora, w tym B.4 Dochód uzyskany w trakcie realizacji projektu) wnioskowana kwota wyliczana jest automatycznie.

Najpierw obliczana jest kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem:

= kwota wydatków kwalifikowalnych ogółem (suma ogółem w PLN z tabeli B.5 kolumna nr 9)

– dochód uzyskany w trakcie realizacji projektu (suma ogółem w PLN z tabeli B.4)

(b.2) Wydatki i wnioskowana refundacja

b.2.1 kwota wydatków ogółem: należy wpisać kwotę wydatków kwalifikowanlych i niekwa-lifikowalnych związanych z realizacją projektu poniesionych w okresie, za który składany jest wniosek o płatność.

b.2.2 kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem: wartość obliczana auto-matycznie . Jest to suma kol . 9 z pkt . B .5 pomniejszona o dochód wykazany w pkt . B .4 .

b.2.3 Wnioskowana kwota do refundacji z efrr: suma kol . 10 tabeli B .3 .

b.2.4 Wnioskowana kwota do refundacji z budżetu państwa: suma kol . 11 tabeli B .3 .

(b.3) Wnioskowana kwota do refundacji w podziale na uczestników realizacji projektu.

Kolumny 1–8 należy wypełnić na podstawie umowy o dofinansowanie, dla każdego z uczestników realizacji projektu (partnerów) w osobnym wierszu.

nazwa podmiotu (1) – nazwa beneficjenta, a w przypadku projektów partnerskich nazwa partnera wiodącego oraz pozostałych uczestników realizacji projektu wymienionych w umowie .

numer rachunku bankowego (2) – numer rachunku bankowego określony w aktualnej umo-wie/decyzji o dofinansowanie (format NRB – 26 cyfr, bez spacji) lub znak „–” (minus).

Wydatki kwalifikowalne (3), W tym wydatki kwalifikowalne objęte pomocą publiczną (4), Dofinansowanie z efrr (5), W tym dofinansowanie z efrr stanowiące pomoc publiczną (6), Dofinansowanie z bP (7), W tym dofinansowanie z bP stanowiące pomoc publiczną (8) – wpisać odpowiednie kwoty z umowy o dofinansowanie (§ 4 i 5).

Wnioskowana kwota do refundacji (9) – suma refundacji z EFRR i z BP (kol. 10 i 11).

W tym z efrr (10), W tym z bP (11) – wartości obliczane automatycznie na podstawie poziomu dofinansowania przyznanego w umowie oraz wydatków kwalifikowalnych wyka-zanych w pkt. B.5 pomniejszonych o uzyskany dochód (B.4).

11�

faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej przed sko-piowaniem powinny zawierać:

I. na pierwszej stronie oryginału

Adnotację: „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa w ramach RPO WP na lata 2007–2013”. W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu państwa zwrot „oraz ze środków budżetu państwa” nie jest zamieszczany .

Adnotację: „Ujęto we wniosku o płatność z dnia …” (dzień – miesiąc- rok w dowolnym formacie – data podpisania pierwszej wersji wniosku o płatność).

II. na drugiej stronie oryginału

Opis:

1. Numer umowy o dofinansowanie projektu.

2. Tytuł projektu.

3. Opis związku wydatku z projektem – należy zaznaczyć, do której kategorii wydatku, przed-stawionej we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, odnosi się wydatek opisany fakturą/innym dokumentem o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku, gdy dokument zawiera różne kategorie wydatków, należy wymienić wszystkie z podaniem ich wartości. Ponadto, jeżeli występują również wydatki niekwalifikowalne, należy wskazać ich wartość tak aby suma wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych była tożsama z wartością całkowitą dokumentu.

4. Informację o poprawności formalnej i merytorycznej.

5. Numer umowy z wykonawcą, na podstawie której zafakturowana usługa/dostawa została wykonana. W przypadku gdy na daną usługę/dostawę nie było zawartej umowy, należy podać nr i datę zlecenia.

6. Opis w zakresie stosowania ustawy PzP:

Na fakturze należy zamieścić adnotację, iż wydatki wykazane na fakturze są poniesione w zgodzie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych– poprzez podanie Dz.U. i nr art. (podany art. będzie wskazywał na powód stosowania ustawy do danych wydatków lub na powód wyłączenia przepisów ustawy).

7. Informacje czy dany wydatek jest wydatkiem bieżącym, czy inwestycyjnym.

W przypadku braku możliwości opisania oryginału dokumentów księgowych na odwrocie, istnieje możliwość sporządzenia opisu na dodatkowej kartce pod warunkiem:

wskazania numeru i daty wystawienia opisywanego dokumentu,

trwałego złączenia z opisywanym dokumentem księgowym poprzez sklejenie i opatrzenie pieczęcią z nazwą jednostki zagiętych lewych górnych rogów .

•

•

••

Jak opisać dokumenty

1�0

faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej wyrażone w walucie obcej, powinny:

zawierać informację o zastosowanych kursach: po którym dokonano przeliczenia na złote w momencie otrzymania faktury i po którym dokonano zapłaty oraz ich dat. W przypadku, gdy system przetwarzania danych (np. program rachunkowo-księgowy) zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk, to dopuszczalne jest załączenie takiego dokumentu bez ww. opisu,

być wiarygodnie przetłumaczone na język polski, opatrzone podpisem i imienną pieczęcią osoby upoważnionej. Tłumaczenie nie musi być wykonane przez tłumacza przysięgłego.

Przykładowy opis drugiej strony faktury

Umowa nr URPO.1.3.3232.23.32.32/10 Projekt Podróż samochodem marki ProjektUE (numer umowy)

Nr

pozycji na dokumencie

Nr zadania oraz kategoria wydatku

z harmonogramu rzeczowo- finansowego

Kwota

wydatków kwalifikowalnych

1. Zadanie 1 „Podróż do Monte-Carlo, wydatek bieżący – zmiana zużytych opon

1220,00 zł

2. Zadanie 2 „Podróż do Saint-Tropez, wydatek bieżący – zakup paliwa

244,00

Razem 1464,00

Wydatek w ramach przeprowadzonego postępowania przetargowego zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( tj. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), na podstawie art. 4 pkt 8.

Sprawdzono pod względem formalno i merytorycznym: ……….……..……………………….

(data i podpis)

Podpis osoby uprawnionej …………………….….….….……

•

•

1�1

8.12. rPo Województwa śląskiego na lata 2007–2013

W RPO Województwa Śląskiego beneficjenci wypełniają wniosek o płatność zgodnie ze wzorem udostępnionym na stronie www:

www .rpo .slaskie .pl

Wzór wniosku o płatność oraz Instrukcję wypełniania wniosku beneficjenta o płatność dla projektu dofinansowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007–2013 znajdziesz na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD. Przed wypełnieniem wniosku przeczytaj ww. Instrukcję!

Wniosek wypełniany jest w generatorze dostępnym on -line na stronie Systemu Informatycznego Wdrażania i Zarządzania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007–2013 (SIWIZ RPO WSL):

www.rpo.slaskie.pl/wnioski/index.php

Generator wymaga wcześniejszej rejestracji i zalogowania. Generator importuje niektóre dane z wniosków o dofinansowanie, część pól wniosku o płatność będzie wypełniona automatycznie .

Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnienie części C.1a generatora – Zesta-wienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem . Błędne wpisanie danych spowoduje błędy w podsumowaniach!

Wnioskowana kwota obliczana jest automatycznie po wypełnieniu części C.1a generatora (oraz innych wymaganych części, jak np. C.2a Dochód uzyskany od złożenia poprzedniego wniosku o płatność).

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

1��

Wpisz numer odpowiedniej głównej kategorii wydatków z harmonogramu rzeczowo finansowego, będącego załącznikiem do umowy o dofinansowanie . W to pole należy wprowadzać wyłącznie liczby z zakresu 01–99 (tylko arabskie).

Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury. W przypadku wystąpienia różnych stawek, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT i wpisać każdą z grup w odrębnym wierszu. Dane w kolumnach: nr dokumentu, nr księgowy lub ewidencyjny, nr zamówienia publ./zlecenia, data wystawienia dokumentu – będą zawierały te same wpisy dla wszystkich wierszy dotyczących tego samego dokumentu księgowego.

W przypadku gdy dokument zawiera zarówno pozycje kwalifikowalne jak i niekwalifikowalne, wówczas należy wpisać dane dla pozycji dotyczących wydatków kwalifikowalnych (podać nr pozycji na fakturze oraz dokładny opis/nazwę wydatku z faktury).

uWaGa: Nazwa towaru lub usługi musi umożliwiać jednoznaczną identyfikację jakiej usługi lub towaru dany wydatek dotyczy.

W kolumnach 8 i 9, co do zasady, należy przedstawić kwoty brutto/netto na jakie wystawiono dany dokument. Należy jednak pamiętać, iż:

• W przypadku, gdy dokument zawiera zarówno pozycje kwalifikowalne jak i niekwalifikowane związane z projektem, jako kwotę brutto/netto należy wpisać kwotę całego dokumentu. Jeśli na dokumencie dodatkowo znajdują się wydatki niezwiązane z projektem, kwotę im odpowiadającą należy pominąć.

• W przypadku gdy na jednym dokumencie znajdują się wydatki kwalifikowalne poniesione w ramach więcej niż jednej kategorii wydatków (kolumna nr kat. kosztów), należy w kolumnie 8 i 9 przedstawić kwoty w podziale na te kategorie (w kolejnych sąsiadujących wierszach tabeli).

• Suma kwot z wszystkich wierszy tabeli C.1a odnoszących się do danego dokumentu powinna dać kwotę na jaką wystawiony jest dokument (chyba, że jakaś część wydatków z dokumentu jest niezwiązana z projektem).

W przypadku, gdy podatek VAT jest kwalifikowalny – należy go wyliczyć od wartości wskazanej w kolumnie 10 (innymi słowy, należy wskazać kwotę kwalifikowalnego podatku VAT). W przypadku gdy VAT jest niekwalifikowalny w projekcie – należy wpisać „0”.

Nr k

ateg

orii

wyd

atkó

w

Nr d

okum

entu

Num

er k

sięg

owy

lub

ewid

ency

jny

Nr z

amów

ieni

a pu

bl./z

lece

nia

Dat

a w

ysta

wie

nia

doku

men

tu

Dat

a za

płat

y

Naz

wa

tow

aru

lub

usłu

gi

Kw

ota

doku

men

tu b

rutto

Kw

ota

doku

men

tu n

etto

Kw

ota

wyd

atkó

w k

wal

ifiko

wal

nych

w ty

m V

AT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

1 05 FVS/23/2010 2/2010 12/2010 21-07-2010 28-07-2010 zmiana

opon 1 220,00 zł 1 000,00 zł 1 220,00 zł 220,00 zł

2 05 FVS/23/2010 3/2010 13/2010 22-07-2010 30-07-2010 paliwo 244,00 zł 200,00 zł 244,00 zł 44,00 zł

suma ogółem w PLN

1 464,00 zł 1 200,00 zł 1 464,00 zł 264,00 zł

Lp.

1��

Na oryginale każdej faktury lub dokumencie o równoważnej wartości dowo-dowej należy umieścić opis zgodnie z wzorem opisu faktury zamieszczonym na stronie internetowej IZ RPO WSL. Faktura lub inny dokument o równoważnej wartości dowodowej powinien zostać opisany przed wykonaniem kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem.

W przypadku, gdy opis jest zbyt obszerny, dopuszczalne jest umieszczenie części opisu na dodatko-wej kartce złączonej w trwały sposób z oryginałem dokumentu. W takim przypadku na oryginale dokumentu należy umieścić odpowiednią adnotację, np.: „opis do faktury w załączniku”.

PrzYkŁaD OPISu fakturY(lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku)

Pierwsza strona faktury/innego dokumentu:

Na pierwszej stronie oryginału (przed skopiowaniem go na potrzeby wniosku o płatność) należy dokonać dwóch zapisów:

1. Projekt jest współfinansowany z Unii Europejskiej w ramach RPO WSL 2007–2013,

2. Ujęto we wniosku o płatność za okres do............ <Data wskazana na pierwszej stronie wniosku o płatność. W przypadku sporządzania korekty do wniosku o płatność zapisu tego nie modyfikuje się.>

W prawym górnym rogu dokumentu należy podać numer dowodu księgowego według ewidencji księgowej projektu (podany w kolumnie 3 tab. C.1a wniosku o płatność).

Na odwrocie faktury/innego dokumentu:

1. Sprawdzono pod względem merytorycznym

dnia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2. Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym

dnia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3 .

a) Dekretacja na konta, np.:

Wn Ma

080 201

b) Dekretacja wg klasyfikacji budżetowej, np.:

Dział 801

Rozdział 80101

Paragraf § 6058

4. Wydatki wykazane na fakturze są poniesione zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych – art............ (np. art. 39 w trybie przetargu nieograniczonego (Dz.U. 2007 nr 223, poz. 1655 z późn. zmianami).

Numer zamówienia publicznego: ........... <jeśli dotyczy>

Jak opisać dokumenty

1��

5. Potwierdzam prawidłowe wykonanie robót zgodnie z protokołem odbioru z dnia........... oraz umową nr <numer umowy z wykonawcą> z dnia........... zawartej pomiędzy <nazwa beneficjenta>, a <nazwa Wykonawcy >. <W przypadku dostaw bądź usług pkt. ten nie jest wymagany.>

6 . Wydatek finansowany w ramach projektu pn . <tytuł projektu>, na podstawie umowy/decy-zji* nr <numer umowy/decyzji> realizowanego przez <nazwa beneficjenta>. Projekt jest współfinansowany z EFRR w ramach RPO WSL 2007–2013. <Należy opisać analogicznie, jeśli wydatek jest refundowany z innych źródeł, np. WFOS>

7. Kategoria Wydatku: <Przedstawiony wydatek musi odpowiadać kategorii wydatku przedsta-wionego w harmonogramie rzeczowo-finansowym stanowiącym załącznik do umowy/decyzji o dofinansowaniu>

(nazwa kategorii)............................netto 10 000 zł, VAT 2200 zł

(nazwa kategorii)............................netto 4000 zł, VAT 880 zł, <itd.>

8 . <uzupełnić ten pkt. jeśli dotyczy>

Wydatki z faktury dotyczą: <wydatki wskazane we wniosku o płatność (tabela D.2), w części podlegającej refundacji>

– Wydatków objętych cross-financingiem, w kwocie...........

– Wydatków poniesionych na zakup gruntów, w kwocie..........

<należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków na zakup gruntów [w granicach, określonych w Art. 7 ust. 1 lit b) Rozporządzenia 1080/2006, wskazaną w Załączniku III (Pole31.) Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006]>

– Wydatków poniesionych na mieszkalnictwo, w kwocie..........

<należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków na mieszkalnictwo [w granicach określonych w z Art. 7 ust. 2 lit c) Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006, wskazaną w Załączniku III (Pole 30.) Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006]>

– Wydatków rozliczanych ryczałtowo, w kwocie..........

<należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków związanych z kosztami pośrednimi/kosztami ogólnymi rozliczanymi ryczałtowo [w granicach określonych w Art. 11 Rozporządzania (WE) nr 1081/2006 lub Art. 52 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, ujętą w Załączniku III (Pole 32.) Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006].>

<komentarzy nie należy wpisywać na fakturze/innym dokumencie>

* niewłaściwe wykreślić

1��

8.13. rPo Województwa świętokrzyskiego na lata 2007–2013

W RPO Województwa Świętokrzyskiego beneficjenci wypełniają wniosek o płatność zgodnie ze wzorem udostępnionym na stronie www:

www .rpo-swietokrzyskie .pl

Wzór wniosku o płatność oraz Instrukcję do wniosku beneficjenta o płatność znajdziesz na załą-czonym do „Przewodnika” dysku DVD. Przed wypełnieniem wniosku przeczytaj ww. Instrukcję!

Wniosek można wypełnić w arkuszu Excela, przez co niektóre obliczenia dokonają się automatycznie .

Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnienie tabeli nr 11 – zestawienia doku-mentów. Błędne wpisanie danych spowoduje błędy w podsumowaniach!

Informacja finansowa dotycząca wniosku

11. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

Nr d

okum

entu

Num

er k

sięg

owy

lub

ewid

ency

jny

Dat

a w

ysta

wie

nia

doku

men

tu

Data

zap

łaty

nazw

a ka

tego

rii k

oszt

ów w

edłu

g w

nios

ku

Nazw

a to

war

u lu

b us

ługi

Kwot

a do

kum

entu

bru

tto

Kwot

a do

kum

entu

net

to

Kwot

a w

ydat

ków

kw

alifi

kow

alny

ch

w ty

m V

AT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 FVS/23/2010 2/2010 21-07-2010 28-07-2010 samochód "ProjektUE"

zmiana opon 1 220,00 zł 1 000,00 zł 1 220,00 zł 220,00 zł

2 FVS/23/2010 3/2010 22-07-2010 30-07-2010 samochód "ProjektUE"

paliwo 244,00 zł 200,00 zł 244,00 zł 44,00 zł

suma ogółem w PLN 1 464,00 zł 1 200,00 zł 1 464,00 zł 264,00 zł

Lp.

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

Wpisz nazwę towaru lub usługi wykazanych w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT. Możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury (w przypadku wystąpienia różnych stawek, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT – wpisując jako kolejne pozycje w tabeli 11, tj. powtarzając te same informacje, takie jak nr księgowy lub ewidencyjny, datę wystawienia dokumentu, datę zapłaty. Kwota dokumentu brutto i kwota dokumentu netto powinna być podzielona na poszczególne stawki).

Nazwa ta musi być jednoznaczna z nazwą kategorii wydatków we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu . W przypadku kiedy jeden dokument poświadcza wydatki ponoszone w ramach różnych kategorii, każdą kategorię wydatków należy wykazać w odrębnym wierszu – wpisując jako kolejne pozycje w tabeli 11, tj. powtarzając te same informacje, takie jak: nr księgowy lub ewidencyjny, datę wystawienia dokumentu, datę zapłaty. Kwota dokumentu brutto i kwota dokumentu netto musi odnosić się do wydatków danej kategorii .

1��

W zestawieniu nie należy ujmować dokumentów dotyczących w całości wydatków niekwalifikowalnych .

Podsumowanie kolumny 9 (kwota wydatków kwalifikowalnych) przenoszona jest automatycz-nie przez arkusz kalkulacyjny do pkt 9 wniosku (Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem).

Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem stanowi podstawę do obliczenia wnio-skowanej kwoty .

Wnioskowana kwota: W przypadku gdy płatności dla beneficjenta przekazywane są w formie refundacji, należy wpisać kwotę stanowiącą wynik mnożenia kwoty wydatków kwalifikowal-nych objętych wnioskiem przez montaż wynikający z umowy/decyzji o dofinansowanie według wzoru:

kwota wydatków kwalifikowalnych x (kwota dofinansowania wynikająca z umowy o dofinan-sowanie/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte Umową o dofinansowanie)

Przykład:

kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem = 1464,00 zł

kwota dofinansowania wynikająca z umowy = 700 000,00 zł

całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową = 1 000 000,00 zł

Wnioskowana kwota = 1464,00 × (700 000,00 : 1 000 000,00) = 1024,80 zł

W przypadku:

wniosków składanych przez beneficjentów będących państwowymi jednostkami budże-towymi lub innych wskazanych beneficjentów systemowych, finansujących projekt ze środków zabezpieczonych w budżecie danej jednostki – należy wpisać do pkt 9 wniosku „0,00”.

każdy oryginał dokumentu poświadczającego wydatki przed skopiowa-niem powinien zostać oznaczony na pierwszej stronie adnotacją „Projekt realizowany w ramach rPOWś 2007–2013” oraz numerem projektu.

Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia podpis musi zawierać na każdej stronie zapis – np.: „potwierdzam za zgodność z oryginałem”/„zgodnie z oryginałem” lub adno-tację na pierwszej stronie: „potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony …do strony….” – dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem.

W przypadku faktur wystawianych w walutach obcych należy dodatkowo na odwrocie faktury wpisać średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury oraz kurs z dnia zapłaty. Gdy faktura jest zapłacona w ratach należy wyszczególnić daty kursu zapłaty faktury wraz z kwotami jakie zostały zapłacone.

Refundacja wydatków rozliczanych wnioskiem o płatność pośrednią przekazywana jest w terminie 60 dni po zatwierdzeniu wniosku pod warunkiem dostępności środków. Beneficjent zobowiązany jest do złożenia pierwszego wniosku o płatność w terminie 3 miesięcy od daty podpisania umowy .

•••

•

Jak opisać dokumenty

1��

Wniosek można złożyć nie częściej niż raz w miesiącu, ale nie rzadziej niż raz na 3 miesiące Bene-ficjent jest zobowiązany do złożenia wniosku o płatność wraz z następującymi potwierdzonymi za zgodność z oryginałem załącznikami:

kopiami faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej,

kopiami dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac w przypad-ku,gdy są wymagane przepisami prawa lub umową z wykonawcą/dostawcą oznaczonymi datą,

kopiami wyciągów i przelewów bankowych, które potwierdzają poniesienie wydatków,

kopie innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację Projektu .

Beneficjent ma obowiązek złożyć wniosek o płatność w wyznaczonych terminach nawet w przypadku braku wydatków związanych z realizacją Projektu. W sytuacji stwierdzenia braków formalnych lub merytorycznych w złożonym wniosku o płatność, Instytucja Zarządzająca wyznacza termin do poprawienia lub uzupełnienia wniosku, może też zażądać dodatkowych wyjaśnień. Nie złożenie żądanych wyjaśnień lub nie usunięcie braków powoduje odrzucenie wniosku o płatność, a Projekt do czasu złożenia wyjaśnień lub usunięcia błędów pozostaje nierozliczony.

Wniosek o płatność końcową należy złożyć w ciągu 25 dni od dnia zakończenia realizacji pro-jektu. Płatność końcowa w wysokości co najmniej 5% łącznej kwoty dofinansowania, zostanie przekazana Beneficjentowi po:

potwierdzeniu przez Instytucję Zarządzającą końcowego wniosku o płatność,

przeprowadzeniu przez Instytucję Zarządzającą kontroli realizacji projektu w celu zbadania,

czy projekt został zrealizowany zgodnie z wnioskiem, oraz czy zakładane rezultaty realizacji projektu zostały osiągnięte,

potwierdzeniu przez Instytucję Zarządzającą w informacji pokontrolnej prawidłowej realizacji Projektu lub usunięcia nieprawidłowości.

••

•

•

••

•

•

1��

�.1�. rPo Warmia i Mazury na lata 2007–2013

W RPO Warmia i Mazury beneficjenci wypełniają wniosek o płatność zgodnie ze wzorem udo-stępnionym na stronie www:

www .rpo .warmia .mazury .pl

Wzór wniosku o płatność oraz Instrukcję do wniosku beneficjenta o płatność znajdziesz na załą-czonym do „Przewodnika” dysku DVD. Przed wypełnieniem wniosku przeczytaj ww. Instrukcję!

Wniosek wypełniany jest w generatorze dostępnym on-line na stronie:

https://maks.warmia.mazury.pl/gwp.php

Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnienie pkt 12 wniosku – zestawie-nia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem . Błędne wpisanie danych spowoduje błędy w podsumowaniach!

1 2 3 4 5a 5b 6 7 8 9 10 11

1 2/2010 FVS/23/2010 21-07-2010 28-07-2010 1 220,00 zł 1 000,00 zł 1 220,00 złzmiana opon

1 220,00 zł 220,00 zł 08

2 3/2010 FVS/23/2010 22-07-2010 30-07-2010 244,00 zł 200,00 zł 244,00 zł paliwo 244,00 zł 44,00 zł 08

1 464,00 zł 1 200,00 zł 1 464,00 zł 1 464,00 zł 264,00 zł

Część związana z dokumentem Część związana z wydatkiem

Numer księgowy

lub ewidencyjn

y

Numer dokumentu

Data wystawieni

a

Data zapłaty

Kwota wydatków kwalfikowalnych

Kwota wydatków uznanych

jako niekwalifik

owalne

Nazwa towaru lub

usługi

Kwota bru�o wydatków

kwalfikowalnych i

niekwalifikowanych związanych z

projektem

Odniesienie do kategorii

wydatku

Suma ogółem w PLN

Kwota dokumentu

ne�obru�o

w tym VAT

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

W kolumnach 5a i 5b podajesz wydatki zarówno kwalifikowalne, jaki i niekwalifikowalne – wartości widniejące na dokumencie w rozbiciu na kwotę brutto i netto

W tej części podajesz tylko wartości odnoszące się do wydatków kwalifikowalnych

Wpisujesz nazwę towaru lub usługi wykazanych w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury (w przypadku wystąpienia różnych stawek, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT).

W przypadku, gdy kwalifikowalne pozycje z jednego dokumentu księgowego odnoszą się do różnych kategorii wydatków z wniosku o dofinansowanie, to dokument należy rozpisać na tyle wierszy, ile jest różnych kategorii wydatków; w tym przypadku kolumny 1-4, 5a i 5b oraz 7 będą zawierały takie same dane dla każdego wiersza; kol. 8, 9,10 będą zawierały dane dotyczące danej pozycji kwalifikowanej .

1��

Podsumowanie kolumny 8 (kwota wydatków kwalifikowalnych) przenoszona jest automatycznie przez generator do pkt 10 wniosku (Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem).

Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem stanowi podstawę do obliczenia wnio-skowanej kwoty .

Wnioskowana kwota: W przypadku gdy płatności dla beneficjenta przekazywane są w formie refundacji, należy wpisać kwotę stanowiącą wynik mnożenia kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem przez montaż wynikający z umowy/decyzji o dofinansowanie według wzoru:

(kwota dofinansowania wynikająca z umowy o dofinansowanie/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte Umową o dofinansowanie) x kwota wydatków kwalifikowalnych

Przykład:

kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem = 1464,00 zł

kwota dofinansowania wynikająca z umowy = 700 000,00 zł

całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową = 1 000 000,00 zł

Wnioskowana kwota = (700 000,00 : 1 000 000,00) × 1464,00 = 1024,80 zł

W przypadku gdy płatność dla beneficjenta przekazywana jest w formie zaliczki, sposób obliczenia kwoty transzy zaliczki jest następujący:

(kwota wydatków kwalifikowalnych z posiadanych dokumentów) × (kwota dofinansowania wynikająca z umowy/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową).

kwotę podajemy zaokrąglając w dół do dwóch miejsc po przecinku.

W pkt 11 wniosku o płatność znajduje się jeszcze dodatkowa pozycja – nierozliczona kwota zaliczki do zwrotu. W przypadku, gdy beneficjent nie wykorzystał w całości otrzymanej zaliczki, w pozycji tej wpisuje kwotę, którą zwrócił na rachunek bankowy instytucji zarządzającej/pośredniczącej.

Poniżej przedstawiamy wyciąg z Instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność

Faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej wystawione w walutach obcych są dopuszczane przez IZ pod warunkiem, że będą one przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego.

Faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny być opatrzone adnotacją:

„Zakup dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007–2013” – w przypadku projektów, w których środki europejskie stanowią 100% przyznanego dofinansowania .

•••

•

Jak opisać dokumenty

1�0

„Zakup dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013” – w przypadku projektów, w których przyznane dofinansowanie składa się ze środków europejskich oraz towarzyszącego im wkładu krajowego z budżetu państwa.

Zapis ten może również występować w formie pieczęci. Zgodnie z wymogiem Komisji Europejskiej adnotacja ta powinna być umieszczona na pierwszej stronie oryginału faktury/innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej (przed skopiowaniem).

Na pierwszej stronie oryginału faktury/innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej należy umieścić numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe.

Na odwrocie faktury/innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej przedstawianej do rozliczenia projektu należy umieścić:

Numer umowy/uchwały o dofinansowanie:

XXX .RPO .ZZZ .2342342 .2342234

Nazwa i nr projektu: podróż samochodem marki Projekt UE

Przedstawiony wydatek dotyczy kategorii wydatku kwalifikowalnego wskazanego we wniosku o dofinansowanie projektu: 13 . Promocja

Kwota wydatku kwalifikowalnego: 1220 zł

Projekt jest realizowany zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. Art . 4 pkt 8

Sprawdzono pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym: data............................ podpis:.......................

W przypadku, kiedy na odwrocie faktury/innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej nie jest możliwe umieszczenie opisu (np. z powodu braku dostatecznej ilości miejsca), zaleca się jego sporządzenie na oddzielnej, trwale przymocowanej (np. zszytej, doklejonej) do faktury/innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, kartce papieru. Miejsce złączenia winno zostać opieczętowane i zaparafowane przez osobę do tego upoważnioną jeszcze przed wykonaniem kserokopii dokumentu .

Zaleca się, by potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej miały nadany w prawym górnym rogu numer, zgodny z liczbą porządkową poszczególnych pozycji ujętych w zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem o płatność (pkt 12 wniosku). Dokumenty powinny być ułożone w sposób uporządkowany, tzn. dokumenty dotyczące danego wydatku (wyciąg bankowy, protokół odbioru, itp.) powinny znajdować się bezpośrednio przy fakturze/dokumencie księgowym o równoważnej wartości dowodowej potwierdzającym poniesienie wydatku.

•

1�1

8.15. Wielkopolski rPo na lata 2007–2013

W Wielkopolskim RPO w działaniach wdrażanych przez Instytucję Zarządzającą (Priorytety I, II, IV – VI) beneficjenci wypełniają wniosek o płatność zgodnie ze wzorem udostępnionym na stronie www:

www .wrpo .wielkopolskie .pl

W priorytecie III wdrażanym przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu beneficjenci wypełniają wniosek o płatność zgodnie ze wzorem udostępnionym na stronie www:

www .wfosgw .poznan .pl

Ponieważ w odniesieniu do omawianych zagadnień (obliczenia wnioskowanej kwoty i opisu doku-mentów) ww. wzory wniosków i Instrukcje nie różnią się od siebie – będą omówione razem.

Wzory wniosków o płatność oraz Instrukcje do wniosku beneficjenta o płatność znajdziesz na załą-czonym do „Przewodnika” dysku DVD. Przed wypełnieniem wniosku przeczytaj ww. Instrukcje!

Wniosek jest sporządzany w pliku EXCEL, dzięki czemu niektóre obliczenia dokonują się automa-tycznie, podobnie jak wypełnienia niektórych pól. W arkuszu „Zobacz Błędy” można skontrolować poprawność wypełnienia wniosku.

Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnienie tabel nr 14a) i 14b) – zesta-wienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące refundacji i/lub rozliczenia pobranej zaliczki. Wpisanie nieprawidłowych danych spowoduje błędy w podsumowaniach!

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

1��

Nr d

okum

entu

Num

er k

sięg

owy

lub

ewid

ency

jny

Data

wys

taw

ieni

a do

kum

entu

Dat

a za

płat

y

Kat

egor

ia in

terw

encj

i

Naz

wa

tow

aru

lub

usłu

gi

Kw

ota

doku

men

tu b

rutto

Kw

ota

doku

men

tu n

etto

Kw

ota

wyd

atkó

w k

wal

ifiko

wal

nych

w ty

m V

AT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 FVS/23/2010

2/2010 21-07-2010 28-07-2010 05 zmiana opon

1 220,00 zł 1 000,00 zł 1 220,00 zł 220,00 zł

2FVS/23/20

10 3/2010 22-07-2010 30-07-2010 05 paliwo 244,00 zł 200,00 zł 244,00 zł 44,00 zł

suma ogółem w PLN

1 464,00 zł 1 200,00 zł 1 464,00 zł 264,00 zł

Lp.

Jeśli jednocześnie z wnioskiem o refundację rozliczasz zaliczkę, wypełniasz również tabelę 14b) – zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące rozliczenia pobranej zaliczki. Tabele 14a) i 14b) nie różnią się od siebie.

Podsumowanie kolumny 9 z tabeli 14a) – kwotę wydatków kwalifikowalnych – przenosisz do pkt 12a) wniosku – Kwota wydatków kwalifikowalnych dotycząca refundacji poniesionych wydatków .

Podobnie postępujesz w przypadku tabeli 14b) – podsumowanie kolumny 9 przenosisz do pkt 12b) wniosku – Kwota wydatków kwalifikowalnych dotycząca rozliczenia pobranej zaliczki .

Zbiorcza kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem będzie sumą kwot z pozycji 12a) i 12b).

Wpisz nazwę towaru lub usługi zgodnie z załączonymi fakturami/innymi dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury (w przypadku wystąpienia różnych stawek, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT, wpisując je w osobnych wierszach). W przypadku bardzo długiej nazwy opis towaru/usługi można skrócić, jednak powinien on być na tyle szczegółowy, aby pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie, jakiej usługi lub towaru dana pozycja dotyczy (z podaniem typu/modelu/serii itp.).

Wpisz kwotę wydatków kwalifikowalnych (kwoty powinny znajdować odzwierciedlenie w opisie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej – w przypadku wystąpienia różnych stawek, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT, wpisując je w osobnych wierszach). W przypadku faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wyrażonych w walucie obcej należy wpisać, co do zasady, kwotę faktycznej płatności za dokument, tj. wartości pieniężnych w dniu zapłaty wg faktycznie zastosowanego kursu waluty, jednakże kwota ta nie może przekraczać kwoty poniesionego kosztu w walucie obcej po przeliczeniu na złote wg kursu księgowania przyjętego w polityce rachunkowości Beneficjenta, zgodnie z innymi przepisami obowiązującymi w tym zakresie (średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu). Załączony do Wniosku dowód zapłaty powinien zawierać przeliczenie faktycznie dokonanej płatności (w szczególności z opisaniem zastosowanego kursu/metody wyceny, podaniem jego wysokości, z jakiego jest on dnia).

1��

Kwota wnioskowana do wypłaty może się składać z kwot dotyczących:

dotycząca refundacji poniesionych wydatków, którą przedstawiamy w pkt 13.1a) wniosku:

Kwota wydatków kwalifikowalnych dotycząca refundacji poniesionych wydatków (pkt 12a) × wskaźnik (procent) dofinansowania z umowy

I/lub,

wnioskowanej kwoty zaliczki (jeśli beneficjent wnioskuje o zaliczkę), którą przedstawiamy w pkt 13.1b) wniosku.

Wnioskowana kwota zaliczki nie może być większa od kwoty dofinansowania odpo-wiadającej planowanym wydatkom kwalifikowalnym ujętym w zaakceptowanym przez IZ WRPO harmonogramie rzeczowo-finansowym na kwartał, w którym został złożony wniosek o zaliczkę. Wyjątek stanowią wnioski składane w ostatnim miesiącu kwartału, które dodatkowo mogą obejmować dofinansowanie dotyczące wydatków zaplanowanych na kolejny kwartał.

Uwaga! Szczegółowe informacje nt. wypełniania wszystkich punktów wniosku o płatność oraz wykaz załączników znajdują się w Instrukcji do wniosku Beneficjenta o płatność.

Poniżej przedstawiamy wyciąg z Instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność wskazujący wymogi, jakie powinien spełnić opis faktur (równorzędnych dokumentów).

elementy opisu faktury/innego dowodu księgowego o równoważnej wartości dowodowej (dokumenty są załączane wyłącznie do Wniosku pełniącego funkcję refundacyjną/rozliczeniową zaliczki)

Opis powinien znajdować się na fakturze/innym dowodzie księgowym

zatwierdzenie pod względem merytorycznym opatrzone podpisem, pieczęcią imienną (a w przypadku jej braku czytelnym podpisem imieniem i nazwiskiem) i datą zatwierdzenia;

zatwierdzenie pod względem formalno-rachunkowym opatrzone podpisem, pieczęcią imienną (a w przypadku jej braku czytelnym podpisem imieniem i nazwiskiem) i datą zatwierdzenia;

data zatwierdzenia dokumentu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym nie może być późniejsza niż data jego zaksięgowania. W przeciwnym wypadku należy załączyć wyjaśnienie;

numer Umowy/Decyzji o dofinansowanie Projektu (nie ma obowiązku wpisywania numerów Aneksów/Decyzji zmieniających Decyzje);

numer i nazwę Projektu;

określenie związku wydatku/kosztu z Projektem (nazwa wydatku/kosztu kwalifikowal-nego zgodna z nazwą i/lub pozycją wydatku/kosztu kwalifikowalnego przedstawionego w harmonogramie rzeczowo-finansowym/tabeli finansowej: Planowane wydatki w ramach projektu) wraz z przyporządkowaną mu kwotą wynikającą z opisywanego dokumentu. W przypadku, kiedy tylko część kosztów faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej jest kwalifikowalna, należy w opisie dokumentu

•

•

•

•

•

•

•

•

Jak opisać dokumenty

1��

wskazać, które pozycje kosztowe faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej są kwalifikowalne, przypisując do nich odpowiednią kwotę wydatku kwalifikowalnego;

zapis „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007–2013” .

zapis dotyczący stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Zamówienie zostało udzielone i zrealizowane zgodnie z art…. ust…. pkt…. ustawy z dnia ………Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr. …. z dnia …. poz..… z późn. zm.). W przypadku braku obowiązku stosowania zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych, należy wskazać powód wyłą-czenia stosowania Ustawy, wskazując podstawę prawną, tj. odpowiedni art. Ustawy.

Podmiot, który nie podlega obowiązkowi stosowania ustawy Prawo zamówień publicz-nych ma obowiązek dokonania zapisu informującego o tym fakcie na fakturze/innym dokumencie księgowym o równoważnej wartości dowodowej.

Każdy zapis dotyczący stosowania ww. Ustawy powinien zostać dokonany przez osobę upoważnioną i zostać opatrzony podpisem, pieczęcią imienną (a w przypadku jej braku czytelnym podpisem imieniem i nazwiskiem) oraz datą;

zapis dotyczący ogłoszenia przetargu na podstawie Kodeksu cywilnego (dotyczy beneficjentów zobowiązanych do tego Umową/Decyzją o dofinansowanie Projektu/Aneksu/Decyzji zmieniającej Decyzję). Zapis ten powinien zostać dokonany przez osobę upoważnioną i zostać opatrzony podpisem, pieczęcią imienną (a w przypadku jej braku czytelnym podpisem imieniem i nazwiskiem) oraz datą;

zapis dotyczący źródeł finansowania z wyszczególnieniem kwot według montażu finan-sowego wynikającego z Umowy/Decyzji o dofinansowanie Projektu/Aneksu/Decyzji zmieniającej Decyzję.

Beneficjent rozpisuje kwotę dokumentu z podziałem na:

– kwotę dofinansowania – z podziałem na kwotę finansowaną z EFRR i/lub budżetu państwa,

– kwotę wkładu własnego do wysokości wartości wydatku kwalifikowalnego,

– kwotę wydatku niekwalifikowalnego.

Suma tych kwot musi być równa wartości brutto dokumentu;

dekret księgowy wraz z datą księgowania (w przypadku uproszczonej księgowości należy podać numer w ewidencji środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych z datą wpisu);

wszystkie kopie dokumentów wraz z załącznikami muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione (podpis, pieczęć imienna, a w przypadku jej braku czytelny podpis imieniem i nazwiskiem) i opatrzone datą zatwierdzenia.

•

•

•

•

•

•

1��

wzór opisu faktury/równoważnego dokumentu księgowego

Zatwierdzono pod względem merytorycznym:

………………………… . . ………………………… . . . .………… . (data) (podpis osoby upoważnionej wraz

z pieczątką imienną)

Zatwierdzono pod względem formalno-rachunkowym:

………………………… . . ………………………… . . . .………… . (data) (podpis osoby upoważnionej wraz

z pieczątką imienną)

Umowa/Decyzja nr ……………………………………..…. o dofinansowanie Projektu (wpisać numer Umowy/Decyzji)

nr ……………….………………………………………………. pod tytułem „……………….……………………………………………” (wpisać numer Projektu) (wpisać tytuł projektu)

„Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007–2013”

Kategoria wydatku: ……………………………………………….……………………….. – ………..………………………………. zł (wpisać nazwę kategorii zgodnie z harmonogramem (wpisać kwotę kwalifikowalną rzeczowo – finansowym/tabelą 5.1) na dokumencie)

Źródła finansowania:

Kwota dofinansowania – ………………………….........…………………. zł, w tym:– EFRR – …………………………………….……………………..........….……. zł– Budżet Państwa – …………………………………………..….........….. zł (wpisać kwotę jeśli występuje współfinansowanie z Budżetu Państwa)

Wkład własny kwalifikowalny – ……………………............……..…. złWydatki niekwalifikowalne – …………………...........................… zł

Podmiot podlega/nie podlega* zapisom Ustawy PZP na podstawie art. ……….. ust. …… pkt …..Zamówienie zostało udzielone i zrealizowane zgodnie z art…. ust..... pkt …. ustawy z dnia …. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr …. z dnia.… poz..… z późn. zmianami).

lub

Oświadczam, że nie podlegam obowiązkowi stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

………………………… . . ………………………… . . . .………… . (data) (podpis osoby upoważnionej wraz

z pieczątką imienną)

Dokument zaksięgowano pod numerem .……………..……….….……......………..**, dnia …………….......…....…(lub analogiczna pieczątka z datą księgowania) (wpisać numer księgowy/ewidencyjny) (wpisać datę księgowania)

* Niepotrzebne skreślić

** W przypadku występowania pełnej księgowości wpisać dekret księgowy, w przypadku uproszczonej księgowości należy podać numer w ewidencji środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych z data wpisu.

•

1��

8.16. rPo Województwa zachodniopomorskiego na lata 2007–2013

Informacje o programie oraz ważne dokumenty znajdziesz na stronie www:

www .rpo .wzp .pl

Wniosek o płatność wypełniany jest on-line w generatorze wniosków na stronie Serwisu beneficjenta:

www .beneficjent .rpo .wzp .pl

Wypełnienie jest możliwe po wcześniejszej rejestracji i zalogowaniu do ww. Serwisu.

Na dysku DVD znajdziesz szczegółową Instrukcję wypełniania Wniosku beneficjenta o płat-ność w ramach osi priorytetowych 1-7 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007– 2013. W katalogu „Ważne dokumenty” znajdziesz także Podręcznik Realizacji RPO WZ 2007–2013, szczególnie polecamy lekturę rozdziału 5 Rozliczanie projektów (od strony 58). Ponadto warto zapoznać się z materiałami szkoleniowymi, do których linki znajdziesz w ww . katalogu .

Poniżej zwracamy uwagę na najistotniejsze informacje przedstawiane we wniosku o płatność, przed wypełnieniem wniosku zapoznaj się z ww. Instrukcją .

Część a generatora dotyczy danych identyfikujących projekt i beneficjenta (część pól wypełnia się automatycznie). Uzupełnienia wymagają następujące dane:

Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem

Wpisujesz kwotę poniesionych wydatków objętych wnioskiem o płatność i związanych z realizo-wanym projektem – kwotę, która będzie sumą kwot brutto tylko i wyłącznie pozycji dotyczących wydatków związanych z projektem).

Wpisz „0”, jeśli wypełniasz wniosek o pierwszą płatność zaliczki lub w przypadku, gdy dany wniosek o płatność pełni jedynie funkcję sprawozdawczą.

Całkowita kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem

Należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem o płatność – wartość tożsama z wartością suma ogółem w PLN w komórce B .1 . Kwota wydatków kwalifikowalnych.

W przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki lub w przypadku, gdy dany wniosek o płatność pełni jedynie funkcję sprawozdawczą, w punkcie tym należy wpisać „0”.

Wnioskowana kwota

1) W przypadku, gdy płatności przekazywane są w formie refundacji, wnioskowana kwota powinna być wyliczona wg wzoru:

kwota wnioskowana = kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem × (kwota dofinansowania wynikająca z umowy/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową) – uzyskany dochód i/lub narosłe odsetki i korekty finansowe

1��

2) W przypadku, gdy płatności przekazane są w formie zaliczek wnioskowana kwota winna być zgodna z zapisami umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie.

3) W przypadku, gdy dany wniosek o płatność pełni jedynie funkcję sprawozdawczą w polu wnioskowana kwota należy wpisać „0”.

Szare pola w sekcji A.2. wypełnia pracownik IZ RPO WZ weryfikujący wniosek o płatność.

W części b generatora opisujesz dokumenty finansowe potwierdzające poniesienie wydatków objętych wnioskiem.

Pamiętaj, że przedstawiasz wyłącznie faktury (inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) zapłacone w całości w okresie, którego dotyczy dany wniosek o płatność!

Uwaga: IZ RPO WZ w Poddziałaniu 1.3.2 Promocja przedsiębiorstw w wymiarze międzynarodo-wym wprowadziła możliwość rozliczania części wydatków kwalifikowanych w projekcie w formie ryczałtu.

Należy wstawić „-”.

W szczególnych przypadkach na żądanie instytucji zarządzającej możesz zostać zobowiązany do wypełniania pola.

Jeżeli dokonujesz zakupu towarów/usług będących przedmiotem zarówno zrealizowanego projektu, jak i działalności bieżącej, w pozycji tej wykazujesz wyłącznie kwotę wydatków kwalifikowalnych poniesionych w ramach projektu .

Jeśli podatek VAT nie jest kosztem kwalifikowanym wpisujesz „0”

1��

W części C generatora przedstawiasz dane dotyczące wydatków

C.4. Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki

Po określeniu zadania, wydatku, oraz okresu, pole „nr faktury” zawierające listę dokumentów wprowadzonych w sekcji B .1 . stanie się aktywne. Wybór dokumentu następuje poprzez wybór numeru faktury z listy rozwijanej . Po wyborze faktury uzupełnione zostaną automatycznie pola „kwota wydatku kwalifikowanego netto” oraz „VAT wydatku kwalifikowanego netto” kwotami wprowadzonymi w sekcji B .1 .

C.5. Podsumowanie wydatków z wszystkich wniosków płatność

System przedstawia podsumowanie wydatków z wszystkich wniosków płatność.

C.6. Całkowita wartość wydatków kwalifikowanych

System przedstawia podsumowanie wszystkich informacji wprowadzonych w sekcji C

C.�. Zaplanowane zadania projektu

W tej części przepisujesz wszystkie zadania przewidziane we wniosku o dofinansowanie, w kolejnych wnioskach o płatność ta część będzie już wypełniana automatycznie .

C.3. Okresy płatności

W komórce „wniosek za okres do” podajesz datę zgodną z sekcją A .1 . i potwierdzasz przyciskiem „Dodaj kolejny” . W przypadku gdy Beneficjent wnioskuje o nową płatność (składa wniosek o kolejną płatność) do komórki należy dodać kolejny okres płatności. Nie należy usuwać wcześniej wprowadzonych informacji dotyczących okresów płatności.

C.2. Zaplanowane wydatki projektu

Do zadań przepisanych z wniosku o dofinansowanie przypisujesz zaplanowane wydatki (także z wniosku o dofinansowanie).

1��

W części D informujesz o uzyskanych w projekcie dochodach oraz odsetkach

W tej części wskazujesz dochód uzyskany w ramach realizowanego projektu od złożenia poprzedniego wniosku o płatność, który nie został określony na etapie składania wniosku o dofinansowanie

W części e informujesz o postępie rzeczowo-finansowym projektu

Część D2 wypełniają pracownicy Instytucji Zarządzającej

Uwaga: jeśli nie uzyskałeś dochodu, wpisz „nie dotyczy” oraz „0”

1�0

Opis faktur (innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) dołączanych do wniosku o płatność

Na pierwszej stronie faktury umieszczasz następujące informacje:

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa (jeśli dotyczy) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007–2013 .

„Ujęto we wniosku o płatność za okres do ……..”

Na odwrocie (rewersie) faktury/innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej należy umieści następujące informacje:

Faktura/dokument numer …...... zgodnie z wydatkiem/wydatkami z tabeli E.1 ...…… pn. ……… (numer zadania, numer wydatku, dokładna nazwa określona we wniosku o dofinansowanie, wartość wydatku kwalifikowalnego wykazanego na fakturze (zgodnie z podziałem sekcji C4) ……..

Koszty związane z realizacją projektu ………..…….......……………………….. (tytuł projektu) w ramach RPO WZ na lata 2007–2013 zgodnie z umową/porozumieniem/decyzją o dofinansowaniu* numer …………………………… z dnia ………………..…… roku.

Kwota wydatków kwalifikowanych objętych dokumentem: ................................. PLN

Wydatek poniesiony zgodnie z art. …......... Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz.1655 z późn. zm.)

Sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym

. . . . . . . . .… . .…………………

(data i podpis)

Wymagany opis na fakturach należy umieścić na oryginałach dokumentów przed ich skopiowaniem!

Nie zapomnij potwierdzić dokumentów za zgodność z oryginałem.

1�1

Przykładowy opis drugiej strony faktury

Faktura numer 11/12/2010 zgodnie z wydatkiem z tabeli E.1 1464,00 zł pn. Promocja projektu (nr zadania: 13, nr wydatku: 1 i 2, nazwa określona we wniosku o dofinanso-wanie: Promocja projektu, wartość wydatku kwalifikowalnego wykazanego na fakturze: 1464,00 zł).

Koszty związane z realizacją projektu Podróż samochodem marki ProjektUE w ramach RPO WZ na lata 2007-2013 zgodnie z umową numer URPO.1.3.3232.23.32.32/10 z dnia 13.01.2010 r.

Kwota wydatków kwalifikowanych objętych dokumentem: 1464,00 PLN

Nr pozycji na dokumencie

Nr zadaniaKwota wydatków kwalifikowalnych

1 . Zadanie 13 Promocja projektu wydatek bieżący – zmiana zuży-tych opon

1220,00 PLN

2 . Zadanie 13 Promocja pro-jektu wydatek bieżący – zakup paliwa

244,00 PLN

Razem 1464,00 PLN

Wydatek w ramach przeprowadzonego postępowania przetargowego zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), na podstawie art. 4 pkt 8.

Sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym: ……….……..…………

(data i podpis)

Podpis osoby uprawnionej …………………… .… .… .… .……

1��

8.17. Program operacyjny kapitał Ludzki

Informacje o programie oraz ważne dokumenty znajdziesz na stronie www:

www .efs .gov .pl

Wniosek o płatność wypełniany jest w generatorze wniosków, który można pobrać ze strony:

http://www.efs.gov.pl/generatory_wnioskow/Strony/generatory.aspx

Na dysku DVD znajdziesz szczegółową Instrukcję techniczną użytkownika generatora wniosków płatniczych, plik instalacyjny generatora oraz załącznik nr 2 do „Przewodnika” – Wniosek o płat-ność w POKL (wyłącznie w wersji elektronicznej), który stanowi uszczegółowienie informacji przedstawionych w niniejszym rozdziale .

W katalogu „Ważne dokumenty” znajdziesz także Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, szczególnie polecamy lekturę rozdziału 3.1 Rozliczanie projektów (od strony 76). Wzór wniosku o płatność oraz Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki stanowią załączniki (nr 4 i 5) do ww. Zasad .

Poniżej zwracamy uwagę na najistotniejsze informacje przedstawiane we wniosku o płatność, przed wypełnieniem wniosku zapoznaj się z ww. Instrukcją .

W PO KL wnioskowana kwota jest kwotą zaliczki, którą rozliczasz w kolejnych wnioskach o płatność. Odpowiada ona „planowanej kwocie wnioskowa-nia”, którą przedstawiasz w Harmonogramie płatności na kolejne okresy rozliczeniowe projektu .

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

Kwota przenoszona automatycznie po wypełnieniu zestawienia wydatków

Kwota przenoszona automatycznie po wypełnieniu harmonogramu

1��

W uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy beneficjent realizuje projekt zgodnie z zakła-danym harmonogramem i zmuszony jest finansować podejmowane działania z własnych środków z uwagi na nieotrzymanie kolejnych transz dofinansowania na realizację projektu, we wniosku o płatność mogą być wykazywane wydatki sfinansowane z własnych środków beneficjenta.

Okresy rozliczeniowe w Harmonogramie odpowiadają okresom rozliczeniowym wskazanym w harmonogramie płatności załączonym do umowy/decyzji.

W kolumnie Planowane wydatki należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie planujesz wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych okresach rozliczeniowych i latach, aż do zakończenia realizacji projektu (zgodnie z kolumną „Kwota planowanych całkowitych wydatków do rozliczenia” harmonogramu płatności załączonego do umowy).

Składając wniosek o płatność możesz jednocześnie dokonać aktualizacji ww. harmonogramu (załączonego do umowy) – podajesz po prostu nowe kwoty. Pamiętaj jednak, że instytucja dokonująca weryfikacji wniosku może zmiany te odrzucić.

Przykład wypełnienia harmonogramu płatności:

Harmonogram według umowy:

Nr transzyKwota transzy dofinansowania

Okres za jaki składany będzie wniosek o płatność (od... do...)

Kwota planowanych całkowitych wydatków do rozliczenia

Transza 1 30 000 01 .02 .2008

Transza 2 45 000 01 .02-30 .04 .2008 22 000

Transza 3 48 000 01 .05-31 .07 .2008 40 000

Transza 4 50 000 01 .08-31 .10 .2008 45 000

Transza 4 30 000 01 .11-31 .12 .2008 47 000

Transza 4 0 01 .01-31 .03 .2009 49 000

Tu wpisz kwotę zgodną z aktualnym harmonogramem .

Kwota zostanie przeniesiona do pkt 2 .10 Wnioskowana kwota .

1��

Harmonogram we wniosku o płatność dla pierwszego wniosku o płatność (za okres do 30.04.2008):

Okres rozliczeniowy

Planowane wydatki (PLN)

Planowana kwota wnioskowana (PLN)

01.05–31.07.2008 40 000 45 000

01.08–31.10.2008 45 000 48 000

01.11–31.12.2008 47 000 50 000

01.01–31.03.2009 49 000 30 000

Rozliczając wydatki w projekcie musisz zwrócić szczególną uwagę na poprawne wypełnienie załącznika – Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem . Błędne wpisanie danych będzie skutkować błędnym wyliczeniem przez generator kwoty wydatków kwalifikowalnych .

Należy wskazać źródło finansowania wydatku: „BP” (budżet państwa), „JST” (budżet jednostek samorządu terytorialnego), „FP” (Funduszu Pracy), „PFRON” (Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych), „prywatne”, „inne” . W przypadku gdy dany wydatek został poniesiony z kilku źródeł, należy go wykazać w osobnych wierszach podając w kolumnie 9 wartość wydatku sfinansowaną z danego źródła.

Tu wpisz nazwę towaru lub usługi wykazanych w odpowiedniej pozycji w dokumencie księgowym. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy, bez przepisywania wszystkich pozycji z dokumentu księgowego.

Tu wpisz datę uregulowania płatności wynikającą z dokumentu księgowego. W przypadku wkładu niepieniężnego pole nie jest wypełniane.

Uwaga: różne instytucje wdrażające mają różne zasady. Część uważa że to data zapłaty z konta własnego instytucji, a część że data refundacji (tym samym płatność z konta projektu).

Kwota wylicza się automatycznie.

Generator automatycznie przenosi też podsumowanie do pkt 10 wniosku o płatność (pkt 2.10 generatora) – Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem .

1��

Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być pra-widłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej:

numer umowy o dofinansowanie projektu;

informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego;

nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dotyczy dokument kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony;

kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.

Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności meryto-rycznej i formalno-rachunkowej a w przypadku gdy dokument dotyczy:

zamówienia publicznego – również odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, lub

nabycia towaru/usługi z zastosowaniem zasady konkurencyjności – również odniesienie do zastosowania ww . trybu .

PrzYkŁaDOWY OPIS fakturY Dla PrOjektóW realIzOWanYCH W raMaCH PO kl

1 . Wydatek finansowany z projektu „Podróż samochodem marki ProjektEU, który jest realizowany na podstawie umowy o dofinansowanie projektu nr POKL.05.01.03-343/ /9090/10 realizowanego przez Benedykta Szczęśliwego

Projekt współfinansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Działania 6.1./Poddziałania 6.1.1 PO KL

2 . Kategoria zgodna z budżetem projektu – nr i nazwa zadania Zadanie 1 Promocja

3 . Opis merytoryczny wydatku – kwota na fakturze dotyczy:

Zamiany opon podczas promocyjnej podróży

Koszt bezpośredni 1220,00 zł

Koszt pośredni 0

4 Sprawdzone pod względem merytorycznym, pod względem gospodarności, legalności i celowości operacji gospodarczej, sprawdzono zgodność z pro-cedurami wynikającymi z Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Wydatek został poniesiony zgodnie z art. ….. pkt … ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia ……………… Dz. U. z ……., Nr ….., poz. …… z późn. zm . lub sprawdzono zgodność z zastosowaniem zasady konkurencyjności.

Data, podpis i pieczęć funkcyjna

…… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5 . Kwota kwalifikowalna: 1220,00 zł

6 . Sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym

Data, podpis i pieczęć funkcyjna

…… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7 . Zatwierdzone przez kierownika jednostki Benedykta Szczęśliwego

Data, podpis i pieczęć funkcyjna

…… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

•••

•

•

•

Jak opisać dokumenty

1��

8.18. Program operacyjny Infrastruktura i środowisko

Informacje o programie oraz ważne dokumenty znajdziesz na stronie www:

www .pois .gov .pl

Wniosek o płatność wypełniany jest w arkuszu Excel.

Na dysku DVD znajdziesz dokument – Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko wraz załącznikami – wzorem wniosku o płatność oraz szczegółową Instrukcją wypełniania wniosku beneficjenta o płatność .

Poniżej zwracamy uwagę na najistotniejsze informacje przedstawiane we wniosku o płatność, przed wypełnieniem wniosku zapoznaj się z ww. Instrukcją .

Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnienie pkt 9 wniosku – zestawie-nia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem . Błędne wpisanie danych spowoduje błędy w podsumowaniach!

Informacja finansowa dotycząca wniosku

9. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

Nr d

okum

entu

Num

er k

sięg

owy

lub

ewid

ency

jny

Dat

a w

ysta

wie

nia

doku

men

tu

Nazw

a to

war

u lu

b us

ługi

Kwot

a do

kum

entu

bru

tto

Kwot

a do

kum

entu

net

to

Kwot

a w

ydat

ków

kw

alifi

kow

alny

ch

w ty

m V

AT

Kate

gori

a/po

dakt

egor

ia w

ydat

ku

data

od do

0198765321

12

suma wydatków rozliczają

cych zaliczkę 0,00 0,00 0,00 0,00

3FVS/23/

2010 2/2010 21-07-2010 28-07-2010 zmiana opon 1 220,00 zł 1 000,00 zł 1 220,00 zł 220,00 zł Sprzęt i

wyposażenie

4

FVS/23/2010 z 00,442owilap0102-70-030102-70-220102/3 ł 200,00 zł 244,00 zł 44,00 zł

pozostałewydatki związane z realizacjąprojektu

suma wydatków przedstawionych do refundacji 1 464,00 1 200,00 1 464,00 264,00

suma ogółem w PLN

1 464,00 1 200,00 1 464,00 264,00

Lp.

Dat

a za

płat

y

4Dokumenty potwierdzające rozliczenie zaliczki

Dokumenty stanowiące podstawę do refundacji

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

Podsumowanie odbywa się automatycznie. Kwota przenoszona jest też automatycznie do pkt 7 wniosku .

Jeżeli płatność była dokonana w więcej niż jednym terminie należy podać wszystkie daty lub daty graniczne (dla dat granicznych wypełniane są kolumny „od” i „do”, w pozostałych przypadkach należy pozostawić je puste).

1��

Uwaga na kolumnę nr 5: należy podać nazwę kontraktu/umowy wraz z nazwą towaru lub usługi wykazanych w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. Opis towaru/usługi powinien być na tyle szczegółowy, aby pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie, jakiej usługi/towaru dana pozycja dotyczy. W przypadku wielu pozycji zawartych w fakturze możliwe jest podanie łącznego dla tych pozycji rodzaju asortymentu.

kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem stanowi podstawę do obliczenia wnioskowanej kwoty, którą podajemy w pkt 8 wniosku. Wnioskowaną kwotę obliczamy mnożąc kwotę wydatków kwalifikowalnych przez montaż finansowy projektu według wzoru:

(maksymalna kwota dofinansowania wynikająca z umowy o dofinansowanie/maksymalna kwota wydatków kwalifikowalnych wynikająca z umowy o dofinansowanie) x kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem

Przykład:

kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem = 1464,00 zł

maksymalna kwota dofinansowania wynikająca z umowy o dofinansowanie = 700 000,00 zł

maksymalna kwota wydatków kwalifikowalnych wynikająca z umowy o dofinansowanie = 1 000 000,00 zł

Wnioskowana kwota = (700 000,00: 1 000 000,00) × 1464,00 = 1024,80 zł

W przypadku beneficjentów innych niż państwowe jednostki budżetowe, ale otrzymujących dofinansowanie w wysokości 100% wydatków kwalifikowalnych, wnioskowana kwota jest równa kwocie wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem.

Opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać:

1) jeśli nie wynika to z treści faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej (np. gdy treść jest zbyt ogólna) – krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek. Dodatkowo jeżeli kwalifikowalna jest jedynie część wydatku, którego dotyczy opisywany dokument, w każdym przypadku należy w opisie zawrzeć informację na ten temat, wraz ze wskazaniem, jaka część wydatku (np. jakiego rodzaju wydatki, bądź jaki% wydatków) została uznana za kwalifikowalną;

2) numer i datę (lub tylko datę jeśli brak jest numeru) zawarcia kontraktu/umowy z Wykonawcą, z tytułu którego poniesiono wydatek lub innego dokumentu będącego podstawą poniesienia wydatku;

3) numer umowy o dofinansowanie;

4) numer zadania/kontraktu w ramach którego poniesiono wydatek;

5) w przypadku państwowych jednostek budżetowych – kod klasyfikacji budżetowej;

6) kategorię wydatku zgodnie z listą kategorii wydatków zawartą w objaśnieniu dotyczącym wypełniania pozycji 9 wniosku o płatność (np. Przygotowanie projektu – Przygotowanie raportów OOŚ lub Roboty budowlane);

7) jeśli sporządzono odrębny dokument potwierdzający wykonanie/odebranie robót/usług/ /dostaw – dane identyfikujące ten dokument (np. numer, data sporządzenia);

••

•

Jak opisać dokumenty

1��

8) kwotę wydatków kwalifikowalnych z wyszczególnieniem VAT;

9) w przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN – kurs, po którym przeliczono jej wartość, na potrzeby ujęcia w księgach rachunkowych.

UWAGA: na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej musi znaleźć się opis w zakresie, o którym mowa w punkcie 3 natomiast w sytuacji, gdy kwota wydatku uznanego za kwalifikowany jest niższa niż wartość faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej – także w zakresie, o którym mowa w punkcie 8 (chyba, że różnica ta wynika jedynie z tego, że VAT jest niekwalifikowalny).

Pozostałe elementy opisu mogą zostać umieszczone na odrębnej kartce, która będzie stanowiła załącznik do danej faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. W tym przypadku na kartce tej należy dodatkowo podać numer faktury lub dokumentu księgo-wego o równoważnej wartości dowodowej, którego ona dotyczy.

Faktura lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej powinny zostać sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzone przez upoważnioną osobę z danej jednostki.

1��

Przykładowy opis faktury

Opis do dokumentu (faktury, noty, itp.)

Wydatki kwalifikowalne: 0,00 PLNW tym VAT: 0,00 PLN

75001. 430875001. 4309

Kurs walutowy

Kategoria wydatku: podkategoria wydatku:

Sporządził:

Data:

Data:

Data:

pwzględem formalno-rachunkowym:

Kod klasyfikacji budżetowej - wkład UEKod klasyfikacji budżetowej - wkład karjowy

pwzględem merytorycznym:

Opis dokumentu - numer/data kontraktu/umowy z wykonawcą, dane identyfikujące dokument potwierdzający odbiór prac (jeśli był wymagany), krótki opis zamówienia (jeśli wymagany), numer

zadania wymienionego w Harmonogramie realizacji projektu, którego dotyczy wydatek .

Faktura VAT nr ....................

Wydatek realizowany w ramach umowy o dof inansowanie nr .. ………….

Fragment wypełniany tylko przez

benef icjentów będących

państwowymi jednostkami

budżetowymi. W pozostałych

przypadkach należywykasować pola.

1�0

8.19. Program operacyjny rozwój Polski Wschodniej

Informacje o programie oraz ważne dokumenty znajdziesz na stronach www:

www .polskawschodnia .gov .pl

Wniosek o płatność wypełniany jest zgodnie ze wzorem udostępnionym na ww. stronie.

Na dysku DVD znajdziesz wzór wniosku o płatność oraz szczegółową Instrukcję do wniosku beneficjenta o płatność dla projektu finansowanego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 .

Poniżej zwracamy uwagę na najistotniejsze informacje przedstawiane we wniosku o płatność, przed wypełnieniem wniosku zapoznaj się z ww. Instrukcją .

Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnienie pkt 11 wniosku – zestawie-nia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem . Błędne wpisanie danych spowoduje błędy w podsumowaniach!

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

Wpisz nazwę towaru lub usługi, odnoszących się do wydatku kwalifikowalnego wykazanych w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury (w przypadku wystąpienia różnych stawek, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT).

Dotyczy jedynie projektów Pomocy Technicznej

Podsumowanie odbywa się automatycznie. Kwotę przenieś do pkt 9 wniosku.

Dotyczy jedynie projektów Pomocy Technicznej

Należy podać datę dokonania płatności faktury lub innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. W zestawieniu mogą zostać ujęte wyłącznie w całości zapłacone dokumenty. Jeżeli np. faktura była płacona ratami, należy wskazać wszystkie daty płatności za daną fakturę. Dokument, który nie został w całości zapłacony, nie może być umieszczany we wniosku o płatność.

11. ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

Lp.

Nr

doku

men

tu

Num

er k

sięg

owy

lub

ewid

ency

jny

Kate

gori

a in

terw

encj

i

Dat

a w

ysta

wie

nia

Dat

a za

płat

y

Spos

ób z

apła

ty

Naz

wa

tow

aru

lub

usłu

gi/p

ozyc

ja n

a do

kum

enci

e

NIP

wys

taw

cy d

okum

entu

Kwot

a do

kum

entu

bru

�o

Kwot

a do

kum

entu

ne�

o

Kwot

a w

ydat

ków

w r

amac

h

wsk

azan

ego

doku

men

tu

pon

iesi

ona

w z

wią

zku

z re

aliz

acją

pro

jekt

u br

u�o

Kwot

a w

ydat

ków

w r

amac

h

wsk

azan

ego

doku

men

tu

pon

iesi

ona

w z

wią

zku

z re

aliz

acją

pro

jekt

u ne

�o

VAT

dla

wyd

atkó

w

w r

amac

h w

skaz

aneg

o do

kum

entu

w z

wią

zku

z re

aliz

acja

pro

jekt

u

Kwot

a w

ydat

ków

kw

alifi

kow

alny

ch

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

1. FVS/23/2010

2/2010Nie

dotyczy21-07-2010

28-07-2010

przelew zmiana opon

1 220,00 zł 1 000,00 zł 1 220,00 zł 1 000,00 zł 220,00 zł 1 220,00 zł

2. FVS/23/2010

3/2010Nie

dotyczy22-07-2010

30-07-2010

gotówkapaliwo 244,00 zł 200,00 zł 244,00 zł 200,00 zł 44,00 zł 244,00 zł

1 464,00 zł 1 200,00 zł 1 464,00 zł 1 200,00 zł 264,00 zł 1 464,00 zł

ETAP I - PODRÓŻ DO SAINT - TROPEZ

suma ogółem w PLN

1�1

Uwaga na kolumnę nr 11: Należy podać kwotę brutto wydatków w ramach wskazanego dokumentu poniesionych w związku z realizacją projektu. W przypadku gdy dokument opiewa na wyższą kwotę i obejmuje także wydatki niezwiązane z projektem, należy wpisać tylko tę część wydatków, która dotyczy projektu, np. faktura za ogrzewanie budynku jest kwalifikowalna w części w jakiej koszt ten ponoszony był na ogrzanie pomieszczeń służących realizacji projektu. W takim przy-padku kwotę faktury należy wpisać w kolumnach 9 i 10, natomiast w kolumnę 11 i 12 należy wpisać tylko tę część kwoty z ww. faktury, która dotyczy projektu. Kwota ta stanowi całkowitą kwotę poniesionych wydatków objętych projektem i może obejmować wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne poniesione w związku z realizacją projektu.

Wnioskowana kwota – w przypadku, gdy płatności dla beneficjenta przekazywane są w formie refundacji poniesionych wydatków, należy wpisać kwotę stanowiącą wynik mnożenia kwoty wydatków kwalifikowanych (z pkt 8 wniosku) przez montaż finansowy projektu określony w umowie o dofinansowanie pomniejszony o odsetki narosłe od przekazanych zaliczek.

[kwota wydatków kwalifikowalnych × (kwota dofinansowania wynikająca z umowy/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową)] – odsetki narosłe od przekazanych zaliczek

Przykład:

kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem = 1464,00 zł

kwota dofinansowania wynikająca z umowy = 700 000,00 zł

całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową = 1 000 000,00 zł

odsetki narosłe od przekazanych zaliczek = 0,80 zł

Wnioskowana kwota = [1464,00 × (700 000,00/1 000 000,00)] = 1024,00 zł

W przypadku wnioskowania o kolejną transzę zaliczki – jej wartość uwzględniasz we wniosko-wanej kwocie:

[kwota wydatków kwalifikowalnych × (kwota dofinansowania wynikająca z umowy/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową)] – odsetki narosłe od przekazanych zaliczek + wartość kolejnej transzy zaliczek wynikających z harmonogramu.

Poniżej przedstawiamy przykładowy opis faktury zgodny ze wzorem określonym w Wytycznych MRR w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007–2013.

••••

Jak opisać dokumenty

1��

Sprawdzono pod względemmerytorycznymdnia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

[podpis osoby upoważnionej]Sprawdzono pod względemformalnym i rachunkowymdnia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

[podpis osoby upoważnionej]

Dekretacja na konta: Wn Ma 080 201

Dekretacja wg klasyfikacji budżetowej: Dział 801 Rozdział 80101 Paragraf §6058

[podpis osoby upoważnionej]

Projekt jest realizowany zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.)*. Wydatki wykazane na fak-turze są poniesione w zgodzie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych . Zamówienia udzielono w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z art . 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.**

[podpis osoby upoważnionej]

Potwierdzam prawidłowe wykonanie robót zgodnie z protokołem odbioru z dnia ................................. oraz umową Nr................................. z dnia ............... zawartej pomię-dzy ………………………… . . [nazwa beneficjenta] a …… . . .……………………… . [nazwa wykonawcy]

[podpis osoby upoważnionej]

Wydatek w wysokości ………… dokonany na podstawie tej faktury będzie podlegał rozli-czeniu wramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007–2013 współ-finansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na podstawie umowy Nr ................................. z dnia................................. zawartej pomiędzy Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości a ……………………………. [nazwa beneficjenta] o dofinansowanie projektu Nr ................................. [tytuł projektu] .................................

[podpis osoby upoważnionej]

Wydatek opisany tą fakturą odnosi się do kategorii wydatku przedstawionego we wniosku o dofinansowanie w tabeli [podać numer tabeli we wniosku]:Sieć wodociągowa 20.000 zł VAT 4.400 złNadzór inwestorski 4.000 zł VAT 880 zł

[podpis osoby upoważnionej]

* Jeśli dotyczy** Jeśli inaczej, podać podstawę prawną poniesienia wydatku, np. art. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r – Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn.zm).

1��

8.20. Program operacyjny Innowacyjna Gospodarka

Informacje o programie oraz ważne dokumenty znajdziesz na stronach www:

www .poig .gov .pl

Wniosek o płatność wypełniany jest w generatorze.

Na dysku DVD znajdziesz plik instalacyjny generatora.

Poniżej zwracamy uwagę na najistotniejsze informacje przedstawiane we wniosku o płatność.

Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnienie pkt 11 wniosku – zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. Błędne wpisanie danych spowoduje błędy w podsumowaniach!

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

W przypadku rozgrupowania danych pochodzących z jednego dokumentu na kilka wierszy (np. w związku z występowaniem różnych stawek VAT), wartości wykazywane w kolumnach 6 i 7 każdego z wierszy powinny dotyczyć wartości brutto i netto towarów lub usług zgrupowanych w danym wierszu

Wpisz nazwę towaru lub usługi wykazanych w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. Opis towaru/usługi powinien być na tyle szczegółowy, aby pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie, jakiej usługi lub towaru dana pozycja dotyczy. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez konieczności przepisywania wszystkich pozycji z faktury (w przypadku wystąpienia różnych stawek, pozycje z faktury należy pogrupować w odrębnych wierszach, według stawek VAT). W przypadku, gdy na fakturze nie wszystkie wykazane pozycje dotyczą wydatków kwalifikowalnych, należy ująć tylko te pozycje, które podlegają refundacji.

Podsumowanie odbywa się automatycznie. Kwotę przenieś do pkt 9 wniosku .

1��

Wnioskowana kwota – w przypadku, gdy płatności dla beneficjenta przekazywane są w formie refundacji, należy wpisać kwotę stanowiącą wynik mnożenia kwoty wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem (wykazanych w pkt 9 wniosku) przez intensywność wsparcia (%) wynikającą z umowy/decyzji o dofinansowanie, tj.:

wnioskowana kwota = kwoty wydatków kwalifikowalnych × (wartość dofinansowania wynikająca z umowy kwota/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową).

Przykład:

kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem = 1464,00 zł

kwota dofinansowania wynikająca z umowy = 700 000,00 zł

całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową = 1 000 000,00 zł

Wnioskowana kwota = 1464,00 × (700 000,00 : 1 000 000,00) = 1024,80 zł

W przypadku działań, w których występują różne intensywności wsparcia dla poszczególnych kategorii wydatków kwalifikowalnych (np. doradztwo, szkolenia, inwestycje), należy wpisać wnioskowaną do wypłaty kwotę, która powinna zostać obliczona jako suma iloczynów kwot wydatków kwalifikowalnych wykazanych we wniosku o płatność (tabela 11) dla danej kategorii pomocy publicznej oraz określonych w umowie o dofinansowanie intensywności wsparcia (%) dla danego rodzaju wydatku, tj.

kwota wnioskowana = Σ wydatków kwalifikowalnych dla danej kategorii pomocy publicznej × intensywność dofinansowania wynikająca z umowy

lub

kwota wnioskowana = Σ wydatków kwalifikowalnych dla danej kategorii pomocy publicznej × (wartość dofinansowania dla danej kategorii pomocy publicznej wynikająca z umowy/ /całkowite wydatki kwalifikowalne dla danej kategorii pomocy publicznej).

W przypadku, gdy beneficjent nabywa prawo do kolejnej transzy zaliczki wynikającej z harmo-nogramu (zgodnie z zasadami określonymi przez instytucję zarządzającą danym programem operacyjnym), należy uwzględnić dodatkowo wartość kolejnej transzy zaliczki.

Uwaga: w przypadku pierwszej i kolejnych transzy zaliczki, kwota wnioskowana nie może być wyższa niż kwota dofinansowania poszczególnych etapów/zadań określonych w aktualnym harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu .

Państwowe jednostki budżetowe także obliczają wnioskowaną kwotę wyliczenia, ale nie stanowi ona podstawy do wypłaty środków na rzecz beneficjenta, a jedynie służy określeniu wartości środków, które następnie będą uwzględnione w deklaracjach i poświadczeniach wydatków przekazywanych do KE celem refundacji. W przypadku, gdy kwota tak wyliczona jest większa niż w umowie/decyzji, wpisujemy kwotę z umowy/decyzji.

Punkt 11 nie jest wypełniany w przypadku wniosków składanych przez beneficjentów, będących państwowymi jednostkami budżetowymi lub innych wskazanych beneficjentów systemowych, finansujących projekt ze środków zabezpieczonych w budżecie danej jednostki.

•••

1��

każdy oryginał dokumentu księgowego (fakturę, rachunek itp.) należy opisać, wskazując następujące informacje:

– nazwa (tytuł) projektu wynikający z umowy o dofinansowanie;

– data zawarcia i numer umowy o dofinansowanie;

– opis związku wydatku z umową o dofinansowanie – należy zaznaczyć w opisie faktury, do której z kategorii wydatków zatwierdzonych w umowie o dofinansowanie odnosi się wydatek dokumentowany fakturą;

– informacja o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR – tj. Projekt jest współfi-nansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego;

– dekretacja oraz nr księgowy dokumentu;

– informacja o poprawności formalnej i merytorycznej;

– adnotacja o sposobie zapłaty (jeżeli nie wynika to z dokumentu).

na fakturach wyrażonych w walutach obcych należy dodatkowo podać kurs waluty z dnia dokonania płatności za fakturę. Jeżeli płatność za fakturę/inny dokument księgowy wystawiony w walucie obcej dokonywana jest w transzach, należy dodatkowo podać kursy walut z dnia dokonania płatności kolejnych transz.

Wyżej wymienione informacje mogą być umieszczone na drugiej stronie dokumentu księgowego. Tak więc kopie dokumentów księgowych dostarczonych do właściwej instytucji muszą zawierać kopie ww. informacji – potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę . Wymogi te mają na celu m.in. wyeliminowanie ryzyka wielokrotnej refundacji tych samych wydatków w różnych programach operacyjnych.

Wniosek należy czytelnie podpisać z podaniem miejscowości i daty oraz ewentualnie opatrzyć pieczątką. Wniosek podpisuje osoba upoważniona do reprezentowania beneficjenta i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych.

Przykład Zasad opisywania faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej w Działaniu 5.3 PO IG

Uwaga: Przedstawiony niżej opis zawiera informacje, które muszą znaleźć się na oryginałach dokumentów (przed ich skopiowaniem i poświadczeniem za zgodność z oryginałem), będących podstawą rozliczenia wydatków w ramach projektu. W zależności od specyfiki beneficjenta opis może zawierać dodatkowe elementy.

I. Pierwsza strona dokumentu

I. Zgodnie z wymogiem Komisji Europejskiej na pierwszej stronie oryginału faktury powinna zostać umieszczona (przed jej skopiowaniem) adnotacja „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa”.

II. Druga strona dokumentu

Każda faktura lub inny dowód księgowy o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzający dokonanie wydatków kwalifikowalnych powinien być opisany na odwrocie w taki sposób, aby wyraźnie widoczny był jego związek z Projektem. Powyższe dokumenty powinny zawierać w opisie następujące informacje:

nazwę (tytuł) Projektu wynikającą z Umowy o udzielenie wsparcia,

nazwę Programu Operacyjnego oraz numer i nazwę działania,

numer Umowy o udzielenie wsparcia i datę jej zawarcia,

•••

Jak opisać dokumenty

1��

krótki opis wydatku wraz z podaniem: Etapu, Zadania i Kontraktu zgodnym z harmonogra-mem rzeczowo-finansowym, stanowiącym załącznik nr 12 do Umowy o udzielenie wsparcia, wraz z podaniem numeru kategorii wydatków, do której wydatek został przypisany, zgodnie z § 6 ust 2 Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 30 stycznia 2009 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej na wsparcie ośrodków innowacyjności w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007–2013, (wraz z datą, czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby upoważnionej); jeżeli tylko część z wydatków wskazanych na fakturze dotyczyć będzie realizowanego Projektu, należy wskazać także ich pozycje na fakturze,

sprawdzenie/zatwierdzenie pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym (wraz z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby upoważnionej),

dekretację na konta księgowe (może znajdować się na pierwszej stronie dokumentu), dekretacja wg klasyfikacji budżetowej (w przypadku JST),

zatwierdzenie kwoty do wypłaty (wraz z czytelnymi podpisami/parafami i pieczęciami imiennymi osób upoważnionych),

zgodność z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych wraz z podaniem artykułu, na mocy którego zamówienie zostało zrealizowane, także w przypadku, gdy dany zakup nie podlega zapisom przedmiotowej ustawy, np. art. 4 Pzp (wraz z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby upoważnionej), lub wskazanie podstawy zwolnienia podmiotowego,

kwota wydatków kwalifikowalnych z kwotowym wyszczególnieniem:

– kwoty wsparcia (EFRR + budżet państwa),

– kwota wydatków stanowiąca wkład własny beneficjenta,

kwota wydatków niekwalifikowalnych (jeśli dotyczy) z podaniem źródeł z jakich zostanie pokryta .

UWAGA: Dokumenty stanowiące załączniki do Wniosku o płatność powinny być pogrupowane (do każdej z pozycji wykazanej w pkt. 11 Wniosku o płatność) w następującej kolejności: faktura lub rachunek, przelew, wyciąg bankowy, protokół odbioru, umowa z wykonawcą/dostawcą, itp. i ułożone w kolejności zgodnej z listą dokumentów potwierdzających poniesione wydatki – pkt 11 Wniosku o płatność. Pierwsza strona każdego z ww. załączników powinna zostać oznaczona nr pozycji z pkt 11 Wniosku o płatność, a każdy z załączników powinien zostać trwale spięty.

W przypadku braku możliwości (zbyt mało miejsca) umieszczenia wszystkich wymaganych zapi-sów na drugiej stronie faktury, dopuszcza się możliwość umieszczenia ww. informacji na kartce papieru formatu A4- na stałe dołączonej do dokumentu księgowego – z nagłówkiem: „Załącznik do faktury nr... z dnia W takim przypadku na fakturze powinna znaleźć się także informacja, że dany dokument posiada załącznik.

UWAGA: Rozliczeniu mogą podlegać wyłącznie dokumenty zapłacone w całości. Jeżeli np. faktura była płacona ratami, należy wskazać wszystkie daty płatności za daną fakturę. Dokument, który nie został w całości zapłacony nie może być umieszczany we Wniosku o płatność.

UWAGA: Wszystkie kopie dokumentów powinny być podpisane (niebieskim tuszem) za zgodność z oryginałem przez osobę do tego uprawnioną oraz opatrzone datą potwierdzenia. Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis na każdej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem” lub podpis na pierwszej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony...do strony....” – dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem.

UWAGA: Na wszystkich pozostałych dokumentach związanych z realizacją Projektu powinien znaleźć się zapis: „Dotyczy Projektu pn. „[podać nazwę projektu]” realizowanego w ramach Umowy o udzielenie wsparcia z dnia [podać datę zawarcia umowy]”.

•

•

•

•

•

•

•

1��

Przykład opisu faktury

Dotyczy Projektu pt . „[podać tytuł Projektu]”.

Wydatek w wysokości...................... [koszt kwalifikowany objęty fakturą] będzie podlegał rozliczeniu w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007–2013 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa na podstawie umowy nr Nr POIG.05.03.00-00-ZXX/09-00 z dnia...................................... zawartej w ramach Osi Priorytetowej 5 Dyfuzja Innowacji, Działanie 5.3 Wspieranie Ośrodków Innowacyjności[podpis osoby upoważnionej]

Wydatek z faktury nr . . . . . . . . . . . . . z dnia . . . . . . . . . . . . . . . . [podać zakres rzeczowy wydatku i pozycję na fakturze, jeśli występują

na niej także pozycje nie związane z realizacją Projektu] został dokonany w ramach kategorii wydatków

[podać nr..... kategorii wydatku zgodnie z §6 ust. 2 Rozporządzenia1]

zgodnie z:

Etapem [podać numer i nazwę Etapu], Zadaniem [podać numer i nazwę Zadania], Kontraktem [podać numer i nazwę

Kontraktu],

harmonogramu rzeczowo-finansowego stanowiącego załącznik nr 12 do Umowy o udzielenie wsparcia .

Wydatki kwalifikowane dotyczące opisywanej faktury wynoszą: [podać kwotę w PLN] w tym:

wsparcie Projektu (EFRR + budżet Państwa): [podać kwotę w PLN]

wkład własny: [podać kwotę w PLN] wydatki niekwalifikowalne: [podać kwotę w PLN], pokryte ze środków [podać źródło].[podpis osoby upoważnionej]

Wydatku dokonano zgodnie z zapisami ustawy z dnia 29 stycznia 2009 r. Prawo zamówień publicznych2 (Dz. U. 2007 nr 223, poz. 1655, z późn. zm.) w trybie [podać tryb przetargowy] na mocy art . [podać nr artykułu] 3.

lub

Skorzystano ze zwolnienia na podstawie [podać podstawę prawną].[podpis osoby upoważnionej]

Sprawdzono pod względem formalnym[data i podpis osoby upoważnionej]

Sprawdzono pod względem merytorycznym[data i podpis osoby upoważnionej]

Sprawdzono pod względem rachunkowym[data i podpis osoby upoważnionej]

Zatwierdzono do wypłaty[data i podpis osoby upoważnionej]

Dekretacja na konta[data i podpis osoby upoważnionej]

Dekretacja wg klasyfikacji budżetowej (dotyczy JST)[dział], [rozdział], [paragraf]

[data i podpis osoby upoważnionej]

1 Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 30 stycznia 2009 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej na wsparcie ośrodków innowacyjności w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007–20132 Jeśli dotyczy3 Jeśli inaczej, podać podstawę prawną poniesienia wydatku, np. art. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, Kodeks Cywilny .

1��

8.21. Programy europejskiej Współpracy terytorialnej

Informacje o programach oraz ważne dokumenty znajdziesz na stronach www:

www .ewt .gov .pl

W ramach programów EWT można wyróżnić następujące rodzaje współpracy:

Współpraca transgraniczna

Realizowane są następujące programy w ramach współpracy transgranicznej z udziałem Polski:

Polska (Województwo Zachodniopomorskie) – Niemcy (Meklemburgia/Pomorze Przednie – Brandenburgia)

Polska (Województwo Lubuskie) – Niemcy (Brandenburgia)

Polska – Saksonia

Polska – Republika Czeska

Polska – Republika Słowacka

Polska – Republika Litewska

Południowy Bałtyk (Polska – Szwecja – Dania – Litwa – Niemcy)

Polska zarządza 3 programami:

Południowy Bałtyk (Polska – Szwecja – Dania – Litwa – Niemcy)

Polska (Województwo Lubuskie) – Niemcy (Brandenburgia)

Polska – Republika Słowacka

Dodatkowo Polska uczestniczy i zarządza dwoma programami w ramach Europejskiego Instru-mentu Partnerstwa i Sąsiedztwa:

Polska – Białoruś – Ukraina

Litwa – Polska – Rosja

Współpraca transnarodowa

Współpraca transnarodowa z udziałem Polski realizowana jest w ramach dwóch programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej:

Program Regionu Morza Bałtyckiego oprócz Polski uczestniczą w nim: Dania, Estonia, Finlandia, Litwa, Łotwa, Niemcy (wybrane regiony), Szwecja oraz 3 państwa spoza UE: Białoruś (wybrane regiony), Norwegia i Rosja (wybrane regiony);

Program dla Europy Środkowej oprócz Polski uczestniczą w nim: Austria, Czechy, Niemcy (wybrane regiony), Słowacja, Słowenia, Węgry, Włochy (wybrane regiony), Ukraina (wybrane regiony).

Współpraca Międzyregionalna

W nowym okresie programowania 2007–2013 w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowany jest tylko jeden Program Współpracy Międzyregionalnej – InterreG IVC, który swoim zasięgiem obejmuje całe terytorium Unii Europejskiej oraz Norwegię i Szwajcarię.

•

••••••

•••

••

•

•

1��

W programach Europejskiej Współpracy Terytorialnej kwalifikowalne wydatki poniesione w trakcie realizacji projektu są zwracane na zasadzie refundacji, czyli beneficjent najpierw musi ponieść wydatek i udokumentować go (przedstawić dowód jego poniesienia) a dopiero potem otrzyma jego zwrot .

By otrzymać zwrot poniesionych w ramach projektu wydatków należy – w zależności od przyję-tych w danym programie zasad – dołączyć raport z częściowej lub końcowej realizacji projektu, którego częścią jest wniosek o płatność lub wniosek o płatność oraz raport z częściowej lub końcowej realizacji projektu.

W przypadku programów współpracy transgranicznej realizowanych w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa partner wiodący składa raporty z realizacji projektu (obejmujące część finansową) łącznie z wnioskiem o zaliczkę/płatność pośrednią/raportem końcowym z realizacji projektu.

Dokładne terminy składania tego typu dokumentów tj. raportów i wniosku o płatność określają dokumenty wdrożeniowe danego programu np. Uszczegółowienie, Podręcznik beneficjenta oraz umowa o dofinansowanie, przy czym zalecane jest przedkładanie ich co najmniej raz na 3 mie-siące, licząc od momentu podpisania umowy o dofinansowanie.

Na dysku DVD znajdziesz dokumenty dostępne na stronach internetowych instytucji zarządza-jących/wdrażających programy EWT (wraz ze wzorami raportów/wniosków o płatność oraz instrukcjami).

W niniejszym rozdziale przedstawiamy przykład wniosku o płatność w Programie Współpracy transgranicznej rzeczpospolita Polska – republika Słowacka 2007–2013 oraz przykład wskazówek do wypełniania zestawienia dowodów księgowych w Programie Współpracy transgranicznej Polska – Saksonia 2007–2013 .

Poszczególni Partnerzy uzyskują od instytucji kontroli I stopnia certyfikaty poświadczające kwalifikowalność poniesionych wydatków na podstawie infor-macji przedstawionych w raporcie cząstkowym. Certyfikaty te są przekazywane do Partnera Wiodącego, który załącza je do zbiorczego raportu o postępie realizacji projektu przesyłanego do Wspólnego Sekretariatu Technicznego. Po dokonaniu weryfikacji raportu, Wspólny Sekretariat Techniczny przekazuje go do Instytucji Zarządzającej Programem, która po zatwierdzeniu raportu kieruje wniosek o refundację środków do Instytucji Certyfikującej. Ta dokonuje refundacji wydatków na rachunek Partnera Wiodącego. Partner Wiodący przekazuje środki na rachunki poszczególnych Partnerów projektu.

Wniosek o płatność jest częścią (jednym z punktów) raportu cząstkowego/raportu o postępie realizacji projektu .

W raporcie cząstkowym w pkt 30 określa się wartość środków przedstawionych do weryfikacji i certyfikacji przez kontrolera krajowego . Kwota ta stanowi podsumowanie wydatków przedsta-wionych w tabeli nr 1 – Wydatki poniesione w trakcie realizacji projektu w EUR. Kwota wydatków podlegająca dofinansowaniu z EFRR (kolumna 1, wiersz 15) jest wyliczana jako iloczyn kwot wydatków kwalifikowalnych po uwzględnieniu przychodów (wiersz 13) i poziomu dofinansowania z EFRR wynikającego z umowy/decyzji o dofinansowanie projektu.

Jak obliczyć wnioskowaną kwotę

1�0

Wiersze 1-9 – należy sformatować tak, aby kategorie i podkategorie budżetowe były zgodne z tabelą budżetową stanowiącą załącznik nr 1 do zatwierdzonego przez Komitet Monitorujący wniosku o dofinansowanie projektu. Wszystkie kwoty, które należy uzupełnić w wierszach 1–9 dotyczą całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu.

Należy podać poziom dofinansowania dla partnera projektu określony w zatwierdzonym przez Komitet Monitorujący wniosku aplikacyjnym .

Należy obliczyć wartość dofinansowania ze środków EFRR, która będzie przedmiotem refundacji . Mnożymy kwotę wydatków kwalifikowanych z wiersza 13 przez poziom dofinansowania (wiersz 14).

Wartość wydatków kwalifikowalnych należy pomniejszyć o wygenerowany dochód wyłącznie w przypadku projektów generujących dochód w rozumieniu art . 55 ust 1 Rozporządzenia 1083/2006.

tę kwotę przepisz do pkt 30 raportu cząstkowego.

Lp. /Deklarowane wydatki

(bieżący okres sprawozdawczy)

wykazane w zatwierdzonych

poprzednich raportach

narastająco (poprzednie i bieżące)

zaplanowane w budżecie projektu

% realizacji budżetu

Por. č.Hlásené výdavky (bežné

obdobie)

vykázané v schválených predchádzajúcich

správach

kumula�vne (predchádzajúce

a bežné)

naplánované v rozpočte projektu

% realizácie rozpočtu

54321

1 Pł enlánosrePeca náklady

1.1 Personel Personálne náklady partnerov

1.2 Personel zewnętrzny Externé personálne náklady

2 Podróż énvotseCe

2.1 Podróże międzynarodowe Medzinárodné cestovanie 100000 50000 150000 150000 100

2.2 Podróże krajowe Vnútroštátne cestovanie

3 Wyposaż einedairaZeine

4 Spotkania i promocja Stretnu�a a propagácia

4.1 Wyżywienie Strava

4.2 Zakwaterowanie Ubytovanie

4.3 Publikacje, studia, opracowania Publikácie, štúdie, spracované materiály

4.4 Inne Iné

5 Koszty évokzdáverPenlógo náklady

6 Koszty przygotowawcze Náklady na prípravu

7 Inwestycje Inves�cie 1000 10000 11000 22000 50

7.1 Roboty Práce

7.2 Dostawy Dodávky

7.3 Usługi Služby

énIennI8

9 Wydatki kwalifikowalne łącznie Oprávnené výdavky celkom 101000 60000 161000 172000 93,60

10w tym VAT zaliczany do wydatków kwalifikowalnych

z toho DPH započítaná k oprávneným výdavkom

11 Wydatki poniesione w obszarach 20%Výdavky vynaložené v oblas�ach 20%

12 Całkowite przychody Celkové 000100001ymjírp

13Wydatki kwalifikowalne po uwzględnieniu przychodów

Oprávnené výdavky po zohľadnení príjmov

10000 60000 160000

14Poziom dofinansowania z EFRR wynikający z umowy/decyzji o dofinansowanie projektu

Miera spolufinancovania z ERDF na základe zmluvy/ rozhodnu�a o poskytnu� finančného príspevku pre projekt

15Kwota wydatków podlegająca dofinansowaniu z EFRR

Suma výdavkov podliehajúca spolufinancovaniu z ERDF

7000 42000 112000 120400 93,02

Wyszczególnienie / Obsah

70%

Tabela 1. Wydatki poniesione w trakcie realizacji projektu w EUR / Tabuľka č. 1. Výdavky vynaložené počas realizácie projektu v EUR

1�1

1��

Niżej przedstawiamy przykład opisu faktury w Programie Współpracy transgranicznej rzeczpospolita Polska (Województwo lubuskie) – bran-denburgia 2007–2013.

Dowodem poniesienia wydatku są w całości zapłacone faktury lub inne dowody księgowe o równoważnej wartości dowodowej. Załącznikiem do oświadczeń/deklaracji o poniesionych wydatkach są potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur/innych dowodów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających dokonanie wydatków kwalifikowalnych. Faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, których kopie Beneficjent załącza do raportu/wniosku o płatność powinny być opisane.

Opis faktury/innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać:

– numer umowy o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego (w przypadku wydatków ponoszonych po podpisaniu umowy),

– nazwę projektu i numer (jeśli został nadany),

– opis związku wydatku z projektem – należy zaznaczyć w opisie faktury, do której kategorii kosztów przedstawionej we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu odnosi się wyda-tek opisany fakturą (np. koszty osobowe, koszty rzeczowe, inwestycje itd.) oraz kategorię interwencji, właściwą dla danego wydatku,

– informację o poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej,

– dodanie adnotacji: „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego”. Zapis ten może również występować w formie pieczęci.

W przypadku polskich partnerów obowiązuje dodatkowo:

– podanie podstawy prawnej zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19 poz. 177, z późn. zm.). Należy podać zapis w ustawie, na podstawie którego wydatek jest realizowany lub na podstawie którego do beneficjenta/ /wydatku nie stosuje się trybów ww. ustawy.

Do kopii faktur należy załączyć:

– potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów z rachunku bankowego Beneficjenta (wskazanego w umowie o dofinansowanie), przedstawiające dokonane operacje bankowe lub kopie przelewów bankowych potwierdzających poniesienie poszczególnych wydatków.

Zgodność z oryginałem kopii dokumentu potwierdzana jest przez osobę z pionu finansowego (np. główny księgowy), lub inną osobę upoważnioną pisemnie przez Beneficjenta, wraz z podaniem pełnionej funkcji/stanowiska służbowego w instytucji składającej wniosek (np. pieczątka) oraz datą potwierdzenia za zgodność z oryginałem.

W przypadku zapłaty gotówką osoba przyjmująca zapłatę, potwierdza jej przyjęcie poprzez adnotację na pierwszej stronie faktury, np. „zapłacono gotówką”. Ta adnotacja stanowi dowód zapłaty, w związku z tym nie wymaga się dodatkowo raportów kasowych. W przypadku braku adnotacji należy załączyć raport kasowy.

– potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających odbiór/ /wykonanie prac, np. protokoły odbioru (dotyczy to w szczególności wszystkich wydatków inwestycyjnych i robót budowlanych, ale również zleceń i wykonanych dzieł).

Jak opisać dokumenty

1��

– w przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane – potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z podaniem ich miejsca składowania.

W przypadku polskich partnerów obowiązuje dodatkowo:

– do projektów, w których rozliczane są koszty osobowe, należy stosować regulacje zawarte w załączniku nr 2 do Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007–2013 z dnia 04.12.2009 r .

Wraz z dokumentacją dotyczącą wniosku należy przechowywać potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających realizację danego zadania lub jego części zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu (np. wymagane dyplomy, certyfikaty, dokumenty przetargowe), które należy udostępnić właściwej osobie w razie kontroli.

1��

II Część II PorAdnIk dLA konSuLtAntóW

Choć ta część podręcznika przygotowana jest dla Konsultantów Punktów Informacyjnych Fun-duszy Europejskich, mogą z niej również korzystać beneficjenci, szczególnie w przypadku, kiedy wybierają się do PIFE po poradę.

Ze względu na ograniczoną objętość podręcznika, w tej części nie będziemy powtarzać wcześniej przedstawionych treści, spróbujemy natomiast podpowiedzieć, jak udzielać pomocy beneficjentom w wypełnianiu wniosków o płatność. Będziemy też często odsyłać Czytelników do pierwszych rozdziałów „Przewodnika”.

Osoba pomagająca wypełnić wniosek o płatność, aby pomóc beneficjentom – sama musi znać wszystkie regulacje dotyczące wdrażania projektów.

Tę wiedzę już posiadacie, pracując w Punktach Informacyjnych mieliście okazję poznać przepisy prawne, wytyczne i instrukcje (może z wyjątkiem dotyczących wnioskowania o płatność, choć zapewne i te też nie są Wam zupełnie obce). Pomagając beneficjentom będziecie mogli Waszą wiedzę wykorzystać w praktyce. Ponadto będziecie mogli zobaczyć efekty Waszej wcześniejszej pracy – być może przyjdą do Was po ponowną poradę beneficjenci, którym doradzaliście na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie .

Przygotowanie wniosku o płatność jest w naszej opinii łatwiejsze, niż przygotowanie wniosku o dofinansowanie. Wszystkie dane do jego wypełnienia są znane (a ich część można przepisać wprost z wniosku o dofinansowanie i umowy). Trzeba tylko te dane uporządkować i przepisać do odpowiednich rubryk wniosku oraz dokonać kilku prostych działań matematycznych.

Zanim zaczniesz lekturę tej części „Przewodnika”, przeczytaj rozdziały 1 – 7, szczególną uwagę zwróć na rozdział 5, w którym punkt po punkcie opisujemy wzór wniosku o płatność. Pisząc dalsze rozdziały „Przewodnika” zakładaliśmy, że znasz jego pierwszą część.

Zakładaliśmy też, że podczas wizyty beneficjenta w PIFE, zakres oferowanej mu pomocy obej-mować będzie przede wszystkim:

informowanie o przebiegu procesu rozliczania projektu,

informowanie o wymogach przy opisywaniu dokumentów finansowo-księgowych,

informowanie o wymogach formalnych wniosku o płatność,

wstępne doradztwo przy wypełnianiu wniosków o płatność pod względem formalnym (w szczególności objaśnianie instrukcji wypełniania i przygotowania wniosku).

Najlepszą metodą pomocy byłaby próba wspólnego z beneficjentem wypełnienia kilku części wniosku o płatność. W większości przypadków będzie to prawie niemożliwe – zasoby PIFE są ograniczone. Polecamy jednak wykonanie takiego ćwiczenia choćby raz, dzięki temu przekonasz się w praktyce, jak wdrożyć zapisy instrukcji wypełniania wniosku o płatność. Instrukcje te rzadko prezentują praktyczne podejście, ale są dobrymi zbiorami informacji o wymogach formalnych stawianych wnioskom o płatność. W następnych rozdziałach spróbujemy podpowiedzieć, jak ww. wymogi formalne wdrożyć w praktyce.

••••

1��

1. Wniosek o płatność i jego przygotowanie – od A do z

Wniosek o płatność pełni istotną rolę nie tylko z punktu widzenia rozliczenia projektu. Jest rów-nież ważnym narzędziem służącym do zarządzania i monitorowania programami operacyjnymi. Informacje zawarte we wnioskach o płatność służą m.in. do przygotowania zapotrzebowań na środki finansowe z budżetu państwa, sprawozdań z wdrażania poszczególnych programów operacyjnych oraz wniosków o płatność pośrednią/końcową do Komisji Europejskiej. We wnioskach o płatność do Komisji Europejskiej mogą znaleźć się tylko wydatki kwalifikowalne przedstawione we wnioskach o płatność beneficjentów, ponadto wnioski te muszą przejść wszystkie szczeble kontroli instytucji zarządzających (lub pośredniczących) i certyfikację (poświadczenie wydatków) instytucji certyfikującej. Ich poprawne i terminowe przygotowanie warunkuje szybkie płatności ze strony KE, co jest niezwykle istotne dla zapewnienia płynności finansowej w Funduszach Europejskich. Z tego punktu widzenia pomoc beneficjentom w wypełnianiu wniosków może okazać się nieoceniona.

Wnioski o płatność wypełniane są w generatorach albo w arkuszach kalkulacyjnych (Excel) i edy-torach tekstów (Word). Wypełnianie wniosku w generatorze jest proste – wystarczy wpisać w pola odpowiednie dane, generator sam wykona obliczenia i sprawdzi poprawność wypełnienia wniosku. W niektórych przypadkach do generatora można także zaimportować wniosek o dofinansowanie – automatycznie wypełnią się wtedy tabele dotyczące oznaczenia projektu i beneficjenta, czę-ściowo wypełnione zostaną tabele opisujące postęp rzeczowo-finansowy projektu i osiągnięcie zakładanych we wniosku o dofinansowanie wskaźników (zaimportowane będą np. poszczególne zadania/etapy/kategorie kosztów projektu wskazane we wniosku o dofinansowanie i założone wskaźniki). Uwaga: nie wszystkie obliczenia generatory przeprowadzają automatycznie, przed wydrukiem wniosku sprawdź jego poprawność (poprzez funkcje walidacji).

Wniosek o płatność spełnia dwie podstawowe funkcje:

rozliczeniową

Na podstawie wniosku o płatność beneficjenci otrzymują środki na współfinansowanie projektów, które mogą być przekazywane w dwóch formach:

refundacji poniesionych wydatków,

zaliczki .

Możliwa jest też forma mieszana – beneficjenci jednocześnie wnioskują o refundację poniesionych wydatków z własnych źródeł i rozliczają zaliczkę/wnioskują o kolejną transze zaliczki .

sprawozdawczą

Beneficjenci przedstawiają we wniosku informacje o postępie rzeczowym i finansowym projektu. Wniosek pokazuje, na jakim etapie wdrażania jest projekt – które z założonych we wniosku o dofinansowanie zadań udało się już zrealizować, jak przełożyło się to na poniesione wydatki i które z przewidzianych wskaźników udało się osiągnąć.

W zależności od ww. funkcji, wnioski o płatność mogą przyjąć jedną z niżej wymienionych form (pierwsze 4 dotyczą tzw. płatności pośrednich):

1) wniosek o pierwszą zaliczkę,

2) wniosek o kolejne transze zaliczki (jednocześnie w tych wnioskach rozliczana jest poprzednia transza zaliczki),

•

•

1��

3) wniosek o refundację poniesionych wydatków (bez wnioskowania o zaliczkę),

4) wniosek o refundację poniesionych wydatków z jednoczesnym wnioskiem o zaliczkę (rozli-czeniem zaliczki),

5) wniosek sprawozdawczy (w przypadku, kiedy w danym okresie sprawozdawczym nie były poniesione wydatki),

6) wniosek o płatność końcową.

Niektóre instytucje zarządzające/pośredniczące opracowały odrębne wzory wniosków – w zależ-ności od wypełnianej funkcji wniosku (np. wzór wniosku o pierwszą płatność zaliczkową). W „Przewodniku”, ze względu na jego ograniczoną objętość, nie było możliwe przedstawienie wszystkich wzorów wniosków o płatność we wszystkich programach operacyjnych. Znajdziesz je na załączonym dysku DVD (według stanu na 31 stycznia 2011 r.).

1.1. Część wstępna wniosku o płatność

Podczas spotkania z beneficjentem spytaj go, w jakim celu wypełnia wniosek o płatność:

1) czy chce pozyskać „z góry” środki na realizację projektu? Czy będzie robił to po raz pierwszy, czy może nie wie, jak rozliczyć wcześniej otrzymaną zaliczkę?

2) czy poniósł wydatki z własnych środków i chce wnioskować o ich refundację? Czy w takim przypadku jednocześnie wnioskować będzie o zaliczkę?

3) czy nie poniósł wydatków i wypełniać będzie tylko część sprawozdawczą?

4) czy zakończył projekt i chce go ostatecznie rozliczyć?

Odpowiedź na ww. pytania przesądzi o wyborze odpowiedniego typu wniosku, co musi być zaznaczone we wstępnej części wniosku o płatność (wypełnianie wniosków w niektórych gene-ratorach rozpoczyna się od wyboru właściwej opcji).

Uwaga na wzory wniosków, które w celu wyboru właściwej opcji, przewidują konieczność wykre-ślenia nieodpowiednich typów wniosków. Przykładowo w RPO Województwa Mazowieckiego w pkt 9 wniosku mamy do wyboru:

9. Płatność:– pośrednia/rozliczenie zaliczki/rozliczenie wydatków/funkcja sprawozdawcza**;– końcowa*****.

** Niepotrzebne skreślić***** Jeśli dotyczy

Przypomnij beneficjentowi, aby wybrał właściwy typ wniosku i nie zapomniał wykreślić niepo-trzebnych informacji .

Na wstępie wniosku beneficjent wypełnia też pola identyfikujące projekt (m.in. numer projektu, umowy, dane beneficjenta). Niektóre generatory wniosków płatniczych te części wniosku wypeł-niają automatycznie – po zaimportowaniu danych z wniosku o dofinansowanie. Jeśli generator takich funkcji nie posiada albo wniosek wypełniany jest w arkuszu kalkulacyjnym czy edytorze tekstu, należy starannie przepisać dane z dokumentów.

1��

Dlatego przed wypełnieniem wniosku o płatność beneficjent powinien dysponować:

umową i wnioskiem o dofinansowanie,

ostatnim wnioskiem o płatność,

dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków kwalifikowalnych,

dokumentami potwierdzającymi osiągnięcie założonych w projekcie wskaźników.

To na podstawie ww. dokumentów przygotowywany będzie wniosek o płatność, warto na wstępie wyjaśnić beneficjentowi korelację pomiędzy tymi dokumentami, a wnioskiem o płatność:

1) Dane identyfikujące projekt i beneficjenta trzeba przepisać z wniosku o dofinansowanie i umowy. Uwaga na wszystkie aneksy, należy podać również ich daty i numery. Jeśli aneksami zmieniane były kwoty (dofinansowania, całkowitych wydatków kwalifikowalnych, wartości projektu), należy we wniosku o płatność te zmiany uwzględnić.

2) Dane potrzebne do wypełnienia części finansowej wniosku (np. zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki) beneficjenci przepisują z dokumentów finansowanych (faktur bądź innych równorzędnych dokumentów). Będą podstawą do obliczenia wnioskowanej kwoty, dlatego należy przepisywać je do wniosku o płatność z dużą starannością.

3) W części sprawozdawczej wniosku beneficjenci opisują postęp rzeczowy i finansowy projektu – od początku jego wdrażania. Dlatego konieczne jest uwzględnienie informacji przedstawionych w poprzednich wnioskach o płatność (np. informacji o dotychczasowych wydatkach w określonym zadaniu/etapie projektu). Ponadto beneficjent powinien posiadać dokumenty uzasadniające osiągnięcie założonych w projekcie wskaźników (np. jeśli jednym ze wskaźników jest zatrudnienie określonej liczby osób – beneficjent powinien posiadać umowy o pracę w liczbie, którą wskazuje we wniosku o płatność).

Na wstępie wniosku o płatność określany jest też okres, za jaki składany jest wniosek. Najczęściej będzie to okres od złożenia poprzedniego wniosku o płatność do daty przedłożenia danego wniosku o płatność. Zapoznaj się ze szczegółami dotyczącymi określenia okresu sprawozdawczego opisanymi w instrukcji wypełniania wniosku o płatność dla poszczególnego programu operacyjnego.

••••

1��

1.2. Aspekt formalny – wypełnianie pól

Najistotniejsze we wniosku o płatność jest przedstawienie:

wyliczonej prawidłowo „wnioskowanej kwoty” (czyli kwoty refundacji poniesionych wydatków lub zaliczki albo też obu tych kwot), a także

informacji o postępie we wdrażaniu projektu (tzw. „postęp rzeczowo-finansowy”, który dotyczy realizowanych w projekcie zadań i ich kosztów.

Wniosek ma prezentować także wszystkie (tzw. całkowite) poniesione wydatki, zarówno kwali-fikowalne jak i niekwalifikowalne, a także ich związek z projektem (uwaga: w przypadku faktur dokumentujących poniesienie jedynie wydatków niekwalifikowalnych, nie są one przedstawiane w zestawieniach dokumentów).

Niekiedy wymaga się we wniosku (lub załącznikach do wniosku) rozbicia kwot na poszczególne części odpowiadające dwóm składowym wypłaty środków beneficjentowi: płatności ze środków europejskich (85%) i dotacji celowej (15%) z budżetu krajowego. Uwaga: dokonując tego typu obli-czeń należy uważać na zaokrąglenia, zwróć uwagę na informacje przedstawione na stronie 29.

Wszystkie wyliczenia we wniosku o płatność są w naszej opinii proste, ograniczają się do podsta-wowych działań matematycznych (i jeśli wniosek wypełniany jest w generatorze albo w arkuszu kalkulacyjnym, przeprowadzane są automatycznie).

Poszczególne punkty wniosku o płatność zostały omówione w rozdziale 5.2 pierwszej części „Przewodnika”, a schematy wypełniania wniosku w rozdziałach 5.3 i 5.4, polecamy ich lekturę! Powtórzymy najistotniejsze informacje próbując je usystematyzować.

Niżej przedstawimy informacje według proponowanej przez nas kolejności wypełniania wniosku (zgodnie ze schematami opisanymi w rozdziałach 5.3 i 5.4). Wzory wniosków o płatność nie są wypełniane po kolei punkt po punkcie. Aby wypełnić np. punkt, w którym przedstawiana jest wnioskowana kwota, potrzebne nam są dane, które przedstawiamy w kolejnych punktach wniosku (np. w zestawieniu dokumentów). Dlatego proponujemy praktyczne podejście, zaproponowane niżej w kolejnych rozdziałach algorytmy postępowania.

Wniosek o płatność można wypełnić w następującej kolejności:

1) Część wstępna – w dowolnym momencie (najlepiej przed wyliczeniem wnioskowanej kwoty),

2) Część finansowa:

najpierw należy wypełnić zestawienie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku,

następnie wypełniamy tabelki, w których przedstawiamy dochody w projekcie oraz ewentualne korekty poprzednich wniosków,

potem wypełniane są wstępne punkty wniosku (wydatki kwalifikowalne objęte wnioskiem i wnioskowana kwota),

3) Część sprawozdawcza – postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu, tabele wskaźników,

4) Dodatkowe informacje:

planowany przebieg rzeczowy realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku,

informacja na temat problemów

•

•

•

•

•

••

1��

informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych,

5) Oświadczenia.

Jeśli masz taką możliwość – otwórz wzór wniosku o płatność w interesującym Ciebie programie operacyjnym i podczas lektury dalszych punktów zapoznaj się ze wzorami tabel.

1.2.1. część finansowa wniosku o Płatność

Algorytm:

• Beneficjent powinien uporządkować wszystkie zapłacone w okresie rozliczeniowym faktury (równorzędne dokumenty) związane z projektem.

• Faktury dotyczące wyłącznie kosztów niekwalifikowalnych nie są przedstawiane w zestawieniu dokumentów potwierdzającym poniesienie wydatków

• Jeśli beneficjent nie wykonał tego wcześniej, należy przepisać do wniosku o płatność podstawowe dane z umowy – nr projektu, nr umowy, kwotę dofinansowania, całkowitą kwotę wydatków kwalifikowanych. Uwaga na aneksy do umowy!

• Dane odnoszące się do montażu finansowego projektu posłużą do wyliczenia wnioskowanej kwoty.

• Wynik podsumowania z zestawienia dokumentów (zob. wyżej pkt 2), należy przemnożyć przez wskaźnik proporcji dofinansowania -w ten sposób wylicza się wnioskowaną do refundacji kwotę.

• Uwaga na zaokrąglenia!

• Jeśli we wzorze wniosku (albo załącznikach) znajdują się pola, w których należy wpisać wnioskowaną kwotę w podziale na środki europejskie i środki krajowe, należy przemnóżyć wynik otrzymany wyżej w pkt 4 przez 85% (dla środków UE) i 15% (dla środków krajowych). Uwaga na zaokrąglenia!

• Należy przepisać otrzymane kwoty do wniosku o płatność.

• Beneficjent powinien uważnie przepisać dane z faktur do zestawienia (według kategorii kosztów projektu, zgodnych z harmonogramem rzeczowo-finansowym/budżetem, chronologicznie). Uwaga na kwoty ne�o i bru�o, szczególnie gdy podatek VAT jest kosztem kwalifikowanym. Wydatki należy przedstawić oddzielnie jeśli dotyczą różnych kategorii kosztów albo objęte są innymi stawkami podatku VAT.

• Jeślli podsumowania nie są dokonywane automatycznie, należy uważnie podsumować kolumny tabelki.

1. Przygotowanie dokumentów

2. Wypełnienie zestawienia dokumentów

3. Przepisanie danych

z umowy

4. Wyliczenie wnioskowanej

kwoty

5. Podział wnioskowanej

kwoty na środki EU

i krajowe

6. Przepisanie obliczonych kwot

do wniosku

•

1�0

Wnioskowana kwota wynika z obliczeń – jest iloczynem wartości wydatków kwalifikowalnych objętych danym wnioskiem oraz montażu finansowego projektu. Wartość wydatków kwalifikowalnych w danym okresie sprawoz-

dawczym wyliczamy dokonując podsumowania odpowiedniej kolumny zestawienia dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków. Przykłady tych zestawień we wszystkich programach operacyjnych znajdziesz w rozdziale 8 .

Do zestawienia dokumenty najlepiej wpisać chronologicznie, np. według daty zapłaty.

Należy pamiętać, że do zestawienia mogą być wpisane tylko faktury lub dokumenty równorzędne (ich przykłady zostały przedstawione na str. 23 „Przewodnika”) oraz zapłacone (większość instytucji wymaga zapłaty dokonanej w całości).

uwaga!

1) Jeśli faktura (jej poszczególne pozycje) dotyczy kilku kategorii interwencji/kategorii wydat-ków/zadań projektu – rozbijamy ją na dodatkowe pozycje (odpowiadające kategoriom interwencji/wydatków, a także stawkom podatku VAT) i wpisujemy te pozycje do kolejnych wierszy tabeli (oczywiście przepisujemy wszystkie dane identyfikujące dokument, np. numer dokumentu, numer księgowy, datę wystawienia, NIP wystawcy).

2) Data zapłaty – jeśli zapłata nastąpiła w transzach – wpisujemy wszystkie daty.

3) Stawka podatku Vat – jeśli faktura ma kilka pozycji dotyczących różnych towarów czy usług – postępuj jak w pkt 1.

4) Można grupować pozycje faktury (wpisać zbiorcze kwoty) i w kolumnie „Nazwa towaru czy usługi” podać nie opis, a numery pozycji tej faktury – ale pod warunkiem, że dotyczą tej samej kategorii interwencji/wydatków/zadań i objęte są tą samą stawką podatku VAT.

5) kwoty netto i brutto i podatek Vat: niektóre instytucje dopuszczają podanie jedynie kwoty brutto, jeśli podatek VAT nie jest kosztem kwalifikowalnym w projekcie (sprawdź właściwą instrukcję).

Podsumowanie kolumny „Kwota wydatków kwalifikowalnych” jest bardzo istotne, według niego wyliczamy wnioskowaną kwotę: mnożymy wynik sumowania przez montaż finansowy określony w umowie o dofinansowanie .

Niektóre instytucje przyjmują do wyliczenia wnioskowanej kwoty wskaźnik (procent) dofinan-sowania, inne wskazują następujący wzór:

kwota dofinansowania wynikająca z umowy o dofinansowanie/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową o dofinansowanie) × kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem o płatność

Wnioskowana kwota

1�1

Przyjmowane są też różne metody zaokrąglania:

trzecie miejsce po przecinku zaokrągla się „w dół” (dla cyfr 1–5) albo „w górę” (dla cyfr 6–9),

trzecie i następne miejsca pomija się.

Sprawdź w instrukcji wypełniania wniosku, które metody zastosować.

Przykład obliczeń

Dane z umowy o dofinansowanie:

całkowite wydatki kwalifikowalne 1 456 783,53 zł

kwota dofinansowania: 1 063 451,98 zł

wskaźnik dofinansowania 73%

Dane z zestawienia dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków kwalifikowalnych (podsumowanie kolumny „Kwota wydatków kwalifikowalnych”):

kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem 34 688,79

Wyliczenie kwoty dofinansowania według wskaźnika (procentu) dofinansowania:

73% × 34 688,79 = 25 322,8167

Po zaokrągleniu pierwszą metodą – 25 322,82 („w górę”)

Po zaokrągleniu drugą metodą – 25 322,8� („obcięcie”)

Wyliczenie kwoty dofinansowania według wzoru:

1 063 451,98/1 456 783,53 × 34 688,79 = 25 322,8167

(zaokrąglenia jak wyżej).

W większości przypadków dochody w projekcie (w tym też odsetki od zaliczek), które wpływają na wysokość wnioskowanej kwoty, są odejmowane przez pra-cowników instytucji weryfikującej wniosek o płatność na etapie jego autoryzacji. Mogą się jednak zdarzyć przypadki, w których to beneficjent samodzielnie odejmuje dochody (tak jest w przypadku RPO Województwa Zachodniopomorskiego). Zapoznaj się z instrukcjami wypałeniania wniosku o płatność.

Co do zasady, niewykazane we wniosku o dofinansowanie dochody (tj. nieuwzględninone przy wyliczeniu luki finansowej) dochody pomniejszają wysokość dofinansowania.

W świetle przepisów (art. 55 rozporządzenia 1083/2006) projekt generujący dochód (inne stosowane pojęcia: przychód netto, dochód netto) oznacza:

wszelkie projekty, których całkowity koszt przekracza 1 mln euro, obejmujące inwestycję w infrastrukturę, z której korzystanie podlega opłatom ponoszonym bezpośrednio przez korzystających,

wszelkie projekty pociągające za sobą:

•

•

•••

•

•

•

dochody w projekcie

1��

– sprzedaż gruntu lub budynków lub dzierżawę gruntu lub najem budynków, lub

– wszelkie inne odpłatne świadczenie usług, dla których wartość bieżąca przychodów przewyższa wartość bieżącą kosztów operacyjnych.

Jeśli do uzyskania przychodów przyczyniły się nie tylko koszty związane z projektem, dochód należy obliczyć proporcjonalnie do tego, w jakim stopniu do jego osiągnięcia przyczynił się sam projekt (a ściślej mówiąc – koszty kwalifikowalne w projekcie). Może to stanowić problem dla beneficjentów, instrukcje wypełniania wniosków o płatność są dosyć lakoniczne (więcej informacji można czasami znaleźć w poradnikach czy podręcznikach beneficjentów).

Do wyliczenia dochodu potrzebne będą następujące dane:

wysokość kosztów kwalifikowalnych w projekcie, które przyczyniły się do osiągnięcia dochodu

Nie należy uwzględniać kosztów kwalifikowanych, które nie miały wpływu na uzyskanie dochodu, np. jeśli dochód pojawił się tylko w określonej części projektu, powinny być uwzględnione koszty kwalifikowalne związane tylko z realizacją tej części.

wysokość pozostałych kosztów, które przyczyniły się do osiągnięcia dochodu – w tym kosztów niekwalifikowalnych w projekcie oraz innych nakładów (poniesionych poza projektem).

Dochód powinien być obliczony według proporcji tych pierwszych kosztów (kosztów kwalifiko-walnych) do sumy wszystkich kosztów.

Przykładowo jeśli w projekcie nie zakładano początkowo dochodów z jego infrastruktury (np. sale wykładowe miały być wykorzystywane nieodpłatnie), ale potem część infrastruktury wynajęto (np. sale wykładowe wynajęto zewnętrznym firmom na szkolenia za 100), pojawił się dochód, który powinien obniżyć wysokość dofinansowania. Całość kosztów kwalifikowalnych i niekwali-fikowalnych wynosiła w projekcie 10000, z tym że wynajęto tylko część infrastruktury projektu (np. jedną salę wykładową z 10 wybudowanych w projekcie). Koszty kwalifikowalne związane z wynajmowaną infrastrukturą wyniosły 1000. Dodatkowo poza projektem wynajmowaną salę wyposażono w projektor i rzutnik (co kosztowało np. 50).

Do tabelki nie wpisujemy całości dochodów (100), tylko wyliczmy kwotę według proporcji:

1000/(10 000 + 50) = 0,0995

Dochody (100) przemnożone przez 0,0995 dają wynik 9,95, który w naszym przykładzie powin-niśmy wpisać do tabelki prezentującej dochody w projekcie.

Podobnie jak w wyżej opisanym przykładzie dotyczącym dochodów, ewen-tualne korekty również wpływają na wysokość płatności.

Jeśli beneficjent popełnił błąd i np. zaliczył we wcześniejszym wniosku o płatność jakiś wydatek do pozycji kosztów kwalifikowalnych, choć nie powinien był tego robić (bo np. wydatek nie był przewidziany w harmonogramie rzeczowo-finansowym), to swój błąd powinien skorygować.

Niektóre wzory wniosków o płatność przewidują tabelkę, w której beneficjenci przedstawiają wydatki wymagające korekty. Mogą zawierać następujące kolumny:

numer wniosku o płatność, w ramach którego rozliczony został wydatek będący przed-miotem korekty,

•

•

•

korekty

1��

nazwę i numer dokumentu oraz numer pozycji zestawienia dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków we wniosku o płatność, w którym popełniono błąd,

rodzaj wydatku niekwalifikowalnego, którego dotyczy korekta,

datę wykrycia niekwalifikowalności wydatku, którego dotyczy korekta,

wyjaśnienie przyczyny uznania wydatku jako niekwalifikowalnego,

kwotę wydatku niekwalifikowalnego, którego dotyczy korekta (wymagany może być także podział kwoty wydatku niekwalifikowalnego na EFRR i budżet państwa).

W większości przypadków korekty, które wpływają na wysokość wnioskowanej kwoty, są odejmowane przez pracowników instytucji weryfikującej wniosek o płatność na etapie jego autoryzacji. Mogą się jednak zdarzyć przypadki, w których to beneficjent samodzielnie odejmuje skorygowane koszty (tak jest w przypadku RPO Województwa Zachodniopomorskiego). Zapoznaj się z instrukcjami wypełniania wniosku o płatność.

1.2.2. część sPrawozdawcza wniosku o Płatność

Algorytm:

• Do tabelki informującej o postępie rzeczowym projektu należy przepisać wszystkie zadania/kontrakty uwzględnione we wniosku o dofinansowanie (harmonogramie) i krótko opisać stan ich realizacji (poziom zaawansowania każdego z zadań).

• Powyższe dotyczy również zadań, w których beneficjent nie dokonał jeszcze wydatków.

• Z harmonogramu dołączonego do wniosku o płatność należy przepisać wartości zaplanowanych wydatków do właściwej kolumny tabelki.

• Należy podsumować wszystkie wydatki poniesione od początku wdrażania projektu – tego i poprzednich okresów sprawozdawczych. Należy je wpisać do właściwej kolumny, jeśli wydatki nie były poniesione, należy wpisać „0”.

• Do tabelki należy przepisać wszystkie wskaźniki produktu, które zostały przewidziane we wniosku o dofinansowanie wraz z watościami bazowymi i docelowymi.

• Do odpowiedniej kolumny należy wpisać wartość wskaźnika osiągniętego od poprzedniego wniosku o płatność.

• W przypadku ostatniego wniosku o płatność (końcową), nie należy zapomnać o wypełnieniu tabelki informującej o wszystkich wskaźnikach rezultatu.

• Jeżeli wskaźniki te nie zostały jeszcze osiągnięte, należy wyjaśnić przyczyny tego stanu rzeczy. Jeśli zostaną osiągnięte później – należy przedstawić odpowiednie wyjaśnienie.

1. Postęp rzeczowy

2. Postęp finansowy

3. Wskaźniki produktu

4. Wskaźniki rezultatu

•

••••

1��

Jest to część wniosku o płatność, która powinna ściśle korespondo-wać z założeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie. Powinna odpowiadać na pytania, jak wdrażany jest projekt i co udało się zrealizować z przewidzianych we wniosku o dofinansowanie zadań

(harmonogramu rzeczowo-finansowego/budżetu), aby osiągnąć założone w projekcie cele.

Należy z aktualnego wniosku o dofinansowanie (uwzględniającego wszystkie aneksy) przepisać poszczególne zadania/etapy do właściwych kolumn tabelek przedstawiających postęp rzeczowo-finansowy oraz kwoty przypisane tym zadaniom/etapom (ogółem i kwalifikowalne). W przypadku wniosków wypełnianych w generatorach umożliwiających import danych z wniosku o dofinan-sowanie, ww. dane przepisane zostaną automatycznie.

W odpowiedniej kolumnie należy opisać pokrótce stan realizacji poszczególnego zadania/etapu.

Ważną kolumną tabeli jest kolumna, w której dokonujemy podsumowania wydatków od początku realizacji projektu .

uwaga!

W kolumnie podsumowującej wydatki od początku realizacji projektu wpisujemy sumę wydatków poniesionych w okresie sprawozdawczym, za który składany jest wniosek o płatność oraz wydat-ków poprzednich okresów sprawozdawczych. Innymi słowy – kolumna ta powinna przedstawiać skumulowane wydatki poniesione w projekcie (łącznie z wydatkami okresu sprawozdawczego, za który składany jest wniosek o płatność). Beneficjentom zdarzają się błędy i nie uwzględniają wszystkich wydatków .

Ostatnia kolumna przedstawia „stan (%) realizacji” – czyli stosunek kwalifikowalnych wydatków poniesionych od początku realizacji projektu do całkowitej kwoty wydatków kwalifikowalnych określonej w harmonogramie rzeczowo-finansowym/budżecie projektu.

Jeśli wartości w tej kolumnie nie są wyliczane automatycznie, podziel wartość kwalifikowalnych wydatków, poniesionych w danym zadaniu od początku realizacji projektu, przez całkowitą kwotę wydatków kwalifikowalnych przewidzianych dla danego zadania i pomnóż wynik razy 100.

Przykład obliczeń

Zadanie – „budowa budynku …”

Kwota wydatków kwalifikowalnych przewidzianych w harmonogramie rzeczowo-finan-sowym: 1 500 000 zł,

Kwota wydatków kwalifikowalnych „budowy budynku …” wykazana w poprzednich wnioskach o płatność: 345 908,92 zł,

Kwota wydatków kwalifikowalnych „budowy budynku …” wykazana w bieżącym okresie sprawozdawczym (z zestawienia dokumentów): 245 678,97 zł .

•

•

•

Wypełnienie tabel dotyczących postępu rzeczowo-finansowego

1��

„Stan (%) realizacji”:

(345 908,92 + 245 678,97)/1 500 000 × 100 = 39,4391, po zaokrągleniu „do góry” 39,44%

Sumę tych kwot wpisujemy do kolumny „Kwalifikowalne wydatki od początku realizacji projektu” .

W tej części wniosku o płatność beneficjent planuje wydatki na przyszłe kwartały. Powinien to zrobić możliwie dokładnie, ponieważ instytucje weryfikujące wniosek o płatność na podstawie tego harmonogramu (albo dodatkowych załączników do wniosku o płatność przedstawiających harmo-nogramy) może dokonać aktualizacji danych przedstawionych we wniosku o dofinansowanie .

Ta część wniosku o płatność również powinna ściśle korespondować z zało-żeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie – ukazane są w niej wskaźniki założone we wniosku o dofinansowanie.

Uwaga: tabelę wskaźników rezultatu przedkłada się, co do zasady, wraz z ostatnim wnioskiem o płatność końcową (projekt osiąga te rezultaty do czasu jego zakończenia lub później – w okresie trwałości). Można ww. tabelę wypełnić także w przypadku osiągnięcia wskaźników rezultatu w danym okresie sprawozdawczym .

Wskaźniki produktu oraz ich wartość docelowa przepisywane są z wniosku o dofinansowanie (o ile generator nie zrobi tego automatycznie). Wypełniane są dwie kolumny:

wartość wskaźnika osiągnięta od złożenia poprzedniego wniosku (uwaga: należy wpisać wartość osiągniętą w okresie sprawozdawczym, za który składany jest wniosek o płatność).

wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu (w tym i poprzednich okresach sprawozdawczych).

Wartości ostatniej kolumny tabeli – „Stopień realizacji wskaźnika”, jeśli nie wyliczą się auto-matycznie, otrzymujemy dzieląc poszczególne pozycje kolumny „Wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu” przez pozycje w kolumnie „Wartość docelowa wskaźnika” (z umowy) i mnożąc razy 100.

•

•

Wypełnienie tabel prezentujących wskaźniki

Harmonogram wydatków na kolejne kwartały

1��

1.3. Aspekt merytoryczny – koszty kwalifikowalne, zamówienia publiczne, pomoc publiczna, ochrona środowiska, równość szans, promocja i informacja

W pierwszej części podręcznika tylko zasygnowaliśmy ww. zagadnienia (rozdziały 2–4). Jesteśmy przekonani, że są Wam doskonale znane. O ile wcześniej wykorzystywaliście swoją wiedzę przy okazji pomocy beneficjantom w przygotowywaniu wniosków o dofinansowanie, to teraz możecie ją wykorzystać do oceny już nie planowanych, ale faktycznie poniesionych wydatków.

Do zestawienia dokumentów uzasadniających poniesienie kosztów kwalifikowalnych mogą zostać wpisane tylko te z nich, które spełniają łącznie następujące wymagania:

1) są przewidziane w projekcie (we wniosku o dofinansowanie),

2) są poniesione faktycznie (tzn. zapłacone, z małymi wyjątkami wkładu niepieniężnego czy amortyzacji),

3) beneficjent poniósł je zgodnie z zasadami określonymi w przepisach i innych dokumentach (dotyczącymi m.in. zagadnień wymienionych w tytule niniejszego punktu).

Wniosek o płatność (wraz z załącznikami) ma potwierdzać spełnienie tych wymagań.

Przed wpisaniem dokumentów finansowych do zestawienia dokumentów potwierdzającego poniesienie wydatków, warto się upewnić, czy wydatki spełniają ww. wymagania. Beneficjent powinien każdy dokument opisać, żeby pokazać jego związek z projektem, a także uzasadnić kwalifikowalność wydatków (jest to bardzo potrzebne w przypadku, kiedy faktura zawiera pozycje dotyczące zarówno kosztów kwalifikowalnych, jak i niekwalifikowalnych).

Wzory opisów faktur przedstawione są w rozdziale 8 pierwszej części „Przewodnika”, zapoznaj się z właściwym worem dla interesującego Cię programu operacyjnego.

1.4. Wymagane załączniki

Do wniosku o płatność dołączyć trzeba dosyć dużą liczbę załączników (w tym różnego rodzaju oświadczeń, zaświadczeń), które zależą od typu wdrażanego projektu i konkretnego działania w danym programie operacyjnym. Przykładowo oświadczenia dotyczące kwalifikowalności podatku VAT będą wymagane, jeśli projekt przewiduje tego typu wydatek kwalifikowalny. Podobnie w przypadku oświadczeń dotyczących zamówień publicznych (jeśli beneficjenci nie stosują ustawy Prawo zamówień publicznych, zobowiązani są do stosowania procedury konkurencyjnej i odpowiedniego dokumentowania zakupów).

Najważniejsze są dokumenty finansowe – kopie faktur (inne równorzędne dokumenty) oraz kopie wyciągów z rachunków bankowych/przelewów potwierdzających dokonanie zapłaty. Niektóre instytucje dopuszczają przedstawienie jedynie zestawienia dokumentów.

Informacje, jakie załączniki wymagane są w konkretnych działaniach programów operacyjnych przedstawione są w instrukcjach wypełniania wniosków (ewentualnie innych wytycznych), wszystkie je znajdziesz na załączonym dysku DVD.

We wniosku o płatność trzeba zaznaczyć, które załączniki beneficjent przedstawia wraz z wnio-skiem. W niektórych przypadkach zaznaczenie to wykonuje się poprzez wykreślenie niezałączanych dokumentów. Beneficjenci czasami popełniają błędy i dokonują nieprawidłowych wykreśleń, podczas konsultacji uczul beneficjenta na tego typu błędy.

1��

Chcieliśmy zwrócić uwagę na jeden z załączników – tabelę rozliczenia kwoty projektu. Załącznik ten przedstawiony jest na stronie 45, zapoznaj się z nim! Aby go wypełnić, potrzebne są dodat-kowe informacje od beneficjenta dotyczące dotychczas dokonanych rozliczeń, w tym na temat otrzymanych wypłat środków w podziale na środki europejskie i dotację celową ze współfinan-sowania krajowego .

Ze względu na ww. podział pewien kłopot mogą stanowić wyliczenia kwot. Pamiętać należy, że dofinansowanie rozbija się w proporcji 85% (środki europejskie) do 15% (środki krajowe).

1.5. Praktyczne przykłady

Dostępnych jest bardzo mało przykładów wypełnionych wniosków o płatność.

Warto zapoznać się z przykładem opracowanym przez Lubelską Agencję Wspierania Przedsię-biorczości w RPO Województwa Lubelskiego (przykład znajdziesz na dysku DVD).

Na stronie 51 znajdziesz przykład opisu faktury dla w RPO Województwa Podlaskiego, inne przykłady opisów faktur znajdziesz w rozdziale 8 I części „Przewodnika”.

Poniżej przedstawiamy uproszczone przykłady wniosku o zaliczkę i rozliczających zaliczkę oraz wniosku o płatność końcową rozliczającego zaliczkę w RPO Województwa Śląskiego:

Wniosek o zaliczkę i rozliczenie zaliczki:

1. DCBA

2. Koszty kwalifikowanePoziom

dofinansowaniaDofinansowanie

Możliwa zaliczka (70% dofinanasowania)*

3. 1 000 000,00 85,00% 850 000,00 595 000,00

WNIOSEK O ZALICZKĘMechanizm ułatwiający ustalenie wartości maksymalnej zaliczki

1. FE

2.Kwota aby rozliczyć

zaliczkę (D/B)Co stanowi (%)

3. 700 000,00 117,65%

WNIOSEK ROZLICZAJĄCY ZALICZKĘ

Aby rozliczyć zaliczkę (wartość z kolumny D) należy przedstawić udokumentowane wydatkiwe wniosku o płatność pośrednią (rozliczającego zaliczkę) w wysokości określonej w kolumnie E:

Beneficjent w celu uzyskania zaliczki musi przedstawić IZ RPO WSL (załącznik do wniosku o płatność zaliczkową) umowę z wykonawcą (lub kilka umów z wykonawcami) na kwotę określoną w kolumnie D (przypadającą na dany rok)

Rozliczenie zaliczki podlega zatwierdzeniu przez IZ RPO WSL przedstawionych przez beneficjenta we wniosku o płatność pośrednią wydatków kwalifikowanych w wysokości odpowiadającej sumie wartości przekazanego w formie zaliczki dofinansowania i wkładu własnego. Jeśli wziąłeś 595 000 zł zaliczki, przedstawiasz wydatki na tę kwotę oraz na kwotę 105 000 zł wkładu własnego. Dlatego musisz przedstawić wydatki na kwotę 700 000 zł (co stanowi 117,65% pobranej zaliczki). W przykładzie założono, że rozliczasz całą kwotę pobranej zaliczki i reprezentujesz państwową jednostkę budżetową (Urząd Miasta), w przypadku której wkład własny stanowi jednocześnie krajowy wkład publiczny (15%).

1��

Pola oznaczone tym kolorem wypełnia beneficjent (pozostałe wypełniane są automatycznie)

C.3. Rozliczenie finansowe wnioskuCzęść A - dane z umowy o dofinansowanie

1 850 000,002 85,00

Część B - rozliczenie zaliczek3 595 000,004 0,005 0,006 0,007 595 000,00

Kwota zaliczek rozliczana niniejszym wnioskiem (poz. 8 * poz. 2)Kwota zaliczek pozostająca do rozliczenia w następnych wnioskach o płatność

WNIOSEK O ZALICZKĘ

Kwota dofinansowania RPO WSLPoziom dofinansowania [%]

Wnioskowana kwota zaliczkiŚrodki wypłacone dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki (narastająco)Kwota dotychczas rozliczonych zaliczek (narastająco)

PRZYKŁAD (uproszczony):

Część C - poniesione koszty i uzyskane dochody w projekcie8 0,009 0,009a 0,0010 0,0010a 0,00

Część D - wnioskowana kwota do wypłaty11 595 000,0012 0,0013 595 000,00

Odsetki od zaliczek (nie dotyczy JST) - z tabeli C.2a

Kwota do wypłaty w ramach zaliczkiKwota refundacji poniesionych kosztów (pomniejszona o odsetki)W sumie do wypłaty w ramach wniosku

Suma poniesionych kosztów kwalifikowanych (automatycznie z tabeli C.1a)Dochód (automatycznie z tabeli C.2a)Kwota wydatków kwalifikowalnych pomniejszona o dochódKwota kosztów kwalifikowalnych w ramach EFRR

C.5. Montaż finansowy uwzględniający klasyfikację budżetowąa) wnioskowana kwota zaliczki:

EFRR Budżetu państwa

2Wydatki ogółem, w

tym:00,000,000 59500,000 595

3 wydatki mają 00,000,000 59500,000 595:ewokt4 wydatki bieżą 00,000,000,0:ec

1 Kwota ogółem (w zł)w tym:

W tym przykładzie wnioskujesz o maksymalną możliwą zaliczkę – 70% kwoty dofinansowania (850 000 zł): 595 000 zł. Zaliczkę przeznaczysz na wydatki majątkowe, które będą pokryte wyłącznie z EFRR.

1��

C.3. Rozliczenie finansowe wnioskuCzęść A - dane z umowy o dofinansowanie

1 850 000,002 85,00

Część B - rozliczenie zaliczek3 0,004 595 000,005 0,006 595 000,007 0,00

Część C - poniesione koszty i uzyskane dochody w projekcie8 700 000,009 0,009a 700 000,0010 595 000,0010a 0,00

Część D - wnioskowana kwota do wypłaty11 0,0012 0,0013 0,00

Kwota wydatków kwalifikowalnych pomniejszona o dochódKwota kosztów kwalifikowalnych w ramach EFRROdsetki od zaliczek (nie dotyczy JST) - z tabeli C.2a

Kwota do wypłaty w ramach zaliczkiKwota refundacji poniesionych kosztów (pomniejszona o odsetki)W sumie do wypłaty w ramach wniosku

Środki wypłacone dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki (narastająco)Kwota dotychczas rozliczonych zaliczek (narastająco)Kwota zaliczek rozliczana niniejszym wnioskiem (poz. 8 * poz. 2)Kwota zaliczek pozostająca do rozliczenia w następnych wnioskach o płatność

Suma poniesionych kosztów kwalifikowanych (automatycznie z tabeli C.1a)Dochód (automatycznie z tabeli C.2a)

WNIOSEK ROZLICZAJĄCY ZALICZKĘ

Kwota dofinansowania RPO WSLPoziom dofinansowania [%]

Wnioskowana kwota zaliczki

A ŹródłoInstytucje

partycypujące w kosztach

Kwota wydatków ogółem

Kwota wydatków kwalifikowalnych

B1. Dofinansowanie EFRR

595 000,00

C2. Krajowy wkład publiczny:

105 000,00 105 000,00

D a. budżet państwa w tym: 00,000,0

E a1. dysponenci budżetu państwa

00,000,0

F a2. państwowe jednostki budżetowe

00,000,0

G b. budżet jednostek samorządu terytorialnego

105 000,00 105 000,00

H + Urząd Miasta Przykład A 105 000,00 105 000,00

I c. inne krajowe środki publiczne

00,000,0

J + 00,000,0K 3. Prywatne 00,000,0L suma ogół 00,000 00700,000 007:NLP w me

C.4. Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki

C.5. Montaż finansowy uwzględniający klasyfikację budżetowąb) kwota rozliczanej zaliczki:

EFRR Budżetu państwa

2Wydatki ogółem, w

tym:00,000,000 59500,000 595

3 wydatki mają 00,000,000 59500,000 595:ewokt4 wydatki bieżą 00,000,000,0:ec

1 Kwota ogółem (w zł)w tym:

W przypadku państwowej jednostki budżetowej, wkład własny jednocześnie stanowi krajowy wkład publiczny. Aby rozliczyć zaliczkę, musisz przedstawić wydatki na kwotę 105 000 zł, które zostały poniesione z budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

Na tę kwotę musisz przedstawić dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków kwalifikowalnych (595 000 zł zaliczki oraz 105 000 zł wkładu własnego).

1�0

Wniosek o płatność końcową rozliczający zaliczkę:

Wydatkowane przez Ciebie kwoty rozbijają się na następujące części (według źródeł ich sfinansowania):

• 850 000 zł: 595 000 zł z zaliczki oraz 255 000 zł z refundacji (wypłaconej po zatwierdzeniu wniosku o płatność końcową)

• 150 000 zł: 105 000 zł (wkład własny rozliczony wraz z zaliczką) oraz 45 000 zł – pozostały wkład własny

We wniosku rozliczasz projekt – poniosłeś wszystkie wydatki zaplanowane w projekcie – 1 000 000 zł, w tym 595 000 zł z zaliczki, a 405 000 zł wydałeś z budżetu miasta. 405 000 zł rozbija się na następujące pozycje:

• 105 000 zł jako wkład własny, który musiałeś wnieść rozliczając zaliczkę,

• 300 000 zł to pozostałe wydatkowane przez Ciebie środki, z czego 85% (255 000 zł) zostanie Ci zrefundowane – o taką kwotę występujesz we wniosku o płatność końcową.

C.3. Rozliczenie finansowe wnioskuCzęść A - dane z umowy o dofinansowanie

1 850 000,002 85,00

Część B - rozliczenie zaliczek3 0,004 595 000,005 0,006 595 000,007 0,00

Część C - poniesione koszty i uzyskane dochody w projekcie8 1 000 000,009 0,009a 1 000 000,0010 850 000,0010a 0,00

Część D - wnioskowana kwota do wypłaty11 0,0012 255 000,0013 255 000,00

Kwota wydatków kwalifikowalnych pomniejszona o dochódKwota kosztów kwalifikowalnych w ramach EFRROdsetki od zaliczek (nie dotyczy JST) - z tabeli C.2a

Kwota do wypłaty w ramach zaliczkiKwota refundacji poniesionych kosztów (pomniejszona o odsetki)W sumie do wypłaty w ramach wniosku

Środki wypłacone dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki (narastająco)Kwota dotychczas rozliczonych zaliczek (narastająco)Kwota zaliczek rozliczana niniejszym wnioskiem (poz. 8 * poz. 2)Kwota zaliczek pozostająca do rozliczenia w następnych wnioskach o płatność

Suma poniesionych kosztów kwalifikowanych (automatycznie z tabeli C.1a)Dochód (automatycznie z tabeli C.2a)

WNIOSEK O PŁATNOŚĆ KOŃCOWĄ (+ROZLICZAJĄCY ZALICZKĘ)

Kwota dofinansowania RPO WSLPoziom dofinansowania [%]

Wnioskowana kwota zaliczki

A ŹródłoInstytucje

partycypujące w kosztach

Kwota wydatków ogółem

Kwota wydatków kwalifikowalnych

B1. Dofinansowanie EFRR

850 000,00

2. Krajowy wkład publiczny:

150 000,00 150 000,00

D a. budżet państwa w tym: 00,000,0

E a1. dysponenci budżetu państwa

00,000,0

F a2. państwowe jednostki budżetowe

00,000,0

G b. budżet jednostek samorządu terytorialnego

150 000,00 150 000,00

H + Urząd Miasta Przykład B 150 000,00 150 000,00

I c. inne krajowe środki publiczne

00,000,0

J + 00,000,0K 3. Prywatne 00,000,0L suma ogół 00,000 000 100,000 000 1:NLP w me

C.4. Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki

1�1

C.5. Montaż finansowy uwzględniający klasyfikację budżetowąb) kwota rozliczanej zaliczki:

EFRR Budżetu państwa

2Wydatki ogółem, w

tym:00,000,000 59500,000 595

3 wydatki mają 00,000,000 59500,000 595:ewokt4 wydatki bieżą 00,000,000,0:ec

c) kwota refundacji:

EFRR Budżetu państwa

2Wydatki ogółem, w

tym:00,000,000 55200,000 552

3 wydatki mają 00,000,000 55200,000 552:ewokt4 wydatki bieżą 00,000,000,0:ec

1 Kwota ogółem (w zł)w tym:

1 Kwota ogółem (w zł)w tym:

1.6. Gdzie szukać odpowiedzi, jak uzupełniać wiedzę

Pracując w PIFE przekonałeś się, że przepisy prawne i dokumenty regulujące wdrażanie projektów zmieniają się dosyć często. Wymaga to stałego śledzenia zmian i uzupełniania wiedzy. Jedynym źródłem informacji są strony internetowe właściwych instytucji, adresy tych stron znajdziesz w rozdziale 8 pierwszej części „Przewodnika”.

Polecamy też lekturę rozdziału 7, znajdziesz w nim informacje o ciekawych dokumentach, które mogą poszerzyć Twoją wiedzę.

1.7. Podobieństwa i różnice w poszczególnych programach operacyjnych

Wnioski o płatność są do siebie bardzo podobne – wszystkie odnoszą się do standartowych informacji, które instytucje zobowiązane są zawsze archiwizować w Krajowym Systemie Informatycznym .

Większość wzorów wniosków o płatność ma te same tabele, które wypełniane są w taki sam sposób .

Standardowe punkty wniosku o płatność:

1) dane identyfikacyjne beneficjenta i projekt,

2) kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem,

3) wnioskowana kwota,

4) zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem,

5) rozliczenie zaliczki,

6) uzyskany dochód w okresie objętym wnioskiem,

7) korekty finansowe,

8) postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu,

9) planowany przebieg rzeczowy realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku,

Kwota 595 000 zł to kwota rozliczanej zaliczki (85% z 700 000 zł, które wydatkowałeś, aby rozliczyć zaliczkę)

Kwota 255 000 zł to kwota refundacji (85% z 300 000 zł wydatkowanych z budżetu Miasta na realizację projektu).

1��

10) wskaźniki realizacji projektu,

11) informacja na temat problemów,

12) harmonogram wydatków,

13) informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych,

14) oświadczenia beneficjenta,

15) załączniki.

Występują oczywiście różnice, nawet na poziomie samego programu operacyjnego – kiedy wniosek dotyczy różnych działań (w zależności od typów działań wypełniane mogą być różne części wniosków).

Podstawowe różnice mogą dotyczyć następujących obszarów:

1) rozliczenia zaliczki,

2) sposób wyliczenia wnioskowanej kwoty dofinansowania – na podstawie wskaźnika (procentu) dofinansowania lub na podstawie wzoru,

3) zaokrąglenia (zaokrąglenie lub obcięcie trzeciej i następnych cyfr po przecinku),

4) dodatkowych tabel (np. tabele dotyczące kodów interwencji, korekt finansowych) lub dodatkowych kolumn w tabelach (np. w przypadku wymogu rozbicia kwot na dofinan-sowanie unijne i krajowe),

5) oświadczeń (składanych w samych wnioskach o płatność bądź w załączonych dokumen-tach, oświadczenia mogą być bardziej lub mniej rozbudowane),

6) wymaganych załączników.

Jest to obszar, w którym występują największe różnice we wzorach wniosków o płatność.

Na tle wszystkich programów operacyjnych pewnym wyjątkiem jest wniosek o płatność w Pro-gramie Operacyjnym Kapitał Ludzki, w którym co do zasady obowiązuje system zaliczkowy – beneficjent „z góry” otrzymuje środki na realizację projektu. W PO KL wniosek może pełnić również funkcję sprawozdawczą oraz refundacyjną w przypadku rozliczania projektów, w których występuje pomoc de minimis .

W pozostałych programach operacyjnych wnioski mogą dotyczyć zaliczki jak i refundacji ponie-sionych kwot .

Poniżej przedstawiamy tabelę porównującą programy operacyjne pod kątem sposobu wniosko-wania o zaliczkę. Różnice występują głównie w następujących obszarach (które odpowiadają kolumnom w niżej przedstawionej tabeli):

1) Maksymalny poziom zaliczki – może się wahać od 30 do 100% dofinansowania.

2) Podstawa do uruchomienia pierwszej transzy zaliczki – może to być sama umowa (podpisując umowę beneficjent wnioskuje przez to o pierwszą zaliczkę), odrębny wniosek o płatność zaliczkową (bądź standardowy wniosek z zaznaczeniem odpowiedniej opcji). Czasami wyma-gana jest umowa z kontrahentem albo wręcz niezapłacone faktury.

3) Sposób rozliczania zaliczki – różnice występują co do terminów (minimalny 10 dni od otrzy-mania środków zaliczki, maksymalny 6 miesięcy) oraz wysokości (minimalny poziom 70% – co odpowiada przepisom ustawy o finansach publicznych, maksymalny 100% otrzymanych środków).

Rozliczenia zaliczki

1��

Program operacyjny

Maksymalny poziom zaliczki (% dofinansowania lub całkowitych wydatków kwalifikowalnych)

Podstawa do uruchomienia pierwszej transzy zaliczki

Rozliczenie zaliczki

PO kl Zgodny z umową o dofinansowanie (do wysokości określonej w harmonogramie płatności).

Umowa

Pierwsza płatność zaliczkowa następuje w wysokości określonej w harmonogramie płatności (który stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie).

Warunkiem przekazania drugiej transzy jest złożenie wniosku o płatność rozliczającego pierwszą transzę, jego zweryfikowanie przez właściwą IP/IW oraz spełnienie następujących warunków:

• wykazanie w tym wniosku o płatność wydatków kwalifikowalnych rozliczających co najmniej 70% łącznej kwoty transz dofinansowania,

• braku przesłanek do rozwiązania umowy z danym beneficjentem w trybie natychmiastowym .

Wnioski składane są w terminach określonych w umowie o dofinansowanie, nie rzadziej niż raz na kwartał.

PO Iiś Zgodny z warunkami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu

Pierwsza płatność zaliczkowa przekazywana jest zgodnie z warunkami określonymi w umowie o dofinansowanie

W przypadku, gdy umowa o dofinansowanie przewiduje wypłatę zaliczki w kilku transzach, wypłata drugiej i kolejnej transzy uzależniona jest od rozliczenia określonej w umowie o dofinansowanie części, nie niższej jednak niż 70% dotychczas otrzymanej zaliczki .

PO IG W zależności od działania PO IG od 30% do 95% wysokości dofinansowania . Zgodnie z warunkami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu .

Wniosek o płatność (wybór odpowiedniej opcji w generatorze).

Warunkiem wypłaty kolejnej transzy jest rozliczenie co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej zaliczek .

PO RPW Pierwsza transza zaliczki wypłacana jest w wysokości określonej w harmonogramie przekazywania dofinansowania .

Pierwsza transza zaliczki przekazywana jest na podstawie wniosku o płatność, wypłacana jest w wysokości określonej w harmonogramie .

Wypłata kolejnej transzy dofinansowania jest uzależniona od rozliczenia, co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz zaliczki .

Wnioski o płatność przedkładane są w terminach zgodnych z harmonogramem .

Dolnośląski RPO

Do wysokości dofinansowania – projekty: kluczowe, własne IZ, instytucji kultury

50% całkowitych wydatków kwalifikowanych – pozostałe projekty .

Wniosek o płatność.

Warunkiem uruchomienia pierwszej transzy jest podpisana umowa z wykonawcą.

Beneficjent zobowiązany jest rozliczyć co najmniej 70% otrzymanej zaliczki w terminie 3 miesięcy od jej przekazania .

1��

Program operacyjny

Maksymalny poziom zaliczki (% dofinansowania lub całkowitych wydatków kwalifikowalnych)

Podstawa do uruchomienia pierwszej transzy zaliczki

Rozliczenie zaliczki

kujawsko- -Pomorski RPO

Kwota wnioskowana, co do zasady nie powinna być

wyższa niż kwota dofinansowania poszczególnych etapów/zadań określonych w aktualnym harmonogramie rzeczowo--finansowym projektu .

Zaliczka udzielana jest w wysokości:

– do 80% kwoty dofinansowania projektu,

– w szczególnych przypadkach IZ RPO WK-P może dla projektów realizowanych przez jednostki sektora finansów publ . (z wyłączeniem projektów objętych pomocą publiczną) zwiększyć wysokość zaliczki do 95% kwoty dofinansowania .

Wniosek o płatność.

Beneficjent załącza do wniosku o płatność niezapłacone i potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur, rachunków, przy czym wniosek o płatność Beneficjent przedkłada nie później niż na 20 dni przed terminem płatności powyższych dokumentów.

Wniosek rozliczający płatność zaliczkową składany jest w terminie do 30 dni od dnia otrzymania zaliczki .

Łódzki rPO Dofinansowanie udzielone w formie zaliczki przekazywane jest beneficjentowi na podstawie umowy/decyzji o dofinansowaniu projektu w wysokości i terminach określonych w harmonogramie płatności stanowiącym załącznik nr 2 do umowy/decyzji o dofinansowaniu .

Umowa Wniosek Beneficjenta o płatność rozliczający przekazaną zaliczkę powinien być złożony w terminie miesiąca od dnia wpływu środków na rachunek bankowy Beneficjenta .

lubelski rPO 85% wartości dofinansowania przyznanego beneficjentowi i zapisanego w umowie o dofinansowanie .

Kwota wnioskowana nie może być wyższa niż kwota dofinansowania poszczególnych etapów/zadań określonych w aktualnym harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu .

Wniosek o płatność zaliczkową.

Rozliczenie w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania środków na rachunek bankowy .

Następna transza po rozliczeniu 100% poprzedniej transzy .

lubuski rPO Maksymalna kwota udzielonej zaliczki nie może przekroczyć 95% całkowitego dofinansowania projektu .

Wniosek o płatność. Wypłata kolejnych transz zaliczki na rachunek bankowy Beneficjenta, następuje po rozliczeniu nie mniej niż 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz zaliczki. Wniosek składany przynajmniej raz na 3 miesiące.

1��

Program operacyjny

Maksymalny poziom zaliczki (% dofinansowania lub całkowitych wydatków kwalifikowalnych)

Podstawa do uruchomienia pierwszej transzy zaliczki

Rozliczenie zaliczki

Małopolski RPO

Beneficjenci mogą otrzymać w formie zaliczki kwotę łącznie nie większą niż 90% dofinansowania .

Jednorazowo może zostać wypłacona zaliczka nie większa niż 30%.

Umowa (jeśli tak stanowi). Rozliczenie 100% kwoty otrzymanej zaliczki w terminie do 90 dni od dnia otrzymania zaliczki .

Mazowiecki RPO

Do 100% wartości dofinansowania .

Wniosek o płatność zaliczkową.

Rozliczenie przez beneficjenta całości otrzymanej wcześniej zaliczki, w terminie 10 dni roboczych od dnia jej otrzymania

Opolski rPO IZ

Wysokość zaliczki wnioskowanej przez beneficjenta, powinna opiewać na kwotę planowanej do zapłaty faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej i nie może być wyższa niż wysokość dofinansowania zaplanowana dla danego roku .

IPII

W trakcie realizacji projektu beneficjent może otrzymać maksymalnie dwie zaliczki w wysokości 20% wartości dofinansowania. Pozostała tj. nie objęta zaliczką część dofinansowania przekazywana jest w formie refundacji .

Wniosek o płatność z zaznaczeniem w odpowiednim punkcie, iż dotyczy on płatności zaliczkowej .

Beneficjent ma obowiązek złożyć do IZ wniosek rozliczający zaliczkę w terminie 30 dni od dnia przekazania przez środków zaliczki na rachunek bankowy Beneficjenta wypłata kolejnej transzy dofinansowania jest uzależniona od rozliczenia 100% dotychczas otrzymanej zaliczki .

Podkarpacki RPO

Jednostki zaliczane do sektora finansów publicznych, beneficjenci indywidualnych projektów kluczowych, spółki komunalne działające jako spółki prawa handlowego oraz PKP Polskie Linie Kolejowe S .A . mogą ubiegać się o zaliczkę w wysokości do 30% wartości dofinansowania .

Po wykorzystaniu i rozliczeniu całości otrzymanej zaliczki, beneficjenci mogą ubiegać się o przyznanie kolejnej, w kwocie nieprzekraczającej 30% dofinansowania projektu .

Beneficjenci działania 1 .1 schemat A „Wsparcie kapitałowe funduszy”, Pomocy Technicznej, projektów własnych oraz wojewódzkie osoby prawne Województwa Podkarpackiego mogą

Wniosek o płatność (odpowiednie punkty).

W terminie 1 miesiąca od dnia jej otrzymania .

Następna transza – pod warunkiem rozliczenia co najmniej 80% otrzymanych transz .

1��

Program operacyjny

Maksymalny poziom zaliczki (% dofinansowania lub całkowitych wydatków kwalifikowalnych)

Podstawa do uruchomienia pierwszej transzy zaliczki

Rozliczenie zaliczki

ubiegać się o zaliczkę w wysokości do 100% wartości dofinansowania .

Podlaski rPO Pierwsza transza nie więcej niż 35% dofinansowania.

Wniosek o płatność (opcja „wniosek o pierwszą płatność w formie zaliczki”).

Wniosek o płatność składany co najmniej raz na kwartał. Kolejna transza zaliczki uzależniona od rozliczenia co najmniej 80% ostatniej otrzymanej transzy zaliczki .

Pomorski RPO

Maksymalna kwota zaliczki może wynieść do 50% całości dofinansowania z EFRR .

Łączna kwota zaliczek udzielonych na realizację projektu nie może przekroczyć 90% dofinansowania z EFRR

Wniosek o zaliczkę.

Wniosek musi wpłynąć do IZ RPO WP co najmniej na 30 dni przed planowanym terminem wykorzystania zaliczki .

Beneficjent jest zobowiązany wydatkować i rozliczyć środki zaliczki w terminie 30 dni od daty ich przekazania .

śląski rPO Wartość udzielonego dofinansowania w formie zaliczki w danym okresie rozliczeniowym nie może przekroczyć 70% wartości planowanego dofinansowania w okresie najbliższych 3 miesięcy

Wniosek o płatność zaliczkową.

Warunkiem wypłacenia beneficjentowi środków w formie zaliczki jest podpisanie przez niego umowy z wykonawcą tej części zakresu realizacji projektu, którego dotyczy wniosek o zaliczkę.

Rozliczenie zaliczki polega na wykazaniu przez Beneficjenta, we wnioskach o płatność, wydatków kwalifikowalnych poniesionych przez niego po dacie przekazania środków z zaliczki w terminie 3 miesięcy od daty przekazania zaliczki .

świętokrzyski RPO

Kwotę wnioskowanej płatności zaliczkowej Beneficjent ustala bardzo dokładnie (w zł i groszach) i wylicza ją z kwoty wydatków kwalifikowanych objętych otrzymaną fakturą mnożąc przez procent dofinansowania wynikający z umowy o dofinansowanie projektu .

Beneficjent o pierwszą płatność zaliczkową wnioskuje w umowie o dofinansowanie realizacji projektu .

Dla sprawnego pozyskiwania środków na płatności dokonywane przez IZ RPOWŚ niezbędne jest by Beneficjent rozliczał otrzymaną zaliczkę Wnioskiem o płatność składanym do Oddziału Rozliczeń i Monitorowania RPOWŚ w ciągu kilku następnych dni po przekazaniu mu środków, mimo że formalny wymóg zapisany w umowie o dofinansowanie określono na 20 dni od daty przekazania zaliczki (uwaga: włącznie z dniem przekazania zaliczki).

1��

Program operacyjny

Maksymalny poziom zaliczki (% dofinansowania lub całkowitych wydatków kwalifikowalnych)

Podstawa do uruchomienia pierwszej transzy zaliczki

Rozliczenie zaliczki

Warmińsko- -Mazurski RPO

85% przyznanego dofinansowania .

Zaliczkę mogą otrzymać projekty o wartości dofinansowania co najmniej 500.000 zł.

Minimalna kwota transzy 100.000 zł.

Wniosek o płatność zaliczkową Beneficjent przedkłada nie później niż 20 dni przed upływem terminu płatności uwzględnionych we wniosku dokumentów .

Beneficjent rozlicza się z otrzymanej zaliczki w 100% w ciągu 30 dni od przekazania środków przez IZ/IP.

Wielkopolski RPO

80% całkowitej kwoty dofinansowania .

Wnioskowana kwota nie może być większa od kwoty dofinansowania odpowiadającej planowanym wydatkom kwalifikowalnym (planowane wydatki pomnożone przez procent dofinansowania) ujętym w zaakceptowanym przez IZ WRPO harmonogramie rzeczowo-finansowym tabeli finansowej na kwartał, w którym został złożony wniosek o zaliczkę.

Wniosek o płatność Wniosek o płatność rozliczający zaliczkę należy składać w terminie do 45 dni kalendarzowych od daty wpływu środków przekazanych w formie zaliczki na rachunek bankowy beneficjenta .

Otrzymanie kolejnej transzy zaliczki uwarunkowane jest rozliczeniem poprzedniej transzy w minimum 70%.

zachodniopo-morski rPO

Kwota zaliczki może stanowić maksymalnie 100% wysokości dofinansowania (projekty własne IZ) lub do 70% wysokości dofinansowania (inni beneficjenci) zgodnie z umową o dofinansowanie .

Przekazanie pierwszej transzy zaliczki następuje na podstawie umowy o dofinansowanie w terminie w niej określonym. Wysokość transzy jest nie większa niż 35% wysokości dofinansowania

Wnioski o płatność składane są nie rzadziej niż raz na kwartał.

Wypłata kolejnej transzy dofi-nansowania jest uzależniona od rozliczenia określonej w umowie o dofinansowanie części dotychczas otrzyma-nych transz, nie niższej jednak niż 70% łącznej kwoty przeka-zanych wcześniej transz.

(Uwaga – jeśli w kolumnie „zaokrąglenia” podano „brak informacji”, oznacza to, że w instrukcji wypełniania wniosku o płatność nie ma wzmianki na ten temat (być może dlatego, że generator wykonuje zaokrąglenia automatycznie). Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, skontaktuj się z przedstawicielem właściwej instytucji.

Program operacyjny

Wnioskowana kwota zaokrąglenia

PO kl kwota zaliczki brak – w przypadku wnioskowanie o zaliczkę

PO Iiś (maksymalna kwota dofinansowania wynikająca z umowy o dofinansowanie/maksymalna kwota wydatków kwalifikowalnych wynikająca z umowy o dofinansowanie) x kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem

zasady niedoprecyzowane, zaokrąglenie do 2 miejsc po przecinku

różnice dotyczące sposobu wyliczenia wnioskowanej kwoty oraz zaokrągleń:

1��

Program operacyjny

Wnioskowana kwota zaokrąglenia

PO IG kwoty wydatków kwalifikowanych × (wartość dofinansowania wynikająca z umowy kwota/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową)

brak informacji

PO RPW [kwota wydatków kwalifikowanych × (kwota dofinansowania wynikająca z umowy/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową)] – odsetki narosłe od przekazanych zaliczek

zaokrąglenie w dół do pełnych groszy

eWt iloczyn kwot wydatków kwalifikowalnych po uwzględnieniu przychodów i poziomu dofinansowania z EFRR wynikającego z umowy/decyzji o dofinansowanie projektu

brak informacji

Dolnośląski rPO kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem × kwota dofinansowania wynikająca z umowy/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową

brak informacji

kujawsko-Pomorski RPO

kwota wydatków kwalifikowalnych × (% dofinansowania wynikający z umowy/uchwały lub decyzji o dofinansowanie)

brak informacji

Łódzki rPO kwota wydatków kwalifikowalnych × (kwota dofinansowania wynikająca z umowy/decyzji)/(całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową/decyzją).

brak informacji

lubelski rPO (kwota dofinansowania wynikająca z umowy o dofinansowanie/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową o dofinansowanie) × kwota wydatków kwalifikowalnych

wpisana kwota powinna mieć postać wartości liczbowej do dwóch miejsc po przecinku, odcinając dalsze cyfry (nie zaokrąglać matematycznie)

lubuski rPO WD = a * (b/C)

WD – wnioskowane dofinansowanie

a – kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem pomniejszona o dochód i odsetki (z wyjątkiem sytuacji, w której beneficjentem jest JST, wówczas odsetki wynikające z przechowywania środków dofinansowania w formie zaliczki stanowią dochód beneficjenta i nie pomniejszają kwoty płatności na rzecz beneficjenta)

b – kwota dofinansowania wynikająca z umowy/decyzji o dofinansowanie projektu

C – kwota całkowitych wydatków kwalifikowalnych wynikająca z umowy/decyzji o dofinansowanie projektu .

zalecane jest, aby wyliczona kwota dotacji w każdym przypadku była zaokrąglana „matematycznie”

Małopolski rPO kwota wydatków kwalifikowalnych x% dofinansowania (zgodny z umową)

przy wyliczaniu kwoty wnioskowanej wartość końcową należy zaokrąglić do dwóch miejsc po przecinku w dół (IW)

jeśli na trzecim miejscu po przecinku wystąpi cyfra od 1 do 5 należy zaokrąglić w dół natomiast od 6 do 9 należy dokonać zaokrąglenia w górę (IZ)

1��

Program operacyjny

Wnioskowana kwota zaokrąglenia

Mazowiecki rPO kwota wydatków kwalifikowalnych × (kwota dofinansowania wynikająca z umowy/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową)

brak informacji

kwota wnioskowana nieobjęta pomocą publiczną = kwota wydatków kwalifikowalnych nieobjętych pomocą publiczną × (wartość dofinansowania wynikająca z umowy kwota nieobjęta pomocą publiczną/całkowite wydatki kwalifikowalne ujęte w umowie nieobjęte pomocą publiczną)

kwota wnioskowana objęta pomocą publiczną = kwota wydatków kwalifikowalnych objętych pomocą publiczną × (wartość dofinansowania wynikająca z umowy kwota objęta pomocą publiczną/całkowite wydatki kwalifikowalne ujęte w umowie objęte pomocą publiczną)

zaokrąglenie do dwóch miejsc po przecinku, to zaokrąglenie musi nastąpić grosz w dół lub w górę, jeśli trzecia liczba po przecinku jest równa, bądź wyższa od 5

Podkarpacki RPO kwota wydatków kwalifikowalnych x% dofinansowania (zgodny z umową)

brak informacji

Podlaski rPO kwota wydatków kwalifikowalnych × (kwota dofinansowania wynikająca z umowy/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową)

brak informacji

Pomorski rPO kwota wydatków kwalifikowalnych × wartość dofinansowania wynikająca z umowy ze środków EFRR/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową

Uwaga: liczone jak dla Opolskiego RPO dla kwot objętych i nieobjętych pomocą publiczną.

brak informacji

śląski rPO kwota obliczana jest automatycznie po wypełnieniu części C.1a generatora

brak informacji

świętokrzyski rPO kwota wydatków kwalifikowalnych × (kwota dofinansowania wynikająca z umowy o dofinansowanie/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte Umową o dofinansowanie)

brak informacji

Warmińsko--Mazurski rPO

(kwota dofinansowania wynikająca z umowy o dofinansowanie/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte Umową o dofinansowanie) × kwota wydatków kwalifikowalnych

zaokrąglenie w dół do dwóch miejsc po przecinku

Wielkopolski rPO Kwota wydatków kwalifikowalnych dotycząca refundacji poniesionych wydatków × wskaźnik (procent) dofinansowania z umowy

dane finansowe podane we wniosku oraz w załącznikach powinny zostać wyrażone w złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (stosując zaokrąglenie matematyczne)

1�0

Program operacyjny

Wnioskowana kwota zaokrąglenia

zachodniopomorski RPO

kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem × (kwota dofinansowania wynikająca z umowy/całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową) – uzyskany dochód i/lub narosłe odsetki i korekty finansowe

wszystkie kwoty ujęte we wniosku o płatność powinny być podawane w pln z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (stosując przy tym zaokrąglenia matematyczne)

Standardowe/typowe punkty wniosku o płatność zostały opisane wyżej na stronie 181. W tabeli poniżej prezentowane są dodatkowe informacje wymagane w niektórych wzorach wniosków o płatność. Kolumna 3 tabeli prezentuje wymagane oświadczenia.

Wszystkie wnioski o płatność w swojej treści zawierają następujące oświadczenie:

Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że informacje zawarte we wniosku są zgodne z prawdą, a – w przypadku, gdy wniosek dotyczy rozliczenia poniesionych wydatków – wydatki wykazane we wniosku zostały zapłacone. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 271 kodeksu karnego, dotyczącej poświadczania nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne.

Oświadczam, że dokumentacja związana z projektem przechowywana jest …….

Jeśli we wzorze wniosku o płatność nie było innych przypadków oświadczeń, w tabeli poniżej wpisano „standardowe” .

Program operacyjny

Dodatkowe tabele/informacje

Oświadczenia

PO kl rozliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego

Standardowe

(z dniem 1 stycznia 2012 r. nie będzie wymagane zbieranie od uczestników projektów zgody przetwarzania ich danych)

PO Iiś Finansowanie wydatków z pożyczek Europejskiego Banku Inwestycyjnego (EBI)

We wniosku:

Ja niżej podpisany .............................. oświadczam, iż zgodnie z moją wiedzą:

– wydatki wskazane we wniosku jako kwalifikowalne zostały poniesione zgodnie ze wszystkim odpowiednimi zasadami kwalifikowania wydatków;

– informacje zawarte we wniosku o płatność rzetelnie odzwier-ciedlają rzeczowy i finansowy postęp realizacji projektu;

– we wniosku o płatność nie pominięto żadnych istotnych informacji, ani nie podano nieprawdziwych informacji, które mogłyby wpłynąć na ocenę prawidłowości realizacji projektu oraz finansowego i rzeczowego postępu w realizacji projektu.

PO IG Typowe We wniosku:

Oświadczenie dot. kwalifikowalności VAT

PO RPW Zamówienia publiczne Standardowe

eWt – –

Dolnośląski rPO Potwierdzenie liczby załączonych dokumentów finansowych

We wniosku:

Ja, niżej podpisany, oświadczam, że w okresie objętym wnioskiem o płatność (a w przypadku wnioskowania o pierwszą transzę zaliczki, gdy płatność ta stanowić będzie pierwszą płatność w ramach projektu, w okresie poprzedzającym

różnice dotyczące dodatkowych tabel czy informacji oraz oświadczeń we wnioskach o płatność:

1�1

Program operacyjny

Dodatkowe tabele/informacje

Oświadczenia

złożenie wniosku o płatność) została/nie została* zawarta umowa z wykonawcą (jeżeli zawarto umowę należy podać numer, datę zawarcia oraz wskazać jej przedmiot, jeżeli nie umowa została zawarta należy podać przyczynę):

Ja, niżej podpisany oświadczam, że wydatki przedstawione do refundacji/rozliczenia w niniejszym wniosku o płatność nie zostały sfinansowane w ramach innych Działań Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007–2013, innych programów operacyjnych współfinansowanych ze środków pomocowych Unii Europejskiej, Funduszu Spójności i/lub krajowych środków publicznych (nie dotyczy wniosków pełniących wyłącznie funkcję sprawozdawczą).

kujawsko-Pomorski RPO

Typowe W załącznikach:

Oświadczenie o możliwości/braku możliwości odzyskania podatku VAT

Łódzki rPO Informacja na temat wszystkich zamówień publicznych w ramach projektu

Wypełnianie obowiązków w zakresie informacji i promocji projektu

Informacja o przeprowadzonych kontrolach/audytach

We wniosku:

Ja, niżej podpisany oświadczam, że dokumenty księgowe ujęte w tabeli 14 wniosku o płatność, na podstawie których poniesiono wydatki kwalifikowalne w ramach projektu zostały w całości zapłacone.

Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, iż realizując powyższy projekt nie mogę odzyskać w żaden sposób poniesionego podatku VAT, którego wysokość została określona we wniosku o dofinansowanie. Jednocześnie zobowiązuje się do zwrotu całej zrefundowanej kwoty poniesionego podatku VAT, jeśli zaistnieją przesłanki umożliwiające odzyskanie tego podatku .

Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie (na podstawie art . 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r . o finansach publicznych – Dz. U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).

Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że w ramach projektu nie występuje nakładanie się pomocy przyznanej z funduszy, programów unii Europejskiej, krajowych środków publicznych .

Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że w ramach realizowanego projektu nie występuje pomoc publiczna.

lubelski rPO Klasyfikacja kategorii interwencji kosztów kwalifikowalnych

Stan postępowań o udzielenie zamówień publicznych dotyczą-cych realizacji projektu

Informacja o kontrolach projektu

Wypełnienie obowiązków w zakresie informacji i promocji projektu

Standardowe

lubuski rPO Informacja o przeprowadzonych kontrolach w okresie rozliczanym bieżącym wnioskiem o płatność

W załącznikach:

Oświadczenie Beneficjenta o kwalifikowalności podatku VAT

Oświadczenie Beneficjenta o rodzaju prowadzonej ewidencji księgowej

1��

Program operacyjny

Dodatkowe tabele/informacje

Oświadczenia

Informacja na temat wykrytych uchybień/ /nieprawidłowości

Informacje o zamówie-niach publicznych

Małopolski rPO Zestawienie wydatków niekwalifikowalnych

W załącznikach:

Oświadczenie beneficjenta o braku podwójnego finansowania

Oświadczenie beneficjenta o zobowiązaniu się do informowania o otrzymaniu dokumentów księgowych korygujących

Oświadczenie beneficjenta dotyczące wydatków kwalifikowalnych o wartości niższej niż 10 000 PLN

Oświadczenie beneficjenta o braku sfinansowania ze środków zaliczki wydatków przedstawionych do refundacji

Oświadczenie dotyczące prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej

Oświadczenie dotyczące używanego sprzętu

Oświadczenie beneficjenta o kwalifikowalności/niekwalifikowalności VAT

Oświadczenie beneficjenta przewidującego/nieprzewidującego wykorzystanie towarów i usług zakupionych w celu realizacji projektu do wykonywania czynności opodatkowanych, w związku z którymi przysługuje beneficjentowi prawo do odliczenia podatku VAT

Mazowiecki rPO Zestawienie wydatków z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej

Zestawienie wydatków uznanych przez IP II/IZ za niekwalifikowalne

W załącznikach:

Oświadczenie o kwalifikowalności VAT

Opolski rPO Informacja o przeprowadzonych kontrolach/audytach realizacji projektu, w szczególności o wykrytych nieprawidłowościach

Pomoc publiczna

Standardowe

Podkarpacki RPO Typowe We wniosku:

Ja, niżej podpisany oświadczam, że wydatki wykazane w bieżącym wniosku o płatność były/nie były* sfinansowane z pożyczek Europejskiego Banku Inwestycyjnego (w wysokości …………………...PLN).

Ja, niżej podpisany oświadczam, że w okresie objętym wnioskiem o płatność nie uzyskałem dodatkowej pomocy publicznej, nie ujętej we wniosku o dofinansowanie.

Ja, niżej podpisany oświadczam, że zakres rzeczowy objęty wnioskiem o płatność nie uzyskał dofinansowania w ramach innego projektu realizowanego ze środków RPO WP, ani innego programu operacyjnego współfinansowanego ze środków pomocowych Unii Europejskiej.

Ja, niżej podpisany oświadczam, że wydatki ujęte w niniejszym wniosku o płatność zostały poniesione zgodnie z zasadami określonymi w przepisach o zamówieniach publicznych.

1��

Program operacyjny

Dodatkowe tabele/informacje

Oświadczenia

W załącznikach:

Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT

Podlaski rPO Dane dotyczące kontraktów z wykonawcami projektu

Sposób promocji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność

W załącznikach:

Oświadczenie o kwalifikowalności VAT, potwierdzające stan prawny Beneficjenta na dzień składania wniosku o płatność

Oświadczenie o generowaniu dochodu

Oświadczenie o nie wykluczeniu z możliwości ubiegania się o dofinansowanie z Funduszy Strukturalnych

Oświadczenie informujące o uwzględnieniu/nie uwzględnieniu we wniosku robót dodatkowych .

Oświadczenie potwierdzające, że realizacja projektu następuje z zachowaniem zasad wspólnotowych, zaleceń zawartych w umowie o dofinansowanie projektu oraz zgodnie z prawem polskim, w szczególności zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.

Pomorski rPO Wypełnienie obowiązków w zakresie informacji i promocji projektu

We wniosku:

Ja, niżej podpisany oświadczam, że:

• informacje zawarte we wniosku są zgodne z prawdą a wydatki wykazane we wniosku zostały zapłacone,

• wydatki wykazane do refundacji w ramach niniejszego wniosku nie zostały wcześniej zrefundowane z innych źródeł,

śląski rPO Zestawienie kwot wydatków w podziale na zadania wynikające z podpisanej umowy

Umowy w projekcie (narastająco od początku realizacji projektu)

Informacja o przeprowadzonych kontrolach/audytach realizacji projektu, w szczególności o wykrytych nieprawidłowościach mających skutki finansowe

Wpływ projektu na zatrudnienie

We wniosku:

1 .–2 . Standardowe

3. Ja, niżej podpisany/a, niniejszym oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie (na podstawie art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych).

4. Ja, niżej podpisany/a, niniejszym oświadczam, że w ramach projektu nie występuje nakładanie się pomocy przyznanej z funduszy, programów Unii Europejskiej, krajowych środków publicznych .

5. Ja, niżej podpisany/a, niniejszym oświadczam, iż realizując powyższy projekt nie mogę odzyskać w żaden sposób poniesionego podatku VAT, którego wysokość została określona we wniosku o dofinansowanie. Jednocześnie zobowiązuję się do zwrotu całej zrefundowanej kwoty poniesionego VAT, jeśli zaistnieją przesłanki umożliwiające odzyskanie tego podatku.

6. Ja, niżej podpisany/a, niniejszym oświadczam, że w ramach realizowanego projektu nie występuje pomoc publiczna.

7. Ja, niżej podpisany/a zobowiązuję się do pisemnego przedstawienia IZ RPO WSL stanu realizacji wskaźnika programowego: Przychody z infrastruktury turystyki objętej wsparciem w ramach projektu, rok po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu (dotyczy wniosku o płatność końcową dla projektów realizowanych w ramach poddziałań 3.1.2, 3.2.2 oraz 3.3).

8. Ja, niżej podpisany/a zobowiązuję się do przedstawienia IZ RPO WSL stanu realizacji wskaźnika horyzontalnego: Redukcja zużycia energii we wspartych budynkach, najpóźniej rok po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu (dotyczy wniosku o płatność końcową dla projektów, których beneficjent we wniosku o dofinansowanie w polu C .7 . Poprawa efektywności energetycznej w modernizowanych budynkach zaznaczył odpowiedź TAK).

1��

Program operacyjny

Dodatkowe tabele/informacje

Oświadczenia

9. Ja, niżej podpisany/a zobowiązuję się do przedstawienia IZ RPO WSL stanu realizacji wskaźnika horyzontalnego: Liczba osób niepełnosprawnych korzystających z udogodnień powstałych w ramach projektu, najpóźniej rok po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu (dotyczy wniosku o płatność końcową dla projektów, których beneficjent we wniosku o dofinansowanie w polu C .8 . Usuwanie barier dla osób niepełnosprawnych zaznaczył odpowiedź TAK).

świętokrzyski rPO Typowe We wniosku:

Oświadczam, że beneficjent uzyskał/nie uzyskał* Pomoc publiczną w Rzeczpospolitej Polskiej na dane przedsięwzięcie od daty złożenia wniosku o dofinansowanie projektu w ramach RPOWŚ. (W przypadku gdy beneficjent uzyskał pomoc publiczną jest zobowiązany do wniosku o płatność dołączyć wypełniony „Formularz informacji o pomocy publicznej dla podmiotów ubiegających się o pomoc inną niż pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie)

Warmińsko-Mazurski rPO

Typowe We wniosku:

Ja, niżej podpisany oświadczam, że w okresie objętym wnioskiem o płatność nie uzyskałem dodatkowej pomocy publicznej, nie ujętej we wniosku o dofinansowanie.

Ja, niżej podpisany oświadczam, że zakres rzeczowy objęty wnioskiem o płatność nie uzyskał dofinansowania w ramach innego projektu realizowanego ze środków RPO WM, ani innego programu operacyjnego współfinansowanego ze środków pomocowych Unii Europejskiej.

Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że informacje zawarte we wniosku są zgodne z prawdą i posiadam realne zobowiązania na kwotę wnioskowanej zaliczki.

Wielkopolski rPO Harmonogram realizowanych przetargów

Zestawienie dokumentów wraz z montażem finansowym

Standardowe

zachodniopomorski RPO

Podsumowanie wydatków z wszystkich wniosków płatność (automatyczne w generatorze)

W załącznikach:

Oświadczenie:

• dotyczące posiadania niezbędnych dokumentów,

• dotyczące ceny używanego środka trwałego,

• służeniu środka transportu wyłącznie celom projektu,

• dotyczące właściwości technicznych zakupionego sprzętu,

• dotyczące wartości niematerialnych i prawnych,

• sprzedającego nieruchomość,

• dotyczące wykorzystania nieruchomości do celów projektu,

• dotyczące poprawności poniesionych wydatków,

• dotyczące posiadania oryginałów dokumentów, które beneficjent jest zobowiązany posiadać i przedstawić podczas kontroli na miejscu realizacji projektu oraz zasady dokumentowania wydatków ponoszonych przez Beneficjentów w ramach RPO WZ na lata 2007-2013,

• o osiągnięciu wskaźnika rezultatu.

1��

2. Wstępne doradztwo beneficjentom przy wypełnianiu wniosku

Pomoc w wypełnieniu wniosku polegać może na dostarczeniu beneficjentom wymaganych dokumentów (wzorów dokumentów i instrukcji ich wypełniania) – czasami nawigacja po stro-nach internetowych zawierających te dokumenty jest utrudniona. Pomoc polegać też może na objaśnianiu zapisów instrukcji. Beneficjenci będą na pewno pytać o te dokumenty w Punktach Informacyjnych. Wszystkie ważne dokumenty znajdziesz na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD .

Ponadto podczas udzielania porady beneficjentowi warto zwrócić mu uwagę na zapisy instruk-cji do wniosku o dofinansowanie. Instrukcje są pisane w taki sposób, aby mogły odnosić się do wszystkich możliwych sytuacji występujących w różnego rodzaju typach projektów. Beneficjenci mają problemy tylko w swoich projektach, w związku z czym duża część informacji w instrukcjach jest im niepotrzebna. Podczas spotkania warto pokazać beneficjentowi, które części instrukcji odnoszą się do jego wniosku o płatność (i które są najważniejsze).

2.1. Przygotowanie do spotkania

Przygotuj wcześniej dokumenty – wytyczne, instrukcje, wzory wniosków, podręczniki beneficjentów, na pewno podczas spotkania będziesz po nie sięgać (zakładamy, że będziesz je bardzo dobrze znać, ale jest tak wiele szczegółów dotyczących tak wielu obszarów wdrażania projektu, że nie sposób wszystkiego zapamiętać). Uporządkuj je i ułóż w jednym miejscu (polecamy wpięcie do segregatora).

Najlepiej zaznaczyć sobie te części z ww. dokumentów, które odnoszą się do konkretnych działań w programach operacyjnych, w szczególności jeśli wzory wniosków różnią się w tych działaniach albo wymagane są inne załączniki (użyj przekładek w segregatorach, naklejki też mogą być przydatne, ale czasami się odrywają).

Pomocne jest też uporządkowanie dokumentacji, np. ze względu na rodzaj wniosków albo obszar regulacji, np. dokumenty:

określające zasady udzielania zaliczek w danym działaniu programu operacyjnego,

dotyczące zasad dokumentowania wydatków oraz archiwizacji,

określające zasady opisywania dokumentów finansowych.

Nie zawsze informacje z ww. zakresu zajdziesz w instrukcji wypełniania wniosku o płatność. Mogą być one przedstawione w innych dokumentach:

poradnikach i podręcznikach beneficjentów,

wytycznych IZ (w tym w zakresie kwalifikowalności wydatków, niektóre IZ wydały też wytyczne dotyczące archiwizacji dokumentacji czy opisów dokumentacji finansowej),

dokumentach IZ – np. zasady finansowania danego programu operacyjnego,

umowie o dofinansowanie (znajdziesz w niej zasady dotyczące płatności i zaliczek).

Przed spotkaniem warto chociaż raz przećwiczyć w praktyce wypełnianie wniosku. Otwórz plik z wnioskiem o płatność, przejrzyj jego części, spróbuj wpisać kwoty (nawet zmyślone) do odpo-wiednich pól. Jeśli wniosek wypełniany jest w arkuszu kalkulacyjnym – sprawdź formuły, zobacz jak działają – czy np. podsumowania wykonywane są automatycznie (uwaga – w przypadku zabezpieczonych arkuszy będzie to utrudnione bądź niemożliwe).

•••

••

••

1��

Jeśli wniosek wypełniany jest w generatorach wniosków o płatność – zainstaluj je w komputerze albo zarejestruj się w systemach informatycznych danych instytucji. Sprawdź jak działają w praktyce (uwaga: niektóre generatory będą działać poprawnie dopiero wtedy, kiedy zaimportują wniosek o dofinansowanie albo wczytają dane z systemu informatycznego po wpisaniu numeru umowy o dofinansowanie).

2.2. Wymagane dokumenty

Bez niektórych dokumentów wypełnienie wniosku o płatność nie jest możliwe. Jak wskazują wyniki badań, jedną z przyczyn popełnienia błędów przez beneficjentów jest brak znajomości podstawowych dokumentów (w tym nawet umowy o dofinansowanie). Przypomnij beneficjentowi, żeby wypełniał wniosek o płatność na podstawie następujących dokumentów:

1) Wniosku o dofinansowanie,

2) Umowy o dofinansowanie wraz ze wszystkimi załącznikami i aneksami (szczególnie ważne są harmonogramy rzeczowo-finansowe),

Wyżej wymienione. dokumenty potrzebne są do wypełnienia wstępnej części wniosku – informacji o projekcie i beneficjencie, kwocie dofinansowania, całkowitych wydatkach kwalifikowalnych w projekcie. W umowie znajdują się też podstawowe informacje o warunkach płatności, w tym

3) Uprzednio składanych wniosków o płatność (jeśli były sporządzane) – potrzebne są do wypełnienia tabel przedstawiających postęp rzeczowo-finansowy projektu,

4) Dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury i inne dokumenty równo-rzędne) i dokonanie za nich zapłat (wyciągi bankowe) – na podstawie tych dokumentów beneficjent wypełni zestawienie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków oraz wyliczy wnioskowaną kwotę,

5) Wyciągów z rachunków bankowych potwierdzających otrzymane płatności (refundacje i zaliczki) – będą one potrzebne do rozliczenia zaliczki.

2.3. Przebieg spotkania

Pomijamy część wstępną, podczas której witasz i zapoznajesz się z Twoim klientem. Na wstę-pie dowiedz się, w jakim działaniu i którego programu operacyjnego beneficjent uzyskał dofinansowanie .

Podczas spotkania przekażesz beneficjentowi dużo informacji. Bardzo ważny jest dialog z bene-ficjentem, musisz zidentyfikować jego potrzeby, tak aby spotkanie było dla niego jak najbardziej pomocne .

1. Ustal, jakiego typu wniosek interesuje beneficjenta

o pierwszą zaliczkę,

rozliczający zaliczkę,

o refundację poniesionych wydatków,

mieszany – o refundację poniesionych wydatków i zaliczkę, rozliczający zaliczkę,

sprawozdawczy .

••••

•

1��

Beneficjenci mogą nie wiedzieć, jaką funkcję spełnia wniosek. Jeśli mają problemy z odpowiedzią na ww. pytanie, przedstaw pokrótce główne funkcje wniosku.

W zależności od odpowiedzi beneficjenta, wybierzesz odpowiednie dokumenty pomocne w danym przypadku. Ustal, czy wniosek wypełniany jest w generatorze – jeśli tak, poinformuj beneficjenta w jaki sposób zainstalować aplikację lub zarejestrować się w lokalnym systemie informatycznym.

2. Jeśli beneficjent pyta o zaliczkę

przedstaw zasady udzielania zaliczek w danym działaniu programu operacyjnego,

jeśli beneficjent dysponuje umową, sprawdź jak zostały określone w niej zasady dotyczące płatności i zaliczek,

jeśli beneficjent nie ma ze sobą umowy – przypomnij mu, że w niej właśnie znajdzie podstawowe zasady dotyczące płatności i zaliczek.

3. Jeśli beneficjenta interesują innego typu wnioski, omów podstawowe zagadnienia związane z rozliczeniem zaliczki czy refundacją poniesionych kosztów

omów pokrótce układ wniosku (podczas omawiania posłuż się wzorem wniosku): gdzie przedstawia się informacje finansowe, a gdzie należy wpisać wnioskowaną kwotę; jak wyglądają tabelki, w których informuje się o postępie rzeczowo-finansowym projektu, jak wyglądają pozostałe części wniosku o płatność,

zwróć uwagę beneficjentowi, że część wstępną wniosku wypełnia przepisując dane z wniosku o dofinansowanie i umowy (uwaga na aneksy!),

poinformuj beneficjenta, jak ma określić okres, za który składa wniosek (wskaż mu w instrukcji wypełniania wniosku, gdzie szukać informacji).

4. Przekaż informacje, jak wypełnić zestawienie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków

omów najważniejsze warunki, na podstawie których wydatek można uznać za kwalifikowalny (podkreśl związek z projektem i faktyczność poniesienia),

poinformuj, jak przepisać poszczególne pozycje z faktur do wierszy tabeli (podkreśl związek wydatku z konkretnym zadaniem przewidzianym w harmonogramie rzeczowo-finansowym/budżecie projektu),

zwróć uwagę, że ważny jest opis dokumentu – przedstawiać ma ww. związek,

podpowiedz, jak w razie potrzeby rozbić poszczególne pozycje z faktury na wiersze tabeli .

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

1��

5. Podpowiedz, jak wyliczyć wnioskowaną kwotę

omów sposób obliczania wnioskowanej kwoty,przedstaw krótki przykład (możesz wykorzystać przykłady z rozdziału 8 I części „Przewodnika”.

6. Omów, co wpływa na obniżenie wnioskowanej kwoty

przedstaw problematykę dochodów w projekcie (zwróć uwagę, kto odejmuje dochody w danym przypadku – beneficjent czy pracownicy IW),podpowiedz, jak dokonać ewentualnej korekty.

7. Wyjaśnij, jak wypełnić tabelki w części sprawozdawczej

wyjaśnij różnicę pomiędzy wskaźnikiem produktu a rezultatu,zwróć uwagę, by pozycje tabel odpowiadały pozycjom tabel wskaźników, które beneficjent przedstawił we wniosku o dofinansowanie .

8. Przedstaw pozostałe tabele we wniosku o płatność

harmonogram wydatków na kolejne kwartały,planowany przebieg rzeczowy i finansowy realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku,informację o ewentualnych problemach,oświadczenia.

9. Omów wymagane załączniki!

2.4. Często zadawane przez beneficjentów pytania

Bądź przygotowany na pytania, które mogą pojawić się podczas spotkania. Mogą dotyczyć nie tylko problematyki związanej z wypełnianiem wniosku o płatność, ale także każdego obszaru wdrażania projektu. Od sposobu wdrażania projektu zależą przecież informacje i dane finansowe wpisywane do wniosku o płatność.

Najtrudniejsze są pytania dotyczące kosztów kwalifikowalnych i procedury zamówień publicznych. Niestety błędy popełniane w ww. obszarach mają odzwierciedlenie we wnioskach o płatność – wniosek z niepoprawnymi danymi nigdy nie będzie poprawny.

Beneficjenci mogą pytać się o następujące zagadnienia:

1) jak pozyskać zaliczkę,

2) jak opisać dokumenty,

••

•

•

••

••

••

1��

3) jak wypełnić poszczególne pola wniosku o płatność,

4) w jaki sposób dokonywane są płatności,

5) w jaki sposób dokonać zmian w harmonogramie rzeczowo-finansowym,

6) jak dokumentować wydatki (szczególnie te niepieniężne),

7) jak przeliczyć fakturę w obcej walucie,

8) jak rozliczyć kary umowne.

Poszukaj odpowiedzi na te pytania w „Przewodniku”, sięgnij do źródeł – wytycznych (w szcze-gólności w przypadku zagadnień nieporuszanych w „Przewodniku”: pytania 6–8).

3. Sprawdzenie wypełnionego wniosku

Zagadnienie to zostało dosyć szczegółowo omówione w rozdziale 5.8 pierwszej części „Przewod-nika”, zapoznaj się z nim oraz zawartym w nim przykładem listy sprawdzającej.

W tym miejscu chcieliśmy podpowiedzieć, że każda z instytucji weryfikującej wnioski o płatność posiada szczegółowe listy sprawdzające. Nie wszystkie dostępne są na stronach internetowych instytucji, ale na pewno nie stoi nic na przeszkodzie, aby takie listy były na prośbę PIFE udostęp-nione. Warto mieć te listy i po wypełnieniu z beneficjentem jego wniosku o płatność dokonać sprawdzenia poprawności wykonanej pracy. Może się też zdarzyć, że do PIFE zawita beneficjent, który o takie sprawdzenie poprosi .

3.1. Poprawność formalna

Listy sprawdzające są bardzo drobiazgowe, badają każdy formalny element wniosku o płatność (m.in. wypełnienie wszystkich wymaganych pól, właściwe podpisy i parafy, poprawność rachun-kową). Jeśli tylko lista sprawdzająca zostanie prawidłowo wypełniona – zidentyfikowane zostaną wszystkie błędy formalne (które na szczęście łatwo poprawić i nie skutkują konsekwencjami finansowymi).

3.2. Poprawność merytoryczna

Ważnym elementem kontroli merytorycznej wniosku o płatność jest uzgodnienie kwot wydatków kwalifikowalnych, zadeklarowanych we wniosku o płatność, z kwotami wynikającymi z dokumentów źródłowych (ewentualnie z zestawień dokumentów) i z dokumentów potwierdzających doko-nanie zapłaty. Dodatkowo można sprawdzić, czy kwoty te zgadzają się z kwotami wynikającymi z raportów systemów finansowo-księgowych beneficjenta. Co do zasady powinny to być tożsame kwoty (z wyjątkami dotyczącymi wkładu niepieniężnego).

Jeszcze ważniejsze jest potwierdzenie, że zadeklarowane wydatki są prawidłowe pod kątem ich kwalifikowalności i że zostały poniesione zgodnie z obowiązującymi zasadami, co tak naprawdę możliwe jest po przejrzeniu całości dokumentacji projektu na miejscu u beneficjenta. Oczy-wiście nie polecamy pracownikom PIFE tak głębokiej analizy projektów Waszych klientów, ale przy sprawdzeniu poprawności wniosku warto zadać sobie podstawowe pytanie:

Czy wszystkie wydatki przedstawione we wniosku o płatność są przewidziane w projekcie i były konieczne do jego realizacji?

Jeśli uzyskamy na to pytanie twierdzącą odpowiedź, jest bardzo prawdopodobne, że przygotowany przez beneficjenta wniosek będzie prawidłowy.

�00

4. najlepsze praktyki – porównanie obowiązujących rozwiązań w różnych programach operacyjnych

Wnioski o płatność są dosyć skomplikowanymi dokumentami, w których beneficjenci muszą przed-stawiać wiele informacji. Większość tych informacji jest konieczna z punktu widzenia certyfikacji wydatków, w szczególności kwota wydatków kwalifikowalnych poniesionych przez beneficjenta w danym okresie sprawozdawczym. Z kolei z punktu widzenia monitoringu wdrażania projektu, bardzo ważne jest przedstawienie przez beneficjenta postępu rzeczowo-finansowego projektu.

Im mniej informacji beneficjent musi przedstawić we wniosku, tym ma mniejszą szansę popełnić błąd. Z tego względu – im prostszy wniosek o płatność, tym lepszy. Na uwagę zasługują te wzory wniosków o płatność, które nie wymagają przedstawiania takich informacji, jak: rozbicia kwot na część unijną i krajową, kodów interwencji, kwot brutto i netto (jeśli podatek VAT nie jest kosztem kwalifikowalnym). Dużym ułatwieniem są generatory – wnioski częściowo wypełniane są automatycznie. Ciekawe rozwiązanie zastosowano w Śląskim RPO, w którym automatycznie wypełniana jest m.in. tabela Zestawienie kwot wydatków w podziale na zadania wynikające z podpisanej umowy. W Zachodniopomorskim RPO system sam przedstawia podsumowanie wydatków z wszystkich wniosków płatność.

Do grupy tych wzorów wniosków o płatność należy wzór w Świętokrzyskim RPO.

Część instytucji odchodzi też od konieczności załączania do wniosków o płatność kopii dokumentów finansowych. Zestawienia tych dokumentów są wystarczające do rozliczenia płatności.

Pozytywnie można wyróżnić programy operacyjne, w których publikowane są materiały szkole-niowe na stronach internetowych, np.:

RPO dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007–2013

Lubuski RPO na lata 2007–2013

Małopolski RPO na lata 2007–2013

RPO Województwa Podkarpackiego na lata 2007–2013

RPO dla Województwa Pomorskiego na lata 2007–2013

Wartymi lektury są dokumenty/strony internetowe opisujące typowe błędy beneficjentów. Opracowano je w następujących programach operacyjnych:

Małopolski RPO na lata 2007–2013

RPO Województwa Lubelskiego na lata 2007–2013

RPO Województwa Podlaskiego na lata 2007–2013

RPO Województwa Śląskiego na lata 2007–2013

Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka (strony PARP)

RPO Warmia i Mazury na lata 2007–2013

Szczególnie wartym polecenia jest przykład Poradnika dla beneficjentów RPO WO 2007–2013. Prawidłowe przygotowanie wniosku o płatność, który w przystępnej formie przedstawia najważniejsze informacje.

Wszystkie ww. dokumenty znajdują się na załączonym do „Przewodnika” dysku DVD.

•••••

••••••