PRODUCCION DOCUMENTAL

CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA SENA REGIONAL CAQUETA

TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

SENA REGIONAL CAQUETA2012

APRENDIZ

MONICA VARGAS SANCHEZ

INSTRUCTORALBERTO GAVIRIA DAVILA

PRODUCCION DOCUMENTAL

La producción documental comprende los aspectos de origen creación y diseño de formatos y documentos,

conforme al desarrollo de las funciones propias de cada empresa.

OBJETIVOS

AL FINALIZAR EL APRENDIZ SERA CAPAZ DE:

1. Definir producción documental2. redactar teniendo en cuenta ortografía

y signos de puntuación3. identificar los diferentes tipos de

comunicaciones empresariales utilizando las normas técnicas colombianas

ORTOGRAFIA

Es la parte de la gramática que se ocupa de la manera correcta de escribir las palabras.

SIGNOS DE PUNTUACION

Los signos de puntuación son elementos gráficos que usualmente utilizamos en los escritos para marcar las pausas necesarias.

La coma indica (,): una pausa breve en la lectura. El punto y coma (;): se utiliza para separar oraciones autónomas. Punto seguido (.): se utiliza para separar oraciones dentro de un mismo párrafo. El punto aparte (.): se utiliza para señalar el final de un párrafo El punto final (.): Se utiliza para señalar el final de un texto o escrito. 

REDACCION

La redacción es la expresión escrita de un Pensamiento y/o conocimiento sobre un acontecimiento que ha pasado en algún lugar del paisaje geográfico. Debe tener en cuenta la cohesión, coherencia entre sus oraciones y párrafo. Es una composición de textos escritos.

LA COHERENCIA

Es la cualidad semántica de los textos que selecciona la información relevante e irrelevante, Mantiene la unidad y organiza la estructura comunicativa de una manera específica.

DIGITACION

Digitación es la técnica que nos enseña la adecuada ubicación de las manos en el teclado, la que nos dice cuáles dedos y posiciones de la mano se han de utilizar para el manejo exacto del teclado. Para ello se debe tener en cuenta.

ERGONOMIA

La ergonomía es el estudio del trabajo en relación con el entorno en que se lleva a cabo (el lugar de trabajo) y con quienes lo realizan (los trabajadores). Se utiliza para determinar cómo diseñar o adaptar el lugar de trabajo al trabajador a fin de evitar distintos problemas de salud y de aumentar la eficiencia.

PRODUCCION DOCUMENTAL

Se generan documentos al cumplimiento de las funciones, atendiendo los estándares y políticas documentales de la institución o empresa.

Determina necesidades de elaboración de documento hasta establecer forma de envió del documento, puede ser impreso o por internet de acuerdo a parámetros en el reglamento interno de archivo y correspondencia.

LA CARTA COMERCIAL

Es una comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comercial espara ponerse en contacto con clientes externos e internos, proveedores, entidades, etc. dar a conocer un tema de importancia, coordinar actividades comerciales, ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos y solicitudes entre otras.

ELABORACION DE CARTAS COMERCIALES

ESTILOS:

Bloque extremo:

Todas las líneas parten del margen izquierdo.

Estilo Bloque:  Las líneas de numero, fecha, asunto (Si lo hay), firma y cargo se colocanpartiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

ZONAS

MARGENES

NOTA INTERNA

La nota interna es un formato pre impreso el cual es de carácter interno utilizado normalmente para transmitir ordenes breves y de inmediato cumplimiento entre las dependencias y sus funcionarios.

PARTES DE LA NOTA INTERNA  FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año. PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota. DE: Nombre de la dependencia que remite la nota. CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda. OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente. FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, según lo regulado en manual

de procedimientos de la respectiva entidad. DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma.

MEMORANDO

Comunicación escrita de carácter interno utilizada bien sea para dar una felicitación o para hacer un llamado de atención

PARTES DEL MEMORANDO

ENCABEZADO

 MEMORANDO

 CÓDIGO

 CIUDAD Y FECHA

DATOS DEL DESTINATARIO

 DE

 ASUNTO

  TEXTO

DESPEDIDA

 DATOS DEL REMITENTE

 ANEXOS:

 DATOS DEL TRANSCRIPTOR:

MARGENES MEMORANDO

 Superior, 4; izquierdo, 4; inferior, 3; derecho, 3 cm. Márgenes para memorando tamaño medio oficio: Margen superior e izquierdo 3; derecho e inferior 2cm ESTILOS: El memorando se distribuirá en dos estilos: ESTILO BLOQUE EXTREMO

ESTILO BLOQUE

CIRCULAR INTERNA Y EXTERNA

Es una comunicación de carácter interno o externo la cual da a conocer asuntos de interés común se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa

partes circula:

Encabezado título y número códigociudad y fechadestinatario asunto: Textodespedida: datos del remitente anexos:  datos del transcriptor

MARGENES

Superior e Izquierdo 3 a 4 cm, Inferior y Derecho 2 a 3 cm.

ACTA ADMINISTRATIVA

Documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión, que asisten administrativos de una empresa pública y privada.

PARTES DEL ACTA

Encabezado Titulo Acta Fecha Hora Asistentes Invitados AusentesOrden del Día Desarrollo Convocatoria Firma, Nombre y Cargo Firmas ResponsablesAnexosTranscriptorAspectos Generales

MARGENES ACTA ADMINISTRATIVA

Superior e izquierdo 3 a 4 cm.Derecho e izquierdo 2 a 3 cm.

certificados

El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.

 Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos: la asistencia, participación u organización en un curso, jornada o actolos resultados académicosla docencia de determinado curso o seminariola experiencia profesional en determinado campola pertenencia a un grupo o jerarquíalos conocimientos de lenguas extranjerasla realización de cualquier otra actividad académica o extraacadémicala adecuación de un objeto a una normael estado físico y/o mental en el que se encuentra una persona

CONSTANCIAS

  Una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo

auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros. Documento de carácter probatorio, en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

 TIPO DE CONSTANCIAS Tiempo de servicio Experiencia

Salario u honorarios

Clase de trabajo

Jornada laboral

Cumplimiento de comisiones  Comportamiento del trabajador

PARTES DE UN CERTIFICADO Y UNA CONSTANCIA

 

Cargo: Datos del remitente:Razón social, logotipo, Encabezado:Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.Fecha:Lugar de origen del documento, día, mes y año de expedición.Logotipo:Símbolo que identifica una empresa.MembreteInscripción impresa del conjunto de datos que identifica una empresa natural o jurídica.Número o referencia:Identificación consecutiva del documento.Razón social:Nombre que identifica una empresa.Remitente:Nombre y apellido del firmante autorizado.Texto:Contenido del documento.Transcriptor:

MARGENES CONSTANCIA Y CERTIFICADO

Superior e izquierdo 3 a 4 cm Derecho e inferior 2 a 3 cm

HOJA DE VIDA

La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional y de su experiencia laboral. De su correcta elaboración y presentación, dependerá el éxito en su búsqueda de empleo. El objetivo principal de la misma será presentar a su potencial empleador información sobre usted mismo, que posibilite una entrevista posterior.

Datos personales Nombre y apellidos Edad Dirección Ciudad Teléfono (también el número celular) E-Mail Formación académica Cursos de extensión Experiencia profesional y laboral Nivel de idiomas e informática Fecha

ACTO ADMINISTRATIVO

El objetivo de la administración pública es satisfacer los intereses colectivos. En aras de ello (a la parte de otras actuaciones administrativas) dicta los denominados actos administrativos.

Un acto administrativo es una declaración voluntaria que se realiza en el ejercicio de la función pública y que genera efectos jurídicos individuales de manera inmediata. Este tipo de acto constituye una manifestación del poder administrativo que se impone de manera unilateral e imperativa.

RESOLUCION

La resolución administrativa consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia del servicio.

DECRETO

Un decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes.

ACUERDO

 Un acuerdo es, en Derecho, una decisión

tomada en común por dos o más personas, por una junta, asamblea o tribunal. También se denomina así a un pacto, tratado o resolución de organizaciones, instituciones, empresas públicas o privadas.

ORDENANZA

Son normas generales que regulan la organización, administración o prestación de los servicios públicos locales, el cumplimiento de las funciones generales o específicas de las Municipalidades o establecen las limitaciones y modalidades de impuestos a la propiedad privada.(Ley Nº 23853, Ley Orgánica de Municipalidades, Artículo 110º, publicada el 09 de junio de 1984)

INFORME ADMINISTRATIVO

Documento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo.

CLASES DE INFORME: Informe corto Informe largo

INFORME CORTO

1. Encabezamiento.

El informe corto no lleva portada si no encabezamiento ü razón social: se ubica entre 3 cm y 4 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa

Transcriptor: si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor su identificación se describe a 2 interlineas del firmante. Se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicia del apellido, se emplea letra más pequeña.

ObjetivosLleva un objetivo en forma breve

INFORME EXTENSO

Constituye la parte formal del documento y está formado por introducción, núcleo del informe conclusiones (   recomendaciones opcional)

INTRODUCCION

El informe extenso lleva una introducción que plantea brevemente el alcance, los objetivos del trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal no tiene numeración sino titulo.La palabra introducción de escribe en mayúscula sostenida, centrada y a cinco centímetros del borde superior, la primera línea de escritura se inicia a dos o cuatro renglones del título las subsiguientes, a interlineación de uno a uno y medio o dos.

INFORME EXTENSO

El núcleo del informe se puede dividir en capítulos y estos a su vez, en subdivisiones que correspondan a un tema completo. Para su desarrollo se tiene en cuenta lo siguiente:1. Escritura del texto. Se redacta en forma impersonal y los párrafos comienzan contra el margen izquierdo. La primera línea de escritura de cada capítulo se inicia de 2 a 4 renglones del título. Queda libre el criterio que tenga el transcriptor de escribir a interlineación 1, o 1.5.2. Capítulos. Cada capítulo tiene un título(   división del primer nivel que lo identifica) el cual se escribe en mayúscula sostenida centrado a 5 cm del borde superior precedido por el numeral correspondiente y no lleva punto al final.Los títulos de las subdivisiones del segundo nivel se escriben en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo; el texto se inicia al doble de la interlineación elegida. Los títulos de las subdivisiones de tercer nivel se escriben a margen izquierdo con mayúscula inicial; el texto se inicia al doble de la interlineación elegida.Los títulos de las subdivisiones del cuarto nivel(   si los hay) se escriben contra el margen izquierdo con mayúscula inicial. A dos espacios se continúa el texto en el mismo renglón.3. Numeración e identificación de páginas.   La paginación del informe