Paso a Paso Linea de Produccion - supernotariado.gov.co · República de Colombia ... los...

Superintendencia de Notariado y Registro

Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21

República de Colombia

Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

1

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PASO A PASO

DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL LINEA DE PRODUCCION VERSION 1.1


Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21



2

BOGOTA D.C., 11 DE OCTUBRE DE 2010

OBJETIVO GENERAL

Presentar paso a paso el uso del Sistema de Gestión IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SNR y actividades propias a desarrollar frente al proceso misional y subprocesos del documento sujeto de registro, por correcciones y/o actuaciones administrativas.

ALCANCE

Aplica a todos los documentos que se recepcionan, se producen y deben ser preparados para surtir el proceso de digitalización, indexación, control de calidad y consulta del Sistema de Misional, para luego ser conservados en el archivo de gestión físico.


Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21



3

PERFILES PERFILES DEL PROCESO MISIONAL

PERFILES DEL PROCESO MISIONAL ROL ACTIVIDAD

Preparador o Alistador Proceso Misional

Debe eliminar todos los elementos metálicos del documento físico, como ganchos de cosedora, clips, además otros elementos como post-it, bolsas plásticas, bandas elásticas, eliminar los bordes maltratados perfilando el documento y reparación del mismo con cinta mágica. A continuación debe realizar un conteo de los folios y anexos del documento preparado. Debe tener conocimientos legales y formales de los documentos que se van a manejar en la entidad.

Digitalizador

Debe tener manejo óptimo del escáner, y tener claro el orden en la cual debe ir escaneado el documento. Manejar la configuración de los parámetros de digitalización del escáner.

Indexador

Debe conocer plenamente todos los tipos de documentos que maneja la entidad.

Control de Calidad

Debe comparar que tanto el documento físico como la imagen digitalizada sean idénticas, el número de imágenes sea igual, y los tipos documentales seleccionados y los campos sean los indicados.

PASO DE CORDINADOOR DE LINEA DE PRODUCCION

COORDINADOR DE LINEA DE PRODUCCION PASOS DESCRIPCION ACTIVIDAD

1 Identificar los documentos asociados: físicamente se revisan los documentos si están agrupados con una banda de caucho o con un gancho.


Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21



4

2 Identificar las nuevas entradas: Físicamente se observa que la nueva entrada se identifica por que tiene una nota devolutiva al iniciar el documento, y ese documento va referenciado con el anterior documento recibido y se ve reflejado en el Sistema de Gestión Documental.

PASOS DE PREPARACION DEL DOCUMENTO

PREPARACION Y ALISTAMIENTO DEL DOCUMENTO PASOS DESCRIPCION ACTIVIDAD

1 El personal debe disponer de los elementos necesarios para: cumplir con las tareas técnicas, tales como: Seguridad Industrial: · Guantes · Tapabocas · Batas · Gorras · Gafas Industriales Material de Oficina · Clips plásticos (mariposa, sencillo) · Cinta Mágica · Sacaganchos (Oficina e Industrial) · Cosedora (Oficina e Industrial) · Tijeras · Borrador de Nata · Lápiz HB #2 · Tajalápiz · Bandas Elásticas (cauchos) Nota: Los elementos de seguridad deben ser obligatorios para proteger el bienestar de los funcionarios.

2 Una vez recepcionado el documento para preparación, identifique el trámite solicitado Verifique Lista de requisitos formales y legales para la calificación del documento, de acuerdo a registros por: Transferencias y transmisiones de dominio sobre bienes inmuebles, gravámenes, limitaciones al dominio, medidas cautelares,

DOCUMENTO GENERADO POR LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO CON INSTRUCCIONES SOBRE: REVISION VISUAL DE LOS DOCUMENTOS A DIGITALIZAR COMO: COPIAS AUTENTICAS Y/O VERIFICACIÓN DE FIRMAS DE NOTARIO EN LA ESCRITURA AUTENTICACION ENTRE OTROS.


Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21



5

títulos de tenencia, otros actos o contratos que impliquen constitución, declaración, aclaración, modificación, testamentos abiertos y cerrados y registros provisionales por el término de un (1) mes contado desde la fecha de Radicación.

3 Ingresar al sistema de Gestión Documental IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR y realice la transferencia de los Turnos a los respectivos alistadores para que en el sistema quede la trazabilidad del Usuario responsable para el alistamiento de los documentos.

4 Revisados los documentos proceda a:

1. Eliminar post-it, bolsa plástica, clips, ganchos o elementos metálicos que deterioran el documento los cuales se pueden reemplazar por elementos de plástico, o separarlos con papel o cartulina blanca. 2. Cuando el documento viene rasgado o desprendido, se debe pegar por el reverso del mismo con cinta mágica o especial.

5 El orden del documento debe ser el siguiente:

- Organizar por turno - Recibo de caja - Anexos de recibos de pago tamaño media carta “Consignaciones e Impuestos” - Escrituras y/u oficios. - Anexos. El documento de la nueva entrada se digitaliza todo nuevamente.

6 Separe los documentos que serán proceso de

digitalización en orden por número de copia de escritura. Identificando los documentos que vengan asociados.

7 Realizar la foliación de los documentos por las

dos caras de la hoja que se separaron para la digitalización en orden consecutivo de menor a mayor, omitiendo en la foliación las hojas en blanco, las que posean sello y/o impresión de “Hoja en Blanco”, o los documentos que una de sus caras tengan instructivo de manejo y/o diligenciamiento del documento, siempre y cuando este instructivo no contenga sellos o firmas. (La foliación siempre se debe hacer en la esquina superior derecha).cuando hay

1 2

3


Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21



6

reproducción de sellos se alista el documento original y en un comentario se menciona la cantidad de sellos o escrituras que entraron, claro está que en el recibo de caja están mencionados la cantidad de reproducciones, se identifica por medio de un pos-sit.

8 El Alistador ingresa en una carpeta los documentos alistados para digitalización junto con los documentos que se separaron que no son sujeto de digitalización, y el digitalizador procede a realizar la transferencia documental de los turnos que recibe para que queden durante el proceso bajo su custodia y quede la trazabilidad en el sistema.

PASOS DE DIGITALIZACION DEL DOCUMENTO

DIGITALIZACION DEL DOCUMENTO PASOS DESCRIPCION ACTIVIDAD

1 Dar doble clic en el icono de IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SNR que se encuentra en el escritorio de Windows. Prerrequisito: debe tener previamente un usuario con perfil de línea de produccion

2 Inicie Sesión presionando el botón

INICIAR SESIÓN y en el cuadro que aparece de INICIO DE SESIÓN ingresar con un Usuario Activo y Contraseña Valida con los permisos necesarios para realizar la digitalización, dar clic en el Botón INICIAR.

3 Dar clic en la ficha COMPONENTES y

dar clic en el botón DIGITALIZACIÓN. Se ingresa a la malla.


Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21



7

5 Debe seleccionar de la malla el tuno que va a digitalizar, con el físico que le asignaron y en caso que no lo encuentre fácilmente en la malla puede utilizar la opción de búsqueda en la malla presionando el botón buscar o utilizar las teclas rápidas F3.

6 Ubicado el Turno a Digitalizar seleccione

el botón Editar – Contenido ó presione la Tecla F8 e inmediatamente ingresa a la ficha Editor de Contenido en el Turno que esté pendiente por digitalizar. Dar clic en el botón SELECCIONAR, muestra un cuadro de SELECCIONAR ORIGEN y de este dar clic a la opción que corresponda el escáner que va a utilizar, y habiéndolo establecido dar clic en el botón Seleccionar. NOTA IMPORTANTE: Los numerales 4, 5 y 7 de este Instructivo de Digitalización no son obligatorios realizarlos cada vez que se desee realizar el proceso de digitalización; sólo es requisito si se ha realizado cambio de equipo de digitalización y/o se requiere modificar la configuración del escáner. Si no colocamos mostrar twain no se nos modificara las opciones del escáner.

7 Luego de seleccionar el escáner ir al

botón MOSTRAR TWAIN y dar clic para activar la opción. Nota: El botón Activar TWAIN debe estar desactivado salvo el caso que se desee modificar la configuración del escáner.

8 Dependiendo del tipo de dispositivo de

captura seleccione Captura Simple (para utilizar la cama plana del escáner o solo capturar una cara del documento) o seleccione Captura Múltiple (para digitalizar más de una hoja y con mayores opciones de captura del escáner).


Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21



8

9 Muestra el cuadro MANEJADOR TWAIN

para realizar la configuración del escáner en el cual debe prevalecer: • Resolución: 300x300 • Tipo de Escaneo: ADF (Dúplex). • Tamaño del Papel: Oficio (8,5x14 pul.). • Modo de Imagen: Blanco/Negro. • Brillo: 144 Adicionalmente para más opciones de configuración del escáner ubique el botón OPCIÓN que se encuentra en la parte inferior de la ventana del Manejador TWAIN y dar clic. Muestra un cuadro de OPCION para realizar la configuración avanzada del escáner en el cual solo debe modificar las opciones de las fichas de ROTACION y TRABAJO/CACHE en las debe que prevalecer: ROTACION: Eliminación de Agujero Perforado: Seleccione la opción Llenar con color blanco. Detección Automática de Tamaño y Enderezado: Seleccione la opción Detección Automática para Tamaño de Página. TRABAJO/CACHE: Detección de Alimentación Múltiple: Verificar Grosor (Ultrasónico).Omitir Página Vacía: Activar campo Terminada la configuración clic en el botón ACEPTAR para regresar al cuadro de CONFIGURACIÓN TWAIN.

NOTA IMPORTANTE: Los demás campos y fichas que no se referencian deben quedar como lo deja la instalación predeterminada del escáner.


Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21



9

10 Para realizar la digitalización, colocar los documentos con la cara principal de estos hacia abajo en la bandeja del escáner y dar clic en el botón ESCANEAR del MANEJADOR TWAIN para digitalizar todas las imágenes ubicadas en la bandeja del escáner. NOTA IMPORTANTE: Tener en cuenta que los pasos 4, 5 y 7 son opcionales y en tal caso solo debe dar clic en el botón Captura Múltiple y/o Captura Simple (según sea el caso) y habiendo ingresado los documentos en la bandeja del escáner se inicia la digitalización.

11 Finalizada la digitalización de los

documentos verifique las imágenes para que concuerden con el documento físico, este proceso lo realiza el digitalizador ubicándose en la Barra de Información del Registro en la opción Archivos revisando uno a uno los registros de imágenes que aparecen en el listado. En caso de encontrar alguna imagen ilegible debe digitalizarla nuevamente, antes de oprimir el botón grabar. Nota: Para realizar esta tarea de corrección deberá seleccionar el registro que va a cambiar y marcarlo para su eliminación usando el botón Eliminar del grupo Contenido y dado que esta nueva imagen digitalizada quedará de último en la lista moverla con la combinación de teclas CTRL. + Flecha Arriba ó Flecha Abajo para ubicarla en la posición correcta.

12 Para continuar con el siguiente Turno y

previa grabación de lo digitalizado en el Turno actual clic en el botón CARGAR para que pueda continuar con el siguiente Turno que esté pendiente de digitalización. NOTAS: Los Turnos siempre aparecen en el orden en el cual ingresaron al Sistema Misional. En caso que no haya ningún Turno pendiente para realizar el proceso de digitalización aparecerá un mensaje indicando esta eventualidad.


Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21



10

13 Opcionalmente puede buscar los Turnos desde la malla sin salir del Editor de Contenido con ayuda del Botón Buscar, al presionarlo con el Mouse (Ratón) aparecerá un cuadro en el que debe ingresar el código completo del Turno y presionar el Botón Buscar del cuadro. Si el Turno producto de la Búsqueda se encuentra listo para digitalización aparecerá un mensaje que le indica que el ha ubicado el Turno y debe seguir las instrucciones del cuadro. Si el Turno producto de la Búsqueda no se encuentra listo para digitalización aparecerá un mensaje que le indica que no se ha ubicado el Turno, por lo tanto al darle clic a Aceptar deberá hacer de nuevo la búsqueda. NOTA IMPORTANTE: En los Pasos 12 y 13 de este documento en caso que no haya guardado el documento inmediatamente anterior al de la Búsqueda o Cargue del Siguiente Turno aparecerá un mensaje que le indica que no se han guardado los cambios al Turno y si desea o no guardarlos. En caso de presionar el Botón SI los cambios se guardaran y se verán reflejados cuando se vuelva a consultar el turno, en caso que seleccione el Botón NO los cambios se perderán definitivamente.

14 Luego de terminada la digitalización de

todos los Turnos, verifico la malla que quede totalmente vacía ir al botón CERRAR, dar clic.

15 Cuando haya terminado su proceso de

digitalización clic en el botón CERRAR SESIÓN.


Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21



11

16 Posteriormente de clic en el botón rojo X para cerrar por completo IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR o ingrese al Botón del Sistema y de las opciones que se despliegan (que están inactivas en su mayoría) seleccione la ultima que es el Botón Cerrar Iris Documental. Inmediatamente IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR.

PASOS DE TIPIFICACION Y CALIDAD

TIPIFICACION Y CALIDAD DEL DOCUMENTO PASO

S DESCRIPCION ACTIVIDAD

1 Dar doble clic en el icono de IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIÓN SNR que se encuentra en el escritorio de Windows.

2 Inicie Sesión presionando el botón INICIAR SESIÓN y en el cuadro que aparece de INICIO DE SESIÓN ingresar con un Usuario Activo y Contraseña Valida con los permisos necesarios para realizar la digitalización, dar clic en el Botón INICIAR.

3 Ingresa a la ficha COMPONENTES y dar clic en el botón CALIDAD. En este botón se van hacer los dos procesos de tipificación y calidad.


Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21



12

4 El funcionario de calidad deberá recoger los documentos digitalizados quedara automáticamente como responsable del físico que ha revisado.

5 En la malla de CALIDAD, seleccione

el registro al que va a realizar control de calidad. Nota: El registro sombreado de naranja es el seleccionado.

6 En la Ficha Preliminar de Registros ir al

botón EDITAR y dar clic sobre este, se despliega una lista, dar clic en CONTENIDO o si desea puede oprimir la tecla F8.

7 Inmediatamente ingresa a la ficha Editor

de Contenido en el Turno actual que esté por Tipificar,. Verificar que los datos que aparecen en los documentos digitalizados sean los mismos de la MetaData.


Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21



13

8 Se inicia la tipificación llenando los campos que se requieran para complementar la información de los documentos. En el lado izquierdo se encuentra la Barra de información de Registro con el listado de las imágenes y/o archivos a tipificar, puede realizar la tipificación de dos (2) formas: En la columna Tipo (la fila que se encuentra sombreado de naranja) se da doble clic y se despliega una lista de la cual se debe seleccionar el Tipo Documental al que pertenece la imagen y/o archivo, o en la Columna Código digitar el Código del Tipo Documental y presione la tecla ENTER.

Seleccione de la lista Seleccione de la lista el código Tipo documental

9 Dado que no es necesario tipificar

manualmente todos los Documentos que consecutivamente posean el mismo Tipo Documental, dejándolos en blanco y tipificando solo el documento inicial de cada Tipo Documental diferente al anterior. Para completar los tipos documentales que aun se encuentran vacíos y corresponden al tipo documental anterior, se da clic en el botón SUBSERIES Y/O TIPOS que se encuentra en la Barra de Herramientas del Editor de Contenido y los campos vacíos se completan.

10 Opcionalmente si el Tipo Documental

posee índices puede realizar la Indexación de estos de acuerdo al título del Índice. NOTAS IMPORTANTES:

• No es obligatorio ingresar los datos solicitados en los índices.

• No todos los Tipos Documentales pueden tener índices activos.

TIPOS DOCUMENTALES CON INDICES TIPOS DOCUMENTALES SIN INDICES


Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21



14

11 Al finalizar la indexación, Verificar cantidad de folios tanto físicos como imágenes, que se haya realizado correctamente la indexación o tipificación de imagen (Tipo) y en sus índices de Archivo, en caso de evidenciar errores en la imagen o su respectiva tipificación se debe realizar la corrección pertinente. Para el proceso de re Tipificación solo debe seleccionar del listado el tipo correcto, para el caso de re digitalización debe seleccionar el registro para su borrado usando el botón eliminar del grupo Contenido y posteriormente realizar el proceso de digitalización con el botón Captura Simple del grupo Captura. de todos los tipos documentales. NOTA IMPORTANTE: Los datos de los Índices de la Meta Data y los de la Información del registro son tomados del Sistema Misional y no son modificables desde IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR, para modificar datos que se encuentren erróneos realice el proceso normal que hace sistema misional para realizar la modificación y esta se actualice en IRIS DOCUMENTAL ASD VERSION SNR.

12 Para continuar con el siguiente Turno y previa grabación de lo digitalizado en el Turno actual clic en el botón CARGAR para que pueda continuar con el siguiente Turno que esté pendiente de tipificación ycalidad. NOTAS:

• Los Turnos siempre aparecen en el orden en el cual ingresaron al Sistema Misional.

• En caso que no haya ningún Turno pendiente para realizar el proceso de digitalización aparecerá un mensaje indicando esta eventualidad.

13 Opcionalmente puede buscar los Turnos

desde la malla sin salir del Editor de Contenido con ayuda del Botón Buscar, al presionarlo con el Mouse (Ratón) aparecerá un cuadro en el que debe ingresar el código completo del Turno y presionar el Botón Buscar del cuadro. Si el Turno producto de la Búsqueda se encuentra listo para la tipificación y calidad aparecerá un mensaje que le


Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21



15

indica que se ha ubicado el Turno y debe seguir las instrucciones del cuadro. Si el Turno producto de la Búsqueda no se encuentra listo para la tipificación y calidad aparecerá un mensaje que le Indica que no se ha ubicado el Turno, por lo tanto al darle clic a Aceptar deberá hacer de nuevo la búsqueda.

14 Cuando haya terminado su proceso de digitalización clic en el botón CERRAR SESIÓN.

ARMADO DE DOCUMENTO PASOS DESCRIPCION ACTIVIDAD

1 Una vez digitalizados los documentos, organícelos en su estado original, pero no los grape ni adhiera elementos metálicos. Notas Importantes: Puede usar carpeta de aletas para evitar que se pierdan los documentos o se salgan. Cuando sean documentos de volumen superior a los 200 folios deben seccionarse en cuantas carpetas sean necesarias. Si tienen anexos como estudios o planos se deben ingresar a un sobre de Manila y amarrar con una cinta de falla a la carpeta principal o guardar como anexo.

Paso a Paso Linea de Produccion - supernotariado.gov.co · República de Colombia ... los...

Documents

Transcript of Paso a Paso Linea de Produccion - supernotariado.gov.co · República de Colombia ... los...