Trabajo final produccion documental sena 2012
82
CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA SENA REGIONAL CAQUETA TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA SENA FLORENCIA CAQUETA ABRIL DE 2012 PRODUCCION DOCUMENTA L
description
TRABAJO ESCRITO SOBRE PRODUCCION DOCUMENTAL SENA REGIONAL CAQUETAAPRENDIZ MONICA VARGAS
Transcript of Trabajo final produccion documental sena 2012
centro tecnologico de la amazonia sena regional caqueta
TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA SENA FLORENCIA CAQUETA ABRIL DE 2012
PRODUCCION DOCUMENTAL
DOCUMENTOS EMPRESARIALES CON NORMAS ICONTEC
MONICA VARGAS SANCHEZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA REGIONAL CAQUETA
TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA2012
DOCUMENTOS EMPRESARIALES CON NORMAS ICONTEC
MONICA VARGAS SANCHEZ
Instructor.ALBERTO GAVIRA DAVILA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA REGIONAL CAQUETA
TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA2012
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIONJUSTIFICACIONOBJETIVO GENERAL ESPECÍFICOCOMPETENCIASRESULTADOCOMPETENCIA SISTEMATICAFORMACION EN GESTION ADMINISTRATIVA
1. ORTOGRAFÍA
1.1 SIGNOS DE PUNTUACIÓN1.2 REGLA ORTOGRAFICA
2. REDACCION
2.1 CLASES DE REDACCION2.2 NORMAS PARA UNA BUENA REDACCIÓN2.3 LA COHERENCIA
3. DIGITACIÓN3.1 ERGONOMÍA
4. EL TECLADO
5. PRODUCCION DOCUMENTAL
5.1 CARTA COMERCIAL5.1.1 PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL5.1.2 ZONAS DE UNA CARTA COMERCIAL5.1.3 MARGENS DE UNA CARTA COMERCIAL5.1.4 DISEÑO ESTILO BLOQUE EXTREMO5.1.5 DISEÑO BLOQUE5.1.6 EJEMPLO CARTA COMERCIAL
5.2 NOTA INTERNA5.2.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA
5.2.2 DISEÑO NOTA INTERNA
5.3 MEMORANDO5.3.1 PARTES DEL MEMORANDO5.3.2 DISEÑO MEMORANDO5.3.3 EJEMPLO MEMORANDO
5.4 CIRCULAR5.4.1 PARTES DE LA CIRCULAR5.4.2 DISEÑO CIRCULAR INTERNA5.4.3 EJEMPLO CIRCULAR INTERNA5.4.4 DISEÑO CIRCULAR EXTERNA5.4.5 EJEMPLO CIRCULAR EXTERNA
5.5 ACTA ADMINISTRATIVA5.5.1 PARTES DEL ACTA5.5.2 EJEMPLO ACTA5.5.3 DISEÑO ACTA
5.6 CERTIFICADOS Y CONSTANCIA5.6.1 CERTIFICADO5.6.2 CONSTANCIA5.6.3 EJEMPLO DE CERTIFICADO5.6.4 EJEMPLO DE CONSTANCIA
5.7 HOJA DE VIDA5.7.1 ELABORACIÓN DE UNA HOJA DE VIDA5.7.2 DISEÑO HOJA DE VIDA
5.8 ACTO ADMINISTRATIVO5.8.1 RESOLUCIÓN5.8.2 DECRETO5.8.3 ACUERDO5.8.4 ORDENANZAS
5.9 INFORME ADMINISTRATIVO5.9.1 INFORME CORTO5.9.2 INFORME EXTENSO
6. SOBRES
7. FAX
CONCLUSIÓN
INTRODUCCIÓN
La razón fundamental al momento de desarrollar el presente trabajo escrito es poner en practica los conocimientos adquiridos en la competencia de producción documental de carácter empresarial dentro del proyecto de formación, teniendo en cuenta las normas técnicas colombianas vigentes relacionada con la elaboración y producción documental
JUSTIFICACION
Las organizaciones o empresas del futuro deben competir en la actualidad con los avances tecnológicos y las Comunicaciones empresariales, y requieren de conocimientos por parte de sus trabajadores de la terminología
requerida como medio de comunicación escrita y verbal por parte de sus funcionarios facilitando las competencias dentro de un protocolo empresarial.
El trabajo escrito tiene por objeto evidenciar los conocimientos adquiridos además de poner en práctica estos recursos dando cumplimiento a la primera fase del Proyecto de formación del tecnólogo en gestión administrativa. En el área de producción de Documental y digitación de textos.
OBJETIVO GENERAL
Fortalecer conocimientos, habilidades y destrezas para un eficiente y adecuado manejo entorno a la producción documental
OBJETIVO ESPECIFICO
.
Evidenciar conocimientos adquiridos entorno al tema.
Fortalecer los conocimientos así como las capacidades de los aprendices.
Elaborar un trabajo que sirva de evidencia para el logro de la competencia.
Mejorar la escritura, digitación y redacción para un mejor Desempeño al momento de producir los documentos empresariales
PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
COMPETENCIAS
Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas siguiendo las normas técnicas y la legislación vigente a si como transcribir textos aplicando correctamente las técnicas de digitación, el desarrollo de habilidades y
Destrezas para el logro de la velocidad y la precisión; la adecuada utilización de los signos de puntuación, las reglas ortográficas y el manejo de abreviaturas
RESULTADO
Elaboración de carta, memorando, circular, actas, informes, utilizando las técnicas y normatividad vigente (NORMA ICONTEC).
COMPETENCIA SISTEMATICA:
Capacidad de llevar los conocimientos teóricos a la Practica
Capacidad de adaptación a nuevas situaciones Habilidad para trabajar de forma autónoma ciñéndose a las normas y
Protocolo
Formación en gestión administrativa
El Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua explica que la administración es la acción de administrar
La gestión administrativa es la Acción que se realiza para la consecución de algo o la tramitación de un asunto, también es considerada como la capacidad de una institución para definir, alcanzar y evaluar sus propósitos con el adecuado uso de los recursos disponibles. Es coordinar todos los recursos disponibles para conseguir determinados objetivos.
El programa Tecnólogo en Gestión Administrativa que actualmente estamos cursando se creó con el objeto de capacitar personal idóneo para brindar al sector productivo y de Servicios, la posibilidad de incorporar personal con altas calidades laborales y profesionales que Contribuyan al desarrollo económico, social y tecnológico principalmente de la ciudad de Florencia a si mismo Ofrecer a los aprendices formación en las tecnologías de la información y la comunicación teniendo En cuenta las necesidades de la Unidad Administrativa y los requerimientos de los clientes, la Organización de eventos empresariales, la producción y el manejo documental; además las Relacionadas con el procesamiento de información y la contabilización de hechos económicos; la Intervención en el desarrollo de los programas de mejoramiento organizacional y la coordinación de Actividades del talento humano asignado.
1. ORTOGRAFÍA
El termino de ortografía esta asociado a la forma correcta en la que debemos escribir. Es la parte de la gramática que se ocupa de la manera correcta de escribir las palabras.El principal uso del idioma es la comunicación, y para poder comunicarnos efectivamente, es necesario que elaborarnos los mensajes de manera correcta y comprensible. La disciplina que nos enseña a ordenar en forma lógica estas oraciones es la gramática. Así mismo, existe otra rama que nos ayuda a comunicarnos mejor la ortografía.
1.1 SIGNOS DE PUNTUACIÓN:
Los signos de puntuación son elementos gráficos que usualmente utilizamos en los escritos para marcar las pausas necesarias. Entre los cuales están:
La coma.
El punto y coma
El punto
Los dos puntos
Los puntos suspensivos
Los signos de interrogación
Los signos de admiración
El paréntesis
El guion
Las comillas
LA COMA:
(,): La coma indica una pausa breve en la lectura.
Se emplea para:
separar dos o más palabras o frases que sean de la misma clase, o formen enumeración, siempre que entre ellas no figuren las conjunciones y, ni, o.
Ejemplo:
Tenía chocolates, masmelos, bombones y colombinas. Para separar dos miembros independientes de una oración, hay o no
conjunción, entre ellos.
Ejemplo:
El artista cantaba, la gente aplaudía, y los más jóvenes no paraban de brincar.
EL PUNTO Y COMA (;): el punto se utiliza para separar oraciones autónomas.
EL PUNTO SEGUIDO (.): se utiliza para separar oraciones dentro de un mismo párrafo.
EL PUNTO APARTE (.): se utiliza para señalar el final de un párrafo
EL PUNTO FINAL (.):
Se utiliza para señalar el final de un texto o escrito.
Se emplean para: Señalar el final de una oración. Detrás de las abreviaturas.
LOS DOS PUNTOS (:): se emplean:
En los saludos de las cartas y después de las palabras expone, suplica, declara, etc., de los escritos oficiales.
Antes de empezar una enumeración. Antes de una cita textual. En los diálogos, detrás de los verbos dijo, preguntó, contestó, y sus
sinónimos.
PUNTOS SUSPENSIVOS (…): se emplean:
Cuando dejamos el sentido de la frase en suspenso, sin terminar, con la finalidad de expresar matices de duda, temor, ironía.
Cuando se interrumpe lo que se está diciendo porque ya se sabe su continuación, sobre todo, en refranes, dichos populares, etc.
Cuando al reproducir un texto, se suprime algún fragmento innecesario. En tal caso, los puntos suspensivos se suelen incluir entre corchetes {…} ó paréntesis (…).
SIGNOS DE INTERROGACIÒN (¿?):
se utilizan en las oraciones interrogativas directas. Señalan la entonación interrogativa del hablante. Se escriben:
Al principio y al final de la oración interrogativa directa.
SIGNOS DE ADMIRACIÒN (¡!):
Se utilizan para señalar el carácter exclamativo de la oración. Se escriben:
Para empezar y finalizar una oración exclamativa, exhortativa o imperativa. también van entre signos de exclamación las interjecciones.
EL PARENTESIS {( )}: se emplea:
Para encerrar oraciones o frases aclaratorias que estén desligadas del sentido de la oración en la que se insertan.
Para encerrar aclaraciones, como fechas, lugares, etc.
EL GUIÒN (-): se emplea:
Para señalar cada una de las intervenciones de los personajes en un dialogo.
Para limitar las aclaraciones que el narrador inserta en el dialogo.
LAS COMILLAS (“): se emplean:
A principio y a final de las frases que reproducen textualmente lo que ha dicho un personaje.
Cuando queremos resaltar alguna palabra o usamos una palabra que no pertenece a la lengua española.
1.2 REGLA ORTOGRAFICA
Las reglas ortográficas nos permiten reconocer la regularidad de la escritura de las palabras, así como también las irregularidades o excepciones que podemos encontrar. Cuando memorizamos las reglas ortográficas, podemos mejorar la escritura significativamente y darle el sentido correcto a lo que queremos expresar. Sin embargo, el conocer las reglas no soluciona todas las dudas ortográficas, ya que en el idioma español hay muchas palabras que no tienen regla. En ese caso hay que acudir a la memoria o al diccionario.
2. REDACCION
La redacción es la expresión escrita de un Pensamiento y/o conocimiento sobre un acontecimiento que ha pasado en algún lugar del paisaje geográfico. Debe tener en cuenta la cohesión, coherencia entre sus oraciones y párrafo. Es una composición de textos escritos.
2.1 CLASES DE REDACCION:Existen diferentes clases de redacción:
La redacción formal, sigue procedimientos y normas establecidas, allí se encuentran, la litería, científica, técnica, gerencial y otras.
La redacción informal, usa un lenguaje más llano, popular y coloquial, se tiene allí: la redacción familiar y la redacción personal.
2.2 NORMAS PARA UNA BUENA REDACCIÓN:
Las normas que se deben tener en cuenta para una buena redacción son: El adecuado uso de los signos de puntuación El uso adecuado uso de las mayúsculas El uso del acento Una buena ortografía Colocar términos adecuados Tener bien clara la idea principal
2.3. LA COHERENCIA:
Es la cualidad semántica de los textos que selecciona la información relevante e irrelevante, Mantiene la unidad y organiza la estructura comunicativa de una manera específica.Proceso que permite reconocer en su contenido un significado que engloba sus significados en general, se manifiesta en un tema cuando es el hilo conductor que lo desarrolla y da la capacidad de que el receptor pueda comprenderlo.
3. DIGITACIÓN
Digitación es la técnica que nos enseña la adecuada ubicación de las manos en el teclado, la que nos dice cuáles dedos y posiciones de la mano se han de utilizar para el manejo exacto del teclado. Para ello se debe tener en cuenta.
Conocer el teclado. Conocer las diferentes partes del teclado Identificar los diferentes grupos de teclas (función, numérico,
alfanumérico, dirección, de sistema) y sus funciones. Conocer las normas básicas de ergonomía. Ubicar el teclado a la altura correcta Conocer la postura correcta del cuerpo y de las manos Conocer la posición correcta de los dedos sobre el teclado
3.1 ERGONOMÍA
La ergonomía es el estudio del trabajo en relación con el entorno en que se lleva a cabo (el lugar de trabajo) y con quienes lo realizan (los trabajadores). Se utiliza para determinar cómo diseñar o adaptar el lugar de trabajo al trabajador a fin de evitar distintos problemas de salud y de aumentar la eficiencia. En otras palabras, para hacer que el trabajo se adapte al trabajador en lugar de obligar al trabajador a adaptarse a él. Un ejemplo sencillo es alzar la altura de una mesa de trabajo para que el operario no tenga que inclinarse innecesariamente para trabajar. El especialista en ergonomía, denominado ergonomista, estudia la relación entre el trabajador, el lugar de trabajo y el diseño del puesto de trabajo. Para que este este acondicionado al trabajador y no al contrario.
4. EL TECLADO.
Un teclado es una de las partes tangibles del computador es reconocido como periférico de entrada el cual consiste en un sistema de teclas, similar a una máquina de escribir, diseñado para introducir datos a un ordenador o dispositivo digital.Estas se clasifican en:
Teclas alfanuméricas: letras y números. Teclas de puntuación: coma, punto, punto y coma, etc. Teclas especiales: teclas de funciones, teclas de control, teclas de
flecha, tecla de mayúsculas, etc.
La ilustración nos muestra todas las teclas de la cuales se compone un teclado
De igual manera la correcta ubicación de Los dedos. En la siguiente imagen, se puede ver dicha distribución:
5. PRODUCCION DOCUMENTAL
Se generan documentos al cumplimiento de las funciones, atendiendo los estándares y políticas documentales de la institución o empresa.Determina necesidades de elaboración de documento hasta establecer forma de envió del documento, puede ser impreso o por internet de acuerdo a parámetros en el reglamento interno de archivo y correspondencia.
5.1 CARTA COMERCIAL
Es una comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales para ponerse en contacto con clientes externos e internos, proveedores, entidades, etc. dar a conocer un tema de importancia, coordinar actividades comerciales, ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos y solicitudes entre otras.
5.1.1 PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL:
1. MEMBRETE: se inserta logotipo, nombre y NIT de la empresa
2. . REFERENCIA: El número debe ser consecutivo según lo establece el código de comercio. Se escribe de 2 a 3 interlineas de la margen superior (membrete).
3. LOCALIDAD Y FECHA: van los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escribe de 2 a 3 interlineas del numero y en forma completa, en orden de Día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.
4. DESTINATARIO: Los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada, es decir a un funcionario específico, se escribe de 4 a 6 interlineas de la fecha. Estos datos pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineación sencilla.
5. CARGO: este se escribe con mayúscula inicial, si el nombre del cargo es demasiado extenso puede repartirse en dos líneas para guardar la armonía con los datos restantes.
6. EMPRESA: va en la línea siguiente del cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así: en caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que puedan contener la razón social. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escribe en mayúscula sostenida. Con punto o no según lo haya registrado la institución.
7. ASUNTO: El asunto constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máxima 4 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario.
8. SALUDO: Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido ejemplo:
Apreciado Señor Gutiérrez: Apreciada Ingeniera María: Señora Ministra: Cordial saludo Señor Martínez: Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a 2 cuando lo hay
9. TEXTO: Se escribe a una interlinea entre renglones y a 2 entre párrafos y se debe redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, se debe utilizar el tratamiento de usted y es muy importante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. Inicia de 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto ni saludo independiente. Comience a 3 interlineas del asunto o del saludo independiente, cuando los hay.
10. DESPEDIDA: Es una expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, tanto estilo bloque extremo, como estilo bloque. Ejemplos: de despedida breve seguida de coma (,):
Atentamente, Cordialmente, Sinceramente,
Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.):
Agradecemos su gentil colaboración.Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.Para nosotros es un gusto servirle.
11. FIRMA: Es la firma del funcionario que posee la representación legal de la empresa, se escribe a 4 interlineas de la despedida en mayúscula sostenida. Y el cargo se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar.
12. ANEXOS: se utiliza cuando una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, si los hay.
Copia: se pone a dos renglones del firmante o a dos renglones del anexo. La identificación del transcriptor a dos interlineas del firmante, se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento, y se recomienda utilizar letra más pequeña.
13. DATOS DE LA EMPRESA: se coloca dirección, dirección electrónica, fax, teléfono, en la parte inferior de la página.
5.1.2 ZONAS DE UNA CARTA COMERCIAL:
ZONA 1:
Espacio destinado para la impresión de la razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y Nit. Las medidas respectivas son de 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
ZONA 2:
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono, telex , Nit y otras menciones obligatorias en virtud de disposición legales, ciudad y país . Ocupa entre 1, 5cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.
ZONA 3:
Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o la fecha de recibido del documento.
5.1.3 MARGENES
5.1.4 DISEÑO CARTA COMERCIAL BLOQUE EXTREMO
5.1.5 DISEÑO ESTILO BLOQUE
Membrete
……………………………………….. ……………………………………….. 2 Interlineas
Fecha ………………………………………... ………………………………………... 3 Interlineas ………………………………………...
Destinatario ………………………………………... ………………………………………... 3 Interlineas ………………………………………...
Asunto ………………………………………… ………………………………………… 2 Interlineas
Saludo ………………………………………… ………………………………………… 3 Interlineas …………………………………………
Texto ………………………………………… ………………………………………… 2 Interlineas
Despedida ………………………………………… ………………………………………… ………………………………………… 4 Interlineas …………………………………………
Firma ………………………………………… ………………………………………… 2 Interlineas
Anexos …………………………………………. 1 Interlinea
Copia ………………………………………….. 1 Interlinea
Datos del transcriptor
Membrete
……………………………………….. ……………………………………….. 2 Interlineas
Fecha ………………………………………... ….
……………………… 3 interlineas ………………………………………….
Destinatario ………………………………………... ………………………………………... 3 Interlineas ………………………………………...Asunto ………………………………………… ………………………………………… 2 InterlineasSaludo ………………………………………… ………………………………………… 3 Interlineas …………………………………………
Texto ………………………………………… ………………………………………… 2 Interlineas
Despedida ………………………………………… I………………………………………… ………………………. 4 Interlineas
…………………………………………..Firma
……………………………………… .……………………… 1 Interlinea
Anexos …………………………………………. 1 InterlineaCopia ………………………………………….. 1 InterlineaDatos del transcriptor
pie de pagina
Florencia, 29 de marzo del 2012
Ingeniero:JHON JAIRO PERDOMOJefe de Talento HumanoSERVAFFlorencia, Caquetá.
Asunto: Solicitud de Planos de Hidrantes.
Cordial Saludo Ingeniero Perdomo,
Por medo de la presente me permito solicitarle el plano de los hidrantes localizados en la ciudad de Florencia.
Gracias por su atención prestada.
Atentamente,
MONICA VARGAS SANCHEZDirector Operativo
Renata M
5.2 NOTA INTERNA
La nota interna es un formato pre impreso el cual es de carácter interno utilizado normalmente para transmitir ordenes e breves y de inmediato cumplimiento entre las dependencias y sus funcionarios.
Esta debe contener fecha de redacción, destinatario y remitente a si como el apartado destinado a observaciones donde se debe redactar el mensaje y finalmente deberá ser firmada tanto por el remitente como por el destinatario plasmando firmar de recibido y enterado.
5.2.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA
FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año.
PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota.
DE: Nombre de la dependencia que remite la nota.
CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda.
OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente.
FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad.
DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma.
5.2.2 DISEÑO NOTA INTERNA:
NOTA INTERNANo. 001
FECHA: _________Florencia,29 de marzo de 2012
PARA: ________ LUIS ENRIQUE TRIVIÑO OME
DE: _______OFICINA DE TALENTO HUMANO___________
URGENTE ______PARA SU INFORMACIÓN ______
FAVOR DAR CONCEPTO __X__INFORMAR POR ESCRITO ______ENCARGARSE DEL ASUNTO ______OTRO: ___________________________
ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA _________DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA _________FAVOR TRAMITAR _________ARCHIVAR ________ENTERARSE Y DEVOLVER ________DILIGENCIAR Y DEVOLVER _________
OBSERVACIONES: favor dar un concepto acerca del equipo de computo que recientemente fue asignado a esa Dependencia .
Gracias, un abrazo ______________________________
FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________
FECHA: ______________
HORA: ______________
5.3 MEMORANDO
Comunicación escrita de carácter interno utilizada bien sea para dar una felicitación o para hacer un llamado de atención.
5.3.1 PARTES DEL MEMORANDO:
ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla
MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.
CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la dependencia productora, seguida de guión ( - ), se coloca el código de la serie y/o subserie, separando estos dos números con un punto.
CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha.
DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo.
DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora.
ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corta; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.
DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.).
DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia.
ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido.
|
5.3.2 DISEÑO MEMORANDO:
8.2 márgenes del memorando
Superior e izquierdo 3 a 4 cm.
2 a 3 interlineas
------------------------------ MEMORANDO 2 a 3 interlineas -------Numero (referencia) 2 a 3 interlineas----------------------ciudad de origen y fecha 3 interlineasPARA:--------------- 2 interlineasDE:------------------ 2 interlineasASUNTO:----------- 3 a 4 interlineasTexto:-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlineas------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlineasDespedida ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 a 6 interlineasFirmante--------------------------------------- 2 interlineasAnexos: (si lo hay) 2 interlineasCopia: (si la hay) 2 interlineasIdentificación del transcriptor
Derecho e inferior 2 a 3 cm.
5.3.3MEJEMPLO MEMORANDO:MEMORANDO
CÓDIGO: 201-15-12
Florencia, 10 de febrero de 2012
PARA: Ing. DIEGO FERNANDO BERMUDEZ Ingeniero de Civil
DE: MONICA VARGAS SANCHEZ Director (a) General
ASUNTO: Llamado de Atención
El motivo del presente es hacerle un llamado de atención por sus reiteradas llegadas tardes a laborar recordándole que de persistir dicha conducta nos veremos en la penosa obligación de prescindir de sus servicios.
Agradezco la atención prestada.
Cordialmente,
MONICA VARGAS SANCHEZDirector (a) General
Renata M
5.4 CIRCULAR
Es una comunicación de carácter interno o externo la cual da a conocer asuntos de interés común se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa.
5.4.1 PARTES DE LA CIRCULAR
ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membretado.
TÍTULO Y NÚMERO: Título “CIRCULAR”, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la Secretaría General. (Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año).
CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números con un punto.
CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia.
DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas).
ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular.
DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.)
DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial.
ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido.
NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.
5.4.2 DISEÑO CIRCULAR INTERNA:
2 a 3 interlineas
CIRCULAR INTERNA
9.3 Márgenes de la circular Superior e izquierdo 3 a 4 cm.
EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA
CENTRO TECNOLOGICO LA AMAZONIA
CIRCULAR INTERNA No.001
400-02.01Florencia, 05 de abril de 2010
PARA: ALBERTO GAVIRIA DAVILA.
Asunto: capacitación de sistemas.
Se recuerda al instructor Gaviria del centro tecnológico la amazonia que nos permita el espacio para recibir las clases de sistemas.
Gracias por su atención prestada.
FERNANDO GRANADALíder de Grupo
Renata m.
5.4.3 EJEMPLO CIRCULAR INTERNA
CIRCULAR INTERNA No.001
400-02.01
Florencia, 28 de marzo de 2012
PARA: COMUNIDAD EDUCATIVA
ASUNTO: Porte del carnet.
Se les recuerda a todos los aprendices que es obligatorio portar el carnet mientras permanezcan en las instalaciones y toda vez que este portando el uniforme.
La no observación de esta obligación es causal de mala conducta y además.
Sin otro particular,
MONICA VARGAS SANCHEZ
Coordinadora Académica
Renata m
5.4.4 DISEÑO CIRCULAR EXTERNA:
5.4.5 EJEMPLO CIRCULAR EXTERNACIRCULAR EXTERNA No.001
EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA
CIRCULAR EXTERNA No.001
400-02.01
Florencia
PARA: ALBERTO GABIRIA DAVILA.
Asunto: capacitación de sistemas.
Se recuerda al instructor Gaviria del centro tecnológico la amazonia que nos permita el espacio para recibir las clases de sistemas.
Gracias por su atención prestada.
FEDERNANDO GRANADALíder de Grupo
Adriana c.
300-02.02
Florencia, 29 de marzo de 2012 de 2012
PARA: COMUNIDAD EN GENERAL
ASUNTO: Capacitación.
Se esta invitando a todos los habitantes del departamento del Caquetá el día 29 y 28 de marzo del 2012 a una capacitación en cooperativismo, la cual se realizara en el salón de conferencias de la cámara de comercio de 14:00 a 18:00pm
Gracias por su participación
MONICA VARGAS SANCHEZDirector General
Renata m
5.5 ACTA ADMINISTRATIVA
Documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión, que asisten administrativos de una empresa pública y privada. 5.5.1 PARTES DEL ACTA
Encabezado: En margen superior de primera pagina va la razón social, impresa o escrita, se escribe centrado y mayúscula sostenida.
Titulo: Escribir centrado, en mayúscula sostenida el nombre del organismo y el carácter de la reunión.
Acta No. Se ubica la palabra ACTA No. Mayúscula sostenida, centrado y continuación le numero consecutivo que le corresponda; iniciando con 01 cada año.
Fecha: Se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad se realizado la reunión en la fecha completa (día, mes, año), separado por coma (,).
Hora: Se escribe la palabra HORA, en mayúscula sostenidas y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la reunión.
Asistentes: Se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). al frente se anota los nombres y apellidos con mayúscula inicial de los integrantes que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe cargo que ocupa en la empresa separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula, se sigue el orden de cargo establecido para la reunión. En caso de igual cargo, se ordena alfabéticamente por apellidos.
Invitados: Se escribe la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). Los nombres y apellidos se escriben en mayúscula inicial, de las personas que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional (separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula).
Ausentes: Se anota la palabra AUSENTES, si los hay, en mayúscula sostenida, de las personas que no asistieron a la reunión. Frete a cada nombre se escribe el cargo que ocupa el integrante, separado con coma
(,) y la primera letra con mayúscula. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
Orden del Día: Se escribe la palabra ORDEN DEL DIA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos.
Desarrollo: Se anota la palabra DESARROLLO, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Se inicia el primer tema identificando con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar. A dos interlinea del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos.
Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayúscula sostenida, seguida de punto (.). A continuación se anotan la fecha y hora de la próxima reunión. En caso de cambiar la sede se indica el lugar.
Firma, Nombre y Cargo: El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida. El cargo a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
Firmas Responsables: Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínimo dos aparecen en donde finaliza el texto.
Anexos: Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, estos se detallan en el desarrollo y se adjunta al acta. A dos interlineas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial. A dos espacios la cantidad; de referencia clarificar el numero de hojas.
Transcriptor: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación de escribe contra el margen izquierdo, a dos interlineas de las firmas o del enunciados de Anexos si lo hay, se anota el nombre con mayúscula inicial.
Aspectos Generales: Toda acta expresa lo tratado en la reunión sin
describir detalles intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias.
5.5.2 EJEMPLO ACTA
REUNION EXTRAORDINARIA DE TECNOLOGOS EN GESTION ADMINISTRATIVA
ACTA No.001
FECHA: Florencia, 08 febrero de 2012
HORA: DE 10:00 am a 12:00 pm horas
LUGAR: Ambiente de Aprendizaje aula 001
ASISTENTES: Aprendices del Tecnólogo en Gestión Administrativa Ruth Muñoz, Representante del Grupo
INVITADOS: Alberto Gaviria, Instructor.
AUSENTE:
ORDEN DEL DIA:
1. Verificación de asistencia2. Propuestas para las actividades recreativas3. Aprobación de la propuesta
DESARROLLO: 1. Se desarrollo la asistencia dando inicio a la reunión.
2. Se dio propuestas para las actividades recreativas de un aporte lo cual fue aprobado por unanimidad.
3. Fue presentado las actividades recreativas que se realizaran en todo el año y se llego a un aporte de 1000 pesos cada viernes de la
semana, aporte que se realizara desde el próximo mes del presente año.
CONVOCATORIA:
RUTH MUÑOS FEYER ANDRES ROJAS ESPAÑA Representante del grupo. Secretario
5.5.3 DISEÑO ACTA
10.2 DISEÑO DEL ACTA
-------------(1 interlinea) TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN
------------ (1 interlínea) ACTA No. VI
------------ (3 interlíneas)FECHA: (Ciudad, día mes año)------------(1 interlínea)HORA:------------(1 interlínea)LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)--------------(2 interlíneas)ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de- miembro dentro del comité.--------------(2 interlíneas)INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo--------------(2 interlíneas)AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- de miembro dentro del comité.--------------(2 interlíneas)ORDEN DEL DIA:----------------(1 interlínea)Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Acta anterior.Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de------------------(2 interlíneas)DESARROLLO:----------------(1 interlinea)Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.----------------(1 interlínea)Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por- unanimidad.----------------(1 interlínea)
Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto…………………………………………………................................................................................................
Superior e izquierda 3 a cm Derecho e inferior 2 a 3 cm
5.6 CERTIFICADOS Y CONSTANCIA
5.6.1 CERTIFICADO
El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.
Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos:
la asistencia, participación u organización en un curso, jornada o acto los resultados académicos la docencia de determinado curso o seminario la experiencia profesional en determinado campo la pertenencia a un grupo o jerarquía los conocimientos de lenguas extranjeras la realización de cualquier otra actividad académica o extraacadémica la adecuación de un objeto a una norma el estado físico y/o mental en el que se encuentra una persona
5.6.2 CONSTANCIA
Una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros. Documento de carácter probatorio, en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
Tipo de Constancias:
Tiempo de servicio
Experiencia
Salario u honorarios
Clase de trabajo
Jornada laboral
Cumplimiento de comisiones
Comportamiento del trabajador
Partes de un certificado y una constancia
Cargo:
Titulo de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
Datos del remitente:
Razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, dirección electrónica, teléfono, fax, telefax, nit de quien otorga la certificación.
Encabezado:
Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
Fecha:
Lugar de origen del documento, día, mes y año de expedición.
Logotipo:
Símbolo que identifica una empresa.
Membrete:
Inscripción impresa del conjunto de datos que identifica una empresa natural o jurídica.
Número o referencia:
Identificación consecutiva del documento.
Razón social:
Nombre que identifica una empresa.
Remitente:
Nombre y apellido del firmante autorizado.
Texto:
Contenido del documento.
Transcriptor:
Persona responsable de digitar el documento.
5.6.3 EJEMPLO CERTIFICADO
INSTITUTO DE FORMACION Y PROYECCION DE TALENTO HUMANOINFORPH
Florencia Caquetá, 29 de marzo de 2012
EL SUSCRITO DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA INFORPH
CERTIFICA:
Que MONICA VARGAS SANCHEZ, identificada con la cedula de ciudadanía N° 40613041 de Florencia Caquetá, se encuentra a PAZ Y ZALVO, con todas las actividades extracurriculares de la institución.
La presente certificación se expide a solicitud verbal del interesado.
MANUEL ESPINOSA RAMIREZDirector
5.6.4 EJEMPLO CONSTANCIA
INSTITUTO DE FORMACION Y PROYECCION DE TALENTO HUMANOINFORPH
Florencia Caquetá, 29 de marzo de 2012
EL SUSCRITO DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA INFORPH
Florencia Caquetá, 29 de marzo de 2012
EL DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA INFOPRH
HACE CONSTAR:
Que MONICA VARGAS SANCHEZ, identificado con la cedula de ciudadanía N° 40613041 de Florencia Caquetá, labora en esta institución desde el 25 de junio del 2007 hasta la fecha desempeñándose en el cargo de asistente administrativo con responsabilidad, compromiso y cumplimiento.
La presente se expide a solicitud del interesado.
MANUEL ESINOSA RDirector
5.7 HOJA DE VIDA
La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional y de su experiencia laboral. De su correcta elaboración y presentación, dependerá el éxito en su búsqueda de empleo. El objetivo principal de la misma será presentar a su potencial empleador información sobre usted mismo, que posibilite una entrevista posterior.
5.7.1 Elaboración de una hoja de vida
1. Datos personales
2. Nombre y apellidos
3. Edad
4. Dirección
5. Ciudad
6. Teléfono (también el número celular)
7. E-Mail
8. Formación académica
9. Cursos de extensión
10.Experiencia profesional y laboral
11.Nivel de idiomas e informática
12.Fecha
5.7.2 DISEÑO HOJA DE VIDA
5.8 ACTO ADMINISTRATIVO
El objetivo de la administración pública es satisfacer los intereses colectivos. En aras de ello (a la parte de otras actuaciones administrativas) dicta los denominados actos administrativos.
Un acto administrativo es una declaración voluntaria que se realiza en el ejercicio de la función pública y que genera efectos jurídicos individuales de manera inmediata. Este tipo de acto constituye una manifestación del poder administrativo que se impone de manera unilateral e imperativa.
5.8.1 Resolución
La resolución administrativa consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia del servicio.
5.8.2 Decreto.
Un decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes.
5.8.3 Acuerdo.
Un acuerdo es, en Derecho, una decisión tomada en común por dos o más personas, por una junta, asamblea o tribunal. También se denomina así a un pacto, tratado o resolución de organizaciones, instituciones, empresas públicas o privadas.
5.8.4 Ordenanzas.
Son normas generales que regulan la organización, administración o prestación de los servicios públicos locales, el cumplimiento de las funciones generales o específicas de las Municipalidades o establecen las limitaciones y modalidades de impuestos a la propiedad privada.(Ley Nº 23853, Ley Orgánica de Municipalidades, Artículo 110º, publicada el 09 de junio de 1984)
5.9 INFORME ADMINISTRATIVO
Documento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto
de carácter administrativo.
15.1 Clases de informes:
5.9.1 INFORME CORTO
Consta de las siguientes partes:
1. Encabezamiento.
El informe corto no lleva portada si no encabezamiento ü razón social: se
ubica entre 3 cm y 4 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en
mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa
Transcriptor: si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor su
identificación se describe a 2 interlineas del firmante. Se anota el nombre
(con mayúscula inicial) e inicia del apellido, se emplea letra más pequeña.
Objetivos
Lleva un objetivo en forma breve
PARTES DEL INFORME EXTENSO
Cubierta
Presenta la información básica del documento.
Presenta la
Razón social
Titulo del informe (si lo hay)
Número o código de identificación: el autor puede implementar un número o
código alfanumérico de identificación.
Ejemplos:
Para códigos SG-002
Para números 002
Portada:
De libre diagramación en estética, tamaño letra,, escritura en mayúscula sostenida,
dibujos y otros si reemplaza la cubierta , es la fuente principal de de información y
constituye la primera pagina de la información.
Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, entre otros
Nombre de las personas que realizan el informe
Cali, 23 de febrero de 2008
Bucaramanga, 2008
Tabla de contenido
Se coloca de inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de:
capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material
complementario y su respectivo número de página.
Se tiene en cuenta lo siguiente:
El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula
sostenida, centrado a 5 cm del borde superior.
Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra el
mismo margen, los títulos que no llevan numeral como: introducción,
bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.
Titulo de cada capitulo y subdivisiones: el primer y el segundo nivel se
escriben en mayúscula sostenida y el tercer nivel con mayúscula inicial
Cuerpo del informe
Esta conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y
recomendaciones.
Inicia d 2 a 4 renglones del titulo.
Firma
El informe extenso debe ser informado por el autor de la pagina donde
terminan las conclusiones donde finalizan las recomendaciones, de 4 a 6
renglones del ultimo párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida, el
cargo, a 1 interlinea el nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
Rubrica
El autor puede colocar su rubrica en cada una de las hojas del informe en la
parte inferior izquierda.
Anexo: se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula
inicial y seguida de letras mayúscula del alfabeto, en el caso que el numero
de anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utiliza números
aravicos en lugar de letras
Bibliografía: Se escribe a 5 cm centrado al borde superior, en mayúscula
sostenida. La primera línea de escritura se inicia de 2 0 4 renglones de este
titulo.
Índice:
Se presenta como ultima parte del material complementario.
El titulo índice se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúscula
sostenida, se puede organizar de manera alfabética y cronológica.
5.9.2 INFORME EXTENSO
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.
Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario
REQUISITOS
Márgenes
En el informe administrativo extenso y corto se emplean los siguientes:
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
INFORME CORTO
Consta de las siguientes partes
1. Encabezamiento.
El informe corto no lleva portada si no encabezamiento
ü razón social: se ubica entre 3 cm y 4 cm del borde superior, contra el
margen izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no
la tiene impresa
ü Transcriptor: si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor su
identificación se describe a 2 interlineas del firmante. Se anota el nombre
(con mayúscula inicial) e inicia del apellido, se emplea letra más pequeña.
Objetivos
Lleva un objetivo en forma breve
PARTES DEL INFORME EXTENSO
Cubierta
Presenta la información básica del documento.
Presenta la
Razón social
Titulo del informe (si lo hay)
Número o código de identificación: el autor puede implementar un número o
código alfanumérico de identificación.
Ejemplos:
Para códigos SG-002
Para números 002
Portada
De libre diagramación en estética, tamaño letra, escritura en mayúscula
sostenida, dibujos y otros si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de
de información y constituye la primera pagina de la información.
Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, entre otros
Nombre de las personas que realizan el informe
Cali, 23 de febrero de 2008
Bucaramanga, 2008
Tabla de contenido
Se coloca de inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de:
capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material
complementario y su respectivo número de página.
Se tiene en cuenta lo siguiente:
El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula
sostenida, centrado a 5 cm del borde superior.
Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra el
mismo margen, los títulos que no llevan numeral como: introducción,
bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.
Titulo de cada capitulo y subdivisiones: el primer y el segundo nivel se
escriben en mayúscula sostenida y el tercer nivel con mayúscula inicial
Cuerpo del informe:
Esta conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y
recomendaciones.
Inicia d 2 a 4 renglones del titulo.
Firma:
El informe extenso debe ser informado por el autor de la pagina donde
terminan las conclusiones donde finalizan las recomendaciones, de 4 a 6
renglones del ultimo párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida, el
cargo, a 1 interlinea el nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
Rubrica:
El autor puede colocar su rubrica en cada una de las hojas del informe en la
parte inferior izquierda.
Anexo: se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula
inicial y seguida de letras mayúscula del alfabeto, en el caso que el numero
de anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utiliza números
aravicos en lugar de letras
Bibliografía: Se escribe a 5 cm centrado al borde superior, en mayúscula
sostenida. La primera línea de escritura se inicia de 2 0 4 renglones de este
titulo.
Índice
Se presenta como ultima parte del material complementario.
El titulo índice se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúscula
sostenida, se puede organizar de manera alfabética y cronológica.
INFORME EXTENSO
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.
Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario
REQUISITOS
Márgenes
En el informe administrativo extenso y corto se emplean los siguientes:
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
6. SOBRES
Es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u otros documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado para incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso. Por eso, la parte frontal es lisa quedando la solapa siempre por detrás. Los sobres se adquieren en las papelerías y tiendas de material de oficina y se pueden personalizar encargándolos a una imprenta.
7. FAX
Un fax es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias de documentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas.
CONCLUSIÓN
En lo realizado del trabajo en el área de producción documental, logre llevar a la practica las técnicas para la realización de un trabajo como teniendo en cuenta puntos clave tales como ortografía redacción y coherencia. Para con ello saber en que momento se deben hacer pausas, donde debo marcar puntuación siempre teniendo en cuenta las normas técnicas colombianas.
