FORMATOS

Comunicacin oficialHoja de controlRotulo identificacin carpetaRotulo identificacin cajaFormato nico de inventario documentalFormato de eliminacin documentalNota internaPlanilla de control comunicaciones oficiales internasPlanilla de control comunicaciones oficiales enviadasPlanilla de control de comunicaciones recibidasFormato de afueraFormato de consulta

DEPARTAMENTO DE POLICIA ARAUCASIGLA 1 : Quien aprueba el documento Ej: DEARA (Firma)SIGLA 2 : Quien origina el documento Ej: PLANE.TRD : Nmero de serie y subserie del listado de las TRD.

T.R.D.TRD : Numero de serie en el listado. Ej:

Orden de cumplimiento 38.10Orden de trabajo38.12Orden del da38.14Derechos de Peticin22Plan de defensa Instalaciones40.52

Asunto: Indica el propsito de la comunicacin oficialLas comunicaciones oficiales se deben diligenciar en letra ARIAL 10, bloque extremo.

FECHA EJEMPLO: 04 de junio de 2009

Todo debe ir en bloque extremo

Atentamente,

Grado FIRMA Y POSFIRMACargoBLOQUE EXTREMOANEXO:Relacin de los documentos asociadosCopia:Grado Nombres y Apellidos de quien queda con copiaCargoEJEMPLO

Ubicacin: Ruta virtual.1DS-OF-0001VER: 0Codificacin asignada por la oficina de Planeacin de la DIPONno se debe modificar

Instructivo 039 SUDIR-OFPLA del 120509, adopcin logotipo a partir del 010609 hasta el 311210. Cuando la comunicacin oficial comprende ms de una hoja, el logo debe colocarse en la ltima hojaCorreo electrnico de La unidadDireccin y nmero telefnico de la Unidad que origina Cuando la comunicacin oficial comprende ms de una hoja, esta informacin debe colocarse en la ltima hoja.meci.calidad@policia.gov.coCarrera 59 No. 26-21 4 Piso CAN Telfono: 3159143

Nombre Funcionario: ______________________________________________________Fecha Elaboracin: ________________________________________________________________________Firma Funcionario Responsable

POLICA NACIONALFORMATO MODELOPgina 1 de 1Cdigo: 1GD-FR-0007HOJA DE CONTROLFecha: Versin: 0

Elabor: SI. GUSTAVO GRANADOS G.Revis: CT. EDGAR F. LOPEZ GONZALEZAprob: DR. ALFONSO QUINTERO G.Fecha: 27-08-2009Fecha: 04-09-2009Fecha:07-09-2009

FECHATIPO DOCUMENTALFOLIO (S)

IDENTIFICACION CARPETA

POLICIA NACIONALFORMATO MODELOPagina 1 de 1Cdigo: 1GD-FR-ROTULO IDENTIFICACION CARPETAFecha: 07-09-2009Versin: 0AREA:GRUPO:CODIGO SERIE/SUBSERIE:NOMBRE SERIE/SUBSERIE:TITULO CARPETA:FECHA INICIAL:DDMMAAFECHA FINAL:DDMMAAN DE FOLIOSVOLUMENDEN DE CARPETAElaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZReviso: CT. EDGAR FERNANDO LOPEZ GONZALEZAprob: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIAFecha: 27-08-2009Fecha: 04-09-2009Fecha: 07-09-2009

POLICA NACIONALFORMATO MODELOPagina 1 de 1Codigo: 1GD-FR-ROTULO IDENTIFICACION CAJAFecha: 07-09-2009Version: 0

(DEPENDENCIA)REA: GRUPO:CODIGO SERIE/SUBSERIE:NOMBRE SERIE/SUBSERIE:Nro. DE CAJA:Nro. CARPETASFECHAS EXTREMAS:INICIAL:DDMMAAFINAL:DDMMAA

Elabor: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZRevis: CT. EDGAR FERNANDO LOPEZ GONZALEZAprob DR. ALFONSO QUINTERO GARCIAFecha: 27 -08-2009Fecha: 04-09-2009Fecha: 07-09-2009

POLICIA NACIONALFORMATO MODELOPagina 1 de 1Cdigo: 1GD-FR-FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTALFecha: 07-09-2009Versin: 0UNIDAD PRODUCTORA:OBJETO DEL INVENTARIO (X)REGISTRO DE ENTRADAAREA:DIAMESAON.T.GRUPO:OFICINA PRODUCTORA:N.T. = Nmero de TransferenciaCDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORANo. DE ORDEN CDIGONOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES, O ASUNTOS TITULO DE LA CARPETAFECHAS EXTREMASUNIDAD DE CONSERVACINNo. CAJANo. FOLIOSSOPORTEFRECUENCIA DE CONSULTAOBSERVACIONESInicial (D-M-A)Final (D-M-A)CarpetaLibroOtroAGACAMB`CONVENCIONES:AGArchivo de GestinACArchivo CentralAAltaMMediaBBajaElaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZReviso: MY. JOSE MEDINA BERNALAprob: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIAFecha: 27-08-2009Fecha: 04-09-2009Fecha: 07-09-2009

POLICIA NACIONALFORMATO MODELOPagina 1 de 1Codigo: 1GD-FR-0011FORMATO DE ELIMINACIN DOCUMENTALFecha: 04-10-2009Version: 0UNIDAD PRODUCTORA:AREA:GRUPO: OFICINA PRODUCTORA:CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:No. CDIGONOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES, O ASUNTOS TITULO EXPEDIENTEFECHAS EXTREMASUNIDAD DE CONSERVACINNo. FOLIOS Y/O CMSMOTIVO POR EL CUAL SE ELIMINA LA DOCUMENTACINInicial (D-M-A)Final (D-M-A)CLOVB DEL JEFE DE LA DEPENDENCIAELABORADO POR: _____________________________________________________________________APROBADO POR: ___________________________________________________________________________________________CARGO: _________________________________________ GRADO:_____________________________ CARGO: ___________________________________________________ GRADO: _______________________________________ FIRMA:________________________________________________________________________________FIRMA:_____________________________________________________________________________________________________FIRMA:__________________________________________________________________________________________________GRUPO:_________________________________________ FECHA:_____________________________GRUPO: __________________________________________________ FECHA: ______________________________________GRUPO: ______________________________________________________ FECHA: _______________________________Elaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZReviso: MY. JOSE MEDINA BERNALAprob: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIAFecha: 27-08-2009Fecha: 04-09-2009Fecha: 07-09-2009

POLICIA NACIONALPROCEDIMIENTO: RECEPCIONAR, DISTRIBUIR Y TRAMITAR LAS COMUNICACIONES OFICIALESPgina 1 de 1Cdigo: 1GD-FR-0006NOTA INTERNAFecha: 04-10-2009Versin: 0Nro.Nro.FECHA:__________________________________________________________________________FECHA:__________________________________________________________________________PARA: _____________________________________________________________________________PARA: _____________________________________________________________________________DE: DE: URGENTEENVIAR PROYECTO DE RESPUESTAURGENTEENVIAR PROYECTO DE RESPUESTAPARA SU INFORMACINDAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIAPARA SU INFORMACINDAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIAFAVOR DAR CONCEPTO FAVOR TRAMITARFAVOR DAR CONCEPTO FAVOR TRAMITARINFORMAR POR ESCRITOARCHIVARINFORMAR POR ESCRITOARCHIVARENCARGARSE DEL ASUNTOENTERARSE Y DEVOLVERENCARGARSE DEL ASUNTOENTERARSE Y DEVOLVEROTRO: DILIGENCIAR Y DEVOLVEROTRO: DILIGENCIAR Y DEVOLVEROBSERVACIONES:OBSERVACIONES: FIRMA: RECIBIDO: FIRMA: RECIBIDO:FECHA: FECHA: HORA:HORA:

POLICA NACIONALMODELO FORMATOPagina 1 de 1 CODIGO: 1GD-FR-0005PLANILLA CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES INTERNASFECHA: 04-10-2009VERSIN: 0CONSECUTIVONUMERO DE OFICIOUNIDAD DE ORIGEN UNIDAD DE DESTINO NOMBRE QUIEN RECIBERECIBIDOFIRMAFECHAHORATOTALElaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZReviso: MY. JOSE HERNANDO MEDINA BERNALAprob: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIAFecha: 27-08-2009Fecha: 04-09-2009Fecha: 07-09-2009

POLICA NACIONALFORMATO MODELOPagina 1 de 1CODIGO: 1GD-FR-PLANILLA CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADASFECHA: 07-09-2009VERSIN: 0Fecha: ___________________________________________________________________________________Planilla Nro._____________________________OrdinarioMensajeroCorrespondencia despachada por correo: ___________________________________________________________________________________________________EstafetaCertificadoNUMERO DE ORDENCONSECUTIVODESTINATARIOLUGARGRAMOSVALORTOTALElaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZReviso: MY. JOSE HERNANDO MEDINA BERNALAprob: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIAFecha: 27-08-2009Fecha: 04-09-2009Fecha: 07-09-2009

POLICA NACIONALPROCEDIMIENTO: RECEPCIONAR, DITRIBUIR Y TRAMITAR LA COMUNICACIONES RECIBIDASPagina 1 de 1 CODIGO: 1GD-FR-0001PLANILLA CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDASFECHA: 04-10-2009VERSIN: 1CONSECUTIVONUMERO DE OFICIOUNIDAD DE ORIGEN CONTENIDO DOCUMENTALUNIDAD DE DESTINO FIRMATOTALElaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZReviso: MY. JOSE HERNANDO MEDINA BERNALAprobo: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIAFecha: 27-08-2009Fecha: 04-09-2009Fecha: 07-09-2009

POLICA NACIONALFORMATO DE AFUERAPagina 1 de 1CODIGO: 1GD-FR-0002MODELO ENCABEZADOS DE LOS FORMATOSFECHA: 08-07-2009VERSIN: 0SERIE/SUBSERIE____________________________________________________________________________TITULO DEL EXPEDIENTE____________________________________________________________________________HISTORIAL DE PRESTAMOSPRESTAMOTOMOS PRESTADOSNo FOLIOS PRESTADOSDEVOLUCIONTOMOS DEVUELTOSFOLIOS DEVUELTOSNOMBRE DEL SOLICITANTEFECHA HORAFECHA HORANOMBRE DE QUIEN DEVUELVEElaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZReviso: MY. JOSE HERNANDO MEDINA BERNALAprob: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIAFecha: 01-04-2009Fecha: 20-05-2009Fecha: 26 -06- 2009

POLICA NACIONALFORMATO SOLICITUD DE CONSULTAPagina 1 de 1 CODIGO: 1GD-FR-0003MODELO ENCABEZADOS DE LOS FORMATOSFECHA: 08-07-2009VERSIN: 0DEPENDENCIA:CODIGO DEPENDENCIANOMBRE DE USUARIO:IDENTIFICACION:FECHA:HORA:No DE SOLICITUD _________________OFICIO MEMORANDOEN SALATELEFONOFAXE- MAILDOCUMENTOS SOLICITADOS:SERVICIO PRESTADO:CONSULTA SALAMEMOFAX TELEFONOE - MAILPRESTAMO DE DOCUMENTOSSI NO No DE FOTOCOPIASRELACION DE DOCUMENTOS PRESTADOSNo. NOMBRE DEL DOCUMENTOUNIDAD DE CONSERVACION Nro. FOLIOSUBICACIN TOPOGRAFICA

FECHA DE DEVOLUCION:____________________________________FECHA LIMITE DE DEVOLUCION:________________OBSERVACIONES:SOLICITANTE :HORANOMBRE:FIRMA CC. Nro.FUNCIONARIO QUE ATENDIO EL SERVICIOJEFE DE DEPENDENCIA

Elaboro: SI. GUSTAVO GRANADOSReviso: MY. JOSE H. MEDINA BERNALAprobo: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIAFecha: 01-04-2009Fecha: 20-05-2009Fecha: 26-06-2009

GRACIAS POR SU ATENCIN Carrera 42 Nro. 17 A 58, Zona Industrialgargesegen@policia.gov.co

*********************