Proceso de Digitalización con Recursos Propios...•Digitalización y clasificación de documentos...

Centro de Información Técnica y Administración de Archivos y Documentos

Segunda Reunión de Archivos del Gobierno Federal 2007

Proceso de Digitalización con Recursos Propios



Agenda

- Antecedentes

- Digitalización

- Antecedentes

- Sistema de Administración Documental

- Beneficios



LAS SOLICITUDES DE SERVICIO SE TRANSFORMAN EN PRODUCTOS PARA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE.

TU CONTRIBUYES AL CUMPLIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS:

P R O V E E D O R E S

C L I E N T E SCENTROS DE TRABAJO

PEMEX REFINACIÓNCORPORATIVO

Y SUBSIDIARIAS TERCEROS ENTIDADESFEDERATIVAS

GERENCIA DERECURSOS HUMANOS

PRODUCTOS

GERENCIA DERECURSOS FINANCIEROS

GERENCIA DERECURSOS MATERIALES

GERENCIA DETECNOLOGÍA Y PROCESOS INF.

RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA

PLANEACION ESTRATEGICA Y RECURSOS

EVALUACION Y MEJORA CONTINUA

OPER ACIONES INMOBILIARIAS

CONTROL DE BIENES MUEB. E INMUEB

DESINCOR-PORACIÓN

SEGUROS FIANZAS / C ARTAS

DE CREDITO

ADMINISTRATIVOS / GENER ALESSERVICIOS

RIESGOS

PATRIMONIAL

Proporcionar servicios que cumplan con los requerimientos de nuestros clientes.

Atender a nuestros clientes con:- Eficacia- Eficiencia - Capacidad de respuesta- Actitud positiva

¡ La plena satisfacción de nuestros clientes !

Nuestra Política Nuestra Misión Nuestra Visión

Nuestros Procesos de Servicio

SOLICITUD

SERVICIO

DEL

SATISFACCIÓN

CLIENTE

DEL

ADMINISTRATIVOS DE INFORMACIONGENERAL ES

DE INFORMACION



Areas de oportunidad

• Atender observación del OIC para espacios de archivo

• Concentración acervo Refinación

• Obtención de un “Repositorio Digital”

• Sistema de información eficiente y oportuna

Solución



• Coordinación de Archivos de Trámite del Organismo.

• Archivo de Concentración e Histórico del Organismo.

• Digitalización y clasificación de documentos para su consulta vía Intranet e Internet, a través del Sistema de Administración Documental (SAD).

• Digitalización Remota (MFD’s).• Microfilmación de documentos.

• Impresión de formatos institucionales y artes gráficas.

• Guarda y Custodia de archivo jurídico y patrimonial.

• Bóveda de seguridad.

• Salas de usos múltiples, capacitación y videoconferencia.

• Area de conferencias (eventos especiales y exposiciones)

• Biblioteca técnica, hemeroteca y área de consulta física.

Servicios CITAAD



Agenda

- Antecedentes

- Digitalización


- Beneficios



El activo más importante de la

Organización: la información.



• Difusión y consulta de fácil acceso

• Información oportuna para la toma de decisiones



• Cobertura nacional, acceso desde cualquier computadora personal dentro de la red de Petróleos Mexicanos, sin instalación de software adicional

• Aprovechamiento de la información compartida entre áreas.



• Por concentración de archivo, ahorro en espacios de oficina

• Cumplimiento a la LFTAIPG

• Cumplimiento a los Lineamientos de Organización y Conservación de Archivos



• Información disponible sin importar quien la genere

• Información oportuna para quien la solicite

CITAAD



Preparación Escaneo Control deCalidad Restauración Indexación Verificación Release

Digitalización Local

Preparación

Se eliminanelementos físicos

y se colocanseparadores

Escaneo

Toma de imágenes,

alimentador y manipulación

VRS

Control deCalidad

Se verifica que la imagen sea idéntica

al documentooriginal

Restauración

Se retiran separadores, se reestablece el

documento a su estado original

Indexación

Captura de datos de búsqueda

requeridos por el usuario

Release

Entrega del batch al

administrador de contenidos

SW de Administrador

de Contenidos

Verificación

Control de calidad aplicado a

la captura de datos



Procedimiento Operativo de: Digitalización (691-74540-PO-7-10)

Análisis Operativo

Mayo – Octubre 2007(número de imágenes en el SAD)

149,871

130,094

114,189126,090 126,878

129,189

60,000

70,000

80,000

90,000

100,000

110,000

120,000

130,000

140,000

150,000

160,000

MAY JUN JUL AGO SEP OCT

Solicitudes atendidas

Solicitudes recibidas

Indicador

Parámetro (porcentaje)

Excelente = 90 – 100 Regular = 70 – 79Bueno = 80 – 89 Malo < 70

Indicador = X 100

135

143X 100 = 94.4 %

Indicador de Octubre 2007

Porcentaje de solicitudes de Digitalización atendidas en t iempo.

=

Cabe destacar el compromiso del personal del área de digitalización por mejorar la productividad y mantener la tendencia en atender en su totalidad las solicitudes recibidas

Evaluación Mensual Objetivo de CalidadAtender en los plazos establecidos la totalidad de las solicitudes de los clientes manteniendo el parámetro de excelente en el indicador del desempeño.Solicitudes Atendidas Objetivo

en tiempo cumplido143 135 94.4 %



BAJA CALIFORNIA

BAJA CALIFORNIA SUR

SONORA

CHIHUAHUA

SINALOA

DURANGO

NUEVO LEON

TAMAULIPAS

ZACATECAS

NAYARIT

SAN LUIS POTOSI

JALISCO

AG USC ALI ENT ES

COLIMA

VERACRUZ

MICHOACANM O RELO S

PUEBLA

OAXACA

CHIAPAS

TABASCO

CAMPECHE

YUCATAN

QUINTANA ROOEDO. MEX.

D.F.TLAX CAL A

COAHUILA

SALTILLO

ROSARITO

HERMOSILLO

TOPOLOBAMPO

CHIHUAHUA

GOMEZ PALACIO

CD. VICTORIA

VERACRUZ

SALINA CRUZ

SABINAS

MEXICALI

ENSENADA

MORELIA

ZACATECAS

CD. JUAREZ

CULIACAN

GUAYMAS

CD. OBREGON

CUERNAVACA

PAJARITOS

VILLAHERMOSA

PROGRESO

DOS BOCAS

CAMPECHE

MERIDAHIDALGO

GUANAJ UATO Q UERE TARO

MONCLOVA

MADERO

POZA RICA

CADE REYTA

EL CASTILLO

G O L F O DE C A L I F O R N I A

M O RELO S PUEBLA

GUERRERO

PACHUCALERMA

LEON

ZAMORA

TOLUCAMANZANIILLO

GUAMUCHIL

L. CARDENAS

ACAPULCO

MAZATLAN

AGUASCALIENTESSAN LUIS POTOSI

ZAPOPAN

SANTA CATARINA

TIERRA BLANCAESCAMELA

SALAMANCA

CELAYA

QUERETAROTUXPAN

MINATITLAN

TULA

SAN JUAN IXHUATEPEC

AZCAPOTZALCOAÑIL

BARRANCA

D. F.

MATAMOROSS

REYNOSA

NUEVO TEAPA

Digitalización Remota• Gran dispersión geográfica• Equipos MDF’s en cada CT• Contenido asociado a diferentes

funciones• Consulta a través de SAD y RM

SAAD

Otros repositorios

• Ctrl. de Gestión• Dirección General• Estaciones de Servicio



Digitalización Remota

CITAAD

Intranet

AdministradorEmpresarial

de Contenido

GAD

$

Refinería

$

Oficinas Centrales

$

Terminal deAlmacenamiento

$

GOM

$



Digitalización Remota

Análisis Operativo

Mayo – Octubre 2007(número de imágenes en el SAD)

38,235

41,605

35,03938,903

28,165

25,447

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

35,000

40,000

45,000

MAY JUN JUL AGO SEP OCT

Registros procesados

Registros recibidos

Indicador

Parámetro (porcentaje)

Excelente = 90 – 100 Regular = 70 – 79Bueno = 80 – 89 Malo < 70

Indicador = X 100

1,479

1,479X 100 = 100 %

Indicador de Octubre 2007

Porcentaje de solicitudes de Digitalización atendidas en t iempo.

=

Cabe destacar el compromiso del personal del área de digitalización por continuar atendiendo el total de registros recibidos

Evaluación Mensual Objetivo de CalidadValidar, procesar y efectuar adecuaciones en el Sistema de Administración Documental de los registros recibidos en el Batch Manager en un lapso que no exceda las 24 horas.Registros Procesados ObjetivoRecibidos en tiempo cumplido

1,479 1,479 100 %



Agenda

- Antecedentes

- Digitalización


- Beneficios



Sistema de Administración Documental

• Objetivo: Incorporar la información de Pemex Refinación en elAdministrador de Contenidos, para proporcionar a todas las instancias del Organismo la facilidad de extraer eficaz y oportunamente documentos e información.




AdministraciónDocumental



Agenda

- Antecedentes

- Digitalización


- Beneficios



• Primer Centro de digitalización masiva en América Latina, para una empresa paraestatal o de gobierno (2000).

Beneficios

• Creación de una plataforma de Administración de Contenidos para Petróleos Mexicanos, Pemex Refinación, Organismos Subsidiarios y terceros, a través de intranet e internet.

• Poner a disposición de los usuarios la documentación administrativa y técnica generada por el Organismo en sus diferentes instancias e instalaciones.

• Más de 9 millones de documentos administrados a la fecha. Más de 180 distintos tipos documentales.

• Reducción en tiempos de búsqueda desde cualquier región del País o del Mundo.



Beneficios…

• Implantar el Escaneo Remoto a través de la infraestructura de equipos multifuncionales a nivel nacional.

• Se han logrado incrementar los recursos humanos para satisfacer la demanda de cada una de las áreas usuarias.

• Se ha logrado mantener el nivel de excelencia en los procesos dedigitalización de acuerdo a los índices del Sistema de Gestión de la Calidad.

• Obtener la Certificación ISO-9000 en dos versiones 94 y 2000, desde el año 2000 a la fecha.

• Implantación de un solo Procedimiento Operativo para la digitalización masiva y remota.



Beneficios…

• Fácil acceso a la información con niveles establecidos de seguridad.

• Reducción de costo, eliminación gradual en duplicidad de impresiones y papel.

• Reducción de espacio físico destinado al almacenamiento información.

• Herramienta útil y ágil para efectos de Auditorias.

• Disponibilidad simultanea de información requerida por diversas áreas.



A quién le generamos valor?

Áreas de Pemex-Refinación, Corporativo y Organismos Subsidiarios

• Manejan altos volúmenes de documentos en formato electrónico y papel.

• Tienen procesos de trabajo establecidos y requieren automatizarlos con la finalidad de mejorar sus operaciones.

• Requieren constantemente de documentos para la toma de decisiones y no cuentan con una librería electrónica de manera organizacional.

• Ejecutan acciones conjuntas entre personal disperso de manera local, regional.

• Cuentan con mas de una o ninguna plataforma de administración de documentos y contenido.



¿Que valor representan los Servicios de Información?

Gente:Prestadores de

Servicio que AgreganValor

Procesos:

Generadores deValor

Tecnología:

Agrega Valor

Servicios deInformación

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