La Digitalización Digital

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UNIVERSIDAD BOLIVARIANA CARRERA: BIBLIOTECOLOGÍA La Digitalización Documental ASIGNATURA: “GESTIÓN DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO” Profesor: Sergio Cerón Fuentes Estudiante: Patricia Silva Saavedra Estudiante: Guillermo Garcés

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Informa con reseña del trabajo realizado en el archivo Naciomal de la Administración de Chile.

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UNIVERSIDAD BOLIVARIANA

CARRERA: BIBLIOTECOLOGÍA La Digitalización Documental ASIGNATURA: “GESTIÓN DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO”

Profesor: Sergio Cerón Fuentes Estudiante: Patricia Silva Saavedra Estudiante: Guillermo Garcés

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Introducción

La digitalización de documentos se masifica dado que grandes cantidades de datos pueden ser almacenadas en espacios pequeños. Liberando a los objetos de la dependencia de su existencia material.

Podemos señalar que empresas, gobiernos y las personas poseen algún tipo de documento importante, lo cual genera que cada día el acceso a todo tipo de información sea casi instantáneo, se debe a la creación de nuevas tecnologías que implementando su uso, permite el acceso tanto de las personas como a las empresas.

La promulgación de la Ley – 20285, Ministerio Secretaria de la Presidencia: Sobre acceso a la información Pública. Esta ley de transparencia de la función pública y de acceso a la información de la Administración del Estado.

Esto ha sido un impulso necesario para hacer uso de los medios tecnológicos para dar cumplimiento y hacer pública información, que debe estar a disposición de todos los ciudadanos.

Este medio ha demostrado en el tiempo ser ágil, dinámico y convincente, lo cual se basa en que gracias al uso de la digitalización, podemos acceder a los documentos, rescatarlos con un clic, o hacerlos llegar a cualquier parte del mundo gracias a la red de Internet.

Basados en el planteamiento anterior expondremos algunos casos a nivel nacional, como su uso nos permite mejorar los servicios y porque no decirlo la comunicación entre las personas.

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DESARROLLO

Archivo Nacional de la Administración

Fondos Documentales del Archivo Nacional de la Administración (ARNAD), guarda 17.861,29 metros lineales de documentación que

comprenden 279.055 volúmenes, que contienen 70.000.000 de documentos aproximadamente, procedentes de los organismos de

gobierno y de las instituciones auxiliares de la administración de justicia como son los notarios y conservadores. Los primeros, que

cubren el período comprendido entre 1901 y 2004, y los segundos, desde 1694 a 1976. Posee un catalogo digitalizado con 5.394

fondos fotográficos.

Datos de su gestión: Actualmente este archivo dispone de un catálogo en línea, en el cual se pueden consultar los archivos, además

dispone en el archivo de unas sala especiales para investigadores e información sobre extranjeros nacionalizados y los con residencia

y para las personas que quieren limpiar sus antecedentes entro otros servicios.

Sección Referencia Esta unidad está encargada de orientar al usuario ocasional en la búsqueda de la documentación solicitada,

cuando no tiene datos precisos y a los usuarios investigadores en los fondos de su interés. Esta unidad realiza también actividades de

inducción en el uso de los instrumentos de recuperación de información: Guía de Fondos, inventarios y catálogos en línea, índices, etc.

y confecciona la base de datos de Condenados de la ex Cárcel Pública de Santiago, Limpieza de antecedentes. Extranjeros

Nacionalizados Chilenos, Extranjeros con residencia permanente.

Oficina Nacional de Certificación y Legalizaciones

Matucana 151, Santiago, teléfonos: 56-2-7155100 y 56-2-7155104, e: mail [email protected]

Horario de Atención

Lunes a Viernes de 9:00 a 14:00 horas, para trámites de certificaciones notariales

Lunes a Viernes de 9:00 a 14:00 horas. Horario continuado para usuarios de Sala de lectura.

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Costos de los servicios

Datos estadísticos

A continuación se describe uno de los servicios online: mail/ [email protected]

SERVICIO COSTOS PLAZOS DE ENTREGA

Legalizaciones de Decretos supremos, Resoluciones, inscripciones de Bienes Raíces, Comercio y Minas $ 30 por carilla $ 300 por derechos $ 500 por firma 8 días hábiles

Legalizaciones de planos $ 30 por carilla $ 475 por derechos $ 500 por firma 8 días hábiles.

Certificados de dominio vigente, hipotecas y gravámenes, prohibiciones e interdicciones

$ 3.000 más de 10 años de revisión de índices $ 2.000 Hasta10 años de revisión de índices 15 días hábiles

Certificados de notas marginales, vigencias de sociedades comerciales y de minas. $ 1.550 10 días hábiles

Ejecución de anotaciones marginales (alzamientos de hipotecas, prohibiciones y otras). $ 2.000 15 días hábiles

Fotocopias simples $ 30 Entrega inmediata

Consulta en sala para usuarios ocasionales e investigadores. Atención inmediata

Tipo de usuario Porcentaje Año Indicadores

Usuario ocasional 40 % 2010 5.324 de usuarios

Usuario investigador 20% 2010 1.053 de usuarios

Usuario interno 40% 2010 4.918 de usuarios

Consultas a Referencista 2010 1.477 usuarios

Clientes particulares presénciales y remotos 2010 21.463 usuarios

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Aparece pantalla con formulario, se llenan los casilleros con los datos.

Hacer clic en ventana de entrada.

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Aparece en la pantalla los datos solicitados: año 1920 Lugar: Antofagasta y Registro: Propiedad

Se hace clic en lupa que aparece arriba del formulario.

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Se debe llenar este formulario con datos personales.

Entrar con un clic en abrir

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Para visualizar la imagen que selecciono debe hacer un clic en las gafas que aparecen en el costado izquierdo del formulario

Aparece en la pantalla, el documento digitalizado: Escritura original de la propiedad solicitada por el usuario.

Se entrega con Firma digital del Conservador de Bienes Raíces.

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CONCLUSIONES

Sin duda se debe tener presente la educación a los usuarios para el acceso a los documentos.

Como se ve en las imágenes anteriores, solo a través de algún clic, podemos acceder a información que de otra manera tardaríamos horas o días en obtener, esta es una de las muchas aplicaciones que son generadas gracias a la digitalización de documentos.

Son muchas más los beneficios que los costos, los que genera la digitalización de documentos.

Todos de alguna u otra forma estamos incorporando los procesos tecnológicos a nuestras vidas.

Algunos beneficios:

-acceso rápido a la información

-Ahorro de dinero

-Ahorro de tiempo Usuario buscando datos en un volumen de más de mil páginas

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BIBLIOGRAFÍA

http://www.contenidoweb.info/documentos/digitalizacion-de-documentos.htm

http://www.doctec.com.ar/historia.php

http://www.zapserviciosdigitales.com/digitalizacion%20de%20documentos.php

http://avanzada.idict.cu/index.php/avanzadahttp://www.bcn.cl//article/view/111

Biblioteca del Congreso Nacional de Chile / http://www.bcn.cl/

Santiago, viernes 09 de Diciembre de 2011