Transformación digital. Modelo de digitalización · las Administraciones Públicas Modelo de...

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BORRADOR USO INTERNO TRANSFORMACIÓN DIGITAL. MODELO DE DIGITALIZACIÓN Ana Calleja Responsable de la Unidad de Gestión y Política Documental REUNIÓN RESPONSABLES DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE BANCOS CENTRALES Madrid SECRETARÍA GENERAL 10 – 13 DE SEPTIEMBRE DE 2019

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BORRADOR

USO INTERNO

TRANSFORMACIÓN DIGITAL. MODELO DE DIGITALIZACIÓNAna CallejaResponsable de la Unidad de Gestión y Política Documental

REUNIÓN RESPONSABLES DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE BANCOS CENTRALES

Madrid

SECRETARÍA GENERAL

10 – 13 DE SEPTIEMBRE DE 2019

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USO INTERNO 2

1. Contexto normativo

2. Finalidad

3. Definiciones

4. Funcionalidades y principios organizativos

5. Documento electrónico

6. Actores principales

7. Requerimientos

8. Proceso

9. Flujo general de funcionamiento

10. Tareas a realizar

11. Aplicaciones: Scanplus, Completion, MDG Consultas

ÍNDICE

SECRETARÍA GENERAL

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3

Ley 39/2015 del Procedimiento

Administrativo Común de las Administraciones

Públicas

Modelo de Digitalización del BdE

TRANSFORMACIÓN DIGITAL. DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

2013 20152007

Ley 11/2007 de acceso electrónico de los

ciudadanos a los Servicios Públicos

Gestión Documental Corporativa

2005

Contexto normativo

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4

Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos

Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentosprivados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesosde digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documentoimagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada,mediante el correspondiente sello electrónico (Art. 30.3).

Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas

Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas,deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayansido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico (Art. 16.5).

TRANSFORMACIÓN DIGITAL. DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

Contexto normativo

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TRANSFORMACIÓN DIGITAL. DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

Contexto normativo

Modelo de Digitalización Garantizada

Expedientes electrónicos

Validez Jurídica

Gestor Documental

Finalidad

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Definiciones

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TRANSFORMACIÓN DIGITAL. DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

Digitalización

Proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel en un ficheroelectrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

Digitalización Garantizada

Técnicas y funcionalidades necesarias para dotar de plena validez y garantía jurídica ladigitalización de los documentos en papel.

• Para su incorporación a los expedientes electrónicos de la Organización y/o sudistribución interna

• Para su aportación frente a terceros

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Funcionalidades y principios organizativos

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TRANSFORMACIÓN DIGITAL. DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

Soluciones organizativas definidas por la Vicesecretaría General: Principios que rigen ladigitalización en el Banco, y procedimientos y elementos y actores operativos que soportanla ejecución de las tareas necesarias para digitalizar documentos.

Soluciones técnicas desarrolladas por Sistemas de Información con la definición funcionalde la Vicesecretaría General: aplicación de digitalización (MDG), integrada con la aplicaciónde Gestión Documental Corporativa, el Registro y con las aplicaciones de negocio oportunas

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Documento Electrónico

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TRANSFORMACIÓN DIGITAL. DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

Bloque de datos: formado por los datosde contenido e identificación deldocumento. En este bloque se distinguen:

1.- Datos o contenido informativo: fichero que soporta el contenido 2.- . Datos de identificación para la autenticación y validación del documento: firma electrónica o firmas asociadas al fichero de contenido anterior

Bloque de metadatos: asociados al contenido, estructura e identificación del documento

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Actores principales

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TRANSFORMACIÓN DIGITAL. DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

• Registro General (Madrid y Sucursales), quedigitalizará la documentación en papel que se recibaen el Banco a través de Registro.

Actualmente en producción

• Centro de Tratamiento de Documentación(vinculado al Registro General) que digitalizará bajopetición la documentación de los departamentosdel Banco que no haya sido objeto de registro.

En definición• Departamentos, que, en aquellos casos en los que

se requiera, digitalizarán de manera autónoma sudocumentación bajo principios corporativos únicos.

Actualmente en producción en RRHH yEmisión y Caja

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TRANSFORMACIÓN DIGITAL. DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

ScanplusAplicación para la digitalización. Roles específicos

CompletionAplicación para control de calidad. Incluye Scanplus

MDG ConsultasAplicación para seguimientos, consultas e informes.

Escaner

Configuración Unidad administrativa Metadatos y valor

Nombre de la

configuraciónNombre de la UA

Idioma:

Estado de elaboración:

Origen:

Serie de volcado:

Creación y delegación de elementos y delegación (UGyPD)

Alta de usuarios a través de GSI por la UA

Configuración por cada UA

MDG

Requerimientos

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Proceso

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TRANSFORMACIÓN DIGITAL. DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

Para llevar a cabo este proceso de transformación digital de los documentos, el proceso de transformación sigue los siguientes pasos:

Servicio Firma BdE

1 3

TIFF

Hashing

Clasificación y catalogación manual de documentos

TIFF

TIFF

OCTR full text de todo el contenido del documento

Documentos

2 Verificación y Validación

4

Firma electrónica y sello de tiempo

Firma formato PAdES-LTV y

sello de tiempo

Documento electrónico7

Start

Captura y Optimización Clasificación

OCR full text

Genera xml

Hashing- Documentos no validados se ignoran en el proceso

Hashing

TIFFConversión de imágenes TIFF a formato PDFA/1b

5 GENERACIÓN PDFA

Hashing

6

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Preparación

Digitalización

Calidad Anexado a REG Distribución REG

Volcado GDC

Archivo GDC

GDC

REG

MDG

Digitalización en los Departamentos

TRANSFORMACIÓN DIGITAL. DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

Flujo general de funcionamiento

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DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

PDF-A

1 3

Comprobar OCR

Validación

PreparaciónRecepción

Scanplus: escaneo Completion: Control de calidad

Recepción

Operador de escaner

Firma

Clasificación y metadatos

Operador de calidad

2

GDC

4 MDG Consultas e informes

Verificación y Control de

Integridad de Imagen

OCRPreparación

TRANSFORMACIÓN DIGITAL. DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

Tareas a realizar

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DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

Escaneo

• Velar para que el papel y la imagen sea idénticos: • Correcciones: orientación, contrastes, etc en caso de requerir

TRANSFORMACIÓN DIGITAL. DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

Aplicaciones: Scanplus

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Control de calidad

Pantalla para identificar el lote

TRANSFORMACIÓN DIGITAL. DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

Aplicaciones: Completion

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TRANSFORMACIÓN DIGITAL. DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

Se realiza el control de calidad que estará configurado para pasar por un mínimo

Navegación Visualización Metadatos y aceptación

OCR

Título carpetasTítulo documentos

Servicio de firma (PKI)

Aplicaciones: Completion

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TRANSFORMACIÓN DIGITAL. DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

Consultas e informes por asiento o documento sobre los documentos digitalizados:

• Realización de informes

• Los documentos digitalizados se guardarán durante 180 días (los metadatos no se borran)

• Comprobación de digitalizaciones y firma

Aplicaciones: MDG Consultas

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TRANSFORMACIÓN DIGITAL. DIGITALIZACIÓN GARANTIZADA

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• Documento en formato PDF/A 1b• Firmado con sello de tiempo y certificado digital

Resultado

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BORRADOR

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

SECRETARÍA GENERAL