1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

NGUYỄN ĐÌNH CHÍNH

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔNG

THỂ CHO HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI, VIỆT NAM

Ngành: Công nghệ thông tin

Chuyên ngành: Quản lý hệ thống thông tin

Mã số: Chuyên ngành đào tạo thí điểm

LUẬN VĂN THẠC SĨ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. Nguyễn Ái Việt

Hà Nội – 2016

2

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN .......................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

LỜI CAM ĐOAN................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

DANH MỤC THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT ................................................. 4

DANH MỤC HÌNH ẢNH ...................................................................................... 4

DANH MỤC BẢNG BIỂU .................................................................................... 6

TỔNG QUAN ............................................................................................................ 6

Cơ sở khoa học và thực tiễn của đề tài ....................................................................................................... 6

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................................................................... 7

CHƢƠNG 1TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ĐƠN VỊ ĐÀO TẠO SAU

ĐẠI HỌC 9

1.1 ......................................................... Các hoạt động nghiệp vụ chính của các đơn vị đào tạo sau Đại học 9

1.2 ............................................................................... Các HTTT dùng trong các đơn vị đào tạo sau đại học ................................................................................................................................................................. 10

1.3 ....................................... Thực trạng ứng dụng CNTT trong một số đơn vị đào tạo sau Đại học Việt Nam ................................................................................................................................................................. 12

CHƢƠNG 2ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HTTT TỔNG THỂ CHO CÁC

ĐƠN VỊ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC DỰA TRÊN CÁCH TIẾP CẬN KIẾN TRÚC

TỔNG THỂ ............................................................................................................. 15

2.1 .............................................................................................................. Tổng quan về kiến trúc tổng thể ................................................................................................................................................................. 15

2.1.1 Một số khái niệm .................................................................................. 15

2.1.2 Thành phần của Kiến trúc tổng thể: ..................................................... 17

2.1.3 Giá trị của Kiến trúc tổng thể ............................................................... 18

2.1.4 Quy trình xây dựng Kiến trúc Tổng thể ............................................... 20

2.1.5 Xây dựng HTTT tổng thể theo hướng tiếp cận kiến trúc tổng thể ....... 20

2.2 ............................................................................. Áp dụng cách tiếp cận EA để xây dựng HTTT tổng thể ................................................................................................................................................................. 22

2.2.1 Kiến trúc nghiệp vụ .............................................................................. 22

2.2.2 Kiến trúc thông tin ................................................................................ 23

2.2.3 Kiến trúc ứng dụng ............................... Error! Bookmark not defined.

2.2.4 Kiến trúc công nghệ .............................. Error! Bookmark not defined.

3

CHƢƠNG 3XÂY DỰNG HTTT TỔNG THỂ CHO HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ

HỘI ............................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

3.1 .................................................................................................................Thực trạng của Học viện KHXH ........................................................................................................................ Error! Bookmark not defined.

3.1.1 Mô hình tổ chức và hoạt động của Học Viện Khoa học Xã Hội ... Error!

Bookmark not defined.

3.1.2 Hiện trạng ứng dụng CNTT tại Học viện KHXH Error! Bookmark not

defined.

3.1.3 Định hướng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác chuyên môn

.Error! Bookmark not defined.

3.1.3.2 Các mục tiêu khi xây dựng HTTT tổng thể của Học viện KHXH .............. Error! Bookmark not defined.

3.2 ................................................................................................... Kiến trúc nghiệp vụ của Học viện KHXH ........................................................................................................................ Error! Bookmark not defined.

3.2.1 Quy trình quản lý đào tạo ..................... Error! Bookmark not defined.

3.2.2 Quy trình Quản lý khoa học ............... Error! Bookmark not defined.

3.2.3 Quy trình Quản lý Bổ sung kiến thức và Đào tạo ngắn hạn ........ Error!

Bookmark not defined.

3.2.4 Quy trình quản lý hợp tác quốc tế ...... Error! Bookmark not defined.

3.2.5 Quy trình quản lý tài chính ................. Error! Bookmark not defined.

3.2.6 Quy trình Văn phòng .......................... Error! Bookmark not defined.

3.2.7 Quy trình Quản lý tạp chí ..................... Error! Bookmark not defined.

3.2.8 Quy trình quản lý thông tin tư liệu, thư việnError! Bookmark not defined.

3.3 ............................................................................................ Kiến trúc HTTT tổng thể cho Học viện KHXH ........................................................................................................................ Error! Bookmark not defined.

3.3.1 Mô hình tương tác dữ liệu trong nghiệp vụ Quản lý đào tạo ........ Error!

Bookmark not defined.

3.3.2 Mô hình kiến trúc ứng dụng cho HTTT tổng thể của Học viện .... Error!

Bookmark not defined.

3.3.3 Mô hình kiến trúc công nghệ cho HTTT tổng thể của Học viện .. Error!

Bookmark not defined.

3.4 .....................................................................................................................................Kết quả đạt được ........................................................................................................................ Error! Bookmark not defined.

3.4.1 Đánh giá chung ..................................... Error! Bookmark not defined.

4

3.4.2 Khả năng mở rộng trong tương lai ....... Error! Bookmark not defined.

3.4.3 Kết quả thực tiễn................................... Error! Bookmark not defined.

KẾT LUẬN .............................................. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 23

5

DANH MỤC THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT

Architecture Kiến trúc

CNTT Công nghệ thông tin

CNTT&TT Công nghệ thông tin và truyền thông

EA - Enterprise

Architecture

Kiến trúc tổng thể

Enterprise Xí nghiệp, Doanh nghiệp, Tổ chức, Cơ quan

IT - Information

Technology

Công nghệ thông tin

KHXH Khoa học xã hội

CSDL Cơ sở dữ liệu

HTTT Hệ thống thông tin

Firewall Thiết bị bảo mật - bức tƣờng lửa

Server Máy chủ

LAN Mạng cục bộ

Portal Cổng Thông tin điện tử

WAN Mạng diện rộng

Học viện KHXH Học viện Khoa học xã hội

DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Mô hình kiến trúc tổng thể .............................................................................................................. 18 Hình 2.2: Lợi ích của EA ................................................................................................................................ 19 Hình 2.3: Quy trình xây dựng Kiến trúc tổng thể .......................................................................................... 20 Hình 2.4: Tổng quan các nghiệp vụ chính tại đơn vị đào tạo đại học ........................................................... 23 Hình 2.5: Mô hình RESTful API .............................................................................. Error! Bookmark not defined. Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức Học viện KHXH ................................................................ Error! Bookmark not defined. Hình 3.2: Các nghiệp vụ chính tại Học viện KHXH .................................................. Error! Bookmark not defined. Hình 3.3: Quy trình thiết lập chương trình và kế hoạch đào tạo ........................... Error! Bookmark not defined. Hình 3.4: Quy trình tuyển sinh .............................................................................. Error! Bookmark not defined. Hình 3.5: Quy trình quản lý văn phòng .................................................................. Error! Bookmark not defined. Hình 3.6: Mô hình tương tác dữ liệu giữa các nghiệp vụ trong Quản lý đào tạo ... Error! Bookmark not defined. Hình 3.7: Sơ đồ kiến trúc ứng dụng hiện tại .......................................................... Error! Bookmark not defined.

6

Hình 3.8: Kiến trúc Công nghệ thông tin Học viện KHXH ....................................... Error! Bookmark not defined. Hình 3.9: Kiến trúc hệ thống mạng hiện tại ........................................................... Error! Bookmark not defined. Hình 3.10: Kiến trúc hệ thống mở rộng trong tương lai ........................................ Error! Bookmark not defined. Hình 3.11: Bảng điều khiển hệ thống .................................................................... Error! Bookmark not defined. Hình 3.12: Màn hình danh sách phòng thi ............................................................. Error! Bookmark not defined. Hình 3.13: Màn hình phân hệ quản lý đào tạo ...................................................... Error! Bookmark not defined. Hình 3.14: Màn hình phân hệ Quản lý khoa học.................................................... Error! Bookmark not defined. Hình 3.15: Màn hình phân hệ Quản lý cán bộ giảng viên ....................................... Error! Bookmark not defined. Hình 3.16: Màn hình phân hệ Quản lý tạp chí ....................................................... Error! Bookmark not defined. Hình 3.17: Hợp tác quốc tế ................................................................................... Error! Bookmark not defined.

7

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Bảng điều tra ứng dụng CNTT tại một số trường Đại học .............................................................. 14 Bảng 3.1: Danh sách thiết bị phần cứng tại Học viện ............................................ Error! Bookmark not defined. Bảng 3.2: Danh sách các HTTT hiện có tại Học viện .............................................. Error! Bookmark not defined.

TỔNG QUAN

Cơ sở khoa học và thực tiễn của đề tài

Học viện Khoa học xã hội thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là đơn vị

đào tạo bậc sau đại học và Tiến sỹ về các ngành khoa học xã hội tại Việt Nam. Học viện

KHXH hiện đang đào tạo 31 ngành trình độ tiến sĩ và 26 ngành đào tạo trình độ thạc sĩ

[7].

Tổng số nghiên cứu sinh và học viên cao học đang học tập và nghiên cứu tại Học

viện lên đến trên 3000 người, trong đó có trên 1300 nghiên cứu sinh và trên 2000 học

viên cao học. Số lượng nghiên cứu sinh và học viên cao học đến Học viện để học tập và

nghiên cứu sẽ còn tiếp tục tăng lên trong thời gian tới. Ngoài Hội đồng khoa học và đào

tạo của Học viện, Ban Giám đốc Học viện, Học viện Khoa học xã hội có 7 đơn vị chức

năng, 23 Khoa, Bộ môn chuyên ngành, 3 tổ chức Khoa học, tổ chức phục vụ đào tạo,

nghiên cứu khoa học, tổ chức dịch vụ và 2 Cơ sở Học viện Khoa học xã hội tại Thành

phố Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh.

Hiện nay, Học viện Khoa học xã hội chưa ứng dụng Công nghệ thông tin một cách

đồng bộ trong công tác quản lý đạo tạo cũng như các công tác liên quan đến hoạt động

phục vụ đào tạo như quản lý khoa học; quản lý học viên; hợp tác quốc tế, quản lý cơ sở

vật chất, quản lý thông tin tư liệu - thư viện, quản lý tạp chí... Điều đó ảnh hưởng đến độ

chính xác của các thông tin, phân tán trong việc quản lý và vận hành, xử lý công việc thủ

công và khó đáp ứng được nhu cầu mở rộng quy mô đào tạo trong tương lai.

Thông qua việc nghiên cứu ứng dụng kiến trúc tổng thể, có thể đưa ra được giải pháp

xây dựng các hệ thống thông tin quản lý đồng bộ và chuyên nghiệp, đáp ứng được nhu

cầu vận hành và phát triển của các đơn vị đào tạo đại học nói chung và Học Viện Khoa

học Xã Hội nói riêng.

8

Hệ thống thông tin quản lý tổng thể cho Học viện sẽ là tập hợp của nhiều giải pháp

được kết nối với nhau một cách đồng bộ, đáp ứng được nhu cầu quản lý tổng thể từ việc

quản lý đào tạo, quản lý cán bộ, quản lý cơ sở vật chất, quản lý khoa học, quản lý thông

tin tư liệu. Hệ thống cũng phải có khả năng mở rộng để đáp ứng các nghiệp vụ vận hành

và quản lý trong tương lai

Hệ thống sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý đào tạo, hỗ trợ học viên học tập, tăng

cường giao tiếp thông tin giữa các phòng ban, khoa đào tạo, tạo môi trường thông tin

thông suốt trong toàn Học viện. Từ đó sẽ giúp giảm bớt áp lực do sự tăng trưởng về quy

mô và nâng cao chất lượng đào tạo.

Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Đối tƣợng đƣợc nghiên cứu chủ yếu trong đề tài này bao gồm các phương pháp luận

xây dựng khung kiến trúc gồm:

- Nghiên cứu về hệ thống nghiệp vụ và các hệ thống thông tin quản lý tại các đơn vị

đào tạo sau đại học.

- Nghiên cứu thực trạng hoạt động của Học Viện Khoa học Xã Hội.

- Đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống thông tin tổng thể cho các đơn vị đào tạo đại

học và ứng dụng cụ thể tại Học Viện Khoa học Xã Hội.

Phạm vi nghiên cứu: Nhằm giới hạn phạm vi nghiên cứu theo như mục tiêu đã đề

ra, luận văn tập trung xem xét, phân tích đánh giá các yếu tố nằm trong phạm vi sau:

- Nghiên cứu các cấu phần nghiệp vụ và hệ thống thông tin trong các đơn vị đào tạo

đại học và sau đại học tại Việt Nam.

- Nghiên cứu giải pháp xây dựng hệ thống thông tin tổng thể cho các đơn vị đào tạo

đại học và sau đại học tại Việt Nam.

- Nghiên cứu về kiến trúc tổng thể (EA) nói chung và cách áp dụng để xây dựng hệ

thống thông tin tổng thể.

- Khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin tại Học Viện Khoa học Xã Hội

- Đề xuất giải pháp xây dựng các hệ thống thông tin tổng thể cho Học Viện Khoa

học Xã hội theo cách tiếp cận kiến trúc tổng thể.

- Thời gian nghiên cứu từ tháng 11/2015 đến tháng 07/2016

9

10

TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ĐƠN VỊ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC

Các hoạt động nghiệp vụ chính của các đơn vị đào tạo Đại học

Tại Việt Nam, hầu hết các trƣờng đại học lớn đều có các khoa/viện

đào tạo sau đại học. Cũng có một số trƣờng hợp đơn vị đào tạo sau đại

học hoạt động độc lập để đào tạo các học viên thuộc một số lĩnh vực. Ví

dụ Học Viện Khoa học Xã Hội là đơn vị đào tạo sau đại học cho tất cả

các ngành liên quan đến khoa học xã hội.

Do vậy, các nghiệp vụ chính của các đơn vị đào tạo sau đại học về cơ

bản cũng tƣơng tự nhƣ các đơn vị đào tạo đại học thông thƣờng. Trong

luận văn này, khi đề cập đến các nghiệp vụ hoặc các thông tin liên quan

đến cơ sở đào tạo đại học cũng đồng nghĩa với việc có thể áp dụng cho

các cơ sở đào tạo sau đại học. Dƣới đây là một số nghiệp vụ chính của

các đơn vị đào tạo đại học [9] :

- Quản lý đào tạo: đây là một trong những nghiệp vụ chính và quan

trọng nhất. Trong nghiệp vụ quản lý đào tạo thƣờng gồm một số

nghiệp vụ nhƣ: Quản lý chƣơng trình và kế hoạch đào tạo, Quản

lý tuyển sinh, Quản lý hồ sơ, Quản lý quá trình học tập.

- Quản lý khoa học: quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học của

học viên, cán bộ giảng viên, quá trình thực hiện các đề tài, chi phí

thực hiện.

- Quản lý cán bộ giảng viên: quản lý các thông tin liên quan đến cán

bộ giảng viên trực thuộc đơn vị đào tạo hoặc các giảng viên cộng

tác (cơ hữu), đánh giá chất lƣợng giảng viên, thanh toán chi phí

giảng dạy …

- Quản lý tài chính: quản lý quá trình thu chi học phí của học viên

- Quản lý thông tin thƣ viện: quản lý thông tin về sách, giáo trình,

luận văn, luận án, mƣợn trả sách, cập thẻ, xuất bản và phát hành

sách.

11

- Quản lý tài sản, văn phòng: quản lý cơ sở vật chất (phòng học,

trang thiết bị), công cụ dụng cụ, quá trình mua sắm, thanh lý tài

sản, quản lý lịch đăng ký và sử dụng phòng học, phòng họp…

- Quản lý hợp tác quốc tế: quản lý các thông tin dự án hợp tác quốc

tế, giảng viên và học viên nƣớc ngoài, tổ chức các buổi hội thảo

quốc tế, các hoạt động đối ngoại..

Các HTTT dùng trong các đơn vị đào tạo đại học

Các đơn vị đào tạo đại học là những đơn vị sự nghiệp có nhiều

nghiệp vụ khác nhau nên để đáp ứng nhu cầu quản lý và vận hành một

cách hiệu quả cũng cần có các hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ.

Trên thế giới, ở các trƣờng đại học lớn thƣờng có những hệ thống

thông tin tổng thể đáp ứng toàn bộ các nghiệp vụ liên quan [16] [17]. Tại

Việt Nam, các đơn vị đào tạo đại học và sau đại học cũng đã bắt đầu

triển khai và áp dụng các hệ thống thông tin quản lý vào thực tiễn. Tuy

nhiên, mức độ đáp ứng thƣờng đơn lẻ, mỗi nghiệp vụ quản lý thƣờng có

một hệ thống thông tin quản lý riêng.

Dƣới đây là một số hệ thống thông tin quản lý phổ biến:

- Hệ thống quản lý đào tạo: đáp ứng các nghiệp vụ liên quan đến tổ

chức và quản lý đào tạo. Một số chức năng chính mà hệ thống

quản lý đào tạo cần đƣợc đáp ứng:

o Quản lý kế hoạch và chƣơng trình đào tạo

o Quản lý học phần

o Quản lý đối tƣợng chính sách, trợ cấp

o Quản lý lịch học, đợt học

o Quản lý tuyển sinh

o Quản lý hồ sơ học viên

o Quản lý quá trình học tập

- Hệ thống quản lý khoa học: đáp ứng các nghiệp vụ liên quan đến

các hoạt động khoa học trong đơn vị đào tạo. Một số chức năng

chính cần đƣợc đáp ứng:

12

o Quản lý kế hoạch nghiên cứu khoa học

o Quản lý đề tài khoa học và quá trình thực hiện đề tài

o Quản lý giáo trình khoa học

o Quản lý các hoạt động khoa học

- Hệ thống quản lý cán bộ: đáp ứng các nghiệp vụ liên quan đến

quản lý cán bộ giảng viên liên quan đến đơn vị đào tạo. Một số

chức năng chính của hệ thống:

o Quản lý thông tin hồ sơ cán bộ

o Quản lý đánh giá chất lƣợng cán bộ

o Quản lý xét duyệt, bổ nhiệm chức danh

o Quản lý phân công giảng dạy, chi phí giảng dạy

- Hệ thống quản lý thƣ viện: đáp ứng các nghiệp vụ liên quan đến

thông tin tƣ liệu, thƣ viện của đơn vị đào tạo. Một số chức năng

chính của hệ thống:

o Quản lý luận văn, luận án

o Quản lý sách

o Quản lý giáo trình

o Quản lý phát hành tài liệu

o Quản lý xuất, nhập sách

o Quản lý mƣợn, trả sách

o Quản lý ngƣời đọc, thẻ thƣ viện

- Hệ thống quản lý tài sản: đáp ứng các nghiệp vụ liên quan đến quá

trình mua bán, vận hành và sử dụng tài sản trong đơn vị đào tạo.

Một số chức năng của hệ thống:

o Quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ: quá trình mua bán, sử

dụng, thanh lý tài sản.

o Quản lý tòa nhà, phòng học: sắp xếp địa điểm theo lịch học,

đăng ký và theo dõi sử dụng phòng họp, phòng hội thảo..

13

- Cổng thông tin học viên: là nơi để các học viên có thể theo dõi các

thông tin liên quan đến quá trình học và tƣơng tác với đơn vị đào

tạo. Một số chức năng chính:

o Đăng ký thông tin về lịch học

o Tra cứu thời khóa biểu

o Tra cứu điểm

o Cập nhật thông tin về lịch thi, các quy định, biểu mẫu…

Ngoài các hệ thống trên, tùy từng nhu cầu và khả năng của từng

đơn vị đào tạo đại học khác nhau mà có những hệ thống thông tin quản

lý khác nhƣ: Hệ thống quản lý khoa học; Hệ thống quản lý hành chính,

điều hành tác nghiệp ...

Thực trạng ứng dụng CNTT trong một số đơn vị đào tạo Đại học tại Việt Nam

Qua khảo sát thực tế tại một số cơ sở đào tạo đại học và sau đại học

tại Việt Nam nhƣ Đại Học Bách Khoa Hà Nội, Đại học kinh tế quốc dân,

Học viện Khoa học xã hội... phần lớn các đơn vị này cũng đã đang từng

bƣớc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong các hoạt động điều hành tác

nghiệp. Tuy nhiên, hầu hết mới chỉ dừng lại ở việc xây dựng và triển khai

hệ thống thông tin đáp ứng nghiệp vụ chính nhƣ quản lý đào tạo hoặc hệ

thống quản lý thƣ viện. Ngoài ra, các hệ thống này thƣờng hoạt động độc

lập và không có sự gắn kết với nhau, thƣờng gặp phải một số vấn đề

chung nhƣ dƣới đây:

- Thiếu tính hệ thống: Các hệ thống không xây dựng theo hƣớng

tổng thể, mỗi hệ thống thƣờng do một đơn vị phát triển khác nhau

đảm nhiệm, mỗi hệ thống chỉ giải quyết các vấn đề liên quan đến

một nghiệp vụ cụ thể, không có khả năng tƣơng tác, kết nối và chia

sẻ dữ liệu hoặc rất hạn chế, thiếu tính thống nhất trong sử dụng và

vận hành, gây khó khăn/trở ngại cho ngƣời dùng.

- Công nghệ phát triển cũ kỹ, lạc hậu: nhiều hệ thống đƣợc xây dựng

từ cách đây khá lâu, không có khả năng đáp ứng nhiều ngƣời dùng

đồng thời, không có khả năng đa nhiệm hoặc chạy trong mạng nội

14

bộ, mạng internet. Khả năng bảo mật của các hệ thống thƣờng chƣa

đƣợc chú ý dẫn đến độ an toàn dữ liệu thƣờng thấp.

Chính vì vậy, nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin tổng thể đáp

ứng đƣợc tất cả các nghiệp vụ trong các đơn vị đào tạo đại học và sau đại

học ngày càng cấp thiết. Hệ thống phải đƣợc thiết kế đồng bộ, có khả

năng mở rộng, phát triển thêm các tính năng mới, đáp ứng các nghiệp vụ

mới một cách dễ dàng và linh hoạt, tƣơng tác và chia sẻ dữ liệu với các

hệ thống khác.

Để xây dựng đƣợc hệ thống đáp ứng đƣợc các tiêu chuẩn này cũng

cần phải xem xét đến các phƣơng pháp luận phù hợp, trong đó cách tiếp

cận theo hƣớng kiến trúc tổng thể để xây dựng giải pháp là tƣơng đối

phù hợp và đã đƣợc chứng minh tính hiệu quả trong thực tiễn.

Bảng khảo sát việc triển khai và ứng dụng các hệ thống thông tin

quản lý tại một số trƣờng đại học tại Việt Nam:

Hệ thống thông

tin quản lý

Đại học Bách

Khoa Hà Nội

Đại học kinh tế

quốc dân

Học Viện Khoa

học Xã Hội

Hệ thống quản

lý đào tạo

Có Có Không

Hệ thống quản

lý khoa học

Có Không Không

Hệ thống thông

tin thƣ viện

Có Có Có

Hệ thống quản

lý cán bộ

Có Không Có

Hệ thống quản

lý tài sản

Có Có Không

Hệ thống quản

lý tài chính

Có Có Có

Hệ thống quản

lý hợp tác quốc

tế

Không Không Không

Các hệ thống

có liên kết với

nhau

Không Không Không

15

Bảng 0.1: Bảng điều tra ứng dụng CNTT tại một số trường Đại học

Từ việc phân tích các nghiệp vụ chính tại các đơn vị đào tạo Đại

học [9] cũng nhƣ các thực trạng ứng dụng các Hệ thống thông tin trong

quản lý tại các đơn vị này, ta thấy rằng nhu cầu xây dựng một hệ thống

thông tin tổng thể là một nhu cầu tất yếu và thiết thực. Nó giúp giải

quyết đƣợc các vấn đề quản lý thông tin đào tạo một cách đồng bộ, tối

ƣu các quy trình nghiệm vụ cũng nhƣ chi phí đầu tƣ vận hành.

16

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HTTT TỔNG THỂ CHO CÁC ĐƠN VỊ ĐÀO

TẠO ĐẠI HỌC DỰA TRÊN CÁCH TIẾP CẬN KIẾN TRÚC TỔNG THỂ

Tổng quan về kiến trúc tổng thể

Bài toàn xây dựng HTTT tổng thể là một bài toán phức tạp, liên

quan đến nhiều đối tƣợng và thành phần cách nhau, từ con ngƣời, cơ sở

vật chất, quy trình, thể chế, nguồn lực, chi phí ... Nếu không xây dựng

một HTTT tổng thể đúng phƣơng pháp sẽ dẫn đến đầu tƣ chồng chéo,

các hệ thống không có tƣơng tác, chia sẻ dữ liệu với nhau, khó tích hợp

và mở rộng trong tƣơng lai [8].

Hƣớng tiếp cận xây dựng HTTT tổng thể theo cách tiếp cận kiến

trúc tổng thể sẽ giải quyết một cách triệt để bài toán trên.

Dƣới đây ta sẽ từng bƣớc tiếp cận những khái niệm liên quan đến

Kiến trúc tổng thể cũng nhƣ Quy trình xây dựng kiến trục tổng thể.

Một số khái niệm

Kể từ khi ra đời vào năm 1987 với khung kiến trúc tổng thể Zachman [12], thì EA –

Kiến trúc tổng thể đã được nhiều tổ chức đầu tư nghiên cứu, phát triển, và trong mỗi

nghiên cứu ấy, khái niệm Enterprise Architecture (EA) cũng được định nghĩa khá khác

nhau. Để nắm được bản chất đích thực của EA, chúng ta cùng tìm hiểu về ý nghĩa của 2

từ thành phần tạo nên từ EA, cũng như một số khái niệm EA phổ biến nhất.

Enterprise hay doanh nghiệp, xí nghiệp: theo từ điển Merriam – Webster được định

nghĩa là: “Một khái niệm trừu tượng mô tả một đơn vị của tổ chức kinh tế hay hoạt động

kinh tế; đặc biệt là tổ chức kinh doanh có hoạt động với một mục đích mang tính hệ

thống”. Tuy nhiên, trong việc nghiên cứu về Kiến trúc tổng thể, chúng ta cần hiểu

Enterprise theo nghĩa rộng: là mọi tổ chức (cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp, xí

nghiệp…), tập hợp các tổ chức (tập đoàn, hiệp hội…) có cùng mục tiêu, hoặc các ngành

dọc trong cùng một tổ chức (như hệ thống tài chính kế toán trong một tập đoàn…)

Architecture hay kiến trúc: theo từ điển Merriam – Webster được định nghĩa là:

“Nghệ thuật thiết kế và xây dựng các cấu trúc phức tạp với các thành phần có nhiều

chủng loại khác nhau cũng như cách thức chúng được tổ chức và tích hợp làm một thống

nhất hoặc một hình thức chặt chẽ”.

17

Enterprise Architecture hay Kiến trúc Tổng thể được hiểu theo một số khái niệm

sau:

- EA là quá trình dịch chuyển tầm nhìn và chiến lược kinh doanh làm thay đổi

doanh nghiệp một cách hiệu quả bằng cách tạo ra, truyền tải, và cải thiện các

nguyên tắc và các mô hình mô tả trạng thái cơ bản của doanh nghiệp trong tương

lai và cho phép nó hoạt động (Theo Gartner Group)

- EA là sự quản lý một cách tối đa sự đóng góp của các nguồn lực, đầu tư IT và các

hoạt động phát triển hệ thống để đạt được một mục đích chung. Kiến trúc mô tả rõ

ràng mối quan hệ giữa mục tiêu chiến lược và các mục tiêu cụ thể thông qua việc

đầu tư cải thiện đo lường hiệu suất cho toàn bộ doanh nghiệp hay một phần doanh

nghiệp (Theo US Federal EA) [19]

- Thiết kế nghiệp vụ và sự gắn kết hệ thống CNTT là một phần của EA. Các nhà

kiến trúc tìm kiếm sự gắn kết giữa quy trình và cấu trúc doanh nghiệp để CNTT hỗ

trợ hiệu quả. (Wegmann et al. 2005).

- Mục đích chính của EA là thông báo, hướng dẫn và hạn chế các quyết định của

doanh nghiệp đặc biệt là các đầu tư cho IT (US Chief Information Officer

Council).

- EA là sự hiểu biết về tất cả các thành phần khác nhau mà tạo nên doanh nghiệp và

cách các thành phần này tương tác với nhau. (Institute For Enterprise Architecture

Developments).

- EA bao gồm tầm nhìn, nguyên tắc, các chuẩn và các quy trình nhằm hướng dẫn

việc mua, thiết kế và triển khai công nghệ trong doanh nghiệp (Forrester

Research).

Theo ISO/IEC 42010: 2007: EA là tổ chức cơ bản của một hệ thống bao gồm:

- Các bộ phận cấu thành nên hệ thống đó

- Quan hệ giữa các bộ phận với nhau và với môi trường ngoài

- Các nguyên tắc chỉ đạo việc thiết kế và phát triển các bộ phận đó

Hiểu một cách tổng quát nhất: EA của một tổ chức là bản thiết kế, quy hoạch tổng thể

thống nhất từ đầu cho toàn bộ quá trình xây dựng, phát triển của tổ chức đó.

18

Hiện nay, thế giới có rất nhiều phƣơng pháp xây dựng kiến trúc

tổng thể. Mỗi phƣơng pháp này khác nhau về hƣớng tiếp cận, cách thức

triển khai và đối tƣợng áp dụng. Theo báo cáo của Roger Sessions [11]

hiện có tới 90% Kiến trúc tổng thể đƣợc xây dựng từ một trong 4 khung

kiến trúc sau:

Khung kiến trúc Zachman (The Zachman Framework for Enterprise

Architectures) [12], Khung kiến trúc TOGAF (The Open Group Architectural

Framework - TOGAF) [13], Kiến trúc Chính phủ liên bang Mỹ FEA (The Federal

Enterprise Architecture) [17], Phƣơng pháp luận Gartner (The Gartner Methodology)

Ở Việt Nam: Mô hình ITI-GAF [4] được các chuyên gia tại Viện CNTT - ĐH Quốc

gia Hà Nội đề xuất và sử dụng để xây dựng kiến trúc hay nói cách khác là xây dựng quy

hoạch CNTT cho cơ quan, tổ chức.

Thành phần của Kiến trúc tổng thể:

Trên thế giới hiện nay, mặc dù có nhiều loại Kiến trúc Tổng thể, do các tổ chức khác

nhau phát triển, nhưng hầu hết các Kiến trúc tổng thể - EA đều bao gồm 4 kiến trúc chính

[18]:

- Kiến trúc Nghiệp vụ (Bussiness Architecture): bao gồm chiến lược phát triển, hệ

thống quản lý, cơ cấu tổ chức và các quy trình nghiệp vụ chủ yếu của một hệ

thống.

- Kiến trúc thông tin (Information Architecture): cấu trúc các dữ liệu vật lý (văn

bản, sách…) và logic (dữ liệu số hóa) của hệ thống và công cụ để quản lý các dữ

liệu đó.

- Kiến trúc Ứng dụng (Application Architecture): các Hệ thống ứng dụng phải

được sử dụng, tương tác giữa chúng với nhau và quan hệ của chúng với các quy

trình nghiệp vụ chủ yếu của hệ thống.

- Kiến trúc Công nghệ (Technology Architecture): mô tả hạ tầng phần cứng và

phần mềm cần thiết để triển khai ba lớp kiến trúc nói trên, bao gồm: hạ tầng

CNTT, các phần mềm lớp giữa, mạng truyền thông và các chuẩn.

19

Hình 0.1 Mô hình kiến trúc tổng thể

Giá trị của Kiến trúc tổng thể

Cũng giống như vai trò của Kiến trúc trong xây dựng, Kiến trúc Tổng thể - EA

đóng một vai trò vô cùng to lớn trong việc xây dựng, cải tổ, phát triển của mỗi tổ chức,

cơ quan, doanh nghiệp [6]. Khi quy mô tổ chức còn nhỏ, ta có thể không thấy rõ vai trò

của Kiến trúc tổng thể, bởi tất cả các nguồn lực cũng như các vấn đề phát sinh đều với số

lượng không đáng kể, và trực quan, không quá khó để kiểm soát. Tuy nhiên, tình hình sẽ

khác đi rất nhiều khi tổ chức phát triển, mở rộng quy mô. Lúc này, số lượng nguồn lực

tăng cao, các vấn đề phát sinh trong nghiệp vụ nhiều và dễ dàng gây ra sự quá tải, mất

kiểm soát; hệ thống thông tin ngày càng trở nên phức tạp, tốn kém, khó điều hành, khả

năng đáp ứng kém [3]. Đây chính là lúc thấy rõ nhất vai trò của Kiến trúc tổng thể. Một

trong những xu hướng tất yếu hiện nay là áp dụng cách tiếp cận và ứng dụng Kiến trúc

tổng thể trong các bộ, ngành, chính phủ [4] [5]. Nó giúp cho tổ chức:

20

- Đồng bộ hóa CNTT với nghiệp vụ, mang lại sức mạnh tổng hợp từ các nguồn khác

nhau, các bộ phận khác nhau của một tổ chức.

- Tránh được việc đầu tư trùng chéo, lặp lại

- Xây dựng được bộ tiêu chuẩn cho toàn bộ hệ thống, nên dễ dàng phối hợp, chia sẻ

giữa các dự án cũng như mở rộng hệ thống.

- Xây dựng được quy trình đầu tư rõ ràng, giảm bớt thời gian thực hiện đầu tư…

Hình 0.2: Lợi ích của EA

21

Quy trình xây dựng Kiến trúc Tổng thể

Hình 0.3: Quy trình xây dựng Kiến trúc tổng thể

Quy trình bao gồm 3 bƣớc chính [10]:

Mô tả kiến trúc hiện tại (As-Is): Qua quá trình khảo sát và đánh giá

hiện trạng, ta dựng lại kiến trúc hiện tại của hệ thống. Qua đó có

thể xác định đƣợc vấn đề của hệ thống hiện tại.

Mô tả kiến trúc tương lại (To-Be): Là kiến trúc cần đạt tới của tổ

chức dựa trên Khung Kiến trúc, tầm nhìn của tổ chức và sự lựa

chọn công nghệ.

Kế hoạch chuyển đổi (Transition Plan): Từ Kiến trúc hiện tại và

Kiến trúc tƣơng lai, xây dựng các bƣớc bao gồm các giải pháp, và

trình tự, độ ƣu tiên cần thực hiện để chuyển từ hiện tại sang kiến

trúc tƣơng lai.

Xây dựng HTTT tổng thể theo hƣớng tiếp cận kiến trúc tổng thể

Hệ thống quản lý thông tin tổng thể hay HTTT tổng thể

(Enterprise content management) đƣợc hiểu là nền tảng ứng dụng, cung

cấp các chức năng cơ bản thu thập, quản lý, lƣu trữ, bảo quản và phân

phối hiệu quả nguồn nội dung, thông tin phi cấu trúc của tổ chức.

Hệ thống quản lý thông tin tổng thể có 3 đặc tính [8]:

- Đặc tính thứ nhất: hệ thống quản lý thông tin tổng thể nhƣ là một

phần mềm trung gian (middleware), cho phép tích hợp, kết nối các

22

thành phần ứng dụng trong hệ thống. Hệ thống quản lý thông tin

tổng thể đƣợc triển khai để khắc phục những hạn chế do sự hoạt

động riêng rẽ của các phần mềm ứng dụng trong tổ chức, đặc biệt

tự động khớp nối quy trình nghiệp vụ ở các khâu chuyển đổi dữ

liệu từ phi cấu trúc sang có cấu trúc. Hệ thống thông tin tổng thể

cung cấp cơ sở hạ tầng cần thiết cho hệ thống thông tin dựa trên

nền tảng web. Trong đặc tính này, ứng dụng tích hợp tổng thể (EAI

- Enterprise Application Integration) và kiến trúc hƣớng dịch vụ

(SOA - Service-Oriented Architecture) đóng vai trò quan

trọng trong việc triển khai hệ thống quản lý thông tin tổng thể.

- Đặc tính thứ hai: các thành phần/phân hệ (thu thập, quản lý, lƣu

trữ, bảo quản, phân phối) của hệ thống quản lý thông tin tổng thể

nhƣ là những dịch vụ độc lập. Các chức năng này đƣợc khai

thác nhƣ các dịch vụ dùng chung, cho phép tất cả các ứng dụng

trong tổ chức có liên quan đều có thể sử dụng, nhờ vậy tổ chức

tránh đƣợc đầu tƣ trùng lặp. Trong đặc tính này, tiêu chuẩn cho

các giao diện kết nối giữa dịch vụ khác nhau đóng vai trò quan

trọng trong việc triển khai hệ thống quản lý thông tin tổng thể.

- Đặc tính thứ ba: hệ thống quản lý thông tin tổng thể nhƣ là một

tổng kho lƣu trữ thống nhất cho tất cả các loại thông tin của tổ

chức. Dữ liệu cấp tổ chức do tất cả các ứng dụng xử lý sẽ lƣu trữ

tập trung tại một kho thống nhất, đảm bảo cung cấp thông tin, dữ

liệu cần thiết cho tất cả các ứng dụng. Nhờ vậy, tổ chức loại bỏ tính

thiếu nhất quán về thông tin, dữ liệu và giảm thiểu đƣợc chi phí

lƣu trữ. Trong đặc tính này, việc quản lý vòng đời của tài liệu

(chứa dữ liệu, thông tin) đóng vai trò quan trọng trong việc triển

khai hệ thống quản lý thông tin tổng thể.

Từ những phân tích về kiến trúc tổng thể và đặc trƣng của HTTT

tổng thể kể trên là tiền đề cho việc xây dựng các tiêu chuẩn kỹ thuật và

công nghệ cần đạt đƣợc cho HTTT tổng thể cho các đơn vị đào tạo sau

đại học.

23

Áp dụng cách tiếp cận EA để xây dựng HTTT tổng thể

Nhữ đã phân tích ở trên, để xây dựng hệ thống thông tin cho đơn vị

đào tạo sau đại học một cách toàn diện, cần xây dựng theo hƣớng tiếp

cận kiến trúc tổng thể, nhắm tới việc tích hợp toàn diện các hoạt động,

nghiệp vụ, thông tin của đơn vị đào tạo sau đại học, tiến tới xây dựng

một hệ thống thông tin tổng thể [3].

Phần này sẽ tiếp cận theo hƣớng xây dựng các thành phần kiến trúc

chính (Kiến trúc nghiệp vụ, kiến trúc thông tin, kiến trúc ứng dụng, kiến

trúc công nghệ) phù hợp với đặc thù của các đơn vị đào tạo sau đại học.

Từ đó sẽ đề xuất giải pháp về kiến trúc hệ thống thông tin tổng thể cho

các đơn vị này.

Kiến trúc nghiệp vụ

Các nguyên tắc nghiệp vụ của đơn vị đào tạo sau đại học

Các nguyên tắc nghiệp vụ là cơ sở cho sự phát triển vàp áp dụng Kiến trúc tổng thể

(EA) và Kiến trúc Nghiệp vụ (BA) nói riêng.

STT Nguyên Tắc Nội Dung

1 Thỏa mãn sự mong đợi

của học viên, cán bộ

giảng viên.

Toàn bộ các hoạt động của học viện tạp

trung vào việc đào học viên, nâng cao chất

lƣợng đào tạo và đội ngũ giảng dạy.

2 Phù hợp các tiêu chuẩn Tất cả các hoạt động trong đơn vị đào tạo

Đại học và sau đại học phải phù hợp với các

quy trình đào tạo tiêu chuẩn của Bộ Giáo

Dục và đào tạo

3 Các quy trình nghiệp

thống nhất

Các quy trình nghiệp vụ quản lý đào tạo và

hỗ trợ hoạt động đào tạo thống nhất giữa tất

cả các cơ sở đào tạo.

4 Phối hợp giữa các tổ

chức, phòng ban

Các nghiệp vụ liên quan giữa các phòng ban,

tổ chức trong đơn vị đào tạo đại học có liên

kết chặt chẽ với nhau, không chồng chéo.

Kiến trúc nghiệp vụ chính của các đơn vị đào tạo đại học

24

Hình 0.4: Tổng quan các nghiệp vụ chính tại đơn vị đào tạo đại học

Với đặc thù là một đơn vị đào tạo, nghiệp vụ cốt lõi của các đơn vị

đào tạo đại học và sau đại học là Quản lý đào tạo [9]. Các nghiệp vụ khác

sẽ phục vụ cho việc tổ chức, vận hành và bổ trợ cho nghiệp vụ Quản lý

đào tạo. Trong tƣơng lai có thể phát sinh những nghiệp vụ mới nhƣng

vẫn phải đảm bảo tính đồng nhất và tƣơng tác với Quản lý đào tạo.

Kiến trúc thông tin

Sau khi xây dựng Kiến trúc Nghiệp vụ, cần tiến hành xây dựng Kiến

trúc Thông tin với các yêu cầu về thông tin hỗ trợ các chức năng cũng

nhƣ quy trình nghiệp vụ của đơn vị đào tạo đại học. Các thành phần

chính trong Kiến trúc Thông tin bao gồm:

Các nguyên tắc dữ liệu.

Mô hình dữ liệu để hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ.

Các nguyên tắc dữ liệu

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tiếng Việt

25

1. Nguyễn Minh Hồng (2010), Nghiên cứu xây dựng kiến trúc công nghệ

thông tin và truyền thông và các giải pháp công nghệ phù hợp cho việc

triển khai Chính phủ điện tử ở Việt Nam,Báo cáo tổng hợp Đề tài khoa

học cấp Nhà nƣớc mã số KC.01.18 ,Bộ Thông tin Truyền thông.

2. Văn phòng Quốc hội (2010), Triển khai ứng dụng CNTT tại văn phòng

Quốc hội năm 2010, Hà Nội.

3. Phan Vĩnh Trị, Kiến trúc Tổng thể và tái cơ cấu, URL:

http://zxc232.wordpress.com/2012/09/12/kien-truc-doanh-nghiep-va-

tai-co-cau

4. Nguyễn Ái Việt, Lê Quang Minh, Đoàn Hữu Hậu, Ngô Doãn

Lập, Đỗ Thị Thanh Thuỳ (2014), Đánh giá cơ quan điện tử dựa

trên mô hình ITI-GAF, Kỷ yếu hội nghị quốc gia FAIR 2014

5. Nhóm nghiên cứu Kiến trúc tổng thể, Viện CNTT- Đại học Quốc

gia Hà Nội (2013), Quốc hội điện tử Việt Nam, Báo cáo dự án

6. Đoàn Hữu Hậu (2014), Nghiên cứu các phương pháp luận xây

dựng Kiến trúc tổng thể, đề xuất phương pháp luận áp dụng tại

Việt Nam, Luận văn thạc sỹ.

7. Học viện Khoa học Xã hội (2012), Các văn bản liên quan đến tổ

chức và hoạt động của Học viện Khoa học Xã hội.

8. Cục tin học hóa, Bộ thông tin truyền thông (2011), Dự thảo hệ

thống Quản lý thông tin tổng thể.

9. Văn phòng chính phủ, Điều lệ trường Đại học ban hành theo

Quyết định số 58/2010/QĐ-TTg ngày 22 tháng 9 năm 2010 của

Thủ tướng Chính phủ

http://www.moj.gov.vn/vbpq/lists/vn%20bn%20php%20lut/view

_detail.aspx?itemid=25918

Tiếng Anh

10. Graham McLeod (2002), The Inspired Enterprise Architecture

Frameworks, WhitePaper, Inspired, URL:

26

http://www.inspired.org/InspiredFrameworksWhitePaper.pdf

[accessed 11 December 2012].

11. Roger Sessions(2007), A Comparison of the Top Four Enterprise

Architecture Methodologies, ObjectWatch

12. John A. Zachman (2011), John Zachman's Concise Definition of The

Zachman Framework™, URL: http://www.zachman.com/about-the-

zachman-framework [accessed 23 December 2012].

13. The Open Group Architectural Framework, TOGAF 9.1 Online

Documents, URL: http://pubs.opengroup.org/architecture/togaf9-

doc/arch/ [accessed 15 December 2012]

14. Univesity of Canberra (2006), Development of an Enterprise

Architecture for the university of Canberra.

15. Univesity of Helsinki (2014), Enterprise Architecture for the university

of Helsinki

16. Technology-training, Introduction to TOGAF, URL:

http://www.technology- training.co.uk/introductiontotogaf_31.php.

17. USA (2013), Federal Enterprise Architecture Framework, version 2.0.

18. https://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_architecture_framework