Modul Office Access 2007 - · PDF fileMODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian Ajat Didik...

MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian

Ajat Didik Budiansyah 1 Modul Microsoft Office Access 2007

MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007

Cakupan Panduan :

• Dasar-dasar Microsoft Access : Pengenalan software

berbasis data, Memulai Microsoft Access

• Pengoerasian Microsoft Access : Menyiapkan table,

mengisi table, mengedit table, menampilkan dan

menghapus table/record

Tujuan Tutorial :

• Dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan prosedur

pengoperasian program Microsoft Access.

• Mempersiapkan aplikasi dan data masukan.

• Menggunakan aplikasi pemasukan data.

• Menggunakan aplikasi untuk meng-update data.

• Menggunakan aplikas untuk men-delete data.

• Mengecek hasil entry data.

• Mengisi check list entry data.



PENDAHULUAN

Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah database yang canggih yang

digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah.

Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan Microsoft Access diantaranya

dapat melakukan proses pernyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan

data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan

lai sebagainya.

MEMBUKA PROGRAM MS. OFFICE ACCESS 2007

1. Klik tombol Start

2. Arahkan ke All Programs

3. Arahkan ke Microsoft Office

4. Klik kiri Microsoft Office Access 2007

5. Muncul Template Categories, klik icon Blank Database untuk membuat database baru.

6. Muncul dialog Blank Database, isi kotak File Name sesuai nama database yang diinginkan

(contoh : PPDB-Kelas-Tahun)



7. Klik icon Folder jika ingin merubah lokasi penyimpanan.

8. Kemudian klik tombol Create

9. Muncul tampilan awal table dalam bentuk Datasheet View.

Tampilan menu Home :

Tampilan menu Create :



Tampilan menu External Data :

Tampilan menu Database Tools :

MEMBUAT TABEL

Tabel dibuat untuk menyimpan data yang menjadi database.

1. Dari tampilan Datasheet View di atas, ubah kedalam tampilan Design View dengan cara klik

menu Home kemudian klik panah icon View lalu klik icon Design View.

2. Tampilan awal menjadi Design View. Isi File Name dan Data Type sesuai bentuk table yang akan

dibuat.

3. Tentukan Primary Key dengan cara klik Field Name yang akan dibuat, agar tidak ada data yang

sama pada Field tersebut.



Ketik seperti table di bawah :

Field Name Data Type Description

No AutoNumber

* No_pendf Text

Nama Text

Prog_pilihan Text

PKn Number

B_ind Number

Mtk Number

B_ing Number

IPA Number

IPS Number

Jml_nilai Number

Jml_bbt Number

Ket Text

4. Klik Datasheet View sehingga muncul dialog Save, kemudian klik tombol Yes.

5. Tampilan Table yang dibuat.



MEMBUAT QUERY

Query dibuat untuk menggabungkan lebih dari satu table dan untuk menghitung beberapa field.

Langkah-langkah membuat Query :

1. Klik menu Create

2. Klik icon Query Design

3. Akan muncul dialog Show Table, pilih table DAFTAR, keudian klik tombol Add.



4. Tampilan Query dalam bentuk Design View, masukan semua Field dari Table yang sudah dibuat

di atas.

5. Ketik rumus di field Jml_nilai seperti gambar di bawah :



6. Ketik rumus di field Jml_bbt seperti gambar di bawah :

7. Simpan Query yang sudah dibuat.

MEMBUAT FORM

Form digunakan untuk data entry (memasukan data) yang akan tersimpan dalam table atau query

tergantung sumber (source) Form tersebut. Langkah membuat Form sbb:

1. Pilih menu Create

2. Klik panah icon More Form

3. Klik Form Wizard, sehingga muncul dialog di bawah

4. Pada kotak Tables/Queries. Pilih Table:DAFTAR kemudian pindahkan seua field Available field

ke Selected Field dengan menekan tombol



5. Kemudian klik tombol

6. Kemudian klik tombol



7. Terakhir klik tombol

8. Tampilan Form yang dibuat dalam bentuk Form View.



9. Ubah tampilan ke Design View supaya bias di edit dengan cara pilih meu Home kemuadian klik

panah icon View, lalu klik icon Design View.

UBAH TAMPILAN FORM

Gunakan menu Design, kemudian klik tool Label lalu klik di Form jika ingin membuat label di Form.

Tampilan Form berubah.



MASUKAN RUMUS KE TEXT BOX

Text Box Jml_nilai dan Jml_bbt dalam kondisi Form View masih terlihat kosong, untuk itu kita ketikkan

rumus di text box tersebut. Dengan cara :

1. Pastikan tampilan Form dalam bentuk Design View

2. Klik Property Sheet di menu Design, sehingga muncul dialog Property Sheet di sebelah kanan

monitor.

3. Ubah Selection type ke field Jml_nilai atau Jml_bbt.

4. Klik text box Control Source, kemudian klik tombol

5. Untuk Jml_nilai, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah.



6. Untuk Jml_bbt, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah.

MEMASUKAN DATA (INPUT DATA)

Melalui jendela Datasheet View dari sebuah table dapat melakukan proses editing dengan meyuting

data yaitu proses penambahan data record, memindahkan data record, menyalin data record maupun

menghapus data record.

Prosedur yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Pada jendela database pilih salah satu nama form yang data table-nya ingin anda masukkan.

2. Pastikan form dan table dalam tampilan Datasheet View.

3. Jangan memulai input data dari field AutoNumber.

4. Gunakan tombol Tab untuk berpindah dari field satu ke field yang lain.



Setelah selesai memasukan data di form maka kita dapat melihat data pada query seperti di bawah.

MENGUBAH DATA

A. Memilih Field dan Record

Beberapa cara melakukan editing data pada sebuah jendela Datasheet View pada daftar sebagai

berikut:

Untuk Memilih Perintah

Sebuah sel Klik pada posisi sel tersebut

Beberapa sel Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai

meilintasi beberapa sel yang ingin dipilih

Sebuah kolom Klik pada posisi selector kolom

Beberapa kolom Drag drop pointer pada posisi selector kolom

Sebuah record Klik pada posisi selector baris

Beberapa record Drag drop pointer pada posisi selector baris

Semua record Klik tombol Select All yag ada pada selector baris

Pilih perintah Select All Record dari menu Edit

Tekan kombinasi tombol Ctrl+A

B. Memindahkan Insertion Point

Untuk memindahkan Insertion Point dapat menggunaka fasilitas yang ada diperintag Go To, perhatikan

table berikut :

Pindah Ke Klik

Awal Record First Record

Akhir Record Last Record

Record sebelumnya Previous Record

Record berikutnya Next Record



Record baru New Record

Record tertentu Tekan tombol F5 atau ketik nomor

Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan

menekan tombol enter

C. Menambah Record

Menambah record sama dengan mengedit record yaitu embuak kembali table, query atau form tetapi

kita langsung posisikan posisikan pada record yang kosong.

Menambah Field

Dengan langkah sebagai berikut:

1. Buka File Database yang sudah dibuat

2. Pilih table yang sudah dibuat

3. Ubah ke tampilan Design View

4. Klik field Ket lalu klik kanan dan klik kiri Insert Row.

5. Ketik field baru (contoh Asal_skl) caranya sama seperti membuat field pertama kali.

6. Kemudian ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.

Field Name Data Type Description

No AutoNumber

* No_pendf Text

Nama Text

Prog_pilihan Text

PKn Number

B_ind Number

Mtk Number

B_ing Number

IPA Number

IPS Number

Jml_nilai Number

Jml_bbt Number

Asal_skl Text Tambahan

Ket Text

Untuk menampilkan di query, dengan langkah sbb:

1. Buka nama query yang sudah dibuat.

2. Ubah ke tampilan Design View

3. Tempatkan pointer di field Ket.

4. Klik tombol Insert Columns di menu Design, sehingga berubah menjadi tampilan di bawah.



5. Masukan field Asal_skl

6. Tampilan Design View berubah seperti di bawah.

7. Ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.



LATIHAN – LATIHAN

1. Buatlah table di Microsoft Office Access!

Tabel 1

No Kode_brg Nama_brg Stok_awal Brg_msk Brg_klr Stok_akhir Harga_stn Jml Ket

Tabel 2

No Nisn Nama_siswa Tmt_lhr Tgl_lhr Nama_ortu Asal_skl Thn_lulus Ket

Tabel 3

No Nisn Nama_siswa pai pkn B_ind penjas Seni_budaya Jml Ket

Tabel 4

No Nisn Nama_siswa B_ing mtk kimia ipa ips kkpi Jml Ket

Tabel 5

No Nisn Nama_siswa pdil kml gtl abc xyz Jml Ket

2. Buatlah query dari table di atas!

3. Buatlah form dari table di atas!

4. Buatlah report dari table di atas!

5. Gabungkanlah Table 3, 4 dan 5 menggunakan Query!

Modul Office Access 2007 - · PDF fileMODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian Ajat Didik...

Documents

Transcript of Modul Office Access 2007 - · PDF fileMODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian Ajat Didik...