3. Modul Praktikum PKomp ACCESS 2013

F.X. Made Setianto, S.Pd. PENDIDIKAN MATEMATIKA JPMIPA FKIP Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2014

ACCESS 2013

Modul

Praktikum

Pengantar

Komputer

Modul Praktikum Pengantar Komputer Microsoft ACCESS 2013 F.X. Made Setianto, S.Pd.

i

Daftar Isi A. Pendahuluan ................................................................................................................................................................ 1 B. Membuat Database ................................................................................................................................................... 1 C. Mengenal Struktur Data (Database) pada Table ........................................................................................ 2 D. Merancang Struktur Data (Database) melalui Table................................................................................ 3 E. Membuat Struktur Data (Database) pada Table ........................................................................................ 3 F. Mengedit Struktur Data (Database) pada Table ......................................................................................... 5 G. Mendesain Bentuk Tampilan (Form) .............................................................................................................. 6 H. Mendesain Model Print Out (Report) ........................................................................................................... 11 TUGAS 1 .............................................................................................................................................................................. 13 I. Mendesain Menu .................................................................................................................................................... 14 TUGAS 2 .............................................................................................................................................................................. 18


1

A. Pendahuluan

Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi untuk mengolah Database model relasional karena terdiri dari lajur kolom dan baris. Dalam merancang database antara Tabel, Form, Query, Report, Macro, Modul dan Pages saling terkait sehingga dapat dikoordinasikan dalam pembuatan Tombol Macro, Menu Drop Down dan Menu Switchboard. Dengan Microsoft Office Access mahasiswa dapat merancang Aplikasi Database diantaranya yaitu untuk membuat aplikasi program: 1. Administrasi Pendidikan, 2. Gaji Karyawan/Pegawai, 3. Kehadiran/Absensi, 4. Persediaan Barang, 5. Penjualan dan Pembelian, 6. Antrian Kunjungan Berobat. Selain itu, masih banyak aplikasi lainnya yang bisa mahasiswa buat dengan Microsoft Access. Memulai Microsoft Access 2013

Klik tombol Start. Lanjutkan dengan memilih All Programs > Microsoft Office 2013 > Access 2013

atau dengan cara mengklik dua kali icon Access 2013 yang ada di Desktop komputer.

B. Membuat Database

Untuk membuat sebuah Struktur Data (Database) kosong, langkah-langkahnya cukup mudah, yaitu: 1. Pada halaman awal Access 2013, pilihlah Blank desktop database pada panel sebelah kiri.

2. Selanjutnya pada panel seperti di bawah ini. Gantilah nama pada kotak File Name, dalam hal

ini sebagai contoh berilah nama dengan Latihan1 kemudian klik tombol Create.


2

3. Setelah kalian menekan tombol Create, akan terbuat sebuah database yang masih kosong. Kemudian kalian akan dihadapkan pada bidang kerja seperti berikut:

Sampai tahap ini kalian telah mempelajari cara membuat database kosong (New Database) dengan Access 2013.

C. Mengenal Struktur Data (Database) pada Table

Field : Struktur data yang merupakan bagian dari kolom. Record : Data yang terangkai berdasarkan susunan beberapa field, yang

merupakan bagian dari baris Tables : Struktur data yang terdiri dari field-field (diberi nama sesuai dengan

kebutuhan), yang dirancang pada suatu table

Forms : Untuk membuat rancangan tampilan dalam bentuk tabel (form) sebagai bahan

untuk entry data Queries : Untuk membuat relasi atau pengabungan (link) dari beberapa table

(rangkaian atau gabungan beberapa bagian struktur data). Reports : Untuk menampilkan data-data dalam bentuk tampilan/format laporan sesuai

dengan data yang diproses. Macros : Untuk mengkoordinasikan dan mengendalikan pekerjaan dari menu table, form,

report, dan query menjadi tombol serta menu secara otomatis. Pages : Untuk merancang tampilan data Access pada halaman web melalui sistem

jaringan(server) Modules : Digunakan untuk membuat rancangan modul pengolahan database yang dibuat

dengan mengunakan kode pada visual basic.


3

D. Merancang Struktur Data (Database) melalui Table

Sebelum membuat table pada aplikasi Microsoft Access, kalian perlu membuat dulu perencanaan penyusunan field-field yang akan menjadi informasi dari aplikasi yang dirancang, agar data yang dihasilkan menjadi tepat dan akurat. Berikut adalah Soal Latihan:

Rancanglah sebuah struktur data pada Table untuk pendataan mahasiswa baru pada Prodi Pendidikan Matematika dengan nama tabel BIODATA MAHASISWA dan rangkaian field sebagai berikut:

Field Name Data Type Field Size Caption

No Auto Number Long integer Nomor urut NIM Short text 9 Nomor Induk Mahasiswa Nama Short text 25 Nama lengkap L/P Short text 1 Jenis kelamin (L=Laki-laki;

P=Perempuan)

TgL Date/Time Medium Date Tanggal lahir T4L Short text 25 Tempat lahir Asal Sekolah Short text 25 Nama SMA/K asal email Short text 25 Alamat email

E. Membuat Struktur Data (Database) pada Table

1. Bukalah database yang telah dibuat sebelumnya yaitu Latihan1.accdb 2. Klik tab menu Create 3. Klik icon Table Design

4. Akan tampil halaman seperti berikut:


4

5. Isi masukan Field Name, Data Type, Field Size, Caption seperti yang telah disusun sebelumnya. Cermati gambar di bawah.

6. Berikan Field Kunci (Primary Key) untuk field Nomor Induk (tujuannya untuk

menghindari terjadinya pemasukan Nomor Induk yang sama/double atau pekerjaan berulang)

7. Klik field NIM 8. Klik icon Primary Key

9. Klik Icon Save untuk menyimpan table tersebut 10. Maka muncul form dialog Save As

11. Ketik BIODATA MAHASISWA untuk memberi nama table (nama salah satu rangkaian

struktur data) tersebut


5

F. Mengedit Struktur Data (Database) pada Table

Jika kalian ingin memperbaiki (mengedit) salah satu field pada BIODATA MAHASISWA yang terdapat pada table, misalnya field Jenis Kelamin Data Type menjadi Lookup Wizard maka tahapannya adalah seperti berikut ini:

1. Klik kanan pada BIODATA MAHASISWA: Table 2. Pilih dan klik Design View 3. Klik pada Data Type Jenis Kelamin (L/P) ubah pilihan

Short Text menjadi Lookup Wizard

4. Klik option I will type in the values that I want

5. Klik Next 6. Isi pada Number of columns seperti berikut:


6

7. Klik Finish

G. Mendesain Bentuk Tampilan (Form)

Untuk membuat Form pastikan tab menu Create aktif Klik icon Form Design

Maka selanjutnya akan muncul Form Design Standar seperti di bawah ini


7

1. Memasukkan Fields ke Form a. Klik icon Add Existing Fields untuk mengeluarkan Field List

b. Double klik satu persatu pada Field List untuk memasukan field ke dalam form

Maka field tersusun semua dalam form seperti gambar di atas.

c. Atur kotak text, kira-kira sesuai dengan ukuran masing-masing field


8

d. Jika sudah fix silakan simpan form dengan mana Form Mahasiswa

2. Membuat Tombol Perintah Button berguna untuk membuat tombol perintah pada form. Tombol Button akan melaksanakan intruksi sesuai dengan perintah sesuai tombol Button yang kalian pilih agar memudahkan pengoperasian pada saat entry data. a. Klik tombol Button yang ada pada menu Design.

b. Arahkan kursor ke dalam bagian bawah form di mana tombol Button akan diletakkan

kemudian klik. c. Setelah di klik akan muncul form aksi (Actions) yang dikelompokkan menurut

kategorinya (Categories). Pada contoh berikut ini kalian akan menentukan pilihan tombol untuk menambah record (data).


9

d. Klik option Text: Pada kotak text ketik Tambah, klik Next

e. Ketik nama tombol cmdTambah dan klik Finish

f. Kerjakan dengan perintah yang sama untuk tombol Hapus dan Tutup Form.


10

3. Memberikan Judul Tampilan (Form) a. Klik icon Label

b. Arahkan kursor ke dalam bagian atas form dan klik, ketik FORM DATA MAHASISWA

PEND. MATEMATIKA USD

4. Mengedit Caption Field

a. Klik Caption yang akan diedit misalnya Nomor Urut b. Klik Property Sheet, maka muncul daftar Property c. Pada tabulasi Format ganti Caption dengan No. Urut


11

H. Mendesain Model Print Out (Report)

Pada kasus ini kalian akan mengunakan fasilitas Wizard agar cepat dalam pembuatan laporan atau report. Berikut adalah tahapannya: 1. Pastikan tab menu berada pada Create, klik icon Report Wizard

2. Maka muncul form dialog seleksi field berikut

3. Klik tanda > untuk memilih field yang akan di tampilkan ke laporan (pada contoh ini No tidak di pilih), klik Next, dan klik Next sekali lagi 4. Maka selanjutnya akan muncul form grouping.

Pada tahap ini ditanyakan apakah kalian mau membuat Group data? Pada contoh ini kita tidak akan membuat grup data. Untuk itu langsung klik Next.


12

5. Selanjutnya akan muncul form Sort order seperti di bawah ini.

Pada tahap ini ditanyakan apakan kalian mau mengurutkan data ? Apabila Ya, berdasarkan field apa? Pada contoh ini urutkan data berdasarkan field NIM.

Klik pada combo 1, urutkan berdasarkan NIM. Klik Next 6. Selanjutnya akan muncul form dialog mengatur kertas report, klik Orientation: Landscape.

Klik Next.

7. Selanjutnya akan muncul kotak teks untuk memberi nama Report yang telah dibuat. Ketik title report: LAPORAN BIODATA MAHASISWA, klik Finish


13

8. Maka terciptalah Model Print Out secara Laporan yang siap dicetak dengan tampilan seperti berikut:

TUGAS 1:

1. Buatlah tabel BIODATA MAHASISWA yang mencakup: NIM, nama, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, golongan darah, alamat email, dan nomor kontak (HP/WA/BBM)!

2. Rancanglah sebuah tabel untuk pendataan dosen pada Prodi Pendidikan Matematika JPMIPA USD dengan nama tabel BIODATA DOSEN, gunakan data seadanya yang ada pada web USD!

3. Buat 2 tabel ini pada file ACCESS yang sama, simpan di folder kalian dengan nama NIM kalian, contoh: 131414143.accdb


14

I. Mendesain Menu

Pembuatan menu program berupa tombol menu yang memiliki link dengan menu tersebut dapat dibuat melalui Menu Switchboard. Langkah pertama pada ACCESS 2013 yang baru pertama kali dipakai yaitu memunculkan ribbon Switchboard Manager, caranya yaitu,

1. Buka ACESS 2013, masuk menu FILE > OPTIONS > CUSTOMIZE RIBBON > Choose commands from: All Commands > Switchboard Manager

2. Sebelum menambahkan ribbon Switchboard Manager ke tab ACCESS 2013, buatlah

dulu New Grup pada Database Tools.


15

3. Tambahkan ribbon Switchboard Manager ke New Group Database Tools, klik Add

4. Klik OK maka pada tab ACCESS 2013 kalian sudah muncul ribbon Switchboard

Manager.

Kemudian langkah membuat Menu Switchboard adalah sebagai berikut, terlebih dahulu buka file Latihan.accdb kalian: 1. Klik tab menu Database Tools 2. Klik icon menu Switchboard Manager 3. Apabila ada pertanyaan untuk menciptakan satu Switchboard seperti gambar di bawah maka klik Yes

4. Klik Edit untuk mengubah nama menu, ketik pada kotak Switchboard, Name: Menu Biodata Prodi P.Matematika


16

5. Membuat Item Menu a. Klik New.. untuk membuat item menu tombol input data b. Pada Text: ketik Input Biodata Mahasiswa

Pada Command: klik combo pilih Open Form in Add Mode Pada Form: klik combo pilih Form Mahasiswa Klik OK

c. Klik New.. untuk membuat item menu tombol Laporan:

Pada Text: ketik Laporan Biodata Mahasiswa Pada Command: klik combo pilih Open Report Pada Report: klik combo pilih LAPORAN BIODATA MAHASISWA Klik OK

Menu Biodata Prodi P. Matematika


17

d. Klik New.. untuk membuat item menu tombol tutup program: Pada Text: ketik Tutup Pada Command: klik combo pilih Exit Application Klik OK

e. Maka item menu tampak tersusun tiga item. Klik Close

f. Maka Menu Switchboard siap untuk dijalankan Klik kanan pada Switchboard Pilih Open

Menu Biodata Prodi P. Matematika


18

TUGAS 2:

1. Lengkapi fasilitas menu Switchboard ini dengan BIODATA DOSEN yang sudah kalian buat sebelumnya!

2. Silakan diisi datanya (entry), untuk dosen harus lengkap sedangkan untuk data mahasiswa diisi dengan data kalian, 5 NIM di atas kalian dan 5 NIM di bawah kalian! Contoh: NIM saya 131414143 maka data teman yang saya entry adalah

No NIM 1 131414138 2 131414139 3 131414140 4 131414141 5 131414142 6 131414143 7 131414144 8 131414145 9 131414146 10 131414147 11 131414148

3. Modul Praktikum PKomp ACCESS 2013

Documents

Transcript of 3. Modul Praktikum PKomp ACCESS 2013