Lecce, Italy, 29/10/2015

Brizio Palam

Capo Area Coordinamento e Piani

Ripartizione Informatica

Caso di studio: Introduzione del sistema

di e-voting nellUniversit del Salento

La gestione degli stakeholder nei

progetti informatici

Agenda

LUniversit del Salento

Il progetto e-voting

La gestione del progetto

Conclusioni

2Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Universit del Salento

3Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Ripartizione Informatica

DIRETTORE

Coordinatore

Area SistemiArea

Infrastrutture

Area Laboratori

Informatici ed

Assistenza

Area

Coordinamento

e Piani

Direzione Generale

4Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Le elezioni studentesche

5Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Svolte ogni biennio

Regolamento per le Elezioni delle Rappresentanze studentesche

Circa 20.000 studenti

67 Consessi in cui eleggere i rappresentanti

Gli obiettivi del progetto

Ridurre i costi di gestione

Ridurre i tempi di gestione

Ridurre i tempi di scrutinio

Erogare le elezioni entro 6 mesi: obiettivo operativo 2014

Fornire agli studenti un servizio innovativo

6Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Soluzione: lE-voting

7Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Voto Elettronico mediante apposito software

Postazioni dedicate per il voto

Scrutinio Centralizzato e telematico

Votazione tramite menu, quindi senza la possibilit di invalidare la scheda

Cifratura della scheda

Garanzia dellanonimato

Gli stakeholder

8Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Le macro-fasi del progetto

9Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

FASE 11/13 12/13 01/14 02/14 03/14 04/14 05/14

Individuazione

Tecnologia

Modifica

Regolamenti

Definizione della

Configurazione

Setup della

piattaforma e dei seggi

Formazione personale

e utenza

Collaudo

Elezioni

Individuazione della soluzione

Valutazione delle soluzioni software

Gli attori coinvolti nella fase:

Direzione della Ripartizione ed Area Coordinamento e Piani: propone soluzione

Direzione Generale: valida la soluzione

Ufficio Legale / Affari Istituzionali: verifica la soluzione proposta dal punto di vista normativo

Consiglio degli studenti: esprime parere sulla soluzione proposta

Altri Atenei: esperienza sulluso della soluzione individuata

Fornitore: demo da remoto e presentazione soluzione

10Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Modifica Regolamenti

E necessario regolamentare la nuova procedura

di elezione delle rappresentanze studentesche

Gli attori coinvolti nella fase:

Area Coordinamento e Piani: fornisce supporto alla descrizione

del software

Ufficio Affari Istituzionali ed Ufficio Legale: istruttoria per

lemissione del nuovo regolamento

Consiglio degli studenti: consultato per aspetti relativi allelegibilit

dei candidati

Individuazione delle date delle votazioni: Delibera

del S.A. sentito il Consiglio degli studenti11Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Definizione della Configurazione

Individuare la quantit dei seggi, la loro

collocazione ed il numero di postazioni

Gli attori coinvolti in questa attivit:

Rappresentanti degli studenti: parere e suggerimenti

sulla configurazione dei seggi (locazione e numero di

postazioni)

Direzione Generale: valuta le richieste degli studenti;

Area Coordinamento e Piani: supervisiona la definizione

della configurazione; contatta il fornitore del software per

le modifiche;

12Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Setup della piattaforma e dei seggi

Configurare il software di gestione studentiper produrre gli elenchi dei votanti e deicandidabili (per ogni consesso)

Gli attori coinvolti nella fase:

Area Coordinamento e Piani: supervisiona la definizione della configurazione;

Area Sistemi: configura il sistema e le regole di estrazione elenchi;

Facolt: fornitura dei dati relativi ai corsi di studio;

Fornitore software: assiste lUniversit nella configurazione del sistema;

13Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Sistema

StudentiDatabase dei votanti,

dei candidati e delle liste

Anche ad uso della

Commissione Centrale

Area Sistemi

14Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Setup delle regole di

estrazione e verifica

Setup della piattaforma e dei seggi

Setup della piattaforma e dei seggi

Attivit trasversale a tutta la Ripartizione Informatica

Gli attori coinvolti nella fase:

Area Coordinamento e Piani: supervisiona la definizione dei seggi;

Area Laboratori ed Assistenza: setup ed allestimento dei seggi;

Area Infrastrutture: aggiornamento e setup della configurazione della rete;

Facolt: produzione dellassociazione tra corsi di studio e Consigli

15Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Setup della piattaforma e dei seggi

N.62 Postazioni di voto (PC)

N.15 Postazioni di identificazione

N.6 Postazioni per Presidente

N.6 seggi in altrettanti edifici

Garantire connettivit di rete pertutte le postazioni

16Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Formazione del personale e dellutenza

Comunicazione allutenza delle informazioni

necessarie alluso della piattaforma:

Un manuale duso

Una applicazione demo da poter scaricare

Una videoguida di circa 3 minuti

Giornate di formazione con le Commissioni:

Sulluso dellinterfaccia di identificazione;

Sulle procedure da seguire al seggio;

Sulluso della piattaforma di backend;

17Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Collaudo

Attivit di verifica delle postazioni di voto e

del software

Attori coinvolti nella fase:

Area Coordinamento e Piani: supervisione/verifica;

Area Laboratori ed Assistenza: collaudo e test delle

postazioni;

Fornitore: supporto e verifica.

18Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Elezioni: interazione sistemi

Sistema

Studenti

Database dei

votanti, dei

candidati e

delle liste

Procedure di

votazioneEstrazione

esiti

Area

SistemiArea

L&A

19Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Commission

e

Centrale

Elezioni: tempistiche

I seggi elettronici sono aperti per una giornata e mezza

Alle ore 14:00 della seconda giornata di voto i seggi sono chiusi

Alle ore 16:00 circa, in seduta aperta, si procede allo spoglio elettronico delle schede

Alle ore 18:00 tutte le operazioni di scrutinio comprendenti sono concluse con successo.

20Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

I rischi gestiti sono stati rischi relativi

principalmente di natura tecnica in quanto i

rischi sugli stakeholder sono state attenuati

dal loro coinvolgimento inziale.

Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

21

Elezioni: rischi gestiti

Ridondanza postazioni di voto

Ridondanza apparati di connessione alla rete

Formazione di personale in pi

Elezioni

Attori coinvolti nella fase:

Gli studenti! S Anche tutti gli altri

Modalit di lavoro:

Costituzione di 6 Commissioni di Seggio

Costituzione di un apposito Comitato di Tecnici Informatici

che ha supervisionato allallestimento dei seggi, al

Collaudo della piattaforma ed al supporto tecnico nelle

giornate di voto; ci per gestire il rischio di possibile

assenza di personale.

22Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Elezioni: alcuni numeri

62 postazioni di voto utilizzate

67 consessi

4.840 studenti votanti (affluenza del 25,48%)

35.848 schede scrutinate in circa 2 ore

23Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Il coinvolgimento degli stakeholder

Riunioni/demo periodiche tra gli attori coinvolti: Interazione fra gli utenti finali (studenti) ed il fornitore del

software dalla primissima fase

Riunioni interne tra gli uffici per laggiornamento deiRegolamenti

Riunioni con i rappresentanti degli studenti per la definizionedella configurazione dei seggi

Riunioni con le commissioni per demo sulluso del software

Maggiore interattivit tra gli attori;

Maggiore rapidit nellarrivare a soluzionicondivise;

Utili quando gli attori non hanno ruoli operativima ruoli di supporto e di consultazione;

24Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Il coinvolgimento degli stakeholder

Gruppi di lavoro (GdL): I GdL sono normalmente istituiti dal Direttore di una

Ripartizione o direttamente dal Direttore Generale con il fine diraggiungere un obiettivo;

In ogni GdL viene nominato un Coordinatore (P.M.) cheassicura la realizzazione delle attivit e relaziona al Direttore;

Utili quando devono essere svolte delle attivitoperative:

GdL per la configurazione del sistema centrale

Comitato di supporto tecnico

Necessari quando si deve garantire ilraggiungimento di un obiettivo

25Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Conclusioni: miglioramenti introdotti

26Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Drammaticamente velocizzati i tempi di scrutinio;

Contestazioni di schede completamente azzerate;

Nessuna disaffezione: affluenze similari alle elezioni classiche;

Riduzione della carta;

Soddisfazione dellutenza;

Maggiore controllo per le Commissioni di Seggio e per la Commissione Centrale;

Conclusioni: lesson learned

27Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Pianificare per tempo

Guardare avanti: anticipare le attivit per cui si a conoscenza di possibili ritardi (es.: raccolta dati per la configurazione)

Considerare le tempistiche delle attivit manuali in quanto esse non vengono realizzate in tempo zero

Il commitment

Il commitment del top management fondamentale in progetti altamente sfidanti e con poco tempo a disposizione in quanto pu intervenire nellallocazione delle risorse;

Coinvolgere, non informare

Il coinvolgimento totale e la capacit di comunicare con gli stakeholder stato il punto di forza; non si deve solo informare lutenza; ci ancora pi importante se lente una Pubblica Amministrazione.

Conclusioni: Best practice

28Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Coinvolgimento degli stakeholder nel dialogo diretto con il Fornitore

Se gli stakeholder sono troppo numerosi per poter essere coinvolti in toto, identificare dei key stakeholder

Implementare una informatizzazione solo dopo aver effettuato preventivamente lanalisi del processo

Commitment del top management necessario per progetti ad ampio impatto e con tempistiche stringenti

Identificare per tempo degli indicatori utili a verificare oggettivamente la bont del cambiamento (es.: costo del progetto, tempo di conclusione, ecc..)

Conclusioni

30Universit dal Salento Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Gli stakeholders

Gli stakeholders

La risorsa primaria dellUniversit del Salento

www.unisalento.it

Grazie per lattenzione!Q&A

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