Download - La gestione degli stakeholder nei progetti informatici

Lecce, Italy, 29/10/2015

Brizio Palamà

Capo Area Coordinamento e Piani

Ripartizione Informatica

Caso di studio: Introduzione del sistema

di e-voting nell’Università del Salento

La gestione degli stakeholder nei

progetti informatici

Agenda

L’Università del Salento

Il progetto e-voting

La gestione del progetto

Conclusioni

2Università dal Salento – Ripartizione Informatica

Area Coordinamento e Piani

Università del Salento



Ripartizione Informatica

DIRETTORE

Coordinatore

Area SistemiArea

Infrastrutture

Area Laboratori

Informatici ed

Assistenza

Area

Coordinamento

e Piani

Direzione Generale



Le elezioni studentesche



Svolte ogni biennio

Regolamento per le Elezioni delle Rappresentanze studentesche

Circa 20.000 studenti

67 Consessi in cui eleggere i rappresentanti

Gli obiettivi del progetto

Ridurre i costi di gestione

Ridurre i tempi di gestione

Ridurre i tempi di scrutinio

Erogare le elezioni entro 6 mesi: obiettivo operativo 2014

Fornire agli studenti un servizio innovativo



Soluzione: l’E-voting



Voto Elettronico mediante apposito software

Postazioni dedicate per il voto

Scrutinio Centralizzato e telematico

Votazione tramite “menu”, quindi senza la possibilità di invalidare la scheda

Cifratura della scheda

Garanzia dell’anonimato

Gli stakeholder



Le macro-fasi del progetto



FASE 11/13 12/13 01/14 02/14 03/14 04/14 05/14

Individuazione

Tecnologia

Modifica

Regolamenti

Definizione della

Configurazione

Setup della

piattaforma e dei seggi

Formazione personale

e utenza

Collaudo

Elezioni

Individuazione della soluzione

Valutazione delle soluzioni software

•Gli attori coinvolti nella fase:

– Direzione della Ripartizione ed Area Coordinamento e Piani: propone soluzione

– Direzione Generale: valida la soluzione

– Ufficio Legale / Affari Istituzionali: verifica la soluzione proposta dal punto di vista normativo

– Consiglio degli studenti: esprime parere sulla soluzione proposta

– Altri Atenei: esperienza sull’uso della soluzione individuata

– Fornitore: demo da remoto e presentazione soluzione



Modifica Regolamenti

• E’ necessario regolamentare la nuova procedura

di elezione delle rappresentanze studentesche

• Gli attori coinvolti nella fase:

– Area Coordinamento e Piani: fornisce supporto alla descrizione

del software

– Ufficio Affari Istituzionali ed Ufficio Legale: istruttoria per

l’emissione del nuovo regolamento

– Consiglio degli studenti: consultato per aspetti relativi all’elegibilità

dei candidati

• Individuazione delle date delle votazioni: Delibera

del S.A. sentito il Consiglio degli studenti11Università dal Salento – Ripartizione Informatica


Definizione della Configurazione

• Individuare la quantità dei seggi, la loro

collocazione ed il numero di postazioni

• Gli attori coinvolti in questa attività:

– Rappresentanti degli studenti: parere e suggerimenti

sulla configurazione dei seggi (locazione e numero di

postazioni)

– Direzione Generale: valuta le richieste degli studenti;

– Area Coordinamento e Piani: supervisiona la definizione

della configurazione; contatta il fornitore del software per

le modifiche;



Setup della piattaforma e dei seggi

• Configurare il software di gestione studentiper produrre gli elenchi dei votanti e deicandidabili (per ogni consesso)


– Area Coordinamento e Piani: supervisiona la definizione della configurazione;

– Area Sistemi: configura il sistema e le regole di estrazione elenchi;

– Facoltà: fornitura dei dati relativi ai corsi di studio;

– Fornitore software: assiste l’Università nella configurazione del sistema;



Sistema

StudentiDatabase dei votanti,

dei candidati e delle liste

Anche ad uso della

Commissione Centrale

Area Sistemi



Setup delle regole di

estrazione e verifica



• Attività trasversale a tutta la Ripartizione Informatica


– Area Coordinamento e Piani: supervisiona la definizione dei seggi;

– Area Laboratori ed Assistenza: setup ed allestimento dei seggi;

– Area Infrastrutture: aggiornamento e setup della configurazione della rete;

– Facoltà: produzione dell’associazione tra corsi di studio e Consigli




• N.62 Postazioni di voto (PC)

• N.15 Postazioni di identificazione

• N.6 Postazioni per Presidente

• N.6 seggi in altrettanti edifici

• Garantire connettività di rete pertutte le postazioni



Formazione del personale e dell’utenza

• Comunicazione all’utenza delle informazioni

necessarie all’uso della piattaforma:

– Un manuale d’uso

– Una applicazione “demo” da poter scaricare

– Una videoguida di circa 3 minuti

• Giornate di formazione con le Commissioni:

– Sull’uso dell’interfaccia di identificazione;

– Sulle procedure da seguire al seggio;

– Sull’uso della piattaforma di backend;



Collaudo

• Attività di verifica delle postazioni di voto e

del software

• Attori coinvolti nella fase:

– Area Coordinamento e Piani: supervisione/verifica;

– Area Laboratori ed Assistenza: collaudo e test delle

postazioni;

– Fornitore: supporto e verifica.



Elezioni: interazione sistemi

Sistema

Studenti

Database dei

votanti, dei

candidati e

delle liste

Procedure di

votazioneEstrazione

esiti

Area

SistemiArea

L&A



Commission

e

Centrale

Elezioni: tempistiche

I seggi elettronici sono aperti per una giornata e mezza

Alle ore 14:00 della seconda giornata di voto i seggi sono chiusi

Alle ore 16:00 circa, in seduta aperta, si procede allo spoglio elettronico delle schede

Alle ore 18:00 tutte le operazioni di scrutinio comprendenti sono concluse con successo.



I rischi gestiti sono stati rischi relativi

principalmente di natura tecnica in quanto i

rischi sugli stakeholder sono state attenuati

dal loro coinvolgimento inziale.

Università dal Salento – Ripartizione Informatica


21

Elezioni: rischi gestiti

Ridondanza postazioni di voto

Ridondanza apparati di connessione alla rete

Formazione di personale in più

Elezioni

• Attori coinvolti nella fase:

–Gli studenti!– Sì… Anche tutti gli altri…

• Modalità di lavoro:

– Costituzione di 6 Commissioni di Seggio

– Costituzione di un apposito Comitato di Tecnici Informatici

che ha supervisionato all’allestimento dei seggi, al

Collaudo della piattaforma ed al supporto tecnico nelle

giornate di voto; ciò per gestire il rischio di possibile

assenza di personale.



Elezioni: alcuni numeri

62 postazioni di voto utilizzate

67 consessi

4.840 studenti votanti (affluenza del 25,48%)

35.848 schede scrutinate in circa 2 ore



Il coinvolgimento degli stakeholder

Riunioni/demo periodiche tra gli attori coinvolti:– Interazione fra gli utenti finali (studenti) ed il fornitore del

software dalla primissima fase

– Riunioni interne tra gli uffici per l’aggiornamento deiRegolamenti

– Riunioni con i rappresentanti degli studenti per la definizionedella configurazione dei seggi

– Riunioni con le commissioni per demo sull’uso del software

Maggiore interattività tra gli attori;

Maggiore rapidità nell’arrivare a soluzionicondivise;

Utili quando gli attori non hanno ruoli operativima ruoli di supporto e di consultazione;



Il coinvolgimento degli stakeholder

Gruppi di lavoro (GdL):– I GdL sono normalmente istituiti dal Direttore di una

Ripartizione o direttamente dal Direttore Generale con il fine diraggiungere un obiettivo;

– In ogni GdL viene nominato un Coordinatore (P.M.) cheassicura la realizzazione delle attività e relaziona al Direttore;

Utili quando devono essere svolte delle attivitàoperative:

GdL per la configurazione del sistema centrale

Comitato di supporto tecnico

Necessari quando si deve garantire ilraggiungimento di un obiettivo



Conclusioni: miglioramenti introdotti



Drammaticamente velocizzati i tempi di scrutinio;

Contestazioni di schede completamente azzerate;

Nessuna disaffezione: affluenze similari alle elezioni classiche;

Riduzione della “carta”;

Soddisfazione dell’utenza;

Maggiore controllo per le Commissioni di Seggio e per la Commissione Centrale;

Conclusioni: lesson learned



Pianificare per tempo

• Guardare avanti: anticipare le attività per cui si è a conoscenza di possibili ritardi (es.: raccolta dati per la configurazione)

• Considerare le tempistiche delle attività manuali in quanto esse non vengono realizzate in “tempo zero”

Il commitment

• Il commitment del top management è fondamentale in progetti altamente sfidanti e con poco tempo a disposizione in quanto può intervenire nell’allocazione delle risorse;

Coinvolgere, non informare

• Il coinvolgimento totale e la capacità di comunicare con gli stakeholder è stato il punto di forza; non si deve solo “informare” l’utenza; ciò è ancora più importante se l’ente è una Pubblica Amministrazione.

Conclusioni: Best practice



• Coinvolgimento degli stakeholder nel dialogo diretto con il Fornitore

• Se gli stakeholder sono troppo numerosi per poter essere coinvolti in toto, identificare dei “key stakeholder”

• Implementare una informatizzazione solo dopo aver effettuato preventivamente l’analisi del processo

• Commitment del top management necessario per progetti ad ampio impatto e con tempistiche stringenti

• Identificare per tempo degli indicatori utili a verificare oggettivamente la bontà del cambiamento (es.: costo del progetto, tempo di conclusione, ecc..)

Conclusioni



Gli stakeholders

Gli stakeholders

La risorsa primaria dell’Università del Salento

www.unisalento.it

Grazie per l’attenzione!Q&A