INFORME DE AUDITORÍA DE“TIPO DE AUDITORÍA” MA01.pdf · NMX-CC-9001-IMNC-2008 (ISO 9001:2008)...

American Trust Register, S. C. Organismo Certificador de Sistemas de Gestión

INFORME DE AUDITORÍA DE MANTENIMIENTO

del

Sistema de Gestión de CALIDAD

de

Universidad de Occidente

Dirección: Avenida Gabriel Leyva No. 169 Sur, Colonia Centro, C.P. 81200, Los Mochis, Sinaloa

Teléfono: 01 (677) 759-1300

Fecha: 28, 29 y 30 de Enero de 2015

EQUIPO AUDITOR

Auditor Líder: LAI. Sandra Luz Delgado Benítez

Grupo Auditor: No Aplica

Experto Técnico: No Aplica

Auditor en Entrenamiento: No Aplica

Auditor Evaluador: No Aplica

Observador: No Aplica

INFORMACION Y DOCUMENTO CONFIDENCIAL PROPIEDAD DE ATR FDAC-05 Rev.05 PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL

American Trust Register, S. C. Paseo de la Hacienda de Echegaray No. 40, Col. Bosque de Echegaray, Naucalpan de Juárez, Estado de México, CP 53310 Tel: (0155)5236-7383 y 84 www.americantrust.com.mx

INFORME DE AUDITORÍA CLAVE DE AUDITORÍA NÚMERO DE CLIENTE

MA-01 UNO-098

NORMAS DE REFERENCIA

NMX-CC-9001-IMNC-2008 (ISO 9001:2008) NMX-SAA-14001-IMNC-2004 (ISO 14001:2004)

NMX-SAST-001-IMNC-2008 (BSI OHSAS 18001:2007) NMX-F-CC-22000-NORMEX-IMNC-2007 (ISO 22000:2005)

NMX-I-27001-NYCE-2009 (ISO 27001:2005)

CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO DE AUDITORÍA

Se cumplió de acuerdo a lo establecido en el plan de Auditoría.

No se cumplió debido a:

CUMPLIMIENTO DEL ALCANCE DE AUDITORÍA

Se cumplió de acuerdo a lo establecido en el plan de Auditoría.

No se cumple debido a:

Áreas/Procesos/Sitios o Instalaciones no auditados:

CUMPLIMIENTO DE MARCA Y LOGOTIPO

Se cumple con lo establecido en la guía de uso de marca y logotipo GDCC-01 del Organismo.

No lo utiliza

No se cumple debido a:

Sanciones Aplicables por Incumplimiento:

CONFIRMACIÓN RELACIONADA CON LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR EL CLIENTE

Información Correcta: Si ( X ) No ( )

Diferencias en la información proporcionada:

Acciones tomadas derivadas de la dIferencia:



SE CONFIRMA EL ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN

Si No (ver descripción en la parte inferior).

ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN ACORDADO CON EL CLIENTE (Sólo Aplica para las Auditorías Iniciales o de Cambio de Alcance)

Alcance del Sistema de Gestión No Aplica

Listado de Procesos que Integran el Sistema de Gestión

No Aplica

Listado de productos y/o servicios que se incluyen en el SG

No Aplica

INSTALACIONES DENTRO DEL ALCANCE

Instalación Proceso(s), Actividad(es), Elemento(s)

No Aplica No Aplica

SITIOS MUESTREABLES DENTRO DEL ALCANCE:

SITIO MUESTREABLE PROCESO(S), ACTIVIDAD(ES), ELEMENTO(S)

No Aplica No Aplica

EXCLUSIONES DEL SGC CUMPLE

HALLAZGO Si No

Exclusión Justificación

7.3. Diseño y Desarrollo.

Se excluye fundamentando esta decisión en que los procesos que integran el Sistema de Gestión de la Calidad, ofrecen productos/servicios ya determinados por el marco legal que sustenta a la Universidad de Occidente.

X C

7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio.

Se excluye debido a que los productos/servicios resultantes de los procesos centrales pueden verificarse mediante actividades de seguimiento o medición posteriores.

X C

7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y medición.

Los productos resultantes de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad son servicios, por lo que la medición de sus atributos y requisitos es de tipo cualitativo, lo que genera la exclusión de todo lo relacionado con equipo de medición especificado en este apartado, pues por las particularidades de los servicios no le es aplicable.

X C

REVISIÓN Y CIERRE DE LOS HALLAZGOS DETECTADOS EN LA AUDITORÍA ANTERIOR

Tipo Criterio Sistema

Descripción del Hallazgo anterior Descripción de las Acciones Tomadas

por la Organización Status

Cerrada Abierta

NC1 6.3 SGC

De la revisión al proceso de mantenimiento en Rectoría, se detecta lo siguiente:

Se presenta el programa de mantenimiento preventivo de 2013; sin embargo, no se han realizado las actividades programadas: impermeabilización, pintura, instalaciones eléctricas, instalaciones hidráulicas y sanitarios, obra civil y fumigación.

Del mantenimiento preventivo a los equipos de refrigeración, no se presentó evidencia de

Muestran el Programa de Mantenimiento Preventivo de 2014 y no se han realizado todas las actividades planificadas como por ejemplo impermeabilización, pintura, fumigación, instalaciones electricas, fumigación y obra civil, ademas en la auditoria interna de Abril de 2014 se mantiene abierto el hallazgo ya que en el seguimiento se observa que continua el incumplimiento. Por lo que se convierte en una No Conformidad.

X



su realización.

NC2 7.4 SGC

De la revisión al proceso de adquisiciones en la Rectoría, se detecta los siguiente:

Padrón de proveedores no actualizado.

Se observó que no se lleva la reevaluación de los proveedores dados de alta en los sistemas SAIES y MAGIS cada seis meses como lo establece el procedimiento de selección y evaluación de proveedores AQ-PR-02.

No se lleva el registro del seguimiento de requisiciones (AQ-FO-08).

Muestran padrón actualizado para el segundo semestre con fecha de 16-May-2014 con 96 proveedores. Control de requisiciones de Julio a Diciembre de 2014. No se muestra evidencia de las reevaluaciones a proveedores del 2do del 2014, como lo estabelce el procedimiento de selección y evaluación de proveedores AQ-PR-02, por lo que se convierte en una Observación.

X

NC3 7.5.1 e) SGC

En Soporte Tecnológico de la Unidad del Fuerte el objetivo aplicable es contar con la plataforma tecnológica suficiente y actualizada con impacto en la eficacia y eficiencia para cumplir las tareas académicas y de gestión. Meta 1 Ampliar la cobertura y calidad de la infraestructura tecnológica de cómputo y telecomunicaciones de punta. PTSA Plataforma tecnológica suficiente y actualizada %Eficacia semestral, el responsable del proceso no cuenta con información relacionada con la medición de dicha meta, de las 2 que le aplican. Adicionalmente en el proceso de mantenimiento auditado en Rectoría tampoco se cuenta con el resultado de sus indicadores.

Muestran evidencia del cambio de objetivo y meta ya que lo definido anteriormente en el planteamiento y el resultado no eran congruentes, el nuevo objetivo con fecha de Octubre de 2014 a Diciembre de 2015 “Lograr una buena percepción de la comunidad estudiantil sobre la red inalámbrica el 70% considere buena”, se muestra el resultado de 29.42% de avance a Octubre de 2014, por lo que se da por cerrada.

X

NC4 8.4 SGC

Encuesta de satisfacción de soporte tecnológico, se observaron porcentajes donde se opina que el servicio es regular, dicho resultado no se ha considerado para realizar un análisis y determinar las acciones de mejora necesarias.

Muestran evidencia de la determinación de criterios para definir de acuerdo a los resultados en que casos se aplican acciones correctivas y preventivas, por lo que se da por cerrada.

X

O1 4.2.4 SGC

En el control de registros de los procesos auditados se está omitiendo como es la disposición de los registros que se manejan, ejemplo control de ingresos pagados en banco IN-FO-03, NO-FO-01, mantenido en electrónico y en papel.

Muestran evidencia del cambio en los procedimientos donde se determina la disposición de los registros, por lo que se da por cerrada.

X

O2 6.2.2 SGC

En el control de registros del proceso de competencias está faltando la demostración de las habilidades según procedimiento CT-PR-01 VERSIÓN 11, se está substituyendo por un análisis de desempeño anual a cada persona realizado por el jefe de área.

Muestran evidencia de que se realiza la evaluación de desempeño en Enero de 2015 y otras no tienen fecha, lo cual no cumple con lo establecido en el Procedimiento de Competencia que indica en las políticas que la Evaluación y Autoevaluación de aplica en Octubre de cada año y en el seguimiento a la atención a este hallazgo indica que se elimina la Autoevaluación en Septiembre y Diciembre de 2014, por lo que se convierte en una No Conformidad.

X

O3 5.4.2 SGC Las actividades de mantenimiento del centro relacionadas con la limpieza y recorrido de instalaciones para observar el grado de

Muestran evidencia de que el procedimiento indica que la actividad la realiza el Jefe de Servicios Generales, por lo que no se realiza

X



operación de estas, y que son realizadas por 5 intendentes, los cuales son motivados para obtener de su parte una actitud positiva, que se refleje en el trabajo que es verificado aleatoriamente para observar su cumplimiento. No se encuentran documentadas en su procedimiento de mantenimiento MT-PR-OI.

ninguna acción, por lo que se da por cerrada.

O4 8.2.2 SGC

Se llevaron a cabo las auditorías internas en mes de junio y septiembre de 2013, sin embargo, no se mostró evidencia de haberse auditado el requisito de la revisión de la Dirección.

Muestran evidencia de la realización de auditoria interna en Abril de 2014 donde se audito a la Alta Dirección, por lo que se da por cerrada.

X

O5 6.2.2 SGC

De la revisión al proceso de competencia en Rectoría, se detecta lo siguiente:

No se presentó evidencia de la impartición del curso “Taller nueva plataforma de correo electrónico” impartido el 15 de marzo de 2013.

Se hizo la evaluación de la Dirección de Finanzas, Directora de Administración Escolar y la Jefe del área de Recursos Materiales, sin embargo, dicha evaluación no refleja la evaluación de su Jefe inmediato como lo establece el instrumento utilizado CT-FO-03 (Habilidades).

Muestra evidencia de la Lista de Asistencia del Taller nueva Plataforma de Correo Electrónico con un error en el nombre del curso y las evaluaciones de las habilidades de 2013 de los Directores realizadas por el Vicerrector, por lo que se da por cerrada.

X

O6 8.5.2 SGC

De la revisión a las acciones correctivas documentadas derivado de las no conformidades y observaciones detectadas en las auditorías internas del mes de Junio y Septiembre de 2013; no se presentó evidencia del seguimiento a su implementación a través de la bitácora AI-FO-07 , ejemplo: Folios 201307-PE-NC-AI-03 201307-PE-O-AI-04, 201307-PE-NC-AI-05

Muestran evidencia del seguimiento a las acciones correctivas en la Bitácora de Seguimiento por lo que se da por cerrada.

X

O7 8.5.2 SGC

En servicio bibliotecario la Meta 1 recursos documentales en préstamo externo recuperados a más tardar al término del cuatrimestre cuenta con las mediciones de los cuatrimestres: ene-abr 90% y may-ago 97%, las medidas tomadas para el retorno de libros no están documentadas ni son adecuadas para fomentar su retorno.

Muestran evidencia de los resultados de la meta de recuperación de recursos documentales en préstamo externo con un resultado de 99%, por lo que se da por cerrada.

X

HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO O MEJORA DETECTADOS EN LA AUDITORÍA

Tipo Criterio Sistema Descripción del Hallazgo Descripción del requisito incumplido Nivel de Criticidad del

Hallazgo

NC1 6.1 SGC

No se muestra evidencia de que se cuente con los recursos necesarios para la prestación del servicio bibliotecario ya que se ofrecen programas académicos nuevos y no se cuenta con la bibliografía necesaria, lo cual se observa en los resultados de la evaluación de la satisfacción y en las

La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para: a)implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia, y b) aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.

Se determina como una No Conformidad, ya que pone en riesgo la conformidad con los requisitos del servicio.



requisiciones de Julio se tienen 91 volúmenes entregados, 379 en tramite y 351 pendiente de requisición y tramite para los programas académicos de enfermería, nutrición, educación física, criminalística y diseño grafico entre otros, por lo que no se asegura que se cuente con los recursos necesarios.

NC2 6.2.2 SGC

No se muestran evidencia de que se realiza la evaluación de desempeño de acuerdo a lo planificado ya que en algunos formatos indica Enero de 2015 y otras no tienen fecha, lo cual no cumple con lo establecido en el Procedimiento de Competencia que indica en las políticas que la Evaluación y Autoevaluación de Desempeño se aplica en Octubre de cada año y en el seguimiento a la atención a este hallazgo indica que se elimina la Autoevaluación en Septiembre y Diciembre de 2014, por lo que no se asegura que se realice la evaluación de competencia de acuerdo a lo planificado.

La organización debe: a)determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos del producto, b)cuando sea aplicable, proporcionar formación o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria, c)evaluar la eficacia de las acciones tomadas, d) asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, y e)mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia (véase 4.2.4).

Se determina como una No Conformidad, ya que se da seguimiento a este hallazgos de la auditoria anterior y se observa recurrencia en el incumplimiento de lo planificado.

NC3 6.3 SGC

Muestran el Programa de Mantenimiento Preventivo de 2014 y no se han realizado todas las actividades planificadas como por ejemplo impermeabilización, pintura, fumigación, instalaciones 5eléctricas y obra civil, además en la auditoria interna de Abril de 2014 se mantiene abierto el hallazgo ya que en el seguimiento se observa que continua el incumplimiento, este hallazgo presenta recurrencia, por lo que no se asegura que se cumpla con lo planificado en el programa de mantenimiento.

La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable: a) edificios, espacio de trabajo y servicios asociados, b) equipo para los procesos (tanto hardware como software), y c) servicios de apoyo (tales como transporte, comunicación o sistemas de información).

Se determina como una No Conformidad, ya que se han realizado algunas acciones, pero continua el incumplimiento de acuerdo a lo establecido.

O1 5.6 SGC

No se muestra evidencia de que se considere como parte de las entradas a la Revisión por la Dirección la conformidad de los servicios. No se muestra que se tomen acuerdos de las unidades que no cumplen las metas de forma particular, ya que el resultado general de la Universidad de Occidente cumple, por lo que no se asegura que se de el seguimiento de

Deben mantenerse registros de las revisiones por la dirección (véase 4.2.4). La información de entrada para la revisión por la dirección debe incluir: c) el desempeño de los procesos y la conformidad del producto, Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir todas las decisiones y acciones.

Se determina como una Observación, ya que durante la entrevista con la Alta Dirección muestra conocimiento de los resultados los acuerdos de la



forma adecuada. revisión de los resultados.

O2 7.4.1 SGC

No se muestra evidencia de las reevaluaciones a proveedores del 2do del 2014, como lo estabelce el procedimiento de slelección y evaluación de proveedores AQ-PR-02, por lo que no se asegura que se reevalúen a los proveedores de acuerdo a lo establecido.

La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas (véase 4.2.4).

Se determina como una Observación, ya que se muestra como seguimiento las reevaluaciones del 1er semestre de 2014.

O3 8.2.4 SGC

No se muestra evidencia de que se controle préstamo de libros a profesores en la Unidad Guamúchil ya que se han prestado mas de un libro en diferentes fechas, sin entregar los vencidos, ya que con el numero de cuenta 3010 tiene 3 libros 1 del 11-feb-14 y 2 del 25-jul-14, numero de cuenta 1321 tiene 4 libros 1 del 30-ago-12, 1 del 08-nov-12, 1 del 29-nov-13 y 1 del 10-mar-14, numero de cuenta 1322 tiene 2 libros 1 del 29-abr-14 y 1 del 03-sep-14, por lo que no se asegura que se apliquen las sanciones a los profesores de acuerdo a lo establecido.

La organización debe hacer el seguimiento y medir las características del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo. Esto debe realizarse en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto de acuerdo con las disposiciones planificadas (véase 7.1). Se debe mantener evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación.

Se determina como una Observación, ya que de la muestra tomadas en las unidades solo en 3 casos se han prestado mas de un libro y no se han entregado.

O4 8.4 SGC

No se muestra evidencia de que se realice el análisis de los datos en los resultados del indicador de Servicio Social que dice “Reducir en un 10% tiempo de respuesta para Certificación de Constancia de Servicio Social. (40 días a partir de la recepción en Servicio Social de Rectoría lo cual indica el Reglamento Servicio Social)”, los resultados generales de Enero a Junio de 2013 es de 48%, Julio a Diciembre de 2013 es de 70.22%, Enero a Junio de 2014 es de 48.33%, Julio a Diciembre de 2014 es de 52.33%, por lo que se asegura que se de el seguimiento para la toma de decisiones y se mejore.

La organización debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

Se determina como una Observación, ya que en la revisión de los datos se consideran los duplicados que se realizan en menos tiempo y el tramite inicial re quiere un tiempo diferente.

O5 8.5.2 SGC

Acciones Correctivas. No se muestra evidencia de la congruencia entre la no conformidad y las causas identificadas en la acción ST-

Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para: a) revisar las no conformidades

Se determina que es una Observación, ya que en las otras



NC-04/RE03/2013. No se muestra evidencia de la verificación de la efectividad en las acciones correctivas revisadas en los sitios de Guasave y Guamúchil 201410-AL-NC-FA-01 y 201404-IN-NC-AI-01. Por lo que no se asegura que se el seguimiento adecuado.

(incluyendo las quejas de los clientes), b) determinar las causas de las no conformidades, c) evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir, d) determinar e implementar las acciones necesarias, e) registrar los resultados de las acciones tomadas, y f) revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.

acciones cumple con lo establecido.

APELACIONES DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORIA POR PARTE DEL AUDITADO

¿Existen apelaciones sobre la clasificación de hallazgos de incumplimiento?

☐Si Se aplicará el Procedimiento de Apelaciones vigente del Organismo de Certificación

☐No

Descripción de la Información que soporta la apelación (puede ser proporcionada al término o fecha posterior de la Auditoría):

ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN, MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Aspecto Nivel

Estado de Implementación del Sistema de Gestión 2

Evidencia de Auditoría analizada que describe el cumplimiento de los Controles Operacionales Aplicados para el SG 2

Resultado de la Evaluación de las Competencias del Personal necesarias para lograr la conformidad del SG 2

Resultado de la Evaluación de las mejoras aplicadas al SG 1

DESCRIPCIÓN BREVE DE LA AUDITORÍA REALIZADA

Sitios visitados durante la presente auditoría

Unidad Guasave, Unidad Guamúchil y Rectoría Los Mochis.

Identificación de los principales documentos Normativos, Requisitos Legales y Otros Aplicables

Ley Orgánica de la Universidad de Occidente, Reglamento Escolar, Reglamento Interno y Externo de Biblioteca de 2014, Reglamento de Servicio Social, Plan Académico Universidad de Occidente.

Información Resumida de la Muestra Tomada

Unidad Guasave Permanencia Escolar Calendario Escolar 2014 a 2015, Calendario de Reinscripciones por Trimestre Enero-Abril de 2015. SASE (sistema de administración de servicios escolares). 3 expedientes de 2do trimestre con carta de conseción por falta de certificado de preparatoria. Solicitud para abrir el SASE para realizar reinscripción extemporanea, autorizada por Dirección de Administración Escolar de



Diciembre de 2014. Relación del Personal Academico y Asignatura por Carrera trimestre Septiembre-Diciembre de 2014 y Enero-Abril de 2015. Revision de asignatura en SASE Manejo de Residuos Peligrosos, Calculo Diferencial aplicado a la Ingenieria, Obras Hidraulicas, Analisis de Precios y Presupuestos por Computadora, Ingenieria del Software III, Victimologia, Teoria Psicometrica, Epidemiologia aplicada a Nutrición. Comprobantes de reinscripción considera las calificaciones del periodo anterior y las asignaturas a las que se inscribe con firma de solicitante y del RTU de las matriculas 1330050, 1330790, 1330922, 1330646, 1330958, 1330698, 1330613, 1330725 y 1330063. Tramites 2,118 total, 1,379 en linea el resultado 65.10% Enero-Abril de 2015, 78% Septiembre-Diciembre de 2014 y 75.60% Mayo-Agosto de 2014. Alumnos inscritos a la 2da semana el resultado 100% Enero-Abril de 2015, 99.03% Septiembre-Diciembre de 2014 y 98.04% Mayo-Agosto de 2014. Admisión a Licenciatura Oferta 1,195 e Inscritos 718 en Septiembre de 2014. Aspirante presenta documentos copia de acta de nacimiento, contancia de preparatoria al 5to semestre con promedio o copia de certificado, comprobante de domicilio y dos fotografias, captura de información SASE, da numero de folio y se llena encuesta de Ceneval, con numero de ficha realiza el pago y le entregan la ficha. Se realiza el exame y se publican resultados en la web, se solicitan documentos para incripción y que realice el pago. Entrega guía y credencial. Revisión de expedientes con solicitud de aspirante, comprobante de inscripción con la carga academica, constancias de bachillerato o certificado, certificado médico, carta de buena conducta, curp, acta de nacimiento 10 expedientes de 2do trimestre. Incrementar la matricula respecto al ciclo anterior 4% resultado de 2014 es -29%. Ingresos Recibo personalizado pago por TPB y consecutivo, banco notifica ingresos a cuenta, emite reporte de pagos y genera archivo electronico, genera polizas de ingresos. Reporte de Movimientos Diarios por concenptos y otro con el detalle considerando la matricula de Enero de 2015, se revisa poliza en sistema de acuerdo al monto se revisan 8 y 23 de Enero. Envio de documentos a Contabilidad en Rectoria. Oficio con relación de cheques pendientes por entregar. SIIA (sistema informatico de información administrativa). 5% máximo de prorrogas Enero-Abril 2.54%, Mayo-Agosto 3.51% y Septiembre-Diciembre 3.03%. Recuperar 96% de ingresos por colegiatura Enero-Abril 123.94%, Mayo-Agosto 125% y Septiembre-Diciembre 117.3%. Servicios Bibliotecarios Préstamo interno y externo del acervo. Sugerencias de acuerdo a reglamento. Reporte de préstamo 55 libros pendientes por entregar indica desde Abril de 2013 hasta Enero de 2015 del SIABUC9. Recibo de préstamo y recibo de devolución de Enero de 2014. Se revisa en SIABUC a los usuarios con numero de cuenta 563, PISS680812957, 0930921, 0830191 y 1230425, aun no devuelven los libros. SNC falta de identificación del libro y libros mutilados. Registro de PNC de 2014 por libros en malas condiciones. Recuperación de acervo de préstamo externo en tiempo del 80% a 100%, Enero-Abril 92%, Mayo-Agosto 93%, Septiembre-Diciembre 98%. Resultados de encuestas de Satisfacción al Cliente Enero-Abril se encuesta a 85 alumnos y 12 profesores en las 4 preguntas indica entre el 91% y 100% buena, Septiembre-Diciembre se encuesta a 70 alumnos y 21 profesores en las 4 preguntas indica entre 59% y 77 % buena. Requisición de Bibliografía 8 tramites solo se han entregado 2 de julio 61 libros, 6 pendientes de agosto a noviembre con 116 libros. Unidad Guamúchil Ingresos



Presupuesto de Ingresos propios de 2014, se da seguimiento mensual. 3% máximo de prorrogas Enero-Abril 2%, Mayo-Agosto 2.01% y Septiembre-Diciembre 1.10%. Recuperar 95% de ingresos por colegiatura Enero-Abril 95.56%, Mayo-Agosto 103.1% y Septiembre-Diciembre 93.96%. Presupuesto de Ingresos propios de 2015, se revisa lo presupuestado en colegiaturas vs lo que el sistema indica se ha recaudado en Enero de 2015 se ha rebasado la meta. Recibo de para pagos (caja, tarjeta bancaria e internet) de colegiaturas 201503, 201501 y reinscripción 201505, folios C0103384, C0103383, C0103382, C0103381, C0103380, C0103379, C0103378 y C0103377. Banco envía relación de pagos en sucursal recibidos y se aplican en sistema para cambiar estatus de adeudo. Reporte de Movimientos Diarios del 28 de Enero de 2015. Reporte de Movimientos Diarios de TPB. Procesa información en SIP de los movimientos del 28-Ene, realiza póliza contable y verifica con el total. Preparara documentos para archivo, caja y rectoría. Admisión a licenciatura Convocatoria de Admisión indica requisitos, fechas y costos. Aspirante presenta documentos copia de acta de nacimiento, contancia de preparatoria al 5to semestre con promedio o copia de certificado, comprobante de domicilio, identificación vigente y dos fotografias. SASE se general el folio con los datos del aspirante, contesta encuesta socio-economica, paga en caja con el folio, se entrega registro de aspirante con credencial de identificación, se entrega guia de aspirante. Se aplica el examen, de acuerdo con los resultados se inscriben. Se tiene un control en el sistema de los documentos que integra el expediente. Se revisan 3 expedientes con conseción por falta de documentos certificado. 6 expedientes con documentos completos. Incrementar la matricula respecto al ciclo anterior 4% resultado de 2014 es 7%. Servicios Bibliotecarios Registro en bitácora electrónica de los asistentes a biblioteca, búsqueda de bibliografía en el opac y en caso de no encontrarlo los bibliotecarios auxilian. Préstamo interno y externo, credencial de estudiante vigente. Reporte de préstamo 62 libros pendientes por entregar indica desde Febrero de 2012 hasta Enero de 2015 del SIABUC9. Revisión en SIABUC de libros pendientes de entrega y control de sanciones. Recuperación de acervo de préstamo externo en tiempo del 80% al 100%, Enero-Abril 97%, Mayo-Agosto 91%, Septiembre-Diciembre 96%. Resultados de encuestas de Satisfacción al Cliente Mayo-Agosto se encuesta a 26 alumnos y 1 profesor en las 4 preguntas indica entre el 85% y 100% buena, Septiembre-Diciembre se encuesta a 25 alumnos y 8 profesores en las 4 preguntas indica entre 73% y 91 % buena. Servicio Social Alumno en 8vo trimestre o el 70% de créditos puede realizar su servicio social, los requisitos son formato de inscripción, constancia de créditos, Kardex, copia de al acta de nacimiento, carta de presentación del alumno y carta de aceptación del centro de prestación, valida inscripción en Sistema de Servicio Social, se revisa en sistema la matricula 1260041 con 480 horas, reportes bimestrales, indica 2 uno de Nov-14 y otro de Ene-15 se revisa expediente. Control de Prestadores de Servicio Social. Reducir en un 10% tiempo de respuesta para Certificación de Constancia de Servicio Social. (40 días a partir de la recepción en Servicio Social de Rectoría), Julio a Diciembre de 2014 es de 60% el general es de 52.33%, Julio a Diciembre de 2013 es de 88% el general es de 70.22%, Enero a Junio de 2014 es de 43% el general es de 48.33%, Enero a Junio de 2013 el general es de 48%. Rectoría Los Mochis Servicio Social Recepción y revisión de expedientes, en caso que exista algún error se notifica a la unidad para realizar corrección. Revisión de 4 expedientes con la constancia, revisión de la cantidad de expedientes y constancias recibidas en Diciembre que están en proceso de revisión y las que se recibieron en Enero. En los resultados del objetivo no se diferencian los días de proceso de duplicado y emisión de 1era vez. Permanencia escolar Seguimiento al proceso de reinscripción de cada unidad.



Mantener el 70% tramites de reinscripción en linea Enero-Abril de 2015 resultado de 65.40%, Septiembre-Diciembre de 2014 resultado de 72.20% y Mayo-Agosto de 2014 resultado de 74.70%. Comunicación con el responsable de sistemas, quien indica que el problema fue del amcho de banda. Lograr que el 90% de los alimnos queden reinscritos dentro de las primeras 2 semanas una vez iniciado el periodo escolar Enero-Abril de 2015 resultado de 100%, Septiembre-Diciembre de 2014 resultado de 99.23% y Mayo-Agosto de 2014 resultado de 98.21%. Calendarios de reinscripción de cada unidad y gestión de recursos necesarios. Servicio bibliotecario Seguimiento a servicios en unidades a través de resultados de indicadores. Seguimiento a requisiciones de acervo bibliotecario. Julio a la fecha resultado de Encuesta de Satisfacción. 91 entregados 379 tramite 351 pendiente requisición y tramite enfermería, nutrición, educación física, criminalística y diseño grafico.

Aspecto a Evaluar Evidencias Presentadas Resultado de la Evaluación Cumple

Hallazgo Si No

Revisión por la Dirección

Minuta de Revisión por la Dirección de Enero de 2015, resultados de auditorias, acciones correctivas y preventivas,

No se muestra evidencia de que se considere como parte de las entradas a la Revisión por la Dirección la conformidad de los servicios. No se muestra que se tomen acuerdos de las unidades que no cumplen las metas de forma particular, ya que el resultado general de la Universidad de Occidente cumple.

X O

Auditoría Interna Programa de Auditorias de 2014 y 2015, Plan e Informe de Auditoria de Abril de 2014.

El resultado es adecuado las auditorias internas se programan, realizan y se da seguimiento a la atención de los hallazgos a través de las acciones correctivas.

X C

Acciones Correctivas y Preventivas

Acción Preventiva 21-Ene-15. Acción correctiva 201410-AL-NC-FA-01. Acciones correctivas 201404-IN-NC-AI-01, 201307-IN-O-AI-02 . Acción Correctiva SB-03 26-08-13, 08-12-14. Acciones correctivas 201307-IN-O-AI-02.

No se muestra evidencia de la congruencia entre la no conformidad y las causas identificadas en la acción ST-NC-04/RE03/2013. No se muestra evidencia de la verificación de la efectividad en las acciones correctivas 201410-AL-NC-FA-01 y 201404-IN-NC-AI-01.

X O

OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS CLAVE PARA EL SISTEMA DE GESTION

No. Descripción del(os) Objetivo(s), Meta(s) O

Programa(s) Resultado de la Evaluación

Cumple Hallazgo

Si No

1 Mantener el 70% tramites de reinscripción en linea.

Enero-Abril de 2015 resultado de 65.40%, Septiembre-Diciembre de 2014 resultado de 72.20% y Mayo-Agosto de 2014 resultado de 74.70%

X C

2 Lograr que el 90% de los alimnos queden reinscritos dentro de las primeras 2 semanas una vez iniciado el periodo escolar.

Enero-Abril de 2015 resultado de 100%, Septiembre-Diciembre de 2014 resultado de 99.23% y Mayo-Agosto de 2014 resultado de 98.21%

X C

3 Incremento en la matricula un 4% en relación al año anterior.

En el ciclo 2014 se tiene el resultado del 1%.

X C

Elementos Relevantes derivados de la presente Auditoría a considerar durante la siguiente REQUISITOS DEL SISTEMA DE



auditoría: GESTIÓN:

C A ST IA SI

1. Competencia, formación y toma de conciencia. 6.2 -- -- -- --

2. Infraestructura 6.3 -- -- -- --

3. Auditorias Internas 8.2.2 -- -- -- --

CONFIDENCIALIDAD EN EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN A LA QUE SE TUVO ACCESO

Se ha realizado la auditoría con base en un muestreo y en consecuencia, pueden existir otras desviaciones que no fueron identificadas en este ejercicio. Cabe recordar que toda la información a la que tuvo acceso el equipo auditor se maneja con carácter confidencial.

AGRADECIMIENTO

En nombre de American Trust Register S.C. agradecemos a la Organización y al personal auditado las facilidades otorgadas, información proporcionada y atenciones recibidas durante la presente Auditoría.

ACCIONES DE SEGUIMIENTO CUANDO EXISTEN OBSERVACIONES Y/O NO CONFORMIDADES

OBSERVACIONES: Se verificará la implementación de las acciones tomadas para la atención de los hallazgos por la Organización, en la siguiente auditoría.

NOTA: En caso de no evidenciar la eficacia de las acciones tomadas de la(s) Observación(es) en la próxima auditoría, ésta(s) será(n) declarada(s) como No Conformidad(es).

NO CONFORMIDADES:

La Organización deberá enviar al Organismo Certificador, las evidencias documentadas de las correcciones específicas y acciones correctivas planificadas o realizadas para eliminar la(s) causa(s) de la(s) No Conformidad(es) en un plazo no mayor a 90 días naturales a partir de la fecha de este informe.

NOTA: En caso de no enviar al Organismo Certificador la información requerida en el período establecido:

Será necesario re-iniciar el proceso de su Certificación. (Aplica en Certificación o Recertificación)

Se iniciará el proceso de suspensión de su Certificación. (Aplica en Mantenimiento o/y Cambio de Alcance)

Se realizará la revisión de las evidencias documentada enviadas en las instalaciones del Organismo Certificador, para determinar si son aceptables. En caso que las evidencias enviadas dentro del plazo establecido, no aseguren eliminar la(s) causa(s) de la(s) No Conformidad(es), será necesario programar una auditoría In Situ, lo cual será comunicado a la Organización. La eficacia de las acciones tomadas será confirmada en la próxima auditoría programada.

LUGAR DE CIERRE DE NO CONFORMIDADES

Las No Conformidades encontradas requieren que el Cierre de las mismas se realice en las Instalaciones de la organización, por lo que la Dirección Comercial de American Trust Register S.C. se pondrá en contacto con el cliente para cotizar dicha Auditoría.



La organización debe enviar a American Trust Register S.C. las evidencias documentadas del análisis, plan de acción, implementación y cierre de las No Conformidades detectadas durante esta auditoría con el objetivo de determinar si son aceptables. En caso que las evidencias enviadas dentro del plazo establecido, no aseguren eliminar la(s) causa(s) de la(s) No Conformidad(es), será necesario programar una auditoría In Situ, lo cual será comunicado a la Organización. La eficacia de las acciones tomadas será confirmada en la próxima auditoría programada.

CONCLUSIÓN

☐Aceptable Se concluye que el Sistema de Gestión de la Organización cumple con lo establecido en la Norma(s) de Referencia, por lo que el(los) auditor(es) líder(es) recomienda(n):

☐No Aceptable La organización requiere enviar la documentación que evidencie la eliminación de la(s) causa(s) de la(s) No Conformidad(es) en el plazo establecido para su revisión y determinar si son aceptables.

☐Otorgar

☐Mantener ☐Ampliar

La Certificación del (los) Sistema(s) de Gestión.

Clasificación del resultado

C Cumple

O Observación NC No Conformidad

OM Oportunidad de Mejora

NA No Aplica

Nombre y Firma del Auditor Líder Nombre y Firma del representante del cliente

LAI. Sandra Luz Delgado Benítez Auditor Líder

Dr. Rubén Félix Gastelum

Vicerrector Académico

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