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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Revisión 01 Fecha: 15 / 10 / 2004

Manual de Organización

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ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

A) ADMINISTRACIÓN

a. Recursos Materiales

I. Procedimiento Para Licitación Pública 1. Objetivo

Asegurar que la contratación de adquisiciones, arrendamientos y servicios cumplen con los requisitos especificados en las bases de la licitación pública, invitación y adjudicación directa, cumpliendo con las normas establecidas con el Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental.

2. Alcance

Aplica a contrataciones que se relacionen directamente con la compra de bienes o contratación de servicios generales no relacionados con obra pública que esten establecidas en el artículo 25 y 26 fracciones I y II de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, y demás artículos relacionados con las modalidades de contratación descritas específicamente en el artículo 26, fracciones I y II de la misma Ley.

3. Definiciones

? ? Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. ? ? Licitación: Acción y efecto de licitar. ? ? Licitar: Ofrecer precio por una cosa. ? ? DOF: Diario Oficial de la Federación. ? ? Contrato: Documento de carácter civil, elaborado con los requisitos mínimos que exige

tanto la Ley como el Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

? ? Convocante: La Administración que invita al procedimiento de una licitación. ? ? Licitante: La persona que participa en el procedimiento de una licitación ? ? SFP: Secretaria de la Función Pública. ? ? Área Solicitante: El área que hace el requerimiento del servicio o bien.

4. Documentación de Referencia

NMX-CC-9000-IMNC-2000 / ISO 9000:2000. NMX-SAA-14001-IMNC-2002 / ISO 14001:1996 Manual de Gestión de Calidad y ambiental, API-SM-SGCA-M-01. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, 4 Enero 2000. Manual para la Integración y Funcionamiento del Comite de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Políticas, bases y lineamientos relativos a la adquisición y arrendamiento de bienes muebles y contratación de servicios no relacionados con obra pública. Reglamente de la Ley de Adquisiciones.


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5. Responsables

a. Gerente de Administración y Finanzas b. Director General c. Auxiliar Administrativo d. Jefe de Recursos Materiales e. Subgerente de Administración f. Concursantes g. Funcionarios designados por el comité de Administración y Finanzas

6. Desarrollo del Procedimiento

El Gerente de Administración y Finanzas inicia el proceso planificando, programando y presupuestando el producto y/o servicio a adquirir y verificando si cumple con los requisitos establecidos en la normatividad, y en el sistema de Gestión de Calidad y Ambiental. El Director General o el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios determinan si se exceptúa o no del proceso de licitación en base a lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

El Auxiliar Administrativo “A” del Departamento de Recursos Materiales elabora la convocatoria pública y el Jefe del Departamento de Recursos Materiales lo revisa. El Auxiliar Administrativo “A” del Departamento de Recursos Materiales propone el calendario de ventas de bases y elabora la hoja de cálculo para la venta de las bases. El Jefe del Departamento de Recursos Materiales revisa el calendario lo aprueba o lo corrige.

El Jefe del Departamento de Recursos Materiales elabora las bases y los anexos, si los hubiera, incluyendo los requisitos que afectan nuestro Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental y propone el calendario del proceso licitatorio, El subgerente de Administración revisa las Bases y Anexos antes de turnar las bases y los anexos al Gerente de Administración y Finanzas para su aprobación.

Si no hubiere acuerdo emitido para los nombramientos del Comité de Adquisiciones, o no existiera subcomité para el seguimiento del proceso licitatorio, el Gerente de Administración y Finanzas es quien fallara el resultado del proceso licitatorio y nombre a los funcionarios que recibirán, presidirán y dictaminarán.

Una vez revisadas y firmadas tanto la convocatoria como las bases, el Jefe de Departamento de Recursos Materiales, ordena al Auxiliar ”A” su inmediata transmisión vía electrónica al CompraNet, así como la públicación de la convocatoria en el Diario Oficial de la Federación, para lo cual se envía un propio a las Oficinas del DOF en la Ciudad de Mexico, para hacer los tramites correspondientes para su publicación el mismo día que se publican las bases y convocatoria en COMPRANET

Dentro de la segunda mitad del período de venta de bases podrán los concursantes hacer una visita a las instalaciones, en caso de ser necesario. En las bases emitidas se establece fecha, hora, lugar y condiciones para llevar a cabo este acto. El o los Funcionario(s) Responsable (s) designado(s) por el comité o por el Gerente de Administración y Finanzas deben documentar el acta administrativa que haga constar los hechos.

Dentro de la segunda mitad del período de venta de bases, la convocante lleva a cabo la o las juntas de aclaraciones que se estimen necesarias. El o los Funcionario(s) Responsable (s) designado(s) por el comité o por el Gerente de Administración y Finanzas, de conformidad con las condiciones establecidas en la convocatoria, bases, Ley y Reglamento de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público, contestan todas las dudas que los concursantes expresan referentes al proceso licitatorio que los ocupa, y se levanta el acta administrativa que hace constar los hechos. El Acta se levanta aún cuando no haya dudas presentadas por parte de


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los concursantes. El acta se encuentra disponible para efectos de notificación para los licitantes que no hayan asistido a este proceso de junta de aclaraciones. De conformidad con lo señalado en la convocatoria y bases del concurso, y en cumplimiento de lo que señala la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, así como de su Reglamento, en este acto, una vez pasada y firmada la lista de asistencia de los Funcionario(s) Responsable (s) designado(s) por el comité o por el Gerente de Administración y Finanzas y concursantes presentes en este acto, se procede a recibir los dos sobres conteniendo tanto la propuesta técnica, como la económica de los concursantes, inmediatamente se procede a firmar por los asistentes al acto, los sobres de las propuestas económicas, sin abrir, y la convocante los conserva cerrados hasta el acto de apertura de propuestas económicas. Se abre uno por uno los sobres de las propuestas técnicas presentadas, verificando que contenga todos los documentos solicitados por la convocante.

? ? SI CUMPLE: se recibe su propuesta para análisis y evaluación detallada; ? ? SI NO CUMPLE se desecha su propuesta. Al finalizar se elabora acta a

administrativa para hacer constar los hechos. Los Funcionario(s) Responsable (s) designado(s) por el comité o por el Gerente de Administración y Finanzas evalúan cualitativa y detalladamente las propuestas tecnicas recibidas, en términos de CUMPLE o NO CUMPLE, señala la solvencia o insolvencia de las mismas y emite un DICTAMEN como resultado de la evaluación de las propuestas técnicas en el cual ADMITE o DESECHA las propuestas técnicas, señalando en el mismo las que podrán continuar en la siguiente fase del concurso. El resultado se documenta en el dictamen de la fase tecnica. Con el acto de lectura del resultado del análisis y evaluación detallada de las propuestas técnicas y económicas, y apertura de las propuestas económicas, se inicia la segunda fase del concurso, en esta fase, uno de los funcionarios designados por el comité o por el Gerente de Administración y Finanzas da lectura en voz alta del resultado del análisis y evaluación detallada de las propuestas técnicas, mencionando el nombre de las propuestas que fueron admitidas para participar en la siguiente fase del concurso, así como los nombres de los concursantes cuyas propuestas no fueron admitidas mencionando las causas y las razones que motivaron esta decisión. Inmediatamente se procede a la apertura uno por uno de los sobres de las propuestas económicas de los concursantes que pasaron a esta fase; se le da lectura en voz alta a cada una de las propuestas y se procede a la firma de cada propuesta por parte de los funcionarios y concursantes presentes, por lo que la convocante las recibe para su análisis y evaluación detallada. Se elabora el acta administrativa en la que constarán los hechos. Los funcionarios designados, por el comité o por el Gerente de Administración y Finanzas revisan y analizan detalladamente cada una de las propuestas económicas, de acuerdo a los criterios de evaluación definidos desde las bases del concurso, y en estricto apego a lo que señala la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, y su Reglamento, a fin de determinar la solvencia económica de las propuestas, para lo cual se elabora un cuadro comparativo y el dictamen que sirve como fundamento para el fallo del concurso, si dos o mas propuestas son solventes, se le adjudica el contrato a quien presente la propuesta económica solvente mas baja. El o los Funcionario(s) Responsable (s) designado(s) por el comité o por el Gerente de Administración y Finanzas emiten en Junta Pública un FALLO, con el cual se dará a conocer al concursante ganador y se determina fecha para la firma del contrato o pedido. Si la licitación se declara desierta, se convoca a una segunda licitación. Una vez dado a conocer el fallo y señalada la fecha para la firma del contrato, así como del monto y condiciones fijadas desde las bases para garantizar el cumplimiento del contrato mediante fianza, se procede a la firma del contrato por parte de los representantes legales de las partes involucradas.


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Por parte de la Administración Portuaria Integral firman el respectivo contrato el Director General, el Gerente de Administración y Finanzas y el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y por el proveedor su representante legal. El proceso de adjudicación directa se realiza de acuerdo a las “Políticas, bases y lineamientos relativos a la adquisición y arrendamiento de bienes muebles y contratación de servicios no relacionados con obra pública”; y al Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental. Las políticas anteriormente mencionadas son revisadas y aprobadas por el Comité de Adquisiciones arrendamientos anualmente y de acuerdo a los límites máximos que estipulen en el Presupuesto de Egresos de la Federación del año en curso. De conformidad con los plazos y condiciones establecidos en el contrato, el Jefe de Recursos Materiales es responsable de realizar la verificación del cumplimiento a los requisitos establecidos en el contrato, la norma ISO 9001:2000 e ISO 14 001:1996, hasta la conclusión o recepción final de los bienes o servicios contratados. El Jefe del Área solicitante es responsable reportar por escrito al Jefe de Recursos Materiales el desempeño del proveedor durante la realización del contrato. En caso de incumplimiento se procede a la penalización o rescisión del contrato, según corresponda. Todas las actas que se elaboran durante el proceso son enviadas a los participantes por compranet para que se mantengan informados del desarrollo del concurso.

7. Registros

Hoja de cálculo de ventas de bases. Bases. Convocatoria. Acta Administrativa: visita de instalaciones, junta de aclaraciones, recepción de propuestas técnicas y económicas y apertura de propuestas técnicas, apertura de propuestas económicas y entrega del bien o servicio. Dictamen Fase Técnica Dictamen de la Fase Económica. Fallo. Contrato. Reporte de Desempeño del Proveedor.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.

Jefe de Recursos Materiales

Gerente de Administración y Finanzas

Subgerente de Administración


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II. Procedimiento para la Compra de Bienes por Adquisición Directa

1. Objetivo Asegurar que la contratación de adquisiciones, arrendamientos y servicios cumplen con los

requisitos especificados.

2. Alcance

Aplica a contrataciones que estén establecidas en el artículo 26 fraccion III de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios relacionados con las Mismas.

3. Definiciones Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. Compra: Acción y efecto de adquirir un bien o contratar un servicio. Cotizar: Ofrecer precio por un bien o un servicio. DOF: Diario Oficial de la Federación. Orden de Compra o de Servicio: Documentos de carácter civil, elaborados con los

requisitos mínimos que exige tanto la Ley como el Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público

Solicitud de Cotización: Documento de carácter interno en el que se asientan los precios y, en su caso, las observaciones que el proveedor proponga para poder surtir los bienes o proporcionar el servicio solicitado.

Requisición de Compra y/o Servicio: Documento de carácter interno en el que el titular del área solicitante requiere de bienes o servicios para poder realizar su trabajo adecuadamente.

Sistema Integral de Administración (S.I.A.): Programa Informático diseñado en red, para la Administración Portuaria Integral de Progreso, en el cual se captura toda la información financiera y administrativa de la entidad.

Políticas: Documento interno llamado “Políticas, bases y Lineamientos relativos a la Adquisición y Arrendamientos de bienes muebles y contratación de servicios no relacionados con Obra Pública”, mismo que rige y determina los documentos mínimos para realizar la compra de bienes o contratación de servicios.


NMX-CC-9000-IMNC-2000 / ISO 9000:2000. NMX-SAA-14001-IMNC-2002 / ISO 14001:1996 Manual de Gestión de Calidad y ambiental, API-SM-SGCA-M-01. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Políticas, bases y lineamientos relativos a la adquisición y arrendamiento de bienes muebles y contratación de servicios no relacionados con obra pública. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal correspondiente.


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5. Responsables

Subgerente de Administración Jefe de Recursos Materiales Auxiliar Administrativo Jefe de Impacto Ambiental Gerente de Administración y Finanzas

6. Desarrollo de Actividades El Subgerente de Administración recibe la “Requisición de Compra y/o Servicio” en los

horarios establecidos (Miércoles, Jueves y viernes de 12:00 a 13:30 hrs.) y turna al Jefe de Recursos Materiales.

El Jefe de Recursos Materiales verifica que la “Requisición de Compras y/o Servicio” contenga todas las firmas necesarias

El auxiliar Administrativo procede inmediatamente a registrar dicho documento, numerándolo y fechándolo, sella de recibido, entrega una copia numerada al solicitante y, captura en el SIA.

El Jefe de Recursos Materiales revisa y en su caso, turna al Jefe del área de impacto ambiental, para que determine y, de ser procedente, señale las normas y los requisitos de carácter ambiental que afectan nuestro Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental y regresa con sus observaciones al Jefe del Departamento de Recurso Materiales, firma las solicitud de cotización.

El Auxiliar Administrativo presenta cotizaciones, según el monto, menor de $100,000 al Subgerente de Administración y mayor de $100,000.00 pesos al Gerente de Administración y Finanzas, para que de instrucciones, y se elabore la “Orden de Compra” u “Orden de Servicio”

El Auxiliar Administrativo captura dicha información en el SIA e imprime los formatos “Solicitud de Cotización” y “Orden de Compra” u “Orden de Servicio”, cumpliendo con los requisitos mínimos señalados en las políticas.

Una vez elaborados los documentos señalados en el punto anterior, el Jefe de Recursos Materiales, elabora “Orden de Compra o Servicios” y los turna al Subgerente o Gerente de Administración y Finanzas según el monto, para que se firme la "Orden de Compra o Servicio”, de Vo.Bo.

Una vez validada la “Orden de Compra o Servicio” , el Jefe de Recursos Materiales turna al Auxiliar Administrativo, quien finca el pedido al Proveedor.

El Jefe de Recursos Materiales, elabora contrato, en caso de que el tipo de bien o servicio lo requiera, (remitirse a las políticas). En este caso, el Jefe de Recursos Materiales le da seguimiento al cumplimiento de los contratos de acuerdo con lo establecidos en las normas ISO 9001:2000 e ISO 14001:1996.

El auxiliar Administrativo recibe del Proveedor adjudicado la firma de aceptación de los requisitos de la compra.

El Auxiliar Administrativo recibe los bienes del proveedor, quien a su vez los entrega al solicitante.

El solicitante recibe de conformidad los bienes y firma la “Orden de compra” u “Orden de Servicio”, según sea el caso.

En el caso de los servicios, el proveedor presta directamente el servicio al solicitante, quien firma en la Orden de Servicio recibido de conformidad los servicios brindados.


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7. Registros.

Requisición de compra y/o Servicio. API-PRO-GAF-F-01 Solicitud de Cotización. API-PRO-GAF-F-02 Orden de Compra. API-PRO-GAF-F-03 Orden de Servicio API-PRO-GAF-F-04.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.





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III. Control de Vales de Gasolina 1. Objetivo Asegurar que los empleados de la empresa cuenten con el combustible necesario para cumplir con sus labores de manera adecuada.

2. Alcance

Aplica a todos los empleados de la empresa que para llevar a cabo sus funciones requieran de combustible. 3. Definiciones Ninguna

4. Documentación de Referencia 5. Responsables

Jefe de Recursos Materiales Usuario Subgerente de Administración Proveedor de servicios Gerente de Administración y Finanzas Jefe de Tesorería Cajero

6. Desarrollo de la actividad

El Usuario solicita el vale de comestible al Jefe de Recursos Materiales quien prellena el vale

con los requisitos necesarios y firma o recaba las firmas autorizadas y entrega el vale al usuario, éste lo utiliza y firma de recibido el vale de combustible. El proveedor recibe el vale, suministra el combustible y con varios vales en determinado periodo de tiempo, hace una factura y la entrega junto con los vales al Subgerente de Administración, quien verifica que el valor de la factura corresponda a la suma de los vales, autoriza y turna al Jefe de Recursos Materiales.

El Jefe de Recursos Materiales corteja que los vales que recibe con la factura coincidan con las copias de los vales que el tiene en el resguardo, que son del mismo periodo. Verifica todo, solicita el pago mediante el formato API-12 al Gerente de Administración y Finanzas. También envía factura y vales al Jefe de Contabilidad y Presupuestos.

El Gerente de Administración y Finanzas recibe la solicitud de pago y la autoriza. Turna la cotización al Jefe del Departamento de Tesorería; este recibe la autorización y consulta saldos en bancos, decide con cual pagar y ordena al cajeo que elabore el cheque.

El cajero elabora el cheque, paga al proveedor y turna la póliza firmada al jefe de Contabilidad, quien recibe la factura, los vales y la póliza del cheque, todo debidamente requisitazo y autorizado. Hace una última revisión y turna todo al Auxiliar Contable, quien posteriormente hace los registros correspondientes


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7. Registros

Formato de pago API-12 Factura del Proveedor Vale de Combustible Cheque Póliza de cheque

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.





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IV. Control de Resguardos

1. Objetivo Establecer una metodología para llevar un adecuado control de todos los activos de la

empresa, evitando duplicidades en los resguardos. 2. Alcance Todo el personal de la empresa que tenga algún bien asignado. 3. Definiciones S.I.A. Sistema Integral de Administración Resguardo: Documento que ampara la posición y ubicación de un bien. 4. Responsables

Todo el personal de la empresa que tenga algún bien asignado Auxiliar Administrativo B Jefe de Recursos Materiales Subgerente de Administración

5. Desarrollo de las Actividades

El personal de la empresa solicita un bien por medio de una requisición, el subgerente de Administración autoriza la adquisición y el Jefe de Recursos Materiales realiza la compra.

El auxiliar Administrativo B le da de alta en el SIA al nuevo bien y elabora un resguardo que posteriormente es firmado por el personal solicitante, el jefe de Recursos Materiales y el Subgerente de Administración.

El Auxiliar Administrativo B hace entrega del bien al solicitante. En caso de que algún bien sea reasignado se modifica en el SIA para poder generar un

nuevo resguardo que es firmado por el nuevo responsable y por último se procede a la cancelación del resguardo anterior.

6. Registro

Resguardos firmados por el personal Registros del SIA

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.





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b. Recursos Humanos

V. Procedimiento General de Capacitación

1. Objetivo Establecer los lineamientos necesarios para identificar las necesidades y proveer la formación o tomar otras acciones para que todo el personal que ejecuta actividades que afectan la calidad del servicio asi como en materia ambiental, satisfaga las necesidades de los requisitos de su descriptivo de puesto. 2. Alcance Es aplicable al Departamento de Recursos Humanos para aplicarse al personal de la Administración Portuaria Integral. 3. Definiciones

Capacitación: Actividad cognoscitiva mediante la cual el trabajador adquiere nuevos

conocimientos que puede aplicar en su área de desempeño. Concientización: Acción de tomar conciencia o conocimiento acerca de los alcances de las

actividades que se desarrollan. Competencia: Capacidad demostrada por el trabajador de llevar a su actividad los

conocimientos adquiridos, con la finalidad de desarrollar con mayor eficacia su trabajo. Experiencia: Enseñanza que se adquiere con el uso o la práctica. Curso extraordinario: Curso que es anexado al registro del “Programa anual de capacitación”

y que puede incluirse antes de que concluya este período. Detección de Necesidades de Capacitación (DNC): es el diagnóstico que se realiza para

identificar las necesidades de formación u otras acciones del Personal en todas las Áreas para el desarrollo correcto del trabajo que realiza.

Entrenamiento: desarrollar las habilidades técnicas y generales de una o más tareas que el Personal realiza de acuerdo al puesto que ocupa

Programa de Capacitación: documento que identifica de manera detallada el Personal que debe de asistir a los cursos programados. 4. Documentación de Referencia Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO-9001:2000, Requisito 6.2. Norma NMX-SAA-14001-IMNC-2002 / ISO-14001:1996 Manual del SGCA Sección 8. 5. Responsables

? ? Jefe de Recursos Humanos ? ? Director General ? ? Gerentes de las distintas áreas de la empresa ? ? Subgerente de Administración ? ? Gerente de Administración ? ? Coordinación General


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6. Desarrollo 6.1 Diagnóstico de Necesidades de Capacitación.

El Jefe de Recursos Humanos envía oficio al Director General, Gerentes, Subgerentes y a los Jefes de Departamento, solicitando que se efectue al personal a su cargo la Evaluación de desempeño en los meses de enero y julio.

El Director General, Gerentes, Subgerentes y los Jefes de Departamento consideran los siguientes aspectos para la Evaluación de desempeño.

? ? El descriptivo y perfil del puesto del Empleado. ? ? Desarrollos tecnológicos: por ejemplo, Sistemas de Computo. ? ? Cambios de puesto. ? ? Sistemas de Gestión de la Calidad. ? ? Política Ambiental ? ? Programa Ambiental ? ? Requisitos específicos del Cliente. ? ? Resultados de la Revisión por la Dirección. ? ? Resultados de Auditorías Internas y Externas. ? ? Mejora Continua.

La Evaluación del desempeño se realiza dos veces al año. Una vez requisitada la Evaluación de desempeño el responsable del departamento lo entrega al Jefe de Recursos Humanos para su seguimiento. El Jefe de Recursos Humanos remite al Subgerente de Administración las evaluaciones de desempeño y el reporte con los resultados para su revision y sea enviado al Director General . 6.2 Programa de Capacitación.

El Jefe de Recursos Humanos elabora en el mes de noviembre el Programa de Capacitación basándose en los resultados de la Evaluación de desempeño, a las evaluaciones psicométricas que se hayan aplicado, al resultado del ambiente de trabajo y las solicitudes expresas de las áreas. El Jefe de Recursos Humanos envía al Subgerente de Administración el programa de capacitación para su revisión. Una vez revisado por el Subgerente de Administración y Gerente de Administración y Finanzas el programa de capacitación, se le envía al Director General para su presentación al Consejo de Administración como parte del Programa Operativo Anual.

Una vez recibido el Programa de capacitación aprobado por el Consejo de Administración el Gerente de Administración y Finanzas entrega dicho programa al Subgerente de Administración y al Jefe de Recursos Humanos para su seguimiento. El Jefe de Recursos Humanos es el responsable de coordinar la aplicación y verificar el cumplimiento del programa de formación e informar de los avances al Subgerente de Administración, así como al Consejo de Administración en forma trimestral.

Cuando se detectan necesidades de capacitación extraordinarias, éstas se integran al programa de capacitación anual vigente, previa autorización del Director General y del Gerente de Administración y Finanzas, así como de la reprogramación de los cursos que fueron solicitados y que están pendientes de efectuarse.


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6.3 Provisión de Capacitación.

Los Gerentes, Subgerentes y Jefes de Departamento conjuntamente con el Jefe de Recursos Humanos buscan la mejor opción para cubrir el programa de capacitación, para que se analice la razón por la que algún curso no se efectuó y si se re programan o cancelan los cursos pendiente de efectuarse

Otra forma de detectar las necesidades de capacitación es por alguna desviación en el cumplimiento de cualquier requisito legal en materia ambiental y que se detecte y registre en las acciones correctivas. Para el caso de las acciones preventivas, lo podrá proponer el responsable de cada área a fin de prevenir cualquier ocurrencia. Esta propuesta se hace por escrito al Jefe de recursos humanos para que junto con la Dirección discutan el punto y de ser así, aprueben la propuesta y el Jefe de Recursos Humanos lo programe como curso extraordinario. 6.4 Evaluación de la eficacia de la formación. Previo a la participación en cursos de formación, el Director General, Gerentes, Subgerentes y Jefes de Departamento, deben establecer objetivos a los participantes, contra los cuales se evaluará Resultado de la capacitación en las evaluaciones de desempeño. INDICADOR:

% Cumplimiento = # Cursos impartidos / # Cursos programados x 100

7. Registros Descriptivo del Puesto, Programa de Capacitación. Anexo I. Programa de Capacitación, API-PRO-GAF-F-05 Anexo II. Lista de Asistencia, API-PRO-GAF-F-06.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.

Jefe de Recursos Humanos




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VI. Procedimiento para Reclutamiento y Selección de Personal

1. Objetivo

Establecer la metodología para seleccionar al personal que cumpla con el perfil establecido, con los requisitos de competencia con relación a las normas de ISO 9001:2000 e ISO 14001:96, que se requiere para la(s) plaza(s) de nueva creación o vacantes de la estructura autorizada de la entidad en excepción a los funcionarios que sean nombrados por el Consejo de Administración.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a toda la estructura autorizada de la Administración Portuaria Integral de Progreso, S.A. de C.V.

3. Definiciones

Perfil del Puesto: Documento que especifica los requisitos de competencia del personal

(educación, formación, experiencia y habilidades). Competencia: habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes, para realizar

algo efectivamente. Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados.

4. Documentos de Referencia Ley Federal de Trabajo. Ley del Seguro Social. Ley del INFONAVIT. Reglamento Interno de la Administración Portuaria Integral de Progreso, S.A. de C.V. Perfil del Puesto Formatos vigentes a requisitar de la Unidad de Servicio Civil.

5. Responsables

Jefe de Recursos Humanos Gerente de Área Consejo de Administración Interesados a Ocupar el Puesto

6. Desarrollo de la Actividad

6.1 Contratación Interna. El Gerente del área, solicita por medio de un escrito, la promoción, remoción, o reubicación de personal generándose plaza (s) vacante (s) y así como en caso de plazas de nueva creación indica los prospectos a ocuparla indicando los motivos o causas por los que los propone, así mismo se solicita se verifique si existe personal en la estructura para ocuparla o en el personal que estuviera prestando un servicio profesional, de no haber, se proceda a la selección y reclutamiento de personal, de igual manera se indica la causa de la remoción. El Jefe de Recursos Humanos revisa que la plaza a ocupar este autorizada.


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6.2 Contratación Externa

En caso de plazas vacantes el Jefe de Recursos Humanos verifica en las áreas de la

Administración Portuaria Integral si existe alguna promoción o necesidad de cambio de personal, que cumpla con el perfil y con los requisitos de competencia mencionados en las normas de ISO 9001:2000 e ISO 14001:1996, de no haber aspirante, se verifica en los currículum(s) de aspirante(s) y si éste(os) cumple(n) con el Perfil del Puesto (API-PRO-GAF-F-08) o en caso de tener identificados menos de 5 aspirantes, se publica la solicitud del puesto con los requisitos a cumplir en el periódico de la localidad de mayor circulación.

En caso de áreas de nueva Creación, el Gerente del área solicitante, elabora y entrega el perfil requerido, la descripción de funciones y las pruebas de funciones básicas del puesto para que se apliquen a los aspirantes.

El jefe de Recursos Humanos, recibe los currículos de aspirantes que se presenten y verifica vía telefónica que cumplan con los requisitos solicitados así como la experiencia laboral manifestada por el aspirante y se verifica que no este inhabilitado por la función pública En caso de que algún dato importante haya sido omitido o se detecte como falso los datos del currículo se descarta al aspirante de manera automática.

Si existen algunos aspirantes y sus currículums cumplen con el Descriptivo del Puesto (API-PRO-GAF-F-09), el Jefe de Recursos Humanos los cita para informarles las condiciones de trabajo así como de la fecha y hora para aplicarles la prueba de funciones básicas del puesto

El Jefe de Recursos Humanos aplica pruebas de las funciones básicas del puesto a los aspirantes y selecciona a los mejores candidatos para el puesto en base al resultado de dichas pruebas, comunicándole al Gerente del Área solicitante el mejor resultado.

Una vez seleccionado el candidato para el puesto que cumple con el perfil solicitado y con los requisitos de competencia requeridos en las normas ISO 9001:2000 e ISO 14001:1996. Se le aplica la evaluación psicometríca.

En caso de que el aspirante al puesto no cumpla con el 20% de Habilidades para el perfil del puesto, se cita el segundo candidato al puesto para también aplicarle la evaluación psicometrica.

Una vez elegido el candiato al puesto, el jefe de recursos humanos inicia al procedimiento administrativo de contratacion.

6.3 Conciencia

El Jefe de Recursos Humanos, se coordina con las áreas, para que al personal de nuevo ingreso, se le dará a conocer una inducción, la cual deberá contener por lo menos los siguientes puntos que se describen a continuación:

A. Jefe de Recursos Humanos ? ? Estructura e historia de la API, presentación a las áreas y visita a las instalaciones. ? ? Entrega descriptivo de puesto B. Representante de la Dirección ? ? Introducción al Sistema de Administración Ambiental ? ? Política y Objetivos Ambientales C. Gerente, Subgerente y/o Jefe de Departamento ? ? Objetivos y Metas departamentales específicos ? ? Procedimientos aplicables a sus áreas de responsabilidad

D. Subgerente y/o Jefe de Seguridad. ? ? Preparación y Respuesta a Emergencias


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? ? Supervisión y Medición.

El área de Recursos humanos, es responsable de impartir y coordinar el curso de inducción. Los participantes firman su asistencia en “La Lista de Asistencia”

7. Registros Oficios enviados por el Gerente del Area Solicitante. Requisición de Personal. Perfil de Puesto. Descriptivo de Puesto. Listas de Asistencia. Evaluaciones en caso de haberse efectuado a los aspirantes. Formato de Inducción. Anexo I. Requisición de Personal, API-PRO-GAF-F-07. Anexo II. Perfil de Puesto, API-PRO-GAF-F-08. Anexo III. Descriptivo de Puesto, API-PRO-GAF-F-09. Anexo IV. Resultado de evaluacion de candidatos al puesto API-PRO-GAF-F-10.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.





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VII. Procedimiento para Medir el Ambiente de Trabajo 1. Objetivo

Establecer una metodología para determinar al ambiente de trabajo en la entidad y hacer las acciones necesarias para asegurar que el ambiente de trabajo tiene una influencia positiva en la motivación, satisfacción y desempeño de la entidad.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a todas las áreas y niveles jerárquicos comprendidos en la estructura organizacional de la Administración Portuaria Integral de Progreso, S.A. de C.V. 3. Definiciones

El Ambiente se refiere a las características del clima de trabajo. Estas características son percibidas directa o indirectamente por los trabajadores que se desempeñan en ese medio ambiente.

El ambiente de trabajo tiene repercusiones en el comportamiento laboral. El ambiente de trabajo es una variante interveniente que media entre los factores del

sistema organizacional y el comportamiento individual. Estas características de la organización son relativamente permanentes en el tiempo, se

diferencian de una organización a otra y de una sección a otra dentro de una misma empresa. El ambiente de trabajo, junto con las estructuras y características organizacionales y los

individuos que la componen, forman un sistema interdependiente altamente dinámico. 4. Documentación de Referencia Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO-9001:2000. Norma NMX-SAA-14001-IMNC-2002 / ISO-14001:1996 Manual del SGCA. 5. Responsables Jefe de Recursos Humanos Personal de todas las áreas de la empresa Director General 6. Desarrollo de la Actividad

El jefe de Recursos Humanos, aplicara el cuestionario (API-PRO-GAF-F-11) al personal de

la empresa cada dos años o dependiendo del resultado obtenido. Este cuestionario está basado en la teoría de nueve dimensiones que explicarían en el

ambiente de trabajo existente en una determinada empresa. Cada una de estas dimensiones se relaciona con ciertas propiedades de la organización.

Una vez aplicado el cuestionario, se efectúa un análisis de resultados con relación al ambiente laboral, en el cual se aplica un indicador de preguntas contestadas contra preguntas efectuadas, el cual indica la participación de los encuestados.

El Jefe de Recursos Humanos elabora una matriz en donde analiza todas las respuestas, haciendo una síntesis de cada una de éstas resaltando lo más relevante, se aplica un indicador de


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conformidad como de inconformidad, con los resultados positivos contra los negativos el cual nos da un porcentaje por pregunta, lo anterior incluye el concepto de sugerencias en el cual los encuestados tienen la opción de indicar sus inquietudes y/o necesidades.

Elabora un resumen de los más relevante de la encuesta realizando un informe que se le presenta al Director General o en reunión de comité de calidad, en donde se le informa las respuestas más relevantes y se proponen acciones a llevar.

7. Registros

Cuestionario de medición de Clima laboral (API-PRO-GAF-F-11) Matriz de Análisis de Resultado de los cuestionarios (API-PRO-RH-F-06) Informe al Director General. Cuestionario de Clima Laboral, API-PRO-GAF-F-11.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.





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VIII. Nómina 1. Objetivo

Establecer la metodología para proporcionar al personal el sueldo que les corresponde conforme a lo estipulado en su contrato, tabulador y/o manual de percepciones de los servidores públicos correspondientes.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a todas las áreas y niveles jerárquicos comprendidos en la estructura organizacional de la Administración Portuaria Integral de Progreso, S.A. de C.V.

3. Definiciones

Hora de tolerancia: Comprende 15 minutos después de la hora de entrada establecida. IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social ISR: Impuesto Sobre la Renta SUA: Sistema Único de Auto Evaluación SAR: Sistema de Ahorro para el Retiro


5. Responsabilidades

Jefe del Departamento de Recursos Humanos Jefe de área Empleado Administrativo Empleado Operativo Guardia Subgerente de Administración Jefe del Departamento de Tesorería Jefe del departamento de Contabilidad Gerente de Administración y Finanzas Subgerente de Administración y Finanzas


Los empleados de Jefe de Departamento a personal de apoyo se presentan a laborar en su área respectiva y checan su hora de entrada con el guardia correspondiente, si llegan después de los quince minutos de tolerancia, deberá solicitar autorización de ingreso a su jefe de área, si se le autoriza, ingresa y si no, se presenta a trabajar al siguiente día. Al Igual que la hora de entrada, deberá checar su hora de salida. Cuando hay autorización de ingreso de algún empleado que llegó después de la hora de tolerancia, el jefe de área deberá dejar constancia de la autorización en el formato correspondiente. Cuando un empleado solicita licencia o permiso para ausentarse uno o varios días, el jefe de área recibe la solicitud, hace los trámites y turna la documentación correspondiente al jefe de recursos humanos quien toma nota para la nómina y para el record personal del empleado. Tomando en cuenta todos los puntos anteriores, el jefe de recursos humanos elabora el reporte previo de la nómina, capturando movimientos, incidencias y otros, aplicando las tablas


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vigentes de la ley del impuesto sobre la renta y lo turna a revisión a la subgerencia administrativa. El jefe del departamento de contabilidad, recibe su copia, la checa y ordena al auxiliar contable que haga e registro correspondiente. Posteriormente, el Gerente de Administración y Finanzas y el Subgerente de Finanzas (por ser firmas mancomunadas) efectúan el traspaso a las cuentas de los empleados por medio de l servicio electrónico del banco. Cuando por alguna causa no es posible el traspaso electrónico, avisan al jefe de tesorería quien a su vez, ordena al cajero que elabore el cheque correspondiente para cubrir el pago. El cheque es turnado al Gerente de Administración y Finanzas para que sea firmado. El Jefe de Recursos Humanos es notificado por la oficina de Administración y Finanzas del traspaso electrónico a la cuenta de cada empleado, o en su defecto, recibe el cheque que cubre la nómina. El Jefe de Recursos Humanos se presenta en el banco, ya sea a recoger los comprobantes de los traspasos o a depositar el cheque de la nómina, entregando, en este caso, la relación detallada del abono que deberá hacerse a la cuenta de cada empleado. Y recoge el comprobante del depósito y de los traspasos a la cuenta de cada empleado. Posteriormente el Jefe de Recursos Humanos recaba la firma de cada empleado por pago recibido. El Jefe de Recursos Humanos captura en el Sistema Único de Auto Evaluación (SUA) todas la incapacidades, modificaciones del salario, altas, bajas e inasistencias y calcula el monto de la liquidación de las cuotas obrero patronales: IMSS, ISR, SAR, 2% Cesantía, vejez, INFONAVIT, etc. y elabora la solicitud de cheques que presenta el Jefe del Departamento de Tesorería. El Jefe de Tesorería recibe las solicitudes, consulta de saldos y aprueba al Cajero que haga los cheques necesarios, los cuales son turnados al Gerente de Administración y Finanzas para firma y efectúa los pagos ante las instituciones correspondientes.

7. Registros

Tarjeta de entradas y Salidas Solicitud de Permiso y Licencia Control del Vigilante para entradas y salidas Reglamento Interno de Trabajo Autorización escrita de justificación de falta Incapacidad otorgada por el IMSS Reporte de Nómina Relación de Cuentas de los empleados Sistema único de Autoevaluación Modificaciones de Salarios Altas y Bajas Liquidaciones de Pago IMSS, ISR, SAR, por cesantía y vejez e Infonavit

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.





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IX. Actualización y Difusión del Manual de Organización

1. Objetivo Establecer una metodología para que el Manual de Organización de API de Progreso S.A. de

C.V. se encuentre actualizado en todo momento, en cuanto a sus procedimientos y análisis de puestos, al mismo tiempo que el personal pueda estar enterado de los cambios que le conciernen.

2. Alcance Esta práctica será aplicable a todos los procedimientos y puestos de la entidad. 3. Definiciones 4. Responsable Departamento de Recursos Humanos Subgerente de Administración Gerentes de todas las áreas de la empresa Personal de la empresa 5. Desarrollo de la Actividad

5.1 Actualización o Elaboración de Procedimientos

El personal de API Progreso detecta la necesidad de realizar un cambio en algún procedimiento ya existente o la elaboración de uno nuevo para cubrir las necesidades de la empresa e informa a su Jefe Inmediato o Directamente al Gerente de área.

El Gerente de Área es el responsable de informar al Subgerente de Administración o al departamento de Recursos Humanos el cambio a realizar en el procedimiento.

El Departamento de Recursos Humanos realiza los cambios pertinentes al Procedimiento estipulado y envía el documento impreso a los responsables para su firma.

El nuevo procedimiento o la actualización se anexa al Manual de Organización y es enviado vía correo electrónico a cada uno de los empleados de la empresa para su conocimiento.

5.2 Actualización o Elaboración de Perfiles y Descriptivos de Puesto

Al existir una nueva plaza o cambios en las responsabilidades de algún puesto ya existente,

los Gerentes o Subgerentes de las distintas áreas de la empresa solicitan al Departamento de Recursos Humanos la elaboración o actualización de los perfiles y descriptivos respectivos.

El Departamento de Recursos Humanos, en conjunto con la persona solicitante, elabora un nuevo perfil y descriptivo de puesto o realiza las actualizaciones pertinentes a los ya existentes.

El Departamento de Recursos Humanos envía estos documentos impresos al jefe directo y al Gerente del área en el que está adscrito el puesto involucrado, para su firma de autorización. Y posteriormente anexa los documentos al Manual de Organización

El Departamento de Recursos Humanos y el Gerente de área son responsables de la difusión vía Internet o Impresa de los cambios realizados, a todas las personas que pudieran resultar involucradas.


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Nota: Los cambios en estos documentos se hacen oficiales a partir de la fecha en que el responsable da su autorización. Esta fecha estará incluida en el correo o en el oficio que se le entregue a los involucrados. A partir de la actualización del 2004, los cambios no tendrán que ser autorizados por el Consejo de Administración, exceptuando cuando sea necesario realizar un cambio en la estructura de la empresa.

7. Registros

Formatos de Perfil y Descriptivo de Puesto Formatos de Procedimientos Copia del Correo u Oficio Perfil, Descriptivo y/o Procedimiento firmado por las personas responsables.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.





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c. Informática X. Procedimiento General de Informática

1. Objetivo Establecer los lineamientos para realizar la actualización y mantenimiento general en hardware y software de los equipos de computo con que cuenta la API Progreso, así como del control de suministros. 2. Alcance Este procedimiento será aplicable únicamente a los equipos y programas de cómputo que integran la red informática de API Progreso. 3. Definiciones

Software: Conjunto de programas para computadora. Hardware: Conjunto de elementos que conforman un equipo de cómputo. (Cpu, monitor,

teclado, mouse, impresoras, etc.). Switch: Equipo para interconectar la red informática de API Progreso. Router: Equipo para interconectar la red informática de API Progreso. Convertidor de fibra óptica: Equipo para interconectar la red informática de API Progreso. Red: Conjunto de elementos (switch, conectores, cableado utp, antenas, computadoras,

impresoras) conectados entre si. SIA: Sistema Integral Administrativo. SII: Sistema Integral de Información. Contpaq: Programa de control contable. Nomina Ramsel: Programa para la elaboración de nómina. SECOP: Sistema Estadístico Computarizado de Operación Portuaria. Administrador de tareas: Software en el cual se registran las actividades relevantes del

departamento de informática Usuario: Personal del API Progreso con equipo de cómputo ajeno al departamento de

informática 4. Documentación de Referencia Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO-9001:2000. Norma NMX-SAA-14001-IMNC-2002 / ISO-14001:1996 Manual del SGCA, API-SM-SGCA-M-01.

5. Responsables

Subgerente de Informática Coordinador de Informática Subgerente de Recursos Materiales Proveedor de Servicios Usuarios Comité de Informática Gerente de Administración y Finanzas


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Subgerente de Administración Subgerente de Finanzas


6.1 Actualización De Hardware y/o Adquisición De Equipos De Cómputo.

Para llevar acabo la actualización y/o compra de equipos de cómputo, el Subgerente de Informática en base al inventario del equipo de cómputo con que cuenta la API, determina que áreas requieren de computadoras y cuales están obsoletas mediante un análisis en el cual se considera el incremento de la plantilla de personal, la solicitud de las áreas, la antigüedad del equipo, el uso que se le da y la incidencia de fallas. Posteriormente NOTIFICA al Comité de Informática la necesidad de realizar la actualización y/o compra y éste tiene la facultad de determinar en base al análisis presentado si es viable cubrir el requerimiento.

Cuando se aprueba la compra por el Comité de informática instruye al Subgerente de Informática que en coordinación con la Subgerencia de Finanzas se verifique el presupuesto existente para adquisición de partes o activos. En caso de haber suficiencia presupuestal el Subgerente de Informática realiza la requisición de compra y/o servicio y el departamento de recursos materiales se encarga de realizar los trámites correspondientes para cubrir la solicitud.

Cuando las partes o equipos son entregados, el Coordinador de Informática notifica al usuario la fecha programada para la actualización o entrega del mismo, procurando no afectarlo en sus actividades cotidianas.

El Coordinador de Informática procede a realizar la actualización del equipo. Una vez realizado el cambio se prueba que el equipo opere correctamente y se entrega al usuario. El Coordinador de Informática anota en el Administrador de tareas la acción.

6.2 Mantenimiento Preventivo y Correctivo Del Hardware. 6.2.1 Mantenimiento preventivo.

Para realizar el mantenimiento a los equipos de cómputo, la Subgerencia de Informática

mantiene un inventario de los equipos de la Administración Portuaria Integral de Progreso, en el cual se encuentran registradas las características de cada equipo.

El Coordinador de Informática elabora un programa de mantenimiento anual en el cual indica la fecha tentativa en que se les dará el mantenimiento a los equipos de cómputo de la API. Acorde con al programa de mantenimiento, el Subgerente de Informática, solicita al área de recursos materiales mediante una requisición de compra y/o servicio la contratación del proveedor externo para que realice el mantenimiento preventivo; el coordinador de informática informa a las áreas usuarias la fecha programada en que se realizará la limpieza, acordando la hora tentativa y procurando afectar lo menos posible al usuario en sus actividades.

Bajo la supervisión del Coordinador de Informática y según lo estipulado en el contrato, el proveedor contratado para realizar la limpieza del equipo, traslada el equipo de cómputo al área en donde se le indica que efectuará el trabajo. El proveedor procede a quitar las tapas exteriores del equipo, una vez abierto el cpu se aspira y sopletea todo el interior, posteriormente se aplica el limpiador desengrasador a las tarjetas electrónicas procurando cubrir todas las áreas. A los monitores, impresoras, reguladores y no breaks se procede a darles un mantenimiento similar. De igual forma se limpian de forma interna los switches, teclados y mouses. Los routers, convertidores de fibra óptica y escaners sólo se les da la limpieza de forma externa.


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La limpieza exterior se realiza con limpiadores antiestáticos y shampoos desengrasantes. Una vez realizada la limpieza interna y externa de las computadoras se procede a borrar los archivos temporales del software, defragmentación de disco duro, verificar su funcionamiento y se traslada al área usuaria donde se pone nuevamente en operación.

Después de lo anterior, el Coordinador de Informática recaba la firma de conformidad por parte del usuario en el formato de Registro de mantenimiento preventivo a equipos de cómputo y al final del día registra en el programa Administrador de Tareas el mantenimiento.

Al término del mantenimiento el proveedor entrega al departamento de Recursos Materiales la factura para el cobro de sus servicios, así como un reporte en donde especifica el estado general de los equipos y realiza las recomendaciones que considere pertinentes.

6.2.2 Mantenimiento Correctivo

Cuando se detecta una falla de hardware en algún equipo, el usuario notifica verbalmente al

departamento de Informática. El Subgerente o el Coordinador de Informática realiza un chequeo general, identifica la parte que está dañada y evalúa si la reparación puede ser llevada acabo, si es el caso el usuario solicita al departamento de Recursos Materiales la adquisición de dicha parte mediante una requisición de compra y/o servicio. Una vez que se ha adquirido, el coordinador de informática reemplaza la parte dañada por la parte adquirida, se verifica su funcionamiento y traslada el equipo al área usuaria, posteriormente se registra la acción realizada en el programa Administrador de tareas

Cuando no es posible corregir la falla, el usuario del equipo elabora una requisición de compra y/o servicio, la cual se le entrega al departamento de Recursos Materiales, que se encarga de llevar el equipo al taller de servicio, recuperarlo y entregarlo al área de Informática, el coordinador verifica su correcto funcionamiento. En caso contrario es retornado al departamento de Recursos Materiales para que nuevamente sea llevado al taller de servicio.

El Coordinador de Informática registra en el Administrador de Tareas el servicio realizado al equipo una vez que éste es entregado al usuario final.

Cabe hacer mención que en caso de ser un equipo con garantía del proveedor, el Subgerente de Informática turna al departamento de recursos materiales el equipo y éste se encarga de hacer válida la garantía.

6.3 Creación y Actualización De Sistemas

La Subgerencia de Informática atiende las necesidades de los usuarios respecto a la creación de nuevos programas adaptados a las necesidades de la entidad así como a la modificación de los que ya se encuentran en operación.

Para la realización de esta actividad, primeramente el área usuaria notifica de forma escrita al Subgerente de Informática la necesidad de un programa o de modificar el que ya tiene en operación. El Subgerente de Informática evalúa el proyecto y determina si es necesaria la presentación del mismo al Comité de Informática, de no ser así realiza la modificación solicitada, cuando ya esté terminada notifica verbalmente al área usuaria para que inicie su operación.

Cuando son proyectos que implican el levantamiento de sistemas en el cual estén involucradas varias áreas, éste es informado por el Subgerente de Informática al Comité de Informática y presenta el calendario en donde se desglosa las fechas propuestas para la realización del sistema. Con el conocimiento y aprobación del Comité de Informática el Subgerente de Informática inicia el análisis, desarrollo, programación, implantación y pruebas del sistema solicitado. Una vez concluidas las pruebas, se procede a capacitar al personal en el manejo del nuevo sistema y se informa de la conclusión del proyecto al Comité.


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6.4 Adquisición y/o Actualización De Programas Comerciales De Cómputo o Licencias. El Coordinador de Informática elabora el inventario del software que se tiene instalado en los equipos de cómputo de la API. La necesidad de adquirir licencias, programas de cómputo o actualizarlos se presenta con la adquisición de nuevos equipos, el requerimiento de las áreas de la utilización de un mismo programa en varias máquinas, la antigüedad en la versión original, etc. sustentada la necesidad el Subgerencia de Informática, presenta el requerimiento al Comité de Informática, el cual al aprobar la adquisición instruye al Subgerente de Informática para que consulte el presupuesto con la Subgerente de Finanzas. Cuando existe suficiencia presupuestal, el Subgerente de Informática instruye a la parte interesada a que elabore su requisición de compra y/o servicio y el departamento de Recursos Materiales se encarga de proveer el programa solicitado. Una vez adquirido el programa, es entregado al área de Informática para su instalación. En caso de ser necesaria la capacitación se contrata de forma externa a la empresa que esté autorizada a proporcionarlo y ésta se encarga de impartir el curso a las personas que utilizan el programa.

6.5 Control De Consumibles

Es responsabilidad del Subgerente y del Coordinador de informática el control de los consumibles de cómputo para todas las áreas.

El procedimiento para la adquisición, resguardo y entrega al usuario final es el siguiente: El Coordinador de Informática elabora los primeros días del año la requisición de compra y/o

servicio en la cual se solicita la contratación de un proveedor que proporcione los consumibles durante todo el año. Anexo se le entrega un listado con los consumibles de cómputo requeridos para todas las áreas. El Subgerente de Informática revisa y firma la requisición de compra y/o servicio que es entregada al departamento de Recursos Materiales para iniciar el trámite correspondiente.

Una vez contratado el proveedor por el departamento de Recursos Materiales el Coordinador de Informática recepciona y verifica los consumibles proporcionados mediante el cotejo de los artículos solicitados en la requisición con los recibidos en el Departamento de Informática. El Coordinador de Informática acepta los consumibles mediante la firma de la factura correspondiente o devolución de los mismos si no cumplen con los estándares de calidad solicitados.

El Coordinador de Informática registra los consumibles recibidos en las hojas de control respectivas.

Las áreas usuarias solicitan en forma verbal al Subgerente o Coordinador de Informática los artículos que necesite y se verifica que se tenga la existencia correspondiente.

El Subgerente o Coordinador de Informática entrega del consumible al usuario, actualiza la existencia del mismo en la tarjeta de control y se recaba la firma de recepción del usuario. En el caso de toners o cartuchos de impresoras el usuario entrega el artículo usado al hacerle entrega del nuevo.

Cada 15 días el proveedor viene a las oficinas de Informática para levantar el pedido de los artículos requeridos y llevarse los cartuchos y toners vacíos almacenados durante los quince días anteriores para su reciclaje.

El Coordinador de Informática elabora a más tardar el día 15 de cada mes, un oficio en donde se desglosa por factura la asignación del centro de costo del área usuaria del consumible para su reclasificación correspondiente.


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6.6 Respaldo De Información

La Subgerencia de Informática respalda toda la información que se encuentra en las carpetas de los usuarios del servidor.

El respaldo se lleva a cabo en CD’s o Cintas magnéticas de respaldo masivo. En el servidor de archivos se encuentran las bases de datos de los programas SIA, Contpaq,

SECOP, Sistemas de almacenes, así como los archivos generados en Word, Excell, Power Point y demás que los usuarios utilicen o resguarden en este equipo.

Esta actividad se lleva a cabo semanalmente y los respaldos se entregan al Gerente de Administración y Finanzas y son enviados a una bóveda externa para protección y que estén disponibles en el momento de ser requeridos para consultas históricas, recuperación de información cuando esta se pierda de las máquinas de los usuarios, etc. 6.7 Protección a Los Programas y Archivos.

Para dar mayor seguridad a los programas y archivos electrónicos que utiliza API Progreso el

coordinador de informática instala en todas las máquinas el programa antivirus “Mcaffee Virus Scan” y lo configura para que éste baje de forma automática las tablas de definición de virus así como las actualizaciones disponibles.

7. Registros La mayoría de los registros se llevan de forma electrónica dentro del programa administrador de tareas. Registro de Mantenimiento preventivo a equipos de cómputo. Control de consumibles. Inventario de Licencias de Software. Inventario de equipo de cómputo, API-PRO-GAF-F-12. Inventario Institucional de Software, API-PRO-GAF-F-13.Control de Consumibles, API-PRO-GAF-F-14Registro de Mantenimiento Preventivo a Equipos de Computo, API-PRO-GAF-F-15.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.

Subgerente de Informática




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B. FINANZAS

a. Tesorería XI. Procedimiento de Cobro y Facturación

1. Objetivo Establecer la metodología para llevar a cabo de manera eficaz y oportuna el cobro y la facturación por los servicios brindados en la Administración Portuaria Integral de Progreso. 2. Alcance Este procedimiento aplica a los cobros y las facturas realizadas por los servicios portuarios, servicios conexos, contraprestaciones y arrendamientos. 3. Definiciones

Derecho de Puerto: Es el derecho que pagan las personas físicas o morales por sus embarcaciones que utilicen los puertos nacionales.

Atraque: Es el derecho que pagan las personas físicas o morales por sus embarcación que atraquen en muelles propiedad de la Federación, por cada hora o fracción mayor de 15 minutos y por cada metro de eslora o fracción.

Muellaje: Es el derecho que pagan los propietarios, remitentes o destinatarios de las mercancías que utilicen los muelles propiedad de la Federación.

Estadía: Es la tarifa pagada por los vehículos que pernoctan en las instalaciones después de las 24 horas de la descarga de la mercancía.

Almacenaje: Es el derecho que pagan las personas fisicas y morales por el manejo y custodia de sus mercancias depositadas en el recinto fiscal.

Contraprestación: Es el pago por la cesión parcial de un derecho. Arrendamiento: Contrato por el que una de las partes se obliga a dar a la otra el goce o uso

temporal de una cosa, mueble o inmueble, por cierto precio. TRB: Tonelaje de Registro Bruto (es el peso bruto del barco)

4. Documentos de Referencia Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO-9001:2000, Requisito 6.2. Manual del SGCA, API-SM-SGCA-M-01. Ley de Derechos 5. Desarrollo de la Actividad 5.1 Muellaje

El cliente elabora el formato de muellaje con los datos del pedimento mismo que la agencia aduanal le proporciona debidamente certificado por el banco en donde realizó el pago.

El Cajero recibe del cliente la original y copia de la Solicitud de muellaje con su respectivo pedimento.

El Cajero corrobora que el cálculo realizado por la agencia sea el correcto, y si hay recargos por extemporaneidad estén incluidos.


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El Cajero recibe del cliente el cheque a favor de API. El Cajero le da número de folio a la original y copia de la Solicitud de muellaje, entrega copia al

cliente, y envía al Facturista la original de la Solicitud de muellaje y el pedimento que servirán como apoyo a la factura.

El Cajero entrega la original de la solicitud de muellaje y el pedimento al Facturista. El Facturista elabora Factura y entrega al cliente.

5.2 Derecho de Puerto

El cliente elabora el formato de Solicitud de Puerto con los datos del buque y el nombre de a quien se le va a facturar.

El Cajero recibe del cliente la original y copia de la Solicitud de Puerto. El Cajero corrobora que los datos de la Solicitud de Puerto estén de acuerdo a la tarifa en base

al TRB. El cajero recibe del cliente el cheque a favor de API, elabora un recibo de caja por el importe a

pagar y entrega original al cliente, una copia para contabilidad y otra para el archivo del departamento de Tesoreria.

El Cajero elabora el Certificado de no Adeudo y entrega Original y tres copias al cliente y archiva una copia en el departamento de Tesorería.

El Jefe de Tesoreria recibe via correo electronico los formatos de puerto que emite el area de Operaciones

EL Jefe de Tesorería turna a la cajera el formato para darle folio. La Cajera turna el formato de puerto a la facturista para elaborar la respectiva factura. La Facturista elabora factura y turna al Jefe del Departamento de Tesorería para su Visto

Bueno. El Jefe del Departamento de Tesorería turna factura a la Cajera. La Cajera recibe factura y verifica que el importe sea igual al recibo de caja antes elaborado

para su aplicación y pago total de la factura, posteriormente entrega factura al cliente. 5.3 Atraque

El Jefe de Tesorería recibe del Departamento de Operaciones el Formato de Estadía de

Buques, realiza el cálculo de las horas atracadas y entrega dicho Reporte al Cajero. El Jefe de Tesorería recibe del Departamento de Operaciones el Formato de Estadía de

Buques, realiza el cálculo de las horas atracadas y entrega dicho Reporte al Cajero. El Cajero da numero de folio al Formato de Estadía de y envía dicho Reporte al Facturista. El Facturista calcula el importe de la Factura en base al TRB de la embarcación y a las horas

atracadas. El Facturista elabora Factura. El Cajero recibe la Solicitud de Atraque por parte del cliente y verifica con la factura las horas

atracadas. En caso de que no coincidan las horas atracadas de la Solicitud de Atraque del cliente con el

Formato de Estadía de Buques, el Jefe de Tesorería se comunica con el Jefe de Operaciones o en su ausencia con el Asistente de Operaciones para confirmar las horas de atraque con el Reporte Diario de Embarcaciones de Capitanía.

Si el error de las horas atracadas está en el Formato de Estadía de Buques el Jefe de Tesorería recibe memorando del Depto. de Operaciones con la modificación de las horas atracadas, en caso contrario, el Jefe de Tesorería realiza la modificación en la misma Solicitud de Atraque que presenta el cliente.

El Cajero recibe del cliente el cheque a favor de API y entrega la Factura.


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5.4 Almacenaje

EL área de almacén fiscalizado proporciona al cliente el formato de Almacenaje debidamente requisitado en base al pedimento respectivo

La elaboración de la Factura se realiza por el Facturista en base a la Parte de Almacenaje que envía el Departamento de Recinto Fiscalizado.

En caso de que el cliente se presente en las instalaciones de API Progreso el mismo día que solicitó el almacenaje y el mismo día que realizó su pago en el Banco, el Cajero recibe la Ficha de depósito y la canjea por la Factura.

Si el cliente no se presenta el mismo día de la solicitud del servicio de almacenaje con su ficha de depósito, el Jefe de Tesorería baja un reporte de Bancos (TIP) y entrega a la cajera para que ésta concilie con las facturas de almacenaje ya elaboradas.

5.5 Estadía de Vehículos

El cliente se presenta con el Jefe de Departamento de Seguridad para que le emita el formato de Pago de estadía.

El Cajero recibe del cliente la original y dos copias de la Solicitud de Cobro por Estadía indicando la estadía de los vehículos correspondientes.

El Cajero calcula el importe a cobrar en base a la estadía establecida en la Solicitud de Cobro por Estadía.

El Cajero da número de folio a la original y a una copia y sella de pagado tanto a la original como a las dos copias. La original se la entrega al Facturista , las copias se quedan al cliente. La copia foliada le sirve al cliente para reclamar su factura y la no foliada pero sellada de pagado, le sirve para entregar al Departamento de Seguridad y Ecología como evidencia de que ha pagado la estadía de su vehículo.

El Facturista elabora la Factura en base al calculo efectuado la Cajero y entrega posteriormente al cliente.

5.6 Suministro de Agua El Jefe de Tesorería recibe la Solicitud de Suministro de Agua del Departamento de Ingeniería

y calcula el importe a facturar de acuerdo al costo de agua por tonelada y de acuerdo al medio (bombeo o pipas) que se utilizó para suministrarla.

El Jefe de Tesorería entrega la Solicitud de Suministro de Agua al Cajero y éste le da número de folio y entrega a Facturista.

El Facturista elabora la Factura y envía al cajero. Cuando el cliente se presenta a pagar por medio de cheque, el Cajero corrobora los datos de

la Factura con la Solicitud de Suministro de agua que presenta el cliente y si es correcto, le entrega la Factura; en caso contrario, el Jefe de Tesorería verifica con el Departamento de Ingeniería la cantidad suministrada y recibe un memorando de confirmación.

5.7 Suministro de Energía Eléctrica a Contenedores

El Jefe de Tesorería recibe el Formato de Suministro de energía eléctrica del Departamento

de Operaciones y calcula el importe a facturar de acuerdo a los días de servicio y a la capacidad del contenedor.

El Jefe de Tesorería entrega el Formato de Suministro de energía eléctrica al Cajero y éste le da número de folio y entrega a Facturista.

La Facturista elabora la Factura y envía al cajero.


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El Cajero recibe del cliente cheque a favor de API, y corrobora los datos de la Factura con el Formato de Suministro de energía eléctrica que presenta el cliente y si es correcto le entrega la Factura; en caso contrario, el Jefe de Tesorería verifica con el Departamento de Operaciones los días de servicio y recibe un memorando de confirmación.

5.8 Suministro de Energía Eléctrica a Silos

El Gerente de Administración y Finanzas recibe un memorando del Departamento de

Ingeniería con los consumos de energía eléctrica de los silos. El Gerente de Administración y Finanzas utilizando el Recibo de Energía Eléctrica de la CFE

verifica el costo promedio de Kilowats hora y lo multiplica por el número de kilowats hora consumidos por los silos. Al resultado de la multiplicación le agrega un 150% (cargo de la CFE a empresas paraestatales) más el Impuesto al Valor Agregado.

El Gerente de Administración y Finanzas anota el resultado del importe a cobrar en el Formato de Consumo de Energía, archiva la original y entrega una copia al Jefe de Tesorería y otra al Coordinador de Mantenimiento, quien posteriormente se lo entregará a la Agencia Consignataria para su conocimiento.

El Jefe de Tesorería recibe copia del Formato de Consumo de Energía con el importe a cobrar y entrega al Cajero.

El Cajero da número de folio al Formato de Consumo de Energía y envía al Facturista. El Facturista elabora factura. El Jefe de Tesorería informa al cliente vía telefónica el importe a pagar. El Cajero recibe del cliente el cheque a favor de API y procede a entregar Factura.

5.9 Contraprestaciones El Jefe de Tesorería recibe del Jefe de Operaciones o del Gerente de Administración y

Finanzas, dependiendo el servicio a cobrar, el cálculo del importe a cobrar. El Cajero le da folio de control al documento que contiene el cálculo (entregado por el

departamento correspondiente). El Facturista elabora Factura. El cliente dentro de los primeros cinco días hábiles se presenta a pagar con un cheque a favor

de API y proporcionando una Relación de los servicios facturados al Cajero.

5.10 Arrendamiento El Jefe de Tesorería al final de cada mes se reúne con el Facturista para elaborar las facturas

por arrendamiento en base al importe proporcionado por la Gerencia de Administración y Finanzas. En caso de que existan actualizaciones en los importes a cobrar, el Gerente de Administración y Finanzas es responsable de informar al Jefe de Tesorería.

El Jefe de Tesorería envía vía fax al cliente la copia de la factura con el importe a pagar para su conocimiento.

El Cajero recibe del cliente cheque a favor de API y entrega La Factura se distribuye de la siguiente manera:

? ? Original: cliente. ? ? Copia amarilla: Reporte de Cobranza de tesorería. ? ? Copia verde: departamento de contabilidad para provisionar el adeudo en caso de que

quede como cliente. ? ? Copia Rosa: Para formar el consecutivo de facturas.


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5.11 Servicio de Bascula

El cliente se presenta con la Cajera para comprar tickets para el servicio de la bascula. La Cajera calcula el importe a cobrar dependiendo del numero de tickets que solicita el

cliente y lo asienta en el formato de cobro de diversos conceptos. La Cajera recibe del cliente cheque a favor de API Progreso, S.A. de C.V y/o efectivo. La Cajera entrega al cliente los tickets pagados junto con copia del formato de cobro de

diversos conceptos. La Cajera turna a la facturista el formato de cobro de diversos conceptos para realizar la

factura correspondiente. La facturista realiza factura en base al formato de cobro de diversos conceptos La facturista turna al Jefe del Departamento de Tesoreria la factura para su Visto Bueno. El Jefe de Departamento de Tesoreria turna la factura ya visada a la Cajera para su entrega

al cliente. La Cajera entrega factura al cliente 6. Registros.

Certificado de no Adeudo. Factura. Recibo de Caja. Nota de Crédito. Formato de cobro de diversos conceptos.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.

Jefe de Tesorería


Subgerente de Finanzas


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b. Contabilidad XII. Procedimiento General de Contabilidad

1. Objetivo Establecer el método a seguir para la elaboración de los Estados Financieros de la API-PRO, derivado del registro de las operaciones que se realizan de conformidad con las actividades de la Entidad. 2. Alcance Este procedimiento aplica a todo el proceso de registro, control y emisión de la información financiera que se genera en el Departamento de Contabilidad. 3. Definiciones

Contabilidad: Registro sistemático y cronológico de todas las operaciones que se realizan en un ente económico.

Estados Financieros: Conjunto de información financiera compuesta principalmente por el Estado de Situación Financiera y Estado de Resultado.

Estado De Situación Financiera: Estado que muestra el importe de los activos, pasivos y del capital a una fecha determinada.

Estado De Resultado: Estado que muestra los ingresos, costos, gastos y la utilidad o (perdida) obtenida en un periodo determinado.

Provisión: Es el registro de un gasto efectuado en un periodo a pagar en el próximo periodo. Reporte de Auxiliar Contable: Es un reporte generado por el programa Contpaq de una

cuenta contable. 4. Documentación De Referencia: Ley de Presupuestos, Contabilidad y Gasto Publico Federal Ley Federal de Entidades Paraestatales Norma ISO 9001:2000 Manual de la Calidad 5. Desarrollo De La Actividad y Responsabilidades

5.1 Pagos

El Cajero efectúa pagos por medio de cheques a proveedores, prestadores de servicios y gastos fijos mensuales generando con esto la póliza de egresos que se carga al programa Magic.

El Auxiliar Contable revisa la póliza, para asegurarse que esta contenga toda la información correcta, y posteriormente transporta los movimientos de los pagos efectuados del programa Magic al Contpaq. Procediendo con esto al registro contable de dichas pólizas y afectando las cuentas y subcuentas que correspondan a dichos movimientos.


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5.2 Ingresos

El Jefe de Tesorería turna los reportes diarios de ingresos por la facturación del día. El Auxiliar Contable revisa la información para asegurar que dicho reporte esta soportado con las facturas o documentos relacionados con dichos cobros, contabiliza la información y la captura en el programa contpaq.

5.3 Provisiones

El Jefe de Recursos Materiales turna al Jefe de Contabilidad las facturas de proveedores a pagar.

El Jefe de Recursos Humanos turna al Jefe de Contabilidad los importes de las prestaciones y cargas sociales de los empleados para que sean revisados y validados para su provisión.

El Jefe de Contabilidad revisa las facturas y los importes de las prestaciones y cargas sociales y las turna al auxiliar contable para la provisión de las mismas mediante pólizas diario.

El Auxiliar Contable imprime las pólizas de ingresos, egresos y diario para la revisión del Jefe de Contabilidad, una vez revisados se turnan al Subgerente de Finanzas para su visto bueno.

El Jefe de Contabilidad mensualmente imprime los reportes de auxiliares contables. Ya revisados se los entrega al Subgerente de Finanzas para su Vo. Bo., Una vez aprobados se procede a la elaboración del calculo de Impuestos fiscales para el pago de estos, ya concluidos se envían al departamento de tesorería para la programación de dichos pagos.

El Jefe de Contabilidad genera los estados financieros presentando el Estado de Resultado y Estado de Situación Financiera.

Mediante la información que genera con los estados financieros elabora la siguiente información que requiere la Gerencia de Administración y Finanzas y la Coordinación General de Puertos y Marina Mercante:

-Reporte de Ingresos Mensual -Reporte de Costos-Beneficio -Gastos Erogados (contables) - y otros.

Una vez elaborados se envían a la Subgerencia de Finanzas para su revisión, ya revisados se le llevan a la Gerencia de Administración y Finanzas para su visto bueno y de ahí a la Dirección General para la firma de autorización. 6. Registros Estado de Situación Financiera Estado de Resultado

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.

Jefe de Contabilidad




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XIII. Procedimiento para la elaboración del Presupuesto Anual 1. Objetivo Establecer los pasos necesarios para elaborar el presupuesto anual de la Administración Portuaria Integral de Progreso. 2. Alcance Este procedimiento aplica al Departamento de Administración y Finanzas de la Administración Portuaria Integral. 3. Definiciones

CGPMM: Coordinación General de Puertos y Marina Mercante. DGPOP: Dirección General de Programación, Organización y Presupuestos del Sector de

Comunicaciones y Transportes. SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Consejo de Administración: Es el cual se confiere la Administración de la Sociedad o

Entidad.

4. Documentos De Referencia Norma ISO 9001:2000, Requisito 6. Manual de la Calidad, Requisitos 6. Ley Federal de las entidades paraestatales. Ley de Presupuesto, contabilidad y gasto público federal. Ley de presupuesto de egresos de la federación. 5. Responsables Director General Gerentes de área Gerente de Administración y Finanzas Subgerente de Finanzas Subgerente de Administración 6. Desarrollo De La Actividad y Responsabilidades

El Director General informa los objetivos anuales de la entidad para incorporar las necesidades en el anteproyecto de presupuesto, revisa y autoriza el presupuesto.

Los Gerentes de área son responsables de sus necesidades presupuestales de sus respectivas áreas en el tiempo establecido.

El Gerente de Administración y Finanzas y la Subgerente de Finanzas son responsables de elaborar el Presupuesto anual.

El Gerente de Administración y Finanzas en el mes de septiembre convoca a una reunión para que las áreas proporcionen sus necesidades presupuestales basadas en las memorias de cálculo e inversiones adicionales del próximo año.

El Director General y Gerentes de áreas que manejan programas prioritarios para la API (programas de mantenimiento, inversiones y comercialización, Administración e Informatica)


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informan al Gerente de Administración y Finanzas vía memorando sus necesidades presupuestarias o formato requisitado, estas necesidades son consolidadas.

La Subgerencia de Finanzas elabora el Anteproyecto del Presupuesto para su revisión de la Gerencia de Administración y Finanzas y Dirección General.

El Gerente de Administración y Finanzas realiza las modificaciones en caso de que hubiese. El Gerente de Administración y Finanzas presenta los Formatos mencionados en el punto 6

de este procedimiento a la CGPMM para su revisión. El Gerente de Administración y Finanzas efectúa las modificaciones necesarias indicadas via

correo electrónico o memorando por la CGPMM para su posterior entrega a la DGPOP. La DGPOP analiza, evalúa y envía el anteproyecto a la SHCP para su autorización. Una vez que el presupuesto es autorizado por la SHCP se le presenta al Consejo de

Administración de API. El Gerente de Administración y Finanzas informa al Director General y a las diferentes áreas

el presupuesto aprobado a través de correo electrónico o memorandum. Mensualmente el Subgerente de Finanzas analiza las variaciones por partida del

presupuesto real y las compara contra el presupuesto programado, utilizando el Formato de Integración de partidas Presupuestales.

Cuando existe un exceso en el presupuesto ejercido de cualquier partida, la Gerencia de Administración y Finanzas realiza las medidas necesarias para la racionalidad y austeridad de dicha partida.

En caso de que no se haya ejercido el gasto programado, la Gerencia de Administración y Finanzas realiza las medidas necesarias para dar cumplimiento al presupuesto.

Indicador de eficiencia = Presupuesto Ejercido X 100 Presupuesto Programado Ver procedimiento de adecuación Presupuestal (API-PRO-GAF-P-04).

7. Registros Flujo de efectivo calendarizado Resumen Programático económico Análisis programático institucional Calendario original de metas y gastos de los indicadores programáticos. Calendario original de proyectos de inversión Oficio de autorización de inversión Programa de mantenimiento y obra pública Balance General comparativo Estado de Resultados comparativo Presupuesto integral Analítico de partidas de gasto corriente y de capital Integración de Partidas Presupuestales

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.





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XIV. Procedimiento para la Recaudación Presupuestal 1. Objetivo

Establecer la metodología para llevar a cabo la readecuación presupuestal de la Administración Portuaria Integral de Progreso, S.A de C.V.

2. Alcance

Este documento aplica a la Gerencia de Administración y finanzas de la Administración Portuaria Integral de Progreso en las actividades de readecuación presupuestal de Progreso. 3. Definiciones

CGPMM: Coordinación General de Puertos y Marina Mercante. DGPOP: Dirección General de Programación, Organización y Presupuestos del Sector de

Comunicaciones y Transportes. SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Readecuación Presupuestal: Comprende las modificaciones a la Estructura Programática,

a las asignaciones presupuestarias y a los calendarios de gasto. Balance Primario: Es el resultado de la diferencia entre el total de ingresos menos el total

de gasto programable, excluyendo de este último el costo financiero de la deuda del Gobierno Federal o de las entidades.

Consejo de Administración: Es el cual se confiere la Administración de la Sociedad o Entidad.

4. Documentos De Referencia Norma ISO 9001:2000. Requisito 6. Manual de la Calidad. Requisito 6. Ley Federal de las entidades paraestatales. Ley de Presupuesto, contabilidad y gasto público federal. Ley de presupuesto de egresos de la federación.

5. Responsables Director General Gerentes de área Gerente de Administración y Finanzas 6. Desarrollo De La Actividad y Responsabilidades

El Director General informa sus necesidades presupuestales, revisar y autorizar las readecuaciones presupuestales.

Los Gerentes de área son responsables de las necesidades presupuestales de sus respectivas áreas en el tiempo establecido.

El Gerente de Administración y Finanzas y la Subgerente de Finanzas son responsables de elaborar las readecuaciones presupuestales.


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El Gerente de Administración y Finanzas, sobre el avance presupuestal durante el primer semestre evalúa los eventos extraordinarios que afectarán el presupuesto durante el ejercicio no considerados en el presupuesto original anual.

El Director General y Gerentes de Área informan al Gerente de Administración y Finanzas vía memorandum, las necesidades adicionales presupuestarias con su justificación para activos fijos, necesidades de personal, formación de personal, obras, mantenimiento a instalaciones y contratación de servicios externos.

El Gerente de Administración y Finanzas y la Subgerencia de finanzas elaboran la readecuación al presupuesto.

Si las modificaciones al presupuesto no modifican el balance primario del presupuesto original, éste se presentará para su aprobación a través del Consejo de Administración.

El Gerente de Administración y Finanzas lo presenta a la CGPMM para su registro una vez autorizado por el Consejo de Administración.

En el caso que se modifique el balance primario, la CGPMM lo presenta para su revisión o aprobación a la DGPOP.

La DGPOP analiza, evalúa y envía la readecuación a la SHCP para su autorización. Aprobado por la SHCP se hace del conocimiento al Consejo de Administración de API El Gerente de Administración y Finanzas informa al Director General y a las diferentes áreas

sobre la readecuación autorizada a través de Junta de trabajo o memorandum.

7. Registros Flujo de efectivo calendarizado Flujo de efectivo modificado Flujo de efectivo comparativo Resumen Programático económico Análisis programático institucional Calendario original de metas y gastos de los indicadores programáticos. Calendario original de proyectos de inversión Oficio de autorización de inversión Programa de mantenimiento y obra pública Balance General comparativo Estado de Resultados comparativo Presupuesto integral analítico de partidas de gasto corriente y de capital.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.





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COMERCIALIZACIÓN

A. COMERCIALIZACIÓN

XV. Procedimiento General de Comercialización 1. Objetivos Establecer la metodología para realizar las actividades de comercialización del puerto, vinculando las necesidades del cliente con la infraestructura y los servicios disponibles o potenciales 2. Alcance

Este documento se aplica a la comercialización de los servicios y la infraestructura portuaria del puerto de Progreso. 3. Definiciones

Cesión parcial de derechos y obligaciones: Son los contratos otorgados por la Administración Portuaria Integral de Progreso a favor de personas físicas o morales por los cuales se otorga el uso, aprovechamiento y explotación de áreas concesionadas a la API, por un tiempo determinado que nunca será superior al que afectivamente le reste a la API.

Contraprestación: La cantidad de dinero que cesionaria pagará a API por el uso, aprovechamiento y disfrute de los bienes que se sesionan, en la forma y términos que se establecen en este convenio.

Servicios Portuarios: Todos aquellos servicios inherentes a la operación del puerto. Terminal: La unidad establecida en un puerto o fuera de él, formada por obras, instalaciones

y superficies, incluida su zona de agua, que permite la realización integra de la operación portuaria a la que se destina.

Instalaciones portuarias: Las obras de infraestructura y las edificaciones o superestructuras, construidas en un puerto o fuera de él, destinadas a la atención de embarcaciones, a la prestación de servicios portuarios o a la construcción o reparación de embarcaciones. 4. Documentación de Referencia Plan Nacional de Desarrollo del Sector Comunicaciones y Transportes Programa Maestro de Desarrollo Puerto Progreso Acuerdos del Consejo de Administración Cuadro histórico de carga de buques 5. Responsables Gerente de Comercialización Subgerente de Planeación


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Las actividades de comercialización son realizadas tomando como base lo establecido en el Programa Maestro de Desarrollo del Puerto y de acuerdo a los lineamientos señalados en la legislación portuaria aplicable. Dichas actividades de comercialización se realizan tomando en cuenta el tipo de producto o servicio que se pretende comercializar, teniendo así los siguientes conceptos: 6.1 Programa Anual de Comercialización

Para la elaboración del programa anual de comercialización, el Gerente de Comercialización toma como referencia la siguiente información:

? ? Plan Nacional de Desarrollo del Sector Comunicaciones y Transportes. ? ? Programa Maestro de Desarrollo Puerto Progreso ? ? Programa Operativo Anual ? ? Acuerdo del consejo de administración ? ? Cuadro histórico de carga de buques ? ? Programa anual de eventos Nacionales e Internacionales

Tomando Como base el Plan Nacional de Desarrollo del Gobierno Federal, los resultados del

puerto y el cumplimiento al programa maestro el Gerente de Comercialización se reúne con el Director General para analizar y establecer los objetivos para la Gerencia de Comercialización.

En base a los objetivos anteriores se determinan las metas, líneas de acción y estrategias estableciendo así el plan anual, y determinando el cronograma de las diferentes actividades.

Este es revisado por el Gerente de Comercialización y es aprobado por el Director General en caso de que así proceda.

Las principales estrategias de la Gerencia de Comercialización están basadas en las siguientes tareas:

? ? Identificación de cargas potenciales a ser operadas a través del puerto. ? ? Identificación de la infraestructura instalada en el puerto que pueda servir a cargas

especificas a fin de aprovechar su potencial. ? ? Identificación de oportunidades de instalación de nuevos cesionarios o prestadores de

servicios portuarios que son necesarios para el puerto o que son potenciales de generación y aprovechamiento de negocios en ámbito de comercio marítimo.

? ? Identificación de desarrollos regionales susceptibles de atraer carga a través del puerto. ? ? Identificar eventos de promoción donde es conveniente la participación comercial de la

empresa. ? ? Creación de material promocional del puerto

El Gerente de Comercialización se reúne con el Director General, para determinar cuales son

los recursos que serán utilizados para cumplir con establecido en el programa anual.


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Los recursos principales son:

? ? Stand ? ? Transporte (aéreo, terrestre) ? ? Impresión de folleteria ? ? Videos, etc. ? ? Campañas publicidad

6.2 Comercialización De Áreas Destinadas A Cesión Parcial De Derechos.

Esto consiste en promover el uso, aprovechamiento, establecimiento y desarrollo de las áreas

del recinto portuario en función de lo señalado en el programa maestro de desarrollo portuario y el Procedimiento de Cesión Parcial de Derechos API-PRO-GC-P-02. 6.3 Presentación De Los Servicios

La presentación de los servicios portuarios se hace conforme a lo señalado en el Procedimiento de Promoción API-PRO-GC-P-03.

6.4 Resultados De La Comercialización.

Los resultados de una actividad de comercialización pueden dar inicio a una negociación para celebrar un contrato.

Si no se inicia la negociación, se da seguimiento al cliente a través de visitas, llamadas telefónicas, etc., verificando los requerimientos del cliente y/o realizando las actividades necesarias para ofrecer los servicios en caso de que estos puedan ser ejecutados. 7. Registros Programa Anual de Comercialización Contratos Programa anual de eventos Nacionales e Internacionales Calendario de Trabajos de Licitación. Anexo I. Calendario de trabajos de Licitación, API-PRO-GC-F-01.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.

Gerente de Comercialización




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B. PROMOCIÓN

XVI. Procedimiento General de Promoción 1. Objetivos

Establecer la metodología para realizar las actividades de promoción del puerto. 2. Alcance

Este documento se aplica a la promoción de Puerto Progreso como destino potencial para el arribo de buques y destino turístico para incrementar el arribo de cruceros, posicionando al puerto a nivel internacional. 3. Promoción

Promoción: Actividades en las cuales se dan a conocer las ventajas y beneficios de un

servicio o producto con el fin de posicionarlo en el mercado. Programa de medios: Plan de promoción de comunicación en los cuales se determinará la

participación de la API, a saber: periódicos, revistas, televisión y radio, exposiciones, conferencias, eventos, ente otros.

Anuncio publicitario: Contenido creativo que fomenta el interés del cliente potencial por arribar, operar o invertir en el puerto de Progreso.

Exposiciones, conferencias, presentaciones: Eventos en donde participa el Puerto de Progreso, con el fin de dar a conocer y promover las ventajas competitivas.

Mercado objetivo / meta: Grupo de clientes al cual están dirigidos los servicios ofrecidos. Pauta de participación: La forma en que el puerto de Progreso participará en un evento

(Sede, pabellón, stand, conferencia, citas de negocios, expositor, patrocinador, entre otros). Servicios Portuarios: Todos aquellos servicios inherentes a la operación del puerto. Terminal: La unidad establecida en un puerto o fuera de él, formada por obras, instalaciones y

superficies, incluida su zona de agua, que permite la realización integra de la operación portuaria a la que se destina.

Recinto portuario: La zona federal delimitada y determinada por la Secretaría y por la de Desarrollo Social en los puertos, terminales y marinas, que comprende las áreas de agua y terrenos de dominio público destinados al establecimiento de instalaciones y a la prestación de servicios portuarios.

Marina Turística: El conjunto de instalaciones portuarias y sus zonas de agua y tierra, así como la organización especializada en la prestación de servicios a embarcaciones de recreo o deportivas.

Instalaciones portuarias: Las obras de infraestructura y las edificaciones o superestructuras, construidas en un puerto o fuera de él, destinadas a la atención de embarcaciones, a la prestación de servicios portuarios o a la construcción o reparación de embarcaciones. 4. Documentación de Referencia Historial de arribos.


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5. Responsables Subgerente de Promoción

6. Desarrollo de la actividad 6.1 Promoción

El Puerto de Progreso mantiene contacto directo permanente con las Líneas de cruceros turísticos, líneas regulares de carga, cesionarios, tour operadores, agencias consignatarias, sector privado, autoridades locales, estatales y federales para la promoción del puerto, acuerdos y acciones conjuntas.

6.2 Programa De Comunicación Social

Cada año la Subgerencia de Promoción diseña un Programa de Comunicación Social, API-PRO-GC-F-02, en el cual se establece:

? ? Nombre de la Campaña ? ? Tema o temas a comunicar durante el año ? ? Acciones gubernamentales a la(s) que atiende ? ? La Misión ? ? La Visión ? ? Concepto rector ? ? Acción gubernamental prioritaria ? ? Objetivo de comunicación ? ? Vigencia de la campaña ? ? Entidades involucradas ? ? Población objetivo ? ? Recursos presupuestados para la campaña ? ? Nombre de los principales medios a utilizar para la campaña. ? ? Tipo de Medio. ? ? Justificación de los medios.

6.3 Presentaciones Del Puerto De Progreso.

6.4 Promoción Con Inversionistas Privados Licitaciones:

a) Proyecto de Licitación de Terminal de Contenedores b) Proyecto de Licitación de Terminal de Fluidos c) Proyecto de Licitación de Marinas Turístico.

Proyecto de Desarrollo Integral de Puerto Progreso a) Club acuático b) Desarrollo Costero

6.5 Acuerdo de Hermandad Entre Puertos


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La Administración Portuaria Integral de Progreso utiliza el portal de Internet

www.puertosyucatan.com como herramienta de promoción, información y comunicación con sus clientes internos, externos, potenciales y público en general.

6.6 Asociaciones Internacionales

Promoción del Puerto en conjunto con las siguientes asociaciones, de las que el Puerto de Progreso es miembro:

? ? GPAA ? ? APAA ? ? FCCA

6.7 Promoción Del Puerto

Comisión Consultiva del Puerto de Progreso

a) Comité de promoción de cruceros turísticos del Puerto de Progreso b) Comité de promoción de carga del Puerto de Progreso

6.7.1 Boletines y Reportajes

6.7.2 Participación En Eventos.

La Subgerencia de Promoción analiza la participación en eventos, como puede ser: Ferias, trade shows, seminarios, foros, sede, exposiciones, medios impresos y digitales.

Convoca al sector a participar en forma conjunta. La Subgerencia de Promoción elabora un reporte de participación en el evento, API-PRO-

GC-F-03. 6.7.3 Material Promocional

La Subgerencia de Promoción realiza el diseño de la imagen a promocionar del Puerto de

Progreso, la cual se manifiesta por medio de: Cruceros Turísticos

? ? Manual de ventas ? ? DVD interactivo ? ? CD interactivo ? ? Banco de imágenes ? ? Protector de Pantalla

Así como diversos artículos promocionales. El tiraje del material promocional está condicionado al presupuesto de la organización y la participación del sector.

Carga

? ? Manual de ventas ? ? DVD interactivo ? ? CD interactivo ? ? Banco de imágenes ? ? Protector de Pantalla


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6.8 Vinculación Puerto Ciudad

El Puerto de Progreso establece comunicación con las Instituciones educativas regionales para poner a su disposición las instalaciones del Puerto y puedan contar con visitas programadas y guiadas por personal de la API.

De igual manera la Subgerencia de Promoción atiende las solicitudes de visitas de las organizaciones que así lo soliciten.

El Puerto de Progreso elabora un libro titulado: Historial de los Puertos de Yucatán, con el fin de estrechar los lazos con la comunidad y hacer una remembranza del comercio marítimo en el sureste mexicano.

6.9 Compromiso Con El Medio Ambiente

La Subgerencia de Promoción mantiene comunicación con SEMARNAT o autoridades similares para establecer un vínculo de apoyo en la participación y promoción de los programas ambientales.

7. Registros Registro de Participación en Eventos Anuncios Publicitarios Reporte de Visitas Programa anual de eventos Nacionales e Internacionales Anexo I.- Programa de Comunicación Social, API-PRO-GC-F-02 Anexo II.- Reporte de Anuncios Publicitarios, API-PRO-GC-F-03.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.

Subgerente de Promoción




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C ) Planeación

XVII. Procedimiento de Cesión General de Derechos 1. Objetivo

Establecer las bases para administrar y controlar el Recinto Portuario concesionado,

mediante la asignación de contratos de cesión parcial de derechos y obligaciones. 2. Alcance Este procedimiento aplica a los convenios y contratos por licitación y por asignación directa. 3. Definiciones

Cesión parcial de derechos y obligaciones: Son los contratos otorgados por la Administración Portuaria Integral de Progreso a favor de personas físicas o morales por los cuales se otorga el uso, aprovechamiento y explotación de áreas concesionadas a la API, por un tiempo determinado que nunca será superior al que afectivamente le reste a la API.

CABIN: Comisión de Avalúos de Bienes Nacionales. Puerto: El lugar de la costa o ribera habilitado como tal por el Ejecutivo Federal para la

recepción, abrigo y atención de embarcaciones, compuesto por el recinto portuario y, en su caso, por la zona de desarrollo, así como por accesos y áreas de uso común para la navegación interna y afectas a su funcionamiento; con servicios, terminales e instalaciones, públicos y particulares, para la transferencia de bienes y trasbordo de personas entre los modos de transporte que enlaza.

Recinto portuario: La zona federal delimitada y determinada por la Secretaría y por la de Desarrollo Social en los puertos, terminales y marinas, que comprende las áreas de agua y terrenos de dominio público destinados al establecimiento de instalaciones y a la prestación de servicios portuarios.

Terminal: La unidad establecida en un puerto o fuera de él, formada por obras, instalaciones y superficies, incluida su zona de agua, que permite la realización integra de la operación portuaria a la que se destina.

Marina: El conjunto de instalaciones portuarias y sus zonas de agua y tierra, así como la organización especializada en la prestación de servicios a embarcaciones de recreo o deportivas.

Instalaciones portuarias: Las obras de infraestructura y las edificaciones o superestructuras, construidas en un puerto o fuera de él, destinadas a la atención de embarcaciones, a la prestación de servicios portuarios o a la construcción o reparación de embarcaciones.

Administrador portuario: El titular de una concesión para la Administración Portuaria Integral.

CFC: Comisión Federal de Competencia. 4. Documentación De Referencia. Ley de Puertos y su Reglamento Ley de Bienes Nacionales Programa Maestro de Desarrollo Reglas de Operación del Puerto Título de Concesión de API Instrucción de Trabajo para el Cálculo de la contraprestación API-PRO-GC-IT-01


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Formato de Calendario de Trabajo de Licitación API-PRO-SGCA-F-GC-01. 5. Responsables Subgerente de Cliente Director General Gerente de Comercialización Subgerente de Planeación Gerente Jurídico Gerencia de Operaciones e Ingeniería 6. Desarrollo de la Actividad

La aprobación del proceso de cesión parcial de derechos, se manifiesta mediante la firma de un contrato de cesión. El proceso de Cesión Parcial de Derechos se planifica utilizando el formato API-PRO-GC-F-01.

Los bienes portuarios pueden ser asignados a personas físicas o morales, de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento y tomando como base lo establecido en la Ley de Puertos y Reglamento de la Ley de Puertos, de la Legislación Marítimo Portuaria.

6.1 Contratos Por Asignación Directa.

Las asignaciones directas solamente se efectúan cuando el solicitante es colindante propietario o cesionaria de la superficie terrestre o marítima, y se le asigna un máximo del 20 % del área originalmente cedida.

El cliente solicita por escrito a la Dirección General de API la cesión parcial de derechos de la superficie federal terrestre o marítima colindante. La Dirección General en conjunto con la Gerencia de Comercialización y a la Subgerencia de Planeación, analizan la petición del Cliente y acuerdan las condiciones para la asignación del contrato así como el tiempo de duración de la Cesión.

El Gerente Comercial o el Subgerente de Planeación, en caso de que proceda la cesión, solicitan al Gerente de Operaciones e Ingeniería un levantamiento topográfico y plano del lugar. A su vez contactan al Cliente para solicitar la presentación de documentos requeridos para tramitar su contrato.

Persona Física: Persona Moral:

Acta de nacimiento certificada por notario público

Copia de su alta ante Hacienda

Copia de su R.F.C.

Copia de su última declaración de impuestos.

Copia de su escritura constitutiva certificada por notario publico

Copia del poder notarial del representante legal que firmará el contrato.

Copia de sus últimos estados financieros y RFC.

El Gerente de Comercialización y el Subgerente de Planeación verifican en el Programa

Maestro de Desarrollo del puerto la ubicación y que al área por asignarse son compatibles con el desarrollo del puerto y de que esta no esté ocupada por un tercero.


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El Gerente Comercial o Subgerente de Planeación calcula el valor mínimo de referencia en base a la instrucción para el cálculo de la contraprestación API-PRO-GC-IT-01. A partir de este calculo el Director General, el Gerente de Comercialización y/o el Subgerente de Planeación acuerdan con el Cliente los términos para el pago de la contraprestación y las cláusulas comerciales del contrato.

El Gerente de Comercialización solicita al Secretario del Consejo de Administración un Acuerdo de Consejo, para la aprobación del contrato de Cesión Parcial de Derechos de asignación directa conforme a la ley Puertos, su Reglamento y al titulo de concesión de la API.

Una vez autorizado el acuerdo de Consejo y que se cuente con los documentos correspondientes, el Gerente Comercial o Subgerente de Planeación indica al Gerente Jurídico que elabore y revise el contrato y lo turna en tres tantos, en primera instancia al Cliente para su conformidad y firma en todas y cada una de sus hojas, posteriormente se turnan los tres tantos al Gerente de Comercialización, al Gerente de Operaciones e Ingeniería, al Gerente de Administración y Finanzas, al Gerente Jurídico y al Director General de API Progreso para su revisión, autorización y firma. Enviando las tres copias originales a la Dirección General de Puertos para su autorización y registro.

El Director General de Puertos revisa, aprueba y registra el contrato, conservando un ejemplar, devolviendo un original para el Cliente y otro original para API Progreso mediante oficio. El Gerente Jurídico entrega al Cliente su contrato original registrado por la Dirección General de Puertos mediante acuse de recibo.

La Gerencia de Operaciones e Ingeniería hace entrega de las áreas y elabora el acta de entrega del área concesionada, la cual una vez firmada por el cliente y el área de Ingeniera se entrega un original al Cliente y otro original se anexa al expediente de API, el cual es resguardado por el Gerente Jurídico, el cual informa a cada una de las Gerencias sus obligaciones para dar seguimiento del contrato.

6.2 Convenios De Cesión Parcial De Derechos Y Obligaciones Los convenios solo aplican a toda aquella autoridad portuaria, sector educativo o

dependencia federal que deseen ocupar un frente de agua dentro del recinto portuario concesionado a API.

El convenio señalará principalmente a los interesados y ubicación del área por otorgar. La Autoridad y/o Dependencia Gubernamental o Estatal solicita por escrito a la Dirección

General de API la cesión parcial de derechos de la superficie federal terrestre o marítima colindante. La Dirección General en conjunto con la Gerencia de Comercialización y a la Subgerencia de Planeación, analizan la petición del Cliente y acuerdan las condiciones para la asignación del contrato así como el tiempo de duración de la Cesión.

El Gerente Comercial o el Subgerente de Planeación, en caso de que proceda la cesión, solicitan al Gerente de Operaciones e Ingeniería un levantamiento topográfico y plano del lugar.

El Gerente de Comercialización y el Subgerente de Planeación verifican en el Programa Maestro de Desarrollo del puerto la ubicación y que al área por asignarse son compatibles con el desarrollo del puerto y de que esta no esté ocupada por un tercero.

El Gerente Comercial o Subgerente de Planeación, en caso que proceda calculan el valor mínimo de referencia en base a la instrucción para el cálculo de la contraprestación API-PRO-GC-IT-01. En caso que no proceda verifican el fundamento legal para la no-procedencia de cobro de contraprestación.

A partir de lo anterior el Director General, el Gerente de Comercialización y/o el Subgerente de Planeación acuerdan con la Autoridad y/o Dependencia Gubernamental o Estatal los términos y cláusulas comerciales del contrato.


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El Gerente de Comercialización solicita al Secretario del Consejo de Administración un Acuerdo de Consejo, para la aprobación del convenio de Cesión Parcial de Derechos de asignación directa conforme a la ley Puertos, su Reglamento y al titulo de concesión de la API.

Una vez autorizado el acuerdo de Consejo y que se cuente con los documentos correspondientes, el Gerente Comercial o Subgerente de Planeación indica al Gerente Jurídico que elabore y revise el convenio y lo turna en tres tantos, en primera instancia a la Autoridad y/o Dependencia Gubernamental o Estatal para su conformidad y firma en todas y cada una de sus hojas, posteriormente se turnan los tres tantos al Gerente de Comercialización, al Gerente de Operaciones e Ingeniería, al Gerente de Administración y Finanzas, al Gerente Jurídico y al Director General de API Progreso para su revisión, autorización y firma. Enviando las tres copias originales a la Dirección General de Puertos para su autorización y registro.

El Director General de Puertos revisa, aprueba y registra el contrato, conservando un ejemplar, devolviendo un original para la Autoridad y/o Dependencia Gubernamental o Estatal y otro original para API Progreso mediante oficio. El Gerente Jurídico entrega a la Autoridad y/o Dependencia Gubernamental o Estatal su contrato original registrado por la Dirección General de Puertos mediante acuse de recibo.

La Gerencia de Operaciones e Ingeniería hace entrega de las áreas y elabora el acta de entrega del área concesionada, la cual una vez firmada por la Autoridad y/o Dependencia Gubernamental o Estatal y el área de Ingeniera se entrega un original a la Autoridad y/o Dependencia Gubernamental o Estatal y otro original se anexa al expediente de API, el cual es resguardado por el Gerente Jurídico, el cual informa a cada una de las Gerencias sus obligaciones para dar seguimiento del contrato.

6.3 Contratos De Cesión Parcial De Derechos Y Obligaciones Asignados Mediante Licitación Pública. (Procede Cuando El Interesado No Es Colindante Propietario)

Este evento aplica a todo aquel inversionista que desee establecer su industria o negocio

dentro del recinto portuario concesionado. El proceso es público mediante publicaciones. Este procedimiento puede iniciarse de dos formas: La primera, cuando exista un interesado para utilizar un área dentro del recinto portuario para

una actividad determinada, en este caso, el interesado deberá hacer contacto por escrito con la Dirección General de API donde especifique sus necesidades de zona federal terrestre o marítima, así como el uso que pretende dar a dichas áreas. La Dirección General en conjunto con la Gerencia de Comercialización y a la Subgerencia de Planeación, analizan la petición del Cliente y realizan los estudios necesarios para determinar la viabilidad del proyecto y acordar las condiciones para la asignación del contrato.

La segunda, cuando el Programa Maestro de Desarrollo así lo marque, en cuyo caso la Dirección General en conjunto con la Gerencia de Comercialización y a la Subgerencia de Planeación, realizaran los estudios necesarios para determinar la viabilidad del proyecto y fundamentar las condiciones para la asignación del contrato.

Una vez determinadas las condiciones para la licitación se presentan al Consejo de Administración de la API, para que apruebe el inicio del proceso de licitación para el otorgamiento de un contrato de Cesión Parcial de Derechos en el Puerto.

El Gerente de Comercialización recibe la autorización del Consejo de Administración a través del Director General y solicita al Gerente de Operaciones e Ingeniería un levantamiento topográfico y plano del lugar. A su vez analiza y evalúa, en conjunto con la Dirección General y la subgerencia de planeación, los posibles interesados en el desarrollo del área, esto puede ser contactándolos por medio de visitas, llamadas telefónicas o publicando un aviso de interesados, donde se marquen las condiciones de registro de interesados.


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El Gerente de Comercialización, y el subgerente de Planeación, proceden a la elaboración de la documentación del concurso, la cual consiste en: la convocatoria, el pliego de requisitos, las bases y el modelo del contrato de cesión parcial de derechos, los cuales una vez terminados se entregaran para su revisión y autorización al Director General de API.

Una vez autorizada la documentación del concurso por la dirección, se enviara copia de los documentos a la CFC, la cual se encargara de revisar los criterios de adjudicación y el procedimiento que determine el perfil de los participantes, marcando así las posibles limitantes de participación de los interesados en el concurso.

El Gerente de Comercialización o el Subgerente de Planeación, con base en la instrucción para el cálculo de la contraprestación API-PRO-GC-IT-01 procederán al calculo de la contraprestación específicamente del área de que se trata, ó en caso de ser necesario, dada la magnitud del concurso, evaluaran por medio de un perito valuador independiente autorizado por la CABIN, el valor mínimo de referencia de la contraprestación a pagar. Este se entrega en sobre lacrado al Director General de API para que él a su vez lo entregue al Notario Público o AUDITOR que llevará el concurso.

El Director General ordena la publicación de la convocatoria en el Diario Oficial de la Federación, simultáneamente en un Diario de difusión Nacional y un Diario Local. Y asigna al Agente de Concurso, el cual puede ser el Gerente de Comercialización, el subgerente de planeación o personal externo, contratado para este fin.

El agente, de acuerdo al calendario de fechas y actividades del concurso publicado en la convocatoria, entrega por virtud de venta, el pliego de requisitos a aquellos interesados que se interesan en participar en la licitación.

El Interesado entrega la documentación legal, técnica y financiera solicitada en el Pliego de Requisitos del concurso para la evaluación por parte del Comité de Evaluación de Concurso formado por el Gerente de Comercialización, el Subgerente de planeación, el Gerente de Operaciones e Ingeniería, el Gerente de Administración y Finanzas, el Gerente Jurídico, el Contralor Interno, y el Agente, se evalúan los documentos presentados por los interesados requeridos en el Pliego de Requisitos y emiten acuerdo respecto a cuáles interesados podrán seguir en la siguiente etapa del concurso. El Agente notifica a los Interesados y en su caso hace entrega del dictamen o constancias de calificación.

Los Interesados aprobados pagan el valor de bases fijado en convocatoria mediante cheque o efectivo directamente en la Jefatura de Caja del recinto Fiscal. Reciben las bases del concurso, por medio del Agente

El agente realiza y gestiona las Visitas de todos los Interesados Calificados al área por ceder, organiza el acceso a la Sala de información del Concurso.

Los participantes que requieran modificar su pliego de requisitos, tendrán una fecha limite, para entregar a la API las modificaciones a su Pliego de Requisitos para su aprobación y la empresa pueda proceder a entregar a la CFC, la documentación que esta solicite con respecto para autorizar a los interesados en participar en la licitación.

Una vez entregada la documentación a la CFC , el Agente verificara que todos los interesados cumplan con la Constitución de la Garantía de Seriedad y entregara el prospecto Descriptivo, de los Modelos de proposiciones y del modelo de contrato proyectado.

El agente de concurso se encargara de coordinar la recepción de preguntas dentro del periodo marcado en el calendario y la gestión a las áreas pertinentes para las respuestas.

El agente realizará la entrega a los participantes de respuestas y del proyecto definitivo del contrato, que previamente elaborará en conjunto con el Gerente Jurídico. Citando a los participantes a la Junta con el contralor interno de API.

El Comité de Evaluación del Concurso, Notario Público e Interesados asisten a la presentación de propuestas técnicas y económicas y a la apertura de la propuesta técnica. En dicho acto se da lectura a cada una de las propuestas técnicas revisándose que las mismas


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cumplan con los requisitos asentados en las bases del concurso y se aceptan para su evaluación y dictamen siendo firmadas en sus hojas principales por todos los asistentes al acto. El Notario Público dará fe de hechos del acto.

A esta fecha se deberá contar con la Resolución de la Comisión Federal de Competencia Económica.

El Comité de Evaluación del Concurso evalúa las propuestas técnicas y dictamina cuáles se aceptan para que continúen participando en la siguiente etapa del concurso y cuáles son desechadas fundamentando su decisión.

El Comité de Evaluación del Concurso, Notario Público e Interesados asisten a la apertura de propuestas económicas, donde el Comité de Evaluación da a conocer cuáles Interesados podrán permanecer en la siguiente etapa del concurso y cuáles han sido desechados. En el mismo acto se abren las propuestas económicas de cada interesado y el sobre lacrado de API conteniendo valor de avalúo y contraprestación mínima a pagar.

El Comité de Evaluación del Concurso, Notario Público e Interesados asisten al acto de fallo donde se da a conocer quién ganó el concurso. El fallo es inapelable., y se solicita al ganador pase a firmar el contrato en la fecha convenida.

Una vez firmado el contrato en tres tantos, por el Cliente y por el Director General de API Progreso, así como por el Gerente de Comercialización, al Gerente de Operaciones e Ingeniería, al Gerente de Administración y Finanzas y el Gerente Jurídico, es enviando las tres copias originales a la Dirección General de Puertos para su autorización y registro.

El Director General de Puertos revisa, aprueba y registra el contrato, conservando un ejemplar, devolviendo un original para el Cliente y otro original para API Progreso mediante oficio. El Gerente Jurídico entrega al Cliente su contrato original registrado por la Dirección General de Puertos mediante acuse de recibo.

La Gerencia de Operaciones e Ingeniería hace entrega de las áreas y elabora el acta de entrega del área concesionada, la cual una vez firmada por el cliente y el área de Ingeniera se entrega un original al Cliente y otro original se anexa al expediente de API, el cual es resguardado por el Gerente Jurídico, el cual informa a cada una de las Gerencias sus obligaciones para dar seguimiento del contrato. 7. Registros Convocatoria Pliego de Requisitos Bases del concurso Prospecto Descriptivo Contratos de Cesión Parcial de Derechos Convenios de Cesión Parcial de Derechos Formato de Calendario de Trabajo de Licitación API-PRO-SGCA-F-GC-01.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.

Subgerente de Planeación




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XVIII. Cálculo de la Contraprestación

1. Objetivo Establecer la metodología para calcular el valor comercial de los bienes 2. Alcance Este procedimiento se aplica a todos los bienes de API Progreso. 3. Definiciones Contraprestación: Pago por la sesión parcial de un derecho Avalúo: Estimación del valor de los bienes 4. Responsables Gerencia de Comercialización 5. Desarrollo de la Actividad

5.1 Calculo de contraprestación para áreas generales

Las contraprestaciones son calculadas tomando como base el valor comercial de los bienes, establecido en el avalúo realizado por la Comisión de Avalúos de Bienes nacionales CABIN, el cual es actualizado como máximo cada 5 años.

El valor establecido por el bien inmueble, se multiplica por un máximo de hasta 12% y cuyo resultado es la contraprestación anual y puede ser menor dependiendo de alguno de los casos siguientes:

a) Cuando el contrato comprenda instalaciones ya construidas y terrenos habilitados con todos los servicios y que por tanto el operador no requiera realizar inversiones importantes, el porcentaje puede variar entre el 10% y el 12%.

b) Si el futuro operador necesita realizar inversiones importantes y el tiempo que transcurre entre la fecha del otorgamiento de la concesión o contrato y la maduración del proyecto no permiten al operador obtener los beneficios proyectados, se puede considerar lo siguiente: ? ? Aplicar un 10% a partir de la fecha de otorgamiento hasta un máximo de 2 años. ? ? Aplicar un 12% a partir del tercer año de operaciones si se ha obtenido el beneficio

proyectado, en caso contrario se continuará aplicando el 10% por un plazo máximo adicional de 2 años, que al finalizar se realizará una verificación del área y se determinará si se continua aplicando el mismo porcentaje o se aumenta a 12%.

5.2 Cálculo de contraprestación para terminales

Ante las diversas vocaciones y condiciones de mercado de cada puerto, fijar una

contraprestación tomando en cuenta el valor del terreno no es congruente con los tipos de proyectos portuarios, debido a que los aspectos de mercado son totalmente distintos en un puerto y otro. La heterogeneidad de dichos proyectos exige realizar avalúos denominados como negocio


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en marcha y se considera para ello, el tipo de puerto, ubicación, potencial de desarrollo, duración del proyecto, posibilidad de operación de nuevas carga, etc.

Es así que no resulta en absoluto útil realizar un comparativo de valor de terrenos entre puertos mexicanos, si tenemos como prioridad considerar este valor como un criterio que determine la contraprestación que un inversionista debe pagar al administrador portuario.

Por lo anterior, se puede afirmar que los terrenos portuarios no tienen valor en función de sus características físicas o topográficas, y en algunos casos ni de su ubicación respecto a otros dentro del mismo recinto portuario. Por el contrario, el valor del terreno es determinado por el tipo de negocio que se establezca teniendo en mente las múltiples variables de mercado que intervienen en la creación de un proyecto portuario. Para eso se requiere un avalúo como negocio en marcha mismo que determine un monto de contraprestación más justo al tipo de proyecto que se vaya a desarrollar, dicho avalúos será realizado en su momento por la Comisión de Avalúos de Bienes Nacionales según el artículo segundo de su reglamento.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.





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JURIDICO

XIX. Ejecución de Contratos, Convenios y Penalizaciones

1. Objetivo

Establecer la metodología para analizar y determinar la procedencia de la ejecución de los contratos que celebra la entidad en las áreas de recursos materiales, de operaciones e ingeniería, recursos humanos, y comercialización, a fin de hacer cumplir las sanciones convencionales pactadas en caso de incumplimiento a los contratos.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a todos los contratos que celebra la Administración Portuaria Integral de Progreso. 3. Definiciones Convenio: Es el acuerdo de dos o más personas para crear, transferir, modificar o extinguir obligaciones.

Contrato: Acuerdo de voluntades con el fin de crear o modificar derechos y obligaciones. Tercero (s): La parte contratante distinta a la entidad, a cargo de quien existe el cumplimiento

de una obligación contractual, bien sea, como cesionarios, prestadores de servicios portuarios, arrendatarios, compradores, usuarios de áreas, etc., pero siempre definido a los acuerdos de voluntades y sus modificaciones en materia inmobiliaria. 4. Documentos De Referencia Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento. Ley de Puertos y su Reglamento. Código Civil para el Distrito Federal en materia de fuero común y para toda la República en materia de fuero Federal. Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento. 5. Responsables Gerente Jurídico Director General Gerente de Administración y Finanzas Gerente de Comercialización Jefe de Medio Ambiente Gerente de Operaciones e Ingeniería 6. Desarrollo De La Actividad

La ejecución de los contratos inicia desde que la Gerencia Solicitante notifica alguna causa de incumplimiento a las obligaciones contractuales derivada de los contrato que la Administración


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Portuaria Integral de Progreso ha celebrado y concluye al hacer efectiva la pena convencional, que puede ser, una sanción económica o administrativa, al presentarse un incumplimiento de las obligaciones pactadas, o bien determinarse la rescisión del contrato correspondiente.

6.1 Ejecución De Los Incumplimientos de Los Contratos

La Gerencia Solicitante, se encarga de dar el seguimiento al cumplimiento de los contratos que han sido celebrados por la entidad y que se encuentran sujetos a su administración en terminos del Procedimiento de Control y Ejecución de los Contratos No. API-PRO-GJ-P-O3.

En caso de incumplimiento, la Gerencia Solicitante dependiendo de la gravedad, solicitará al incumplido que regularice la situación en el plazo que crea conveniente y una vez que no lo haya regularizado, la Gerencia Solicitante solicita la participación de la Gerencia Jurídica para la ejecución de un contrato, a fin de obtener el cumplimiento de las obligaciones pactadas o bien su rescisión administrativa.

Recibe la notificación escrita que le envia la Gerencia Solicitante indicando el incumplimiento y solicitando expresamente la ejecución del contrato, la Gerencia Jurídica integra un expediente, asignándole un código de identificación (por nombre de empresa contratada).

La Gerencia Jurídica analiza la solicitud y la documentación presentada y en conjunto con la Gerencia Solicitante deciden si se aplican penas convencionales, se solicita el cumplimiento forzoso del contrato o en su caso si se rescinde administrativamente y se aplican sanciones económicas.

La Gerencia Jurídica verifica las obligaciones pactadas en el contrato y turna a la Dirección General, un análisis del incumplimiento y una propuesta de las acciones a tomar, de las cuales el Director General decide cual de ellas tomar.

La Dirección General notifica a la Gerencia Jurídica sobre la determinación de iniciar procedimiento de rescisión administrativa y aplicar penas convencionales, haciendo efectivas las garantías del contrato, o bien el cumplimiento forzoso del contrato y la aplicación de penas convencionales.

La Gerencia Jurídica formula el escrito para iniciar procedimiento que haya indicado el Director General y lo suscribe.

Siguiendo lo establecido por las Leyes señaladas en el punto 4, esto es, presentando directamente ante las autoridades competentes o lo remite al Tercero incumplido a fin de proceder como se indica en el párrafo que antecede, y por conducto del área encargada de la Gerencia Solicitante y de la Gerencia Jurídica se dá seguimiento a la determinación efectuada.

Se archiva la información documental recabada para la ejecución del contrato, y copia- acuse de la Aplicación de penas convencionales y del Inicio del procedimiento de rescisión administrativa.

6.2 Cumplimiento Ambiental

La Gerencia de Operaciones e Ingeniería es responsable de dar seguimiento y verificar el cumplimiento de las cláusulas ambientales con las que cuentan los contratos.

En caso de accidente ambiental los Jefes de Seguridad y Medio Ambiente son responsables de coordinar las actividades de mitigación de impactos y de activar los planes de contingencia aplicables, así como de elaborar el reporte del Accidente en el que se establecen o deslindan responsabilidades.


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7. Registros

Aplicación de penas convencionales Procedimiento de rescisión administrativa.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.

Gerente Jurídico

Gerente Jurídico



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XX. Procedimiento de Control y Cumplimiento de Contratos y Convenios 1. Objetivo

Establecer la metodología para tener un seguimiento y control de las obligaciones que se

establecen en los contratos de cesión parcial de derechos, de prestación de servicios portuarios y de uso preferente de áeras, a fin de hacer cumplir la obligaciones contractuales a cargo de los cesionarios y prestadores de servicios.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a los contratos de cesión parcial y de derechos, prestación de servicios portuarios y de uso preferente de áreas, que celebra la Administración Portuaria Integral de Progreso. 3. Definiciones Contrato: Acuerdo de voluntades con el fin de crear o modificar derechos y obligaciones. Tercero (s): La parte contratante distinta a la entidad, a cargo de quien existe el cumplimiento de una obligación contractual, bien sea, como cesionarios o como prestadores de servicios portuarios. 4. Documentos De Referencia Ley de Puertos y su Reglamento. Código Civil para el Distrito Federal en materia de fuero común y para toda la República en materia de fuero Federal. Código de Comercio. Ley de Bienes Nacionales. Vías Generales de Comunicación. Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO-9001:2000. Norma NMX-SAA-14001-IMNC-2002 / ISO-14001:1996 Manual del SGCA. 5. Responsabilidades Gerente Jurídico Director General Gerentes de toda la empresa 6. Desarrollo De La Actividad

La ejecución de los contratos inicia con la identificación de las diversas obligaciones a cargo de los terceros, establecidas en cada uno de los contratos de cesión parcial y de derechos, de prestación de servicios y de uso preferente de áreas, por parte de la Gerencia Jurídica.

De la identificación de las obligaciones, el Director General señala, cual Gerencia debe de dar seguimiento a cada obligación en especifico.

El Director General notifica a las Gerencias las obligaciones contractuales que a cada una le corresponde dar el seguimiento y control.


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Una vez notificada a cada Gerencia la obligación contractual que queda bajo su responsabilidad, verifica el efectivo cumplimiento de ésta y notifica mensualmente por escrito a la Gerencia Jurídica del cumplimiento o no de la obligación por parte del tercero.

En caso de incumplimiento, cada Gerencia notifica al tercero del mismo y lo apercibe de que en caso de que no cumpla, se hará acreedor a una sanción de acuerdo al procedimiento de ejecución de contratos.

La Gerencia Jurídica integra mensualmente el cumplimiento o no de cada obligación contractual en el formato No. API-PRO-GJ-F-01 de control y seguimiento de contratos de cesionarios o en el formato No. API-PRO-GJ-F-02 de control y seguimiento de contratos de prestador de servicios. Lo anterior es aprobado por el Gerente Jurídico.

En caso de que el tercero, después del plazo otorgado por la Gerencia responsable, siga incumpliendo con su obligación contractual, se actúa conforme a lo establecido por el procedimiento de ejecución de contratos.

7. Registros Control y seguimiento de contratos de cesionarios, API-PRO-GJ-F-01. Control y seguimiento de contratos de prestador de servicios, API-PRO-GJ-F-02. Anexo I. API-PRO-GJ-F-01. Formato de control y seguimiento de contratos de cesionarios. Anexo II. API-PRO-GJ-F-02. Formato de control y seguimiento de contratos de prestadores de servicios portuarios.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.

Gerente Jurídico

Gerente Jurídico



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XXI. Elaboración de la Carpeta de Consejo 1. Objetivo

Establecer la metodología para elaborar la Carpeta Informativa de Consejo de la entidad, analizando y determinando la información que deben proporcionar las Gerencias que integran la Administración Portuaria Integral de Progreso, S.A. de C.V.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a todas las Gerencias de la Administración Portuaria Integral de Progreso y a la Dirección General. 3. Definiciones

Carpeta Informativa de Consejo: Cuaderno, que en cumplimiento de los artículos 17, 20, 34, 58 y 59 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y 18 de su Reglamento, se presenta periódicamente al Órgano de Gobierno, con la información necesaria, para que el Órgano de Gobierno tenga la información necesaria, para tomar decisiones, que por ley, le competen al Director General e informe sobre el desempeño de actividades de la entidad, incluido el ejercicio de los presupuestos de ingresos y egresos y los estados financieros correspondientes. En el informe y en los documentos de apoyo, se cotejarán las metas propuestas y los compromisos asumidos por la dirección con las realizaciones alcanzadas.

Consejo de Administración: Es el máximo órgano social de la entidad, el cual, tiene a cargo la administración de la API y además de las facultades específicas que se les otorguen en los estatutos o legislación de la materia, tiene las facultades, establecidas en el artículo 58 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y 34 de los Estatutos Sociales de la entidad.

Acuerdo: Resolución Administrativa que, en sus facultades, el Órgano de Gobierno ordena al Director General. 4. Documentos De Referencia Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento. Estatuto Social. Ley de Puertos y su Reglamento. Ley General de Sociedades Mercantiles. 5. Responsables Director General Gerente Jurídico Gerentes de todas las áreas Gerente de Comercialización Coordinador General de Puertos y Marina Mercante


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6. Desarrollo De La Actividad

La Dirección General o el Gerente Jurídico informa a las Gerencias la fecha en la que se lleva a cabo la reunión de dicho consejo y notifica que la Gerencia Jurídica, quien como secretario del Órgano de Gobierno, es la encargada de recopilar la información, integrar, elaborar y enviar la Carpeta Informativa del Consejo.

Cada Gerencia tiene responsabilidades, para elaborar la Carpeta Informativa de Consejo, establecidas de la siguiente manera:

Información a integrar: Gerencia encargada de elaborarlo:

1. Orden del Día. Jurídico. 2. Convocatoria. Jurídico. 3. Acta de Titulares del Consejo de

Administración. Jurídico.

4. Acta de las Sesiones del Consejo de Administración.

Jurídico.

5. Informe de Negocios. Comercialización. 6. Solicitud de Acuerdos del Consejo. Cada Gerencia, dependiendo de sus

necesidades y obligaciones, precisando que la Gerencia Jurídica revise la fundamentación de cada acuerdo.

7. Informe del Director General. Cada Gerencia, dependiendo de sus funciones.

8. Informe del Seguimiento de los Acuerdos.

Cada Gerencia, dependiendo de la asignación que realice el Director General.

9. Asuntos Generales Cada Gerencia, dependiendo de sus necesidades.

El Gerente Jurídico elabora la Convocatoria con la fecha, lugar y hora en que se llevará a

cabo la reunión de Consejo, para convocar a la sesión a los integrantes del Órgano de Gobierno y envía la Carpeta Informativa.

Las diferentes Gerencias, entregan a la Gerencia Jurídica dentro de los cinco días naturales siguientes a la fecha en que se les notifique por la Dirección General, la información anteriormente señalada, con sus respectivos anexos.

La información a proporcionar, es la comprendida en el trimestre inmediato anterior, en los términos siguientes: Informe del desarrollo de los negocios del puerto. Caracteristica de la información a entregar:

La Gerencia Comercial, en este apartado, informa de la promoción de negocios del período que se trata; esto es, arribo de nuevos o más buques de línea, nuevas rutas comerciales o de cruceros, resultados en la promoción de nuevas cargas o incremento de las ya existentes, arrendamiento de espacios, venta de terrenos, concursos para la asignación de áreas, instalaciones y terminales; nuevos contratos de prestación de servicios y, promoción de inversiones del puerto.


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Asimismo, señala el avance que se tiene respecto de los negocios, los montos de inversión esperados, las fechas en que los negocios pudieran estar en marcha y, en su caso, la problemática que se tuviere para su avance, así como las conclusiones. Si algunos de los negocios requiere de acuerdo del Consejo de Administración, se solicita en el apartado correspondiente.

Solicitud de Acuerdos del Consejo de Administración. Característica de la información a entregar: Cada Gerencia, presenta los asuntos que requieren de la autorización o aprobación del

Consejo de Administración, por estar dentro de las facultades establecidas en las leyes de la materia, los cuales incluyen el análisis y sustentos documentales y normativos correpondientes que permitan apreciar los impactos que tendría la entidad, de aprobarse el acuerdo.

Asimismo, la Gerencia que realice la solicitud de acuerdo tiene la obligación de integrar a tales solicitudes, la propuesta y contenido del acuerdo del que se solicita; la Gerencia Jurídica únicamente realizará la fundamentación de las facultades en que se sustente la decisión.

Informe del Director General por el período comprendido entre el __ de____ y el de

______de ____. El Director General presenta el informe, que tiene que contemplar los puntos señalados en el

artículo 59, fracción X de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, así como las que establezcan otras normas, como es la información relativa a (seguimiento del Programa Operativo de Transparencia y Combate a la Corrupción, así como el cumplimiento de las Obligaciones establecidas en el artículo 7 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información; lo concerniente a las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria 2004; cumplimiento al Programa de Ahorro 2004 (en miles de pesos); informar sobre las sesiones realizadas por los Comités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios y el de Adquisiciones de Bienes Muebles, así como la Plantilla Registrada para esta entidad y el Programa de Capacitación, vigentes para el presente año).

Cuando se trata del informe de autoevaluación, se incluye el formato ingreso-costo-beneficio por proceso a la fecha que se informa y observar lo que dispone el artículo 59, fracción XI de la Ley enunciada en el párrafo anterior. El informe de auto evaluación se lleva a cabo en la primera y tercera sesión de cada año.

Cada Gerencia da el informe de las actividades de su respectiva área. Los informes deben ser ejecutivos, destacando el movimiento de carga e ingresos del

período de que se trate, el avance del programa de Obras y Mantenimiento y el ejercicio del presupuesto. Asimismo se dan las explicaciones de las variaciones obtenidas con respecto de las cifras del mismo período del ejercicio anterior y, cuando dichas variaciones sean negativas, se incluyen causas (no justificaciones) y las acciones que la API haya tomado o esté tomando para corregirlas y revertirlas.

El informe que cada Gerencia proporciona, se apoya con una presentación de lo más importante de sus actividades, que incluye gráficas, y cuando se comentan e informan obras y mantenimiento en la presentación, se respaldan con fotografías de antes y después.

Cada Gerencia revisa la información que proporciona, cuidando aspectos de redacción, ortografía, evitando que la información no se repita y que se contraponga a las demás áreas.


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Integración de la información.

La Gerencia Jurídica, una vez proporcionada la información por los Gerentes, desarrolla el Órden del Día, guiádose por los asuntos de gran relevancia, para ordenarlo e integrarlo a la Carpeta Informativa.

Posteriormente la Gerencia Jurídica ordena por apartados la información según corresponda de acuerdo al Órden del Día, para integrarla a la Carpeta Informativa y dentro del período de los siguientes cinco días, convoca a una junta con los Gerentes, para que se revise la integración de la información y, en general, la totalidad de la Carpeta Informativa de Consejo.

De la junta, el Gerente Jurídico incluye, en caso de haber, las observaciones pertinentes indicadas y dentro de los cinco días posteriores presenta, al Director General, la Carpeta Informativa de Consejo para su revisión y visto bueno.

El Director General revisa, dentro de los siguientes cinco días, la Carpeta informativa de Consejo y la devuelve a la Gerencia Jurídica, indicando las correcciones y observaciones. Si no las hay, se pasa al siguiente punto (*).

El Gerente Jurídico realiza, en caso de haber, las observaciones y correcciones y la entrega a la Dirección General, dentro de los tres días siguientes.

El Director General, dentro de los tres días siguientes, la revisa y entrega, a la Gerencia Jurídica. Una vez realizado lo anterior, no podrá modificarse la Carpeta Informativa de Consejo.

(*) La Gerencia Jurídica, realiza las copias necesarias de la Carpeta informativa de Consejo y la envía mediante mensajería a los miembros del Órgano de Gobierno. Lo anterior, cumpliendo con los plazos señalados en el artículo 18 del Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

El Gerente Jurídico verifica que las Carpetas Informativas de Consejo sean recibidas por los miembros del Órgano de Gobierno, y confirma vía telefónica la asistencia de éstos a la reunión de Consejo, a fin de cumplir con el Quorum Legal que establecen los estatutos y la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Elaboración de Actas.

El Director General y los miembros del Órgano de Gobierno llevan a cabo la reunión en la

fecha, lugar y hora establecidos. El Gerente Jurídico por fungir como Secretario del Consejo de Administración elabora el acta

que forma parte de la Carpeta Informativa de Consejo, la cual cuenta con la información y acuerdos aprobados por el Órgano de Gobierno en la sesión anterior. Seguimiento de Acuerdos.

El Director General reúne a los Gerentes para informar los nuevos acuerdos que se tomaron

en la reunión de Consejo y, en término de sus facultades, delega responsabilidades a cada gerente según del acuerdo de que se trate, para que se le dé seguimiento, y verifica el avance de los acuerdos que están en proceso y que se deben dar por cumplidos. El Gerente Jurídico integra la información de los avances del seguimiento de acuerdos en el formato de Seguimiento de Acuerdos en Proceso y el formato de Seguimiento de Acuerdos Cumplidos, para integrarla a la Carpeta Informativa de Consejo. El Gerente Jurídico, realizará las certificaciones de los acuerdos que las diferentes áreas necesiten para realizar los demás trámites administrativos para los cuales sea requisito indispensable el acuerdo. No se realizarán certificaciones de acuerdos para trámites internos, cualesquiera que sea su naturaleza de éstos.


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Una vez que la Coordinación General de Puertos y Marina Mercante informa la fecha de la reunión de consejo para la API Progreso mediante escrito, el Director General informa a las Gerencias la fecha en la que se lleva a cabo la reunión de dicho consejo y notifica que la Gerencia Jurídica, quién como secretario del Órgano de Gobierno, es la encargada de recopilar la información, integrar, elaborar y enviar la Carpeta Informativa del Consejo.

Para tener una visión más clara, se representa el procedimiento en el Diagrama de Flujo de de la Elaboración de la Carpeta de Consejo.

7. Registros

Oficio emitido por la Coordinación General de Puertos y Marina Mercante, donde informa la fecha de la Reunión de Consejo. Carpeta Informativa de Consejo. Reportes Informativos de las Gerencias de la Administración Portuaria Progreso, S.A. de C.V. Formato de Seguimiento de Acuerdos en Proceso. Formato de Seguimiento de Acuerdos Cumplidos. Anexo I.- Formato de Seguimiento de Acuerdos en Proceso, API-PRO-GJ-F-03. Anexo II.- Formato de Seguimiento de Acuerdos Cumplidos, API-PRO-GJ-F-04. Anexo III. Diagrama de Flujo de la Elaboración de la Carpeta de Consejo.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.

Gerente Jurídico

Gerente Jurídico



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OPERACIONES E INGENIERÍA

B. INGENIERÍA

XXII. Evaluación de Requisitos Legales y Otros

1. Objetivo

Establecer los mecanismos para identificar y actualizar los requisitos legales en materia ambiental que nos son aplicables así como otros compromisos a los que API Progreso a través de la Dirección General, voluntariamente se suscriba

2. Alcance

Será obligatorio el procedimiento para todas las Gerencias con responsabilidad de control de Aspectos Ambientales Significativos.

De acuerdo a la cláusula Decimoctava del título de concesión se deberá cumplir con las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas, así como con los tratados internacionales celebrados y ratificados por México en materia de equilibrio ecológico y protección al ambiente. 3. Definiciones

Aspecto Ambiental: Elementos de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el ambiente. NOTA: Un aspecto ambiental significativo es aquel que tiene o que puede tener un impacto ambiental significativo.

Recinto Portuario: La zona delimitada y determinada por la secretaría y por la Secretaría de Desarrollo Social, que comprende las áreas de agua y terrenos de dominio público destinados al establecimiento de instalaciones y a la prestación de servicios portuarios, en concesión otorgada por el gobierno federal a la Administración Portuaria Integral de Progreso, S. A. de C. V.

Riesgo: Condición probable de daño a personas, instalaciones, bienes materiales y al ambiente. 4. Documentos De Referencia Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO-9001:2000. Norma NMX-SAA-14001-IMNC-2002 / ISO-14001:1996 Manual del SGCA. Cláusulas ambientales en los contratos de cesión parcial de derechos, prestación de servicios portuarios y arrendamiento de terrenos. 5. Responsabilidad Director General Gerente de Operaciones e Ingeniería Gerente Jurídico Subgerente de Ingeniería


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6. Desarrollo De La Actividad

El Jefe de Impacto Ambiental elabora el programa anual para la evaluación de cumplimiento de Requisitos Legales aplicables a las diferentes áreas de la Administración Portuaria Integral; mismo que es autorizado por el Director General y lo hace llegar a los responsables de área

Se evalúa el cumplimiento tomando como base Plan de Control Operacional, Seguimiento y Medición (API-SM-SGCA-F-17) elaborado por los responsables de área, se evalúa el cumplimiento con la normatividad y legislación vigente en materia de agua, aguas residuales, emisiones a la atmósfera, substancias y residuos peligrosos, residuos no peligrosos y generación de ruido (cuando aplique).

El Jefe de Impacto Ambiental, registra las observaciones en su lista de verificación elaborada previamente y una vez terminada la evaluación prepara el informe y entrega copia al responsable del área, Gerente del área y Representante de la Dirección, para la toma de acciones correctivas y/o tramites correspondientes.

El Jefe de Impacto Ambiental, programa el seguimiento a las observaciones basado en las fechas propuestas por los responsables de área para su corrección en caso de incumplimientos y en caso de cumplimiento para evaluar las mejoras a los procesos, procedimientos y servicios, dentro de los seis meses posteriores a la evaluación.

En caso de que algún incumplimiento pueda provocar un riesgo ambiental severo se notifica inmediatamente a la Dirección General a fin de obtener los lineamientos correspondientes de notificación a las autoridades competentes 7. Registros Lista Maestra de documentos de origen externo.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.

Subgerente de Ingeniería

Gerente de Operaciones e Ingeniería



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XXIII. Procedimiento de Adjudicación Directa de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas

1. Objetivo

Asegurar que la contratación de los servicios relacionados con Obras Públicas cumplan con

los requisitos especificados en las bases de la licitación pública.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a todas las Obras de mantenimiento e inversión que se llevan a cabo en la Administración Portuaria Integral de Progreso.

3. Definiciones

Comité de obras públicas y servicios relacionados con las mismas: Conformado por el Director General, el Subgerente de Ingeniería, el Contralor, el Gerente de Administración y Finanzas, el Gerente de Operaciones, el Subgerente de Administración y el Jefe de Recursos Materiales.

4. Documentos de Referencia Ley de Obras Públicas. Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO-9001:2000. Norma NMX-SAA-14001-IMNC-2002 / ISO-14001:1996 Manual del SGCA

5. Responsables

Jefe de Proyectos y Concursos Gerente de Operaciones e Ingeniería Subgerente de Ingeniería Supervisor de Obra y Mantenimiento Director General Contratista


El Jefe de Proyectos y Concursos elabora anualmente el programa de obras de acuerdo a

las necesidades de mantenimiento o inversión, y lo turna al Subgerente de Ingeniería para su revisión y aprobación.

El Jefe de Proyectos y Concursos por medio de la base de datos con la que cuenta (OPUS) y el historial de obras, toma como base los precios de materiales necesarios para formar un estimado y calcular el costo total de la obra.

El Gerente de Operaciones e Ingeniería aplicando el Procedimiento de Licitaciones Públicas y servicios relacionados con las mismas (APII-PRO-GO-P-14) selecciona al Contratista que realizará los trabajos.


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El Subgerente de Ingeniería presenta al Contratista el Catálogo de Conceptos, especificaciones particulares y el modelo del Contrato, para que elabore su programa de obra y proporcione una descripción integral de los procedimientos para los trabajos a realizar.

La Coordinadora de Mantenimiento recibe las fianzas de anticipos y cumplimiento, y tramita el pago de los anticipos.

La Coordinadora de Mantenimiento elabora el contrato con sus respectivos anexos (Aviso de Iniciación de Obra, carátula, programa de obra con montos mensuales, catálogo de conceptos, descripción integral de los trabajos a realizar, especificaciones particulares de los conceptos).

Se realiza la firma del contrato. El Jefe de Proyectos y Concursos transfiere al sistema compranet los datos relativos a la

Adjudicación Directa. El Jefe de Proyectos y Concursos verifica que el programa de ejecución de los trabajos

según fecha de entrega del anticipo que elabora el contratista. La coordinadora de Mantenimiento elabora oficio para la entrega del bien inmueble donde se

realizaran los trabajos. El Supervisor de Obra elabora la bitácora de la obra correspondiente. El Supervisor de Obra realiza la inspección física de la ejecución y avance de los trabajos. El Supervisor de Obra realiza reportes semanales de avance físico de las obras. El Supervisor de Obra elabora las estimaciones para turnar a pago. El Jefe de Proyectos y Concursos realiza la revisión de estimaciones y documentación anexa

para la tramitación del pago correspondiente. El Jefe de Proyectos y Concursos realiza recorridos de inspección para verificar el avance

físico de las obras. El Jefe de Proyectos y Concursos revisa la elaboración de las bitácoras de obra. El Jefe de Proyectos y Concursos realiza la revisión de reportes mensuales de avance de

obra programado-ejecutado. El Jefe de Proyectos y Concursos elabora mensualmente los reportes de avances físico-

financiero (laop85, laop69, laop74) y entrega a la contraloría interna. La Coordinadora de Mantenimiento elabora el documento para el acto de entrega recepción. El Jefe de Proyectos y Construcción realiza el acto de entrega recepción. El Subgerente de Ingeniería revisa el acto de entrega recepción. El Gerente de Operaciones e Ingeniería autoriza el acto de entrega recepción. El Subgerente de Ingeniería revisa el finiquito de la obra. El Gerente de Operaciones e Ingeniería autoriza el finiquito de la obra. El Director General realiza el finiquito de la obra. En caso de que exista incumplimiento del contrato, se procede según las cláusulas de dicho

contrato y el procedimiento de Ejecución de Contratos..

7. Registros Catálogo de conceptos forma E-7. Solicitud de cotización. Cotización de materiales de construcción. Comparativo de materiales de construcción. Cotización de materiales de plomería y electricidad. Comparativo de cotizaciones de materiales de plomería y electricidad. Análisis de precios unitarios. Presupuesto base. Formas E-4. E-6. E-6ª. E-6b. Cuadro de programa del proceso de licitación. Modelo de bases de licitación.


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Convocatoria Oficio de publicación en el D.O.F. Memorando de costo de bases. Lista de asistencia a visita de obra. Acta de visita de obra Lista de asistencia a junta de aclaraciones. Acta de junta de aclaraciones. Orden del día de apertura técnica Lista de asistencia apertura técnica Lista de verificación de documentos presentados en la apertura Técnica. Acta de apertura técnica. Análisis de catálogo de materiales. Análisis de catálogo de mano de obra. Análisis de catálogo de maquinaria. Dictamen técnico. Orden del día de apertura económica. Lista de asistencia apertura económica. Lista de verificación de documentos presentados en la apertura económica. Acta de apertura técnica. Cuadro de evaluación Tabla comparativa Análisis de p.u. por concepto. Porcentajes de indirectos, financiamientos y utilidades. Relación de precios de materiales. Catálogo de mano de obra. Catálogo de maquinaria Análisis de p.u. a costo directo por empresa. Resumen de análisis de las propuestas recibidas. Dictamen económico. Acta de fallo Modelo de fianzas. Modelo de contrato. Carátula de contrato. Aviso de Iniciación de Obra (AICO) Entrega del bien inmueble. Estimaciones. Acta de entrega recepción. Acta de finiquito de obra. Bitácora de Obra. Oficio de Notificación a los concursantes.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.





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XXIV. Procedimiento de Licitación de Obras Públicas y Servicios

Relacionados con las Mismas

1. Objetivo

Establecer la metodología para asegurar que la contratación de los servicios relacionados con Obras Públicas cumplan con los requisitos especificados en las bases de la licitación pública y la normatividad aplicable.

2. Alcance

Este procedimiento se aplica a todas las obras de mantenimiento e inversión y servicios relacionados con las mismas que se llevan a cabo en la Administración Portuaria Integral de Progreso.

3. Definiciones

Comité de obras públicas y servicios relacionados con las mismas: Es un comité formado para dictaminar el proceso de contratación (Licitación ,Invitación o Adjudicación Directa) y las funciones mencionadas en el articulo 25 de la ley de obras públicas y servicios relacionados , y se integra de acuerdo al articulo 13 del reglamento de la ley de obras públicas y servicios relacionados con las mismas.

Fianza: Garantía otorgada por una sociedad anónima autorizada por el gobierno para otorgar todo tipo de fianzas y otorgar por este servicio, pudiendo comercializar sus ventas por agentes comisionistas operando bajo normas técnicas y apegadas a leyes y reglamentos teniendo la capacidad de asumir responsabilidades por su solvencia económica y su técnica operacional.

Estimación: Documento para realizar pagos por trabajos ejecutados.

4. Documentos de Referencia Ley de Obras Públicas y servicios relacionados con las mismas. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y servicios relacionados con las mismas. Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO-9001:2000. Norma NMX-SAA-14001-IMNC-2002 / ISO-14001:1996 Manual del SGCA.

5. Responsables Comité de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas Subgerente de Ingeniería Jefe de Proyectos y Concursos Supervisor de Obra y Mantenimiento

6. Desarrollo de la Actividad 6.1 Invitación o Adjudicación Directa.

El comité de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las Mismas es el responsable de dictaminar el proceso de contratación de las obras y de los servicios, apegándose al articulo 42 de las excepciones de la licitación de la ley de obras publicas y servicios relacionados con las mismas.


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El comité dictamina mediante una reunión aplicar el procedimiento de invitación a cuando menos 3 personas o el de adjudicación directa.

La subgerencia de Ingeniería elabora la invitación a participar en la obra publica y servicios relacionados con los mismos, cuando el número de concursantes es menor a tres, la contratación se lleva a cabo por Adjudicación Directa, según el Procedimiento de Adjudicación Directa de Obra Pública y Servicios Relacionados con las Mimas (API-PRO-GO-P-14).

En caso de haberse dictaminado por invitación a cuando menos tres personas se aplica este mismo procedimiento.

El Jefe de Proyectos y Concursos elabora anualmente el programa de obras publicas de acuerdo a las necesidades de mantenimiento o inversión, y lo turna al Subgerente de Ingeniería para su revisión y aprobación.

El Jefe de Proyectos y Concursos, por medio de la base de datos con la que cuenta (OPUS) y el historial de obras, toma como base los precios de los conceptos para formar un estimado y calcular el costo total de la obra.

El Jefe de Proyectos y Concursos elabora el presupuesto base, y lo turna al Subgerente de ingeniería para su revisión y aprobación. Una vez aprobado elabora un cuadro de programación del procedimiento de contratación

El Jefe de Proyectos y Concursos, elabora las bases de licitación, y lo turna al Subgerente de Ingeniería para su revisión, aprobación en el seno del comité de obras publicas y servicios relacionados con la mismas.

El Jefe de Proyectos y Concursos elabora la convocatoria pública, y lo turna al Subgerente de Ingeniería para su revisión, aprobación y se asegura de incluir los requisitos de cumplimiento ambiental establecidos en el manual de impacto ambiental y el compromiso que se establece en la obligatoriedad ambiental.

El Jefe de Proyectos y Concursos transfiere la convocatoria al sistema compranet. Una vez revisadas y aprobadas las bases, el Gerente de Operaciones e ingeniería elabora

un oficio para enviar la convocatoria al diario oficial de la federación para su publicación y se asegura de turnar el acuse del recibo e información generada al Jefe de Proyectos y Construcción para su control; iniciando así el expediente de la obra.

Según lo establecido en la convocatoria de la obra se lleva a cabo la venta de las bases (por medio de compranet o tesorería de la Administración Portuaria Integral de Progreso), visita al lugar de los trabajos y junta de aclaraciones coordinados por el Subgerente de Ingeniería, levantándose el acta correspondiente.

El Jefe de Proyectos y Concursos transfiere el acta de visita de obra y de la junta de aclaraciones al sistema compranet, para conocimiento de aquellos licitantes que no hayan asistido a los actos

El Subgerente de Ingeniería en conjunto con el Jefe de Proyectos y Concursos realizan el acto de apertura técnica elaborando así el acta correspondiente.

El Jefe de Proyectos y Concursos, con el apoyo del Supervisor de Obra y el Jefe de departamento de Medio Ambiente, realizan la evaluación técnica de las proposiciones recibidas asegurándose que las empresas contratistas tengan las capacidades para el cumplimiento de los requisitos técnicos establecidos y en el aspecto ambiental y elabora el dictamen técnico turnándolo a Subgerente de Ingeniería para su revisión y aprobación.

El Subgerente de Ingeniería en conjunto con el Jefe de Proyectos y Construcción realizan el acto de apertura económica, elaborando el acta correspondiente.

El Jefe de Proyectos y Construcción, con el apoyo del Supervisor de Obra realizan la evaluación de las propuestas económicas recibidas y se asegura que estas cumplan con los formatos respectivos.

El Jefe de Proyectos y Concursos elabora el dictamen económico y lo turna al Subgerente de Ingeniería para su revisión y aprobación.


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El Subgerente de Ingeniería en conjunto con el Jefe de Proyectos y Concursos realizan el acto de fallo, elaborando el acta correspondiente.

El Jefe de Proyectos y Concursos transfiere el acta de fallo al sistema compranet, para el conocimiento de todos los licitantes.

El Jefe de Proyectos y Concursos elabora oficios para informar a los concursantes las razones por las que su propuesta fue desechada, o en su caso, por las que no ocupo el primer lugar y los turna al Subgerente de Ingeniería para su revisión y aprobación.

Se reciben las fianzas de anticipos y cumplimiento, y tramita el pago de los anticipos, elaborando así el contrato con sus respectivos anexos.

El Jefe de Proyectos y Concursos transfiere al sistema compranet los datos relevantes del contrato.

El Jefe de Proyectos y Concursos recibe del contratista el programa de ejecución de los trabajos según basándose en la fecha del anticipo y se hace entrega del bien inmueble donde se realizarán los trabajos.

7. Registros Programa anual de obras publicas Manual de impacto ambiental. Documento de la obligatoriedad ambiental. Catalogo de conceptos forma E-7. Presupuesto base. Formas E-4. E-6. E-6ª. E-6b. Cuadro de programa del proceso de licitación. Bases de licitación. Convocatoria Publicación en el D.O.F. Acta de visita de obra Acta de junta de aclaraciones. Acta de apertura técnica. Dictamen técnico. Acta de apertura económica. Dictamen económico. Acta de fallo Fianzas. Contrato y anexos. Entrega del bien inmueble.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.





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SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Y AMBIENTAL

XXV. Uso Eficiente de Recursos

1. Objetivo

Establecer los lineamientos que permitan racionalizar el consumo de los recursos renovables y no renovables que son utilizados para el desempeño de las actividades de la Administración Portuaria Integral Progreso

2. Alcance

Este procedimiento es aplicable a todas las actividades inherentes que se realicen dentro de

la Administración Portuaria Integral de Progreso.

3. Definiciones

Racional: uso adecuado de los recursos con que cuenta la API progreso.

4. Documentos de Referencia Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO-9001:2000. Norma NMX-SAA-14001-IMNC-2002 / ISO-14001:1996 Manual del SGCA, API-SM-SGCA-M-01.

5. Responsables

Personal de API Gerentes y Jefes de Área Representante de la Dirección

6. Desarrollo de Actividades

El personal que labora en la Administración Portuaria Integral de Progreso es responsable de notificar al Subgerente de Ingeniería todo tipo desperfectos mediante el formato Solicitud de Mantenimiento para eficientar el uso de recursos (Anexo I) y que pudieran generar un uso no adecuado de los recursos por ejemplo; malas instalaciones, cableado fuera de lugar, fugas de agua, goteras.

El formato de Solicitud de Mantenimiento para eficientar el uso de recursos (Anexo I) se elabora como constancia que se ha informado a la Subgerencia de Ingeniería los desperfectos que pudieran generar uso no adecuado de los recursos, sin embargo no sustituye a la requisición u orden de servicio; esta se firma por la persona que detecta el desperfecto y por el Subgerente de Ingeniería para su control.


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6.1 Energía Eléctrica

Los Gerentes de Área son responsables de concientizar al personal que labora en sus áreas (incluyendo los prestadores de servicio tales como vigilancia y limpieza) sobre el uso racional de la energía eléctrica mediante:

? ? Comunicados escritos, colocados en los tableros informativos (circulares, avisos, oficios, etc.).

? ? Fomentar en el personal de la organización, el hábito de no permanecer en las oficinas después de la jornada de trabajo, y en casos verdaderamente necesarios, encender el alumbrado y equipos que solo éstas personas requieran para su trabajo.

? ? Participación en pláticas impartidas por instructores capacitados (internos o externos) tendientes a instruir al personal de la organización de como evitar fugas de energía eléctrica y lograr ahorros. Lo anterior, de acuerdo a la programación que al respecto se incluya dentro del Programa de Capacitación en materia de actualización en SGCA.

? ? Todo el personal utiliza en la medida necesaria, el alumbrado interior, los equipo eléctricos y electrónicos, Cuando el personal se retira de su lugar de trabajo ya sea por efectuar gestiones, la hora de sus alimentos o concluir la jornada de trabajo, apaga el equipo (computadoras, impresoras, sumadoras, aire acondicionado, etc.) y el alumbrado correspondiente de su área de trabajo.

? ? Fuera de los horarios de trabajo, se utiliza el alumbrado indispensable por razones de seguridad, en la zona operativa se encienden las luces de patio que lo ameriten de acuerdo con las maniobras realizadas, cuando no exista operación se encienden el mínimo de lámparas en la zona de patios y muelles.

6.2 Agua Potable

Se concientiza al personal de la Administración Portuaria Integral para el uso adecuado y

racional del Agua. Ocasionalmente los Jefes de Departamentos colocan letreros referenciado el uso adecuado

del agua. En caso de detectarse fugas en el las áreas de intermedia o terminal remota, se comunica

directamente con el Jefe de Seguridad para su seguimiento con la Gerencia de Operaciones.

6.3 Materiales De Oficina

INFORMÁTICA. La Subgerencia de Informática custodia el stock de consumibles en esta área y se lleva un registro de la cantidad entregada a cada usuario, controlando con ello el consumo de los mismos.

Se evita el uso de CD’s o disquetes cuando estos puedan ser sustituidos por otro medio de transmisión de información y en caso de utilizarlos, el personal de la Administración Portuaria Integral de Progreso se asegura de ocuparlos a su capacidad máxima de almacenamiento con el fin de minimizar su consumo.

En el caso de cartuchos o thoner de impresoras cada usuario tiene la responsabilidad de entregar estos consumibles vacíos a la Subgerencia de Informática para recibir los nuevos consumibles. La Subgerencia de Informática es responsable de almacenar estos cartuchos y consumible que pudieran generar residuos peligrosos para ser entregados al proveedor de estos, quien a su vez esta inscrito a un programa de recolección de residuos peligrosos.

PAPELERIA. El departamento de Recursos materiales entrega cada lunes a los usuarios el material consumible que estipulen para la semana que inicia, asegurándose que cada área cuente


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con los consumibles necesarios para cada usuario y se previenen los gastos de estos por exceso del material.

En la Administración Portuaria Integral de Progreso se establece el rehúso de hojas como una alternativa de reducción de papel. El uso del papel reciclado esta condicionado a la importancia de documentos que se vallan a imprimir.

Todos los documentos que forman parte del sistema y cuyas copias no necesariamente se tengan que archivar como evidencia (por ejemplo; copia de procedimientos obsoletos, copia de instrucciones de trabajo obsoletos, borradores, etc) necesariamente son destruidos para prevenir el uso no intencionado de documentación obsoleta o proteger la confidencialidad del sistema.

Cada Jefe de área promueve el uso de Internet y mail para el envío de información y reducir en lo posible el uso de papel.

Cada usuario se asegura de mandar a imprimir los documentos cuando estos ya hayan sido autorevisados para evitar la reimpresión por errores de ortografia, fechas, nombres etc; generándose con esto una reducción de papel para rehúso.

El servicio de fotocopiado y la papelería es estrictamente para uso de las actividades que demande la Administración Portuaria Integral.

6.4 Combustibles

Es responsabilidad de cada gerente de área dar a los vehículos que la Administración Portuaria entregó para el desarrollo de sus actividades el mantenimiento en tiempo y forma para asegurar el correcto funcionamiento de estos y prevenir gastos de reparaciones, refacciones, consumo indebido de gasolina, etc.

Los vehículos son entregados para uso estricto de las actividades que resulten del desarrollo de los trabajos en la Administración Portuaria Integral.

7. Registros

Solicitud de Mantenimiento Control de Consumibles de Informática Control de Salidas de consumibles. (Recursos Materiales)

8. Anexos

Anexo I. Solicitud de Mantenimiento para eficientar el uso de recursos, API-PRO-SGCA-F-07.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.

Jefe del depto. de Sistemas de Gestión

de Calidad y Ambiental

Director General



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XXVI. Programas Ambientales

1. Objetivo Establecer y documentar programas de administración ambiental de acuerdo a los

requerimientos de la norma ISO-14001 para alcanzar los objetivos y metas de manera organizada y planificada.

2. Alcance Este procedimiento es aplicable a la determinación y documentación de programas de

administración ambiental en las diferentes áreas de la empresa desde la Dirección General y en cada una de las Gerencias que le reportan.

3. Definiciones Partes interesadas: Individuos o grupos relacionados, afectados o beneficiados por el

desempeño ambiental de API Progreso. En nuestro caso se entiende al personal de la empresa, a la comunidad, las autoridades ambientales, nuestros clientes o cesionarios así como proveedores y contratistas de la empresa.

Objetivo Ambiental: Fin global derivado de la Política de Calidad y Ambiental el cual se establece y lleva a cabo, y es medible donde sea práctico.

Meta ambiental.- Requisito de desempeño detallado y cuantificado donde sea factible, aplicable a la Organización o a partes de la misma, que surge de los objetivos ambientales y que necesita establecerse y cumplirse a fin de alcanzar dichos objetivos.

4. Documentos de Referencia Norma NMX-SAA-001-1998-IMNC o ISO 14001:1996. Manual de SGCA, API-SM-SGCA-M-01.

5. Responsables

Director General Gerentes de todas las áreas Jefes de todas la áreas Representante de la Dirección


6.1 Establecimiento y Documentación Programas de Administración Ambientales.

Con base a los objetivos de la calidad y ambientales establecidos y a fin de que estos puedan ser alcanzados, la Dirección General solicita a los Gerentes, el establecimiento y documentación de Programas de Administración Ambientales, mismos que deberán contar con objetivos, metas ambientales e indicadores de medición de desempeño que permitan evaluar su evolución; detallando las acciones, proyectos y estrategias que aseguren su cumplimiento en un tiempo especifico.

Cada Gerente de área desarrolla el correspondiente Programa de Administración Ambiental que le permite avanzar hasta su logro; los Subgerentes y Jefes de área apoyan en el cumplimiento


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de las actividades que se les designa en el Programa de Administración Ambiental (Anexo I). Estos programas de administración ambiental son aprobados por la Dirección General.

6.2 Gestión De Programas De Administración Ambiental.

El Programa de Administración Ambiental permite establecer proyectos de mejora ambiental en cada una de las Gerencias que tengan bajo su responsabilidad aspectos ambientales calificados como significativos. Cada programa de administración ambiental se encuentra registrado en el “Listado de Programas de Administración Ambientales” (Anexo II).

El seguimiento y monitoreo al cumplimiento de las metas y objetivos ambientales por medio de las acciones especificas detalladas en los programas ambientales en cada una de las gerencias, es revisado en forma periódica, guardando la evidencia del cumplimiento y reportando trimestralmente al Representante de la Dirección para su integración y su análisis en la Revisión por la Dirección próxima.

Los Gerentes de Área entregan al Representante de la Dirección copia de los programas que se establecen y los actualizan mediante los reportes trimestrales. Los Gerentes de Área y el Representante de la Dirección conservan las revisiones que hayan generado de cada programa como evidencia del SGCA o para consulta histórica.

6.3 Cambio y/o modificación a los Programas de Administración Ambientales.

Una vez que el Programa de Administración Ambiental ha sido identificado y aprobado, y en

fecha posterior exista cambio y/o modificación en el contenido del mismo, la Gerencia del área actualiza si es necesario dicho Programa de Administración Ambiental fijando un nuevo alcance o actualizando su revisión.

En los casos en que apliquen cambios en nuestras actividades o procesos, el titular del área en que se llevan a cabo dichas modificaciones es responsable de identificar si se requiere modificar el alcance, acciones, proyectos o estrategias del Programa de Administración Ambiental; en caso afirmativo, se realizan las actualizaciones necesarias en los programas, actualizando la revisión y notificando al Representante de la Dirección.

Las estrategias de los nuevos Programas de Administración Ambiental se definen tomando en cuenta los recursos humanos y económicos de la Administración Portuaria.

6.4 Responsables para el logro del Programa de Administración Ambiental.

La responsabilidad de presentar los avances de los Programas Ambientales es del Gerente del área que lo define.

Se designa a los Subgerentes y en su ausencia al Jefe de Departamento de la Gerencia como responsables del Seguimiento de los Programas Ambientales y de presentar los avances al Representante de la Dirección.


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7. Registros

Programa de Administración Ambiental. Listado de Programas de Administración Ambientales. Anexo I.- Programa de Administración Ambiental, API-PRO-SGCA-F-05. Anexo II.- Listado de Programas de Administración Ambientales, API-PRO-SGCA-F-06.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.



Director General



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XXVII. Medición de la Satisfacción del Cliente

1. Objetivo

Establecer el método para conocer el grado de Satisfacción de los clientes con los servicios que presta la Administración Portuaria Integral.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a clientes actuales y potenciales de la Administración Portuaria

Integral de Progreso.

3. Responsabilidades Áreas de Oportunidad. Situaciones o áreas susceptibles de ser mejoradas. Cliente: Organización o personal que recibe un producto. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Satisfacción del Cliente. Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.


5. Responsables

Gerente de Comercialización Jefe de Tesorería Jefe de Almacén Fiscalizado Jefe de Seguridad y Medio Ambiente Director General Representante de la Dirección


6.1 Aplicación de Encuestas

Cada seis meses el Gerente de Comercialización, Jefe de Tesorería, Jefe de Almacén fiscalizado, Jefe de Seguridad y Jefe de Operaciones aplican una encuesta para conocer la Satisfacción del cliente de la Calidad del servicio que presta la Administración Portuaria Integral de Progreso.

Cada área elabora las encuestas según las necesidades de información que se requieren de cada tipo de cliente.

Las encuestas de cada departamento se dirigen de la siguiente manera:


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Departamento Encuesta dirigida a: Comercialización Clientes actuales y potenciales de la Administración Portuaria

Integral. Jefe de Tesorería Todas aquellas personas físicas o morales que hacen pagos

de servicios a la Administración Portuaria Integral. Jefe de Almacén Fiscalizado Cesionarios. Jefe de Seguridad Cesionarios. Jefe de Operaciones Agentes Navieros, Capitanes de Barco, sobre los servicios

que presta la Administración Portuaria Integral.

Cada área aplica un mínimo de 20 encuestas y al término de este se obtienen los resultados de la aplicación de estas.

En caso que los resultados promedios de algún ítem de las encuestas aplicadas sea menor al 70 % de satisfacción, el responsable del área elabora una solicitud de acción correctiva para garantizar que el valor del ítem en la siguiente encuesta sea mayor.

En caso que los resultados promedios de algún ítem de las encuestas aplicadas sea mayor al 70 % pero menor al 80 % de satisfacción, el responsable del área elabora una solicitud de acción preventiva que garantice subir el valor en la próxima encuesta.

Mediante un reporte por área, se entregan los resultados de la encuestas al Representante de la Dirección para que sean incluidos en la Próxima Revisión por la Dirección, el reporte incluye los siguientes datos: Áreas de Oportunidad identificadas, Acciones correctivas y/o preventivas si aplican, resultados promedios de los ítems de las encuestas, gráfica de frecuencias de respuestas, período de aplicación, y el promedio general del departamento con respecto a la satisfacción de sus clientes.

6.2 Resultados de las Encuestas

Una vez que se aplicaron y recopilaron las encuestas se obtienen los resultado de cada item para conocer el grado de satisfacción en la percepción del cliente de la siguiente manera: (Anexo III)

? ?Se asigna el siguiente valor a cada respuesta: a) Muy buen = 5 b) Bien = 4 c) Regular = 3 d) Mal = 2 e) Muy Mal = 1

??Se obtiene el porcentaje de frecuencia de cada inciso (número de frecuencia de respuestas por 100 entre el total de encuestas).

??Se multiplica cada valor por el porcentaje del Ítem ??Se realiza la sumatoria de las multiplicaciones de valores por porcentajes y se divide entre 5. ??El resultado obtenido se considera el porcentaje de satisfacción de los clientes.


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6.3 Quejas del Cliente

En al área administrativa se ubica un buzón de sugerencias con la finalidad de conocer las quejas o sugerencias de los clientes internos y externos, cada semana el departamento de Recursos Humanos retira las quejas y las turna al departamento involucrado o en su defecto al prestador de servicio para su solución y atención.

El teléfono de la Administración Portuaria es de conocimiento público por lo que cualquier persona puede recibir quejas o comentarios de los clientes o partes interesadas, estas se registran en el formato de “Quejas, Comentarios o Sugerencias del Cliente”.

7. Registros

Encuestas de medición de la satisfacción del cliente, API-PRO-SGCA-F-02. Registro de quejas, comentarios o sugerencias del Cliente, API-PRO-SGCA-F-03 Anexo I.- Encuesta de Satisfacción de clientes, API-PRO-SGCA-F-02. Anexo II.- Quejas, Comentarios o Sugerencias del Cliente, API-PRO-SGCA-F-03. Anexo III. Ejemplo para cálculo de satisfacción del cliente.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.



Director General



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XXVIII. Comunicación

1. Objetivos

Asegurar que se establece el método de comunicación interna y externa apropiados dentro

de la Administración Portuaria Integral de Progreso.

2. Alcance

El presente procedimiento es aplicable a todas las áreas de la Administración Portuaria Integral involucradas en el Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental.

3. Definiciones

Comunicación. Acción y efecto de comunicar o comunicarse. Documento escrito en que se

comunica alguna cosa oficialmente. Satisfacción del Cliente. Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus

requisitos. Política de Calidad y Ambiental. Intenciones globales y orientación de una organización

con respecto a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. Partes Interesadas: Individuo o grupo interesado o afectado por el desempeño ambiental de

una organización. Impacto Ambiental. Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso,

total o parcialmente resultante de las actividades, productos o servicios de una organización. Aspecto Ambiental. Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización

que puede interactuar con el medio ambiente.


5. Responsables

Director General Jefe de Seguridad Gerentes y Subgerentes de la empresa Empleados de API

6. Desarrollo De La Actividad y Responsabilidades.

6.1 Políticas y Objetivos

La Política de Calidad y Ambiental es difundida a las partes interesadas tanto internas como externas.


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El Director General se asegura que se comunique al personal de API la Política de Calidad, los objetivos y Metas de la Organización a todo el Personal por cualquiera de los siguientes medios: Manual de la Calidad, Capacitación, Juntas con el Personal, Acrílicos, Folletos, etc.

La comunicación queda evidenciada mediante los registros de capacitación del personal, minutas de Reunión o acuses de recibo de los documentos, según sea el caso.

6.2 Comunicación Interna

El Director General se asegura que se establezcan los canales de comunicación apropiados dentro de la organización; los medios utilizados para informar al personal sobre el sistema son oficios, correos electrónicos, memorandums, notas informativas, telefonía, reuniones de difusión y/o trabajo, entre otros.

Las líneas de comunicación entre las diferentes áreas, quedan establecidas en el organigrama o estructura organizacional.

Los resultados de los procesos se comunican a sus responsables o interesados tal como lo indica el Sistema de Gestión (Manual, Procedimientos, Instructivos, Formatos, etc.)

Es responsabilidad de cada Gerente o Jefe de Área mantener evidencia de la comunicación interna que lleve a cabo con su personal.

6.3 Comunicación Con Las Partes Externas Interesadas

En caso que se requiera comunicación con partes externas interesadas o información de

ellas se convoca a reuniones en la Sala de juntas de API Progreso; los temas tratados, los compromisos, objetivos y acuerdos se asientan en la minuta de reunión.

La Dirección se asegura que exista una constante comunicación entre la Administración Portuaria Integral de Progreso y las partes interesadas para asegurar que el desempeño del Sistema de calidad y ambiental no se afecte.

La Administración Portuaria de Progreso ofrece comunicación vía telefónica y mediante la página web www.puertosyucatan.com.mx como una vía de interrelación entre la API y las partes interesadas (Clientes, cesionarios, prestadores de servicios, etc) ya que en ella se encuentra información básica de la API y los correos electrónicos de los responsables de área para recibir cualquier tipo de comentario o queja. Las quejas se documentan conforme a lo estipulado en el Procedimiento de Satisfacción del cliente, API-PRO-SGCA-P-02.

La documentación externa que llega a la Administración Portuaria Integral se asienta en el formato Control de la Correspondencia API-PRO-SGCA-F-08, en el que se indica la información que llega o se solicita. Esta información es controlada por cada gerencia y una vez registrada se dirige a la persona a la que afecta directamente para su atención o seguimiento.

El interesado es responsable de atender la solicitud cumpliendo en tiempo y forma, así mismo entera al gerente del cumplimiento de ésta y se asienta en el mismo formato; a fin de mes se solicita al interesado el cumplimiento de pendientes para su atención.

6.4 Comunicación Del Personal De Vigilancia.

En caso de incidente o accidente, daño a los bienes propiedad del cliente o a las instalaciones portuarias o algún asunto relevante el personal que identifica la situación se comunica inmediatamente con el Jefe de Seguridad quien tiene la capacidad de atender dicha situación, conoce las líneas de comunicación entre la Administración Portuaria y las autoridades pertinentes.

En caso que la situación haya generado un impacto ambiental significativo o involucre a las autoridades, el Jefe de Seguridad se comunica con el Director General, Gerente de Operaciones,


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Jefe de Impacto Ambiental y responsable del Área afectada para notificar la situación, planear las acciones para mitigar el impacto, llevar a cabo la investigación que generaron los hechos, programar las acciones correctivas, etc.

Cuando las situaciones se presentan en horarios que no son de oficinas el personal de vigilancia tiene la responsabilidad de comunicarse con el Jefe de Seguridad.

6.5 Comunicación Externa Sobre Los Aspectos Ambientales Significativos

La Administración Portuaria Integral de Progreso decide que la comunicación externa sobre sus aspectos ambientales significativos se mantendrá reservada.

7. Registros

Minuta de Reunión Control de correspondencia.

8. Anexos

Anexo I. Minuta de Reunión, API-PRO-SGCA-F-01. Anexo II. Control de la correspondencia, API-PRO-SGCA-F-08.

Elaboró

Autorizó Vo.Bo.



Director General



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ASISTENTE IFAI

XXIX. Procedimiento De Respuesta A Información Del IFAI (Instituto Federal De Acceso A La Información Pública)

1. Objetivo 2. Alcance 3. Definiciones 4. Documentos de Referencia 5. Responsables 6. Desarrollo de la Actividad 8. Registros 9. Anexos

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