Implementacion nuevo meci

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PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO

PERSONERIAMUNICIPAL DE VILLAVICENCIO

DOCUMENTO FINAL CONSOLIDADO DE LA IMPLEMENTACION NUEVO MECIDECRETO 943 DE 2014

EQUIPO MECI

Villavicencio. Diciembre 19 de 2014

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PERSONERIAMUNICIPAL D~ VILlA VICENCIO

INTRODUCCION

La PersoneriaMunicipal de Villavi¡;;encio, como siempre se ha carocterizadopor sacar avante todos las obligaciones que por ley se estipulan y que vanencaminadas a una mejor gestión p0blica, por lo cual dando cumplimientoa lo estipulado en el Decreto 943 de 2014, implementó la nuevaactualización del Modelo Estóndarde Control Interno.

Elaporte de cada uno de los funcionarios y el mantenimiento del sistemadeMECI anterior, permitió dar cumplimiento a las fases establecidos dentro delEstudioTécnico para la implementación.

Mediante Acta de compromisQ para la actualización del MECI, el señorPersonero Municipal una vez mas se compromete con la actualización delsistema; y mediante Resolución No. 127de 16de junio de 2014se actualiza elMECI. se modifica y se adicionan la instancias de participación dentro delMECI.


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La nueva estructura del MODELO ESTANDARDE CONTROL INTERNOsecompone de:Dos ( 2) módulos

Modulo de Control de Planeacion y GestiónModulo de Evaluación y seguimiento

Seis (6) componentesTalento HumanoDireccionamiento estratégicoAdministración de RiesgosAuto evaluación institucionalAuditorio InternaPlanes de mejoramiento

Trece (13) elementosAcuerdos, compromisos o protocolos éticosDesarrollo de talento humanoPlanes Programas y proyectosModelo de Operación por procesosEstructura organizaciónIndicadores de GestiónPolíticas de operaciónPolíticas de administración de riesgosIdentificación del RiesgoAnálisisy valoración del RiesgoAuto evaluación de control y gestiónAuditorio InternaPlanes de mejoramiento




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FASE 1CONOCIMIENTO

21 MAYO AL 20 DE JUNIO




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Enesta fase el COMITÉDEMECI mediante acta de Junio 19de 2014 se reunióprevia lectura del documento denominado MANUAL TECNICODELMODELOESTANDARDE CONTROL INTERNO,Y se aprobaron las diapositivas paraexponer la nueva actualización de los funcionarios.

Con fecha 19 de Junio de 2014 se dicto capacitación por parte de la líderdel equipo mecí, con el fin de socializar el decreto 943 de 2014 a todos losfuncionarios.

Productos y evidencias

• Acta de reunión Mecí Junio 19de• Control de Asistencia Junio 19de 2014• Diapositivas nuevo MECI• Fotos

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FASE 2DIAGNOSTICO21 JUNIO AL 20 DE JULIO

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Mediante acta de fecha Junio 26 de 2014 el equipo MEC!, se reunió elequipo con el fin de analizar y dar lectura al anexo 3 del Manualdenominado Cuadro de cambios Generales, donde se concluye que no sonmuchas las modificaciones, que existen varios elementos que se fusionan yque lo mas relevante es que la INFORMACIONy COMUNICACiÓN pasea aserun eje transversal.

Con fecha 8 de Julio se reúne nuevamente el comité donde se establece elanexo 4 fase de diagnostico y se hace énfasis en algunos Productos atrabajar tales como Planes,programas y proyectos, indicadores de Gestión,Políticasde operación, entre otros.

Mediante oficio de fecha julio 14 la Representante de la Alta dirección deMEC!, informa al señor Personero los avances en cumplimiento al Decreto943de 2014.

Con fecha Julio 17 se socializo el documento ANEXO 4 diagnostico MEC!,mediante reunión con todo los funcionarios y se remitió también por correoelectrónico.

Mediante oficio fechado 18de Julio se informa al representante legal sobrelos puntos a mejorar en la implementación del nuevo MEC!.


• acta de reunión de MEC!• anexo 3 diligenciado• anexo 4 diligenciado• oficios• correo electrónico• fotos• planillas




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FASE 3PLANEACION21 JULIO AL 20 DE AGOSTO


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Elequipo Mecí se reunió el día 29 de Julio y diligencio el anexo 5 Fase deplaneacion de la actualización, donde se establecieron actividades,responsables fecha inicio y fecha fin de cada fase.

Con fecha Julio 31 de 2014 se realizo reunión de socialización con todo losfuncionarios sobre la fase de planeacion.

Nuevamente se reúne el equipo mecí estableciéndose los responsables decada elemento de control, el día 6 de agosto.

Con fecha 13 de Agosto se reunió el equipo mecí y se hizo entrega porcada responsable de cada elemento de control el PLANDETRABAJOPARALAACTUALlZACIONDEMECI,en un total de 6 planes.


• acta de reunión de MECI• anexo 5 diligenciado• fotos• planillas• Planesde trabajo para la actualización de MECI.

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FASE 4EJECUCION y SEGUIMIENTO

21 AGOSTO AL 20 DE NOVIEMBRE



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En esta fase se realizó seguimiento a los productos de cada elemento decontrol, haciendo énfasis que muchos de ellos yo se encontraban por elmantenimiento continúo del Modelo Estándar de Control Interno.

ACUERDOS COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ETICOS

la PersoneriaMunicipal de Villavicencio, ha tenido un Código de ética querige contiene unos principios y valores que deben observar y cumplir todoslos funcionarios de la entidad. Este año mediante actividad por grupos seactualizó el Código de ética, con base en este actividad el lema de nuestrocódigo de ética es: "MI conducta e imagen corporativa debe reflejar micorrecto actuar ante la entidad, miscompañeros y usuarios",

Productos

• Código de ética• Resolución 164de 2014por medio del cual se actualiza• Socialización

DESARROLLODETALENTO HUMANO

la Personeria Municipal de Villavicencio, como en años anteriores vienefortaleciendo su talento humano con todas las disposiciones emanadas delDepartamento Administrativo de la función Pública, por ente este elementode control mantiene en constante mantenimiento.

la entidad cuenta con un PROGRAMADEBIENESTARSOCIALE INCENTIVOS,el cual abarca todas las áreas. Así mismo mediante Proyecto deAprendizajes en equipo se cuenta con el PLAN INSTITUCIONALDECAPACITACION

• Actualización del manual de funciones, adoptado medianteresolución 196de 2014,el cual fue divulgado a cada funcionario.

• PIC, con corte 30 de noviembre se ha dado cumplimiento al PLANINSTITUCIONALDE CAPACITACION, elaborado por Proyectos deaprendizaje, los funcionarios se han capacitado en




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- Actualización en Decreto 1510de 2013 (2 Funcionarios)- Administración nuevas tendencias en comunicación del sistema deVOZ IP (1)- Actualización parámetros para la elaboración del PIC (1)- Normas Internacionales de Contabilidad Publica (1)- Actvalización derecho disciplinario (3)- Actualización ley de archivo (2)- Actualización procedimientos retención por salarios a empleadospúblicos (1)- Actualización novedades de personal (1)- Actualización contratación estatal (4)- Conocimiento nuevo decreto MECI943/2014 (2)- Actualización normas de Presupuesto (1)- Actualización cambios en la seguridad social en Colombia (2)- Actualización Supervisiónde contratos (4)- técnicas orales (3)

• La entidad cuenta con un Programa de Inducción y reinducción, seevidencia los formatos de inducción al personal nuevo y dosreinducción realizadas el pasado mes de junio y diciembre

• Se ha dado cumplimiento a las actividades plasmadas en el Programode Bienestarsocial, en susdiferentes áreas de intervención.

• Seefectuó medición de clima laboral, dando resultados muy positivos• La entidad maneja el sistema tipo para la evaluación de desempeño

de la CNSC, la ultima evaluación parcial fue con corte 31 de julio de2014


* Actos administrativos

Resolución No. FECHA ASUNTO

005 Enero 17 ADOPTA PROGRAMA DE FORMACION y CAPACITACION y EL PLANISNTITUCIONAL DE CAPACITACION PIC VIGENCIA 2014.ndf

026 Feb.17 ADOPTA CRONOGRAMA ACTIVIDADES PARA EL CUMPLIMIENTO DELSISTEMA DE GESTlON DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN ELTRABAJO.

028 Feb.19ADOPTA PROGRAMA DE BIENESTARSOCIAL PARA LA VIGENCIA 2014

040 Marzo 6 RESOLUCION 040 ACTUALIZA EL COMITE EVALUADOR DE BAJA DE LOSBIENESMUEBLES y SE ESTABLECEN PROCEDIMIENTOS.

056 Marzo 31 ADOPTA LOS FACTORES PARA EL ACCESO AL NIVEL SOBRESALIENTE ENLA EVALUACION DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS FUNCIONARIOS DECARRERAFACTORES PARA ACCEDER NIVEL SOBRESALIENTE




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• Programas: Bienestarsocial e incentivos, Plan Institucional decapacitación, cada uno con su respectiva gestión.

• Comités: comisión de Personal,Comité de salud ocupacional, comitéde convivencia laboral, comité de archivo, comité e plan de compras,comité de conciliación, comité de contratación, comité de controlinterno, comité de bienestar social, capacitación y estímulos,cadauna con sugestión y actas respectivas.

PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS

,La PersoneriaMunicipal de Villavicencio, cuenta con un Plan estratégico porel periodo del 2012-2016,en donde se encuenta señalado la misión, visión yobjetivos institucionales, debidamente divulgados y fijados en un lugar visiblede la entidad.

Asímismo cada año se elabora los PLANESOPERATIVOSPORDEPENDENCIA,los cuales son autoevaluados cada tres meses, para ver como va elcumplimiento de metas,

Eneste año se actualizó los indicadores y se realizaron las respectivas fichas,pero teniendo en cuenta que ya se encontraba en curso los planesoperativos, los nuevos indicadores se van a aplicar en la vigencia del 2015.

La entidad cuenta en su pagina Web un link de quejas y reclamos, asi comoen la oficina de atención al usuario se cuenta con un buzón, oficina que esla oficina encargada de darle tramite a los seguimientos de las peticiones,quejas y reclamos.


• Plan estratégico 2012-2016• Planesoperativos delegados• Misión, visión, objetivos estratégicos• Ficha de indicadores• Buzónde sugerencias

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MODELO DE OPERACiÓN POR PROCESOS

La entidad cuenta con un mapa de procesos y su respectivacaracterización, con fecha 8 de octubre de 2014 se actualizó. Como seinformo en el elemento de control anterior la entidad actualizó losindicadores, se hace evalvación en forma trimestral a los Planes operativospor dependencia. Todas las actividades se encuentran con procedimientosdentro del manual de procedimientos. Los procedimientos se encuentranpublicados en missitiosde red interna de la personeria donde tienen accesotodos los funcionarios.


• Mapa de procesos• Procedimientos• Ficha de indicadores• Formato de inducción• Avances trimestralesPOA• Resolución 264de 2014

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La entidad cuenta con un organigrama, actualizado mediante ResoluciónNo. 253 de 2014,y debidamente socializada.


• estructura organizacional• Planillas

INDICADORES DE GESTION

La PEOrsoneriaMunicipal de villavicencio, actualizo su ficha de indicadores, lacual va ser utilizada para la vigencia de 2015con susrespectivos cuadros decontrol.

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• Planillas• Ficha de indicadores

POLlTICAS DEOPERACiÓN

la entidad cuenta con manual de procedimientos, el cual fue actualizadomediante Resolución 300 de 2014, el cual contiene las políticas deoperación, los procedimientos de cada proceso; el cual se encuentradebidamente socializado.


• Planillas• Manual de procedimientos• Resolución 300de 2014

ADMINISTRACION DE RIESGO

la Personeria Municipal de Villavicencio, adopto la política deadministración de riesgo mediante Resolución 060 del 3 de abril de 2014,enla misma se adoptan el mapa de procesos institucional y por dependencias,los mismos fueron evaluados por los lideres de los procesos. Se socializó porcorreo electrónico a cada funcionario.

Se realizo informe por parte de la auditoria interna, realizando unasobservaciones, las cuales se tendrán en cuenta para la vigencia 2015.


• Mapa de riesgosinstitucional• Mapa de riesgospor dependencias• Informesde auto evaluación de riesgos• Informe auditoria especial de riesgos• Resolución060de 2014

AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL

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Los líderes de los procesos se autoevalúan cada tres meses cuandopresentan avance de su POA, se aplicaron algunas encuestas sobreelementos de control de auto evaluación, se realizó una charla sobre autoevaluación.


• Charla sobre auto evaluación• Encuestas• Avances poas

AUDITORIA INTERNA

La oficina de control interno realizó el Programa anual de auditoria, el cualfue cumplido a cabalidad, así mismo se presentaron los respectivos informespormenorizados de control interno y subidos a la Web en termino, sepresentó el Informe ejecutivo anual ante el DAFP, los resultados de MECI nosarrojaron en nivel SATISFACTORIO(86.4%).

La entidad mediante Resolución 013 de 2014 actualiza el plan anticorrupcióny atención al ciudadano, al cual se le realiza el seguimiento respectivo.

Mediante resolución 015 de 2014 se CREA COMITE COORDINADOR DECONTROL INTERNODELA PERSONERIAMUNICIPAL DEVILLAVICENCIO.

Mediante Resolución 027 de 2014 se adoptaron PROCEDIMIENTOS DEAUDITORIA INTERNA DE GESTlON y FORMATOS REQUERIDOS PARA SUEJECUCION


• Programa de Auditorias• Informes de auditorias• Informe MECI• Plan anticorrupción y su respectivo seguimiento• Actas comité de control interno• Informes pormenorizados de control interno• Procedimientos

PLANES DE MEJORAMIENTO




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La Personeria Municipal de Villavicencio, cuenta con un procedimiento yformato para planes de mejoramiento interno, se actualizó y se aprobódicha actualización por parte del comité de control interno. El formato paraplan de mejoramiento externo es definido por el órgano de control fiscal.Cada plan de mejoramiento tiene susavances.


• Formatos planes de mejoramiento suscritos• Avances

EJETRANSVERSAL

La entidad cuenta con un software misional, uno financiero y otro decorrespondencia, así:

SOFTWARE MISIONAL

Sistema de Información GPC: Sistema de información donde se debe consignar foda lo referente a quejas de losusuariosde nuestra entidad como también las investigaciones que por la vigilancia a la conducta oficial debemosiniciar losmódulos y características que están disponibles en esto aplicación son los siguientes:

a) Atención al Público: Permite la recepción de los requerimientos de los usuarios de una manera integral y eloportuno suministro de la solución generando en el usuario satisfacción en la atención y confianza en la gestión.

Características: - Estandarización de la atención al usuario - Registro y almacenamiento electrónico de lainformación - Recepción y registro de los documentos aportados por el usuario. - Producción de los Documentosque hacen parte de la solución. - Reparto automático del caso. - Inicio inmediato del estudio del caso por partedel abogado asignado.

b) Averiguaciones Disciplinarias: - Su finalidad es manejar los asuntos relacionados con los diligencias preliminares ylos asuntos y los procesos disciplinarios que se adelantan en la institución.Características: - Administración del proceso por etapas. - Almacenamiento electrónico de expedientes. ~ Registrode las diligencias practicadas. - generación de documentos. - Vinculación de documentos externos. - Controlsobre vencimiento de términos.

C) Actuación Penal: Permite el almacenamiento de la información resultante de la gestión de los Personerosdelegados que se desempeñan como Ministerio Público en los procesos penales, adicional a la información de laactuación de losjueces o fiscales.Características: ~Administración del proceso por etapas - Conocimiento de radicados y autoridades dependiendode la etapa procesal en que se encuentre - Conocimiento permanente de la información de los detenidos -Control de términos judiciales, evitandO la dilación en los procesos - MediCión del rendimiento de jueces y fiscales.

d) DERECHO DE PETICiÓN: Facilita cumplir con la obligación constitucional y legal de los personeros municipales develar por el ejercicio y efectividad de este derecho fundamental.Características: - Seguimiento del derecho de petición - Vigila el trámite ante las entidades públicas - Promueve lasinvesfigaciones disciplinarias por violación a los términos legales - recibe y hace tramitar los recursos decompetencia de otras autoridades - Posibilidad de emitir conceptos jurídicos.

el ACCIONES LEGALES: TUTELA, DE CUMPLIMIENTO, POPULARES Y OTRAS: A través del ejercicio de estas acciones segarantizo lá protección inmediato de los derechos fundamentales.


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PERSONERIAMUNICIPAL DE VILLAVICENClOPERSONERI~VlLLAVICENCIO

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Características: - Estudio y elaboración - Seguimiento - Interposición de recursos - Incidentes de desacato de fallo.

f) PROYECTOS: Diseñado para la administración de la información resultante de la ejecución de los diversosproyectos incluidos en el Plan Estratégico de la Institución.<;:aracterísticas: - Almacenamiento de los documentos generados y IQs externos relacionados con el proyecto, engeneral el Registro de los avances del proyecto.

ACTIVIDADES: Da la posibilidad de registrar las acciones de proyección de la Personería con la comunidad engeneral. CARACTERíSTICAS:- Registro y control de fodas las actividades - Sistematización de las tareas. Comocaracterística general a todas las actuaciones se asignan las diferentes actividades y negocios al personal dela entidad teniendo en cuenta la especialidad por materias a su cargo, se puede hacer en forma automáticao manual, admite la consulta de los repartos realizados, pendientes por realizar y pendientes por aceptar, a Jovez que facilita la reasignación del caso. H)OBSERVATORIOS: Se disponen de dos tipos de observatorios: ~Observatorio de las actuaciones que se adelantan al interior de la administración municipal y sus entidadesdescentralizadas; tales como: Averiguaciones disciplinarios, afectaciones y desafectaciones de los bienesinmuebles, Contratación estatal. - Observatorio de las ocurrencias y consecuencias de acciones que incidenen la comunidad con miras a la generación de políticas para la prevención, atención y recuperación de lapoblación afectada; como el caso de los Desplazamientos forzados por la violencia: teniendo en cuentaalertas, monitoreos y encuestas de la población desplazada.

Allanamientos: conocimientos de los allanamientos realizados en la ciudad a fin de verificar la correcta aplicacióndel procedimiento evitando abusos de la autoridad.

captu(as: Conocimiento de las capturas, las cau'sas y sitios de retención.

Internos: Conocimiento de la información de los internos en los distintos centros carcelarios para efectos de podergarantizar el respeto por los derechos humanos.

Violencia: Conocimiento de hechos punibles y suscausas, permitiendo análisis de comportamientos y tendencias.

h) ESTADíSTICASE INDICADORESDEGESTiÓN:Posee un avanzado generador gráfico de reporfes de fácil consulto ymanejo de lo información global, detallada y consolidado para su planeación, análisis, evaluación y control de lagestión tanto a nivel de los funcionarios como de la institución.i) SEGURIDAD Y AUDITORíA: Realiza un seguimiento a todas las transacciones realizadas dejando siempre huella dequién la reqlizó, en que fecha y a que horas - Permite establecer varios niveles de seguridad y claves de qcceso-el sistema de seguridad garantiza la reserva sumarial.

j) CONTINGENCIAS: El sistema está acompañado del respectivo plan de contingencias, generando las reservascorrespondientes, de tal manera que una vez el sistemo se restablezca, pueda continuar la atención a los usuarios ysimultáneamente vinculorse las atenciones registradas como el s.istemaestaba fuera de línea

Los módulos que actualmente están en uso son el de Actuación en sus ítems atención al público, Repartos,Actividades, Negocios, <:;apturas.

Este software sirve de base para la medición de la gestión pordependencias, ya que pose estadística de cumplimiento de cada objetivoestratégico, y es el utilizado para la medición trimestral del poa por cadalider del proceso.

SOFTWARE DE APOYO

PIMISYS• SISTEMADE INfORMACION CONTABLE. PIMISYSUNION P&G 2001: Bose de dotas donde se registro los

actividades contables desarrolladas, esta integrada de varios mÓdulos, permitiendo de esta tormointerpretar la realidad financiera de la entidad.

• SISTEMADE INfORMACION PARA ELCONTROL DE LA DE EJECUCION PRESUPUESTALPIMISYSUNION SIEP2001, Base de datos donde se maneja la Ejecución Presupuesta! de la entidad, esta intégr,ada por variosmódulos que permiten una herramienta eficaz para el control oportuno de los movimientospresupuestales.




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• SISTEMADE AUTOMATIZACION FINANCIERA PIMISYSUNION TESORERO2001. Tiene como objetivo reolizoringresos, egresos y movimientos bancarios en forma sencilla, afecta la contabilidad en el momento enque se realiza la operación. Igualmente posee varios módulos que conllevan a un control eficaz de laparte de tesorería de la entidad.

• SISTEMADE INFORMACION PARA EL CONTROL Y lIQUIDACION DE LA NOMINA PIMISYSUNION NOMINA.Tiene como objetivo principal, mantener la uniformidad, centralización y DcfuaciónDnOO de la

información en una gran base de datos donde se registre las actividades desarrollados en elproceso e información del recurso Humano.

• SISTEMADE INFORMACION PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS PIMISYSUNION ALMACEN: Tiene comoobjetivo principal el control y seguimiento de cada uno de los activos fijos , permitiendo realizar unaevaluación de manera permanente y confiable que servirá de base para mejorar la eficiencia en laadministración

SOFTWARE CORRESPONDENCIA

CONCORD

Esun sistema de control de correspondencia, desarrollada para servir deapoyo en forma automatizada en la gestión de la entidad.

La aplicación es desarrollada en el ambiente MICROSOFTWINDOWS95, porlo que su manejo es similar a todas las aplicaciones de este ambiente,donde los comandos se ejecutan a partir de menús e iconos, y lainformación se visualiza en forma detallada mediante ventanas. Estesoftware es un mecanismo para recepción, registro y atención desugerencias, recomendaciones, peticiones, quejas o reclamos de laciudadanía, el mismo genera los repartos dependiendo del tema ydependencia a entregar.

Mediante resolución No. 298 de 214 se adopta el manejo decorrespondencia y medios de información.

Enla Pagina Web de entidad se encuentran formatos de derechos depetición, tutelas, entre otros.

Uno de los componentes del Plan anticorrupción es la RENDICIONDECUENTAS,por lo cual dentro del mismo se establecieron procedimientos,formatos y demás actividades para llevar a cabo la rendición de cuentas,la ultima rendición de cuentas se realizó ellO de los corrientes, con untotal de 72 asistentes sin contar con funcionarios, con una buenaaceptación y comentarios de los asistentes, el informe definitivo se subiráa la Web en estosdías.

A nivel interno la entidad cuenta como medio de contacto con losfuncionarios el LAN Y CORREOINSTITUCIONAL.Así mismo se cuenta con


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!De }reme con fa CQmunidad f

PERSONERIA MUNICIPAL PE VILLAVICENCIO

actos administrativos como resoluciones, memorandos, circulares, actasentre otros.

La entidad el pasado 12 de Junio de 2013, presento ante el ConsejoDepartamental de archivo las TRD, sin embargo aun no han sidoaprobados, por el cúmulo de TRDque tiene el consejo para evaluar.

Mediante resolución 098 de 2014 se adopto la política y plan decomunicaciones, el cual se encuentra divulgado, en el mismo seestablece los responsables.

La entidad cuenta con página Web, faceebook, twitter, una oficina condos profesionales fijos de atención al usuario, Chat institucional vía Webtodos losmartes de 8 a 10a.m.

- acta de MECIde noviembre 16,donde se hizoseguimiento a loscompromisos.


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FASE 5CIERRE

21 NOVIEMBRE AL 20 DE DICIEMBRE




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El representante de la alta dirección y el líder del eqvipo mecí,elaboraron el pasado 26 de Noviembre vn docvmento comocompilación de los resl)ltados a esa fecha.

Elprimero de diciembre y como programa de reindvcción se realizó vnajornada de presentación de resvltados de la implementación a todos losfvncionarios del nvevo MEC!.

Mediante acta de 17diciembre de 2014se elaboró el ANEXO4-1 titvladoNUEVODIAGNOSTICOcon todos los fvncionarios.

La jornada de actvalizaciones por parte de los fvncionarios no se llevaronacabo teniendo en cventa qve no fveron mvchos los cambios, solo fvevn proceso de mantenimiento del sistema.

Elanálisisdel nvevo diagnostico se realiza hoy jvnto con el eqvipo mec!.

AN ANDRES HERNANDEZ VILLALBAResponsable Alta Dirección

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