Gerencia y gestión de proyectos. Gestión de Proyectos - Estadísticas Los EE.UU. gastan US$2.3...
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Gerencia y gestión de proyectos
Gestión de Proyectos - Estadísticas
• Los EE.UU. gastan US$2.3 trillones en proyectos cada año, un monto equivalente a una cuarta parte del PIB de la nación.
• El mundo en su totalidad gasta casi US$10 trillones de sus US$40.7 trillones del PIB en proyectos de todas las clases.
• Mas de dieciséis millones de personas consideran a la gestión de proyectos como su profesión; en promedio, un gerente de proyecto gana en EE.UU. más de $82,000 por año. *
*PMI, The PMI Project Management Fact Book, Second Edition, 2001
Gestión de Proyectos - Estadísticas
• Más de medio millón de nuevos proyectos de tecnología informática (IT) fueron iniciados durante el 2001, a comparación de los 300.000 del año 2000. *
• Autores famosos y consultores están enfatizando la importancia de la gestión de proyectos. Tom Peters escribe en su libro, Reinventing Work: the Project 50: “Para triunfar hoy en día, usted debe dominar el arte de los proyectos!”
*The Standish Group, “CHAOS 2001: A Recipe for Success”
Gestión de Proyectos - Motivación
• Los proyectos de TI tienen un historial terrible:– Un estudio del Standish Group realizado en 1995 (CHAOS) encontró
que solamente el 16.2 % de los proyectos de TI fueron exitosos y más del 31% se cancelaron antes de su terminación, costando más de US$81 billones, solamente en los EE.UU.
• La necesidad de proyectos de TI sigue creciendo:– En el año 2000, hubo 300,000 nuevos proyectos de TI– En el año 2001, se comenzaron más de 500,000 nuevos proyectos de
TI
Gestión de Proyectos
Ventajas de utilizar una gestión de Proyectos Formal• Mejor control de los recursos financieros, físicos y humanos.• Mejores relaciones con el cliente• Tiempos más cortos de desarrollo• Costos más bajos• Mejor calidad y mayor confiabilidad• Altos márgenes de ganancia• Mejoramientos en la productividad• Mejor coordinación interna• Alta moral del trabajador
Proyecto
“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.”** Fundamento de la dirección de proyectos, PMBOK, tercera edición.
Atributos de los proyectos
• Propósito único
• Requiere recursos, a menudo de varias áreas
• Debe tener un responsable primario y/o cliente
• Involucra incertidumbre
Producto
Operaciones
“Las operaciones son continuas y repetitivas.”** Fundamento de la dirección de proyectos, PMBOK, tercera edición.
Ejemplos de proyectos de TI
• Desarrollar un nuevo Sistema de Información
• Modificar un Sistema de Información existente
• Adquirir un Sistema de Información
Inicio de un proyecto
Dirección de Proyectos
La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.
La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos:•Procesos de inicio•Procesos de Planificación•Procesos de Ejecución•Procesos de seguimiento y control•Procesos de cierre
Dirección de Proyectos
Beneficios
• Características de la Metodología– Universal: aplica a cualquier tipo de proyecto
– Completa: cubre todos los aspectos de un proyecto
– Claridad conceptual: sencilla de entender y aplicar
Dirección de Proyectos
Beneficios
• Desarrollo Profesional– Potenciar logro de objetivos personales
– Aumentar el protagonismo en la empresa
– Incrementar habilidades y conocimientos
Dirección de ProyectosBeneficios
• Crecimiento del Negocio– Reducir costos
– Mejorar calidad (proceso y producto)
– Reducir plazos (en algunos casos mas ventas)
– Estimular el trabajo en equipo
– Mejorar intercambio de información y conocimientos
Dirección de Proyectos
Beneficios
• Previsibilidad
• Reducción de costos
• Credibilidad
• Posicionamiento
Dirección de Proyectos
La dirección de un proyecto incluye:
• Identificar los requisitos
• Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar
• Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes
• Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.
Gestión de un proyecto
Triple restricción de un proyecto
Fuente: PMBOK
Dirección de Proyectos
Áreas de experiencia del equipo de dirección del proyecto. Fuente: PMBOK
Estructura de la gestión de Proyectos
Contexto dirección proyectosInteresados y Participantes
Interesados en el proyecto
Interesados (Stakeholders) en el Proyecto• Los stakeholders son las personas involucradas en el
proyecto o que se ven afectadas por las actividades del mismo.
• Los stakeholders incluyen:– el responsable del proyecto y el equipo del proyecto– personal de apoyo– usuarios– proveedores– opositores al proyecto
Director de Proyectos
Persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.
Director de Proyecto
Funciones• Preparar propuestas / planes de proyecto, negociaciones y contratos
• Construir una infraestructura de estándares, métodos, técnicas y herramientas para poder producir resultados de calidad con alta productividad
• Crear un conjunto de planes detallados y la línea de base del proyecto
• Seleccionar, liderar, apoyar y desarrollar el equipo del proyecto
• Prever el avance del proyecto y tomar acciones correctivas tempranas
Director de ProyectoFunciones• Asegurar los entregables conforme a los estándares de calidad
contratados
• Administrar los cambios y asistir en la renegociación de contratos
• Mantener una buena relación de negocios con el cliente interno / externo
• Desarrollar la comunicación interna y externa
• Responder por las ganancias y pérdidas
• Administrar el día a día del proyecto
Director de Proyecto
Habilidades• Habilidades de comunicación: escuchar, convencer• Habilidades de Organización: planeación, establecimiento de
metas, análisis• Habilidades para formación de equipos: empatía, motivación• Habilidades de liderazgo: servir de ejemplo, tener energía,
tener visión, delegar, ser positivo• Habilidades para hacerle frente a las cosas: flexibilidad,
creatividad, paciencia, persistencia• Habilidades Tecnológicas: experiencia, conocimiento del
proyecto
Oficina de dirección de proyectos• La oficina de gestión de proyectos (PMO) es una unidad de la
organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo. La PMO también puede denominarse “oficina de gestión de programas”, “oficina del proyecto” u “oficina del programa”.
• En muchas organizaciones, esos proyectos están agrupados o relacionados de alguna forma, de acuerdo con la manera en que la PMO vaya a coordinar y dirigir esos proyectos.
• La PMO pone el énfasis en la planificación coordinada, la priorización y la ejecución de proyectos y subproyectos vinculados con los objetivos de negocio generales de la organización matriz o del cliente.
Fases, procesos, áreas de conocimientos
Metodología de PM
Propone•Analizar situación actual, madurez metodológica y objetivos en torno al Project Management•Definir los involucrados, roles y responsabilidades•Determinar los procesos necesarios a implementar•Ejecutar paso a paso los procesos determinados
Producto o servicioFinal
Leccionesaprendidas
Acta ConstituciónProyecto
Enunciado AlcancePreliminar
Plan de Gestión delProyecto
Productos oserviciosentregablesAprobados
Informes deRendimiento
Productos oserviciosentregables
Procesos de dirección de proyectos
PRINCIPALES OBJETIVOS• Identificación
Conocer al Cliente (interno/externo). Relación. Saber qué necesita.Conocer la competencia y su oportunidad con el Cliente (externo)
• Evaluación¿La oportunidad es atractiva para la compañía? (externo)¿Es factible hacer lo que desea el Cliente? Análisis costo-beneficio.
• Analizar riesgos de negocio¿Cuáles son los riesgos del negocio / del cliente?
Procesos de dirección de proyectos
PRINCIPALES OBJETIVOS• Elaboración de la propuesta
Detallar los aspectos del proyectos, técnicos y comerciales• Aprobación de la propuesta
Aprobar la propuesta internamente por los demás sectores y fijar la línea base del proyecto en tiempo, costo y alcance
• Negociación y firma contrato con clienteNegociar plazos finales, precio final y términos y condiciones con el Cliente
• Elaboración y aprobación del plan de negocios
Procesos de dirección de proyectos
Principales objetivos• Autorización de un proyecto o una fase
Detallar y aprobar el Acta de Constitución de Proyecto• Nombramiento del director de proyecto• Lanzamiento de proyecto
Realizar reunión de lanzamiento con todas las áreas involucradas en el proyecto.Distribución del PGP y del Acta de Constitución de Proyecto entre los participantes.
Procesos de dirección de proyectos
PRINCIPALES OBJETIVOS• Refinar el contenido técnico de la propuesta o del plan de negocios
Refinar Alcance, Tiempo, Costos, Riesgos y demás aspectos• Elaborar el plan de gestión de proyecto
Presentar el mismo como el primer entregable• Establecer una segunda línea base si es necesario / si se puede
Procesos de dirección de proyectos
PRINCIPALES OBJETIVOS• Controlar las 5 áreas de conocimiento duras
Alcance, Tiempo, Costos, Riesgos y Calidad• Reportar el avance
Elaborar el Informe de Rendimiento y analizar el mismo• Actualizar el plan de gestión del proyecto• Desarrollar el equipo de trabajo• Tomar las acciones correctivas necesarias
Procesos de dirección de proyectos
PRINCIPALES OBJETIVOS• Evaluar el proyecto
Desvíos de costos y cronograma¿Involucrados en el proyecto satisfechos?Lecciones aprendidas e implicancias para el futuro
• Cerrar el proyectoFormalizar todos los avances con la firma de aceptaciones
• Cerrar los subproyectos con los terceros• Reconocimiento y recompensas para el personal
Grupos de procesos y sus relaciones
A mayor solapamiento, mayor riesgo!!
Resumen del Grupo de Procesos dePlanificación