General i Dad Es

de 16 AOV-GI-MA-9 V1

20/03/2013

MANUAL DE USO - GENERALIDADES

MANUAL DE USUARIO

GENERALIDADES

KAWAK

Versión 3.0


20/03/2013

MANUAL DE USO – GENERALIDADES

TABLA DE CONTENIDO

GENERALIDADES ............................................................................................................. 3

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 3

2. OBJETIVO ............................................................................................................................. 3

3. GLOSARIO ............................................................................................................................ 3

4. GENERALIDADES DEL SISTEMA ......................................................................................... 4

4.1. INGRESO A LA APLICACIÓN ............................................................................................. 4

4.2. BARRA DE MENÚ ............................................................................................................... 5

4.2.1. Inicio ............................................................................................................................ 5

4.2.2. Tareas - Calendario ..................................................................................................... 5

4.2.2.1. Tareas Automáticas ........................................................................................... 6

4.2.2.1.1. Ejemplo Tareas Automáticas ...................................................................... 6

4.2.2.2. Tareas Manuales ............................................................................................... 6

4.2.2.2.1. Seguimiento a tareas manuales .................................................................. 7

4.2.2.2.2. Aprobación de tareas manuales ................................................................. 8

4.2.2.3. Estados tareas programadas ............................................................................. 9

4.2.3. Tareas –Lista ............................................................................................................... 9

4.2.4. Pendientes ................................................................................................................... 9

4.2.5. Noticias ...................................................................................................................... 10

4.2.6. Mapa de Procesos ..................................................................................................... 12

4.2.7. Cambiar contraseña ................................................................................................... 14

5. BUENAS PRÁCTICAS, PREGUNTAS FRECUENTES Y TIPS DE OPTIMIZACIÓN PARA SU

SGC ......................................................................................................................................... 16


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GENERALIDADES

1. INTRODUCCIÓN

KAWAK® es un software que le servirá de apoyo a su Sistema de Gestión, puesto que le permite

administrar toda la información, garantizando su disponibilidad y facilitando las tareas que implican

la implementación y mantenimiento.

Todas las opciones del aplicativo utilizan un estándar en su presentación visual, haciendo de éste

un software intuitivo muy fácil de usar.

2. OBJETIVO

Explicar las diferentes funcionalidades y alcance de KAWAK®

3. GLOSARIO

KAWAK: Palabra del vocablo maya, cuyo significado es Resurgimiento

Palíndromo: Palabra o frase que se lee igual de izquierda a derecha o de derecha a izquierda

Grilla: Estas grillas aparecen en todos los módulos de KAWAK® y es donde queda almacenada la

información; la grilla aparece con colores alternados para identificar claramente cada registro

Registro: Son los que se van generando cuando diligenciamos un formulario de KAWAK® y lo

guardamos. El número total de registros aparece en la parte inferior izquierda

Paginación de Registros: La paginación permite que los registros de la base de datos sean

divididos en grupos para buscar más rápido la información. Aparece en la parte inferior derecha


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con el número de páginas existentes. El número de la página en que se encuentre ubicado está

resaltada en color.

Columnas de Ordenamiento: Los registros se pueden ordenar en forma ascendente o

descendente por la columna que desee haciendo clic sobre esta

Búsqueda Rápida: Las puede realizar digitando el dato (texto o número) que requiere en el

campo Buscar que aparece en la parte superior derecha. Las búsquedas rápidas se hacen de la

información que esta almacenada en la grilla

IP pública: Es un número que identifica de manera lógica y jerárquica a una interfaz de un

dispositivo (habitualmente un ordenador) dentro de una red, en este caso el número identifica la

dirección por la cual puede ingresar a KAWAK® y tiene enlace con internet. Es decir puede

acceder a esta IP desde cualquier sitio donde tenga conexión a internet

Recuerde cuando la IP no es pública solo puede ingresar al software desde la red de la empresa

Barra de menú: Mediante esta opción de KAWAK® puede ingresar a los links inicio, tareas,

pendientes, noticias, mapa de procesos y cambio de contraseña

Menú de profundidad: Por medio de este link puede retornar a una opción anterior o saber en

qué opción se encuentra ubicado.

4. GENERALIDADES DEL SISTEMA

4.1. INGRESO A LA APLICACIÓN

Para ingresar al software usted debe seguir los siguientes pasos. Recuerde que puede ingresar

desde el explorador de su preferencia

1. Abrir el explorador

2. Digitar la dirección IP asignada para KAWAK®

3. Haga clic en el botón Ir o presione la tecla Enter.


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4. Ingrese su nombre de usuario y contraseña

5. Haga clic en el botón Entrar

Nota: Se abrirá el menú principal donde aparecen los módulos que adquirió la empresa y a los

cuales le hayan dado permiso de ingresar

4.2. BARRA DE MENÚ

En esta barra se encuentran opciones adicionales del software que le muestran los pendientes

que se han generado al alimentar los módulos adquiridos, también le permite crear las noticias de

su sistema de gestión y otras opciones más que se describen a continuación.

4.2.1. Inicio

Al hacer clic en este botón ira al menú principal donde están los módulos que adquirió la empresa

4.2.2. Tareas - Calendario

Esta opción tiene dos pestañas:

Calendario: aparecen todos los días del mes y se pueden visualizar las tareas programadas para

cada día

Lista: Esta opción le permite realizar filtros y hacer revisiones de tareas por responsable,

supervisor, estado y fecha

Mediante este calendario usted puede consultar sus tareas generadas en el software. Puede

identificar si usted es Responsable o Supervisor de una tarea ya que estás se identifican con la

letra R (responsable) o S (supervisor) al inicio del texto. Cuando un usuario es Supervisor de una

tarea como se ve en la imagen del día 16 le aparece un lápiz, haciendo clic sobre este se


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pueden modificar los datos de la tarea y una X para eliminarla (estas dos opciones no les aparecen

a los responsables solo a los supervisores).

4.2.2.1. Tareas Automáticas

Estas se generan cuando en un módulo se asigna a un usuario o cargo como responsable de una

actividad.

Las tareas automáticas cambian de un estado a otro automáticamente a medida que se va

ejecutando la actividad asignada en el módulo donde se generó.

4.2.2.1.1. Ejemplo Tareas Automáticas

En el módulo de gestión documental los documentos pasan por tres estados: Elaboración, revisión

y aprobación. En cada uno de estos estados se asigna un cargo o usuario responsable, a ellos se

les creara automáticamente una tarea. Cuando cada responsable entra y realiza la elaboración,

revisión y aprobación automáticamente la tarea cambia de estado programado a ejecutado

4.2.2.2. Tareas Manuales

Estas tareas las crea cada usuario según sus necesidades y les debe realizar seguimiento

manualmente para que así cambien de un estado otro.

1. Ruta: Barra de menú + Tareas

2. Vaya al día límite de ejecución de la tarea y haga clic en el número. Abrirá esta ventana

3. Describa el asunto de la tarea o actividad

4. Seleccione el tipo de tarea (en esta lista aparecen los módulos del software, pero si el tipo

de tarea es otro puede agregar más opciones a esta lista por configuración + listas

desplegables)

5. Redacte el motivo de la tarea o actividad en el campo Descripción

6. Seleccione el usuario responsable de ejecutar la tarea

7. Al crear la tarea se generara un recordatorio de esta que le llegara a su correo. Este

recordatorio puede ser: Manual debe escoger la frecuencia digitando el número y la

periodicidad con la cual quiere que le envié la notificación a su correo o puede seleccionarlo


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Automático: en este caso KAWAK® envía la notificación a su correo tres días antes del

vencimiento de la tarea

8. Si requiere adjuntar un archivo para la ejecución de la tarea haga clic en Seleccionar

archivo, ubíquelo en su computador y adjúntelo

9. Como usted es el creador de la tarea quedara como supervisor de esta por ello en este

campo aparecerá su nombre de usuario

10. Fecha de vencimiento: tomara automáticamente el día que usted selecciono al crear la tarea

11. Haga clic en el botón Guardar

4.2.2.2.1. Seguimiento a tareas manuales

A todas las tareas manuales y a las generadas en el módulo de Actas e informes se les debe

realizar seguimiento para que así pasen de un estado a otro


2. Haga clic en el título de la tarea y abrirá esta ventana

3. Marque el estado de la tarea (pendiente o ejecutada)

4. En el campo comentario describa lo que se hizo para dar cumplimiento a la tarea o

actividad asignada

5. Si para soportar lo realizado requiere adjuntar un archivo haga clic en el botón Examinar y

ubique el archivo en su equipo y adjúntelo

6. Haga clic en el botón Guardar

Nota:

- Usted puede crearle varios seguimientos a las tareas asignadas y colocarlas como

pendientes hasta que las ejecute totalmente

- Todos los seguimientos que le realice a las tareas quedaran en la parte inferior en la grilla

de datos


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- Cuando se le realiza seguimiento a una tarea y se marca como Ejecutada esta queda en el

calendario en estado Sin Aprobar. Cuando el supervisor de la tarea ingrese y la apruebe

esta pasara a estado Ejecutado

4.2.2.2.2. Aprobación de tareas manuales

Cuando una tarea manual ya se encuentra en estado Sin aprobar el supervisor de la tarea debe

ingresar a aprobarla para que esta pase de estado Sin Aprobar a Ejecutado


2. Haga clic en el título de la tarea y abrirá esta ventana

3. Aparece la descripción de la tarea, el nombre del responsable y supervisor y los

comentarios que ingreso la persona que tenía asignada la tarea, con la fecha en que la

realizo

4. El Supervisor debe marcar en el campo Eficaz: Si, dar clic en Aceptar y la tarea quedara

aprobada y pasara a estado Ejecutado.

5. Cuando en Eficaz se marque No se activara un campo Comentario así:


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en este campo se debe describir por qué no se aprueba el seguimiento a la tarea, dar clic en el

botón Aceptar

6. La tarea se devolverá a estado Programado. Se notificara al responsable para que le

realice seguimiento nuevamente.

4.2.2.3. Estados tareas programadas

Las tareas creadas manejan la siguiente semaforización

Programado: Tarea generada (automática o manual)

Sin Aprobar (esto solo aplica para las tareas manuales): Tarea que ya fue ejecutada y tiene el

seguimiento realizado por el responsable, pero aún no ha sido aprobada por el supervisor de

la tarea

Ejecutada: Tarea que fue realizada y aprobada por el supervisor

Ejecutada fuera de la programación: Tarea realizada y aprobada fuera de la fecha en que se

debia ejecutar

Vencida: Tarea que no se realizó y sobrepaso la fecha límite de ejecución

4.2.3. Tareas –Lista

Esta opción le permite generar reportes para saber el estado de las tareas de los usuarios. Estos

reportes los puede generar por fecha desde – hasta, responsable de la tarea, supervisor, estado y

fecha límite de ejecución.

Adicional puede exportar los datos generados a un archivo de Excel para realizar los análisis de

datos que requiera.

4.2.4. Pendientes

Mediante esta opción puede consultar el resumen de compromisos generados en algunos de los

módulos de KAWAK®

1. Ruta: Barra de menú + Pendientes


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2. En cada módulo le aparecen listados los pendientes, con el nombre del pendiente identificado

en letras de color naranja

3. Al hacer clic en el link naranja lo llevara al módulo donde tiene el pendiente

4. Para devolverse debe ir nuevamente a la Barra de menú + Pendientes

4.2.5. Noticias

Mediante esta opción usted puede parametrizar la cartelera de noticias de su empresa

1. Barra de menú + Noticias


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Esta es la cartelera donde quedarán almacenadas todas las noticias que usted cree, para ver toda

la información de una noticia debe hacer clic en el link Ver más

Para crear una nueva noticia tenga en cuenta los siguientes pasos:

a. Haga clic en la parte superior derecha en el link insertar noticia, abrirá esta ventana:

Aquí le aparecerán las noticias creadas las puede modificar o eliminar seleccionándolas en la grilla

y haciendo clic en el botón respectivo.

b. Para crear una nueva noticia haga clic en el botón insertar, le abrirá este formulario:

c. Diligencie el título de la noticia y redacte un breve resumen de esta


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d. En el Contenido realice el despliegue de la noticia

e. Para adjuntar un archivo diligencie el nombre del archivo, subráyelo y haga clic en el

hipervínculo le abrirá esta ventana emergente:

Vaya a la pestaña cargar, haga clic en examinar y ubique el archivo a adjuntar. Luego haga clic

en enviar al servidor

f. Adjunte una imagen haciendo clic en el botón examinar, ubíquela en su computador y

agréguela (esta imagen aparece en la cartelera inicial)

g. Haga clic en el botón Guardar

Nota: La opción insertar noticia solo le aparece activa a los usuarios que tienen rol de

administrador. Esta opción no maneja permisos en configuración

4.2.6. Mapa de Procesos

Mediante esta opción los usuarios finales pueden consultar de una forma sencilla toda la

información filtrada de su proceso


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a. Barra de menú + Mapa de procesos

b. Haga clic en el proceso donde requiere consultar la información, abrirá esta ventana:

La información que puede consultar es documentos, oportunidades de mejora, auditorías, riesgos,

producto no conforme, quejas y los indicadores de un proceso.

c. Para consultar estas opciones debe hacer clic en la pestaña así:

d. Documentos: Aparecen todos los tipos de documento que maneja la empresa. Para identificar

en cuales ya hay documentos creados el cuadro inicial aparece de color gris. Ejm. En la

imagen Procedimiento tiene documentos creados al hacer clic en este se despliegan los

nombres de los documentos y la versión en que están:


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e. Al hacer clic sobre las otras pestañas (oportunidades de mejora, auditorías, riesgos….) abrirá

una ventana donde saldrá un listado con los datos creados y para visualizarlos debe hacer clic

en el link ver:

Nota: En las pestañas de Gestión Documental e Indicadores, el usuario solo podrá visualizar la

información para la cual tiene permiso de visualización.

4.2.7. Cambiar contraseña

Mediante esta opción usted puede cambiar la contraseña que le fue asignada cuando le crearon su

usuario, para esto siga los siguientes pasos:

a. Barra de menú + Cambiar contraseña


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b. Digite la nueva Contraseña

c. Digítela nuevamente en el campo Repita contraseña

d. Haga clic en el botón Guardar

Nota: La contraseña no tiene restricciones puede usar números, letras etc.


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5. BUENAS PRÁCTICAS, PREGUNTAS FRECUENTES Y TIPS DE OPTIMIZACIÓN PARA SU SGC

Buenas prácticas

•Cree noticias periódicamente para que así los usuarios finales se habitúen a ingresar a KAWAK® a consultar la cartelera de noticias

•Siempre que vaya a devolverse a una opción anterior realícelo por el menú de profundidad, no por las flechas del explorador porque lo pueden sacar del aplicativo

Preguntas frecuentes

•¿Se pueden asignar permisos para que un usuario cree noticias?

•R:/ Esta opción no maneja permisos, los usuarios que tienen rol de administrador son los que pueden crear noticias

•¿En el mapa de procesos cuando ingreso al proceso al que pertenezco aparece toda la información del sistema de gestión?

•R:/ Si aparece toda la información filtrada por proceso, es decir solo aparecen los documentos del proceso que estoy consultando, indicadores, oportunidades de mejora etc.

•¿Cuál es la diferencia entre tareas y pendientes?

•R:/ Las tareas están vinculadas a un día y los pendientes están vinculados a un módulo, adicional desde un pendiente puedo ir directamente al módulo donde debo realizar la actividad

•¿La opción de tareas puede reemplazar al outlook?

•R:/ Es diferente ya que las tareas de KAWAK® no las puedo programarlas por horas y adicional solo se le pueden asignar a una persona, no a varias a menos que la cree repetida veces

Tips de optimización para su SGC

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