Control Documentario

8/19/2019 Control Documentario

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Mar 26, 2016

CONTROL DOCUMENTARIO DELCONTROL DOCUMENTARIO DEL

SISTEMA DE CALIDAD DE ELSASISTEMA DE CALIDAD DE ELSA

Julio 2002


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Estructura de la DocumentaciónEstructura de la Documentación

Documentos Externos

POEs e Instrucciones

Objetivos de Calidad

Políticas de Calidad yAmbiente

Manual de Calidad

Precisión oDetalle


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Control DocumentarioControl Documentario

Control deDocumentos

Externos

Control deDocumentos

InternosControl de

Documentos

Obsoletos

Documentos

Internos

Documentos

ExternosControlados,

disponibles y

actualizados

Registros de

Calidad

Legibles,

identificables yrecuperables

Mantenimientode Registrosde Calidad

Requerimiento de

documentación

del Sistema de

Calidad de ELS

!ue"o documento

externo


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Control Documentos InternosControl Documentos InternosCoordina

creación#modif de

documento

Inicio

Dueo y Actores C!am"ion #e$e de Area %erente de Area

Identifica normas

y req$ aplicables

Entrega normas y

plantillas

Crean#%odif$

documentos

Identifica

necesidad de

registros

Solicita

signación deCódigos

signa Códigos a

nue"o documento

&'$(

S)

!o

*irma y en")a

para re"isión de

+efe de ,rea

Re"isa

borradores

&'$(

S)

!o

*irma y en")a

para aprobación

-

-

Re"isa

borradores

&'$(

S)

!o

*irma y de"uel"e

para distribución

-

rc.i"a orig$ y

distrib$ copias

controladas

*in

nexo !/ -

0ipos de

Documentos

1lantillas de Docs$

de Calidad

2rc.i"o 1C3

EL45S4D414666-

7$8 Control de

RegistrosEL45S4D4I4666-

Inst$ para la codif$

documentos

EL45S4*46669

Control de Distrib

de Documentos

ctualiza Lista

%aestra de Docs

Internos

EL45S4*4666-

Lista %aestra de

Docs Internos

Comunica al

1ersonal

Conser"a y

%antiene

Documento

-

Re"isa

:orradores

EL45S4*4666-

Lista %aestra de

Docs Internos

nexo !/ 9

Criterios de

Re"isión de Docs

nexo !/ 9

Criterios de

Re"isión de Docs


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Mar 26, 2016

Control Documentos ExternosControl Documentos Externos

Identifica

Documento

Externo

Inicio

Coordina#Define

%odalidad de

Distribución

ctualiza Lista

%aestra de Doc$

Externos

EL45S4*46667

Lista %aestra de

Doc$ Externos

2rc.i"o 1C3

Inicio

C!am"ion Dueo y Actores & C' Ambiental

Coordina con

C.ampion

Identifica

Documento

Externo

Distribuye Doc$

Externos y retira

edic$ pre"ias

Comunica al

personal de la

planta

Conser"a y

mantiene

documentos ext$

EL45S4*46669

Control de Distrib

de Documentos

*in


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Control de Documentos ObsoletosControl de Documentos Obsoletos

Identifica

Documento

&bsoleto

Inicio

Identifica

Documento

&bsoleto

Retira doc obs y

elimina o cambia

por doc "igente

Coordina retiro de

Documento

&bsoleto

*in

Inicio

Res"onsable de Area& Dueo de Proceso C!am"ion

ctualiza Lista

%aestra de Docs

nexo !/ -

0ipos de

Documentos

EL45S4*4666-

Lista %aestra de

Docs Internos

2rc.i"o 1C3

EL45S4*46667

Lista %aestra de

Doc$ Externos

2rc.i"o 1C3

EL45S4*46669

Control de Distrib

de Documentos

Destruye copias

e identifica y

arc.i"a original


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Control de RegistrosControl de Registros

Ident necesidad

de crear # modif

registro

Inicio

Establece y

comunica

parmetros decontrol del regis

;!ec(

nexo !/ 7

1armetros de

Cont$ De Regis

Dueo de Proceso C!am"ion

Si

!o


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Documento desarrollado por el personal de ELSA, creadopara estandarizar las actividades de un proceso de lacompañía. Son documentos internos:

• POE: Procedimiento de Operación Estándar

– Qué, Quién, Cómo (interrelación de actividades y responsables, Por

!ué, Cuándo"

• Procedimientos Analíticos: Orientado al análisis de laboratorio"

# Cómo se $ace: paso a paso, con detalle

• Procedimiento de Calibración: Orientado a Calibración"

# Cómo se $ace: paso a paso, con detalle"

• IT: %nstrucción de &raba'o

– Cómo se $ace: paso a paso, con detalle"""

• Manual de Calidad: Poltica, ob'etivos, responsabilidades y relación entre

los POEs E)*+ con los re!uisitos de la norma %*O --.:/---

Control de Documentos InternosControl de Documentos Internos


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DOCUMENTO OBSOETOSDOCUMENTO OBSOETOS

El documento obsoleto es un documento

externo o interno del sistema de Calidad ELSAque a sido reemplazadoreemplazado por una nueva versi!nactualizada o a sido retiradoretirado porque laactividad que lo ori"in! se a suspendido o es

controlada por otro documento.


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Control de Documentos E!ternosControl de Documentos E!ternos

El documento externo es aquel documento que no asido desarrollado por el personal de ELSA, cu#ain$ormaci!n esta relacionada con la calidad de lasoperaciones de la planta # se deben de controlar para

"arantizarlas: Los requisitos de las normas %S& '(():*((( +odas las Especi$icaciones entre"adas por CocaCola,

relativos a la calidad -Corporativos

+odas las Especi$icaciones entre"adas por CCS/,

relativas a la calidad 0anuales del 1abricante de equipos #2o procesos que

ten"an relaci!n con la calidad del proceso o del producto

%n$ormaci!n de /roveedores # Clientes.

3ormas le"ales # 3ormas +4cnicas


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Control de Documentos "com#lemento$Control de Documentos "com#lemento$

Coordinador de Área del Sistema de Calidad: Controla los documentos en borrador que recibe o emite el 5rea. Coordina con la 6e$atura de 5rea # dispone accesibilidad de la

documentaci!n aprobada. a todo el personal del 5rea. 7ealiza mantenimiento a los manuales del 5rea aplicando los /&Es

ELSA. Apo#a al 6e$e de 5rea en validar los documentos con la aplicaci!n

real. Crea los $iles de documentos del Sistema de Calidad necesarios #

controla las copias controladas.

Dueño del Proceso: Capacita al personal en la aplicaci!n del documento

estandarizado. 7e"istra la capacitaci!n del personal capacitado.


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ESECI!ICACIONES T"CNICASESECI!ICACIONES T"CNICASDE UN DOCUMENTO DEDE UN DOCUMENTO DE

CALIDADCALIDAD


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%O&M'TO DE (&OCESOS%O&M'TO DE (&OCESOS

Instrucciones de Tra)a*o+ (rocedimiento de O#eracin Est-ndar+

(rocedimientos 'nal.ticos o de Cali)racin+

Control de Distri)ucin de Documentos+

' continuacin se #resentan los si/uientes' continuacin se #resentan los si/uientesormatos de los #rocesos mencionadosormatos de los #rocesos mencionados


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%ormato #ara Instrucciones de Tra)a*o%ormato #ara Instrucciones de Tra)a*o

EM(O)E**ADORA *A)I+OAMERICA+A ,'A' - E*,A

I+,)R.CCI/+ PARA' ' ' ' '0COMP*E)E E* )1).*O2

3' DE,CRIPCI/+

Indica bre"emente qui>n y cundo aplica la presente Instrucción de 0raba+o$

4' I+,)R.CCI/+

Indica como primer paso las medidas de seguridad a tomar pre"ias al inicio de laoperación y describe mediante texto, diagramas, fotograf)as, tablas, etc$, paso a paso,cómo se realiza la tarea incluyendo los implementos y medidas de seguridad necesarios$

5' RE6ERE+CIA,

+1 %anual del 1ro"eedor del Equipo+2 +

1reparado por? @efe de rea?Re"isión?

C.ampion?Re"isión?

probado por? probación?

Sistema de Calidad ELS Confidencial 4::4CC414666nEditado? Afec.aB Edición !/ 1gina - de 7


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%ormato #ara (rocedimiento de%ormato #ara (rocedimiento deO#eracin Est-ndar " (OE$ 1era #-/inaO#eracin Est-ndar " (OE$ 1era #-/ina


POE' ' ' ' ' 7COMP*E)E E* )1).*O8

3' PROP/,I)O

1lantea la razón de ser del 1&E$ Se debe definir para qu> es creado el documento$La redacción siempre inicia con un "erbo tal como Sistematizar, Reglamentar, etc$

4' A*CA+CE

Define el mbito de aplicación del documento$ Debe especificar desde dónde!asta dónde 2 como parte de un proceso3 se aplica el documento$

5' PROCEDIMIE+)O

El due=o del proceso, en coordinación con el C!am"ion, decidir entre utilizar un$lujograma matricial, la redacción en la t9cnica de Play,cri"t o ambos, paradescribir las acti"idades de cada uno de los procedimientos que pueden componer el 1&E$

0enga en cuenta que? Cuando el 1&E tenga ms de un procedimiento, en esta pgina debe insertar

primero el flu+ograma del proceso 2 punto -- de %13 para describir lasacti"idades que componen el proceso$

1ara describir cada procedimiento siempre inicie en una nue"a pgina$

(re#arado #or Jee de 'rea

&e3isi,n

C4am#ion

&e3isi,n

'#ro)ado #or

'#ro)aci,n

Sistema de Calidad ELS Confidencial 4::4CC414666n

Editado? Afec.aB Edición !/ 1gina - de 7


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%ormato #ara (rocedimiento de%ormato #ara (rocedimiento deO#eracin Est-ndar " (OE$ 2nda #-/inaO#eracin Est-ndar " (OE$ 2nda #-/ina


POE DE' ' ' ' ' 7COMP*E)E E* )1).*O2

5'3 PROCEDIMIE+)O DE : 7 P'E#M' CO+)RO* DE DOC.ME+)O, I+)ER+O,8

ctor - -$ Coordina$

9$

ctor -26 93 7$ Identifica

8$ Entrega$

F$ *in de 1&E

Sistema de Calidad de ELS Confidencial 4::4CC414666Editado? Afec.aB Edición !/ 1gina 9 de 7


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%ormato #ara (rocedimiento de%ormato #ara (rocedimiento deO#eracin Est-ndar " (OE$ era #-/inaO#eracin Est-ndar " (OE$ era #-/ina


POE DE' ' ' ' ' 7COMP*E)E E* )1).*O2

5'4 PROCEDIMIE+)O DE : 7 P'E#M' CO+)RO* DE DOC.ME+)O, E;)ER+O,8

ctor - -$ Coordina$

9$

ctor -26 93 7$ Identifica

8$ Entrega$

F$ *in de 1&E

Sistema de Calidad de ELS Confidencial 4::4CC414666Editado? Afec.aB Edición !/ 1gina 7 de G


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%ormato #ara (rocedimiento de%ormato #ara (rocedimiento deO#eracin Est-ndar " (OE$ 5ta #-/inaO#eracin Est-ndar " (OE$ 5ta #-/ina


POE DE' ' ' ' ' 7COMP*E)E E* )1).*O8

' DE6I+ICIO+E,

G$-$ De$inición 3?G$9$ De$inición 4?G$7$ De$inición 5

?' A+E;O,

$-$ nexo !/ - A0)tulo del primer anexoB$9$ nexo !/ 9 A0)tulo del segundo anexoB

@' RE%I,)RO,

Código +ombre Res"onsable )iem"o deRetención

*ugar Dis"osición6inal

' CO+)RO* DE CAM(IO,

J$-$ Control de Cambios 2Incluida al final de este documento3

%anual del Sistema de Calidad de ELS Confidencial 4::4CC414666nEditado? Afec.aB Edición !/ 1,gina 8 de G


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%ormato #ara (rocedimiento de%ormato #ara (rocedimiento deO#eracin Est-ndar " (OE$ ta #-/inaO#eracin Est-ndar " (OE$ ta #-/ina


POE DE' ' ' ' ' 7COMP*E)E E* )1).*O

A+E;O +B 3

7)1).*O DE* PRIMER A+E;O8

%anual del Sistema de Calidad de ELS Confidencial 4::4CC414666nEditado? Afec.aB Edición !/ 1,gina F de G


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%ormato #ara (rocedimiento de%ormato #ara (rocedimiento deO#eracin Estandar " (OE$ 6ta #-/inaO#eracin Estandar " (OE$ 6ta #-/ina


POE DE' ' ' ' ' 7COMP*E)E E* )1).*O

%anual del Sistema de Calidad de ELS Confidencial 4::4CC414666nEditado? Afec.aB Edición !/ 1gina G de G

CO+)RO* DE CAM(IO,

)ítulo del DocumentoCódigo 4::4CC414666n

+BEdición

Detalle de la Modi$icaciónRevisado

"or A"robado

"or 6ec!a

Edición-$9$7$

-$9$

7$


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%ormato #ara (rocedimientos%ormato #ara (rocedimientos'nal.tico o de Cali)racin'nal.tico o de Cali)racin


PROCEDIMIE+)O 7A+A*1)ICO O DE CA*I(RACI/+8:''''7COMP*E)E E* )1).*O8

3' DE,CRIPCI/+

Indica bre"emente qui>n y cuando aplica la presente Instrucción de 0raba+o { Estedocumento es aplicado por los Supervisores u Operarios CERTIFICADOS para evaluar la

alcalinidad de una muestra de agua}

4' MA)ERIA*E, E.IPO, E IMP*EME+)O,

9$-$ Vaso de precipitado de 5 m!9$9$ "ureta de # m!9$7$ $ro%eta de vidrio # m!

5' PROCEDIMIE+)O

+1 Tome una muestra de agua despu&s del cual'uier (iltro de arena)

+2 Mida 100 mL de la muestra en una probeta de vidrio y deposítela deposita enuna cápsula de porcelana.

+


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Control de Distri)ucin de DocumentosControl de Distri)ucin de Documentos

CO+)RO* DE DI,)RI(.CI/+ DE DOC.ME+)O,

Código +ombre del Documento6ec!a

Edición+B

Edición ReGuisito

*I,)A DE DI,)RI(.CIO+Destinatario0Org' & Hrea2 Asignado a 6ec!a 6irma

Destinatario0Org' & Hrea2 Asignado a 6ec!a 6irma

Confidencial 1,gina - de 9


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Control de DocumentosControl de Documentos

DeinicionesDeiniciones Actor del Proceso: /ersona que pertenece a ELSA # queparticipa en la e6ecuci!n del /roceso

Copia Controlada: Copia de un documento interno o externo delSistema de Calidad de ELSA a la que se le ace se"uimiento

$ormal. Las copias controladas tienen un sello ro6o característicodel Sistema de Calidad de ELSA en cada una de sus p5"inas. Lascopias controladas no deben de ser alteradas, sobrescritas omodi$icadas para evitar su obsolescencia. Las copias nocontroladas no deben de ser tomadas en cuenta por nin"8n

proceso $ormal de ELSA. Plantilla de Documentos: +ipo de $ormato electr!nico en el cual

se an incluido todas las Especi$icaciones +4cnicas para cada tipoespecí$ico de Documento del Sistema de Calidad a crear. Estasplantillas son administradas por los Campions Divisionales.


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DeinicionesDeinicionesRegistro del Sistema de Calidad: Documento que presentaresultados obtenidos o proporciona evidencia de actividadesdesempeñadas

Dueño del Proceso: 7esponsable del proceso cu#adocumentaci!n se pretende crear o documentar

Champion: /ersona cu#a $unci!n es $acilitar # asesorar en laimplantaci!n del Sistema de Calidad.

Control de Cambios: Se mantendr5 s!lo para /rocedimientosde &peraci!n Est5ndar. En esta o6a de control se mantendr5in$ormaci!n de los cambios realizados sobre las tres-9 8ltimasediciones de los documentos.


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Ti#osTi#os Manual: Documento que describe el Sistema de Calidad de ELSA Procedimiento de Operación Estndar !POE": Documento del

Sistema de Calidad que comunica # establece m4todos paracumplir # administrar actividades de traba6o. /rovee el qui4n ace

#u$, cundo # dónde en un proceso de actividades !O" %nstrucción de &raba'o: /rocedimiento escrito que, con pasos

ordenados, se"uros # precisos indica el me6or camino para realizarun proceso. /rovee el cómo se acen las cosas !%"

Procedimiento Anal(tico: /rocedimiento escrito que indica paso apaso la marcha anal(tica de las pruebas realizadas para el controlde variables # par5metros de proceso. !)"

Procedimiento de Calibración: /rocedimiento escrito quedescribe paso a paso la rutina de calibración de los equipos decontrol de calidad # de los equipos de proceso # medici!n !C"


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Ti#osTi#os!ormato de Registro# %ormulario en )lanco :ue se utili;a #arare/istrar los resultados de la e*ecucin de los #rocesos 8


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(ar-metros de Control de &e/istros(ar-metros de Control de &e/istros


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Control de Cam)iosControl de Cam)ios

N'

EdiciónDetalle de la Modi(icación

2

1+ %usin del >(ro/rama de Control Documentario? con los documentos >(OE

(ara Crear, '#ro)ar, Controlar 8 Distri)uir Documentos del Sistema deCalidad?, ?(OE de Mane*o de Documentos O)soletos? 8 >(OE de Mane*o deDocumentos E!ternos al Sistema de Calidad? en un solo documento llamado>(OE de Control de Documentos 8 &e/istros?+

2+ os documentos >Instruccin de Tra)a*o (ara Crear Documentos del Sistemade Calidad? e >Instruccin de Tra)a*o Es#eci0icaciones T9cnicas de unDocumento del Sistema de Calidad? 4an sido eliminados+

+ a >Instruccin de Tra)a*o (ara Codi0icar Documentos del Sistema deCalidad?, 4a sido reem#la;ada #or la >Instruccin #ara Codi0icacin deDocumentos del Sistema de Calidad de ES'?+ os cdi/os de @rea 8 Temaen la nue3a 3ersin estar-n com#artidos en una )ase de datos+


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Criterios de &e3isin de DocumentosCriterios de &e3isin de Documentos

Orden Iui9nRevisaJ

Iu9 RevisaJ

- C.ampion

Cumplimiento de los requisitos aplicables al sistema deCalidad de ELS

Cumplimiento de las Especificaciones 0>cnicas de unDocumento del Sistema de Calidad de ELS 2mediante laentrega de las plantillas y la re"isión de los borradores ante laposibilidad de modificaciones no autorizadas3

9 @efe de rea

decuación de los nue"os documentos con los procedimientosoperati"os del rea, con las pol)ticas de la empresa y con lasespecificaciones t>cnicas de los procesos que estn ba+o suresponsabilidad$

7 Herente

*irma de la re"isión del @efe de rea$

*irma de la re"isión del C.ampion$

decuación de los nue"os documentos con los ob+eti"os ypol)ticas de la Herencia$


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CODI%IC'CIANCODI%IC'CIAN


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Los c!di"os de los documentos del Sistema de Calidad deELSA tienen cinco -( partes, a excepci!n de los 1ormatos de7e"istro que tienen s!lo ; -para este tipo de documento no esnecesaria la identi$icaci!n del


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Los códigos de Organiación establecidos son?

EL ELS K 1a)s DC ELS K Di"isión Centro

D! ELS K Di"isión !orte DS ELS K Di"isión Sur

D& ELS K Di"isión &riente 1 ELS K 1lanta requipa1C ELS K 1lanta Callao 1E ELS K 1lanta Ica

1L ELS K 1lanta Lima 1I ELS K 1lanta Iquitos

10 ELS K 1lanta 0ru+illo 15 ELS K 1lanta Cusco

Los códigos de Hrea y )ema se definen en consenso por losC.ampions Di"isionales y estn disponibles en una base de datos

compartida en poder del C.ampion !acional de ELS$

Codiicacin de DocumentosCodiicacin de Documentos


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Mar 26 2016

Codiicacin de DocumentosCodiicacin de Documentos

M%anual

P1rocedimiento de

& eración Est,ndar I

Instrucción

*1rocedimiento

nal)ticoC

1rocedimiento de

Calibración6

*ormato de Registro

Los códigos del )i"o de documento son?

La +umeración Correlativa se estructura sobre la base de doscriterios? organización y tipo de documento, a partir de los cuales se

asigna un nmero de cuatro d)gitos por orden de aparición$ s), pore+emplo, sólo existir un 1&E 666- para ELS, no importando el

rea o el temaM podr, por tanto, existir sólo un 1&E 666- para la

organización Di"isión Sur y as) sucesi"amente$

Control Documentario

Documents

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