8/12/2019 auditoria tramite documentario

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Tramite Documentario Consiste en obtener informacin general y

concreta de los aspectos mas importantes de laentidad.

En esta accin se realizan exmenes limitadosen todas las reas funcionales con el fin deaislar las areas de problemas crticos.

Es con eniente !ue en esta fase se deduzcanlas causas y las consecuencias de losproblemas crticos.

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"os medios recomendables para eldesarrollo de este estudio son pore#emplo $las entre istas programadas encada una de las reas funcionales%considerando los manuales

administrati os &uede incluirse adems' un examen

limitado de documentos' registros'informes o una re isin de mtodos yprocedimientos' todo lo cual podr ser irde base para sustentar el estudiopreliminar

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Revisin de la L egislacin

En esta fase se re isa la legislacin bsica $ ley'reglamentos' resoluciones' decretos' directi asadministrati as y normas interna de la entidadpara erificar si estn cumpliendo los ob#eti os'propsitos y acti idades establecidas

(rado de autoridad a funcionario

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Revisin y Prueba Preliminar de loscontroles administrativos

Debe e aluarse la efecti idad con la !ue seestn desarrollando las acti idadesprogramadas) as como detectar los errores massaltantes' sobre los !ue debe acumularse laspruebas suficientes' para determinar el alcancey responsabilidad' asimismo para estimar elre!uerimiento de personal ' racionalizar elprograma de traba#o' y reorientar los programasde auditoria

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*e#emplo $ si se prctica la ++ en el rea de tramite

documentario y arc,i o' los ob#eti os seran$

Evaluar el grado deeficiencia y eficacia delas normas y procedimientos

que comprendeel proceso integral

de la administracin documentariala empresa

Determinar el grado de orden,conservacin, proteccin y clasificacin del archivo de

entidad, as como la oportunidad de su servicio

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+ntecedentes "os antecedentes estn referidos bsicamente

al aspecto tcnico y al aspecto legal. En el aspecto tcnico se in olucra la e aluacin

de mtodos procedimientos de traba#opracticados con anterioridad y en el aspectolegal se enumera todo lo referente a dispositi oslegales y normas internas' in,erentes aldesarrollo de las funciones del rea !ue seaudita ' obser ando la #erar!ua de losdispositi os legales

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+lcance -e debe especificar el alcance del rea

examinada' los aspectos a examinar' losfuncionarios responsables y la comisinencargada de la auditoria administrati a'e#emplo$ si se trata de determinar elalcance del rea de tramite documentarioy arc,i o' se especificara el alcance de lasiguiente manera$

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rea +uditada$ "a administracindocumentaria depende de la -ecretaria

(eneral +spectos a examinar Control interno del sistema&roceso de recepcin&roceso de clasificacin y registro&roceso de control y seguimiento&roceso de distribucin&roceso de informacin&roceso de arc,i o

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/.0 1uncionarios responsables Considerar nombres' apellidos y cargos

de las personas !ue tienen laresponsabilidad del cumplimientos de las

funciones del rganoComisin

Encargada

Se consignan los nombres, apellidos y cargos de losuditores que tienen

la responsabilidad de practicar la

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2. 3bser aciones -on la resultante de la auditoria practicada en

los elementos y proceso administrati os yoperaciones del rea !ue se audita' tiene gran

importancia por!ue constituye la partesustentatoria de los informes Estas se materializan por escrito' sern puesta

de conocimiento de los funcionarios auditados'con cargo para !ue cada una de ellas seanesclarecidas o descargadas por el interesadotambin en formas escrita

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E!emplo observaciones formulada en el"rea de #ramite documentario y archivo *nadecuada ubicacin fsica de la infraestructura y sus

condiciones de seguridad -ituacin de abandono de los documentos en el arc,i o

central

*ncumplimiento de funciones en relacin a losdispositi os legales y normas internas concernientes conel rea auditada

Duplicidad de procesos en la administracindocumentaria en una sola #urisdiccin administrati a

*ncumplimiento de apertura de un registro especial paraexpedientes de empresas reclamantes 3misin de apertura al seguimiento para algunos

expedientes

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Conclusiones -on res4menes o

contendidos sintticos!ue deben redactarseen formas priorizadaen armona con lasobser acionesdetectada con el fin depronosticar elproblema moti o de la

++.

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E#emplo -e ,a determinado !ue la-ecretaria (eneral no ,a

realizado las gestionesnecesarias' a fin de !ue laubicacin fsica de laadministracin Documentaria'se encuentre en un lugarestratgico !ue permita fcilacceso a lo p4blico y%o usuario'as como de las seguridadesnecesarias en sus instalacionesacorde con la naturaleza !uebrinda

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5ecomendaciones -on sugerencias !ue especifican medios

o mtodos para la solucin de lasobser aciones formuladas en el procesode ++.

&or e#emplo $ de algunasrecomendaciones formuladas en el reasde tramite documentario y arc,i o

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e#emplo 6ue la 7nidad de tramitedocumentario y arc,i o ' en el

plazo de 89 das proceda a

in entariar' ordenar yclasificar los documentos !uese encuentran en el arc,i ocentral' a fin de formalizar elingreso y registrocorrespondiente para suadministracin eficaz