BÀI 3: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (Phần I)eldata11.topica.edu.vn/HocLieu/PSD102/Giao...

Bài 3: Kỹ năng thuyết trình (Phần I)

PSD102_Bai 3_v2.0013112226 37

BÀI 3: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (Phần I)

Mục tiêu

Trang bị cho học viên những kiến thức cơ bản về thuyết trình;

Giúp học viên biết cách thuyết trình thành công 1 vấn đề cụ thể;

Giúp học viên tự tin khi nói trước đám đông.

Nội dung Thời lượng

Thuyết trình là một loại hoạt động giao tiếp

o Khái niệm thuyết trình;

o Vai trò của hoạt động thuyết trình;

o Các giai đoạn của buổi thuyết trình.

Chuẩn bị thuyết trình

o Chọn chủ đề;

o Tìm hiểu khán giả;

o Thu thập thông tin tư liệu;

o Xây dựng nội dung bài thuyết trình;

Chuẩn bị tâm lý và hình thức cho buổi thuyết trình.

15 tiết


38 PSD102_Bai 3_v2.0013112226

TÌNH HUÔNG DẪN NHẬP

Tình huống: Làm sao để tự tin khi thuyết trình?

Nga là một nhân viên có rất nhiều ý tưởng sáng tạo của phòng Marketing và Phát triển sản phẩm. Để chuẩn bị cho việc phát hành sản phẩm mới cô đang có một số kế hoạch cho chiến dịch tiếp thị sản phẩm cho công ty. Cô được ban lãnh đạo mời lên trình bày về kế hoạch của mình trước mọi người trong công ty. Trong lúc thuyết trình cô luôn tỏ ra căng thẳng, mắt không nhìn thẳng vào người nghe. Bài thuyết trình của cô như sau:

Tôi làm về tiếp thị thông qua công cụ tìm kiếm. Tôi phải đảm bảo là trang web của công ty có vị trí cao trong một số công cụ tìm kiếm kiểu như google bởi vì điều đó hết sức quan trọng, ờ, đối với công ty để được nhiều người biết đến để sau đó họ sẽ mua sản phẩm. Điều đó hết sức quan trọng chính vì thế, tôi làm một số việc để đảm bảo là có nhiều từ khóa trên trang web và đảm bảo không có sự trùng lặp giữa các trang và có rất nhiều điều bạn có thể làm và điều đó rất quan trọng, ừm, và … Vâng, thế thôi. Tôi xin phép kết thúc bài thuyết trình.

Câu hỏi

1. Bạn đã bao giờ thuyết trình trước đám đông chưa?

2. Theo bạn, ban lãnh đạo sẽ có suy nghĩ như thế nào sau khi nghe Nga thuyết trình?

3. Nếu ở địa vị của Nga, trong tình huống trên thì bạn sẽ thuyết trình thế nào?

4. Nga cần rút ra những kinh nghiệm gì từ bài thuyết trình trên?


PSD102_Bai 3_v2.0013112226 39

3.1. Thuyết trình là một loại hoạt động giao tiếp

Trong giáo trình Phát triển kỹ năng cá nhân 1, các bạn đã thấy được tầm quan trọng của hoạt động giao tiếp và ảnh hưởng của kỹ năng giao tiếp đến các mối quan hệ trong công việc và trong cuộc sống. Khi tìm kiếm các ứng cử viên cho các vị trí quản lý doanh nghiệp, kỹ năng giao tiếp tốt cũng là tiêu chí mà các nhà tuyển dụng ưu tiên hàng đầu. Kỹ năng thuyết trình là một hình thức giao tiếp nhưng ở mức độ cao hơn, phức tạp hơn, đòi hỏi có sự chuẩn bị kỹ càng trước khi thuyết trình. Thuyết trình diễn ra khá thường xuyên trong môi trường làm việc. Có được kỹ năng thuyết trình tốt, bạn sẽ dễ dàng truyền tải được tư tưởng và mong muốn của mình đến người nghe. Với kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp bạn cũng sẽ dễ dàng thuyết phục được mọi đối tác dù đó là người khó tính nhất.

3.1.1. Khái niệm thuyết trình

Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuyết trình. Sau đây là một số khái niệm được nhiều nhà quản lý chia sẻ:

Theo Wikipedia, thuyết trình là quá trình trình bày nội dung của một chủ đề cho người nghe. Những dụng cụ trực quan được sử dụng để minh họa cho nội dung của bài nói.

Theo Byrne (1989), thuyết trình là hoạt động do giáo viên tổ chức nhằm yêu cầu học sinh thể hiện khả năng giao tiếp tốt nhất.

Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe. (Kỹ năng thuyết trình - Chủ biên PGS.TS Dương Thị Liễu)

Thuyết trình là một hình thức giao tiếp trong đó thuyết trình viên trực tiếp cung cấp thông tin trước một nhóm khán giả nhằm đạt được những mục đích nhất định.

Bài thuyết trình có thể truyền tải đến người nghe những loại thông tin khác nhau vì vậy với mỗi loại thông tin bạn cần chú ý:

Thông tin mang tính chính xác: Khi truyền đạt loại thông tin này, trong mọi trường hợp bạn cần phải đưa thông tin và nguồn cung cấp thông tin thật chính xác. Trong số khán giả nghe bài thuyết trình có thể sẽ có những người biết rõ về thông tin mà bạn cung cấp. Vì vậy, nếu thông tin không chính xác, rất có thể bạn sẽ vấp phải sự phản đối của họ.

Thông tin mang tính hấp dẫn: Khi thuyết trình về loại thông tin này, thuyết trình viên cần tạo ra được hiệu ứng tích cực với người nghe. Làm thế nào để khán giả phải hào hứng lắng nghe, đồng thời có sự cảm nhận, đánh giá về những thông tin đó. Tính hấp dẫn thể hiện của bài thuyết trình không chỉ dừng lại ở nội dung thông tin đưa ra mà nó còn phụ thuộc rất nhiều vào cách truyền tải thông tin.

Thông tin mang tính thực tế: Thông tin đưa ra phải được người nghe chấp nhận, thông tin phải cần thiết và quan trọng với người nghe. Qua đó người nghe có thể xử lý thông tin trong chừng mực hiểu biết của mình.


40 PSD102_Bai 3_v2.0013112226

Thông tin mang tính thuyết phục: Khi người nghe thấy những luận điểm, luận cứ và cách luận giải của thuyết trình viên hợp lý, họ sẽ chấp nhận và đồng tình với quan điểm của thuyết trình viên. Đó là khi khán giả và người thuyết trình đều cảm thấy hài lòng với bài thuyết trình.

Các loại thuyết trình

Phân loại theo mục tiêu của bài thuyết trình, có 2 hình thức chính là:

Thuyết trình theo kiểu trình bày: Chia sẻ, cung cấp, truyền tải một nhận định, quan điểm, chiến lược phát triển, lĩnh vực chuyên môn cho người nghe.

Ví dụ: Trình bày bài giải toán cho các học viên cùng nhóm học tập, trình bày luận văn tốt nghiệp, trình bày về bản thân trong các cuộc phỏng vấn tuyển dụng hoặc phổ biến quy trình kế toán thanh toán cho các nhân viên mới áp dụng và làm theo.

Thuyết trình theo kiểu thuyết phục: Đưa ra lý lẽ lập luận để người nghe nghe theo mình, chấp nhận quan điểm, cùng suy nghĩ với mình, hành động theo ý muốn của mình.

Ví dụ: thuyết trình để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm mới của công ty hoặc thuyết phục nhân viên chấp nhận và tuân thủ làm theo quy trình kế toán thanh toán mới của công ty.

3.1.2. Vai trò của hoạt động thuyết trình

3.1.2.1. Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả

Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả giúp người nói thể hiện được nội dung ý tưởng và mục đích giao tiếp của mình còn người nghe thì có thể tiếp nhận các nội dung đó để cùng có một cách hiểu thống nhất.

Ví dụ: Hà và nhóm bạn của Hà được giới thiệu đến thực tập tại công ty A, phòng kinh doanh. Trong lần thực tập này có tất cả 8 bạn. Ban giám đốc công ty có chủ trương khi kỳ thực tập kết thúc, sẽ tuyển dụng một số bạn vào làm việc tại công ty. Một buổi thảo luận lớn cho toàn bộ nhân viên phòng kinh doanh và ban giám đốc công ty sẽ được tổ chức để mỗi bạn sinh viên thực tập trình bày về một kế hoạch kinh doanh dựa trên tình hình thực tế tại công ty mà sinh viên nghiên cứu được. Tuy tất cả các bạn đều nỗ lực chuẩn bị cho bài thuyết trình của mình nhưng vì bị quá căng thẳng do sự có mặt của ban giám đốc và các anh chị có kinh nghiệm dày dạn trong công ty nên nhiều bạn mất bình tĩnh. Riêng Hà, là một cán bộ đoàn trước đây, do đã tham gia rất nhiều hoạt động cần phải thuyết trình trước đám đông nên Hà rất tự tin khi trình bày kế hoạch kinh doanh của mình. Với thông tin hữu ích và cách trình bày thuyết phục Hà đã nhận được rất nhiều lời khen của ban lãnh đạo công ty và lãnh đạo phòng kinh doanh. Hà đã được lựa chọn.

3.1.2.2. Thuyết trình góp phần to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân.

Sự thành công của mỗi cá nhân phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: năng lực, kiến thức, khả năng phán đoán, sự nhạy cảm trong cuộc sống và khả năng thuyết trình cũng là một trong những yếu tố giúp tạo nên thành công của mỗi cá nhân. Thuyết trình mang lại hình ảnh, tác phong và quan trọng hơn là sự tự tin cho bạn khi đứng trước đám đông.


PSD102_Bai 3_v2.0013112226 41

Thực tế đã chứng minh những người thành công trong công việc và cuộc sống thường là những chuyên gia trong việc thuyết trình. Đối với một người lãnh đạo hay một nhà quản lý thì kỹ năng thuyết trình trở thành một kỹ năng quan trọng không thể thiếu. Một bài thuyết trình thành công có thể đem lại nhiều kết quả tuyệt vời hơn cả mong đợi.

Tạp chí Times đã từng viết bài báo “Tại sao Barack Obama nên trở thành tổng thống Mỹ”? Trong đó cho thấy Barack Obama, tân Tổng thống Mỹ, khi còn là thượng nghị sỹ của bang Illinois đã có một bài thuyết trình hoàn hảo trong 16 phút 25 giây tại Hội nghị Quốc gia Đảng Dân chủ năm 2004. Bài thuyết trình này đã tạo dấu ấn quan trong giúp Barack Obama trở thành tổng thống Mỹ người có quyền hành như hiện nay.

Khi được trang bị tốt kỹ năng thuyết trình chúng ta có thể tự tạo dựng hình ảnh, tác phong và tự tin khi đứng trước đám đông. Câu chuyện của ngài Barack Obama cho thấy một bài thuyết trình hoàn hảo có thể đem lại thành công vượt xa tất cả những gì chúng ta tưởng tượng. Thuyết trình góp một phần to lớn trong sự thành công của mỗi chúng ta. Do đó, việc rèn luyện kĩ năng thuyết trình là hết sức cần thiết.

Yếu tố quan trọng để thuyết trình thành công

Tư duy logic

Khả năng diễn đạt

Khả năng thuyết phục người nghe

3.1.3. Các giai đoạn của buổi thuyết trình

Kỹ năng thuyết trình đóng vai trò quan trọng dẫn đến sự thành công của mỗi cá nhân cũng như tập thể. Để có buổi thuyết trình tốt nhất hiệu quả nhất cần phải trải qua giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị và tiến hành thuyết trình.

Bạn được công ty và các đồng nghiệp trong nghề đánh giá là một người có kinh nghiệm và hiểu biết sâu rộng về một chủ đề chuyên môn.

Tại một hội thảo chuyên đề của công ty, có các khách hàng chiến lược tới dự, bạn được mời trình bày 30 phút về chủ đề chuyên môn của mình. (Vì có nhiều tham luận nên mỗi người trình bày chỉ được dành 30 phút).

Bạn có rất nhiều thông tin, kinh nghiệm tâm đắc muốn chia sẻ và bạn cũng muốn tận dụng cơ hội này để “chứng minh” về kiến thức, kinh nghiệm của mình tại Hội thảo. Tuy nhiên nếu truyền tải hết lượng thông tin mà bạn muốn giới thiệu sẽ cần hơn 1 giờ để trình bày.

Vậy bạn sẽ chuẩn bị tài liệu ra sao và sẽ tiến hành thuyết trình như thế nào?

3.2. Chuẩn bị thuyết trình

Để buổi thuyết trình thành công, bạn phải đảm bảo thực hiện được công đoạn chuẩn bị và phải tập luyện thật nghiêm túc. Nếu bạn dành thời gian chuẩn bị càng cẩn thận, thì cơ hội thành công càng cao.

3.2.1. Chọn chủ đề

Chủ đề của một bài thuyết trình phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố:

Dựa vào mục tiêu cụ thể của buổi thuyết trình để lựa chọn chủ đề.


42 PSD102_Bai 3_v2.0013112226

o Nghĩ về những vấn đề lớn mà bạn quan tâm.

o Nghĩ về những chủ đề có thể gây sự thu hút đối với thính giả: đối tượng đến tham dự buổi thuyết trình là ai, chủ đề mong muốn được nghe và cách tiếp nhận của họ ra sao? Khi chúng ta nắm bắt được tâm tư nguyện vọng khán giả muốn lắng nghe chủ đề nào muốn được chia sẻ điều gì, vậy chủ đề được trình bày có sức hút như thế nào với khán giá?

Tập thói quen nghĩ về những chủ đề của mình ngay sau các bài học, ghi lại những ý tưởng vào sổ tay. Ghi nhận những chủ đề hay và những điểm nhấn trong chủ đề mình được nghe để xây dựng và rút kinh nghiệm trong bài thuyết trình của chính mình.

Tìm kiếm các thông tin trên mạng, qua sách báo, v.v.. để xác định chủ đề rõ hơn. Tạo sự hấp dẫn bằng cách đưa thông tin mang tính cập nhật thường xuyên trong chủ đề thuyết trình.

Một số chủ đề thuyết trình chúng ta thường gặp

Trong công việc:

o Thuyết trình về chiến lược phát triển công ty, phát triển sản phẩm mới, cấp trên đồng tình và đầu tư triển khai kế hoạch, kết quả nghiên cứu thị trường…, cấp dưới thông qua vai trò, nhiệm vụ, mục tiêu phát triển và hành động hướng đến mục tiêu chung.

o Các buổi đào tạo chuyên môn, cơ cấu, quy trình làm việc; có sự phản hồi, tranh luận để hạn chế tối đa những sai sót.

o Hội thảo quảng bá sản phẩm thu hút khách hàng. Thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ của công ty, tiếp thu ý kiến phản hồi.

Trong xã hội:

o Tuyên truyền phòng chống dịch bệnh, kế hoạch hóa…

o Tuyên truyền và thuyết phục mọi người dân thực hiện nếp sống văn minh...

o Tổ chức thuyết trình về an toàn xã hội, an sinh giáo dục, môi trường...

Ví dụ: Thuyết trình chủ đề: “Vì sao thế hệ 8X thành công”: Thế hệ 8X là những ai? Thành công như thế nào? Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công?

Trong gia đình: Các buổi họp mặt gia đình, cha mẹ, ông bà truyền dạy những điều hay lẽ phải, cách sống tốt đẹp và thuyết phục con cháu noi gương.

Trong quá trình học tập

o Tăng cường năng lực sáng tạo của sinh viên trong việc học;

o Giúp sinh viên trở nên chủ động, tự tin;

o Phát triển bốn kĩ năng: Nghe, Nói, Đọc, Viết;

o Nâng cao khả năng sử dụng tiếng Anh của sinh viên;

o Hình thành kĩ năng làm việc theo nhóm;

o Tăng mức độ hứng thú đối với việc học...


PSD102_Bai 3_v2.0013112226 43

3.2.2. Tìm hiểu khán giả

3.2.2.1. Thu thập thông tin về khán giả

Khi chúng ta đã xác định được chủ đề, tìm hiểu khán giả như thế nào là bước rất quan trọng. Tìm hiểu khán giả sẽ giúp cho chúng ta có cách tiếp cận như thế nào với khán giả cho tốt. Khi tìm hiểu, khán giả chúng ta cần tìm hiểu và đánh giá về:

Giới tính: số lượng nam bao nhiêu, nữ bao nhiêu. Thông thường người phụ nữ sẽ có những quan điểm và cách tiếp cận vấn đề khác với nam giới.

Trình độ: đối tượng có trình độ học vấn cao có cách tiếp cận khác với người có trình độ học vấn thấp. Với đối tượng khán giả là những người có địa vị xã hội, học hàm học vị cao thì thông tin chúng ta đưa ra phải hết sức ngắn gọn, chính xác, cô đọng và thuyết phục, tránh lan man, dài dòng, đưa ra quá nhiều thông tin một lúc. Điều này sẽ khiến họ hết sức mệt mỏi khi nghe.

Tuổi tác: trẻ em hoặc người già sẽ có cách tiếp cận khác với người lớn

Sở thích: có những người thích nghe về các vấn đề chính trị nhưng có những người lại thích nghe thuyết trình về vấn đề văn hóa thể thao.

Khác biệt văn hóa: Mỗi dân tộc hoặc quốc gia có những vùng miền văn hóa khác nhau và làm thế nào để bài thuyết trình không ảnh hưởng đến văn hóa riêng của họ.

Nghề nghiệp và tôn giáo khác nhau: Những người công nhân trong một nhà máy trực tiếp lao động tạo ra của cải vật chất sẽ phải có cách tiếp cận khác với nhân viên văn phòng.

Mức độ phản ứng của người nghe: Phản ứng của người nghe trước một vấn đề nhạy cảm sẽ ảnh hưởng tới không khí của buổi thuyết trình. Nếu gặp khán giả có quan điểm cứng rắn thì khi nêu vấn đề cần chuẩn bị tốt các chứng cứ minh họa và lập luận tốt.

Tâm tư nguyên vọng mỗi người: mỗi người sống và làm việc với những mục đích khác nhau vì thế tâm tư nguyện vọng của mỗi người là khác nhau.

Tóm lại, các khán giả có độ tuổi, giới tính, tôn giáo, nền tảng văn hóa, nghề nghiệp, địa vị khác nhau sẽ có sự phản ứng khác nhau đối với cùng một bài thuyết trình.

Phương pháp thu thập thông tin về khán giả

Nguồn cung cấp thông tin về khán giả thường là những người tổ chức buổi thuyết trình nếu bạn được mời đến thuyết trình, cũng có thể là chính bạn khi bạn tự tổ chức thuyết trình. Bạn có thể đề nghị ban tổ chức cung cấp bản danh sách các đại biểu tham dự. Nếu khán giả là khách hàng tiềm năng, bạn có thể tìm hiểu họ thông qua những người quen, những người trong ngành. Hãy vận dụng tốt thông tin thu thập để bài thuyết trình của bạn không những đề cập tới những vấn đề họ đang quan tâm, mà còn tạo được sự đồng cảm.

3.2.2.2. Phân tích khán giả

Thuyết trình viên tốt là người phải biết đặt khán giả là trung tâm, mục tiêu bài thuyết trình là để có được phản hồi tích cực từ phía khán giả. Do vậy thuyết trình viên cần phải tìm hiểu khán giả:


44 PSD102_Bai 3_v2.0013112226

Họ biết gì về chủ đề?

Họ muốn biết thêm điều gì?

Giá trị và lợi ích của thông tin này đối với họ?

Những câu hỏi bạn cần trả lời khi tìm hiểu khán giả

Số lượng người nghe dự kiến là bao nhiêu?

Tuổi trung bình là bao nhiêu?

Tỷ lệ giữa nam và nữ?

Người nghe đã được thông báo đầy đủ về chủ đề bạn định trình bày chưa?

Người nghe tự nguyện hay được yêu cầu đến tham dự buổi thuyến trình?

Những điểm chung của người nghe là gì?

Những người này có định kiến không?

Trình độ văn hóa của những người này?

Người bạn quen biết chiếm bao nhiêu phần trăm?

3.2.2.3. Tìm hiểu về quy mô khán giả

Quy mô khán giả có ảnh hưởng lớn đến kết cấu của bài thuyết trình. Nếu khán giả chia ra thành nhiều nhóm nhỏ, người thuyết trình và người nghe sẽ có rất nhiều cơ hội để có thể giao lưu trao đổi thân mật. Với cách phân chia khán giả theo nhóm như vậy, việc lôi cuốn sự khán giả chia sẻ ý kiến trong buổi thuyết trình là rất hiệu quả. Còn với số lượng khán giả lớn thì hầu hết các buổi thuyết trình chỉ mang tính chất truyền thông điệp một chiều. Vì vậy, bạn cần có một cách tiếp cận khán giả theo kiểu khác. Trong trường hợp này sự rõ ràng, dễ hiểu và chính xác trong các thông điệp là những yếu tố rất quan trọng để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình. Để có thể thực hiện tốt bài thuyết trình của mình theo quy mô khán giả các bạn có thể tham khảo bảng tổng hợp dưới đây:

Điều chỉnh bài thuyết trình theo quy mô khán giả

Quy mô khán giả Kiểu thuyết trình Phương pháp tiếp cận

Số lượng ít

Được xem là ít khi số lượng khán giả chưa đến 15 người. Phần lớn mọi người đã có ít nhất một lần trình bày trước khán giả có quy mô nhỏ như vậy trong quá trình làm việc, học tập.

Chính thức Áp dụng các quy trình chính thức cho những cuộc họp, buổi giới thiệu sản phẩm với khách hàng tiềm năng và thuyết trình tại các cơ quan, công sở.

Sớm thiết lập giao tiếp bằng mắt với từng khán giả.

Luôn đối diện với khán giả - điều này sẽ giúp duy trì sự chú ý của họ.

Không chính thức Phá bỏ khoảng cách, tạo bầu không khí thân mật, gần gũi trong những buổi giới thiệu sản phẩm mới cho các nhà cung cấp quen thuộc hoặc khi thuyết trình cho các đồng nghiệp.

Trao đổi hai chiều với khán giả bằng cách khuyến khích họ đặt câu hỏi.

Đề nghị từng khán giả có ý kiến, nhưng yêu cầu ngắn gọn.

Số lượng nhiều

Được xem là nhiều khi số lượng khán giả trên 15 người. Nếu bạn đã có kinh nghiệm, thì việc thuyết trình trước

Chính thức Áp dụng các quy trình chính thức như khi phát biểu tại hội nghị hoặc tại cuộc gặp mặt khách hàng hàng năm của công ty.

Đảm bảo tất cả, đặc biệt những người ngồi ở cuối phòng họp có thể nghe rõ bài thuyết trình của bạn.

Liên kết, tóm tắt, nhấn mạnh và nhắc lại những ý chính.


PSD102_Bai 3_v2.0013112226 45

Điều chỉnh bài thuyết trình theo quy mô khán giả

Quy mô khán giả Kiểu thuyết trình Phương pháp tiếp cận

khán giả ở quy mô này sẽ dễ dàng hơn.

Không chính thức Vận dụng những quy trình không chính thức khi tham gia trình bày một vấn đề nào đó tại hội nghị.

Trình bày chậm, mạch lạc và rõ ràng.

Nên trình bày vấn đề một cách bao quát và đơn giản. Chỉ đi vào chi tiết nếu được yêu cầu.

Nguồn: Kỹ năng thuyết trình – Tim Hindle

3.2.3. Thu thập thông tin tư liệu

Sự thành công của bài thuyết trình phụ thuộc vào việc thu thập tài liệu đưa ra những thông tin minh chứng thuyết phục với khán giả. Hoạt động này đòi hỏi sự đầu tư khá nhiều thời gian và công sức.

3.2.3.1. Các loại thông tin cần thu thập

Để biết được thu thập thông tin tư liệu như thế nào cho việc thuyết trình chúng ta cần nắm được ba loại thông tin tư liệu cần thu thập:

Thông tin phải biết: Thuyết trình viên phải nắm vững và hiểu chính xác các thông tin này để cung cấp cho khán giả. Điều đó có nghĩa là người thuyết trình cần phải trang bị cho mình những kiến thức sâu sắc về lĩnh vực định trình bày và có lượng thông tin phong phú để thuyết phục người nghe.

Thông tin cần biết: Cung cấp thêm căn cứ, dẫn chứng, minh họa, thuyết phục người nghe. Ngoài những thông tin phải biết trong khuôn khổ bài thuyết trình thì cần phải có thông tin tìm hiểu thêm bên ngoài để minh họa dẫn chứng cho bài thuyết trình.

Thông tin nên biết: Những tư liệu thực tế, mô hình, số liệu cụ thể, ý tưởng mới lạ làm tăng tính hấp dẫn của bài thuyết trình.

Để bắt đầu tiến hành nghiên cứu, thu thập tài liệu, bạn cần ghi nhớ mục tiêu chủ yếu của buổi thuyết trình qua 3-4 điểm chính.

Khi đã vạch ra được hướng nghiên cứu nhất định, bạn hãy tiến hành việc thu thập thông tin liên quan, ghi nhớ nguồn trích dẫn và điểm chính của tài liệu là gì. Sau đó hãy suy nghĩ xem đây có phải là tài liệu mới nhất không về chủ đề thuyết trình? cung cấp thông tin cập nhật nhất? Thông tin có chính xác không? Có cung cấp nguồn tài liệu tham khảo? Bạn chỉ nên giữ lại những tài liệu đáp ứng được các tiêu

chí trên.

3.2.3.2. Các nguồn thu thập thông tin

Muốn thuyết trình thành công bạn phải giành nhiều thời gian tìm tòi tư liệu, nghiên cứu đầy đủ các nguồn tư liệu. Các nguồn để có thể thu thập thông tin như:

Đọc sách: Bạn có thể bắt đầu việc nghiên cứu bằng cách chọn và xem một quyển sách tiêu biểu về chủ đề bài thuyết trình và xem phần phụ lục tham khảo trong sách để tìm kiếm nguồn tài liệu khác nữa.


46 PSD102_Bai 3_v2.0013112226

Đọc báo, tạp chí: Ngoài đọc các loại báo tạp chí được in thành ấn phẩm, bạn có thể sử dụng dịch vụ đăng ký điểm tin (ví dụ: yahoo hay có, đăng ký gửi tin đến hòm thư) để được cung cấp thường xuyên những chủ đề mà bạn quan tâm.

Tra cứu internet: Mỗi trang web trên mạng đều lưu trữ một khối lượng thông tin phong phú và mọi người đều có thể truy cập, lưu lại, in ra và sử dụng như tài liệu tham khảo. Thông tin trên Web còn có ưu điểm là được cập nhật thường xuyên so với thông tin trên các ấn phẩm in ấn. Tuy nhiên phần lớn tài liệu trên Internet chỉ tồn tại ở dạng điện tử, chỉ có một số ít đã biên tập để có thể đảm bảo tính tin cậy như ở các tài liệu đã được in ấn. Vì vậy bạn cần phải thật cẩn thận khi sử dụng thông tin tài liệu tra cứu từ Internet. Bạn cần biết chọn lọc, đánh giá tài liệu từ Internet.

Thông tin trên internet là rất khổng lồ. Mỗi ngày Internet có hàng loạt địa chỉ mới được thành lập. Vì vậy, bạn cần sử dụng các công cụ tìm kiếm để có thể thu thập tài liệu tham khảo có giá trị. Một số các công cụ tìm kiếm hay được sử dụng để thu thập tài liệu như:

+ Google (http://www.google.com)

+ Yahoo (http://www.yahoo.com)

+ Alta Vista (http://www.altavista.digital.com)

+ Open Text (http://www.opentext.com)

+ Lycos (http://www.lycos.com)

Khi bạn sử dụng các công cụ tìm kiếm, bạn cần tìm kiếm bằng từ khóa hoặc chủ đề.

Gặp gỡ các chuyên gia để có thể có những tư liệu quý giá. Các chuyên gia là những người có kiến thức uyên bác, nghiên cứu sâu về chuyên môn. Họ sẽ cung cấp và chia sẻ cho bạn những kiến thức mà bạn bỏ nhiều thời gian tìm kiếm trên sách báo hoặc internet không thấy.

Ngoài ra bạn cũng nên tham khảo ý kiến của những người xung quanh như bạn bè, gia đình và các quan hệ cá nhân. Có thể họ sẽ cho bạn những lời khuyên bổ ích và cung cấp những tài liệu quý giá mà bạn không thể ngờ tới.

3.2.4. Xây dựng đề cương bài thuyết trình

3.2.4.1. Các kiểu bài thuyết trình

Thuyết trình để thông báo, giải thích: từ ngữ sử dụng trong bài thuyết trình phải dễ hiểu, gần gũi. Thông tin đưa ra rõ ràng để người nghe hiểu một cách dễ dàng và có sự thay đổi về nhận thức, tư duy.

Thuyết trình để thuyết phục: Có cách thức, bố cục riêng để đạt hiệu quả thuyết phục. Lời lẽ giọng điệu sử dụng trong bài thuyết trình dạng này chiếm vị trí quan trọng với sự thành công của bài thuyết trình.

Thuyết trình để giải trí, khích lệ: thông tin đưa ra cần dễ tiếp cận, có thể điều tiết và giải tỏa tâm lý người nghe.

Người thuyết trình cần phải xác định được bài thuyết trình của mình ở dạng nào để xây dựng đề cương và nội dung cho hợp lý.


PSD102_Bai 3_v2.0013112226 47

3.2.4.2. Phác thảo đề cương cho bài thuyết trình

Chuẩn bị đề cương phác thảo những nội dung chính từ các thông tin định trình bày đóng vai trò rất quan trọng cho diễn biến bài thuyết trình của bạn. Một đề cương tốt là cách đảm bảo sự mạch lạc, chặt chẽ của bài thuyết trình. Nó cho phép bạn trình bày các vấn đề theo đúng trật tự và làm người nghe dễ hiểu hơn. Ngoài ra, đó cũng là cách giúp bạn đảm bảo không bỏ sót bất kỳ điều gì.

Sắp xếp ý tưởng ban đầu cho bản phác thảo:

Giới hạn từ 3 đến 4 vấn đề chính cho phần nội dung của bài thuyết trình và trình bày các ý theo thứ tự hợp lý. Trình tự sắp xếp các ý chính và trọng tâm của từng ý sẽ ảnh hưởng đến thông điệp bạn muốn truyền tải tới người nghe. Có rất nhiều cách khác nhau để trình bày các ý chính:

o Trình bày từng ý;

o Trình bày hết ý này sang ý khác;

o Trình bày theo thứ tự căn cứ vào mức độ quan trọng của ý;

o Trình bày theo diễn biến thời gian.

Trong khi trình bày nếu bạn muốn khán giả có ấn tượng nhất với một ý nào đó bạn nên trình bày nó trước tiên và tiếp theo là các ý hỗ trợ, hoặc bất kỳ ý nào mà bạn định trình bày trước. Bạn cũng có thể dùng cách trình bày lồng ghép các ý với nhau, nhằm nêu bật tầm quan trọng của tất cả các ý.

Cấu trúc trình bày bài thuyết trình hiện đang được sử dụng phổ biến nhất là sắp xếp ý này gối lên ý kia. Theo cách này, bạn có thể để ý kiến trước mở và sau khi trình bày xong các ý kiến thì quay trở lại ý kiến này để kết thúc bài. Dưới đây là bảng hướng dẫn các bạn sắp xếp các cấu trúc thuyết trình sao cho phù hợp với các ý:

Kiểu kết cấu Ứng dụng thực tế

Trình bày các ý riêng lẻ

Các ý được trình bày theo trình tự phù hợp với một chủ đề nhất định

Kiểu kết cấu này thường hữu ích cho các bài thuyết trình có tính chính thức, như buổi trò chuyện có tính giáo dục hoặc các bài giảng về lý thuyết quản trị. Nếu các cử tọa ghi lại những điều trình bày, diễn giả nên giúp họ bằng cách tóm tắt lại từng ý và giới thiệu ngắn gọn trước khi trình bày ý tiếp theo.

Nhấn mạnh một ý

Ý chính được tiếp nối bằng một vài ý khác

Kiểu kết cấu này có thể áp dụng trong các buổi nói chuyện với các nhân viên về sự cần thiết phải nâng cấp dịch vụ khách hàng. Kết cấu này mang tính nhấn mạnh và phù hợp trong trường hợp cử tọa đã có đầy đủ thông tin về chủ đề thuyết trình. Điều này giúp họ dễ tiếp thu các chi tiết hơn. Khi muốn trình này nột khía cạnh khác trong cùng chủ dề, bạn áp dụng cấu trúc này cũng đem lại hữu ích.

Gợi ý

Các ý được xây dựng theo kết cấu gối ý và bổ sung cho nhau khá chặt chẽ

Kiểu kết cấu này thích hợp nhất đối với những buổi nói chuyện thân mật trước các cử tọa có quy mô nhỏ, như những buổi hội họp của các đồng nghiệp, những người đã quen với các vấn đề trình bày và có thể ngồi nghe một bài thuyết trình tương đối phức tạp. Các ý gối nhau sẽ khuyến khích cử tọa tranh luận và tham gia vào buổi thuyết trình.



48 PSD102_Bai 3_v2.0013112226

Dưới đây là một ví dụ về một đề cương kết cấu bài thuyết trình được phác thảo sơ lược. Bạn có thể lấy đề cương này làm cơ sở và dựa trên cơ sở chủ đề trong quá trình nghiên cứu để mở rộng thêm, đồng thời bạn cần tìm kiếm thông tin và chuẩn bị cho bài thuyết trình.

A. Tại sao phải cần thiết đào tạo?

1. Nhân viên được lợi từ các khóa nâng cao nghiệp vụ.

2. Nhân viên mới sẽ nắm được quy trình đúng nhất.

B. Các hoạt động đào tạo gồm:

1. Nâng cao nghiệp vụ

Kiểm tra trình độ kỹ năng

Thiếu sót trong kiến thức

2. Các vấn đề thực tế

C. Kết quả mong muốn

1. Nâng cao hiệu quả hoạt động

2. Năng suất gia tăng

Qua ví dụ trên bạn có thể thấy, để bắt đầu phác thảo đề cương cho bài thuyết trình bạn cần xác định 3 – 4 ý chính (A, B, C...), sau mỗi ý xác định tiếp các chủ đề phụ (1, 2,...)

và tiếp tục với các ý nhỏ của các chủ đề phụ này (i, ii...).

Một số lưu ý các bạn cần chú ý khi phác thảo đề cương cho bài thuyết trình:

o Cấu trúc bài thuyết trình gồm 3 phần: Mở đầu – thân bài – kết thúc.

o Các ý của đề cương phải có trật tự hợp lý và có logic để dễ nhớ.

o Các ý phải liên kết với nhau.

o Đề cương cần ngắn gọn, đơn giản sao cho nhìn qua bạn cũng đọc được.

o Có thể gạch chân hoặc sử dụng bút màu làm nổi bật những ý chính mà bạn

muốn nhấn mạnh.

o Có thể sử dụng những ký hiệu để đánh dấu đoạn dừng, đoạn nhấn mạnh, nói

chậm, nói to.

3.2.4.3. Cấu trúc của một bài thuyết trình

Để thu hút người nghe và trình bày những vấn đề định nói một cách đầy đủ, theo trình tự hợp lý và logic, một bài thuyết trình cần được xây dựng với cấu trúc: Mở bài, thân bài và kết thúc một cách rõ ràng, thời gian cho từng mục được xây dựng có kế hoạch, với mỗi ý đều có những dẫn chứng và minh họa thuyết phục. Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu từng phần của một bài thuyết trình.

Mở đầu

Đây là phần quan trọng nhất của bài thuyết trình, là bước tiếp xúc đầu tiên với khán giả. Việc tạo ấn tượng tốt ở bước khởi đầu này rất có ý nghĩa.

Phần mở đầu cần tự nhiên, gây ấn tượng, ngắn gọn, lôi cuốn sự chú ý của khán giả. Đồng thời cũng cần tạo ra sự khái quát rất cao đặc biệt là phải lôi cuốn, kích thích hứng thú của khán giả và làm rõ chủ đề của bài thuyết trình.


PSD102_Bai 3_v2.0013112226 49

Trong một bài thuyết trình khoảng 45 phút, sự tập trung cao của người nghe thường ở khoảng 10 phút đầu, sau đó giảm dần cho tới phút 30 – 35 rồi tăng trở lại ở khoảng 10 phút cuối của bài thuyết trình. Dưới đây là biểu đồ biểu thị thời gian tập trung chú ý điển hình của khán giả trong một bài thuyết trình khoảng 45 phút:

Bạn cần lưu ý, mức độ tập trung chú ý của khán giả ngay tại thời điểm khởi đầu là không cao nên, tốt nhất bạn nên để dành các ý quan trọng nhất để trình bày sau khi bài thuyết trình được vài phút.

Có 2 cách mở đầu là mở đầu trực tiếp và mở đầu gián tiếp

Mở đầu trực tiếp: Người thuyết trình giới thiệu trực tiếp chủ đề và nội dung bài thuyết trình. Hình thức này thường được thực hiện với những bài nói có nội dung làm quen, thời gian thuyết trình ngắn hoặc những bài giảng, bài thuyết trình có tính chất thông báo, giải thích.

Mở đầu gián tiếp: Người thuyết trình đưa ra một lập lập nào đó rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề của bài thuyết trình.

Với việc mở đầu theo phương pháp gián tiếp người thuyết trình có nhiều cách để tạo ấn tượng và lôi cuốn khán giả tập trung vào bài thuyết trình của mình ngay từ những phút ban đầu như:

o Đưa ra câu hỏi;

o Sự thật hay thống kê gây ngạc nhiên;

o Trích dẫn hài hước hoặc nổi tiếng;

o Đưa ra giai thoại, trích dẫn nổi tiếng;

o Sự kiện thời sự;

o Con số gây ngạc nhiên;

o Câu chuyện liên quan đến chủ đề;

o Đặt ra một tình huống “giả sử rằng”.

Tất cả những vấn đề đưa ra giúp cho khán giả có một định hướng ban đầu, họ chăm chú tiếp tục lắng nghe những phần tiếp theo. Mỗi loại bài thuyết trình có những đặc điểm nội dung khác nhau, phong cách của người thuyết trình cũng khác nhau. Vì vậy


50 PSD102_Bai 3_v2.0013112226

người thuyết trình cần phải dựa vào đặc điểm riêng đó để chọn cho mình cách mở đầu phù hợp nhất. Không nên kết hợp tất cả các cách mở đầu trên mà nên chọn một hoặc vài cách và cần tạo cho mình phong cách riêng.

Ví dụ về cách mở đầu:

Đưa ra chủ đề nóng được nhiều người quan tâm: “Lạm phát là chủ đề nóng bỏng hiện nay vì vậy bài thuyết trình của tôi ngày hôm nay sẽ nói về vấn đề này”.

Hoặc bắt đầu bằng những con số gây ấn tượng: “Như các bạn đã biết công ty này đang mất dần thị phần, thế mà chúng tôi lại bị buộc phải tăng doanh số bán hàng thêm 20 – 25% cơ đấy. Làm sao chúng tôi có thể làm được điều này trong khi thị trường đang xuống dốc? Bạn sẽ biết điều đó ngay sau khi nghe bài thuyết trình của tôi”.

Sau khi xác định được cách mở đầu, bước kế tiếp là chuẩn bị nội dung phần mở đầu. Với mỗi cách mở đầu khác nhau thì nội dung của phần mở đầu cũng sẽ khác nhau nhưng bất kỳ nội dung một phần mở đầu của bài thuyết trình nào cũng có ba yêu cầu:

Chào hỏi và làm quen: mục đích là để cung cấp thông tin và xác định rõ vai trò của bạn với bài thuyết trình. Trong khi giới thiệu bạn cũng nên đưa thêm chức vụ và kinh nghiệm của mình.

Nêu nội dung trình bày: Sau khi giới thiệu bạn nên đưa ra chủ đề chính và mục đích của bài thuyết trình, giới thiệu ngắn gọn cấu trúc của bài thuyết trình.

Thông báo thời gian thuyết trình: Để duy trì sự chú ý của khán giả bạn nên thông báo thời gian thuyết trình và thời gian này càng ngắn càng tốt.

Bên cạnh đó bạn có thể thông báo phương thức tiến hành thuyết trình và phương thức trả lời câu hỏi với khán giả.

Ví dụ về một số câu thường dùng trong phần mở đầu của bài thuyết trình:

Phần chào hỏi làm quen

Chào mừng các bạn!

Xin chào mọi người!

Kính chào quý vị đại biểu!

Phần nêu nội dung

Bài thuyết trình của tôi gồm ba phần. Đầu tiên là…….Phần thứ hai là…….Thứ ba là…….Cuối cùng là………

Tôi sẽ nói về………

Tôi sẽ nói qua về…….

Tôi sẽ nói cho các bạn vài điều căn bản về……

Tôi sẽ cho các bạn nghe lịch sử của……

Tôi muốn tập trung nói về ……

Phần thông báo thời gian và phương thức trả lời thuyết trình:

Trong khoảng thời gian 30 phút, tôi sẽ ……

Trong khi tôi thuyết trình, các bạn có thể đặt câu hỏi bất kỳ lúc nào.

Tôi sẽ giành thời gian cuối buổi thuyết trình để cho phần giải đáp thắc mắc.

Sau khi tôi thuyết trình các bạn có thể đưa ra câu hỏi của mình.

Với những gợi ý trên các bạn hãy chuẩn bị phần mở đầu cho bài thuyết trình của nhóm trong buổi học tập trung.


PSD102_Bai 3_v2.0013112226 51

Thân bài

Thông thường trong một buổi thuyết trình, sự tập trung cao nhất của khán giả đạt được trong 20 phút đầu và 10 phút cuối của buổi thuyết trình.

Sau 20 phút có thể quên 40% những gì nghe được, sau nửa ngày đã quên mất 60% và sau một tuần thì tới 90% nội dung có thể bị quên. Chính vì vậy xác định nội dung chính là điều rất quan trọng.

Bất kỳ nội dung bài phát biểu nào cũng cần phải có sự logic và trình bày một cách rõ ràng với thông tin đầy đủ. Để không bỏ sót bất kể điều gì, bạn có thể sử dụng trình tự soạn thảo nội dung bài thuyết trình sau:

1. Giới hạn thân bài từ 3-4 ý chính, các ý này đã được xác định trong phần phác thảo đề cương thuyết trình. Người thuyết trình cần bám sát vào dàn ý trong đề cương để soạn thảo nội dung.

2. Phác thảo nội dung chi tiết bài thuyết trình: Đầu tiên bạn hãy hình dung ra những từ mà bạn muốn khán giả nghe, viết ra tất cả những điều bạn muốn đưa vào trong bài thuyết trình.

3. Hoàn chỉnh nội dung bài thuyết trình: sau khi có được bản phác thảo nội dung đầu tiên bạn nên đọc lại bản thảo một lượt để chắc rằng các dữ kiện được sắp xếp theo trật tự hợp lý, logic và mọi thông tin cần thiết đã được đưa vào. Bạn nên chỉnh đi chỉnh lại cho đến khi hài lòng với nó.

Phân bổ thời gian thuyết trình cho hợp lý, đảm bảo thời lượng đủ cho việc truyền tải thông tin ở cả ba phần mở đầu, thân bài, kết thúc.

Để có thể soạn thảo nội dung bài thuyết trình được tốt nhất bạn cần lưu ý:

Không đưa những thông tin rườm rà, không cần thiết vào bài thuyết trình. Bạn nên đưa vào những thông tin quan trọng để tăng tính hấp dẫn cho bài thuyết trình. Các thông tin đã được thu thập và chọn lựa trong quá trình nghiên cứu trước đây. Mức độ ưu tiên của thông tin gồm ba loại: Thông tin phải biết, thông tin nên biết và thông tin cần biết.

Triển khai các vấn đề theo dạng các câu hỏi tại sao, như thế nào… Tự đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi bạn sẽ tự lường trước được các câu hỏi và tình huống cần có trong bài thuyết trình.

Bạn nên nghĩ ra nhiều cách, ý tưởng khác nhau để diễn đạt cùng một ý. Sau đó chọn ra cách mà bạn thấy mình trình bày một cách tự nhiên nhất. Bạn cũng cần sử dụng những cấu trúc câu đơn giản và dễ hiểu để diễn đạt ý. Để có thể viết được các câu tự nhiên và đơn giản, bạn có thể tham khảo bảng dưới đây:

Nên Không nên

Sử dụng những câu đơn giản, trực tiếp

Sử dụng đại từ “tôi” và “các bạn”

Sử dụng các động từ tích cực (chạy, đi, làm, sử dụng…)

Điểm xuyết bài thuyết trình bằng các tính từ.

Chuẩn bị và tập trình bày trước để tránh sai sót.

Đưa vào các ví dụ và so sánh tương đồng để minh họa cho các ý.

Không dùng những biệt ngữ hoặc ngôn ngữ không phù hợp.

Tránh đưa vào các ý không phù hợp.

Không nên soạn bài thuyết trình theo kiểu “văn viết”.

Tránh tạo áp lực cho cử tọa bằng cách cung cấp quá nhiều thông tin chi tiết.

Không tỏ vẻ kiểu cách với cử tọa.

Không bắt chước người khác, bởi nó có thể hợp với họ, nhưng không hợp với bạn.


52 PSD102_Bai 3_v2.0013112226

Khi viết bạn cần phải xác định được sự khác nhau giữa văn nói và văn viết. Dưới đây là một số gợi ý để bạn có thể điều chỉnh văn viết phù hợp với văn nói:

Cấu trúc câu Cách thể hiện

Ngữ pháp

Hãy cố tránh những câu đúng về mặt ngữ pháp nhưng khi đọc lên có vẻ cứng nhắc. Để tạo ấn tượng trực tiếp hãy sử dụng ngôi thứ nhất, thứ hai (Tôi và các bạn) và các động từ chủ động.

Nói: “Tôi đang làm việc với hệ thống kế toán…”

Thay vì: “Hệ thống kế toán mà tôi đang làm là…

Nói: “Các anh phải công nhận những vấn đề này…”

Thay vì: “Điều quan trọng là phải công nhận những vấn đề này…”

Cú pháp

Luôn đặt những sự kiện quan trọng hay thú vị nhất lên đầu tiên. Không nên mở đầu câu bằng một mệnh đề phụ hoặc những lời lẽ cần để trong ngoặc đơn.

Nói: “Chi phí thấp và sản lượng tăng – đó là những điều chúng ta cần phải làm”

Thay vì: “Chúng ta cần cắt giảm chi phí và nâng cao sản lượng”

Nói: “Điều này có thể tạo sự khác biệt hoàn toàn”

Thay vì: “Mặc dù đây là những chi tiết nhỏ, song nó có thể tạo sự khác biệt”.


Nên bổ sung thêm các ví dụ thích hợp để nhấn mạnh các ý chính.

Sử dụng dẫn chứng minh họa phù hợp:

Trong khi thuyết trình, nhiều khi bạn phải sử dụng đến hình ảnh, dẫn chứng minh họa như đồ thị, hình ảnh, bảng số liệu thống kê... Vậy thì khi dùng hình ảnh dẫn chứng minh họa bạn phải giới thiệu chúng như thế nào đây? Trong khi sử dụng hình ảnh minh họa hãy nhớ để khán giả có thời gian để hiểu thông tin của dẫn chứng minh họa, bạn nên tạm ngừng nói trong giây lát để khán giả có thời gian nhìn phần minh họa mình đưa ra và sau đó, hãy giải thích tại sao hình ảnh hay dẫn chứng minh họa đó lại quan trọng.

Ví dụ: Bạn có thể dùng những cụm từ sau khi thuyết trình đến phần minh họa này:

Biểu đồ này cho thấy…

Nhìn vào đồ thị này…

Nhìn vào đây, các bạn sẽ thấy…

Tôi muốn các bạn hãy nhìn vào đây…

Biểu đồ này minh họa số liệu…

Biểu đồ này cho thấy sự sụt giảm của …

Chuyển ý giữa các chủ đề: Những thông tin mà bạn đang nói có thể đều mới mẻ đối với khán giả. Chỉ có bạn mới biết rõ cấu trúc bài nói nhưng bạn nên cho khán giả biết khi bạn chuyển sang một ý mới, có như vậy khán giả mới tiện theo dõi và sẵn sàng nghe những điều tiếp theo. Không nên chuyển ý một cách đột ngột vì như vậy người nghe sẽ rất bất ngờ. Hơn nữa việc dùng các từ nối còn giúp cho người nghe tập trung hơn.

Bạn có thể nối các ý bằng các từ như:

“Vâng” “Đúng thế” hay “đúng vậy” Tôi muốn chuyển sang nói về… Tôi muốn chuyển sang… Đó là tất cả những gì tôi muốn nói về… Bây giờ tôi muốn xem xét tới vấn đề… Điều này dẫn tới ý tiếp theo…


PSD102_Bai 3_v2.0013112226 53

Ngắt nhịp trình bày hợp lý: Khi cần nhấn mạnh một ý nào đó hoặc khi chuyển tiếp từ ý này sang ý khác bạn nên có sự ngắt nhịp hoặc lặp lại ý đó một lần nữa.

Chuẩn bị những mẩu giấy ghi chú: Thay vì liệt kê trên một mặt giấy toàn chữ bạn có thế liệt kê vài ý chính trên một mẩu giấy. Viết những ý chính ngắn gọn cô đọng hoặc những từ những đoạn quan trọng trong bản phác thảo nội dung thuyết trình và đánh số hoặc ký hiệu sao cho mình dễ nhìn nhất khi trình bày.

Kết thúc

Bạn có mở đầu bài thuyết trình lôi cuốn, nội dung nhiều thông tin hấp dẫn nhưng kết thúc hụt hẫng, khán giả sẽ cảm thấy thế nào? Bài thuyết trình của bạn liệu đã thành công chưa? Phần kết thúc ấn tượng cũng quan trọng không kém với phần mở đầu. Để kết thúc bài thuyết trình ấn tượng bạn cần:

Lôi kéo sự chú ý của thính giả: Bạn cần phải làm cho khán giả biết bài thuyết trình của mình đang đi dần vào phần kết thúc. Bạn có thể sử dụng những cụm từ như “Về ý cuối cùng” hoặc “để kết luận” nhằm thông báo cho khán giả bạn sắp tóm lại những gì vừa trình bày. Khán giả sẽ chú ý tập trung để nắm bắt lại những điều đã bỏ sót.

Thông báo trước khi kết thúc: bạn cũng đừng ngại việc thông báo rõ khi kết thúc bài thuyết trình. Bạn có thể sử dụng những cụm từ như “tóm lại”, “tổng kết lại” hay “cuối cùng” để cho khán giả biết rằng đây là phần kết thúc bài thuyết trình.

Tóm tắt lại những điểm chính: hãy trình bày lại những điểm chính của bài thuyết trình một cách thật ngắn gọn, nhấn mạnh vào điểm cốt lõi hoặc đưa ra một thông điệp quan trọng liên quan tới bài thuyết trình

Kết thúc bằng một nhận xét tích cực: Bạn có thể nhấn mạnh những lợi ích hay biểu lộ sự tin tưởng với khán giả khi nghe xong bài thuyết trình. Đưa ra một nhận định để có thể lưu lại trong lòng khán giả một ấn tượng tốt đẹp. Không giảng giải lan man dài dòng những nhận định cuối đó.

Bạn nên mỉm cười và cám ơn khán giả đã tham dự buổi thuyết trình.

3.2.4.4. Chuẩn bị tâm lý và hình thức cho buổi thuyết trình

Chuẩn bị về tâm lý và hình thức cũng là yếu tố quan trọng như việc chuẩn bị bài thuyết trình. Cùng với nội dung thuyết trình, tác phong chuyên nghiệp và tự tin sẽ góp phần quyết định sự thành công của một buổi thuyết trình.

Chuẩn bị tâm lý

Tâm lý run sợ, hồi hộp, lo lắng là những yếu tố mà các thuyết trình viên hay mắc phải, nhất là đối với những thuyết trình viên mới. Khi đứng trước một lượng khán giả lớn, người thuyết trình hay mất bình tĩnh, mất tự tin và cảm thấy khó truyền tải thông tin tới khán giả. Đây là một rào cản không nhỏ với người thuyết trình.

Hầu hết mọi người đều căng thẳng khi mới thuyết trình. Khán giả sẽ nhìn nhận và hiểu được sự căng thẳng của bạn. Nhưng thực tế, đa số khán giả khi đến tham dự buổi thuyết trình là muốn biết thông tin, chứ không phải chỉ đến để đánh giá thuyết


54 PSD102_Bai 3_v2.0013112226

trình viên. Nếu thông tin người thuyết trình mang đến thực sự hữu ích với khán giả thì sẽ làm yếu tố căng thẳng giảm bớt. Nếu mình căng thẳng quá thì sẽ rất khó truyền đạt thông tin tới khản giả. Vì vậy làm thế nào để vượt qua sự căng thẳng là điều rất quan trọng. Để không bị căng thẳng bạn cần:

o Nắm chắc nội dung bài thuyết trình;

o Chuẩn bị chu đáo và thực hành thuyết trình trước;

o Đọc/nhớ một số ý chính đầu tiên;

o Trong quá trình thuyết trình nên nhìn mọi người và cười tươi;

o Di chuyển và hít thở sâu;

o Suy nghĩ theo hướng tích cực.

Bạn hãy suy nghĩ và viết ra lý do khiến bạn hay bị căng thẳng mất tự tin thậm chí lo sợ khi phải đứng lên trình bày hay thuyết trình một vấn đề trước đám đông (trong 5 phút):

.......................................................................................................................... …………

.......................................................................................................................... …………

Hình thức bên ngoài

Ấn tượng ban đầu thường rất mạnh mẽ và khó thay đổi. Chúng ta thường đánh giá về một người trong lần gặp đầu tiên qua cách ăn mặc và phong thái của họ. Tương tự, khi bạn bước lên bục phát biểu, cũng hình thành những đánh giá về bạn dựa trên những ấn tượng mà họ nhìn thấy bạn. Do đó, việc chọn lựa và quyết định chuyển tải hình ảnh như thế nào đến khán giả qua cái nhìn đầu tiên có ý nghĩa rất quan trọng. Đôi khi việc tạo được ấn tượng đầu tiên có ý nghĩa quan trọng đối với sự thành công của bài thuyết trình. Để gây ấn tượng tốt, bạn cần chú ý những vấn đề sau:

o Quan tâm đến hình thức bên ngoài để gây ấn tượng tốt đẹp ngay từ ban đầu.

o Đảm bảo rằng hình thức bên ngoài của bạn không trái ngược với thông điệp trình bày.

o Chọn bộ trang phục mà khi mặc bạn thấy thoải mái, lịch sự.

o Cử chỉ, dáng điệu, nét mặt, thái độ cần tự tin, nhẹ nhàng.

Luyện tập để thành công

Luyện tập thuyết trình là khâu thiết yếu trong quá trình chuẩn bị. Thành công hay thất bại của buổi thuyết trình phụ thuộc vào sự chuẩn bị và diễn tập của bạn. Vì vậy luyện tập càng nhiều càng tốt. Trong quá trình luyện tập bạn cần:

o Ghi nhớ tư liệu và trình tự trình bày

o Luyện tập giọng nói với những âm điệu phù hợp.

o Luyện tập theo nhóm để mọi người có thể góp ý cho bạn.

o Luyện tập để căn đúng tiến độ thời gian thuyết trình.

o Thể hiện giao tiếp phi ngôn từ như giao tiếp bằng mắt, động tác tay hoặc hình thể.

Luyện tập là cơ hội tốt nhất để bạn hoàn thiện bài thuyết trình, đảm bảo sức thuyết phục cho nội dung bạn định trình bày. Lúc đầu bạn nên đọc toàn bộ bản thuyết trình đã chuẩn bị, khi cảm thấy hài lòng và thoải mái hãy đứng trước gương thử thuyết trình và sử dụng các mẩu giấy ghi nhớ. Lần đầu có thể bạn sẽ cảm thấy căng thẳng, không


PSD102_Bai 3_v2.0013112226 55

thoải mái nhưng sau đó, bạn rút kinh nghiệm và dần trở nên bình tĩnh, tự tin hơn. Bạn cứ luyện tập cho đến khi nào không còn thấy bị phụ thuộc vào các mẩu giấy ghi nhớ. Khi đã sẵn sàng, bạn nên thử thuyết trình cho một số người bạn nghe để họ góp ý thậm chí là hướng dẫn bạn sửa các nhược điểm. Trong khi luyện tập, một điều bạn cần chú ý đó là kiểm soát âm lượng giọng nói, nói một cách truyền cảm để mọi người đều nghe rõ bạn.

3.2.5. Các công tác hậu cần cho buổi thuyết trình

Các công tác hỗ trợ và công tác hậu cần cho buổi thuyết trình đóng vai trò quan trọng làm nên sự thành công của buổi thuyết trình. Bạn cần lên kế hoạch cẩn thận và thiết thực để có nhiều thời gian tập trung hoàn thiện bài thuyết trình đồng thời tránh được các vấn đề phát sinh.

Bạn có thể tham khảo các bước dưới đây để chuẩn bị các công việc liên quan tới việc tổ chức buổi thuyết trình:


Trong quá trình sắp xếp lịch trình bạn cần chú ý đến những vấn đề sau: Lúc nào thì chuẩn bị xong nội dung bài thuyết trình. Nếu địa điểm thuyết trình ở xa thì bạn cần lên kế hoạch đi lại và ăn nghỉ. Chuẩn bị sẵn sàng về hình thức và tâm lý cho bản thân trước khi thuyết trình 3 tiếng. Dành 1 tiếng trước thuyết trình để xem xét lại nội dung bài thuyết trình. Thiết bị hỗ trợ thuyết trình như thế nào?


56 PSD102_Bai 3_v2.0013112226

Một số vấn đề liên quan tới công tác tổ chức và hậu cần:

Nắm rõ địa điểm thuyết trình

Địa điểm thuyết trình là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của buổi thuyết trình. Bạn nên xem xét trước địa điểm bạn sẽ thuyết trình để nắm rõ cách bố trí khán phòng từ đó chọn cho mình chỗ đứng, cách di chuyển hợp lý. Bạn cũng nên xác định xem liệu có vật cản nào che khuất tấm nhìn của khán giả không. Đồng thời kiểm tra vị trí cửa ra vào, ổ điện, các thiết bị khác và cố gắng cảm nhận bầu không khí trong phòng.

Lên kế hoạch đi lại

Bạn cần tính toán kỹ lưỡng thời điểm khởi hành để tránh tình trạng đến muộn và không đủ thời gian chuẩn bị. Thời gian cần thiết để cho việc đi lại sẽ là thời điểm có mặt tại địa điểm thuyết trình cộng thời gian đi lại và cộng thêm ít nhất khoảng 1 tiếng để đảm bảo an toàn. Nếu phải di chuyển xa bằng máy bay hoặc tàu thì bạn cần dự trù thêm trường hợp trễ bay đồng thời cần bố trí thêm thời gian nghỉ ngơi phục hồi sức khỏe trước khi tham dự thuyết trình. Dưới đây là một số các yêu cầu đặt ra cho việc đi lại:


Chuẩn bị các tài liệu có liên quan.

Để tăng thêm phần ấn tượng và hấp dẫn của bài thuyết trình với khán giả, bạn nên chuẩn bị thêm các tài liệu khác hỗ trợ nhằm minh chứng và cụ thể hóa vấn đề bạn trình bày.


PSD102_Bai 3_v2.0013112226 57

Các tài liệu hỗ trợ có thể là bản tóm tắt các ý chính của bài thuyết trình, bản in nội dung slide bạn đang dùng để trình bày, các bài báo hay tạp chí bổ sung thông tin cho bài thuyết trình. Bạn cần chỉ dẫn để khán giả hiểu về nội dung và mục đích sử

dụng từng loại tài liệu nếu bài thuyết trình có nhiều loại tài liệu.

Hệ thống âm thanh ánh sáng

Trong quá trình kiểm tra địa điểm thuyết trình, bạn cần chú ý đến việc kiểm tra hệ thống ánh sáng để đảm bảo: độ sáng đầy đủ khắp phòng, sân khấu được chiếu sáng đủ. Nếu phòng có nhiều cửa sổ cần kéo màn cửa sổ để che bớt ánh sáng khi sử

dụng thiết bị màn chiếu.

Trong những trường hợp thuyết trình ở hội trường lớn đông người hoặc ngoài trời bạn nên sử dụng micro và hệ thống loa. Khi kiểm tra âm thanh bạn nên nhờ người đứng ở một vài vị trí khác nhau trong phòng để xem tại đó họ có thể nghe rõ bạn

nói không.

Phương tiện nghe nhìn

Trong Bài 3, của giáo trình Phát triển kỹ năng cá nhân 1, chúng ta đã đề cập tới nghiên cứu của giáo sư tâm lý học Albert Mehrabian - trường Đại học UCLA- thống kê có ba loại phương tiện giao tiếp như sau:

Cựu giáo sư tâm lý học của trường Đại học UCLA là Albert Mehrabian là người tìm ra

quy luật 7% - 38% - 55%.

Chỉ có 7% liên quan đến ngôn từ.

38% liên quan đến ngữ điệu, chẳng hạn âm lượng, giọng nói, sự diễn cảm trong

cách diễn đạt…

55% quá trình giao tiếp liên quan đến các yếu tố phi ngôn từ.

(Nguồn:Báo Doanh Nhân Sài Gòn Cuối Tuần)

Qua bài nghiên cứu này các bạn có thể thấy sức mạnh truyền đạt qua ngôn từ chỉ có 7%, qua giọng nói là 38%, qua hình ảnh là 55% vì thế các phương tiện nghe nhìn sẽ đóng một phần không nhỏ với sự thành công của bài thuyết trình. Các phương tiện hỗ

trợ nghe nhìn sẽ giúp minh họa rõ ràng hơn những vấn đề phức tạp.

Hiện nay có rất nhiều loại thiết bị nghe nhìn, việc chọn lựa các loại thiết bị hỗ trợ cũng khá quan trọng. Bạn cần chọn lựa thiết bị phù hợp với bài thuyết trình và quy mô khán giả.

Khi có ý định sử dụng các thiết bị nghe nhìn, bạn nên đến kiểm tra khán phòng xem ở đó đã có sẵn những thiết bị bạn dự định sử dụng chưa. Bạn cần dành thời gian để tập làm quen với việc sử dụng và các thao tác điều khiển thiết bị này để tránh các trục trặc, hư hỏng xảy ra khi đang thuyết trình. Ngoài ra, bạn nên đề phòng những trục trặc kỹ

thuật có thể xảy ra với các thiết bị bằng cách in tài liệu phát trước cho khán giả.

Dưới đây là một số hướng dẫn sử dụng các thiết bị nghe nhìn thông dụng:

Giọng nói 38% Lời từ

7%

Hình ảnh cử chỉ 55%


58 PSD102_Bai 3_v2.0013112226

Các loại thiết bị hỗ trợ Ví dụ

Độ phức tạp thấp

Ưu điểm của các thiết bị kiểu này là tính đơn giản, có thể sự dụng không cần điện năng. Tuy nhiên, công tác chuẩn bị mất rất nhiều thời gian. Vì thế, bạn nên hoàn tất chúng trước vài ngày của buổi thuyết trình. Loại thiết bị hỗ trợ này có thể vẽ trên giấy rồi in ra nhiều bản phân phát cho các cử tọa để làm tư liệu chứng minh cho các vấn đề khi người thuyết trình nêu ra. Cách này chỉ có thể áp dụng cho các cử tọa với quy mô nhỏ.

Bản in để phát

Tốt nhất nên phân phát các bản in trước hoặc vào giờ giải lao của buổi thuyết trình, và trong khi thuyết trình bạn nhớ giải thích để cử tọa hiểu mục đích của bản in này.

Bảng viết

Nên sử dụng bảng viết để minh họa những vấn đề được trình bày trong buổi thuyết trình không chính thức và với số lượng cử tọa ít. Hãy tạo điều kiện cho các cử tọa ngồi hàng ghế sau cùng nhìn rõ chữ viết trên bảng.

Bảng giấy

Hãy vẽ các biểu đồ, đồ thị minh họa trên giấy cứng, khổ lớn để minh họa cho các vấn đề khi bạn trình bày. Đánh dấu các điểm quan trọng và đảm bảo những người ngồi sau cùng đều thấy rõ.

Độ phức tạp trung bình

Các thiết bị hỗ trợ thuộc nhóm này được sử dụng rất phổ biến do hiệu quả mà nó đem lại cao và không quá phức tạp về các thao tác kỹ thuật. Bạn có thể lắp đặt các thiết bị này vào ngày thuyết trình, nhưng trước đó nên hoàn tất việc in ấn các tài liệu dự kiến sẽ sử dụng kết hợp cùng các thiết bị này.

Máy chiếu

Hãy sắp xếp sẵn các đoạn/ hình minh họa có liên quan đến thứ tự nội dung mà bạn trình bày. Đồng thời, bạn hãy tập thuyết trình cùng máy chiếu trước khi thuyết trình chính thức.

Máy chiếu

Để minh họa các bảng biểu, cách tốt nhất là bạn nên dùng máy chiếu. Chỉ sử dụng thước khi bạn muốn cử toạ tập trung vào một biểu đồ hay một con số nhất định mà không làm ảnh hưởng đến tầm nhìn của các cử tọa vào bảng biểu đang chiếu.

Hệ thống âm thanh

Nếu phải phiên dịch, bạn nên sử dụng hệ thống trang thiết bị âm thanh cùng với tai nghe, Ngoài ra, khi diễn thuyết trước cử toạ có quy mô lớn, mi-crô, tăng âm và loa là các thiết bị không thể thiếu.

Độ phức tạp cao

Do tính năng kỹ thuật cao, nên có thể bạn phải cần một đội ngũ chuyên nghiệp để lắp đặt và sử dụng các thiết bị hỗ trợ này. Hiệu quả đem lại có thể rất cao, nhưng các thiết bị càng phức tạp thì nguy cơ hư hỏng hay gặp trục trặc càng lớn.

Video

Sử dụng thiết bị video để chiếu các hình ảnh động hoặc thậm chí là đoạn băng về một diễn giả nào đó giải thích lý do không thể có mặt tại buổi thuyết trình.

Thiết bị đa phương tiện

Có thể sử dụng đĩa CD để chiếu các hình ảnh động và âm thanh trên một màn hình lớn. Hoặc bạn cũng có thể thuê chuyên gia phần mềm viết các phần mềm phục vụ cho buổi thuyết trình của bạn.

Đồ họa trên máy tính

Hiện nay, máy tính có nhiều phần mềm sở hữu các tính năng hiển thị đồ họa, biểu đồ hoặc hình ảnh ba chiều trên màn ảnh. Bạn có thể sử dụng các đồ họa chuyển động để minh họa sự chuyển động của các biểu đồ.



PSD102_Bai 3_v2.0013112226 59

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

Thực tế đã cho thấy, thuyết trình là hoạt động diễn ra khá thường xuyên trong môi trường làm việc. Nếu trình bày một vấn đề một cách thuyết phục, người thuyết trình sẽ truyền tải thông điệp cần thiết và tạo ra những tác động tích cực đến người nghe. Thông qua đó có thể tăng cường uy tín cũng như khả năng ảnh hưởng đến người khác.

Bài giảng Kỹ năng thuyết trình (phần 1) gồm 2 nội dung: Thuyết trình là một loại hoạt động giao tiếp và Chuẩn bị thuyết trình.

Thuyết trình là một loại hoạt động giao tiếp

Khái niệm thuyết trình;

Vai trò của hoạt động thuyết trình;

Các giai đoạn của buổi thuyết trình

Chuẩn bị thuyết trình

Chọn chủ đề;

Tìm hiểu khán giả;

Thu thập thông tin tư liệu;

Xây dựng nội dung bài thuyết trình;

Chuẩn bị tâm lý và hình thức cho buổi thuyết trình;

Công tác hậu cần cho buổi thuyết trình


60 PSD102_Bai 3_v2.0013112226

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Bài 1: Bạn được bầu là nhóm trưởng. Bạn đang phải trình bày cho nhóm về kế hoạch học tập và hình thức học nhóm của các môn học trong môi trường E-learning. Bạn muốn cung cấp những thông tin liên quan và hữu ích nhất để các thành viên nhóm không bị bỡ ngỡ khi bắt đầu tham gia học tập. Bạn cũng muốn từ đó nhóm sẽ đoàn kết và phát triển hơn. Bạn có tổng cộng 15 phút cộng thêm một chút thời gian cho các câu hỏi.

Câu hỏi:

1. Hãy phác thảo phần giới thiệu và phần kết luận. Mỗi phần ngắn gọn 1-2 câu.

2. Bạn hãy sắp xếp các ý chính theo một trình tự hợp lý để bài nói cô đọng, súc tích (không nên quá 5 ý).

3. Hãy lấy một tờ giấy note hoặc một quyển sổ ghi chép ghi chữ mở đầu, sau đó ghi những điều bạn muốn nói trong phần mở đầu càng ngắn càng tốt. Tương tự với phần thân bài và kết luận.

Bài 2: Bạn được đánh giá là một chuyên gia có nhiều kinh nghiệm và hiểu biết sâu rộng trong lĩnh vực tài chính ngân hàng.

Tại một hội thảo chuyên đề của công ty, có các khách hàng chiến lược tới dự, bạn được ban lãnh đạo phân công trình bày 30 phút về chủ đề “Tầm ảnh hưởng của chính sách lãi suất tới các ngân hàng thương mại”.

Bạn có rất nhiều thông tin, kinh nghiệm tâm đắc muốn chia sẻ và bạn cũng muốn tận dụng cơ hội này để “chứng minh” về kiến thức, kinh nghiệm của mình tại Hội thảo. Tuy nhiên lượng thông tin mà bạn muốn giới thiệu sẽ cần hơn một giờ để trình bày.

Vậy bạn sẽ chuẩn bị tài liệu ra sao và sẽ tiến hành thuyết trình như thế nào?

Bài 3: Vận dụng các kiến thức về việc chuẩn bị bài thuyết trình để hoàn thiện bản checklist công tác chuẩn bị sau bằng cách đánh dấu “x” vào phần bạn chọn:

Nội dung Nên Không nên Lý do

Các phương tiện hỗ trợ nghe - nhìn đã phù hợp và hoạt động tốt

Khi thiết kế slide dạng ppt chuẩn bị để trình chiếu, bạn nên:

+ Phông chữ đơn giản

+ Hình ảnh ít, hợp lý

+ Màu sắc có độ tương phản cao

+ Chữ viết to và dễ nhìn

Sử dụng bản tóm tắt để nhớ các ý chính

Cần nắm rõ địa điểm thuyết trình

Tổ chức thuyết trình thử

Không cần quan tâm tới vị trí, tư thế của mình khi thuyết trình

Phát tài liệu hỗ trợ và chỉ rõ nội dung của từng loại tài liệu trước khi thuyết trình

Mọi việc hoàn tất việc tổng kiểm tra trước 2h đồng hồ là không cần thiết

BÀI 3: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (Phần I)eldata11.topica.edu.vn/HocLieu/PSD102/Giao...

Documents

Transcript of BÀI 3: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (Phần I)eldata11.topica.edu.vn/HocLieu/PSD102/Giao...