18-Jan-12

1

v1.0010112231 1

BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Giảng viên: Ths. Trần Quang Diệu

v1.0010112231 2

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP

Ngày nay, ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động sản xuất, kinhdoanh của doanh nghiệp đã mang lại những hiệu quả nhất định. Việc ứng dụngcông nghệ thông tin không chỉ đơn giản là áp dụng tốt cho hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp mà chúng ta ko thể phủ nhận vai trò của côngnghệ thông tin trong các hoạt động cũng như lĩnh vực của đời sống xã hội.

Hiện nay các trang web thương mại điện tử trên thế giới cũng như ở Việt Namđã áp dụng hết sức thành công. Ví dụ: 10 năm trở về trước trang web Amazonlà một trang web hết sức hiệu quả, Amazon đang kinh doanh thua lỗ đã trởthành lãi khoảng 70.000.000$/năm. Ngoài ra, Ebay hay những trang webthương mại điện tử khác ở Việt Nam như Vật Giá, Chợ điện tử, v.v... việc ứngdụng hệ thống thông tin quản lý vào hoạt động kinh doanh của nó như thế nàovà hiệu quả của nó ra sao chúng ta sẽ bàn đến ngay sau đây.

Hệ thống là gì? Tại sao lại là hệ thống? Hệ thống thông tin có vai trònhư thế nào trong hệ thống?

18-Jan-12

2

v1.0010112231

MỤC TIÊU BÀI HỌC

Liệt kê được những khái niệm cơ bản về hệ thống;

Chỉ ra vai trò của hệ thống đối với doanh nghiệp;

Xác định được ảnh hưởng của hệ thống đối với việc quản lýdoanh nghiệp.

3

v1.0010112231 4

HƯỚNG DẪN HỌC

Học viên nắm bắt các vấn đề lý thuyết để

tìm ra bản chất của những khái niệm cơ

bản trong bài.

18-Jan-12

3

v1.0010112231 5

NỘI DUNG

Thời đại thông tin;1

Các dạng thông tin trong doanh nghiệp;2

Tổng quan hệ thống thông tin quản lý;3

4

Vai trò và tác động của hệ thống thông tin quản lý trong

doanh nghiệp;5

Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý.6

Phân loại các hệ thống thông tin quản lý;

v1.0010112231 6

1. THỜI ĐẠI THÔNG TIN

Thời đại thông tin:• Trước 1980: Phân tích và xử lý thông tin chưa được chú trọng; Quá trình trao đổi thông tin trên diện rộng chưa

được đặt ra.• 1980 – 1990: Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính.

• Sau năm 1990: Sự hội nhập của các công ty nhỏ thành một tập

đoàn lớn; Kinh tế công nghiệp chuyển sang kinh tế dịch vụ; Yêu cầu truyền thông toàn cầu phát triển mạnh; Trao đổi mua bán trên toàn cầu.

18-Jan-12

4

v1.0010112231 7

1. THỜI ĐẠI THÔNG TIN (TIẾP THEO)

Đặc điểm thời đại thông tin:• Xuất hiện do sự xuất hiện của các hoạt động xã

hội dựa trên nền tảng thông tin.• Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc

vào công nghệ thông tin được sử dụng để thực hiện công việc kinh doanh.

• Năng suất lao động tăng lên nhanh chóng.• Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định

sự thành công trong thời đại này.• Công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản

phẩm và dịch vụ.

v1.0010112231 8

1. THỜI ĐẠI THÔNG TIN (TIẾP THEO)

Thời đại nông nghiệp

Thời đạicông nghiệp

Thời đại thông tin

Khoảng thời gian Trước những năm1800

1800 – 1957 Từ 1957 – nay

Nhân công chính Nông dân Công nhân trongnhà máy

Nhân công trí thức

Quan hệ lao động Con người đất đai Con người và máymóc

Con người và con người

Công cụ chủ yếu Công cụ cầm tay Máy móc Công nghệ thông tin

18-Jan-12

5

v1.0010112231 9

2. CÁC DẠNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

• Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin;

• Các đặc tính của thông tin;

• Các dạng thông tin trong doanh nghiệp;

• Các nguồn thông tin trong doanh nghiệp.

v1.0010112231 10

2.1. PHÂN BIỆT DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

• Dữ liệu: Là những sự kiện hay những gì quan sát

được trong thực tế và chưa hề được biếnđổi hay sửa chữa cho bất cứ một mụcđích nào khác.

Có thể có 2 dạng: Dữ liệu tính toán và dữliệu đo đếm được (cảm nhận được, tưduy được).

• Thông tin: Là những dữ liệu đã được xử lýsao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với ngườisử dụng.

• Được sử dụng thay thế nhau trong một sốtrường hợp.

Thông tin

Dữ liệu

Dữ liệu

Dữ liệu

Xử lý dữ liệu

18-Jan-12

6

v1.0010112231 11

2.2. ĐẶC TÍNH CỦA THÔNG TIN

• Độ tin cậy;

• Tính đầy đủ;

• Tính thích hợp và dễ hiểu;

• Tính an toàn;

• Tính tiện dụng, kịp thời.

v1.0010112231 12

2.3. CÁC DẠNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

Đặc trưng thông tin

Thông tin tác nghiệp

Thông tin chiến thuật

Thông tin chiến lược

Tần suất Đều đặn, lặp lại Thường kỳ, đều đặn

Tính độc lập củakết quả

Dự kiến trước được Dự đoán sơ bộCó phát sinh

Không dự đoán trướcđược

Thời điểm Quá khứ và hiện tại Hiện tại và tương lai Dự đoán cho tương lai

Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp, thống kê Tổng hợp, khái quát

Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ chức Ngoài tổ chức

Tính cấu trúc Cấu trúc cao Có cấu trúc Phi cấu trúc

Độ chính xác Rất chính xác Có tính chủ quan Tính chủ quan cao

Người sử dụng Giám sát hoạt độngtác nghiệp

Quản lý cấp trung Quản lý cấp cao

18-Jan-12

7

v1.0010112231 13

2.4. CÁC NGUỒN THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

Thông tin bên trong doanh nghiệp

Sổ sách

Báo cáo kinh doanh

Khách hàng

Các tổ chức chính phủ

Nhà cung cấp

Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh

Doanh nghiệp có liên quan

Đối thủ cạnh tranh

v1.0010112231 14

3. TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

• Khái niệm hệ thống;

• Hệ thống thông tin quản lý;

• Các thành phần cơ bản;

• Quy trình xây dựng và phát triển.

18-Jan-12

8

v1.0010112231 15

3.1 KHÁI NIỆM HỆ THỐNG

• Hệ thống: là một tập hợp các thành phần được điều hành cùng nhau nhằm đạt

được cùng một mục đích nào đó.

• Hệ thống con: là một hệ thống nhưng là một thành phần của một hệ thống khác.

Môi trường

Hệ thống

Phần tử Phần

tử

Phần tử

Đối tượng

Thông tin

Đầu vào

Thông tin

Đầu ra

v1.0010112231 16

3.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

• Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống chức năng thực hiện việc:

Thu thập;

Lưu trữ;

Xử lý;

Truyền thông tin;

Phục hồi;

Hiển thị;

Sao lưu.

18-Jan-12

9

v1.0010112231 17

3.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (TIẾP THEO)

• Các chức năng chính của hệ thống thông tin:

MÔI TRƯỜNG

Khách hàng

Các hãng điều chỉnh

Cổ đông

Đối thủ cạnh tranh

Người cung cấpTỔ CHỨC

Lưu trữ thông tin

Nhập dữ liệu

Xử lý dữ liệuPhân tíchSắp xếp

Tính toán

Xuất dữ liệu

Phản hồi

HỆ THỐNG THÔNG TIN

v1.0010112231 18

3.3. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN

Hệ thống

thông tin

Phầncứng

Phần mềm

Cơ sở dữ liệu

Hệ thống truyền thông

Nhân sự

18-Jan-12

10

v1.0010112231 19

3.4. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN

Điều tra phântích hệ thống

Thiết kế

Triển khai

Vận hành vàduy trì

Xác định vấn đề và cách thức mà hệthống thông tin có thể hỗ trợ

Chương trình và thủ tục

Hệ thống thông tin được sử dụng hỗ trợ quá trình kinh doanh

v1.0010112231 20

4. PHÂN LOẠI CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

• Phân loại theo cấp ứng dụng.

• Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.

18-Jan-12

11

v1.0010112231 21

4.1. PHÂN LOẠI THEO CẤP ỨNG DỤNG

CÁC DẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN

CÁC NHÓM SỬ DỤNG

Cấp chiến lược

Cấp chiến thuật

Cấp chuyên gia

Cấp tác nghiệp

Người nghiên cứu

Quản lý điều hành

Quản lý cấp trung

Cấp lãnh đạo

v1.0010112231 22

4.2. PHÂN LOẠI THEO MỤC ĐÍCH PHỤC VỤ THÔNG TIN ĐẦU RA

Hệ thống hỗ trợ

điều hành (ESS)

Hệ thốnghỗ trợ ra

quyếtđịnh

(DSS)

Hệ thống phục vụ quản lý (MIS)

Hệ thống chuyên

gia (KWS & OAS)

Hệ thống thông tin xử lý giao

dịch (TPS)

18-Jan-12

12

v1.0010112231 23

4.2.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH

• Phục vụ các hoạt động ở mức tác nghiệp.

• Thi hành, lưu trữ các giao dịch thường ngày và cầnthiết cho hoạt động sản xuất.

• Bao gồm:

Hệ thống trả lương;

Hệ thống lập đơn hàng, hóa đơn, theo dõikhách hàng, theo dõi nhà cung cấp, cập nhật tàikhoản ngân hàng;

Hệ thống tính thuế phải trả của người nộp thuế.

• Đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động sản xuất,kinh doanh, gây thiệt hại nặng nề nếu có sự cố.

v1.0010112231 24

4.2.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ

• Phục vụ các hoạt động điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý, lập kế hoạch chiến lược.

• Hoạt động chủ yếu dựa trên cở sở dữ liệu được tạo ra từ hệ thống xử lý giao dịch.

• Không linh hoạt và có ít khả năng phân tích.

18-Jan-12

13

v1.0010112231 25

4.2.3. HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH

• Trợ giúp các hoạt động ra quyết định:

Cung cấp thông tin;

Mô hình hóa;

Phân lớp;

Đánh giá.

• Là hệ thống đối thoại, làm việc trên nhiều cơ sở dữ liệu.

v1.0010112231 26

4.2.4. HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH

• Chức năng:

Tổng hợp dữ liệu và các sự kiện nội bộ và bên ngoài;

Sàng lọc, đúc kết dữ liệu;

Vẽ biểu đồ phân tích.

• Không được thiết kế riêng cho các vấn đề cụ thể, sử dụng ít các công cụ phân tích, chủ yếu dùng cho các cấp lãnh đạo cao nhất.

18-Jan-12

14

v1.0010112231 27

4.2.5. HỆ THỐNG CHUYÊN GIA

• Hệ thống chuyên gia (Expert System – ES)là hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, cónguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhântạo, trong đó có sự biểu diễn bằng cáccông cụ tin học những tri thức của mộtchuyên gia về một lĩnh vực nào đó.

• Hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một hệđộng cơ suy diễn.

• Hệ thống cung cấp tri thức (KnowledgeWorking System – KWS) hỗ trợ lao độngtri thức.

v1.0010112231 28

4.2.6. MỐI LIÊN HỆ

Hệ thốnghỗ trợ

điều hành(ESS)

Hệ thống hỗ trợ ra

quyết định

(DSS)

Hệ thống chuyên

gia (KWS & OAS)

Hệ thống phục vụ quản lý (MIS)

Hệ thống thông tin xử lý giao

dịch (TPS)

18-Jan-12

15

v1.0010112231 29

5. VAI TRÒ VÀ TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

Vai trò của hệ thống thông tin

Cung cấp chiến lược tạo ưu thế cạnh tranh

Hỗ trợ quá trình tạo quyết định trong kinh doanh

Hỗ trợ quá trình kinh doanh và các hoạt động tác nghiệp

v1.0010112231 30

5. VAI TRÒ VÀ TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP (TIẾP THEO)

Tác động của hệ thống thông tin trongdoanh nghiệp

• Giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trởnên hiệu quả hơn.

• Cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm,hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm vàdịch vụ.

• Giúp doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh.

• Khuyến khích các hoạt động sáng tạo.

• Cắt giảm các chi phí chuyển đổi.

18-Jan-12

16

v1.0010112231 31

5. VAI TRÒ VÀ TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP (TIẾP THEO)

Tạo ra các dạng hoạt động mới của doanh nghiệp:

• Tổ chức ảo:

Không thực sự tồn tại ở dạng vật chất.

Được tạo thành trên sự thỏa thuận giữa các đối tác.

• Tổ chức theo thỏa thuận:

Được hình thành thông qua các thỏa thuận truyềnthông điện tử.

Sử dụng hệ thống truyền thông tin để tạo ra khohàng ảo lưu trữ hàng hóa.

• Các tổ chức theo truyền thống với các bộ phận cấuthành điện tử: Thay thế một phần của tổ chức bằng cơcấu truyền thông điện tử.

• Liên kết tổ chức: Được thành lập giữa khách hàng vànhà cung cấp.

v1.0010112231 32

6. XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN

• Đẩy mạnh phát triển ứng dụng công nghệ thông tin.

• Trở thành công cụ không thể thiếu trong công tác quản lý của tổ chức,doanh nghiệp.

• Internet phát triển mạnh và có vị trí quan trọng trong việc phát triển củadoanh nghiệp.

Khả năng trao đổi thông tin trên diện rộng nhanh chóng.

Là mạng lưới tiếp thị tốt nhất.

Giúp tự động hóa quá trình sản xuất

và quản lý của doanh nghiệp.

18-Jan-12

17

v1.0010112231 33

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

Các kiến thức đã học trong bài

• Hệ thống: Là một tập hợp các thành phần được điều hành cùngnhau nhằm đạt được cùng một mục đích nào đó;

• Dữ liệu: Là những sự kiện hay những gì quan sát được trong thựctế và chưa hề được biến đổi hay sửa chữa cho bất cứ một mục đíchnào khác;

• Hệ thống thông tin quản lý: Là một hệ thống chức năng thực hiệnviệc: Thu thập; lưu trữ; xử lý; truyền thông tin; phục hồi; hiển thị;

• Phân loại hệ thống thông tin;

• Xu hướng ứng dụng của các doanh nghiệp.

v1.0010112231 34

CÂU HỎI THẢO LUẬN

Câu 1: Hệ thống là gì? Vai trò của hệ thống đối với doanh nghiệp?

18-Jan-12

18

v1.0010112231 35

CÂU HỎI THẢO LUẬN

Câu 2: Phân loại hệ thống thông tin quản lý? Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống thông tin quản lý nào?