1-1

FUNGSI PERENCANAAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSANBAB VI

1. Mengetahui konsep dasar mengenai perencanaan dalam manajemenorganisasi.

2. Mengetahui jenis-jenis perencanaan dan bagaimana perencanaan dilaksanakan

3. Mengetahui alat-alat bantu manajemen dalam kegiatan perencanaan

4. Mengetahui cara-cara penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan

T U J U A N

1-2

PengertianPengertian PerencanaanPerencanaanvv PerencanaanPerencanaan atauatau Planning Planning adalahadalah sebuahsebuah prosesproses yang yang dimulaidimulai daridari

penetapanpenetapan tujuantujuan organisasiorganisasi, , menentukanmenentukan strategistrategi untukuntuk pencapaianpencapaiantujuantujuan organisasiorganisasi tersebuttersebut secarasecara menyeluruhmenyeluruh, , sertaserta merumuskanmerumuskan sistemsistemperencanaanperencanaan yang yang menyeluruhmenyeluruh untukuntuk mengintegrasikanmengintegrasikan dandanmengkordinasikanmengkordinasikan seluruhseluruh pekerjaanpekerjaan organisasiorganisasi hinggahingga tercapainyatercapainyatujuantujuan organisasiorganisasi (Robbins (Robbins dandan Coulter ,2002)Coulter ,2002)

vv PerencanaanPerencanaan dapatdapat dilihatdilihat daridari 3 3 halhal, , yaituyaitu prosesproses, , fungsifungsi manajemenmanajemen, , dandan pengambilanpengambilan keputusankeputusan. (Ernie&Kurniawan,2005). (Ernie&Kurniawan,2005)

Dari Dari sisisisi prosesproses, , fungsifungsi perencanaanperencanaan adalahadalah prosesproses dasardasar yang yang digunakandigunakan untukuntuk memilihmemilihtujuantujuan dandan menentukanmenentukan bagaimanabagaimana tujuantujuan tersebuttersebut akanakan dicapaidicapai. . Dari Dari sisisisi fungsifungsi manajemenmanajemen,, perencanaanperencanaan adalahadalah fungsifungsi dimanadimana pimpinanpimpinan menggunakanmenggunakanpengaruhpengaruh atasatas wewenangnyawewenangnya untukuntuk menentukanmenentukan atauatau merubahmerubah tujuantujuan dandan kegiatankegiatanorganisasiorganisasi. . Dari Dari sisisisi pengambilanpengambilan keputusankeputusan, , perencanaanperencanaan merupakanmerupakan pengambilanpengambilan keputusankeputusan untukuntukjangkajangka waktuwaktu yang yang panjangpanjang atauatau yang yang akanakan datangdatang mengenaimengenai apaapa yang yang akanakan dilakukandilakukan, , bagaimanabagaimana melakukannyamelakukannya, , bilamanabilamana dandan siapasiapa yang yang akanakan melakukannyamelakukannya, , dimanadimana keputusankeputusanyang yang diambildiambil belumbelum tentutentu sesuaisesuai hinggahingga implementasiimplementasi perencaanperencaan tersebuttersebut dibuktikandibuktikan didikemudiankemudian harihari..

1-3

FungsiFungsi atauatau ManfaatManfaat daridari PerencanaanPerencanaan

vv PengarahPengarah OrganisasiOrganisasivv MinimalisasiMinimalisasi KetidakpastianKetidakpastianvv MinimalisasiMinimalisasi inefisiensiinefisiensi sumbersumber dayadayavv PenetapanPenetapan StandarStandar dalamdalam PengawasanPengawasan KualitasKualitas

1-4

PersyaratanPersyaratan PerencanaanPerencanaan(Planning Requirements)(Planning Requirements)

vv FaktualFaktual dandan RealistisRealistisvv LogisLogis dandan RasionalRasionalvv FleksibelFleksibelvv KomitmenKomitmenvv KomprehensifKomprehensif atauatau menyeluruhmenyeluruh

1-5

PeranPeran TujuanTujuan dandan RencanaRencanadalamdalam ProsesProses PerencanaanPerencanaan

vv TujuanTujuan ((GoalsGoals)) padapada dasarnyadasarnya adalahadalah hasilhasil akhirakhiryang yang diharapkandiharapkan dapatdapat diraihdiraih atauatau dicapaidicapai oleholehindividuindividu, , kelompokkelompok atauatau seluruhseluruh organisasiorganisasi. .

vv RencanaRencana ((PlansPlans)) adalahadalah segalasegala bentukbentuk konsepkonsep dandandokumentasidokumentasi yang yang menggambarkanmenggambarkan bagaimanabagaimanatujuantujuan akanakan dicapaidicapai dandan bagaimanabagaimana sumbersumber dayadayaperusahaanperusahaan akanakan dialokasikandialokasikan, , penjadualanpenjadualan daridariprosesproses pencapaianpencapaian tujuantujuan, , hinggahingga segalasegala halhal yang yang terkaitterkait dengandengan pencapaianpencapaian tujuantujuan

1-6

JenisJenis--jenisjenis TujuanTujuan

vv BerdasarkanBerdasarkan jumlahjumlahTujuanTujuan tunggaltunggal (single goals)(single goals) dandan TujuanTujuan yang yang banyakbanyak(multiple goals)(multiple goals)

vv BerdasarkanBerdasarkan KejelasanKejelasanTujuanTujuan yang yang dinyatakandinyatakan (stated goals)(stated goals) dandan rujuanrujuan yang yang aktualaktualatauatau nyatanyata (real goals)(real goals)

vv BerdasarkanBerdasarkan KeluasanKeluasan dandan WaktuWaktuPencapaianPencapaianTujuanTujuan StrategisStrategis (strategic goals), (strategic goals), TujuanTujuan TaktisTaktis (tactical (tactical goals), goals), dandan TujuanTujuan OperasionalOperasional (operational goals)(operational goals)

1-7

JenisJenis--jenisjenis RencanaRencana

vv BerdasarkanBerdasarkan KeluasanKeluasan dandan WaktuWaktuPencapaianPencapaianRencanaRencana StrategisStrategis ((JangkaJangka PanjangPanjang), ), RencanaRencana TaktisTaktis ((jangkajangkaMenengahMenengah) ) dandan RencanaRencana OperasionalOperasional ((JangkaJangka PendekPendek))

vv BerdasarkanBerdasarkan KejelasanKejelasanRencanaRencana SpesifikSpesifik (Specific Plans)(Specific Plans) RencanaRencana DirektifDirektif (Directive (Directive Plans)Plans)

vv BerdasarkanBerdasarkan FrekuensiFrekuensi PenggunaanPenggunaanRencanaRencana SekaliSekali PakaiPakai (single(single--use plans),use plans), dandan RencanaRencana yang yang dipergunakandipergunakan secarasecara terusterus--menerusmenerus (standing plans)(standing plans)

1-8

HubunganHubungan antaraantara RencanaRencana dandan TujuanTujuan

TujuanOrganisasi

Tujuan Strategis (Jangka Panjang)

Tujuan Taktis (Jangka Menengah)

Tujuan Operasional (Jangka Pendek)

Rencana Strategis

Rencana Taktis

Rencana Operasional

1-9

PendekatanPendekatan dalamdalam PenetapanPenetapan TujuanTujuan

vv PendekatanPendekatan TradisionalTradisional (Traditional Goal (Traditional Goal Setting)Setting)

vv PendekatanPendekatan ManajemenManajemen BerdasarkanBerdasarkanSasaran/TujuanSasaran/Tujuan (Management by (Management by Objectives)Objectives)

1-10

PendekatanPendekatan TradisionalTradisionaldalamdalam PenetapanPenetapan TujuanTujuan

Tujuan Manajemen Puncak

Tujuan Manajemen Divisi

Tujuan Manajemen Departemen

Tujuan Pekerja secara Individual

Kita memerlukan peningkatan kinerjaperusahaan

Kami ingin melihat peningkatansignifikan pada keuntungan dalamdivisi kami

Tingkatkan Keuntunganbagaimanapun caranya

Jangan khawatirkan kualitas, bekerjalah dengan cepat

1-11

PendekatanPendekatan MBOMBO

Pimpinan

Bawahan

dan

PerencanaanBersama

Penentuan Tujuan

PenentuanStandarPemilihanKegiatan

Pelaksanaan padasetiap Pihak

BawahanMenunjukkankinerja terbaikPimpinan

memberikanpengarahan

Evaluasi BersamaAnalisa Hasil

yang dicapaiMendiskusikan akibat

dari hasil yang dicapaiMemperbaharui siklus

MBO

1-12

KekuatanKekuatan dandan KelemahanKelemahan MBOMBO

• MBO dianggap terlalumenyederhanakan kegiatan denganberusaha untuk menyelesaikan segalasesuatu.

• MBO secara cepat akan ditolak olehmanajer yang memiliki gaya otoriter(yang bisa saja disebabkan karenaorang-orang yang bertipe X dariMcGregor) dan oleh mereka yang menerapkan birokrasi yang tidakfleksibel dan ketat.

• MBO memerlukan banyak waktu danusaha dalam implementasinya

• MBO dapat menjadi tantangan bagimanajer yang kurang memilikikualifikasi yang baik.

• MBO melakukan integrasi fungsiperencanaan dan pengawasan ke dalamsuatu sistem yang rasional dalammanajemen

• MBO mendorong organisasi untukmenentukan tujuan dari tingkatan atashingga tingkatan bawah dari manajemen

• MBO memfokuskan pada hasil akhirdaripada niat yang baik maupun faktorpersonal.

• MBO mendorong adanya manajemen diridan komitmen dari setiap orang melaluipartisipasi pada setiap tingkatanmanajemen dalam penentuan tujuan

KelemahanKekuatan

1-13

BeberapaBeberapa AlatAlat Bantu Bantu perencanaanperencanaan

vv BaganBagan ArusArus (Flow Chart)(Flow Chart)vv BaganBagan Gantt Gantt (Gantt Chart)(Gantt Chart)vv JaringanJaringan PERT PERT (PERT Network)(PERT Network)vv dlldll

1-14

ContohContoh BaganBagan ArusArus (Flow Chart)(Flow Chart)

Mulai

PerluBuku

Bacaan?

BeliBuku

Bacaan?

Ya

BerhentiTidak

Selesai

Tidak Pinjam

Ya

Membeli Buku Bacaanyang diinginkan

Membaca Buku Yang diinginkan

1-15

ContohContoh BaganBagan GanttGantt

4. Pengiriman

3. Pergudangan

2. Proses Produksi

1. Pembelian BahanBaku

IVIIIIIIIVIIIIIIIVIIIIIIIVIIIIII

Bulan 4Bulan 3Bulan 2Bulan 1Pekerjaan

Keterangan : Bagian yang diarsir menunjukkan waktu pengerjaan

1-16

ContohContoh JaringanJaringan PERTPERT

Te=2¼ Te=5 ¼ Te=1 Te=7 ¼

Te=2Te=2 Te=6

A B

C

D

E

F

G H I1

2

3

4

5

6

7

8

9 10

Te=4 ¼

Te=3 Te=1

= Kegiatan-kegiatan(Activites) dalam kerangka PERT, dimana pada contohdiatas dapat memerlukan waktu pengerjaan antara 1 hari hingga 7 ¼ hari.= Kejadian-kegiatan (Events) yang menjadi indikator sebelum kegiatandilaksanakan. Misalnya, setelah kejadian A terjadi, maka pengerjaan kegiatan1 dapat dilaksanakan, dan seterusnya.

= Waktu Pengerjaan Kegiatan berdasarkan Te. Dari contoh diatas terdapatwaktu pengerjaan berdasarkan Te yang berbeda-beda, dari mulai 1 harihingga paling lama 7 ¼ hari. Secara keseluruhan contoh pengerjaanberdasarkan Jaringan PERT diatas akan membutuhkan waktu selama 21 ¾ hari yaitu dengan menjumlahkan salah satu jalur jaringan untuk waktu yang terpanjang, yaitu Te1=4 ¼ + Te2=6 + Te5=2 + Te8=2 + Te9=5 ¼ + Te10=2 ¼ sehingga total keseluruhannya adalah 21 ¾ hari.

Te

1-17

PenyelesaianPenyelesaian MasalahMasalahdandan PengambilanPengambilan KeputusanKeputusan

MasalahMasalah vsvs GejalaGejala“ if we fail to identify the problem, we will fail to solve the “ if we fail to identify the problem, we will fail to solve the problem “problem “

vv PenentuanPenentuan faktorfaktor PenyebabPenyebabvv PendekatanPendekatan dalamdalam PenyelesaianPenyelesaian MasalahMasalahvv PengambilanPengambilan KeputusanKeputusan atasatas alternatifalternatif

penyelesaianpenyelesaian MasalahMasalah

1-18

LingkunganLingkungan dandan PengambilanPengambilan KeputusanKeputusan

vv KeputusanKeputusan padapada saatsaat KeadaanKeadaan yang yang pastipasti(certainty)(certainty)

vv KeputusanKeputusan padapada saatsaat KeadaanKeadaan yang yang tidaktidakpastipasti (uncertainty)(uncertainty)

vv KeputusanKeputusan padapada saatsaat KeadaanKeadaan mengandungmengandungresikoresiko (risky condition)(risky condition)

1-19

ProsesProses PengambilanPengambilan KeputusanKeputusanINVESTIGASI SITUASI

•IdentifikasiMasalah

•Diagnosa Penyebab•IdentifikasiTujuan dariKeputusan yang akan diambil

PENENTUAN ALTERNATIF

•Identifikasiberbagai altenatifkeputusan

•Evaluasi belumdilakukan pada tahap ini

PENILAIAN ALTERNATIF DAN PENENTUAN KEPUTUSAN

•Evaluasi danPenilaianalternatif yang ada

•Penentuan Alternatifyang terbaik

IMPLEMENTASI DAN PENGAWASAN

•RencanaImplementasi

•Impelementasi dariRencana yang telah dibuat•Pengawasan terhadaplangkah implementasi

1 2

34

1-20

TahapanTahapan EvaluasiEvaluasi AlternatifAlternatif

Apakahalternatifyang adamemberikankemungkinanhasil yang positif ataunetral ?

Apakahalternatifyang adamemuaskan ?

Apakahalternatif yang adamemungkinkan ?

TIDAKTIDAK

YAYA

TIDAKTIDAK

YAYA

TIDAKTIDAK

YAYA

Batalkan alternatif

Batalkan alternatif

Batalkan alternatif

Lakukan EvaluasiLanjutan

1-21

KeterbatasanKeterbatasan dalamdalam PengambilanPengambilan KeputusanKeputusan

Keterbatsan DalamPengambilan Keputusan yang

rasional

Keterbatsan DalamPengambilanKeputusan

KeterbatasanSumber Daya

KelebihanInformasi

KeterbatasanIngatan

MasalahKeahlian

1-22

MemperbaikiMemperbaiki KeputusanKeputusan

vv PenggunaanPenggunaan AturanAturan terhadapterhadap AlternatifAlternatifKeputusanKeputusanKriteriaKriteria PrioritasPrioritas, , KriteriaKriteria MinimumMinimum

vv PengujianPengujian TerhadapTerhadap BerbagaiBerbagai AlternatifAlternatifKeputusanKeputusan

vv PengambilanPengambilan KeputusanKeputusan secarasecaraberkelompokberkelompokTeknikTeknik CurahCurah IdeIde, , TeknikTeknik KelompokKelompok Nominal, Nominal, TeknikTeknik Delphi,dllDelphi,dll