Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua...

22
Ima Yudha Perwira, SPi, MP Perencanaan pada Manajemen

Transcript of Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua...

Page 1: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Ima Yudha Perwira, SPi, MP

Perencanaan pada Manajemen

Page 2: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Setiap organisasi perlu melakukan suatuperencanaan dalam setap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmenkaryawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya.

Perencanaan (planning) merupakan proses dasarbagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya.

Page 3: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Perencanaan merupakan proses terpenting darisemua fungsi manajemen karena tanpa perencanaanfungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitumemberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa(what), siapa (who), kapan (when), dimana (where), mengapa (why), dan siapa (who).

Perencanaan (Planning) didefinisikan sebagaimenentukan sebelumnya apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya.

Page 4: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta merumuskan aktivitas-aktivitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.

Perencanaan berdasarkan jangka waktunya terbagimenjadi 3, yaitu perencanaan jangka pendek, perencanaan jangka menengah dan perencanaanjangka panjang.

Page 5: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Elemen Perencanaan (Sasaran dan Rencana)

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuatkeputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatupekerjaan.

Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitusasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil.

Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasikepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihatdi piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumumanhumas, atau pernyataan publik yang dibuat olehmanajemen.

Page 6: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Seringkali stated goals ini bertentangan dengankenyataan yang ada dan dibuat hanya untukmemenuhi tuntutan stakeholder perusahaan.

Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanyadapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasibeserta anggotanya.

Page 7: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasiuntuk mencapai sasarannya: pendekatan tradisional danmanagement by objective.

Pada pendekatan tradisional, manajer puncak memberikansasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan olehbawahannya sampai dengan yang paling bawah menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci.

Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncakadalah orang yang tahu segalanya karena mereka telahmelihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadipada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannyaterlalu luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau"kembangkan perusahaan," sehingga bawahan kesulitanmenerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salahmengintepretasi maksud sasaran itu

Page 8: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidakditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga olehkaryawan. Manajer dan karyawan bersama-samamembuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehinggaproduktivitas mereka akan meningkat.

Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatanMBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusandalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkunganbisnis yang sangat dinamis.

Page 9: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Kedua, adanya kecenderungan karyawan untukbekerja memenuhi sasarannya tanpa memedulikanrekan sekerjanya, sehingga kerjasama timberkurang.

Page 10: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan.

Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya.

Rencana dapat dibagi menjadi beberapa klasifikasi, antara lain: berdasarkan sifatnya dan berdasarkanjangka waktunya.

Page 11: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Perencanaan Berdasarkan Jangka Waktu

Perencanaan Jangka Pendek adalah perencanaanyang meliputi jangka waktu sampai satu atau dua tahundan tidak membutuhkan perincian yang sangatmendetail. Contoh : Perencanaan kebutuhan pokok kitatiap hari atau tiap minggu.

Perencanaan jangka menengah adalah perencanaanyang dilaksanakan dalam kurun waktu antara 4-7 tahunatau 4-10 tahun. Perencanaan jangka menengah inimerupakan penjabaran dari perencanaan jangka panjangdan perlu dijabarkan pada perencanaan jangka pendek.

Page 12: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Perencanaan Jangka Panjang adalahperencanaan yang meliputi kurun waktu 10, 20 atau25 tahun. Parameter atau ukuran keberhasilannyabersifat sangat umum, global dan tidak terperinci. Semakin panjang jangka waktunya semakin banyakvariabel dan parameter yang sulit diukurpencapaiannya. Namun demikian perencanaanjangka panjang dapat memberi arah untukperencanaan jangka menengah maupun jangkapendek.

Page 13: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Perencanaan Berdasarkan Sifatnya

Rencana strategis yaitu rencana yang dikembangkanuntuk mencapai tujuan strategis. Tepatnya, rencanastrategis adalah rencana umum yang mendasarikeputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk mencapaitujuan strategis.

Rencana Taktis adalah rencana ditujukan untukmencapai tujuan taktis, dikembangkan untukmengimplementasikan bagian tertentu dari rencanastrategis. Rencana strategis pada umumnya melibatkanmanajemen tingkat atas dan menegah dan jikadibandingkan dengan rencana strategis, memiliki jangkawaktu yang lebih singkat dan suatu fokus yang lebihspesifik dan nyata

Page 14: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Rencana Kontinjensi adalah perencanaankontinjensi (contingency planning) yaitu penentuanserangkaian tindakan alternatif jika suatu rencanatindakan secara tidak terduga tergganggu ataudianggap tidak sesuai lagi.

Page 15: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Tujuan dan Fungsi Perencanaan

Tujuan pertama adalah untuk memberikanpengarahan baik untuk manajer maupun karyawannon manajerial. Dengan rencana, karyawan dapatmengetahui apa yang harus mereka capai, dengansiapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkinakan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.

Page 16: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksauntuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, danmenyusun rencana untuk menghadapinya.

Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawandapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapatmengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapatmenimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.

Page 17: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkantujuan dan standar yang digunakan dalam fungsiselanjutnya, yaitu proses pengontrolan danpengevalusasian. Proses pengevaluasian atauevaluating adalah proses membandingkan rencanadengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerjaperusahaan.

Page 18: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Empat Tahap Dasar Perencanaan

Tahap 1: Menentukan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusantentang keinginan atau kebutuhan perusahaan. Tanparumusan tujuan yang jelas, penggunaan sumber dayaperusahaan tidak efektif.

Tahap 2: Merumuskan keadaan saat ini. Pemahamanakan kondisi perusahaan sekarang dan tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting. Karena tujuan dan rencana menyangkut waktu akandatang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat inidianalisa, rencana dapat dirumuskan untukmenggambarkan kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik.

Page 19: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Tahap 3: Mengindentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan sertakemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan, untuk mengukur kemampuan organisasi dalammencapai tujuan.

Tahap 4: Menetapkan dan Mengembangkan rencana(Keputusan) atau serangkaian kegiatan untukpencapaian tujuan. Tahap akhir dalam prosesperencanaan meliputi pengembangan berbagai pilihankegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian pilihankegiatan terbaik (paling memuaskan) di antara pilihanyang ada.

Page 20: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Keputusan dalam Menentukan Rencana

Keputusan bersifat melekat pada proses pneyusunanrencana.

Setelah tiga tahapan awal perencanaan sudahdilakukan, maka tugas Top manajer untukmenentukan keputusan rencana yang akanditetapkan dan digunakan dalam menjalankan rodaorganisasi.

Page 21: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Tipe Keputusan

Keputusan yang di program(programmed decisions) adalah satu keputusan yang dibuat menurutkebiasaan, aturan dan prosedur.keputusan ini rutindan dilakukan berulang-ulang.

Keputusan-keputusan yang tidak di program(non-programmed decisions)adalah suatu keputusan yang berkenan dengan masalah-masalah khusus , khasdan tidak terbiasa.

Keputusan-keputusan dengan kepastian , resiko danketidak pastian, dimana pembuatan keputusannyauntuk masa depan atau masa yang akan datang.

Page 22: Perencanaan pada Manajemen · PDF filePerencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan,

Jenis Keputusan Berdasarkan Situasi dan Kondisi

Dalam kondisi kepastian(certainly),bahwa menejer dapatmengetahui apa yang akan terjadi diwaktu yang akandatang sebab tersedia informasi yang akurat, terpecayadan dapat diukur sebagai dasar keputusan.

Dalam kondisi resiko/risk, bahwa manajer mengetahuibesarnya probabilitas kemungkinan hasil ,tetapiinformasi yang lengkap tidak tersedia.

Kondisi ke tidakpastian (uncertainty),bahwa manajertidak dapat mengetahui probabilitas dan tidakmengetahui hasil-hasil dan menyangkut keputusan kritisdan yang paling menarik.keputusan dapat diambildengan menggunakan metode kuantitatif(perhitunganstatistik) untuk mengantisipasidan memperkirakannya.