REWEDigitale Personalakte mit SAP® RecordsManagement

Die Kölner Handels- und Touristikgruppe REWE ist mit europa-weit insgesamt 11.600 Einzelhandelsmärkten, Fachmärkten undReisebüros die Nummer Vier im europäischen Handel. Mehr als 195.000 Beschäftigte in Deutschland und dreizehn LändernEuropas erwirtschafteten in 2004 einen Umsatz von knapp 40Milliarden Euro. Für das unternehmensweite Personalmanage-ment setzt REWE mySAP ERP Human Capital Management(mySAP™ ERP HCM) ein. Mit Hilfe von SAP® Records Managementwurde dafür die digitale Personalakte eingeführt: Das „REWEArchiv Personal“, ein elektronisches Archiv- und Verwaltungs-system für sämtliche Personalakten der REWE-Gruppe, ermög-licht nicht nur die automatisierte Ablage und einen komfortablenOnline-Zugriff auf Daten und Dokumente, sondern unterstütztund optimiert durch die enge Anbindung an mySAP ERP HCMauch die Prozesse der REWE-Personalverwaltung.

Eine einzige REWE-Personalakte umfasst durchschnittlich schon80 bis 90 Dokumente. Tausende dieser Akten lagerten früher inden Personalabteilungen und Archiven der REWE-Zentralorga-nisation und bei den Niederlassungen. Die gesetzlichen Anforde-rungen an ihre Aufbewahrung sind hoch: Personalakten sindsorgfältig zu verwahren, die Daten darin vertraulich zu behandelnund nur einem begrenzten Personenkreis zugänglich zu machen.Dazu kommt hoher Lagerraumbedarf, beschränkter Aktenzugriffund ein hoher Rechercheaufwand beim Abruf von Dokumentenoder Informationen. Deshalb ist die Aufbewahrung und Ver-waltung papiergebundener Akten aufwändig und teuer.

„Durch die Realisierung einer digitalen

Personalakte mit SAP Records Management

sparen wir Kosten und erhöhen die Effizienz

und Transparenz unserer Prozesse.“

Markus Elsper, Abteilungsleiter Personalsysteme bei der REWE Zentral AG

SAP Customer Success Story

ZusammenfassungMit Hilfe von SAP RecordsManagement hat REWE die digitale Personalakte „REWEArchiv Personal“ eingeführt. Die digitale Archivierung undVerwaltung ermöglicht nicht nurdie automatisierte Ablage vonAkten, komfortable Recherchenund einen schnellen Online-Zugriff auf Daten und Dokumente,sondern unterstützt und optimiertauch die Prozesse der REWE-Personalverwaltung.

Internetadressewww.rewe.de

Die wichtigstenHerausforderungen• Schaffung einer unternehmens-

weit einheitlichen REWE-Aktenstruktur

• Lösung komplett im etabliertenREWE-Standard

• Produktivstart derPilotanwendung noch in 2004

ProjektzielAufbau eines integrierten elektronischen Archiv- undVerwaltungssystems für sämtlichePersonalakten der REWE-Gruppemit enger Anbindung an diePersonalverwaltung mySAP ERPHCM.

AUF EINEN BLICK

Lösungen und Services• SAP Records Management• SAP Web Application Server

(SAP Web AS)

Entscheidung für SAP • Umfangreiche Funktionalität• Nahtlose Integration in

SAP-Systeme • Investitionssicherheit

Highlights der Implementierung • Kurze Implementierungszeit• Optimale Integration in

mySAP ERP HCM• Prozess- und Workflow-

Unterstützung

Hauptnutzen für den Kunden• Prozessoptimierung • Senkung von Aufwand und

Kosten

Implementierungspartnerxft GmbH

VorhandeneSystemlandschaft

SAP R/3® mit den ModulenFI/CO und HR (heute verfügbarin mySAP ERP HCM), SAP BW

DatenbankIBM DB2 Version 7, Oracle 9.2(SAP Records Management)

HardwareIBM eServer zSeries, IBM eServer p5

BetriebssystemIBM ZOS 1.6, AIX 5.1

SAP Deutschland AG & Co. KGNeurottstraße 15a69190 WalldorfT 0800/5 34 34 24*F 0800/5 34 34 20** gebührenfrei in Deutschland

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„Mit SAP Records Management nutzt REWE jetzt die Vorteile einesintelligenten elektronischen Dokumentenmanagements“, sagtMarkus Elsper, Abteilungsleiter Personalsysteme bei der REWEZentral AG. „Durch die digitale Personalakte sparen wir Kostenund erhöhen die Effizienz und Transparenz unserer Prozesse.“

SAP Records Management ist das richtige Werkzeug

REWEs Vorhaben, sämtliche Personalakten digital zu verwalten,wurde Anfang 2004 in Angriff genommen, nachdem die Einfüh-rung von mySAP ERP HCM in allen Niederlassungen abgeschlossenwar. „Wir wollten ein System, das eng mit unserer Personalver-waltung verzahnt ist und unsere Prozesse unterstützt“, sagtMarkus Elsper von REWE. Die Anforderungen waren hoch: Neben den Basisfunktionalitäten bei Ablage, Recherche und Onlinezugriff gehörte dazu unter anderem auch die Verknüpfungder Personaldaten und -dokumente mit den Stammdaten inmySAP ERP HCM, die bequeme Steuerung von Zugriffsberech-tigungen und eine unternehmensweit einheitlich definierte Ablagestruktur. „Nur SAP Records Management brachte alle geforderten Funktionalitäten mit, und dazu auch noch eine Reihe von ,Geschenken‘, d.h. Funktionalitäten, die SAP RecordsManagement durch die enge Anbindung an die SAP-Systeme direkt bereitstellt“, bemerkt Markus Elsper. SAP Records Management profitiert hier von der offenen und flexiblen Technologieplattform SAP NetWeaver™, von deren KomponenteSAP Web Application Server die Lösung zur Verfügung gestelltwird. „Durch die nahtlose Integration in mySAP ERP HCM könnenwir z. B. unser sehr umfangreiches Berechtigungskonzept bequemauch im REWE Archiv Personal nutzen. Dasselbe gilt für die Verknüpfung mit anderen mitarbeiterbezogenen Dokumentenwie Lohnkonto, VDN oder DEÜV, für Matchcode-Szenarien undSchnittstellen. Wir konnten so das System komplett im etabliertenREWE-Standard aufbauen - SAP Records Management ist überdie Standard-Schnittstelle SAP ArchiveLink direkt an unser FileNet-Content-Management angebunden.“

Optimierte Prozesse

Bei der Implementierung des Systems wurde REWE vom SAP-Partner xft GmbH aus Walldorf unterstützt. Vom StartschussAnfang 2004 bis zum termingerechten Produktivstart der Pilotanwendung in der REWE-Niederlassung Nord/Ost vergingengerade einmal zehn Monate. „Ohne die ,Geschenke‘ in SAP Records Management, die uns eine Menge Entwicklungsaufwanderspart haben, hätten wir das nicht so schnell geschafft“, erinnertsich Markus Elsper. 140.000 Akten aus allen REWE-Niederlassungenund der Kölner Zentralorganisation werden jetzt Schritt für

Schritt digitalisiert und in die elektronische Personalverwaltungeingebunden. Markus Elspers Vision ist der automatisierte beleg-lose Workflow, angestoßen von einer intelligenten elektronischenAkte. Schon jetzt bietet SAP Records Management spürbarenMehrwert: Optimierte Prozesse und einheitliche Strukturen sorgen für mehr Effizienz und Transparenz. Unternehmensweithaben Personalchefs und autorisierte Sachbearbeiter sofort Zugriffauf die benötigten Dokumente, ohne langes Suchen und auchzeitgleich für mehrere Bearbeiter. Verschlüsselung, Authentifi-zierung und die automatische Ablage elektronisch erzeugter Dokumente gewährleisten Datenschutz und Datensicherheit. DerAblageprozess im laufenden Tagesgeschäft ist im Vergleich zufrüher wesentlich beschleunigt und die Stammdatenverwaltungkann komplett im Personalsystem erfolgen. „Auch doppelte Aktenführungen und der Aktentourismus bei Umorganisationenoder Versetzungen haben jetzt ein Ende“, freut sich Markus Elsper.„Das papierarme Büro muss keine Utopie bleiben.“

„Mit SAP Records Management konnten

wir unser „REWE Archiv Personal“

komplett im etablierten REWE-Standard

aufbauen.“

Markus Elsper, Abteilungsleiter Personalsysteme bei der REWE Zentral AG