ARCHIVES INSTITUTIONNELLES DE L’INSTITUT ROYAL DES ...

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

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ARCHIVES INSTITUTIONNELLES DE L’INSTITUT ROYAL

DES SCIENCES NATURELLES DE BELGIQUE

TABLEAU DE TRI 2008

par

Geert LELOUP

Bruxelles 2008

ARCHIVES INSTITUTIONNELLES DE L’INSTITUT ROYAL

DES SCIENCES NATURELLES DE BELGIQUE

TABLEAU DE TRI 2008

par

Geert LELOUP

Bruxelles 2008

LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par un organisme dans l’exercice de ses fonctions ou activités, et sont destinés par leur nature à être conservés par cet organisme durant un certain temps. Il s’agit de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. Les archives ont une double fonction. Elles ont en premier lieu un intérêt administratif et juridique car elles sont essentielles à un fonctionnement correct des institutions mêmes et indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d’information des administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique et culturelle potentielle, permettant aux historiens futurs et aux autres personnes intéressées de reconstituer le fonctionnement d’une institution et l’impact sociétal de celle-ci. La Loi relative aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009, portant diverses dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être éliminées sans l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de l’État. Dans la pratique, il est cependant compliqué d’organiser l’élimination ou le transfert des archives au cas par cas. L’élaboration d’un tableau de tri des archives offre une solution simple. QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES? Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d’archives numériques et sur support papier, produites par une institution, et mentionne leur délai de conservation et le sort à leur réserver lorsque ces documents n’ont plus d’utilité administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après un certain temps et quels autres seront conservés pour leur valeur historique et transférés à terme vers les Archives de l’État. Ainsi, dès la production des documents, et même avant leur création, l’institution concernée sait quels documents pourront être éliminés lorsque le délai de conservation administrative sera écoulé, et quels autres devront par contre être transférés aux Archives de l’Etat en raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante. QUELS SONT LES AVANTAGES D’UN TABLEAU DE TRI? Un tableau de tri est l’instrument de base par excellence pour une bonne gestion des archives, et donc une ressource importante en matière d’efficacité, d’économie des coûts et de réduction des risques. L’accélération de l’accumulation de la masse de papiers et la numérisation plus poussée entraînent un système hybride assez complexe et lancent un défi important à la bonne gestion de l’information. Si, dans de telles circonstances – ou sous la contrainte de celles-ci – les membres du personnel devaient déterminer eux-mêmes les séries d’archives papier et numériques à conserver, ainsi que les lieux et les modalités de cette conservation, leurs décisions auraient tôt ou tard des conséquences funestes pour l’organisation. Une gestion non structurée des archives occasionne non seulement une prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais également une perte incontrôlable de pièces d’archives potentiellement importantes. Un tableau de tri est dès lors un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en particulier la gestion des documents et de l’information au sein d’une organisation. Il offre aux responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d’élaborer une véritable stratégie en matière de gestion des informations et de planifier la mobilisation des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la conservation pérenne et au transfert vers un dépôt d’archives des documents ayant une valeur historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou technologique.

LISTE DES ABRÉVIATIONS ACS Agents Contractuels Subventionnés ADIA Association pour la Diffusion de l’Information Archéologique AGR Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les Provinces AIIRScNB Archives institutionnelles de l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique Annexes M.B. Annexes du Moniteur belge ARABEL Arachnologia Belgica ARC Actions de Recherche Concertées ASBL association sans but lucratif ASCOBANS Agreement on the Conservation of Small Cetaceans of the Baltic and North Seas auj. aujourd’hui BCI Bureau de Communication et d’Information BCZ Benelux Congress of Zoology BELMEC Belgian Marine Environmental Control BeWiSe Belgian Women in Science BGD Belgische Geologische Dienst BJE Belgian Journal of Entomology BJZ Belgian Journal of Zoology BLUG Belgisch-Luxemburgse Unie van Geologen BMDC Belgian Marine Data Centre BST Bibliothèque des Sciences et Techniques CBM Conseil bruxellois des Musées CCB Comité de concertation de base CCPIE Comité de coordination de la politique internationale de l’environnement

Liste des abbréviations

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CCS Cadre Spécial Temporaire CDB Convention sur la diversité biologique CHM Clearing House Mechanism CIC Comité Interministériel de Contrôle CIE Conférence interministérielle de l’Environnement CMB Cercle de Mycologie de Bruxelles COP Conference of the Parties CRBH Centre des Recherches Biologiques de Harchies DA Direction d’Appui DBA Département de biologie animale DBO Département de Biologie des Organismes DGCD Direction générale de la coopération au développement DGT Dépôt de la Guerre et de la Topographie DO Direction Operationelle ESF Établissement scientifique fédéral etp équivalents temps pleins EurGeol Géologue européen EUSO European Union Science Olympiad FEG Fédération européenne des Géologues FIS Fondation International Scientifique FNRS Fonds National de la Recherche Scientifique GTI Global Taxonomy Initiative IBO International Biology Olympiad ICES International Council for the Exploration of the Sea ICM Institut cartographique militaire IEM Institut d’Études Maritimes IG Inventaire Général IGN Institut Géographique National


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IHE Institut d’Hygiène et d’Epidémiologie IOC Intergovernmental Oceanographic Commission IPN Institut des parcs nationaux du Congo et du Ruanda-Burundi IRScNB Institut royal des Sciences naturelles de Belgique ISP Institut scientifique de Santé Publique JPEG joint photographic experts group KBVAP Koninklijke Belgische Vereniging voor Antropologie en Prehistorie KBVD Koninklijke Belgische Vereniging voor Dierkunde KBVE Koninklijke Belgische Vereniging voor Entomologie KUL Katholieke Universiteit Leuven LDC London Dumping Convention MARS Multimedia Archeological Research System M.B. Moniteur belge MIA MUMM Inventory of Archives MNZ (1) Commission Technique mer du Nord MNZ (2) Groupe mer du Nord et Océans MOP Meeting of Parties MRAC Musée royal de l’Afrique centrale MRHNB Musée Royal d’histoire naturelle de Belgique NSC International Conference on the Protection of the North Sea NSTF North Sea Taskforce ODAS Oceanographic Data Acquisition System ONSS Office National de Sécurité Sociale ORBEM Office Régional Bruxellois de l’Emploi OSASTT Organe Subsidiaire chargé de fournir des Avis Scientifiques, Techniques et

Technologiques OSCOM Commission de la convention d’Oslo sur les opérations d’immersion de rejets

en mer


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OSPAR Traité sur la protection du milieu marin de l’Atlantique du nord-est PARCOM Commission de la convention de Paris sur la pollution marine d’origine

tellurique PDF portable document format PFN Point focal national (pour la Convention sur la diversité biologique) PROBIO Association des Professeurs de Biologie SAB Société d’Anthropologie de Bruxelles SBSTTA Subsidiary Body on Scientific, Technical and Technological Advice SEED Service Éducatif - Educatieve Dienst SGB Service Géologique de Belgique SHE service de Sécurité, d’Hygiène et d’Embellissement des lieux de travail SIPP Service interne de Prévention et de Protection au travail SOENB Section Orchidées d’Europe des Naturalistes belges SPF Service public fédéral SPM Station des Pêches Marines SPP Service public de programmation SPPS Service de Programmation de la Politique scientifique SRBAP Société royale belge d’Anthropologie et de Préhistoire SRZB Société royale zoologique de Belgique SSTC Services fédéraux des affaires scientifiques, techniques et culturelles SURV Belgian North Sea Aerial Survey TCT Troisième Circuit de Travail TIC Technologies d’information et de communication TIFF tagged image file format TVA Taxe sur la valeur ajoutée UBLG Union Belgo-Luxembourgeoise des Géologues UCL Université catholique de Louvain UGMM (1) Unité de Gestion du Modèle Mathématique de la mer du Nord

et de l’Estuaire de l’Escaut


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UGMM (2) département Gestion de l’Écosystème Marin ULB Université Libre de Bruxelles UNCED United Nations Conference on Environment and Development VeLeWe Vereniging van Leerkrachten in de Wetenschappen VLIZ Vlaams Instituut voor de Zee VOB Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de

Gezondheidseducatie VUB Vrije Universiteit Brussel WIS Wetenschappelijke Internationale Stichting ZWI Zeewetenschappelijk Instituut

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TABLEAU DE TRI Le tableau de tri offre une vue d’ensemble schématique de toutes les séries d’archives papier et numériques, leur délai de conservation minimum et leur destination définitive. De cette façon, l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique saura très tôt quelles séries pourront être détruites à échéance et lesquelles, en raison de leur importance historique, seront conservées et, à terme, versées dans un lieu de conservation d’archives. Le tableau reprend systématiquement les données suivantes. Séries d’archives Les séries d’archives sont des documents qui, quels que soient leur

date, forme ou support matériel, sont destinés par nature à être conservés par l’établissement, la personne ou le groupe de personnes qui les ont reçus ou produits dans l’exercice de leurs activités. Il s’agit de tous les documents papier et tous les fichiers numériques constitués dans l’exécution d’une mission. Les pièces qui se trouvent dans les archives par hasard et qui n’ont pas de rapport direct avec l’exercice des fonctions, ainsi que les livres, les magazines et les feuilles volantes ne font pas partie des archives.

Datation Les séries d’archives sont datées minutieusement sur base du

document d’archives original le plus ancien et le plus récent. Délai de conservation Le délai de conservation est déterminé par l’Institut royal des

Sciences naturelles de Belgique et précise pendant combien de temps la série d’archives doit être conservée pour garantir son bon fonctionnement et sa justification sur le plan juridique. Ces délais administratifs sont à tout moment susceptibles d’être modifiés par l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique.

Destination définitive La destination définitive de la série d’archives est déterminée par les

Archives de l’État en concertation avec l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique, sur base de sa valeur culturelle et scientifique particulière pour la recherche historique. Pour plus d’informations, voir le chapitre précédent « Production et gestion des archives ».

Remarques Pour certaines séries d’archives, ce champ donne de précieuses

informations complémentaires.

Institut royal des Sciences naturelles de Belgique - Tableau de tri

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DIRECTION ET SERVICES

SÉRIES GESTION ADMINISTRATIVE-JURIDIQUE Datation Délai de conservation

Destination définitive Remarques

Registre du courrier 1951-1971 expiré conserver

Copies du courrier sortant 1990-auj. 10 ans conserver

Correspondance (classée par nom du correspondant et par ordre alphabétique) 1902-1974 expiré conserver

Cette correspondance principalement internationale traite surtout de l’acquisition, de l’échange et des prêts des collections de l’institution, la recherche scientifique et l’édition des publications.

Dossiers concernant le traitement des questions parlementaires 1970-auj. 10 ans éliminer

Dossiers concernant l’organisation et le fonctionnement interne 1825-auj. 30 ans conserver

Pièces concernant l’organisation et le fonctionnement interne 1841-1950 expiré conserver

Le SPP Politique scientifique fédérale a versé un fonds identique aux Archives générales du Royaume de Bruxelles en 1997. Pour plus d’informations, voir le chapitre sur la production et gestion des archives.

Dossiers concernant l’organisation et le fonctionnement interne des musées régionaux d’histoire naturelle et des centres de recherche 1959-1990 30 ans conserver


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Notes pour les chefs de département, chefs de sections et chefs de service 1989-auj. 30 ans conserver

Dossiers concernant les litiges 2003-auj. 30 ans trier Éliminér les dossiers concernant les litiges avec les fournisseurs, conserver les autres.

Dossiers concernant les assurances 2004-auj. 10 ans

après fin police

éliminer

Dossiers concernant les donations des immobiliers 1977-auj. 50 ans conserver

Livre d’Or 1928-auj.

jusqu’à introduction

nouveau Livre d’Or

conserver Il existe aussi un Livre d’Or particulier pour la fête du centennaire de l’institution en 1943.

Rapports annuels de l’institution 1846-auj. 30 ans conserver

Rapports annuels des sections et des services 1842-1957 30 ans conserver

Les rapports annuels des sections et des services sont depuis 1958 intégrés dans le rapport annuel général de l’institution mentionné ci-dessus.

Procès-verbaux et documents annexes de la Commission administrative pour le cabinet d’histoire naturelle du Musée de Bruxelles (« Conseil de Surveillance. Registre des proces-verbaux »)

1821-1846 expiré conserver

Procès-verbaux du Conseil de Surveillance (« Conseil de Surveillance. Registre des proces-verbaux ») 1846-1942 expiré conserver


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Arrêtés de nomination des membres du Conseil de Surveillance (Conseil de Surveillance. Arrêtés de nomination des membres) 1822-1940 expiré conserver

Registre de présence du Conseil de Surveillance (« Conseil de Surveillance. Registre de présence ») 1846-1946 expiré conserver

Correspondance du Conseil de Surveillance (« Conseil de Surveillance. Correspondance diverse ») 1846-1950 expiré conserver

Copies du courrier sortant du Conseil de Surveillance (« Conseil de Surveillance. Registre des copies de la correspondance ») 1846-1926 expiré conserver

Budgets présentés au Conseil de Surveillance (« Conseil de Surveillance. Budgets du Musée ») 1846-1949 expiré conserver

Arrêtés relatifs au personnel du Conseil de Surveillance (« Conseil de Surveillance. Arrêtés relatifs au personnel ») 1846-1900 expiré conserver

Correspondance du Conseil de Surveillance concernant le personnel scientifique (« Conseil de Surveillance. Personnel Scientifique. Correspondance »)


Correspondance du Conseil de Surveillance concernant l’autorisation des achats d’urgence des collections (« Conseil de Surveillance. Achats d’urgence »)


Correspondance du Conseil de Surveillance concernant le refus d’achats de collections (« Conseil de Surveillance. Refus d’achats »)



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Correspondance du Conseil de Surveillance concernant l’autorisation des dons, échanges et destructions des collections (« Conseil de Surveillance. Autorisations »)


Rapports annuels du Conseil de surveillance (« Conseil de surveillance. Rapports annuels du conseil ») 1848-1924 expiré conserver

Procès-verbaux et documents annexes de la Commission administrative du Patrimoine (« Procès-verbaux de la Commission administrative du Patrimoine »)

1932-1950 expiré conserver Ceux-ci sont les exemplaires manusctrits.

Procès-verbaux et documents annexes de la Commission administrative du Patrimoine (« Copies des procès-verbaux de la Commission administrative du Patrimoine »)

1932-1951 expiré conserver Ceux-ci sont les exemplaires dactylographiés

Procès-verbaux et documents annexes de la Commission administrative du Patrimoine 1934-1984 30 ans conserver

Arrêtés relatifs à la composition de la Commission administrative du Patrimoine (« Arrêtés relatifs à la composition de la Commission administrative du Patrimoine »)


Arrêtés portant la nomination et la renouvellement des mandats des membres de la Commission administrative du Patrimoine (« Arrêtés portant la nomination et la renouvellement des mandats des membres de la Commission administrative du Patrimoine »)


Procès-verbaux et documents annexes du Conseil scientifique 1971-auj. 30 ans conserver

Procès-verbaux et documents annexes de la Commission consultative d’acquisitions 2000-auj. 30 ans conserver


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Procès-verbaux et documents annexes de la Commission de gestion du groupement Nature et du Bureau permanent gestion du groupement Nature

1986-2000 30 ans conserver

Procès-verbaux et documents annexes de la Commission de gestion 2000-auj. 30 ans conserver

Procès-verbaux et documents annexes du Conseil de direction 2000-auj. 30 ans conserver

Procès-verbaux et documents annexes du Conseil du personnel 1953-1985 30 ans conserver

Procès-verbaux et documents annexes du Jury de recrutement et de promotion et de la Commission de recrutement et de promotion 1966-auj. 30 ans conserver

Procès-verbaux et documents annexes du Comité de Concertation de Base (CCB) 1987-auj. 30 ans conserver

Procès-verbaux et documents annexes du Conseil scientifique commun 1967-2005 30 ans conserver

Procès-verbaux et documents annexes du Collège des chefs des établissements scientifiques fédéraux 1959-2005 30 ans conserver

Procès-verbaux et documents annexes du Comité de direction du Service public fédéral de programmation Politique scientifique 2005-auj. 30 ans éliminer

Procès-verbaux et documents annexes du Conseil bruxellois des Musées (CBM) 1995-auj. 10 ans éliminer


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SÉRIES GESTION FINANCIÈRE Datation Délai de conservation


Instructions budgétaires et comptables (« Comptabilité instructions ») 1852-1948, 1995-auj. 15 ans

1852-1948 conserver, 1995-auj. éliminer

Dossiers concernant le budget et les révisions du budget (« Budgets ») 1852-auj. 30 ans conserver

Grands-livres 1976-1985 expiré conserver

Registres d’imputation 1958-1986 expiré éliminer

Registres d’avances 1966-1988 expiré éliminer

Registres de caisse 1963-1972 expiré éliminer

Registres du Compte Chèque Postaux 1964-1965 expiré éliminer

Dossiers financiers comprenant entre autre les comptes annuels, la correspondance, des factures, bordereaux, adjudications, pièces de caisse (classés par année, ensuite par numéro)

1980-1995 15 ans éliminer

Bons de commandes 1953-auj. 15 ans éliminer

Rouleaux de caisse 1989-1990 expiré éliminer

Pièces de caisse 1995-auj. 15 ans éliminer

Factures 1995-auj. 15 ans éliminer


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Copies des factures des publications vendues 1997-auj. 15 ans éliminer

Base de données des publications vendues (Microsoft Access) 1994-auj. 15 ans conserver

Extraits de compte 1995-auj. 15 ans éliminer

Registres des fournitures et services (« Grand Livre du Magasin ») (classés par ordre chronologique, ensuite par nom du fournisseur) 1959-2001 expiré éliminer

Registres de paiement des traitements 1934-1966 50 ans conserver

Registres des dépenses de personnel 1965-1987 50 ans conserver

Listes de paiement des traitements (« listings ») 1942-auj. 50 ans éliminer

Dossiers concernant le précompte professionnel 2000-auj. 10 ans éliminer

Dossiers concernant les déclarations ONSS 1945-auj. 30 ans éliminer

Dossiers concernant le suivi financier des missions scientifiques à l’étranger 1998-auj. 10 ans éliminer

Dossiers concernant le suivi financier des projets scientifiques financés par tiers (l’Union européenne, le gouvernment fédéral, le gouvernment flamand, le gouvernement wallon …)

1995-auj. 10 ans éliminer

Base de données pour la gestion financière et comptable (PIA) 1996-auj. 15 ans conserver

Dossiers concernant les comptes annuels 1994-auj. 30 ans conserver

Dossiers concernant la rédaction de l’inventaire du matériel et du mobilier (« Inventaire du mobilier. Procès-verbaux du recollement ») 1846-1949 expiré conserver


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Inventaire du matériel et du mobilier conserver

- Registre (« Inventaire du mobilier. Registre ») 1846-1945 expiré conserver

- Fiches (par section ou service) 1931-1997 jusqu’à substitution conserver

- Fiches (par numéro d’ordre) 1931-1997 jusqu’à substitution conserver

- Fiches (par local) 1960-1985 jusqu’à substitution conserver

SÉRIES GESTION FINANCIÈRE DU PATRIMOINE Datation Délai de conservation


Grand-livre du Patrimoine 1985-1987 expiré conserver

Pièces de caisse du Patrimoine 1986-1987 expiré éliminer

Extraits de compte du Patrimoine 1986-1987 expiré éliminer

Bilans du Patrimoine (« Patrimoine. Bilan ») 1938-1976 expiré conserver

Dossiers concernant la rédaction et l’édition des publications et des cartes postales par le Patrimoine 1940-1962 expiré éliminer

Dossiers concernant les dons et legs au Patrimone 1944-1963 expiré conserver

Registre des dons et legs au Patrimone 1952-1954 expiré conserver

Inventaire des collections du Patrimoine 1954-1961 expiré conserver


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Rapports annuels du Patrimoine 1937-1967 expiré conserver

SÉRIES GESTION MATERIELLE, SÉCURITÉ ET SURVEILLANCE Datation Délai de

conservation Destination définitive Remarques

Correspondance (classement chronologique) 2002-auj. 10 ans éliminer

Dossiers concernant les (enquêtes de commodo et incommodo) des entreprises et des entreprises commerciales aux alentours 1928-1944 expiré éliminer

Volumes, dossiers, plans et maquettes concernant la construction, l’aménagement, l’entretien, la rénovation, la conservation et la sécurité des bâtiments

volumes: 1842-1923

dossiers: 1977-auj.

plans: 1936-auj.

maquettes: 1930-auj.

10 ans trier

Conserver les pièces concernant les travaux structurels et profonds (avant-projets, plans « as built », maquettes, photos, devis, offres retenues, pièces d’agréments, pièces de réception…), éliminer les autres.

Dossiers concernant le contrôle et l’entretien des ascenseurs 2002-auj. 10 ans éliminer

Contrats d’entretien 1980-auj. 3 ans après

fin du contrat

éliminer

Dossiers concernant des plaintes, des vols et des accidents 2000-auj. 30 ans conserver

Dossiers concernant la préservation de l’environnement 1994-auj. 3 ans éliminer


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Plans globaux de prévention et plans annuels d’action du Service interne de Prévention et de Protection au travail (SIPPT) 2004-auj. 30 ans conserver

Rapports mensuels du Service interne de Prévention et de Protection au travail (SIPPT) 2004-auj. 30 ans conserver

Rapports annuels du Service interne de Prévention et de Protection au travail (SIPPT) 2004-auj. 30 ans conserver

Dossiers concernant la politique de prévention, contrats de maintenance et rapports de service, analyses de risques, rapports de mise en service et d’inspection des biens d’équipements

2004-auj.

jusqu’à fin d’utilisation du bâtiment

ou de l’installation

éliminer

Dossiers concernant les accidents de travail des membres du personnel

- sans revenu 1959-auj. 30 ans éliminer

- avec revenu 1959-auj. durée du revenu éliminer

SÉRIES GESTION DU PERSONNEL Datation Délai de conservation


Registres du courrier 1937-auj. 5 ans conserver

Correspondance concernant les affaires de personnel

1932-1941 1954-1983 1956-1991 1959-1964

expiré éliminer Normalement la correspondance est classée dans le dossier en question.


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Correspondance concernant des candidatures spontanées 1984-auj. 5 ans éliminer

Notes de service 1951-auj. 10 ans conserver

Dossiers concernant l’organisation des examens de recrutement, des examens de régularisation, des examens de promotion et des examens de langue pour le personnel

1961-auj. 30 ans trier

Conserver les procès-verbaux avec les listes des participants, les questions et les résultats, éliminer les autres.

Dossiers concernant le statut administratif du personnel 1869-auj. 30 ans conserver

Dossiers concernant le statut pécuniaire du personnel 1869-auj. 30 ans conserver

Dossiers concernant le statut syndical du personnel 1955-1971 expiré conserver

Relevés des mutations des membres du personnel 1964-auj. 50 ans éliminer

Registres d’absences 1968-1990 expiré éliminer

Formulaires de régularisation pointeuse (« annex 2 » et « annex 6 ») 2002-auj. 5 ans éliminer

Feuilles de congés 1986-auj. 5 ans éliminer

Relevés d’absence à cause d’une maladie des membres du personnel, avec certificats médicaux joints 1983-auj. 10 ans éliminer

Dossiers concernant le décernement des distinctions honorifiques aux membres du personnel 1977-1995 30 ans conserver

Pièces concernant les mesures de discipline envers les membres du personnel 1956-1972 expiré conserver


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Registres de personnel 1930-1950 expiré conserver

Fiches des membres du personnel 1950-2004

110 ans après date naissance

membre du personnel

conserver

Base de données des membres du personnel (Oracle) 2004-auj.


membre du personnel

conserver

Dossiers des membres du personnel statutaires, des membres du personnel contractuels, du Cadre Spécial Temporaire (CST) et des Agents Contractuels Subventionnés (ACS)

1859-auj.


membre du personnel

conserver

Un dossier de personnel contient un état récapitulatif, un sous-dossier avec des copies conformes de toutes les décisions et un sous-dossier avec toute la correspondance, les fiches de traitement …

Dossiers des Chômeurs Remis au Travail 1978-1990


membre du personnel

éliminer

Dossiers du Troisième Circuit de Travail (TCT) 1985-1996


membre du personnel

éliminer


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Dossiers des stagiaires 1976-auj. 10 ans éliminer

Dossiers des objecteurs de conscience 1989-1993 10 ans éliminer

Dossiers des étudiants salariés 2002-auj. 10 ans éliminer

Procès-verbaux et documents annexes du Comité Sportif, Social et Culturel de l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique 1993-1994 expiré conserver

SÉRIES GESTION ICT Datation Délai de conservation


Dossiers concernant l’achat du matériel et du logiciel 1998-auj. 5 ans éliminer

Dossier concernant les licences de logiciels 2000-auj. 5 ans éliminer

Sauvegardes sur bandes 2006-auj. 1 an éliminer

Sauvegardes sur disques 2007-auj. 1 semaine éliminer

SÉRIES COORDINATION STRATÉGIQUE Datation Délai de conservation


Dossiers concernant la coordination stratégique 1846-1931 expiré conserver

Cette série très diverse contient entre-autres des avis aux ministres et des contributions aux accords internationaux. Ils sont apellés souvent « Affaires diverses ».


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SÉRIES COORDINATION DE LA GESTION DE COLLECTIONS Datation Délai de conservation


Dossiers concernant l’identification et l’acquisition éventuelle des collections 1917-1947 expiré conserver

Registres d’acquisition des collections (par numéro d’ordre) 1846-1989 expiré conserver

Registre d’acquisition des collections (classement alphabétique selon le nom de la personne concernée) 1938-1969 expiré conserver

Formulaires d’acquisition des collections 1905-auj. jusqu’à substitution conserver

Dossiers d’acquisition concernant les collections acquises par achat 1827-1957 expiré conserver

Dossiers d’acquisition concernant les collections acquises par dépot ou leg 1840-1943 expiré conserver

Dossiers d’acquisition concernant les collections acquises par échange 1847-1927 expiré conserver

Dossiers d’acquisition concernant les collections acquises par échange 1828-1935 expiré conserver

Dossiers d’acquisition concernant les collections acquises par collecte 1948-1950 expiré conserver

Registres des prêts sortis 1871-1991 expiré conserver

Formulaires des prêts sortis 1890-1907 1922-1926 expiré conserver


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Dossiers des prêts sortis 1925-1947 expiré conserver

Dossiers concernant le contrôle des collections 1880-1896 expiré conserver Les collections sont inventoriées et contrôlées plusieurs fois entre 1880 et 1896.

Dossiers concernant l’élimination des collections à cause de leur mauvais état 1930-1938 expiré conserver

Dossiers concernant le vol des collections 1876-1884 expiré conserver

Dossiers concernant la détermination de la valeur des collections 1841-1841 expiré conserver

Dossiers concernant la protection des collections en temps de guerre 1939-1945 expiré conserver

SÉRIES COORDINATION DES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation


Dossiers concernant la coordination de l’organisation des expositions permanentes et temporaires

1931-1949, 1989-auj. 10 ans conserver

Listes des nombres de visiteurs aux expositions permanentes et temporaires 1960-1973 expiré conserver

Dossiers concernant la participation aux expositions en Belgique ou à l’Étranger 1878-1941 expiré conserver

Dossiers concernant le traitement des plaintes des visiteurs 1894-1925 expiré conserver


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SÉRIES COORDINATION DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation


Dossiers concernant (la coordination) de la recherche scientifique 1836-1944 expiré trier Conserver les pièces importantes sur le plan du contenu et éliminer les autres.

Dossiers concernant la coordination des missions scientifiques 1835-1995 10 ans conserver Ces dossiers contiennent surtout des pièces administratives depuis 1953.

Dossiers concernant les congrès et les conférences scientifiques 1851-1937 expiré conserver

Dossiers concernant les collaborateurs scientifiques

1874-1980 (individuels) 1941-1988 (généraux)

expiré conserver

Dossiers concernant les autorisations de désignation des collaborateurs (« Autorisations collaborateurs ») 1897-1951 expiré conserver

Dossiers concernant les autorisations d’explorer le pays (« Autorisations d’explorer le pays ») 1892-1940 expiré conserver

Dossiers concernant les autorisations de pêcher (« Autorisations de pêcher ») 1922-1947 expiré conserver

Dossiers concernant les autorisations de circuler le long des voies ferrées(« Autorisations de circuler le long des voies ferrées ») 1909-1949 expiré conserver

Formulaires d’exploration (« Rapports d’exploration ») 1950-1954 expiré conserver


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SÉRIES COORDINATION DES SECTIONS ET DES SERVICES Datation Délai de conservation


Dossiers concernant la coordination des services et des sections (classés par département, section ou service) 1927-auj. expiré conserver

SÉRIES COORDINATION DES INITIATIVES DE COOPÉRATION Datation Délai de conservation


Dossiers concernant la coopération avec des musées, associations de musées, organisateurs d’expositions, universités, institutions scientifiques, centres de recherche, fondations et autres institutions

1848-auj. 10 ans trier Conserver les dossiers concernant des initiatives de coopération structurelle, éliminer les autres.

SÉRIES COMMUNICATION Datation Délai de conservation


Rapports des réunions du service de communication (classement chronologique) 2004-2006 10 ans conserver

Coupures de presse et revues de presse (classement chronologique) 1991-auj. 10 ans conserver

Les coupures de presse et revues de presse concernant une exposition temporaire sont conservées depuis 1998 dans le dossier de promotion en question.


31

Dossiers concernant la promotion et les relations publiques (classement par thème général ou par exposition temporaire) 1998-auj. 10 ans trier

Conserver les pièces importantes (budget, devis, offres de prix et produits finaux comme affiches, dépliants, brochures…), éliminer les autres. Il y a aussi des affiches, dépliants, brochures dispersées: les plus anciens datent de 1986.

Dossiers concernant la charte graphique et le merchandising 2000-auj.

jusqu’à introduction

nouvelle charte

graphique

trier

Conserver les pièces importantes (budget, devis, offres de prix et produits finaux comme en-têtes de lettres, enveloppes, objets..), éliminer les autres.

Dossiers concernant les partnerariats avec des entreprises (classement par exposition temporaire) 2002-auj. 10 ans trier

Conserver les pièces importantes (relevés, contrats, exemples), éliminer les autres.

Dossiers concernant la location des salles pour des évenements externes (classement chronologique) 2002-auj. 10 ans trier Conserver les photos des

évenements, éliminer les autres.

Photos électroniques (fichiers JPEG et TIFF, classement thématique) 2001-auj. jusqu’à

substitution conserver

Site web 2005-auj. jusqu’à

refonte en profondeur

conserver

Du site web ancien il reste encore certaines captures d’écran (« screenshots »), qui doivent également être conservées.


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DÉPARTEMENT I VERTÉBRÉS



- -



Dossiers concernant la gestion financière 1992-2000 expiré éliminer

SÉRIES GESTION DU MATÉRIEL Datation Délai de conservation


- - - -



Dossiers concernant la gestion du personnel 1992-2000 expiré éliminer



Dossiers concernant la gestion ICT 1983-2000 expiré trier

Cette série contient des dossiers concernant le développement de l’infrastructure informatique de toute l’institution. Conserver les pièces importantes, éliminer les autres.


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SÉRIES GESTION DES COLLECTIONS Datation Délai de conservation


- - - -

SÉRIES EXPOSITIONS Datation Délai de conservation


- - - -

SÉRIES RECHERCHE SCIENTIFIQUE Datation Délai de conservation


- - - -

SECTION 1 SYSTÉMATIQUE ET TAXONOMIE BIOCHIMIQUE



Agendas 1953-1984 expiré conserver

Registres des visiteurs 1972-1982 expiré conserver

Correspondance (classée par nom du correspondant, selon l’ordre alphabétique) 1937-auj. 30 ans conserver

Depuis 1960 cette correspondance est d’abord classée par classe et ensuite par nom du correspondant par ordre alphabétique

Dossiers concernant l’organisation et le fonctionnement interne 1896-1949 expiré trier Conserver les pièces liées à la section, éliminer les autres.


34



Dossiers concernant la gestion financière 1994-auj. 5 ans éliminer



- - - -



- - - -



- - - -



Formulaires d’acquisition des collections d’Aves (« Inventaire Général ») 1930-auj. jusqu’à


Registres d’acquisition des collections d’Aves 1830-1841, 1929-auj.

jusqu’à substitution conserver

Fichier des collections d’Aves (classées par espèce) 1930-1987 jusqu’à


Formulaires d’acquisition des collections de Mammalia (« Inventaire Général ») 1930-auj. jusqu’à



35

Registres d’acquisition des collections de Mammalia 1846-1900, 1936-auj.


Fichiers des collections de Mammalia (classés par espèce) 1930-1987 jusqu’à


Formulaires d’acquisition des collections de Pisces (« Inventaire Général ») 1930-auj. jusqu’à


Registres d’acquisition des collections de Pisces 1829-1848, 1865-1890, 1938-auj.


Fichiers des collections de Pisces (classées par espèce) 1930-1987 jusqu’à


Formulaires d’acquisition des collections de Reptilia (« Inventaire Général ») 1930-auj. jusqu’à


Registres d’acquisition des collections de Reptilia 1929-auj. jusqu’à substitution conserver

Fichiers des collections de Reptilia (classées par espèce) 1930-1987 jusqu’à


Formulaires d’acquisition des collections de Batrachia (« Inventaire Général ») 1930-auj. jusqu’à


Registres d’acquisition des collections de Batrachia 1928-auj. jusqu’à substitution conserver

Fichiers des collections de Batrachia (classées par espèce) 1930-1987 jusqu’à



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Registre des pièces anatomiques 1831-1845, 1865-1905


Base de données Taxomania des collections des vertébrés (Microsoft Acces et Visual Basic) 1999-2005 jusqu’à


Les données de cette base de données étaient transferées en 2006 vers une base de données centrale des collections. Cette dernière est confrontée toutefois à des problèmes de conversion

Dossiers d’acquisition des collections des vertébrés (par nom du scientifique/mission/pays,ordre alphabétique) 1960-auj. jusqu’à


Formulaires de prêt des collections des vertébrés (par numéro d’ordre) 1982-auj. 5 ans après

fin du prêt conserver



- - - -



Notes de terrain (« Carnets de récoltes ») 1910-1979 jusqu’à substitution conserver

Les notes de terrain plus récentes sont conservées dans le dossier d’acquisition en question.


37

SECTION 2 DYNAMIQUE DES POPULATIONS, INFORMATIQUE ET DOCUMENTATION

Les archives du service Dynamique des Populations (Service de Baguage) sont mentionnées dans le tableau de tri de la section Évaluation Biologique, car ce service est transféré en 1997 vers cette section. Les archives du service informatique sont mentionnées dans le tableau de tri de la direction et des services transversaux, car ce service joue un rôle transversal. Cette partie ci ne concerne donc que la bibliothèque et le service central de documentation.



Agendas 1970-2006 10 ans éliminer

Tableaux des statistiques (Microsoft Excel) 2004-auj. 10 ans éliminer

Correspondance 1998-auj. 5 ans éliminer

Formulaires concernant l’administration des lecteurs 1998-auj. 5 ans éliminer

Base de données administration des lecteurs (DTR) 1998-auj. jusqu’à substitution éliminer



Dossiers concernant la gestion financière 1967-1977, 1998-auj. 5 ans éliminer



- - - -


38



Dossiers concernant la gestion du personnel 1998-auj. 5 ans éliminer



- - - -



Registres d’acquisition des collections de livres et de magazines (« Inventaire de la bibliothèque ») 1846-1943 jusqu’à


Formulaires d’acquisition des collections de livres et de magazines (« fiches Cardex ») 1900-auj. jusqu’à


Dossiers concernant l’échange ou le don de livres et de magazines (par numéro d’ordre) 1890-auj. 30 ans éliminer

Dossiers concernant la conservation ou la restauration de livres et de magazines 1998-auj. 5 ans éliminer

Fichiers des collections de livres (par nom de l’auteur, ordre alphabétique) 1900-auj. jusqu’à

substitution éliminer

Fichiers des collections de magazines (par titre du magazine, selon l’ordre alphabétique) 1900-auj. jusqu’à



39

Fichier des collections de livres et de magazines (par sujet, ordre alphabétique) 1970-1989 jusqu’à


Fichier de la bibliothèque Dautzenberg (par nom de l’auteur, ordre alphabétique) 1880-1935 jusqu’à

substitution éliminer Une copie de ce fichier est conservée par le département des Invertébrés.

Fichier des collections de magazines ornithologiques et entomologiques (par titre du magazine, ordre alphabétique) 1950-auj. jusqu’à


Registre des prêts internes des livres et magazines 1954-1981 jusqu’à la fin du prêt éliminer

Fichier des prêts internes des livres et magazines 1968-auj. jusqu’à la fin du prêt éliminer

Correspondance concernant les demandes d’information ou de documentation 2001-2005 5 ans éliminer

Documentation concernant l’histoire de l’institut, les personnalités remarquables et les liens avec la famille royale 1950-auj. jusqu’à


Photos (ordre chronologique) 1899-auj. jusqu’à substitution conserver

Publications de l’institut 1877-auj. pas

d’application

conserver 1 exemplaire



- - - -


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41

DÉPARTEMENT II INVERTÉBRÉS

SECTION 3 MALACOLOGIE

SECTION 4 INVERTÉBRÉS RÉCENTS



Agendas (ordre chronologique) 1950-auj. 5 ans conserver

Correspondance (classée par nom du correspondant ou de l’institut, ordre alphabétique) 1920-auj. jusqu’à


Cette correspondance traite surtout de la recherche scientifique, du prêt des collections et de l’acquisition des collections.



Copies des bons de commandes (ordre chronologique) 1989-auj. 5 ans éliminer



- - - -



- - - -


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- - - -



Formulaires d’acquisition des collections d’invertébrés (ordre chronologique) 1846-auj. jusqu’à


Listes d’espèces des collections d’invertébrés (par famille, ensuite par genre et enfin par espèce) 1920-auj. jusqu’à


Fichier des collections des Crustacea (par famille, ensuite par genre et enfin par espèce) 1950-auj. jusqu’à


Fichier de la collection Dautzenberg (par espèce) 1935-auj. jusqu’à


Fichier de la collection Dautzenberg (par géographie) 1935-auj. jusqu’à


Base de données des collections d’invertébrés (« Collection Management Tool COLMAT – DARWIN », Oracle) 2005-auj. jusqu’à


Fichier de la bibliothèque Dautzenberg (par nom de l’auteur, ordre alphabétique) 1935-auj. jusqu’à

substitution éliminer Une copie de ce fichier est conservée par la bibliothèque centrale.



- - - -


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Dossiers concernant la recherche scientifique avec correspondance, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manuscrits… (classés par membre du personnel scientifique, par projet...)

1885-auj. jusqu’à substitution trier

Cette série contient entre-autres des documents de Philippe Dautzenberg, Gustave Gilson, Adrien de Gerlache.. Conserver les pièces importantes (correspondance, demandes de projet, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manu-scrits inédits…), éliminer les autres.

Procès-verbaux et documents annexes de la Commission du Belgica (classés par ordre chronologique) 1900-1949 jusqu’à


Fichier des tirages à part des publications scientifiques (classé par rubrique) 1940-auj. jusqu’à


Fichier des tirages à part des publications scientifiques (classé par lieu géographique) 1940-auj. jusqu’à


SÉRIES MICROSCOPE ÉLECTRONIQUE À BALAYAGE Datation Délai de conservation


Agendas (ordre chronologique) 1978-auj. 10 ans éliminer

Formulaires (ordre chronologique) 1978-auj. 10 ans éliminer


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POINT FOCAL NATIONAL BIODIVERSITÉ



Correspondance (classée en deux catégories : « Belgique » et « International », ensuite chaque catégorie est classée par ordre chronologique)

1996-auj. 30 ans trier Conserver la correspondance importante, éliminer la correspondance routinière.

Procès-verbaux et documents annexes du Conference of the Parties (COP) 1994-auj. 30 ans conserver

Procès-verbaux et documents annexes du Subsidiary Body for the Scientific Technical and Technological Advice (SBSTTA) 1995-auj. 30 ans conserver

Procès-verbaux et documents annexes du Groupe de direction Convention Biodiversité 1996-auj. 30 ans conserver

Site web du Belgian Clearing-House Mechanism 1996-auj. jusqu’à


conserver



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-



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Rapports belges nationaux et thématiques sur la biodiversité 1998-auj. 30 ans conserver 1 exemplaire

Actes des journées d’études 1998-auj. 30 ans conserver 1 exemplaire

Publications éducatives 2004-auj. 30 ans conserver 1 exemplaire


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SÉRIES COOPÉRATION AU DÉVELOPPEMENT Datation Délai de conservation


Dossiers concernant l’organisation des actions pour des pays en voie de développement concernant le Clearing-House Mechanism (CHM) (Microsoft Word, Microsoft Excel et autres formats de données)

1999-auj. 30 ans trier Conserver les pièces importantes, éliminer les autres.

Dossiers concernant l’organisation des actions pour des pays en voie de développement concernant le Global Taxonomy Initiative (GTI) (Microsoft Word, Microsoft Excel et autres formats de données)


Dossiers concernant la valorisation des archives et des collections se rapportant aux pays en voie de développement (Microsoft Word, Microsoft Excel et autres formats de données)



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DÉPARTEMENT III ENTOMOLOGIE

SECTION 5 INSECTES

SECTION 6 INSECTES ET ARACHNOMORPHES



Agendas 1870-1983 expiré conserver

Correspondance (classée par nom du correspondant, ordre alphabétique) 1890-auj. jusqu’à substitution conserver

Cette correspondance traite surtout de la recherche scientifique, du prêt des collections et de l’acquisition des collections. Elle est d’abord conservée par chaque collaborateur scientifique individuellement, et est finalement intégrée dans la série centrale.

Dossiers concernant l’organisation et le fonctionnement interne 1943-auj. 10 ans trier Conserver les pièces liées à la section, éliminer les autres.





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Inventaire du matériel et du mobilier

- registres 1961-auj. 50 ans conserver

- listes et formulaires 1950-1990 expiré éliminer



Dossiers concernant la gestion du personnel 1930-auj. 50 ans trier Conserver les listes des collaborateurs, éliminer les autres.



- - - -



Listes d’acquisition des collections entomologiques 1934-1995 jusqu’à substitution conserver

Formulaires d’acquisition des collections entomologiques 1927-auj. jusqu’à substitution conserver

Registres des collections entomologiques 1881-auj. jusqu’à substitution conserver

Fichier des collections entomologiques (classé par groupe, ensuite par famille selon l’ordre alphabétique) 1950-auj. jusqu’à



49

Bases de données des collections entomologiques 1999-auj. jusqu’à substitution conserver

Formulaires de prêts des collections entomologiques (« bons de prêt ») 1921-auj. jusqu’à

substitution conserver La correspondance concernant le prêt des collections est finalement intégrée dans la série centrale.

Fichier de la bibliothèque (classé par nom de l’auteur, ordre alphabétique) 1950-auj. jusqu’à




- - - -



Dossiers concernant la recherche scientifique avec correspondance, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manuscrits… (classés par membre du personnel scientifique)

1855-auj. jusqu’à substitution conserver

Conserver les pièces importantes (correspondance, demandes de projet, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manu-scrits inédits …), éliminer les autres.


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DÉPARTEMENT IV ÉDUCATION ET NATURE

SECTION 7 BIOLOGIE DES EAUX DOUCES



Correspondance (classée par membre du personnel) 1965-auj. 100 ans trier Conserver les pièces importantes, éliminer les autres.

Rapports annuels des membres du personnel 1965-auj. 100 ans conserver



- - - -



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Formulaires d’acquisition des collections 1965-auj. jusqu’à substitution conserver

Registre d’acquisition des collections invertébrés des eaux douces 1965-auj. jusqu’à substitution conserver

Registre d’acquisition des collections Trichoptera 1965-1982 jusqu’à substitution conserver



- - - -



Dossiers concernant la recherche scientifique avec correspondance, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manuscrits… (classés par membre du personnel scientifique)


Conserver les pièces importantes (correspondance, demandes de projet, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manu-scrits inédites …), éliminer les autres.

Rapports des missions (classés par ordre chronologique) 1965-auj. 50 ans conserver


52

SECTION 8 ÉVALUATION BIOLOGIQUE



Correspondance 1959-1983 expiré trier Conserver les pièces importantes, éliminer les autres.






- - - -



Dossiers concernant la gestion du personnel (classés par membre du personnel) 1980-auj.

jusqu’à 1 an après

départ membre du personnel

éliminer



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- - - -



Dossiers concernant l’organisation des expositions permanentes et temporaires 1961-auj. 10 ans trier Conserver les pièces importantes,

éliminer les autres.



Dossiers concernant la recherche scientifique fondamentale (avec correspondance, notes de terrain, photos...) 1967-auj. 30 ans trier Conserver les pièces importantes,


Dossiers concernant la recherche scientifique appliquée, financée par des tiers (par des instances européennes, fédérales, régionales, provinciales, communales ou par des instances particulières)

- dossiers (avec correspondance, contrats de recherche...) 1979-auj. 30 ans trier Conserver les pièces importantes, éliminer les autres.

- rapports intermédiaires, rapports finaux 1980-auj. jusqu’à substitution conserver

- bases de données (en ligne) 1990-auj. jusqu’à substitution conserver

Dias des plantes, animaux et habitats 1970-2006 jusqu’à substitution conserver


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Photos électroniques des plantes, animaux et habitats (fichiers TIFF) 1994-auj. jusqu’à substitution conserver

Dossiers concernant les relations avec des organisations internationales 1931-auj. 30 ans trier Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.

SÉRIES BAGUAGE Datation Délai de conservation


Dossiers concernant les collaborateurs externes (classés par collaborateur) 1927-1970 expiré conserver Un certain nombre de dossiers est

abîmé par des moisissures.

Correspondance (classée par nom du correspondant ou groupe de baguage, ordre alphabétique) 1972-auj. 20 ans conserver

Registres de baguage et listes de baguages (registres de baguage: par numéro de baguage, listes de baguages: avant 1960 par collaborateur de baguage, après 1960 par numéro de baguage)

1927-auj. jusqu’à substitution conserver Un certain nombre de registres est

abîmé par des moisissures.

Courrier entrant avec données de reprise (classé par ordre chronologique selon la date de reprise) 1927-auj. jusqu’à


Fichier des données de reprise (par espèce) 1927-auj. jusqu’à


Base de données PAPAGENO (Microsoft Access) 2001-auj. jusqu’à substitution conserver


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SECTION 9 SERVICES ÉDUCATIF ET MUSÉOLOGIQUE

Les séries d’archives du Service de communication sont rassemblées avec celles de la direction et services horizontaux car ce service remplit des fonctions d’appui et transversales.

SERVICES ÉDUCATIF ET MUSÉOLOGIQUE



Registre du courrier du Service Éducatif 1965-1966 expiré conserver

Correspondance concernant l’organisation des activités muséologiques et éducatives, les demandes d’information ou de documentation, les questions concernant les visites guidées, les demandes de détermination des objets de sciences naturelles… (classée par membre du personnel)

1976-1994, 1998-auj. 5 ans trier

Conserver les pièces importantes concernant l’organisation des activités muséologique et éducatives, éliminer les autres.



Dossiers concernant la gestion financière (classés par ordre chronologique) 1998-auj. 2 ans éliminer



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éliminer



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Catalogue de la collection de démonstration 1935-1937, 1990-auj.


Catalogue de la collection plaques murales d’écoles 1997-auj. jusqu’à substitution conserver



Procès-verbaux du groupe de travail réunions de coordination 2002-auj. 10 ans conserver

Dossiers concernant l’organisation des expositions permanentes et temporaires 1998-auj. 10 ans trier

Conserver les pièces importantes (correspondance, comptes rendu, devis, offres retenues, scénario, textes de salle, textes d’écoute, photos, dessins..), éliminer les autres.


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SÉRIES ÉDUCATION Datation Délai de conservation


Dossiers concernant l’organisation des stages et des ateliers 1998-auj. 10 ans trier

Conserver les pièces importantes (correspondance, comptes rendu, photos, dessins…), éliminer les autres.



- - - -

ACCUEIL, RÉSERVATION ET SURVEILLANCE



Spécimens des fiches pour la réservation des visites 1986-1992 expiré conserver

Base de données pour la réservation des visites (Ticketmaster Vista) 1997-auj. 10 ans conserver

Correspondance pour la confirmation des visites réservées 2006-auj. jusqu’à

paiement facture

éliminer

Copies des bons de commandes pour des cartes annuelles 2002-auj. 2 ans éliminer



- - - -


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Listes des présences et listes des prestations 2005-auj. 2 ans éliminer




éliminer



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DÉPARTEMENT V PALÉONTOLOGIE



Formulaires des visiteurs 2003-auj. 10 ans conserver



Dossiers concernant le budget 2003-auj. 3 ans éliminer

Copies des bons de commandes et des factures 2003-auj. 3 ans éliminer



- - - -



Demandes de congé 2005-auj. 3 ans éliminer



- - - -


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SECTION 10 MICROPALÉONTOLOGIE ET PALÉOBOTANIQUE



- - - -






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jusqu’à 3 ans après


éliminer



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Fichier des collections micropaleontologiques et paléobotaniques (incomplet) 1945-1955 jusqu’à


Listes des collections micropaleontologiques et paléobotaniques (Microsoft Excel) 1993-auj. jusqu’à


Base de données des collections micropaleontologiques et paléobotaniques (Microsoft Access) 2002-auj. jusqu’à


Formulaires de prêts des collections micropaleontologiques et paléobotaniques 1998-auj.

5 ans après la fin du

prêt conserver



- - - -


62



Dossiers concernant la recherche scientifique avec correspondance, fiches, manuscrits, plaques de verre, photos, dessins… (classés par membre du personnel scientifique, par projet...)


Conserver les pièces importantes (correspondance, fiches, plaques de verre, photos, dessins, manuscrits inédites …), éliminer les autres.

SECTION 11 INVERTÉBRÉS FOSSILES



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Catalogue des collections des exemples types des invertébrés du Mesozoïque 1936-auj. jusqu’à


Catalogue des collections des exemples types des invertébrés du Cenozoïque 1936-1987 jusqu’à


Catalogue des collections des exemples types des invertébrés (d’abord WordPerfect, ensuite Microsoft Word) 1990-auj. jusqu’à


Formulaires de prêt pour les collections générales d’invertébrés et pour les collections des exemples types des invertébrés 1990-auj.

1 an après la fin du

prêt conserver



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Dossiers concernant la recherche scientifique avec correspondance, fiches, manuscrits, catalogues, plaques de verre, photos, dessins… (classés par membre du personnel scientifique, par projet ou par site)


Cette série contient entre-autres des pièces d’Édouard Mailleux... Conserver les pièces importantes (correspondance, fiches, plaques de


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verre, photos, dessins, manuscrits inédits …), éliminer les autres.

SECTION 12 VERTÉBRÉS FOSSILES



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- - - -



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Fichier des collections générales des vertébrés et des collections des exemples types des vertébrés (classé par classe) 1930-1980 jusqu’à


Base de données des collections des exemples types des vertébrés (Microsoft Access) 2007-auj. jusqu’à


Catalogue de la collection des exemples types des oiseaux 1951-1951 jusqu’à substitution conserver

Listes de la collection des exemples types des oiseaux (Microsoft Excel) 2007-auj. jusqu’à


Catalogue de la collection des exemples types des mammifères 1964-1979 jusqu’à substitution conserver

Listes de la collection des exemples types des mammifères (Microsoft Excel) 2006-auj. jusqu’à


Catalogue de la collection des exemples types des poissons 1946-auj. jusqu’à substitution conserver

Base de données de la collection des exemples types des poissons (Microsoft Access) 2000-auj. jusqu’à


Catalogue de la collection des exemples types des amphibies et de la collection des exemples types des reptiles 1968-1979 jusqu’à



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Listes de la collection des exemples types des reptiles (Microsoft Excel) 2006-auj. jusqu’à


La collection des exemples types des amphibies est très petite, ce qui explique pourquoi il n’y a pas (encore) une liste de collection.

Fichier de la collection des vertébrés découverts à Messel (incomplet) 1990-1990 jusqu’à substitution conserver

Listes de la collection des vertébrés découverts à Messel (Microsoft Excel) 2007-auj. jusqu’à


Formulaires de prêt pour les collections générales des vertébrés et pour les collections des exemples types des vertébrés 1991-auj.


fin prêt

conserver



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Dossiers concernant la recherche scientifique avec correspondance, fiches, manuscrits, catalogues, plaques de verre, photos, dessins… (classés par membre du personnel scientifique, par projet ou par site)


Cette série contient entre-autres des documents concernant les fouilles à Bernissart et des pièces de Louis Dollo, Édouard Van Beneden… Conserver les pièces importantes (correspondance, fiches, plaques de verre, photos, dessins, manuscrits inédits …), éliminer les autres.


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SECTION 13 ANTHROPOLOGIE ET PRÉHISTOIRE



Correspondance (classée par membre du personnel) 1905-auj. jusqu’à substitution conserver

Formulaires des visiteurs 1989-auj. 30 ans conserver






Formulaires pour les demandes de missions 1955-auj. 5 ans éliminer



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Fichier des collections anthropologiques et préhistoriques (« R », classé par numéro d’ordre) 1887-1940 jusqu’à


Catalogue des collections préhistoriques 1980-1990 jusqu’à substitution conserver

Catalogue des collections anthropologiques (Microsoft Excel et Microsoft Word) 1990-auj. jusqu’à


Formulaires de prêt pour les collections, photos et dias 1982-auj. jusqu’à substitution conserver

Base de données Multimedia Archeological Research System (MARS) pour les collections anthropologiques et préhistoriques (Zope/Plone système open source web contentmanagement)


Cette base de données contient non seulement des données de collection, mais aussi de la correspondance, de la correspondance électronique, des documents, des photos, des images vidéo, des modèles tridimensionnel..



Dossiers concernant l’organisation des expositions permanentes et temporaires et concernant l’organisation des stages 1985-auj. 10 ans trier Conserver les pièces importantes,



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Dossiers concernant la recherche scientifique avec correspondance, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manuscrits… (classés par membre du personnel scientifique, par projet ou par site)


Cette série contient entre-autres des pièces d’Aimé Rutot, François Twiesselmann, Jean de Heinzelin… Conserver les pièces importantes (correspondance, demandes de projet, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manu-scrits inédits …), éliminer les autres.


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DÉPARTEMENT VI GESTION DE L’ÉCOSYSTÈME MARIN

SECTION 14 MODÉLISATION DU MILIEU MARIN

SECTION 15 GESTION DE L’ÉCOSYSTÈME MARIN

SERVICES À BRUXELLES



Correspondance (classée par membre du personnel) 1978-auj. 10 ans trier Conserver la correspondance importante, éliminer la correspondance routinière.

Copies de notes adressées au ministre ou au secrétaire d’État responsable(classées par numéro d’ordre), avec listes adjointes 1976-auj. expiré conserver

Dossiers concernant la préparation, la suite et l’évaluation de la législation 1983-auj. 30 ans conserver

Dossiers concernant le traitement des questions parlementaires 1980-1996 expiré éliminer

Dossiers concernant les relations publiques et les contacts avec la presse 1988-auj. 10 ans trier Conserver les pièces importantes, éliminer les autres.


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Site web 2003-auj. jusqu’à


conserver

Rapports annuels 1977-1986 30 ans conserver

Procès-verbaux et documents annexes du Comité Interministériel de Contrôle (CIC) de l’Unité de gestion du Modèle mathématique de la mer du Nord et de l’Estuaire de l’Escaut (UGMM)


Procès-verbaux et documents annexes de la Commission de gestion de l’Institut d’Hygiène et d’Épidémiologie (IHE) 1989-1998 expiré éliminer

La destination définitive est basée sur l’avis du successeur en droit de l’IHE, l’Institut scientifique de Santé Publique.

Procès-verbaux et documents annexes du Comité de cogestion de l’Institut d’Hygiène et d’Épidémiologie (IHE) 1990-1997 expiré conserver

La destination définitive est basée sur l’avis du successeur en droit de l’IHE, l’Institut scientifique de Santé Publique.

Base de données MUMM Inventory of Archives (MIA) (Clipper) 1995-auj. jusqu’à




Dossiers concernant la gestion budgétaire et financière 1977-auj. 10 ans trier Conserver les états récapitulatifs, éliminer les autres.


72



Dossiers concernant la gestion du matériel 1985-auj. 10 ans trier

Conserver les pièces importantes concernant l’achat d’appareils importants (correspondance, devis, offres retenues…), éliminer les autres.



Dossiers du personnel 1970-1988


membre du personnel

conserver

Documents concernant la gestion du personnel 1970-auj. 5 ans éliminer

Dossiers concernant les missions à l’étranger 1985-auj. 5 ans trier

Conserver les demandes et les rapports de mission, éliminer les notes de frais et les copies des pièces justificatives.



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- - - -


73



Dossiers concernant l’organisation des expositions temporaires 2002-auj. 10 ans trier Conserver les pièces importantes, éliminer les autres.



Dossiers concernant la recherche scientifique 1970-auj. 10 ans trier

Conserver les pièces importantes, éliminer les autres. Les rapports de recherche sont conservés dans la Mummothèque.

Publications et rapports de recherche (Mummothèque), base de données Microsoft Access adjoint 1976-auj. jusqu’à


1 exemplaire

Dossiers concernant les campagnes de recherche du Belgica et des autres bateaux de recherche (classés par an, ordre chronologique) 1977-auj. 10 ans éliminer Ceux-ci sont également conservés

par les services à Ostende.

Dossiers concernant l’organisation des surveillances aériennes, depuis 1990 par le Belgian Marine Environmental Control (BELMEC), en 2006 rebaptisé en Belgian North Sea Aerial Survey (SURV)


Conserver les pièces importantes (notes, procès-verbaux, rapports de pollution…), éliminer les autres. Les rapports de recherche sont conservés dans la Mummothèque.

Base de données Integrated and Dynamical Oceanographic Data management (IDOD) concernant la qualité du milieu marin 2003-auj. jusqu’à



74

SÉRIES MANAGEMENT DU MER DU NORD Datation Délai de conservation


Dossiers concernant l’immersion de rejets en mer (« dumping ») 1970-2000 expiré trier Conserver les pièces importantes (correspondance, autorisations…), éliminer les autres.

Dossiers concernant l’incinération en mer 1987-1990 expiré trier Conserver les pièces importantes (correspondance, autorisations…), éliminer les autres.

Dossiers concernant l’accord des concessions d’exploration et d’exploitation des ressources minérales et autres ressources non vivantes de la mer territoriale et du plateau continental

1974-auj. 50 ans conserver

Ces dossiers traitent surtout des concessions d’extraction de sable ou de gravier de la mer (ZAGRI). Conserver les pièces importantes (correspondance, autorisations…), éliminer les autres.

Dossiers concernant les autorisations, permissions et dérogations dans le cadre de la loi sur la protection du milieu marin 2000-2003 20 ans conserver

Ces dossiers traitent surtout des autorisations pour des parcs d’éoliennes en mer, pour la culture des moules…

Dossiers concernant la garde côtière et la collaboration pour l’action de l’État sur mer 1984-auj. 10 ans conserver

Dossiers concernant la participation aux interventions d’urgence dans le cadre du Plan Catastrophe mer du Nord 1986-auj. 10 ans conserver


75

Dossiers concernant le mesurage de la qualité des eaux de baignade 1988-1994 expiré éliminer Ceux-ci sont également conservés par les services à Ostende.

Dossiers concernant le dépôt de munitions « de Paardenmarkt » 1981-auj. jusqu’à substitution conserver

Rapports de pollution 1979-auj. 5 ans conserver Ces rapports ont été reçus dans le cadre de l’Accord de Bonn ou reçus de la région flamande.

Procès-verbaux et documents annexes du groupe de travail pour la lutte contre la pollution par le pétrole 1978-1981 30 ans conserver

Procès-verbaux et documents annexes du comité d’accompagnement mer du Nord 1988-1991 30 ans conserver

Procès-verbaux et documents annexes de la Commission Technique mer du Nord (MNZ) de la Conférence interministérielle de l’Environnement (CIE) et des Task Teams adjoints


Procès-verbaux et documents annexes du Groupe mer du Nord et Océans (MNZ) du Comité de coordination de la politique internationale de l’environnement (CCIM) et des Task Teams adjoints


Le secrétariat est transféré en 2005 vers les services du SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement

Dossiers concernant la Commission de la Convention d’Oslo sur les opérations d’immersion de rejets en mer (OSCOM) et les groupes de travail adjoints

1974-1993 30 ans trier Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.


76

Dossiers concernant la Commission de la Convention de Paris sur la pollution marine d’origine tellurique (PARCOM) et les groupes de travail adjoints

1974-1998 30 ans trier Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.

Dossiers concernant la Commission de la Convention sur la protection du milieu marin de l’Atlantique du nord-est (OSPAR) et les groupes de travail adjoints

1979-auj. 30 ans trier Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.

Dossiers concernant l’Accord de Bonn sur la conservation des espèces migratrices appartenant à la faune sauvage et les groupes de travail adjoints


Dossiers concernant la Convention on the Prevention of Marine Pollution by Dumping of Wastes and Other Matter (London Dumping Convention, LDC) et les groupes de travail adjoints


Procès-verbaux et documents annexes de l’International Conference on the Protection of the North Sea (NSC) et des groupes de travail adjoints 1984-auj. 30 ans trier

Conserver les pièces concernant un point de vue ou une initiative belge, éliminer les autres.

Dossiers concernant l’International Council for the Exploration of the Sea (ICES) et les groupes de travail adjoints 1990-auj. 30 ans trier


Dossiers concernant l’Agreement on the Conservation of Small Cetaceans of the Baltic and North Seas (ASCOBANS) et les groupes de travail adjoints


Dossiers concernant le North Sea Taskforce (NSTF) et les groupes de travail adjoints 1988-auj. 30 ans trier



77

SERVICES À OSTENDE



Registres du courrier entrant 1990-auj. 5 ans conserver

Registres du courrier sortant 1989-auj. 5 ans conserver

Copies du courrier sortant 1978-auj. 5 ans éliminer

Dossiers concernant les relations publiques et les contacts avec la presse 1991-auj. 10 ans conserver

Dossiers concernant le statut et la gestion opérationnelle du Belgica 1984-auj. 10 ans conserver

Dossiers concernant les assurances du Belgica 1984-auj. 5 ans

après fin polis

éliminer



Dossiers concernant la gestion budgétaire et financière (« bestellingen » ou « bestelbonnen ») 1972-auj. 10 ans éliminer

Dossiers concernant la gestion budgétaire et financière du Belgica (« budget Belgica ») 1984-auj. 10 ans trier

Cette série est conservée par le chef du service. Conserver le bilan final, éliminer les autres pièces.


78

Dossiers concernant la gestion budgétaire et financière du Belgica (« budget Belgica ») 1987-auj. 10 ans éliminer Cette série est conservée par le

secrétariat



Dossiers concernant l’hébergement des services à Ostende 1971-auj. jusqu’à la fin de la

concession éliminer

Dossiers concernant la construction du Belgica 1982-1984

jusqu'au moment où le Belgica

est désarmé

conserver Ces dossiers ont été transférés par le curateur de Boelwerf vers le service en 1998.

Dossiers concernant l’entretien du Belgica 1984-auj. 10 ans éliminer

Dossiers concernant la certification, la callibration et l’évaluation des instruments de mesures à bord du Belgica 1980-auj. 10 ans conserver Ces dossiers peuvent étayer la qualité

des données rassemblées.



Dossiers du personnel 1978-auj.


membre du personnel

trier

Cette série est conservée par le chef du service. Conserver les dossiers originaux de personnel, éliminer les autres en concertation avec le service du personnel de l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique.


79

Documents concernant la gestion du personnel 1988-auj. 5 ans éliminer Cette série est conservée par le secrétariat



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SÉRIES LABORATOIRE Datation Délai de conservation


Dossiers concernant le contrôle de qualité et les méthodes de qualité 1989-auj. 10 ans trier

Conserver les prescriptions d’analyse, les manuels de contrôle de la qualité, les caractéristiques d’analyse, les rapports de validation et les rapports d’intercalibration, éliminer les autres pièces. Ces documents peuvent étayer la qualité des analyses.

Listes et tableurs des résultats d’analyse (« Ruwe data ») 1990-auj. 10 ans éliminer Les résultats d’analyses sont introduits dans la base de données Integrated and Dynamical Oceano-graphic Data management (IDOD)


80

sur la qualité du milieu marin.



Dossiers concernant les campagnes de recherche du Belgica et des autres bateaux de recherche (classés par an, ordre chronologique) 1977-auj. 10 ans trier

Conserver les demandes, le programme annuel et les rapports de recherche, éliminer les rapports du commandant et les diplomatic clearences (« dipclear ») d’autre pays.

Base de données Oceanographic Data Acquisition System (ODAS) pour le stockage des données provenant de divers appareils installés à bord du Belgica (Informix)


Base de données des activités du bateau d’intervention rapide Tuimelaar (Microsoft Access) 1996-auj. 20 ans éliminer

Dossiers concernant le soutien opérationnel des projets de recherche scientifique 1983-auj. 10 ans éliminer

Dossiers concernant les demandes pour diplomatic clearances (« dipclear ») venant des bateaux de recherche étrangers afin d’effectuer de la recherche scientifique en territoire belge (classés par ordre chronologique)

1993-auj. 5 ans éliminer

SÉRIES MANAGEMENT DU MER DU NORD Datation Délai de conservation


Dossiers concernant la Convention sur la protection du milieu marin de l’Atlantique du nord-est (OSPAR) 1995-auj. 30 ans trier



81

Dossiers concernant l’Agreement on the Conservation of Small Cetaceans of the Baltic and North Seas (ASCOBANS) 1995-auj. 30 ans trier


Dossiers concernant la Convention on Wetlands of International Importance Especially as Waterfowl Habitat (Convention de Ramsar) 1995-auj. 30 ans trier


Dossiers concernant le mesurage de la qualité des eaux de baignade 1988-1994 jusqu’à substitution conserver

Dossiers concernant le dépôt de munitions « de Paardenmarkt » 1995-auj. jusqu’à substitution conserver

Dossiers concernant les mammifères marins et les tortues de mer échoués 1995-auj. jusqu’à


Base de données des mammifères marins et des tortues de mer (Microsoft Access) 1995-auj. jusqu’à


Base de données des échantillons des taches d’huile (Microsoft Access) 1996-auj. jusqu’à


Dossiers concernant le contrôle des bateaux d’exploitation de sables et de graviers 1996-auj. 10 ans éliminer

(Base de) données pour le contrôle des bateaux d’exploitation de sables et de graviers (depuis 1996 données brutes en ASCII, depuis 2001 base de données MSQL)


82

SERVICE DU LEVÉ (1878-1889)



Dossiers concernant les cartes minières et les cartes industrielles 1851-1889 expiré conserver

Dossier concernant la constitution, la composition et le fonctionnement de la Commission instituée pour procéder à l’étude préalable des questions qui se rattachent à l’exécution d’une carte géologique de la Belgique


Procès-verbaux et documents annexes de la Commission instituée pour procéder à l’étude préalable des questions qui se rattachent à l’exécution d’une carte géologique de la Belgique


Dossier concernant l’organisation et le règlement de la Commission de la carte géologique de la Belgique 1877-1878 expiré conserver

Dossier concernant la constitution, la composition et le fonctionnement de la Commission de la carte géologique de la Belgique 1878-1882 expiré conserver

Livre de copies de lettres de la Commission de la carte géologique de la Belgique (« Livre de correspondance de la première commission géologique »)


Correspondance de la Commission de la carte géologique de la Belgique 1878-1882 expiré conserver


83

Procès-verbaux et documents annexes de la Commission de la carte géologique de la Belgique 1878-1882 expiré conserver

Procès-verbaux et documents annexes de la Commission spéciale chargée de résoudre l’impression de la carte géologique 1881-1882 expiré conserver

Procès-verbaux et documents annexes de la Commission de contrôle de la carte géologique de la Belgique 1882-1886 expiré conserver

Procès-verbaux et documents annexes de la Commission chargée d’élaborer et de présenter un projet de réorganisation de la carte géologique de la Belgique


Rapports annuels de la Commission de la carte géologique de la Belgique et de la Commission de contrôle de la carte géologique de la Belgique


Les rapports annuels des sections sont conservés par la direction de l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique (voir plus haut).



Dossiers concernant le budget 1877-1885 expiré conserver

Dossiers concernant les avances 1879-1888 expiré conserver

Dossiers concernant les dépenses 1878-1882, 1882-1886 expiré conserver


84



Dossiers concernant les locaux, le matériel et le mobilier 1878-1886 expiré conserver



Dossiers concernant l’emploi des collaborateurs (« géologues libres ») 1878-1881 expiré conserver

Dossiers concernant les collaborateurs (classés par collaborateur) 1878-1886 expiré conserver

Dossiers concernant les autorisations de circuler le long des voies ferrées(« Permis de circulation sur les voies ferrées ») 1878-1885 expiré conserver



Pas d’application. - - -



Inventaire des échantillons collectés (« Inventaire des échantillons de la carte géologique de Belgique ») ca.1886 expiré conserver



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85



Dossiers concernant l’édition, la distribution ou l’échange des feuilles (de carte) 1878-1888 expiré conserver

COMMISSION GÉOLOGIQUE DE BELGIQUE (1889-1919)



Dossiers concernant la reprise des services de la carte géologique (y compris la reprise des archives et du mobilier) 1888-1892 expiré conserver

Dossier concernant la constitution, la composition et le fonctionnement de la Commission géologique de Belgique et du Conseil de direction de la Commission géologique de Belgique


Procès-verbaux et documents annexes de la Commission géologique de Belgique 1890-1906 expiré conserver

Procès-verbaux et documents annexes du Conseil de direction de la Commission géologique de Belgique 1890-1913 expiré conserver

Rapports annuels de la Commission géologique de Belgique 1891-1902 expiré conserver


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Dossiers concernant les avances 1890-1904 expiré conserver

Dossiers concernant les petites dépenses 1891-1911 expiré éliminer

Registre des paiements aux collaborateurs 1890-1902 expiré conserver



Dossiers concernant les locaux, le matériel et le mobilier 1894-1927 expiré conserver



Documents concernant l’emploi des collaborateurs 1892-1903 expiré conserver

Dossiers concernant les collaborateurs (classés par collaborateur) 1890-1943 expiré conserver

Dossiers concernant les autorisations de circuler le long des voies ferrées(« Permis de circulation sur les voies ferrées ») 1890-1914 expiré conserver



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Dossiers concernant l’édition, la distribution ou l’échange des feuilles (de carte) 1893-1917 expiré conserver

DÉPARTEMENT VII SERVICE GÉOLOGIQUE DE BELGIQUE

SECTION 16 GÉOLOGIE GÉNÉRALE ET MINÉRALOGIE

SECTION 17 GÉOLOGIE APPLIQUÉE ET GÉOINFORMATION



Registres du courrier entrant 1890-1982 expiré conserver Le premier registre appartiennait à l’origine à la Commission Géologique de Belgique.


88

Registres du courrier sortant 1890-1981 expiré conserver Le premier registre appartiennait à l’origine à la Commission Géologique de Belgique.

Base de données pour l’enregistrement du courrier (FoxPro) 1996-auj. 3 ans conserver Depuis 2004 seules les factures entrantes sont encore enregistrées.

Correspondance avec des personnes ou institutions belges (classée par nom de la commune du correspondant, ordre alphabétique) 1900-auj. 3 ans trier

Conserver la correspondance importante, éliminer la correspondance routinière.

Correspondance avec des mines de charbon (classée par mine) 1909-1970 expiré trier


Correspondance avec des firmes de forage (classée par nom de la firme, ordre alphabétique) 1926-1987 expiré trier


Correspondance avec des personnes ou institutions étrangères (classée par nom du pays du correspondant, ordre alphabétique) 1890-auj. 3 ans trier


Copies du courrier sortant (classées par an et numéro d’ordre, ordre chronologique) 1987-auj. 3 ans conserver

Dossiers concernant le traitement des questions parlementaires 1957-1986 expiré éliminer

Notes au Directeur-général de l’Administration des Mines et au Directeur général de l’Administration de Qualité et de Sécurité 1952-2005 3 ans conserver

Notes au directeur de l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique 2001-auj. 3 ans conserver


89

Notes de services au personnel en général ou aux membres du personnel individuels 1986-auj. 3 ans conserver

Dossiers concernant l’organisation et le fonctionnement interne 1903-auj. 30 ans conserver

Dossier concernant la mobilisation et l’occupation 1940-1945 expiré conserver

Rapports mensuels 1979-auj. 3 ans éliminer

Rapports annuels 1979-1989 30 ans conserver

Procès-verbaux et documents annexes du Conseil Géologique 1919-1973 expiré conserver

Procès-verbaux et documents annexes de la Commission chargée de l’étude de la création d’un canal entre Anvers et Liège (le Canal Albert) 1923-1926 expiré conserver

Procès-verbaux et documents annexes de la Commission nationale des grands travaux publics 1927-1927 expiré conserver

Procès-verbaux et documents annexes du Conseil national des charbonnages 1958-1961 expiré conserver

Procès-verbaux et documents annexes du Conseil supérieur des distributions d’eau 1964-1964 expiré conserver

Coupures de presse concernant la géologie 1870-1912 expiré éliminer



Dossiers concernant le budget 1906-2001 10 ans conserver


90

Registres des dépenses 1895-1924 expiré conserver

Grands livres 1925-1944 expiré conserver

Copies des bons de commandes 1991-auj. 3 ans éliminer

Copies des factures 1920-auj. 3 ans éliminer



Dossiers et plans concernant la construction, l’aménagement, l’entretien, la rénovation, la conservation et la sécurité des bâtiments 1903-auj. 10 ans trier

Conserver les pièces concernant les travaux structurels et profonds (avant-projets, plans « as built », maquettes, photos, devis, offres retenues, pièces d’agréments, pièces de réception…), éliminer les autres.

Dossiers concernant le matériel et le mobilier 1904-1986 expiré éliminer



Dossiers concernant le statut administratif et pécuniaire du personnel 1896-1995 expiré trier

Conserver les pièces importantes concernant des membres du personnel individuels, éliminer les autres.

Dossiers concernant les autorisations de circuler le long des voies ferrées(« Permis de circulation à pied le long des voies ferrées ») 1955-1999 expiré éliminer

Dossiers concernant les missions à l’étranger 1980-auj. 5 ans trier Conserver les demandes et les d i i éli i l


91

rapports de mission, éliminer les notes de frais et les copies des pièces justificatives.

États de déplacement 1984-auj. 3 ans éliminer

Feuilles de congés 1989-auj. 3 ans éliminer

Listes des présences 2003-2005 expiré éliminer

Dossiers des membres de personnel statutaire, des membres du personnel contractuel et du Cadre Spécial Temporaire (CST) (classés par membre du personnel)

1890-auj.


membre du personnel

conserver

Dossiers concernant l’emploi des collaborateurs pour l’établissement de la carte géologique de Belgique 1956-1962 expiré conserver

Dossiers concernant les collaborateurs pour l’établissement de la carte géologique de Belgique (par collaborateur) 1913-1965 expiré conserver



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SÉRIES BIBLIOTHÈQUE Datation Délai de conservation


Dossiers concernant l’organisation et la gestion de la bibliothèque 2000-auj. 10 ans trier


92

Registres d’acquisition des monographies et des périodiques (classés par ordre chronologique) 1900-1996 jusqu’à


Dossiers concernant l’échange des monographies et des périodiques (classés par par pays, ordre géographique)

1940-1964, 1995-auj. 30 ans éliminer

Fichier des monographies et des périodiques (classés par par nom d’auteur) 1900-auj. jusqu’à

substitution éliminer Ce catalogue ne donne pas seulement accès aux publications, mais aussi aux cartes.

Fichier des monographies et des périodiques (classés par par code classification décimale) 1900-auj. jusqu’à

substitution éliminer Ce catalogue ne donne pas seulement accès aux publications, mais aussi aux cartes.

Base de données des monographies (FoxPro) 1994-auj. jusqu’à substitution éliminer

Base de données des périodiques (FoxPro) 1994-auj. jusqu’à substitution éliminer



Fichiers des échantillons de la lithothèque 1900-2003 jusqu’à substitution conserver

Registres d’acquisition des échantillons de la lithothèque 1920-auj. jusqu’à substitution conserver

Base de données des échantillons de la lithothèque (FoxPro) 1988-auj. jusqu’à substitution conserver


93

Registres d’acquisition des carottes dans le dépôt des carottes 1995-auj. jusqu’à substitution conserver

Base de données des carottes dans le dépôt des carottes (FoxPro) 1995-auj. jusqu’à substitution conserver



Dossier concernant la collaboration à l’Exposition Universelle de Bruxelles 1956-1959 expiré conserver



Dossiers concernant l’organisation des opérations de forage et des projets de recherche (classés par numéro d’ordre, avec code NAT, GEO, VLA, WAL, KWA)


Conserver les pièces importantes (correspondance, demandes de projet, carnets de terrains, manuscrits inédits… et dans le cas de sondages aussi les notes, devis et offres retenues), éliminer les autres.

Dossiers concernant la déclaration obligatoire des explorations du sous-sol 1940-1986 jusqu’à


Dossiers concernant les grands travaux publics (pour la plupart sans ordre) 1955-1987 jusqu’à


Dossiers concernant les rapports des forages (classés par feuille de carte, ensuite par point de forage) 1843-auj. jusqu’à

substitution conserver Cette série contient les données originales, les « minutes ».


94


substitution conserver Cette série contient les données traitées, destiné pour la consultation par les collaborateurs.


substitution éliminer Cette série contient les données traitées, destiné pour la consultation par le public.

Dossiers concernant les rapports des forages du charbon dans la Campine 1930-1970 jusqu’à


Dossiers concernant les rapports des forages profonds dans le Bassin de la Campine (« Kempens Bekken » ou « KB ») 1903-1983 jusqu’à


Dossiers concernant les rapports des forages d’eau (« brun » et « rouge ») 1975-1993 jusqu’à substitution conserver

Base de données GeoDoc sur le sous-sol de la Belgique (FoxPro, avec fichiers textes, fichiers JPEG et fichiers PDF) 1988-auj. jusqu’à


Dossiers concernant les avis pour les prises d’eaux souterraines (« Eaux » ou « E », classés par région et ensuite par numéro d’ordre) et fichier adjoint

1946-2001 jusqu’à substitution conserver

Formulaires pour le recensement des ressources aquifères souterraines (classés par nom de la commune, ordre alphabétique) 1966-1969 jusqu’à


Listes des données des sondages du niveau pièzométrique 1968-2007 jusqu’à substitution conserver

Dossiers concernant les diagraphies (« Logs ») 1980-auj. jusqu’à substitution conserver


95

Dessins calque des diagraphies 1980-auj. jusqu’à substitution conserver

Publications et cartes 1882-auj. jusqu’à substitution

conserver 1 exemplaire

SECTION 16 GÉOLOGIE GÉNÉRALE ET MINÉRALOGIE (ANCIENNE SECTION MINÉRALOGIE ET PETROGRAPHIE)



Correspondance 1869-1887, 1998-auj. 10 ans trier Conserver les pièces importantes,


Copies-lettres 1888-1902 expiré conserver

Rapports annuels 1958-1980 expiré éliminer

Dossiers concernant l’étude de l’histoire de la section 1970-1980 expiré trier

Ces dossiers contiennent des pièces du 19ieme siècle qui ont été retirées des archives centrales de l’institution. Elles doivent réintégrer les archives centrales.



Copies des bons de commandes 2006-auj. 3 ans éliminer


96



Dossiers concernant l’inventaire du matériel et du mobilier 1973-1975 expiré conserver



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Registres d’acquisition des collections des minéraux 1827-1837 expiré conserver

Registres d’acquisition des collections des minéraux 1829-1829 expiré conserver

Registres d’acquisition des collections des minéraux russes 1828-1828 expiré conserver

Registres d’acquisition des collections des minéraux et des roches 1870-1888 expiré conserver

Registres d’acquisition des collections des minéraux et des roches 1888-1901 expiré conserver


97

Registres d’acquisition des collections des minéraux et des roches (« Algemeene Inventaris » ou « Inventaire Général ») 1934-1977 expiré conserver

Fichier des collections des minéraux généraux (classés par type) 1950-auj. jusqu’à


Base de données des collections des minéraux généraux (Microsoft Access) 2000-auj. jusqu’à


Fichier des collections des minéraux belges (classés par province, ensuite par type) 1950-auj. jusqu’à


Base de données des collections des minéraux belges (Microsoft Access) 2004-auj. jusqu’à


Fichier des collections Drugman (classés par type) 1950-auj. jusqu’à


Base de données des collections Drugman (Microsoft Access) 2006-auj. jusqu’à


Fichier des collections des roches générales (classés par type) 1950-auj. jusqu’à


Fichier des collections des roches belges (classés par type) 1950-auj. jusqu’à


Fichier des collections des météorites (classés par type) 1950-auj. jusqu’à


Listes des collections des météorites (Microsoft Excel) 2000-auj. jusqu’à substitution conserver


98

Fichier des collections des tectites (classés par type) 1950-auj. jusqu’à


Listes des collections des tectites (Microsoft Excel) 2000-auj. jusqu’à substitution conserver

Listes des collections des minerais (Microsoft Excel) 2000-auj. jusqu’à substitution conserver

Listes des collections des gemmes (Microsoft Excel) 2000-auj. jusqu’à substitution conserver

Listes des collections des marbres (Microsoft Excel) 2000-auj. jusqu’à substitution conserver

Dossiers concernant l’achat, le don et l’échange des collections (classés dans un ordre assez varié) 1922-auj. jusqu’à


Dossiers concernant le vol des collections 1996-1997 jusqu’à substitution conserver

Dossiers concernant les demandes d’information ou de détermination 1989-auj. 10 ans éliminer



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Dossiers concernant la recherche scientifique 1899-auj. jusqu’au départ

collaborateurtrier

Conserver les pièces importantes (correspondance, demandes de projet, carnets de terrain, fiches d’exploration, cartes, dessins, manu-scrits inédits …), éliminer les autres.

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