23. anno - n° 1/2010

zAB

+ + + NUOVA DIRETTIVA SULLE MACCHINE: ADATTAMENTO DELLE ISTRUZIONI D'USO + + + TANNER E IC .DOC ON TOUR: EVENTI INFORMATIVI 19 - 23 APRILE 2010 + + +

Contenuto

p. 02 __ _TANNER raggiunge lo SPICE Level 3p. 03 __ _Nuova direttiva sulle macchinep. 04 __ _Ottimizzazione dei processi nella docu-

mentazione di impianti p. 06 __ _Documentazione tecnica: strategie per la

riduzione dei costi p. 08 __ _TANNER e Ic.Doc on tour

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Editoriale _________________________Non solo il bosco, ma anche la

concorrenza si sta tingendo di colori diversi. Mentre in passato ai sistemi di documentazione e content manage-ment era riservata una posizione di nicchia nel mercato dei produttori di software, ora si sta affermando un numero crescente di produttori di soft-ware standard che si rivolge con succes-so ai mercati proponendo soluzioni per necessità del tutto personalizzate.

L'esempio più eclatante è Share-Point della Microsoft, una piattaforma per la gestione efficiente dei documen-ti. È indubbio che anche per i prodotti standard è in corso l'adattamento delle funzioni alle vostre necessità commer-ciali ed ai vostri progetti. Oltre a tutti i vantaggi offerti da un software stan-dard, per utilizzare questa applicazione per le funzioni previste per i vostri compiti non sono neppure necessari degli specialisti ed occorrono periodi di formazione relativamente brevi.

Dietro l'impiego di software standard nella gestione di documenti si cela però un vantaggio completamente diverso. La gestione di documenti sta diventando sempre più un compito a livello aziendale che si estende dalla catena dei fornitori ai partner fino ai clienti ed agli utenti. È quindi sensato risolvere i problemi che si presentano mediante una tecnologia standard facilmente disponibile. Maggiori infor-mazioni sono disponibili nel nostro articolo di fondo.

Vi auguro una piacevole lettura di questo numero di ABZ! _____ il vostro Tomislav Matievic

zABTANNER raggiunge lo SPICE Level 3 ________________________________________________________________________

Ciò che pare una frase di un film di fantascienza, ha cause ben terrestri: TANNER ha assolto con successo uno SPICE Assessment nel settore dello sviluppo di software ed ha raggiunto il Level 3 in sei di nove criteri di processo. Si tratta di una valutazione ufficiale elevata del servizio di sviluppo del software. SPICE (Software Process Improvement and Capability Determination) è uno standard internazionale per la valutazione ed il perfezionamento dei processi di sviluppo del software. «In qualità di SPICE Assessor si ottiene una profonda conoscenza di molte aziende. Da TANNER i processi vengono continuamente perfezionati e sicuramente vissuti. Ciò rende l'intera organizzazione molto forte», ecco come valuta il progetto Thomas Mosel, Senior Project Manager della MB-technology GmbH, che ha eseguito l'assessment SPICE.

_________________________________________________________________________The SPICE è una norma internazionale (ISO/IEC 15504) che definisce i

requisiti, l'esecuzione ed i metodi adottati nei processi di sviluppo del software. La qualità dei prodotti software dipende fortemente dalla qualità del loro proces-so di sviluppo. La norma assegna sei gradi di maturazione (dal Level 0 al Level 5). Questi gradi valutano l'efficienza dei processi descritti.

Ai gradi di maturazione complessivamente sono associati nove criteri di pro-cesso. Ogni grado di maturazione viene stabilito singolarmente per ciascuno di questi criteri. Si verifica, ad esempio, come è organizzato il management di pro-getto, come vengono risolti i problemi, il design generale del software e come vengono definiti ed attuati i requisiti, sia del cliente sia interni. La valutazione dello SPICE Assessment avviene in un profilo dei punti forti e deboli da cui risul-tano evidenti i potenziali di miglioramento. Questi risultati confluiscono poi nel processo di miglioramento continuo di TANNER.

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Standard di qualità elevati alla TANNER_________________________________________________________________________

«Per noi la qualità è assolutamente prioritaria. Per questo vogliamo mante-nere questo SPICE Level elevato in modo coerente e durevole in tutti i progetti software», afferma Bernhard Oeckl, incaricato della gestione della qualità e Six Sigma Black Belt della TANNER AG. Ma non solo nello sviluppo del software per TANNER è in primo piano il continuo perfezionamento della qualità di pro-cesso: dalla certificazione ISO del sistema QM avvenuta nel 1993, l'azienda attri-buisce grande importanza ad un livello elevato di qualità nei processi e nel 2008 ha ottenuto per questo il premio di qualità bavarese nel settore «Società di servizi per le aziende». Un ulteriore passo è stata l'introduzione di Six Sigma nel 2009. Anche nello sviluppo del software è previsto un progetto Six Sigma per la definizione di cifre caratteristiche per il processo di produzione software: un'ulteriore data sto-rica nel processo di maturazione SPICE. _________________________________t

A partire dal 29 dicembre 2009 è obbligatorio applicare la nuova Direttiva macchine, la quale è valida per i distributori ed i costruttori di macchine. A partire da questa data, tutti i costrut-tori di macchine e di impianti devono applicare la nuova diret-tiva in modo vincolante. Se non è conforme alla nuova direttiva, la fornitura della macchina non è consentita.

Ciò che dovrà essere considerato in futuro nella produzio-ne di documentazione tecnica – una panoramica:

________________________________________________________Originale e traduzione____________ _______________________

La traduzione delle istruzioni d'uso continua ad essere necessaria nella lingua del paese di destinazione. In futuro l'originale dovrà essere contrassegnato con «Istruzioni d'uso originali». Per le traduzioni si può decidere quanto segue: se anche la traduzione è contrassegnata con «Istruzioni d'uso originali», è sufficiente accludere le istruzioni nella lingua del cliente. La versione in lingua straniera può essere tuttavia chi-amata anche «Traduzione delle istruzioni d'uso originali». In questo caso è necessario fornire, come finora, due manuali di istruzioni: l'originale e la traduzione.________________________________________________________Suggerimento: contrassegnare ogni versione in lingua di cui si

è responsabili con «Istruzioni d'uso originali». In questo caso è sufficiente fornire la versione in lingua.________________________________________________________Dichiarazione di conformità______________________________

La nuova Direttiva macchine prevede anche novità conte-nutistiche: viene richiesta la riproduzione della dichiarazione di conformità e vengono inoltre precisati i contenuti minimi delle istruzioni d'uso.________________________________________________________Quasi-macchine________________________________________

A partire da dicembre sono obbligatorie le istruzioni di montaggio anche per le "quasi-macchine". La versione in lin-gua può essere concordata con il cliente. Per i prodotti messi in circolazione sia come macchina completa sia come quasi-macchina è opportuno produrre già dall'inizio istruzioni d'uso contenenti le informazioni necessarie per il montaggio.

q Con "quasi-macchina" si intende la totalità dei componen-

ti che formano quasi una macchina completa. L'aspetto

caratteristico è che la macchina di per sé non è in grado

di svolgere funzioni. Il senso e lo scopo è piuttosto quello

di essere montata o aggiunta ad altre macchine, o quasi

macchine, per ottenere una macchina completa ai sensi della

direttiva 2006/42.

Termine tecnico: quasi-macchina

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Nuova direttiva sulle macchine: adattamento delle istruzioni d'uso

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04 05

________________________________________________________Nell'impiantistica la documentazione sta assumendo un ruolo sempre più importante. Già oggi i costi per la sua produzione sono pari al 5 - 9 % del controvalore dell'impianto nuovo. A seconda del cliente e dell'impianto, spesso vengono inoltre definiti contrattualmente requisiti diversi per la documentazione. Problema: rispetto alla documentazione classica nel settore delle costruzioni meccaniche, la documentazione nell'impiantistica è meno regolamentata da norme e direttive e quindi anche meno standardizzata.

Il compito principale del responsabile della documenta-zione nell'impiantistica è organizzare e controllare i fornitori interni ed esterni, in quanto la documentazione di impianti con-tiene in generale una quota di documenti dei fornitori molto maggiore rispetto alla documentazione classica di prodotti. Come nella documentazione di prodotti, anche la document-azione di impianti può essere tuttavia migliorata qualitativa-mente ed anche i tempi ed i costi del processo di produzione possono essere ottimizzati tramite un'interazione più stretta con i processi aziendali e l'utilizzo di sistemi informatici.________________________________________________________

Gruppi di destinatari e soluzioni di nicchia________________________________________________________

Per la gestione della documentazione di impianti sono disponibili sistemi informativi o soluzioni settoriali specializ-zate. Vi sono produttori che hanno scoperto questo mercato di nicchia ed hanno sviluppato soluzioni speciali, spesso insie-me ad un solo loro cliente. La decisione a favore di tali sistemi expert come soluzioni ad isola per un singolo reparto è tuttavia raramente la strada più facile e favorevole da percorrere dal punto di vista di tutta l'azienda. Proprio nella documentazione di impianti sono numerosi i partecipanti al processo che pos-siedono diversi gradi di formazione e conoscenze IT: il reparto vendite stabilisce l'entità della documentazione dell'impianto, il reparto progettazione coordina le scadenze e le forniture al cliente, il reparto sviluppo realizza i disegni e così via. Per que-sto la documentazione per l'impiantistica richiede il massimo impegno e lavoro di gruppo.

Nel mondo di Web 2.0 e di applicazioni web e collaborative, portali, ecc. si pone automaticamente la domanda: quali solu-zioni ci sono in grado di supportare in modo ottimale l'utilizzo di elenchi e di migliorare la comunicazione e la collaborazione nei progetti? E che consentano un lavoro più efficiente rispetto a MS Excel?

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Come funziona oggi la documentazione di impianti?________________________________________________________

I processi informativi nell'impiantistica sono tanto diversi quanto le aziende. Ma una cosa li accomuna: gli elenchi. Viene prodotta, gestita e scambiata una quantità enorme di elenchi. Si tratta di elenchi di progetto, di componenti e di scadenze, di elenchi di partecipanti e di interlocutori, di elenchi di docu-mentazione, ecc.

Normalmente si tratta perlopiù di documenti Excel che nel peggiore dei casi sono archiviati senza protezione sul computer del posto di lavoro del responsabile del processo o salvati in versioni diverse su più computer. Nel migliore dei casi vengono archiviati in un drive di rete protetto, a cui possono accedere tutti o almeno molti partecipanti al progetto. Il lavoro vero e proprio, cioè la gestione delle scadenze e delle attività, conti-nua ad essere svolto attraverso canali di comunicazione stan-dard come Outlook, e-mail, telefono e riunioni.

Quanto più questi numerosi elenchi possono essere colle-gati con il processo aziendale primario, tanto più semplice risul-ta sincronizzare il processo parziale di produzione della docu-mentazione con lo sviluppo e la progettazione dell'impianto. Per questo già diverse aziende hanno inserito la gestione e l'organizzazione del processo di documentazione direttamente nel sistema ERP o PLM primario. Tali soluzioni possono gene-rare notevoli ottimizzazioni nel processo di documentazione anche nell'impiantistica. Espansioni e customizing nel proces-so ERP o PLM, al tempo stesso, solitamente sono processi di maggiore entità. Prima di compiere tale passo è consigliabile rispondere attentamente alle seguenti domande: la soluzione soddisfa i requisiti attuali? Quanto dobbiamo essere flessibili in futuro? Occorre anche chiarire preventivamente la questio-ne relativa a nuove licenze.

Ottimizzazione dei processi nella documentazione di impianti

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04 05

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SharePoint: Office per il server________________________________________________________

Un'alternativa pragmatica alla soluzione integrata è offer-ta dal software SharePoint della Microsoft. Il server fa parte di Office Suite, per cui offre l'integrazione ottimale degli stru-menti. Ma che cos'è SharePoint? Con questo termine si inten-dono oggi molte cose diverse: SharePoint è un portale? Una soluzione di Business Intelligence? Una piattaforma SOA? Uno strumento di collaborazione? Un drive di rete? Un siste-ma di gestione di documenti o di content management?

Tutte queste definizioni sono corrette, in quanto Share-Point è disponibile in diverse versioni e copre tutta una serie di applicazioni. Grazie al suo carattere di piattaforma, l'espansione di SharePoint ad ulteriori applicazioni specifiche è possibile ed auspicabile. Ne fanno parte, ad esempio, la piani-ficazione vendite, la gestione di call center, la conformità IT, la ricerca di errori, il tracking delle modifiche e la gestione delle conoscenze. Microsoft stessa ha messo a disposizione numerosi modelli gratuiti per applicazioni in SharePoint.

Dopo l'installazione out of the box, Microsoft SharePoint offre una gestione di documenti con completa integrazione in MS-Office, gestione delle versioni, metadati ed autorizzazioni. Il cliente può inoltre disporre di elenchi predefiniti ed a defini-zione libera per la gestione di scadenze, compiti, contatti, ecc.________________________________________________________

All'inizio era l'elenco________________________________________________________

Indipendentemente dalla definizione o dal campo di impie-go specifico di SharePoint, vi è una cosa in comune: SharePoint è formato da elenchi. Nella versione più semplice, l'applicazione gratuita Windows SharePoint Services 3.0 (WSS), SharePoint non è altro che una soluzione di collaborazione basata su brow-ser per la produzione e la gestione di elenchi.________________________________________________________

Pagina principale

→ Pagina secondaria (ad esempio per la documentazione)

→ Workspace (ad esempio workspace delle commissioni)

1 ... n

→ Elenco (documenti, compiti, scadenze, ecc.)

1 ... n

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Ottimizzazione dei processi nella documentazione di impianti

________________________________________________________Al primo livello si tratta di elenchi di siti o di spazi di lavoro

(i cosiddetti workspaces) che possono essere creati e provvisti di diversi diritti di accesso, ad esempio uno spazio di lavoro per commissione, per progetto o perfino per documento. Le definizioni degli spazi di lavoro possono e dovrebbero essere adattate esattamente alle esigenze specifiche.

Lo scopo degli spazi di lavoro (cioè i contenuti, la struttura degli elenchi in essi presenti, ecc.) è configurabile a piacere. Essi possono contenere scadenze, indirizzi e compiti ma anche informazioni più complesse come documenti o relazioni sullo stato. Come per i modelli delle applicazioni, sono disponibili modelli standard per tutta una serie di tipi di elenco. Il tutto funziona nel web browser con assistenza da server.________________________________________________________

Scenario per la documentazione di impianti________________________________________________________

SharePoint si addice quindi molto bene a soddisfare le esi-genze della documentazione di impianti. Un semplice scenario di sviluppo e gestione della documentazione serve ad illustrar-lo. Invece della gestione decentralizzata in Excel, i numerosi elenchi vengono archiviati e gestiti centralmente in SharePoint. I vantaggi consistono soprattutto nella soluzione collabora-tiva. Sono garantiti la gestione delle versioni ed il controllo dell'accesso ed è possibile un accesso unitario per tutti i parte-cipanti interni ed esterni tramite il web browser. Il collabora-tore può agire nel reparto sviluppo, essere un dipendente della società di servizi o può trovarsi anche in cantiere: tutti possono accedere ad un sistema centrale. Rispetto ai vantaggi offerti da questa soluzione, i tempi ed i costi necessari sono quasi nulli.

06 07

Documentazione tecnica: strategie per la riduzione dei costi

________________________________________________________Riduzione dei costi nella documentazione tecnica – con

questo titolo l'ABZ di quest'anno descrive le varie possibilità con cui è possibile produrre la documentazione tecnica in modo economico. Naturalmente ciò non deve andare a scapito della qualità, della conformità alle norme e della semplicità. Tutte le possibilità presentate vengono adottate da noi stessi per i nostri clienti con successo documentabile – in parte già da 15 anni. I metodi sono sperimentati sul campo e maturi e sappiamo in che modo svi-luppare tutta la loro efficacia nella vostra azienda.

Il primo articolo di questa serie ha delineato il settore di applicazioni in cui ci muoviamo con la documentazione tecni-ca ed ora vi presentiamo possibilità concrete per ridurre i costi.

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Riduzione dei costi – tramite metodi affermati________________________________________________________________________________________________________________

q Metodi per la redazione di testi________________________________________________________

La produzione economica di documentazione tecnica si basa su metodi affermati. Quanto più complesso è il prodotto, quanto maggiore è il volume della documentazione e quanto più elevato è il numero di lingue in cui tradurre il testo ori-ginale, tanto maggiore sarà il potenziale di risparmio. Da 15 anni TANNER punta sul metodo chiamato TANNER design funzionale.

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SERIE DI ARTICOLI, PARTE II DI IV

06 07

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In parole semplici, si tratta di questo: con il TANNER design funzionale si possono classificare tutte le informazioni in base alla loro funzione. Nelle istruzioni tecniche ci sono, ad esempio, informazioni che avvertono dei pericoli (avver-tenze), invitano a compiere azioni (istruzioni di lavoro), tras-mettono un orientamento (titoli), rimandano ad altre parti del manuale (rimandi), ecc. Per ogni informazione, nel TANNER design funzionale si definisce esattamente il punto in cui viene utilizzata e come viene formulata e formattata.

In questo modo il risparmio è molteplice: la produzione delle informazioni avviene in modo più rapido ed efficiente, in quanto non occorre decidere ogni volta come strutturare, formulare e formattare le stesse informazioni. La probabilità di riutilizzare i testi per prodotti diversi ed in documenti diversi subisce un netto aumento. Normalmente i testi sono più brevi e più semplici da tradurre. I costi per il controllo della qualità e per la revisione finale delle informazioni vengono ridotti.

L'aspetto più importante consiste tuttavia nel fatto che, una volta prodotte, le informazioni sono standardizzate e riuti-lizzabili in qualsiasi momento. La cura ed il miglioramento con-tinui delle informazioni appartengono al passato. La produzio-ne di informazioni diventa inoltre pianificabile: l'elaborazione delle informazioni secondo una regola predefinita può essere calcolata molto meglio del processo di "scrittura" creativa dei testi.

Anche per i prodotti di cui esiste già la documentazione vale la pena svolgere un'ottimizzazione metodica per ridurre i costi per la gestione delle informazioni e per la produzione di informazioni future. Il momento ideale è l'ingresso in nuovi mercati o l'introduzione di nuovi prodotti con molte funzioni nuove o sensibilmente modificate. Se si introduce un sistema di content management, la rielaborazione completa delle infor-mazioni sul prodotto diventa perfino indispensabile.________________________________________________________

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q Metodi per la realizzazione di disegni________________________________________________________

Anche per i disegni negli ultimi anni sono stati sviluppati metodi per ridurre i costi di produzione e manutenzione. Un aspetto fondamentale è quello di ridurre i disegni ai compo-nenti di rilievo. Da un disegno si può rimuovere spesso fino all'80 % dei dettagli senza alcuna perdita di informazione. Non è raro che un disegno ridotto sia perfino più esplicativo della sua variante dettagliata. Ciò accade specialmente quando il disegno serve a chiarire "solo" l'esatta posizione o l'aspetto di un componente.

Il passo dal disegno ridotto al disegno generico non è lungo. Per prodotti simili vengono ridotti le illustrazioni ed i particolari che vengono poi in parte ulteriormente semplificati. I disegni generici possono essere così utilizzati senza modifiche per prodotti simili ma di design leggermente diverso. Questo procedimento è particolarmente adatto per prodotti con molte varianti di design ma con componenti standardizzati (connet-tori, interruttori, indicatori).

Il metodo del TANNER design funzionale può essere adottato anche per i disegni, in quanto anche le informazioni grafiche possiedono una funzione definita. Le frecce, ad esem-pio, indicano dimensioni, parti di rilievo o movimenti. Per que-ste diverse funzioni si possono definire frecce di vario tipo che è possibile salvare con il rispettivo formato e riutilizzare in altri disegni. Ciò vale anche per linee e superfici.

I miglioramenti metodici sono una conquista per ogni azi-enda ed ogni documentazione, in quanto assicurano la creazione più rapida e di qualità maggiore delle informazioni future. In fase di rielaborazione è anche possibile aumentare con cautela la qualità delle informazioni già disponibili fino al nuovo livello. La decisione di utilizzare metodi affermati è una decisione a favore del mantenimento del valore delle informazioni prodotte.

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Saremmo lieti di verificare il potenziale di ottimizzazione della vostra documentazione adottando il nostro metodo del TANNER design funzionale.

Sulla base di esempi "prima/dopo" potrete osservare direttamente gli effetti che l'ottimizzazione comporta ai livelli di riduzione della

lunghezza dei testi, di standardizzazione e di comprensibilità.

q Contatto:

TANNER s.r.l. / Via G. Mazzini, 2, 22073 Fino Mornasco / Tel +39 031 40 525 00 / Fax +39 031 40 525 01 / info@tanner.it

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q Grafica standardizzata

Pubblicata daTANNER s.r.l.Via Giuseppe Mazzini, 222073 Fino Mornasco (CO)T +39 031 40 525 00F +39 031 40 525 01E info@tanner.ithttp://www.tanner.it

Caporedattore: Dr. Sven Bergert______________________________________ Questa edizione è stata redatta e creata con la collaborazione di: Gianni Angelini, Tomislav Matievic, Melanie Meyer, Andreas Schlenkhoff

______________________________________ Immagini: Sebastian Kaulitzki/shutterstock, David Huntley/shutterstock, NREY/shutterstock, Monika23/shutterstock, Blackfish/photocase

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TANNER e Ic.Doc on tour

q Ulteriori informazioni relative ai luoghi sono disponibili sul sito

www.roadshow.tanner.it

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Dalla redazione alla traduzione: come ottimizzare la gestione del contenuto multilingue

Venga all'evento gratuito per scoprire come usufruire delle possibili sinergie derivanti da una diversa organizzazione del processo di redazione e di traduzione

TANNER e Ic.Doc sono due società di servizi con una forte presenza sul mercato europeo e con un elevato know how, maturato nella realizzazione e tra-duzione della documentazione tecnica.

Durante questi eventi ci concentreremo su limiti e vantaggi di tecnologie e processi, focalizzando l’attenzione sul coordinamento di tutte le attività coinvolte nel processo di produzione della documentazione tecnica. Vedremo come la com-binazione dei diversi elementi possa determinare risultati:

q di processo q di efficienza q di qualità

e come garantire un risultato efficace, a favore di una qualità crescente. Tutto questo senza mai dimenticare l’utente finale.

Vi invitiamo a cogliere l’occasione per un confronto sui temi indicati, creando i presupposti per un’opportunità di innovazione e di maggiore competitività.

La partecipazione è gratuita: una mezza giornata che vale la pena non per-dere! Si regali qualche ora per incontrare gli esperti della TANNER e di Ic.Doc, comprendere i loro metodi di lavoro che potrebbero aiutarla, e valutare se questi metodi offrono soluzioni che fanno al caso vostro. Il roadshow tocca fra il 19 e il 23 aprile le città di Bergamo, Piacenza, Padova, Bologna e Senigallia. Iscrivetevi subito online.________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Eventi informativi 19 - 23 aprile 2010

q 19.04. a Bergamo / pomeriggio

Hotel Cappello D‘Oro

Viale Papa Giovanni XXIII, 12

24121 Bergamo (BG)

q 20.04. a Piacenza / mattina

Hotel Ovest

Via 1° maggio, 82

29100 Piacenza (PC)

q 21.04. a Padova / mattina

AC Hotels

Via Prima Strada, 1

35129 Padova (PD)

q 22.04. a Bologna / mattina

Savoia Hotel Regency

Via del Pilastro, 2

40127 Bologna (BO)

q 23.04. a Senigallia / mattina

Hotel Duchi della Rovere

Via Corridoni, 3

60019 Senigallia (AN)

REDAZIONE_______________________________________________________________________________________________