Evaluación de proyectos en curso

Curso de Herramientas para el Diseño y Gestión de Proyectos de Innovación

Diplomatura en Gestión de la Innovación y del Emprendimiento Tecnológico

Dra. Marta Tostes, Prof. DACG, PUCP

UNMSM, 20 de Diciembre de 2010

Antecedentes.

Gestión de Proyectos.

Evaluación Intermedia de

Proyectos.

Evaluación de Proyectos en curso

Temporalidad: Ex ante, Intermedia, Ex post.

Jerarquía de objetivos: Estratégica, Táctica y Operativa.

Tipo de Mercado: Privada y Social

Tipo de beneficios: Análisis Costo-beneficio y Análisis Costo-efectividad.

Ejecutor: Interno, Externo contratado por ejecutores, Externo contratado por quienes financian o beneficiarios.Ámbito geográfico: Internacional, Nacional, Regional y/o Local.

Cantidad: Proyecto individual o Cartera de Proyectos.

XXX Factibilidad: técnica o científica, económica y financiera, social, política y regulatoria.

Distintos criterios de la evaluación:Evaluación de Proyectos

FUENTE: NAVARRO et alli, 2006.

EVALUACIONES Y EL CICLO DEL PROYECTO

Antecedentes

I - Análisis Estratégico.

II – Medición del Desempeño.

III – Sistema de Seguimiento.

IV – Sistema de Evaluación.

Etapas de la Gestión Estratégica

Antecedentes

Interdependencia y sobreposición de Etapas:

Gestión Estratégica: 4 Engranajes

Etapa IAnálisis

estratégico

Etapas de la Gestión Estratégica

Etapa IIMedición de desempeño

Etapas de la Gestión Estratégica

Analizar los indicadores de desempeño que permitan medir la eficacia en el logro de las metas inicialmente propuestas

Todo el esfuerzo de definir y detallar al máximo los fines y objetivos de la institución o de un proyecto específico se realiza para facilitar la cuantificación de las metas pertinentes y permitir, de esta manera, evaluar posteriormente si se han logrado los objetivos planteados.

Etapas de la Gestión Estratégica: II- Medición del Desempeño

Matriz Resultados-Producto

Etapas de la Gestión Estratégica

Matriz de Programación AnualProgramación

Etapas de la Gestión Estratégica

Matriz de Programación Trimestral

Etapas de la Gestión Estratégica

Etapa III

Sistema de

seguimiento

Etapas de la Gestión Estratégica

Respon-sabilidad:

Gerencia de Proyectos

MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTOOBJETIVOS INDICADORES IDENTIFICACIÓN SUPUESTOS

FIN

PROPOSITO

COMPONENTE

ACTIVIDADES

Ámbito de responsablidad

directa

Elementos referenciales bajo

observación

Etapas de la Gestión Estratégica

FUENTE: SANIN, 1999.

Principales objetivos del Control = C4

Cantidad

Cronología (tiempo)

Calidad

Costo

Sistema de seguimiento

Etapas de la Gestión Estratégica

Informes de SeguimientoInforme Mensual

Informe Trimestral, Semestral y Anual

Informe de Evaluación del Desempeño Institucional Operativo

Informe de Evaluación de los Resultados Informe de Evaluación Estratégica Global

Etapas de la Gestión Estratégica

Informe de Seguimiento Mensual

Etapas de la Gestión Estratégica

Informe de Evaluación Mensual

Etapas de la Gestión Estratégica

Informe de Seguimiento Trimestral

Etapas de la Gestión Estratégica

Informe de Evaluación Trimestral

Etapas de la Gestión Estratégica

Informe de Seguimiento Semestral

Etapas de la Gestión Estratégica

Informe de Evaluación Semestral

Etapas de la Gestión Estratégica

Diagrama de Control del Desempeño de una Programación de Proyecto

Sistema de seguimiento

Etapas de la Gestión Estratégica

Límites de la Matriz de Desempeño InstitucionalEvaluación TABLERO DE CONTROL GERENCIAL EMPRESA DE ASEO URBANOde resultadosMatriz de Período de Evaluación:DiseñoResultado Indicador Ponderación Rangos de alerta Agregación Frecuencia Fuenteesperado Verde: > Amarillo Rojo: <1. Calidad Índice de Calidad 1.00 81% 68%<i<81% 68% M A AMARambiental asociada a RSUasociada a Espacio limpio 0.20 90% 80%<i<90% 80% M A AMARRSU (sin basura)

Aire limpio y 0.10 95% 85%<i<95% 85% M M AMARsin oloresSuelos y fuentes 0.15 95% 95%<i<90% 90% M M AMARde agua sinlixiviadosAusencia de 0.15 90% 90%<i<80% 80% M M AMARvectoresReducción de la 0.20 40% 20%<i<40% 20 M A ESSALUDtasa de morbilidadasociada a vectoresy a RSUSatisfacción de los 0.20 90% 70%<i<90% 70% M A AMARciudadanos Encuesta

Nota: Agregación: M=Municipal y L=Local.

Frecuencia: A=Anual; S= Semestral; T=Trimestral; M=Mensual.

Fuente: AMAR (Asociación del Medio Ambiente y Residuos Solidos Urbanos.

Etapas de la Gestión Estratégica

Etapa IV

Evaluación

ex post

Etapas de la Gestión Estratégica

Informe de Evaluación del Desempeño Operativo Anual

Evaluación ex post

Etapas de la Gestión Estratégica

Informe de Evaluación del Desempeño de Resultados Anual

Evaluación ex post

Etapas de la Gestión Estratégica

Informe Anual de Evaluación de Impactos

Evaluación ex post

Etapas de la Gestión Estratégica

Niveles de Gestión de Proyectos - PMBOKNormas básicas de Gerencia de Proyectos distribuidas en 5 grupos de procesos que abarcan 9 áreas de conocimiento (PMI):

9 Áreas de conocimiento: Integración Alcance Tiempo Costo Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones

5 Grupos de procesos: Inicio Planificación Ejecución Control Cierre

PLANIFICAR

HACER

ACTUAR

REVISAR

Procesos

Areas de

Conocimiento Iniciación Planeamiento Ejecución Control Cierre

1.- Integración

2.- Alcance

3.- Tiempos

4.- Costos

5.- Calidad

6.- Recursos

Humanos

7.- Comuni-

cación

8.- Riesgos

9.- Aprovisiona-

miento

PMBOK

PROCESOS DEINICIACIÓN

PROCESOS DECIERRE

PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

PROCESOS DE EJECUCIÓN

PLANIFICACIÓN

HACER

REVISAR Y ACTUAR

PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

CORRESPONDENCIA DE LOS GRUPOS DE PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS AL CICLO PLANIFICAR-HACER-REVISAR-ACTUAR

Grupo de Procesos de Iniciación.

Define y autoriza el proyecto

o una fase del mismo.

Grupo de Procesos de Planificación.

Define y refina los objetivos,y planifica el curso de acción requerido para

lograr los objetivos y el alcance pretendido del

proyecto. Grupo de Procesosde Ejecución.

Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo

el plan de gestión del proyecto para el

proyecto.

Grupo de Procesos de Seguimiento y Control.

Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar

las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto,

de tal forma que se tomen medidascorrectivas cuando sea necesario

para cumplir con los objetivos del proyecto.

Grupo de Procesos de Cierre.

Formaliza la aceptación del producto, servicioo resultado, y termina

Ordenadamente el proyecto o

una fase del mismo.

LOS CINCO GRUPOS DE PROCESOS

Procesos requeridos para asegurar que los elementos varios de un proyecto están coordinados apropiadamente.

Etapas:Constitución e introducción al alcance.Plan de gestión.Ejecución del proyecto.Control del trabajo.Control de los cambios.

Integración

PMBOK

Proceso requerido para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido para lograr las metas.

Etapas:Planeación del alcance.Definición del alcance.Crear Estructura Detallada de Trabajo (EDT).Verificación del alcance.Control del alcance.

AlcancePMBOK

Procesos requeridos para asegurar la terminación a tiempo de cada actividad y del proyecto global.

Etapas:Definición de actividades.Secuencia de actividades.Estimación de recursos.Estimación de duración de las actividades.Desarrollo y control de cronograma.

TiempoPMBOK

Costo

Procesos requeridos para asegurar que se finalice el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Etapas:Estimación de los costos.Presupuesto de costos.Control de costos.

PMBOK

Proceso requerido para que satisfacer las necesidades para las cuales fue desarrollado según los criterios definidos por la demanda.

Etapas:Planeación de calidad.Aseguramiento de la calidad.Control de calidad.

CalidadPMBOK

Procesos necesarios para utilizar de manera más eficiente el equipo involucrado en el proyecto.

Etapas:Planeación organizacional.Adquisición de staff.Desarrollo del equipo.Gestión del equipo.

Recursos Humanos

PMBOK

Descripción de lo que se requiere para asegurar la generación apropiada y a tiempo de la recolección, difusión, almacenamiento y disposición final de las informaciones requeridas.

Etapas:Planificación de las comunicaciones.Distribución de información. Reportes de desempeño.Gestión de los interesados.

ComunicacionesPMBOK

Proceso concernientes a la administración y mitigación de los riesgos que pueden comprometer los logros de las metas de un proyecto.

Etapas: Identificación de riesgos.Análisis cualitativo.Análisis cuantitativo.Planificación de la respuesta.Seguimiento y control.

RiesgosPMBOK

Proceso necesario para la adquisiciones de bienes y servicios fuera de la organización ejecutora.

Etapas:Planificación de las adquisiciones.Planificación de las contrataciones.Respuestas de los vendedores.Administración de contratos.Cierre del contrato.

AdquisicionesPMBOK

Una vez que se describen los procesos operativos (actividades) que se necesitan para el logro de los resultados esperados de los Proyectos,Es necesario esquematizar los Entregables

(contractuales y no contractuales) – Estructura del Desglose de Trabajo (WBS).

Para ello, se debe sistematizar todos los compromisos de tangibles del Proyecto: documentos, infraestructura, registros, entre otros.

De Actividades a Entregables

Codifica y organiza los Entregables

Estructura del Desglose de Trabajo

Fuente: www.dharmacon.net.

Código EDT.

Objetivo del Entregable.

Descripción del Entregable

Descripción del Trabajo a realizar.

Asignación de Responsabilidades.

Fechas programadas.

Criterios de Aceptación.

Supuestos.

Riesgos.

Recursos Asignados y Costos.

Dependencias

Diccionario EDT – por Entregable

Herramienta informática para la Gestión de Proyectos de Microsoft. Microsoft Project

Tabla de Gantt

Diagrama de Gantt

Matriz de Riesgos Impacto en Imp

No Riesgo Prob Alcan Tpo Costo Calid Total Severidad

1Descripción : Falta de transparencia de la administración de los fondos de los subproyectos 0.7 0.7 0.7 0.7 0.7 2.8 2.0

Entregable Afectado: 1.6, 1.8

Trigger (sistema de alerta): Evaluación del Asistente contable, falta de comprobantes, libros caja, retraso entrega de informe

Respuesta Responsable FechaElaborar guía de Sistema de monitoreo y evaluación de los subproyectos

Asistente de monitoreo y evaluación

Seguimiento y evaluación constante con coordinadores

promotora

Asistente contable con tesorera revisa el seguimiento y el libro caja evaluando los movimientos de los desembolsos Asistente

contable

todos los meses y si necesario semana

En diciembre de 2006

todos los meses y si necesario semana

Matriz de Riesgos

FUENTE: PMI. PMBOK, 2004.

Evaluación de la gestión de Proyectos de Innovación

Gainza, en: Faloh, 2005, ver ejemplo de cuadro de mando, página 115.

Principales referencias

BID/ILPES. (2000). “Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES”. Series Manuales, Nº 7. Santiago de Chile, CEPAL.COMISIÓN EUROPEA. “Project Cycle Management Guidelines”. Brusselas.Faloh Bejerano, Rodolfo (coord.), 2005. Gestión de la Innovación: una versión actualizada para el contexto latinoamericano. Red Iberoamericana de Centros de Apoyo a la Innovación, INNRED, Ed. Academia. Ver especialmente Gainza (Producto)INCAGRO. (2004). “Estudios de Línea de Base y de Salida de Subproyectos Cofinanciados”. Lima, Abril del 2006.Medellín, Enrique, 2006, Gestión de Cartera de Proyectos tecnológicos. México, Premio Nacional de Tecnología.

NAVARRO, Hugo et allii. (2006). “Pauta Metodológica de Evaluación de Impacto Ex - ante y Ex – post de Programas Sociales de Lucha contra la Pobreza; Aplicación Metodológica”. Serie Manuales, Nº 48. Santiago de Chile, ILPES. NAVARRO, Hugo. (2005). “Manual para la Evaluación de Impacto de Proyectos y Programas de Lucha contra la Pobreza”. Santiago de Chile, ILPES.PACHECO, Juan Francisco & CONTRERAS, Eduardo. 2008). “Manual Metodológico de Evaluación Multicriterio para Programas y Proyectos”. Santiago de Chile, ILPES.PMI. (2004). “Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos“. Tercera Edición, Guía del PMBOK, Pensilvana.SANIN, Héctor. (1999). “Control de gestión y evaluación de resultados en la gerencia pública”. Series Manuales, Nº 3. Santiago de Chile, CEPAL.TOSTES VIEIRA, Marta. (Enero de 2004). “Guía Metodológica del Sistema de Planeamiento Estratégico del VMCE”. Informe para Programa BID 1442.